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expliquée
Novembre 2006
Avant-propos...................................................................................................... 4
Introduction……………………………………………………………………………………………. 4
1 La Gestion du Cycle de Projets ? ................................................................. 5
1.1 Historique ............................................................................................... 5
1.2 Les atouts de la GCP ? .............................................................................. 5
1.3 Les facteurs de réussite d’un projet GCP ? ................................................... 6
2 Les différentes étapes de la GCP ................................................................. 8
2.1 Le cycle du projet .................................................................................... 8
2.2 Les étapes de GCP : en bref ...................................................................... 9
2.3 Des critères d’évaluation du projet mis en place ......................................... 10
3 L’analyse du projet - l’Identification ........................................................ 11
3.1 Étape 1 : L’analyse du cadre général du projet ........................................... 11
3.2 Étape 2 : L’analyse des parties concernées ................................................ 11
3.3 Étape 3 : L’analyse des problèmes............................................................ 11
3.4 Étape 4 : L’analyse des objectifs .............................................................. 14
3.5 Étape 5 : L’analyse des stratégies ............................................................ 14
4 La planification du projet - l’Instruction et le Financement...................... 16
4.1 Étape 6 : La logique d’intervention ........................................................... 16
1. Objectif global – l’objectif de développement................................... 16
2. Objectif spécifique – l’objet du projet ............................................. 16
3. Résultats atteints – l’output .......................................................... 17
4. Activités - Les actions à mettre en œuvre ...................................... 17
La synthèse des informations dans le cadre logique ............................. 17
4.2 Étape 7 : La formulation des hypothèses .................................................. 20
4.3 Étape 8 : La mesure de la réalisation des objectifs : les Indicateurs
Objectivement Vérifiables IOV ................................................................. 21
4.4 Étape 9 : L’opérationalisation : Détermination des ressources et moyens ....... 22
5 Des outils opérationnels ........................................................................... 24
5.1 Planification des activités ........................................................................ 24
5.2 Planification de la budgétisation ............................................................... 25
6 La méthode GCP : les pièges à éviter ........................................................ 26
7 Conclusions............................................................................................... 27
Glossaire .......................................................................................................... 28
Avant-propos
Alors que les projets Equal ont pris leur rythme de croisière, il semble
acquis que cette méthode, qui a déjà fait ses preuves dans d’autres
domaines, semble bien adaptée aux exigences d’EQUAL et, partant, sera
probablement transférée, cette fois à large échelle, dans la prochaine
programmation du Fonds social européen (FSE).
http://ec.europa.eu/employment_social/equal/about/index_en.cfm
1 La Gestion du Cycle de Projets ?
1.1 Historique
GCP :
La « gestion du cycle de projets - GCP », dite aussi « méthode du cadre
Gestion du cycle de logique », est l’une des bonnes et nombreuses méthodes de planification des
projet projets ciblés sur les objectifs à atteindre.
Conçus dans les années 60, les outils de planification ont été utilisés par
l’USAid dans ses activités de développement. La méthode a depuis lors été
améliorée, entre autres en y adjoignant une phase d’analyse utilisant la
technique visuelle des « arbres » ou « métaplan ».
Actuellement, de nombreuses organisations internationales ou nationales
(ONU, UE, GTZ, FSE…) œuvrent pour que la GCP soit utilisée par leurs
partenaires et elles appliquent cette méthode pour l’examen, le suivi et
l’évaluation des projets ou des programmes de développement.
La GCP est une méthode intégrée qui peut être utilisée à chaque phase du
Méthode intégrée cycle du projet (c.-à-d. lors de sa préparation, de sa mise en œuvre et de
et flexible
son évaluation). Toutes les phases du projet sont en effet conçues et gérées
de manière interdépendante ; la gestion d’une phase tenant compte des
éléments des phases antérieures.
Exemple :
L’analyse réalisée selon la méthode GCP permet de créer un plan d’actions ;
ce plan est utilisé pour planifier la mise en œuvre ; des éventuels
ajustements en cours de projet peuvent (et doivent souvent) être apportés
dans ce plan d’actions compte tenu de l’état d’avancement des connaissances
ou des changements de contexte.
La GCP doit donc être utilisée de manière flexible, comme un outil de gestion
permettant de s’adapter au vécu du projet.
L’idée fondamentale de la GCP est que le projet ne trouve sa raison d’être
que si les services ou biens produits par le projet correspondent
GCP : effectivement aux besoins du groupe cible.
Gestion du cycle de
projet
On ne commence Cela signifie qu’il est vain de se pencher sur les ressources dont dispose le
pas en parlant de ce projet, ou sur le pour quoi ces ressources sont utilisées (ex : formation,
qu’on veut faire réunion, communication), avant de savoir ce que ces ressources devraient
(activités) permettre d’atteindre, c.-à-d. le résultat final, les objectifs du projet (ex :
l’augmentation de l’employabilité des jeunes stagiaires, l’augmentation de
Mais bien de ce à l’insertion socio-professionnelle des personnes handicapées, la réduction de la
quoi on veut arriver
quantité de déchet polluant…).
