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APRENDICES:
TUTOR:
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DESARROLLO DE LA CONTEXTUALIZACIÓN:
Estructurar ideas con criterios concisos y claros de acuerdo con las normas de la
organización.
Para nuestro caso, decidimos recoger la información por medio del método de la
Observación, que consiste en registrar visualmente lo ocurre en una situacional real,
clasificando y consignando los acontecimientos necesarios de acuerdo con en el problema que
se estudia. Para facilitar la observación, se diseña un Cuestionario, que consiste en un
formato impreso, destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que la persona
consultada puede llenar por sí mismo, o en su defecto, debe diligenciar el encuestador. Puede
aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger
la información, o puede enviarse por correo, físico o electrónico, a los destinatarios
seleccionados en la muestra, o puede utilizarse para recoger información consignada por
Internet, en páginas confiables.
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existente entre éstas. Los caracteres que posee una escala de medida ordinal permiten, por
el hecho mismo de poder ordenar todas sus categorías, el cálculo de las medidas
estadísticas de posición, como por ejemplo la mediana. Ejemplo: Al asignar un número a
los estudiantes de una clase, según el orden de llegada, estamos llevando una escala
ordinal, es decir que al primero en llegar ordinal, es decir que al primeo en llegar le
asignamos el nº 1, al siguiente el nº 2 y así sucesivamente, de esta forma, cada número
representará una categoría en general, con un solo elemento y se puede establecer
relaciones entre ellas, ya que los números asignados guardan la misma relación que el
orden de llegada a la consulta.
Escala de Intervalos: está caracterizada por una unidad de medida común y constante
que asigna un número igual al número de unidades equivalentes a la de la magnitud que
posea el elemento observado. Es importante destacar que el punto cero en las escalas de
intervalos iguales es arbitrario, y no refleja en ningún momento ausencia de la magnitud
que estamos midiendo. Esta escala, además de poseer las características de la escala
ordinal, encontramos que la asignación de los números a los elemento es tan precisa que
podemos determinar la magnitud de los intervalos (distancia) entre todos los elementos de
la escala. Sin lugar a dudas, podemos decir que la escala de intervalos es la primera escala
verdaderamente cuantitativa y a los caracteres que posean esta escala de medida pueden
calculársele todas las medidas estadísticas a excepción del coeficiente de variación.
Escala de Razón: Es el nivel de medida más elevado, y se diferencia de las escalas de
intervalos únicamente por poseer un punto cero propio como origen; es decir que el valor
cero de esta escala significa ausencia de la magnitud que estamos midiendo. Si se observa
una carencia total de propiedad, se dispone de una unidad de medida para el efecto. A
iguales diferencias entre los números asignados corresponden iguales diferencias en el
grado de atributo presente en el objeto de estudio. Además, siendo que cero ya no es
arbitrario, sino un valor absoluto, podemos decir que A. Tiene dos, tres o cuatro veces la
magnitud de la propiedad presente en B.
Diseño de la Investigación: Es la metodología que nos permitirá encontrar resultados
teniendo en cuenta el objetivo o problemática a investigar y es el que logra la mejor
adaptación, esta nos describe las herramientas a utilizar para nuestro estudio y recolección,
información y resultados.
Diseño de la fase empírica: Nos permite materializar nuestra idea así como el diseñador
de modas plasma su idea en un figurín y construye unos patrones para confeccionar su
traje nosotros nos metemos en el campo de investigación, intentando estrujar la realidad
con las herramientas que hemos decidido usar para encontrar un resultado al problema de
investigación.
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DATOS PERSONALES
Nombres y Apellidos: ________________________________ Edad: ______ Sexo: M__ F__
INSTRUCCIONES
A continuación se muestran unos enunciados que están relacionados con su trabajo. Cada enunciado
ofrece 5 opciones de respuesta, desde “Totalmente de acuerdo” (1) hasta “Totalmente en
desacuerdo” (5). Usted deberá seleccionar con una “X” la opción que considere conveniente. No deje
ninguna pregunta sin contestar.
1: Totalmente de acuerdo
2: De acuerdo
3: Indeciso
4: En desacuerdo
5: Totalmente en desacuerdo
Ítem Enunciado 1 2 3 4 5
En la organización se dispone de un ambiente de trabajo adecuado para las
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labores diarias.
