A NORMA PORTUGUESA NP 4427 SISTEMA DE GESTO DE RECURSOS HUMANOS REQUISITOS M.

M. Teles Fernandes A satisfao e o desempenho dos recursos humanos em qualquer organizao esto directamente relacionados entre si e com a forma como feita a gesto dos mesmos. claramente reconhecido por todos que pessoas pouco motivadas tem fracos desempenhos. Da a ateno que a grande maioria das grandes organizaes tem vindo dar nas ltimas dcadas motivao existente no seio das equipas de trabalho e avaliao do desempenho como forma de criar motivao atravs das compensaes. Posto desta forma, podemos inferir que bastar manter as pessoas motivadas para ter bons desempenhos e que possivelmente a gesto dos recursos humanos se poder resumir na sua essncia a isso mesmo. Esse ser um erro de apreciao que poder levar ao insucesso das organizaes. A gesto dos recursos humanos efectivamente algo de muito mais complexo que exige da parte dos gestores uma maior variedade de aces e decises. A necessidade de bem gerir os recursos humanos de qualquer organizao levou a que surgisse na Inglaterra, atravs do governo daquele pas, um referencial que define as linhas mestras de uma boa gesto dos recursos humanos. O Investors in People estabelece, mais do que regras, um estilo comportamental e de gesto dos recursos humanos que conduz, como resultado, a uma maior participao e responsabilidade voluntria das pessoas na gesto da organizao, o que, por sua vez, traz mais satisfao interna, mais produtividade e melhor desempenho por parte dos envolvidos, contribuindo assim para o desenvolvimento de uma forte cultura na organizao. Esta necessidade de gerir de uma forma adequada as organizaes, nomeadamente as empresas, algo que sentido pelos gestores de todo o mundo. Em Portugal, e como resultado dessa necessidade, foi criada uma comisso tcnica (CT 152) que desenvolveu um referencial para a gesto dos recursos humanos. Essa norma, a NP 4427 Sistemas de Gesto de Recursos Humanos - Requisitos, foi desenhada para servir como guia s empresas na criao de processos e no estabelecimento de mbitos de actuao que conduzam a uma gesto de recursos humanos adequada aos propsitos e objectivos das mesmas. Esta a primeira norma a nvel internacional que aborda a gesto dos recursos humanos de uma forma holstica, e que faz parte de um sistema nacional de normalizao. A norma foi tambm desenhada de forma a integrar-se com as actuais normas de certificao ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001, formando assim um quadrado cujos vrtices so a qualidade, o ambiente, a sade e segurana ocupacional e agora os recursos humanos. A norma tem como principal objectivo estabelecer nas organizaes um sistema de gesto de recursos humanos uniforme e abrangente a toda a organizao, que possa vir a obter a certificao por uma entidade externa ou que sirva apenas para auto-avaliao da eficcia da gesto dos recursos humanos de qualquer organizao. A norma assenta todo o seu conceito naquele que deve ser o princpio base de uma boa gesto de recursos humanos: o atrair, manter e desenvolver as pessoas, dentro de qualquer organizao (ver Figura 1). Efectivamente este princpio est presente ao longo de todo o articulado da norma, que contm oito artigos, sendo os ltimos quatro os que estabelecem os requisitos para a gesto dos recursos humanos.
atrair

desenvolver

PESSOAS

manter

Figura 1 Fluxo da gesto de recursos humanos

Por outro lado, a norma aconselha a que o sistema de gesto de recursos humanos deve ser concebido e desenvolvido como um todo integrado na organizao, isto , na sua misso, viso, valores e princpios estratgicos estabelecidos pela gesto de topo (figura 2).
DEFINIO ESTRATGICA E PLANEAMENTO

