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CENTRO DE EXTENSION UNIVERSITARIA Y PROYECCION SOCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES


UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

I CURSO TALLER DE GESTION Y ADMINISTRACIOJN DE ARCHIVOS

NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

JOS VILLA CRDOVA

KLID PISCO DEL AGUILA

JUNIO 2013

INFORME N 001 - SENAMHI-OGEI-KPDA/2013 A : Lic. JOSE VILLA CORDOVA Coordinador Tcnico - Archivos Regionales DE : KLID PISCO DEL AGUILA Especialista en Archivos Asunto Fecha : : Informe Tcnico Situacional del Archivo Central del SENAMHI Lima, 15 de Mayo del 2013

Es grato dirigirme a usted con la finalidad de hacer de su cocimiento de informarle en atencin al oficio de la referencia

I.

Marco Normativo

Art. 21 de la Constitucin Poltica del Per, sobre los documentos bibliogrficos y archivos de valor histricos, expresamente declarados bienes culturales, son patrimonio cultural de la Nacin, independientemente de su condicin de propiedad o pblica. Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e incremento del Patrimonio Documental de la Nacin del 16-05-72 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 022-75-ED Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento Decreto Supremo N 008-92JUS. Resolucin Jefatural N 076-2008-AGN/J, del 26-02-08 que aprueba el Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin. Resolucin Jefatural N 0175 SENAMHI/JSS/SGS/OTA/2001 del 31-10-01 que aprueba la Directiva N 017 , SENAMHI-JSS-SGS-OTA/2001 del 31-10-01 Seguridad de la Documentacin

Resolucin Jefatural N 0054 SENAMHI/JSS/OTA/2002 del 12-03-02, Incorporacin del Archivo Central del SENAMHI AL Sistema Nacional de Archivos de la Administracin Pblica. Resolucin Jefatural N 191 SENAMHI/JSS/SGS/OTA/2002 del 24-09-02 que aprueba el Manual de Procedimientos Archivsticos del Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa - SENAMHI. Resolucin Jefatural N 0033 - SENAMHI-JSS-SGS-OTA/2004 del 17-03-04 que aprueba la Conformacin del Comit Permanente Evaluador de Documentos el SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0347 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2009 del 30-12-09 que aprueba la Directiva N 007 SENAMHI-SGS-OTA Prevencin ante siniestros por lluvias, inundaciones e incendios en los archivos del SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0348 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2009 del 30-12-09 que aprueba la Directiva N 008 SENAMHI-SGS-OTA Plan de Recuperacin del Patrimonio Documental por lluvia, Inundacin o incendio en los archivos del SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0349 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2009 del 30-12-09 que aprueba la Directiva N 009 SENAMHI-SGS-OTA Foliacin de documentos archivsticos en el SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0170 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2010 del 26-06-10 que Aprueba el Programa de Control de Documentos PCD del SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0266 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2010 del 28-10-10 que aprueba la Directiva N 003 SENAMHI-SGS-OTA/2010 Procedimientos para la formulacin, Aprobacin y Evaluacin del P lan Anual de Trabajo de los Archivos del SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0026 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2011 del 07-02-2011, que aprueba el Instructivo para la Implementacin del Programa de Control de Documentos en los Archivos del Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa del Per - SENAMHI.

Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0091 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2011 del 19-05-2011 que aprueba la Directiva Procedimientos para la Transparencia de Documentos de los Archivos de Gestin al Archivo Central y/o Archivos Desconcentrados del SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0115 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2011 del 30-06-2011 que aprueba la Directiva Procedimientos para la Eliminacin de Documentos en el Archivo Central Y Desconcentrado del SENAMHI. Resolucin Presidencial Ejecutiva N 0277 SENAMHI-PREJ-SGS-OTA/2012 del 04-12-12- que aprueba la Directiva Procedimientos del Servicio Archivstico en el SENAMHI. BASE LEGAL: Que a travs de la Ley N 25323 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas existentes en el mbito nacional, entre las que se encuentra el Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa del Per SENAMHI, mediante la aplicacin de principios, normas, tcnicas y mtodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacin, organizacin y servicio del Patrimonio de la Nacin. Que con Resolucin Jefatural N 073-85-AGN-J, Normas Generales del Sistemas de Archivos para el Sector Pblico Nacional el Archivo General de la Nacin aprob los procesos archivsticos que permitan la uniformidad de criterios y mtodos tcnicos para la admiracin que cada entidad debe realizar sobre sus propios archivos.