2 Las metas que persigue la organización están claramente definidas.
El sueldo que se recibe en la organización es atractivo en comparación a lo
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que se recibe en otras.
4 La organización ofrece posibilidades para ascender en el trabajo.
Los jefes evalúan permanentemente al personal para medir el avance de los
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objetivos propuestos.
Existe un ambiente de confraternidad entre los trabajadores de la
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organización.
En el trabajo se utiliza diferentes medios (reuniones, cartas, memorándum,
7 etc.) para mantener informados a los trabajadores de lo que ocurre en la
organización.
Los jefes y la Alta Dirección consideran las ideas de sus trabajadores en las
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decisiones que se toman en la organización.
9 El trabajo que realizo a diario permite desarrollarme personalmente.
10 El aire que se respira en el trabajo dificulta la realización de las labores.
Los objetivos planteados por la organización se encuentran bien definidos y
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claros.
La organización brinda los beneficios sociales (gratificaciones, utilidades,
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vacaciones, etc.) que corresponden según la ley.
En la organización se encuentra claramente establecido la hora de ingreso y
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salida del trabajo.
Las tareas a realizar por cada trabajador en la organización están constituidas
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de manera lógica y coherente.
La información que se transmite entre las diversas áreas de la organización es
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clara, correcta y oportuna.
16 En la organización la misión y visión es conocida por todos los trabajadores.
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Ítem Enunciado 1 2 3 4 5
17 Los trabajadores pueden justificar sus tardanzas en el trabajo.
Los supervisores capacitan al personal para desarrollar sus habilidades y
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destrezas en el trabajo.
19 Existe confianza entre trabajadores jefes y subordinados en la organización.
20 Los jefes toman decisiones en sus respectivas áreas de trabajo.
21 El trabajo que realizo a diario representa todo un desafío para mí.
22 La iluminación con que se cuenta en el trabajo, es inadecuada para trabajar.
El propósito que persigue la organización, no es comprendida por todos los
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trabajadores.
24 El sueldo que se recibe en el trabajo está acorde con la labor desempeñada.
La organización exige a los trabajadores cumplir sólo las horas que
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corresponden al turno normal de trabajo.
En el trabajo, previamente los jefes coordinan las actividades con los
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trabajadores, para que estos las ejecuten de manera satisfactoria.
La manera como está estructurada la organización ayuda a mejorar la
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comunicación entre los diferentes departamentos y áreas en el trabajo.
28 Se cuenta con acceso a la información necesaria para realizar el trabajo.
Cada trabajador puede decidir y dar solución a los problemas que se
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presentan al ejecutar sus labores.
El trabajo que se realiza en la organización permite poner a prueba mis
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conocimientos y capacidades.
La presencia de ruidos molestos dificulta la realización de las labores en el
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trabajo.
Los trabajadores están comprometidos por alcanzar las metas trazadas por la
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organización.
33 La organización paga puntualmente el sueldo a sus trabajadores.
Cuando se presentan dificultades en el trabajo, es frecuente recibir apoyo de
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compañeros de las diferentes áreas.
Cuando se presentan problemas en el trabajo es fácil identificar el área
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responsable que debe de resolverlas.
Los trabajadores pueden acceder a comunicarse con los directivos para dar a
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conocer lo que sucede al interior de la organización.
El trabajo que realizo a diario representa para mí algo más que un simple
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trabajo.
Es frecuente escuchar a los trabajadores quejarse por la temperatura de los
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ambientes en el trabajo (exceso de frío o calor).
39 Los trabajadores persiguen los objetivos trazados por la organización.
El sueldo que se gana en el trabajo permite satisfacer mis necesidades y las
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de mi familia.
41 En el trabajo se tiene la seguridad de no ser despedido en el futuro.
Los jefes programan y planifican el trabajo diario estableciendo prioridades y
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tomando en cuenta los recursos disponibles y el tiempo para ejecutarlo.
Existe cooperación entre los trabajadores de las diferentes áreas de la
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organización
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Ítem Enunciado 1 2 3 4 5
En la organización las actividades que ejecuto a diario están acorde con las
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funciones establecidas en mi contrato.
La organización provee de equipos y materiales necesarios para trabajar
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adecuadamente.
En el trabajo se pagan las horas trabajadas adicionales al turno normal de
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trabajo.
