Las 7P para agilizar reuniones y volverlas efectivas

En una empresa existen cientos de reuniones de todo tipo y casi a toda hora. Hay incluso equipos de desarrollo donde el 60% de su tiempo se dedica solamente reuniones! En principio la idea es sencilla contar con un mecanismo que permita de forma colectiva obtener consenso y posteriormente los resultados que permitan mover ciertos objetivos al prximo escaln. Normalmente, las personas se imaginan una reunin como un proceso lineal que se inicia en un punto en el tiempo y finaliza obteniendo las respuestas y los mayores beneficios para la empresa. No obstante, muchas de las compaas que estn lejos de ello. El mayor problema es que las reuniones ofrecen de una forma exacerbada la condensacin de los problemas raz que cuenta la empresa. Si hay problemas de jerarquas, se plasmar esto en la reunin como una persona o grupo dominante. Si hay problemas de comunicacin, se tendrn siempre los mismos individuos interactuando. Si las personas realizan multitarea en su trabajo diario, entonces saldrn varias veces de la reunin para atender a otro asunto. Este mecanismo puede verse tambin enturbiado por:

problemas de respeto hacia los compaeros o el cliente, discusiones interminables, mala comunicacin o no efectiva, personas que no entienden el contexto por no haber sido preparadas previamente a la reunin, prdida de nocin o falta de objetivos hacia el cliente, falta de visibilidad del proyecto o temas a tratar, no ofrecer un entorno de aprendizaje y mejora, desconocer como priorizar la toma de decisiones, etc.

Piensa por un segundo Has experimentado alguno de estos inconvenientes? La reunin no es un mecanismo aislado, sino que una extensin de los dems procesos de la empresa con sus virtudes y defectos amplificados Si ests de acuerdo en que las reuniones son un pilar fundamental en la empresa No sera mejor emplear un conjunto de patrones que permitan que las mismas sean realmente efectivas? No se trata solamente de la preparacin previa (imprescindible), sino de un protocolo que incremente el valor hacia la empresa y cliente. Es aqu que entra en juego un modelo que consta de 7 pilares o 7P, las que debern ser seguidas sin exclusin si se desea lograr el mayor beneficio para la empresa y cliente; ste ltimo es siempre nuestro objetivo final y al que se le debe brindar la mayor satisfaccin posible (no olvides que es finalmente l quien paga tu sueldo y no tu empresa!).

El modelo de las 7P* Propsito Por qu tenemos esta reunin? Se debe conocer de forma clara la respuesta. Existe algo urgente? Si es ese el caso, Qu est pasando y cual creo que es el problema? Si no es posible responder alguna de estas preguntas, quiz la reunin no sea necesaria o requiera ms investigacin/preparacin previa. Produccin final Qu elementos se debern producir como resultado de la reunin? De qu forma apoyarn la reunin? Si ella se centrar en hablar pero no hay elementos que la apoyen, piensa en un par de ellos e imagnate su impacto. Personas Quin necesitar acudir y cul ser su role? Si tienes problemas para definirlo, puedes pensar en aquel grupo de personas que puedan aportar preguntas y aquellas que podrn responderlas. Son realmente las personas que invito las ms adecuadas para responder a las preguntas? Proceso Cul ser la agenda de las personas para crear el resultado? Es importante aqu que todos conozcan de antemano la agenda de la reunin. Problemas Qu riesgos tiene la reunin y como los solucionar/encausar? Debera poner reglas claras y hacerlas visibles? (ej. no telfonos celulares, interrupciones o temas fuera de la cuestin) Preparacin Qu cosas deberan hacerse por adelantado? (lectura, investigacin o tareas para que los invitados debern realizar antes de la reunin) Preocupaciones materiales Problemas de locacin o cualquier otra cosa fsica que apoye a la reunin y pueda no estar disponible. Una de las cosas importantes a tener en cuenta es que las 7P influyen sobre las personas como una buena prctica. A su vez, alguno de los factores no esperados pueden cambiar la estrategia originalmente pensada, como por ejemplo, que pasara si solamente una parte de los participantes acudiese a la reunin. A su vez, con reuniones recurrentes (esas que muchos encuentran tediosas), es importante preguntarse siempre Por qu tenemos esta reunin hoy?

Aumentar la visibilidad es una excelente idea Por qu no hacer visible los 7P durante la reunin? Ten en cuenta si eres el moderador de la reunin que el plan original puede cambiar, pero debers siempre mantener el control de la situacin (recuerda las reglas).