PGI-89/WS/4

Planificacin, equipo y provisin de personal de un servicio de preservacin y conservacin de archivos: un estudio del R A M P con directrices

Programa General de Informacin y UNISIST Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Pars, 1989

Original: Ingls

PGI-89/WS/4 PARIS, febrero de 1989

PLANIFICACIN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL DE UN SERVICIO DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN DE ARCHIVOS: UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

preparado por Michael ROPER

Programa General de Informacin y UNJSIST Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Asiento de catlogo que se recomienda: Roper, Michael Planificacin, equipo y provisin de personal de un servicio de preservacin y conservacin de archivos: un estudio del RAMP con directrices / preparado por Michael Roper [para el] Programa General de Informacin y UNISIST - Pars: Unesco, 1989. - 78 pgs.; 30 cm. - (PGI-89/WS/4) I II Ttulo Unesco. Programa General de Informacin y UNISIST Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP) Unesco, 1989

III (C;

PREFACIO La Divisin del Programa General de Informacin ha establecido un programa a largo plazo denominado Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP), con el objeto de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros, en particular los pases en desarrollo, en las esferas especializadas de la administracin de archivos y de la gestin de documentos. Los elementos bsicos del RAMP reflejan los temas generales del Programa General de Informacin y contribuyen a los mismos. El RAMP comprende, por consiguiente, proyectos, estudios y otras actividades destinadas a: desarrollar normas, reglas, mtodos y otros instrumentos normativos para el tratamiento y la transferencia de informacin especializada y para la creacin de sistemas de informacin compatibles; capacitar a los pases en desarrollo para que puedan instalar sus propios bancos de datos y acceder a los ya existentes en todo el mundo, con el fin de fomentar el intercambio y la circulacin de informacin mediante la aplicacin de tecnologas de punta; fomentar el desarrollo de redes regionales de informacin especializadas; facilitar el desarrollo de servicios y sistemas compatibles de informacin internacional; crear sistemas nacionales de informacin y mejorar los diversos componentes de dichos sistemas; formular polticas y proyectos de desarrollo en este mbito; formar a especialistas y a usuarios de la informacin y activar el potencial regional para la educacin y la formacin en lo concerniente a las ciencias de la informacin, la biblioteconoma y la administracin de archivos. El presente estudio del RAMP, llevado a cabo en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos, tiene por objeto presentar una sntesis de las tcnicas y procedimientos disponibles y trazar las directrices que sirvan de pauta y que puedan aplicarse, seleccionando las que ms se ajusten a una determinada situacin. Constituye como tal un valioso instrumento de trabajo para los archiveros en general y para toda persona encargada de la planificacin y la administracin de la preservacin y de la conservacin, habida cuenta de los problemas especficos de los pases en desarrollo y muy particularmente a los de las zonas tropicales. En una breve introduccin, el autor expone los propsitos del estudio, su presentacin y su contenido. Cualquier comentario o sugerencia puede dirigirse a la Divisin del Programa General de Informacin, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 Pars, Francia. Se pueden obtener en la misma direccin otros informes que forman parte del programa RAMP.

- ii

INDICE Pgina 1. INTRODUCCIN 1

PRIMERA PARTE: PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS: DESCRIPCIN Y APLICACIN 2. DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y NORMAS 2.1 2.2 2.3 3. Definiciones y terminologa Principios No rmas

2 2 2 2 4 4 4 5 6 7 7 7 8 9

AGENTES DE DETERIORO Y DE DESTRUCCIN 3.1 3.2 3.3 3.4 Inestabilidad inherente Factores ambientales Agentes biolgicos Factores humanos

4.

PRESERVACIN 4.1 4.2 4.3 Almacenami ento Aseo Control de alimaas

5.

RESTAURACIN Y CONSERVACIN ACTIVAS: MATERIALES TRADICIONALES 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Papel Encuademacin Pergaminos y vitelas Otros soportes tradicionales Sellos

10 10 14 15 16 16 16 16 18 19 19 20 20 21 22 22 22 23 24

6.

PRESERVACIN Y CONSERVACIN DE MATERIALES NO TEXTUALES 6.1 6.2 6 .3 6.4 Instantneas Imgenes mviles Grabaciones sonoras Discos legibles a mquina

7.

COPIAS DE SUSTITUCIN 7.1 7.2 Utilidad Diferentes tipos de copias

SEGUNDA PARTE: PLANIFICACIN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL EN UN SERVICIO DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN 8. ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN 8 .1 8.2 8.3 Evaluacin de las necesidades Determinacin del tratamiento apropiado Fijacin de prioridades

- iii Pgina 9. INSTALACIN DE UN TALLER 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 10. Construccin Dimensiones Construccin modular Disposicin del taller Interrelacin con otros locales del edificio Servicios Almacenamiento 25 25 26 26 27 28 28 29 30 30 31 31 32 33 34 34 35 35 36 38 39 39 39 40 41 42 43 45 45 45 46 47 47 47 48 48 48 49 49 50 50 50

PERSONAL 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 Funciones Gestin Contratacin y promocin Capacitacin Nmero de efectivos y niveles de produccin Exposicin de documentos Higiene y seguridad

11.

EQUIPOS Y MATERIALES 11.1 11.2 11.3 Equipos Materiales Costes de equipos y materiales

12.

PLANIFICACIN Y COORDINACIN 12.1 Preparacin 12.2 Planificacin 12.3 Aspectos financieros 12.4 Fuentes de financiacin 12.5 Ejecucin 12.6 Planes de emergencia

TERCERA PARTE : ETAPAS DE DESARROLLO 13. ETAPA INICIAL 13.1 Tareas 13.2 Efectivos requeridos 13.3 Equipos requeridos 13.4 Materiales requeridos 13.5 Locales y servicios necesarios 13.6 Gastos 14. ETAPA INTERMEDIA 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6 Tareas Efectivos requeridos Equipos requeridos Materiales requeridos Locales y servicios necesarios Gastos

- iv Pagina 15. SERVICIOS COMPLETOS DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 Tareas Efectivos requeridos Equipos y materiales requeridos Locales y servicios necesarios Gastos 50 50 51 51 51 51 51 51 51 52 53 53 53 55 56 56 56 57

CUARTA PARTE : DIRECTRICES GENERALES 16. DIRECTRICES DE PRESERVACIN 16.1 16.2 17. Almacenamiento Control de alimaas

DIRECTRICES DE CONSERVACIN Y RESTAURACIN ACTIVAS 17.1 17.2 17.3 Principios de restauracin y reparacin Restauracin de materiales tradicionales Preservacin y conservacin de materiales no textuales ...

18.

DIRECTRICES PARA LA REPRODUCCIN SUSTITUTIVA 18.1 18.2 Objetivos de la reproduccin sustitutiva Tipos de sustitucin

19.

DIRECTRICES DE PLANIFICACIN 19.1 19.2 19.3 19.4 Creacin de un programa de preservacin y conservacin Ejecucin del programa de preservacin y conservacin .... Previsiones presupuestarias Planes de emergencia

57 58 58 59 59 59 61 61 61 62 62 63 63 63 63 63 64 65

20.

DIRECTRICES PARA LA INSTALACIN DEL TALLER 20.1 20.2 Local Servicios

21.

DIRECTRICES PARA LA PROVISION DE PERSONAL 21.1 21.2 21.3 21.4 21.5 21.6 Funciones Gestin Contratacin y formacin Nmero de efectivos y niveles de produccin Documentos expuestos Higiene y seguridad

22.

