"NAGU 3.

60 COMUNICACION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

NAGU.360 COMUNICACION DE OBSERVACIONES Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar oportunamente observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos en los hechos observados, a fin que en un plazo perentorio establecido, presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su oportuna evaluacin y consideracin en el informe correspondiente. Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora en armona con los objetivos establecidos, y constituyen las deficiencias o irregularidades evidenciadas tcnicamente en la entidad auditada. Las observaciones fundamentan las conclusiones y recomendaciones del informe, y deben cumplir los siguientes requisitos: a. b. c. Estar basadas en hechos y respaldados con evidencias. Ser objetivas. Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de soporte para las conclusiones y recomendaciones.

El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos y constarn en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados. Para revelar completa y claramente los hallazgos, estos contarn necesariamente con los atributos de: Condicin. Criterio. Causa y Efecto La comunicacin de observaciones es el proceso mediante el cual el auditor, una vez evidenciados los hallazgos, cumple en forma inmediata con darlos a conocer a los funcionarios y servidores de la entidad examinada comprendidos en los hechos, para que presenten sus respectivos descargos documentados. El auditor encargado debe comunicar las observaciones a fin de otorgar el ejercicio del derecho de defensa de las personas comprendidas en las mismas, en observancia a las disposiciones legales vigentes. La comunicacin se efecta por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su recepcin. La referida accin permite al auditor contar con los elementos de juicio que sustenten de manera suficiente y competente los comentarios, conclusiones y recomendaciones del Informe de auditora. La alusin a los funcionarios y servidores a que se refiere la norma, se extiende tambin a las personas que ya no se encuentren laborando en la entidad examinada. El auditor encargado y supervisor son responsables de elaborar la comunicacin de observaciones. La observacin a ser comunicada estar referida a hechos que revistan materialidad de acuerdo a lo previsto en el Memorndum de Planificacin. El plazo para la entrega de los descargos es perentorio y ser establecido a criterio del auditor encargado, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. En caso de no ser ubicados los funcionarios y servidores comprendidos en los hechos observados sern notificados en el diario oficial u otro de mayor circulacin en la que se encuentre la entidad auditada. La no presentacin de los descargos por parte del servidor o funcionario pblico dentro del plazo previsto debe revelarse en el informe, as como los hechos materia de la observacin.

El auditor encargado y el supervisor son responsables de la oportuna evaluacin de los descargos recepcionados, los cuales sern archivados en los papeles de trabajo y referenciados adecuadamente. Se consignar un prrafo sobre el cumplimiento de la comunicacin de observaciones en la Introduccin del Informe.(*) (*) Norma sustituida por el Artculo Primero de la Resolucin de Contralora N 112-97-CG, publicada el 22-06-97, cuyo texto es el siguiente: "NAGU 3.60 COMUNICACION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA Durante el proceso de la auditora, el Auditor Encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los Hallazgos de Auditora se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora. El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos de auditora y constarn en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados. En los hallazgos de auditora a ser comunicados, se deber considerar los atributos: Condicin y Criterio. La comunicacin de los hallazgos de auditora, es el proceso mediante el cual el auditor, una vez evidenciadas las preguntas deficiencias o irregularidades, cumple en forma oportuna con dar a conocer a las personas comprendidas en las mismas, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados. En la redaccin de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacin se efecta por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su recepcin en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas, los hallazgos materia de comunicacin, sern notificadas a travs del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin de la localidad en que se encuentre la entidad auditada. La responsabilidad de la comunicacin de hallazgo de auditora y la oportuna evaluacin de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al Auditor Encargado y al Supervisor de Auditora. El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios ser establecido a juicio del Auditor Encargado de acuerdo a las disposiciones correspondientes. En la parte introductoria del Informe, se consignar un prrafo sobre el cumplimiento de la presente NAGU bajo el rubro de "COMUNICACION DE HALLAZGO DE AUDITORIA". Para los efectos de la NAGU 4.40 - CONTENIDO DEL INFORME, en su numeral A.4) se tendr presente lo establecido en este prrafo."(*) (*) Norma sustituida por el Artculo Primero de la Resolucin de Contralora N 141-99-CG, publicada el 29-11-99, cuyo texto es el siguiente: "NAGU 3.60 COMUNICACION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Durante el proceso de la Auditora en la entidad examinada, se deben comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprometidas en los mismos, a fin que en un plazo fijado, presentar sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los hallazgos de auditora se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora. Los hallazgos de auditora con criterios de materialidad o significacin econmica debidamente desarrollados, referenciados y documentados constarn en los papeles de trabajo. En los hallazgos de auditora a ser comunicados, se considerarn los atributos: Condicin, Criterio, Causa y Efecto del hallazgo; estos ltimos dos elementos podrn ser excluidos de la comunicacin cuando la naturaleza del hallazgo y el tipo de auditora gubernamental lo exija. La comunicacin de los hallazgos de auditora durante el desarrollo del trabajo de campo, es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacer de conocimiento a las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados. En la redaccin de los hallazgos de auditora, se debe utilizar lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacin se efecta por escrito en forma personal y reservada, a la persona directamente vinculada con el hallazgo, debiendo acreditarse su recepcin. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados a travs del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin de la localidad en que se encuentra la entidad auditada. El plazo para la entrega de las aclaraciones o descargos debidamente documentados ser establecido de acuerdo con las disposiciones correspondientes. Excepcin A fin de no poner en riesgo los resultados de la investigacin del Ministerio Pblico y Poder Judicial a iniciarse y en resguardo de un ejercicio efectivo del derecho de defensa ante las autoridades competentes, se excepta de la comunicacin de hallazgos a quienes se encuentren comprendidos en los indicios razonables de comisin de delito o de responsabilidad civil determinados emitindose directamente el Informe Especial Legal y remitindolo a los organismos legales competentes." (*) (*) Norma de Auditora Gubernamental sustituida por el Artculo Primero de la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG, publicada el 13-12-2000, cuyo texto es el siguiente: "NAGU 3.60 COMUNICACIN DE HALLAZGOS Durante la ejecucin de la accin de control, la Comisin Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y consideracin pertinente en el Informe correspondiente. Para los efectos de esta norma, los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de control gubernamental empleados. Su formulacin y comunicacin se realiza teniendo en consideracin los principios y criterios que orientan el ejercicio del control.

La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de acciones correctivas. Los hallazgos a ser comunicados revelarn necesariamente la situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando sta ltima haya podido ser determinada a la fecha de la comunicacin. Para efectos de la comunicacin de los hallazgos se considerar su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la participacin y competencia personal del destinatario, as como en su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepcin correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejar una notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendr por agotado el procedimiento de comunicacin de los mismos. En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se sealar el plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente las personas comprendidas, el cual ser establecido por la Comisin Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la accin de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) das hbiles, ms el trmino de la distancia; precisndose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser sta extempornea, tal situacin constar en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observacin, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacin e incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podr prorrogarse por nica vez y hasta por tres (3) das hbiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entender que el pedido ha sido aceptado a su recepcin, salvo denegacin expresa. El inicio del proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propsito que ste disponga que por las reas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicacin cursada por la Comisin Auditora servir como acreditacin. nicamente, bajo responsabilidad de la Comisin Auditora y previa autorizacin del nivel gerencial competente, podr exceptuarse la comunicacin de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos responsables, la citada comunicacin resulte irrelevante, debindose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisin a las autoridades competentes."