CARACTERIZAO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

DEFINIO DE COMPETNCIAS REVISO PELA GESTO RECRUTAMENTO E SELECO

RESULTADOS DO DESEMPENHO DO SISTEMA

ADMISSO, ACOLHIMENTO E INTEGRAO DESENVOLVIMENTO

Figura 2 Representao esquemtica do sistema de gesto de recursos humanos

OBJECTIVO E CAMPO DE APLICAO DA NORMA A norma especifica os requisitos de um sistema de gesto de recursos humanos, que abranja todos os nveis hierrquicos e reas de actividade de uma organizao, como veculo de melhoria contnua, ao servio da eficcia e da eficincia desta. Os requisitos desta norma so aplicveis a organizaes que pretendam: a) estabelecer um sistema de gesto de recursos humanos uniforme e abrangente a toda a organizao; b) implementar, manter e melhorar, de forma contnua, um sistema de gesto de recursos humanos; c) assegurar-se de que a poltica de recursos humanos estabelecida seguida; d) demonstrar essa conformidade; e) obter a certificao ou o reconhecimento do seu sistema de gesto de recursos humanos por uma organizao externa, ou: f) fazer uma auto-avaliao e declarao de cumprimento desta Norma Portuguesa

SISTEMA DE GESTO DE RECURSOS HUMANOS A norma define os requisitos daquele que dever ser o sistema de gesto de recursos humanos: 1. Requisitos gerais: A organizao deve estabelecer um sistema de gesto de recursos humanos, de forma a: a) Atrair, manter e desenvolver continuamente os seus recursos humanos;

b) Desenvolver os recursos humanos por forma a satisfazer continuamente todas as necessidades implcitas e explicitas da organizao; c) Assegurar o cumprimento da legislao aplicvel sobre a gesto de recursos humanos.

2. Requisitos da documentao a) Manual de recursos humanos A organizao deve elaborar um manual de recursos humanos que integre os requisitos desta Norma e contenha ou referencie os procedimentos e a estrutura documental usados no sistema de gesto de recursos humanos. b) Controlo dos documentos e dados A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado para controlar todos os documentos e dados, incluindo os de origem externa (legislao e normas), relevantes quanto aos requisitos desta norma, na extenso aplicvel: aprovao dos documentos antes da sua edio e distribuio; reaprovao de revises dos documentos; manuteno da sua legibilidade, pronta identificao e disponibilizao nos locais apropriados; preveno de utilizao indevida de documentos obsoletos e sua identificao de forma apropriada. c) Controlo dos registos A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que defina a forma como deve ser feita a identificao, acesso, conservao, proteco, recuperao, tempo de reteno e inutilizao dos registos relativos actividade de gesto dos recursos humanos da organizao. REQUISITOS DA NORMA Os requisitos da norma esto contidos nos pontos 5 a 8, conforme se transcrevem na integra: 5 Responsabilidade da gesto 5.1 Comprometimento da Gesto A gesto de topo deve proporcionar evidncias do seu comprometimento no desenvolvimento e implementao do sistema de gesto de recursos humanos e na melhoria contnua da sua eficcia e da sua eficincia: ao estabelecer e divulgar necessidades e expectativas da organizao para com os recursos humanos; ao estabelecer a poltica de recursos humanos; ao estabelecer objectivos para a gesto de recursos humanos; ao estruturar e motivar a organizao para a implementao e cumprimento do sistema de gesto de recursos humanos; ao implementar e manter registos de todos os requisitos legais aplicveis gesto dos recursos humanos, assegurando a sua reviso peridica e o cumprimento integral das alteraes legais que possam acontecer; ao conduzir as revises do sistema de gesto de recursos humanos. 5.2 Poltica de recursos humanos A gesto de topo deve estabelecer a sua poltica de recursos humanos, assegurando que: apropriada ao propsito da organizao; inclui um comprometimento de cumprir os requisitos e de melhorar, continuamente, a eficcia do sistema de gesto de recursos humanos; proporciona um enquadramento para o estabelecimento e a reviso dos objectivos para a gesto de recursos humanos; divulgada e compreendida a todos os nveis da organizao; revista regularmente, de acordo com as alteraes internas e externas, para se manter actualizada. 5.3 Responsabilidade, autoridade e comunicao

A gesto de topo deve assegurar os meios para estabelecer, documentar, implementar e manter o sistema de gesto de recursos humanos, melhorando, continuamente, a sua eficcia, como meio de assegurar a conformidade com os requisitos desta Norma. 5.3.1 Responsabilidade e autoridade A gesto de topo deve assegurar a definio, a documentao e a comunicao das responsabilidades, das autoridades e da inter-aco das diversas entidades envolvidas no desempenho do sistema de gesto de recursos humanos. 5.3.2 Representante da gesto A gesto de topo deve designar um membro da gesto que, independentemente de outras, deve ter responsabilidade e autoridade para: assegurar que os processos necessrios para o sistema de gesto de recursos humanos so estabelecidos, implementados e mantidos; informar a gesto de topo sobre o desempenho do sistema de gesto de recursos humanos e qualquer necessidade de reviso e melhoria. 5.3.3 Comunicao interna A gesto de topo deve assegurar o estabelecimento de um processo que permita a eficaz comunicao interna, em todos os sentidos e entre todas as pessoas, no mbito da gesto de recursos humanos.