DIRECTRICES PARA EQUIPOS Y MATERIALES 22.1 22.2 22.3 Equipos Materiales Gastos

- V -

Pgina APNDICES A. B. C. D. E. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES PLANO DE UN TALLER DE CONSERVACIN EQUIPOS Y MATERIALES BSICOS DE CONSERVACIN DOCUMENTACIN SOBRE TRATAMIENTOS DE CONSERVACIN BIBLIOTECA BSICA DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN 66 68 69 71 73

PGI-89/WS/4

1.

INTRODUCCIN

1.1 El propsito del presente estudio del RAMP es proporcionar a los archiveros y muy particularmente a los encargados de planificar, ordenar y administrar los servicios de preservacin y conservacin, una resea de las tcnicas y de los procedimientos existentes junto con directrices y normas para la seleccin e introduccin de los que mejor se adapten a cada situacin especfica. No pretende ser un manual de instrucciones para conservadores, y menos an un repertorio de las tecnologas de punta para directores de preservacin en pases desarrollados; para esto, ser necesario remitirse a los estudios tcnicos detallados enumerados en la bibliografa (Apndice E ) . 1.2 Este estudio ha sido realizado teniendo muy presentes los problemas de los pases en desarrollo, especialmente los de las regiones tropicales. Se toman en cuenta, por consiguiente, las dificultades con las que los archiveros pueden toparse fundamentalmente -aunque no exclusivamente- en dichos pases, a saber: a) b) c) documentos importantes que merecen y requieren tratamientos de conservacin o de preservacin; archiveros interesados por la conservacin pero carentes de conocimientos; falta de fabricacin y provisin local de equipos y materiales de conservacin, as como de servicios de manutencin (atenuada en parte por la adaptacin ingeniosa de los materiales disponibles); condiciones climticas adversas; locales de almacenamiento inadecuados; escasez de personal calificado; escasez de fondos.

d) e) f) g)

1.3 El estudio consta de cuatro partes; en la primera se esbozan los principios generales de preservacin y conservacin de los archivos, se exponen las diversas opciones de tratamiento y se proponen criterios de seleccin de los tratamientos ms propicios para cada caso particular. En la segunda parte, se examinan los puntos pertinentes en la planificacin, ordenacin y provisin de personal en un servicio de preservacin y de conservacin de archivos, incluyendo la instalacin de un taller y los costes previsibles. La tercera parte consta de una sntesis de las tres etapas de un programa destinado a crear un servicio de esta ndole, y en la cuarta se hace el resumen de los puntos predominantes de las dos primeras partes, bajo la forma de directrices.

PGI-89/WS/4 - pg. 2

PRIMERA PARTE: PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS: DESCRIPCIN Y APLICACIN 2. 2.1 DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y NORMAS Definiciones y terminologa 2.1.1 Preservacin

Es un trmino genrico para designar el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo. Abarca los aspectos gerenciales y financieros, el acondicionamiento de locales de trabajo y de almacenamiento, la provisin de personal y la adopcin de polticas, tcnicas y mtodos destinados a salvaguardar el contenido del archivo (ver tambin definiciones en 21, 22, 24). 2.1.2 Conservacin

Se refiere a las polticas y prcticas que tienen por objeto especfico evitar, aplazar y reparar el deterioro y los daos sufridos por los documentos, incluyendo la aplicacin de mtodos y tcnicas activos y pasivos (21, 22, 24). 2.1.3 Restauracin y reparacin

Comprende una amplia variedad de procedimientos activos de conservacin destinados a mejorar el estado fsico de los documentos estropeados y restituirlos, en la medida de lo posible, a su estado original. Los procedimientos pueden ir desde la reparacin de una hoja desgarrada, la reencuadernacin de un tomo o la supresin de una mancha, hasta la desacidificacin, el reforzamiento o el reapresto de un- documento (21, 22, 24). La restauracin no incluye en ningn caso el reemplazo de los texos o la informacin perdidos (ver punto 2.2.1 a)). 2.1.4 Terminologa

Salvo indicacin contraria, la terminologa empleada corresponde a la del Diccionario (21) y el Glosario (22) del CA. 2.2 Principios 2.2.1 Principios bsicos de restauracin y reparacin

Para que la restauracin y reparacin de un documento no resulten contraproducentes, es indispensable conocer la naturaleza exacta del documento y los tratamientos que pueden aplicarse, los cuales deben responder a ciertos principios bsicos: a) Ningn tratamiento debe suprimir, reducir, desvirtuar (por omisin, alteracin o aadidura) o encubrir el valor testimonial de un documento, no slo en cuanto al texto mismo, sino tambin a la estructura fsica, en caso de que sta posea en s valor testimonial. b) Ningn tratamiento debe alterar o debilitar el documento.

PGI-89/WS/4 - pg. 3 2.2.2 a) b) De aqu se desprenden otros tres principios:

El material de reemplazo debe ser, dentro de lo posible, idntico, similar o compatible con el material original. El tipo y la importancia del tratamiento realizado debe quedar claramente visible, lo cual no excluye que la reparacin respete la esttica del original.

c) Ningn tratamiento debe ser irreversible ni tiene que daar al documento. No obstante, esto no excluye, en caso necesario, la aplicacin de ciertos procedimientos, tales como la limpieza o la desacidificacin, que nunca en la prctica se intentar oponer. Es preciso sopesar los posibles efectos de un tratamiento por un lado, y la permanencia del documento sin tratar por el otro, para determinar si se justifica el empleo de tratamientos irreversibles como la copolimerizacin. 2.2.3 Documentacin

Es necesario asimismo dejar constancia escrita de todos los tratamientos llevados a cabo (53). Como mnimo, se deben registrar los datos siguientes: a) b) c) d) identificacin del documento; estado del documento antes del tratamiento, incluyendo datos sobre su composicin (nmero de folios, etc.); eventuales desmontajes previos al tratamiento; orden cronolgico de los diferentes tratamientos aplicados (durante el tratamiento, esta medida sirve para evitar que los documentos se traspapelen o pierdan);

e) materiales nuevos utilizados, incluidos adhesivos, aprestos, etc., y reutilizacin eventual de materiales originales; f) g) identidad del conservador ejecutor; fechas de los tratamientos.

2.2.4 La manera en que esta ficha informativa se presenta queda a la discrecin de las autoridades locales, aunque una de. las formas ms comunes sea la combinacin de un registro cronolgico con datos bsicos y una ficha con todos los detalles de los tratamientos para cada documento, clasificados segn la categora de archivo del documento (consultar el Apndice D para posibles formatos). Otra alternativa consiste en conservar junto con el documento un resumen de los tratamientos aplicados, escrito sobre papel sin acidez. Cuando se trate de un documento importante que exija reparaciones mayores, conviene incluir fotografas del documento antes, durante y despus del tratamiento.

PGI-89/WS/4 - pg. 4

2.3

Normas 2.3.1 Normas internacionales

No existen normas internacionales para la preservacin y conservacin de los archivos. No obstante, la Organizacin Internacional para Normalizacin (ISO) acaba de crear un subcomit de su comit tcnico para la informacin y documentacin (ISO/TC 46/SC 10) cuya funcin es estudiar las caractersticas fsicas de los archivos y encargarse de: a) la normalizacin de las especificaciones y de las tcnicas de manipulacin de materiales utilizados en la informacin y la documentacin, incluyendo materiales otros que libros; prcticas de conservacin, incluyendo especificaciones ambientales, etctera. especificaciones sobre la durabilidad de materiales; aspectos de la produccin de documentos, incluyendo la encuademacin, etctera.

b) c) d)

Su principal preocupacin ser la durabilidad del papel utilizado para libros y archivos, aunque no constituya ste el nico punto de estudio. 2.3.2 Hasta tanto no se establezcan normas internacionales, se aconseja a los archiveros y conservadores que consulten los estudios del RAMP (incluidos en el Apndice E) y se atengan a las normas promulgadas en otros pases (6, 27, 28) o por establecimientos profesionales de conservacin y archivo.