47 En el trabajo se capacita continuamente al personal.
Los jefes brindan el apoyo necesario para resolver los problemas que se
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presentan en el trabajo.
49 En el trabajo existen diferentes canales o medios para comunicarse.
50 Cada trabajador es autónomo en la ejecución de su trabajo.
Sin embargo se evidenció que era muy largo y tedioso para las personas que accederían a
responderlo; por eso se cambió el formulario anterior por este:
DATOS PERSONALES
Nombres y Apellidos: ________________________________ Edad: ______ Sexo: M__ F__
INSTRUCCIONES
El propósito de este Cuestionario es encontrar áreas de oportunidad que nos permitan mejorar el
clima de trabajo en la Organización.
Recuerda que las respuestas son opiniones basadas en su experiencia de trabajo, por lo tanto no
hay respuestas correctas ni incorrectas.
Lea cuidadosamente cada uno de los enunciados y marca la respuesta que mejor describa su
opinión.
Tiene la opción de elegir NA (no aplica) en los casos que así lo considere.
A. SOBRE MI TRABAJO
1. Tengo definidas claramente las funciones de mi puesto y mis límites de responsabilidades.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
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A. SOBRE MI TRABAJO
2. Para desempeñar las funciones de mi puesto tengo que hacer un esfuerzo adicional en el
trabajo.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
3. Me gusta mi trabajo
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
5. Tengo la flexibilidad de cómo hacer mi trabajo siempre y cuando llegue a los mejores
resultados
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
8. Considero que necesito capacitación en algún área de mi interés y que forma parte importante
de mi desarrollo.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
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2. Las relaciones interpersonales son cordiales y abiertas entre los miembros de mi organización.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
3. Hay evidencia de que la falta de conocimiento sobre las funciones del personal de alguna
dependencia ha provocado quedar mal con los clientes.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
4. Bajo las mismas circunstancias y condiciones se perciben diferencias en las cargas de trabajo.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
D. SOBRE LIDERAZGO
1. Observo que mi jefe solicita mis ideas y propuestas para mejorar el trabajo.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
2. Hay evidencia de que mi jefe me poya utilizando mis ideas o propuestas para mejorar el
trabajo.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
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E. SOBRE LA ORGANIZACIÓN
1. Los eventos de convivencia cumplen con el objetivo de lograr el acercamiento y convivencia
entre el personal de la empresa.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
2. Cuando hay una vacante, primero se busca dentro de la misma organización al posible
candidato.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
3. Existe reconocimiento por parte de la Alta Dirección para el personal por sus esfuerzos y
aportaciones al logro de los objetivos y metas de la organización.
TA: 1 2 3 TD: 1 2 3 NA
EN GENERAL
¡Muchas gracias por su apoyo y su valiosa cooperación. Todos sus comentarios serán
tomados en cuenta y facilitaran el mejoramiento continuo de nuestra Organización!
Los resultados que arroje este o cualquier cuestionario nos ayudarán a diagnosticar el
manejo del tiempo, del cual para su debida administración tratamos dos temas importantes:
Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas
al máximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer
uso del tiempo, el recurso más preciado, en forma eficiente.
La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma
regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.
Manejar su tiempo le obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal
y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le
ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está
sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el
cansancio.
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Controle su tiempo
Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta sección encontrará artículos,
enlaces, y otros recursos). Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en
ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:
Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve
una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías
como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida,
descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde
con sus responsabilidades.
Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que
quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo
estimado a cada una y establezca sus prioridades.
Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán
comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las
herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios,
planificadores, etc.
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar
el tiempo suelen ser:
- Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
- Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo
- Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas,
visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un
papel muy visible (en su teléfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande: LO
QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA
MIS OBJETIVOS?
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión,
sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.
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Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin
Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante),
será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su
resolución, no presionan sobre nosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre
ellas.
Los "Robatiempos"
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden
a los Cuadrantes 1 o 2.
Urgente No Urgente
Cuadrante 1: Cuadrante 2:
Importante Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Planificación, Visión, Valores,
Fechas Límites, Problemas Acuciantes. Preparación, Recreación verdadera.
Cuadrante 3: Cuadrante 4:
No Importante Interrupciones Varias, Reuniones Actividades de Evasión, Trivialidades,
Imprevistas, Visitas Inesperadas. Pérdidas de Tiempo.