5.4 Reviso pela gesto A gesto de topo deve, em intervalos planeados, rever o sistema de gesto de recursos humanos para assegurar que se mantm apropriado, adequado e eficaz. Esta reviso deve incluir a avaliao das necessidades da organizao, das oportunidades de melhoria e das necessidades de alteraes ao sistema de gesto de recursos humanos, incluindo a poltica e os objectivos da gesto de recursos humanos. Os registos das revises pela gesto devem ser mantidos. 5.4.1 Entrada para a reviso A reviso pela gesto deve incluir informao sobre: resultados de auditorias; resultados do tratamento de reclamaes de clientes; resultados da avaliao do desempenho das pessoas; resultados da avaliao da satisfao interna; estado das aces correctivas e preventivas; seguimento de aces resultantes de anteriores revises pela gesto; alteraes internas ou externas que possam afectar o sistema de gesto de recursos humanos; recomendaes para melhoria. 5.4.2 Sada da reviso A sada da reviso pela gesto deve incluir quaisquer decises e aces relativas a: melhoria da eficcia do sistema de gesto de recursos humanos e dos seus processos; melhoria do desempenho dos recursos humanos; mudanas nos recursos humanos. 6 Planeamento 6.1 Planeamento dos recursos humanos Como parte integrante do planeamento estratgico da organizao, esta deve calcular e planear os recursos humanos necessrios para satisfazer as necessidades dos seus planos de actividades. 6.2 Caracterizao da estrutura organizacional A organizao deve:

estabelecer a sua estrutura de forma a satisfazer as necessidades impostas pela sua actividade e pelo meio envolvente; estabelecer metodologia a utilizar na descrio e anlise de funes; estabelecer descries e anlises de funes de acordo com a estrutura da organizao e abrangendo todos os cargos funcionais da mesma. 6.3 Objectivos A organizao deve identificar e quantificar as expectativas ou objectivos, sempre que possvel, dos contributos globais ou parcelares das diferentes entidades que compem a estrutura da organizao, em funo dos planos de actividades. Estes objectivos devem ser divulgados aos respectivos elementos. 6.4 Requisitos legais e outros A organizao deve identificar todos os requisitos legais e outros, aplicveis gesto dos recursos humanos, bem como assegurar o seu cumprimento integral. A organizao deve manter actualizada e acessvel aos seus recursos humanos toda a legislao laboral geral e a pertinente ao sector em que se insere, bem como toda a regulamentao relacionada com a actividade exercida. 6.5 Compensaes A organizao, cumprindo a legislao em vigor e acordos laborais aplicveis, deve estabelecer ou adoptar procedimento documentado que defina: tipos de compensao a atribuir aos seus recursos humanos; critrios para atribuio das compensaes; meios e periodicidade a utilizar na atribuio de compensaes. As compensaes podem assumir diferentes formas, como salrios, honorrios, prmios, comparticipaes e outros benefcios. 6.6 Sanes A organizao, de acordo com a legislao em vigor e para os diferentes tipos de comportamentos indesejveis ou no conformes, deve estabelecer ou adoptar procedimento documentado que identifique claramente os comportamentos passveis de sanes e defina as mesmas. 7 Gesto dos recursos humanos 7.1 Gesto administrativa A organizao deve: manter actualizados os registos dos dados pessoais dos recursos humanos ao seu servio, cumprindo, integralmente, a legislao sobre proteco de dados pessoais. manter organizados e actualizados os registos de todas as actividades inerentes s funes do sistema de gesto de recursos humanos e respectivos procedimentos. 7.2 Recrutamento e seleco de recursos humanos A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado, que: defina os mtodos e as tcnicas a utilizar no recrutamento e na seleco dos recursos humanos; garanta a igualdade de oportunidade e tratamento a todos os candidatos; defina, de forma objectiva, a actuao, o envolvimento e a responsabilidade de fornecedores de servios de recrutamento, seleco e cedncia de pessoal. 7.3 Admisso A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que regulamente a admisso dos recursos humanos. 7.4 Acolhimento e integrao A organizao deve assegurar o acolhimento e a integrao dos recursos humanos. 7.5 Comportamentos

A organizao deve, dentro dos limites legais em vigor, estabelecer e manter procedimento documentado que defina padres e cdigos de conduta, relativos a: a) b) c) d) e) igualdade de oportunidades; assdio sexual; coaco fsica, psicolgica e moral; tica profissional; representao da organizao.