3. 3.1

AGENTES DE DETERIORO Y DE DESTRUCCIN Inestabilidad inherente 3.1.1 Oxidacin

La oxidacin es un proceso de deterioro natural producido por el aire en toda materia orgnica. En condiciones ambientales idneas, este proceso resulta relativamente lento, pero se ve acelerado por ciertos agentes oxidantes, tales como el ozono (que se forma en procedimientos xerogrficos), el dixido de sulfuro, el dixido de nitrgeno y los quitamanchas. Produce la descomposicin de la estructura de la fibra de celulosa en el papel y su debilitamiento consecutivo. Los efectos son difciles de identificar y difieren poco de los ocasionados por la acidez, que constituye el principal factor de deterioro de los documentos. Donde ms visible resulta la oxidacin es en el acetato de celulosa de instantneas, pelculas y micropelculas, manifestndose en forma de manchas de oxidorreduccin o "pudriciones rojas". 3.1.2 Acidez

Los materiales con celulosa estn expuestos tambin al deterioro provocado por la acidez inherente de sus componentes o proveniente de los materiales empleados para su fabricacin o de agentes contaminadores atmosfricos. Es particularmente vulnerable el papel de pasta mecnica de madera con un alto contenido de lignina o el papel consolidado con apresto de colofonia y alumbre. El deterioro se ve acelerado por ciertos factores externos, tales como el calor, la humedad, la luz, la contaminacin qumica o el empleo de contenedores acidificantes. El primer sntoma visible es una ligera descoloracin, que

PGI-89/WS/4 - pg. 5 paulatinamente pasa del amarillo al marrn. Al mismo tiempo, el papel pierde resistencia y se va debilitando hasta el punto de desmenuzarse entre los dedos. El nivel de acidez o de alcalinidad del papel se mide segn su ndice de pH, determinado mediante una escala logartmica que va de 0 a 14 y cuyo punto neutro es el 7; toda cifra superior a 7 es ndice de alcalinidad, mientras que la cifra inferior significa acidez excesiva. El pH se puede medir por colorimetra usando ciertos indicadores qumicos (por ejemplo, cintas de Merck) o, para mayor precisin, por mtodos potenciomtricos mediante electrodos. 3.1.3 Colorantes inestables

Algunos de los pigmentos contenidos en tintas, pinturas al agua, tinturas de textiles, colorantes fotogrficos, etc., son inestables y empalidecen o alteran con el paso del tiempo. Estos procesos se aceleran con el efecto de la acidez, el calor, la humedad y la luz, pero aun en la oscuridad algunas fotografas o negativos en color pueden descolorarse. Algunos pigmentos, especialmente con tintas de estilogrfica o de puntas de fieltro, son solubles en agua y deben fijarse antes de someterse a cualquier tratamiento con humectacin. 3.1.4 Existe ejemplo, la composicin viejas y la 3.1.5 Otras inestabilidades qumicas una amplia variedad de otras inestabilidades qumicas, como por descoloracin o el manchado de fotografas mal reveladas, la des^ de las bases de nitrato en la celulosa en instantneas y pelculas hidrlisis de pelcula de polister. Deterioro electromagntico

La mayor parte de las seales electromagnticas (en cintas audio, vdeo o de ordenador) sufren una paulatina prdida de fuerza y pueden ser deliberada o accidentalmente borradas, distorsionadas, sobreimpresas o sobregrabadas. 3.2 Factores ambientales 3.2.1 Temperatura y humedad

Los materiales de archivo deben estar al abrigo de condiciones extremas de temperatura y humedad. La temperatura elevada acelera la velocidad de las reacciones qumicas, y asociada con una baja humedad relativa, debilita el papel y seca los adhesivos. En presencia de una humedad relativamente alta, fomenta la proliferacin de los hongos, la emigracin de los adhesivos, la oxidacin y la hidrlisis. Los cambios de temperatura y humedad o las alternancias cclicas bruscas y repetidas (entre el da y la noche o de una a otra estacin) conducen, entre otras alteraciones, a una inestabilidad dimensional. 3.2.2 Luz

La intensidad luminosa demasiado excesiva, ya sea de origen natural o artificial y particularmente en el extremo azul del espectro (luz ultravioleta) ocasiona la descoloracin de los tintes y pigmentos (incluyendo colorantes fotogrficos) y acelera, mediante la fotoxidacin, la descomposicin de la materia orgnica utilizada como soporte (por ejemplo, la degradacin de la lignina en el papel). Incluso intensidades luminosas moderadas pueden ser nocivas si se mantienen durante periodos prolongados, aunque no siempre sean continuos.

PGI-89/WS/4 - pg. 6 3.2.3 Contaminacin ambiental

La contaminacin atmosfrica -en particular el dixido de azufre y los xidos nitrosos- proveniente de motores de combustin interna, hornos, centrales elctricas y otras fuentes industriales que utilizan combustibles fsiles (carbn, petrleo, etc.) puede reaccionar con los componentes de los documentos, acelerando el deterioro por acidez en el papel o las alteraciones de sustancias qumicas fotogrficas (14, 54). Tambin puede producirse un fenmeno de contagio qumico (de cidos, perxidos, sulfatos, etc.) entre: dos componentes de un mismo documento (entre las tapas de la encuademacin y las hojas del libro), el contenedor y el documento (entre un sobre y el negativo que contiene), un documento y otro (entre una foto mal revelada y una carta adjunta) o entre materiales de construccin (pintura o polvo de hormign) y documentos. 3.2.4 Polvo y suciedad

El polvo y la suciedad pueden penetrar en las fibras del papel y provocar alteraciones o abrasin de los documentos o los componentes. Son adems portadores potenciales de contaminadores qumicos y de esporas de hongos susceptibles de atacar los documentos. El polvo de hormign suele ser muy alcalino, lo que resulta tan daino como la acidez excesiva. 3.2.5 Incendios, inundaciones y tormentas

Estos siniestros pueden ser originados por factores meteorolgicos o por causas locales o internas tales como incendios premeditados o accidentales y caeras rotas (ver punto 12.6). 3.3 Agentes biolgicos 3.3.1 Hongos (moho) y microorganismos

Estn presentes siempre en la atmsfera en estado latente, activndose cuando las condiciones ambientales como la temperatura o la humedad elevadas (una humedad relativa superior al 65% fomenta el crecimiento de hongos) son propicias. Se nutren del papel y de otras sustancias orgnicas presentes en los documentos, debilitndolos y dejando manchas que los desfiguran y pueden incluso acabar suprimiendo la informacin (67). 3.3.2 Insectos

Estos tambin se nutren de las sustancias orgnicas que se encuentran en los documentos: algunos de productos de celulosa (por ejemplo, el papel); otros, de productos de origen animal (por ejemplo, adhesivos, pergaminos, cueros). Los gusanos biblifagos buscan el moho y es a raz de esto que atacan indirectamente el papel. 3.3.3 Otras alimaas

Los roedores son enemigos de los libros, puesto que los roen, anidan en ellos y los ensucian. Los excrementos de animales y pjaros no slo son antiestticos y corrosivos, sino que proporcionan alimento para hongos, insectos y microorganismos que a su vez atacan los documentos.