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Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida,
transformándonos en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía
autocumplidora: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y
manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es
lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender sólo
lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de
interpretación de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de
planificar el futuro es un privilegio reservado a personas "exitosas" que atraviesan una
circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.
Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el éxito de
una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su
circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a
quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio
central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.
Para terminar este avance, se tendrán en cuenta las Necesidades Humanas al momento de
evaluar el Clima Organizacional. Estas necesidades se recomienda evaluarlas de acuerdo
a la teoría de Abraham Maslow, que mención que el ser humano dispone de las siguientes
necesidades, jerarquizadas de la siguiente forma:
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Necesidades de estima: Maslow describió dos tipos de necesidades de estima: una alta y
otra baja.
La estima alta concierne a la necesidad del respeto a uno mismo, e incluye sentimientos tales
como confianza, competencia, maestría, logros, independencia y libertad.
La estima baja concierne al respeto de las demás personas: la necesidad de atención, aprecio,
reconocimiento, reputación, estatus, dignidad, fama, gloria, e incluso dominio.
De acuerdo a como cada ser humano vaya satisfaciendo sus necesidades básicas y se
vaya desarrollando, así será su rendimiento laboral.
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Asamblea de
Accionistas
Junta Directiva
Director de Director de
Planeación Informática
Gerente General
Director de Director
Calidad Jurídico
Subgerente Subgerente
Subgerente de
Comercial y de Administrativo
Producción
Mercadeo y Financiero
Director de Director de
Compras Tesorería
Director de Director de
Documentación Cartera
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ASPECTOS INTERNOS
Fortalezas Debilidades
Conocimiento técnico del producto Poca oportunidad para exceder a un crédito
Conocimiento de nuestros clientes y sus Poco conocimiento en la mano de obra
necesidades experimentada
Innovación No estamos a la vanguardia de la tecnología
Mentalidad de emprendedor Ubicación de la empresa
Perseverancia
ASPECTOS EXTERNOS
Oportunidades Amenazas
Ser una empresa innovadora y creativa Cambio en la política del gobierno
Nuevas oportunidades de negocio y ventas Incendios, robos, inseguridad
Nuevas políticas de gobierno y algunas reformas Competencia fuerte o desleal
Ser proveedor Medio ambiente
Nuevos productos que disminuyan costos y nuevos Accidentes o enfermedades
clientes que impongan la moda en la práctica del En la parte financiera
deporte. Técnica, transformaciones de insumos, logística y
Productividad mantenimiento de maquinaria de producción.
Calidad Sistema, base de datos, redes
Diferencia en el mercado
Maximizar recursos
Lograr rentabilidad
Metas:
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LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN
COMERCIALIZACIÓN
DE LA PRODUCCIÓN
PLANEACIÓN DE LA
PRODUCCIÓN
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INFRAESTRUCTURA
PLANEACIÓN DE
OPERACIONES
PRODUCCIÓN
LOGÍSTICA E
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DIRECTRIZ DE LA PROCESO(S)
OBJETIVO DE CALIDAD
POLÍTICA DE CALIDAD IMPLICADOS
Direccionamiento estratégico
Mejorar los canales de
Planeación de operaciones
Lograr la satisfacción comunicación con nuestros
Comercialización
clientes y proveedores,
permanente de las Gestión de compras
satisfaciendo sus necesidades,
necesidades y expectativas de Gestión financiera
expectativas y requisitos.
nuestros clientes y cumplir con Gestión informática
los parámetros legales, Direccionamiento estratégico
Garantizar la mejora continua
Gestión integral y mejoramiento
corporativa.
continuo
Crecer corporativamente,
Comercialización
agregando valor a la
Gestión financiera
Organización.
Garantizar la correcta
manufactura de nuestros
asegurando estándares de
productos, cumpliendo con las Producción
calidad, seguridad y
especificaciones técnicas dadas
mejoramiento continuo de los por el cliente.
procesos de producción y Garantizar la oportuna
comercialización de productos, distribución de nuestros Logística e Infraestructura
productos.
Garantizar la protección de la
información que sea relevante a Gestión documental
la Organización.
para lo cual contamos con un
Fortalecer las competencias del
talento humano capacitado y
personal con base en la calidez,
plenamente comprometido
manteniendo un clima laboral Talento Humano
que mantiene una integración que garantice su compromiso y
armónica con la sociedad y el alto sentido humano.
entorno ambiental.