(résultats)
Cette méthode peut être utilisée quelle que soit l’ampleur du projet ou de la
structure opérationnelle. En effet, au-delà des avantages liés à la
structuration du projet, les aspects communications et travail d’équipe s’en
trouvent renforcer.
Tout projet, quel qu’il soit, passe systématiquement par les étapes associées
à la « gestion du projet » à savoir : préparation, réalisation et évaluation.
Ainsi, un projet est initié par les autorités compétentes lors de la phase de
programmation.
Projet
Le projet débute concrètement par
une analyse des besoins en lien avec
la thématique subsidiée (la phase
d’identification). Cette première
phase est essentielle, mais souvent
sous-estimée.
Bien que ces étapes soient préétablies, chacune d’elles peut être revue et
adaptée au fur et à mesure de la prise en compte de nouveaux facteurs.
Exemple :
Lors d’un appel à projet lié à une nouvelle programmation, les gestionnaires
réalisent une première analyse sans pour autant détailler la planification des
activités. Par contre, dès le financement obtenu, une analyse détaillée doit
être réalisée avec l’ensemble des parties prenantes.
L’évaluation d’un projet GCP nécessite d’en vérifier, entre autres, les critères
de pertinence, faisabilité et viabilité.
- Pertinence :
« Il n’y a de vent Évaluer la pertinence consiste à vérifier dans quelle mesure l’objectif
favorable que
pour celui qui sait du projet répond bien aux besoins des bénéficiaires, s’il est bien en
où il va » adéquation avec les enjeux et les problèmes identifiés.
Sénèque
Ouvrir la conception du projet aux parties prenantes, véritables
experts du contexte du projet, permet de s’assurer qu’il aborde les
problèmes réels considérés importants par le groupe cible.
- Faisabilité :
Évaluer la faisabilité consiste à vérifier si les objectifs peuvent être
atteints compte tenu des stratégies envisagées, des hypothèses à
rencontrer, des risques encourus et des ressources disponibles
(financières, humaines, matérielles, financières...).
Les étapes d’analyse du projet sont réalisées, entre autres, lors d’un atelier
de planification par objectifs permettant au groupe de préciser pourquoi les
changements sont nécessaires et ce qui doit être fait. Les résultats du
groupe sont consignés dans les premières esquisses de l’arbre à problèmes
et l’arbre à objectifs.
Quoi ? Un recensement des parties concernées et leur rapport au projet est réalisé
par le gestionnaire du projet.
Pourquoi ? Est partie prenante « tout individu, groupe, institution, société ayant une
relation avec le projet et pouvant in-directement, positivement ou
négativement, influencer ou être influencé par le processus ou le résultat du
projet ». Il peut s’agir des membres de l’équipe projet, des responsables,
des bénéficiaires ou public-cible, du commanditaire …
Les parties
Cette identification permettra d'intégrer les besoins de chacun, d’utiliser aux
prenantes c’est mieux les compétences disponibles et d’assigner les responsabilités entre
aussi le public- acteurs. Cette analyse sera réitérée en cours de projet afin d’y intégrer toute
cible bénéficiaire évolution de contexte.
Quoi ?
L’étape d’analyse des problèmes, ou d’analyse de la situation, veille à
répondre aux questions suivantes :
- quels sont les problèmes que doit résoudre le projet ?
- quelles sont les causes qui sont à l’origine de ces problèmes ?
- quelles sont les conséquences de ces problèmes ?
- qui est concerné par ces problèmes ?
Après avoir précisé l’entité, c.-à-d. le contexte précis dans lequel l’atelier est
mené (ex : l’intégration des stagiaires en formation dans le marché de
l’emploi), les participants identifient les problèmes majeurs liés à cette entité
et les inscrivent sur des cartes (ou fiches) en respectant des règles de
rédaction de fond et de forme.
Tous les cartons-problèmes sont ensuite progressivement affichés au tableau
après avoir été débattus par le groupe en vue d’en vérifier la compréhension
et l’appropriation. Le problème appartient en effet au groupe et non
seulement à celui qui l’a formulé. Au besoin, certains problèmes sont
reformulés (ex : clarifiés, dédoublés, regroupés).
arbre des problèmes Sur base de la visualisation de tous les cartons, les participants sont amenés
à structurer les problèmes entre eux et à faire ressortir les relations de
causes à effets entre les différents problèmes. Progressivement les problèmes
sont reliés entre eux selon une structure d’arbre.