PGI-89/WS/4 - pg. 7

3.4

Factores humanos 3.4.1 Daos accidentales

La negligencia, una manipulacin incorrecta o el trato descuidado figuran entre las causas del deterioro de los documentos. El uso frecuente, por cuidadoso que sea, conduce al deterioro y el fotocopiado es una causa mayor de dao. En una encuesta internacional sobre archivos y bibliotecas realizada recientemente se identific el uso como principal factor de deterioro (10), ocasionado por la manipulacin y colocacin descuidadas del documento, por su traslado dentro del edificio o de un edificio a otro, y por un tiempo excesivo de exposicin. Por otra parte, las reparaciones menores realizadas por personas sin capacitacin con materiales inadecuados (por ejemplo, cinta autoadhesiva tipo "Scotch" o "Sellotape") suelen empeorar el estado del documento. 3.4.2 Vandalismo

Esto incluye actos como el desgarrar, cortar, marcar o escribir sobre documentos, desordenar conjuntos e incluso provocar incendios premeditados. 3.4.3 Robo

No es de ninguna manera infrecuente el hurto de documentos o de partes de documentos con fines personales o lucrativos.

4. 4.1

PRESERVACIN Almacenamiento 4.1.1 Edificio

La primera medida, y la mejor, que puede adoptar el archivista para prolongar la vida de los documentos, consiste en dotarse de locales de almacenamiento en que las condiciones ambientales se mantengan estables mediante una construccin apropiada o por medios artificiales (calefaccin, deshumectacin, aire acondicionado), donde la ventilacin y la circulacin del aire sean suficientes como para impedir la proliferacin de los hongos, donde el aire est filtrado para eliminar la contaminacin y el polvo, donde la intensidad luminosa no sea excesiva (gracias, por ejemplo, a la instalacin de persianas para reducir la luz natural), donde los incendios puedan ser rpidamente detectados y extinguidos y donde los riesgos de incendio, inundacin y tormenta sean mnimos. La temperatura debe mantenerse entre 15 y 22 y la humedad relativa entre 35% y 65%, preferentemente inferior a 55%. Las oscilaciones cclicas, aun dentro de estos mrgenes, deben limitarse cuando no se puedan suprimir del todo (8, 11, 16, 28, 33, 62, 75). El piso ha de ser lo suficientemente slido como para soportar el peso total de los documentos. 4.1.2 Mobiliario de almacenamiento

El mobiliario debe ser slido y resistente; las estanteras deben ser de dimensiones acordes con el tamao de los documentos; los anaqueles y las estanteras deben ser qumicamente inertes (inoxidables) e incombustibles (metal en lugar de madera, superficies de porcelana cocida cuidadosamente curadas y no pintadas). Conviene dejar espacio suficiente (15 cm) entre los estantes inferiores y el piso para evitar los daos ocasionados por las pequeas infiltraciones y otro espacio similar por encima del contenido de las estanteras superiores para permitir la circulacin del aire. Si existen problemas de ventilacin, se desaconsejan las estanteras mviles (28, 33).

PGI-89/WS/4 - pg. 8

4.1.3

Contenedores

Est comprobado que el uso de cajas y carpetas sin acidez para conservar folios volantes y los legajos y embalajes para tomos encuadernados prolongan considerablemente su vigencia de almacenamiento. Estos contenedores proporcionan proteccin contra incendios, inundaciones, luz, alimaas, contaminacin y oscilaciones ambientales, incluso cuando no son de material sin acidez, aunque en este caso conviene envolver los documentos en papel desacidificado para protegerlos contra la acidez por contagio. 4.2 Aseo 4.2.1 Limpieza

La limpieza de los documentos y de sus contenedores a su llegada al archivo, reiterada peridicamente (una vez al ao como mnimo) para eliminar el polvo y la suciedad, constituye la mejor manera de mantener las condiciones de higiene de los locales. La limpieza con disolventes y el blanqueamiento slo deben ser llevados a cabo por profesionales, y los productos deben ser cuidadosamente probados para cerciorarse de su inocuidad. 4.2.2 Supresin de componentes deletreos

Debe suprimirse todo componente metlico oxidable, como grapas, alfileres o clips. Las puntas slidas de las cintas o cuerdas de los legajos deben ser de plstico, y las carpetas con horquillas metlicas oxidables deben ser reemplazadas por otras con horquillas inoxidables. Los documentos con componentes qumicamente activos deben colocarse separadamente o conservarse en sobres de polister (fotografas, tapas acidificantes, etc.). Slo los profesionales deben intentar quitar las cintas autoadhesivas mediante disolventes especiales. 4.2.3 Alisado

El alisado de documentos plegados se hace mediante presin o humectando y colocndolos entre cartones sin acidez, previa intercalacin de papel secante, y en ningn caso con la aplicacin directa de una plancha domstica. 4.2.4 Embalaje

Es indispensable emplear materiales sin acidez. Como se seal en el punto 4.1.3, las cajas constituyen el medio ms eficaz de embalaje, pero si no es posible conviene guardar los documentos en carpetas o envueltos en papel sin acidez y sujetarlos con cinta ancha de algodn no teido (en lugar de hilo o cuerda). 4.2.5 Manipulacin

Es importante establecer directivas para el personal y los usuarios sobre la manipulacin correcta de los documentos, as como: a) b) proveer carritos que faciliten el traslado de los documentos y sean fciles de maniobrar; evitar el amontonamiento de documentos sobre los carritos, los escritorios, los pisos, etc.;

PGI-89/WS/4 - pg. 9 c) d) instalar mesas de trabajo idneas para el personal y los usuarios y, en caso necesario, atriles y soportes para los libros; supervisar la manipulacin de los documentos durante su fotocopiado. Inspeccin

4.2.6

Los locales de almacenamiento deben ser inspeccionados peridicamente, cerciorndose de que las condiciones ambientales son ptimas y de que no se detecta la presencia de hongos, microorganismos, insectos biblifagos o alimaas. 4.3 Control de alimaas 4.3.1 Tratamiento de los locales

En caso de detectar la presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimaas en los locales de almacenamiento es imprescindible aplicar tratamientos peridicos con los productos adecuados (71). 4.3.2 Tratamiento sistemtico de nuevas adquisiciones

Cuando existe un problema endmico de hongos, microorganismos o insectos, es conveniente eliminarlo mediante un mtodo apropiado de desinfeccin antes de que los documentos se almacenen. Esta medida, no obstante, resultar ineficaz si los locales en los que tengan que ser conservados han sido ya contaminados o cuando poseen condiciones que fomentan la contaminacin. 4.3.3 Desinfectacin

Cuando se detecte la presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimaas se proceder inmediatamente a la limpieza y desinfectacin de los documentos y de la zona infestada (no se aconseja usar aerosoles, puesto que tienden a propagar la infestacin) y erradicar la causa del problema, mejorando las condiciones ambientales (por ejemplo, disminuyendo la temperatura y la humedad relativa), reparando ventanas rotas o reponiendo pantallas en mal estado. Se debe prohibir todo tipo de alimento o de bebida en los locales de almacenamiento e incluso en todo el archivo. Ningn documento deber volverse a archivar hasta tanto no se haya eliminado la fuente de infestacin. 4.3.4 Tratamientos posibles

Existen bastantes dudas en cuanto al mejor mtodo de desinfectacin. Los que han sido practicados son los siguientes: a) la fumigacin: se requiere para ello una cmara de fumigacin y los productos qumicos necesarios; el timol, el ms utilizado durante mucho tiempo, se considera hoy en da poco eficaz, mientras que el xido de etileno puede ser explosivo al contacto del aire y requiere por lo tanto una cmara de vaco en buen estado de funcionamiento y una manipulacin extremadamente cuidadosa (33) (por otra parte, su reaccin y descomposicin producen sustancias derivadas txicas y nocivas para ciertos documentos); la congelacin: se realiza mediante un congelador domstico acondicionado; la temperatura de -18 C matar a insectos, larvas y huevos, pero no a todo tipo de hongos;

b)

PGI-89/WS/4 - pg. 10

c) d)

la radiacin: se ha realizado en laboratorios, aunque difcilmente est al alcance de la mayora de los establecimientos (57, 64); condiciones ambientales: deben ser adversas a la proliferacin de hongos e insectos; esta medida es la ms efectiva para eliminar el problema. Higiene y seguridad

