El cierre contable. Una gua rpida.

A continuacin exponemos los aspectos ms relevantes que conforman las tareas que son necesarias realizar durante los trabajos de cierre contable que realizan las grandes empresas cada mes, y que para todas las empresas en general son un paso previo necesario para poder proceder a formular las cuentas anuales de final de ejercicio: Acreedores y proveedores Solicitar facturas que an no hemos recibido. Valorar (las notas de remisin) los albaranes (todava sin IVA) de las facturas no recibidas. Contablemente llevarlo a facturas pendiente de recibir.

Verificar que para cada proveedor la composicin del saldo (es decir, las facturas pendientes de pago) concuerda con el saldo contable. Acreedores por arrendamiento financiero: reclasificar l/p y c/p. Proveedores de inmovilizado: reclasificar l/p y c/p. Periodificacin de seguros y contratos de pago anual: prorratear los meses que corresponden a este ejercicio y al siguiente. Asegurarse que todas las notas de gastos estn contabilizadas.

Clientes Verificar que para cada cliente la composicin del saldo (es decir las facturas pendientes de cobro) concuerda con el saldo contable. Clientes de dudoso cobro. Llevar a gasto si procede. Dotar una provisin si procede. Tesorera Arqueo de caja: Recuento fsico de monedas y billetes. Comprobar que cuadra con saldo contable. Conciliacin bancaria: los saldos de los extractos bancarios deben cuadrar con los de contabilidad. Si no, puntear, aclarar diferencias, conseguir los documentos justificantes, etcLas posibles diferencias por cuestiones como las fechas de registro, etc. deben de ser plasmadas en una hoja de conciliacin, que ser archivada y se tomar como base para realizar la conciliacin del mes siguiente. Partidas pendientes de aplicacin : Revisar los apuntes reflejados en esta cuenta, que quedan pendientes de explicacin y que registramos aqu en su da para poder cuadrar las cuentas de tesorera.

Prstamos, crditos, inversiones financieras, etc. Conciliar los datos de la entidad financiera con los de nuestra contabilidad utilizando los saldos contables, los cuadros de amortizacin, etc. Realizar el traspaso pertinente de los prestamos de l/p a c/p. Periodificacin de gastos financieros, devengados en el ejercicio. Periodificacin de ingresos financieros, devengados en el ejercicio. Comprobar si ha habido un deterioro de valor de las inversiones financieras ya que procedera dotar una provisin. Diferencias negativas de cambio

Valorar a fecha de cierre de ejercicio los activos y pasivos en moneda extranjera, y reflejar contablemente las diferencias positivas y negativas.

Existencias Inventario: Recuento y valoracin (FIFO o PMP). Depreciacin de existencias: Comprobar si existen existencias que se han deteriorado y dotar

provisin si procede. Realizar el asiento de variacin de existencias.

Inmovilizado Comprobar las altas y bajas en contabilidad y verificar las fichas de amortizacin.

Los trabajos realizados por la empresa, gastos i +d, gastos que amplan la vida til, gastos financieros asociados a la construccin o montaje por ms de un ao: comprobar que lo hemos activado si proceda. El inmovilizado an no terminado deber lucir en la cuenta de inmovilizado en curso. Comprobar el deterioro de valor del inmovilizado, para dotar provisin. Realizar los asientos de amortizacin.

Sueldos y salarios Comprobar que los asientos de nminas estn en su mes correspondiente. Que los anticipos, remuneraciones pendientes de pago y devengos de pagas extra estn correctamente registrados. Impuestos Contrastar los modelos de las declaraciones presentadas a lo largo del ejercicio con sus registros contables y sus correspondientes resmenes informativos de final de ejercicio, regularizar si procede en la ltima autoliquidacin las diferencias. IVA: Comprobar que los totales de bases imponibles para los distintos tipos de IVA en ellibro de registro de IVA cuadra con la contabilidad y con lo declarado en los modelos.

OPERACIONES DE CIERRE MACROPROCESO FINANZAS PROCESO GESTIN CONTABLE GL

AGENDA Objetivo General Objetivos Especficos Conceptos Clave Datos Maestros Relaciones con otros mdulos Lineamientos Generales Flujogramas de Operaciones de Cierre Ejercicios Proceso 1 Ejercicios Proceso 2 Manuales Operaciones de Cierre Resumen Consultas

OBJETIVOS GENERAL
Al finalizar, debe estar en capacidad de comprender los aspectos generales y el funcionamiento de las operaciones que soportan el proceso de cierre contable Mensual y Anual en el sistema SAP

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Ejecutar los procesos peridicos como Amortizaciones de Diferidos y de Activos Fijos Analizar la cuenta de EM/RF con el fin de visualizar adecuadamente sus posiciones y realizar las acciones pertinentes Ejecutar el programa de valoracin de moneda extranjera de forma Test y real, para revisar que el registro por diferencia en cambio est correcta Ejecutar el proceso del Cierre Mensual y Anual.

