NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

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NORMATIVO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL I. CONSIDERACIONES GENERALES

El presente Manual establece el procedimiento bsico, formularios e instructivos para manejar el fondo rotativo. Con la finalidad de precisar conceptos, seguidamente se sealan algunas caractersticas particulares de este mecanismo de ejecucin de gastos: A. Los fondos rotativos a constituirse de acuerdo a lo establecido en este Manual, tendrn las siguientes denominaciones: 1. Por Resolucin, de la Tesorera Nacional, se constituir un fondo rotativo con imputacin o sin imputacin presupuestaria, el cual se denominar Fondo Rotativo Institucional. a) Entindase por fondo rotativo con imputacin presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido predeterminado y la ejecucin del rengln de gasto es invariable. Entindase por fondo rotativo sin imputacin presupuestaria, aquel cuyo destino del gasto no ha sido predeterminado y la ejecucin del rengln de gasto es variable. Por Resolucin de la Autoridad Jerrquica Superior de cada Institucin, se constituirn con cargo al fondo rotativo institucional, el fondo denominado Fondo Rotativo Interno. Entindase por fondo rotativo interno con imputacin presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido predeterminado y su ejecucin es invariable. Entindase por fondo rotativo interno sin imputacin presupuestaria aquel cuyo destino del gasto no ha sido predeterminado y su ejecucin es variable.

1. Acuerdo del Ministerio de Finanzas Pblicas No. 06-98 y Acuerdo No.19-98, modificatorio del Artculo 9 del Acuerdo Ministerial No. 06-98, por los cuales se aprueban las normas para la Administracin de Fondos Rotativos para las instituciones del Estado, dependientes del Organismo Ejecutivo y se aprueba el presente Manual. 2. Las normas especficas que se establezcan en las resoluciones de constitucin de cada fondo rotativo. C. La provisin de fondos para la constitucin, incremento o reposicin de fondos rotativos se har mediante el siguiente mecanismo administrativo: 1. Fondo Rotativo Institucional: a. El formulario a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Pblicas para la constitucin, incremento o reposicin de un Fondo Rotativo Institucional ser el documento Comprobante nico de Registro. b. El documento Comprobante nico de Registro, a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Pblicas para la reposicin del Fondo Rotativo Institucional, a los fines de su firma por las autoridades sealadas en el Instructivo de dicho documento, deber estar respaldado por: i. Formulario FR-02 Resumen de Gastos del Fondo Rotativo Institucional, el cual contiene el estado de situacin del fondo, un resumen con la imputacin presupuestaria de los gastos y pagos efectuados por los fondos rotativos internos que solicitan la reposicin, as como de sus respectivos montos. ii. Formularios FR-03 Relacin de Gastos del Fondo Rotativo Interno, los cuales contienen las relaciones de comprobantes debidamente imputados de los gastos realizados, nmeros de comprobantes, beneficiarios, monto, as como los estados de situacin de cada fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo institucional. Una vez firmado el Comprobante nico de Registro por las autoridades correspondientes del Ministerio, cuando se trate de instituciones pilotos, la documentacin sealada deber quedar archivada en el rea de Contabilidad de la Unidad de Administracin Financiera (UDAF).

b)

2.

a)

b)