4.3.5

Los mtodos de desinfectacin suelen ser nocivos para la salud y por ello debern ser aplicados por personal capacitado, con los equipos apropiados y con arreglo a las normas prescritas por la ley o por el fabricante (ver punto 10.7). 5. 5.1 RESTAURACIN Y CONSERVACIN ACTIVAS: MATERIALES TRADICIONALES Papel 5.1.1 Caractersticas y propiedades

El papel es una materia orgnica cuyo componente principal es la celulosa. En el papel fabricado antes de mediados del siglo XIX, dicha celulosa provena fundamentalmente del algodn y el lino -aunque tambin se utilizaban otras fibras vegetales-, y las fibras eran largas y relativamente permanentes. Se trataba de "papel de trapo" fabricado a mano o de papel imitacin barba. A partir del siglo XIX se empez a usar cada vez ms la pasta de madera y se produjo la industrializacin, fabricndose el llamado papel continuo (que tambin puede obtenerse con pasta de algodn). Los mtodos de fabricacin son mltiples y exigen cantidades variables de lignina. No es imposible fabricar papel de pasta mecnica de calidad durable, pero las fibras tienden a ser ms cortas y el papel ms acidificante, convirtindolo en ms inestable que el papel fabricado de manera tradicional. El papel de pasta mecnica de madera (por ejemplo, el papel de peridico) es qumicamente inestable y se descolora rpidamente, pasando de un color amarillento al marrn oscuro, pudindose debilitar e incluso desmenuzar bajo el efecto del deterioro por acidez, fenmeno que se acelera con factores ambientales tales como la luz, el calor, la humedad y la contaminacin atmosfrica. 5.1.2 Con el fin de reforzar el papel, de manera que pueda escribirse en l sin desgarrarlo, la celulosa bsica se consolida mediante aprestos y rellenos. En pocas anteriores, el apresto consista fundamentalmente en gelatina, sustancia de origen animal que pierde con el tiempo cierta solidez, aunque no se descompone, por lo que, como es natural, no deteriorar el papel. En procesos ms modernos se usa apresto de colofonia y alumbre, acidificante y que contribuye al deterioro del papel, ya de por s cido. Los rellenos suelen ser derivados de arcilla de China o de creta y poseen por lo tanto un elevado ndice de alcalinidad que contrarresta la acidez del papel o de la atmsfera. El papel empleado en los documentos manuscritos y mecanografiados suele tener un alto contenido de relleno, por lo que el deterioro por acidez los afecta menos que a los libros de biblioteca, aunque los documentos reproducidos o impresos, en especial en papel de peridico -e incluso los documentos manuscritos o mecanografiados en papel de calidad inferior-, se pueden ver gravemente afectados.

PGI-89/WS/4 - pg. 11 5.1.3 Desacidificacin

Los mtodos de reparacin tradicional del papel no bastarn de por s para frenar el deterioro por acidez, proceso que slo puede combatirse neutralizando la acidez mediante un relleno alcalino constituido qumicamente (aunque una excesiva alcalinidad tambin resulta nociva para el papel y el pH no debe ser superior a 9 ) . No se debe llevar a cabo la desacidificacin sin comprobar previamente la estabilidad de tintas y pigmentos y de ser necesario haberlas fijado. Existe una serie de tcnicas de desacidificacin: a) desacidificacin acuosa: el papel atacado se sumerge en una solucin o suspensin alcalina (procurando sostener los documentos frgiles), o bien se cepilla con ella (se considera el bicarbonato de magnesio el ms eficaz) hasta haber neutralizado el cido y una vez que el valor del pH ha alcanzado un ndice comprendido entre 7,5 y 9; las reparaciones, el reapresto y el alisado del papel se llevan a cabo despus del tratamiento; este mtodo ha hecho sus pruebas, pero se proscribe para documentos muy frgiles y tiene la desventaja de ser muy lento; desacidificacin hectogrfica: se parece al proceso anterior, salvo que el lcali se disuelve o suspende en un medio orgnico; puede aplicarse por pulverizacin, lo que es menos eficaz que la inmersin pero ms rpido; desacidificacin en fase de vapor: aqu se recurre a sustancias qumicas en estado gaseoso, lo que facilita el proceso y resulta ms productivo que los mtodos de inmersin, aunque tiene por desgracia el inconveniente de que la mayora de los gases son perniciosos para la salud, por lo que se desaconseja su uso; desacidificacin masiva: estos mtodos estn siendo probados a ttulo experimental en diversos pases; en todos ellos hacen falta instalaciones costosas; en algunos casos se precisa una cmara de vaco, que no encierra riesgos para tomos encuadernados pero s para folios sueltos, mientras que en otros casos son necesarios productos qumicos que representan un peligro para la salud y deben ser manejados con suma cautela. Por lo general, se trata de mtodos que slo resultan rentables cuando el volumen de trabajo es considerable (42). Mtodos de reparacin tradicionales

b)

c)

d)

5.1.4

Para aplicar los mtodos tradicionales de reparacin (ver lista detallada en 5) es necesario utilizar papel nuevo, de buena calidad, imitacin barba, de peso y color similares al original. El papel se coloca de tal modo que el "grano" est paralelo al "grano" del original, sujetndose con agujas o trazndose el contorno para obtener la forma exacta y luego desgarrndose cuidadosamente -en lugar de cortarse- para que las fibras viejas y nuevas se entretejan. Otra alternativa consiste en usar tejido "japons" en vez de papel corriente. Los principales tipos de reparacin son: a) b) el remiendo, consistente en encolar desgarramientos en el papel; el relleno, en el que los orificios del original son cuidadosamente cubiertos con pedazos de papel nuevo, haciendo uso de una caja luminosa para trazar la forma exacta en el papel nuevo antes de desgarrarlo y encolarlo;

PGI-89/WS/4 - pg. 12

c)

el enmarcado, que es el proceso inverso, consistente en confeccionar un marco para un folio cuyos bordes estn estropeados; el reforzamiento, en el que se encola el folio nuevo al dorso del original, siempre que no haya texto, en cuyo caso, y cuando el texto es breve, se pueden hacer "ventanillas" para permitir su lectura o utilizar tejido "japons" traslcido. Si el original tiene orificios o bordes en mal estado, esta tcnica debe aplicarse asocindola a una de las dos precedentes a fin de evitar que la diferencia de espesores comprometa la reparacin.

d)

5.1.5 Tradicionalmente, se usa para la reparacin de papel cola vegetal sulfurizada (de arroz o almidn de trigo), con el aadido de pesticidas que deben ser inocuos para los documentos, aunque actualmente se suelen emplear colas sintticas, que requieren mucho cuidado en el uso y cuya estabilidad qumica y resistencia adhesiva deben estar ampliamente comprobadas. 5.1.6 La tcnica de reparacin con papel a mano se ejecuta por lo general con el papel humectado, mientras que con tejido "japons" el papel est seco. El primer mtodo tiende a eliminar parte del apresto original, siendo necesario, una vez hecha la reparacin, reaprestar y secar separadamente cada folio (el planchado har que los folios reaprestados se adhieran). Los documentos de mayor tamao pueden secarse adhirindolos ligeramente a una lmina de nylon en una superficie de melamina laminada, en posicin vertical o casi vertical, de la que se desprenden una vez secos. 5.1.7 Laminacin