CONCEPTOS CLAVES
Cierre Mensual: consolidar todas las actividades de cierre que requieren ser ejecutadas para la emisin de informacin interna y externa, una vez finaliza el registro de transacciones en la contabilidad de forma mensual. Se inicia con un cronograma y su socializacin para que cada administrador de proceso ejecute su propio cierre. Cierre Anual: consolidar todas las actividades del ejercicio que requieren ser ejecutadas para la posterior emisin de informacin interna y externa, segn las polticas y procedimientos establecidos.

DATOS MAESTROS ACTIVIDADES DE CIERRE

Las actividades que se realizan en este mdulo, sin tener en cuenta los procesos de cierre propios de los dems mdulos estn resumidas en los siguientes tems:

Facturas).

de costos de operacin a costo de ventas (7-6)

Abrir y Cerrar Periodos Contables La apertura y cierre de perodos contables se podr realizar de manera diferenciada por tipo de cuenta. Las clases de cuenta estndar de SAP son las que utilizaremos:

El cierre contable se realizar manualmente mediante la transaccin estndar de SAP y podrn tener dos o ms perodos abiertos, mientras es analizada la informacin procesada en SAP

Actualizar tipo de cambio:

En esta actividad se actualizan los tipos de cambio. Se define para cada sociedad la moneda local como moneda de la sociedad y dlares americanos (USD) como moneda fuerte. De esta manera, todos los documentos, independientemente de que estn contabilizados en una tercera moneda, van a guardar los importes en la moneda del documento, la moneda local y la moneda fuerte. Los importes en moneda extranjera que se registren en los diferentes mdulos de SAP van a tomar el tipo de cambio actualizado, segn este proceso para convertirlo a la moneda local, por lo que afecta el sistema en su totalidad. La actualizacin de los tipos de cambio debe ser de forma diaria. Se utilizarn los Cdigos de Monedas (ISO). El tipo de cotizacin se utiliza para poder crear en el sistema tipos de cambio para distintas finalidades en la misma fecha. Se definir el tipo de cotizacin M: Tipo de conversin segn tipo de cambio estndar. Si la moneda extranjera es diferente a la moneda fuerte , el sistema tomar la cotizacin de esa tercera moneda con la moneda fuerte y la de la moneda fuerte con la moneda local, de esa manera obtendr la cotizacin a utilizar de forma indirecta.

Valoracin en Moneda Extranjera

A fin de mes se realizarn ajustes para dos casos:

Se deber indicar sociedad, fecha clave de valoracin para la que se realizan los ajustes y rea de valoracin. El rea de valoracin engloba los criterios para realizar estos ajustes. Esta transaccin realiza el registro del mes objeto del cierre y la anulacin del mismo para el siguiente mes. Esta transaccin incorpora el concepto de rea de Valoracin. Se determinaron 3 reas de valoracin por cada Ledger : 0L y 1L (Valoracin Local GAAP) y 2L (Valoracin fiscal) El rea de valoracin tambin permite valorar las partidas abiertas en moneda extranjera, con las otras monedas paralelas que estn asignadas a la sociedad, tales como: Tipo de moneda 40 Moneda Fuerte, Tipo de moneda 30 y Tipo de Moneda de Grupo. En el proceso de valoracin de moneda extranjera se detallan las partidas valoradas, el sistema indica el nmero de cuenta, el nmero de documento, el importe registrado en moneda extranjera, el importe en moneda local, el tipo de cambio en el momento de registro del documento, el tipo de cambio en el momento de la valoracin, la clase de documento y la diferencia de cambio que se ha generado y que debe contabilizarse a la cuenta de Prdidas/Ingresos por diferencia de cambio. Valoracin ME Cuentas en moneda extranjera Valoracin PA: Deudores Acreedores Cuentas de mayor ustomizing.