RESPONSABLE
OBJETIVO DE CALIDAD ESTRATEGIA(S)
PRINCIPAL
Mejorar los canales de
Proyectar el nivel de fluidez en los
comunicación con nuestros
diferentes canales de comunicación entre
clientes y proveedores, Gerente General
la empresa y los clientes y entre la
satisfaciendo sus necesidades,
empresa y sus proveedores.
expectativas y requisitos
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RESPONSABLE
OBJETIVO DE CALIDAD ESTRATEGIA(S)
PRINCIPAL
Realizar actividades permanentes de
Garantizar la mejora continua capacitación relacionadas con gestión Subgerente de Gestión
corporativa integral, encaminadas a la mejora Integral
continua.
Plantear oportunidades de
Crecer corporativamente,
comercialización viables que propendan a
agregando valor a la Subgerente Comercial
aumentar nuestros clientes nacionales e
Organización
internacionales.
Plantear oportunidades de mejora de la
Garantizar la correcta Subgerente de
producción, que cumplan con las
manufactura de nuestros Producción
especificaciones técnicas corporativas.
productos, cumpliendo con las
Programar en forma acertada actividades
especificaciones técnicas dadas Director de
de mantenimiento preventivo que mejore
por el cliente Mantenimiento
la producción.
Garantizar la oportuna
Plantear las mejores rutas de distribución Subgerente de
distribución de nuestros
del producto terminado. Producción
productos
Garantizar la protección de la Indagar sobre las mejores oportunidades
Director de
información que sea relevante a de protección de documentación
Documentación
la Organización corporativa.
Fortalecer las competencias del
personal con base en la calidez, Diseñar actividades de fortalecimiento de Subgerente
manteniendo un clima laboral las competencias de los empleados de la Administrativo y
que garantice su compromiso y Organización. Financiero
alto sentido humano
Gerencia
General
Subgerencia
Subgerencia Subgerencia Subgerencia
Administrativa
de Planeación Comercial de Producción y Financiera
Departamento de Departamento
Documentación de Tesorería
Con base en lo anterior, se establecen los Perfiles de Cargos y competencias para cada
cargo a definir, comenzando por los cargos responsables del buen funcionamiento de la
Organización, en cinco unidades específicas: la Gerencia General, la Subgerencia de
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Se identificaron 48 cargos. Se decidió realizar la descripción para los cargos que serían
primeros en activarse en el momento de la constitución de la Empresa, utilizando el
siguiente modelo, con su encabezado y explicación:
Aclarando que:
- En donde va “AMALUR S.A.S.” es el lugar del logo de la Compañía.
- El encabezado siempre debe decir: “Sistema de Gestión Integral”, seguido del nombre
del documento. Para el código del mismo, en este caso usaremos la denominación DCO
para las Descripciones de Cargos y Competencias, seguida de THU que indica que se
trata del proceso de Talento Humano, y las “ZZ” serán el número consecutivo de los
cargos, quedando DCC-THU-ZZ. Aplicando la lógica por documento, será: DCC-THU-
01, DCC-THU-02 y así sucesivamente.
- En este ejemplo no aplicaremos las firmas de elaboración, revisión y aprobación, para
no hacer más extenso el documento de lo que es.
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CRITERIOS DE DESEMPEÑO:
1N FUNCIONES PRINCIPALES
2n Funciones Secundarias
3n Funciones Ocasionales
4n Funciones Generales a todos los cargos
IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO:
ESPECIFICACIONES
FACTORES
Nivel Académico
Experiencia
Conocimiento y Adiestramiento
Habilidades Iniciativa
Habilidad manual
Consistencia del trabajo
Por supervisión (LO QUE SE REQUIERE PARA EL DESEMPEÑO DEL
Por contactos CARGO, DE ACUERDO A CADA ÍTEM A DIGITAR.
Por maquinaria, equipo y valores PARA TODOS LOS CAMPOS DE ESPECIFICACIONES,
Responsabilidad SALVO QUE SE INDIQUE OTRA COSA, SEGÚN EL CARGO
Por materiales y productos
SE INDICARÁ UNA DE TRES VARIABLES: ALTO, MEDIO O
Por errores
BAJO).