B. Su operatoria se rige por las siguientes disposiciones:

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2. Fondos Rotativos internos a. El formulario a tramitar por el responsable del Fondo Rotativo Institucional para la constitucin, incremento o reposicin del fondo rotativo interno, con cargo a dicho fondo, ser el documento Fondo Rotativo Interno (Formulario FR-01). b. El documento Fondo Rotativo Interno (Formulario FR-01) a tramitar por el responsable del fondo rotativo institucional para la reposicin del fondo rotativo interno, deber estar respaldado por el Formulario FR-03 Relacin de Gastos del Fondo Rotativo Interno, el cual contendr una relacin de comprobantes debidamente imputados, nmero de comprobante, beneficiario, monto, as como el estado de situacin del fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo institucional. Una vez firmado el Formulario FR-03 por los funcionarios responsables del fondo rotativo interno, la documentacin de soporte, constituida por las facturas conformadas y constancia de recepcin conforme de los bienes y servicios recibidos, deber quedar bajo el resguardo del encargado de Contabilidad de la Unidad Ejecutora Correspondiente. 3. Apertura de Cuentas de Depsitos Monetarios: Para el manejo del Fondo Rotativo es necesario la apertura de una cuenta depsitos monetarios con el nombre de Fondo Rotativo Institucional SESAN, en la cual deben registrarse firmas mancomunadas, con esta cuenta slo debern cancelarse compras directas de pagos que no pueden esperar el trmite de orden de compra. 4. Responsable del Fondo Rotativo: Previo a efectuar cualquier pago el responsable del Fondo Rotativo, debe velar que toda la documentacin de soporte de la facturacin cumpla con todos los requisitos establecidos.

PAGOS POR MEDIO DE TRANSFERENCIA BANCARIA

Cuando los montos excedan a los establecidos para pago por medio de cheque (Fondo Rotativo Institucional), deber realizarse orden de compra dentro del sistema de SIGES para su cancelacin por medio de transferencia bancaria. Registro de Cuenta Monetaria en Tesorera Nacional: Para el manejo del pago por medio de transferencia bancaria es necesario la apertura de una cuenta depsitos monetarios, dicho registro deber realizarse ante Tesorera Nacional del Ministerio de Finanzas Pblicas por medio del formulario TNCM-04 dentro del cual deber consignarse toda la informacin del proveedor.

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1.

Orden de Compra

2.

Elaboracin del Compromiso:

El encargado de compras deber operar dentro del sistema de Siges la orden de compra, la cual deber contener la informacin del bien o servicio a adquirir, verificando que se haya cumplido dentro del expediente con todos los requisitos legales aplicables.

El encargado de presupuesto deber operar el cur del compromiso dentro del sistema de Siges, afectando las estructuras presupuestarias correspondientes. 3. Aprobacin del Compromiso:

El encargado de Siaf verificar el expediente completo y si todo se encuentra en orden y contiene la documentacin de soporte aplicable proceder a aprobar Cur de Compromiso del gasto.

Firmas del Documento: Encargado de Compras, Encargado de Contabilidad y Director Administrativo.

Firmas del Cur de compromiso: Jefe de Siaf y Director Financiero

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4.

Elaboracin de Liquidacin:

6.

Presupuestar Devengado:

Aprobado el compromiso, el encargado de compra puede iniciar el proceso de liquidacin del gasto donde deber consignar el valor a liquidar as como los datos de la factura o documentos administrativos de gasto (Resolucin, formularios de viticos, planillas, etc.) con las deducciones a las que estn afectos. 5. Aprobacin de Liquidacin:

El encargado de Presupuesto elaborar el cur de Devengado dentro del sistema de siges afectando las estructuras presupuestarias correspondientes, este proceso afectar directamente la disponibilidad presupuestaria.

7.

Aprobacin de Cur de Devengado:

Nuevamente se traslada a la mesa de Contabilidad General quien deber verificar y aprobar si todo se encuentra en orden o rechazar para su modificacin.

El jefe de Siaf verificar la informacin consignada, revisar el expediente y proceder a aprobar el cur de Devengado si no hubiere ningn inconveniente.

Firmas: Contador General, Encargado de Presupuesto y Director Administrativo.

Firmas Cur de Devengado: Jefe de Siaf y Director Financiero

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8.