7.6 Desenvolvimento A organizao deve definir procedimentos que permitam o desenvolvimento de competncias pessoais, profissionais e organizacionais dos seus recursos humanos. 7.6.1 Formao A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que defina: a) b) a forma como se identificam as necessidades de formao dos recursos humanos; os mecanismos de controlo e avaliao da eficcia e impacte da formao.

A organizao dever, ainda, estabelecer os objectivos da formao, elaborar os planos de execuo e garantir os recursos necessrios. 7.6.2 Qualificao de competncias A organizao deve assegurar a qualificao das competncias dos seus recursos humanos, sempre que tal seja exigido por imperativo legal, por requisito do cliente e/ou por razes de especificidade da sua actividade. 7.6.3 Carreiras Quando previsto pela sua poltica de gesto de recursos humanos, a organizao deve estabelecer procedimento documentado de gesto e desenvolvimento de carreiras. 7.7 Aquisio de bens e servios A organizao deve assegurar-se de que os bens e servios adquiridos esto em conformidade com a legislao em vigor e com os requisitos da compra estabelecidos. A organizao deve avaliar e seleccionar os seus fornecedores, de acordo com as suas aptides e competncias para o fornecimento de bens e servios em funo dos requisitos fixados pela organizao. 8 Medio, anlise e melhoria 8.1 Medio A organizao deve planear e implementar processos de acompanhamento, medio, anlise e melhoria do sistema de gesto de recursos humanos. 8.1.1 Avaliao do desempenho A organizao deve estabelecer e manter procedimentos que definam o sistema de avaliao de desempenho dos recursos humanos, incluindo a metodologia, os instrumentos e os critrios de avaliao. 8.1.2 Satisfao interna A organizao deve medir, periodicamente, o nvel de satisfao interna, estabelecendo a metodologia e os instrumentos a adoptar. 8.1.3 Auditorias internas A organizao deve estabelecer e manter um plano e procedimento documentados para realizar auditorias internas, em intervalos planeados, ao sistema de gesto de recursos humanos, a fim de: a) determinar se o sistema de gesto de recursos humanos: - est em conformidade com as disposies planeadas para a gesto de recursos humanos, incluindo os requisitos da presente Norma; - foi adequadamente implementado e mantido; e

- cumpre, eficazmente, a poltica e os objectivos da organizao. b) fazer a reviso dos resultados de auditorias internas anteriores; c) fornecer, gesto de topo, informaes sobre os resultados das auditorias internas. O plano de auditorias deve basear-se nos resultados das avaliaes de desempenho das actividades da organizao, nos resultados de auditorias anteriores e na importncia das reas a auditar. Os procedimentos de auditoria devem incluir o mbito, a frequncia, as metodologias e as competncias. Devem ser igualmente includos os requisitos e as responsabilidades pela conduo e realizao da auditoria, pelo relato dos seus resultados e pelo seguimento das aces empreendidas. As auditorias devem ser realizadas por pessoas independentes das que detm responsabilidade directa pela actividade que esteja a ser auditada. 8.2 Controlo de prticas no conformes A organizao deve estabelecer e manter procedimentos para definir responsabilidades e a autoridade para: a) b) analisar e investigar prticas no conformes; executar as aces necessrias para corrigir as prticas no conformes;