Por datos confidenciales
Físico
Esfuerzo Visual
Mental
Ambientales
Condiciones de
Riesgos del cargo
Trabajo Realización del trabajo
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- Director Comercial
- Asesor Comercial Regional
- Emplear los canales y los protocolos de comunicación internos y externos establecidos por
la Organización.
- Presentar informes sobre los avances del desarrollo de los programas.
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Protocolo de Eventos
Conformar Comités: Organizador y demás comités.
- Aplicar el manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del
evento.
- Identificar el perfil de los integrantes de cada comité y precisar las responsabilidades de
cada uno.
- Identificar las fases del proceso administrativo.
- Aplicar el proceso administrativo.
- Establecer los medios de comunicación entre los diferentes comités.
- Identificar e interpretar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con la planeación del
evento y conformación de los comités requeridos, de acuerdo con el tipo de evento.
- Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con la planeación del evento y la
conformación de los comités requeridos, de acuerdo con el tipo de evento.
Definir actividades y responsabilidades de los integrantes de los comités.
- Aplicar el manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del
evento.
- Determinar las funciones y responsabilidades del comité organizador, y funciones y
responsabilidades de cada comité.
- Definir las funciones y responsabilidades de los integrantes de cada comité.
Elaborar cronogramas, general y por comités.
- Realizar cronogramas de actividades para cada comité y para cada uno de los integrantes.
- Planear la agenda, de acuerdo con el tipo de evento.
- Ajustar la agenda de acuerdo con el tipo de evento.
- Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con eventos, definición de actividades y
responsabilidades de los integrantes de los comités.
- Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, en la elaboración de la agenda del evento.
Prever los diferentes contactos (asistentes, invitados, ponentes y otros).
- Identificar las características del evento.
- Establecer el perfil profesional de los asistentes al evento.
- Determinar el perfil de los conferencistas o ponentes.
- Aplicar las normas técnicas colombianas y de calidad para la elaboración y presentación de
documentos.
- Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, en las comunicaciones con los diferentes contactos,
relacionados con el evento.
Prever la infraestructura, los equipos audiovisuales y los sistemas de seguridad, de acuerdo
con el tipo de evento.
- Proponer y definir la ubicación geográfica y el sitio para la realización del evento.
- Identificar los sistemas de seguridad.
- Determinar los sistemas de seguridad.
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Para mostrar los resultados solicitados, mostramos un Protocolo de eventos, que consiste en la
indicación de pasos y responsabilidades para diseñar un evento corporativo.
OBJETIVO
CONCEPTOS
o Su sociabilidad,
o Su oficialidad, y
o Su relevancia.
Ceder el paso o el lugar de honor en toda la escala de las jerarquías es un derivado del orden de
precedencia. El evento no crea jerarquías, solo las reconoce.
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Para eventos de gran trascendencia, debemos tener en cuenta la precedencia, es decir, el orden
de cargo o responsabilidad que tenga un invitado.
ORDEN DE PRECEDENCIA:
En Vehículos o Carruajes:
En el asiento de fondo, a la derecha, irá la persona de más alto rango, por ser el lugar de honor.
En Testeras:
En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El
orador principal vendría a ocupar el asiento número dos, siguiéndole el resto en orden de
precedencia.
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AUDITORIO
7 5 3 1 2 4 6
En Estrados:
En Mesas:
Mesa rectangular para comida con señoras. (La precedencia de las señoras se ha indicado con
letras, por orden alfabético).
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MESAS CIRCULARES
Mesa circular para hombres solos con una cabecera.
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Tres personas.
Cuatro personas.
o Manifestaciones de pie:
Cóctel: de preferencia se ofrece en la tarde, de 7:00 p.m. a 9:00 p.m.
Vino de Honor: de preferencia se ofrece entre las 12:30 pm y las 3:00 p.m.
Copa de Champaña: se ofrece al término de algún acto solemne.
o Manifestaciones Mixtas:
Recepciones: manifestación protocolar de 8:30 p.m. en adelante. Se inicia con un cóctel y
luego sigue con una comida.
o Manifestaciones sentados:
Almuerzos: se invita a la 1:00 p.m.
Té u onces: se invita a las 5:00 p.m.
Comida: se invita aproximadamente a las 9:00 p.m.
o Manifestaciones de Gala:
Cena: se invita aproximadamente a las 9:00 p.m.