Des cartons peuvent toujours être ajoutés par le groupe s’il en éprouve le
besoin.
La lecture de l’arbre s’effectue de « bas en haut » ou de « haut en bas ».
Exemple :
- de « bas en haut ». C’est (entre autres) parce qu’il y a un problème
N-1, qu’il y a un problème N. Le problème N-1 est une des causes du
problème N.
- de « haut en bas ». Il y a un problème N+1 parce que, entre autres,
il y a un problème N. Le problème N+1 est un des effets du problème
N.
Les stagiaires intérimaires (en formation)
ne sont pas intégré
dans le marché de l’emploi
Effets
La mise à l’emploi
Mauvaise adéquation des Les stagiaires se Les exigences des
n’est pas un
compétences des stagiaires aux focalisent sur un seul entreprises sont
objectif des
exigences professionnelles type de poste de travail difficiles à
centres de
rencontrer
formation
Causes
L’arbre des problèmes n’est pas unique. Il représente une image de la réalité
telle que se la représente le groupe de travail. Il peut continuer à évoluer en
cours de projet.
Problème = Exemple :
état négatif On remplacera « manque de formation » par les problèmes « le stagiaire
existant n’est pas compétent », « les formations ne sont pas adaptées », « le
stagiaire n’a pas accès aux formations proposées »…
En effet, accroître le nombre de formations disponibles, sans en vérifier la
Manque = pertinence par rapport aux demandes ou sans en vérifier l’accessibilité,
expression risque de n’apporter qu’une demi-solution et de ne pas envisager des
négative
solutions alternatives originales.
d’une solution
Quoi ? L’analyse des objectifs permet de décrire la situation future qui sera atteinte
après la résolution des problèmes et d'identifier les objectifs envisageables
de l'intervention.
Ce n’est qu’après avoir identifié les problèmes à résoudre par le projet et les
Pourquoi ? parties prenantes impliquées dans leur résolution, que l’analyse des objectifs
peut effectivement débuter. Si l’analyse des problèmes a été soigneusement
réalisée, la formulation des objectifs peut être réalisée aisément.
Quoi ? Lorsque les participants estiment que les relations moyens — fins sont
correctes et complètes, ils font ressortir les stratégies potentielles
permettant de structurer leurs interventions.
Pourquoi ? Dans la plupart des arbres à objectifs, différentes stratégies peuvent être
mises en évidence pour circonscrire l’intervention et dégager les priorités
(ex : stratégie technique, financière, de communication, commerciale…).
Les stratégies sélectionnées seront menées conjointement et/ou devront
être arbitrées en fonction des ressources disponibles.
Comment ? Les stratégies prioritaires seront identifiées sur la base d’une évaluation,
notamment, de la pertinence, de la faisabilité et de la pérennité de chacune
d’elles (voir point 2.3).
Exemple :
L’insertion socio-professionnelle des personnes handicapées nécessite une
stratégie de formation (ciblées sur les bénéficiaires) et une stratégie
commerciale (ciblée sur les entreprises).
Une évaluation de ces stratégies par les participants pourrait estimer que la
Stratégie1 stratégie « formation » est la plus pertinente, mais que la stratégie
Stratégie 2 « commerciale » est la plus faisable.
Les stagiaires intérimaires (en formation)
sont intégrés
dans le marché de l’emploi
Fins
Moyens
Stratégie « Formation » Stratégie « Collaboration »
Exemple :
L’objectif global d’un projet d’insertion sociale peut être « la personne
handicapée est reconnue à part entière dans notre société ». De nombreux
projets sont requis pour atteindre cet objectif ambitieux.
Les résultats atteints correspondent aux résultats réels qui découlent des
activités réalisées dans le cadre du projet. L’ensemble des résultats obtenus
doit permettre d’atteindre l’objectif spécifique. Il importe d’identifier tous les
résultats requis pour atteindre l’objectif spécifique, même s’ils ne sont pas
Résultat : repris dans l’arbre des objectifs qui n’est pas exhaustif.
Exemple :
Le bénéfice acquis
Un résultat d’un projet d’insertion sociale : « les personnes handicapées
par le public-cible
à l’issue ou en disposent de compétences en logiciels de bureautique » ; pour un projet de
cours du projet santé « les jeunes ont accès à des centres d’informations médicales ».
Exemple :
Les activités ne Les activités peuvent être, dans le domaine de l’insertion professionnelle, des
sont pas la raison actions de formation pour des chômeurs longue durée, des séances
d’être du projet d’orientation socio-professionnelle ouverte à tous, la création d’un site
Elles sont les
Internet reprenant, entre autres, les démarches à suivre, des réunions de
moyens
d’atteindre les concertation entre secteurs professionnels et centres de formation….
objectifs
Ces 4 niveaux d’objectifs (voir Figure 3) peuvent être consignés dans la
première colonne du cadre logique, relative à la logique d’intervention (voir
infra).
