RGANO ENCARGADO DE LAS

CONTRATACIONES

(OEC)
DEFINICIN

La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una Entidad.

En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento. Puede tener lacategora de gerencia, oficina, unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacin interna.

El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una cont ratacin eficiente dentro del marco normativo aplicable.

Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar cap acitados en temas vinculados con las contrataciones pblicas.

Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados, debiendo reunir como mnimo los si guientes requisitos:

1.Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas; 2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos; 3.Experiencia laboral en no menor de un (1) ao. materia de contrataciones pblicas o en logstica privada,

Subdireccin de Capacitacin del OSCE

Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y del rgano objeto de comentario estn capacitados no solamente de manera terica sino tambinprctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en general.

Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contratacionescuenten con personal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus necesidadesde bienes,sevicios y obras para el cumplimiento adecuado y oportuno del as metas y finalidades planteadas.

Un rgano encargado de las contrataciones conformado por personas calificadas en lascondiciones previstas se convertir en un principal aliado de las reas usuarias antes que enuna dependencia burocrtica que retrasa las contrataciones requeridas y n o ejecuta adecuadamente el Plan Anual de Contrataciones.

De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos fun cionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que intervienen direct amente en alguna de las fases de la contratacin estatal.

Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser cap acitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuya la bor se relaciones estrictamente con la contratacin de un bien, servicio u obra.

A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones que se encarguen de elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, participen como miembr os del comit especial y realicen actividades vinculadas a la supervisin de la ejecucin co ntractual.

Sin perjuicio de lo establecido por la normativa, es recomendable que la capacitacin se realice tambin a otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de Co ntrol Institucional Asesora Jurdica, Secretara General, Gerencia General, Titulares de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn unificar criterios entre las distintas dependencias de la Entidad lo que redundar en un mejor manejo de las compras pblicas. Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de susmetas presupuestarias establecidas, sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades.

Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad.

Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rgano encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual de Contrataciones.

Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de

Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional.

En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones.

Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado concoti zacionesPosteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no podr ser considerado como una fuente para el indicado estudio.

Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten a los montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere el monto previsto en el presupuesto institucional. Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de Contrataciones aprobado estar a disposicin de los interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan puede ser adquirido por cualquier de reproduccin. interesado al precio equivalente al costo

Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia contemplado en el artculo 4 acpite h) de la Ley.

El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como el gasto que incurrir la Entidad en fotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastos como personal, electricidad, gastos administrativos entre otros.

Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca en el Reglamento.

De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivo que permita conservar el expediente de contratacin en buenas condiciones, por un periodo mucho mayor a diez (10) aos.

Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamente deber verificar que efectivamente contiene los siguientes documentos:

1.Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmados en las especificaciones tcnicas, trminos referencia o expediente tcnico, respectivamente. En el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversin Pblica.

2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativa sobre contrataciones del Estado Disponibilidad presupuestal.

Es sumamente importante que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementos indispensables para la aprobacin del Expediente de Contratacin.

En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes legalmente imposible aprobar el expediente de contratacin.

citados, resulta

Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que haya sido modificado en algn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior.

B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

las

La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.

Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.

Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento.

Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que laco

ntratacin se enmarque en los estndares planteados para el caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente. En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad de potenciales postores a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber comunicarinm ediatamente al rea usuaria qu extremo de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo proveedor.

Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarle al rea usuaria cules sern los extremos que requieren ser afinados, de modo tal que puedan escoger las mejores alternativas que ofrece el mercado.

Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, demanera involuntaria, una caracterstica que se encuentra descontinuada en el mercado que ha sido reemplaza a por una ms evolucionada. En este supuesto, en virtud a lacoordinacin dispuesta en la normativa sobre contrataci n pblica, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad est en la obligacin de indicar al rea usuaria culesson los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caractersticadescontinuada y considerar aquella que se encuentra vigente en el mercado. Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo 11 del Reglamentode l a Ley, al ocuparse de las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para elcumpl imiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo indicado en el Artculo 13 de la Ley. Asimismo, la citada norma acota que el rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de lo que se va a contratar. Esta norma es consecuente con la coordinacin que debe existir entre el rea usuaria y el rgano encargado de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustesne

cesarios en los requisitos tcnicos mnimos; pero no debe perderse de vista que la responsable final de la determinacin de las caractersticas tcnicas es el rea usuaria.

Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el sustento tcnico necesario para establecer en su requerimiento una o ms caractersticas quesolamente las cumple un proveedor y que adems se trata de unbien o servicio que no admite sustituto, entonces corresponde iniciar el trmite para la exoneracin contemplada en el artculo 20 acpite e) de la Ley.

Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al procedimiento establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la contratacin del bien, servicio u obra objeto de la exoneracin ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad o el rgano designado para el efecto.

En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar acargo de realizar el procedimiento de exoneracin, a menos que en el documento quea pruebe la misma se designe a otra dependencia.

C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad

El artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las contrataciones en cada Entidad es responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refieredicho artculo.

La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin.

Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas reas usuarias a lo largo de un ejercicio presupuestal, a fin de determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento.

Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado artculo 20ha considerado supuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un caso de fraccionamiento, la norma ha estimado pertinente tomarlo como una excepcin. Dichos casos son los siguientes:

1. Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entida d restringi la cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente; situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores crditos presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de partidas, crditos suplementarios y recursos pblicos captados o percibidos directamente por la Entidad.

2. En el caso que con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, su rja una necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la contratacin programada aun no se haya aprobado el Expediente de Contratacin.

3. Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin con objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratos complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenes especiales.

4. Tratndose de una contratacin efectuada a travs del Catlogo de Convenios Marco.

5. En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, en aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que susbienes, servicios y obras sean de la calidad necesaria para que la Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos sean razonables en funcin a las condiciones del mercado.

Es muy importante que el rea usuaria, rgano encargado de las contrataciones, rgano de control institucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de analizar la existencia de fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a find e evitar retrasos en la contratacin programada por la Entidad.

As por ejemplo, si un rea usuaria que fue creada luego de la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, realiz durante 10 meses en el ao hizo la compra de tner para sus impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra; no se configura fraccionamiento porque la contratacin no fue dividida para cambiar de tipo de proceso de seleccin.

En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para dicha rea usuaria asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles). Dicha contratacin se encuentra fuera de un proceso de un seleccin en virtud a la cpite h) del numeral 3.3 del artculo 3 de la Ley. En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se hubiera configurado el fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar realizar el proceso de seleccin que corresponde. Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende comprar medicamentos para todo el ao pero se divide la contratacin, y se requieremen sualmente los medicamentos necesarios para cubrir la necesidad de los prximos treinta das.

D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la valor referencial

determinacin

del

El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competenci a tambin la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referid o rgano determinar lo siguiente:

1. El valor referencial. 2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores. 3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro. 4. Informacin que pueda evaluacin, de ser el caso. utilizarse para la determinacin de los factores de

5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.

Asimismo, la normativa sobre contratacin pblica obliga que el indicado estudio tome en cuenta presupuestos y cotizaciones actualizados. Estos debern provenir de personas naturales o jurdicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs de portales y/o pginas Web, catlogos, entre otros. Deber emplearse como mnimo dos (2) fuentes.

Es importante que funcionarios y servidores del rgano encargado de lascontrataci ones de la Entidad conozcan que, cualquiera fuera el nmero de cotizaciones que hayan conseguido, nicamente poseen una fuente y que slo de manera excepcional podrn elaborar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado con una sola fuente.

La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, los precios histricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes

segn el nivel de comercializacin, los descuentos por volmenes, la disponibilidad inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones de venta, las garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la contratacin de las Entidades.

Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las contrataciones Est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la estar obligada a brindarlo bajo responsabilidad. E. Suscripcin del contrato que

Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargoe s precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme.

Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamentefirme, el Comit Especial debe entregar el expediente del proces ode seleccin al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a fin que el mism o pueda citar al contratista para la firma del contrato.

El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa, teniendo en cuenta el objeto y tipo de proceso convocado.