Banquetes: son comidas nocturnas que tienen un significado de gran solemnidad,
generalmente se ofrecen en honor de una distinguida autoridad.
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1.- El programa
La estructura del programa es el primer paso y es por lo tanto, un elemento central para el
correcto desarrollo de una ceremonia y es al mismo tiempo, la guía para la elaboración del libreto.
La falta de conocimiento respecto del orden de los oradores cuando pronuncian un discurso es
posiblemente uno de los errores más comunes, es por esto, que es preciso señalar que
corresponde que haga uso de la palabra, en primer término, la persona de menor rango. Hablará
como último de los oradores quién preside dicho acto o ceremonia. Con todo, es importante
señalar que en los funerales el orden de los oradores, por el contrario, debe iniciarse con la
persona de mayor rango y no debe considerarse el uso de vocativos.
Como criterio al momento de definir quiénes harán uso de la palabra se puede establecer dos:
a) Duración del acto o ceremonia
b) Rol de los oradores
2.- El libreto
A continuación se presenta el esquema de un libreto, señalándose al mismo tiempo, como se
debe ir estructurando su contenido:
• Saludo
Muy buenos días ( o tardes o noches) Señoras y Señores ( en este punto sí es necesario se
resalta la presencia de la persona que da realce a la ceremonia)
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• Introducción
Breve resumen del motivo que convoca a los asistentes.
• Himno Nacional (si es necesario)
• Inicio del programa
En este punto comienza a desarrollarse el programa. En primer lugar entrega las palabras el
dueño de casa y las últimas palabras son de la persona con mayor rango.
• Número artístico (si se requiere)
Si la situación lo amerita se puede incorporar un número artístico, claro que éste deberá ser
sobrio y por sobre todo, tener correspondencia con el acto.
El libreto debe estar escrito con mayúsculas y debe ser entregado al maestro de Ceremonia el día
anterior de la misma.
El rol esencial del maestro de ceremonias es presentar a las autoridades que harán uso de la
palabra, por lo tanto, no es principal actor, por tal motivo, jamás debe saludar a cada una de las
autoridades usando los vocativos que están reservados sólo para los oradores, lo correcto es que
salude en forma general la presencia de ellas.
Se debe prever cada acción, movimiento o palabra del maestro de ceremonias, hay que evitar las
improvisaciones. Antes de la ceremonia se debe revisar la nómina de connotados que darán
realce al acto, así no se nombrará a aquellos que a última hora no asisten.
Hay que destinar un espacio físico para el maestro de ceremonias, idealmente se le debe ubicar a
un costado del pódium, así se evita mantenerlo de pie detrás del podio, aparte que es incómodo,
éste se transforma en un elemento de distracción para el público.
Las palabras y frases: “A continuación”, “Enseguida”, “prosiguiendo con esta ceremonia”, “Verán –
o escucharán- Uds. a continuación, etc.”., ayudan a hilar el acto. Ejemplo: “Enseguida, hará uso
de la palabra el Director de… el Doctor...”. El maestro de ceremonias no debe salirse del libreto, ni
menos calificar el discurso de los oradores. Jamás deberá decir: “Después de las hermosas
palabras pronunciadas por...”.
DELEGACIÓN DE COMITÉS:
Comité de Planeación:
Será dirigido por el Subgerente de Planeación. Su responsabilidad está encaminada en medir el
impacto del evento a realizar, y definirá los parámetros para los demás comités.
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Comité de Logística:
Será responsabilidad del Subgerente de Producción, con apoyo del Subgerente Comercial. Su
responsabilidad está encaminada en la logística del evento, en trabajo conjunto con el Comité de
Compras. Tendrá la responsabilidad de ejecutar lo referente en el Comité de Planeación en la
coordinación del evento como tal, la distribución del lugar, la ubicación de medios tecnológicos,
etc.
Comité de Medios:
Será controlado por el Subgerente Administrativo y Financiero. Medirá los efectos del evento
realizado, y publicará en medios (de ser autorizado por el Gerente General) los aspectos positivos
del mismo.
Comité de Evaluación:
Es exclusividad del Gerente General. Su función es de evaluar el evento y levantar las medidas
correspondientes de evaluación, y acciones a seguir para mejorar futuros eventos.
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