Solicitud de Pago:

ELABORACION DE CAJA FISCAL (FORMA 200-A3)

Constituye los registros contables de las Instituciones Gubernamentales (Individualizados), para el efecto se detallan todos los INGRESOS Y EGRESOS efectuados en un mes calendario. Su manejo es responsabilidad del rea Financiera y de los involucrados en el manejo de recursos financieros. La Direccin Financiera deber trasladar las copias correspondientes, el da cinco (5) de cada mes a la Contralora General de Cuentas. Por lo tanto la Encargada del Fondo Rotativo, debe trasladar oportunamente al encargado de contabilidad, los documentos de soporte para la operatoria de la Caja Fiscal dentro de los cuales se pueden mencionar: 1. 2. 3. 4. Recibos 63-A2 para reportar los ingresos reales de la Institucin;. Cur de Fondos Rotativos con sus respectivas facturas originales. Viticos completos firmados sellados y revisados. Otros que no se consideren del giro normal de la Institucin, siempre y cuando ingresen a las arcas del SESAN.

Finalmente con todos los procesos anteriores finalizados y con expediente completo a la vista, el Contador General proceder a solicitar el pago correspondiente dentro del Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), para luego archivarlo, derivado de su responsabilidad de custodia de la informacin, la cual estar sujeta de fiscalizacin por la Auditora Interna, as como el ente rector (Contralora General de Cuentas).

Fase solicitud de pago

Formato 200-A2 Caja Fiscal el cual registra los Ingresos y Egresos mensuales de la SESAN.

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DOCUMENTACION DE SOPORTE FONDO ROTATIVO

1. Pedido y Remesa: y/o servicios. Previo a pedido y remesa, en de Contrataciones del los requisitos la forma

2.

El pedio y remesa debe contar con el Vo.Bo. del Director Administrativo; El Pedido y remesa debe contar con el visado de la seccin de presupuesto, en el cual indique que se cuenta con la disponibilidad presupuestaria, y el rengln a afectar; Si la adquisicin realizada es de bienes y/o suministros debe contarse con la respectiva Constancia de Almacn y Inventario, donde haga constar que estos fueron ingresados a la Institucin;

3.

Nace por la necesidad de adquirir bienes, materiales efectuarse cualquier erogacin debe contarse con el cumplimiento al artculo 15 del Reglamento de la Ley Estado y su Reglamento, el cual deben llenarse todos requiere.

4.

Es necesario cumplir con la elaboracin de la Forma 1-H, Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario.

5.

Si la adquisicin es de servicios (reparacin de vehculos, mobiliario y/o equipo debe adjuntarse la certificacin de inventarios donde se haga constar que el bien es propiedad de la Institucin as como la constancia de la Direccin Administrativa de haber recibido el servicio a satisfaccin. Las facturas emitidas por mquina cajas registradoras autorizadas de forma mecnica o computarizada, bebern contener, como mnimo y en forma claramente legible, la informacin siguiente:

6.

NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo.Bo. DE JEFE DEL DEPARTAMENTO.

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La denominacin factura; Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razn o denominacin social y nombre comercial, si es persona jurdica; Nmero de Identificacin Tributaria del contribuyente emisor. Nmero de resolucin por la Administracin Tributaria donde autoriz la emisin de las facturas y rango autorizado. Nmero de la factura Factura a nombre de la Institucin en forma completa SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL abreviado SESAN. Nmero de Identificacin Tributaria de la Institucin es 4125567-4 Descripcin de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores. El precio total de la operacin, con inclusin del impuesto, as como l a indicacin de descuentos si los hubiere. Lugar y Fecha de la emisin. (Colocar despus del nmero) Toda factura debe ir identificada en que rgimen se encuentra, como se define a continuacin:

7. Las facturas emitidas al dorso deben estar debidamente justificadas firmadas y selladas por el Director Administrativo y Financiero, as como el respectivo sello del Almacn.
SELLO PARA FACTURA

Para Direcciones Regionales es necesario colocar sello de Ingreso para verificar en que nmero de Tarjeta Kardex ingreso el producto.

8. 9.

Las facturas cambiarias, debe adjuntarse el respectivo recibo de caja. El Fondo Rotativo debe liquidarse ante la Unidad Financiera, la tercera semana de cada mes cuando su monto exceda de un veinticinco por ciento del monto total. La liquidacin del Fondo ante la Unidad de Administracin Financiera, ser por medio del FR03, debindose listar cuidadosamente las facturas pagadas.

10.