8.3 Anlise de dados A organizao deve estabelecer e manter um sistema de recolha, anlise e tratamento de dados, para demonstrar a adequao e a eficcia do sistema de gesto de recursos humanos face aos requisitos especificados e para avaliar as condies que permitam realizar a melhoria contnua do mesmo. A organizao dever, assim, estabelecer e manter procedimentos para o registo dos dados resultantes das actividades de medio e monitorizao, auditorias internas e seguimento de aces correctivas e preventivas, com o objectivo de identificar campos para a introduo de melhorias. 8.4 Melhorias 8.4.1 Melhoria contnua A organizao deve implementar, de forma contnua, melhorias no sistema de gesto de recursos humanos, atravs da utilizao da poltica e dos objectivos da gesto de recursos humanos, dos resultados das auditorias, da anlise dos dados, das aces correctivas e preventivas e da reviso pela gesto. 8.4.2 Aces correctivas A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado visando a eliminao das causas das no conformidades. As aces correctivas devem ser adequadas aos efeitos das no conformidades detectadas. O procedimento deve estabelecer os requisitos para:

a) b)

a reviso das no conformidades, incluindo as reclamaes dos clientes; a determinao das causas das no conformidades e o seu registo;

c) a avaliao da necessidade de aces que assegurem a no repetio das no conformidades; d) e) f) a determinao e a implementao das aces necessrias; a aplicao de meios de controlo, visando assegurar a eficcia das aces empreendidas; o registo do resultado das aces empreendidas.

8.4.3 Aces preventivas A organizao deve estabelecer e manter procedimento documentado que determine as aces destinadas a eliminar as causas de potenciais no conformidades, visando prevenir a sua ocorrncia. As aces preventivas devem ser adequadas aos efeitos das potenciais no conformidades detectadas. O procedimento deve estabelecer os requisitos para: a) determinar potenciais no conformidades, as suas causas e proceder ao seu registo;

b) avaliar a necessidade de aces visando prevenir a ocorrncia de no conformidades, determinar e implementar as aces necessrias e aplicar os meios de controlo para assegurar a sua eficcia; c) registar o resultado das aces empreendidas.

CONCLUSO A norma de gesto de recursos humanos no deve ser vista como uma metodologia de gesto, mas sim como o enunciado de um conjunto de princpios que podero ajudar as empresas, principalmente aquelas que no possuem elevadas competncias na gesto de recursos humanos, para atrair, desenvolver e manter os melhores profissionais e com isso tornarem-se mais competitivas. Ao contrrio do standard Investors in People, que indicia claramente a implementao de um determinado estilo de gesto, mais participativo e envolvente a todas as pessoas da organizao, a NP 4427 pretende estabelecer os requisitos mnimos para uma gesto dos recursos humanos que possa ser classificada de boa e adequada aos outros sistemas de gesto certificveis. Empresas certificadas pelas NP EN ISO 9001 podero, com um esforo reduzido, alargar o mbito da sua certificao NP 4427, e assim criar uma base sustentada para a manuteno dos sistemas. So as pessoas que so essa base, e como tal, devem ser geridas em conformidade. BIBLIOGRAFIA
[1] IPQ NP 4427, Sistema de gesto de recursos humanos - Requisitos.

Os requisitos genricos da norma que definem os requisitos so: responsabilidade da gesto; planeamento; gesto dos recursos humanos; e, medio, anlise e melhoria. Esta estrutura permite uma fcil interligao com o sistema de gesto da qualidade que as empresas possam ter j implementado, facilitando assim o alargamento ao mbito da nova norma de gesto de recursos humanos. As principais reas de aco (requisitos) da norma de recursos humanos so: planeamento dos recursos humanos; caracterizao da estrutura organizacional; objectivos dos recursos humanos; compensaes; sanes; gesto administrativa; recrutamento e seleco; admisso; acolhimento e integrao; comportamentos; desenvolvimento pessoal; formao; qualificao de competncias; carreiras; avaliao de desempenho; satisfao interna; e outros que so coincidentes com os das normas da qualidade como a responsabilidade da gesto, controlo dos documentos e dos dados, registos, auditorias internas, aces correctivas e aces preventivas. No seu todo, a norma exige que seja definido um sistema suportado por um manual dos recursos humanos, doze procedimentos no mximo (cinco que so coincidentes com os da qualidade, seis que so relativos gesto dos recursos humanos e um que opcional), mas que podem ser parte integrante do manual de recursos humanos e doze registos. A norma de gesto de recursos humanos no deve ser vista como um estilo de gesto, mas sim como o enunciado de um conjunto de princpios que podero ajudar as empresas, principalmente aquelas que no possuem elevadas competncias na gesto de recursos humanos, para atrair, desenvolver e manter os melhores profissionais e com isso tornarem-se mais competitivas.