El sistema de tratamiento en masa para reparar documentos de papel ms antiguo y ms usado, incluso actualmente, es la laminacin, cuya aplicacin requiere un mnimo de capacitacin. No obstante, tiene el inconveniente de aadir espesor al documento y contradice hasta cierto punto dos de los principios de la reparacin: el de similitud o compatibilidad de los materiales empleados y el de la reversibilidad de la reparacin. Hay dos tipos de laminacin: a) la laminacin mecnica, en la que el folio daado se coloca entre dos tejidos recubiertos de un adhesivo termoplstico (se pueden colocar en alternancia lminas separadas del adhesivo termoplstico entre el documento y dos tejidos sin cola), aplicndose luego calor y presin para que el "emparedado" se consolide (oponindose as a otro principio de la reparacin, a saber, que nunca debe hacerse nada potencialmente nocivo para el documento). El procedimiento de Barrow no se recomienda dado el riesgo que comporta para los documentos tratados; existen ejemplos de documentos que se han deteriorado considerablemente despus de tratados, aunque parecera que, en algunos casos al menos, la causa sera la acidez no tratada inherente al papel, acelerada por la laminacin. En consecuencia, la regla bsica para este mtodo mecnico es la de comprobar previamente la presencia de acidez en el papel y desacidificarlo en caso necesario antes de proceder a la laminacin. La tcnica de Postlip-Duplex (o Langwell) emplea temperaturas ms bajas y menor presin, y el tejido es de fibra de celulosa, lo que permite quitarlo cuando haga falta, pero dada la incertidumbre en cuanto a la permanencia del papel laminado, el procedimiento se recomienda nicamente para documentos de poco valor y uso frecuente (ver Cuadro 1 a continuacin del punto 8.3.2). La productividad puede ser incrementada con las mquinas automticas y semiautomticas actualmente disponibles;

PGI-89/WS/4 - pg. 13 b) la laminacin manual es un procedimiento similar en el que no se emplea el calor. Existen dos variantes: i) la reparacin florentina, en la que se utilizan para el "emparedado" tejido "japons", muy fino y traslcido, y una cola corriente como adhesivo para la reparacin de papel. Este procedimiento tambin puede aplicarse mecnicamente.

ii) la laminacin con alcohol, que fue elaborada en los Archivos Nacionales en Delhi, pero que no goza de aceptacin universal. El "emparedado" es de celulosa de acetato y de tejido de papel y la consolidacin se logra mediante la accin qumica de la acetona, aplicada del mismo modo sobre la superficie con un pao que no se deshilache (15). 5.1.8 Encapsulado

Esta tcnica se elabor como alternativa a la laminacin sin la aplicacin de calor, presin o adhesivos. En este caso, el documento se inserta en un sobre de pelcula transparente e inerte de polister (por ejemplo, "Mylar"). Al igual que sucede con la laminacin, es preciso desacidificar previamente. Para documentos poco frgiles se pueden usar sobres prefabricados, pero en el caso de artculos delicados y desmenuzables es necesario ir envolviendo el documento con un sobre fabricado a medida. Antiguamente se utilizaba la cinta adhesiva de doble cara, pero se descubri que el documento corra el riesgo de deslizarse y entrar en contacto con el adhesivo. Con el procedimiento de sellado trmico tambin se pona en peligro al documento (aunque en Estados Unidos se emplean actualmente sistemas modernos que parecen seguros), pero la soldadura ultrasnica aparentemente eliminara este riesgo. Una alternativa ms econmica es la de coser a mquina las lminas de polister con punto en zigzag. No hacen falta ni mucha capacitacin ni gran habilidad para realizar este trabajo, cuyo inconveniente, adems de ser ms laborioso que la laminacin y de aadir espesor a los documentos, reside en que la atraccin electrosttica tiende a desconchar las tintas y pigmentos inestables y desmenuzables y hacer que se adhieran a la pelcula de polister; el encapsulado no se recomienda para tales materiales. Este procedimiento puede ser til para archivar materiales distintos del papel (fotografas, textiles) y para aislar materiales degradables intercalados con otros documentos. 5.1.9 Reintegracin mecnica

En este mtodo se utiliza la tcnica de fabricar nuevo papel para obturar orificios en el original. Se coloca el documento sobre una malla fina y se sumerge en agua, aadiendo una lechada de celulosa (generalmente a base de borra de algodn); se hace el vaco debajo de la malla, procurando escurrir el agua a travs de los agujeros del documento y dejando la lechada, que al secarse forma nuevo papel, sostenida por la malla y rellenando los agujeros. Existe una variedad de equipos para la reintegracin mecnica, desde pequeos aparatos manuales hasta grandes mquinas automticas de funcionamiento continuo. El inconveniente de este procedimiento es que sirve para rellenar orificios pero no para reparar desgarraduras o para reforzar papel frgil (aunque se puede consolidar durante el proceso). Esto significa que los documentos requerirn tratamientos suplementarios, como la laminacin o el encapsulado, para permitir su manipulacin. Por otra parte, al necesitar humectacin, slo es practicable con tintas y pigmentos no solubles en agua. Sin embargo, es compatible con la desacidificacin acuosa. Para obtener resultados satisfactorios con este mtodo hay que conseguir que el espesor del papel reemplazante sea idntico al del original, siendo preciso poseer mucha habilidad y una amplia experiencia en el diagnstico del dao y en el clculo de la cantidad

PGI-89/WS/4 - pg. 14

de lechada requerida (clculos que pueden realizarse con dispositivos sensores o sin ellos, resultando ms sencillos cuando se trata de folios del mismo tamao). La productividad, aun disponiendo de costosas mquinas de funcionamiento continuo, es bastante baja. 5.1.10 Exfoliacin Esta tcnica es muy antigua y ha experimentado un resurgimiento ltimamente, en particular en Europa del Este. El tratamiento consiste en separar lateralmente el folio frgil o estropeado que tiene texto en ambas caras y que, por consiguiente, no puede ser reforzado, para formar dos folios de una sola cara entre los que se intercala una hoja de reforzamiento. Esta tcnica es difcil y requiere capacitacin y experiencia, por lo que no es muy productiva, aunque sea ms expeditiva que los mtodos tradicionales de reparacin. 5.1.11 Reforzamiento Se estn llevando a cabo experimentos para reforzar papel frgil impregnndolo con monmeros y exponindolo a rayos gamma de poca intensidad con el fin de crear polmeros qumicamente fijados al papel. Ninguno de estos sistemas de copolimerizacin ha pasado an de la etapa experimental (74). 5.2 Encuademacin 5.2.1 Restauracin de encuademaciones

La reparacin o el reemplazo de encuademaciones raras veces resulta rentable a menos que se trate de una obra original cuya encuademacin o contenido posean un valor histrico o esttico u otra cualidad intrnseca. En el caso de que este tipo de restauracin se juzgue oportuno, la encuademacin original debe ser desmontada nicamente lo suficiente como para reparar los daos del contenido, procediendo despus a la restauracin respetando tanto el estilo como los materiales primitivos. Este trabajo exige un alto grado de especializacin, muy superior al que posee un encuadernador normal, siendo preciso consagrarle un tiempo y una dedicacin considerables. 5.2.2 Encuademacin

El mtodo tradicional de compaginar folios sueltos para facilitar su manipulacin y evitar su robo o prdida es la encuademacin. Dada la diversidad de dimensiones de los folios sueltos, a diferencia de las pginas emparejadas de un libro impreso, esta tarea exige tambin un grado de especializacin superior al que posee el encuadernador normal. Hace falta aprender determinadas tcnicas, como la de la condensacin, consistente en compensar el tamao de los folios y hacer que el tomo pueda abrirse con facilidad. Nunca deben recortarse los bordes para emparejar, puesto que es un trabajo largo y tedioso y se corre el peligro de que, con mrgenes insuficientes -especialmente en el reverso- el texto desaparezca en la ranura y resulte ilegible. En algunos archivos se ha practicado un mtodo alternativo de encuademacin usando adhesivos modernos y tapas corrientes. El procedimiento es semiautomtico y no precisa operadores altamente capacitados. Queda por ver si los tomos as constituidos soportarn el pasaje del tiempo y la manipulacin frecuente para su consulta y fotocopiado. En China y Japn se practica un tipo de encuademacin consistente en plegar los folios, que estn escritos por una sola cara, para luego constituir los tomos pasando hilo a travs de los mrgenes de las hojas plegadas.