II.

Antecedentes

Senamhi es la institucin del Estado Peruano, que se encarga de Recopilar, centralizar y procesar la documentacin hidrolgica, agrometeorolgica y ambiental. Entre sus objetivos tenemos el de proteger, conservar, e incrementar el patrimonio documental. Se encarga de organizar y administrar el archivo nacional meteorolgico, hidrolgico y ambiental (banco de datos). Representar al Per ante la Organizacin Meteorolgica Mundial (OMM). Brinda servicios archivsticos de calidad, con eficacia y en tiempo oportuno.

Mediante Resolucin Jefatural N 0054 SENAMHI-JSSL-SGS-OTA/2002 de fecha 19/12/2003, se crea el Archivo Central.

III.

Anlisis

El Archivo Central conserva los documentos escritos de los eventos hidrolgicos y meteorolgicos en forma de tablas o de bandas (grafos sobre grillas con escalas numricas). El Archivo Central ocupa 116 metros lineales de documentos. Los documentos registran eventos que han protagonizado los fenmenos meteorolgicos en varios aos de historia, aproximadamente desde 1950. Estos testimonios tienen valor permanente y por ello son parte de la historia meteorolgica de la Nacin Peruana. Diariamente van incrementndose y enriquecindose con los nuevos documentos que se van incorporando a este archivo para conservarlos y protegerlos.

La data histrica est disponible para usuarios internos y externos. Es una tarea fundamental en el Archivo Central y se trabaja para fortalecer las tcnicas modernas en el tratamiento de la documentacin. Parte de este trabajo consiste en aplicar el sistema de digitalizacin en algunos de los registros documentales para su conservacin e interpretacin numrica, para tener data histrica para los trabajos de investigacin del pblico usuario. Los documentos de las estaciones de observacin meteorolgica, son entregadas a las Direcciones Regionales (DD.RR.), las mismas que envan los documentos al Archivo Perifrico de donde, despus de aproximadamente 20 aos son pasados al Archivo Central.

IV.

Conclusiones

El Archivo Central est realizando una labor responsable con todas sus limitaciones, aplicando en parte la normatividad vigente. Se observan algunas deficiencias, tales como:

El espacio fsico del archivo es muy pequeo en relacin al gran volumen de documentos que maneja. Dficit de personal especializado proveniente de la escuela de archiveros. Muchas veces no se cuenta con las cajas de cartn para guardar los documentos.

Faltan equipos de reprografa, software de control documentario. Si como tambin temporizadores, luz ultravioleta contra insectos. Ozonizadores y deshumedecedores

V.

Recomendaciones

Se recomienda un sistema automatizado del fondo documental que permita conservar y optimizar la documentacin hasta su eliminacin y/o transferencia. Mantener el liderazgo entre las instituciones que la administracin pblica que conforman el Sistema Nacional de Archivos.

El sistema en lneas generales es apropiado para manejar la carga de trabajo actual, las deficiencias son ms por infraestructura, escasez de recursos humanos con formacin archivstica, as como por manejar presupuesto escaso, por lo que las recomendaciones estaran basadas en: Capacitacin permanente al personal de Archivo en procesos archivsticos, de acuerdo a las Normas Tcnicas del Sistema Nacional de Archivos (AGN). Aumentar el rea del Archivo, va un proyecto de infraestructura, considerando reas para personal administrativo, personal de apoyo, as como equipos y sistemas software de control documentario. Si como tambin temporizadores, luz ultravioleta contra insectos. Ozonizadores y deshumedecedores. Implementar una sala de Reprografa, Digitalizacin y restauracin. Cumplimiento de las Leyes y Normas Archivsticas. Mantener un stock adecuado de cajas de cartn especiales para la preservacin y conservacin de los documentos.

---------------------------KLID PISCO DEL AGUILA Especialista en Archivos