Objectif global
Fins
Résultats
Moyens
Activités
Indicateurs
Logique Sources de Hypothèses
objectivement
d’Intervention vérification / Risques
vérifiables
Objectif
global
Objectifs
spécifiques
Résultats
Conditions
préalables
Résultats 1. Le kit d’information est réalisé 2000 kits distribués à 10 Vérification des Les journalistes
et distribué associations stocks répercutent
l’information
2. La journée de sensibilisation 50 parlementaires Inscriptions
est réalisée présents Le monde politique
100 journalistes est présent
3. … présents
Activités 1.1. Le spot TV est réalisé Moyens : Coûts : Tous les délais sont
1.2. Les brochures explicatives sont Experts 5000 € respectés par les
éditées Enquêteurs 6000 € fournisseurs de
… Service presse 10000 € service.
2.1. Les thématiques sont Service impression 10000 € ….
identifiées …
2.2. les experts sont identifiés
2.3. Le programme est établi
…
Conditions
préalables :
- les autorités
politiques acceptent
le lancement de la
campagne
- les budgets requis
sont alloués.
Le groupe du projet n’est pas responsable de ces risques, mais il doit les
connaître, suivre leur évolution et les prévenir en élaborant un plan de
mesure à prendre en cas d’apparition (mesures préventives et correctives).
Objectif
global Hypothèses
Objectifs
Suppositions/
spécifiques
Risques
Résultats Suppositions/
Risques
Activités Suppositions/
Risques
Conditions
SI les résultats sont fournis, préalables
ET SI les hypothèses restent valables,
ALORS l’objectif du projet sera atteint.
La décision qui sera prise portera sur l’orientation à donner au projet, sur la
régulation de l’implémentation ou sur la validation finale.
Exemple :
Une formation atteint ses objectifs parce que « 90% des compétences du
programme sont développées », « 80% des participants à la formation ont
réussi l’évaluation finale », …
Après avoir identifié l’ensemble des activités requises pour atteindre les
résultats escomptés, la planification des ressources nécessaires peut être
entamée. Un projet nécessite:
- des ressources humaines
Indicateurs
Logique objectivement Sources de
d’Intervention vérifiables vérification
(ex : expertise, compétence, nombre) Objectifs
Hypothèses
globaux
locaux…) Résultats
Les moyens requis et les coûts associés sont placés dans le cadre logique en
regard des activités concernées.
5 Des outils opérationnels
Différents outils peuvent être utilisés pour gérer le projet dans le temps. Il
s’agit en effet de préciser le contenu technique du projet, d’établir en détail
les ressources requises et les coûts associés, de déterminer les
responsabilités et les circuits d’informations et enfin, de mettre en place un
outil de suivi et d’évaluation du projet.
Le cadre logique est un outil à utiliser avec compétence mais aussi un bon
sens critique. Il est en effet tributaire de ce que les acteurs du projet en font
et peut tomber dans différents travers au risque de devenir :
- un cadre sans logique. Certains cadres ne sont utilisés que parce que
les bailleurs de fond l’exigent et ne sont remplis que a posteriori sur
la base d’un projet préétabli. Aucune réflexion n’est menée quant à la
structuration des objectifs, le rôle des parties prenantes ou des
facteurs extérieurs… ;
- un cadre incomplet car trop simpliste ou trop concis. Certains cadres
ne reflètent pas l’articulation des objectifs entre eux, n’évaluent que
partiellement les objectifs, passent sous silence un ensemble
d’activités qui ne seront pas gérées ou évaluées.
Certains cadres sont délibérément incomplets par manque de
confiance entre le gestionnaire du projet et le bailleur de fonds ;
- un cadre rigide. Un cadre logique doit pouvoir vivre avec le projet,
être adaptable à un environnement variable (hypothèses et risques).
Il faut s’assurer que les gestionnaires du projet soient autorisés,
désireux et capables de gérer une mise à jour permanente ;
- un cadre imposé par une instance supérieure. Il ne résulte pas d’un
consensus entre les différentes parties prenantes et souffre d’une
analyse superficielle des problèmes des bénéficiaires ;
- Un cadre déconnecté où les indicateurs sont pris comme « objectifs à
atteindre » en oubliant qu’ils ne sont qu’une des représentations de la
situation attendue alors que d’autres indicateurs gagneraient à être
introduits lors de l’évaluation ;
- un cadre trop complet, explicitant avec trop de détails les activités à
réaliser et les objectifs à atteindre. Ces cadres perdent de leur
intérêt comme outil de communication structuré.
Il importe donc que le cadre soit la propriété des parties prenantes afin
d’éviter immobilisme et simplification excessive.
7 Conclusions