PGI-89/WS/4 - pg. 15 5.2.3 Guardas v archivadores

En esta tcnica se recurre a guardas, o tiras de papel, del mismo peso que los folios que constituyen el tomo. Cada folio se encola sobreponindolo a su guarda y las guardas luego se alinean, perforan y atan entre cartones preparados. Debe ponerse especial esmero en compensar papeles ms pequeos para que el archivo final tenga un espesor uniforme. Otra posibilidad consiste en incorporar una guarda por medio de la laminacin a mquina, empalmndola sobre el papel y haciendo sobrepasar la parte laminada sobre la guarda. Este procedimiento, salvo en caso de laminacin, requiere capacitacin y experiencia y resulta muy laborioso, aunque lleve menos tiempo que la encuademacin propiamente dicha. Tiene la ventaja con respecto a la encuademacin de permitir la apertura total de las pginas y el fcil desmontaje del tomo en caso necesario. 5.2.4 Encuademacin con horquillas

Cuando los documentos han sido encapsulados, puede dejarse un margen suficiente de polister para permitir la perforacin y el montaje de los documentos con encuademaciones a base de horquillas. 5.3 Pergaminos y vitelas 5.3.1 Naturaleza y propiedades

El pergamino se fabrica a partir de la piel de animales, generalmente ovejas o cabras, preparada de tal manera que se pueda escribir sobre ellas con tinta. Se encuentran en gran cantidad en los archivos medievales de Europa Occidental, aunque tambin en pocas ms recientes y geogrficamente ms amplias en lo concerniente a documentos de ndole formal o solemne. El pergamino posee un cierto "grano", proveniente de una reestructuracin de las fibras naturales a raz de la tensin a la que se someten durante el curtido, y las dos caras presentan caractersticas diferentes: una "hirsuta" y otra "carnosa". Algunos pergaminos se separan por razones de economa o de maleabilidad. La vitela se obtena a partir de la piel de ternera (no existe una palabra especfica en muchos idiomas), siendo ms pesada y emplendose en los manuscritos y documentos importantes y en las encuademaciones y tapas. 5.3.2 Mtodos tradicionales de reparacin de pergaminos

Las tcnicas aplicables para reparar los pergaminos son anlogas a las descritas para papel comn en el punto 5.1.4. Debe usarse pergamino nuevo, de espesor y color similares, con un "grano" semejante y respetando las dos caras -"hirsuta" y "carnosa"- del original. Las principales diferencias con el papel radican en que, en el caso del pergamino, se debe cortar y no rasgar, refilando cuidadosamente los bordes de la cara carnosa para dejar una pequea solapa, trabajndose en seco (aunque a veces, cuando el documento est reseco, haga falta humedecerlo hasta alcanzar un ndice de 55% HR). Se exige un grado de especializacin y una experiencia idnticas a la reparacin de papel, tratndose de un procedimiento largo y laborioso. 5.3.3 Reforzamiento de pergaminos

Se pueden reforzar documentos en pergamino adhiriendo otro nuevo pergamino al dorso cuando- no haya texto en ste. En caso contrario se pegar por encima del pergamino una fina gasa de seda (producto de origen animal), que constituye un material de reforzamiento habitualmente usado en estos casos, aunque puede hacer que sea difcilmente legible el texto. Otro producto alternativo, obtenido a partir de la vejiga de pescado, es la pelcula de batihoja.

PGI-89/WS/4 - pg. 16 Una tcnica ms moderna consiste en emplear una capa de colgena reconstituida, tambin de origen animal (usada para fabricar el pellejo de las salchichas). Este producto es ms econmico que la pelcula de batihoja y se mezcla mejor con el pergamino que la seda, con menos prdida de legibilidad. 5.4 Otros soportes tradicionales

Adems del papel y el pergamino, se han utilizado otros muchos soportes a lo largo de las distintas pocas y por diferentes sociedades. Entre ellos se incluyen el papiro, la corteza de abedul, las hojas de palmera, la madera, el marfil, la arcilla y la piedra. La conservacin de esos materiales exige un nivel de capacitacin equiparable al que se necesita para el papel, el papiro y la encuademacin, y no debe llevarse a cabo sin los debidos conocimientos y experiencia. Por lo general puede obtenerse asesoramiento sobre la conservacin de este tipo de materiales en el pas de origen, a menudo dentro del marco de los museos. 5.5 Sellos

En muchas pocas y muchas sociedades se utilizaron sellos para autentificar documentos. Son variables tanto en cuanto a la forma (colgantes, de uno o dos lados, aplicados, estampados) como a los materiales que los componen (plomo, cera, laca, tinta). La reparacin de los sellos colgantes y aplicados constituye un trabajo altamente calificado y no debe ser llevado a cabo por aficionados. Cuando no se posea la competencia requerida, el mejor mtodo para impedir daos y manipulaciones intiles es envolver delicadamente los sellos con guata de celulosa, cuidando de que no se despeguen del documento. Los sellos estampados pueden tener tintas o pigmentos solubles en agua, por lo que hay que tener sumo cuidado al aplicar procedimientos de humidificacin.

6. 6.1

PRESERVACIN Y CONSERVACIN DE MATERIALES NO TEXTUALES Instantneas 6.1.1 Naturaleza y propiedades

Aunque la fotografa existe desde hace casi un siglo y medio, slo en fecha reciente -con la excepcin de ciertas colecciones especializadas- se ha despertado el inters por la preservacin de los documentos fotogrficos, particularmente los contenidos en archivos (2, 25, 29). Las fotografas presentan problemas especiales debido a que constituyen objetos complejos que slo tienen en comn el poseer dos o ms elementos, incluyendo un soporte o una base (que puede estar hecho de diversas materias), un ingrediente qumicamente activo (generalmente plata metlica en el caso de fotografas en blanco y negro) que reacciona a la luz para formar imgenes, y algo para sujetar el conjunto (excepto en el caso de colotipos y daguerrotipos). Cada uno de estos elementos puede reaccionar de manera diferente no slo en funcin de las condiciones ambientales, la contaminacin qumica y la manipulacin, sino tambin de los tratamientos a que se sometan para conservarlos. Estos tratamientos deben por consiguiente ser aplicados por especialistas experimentados capaces de identificar los procesos fotogrficos especficos en cada caso y determinar los respectivos tratamientos. La manera ms segura de tratar los documentos fotogrficos suele consistir en guardarlos individualmente en envoltorios qumicamente inertes (exentos no slo de acidez sino tambin de sulfuro y de perxido; los envoltorios de papel cristal no se recomiendan actualmente) o bien encapsularlos en pelcula de polister y preservarlos en la oscuridad y en condiciones ambientales ptimas (cuanto ms baja sea la temperatura, mejor; la humedad relativa oscilar entre el 30% y el 50%).