Solamente como lista, sin contabilizacin

se crea documento de anulacin)

Anlisis de la cuenta EM/RF

La cuenta de compensacin EM/RF, es decir cuenta puente MM/FI, es una cuenta en la que se realizan contabilizaciones en los siguientes casos: recibidas que todava no se han facturado. El objetivo bsico de este cruce es determinar qu partidas no cruzan para entrar a analizarlas y determinar la razn del no cruce, puesto que su saldo al cierre de cada perodo debe ser igual a cero. Las contabilizaciones que afectan la cuenta EM/RF son las que corresponden a mercancas, productos y servicios recibidos que todava no se han facturado, y a facturas de mercancas, productos y servicios que todava no se han recibido. Antes de generar el balance definitivo, se necesitar analizar la cuenta de compensacin EM/RF para que las operaciones contabilizadas a dicha cuenta se visualicen adecuadamente en el balance. El programa que se utiliza para analizar la cuenta de compensacin EM/RF establecer una posicin para cada cuenta asociada y cada nmero de asignacin (No. Documento de referencia para el tratamiento de compensacin). Si la cuenta tiene un saldo Haber, las mercancas se habrn recibido, pero no facturado y si la cuenta tiene un saldo Debe, se habrn recibido facturas de mercancas que todava no se han recepcionado. Su dinmica contable es la siguiente:

Compensacin de EM/RF: Entrada de Mercanca/Recepcin de Factura EM/RF

Compensaciones La funcin de compensacin de cuentas permite seleccionar y compensar las partidas abiertas de una cuenta cuyo saldo sea cero. El sistema las marca como compensadas asignndoles un nmero de documento de compensacin y la fecha en la que se han compensado (fecha de ompensacin). La fecha de compensacin puede ser la fecha actual u otra fecha introducida por el usuario. El nmero del documento de compensacin es el nmero de documento del ltimo documento implicado en el procedimiento de compensacin. Existen dos procedimientos de realizar la compensacin:

Distribuciones Financieras Mediante los ciclos de reparto se realizan distribuciones de apuntes financieros de unas dimensiones analticas a otras. En una distribucin los valores emisores pasan directamente a los receptores segn el criterio de reparto establecido. Los apuntes que se generan durante la ejecucin de los ciclos generan documentos contables en FI, a diferencia de los ciclos de reparto de Controlling que se basaban en documentos de Controlling y no afectaban por tanto a la contabilidad financiera. Todo ciclo de reparto se compone de una serie de segmentos (al menos uno). A travs de los segmentos que se definan se determina cmo se realizar el reparto correspondiente. En cada segmento es necesario identificar: destinadas a los segundos. lores reales como con valores plan. valores receptores (porcentajes fijos, valores fijos, por imputaciones a una cuenta de referencia, etc.) Arrastre de Saldos El arrastre de saldos consiste simplemente en el traspaso de los saldos de las cuentas de mayor y de terceros de un ao fiscal al siguiente. Adems, todas las cuentas de resultados (Gastos e Ingresos) arrastran su saldo internamente a la cuenta de balance, y es esta cuenta la que al llevar a cabo el arrastre de saldos de un ao fiscal al siguiente traspasa el nuevo saldo al nuevo ao fiscal. El arrastre de saldos se ejecuta, as: an, sencillamente, hasta el nuevo ejercicio. Las imputaciones adicionales que se realicen en el ejercicio anterior son transferidas al nuevo ejercicio automticamente. a cuentas de arrastre de resultados. Los saldos de las cuentas de prdidas y ganancias se fijan en 0. Las imputaciones adicionales no se transfieren, por lo cual se tendr que ejecutar nuevamente esta operacin. Las monedas de la transaccin no son aplicables en este proceso y las cuentas de prdidas y ganancias se totalizan en la moneda local (moneda de la sociedad) .

RESUMEN
Cuando se obtiene la Informacin proveniente de mdulos SAP e interfaces, se apertura el nuevo periodo contable con el fin de permitir realizar registros mientras se efecta el cierre del periodo anterior. El objetivo del proceso de cierre es consolidar todas las actividades de cierre que se requieren, con el fin de asegurar que los hechos econmicos generados dentro y fuera del mbito empresarial, se han registrado y procesado de forma efectiva para que la contabilidad cumpla con uno de sus principales objetivos como es el de servir de herramienta para la toma de decisiones oportunas por parte de la alta gerencia y emisin de informacin interna (informes propios) y externa (informes a terceros), una vez finalizado el registro de transacciones.

Se comprendieron los aspectos generales y el funcionamiento de las operaciones de cierre contable del Mes y del Ejercicio en el sistema SAP en la Ejecucin del programa de Cierre (premisas, programacin de las tareas de cierre)