PGI-89/WS/4 - pg. 17 6.1.2 Negativos fotogrficos

Estos pueden tener diversos tipos de base transparente, por lo general el vidrio, el acetato de celulosa y el polister (tereftalato de polietileno). Estas bases poseen una estabilidad variable (ver puntos 3.1.1 y 3.1.4). Los daos a los negativos suelen ocasionarse por medio de la rotura (en el caso del vidrio); por deterioro o deformacin de la capa de emulsin a raz de las transformaciones dimensionales sufridas por la base y la emulsin y provocadas por las alternancias cclicas de las condiciones ambientales, lo que puede llegar a resquebrajar la emulsin y la imagen e incluso a separarlas de su base; o por deterioro qumico sufrido por la imagen como resultado de un revelado inicial mal hecho, la contaminacin qumica ambiental o un fenmeno de contagio por sustancias provenientes de los envoltorios o de otros artculos con los cuales los negativos han estado en estrecho contacto. Los negativos de instantneas con base de nitrato de celulosa (qumicamente inestable y muy inflamable) son menos comunes que las pelculas con la misma base. Tambin pueden encontrarse negativos con base de papel. Los tratamientos activos de conservacin de negativos, como el reprocesado o el traslado de una emulsin y una imagen de una base daada a otra nueva, deben ser llevados a cabo exclusivamente por profesionales en la materia. 6.1.3 Positivas

Lo ms frecuente en el caso de positivas es que su base sea de papel, aunque pueden encontrarse otras materias, como el metal, en antiguos procesos de revelado o el vidrio en el caso de diapositivas. Al igual que sucede con los negativos, los daos ms corrientes son el deterioro o la distorsin de la emulsin y de la imagen y las alteraciones qumicas provocadas ya sea por un revelado mal hecho, ya sea por contaminacin atmosfrica o por impurezas en el papel o, ms frecuentemente, en los bordes de las fotos o en los lbumes fotogrficos, ya sea por el contacto con otros materiales archivados (por ejemplo, el papel de peridico) o con contenedores (sobres, cajas, etc.) fabricados con material de baja calidad. Es posible detener, aunque no revertir (ver 2 ) , el proceso de deterioro qumico eliminando los bordes o sacando las fotos de los lbumes, siempre que no se corra el riesgo de daarlas o de perder su valor testimonial. (Es evidente que, cuando los materiales asociados de los cuales han sido separadas las fotos forman parte integrante del documento, habr que mantener vinculadas ambas partes mediante remisiones en listas o inventarios). Los tratamientos deben ser llevados a cabo nicamente por conservadores fotogrficos experimentados. 6.1.4 Fotografas en color

Puede tratarse aqu de negativos, positivas, transparencias y diapositivas "directas" o positivas "directas" ("Polaroid"). Los delicados y sensibles colorantes que se utilizan para estas imgenes son mucho menos estables que las sales de plata que se encuentran en las instantneas en blanco y negro, siendo esencial archivarlas en un medio ambiente estable y a temperaturas que no deberan rebasar los 5 o C, con una humedad relativa estable que oscile entre el 30% y el 50%. Resulta en general prcticamente imposible aplicar cualquier tratamiento y la reproduccin suele ser la nica alternativa para salvar ejemplares en estado avanzado de deterioro. 6.1.5 Microformas

Se trata de una versin de las instantneas en la que la serie de imgenes se sostiene sobre un soporte transparente (acetato de celulosa o polister -ver puntos 3.1.1 y 3.1.4 para problemas de estabilidad-) en forma de rollo (micropelcula) o lmina (microficha). El material usado en algunas de las

PGI-89/WS/4 - pg. 18 primeras micropelculas fue el nitrato de celulosa, en cuyo caso debe hacerse una copia y destruir el original (ver punto 6.2.1). En todas las microformas, antiguas y modernas, la imagen est formada por una emulsin de gelatina de plata, expuesta a los mismos tipos de dao y deterioros que otras fotografas con sal de plata. Actualmente, las diazocopias y las microformas vesiculares y electrofotogrficas ("borrables") son tipos de reproducciones corrientes, con el inconveniente de que tienden a reaccionar mal ante altas intensidades luminosas y no son convenientes para una preservacin duradera. El tratamiento de microformas suele limitarse a reemplazar las bobinas metlicas de mala calidad y los contenedores inestables por otros inertes, manteniendo el archivo en condiciones ambientales idneas (26), lejos de materiales hechos de papel y que son susceptibles de desprender vapores de perxido. Es posible lavar cuidadosamente las microformas sucias o engomadas, aunque los tratamientos qumicos son poco recomendados. 6.1.6 Documentos de oficina

Han sido numerosos y variados los procedimientos para copiar documentos de oficina, ya sea directamente a partir de los originales o imprimindolos a partir de copias de microformas. El ms antiguo es el mimegrafo, caracterizado por la psima calidad del papel y la escasa estabilidad de las tinturas. El procedimiento ms primitivo es la reproduccin fotosttica (trmino empleado a menudo de manera vaga e incorrecta para todas las fotocopias), consistente en un proceso fotogrfico que, con un revelado y archivo correctos (cosa desgraciadamente poco frecuente), produce copias relativamente duraderas. El proceso ms reciente de reproduccin electrosttica o xerogrfica (conocido a veces con el nombre de marca "Xerox") es potencialmente duradero a condicin de que la mquina se conserve en buen estado, que el color modificador haya sido correctamente ajustado y fusionado y que el papel sea de calidad superior. Entre estos dos sistemas, no obstante, ha habido una larga serie intermedia, como, por ejemplo, el termofax y el verifax, que han producido copias muy inestables debido a la baja calidad de los materiales, la fijacin insuficiente de las imgenes y la sensibilidad del papel cuch a la luz y el calor. La nica manera de preservar el contenido de estas reproducciones es volver a copiarlas mediante un sistema ms eficaz (69). Han aparecido en fecha reciente fotocopiadoras en color, desconocindose an la permanencia de las reproducciones. 6.2 Imgenes mviles 6.2.1 Pelculas

Las pelculas cinematogrficas presentan los mismos problemas que las instantneas, a los que suman los ocasionados, desde los aos treinta en adelante, por la existencia de las bandas sonoras. El material usado para pelculas de 35 mm realizadas antes de 1951 era generalmente a base de nitrato de celulosa, sumamente inflamable e incluso explosivo. Deben archivarse en cmaras especiales y el nico tratamiento posible es copiarlos sobre un material seguro y destruir los originales. Posteriormente, las pelculas de 35 mm y 16 mm se realizaron con material de "seguridad" -acetato de celulosa- y presentan menos dificultades. Las primeras pelculas en color ("Technicolor") eran relativamente estables, pero los nuevos procesos utilizados entre 1950 y 1970 son menos resistentes y las pelculas de esa poca deben archivarse en condiciones trmicas especiales (temperaturas bajas). Los tratamientos de conservacin de las pelculas son poco prcticos y slo se justifican en casos particulares. La nica solucin en caso de deterioro o de dao es una manipulacin y un almacenamiento cuidadosos o, cuando el deterioro es demasiado importante, la reproduccin (35, 45).

PGI-89/WS/4 - pg. 19 6.2.2 Documentos videogrficos

Constituyen una forma nueva de registrar imgenes mviles acompaadas de sonido, lo que se logra grabando cargas elctricas sobre una cinta magntica. Se hallan expuestos al desgaste, a los daos ocasionados por maquinaria mal cuidada o a condiciones ambientales adversas que pueden provocar la desunin del material electromagntico de registro, de la base de polister, y del csete (generalmente de uretano de polister, que se hace pegajoso a temperaturas y humedades relativamente elevadas). Parecera tambin que con el tiempo las seales electromagnticas se van debilitando y que pueden verse afectadas por una interferencia electromagntica externa. Es esencial crear un medio ambiente propicio y manipular con cuidado el material; de otro modo, slo queda la alternativa de la reproduccin, lo que puede ser difcil cuando los equipos de grabacin originales envejecen y acaban siendo inutilizables. 6.3 Grabaciones sonoras 6.3.1 Discos audio

Las primeras grabaciones se realizaron en carretes de cera o de laca, aunque a veces se encuentran en los archivos discos de cera y de metal (discos matrices). No obstante, la forma ms corriente de grabacin sonora ha sido, hasta fecha muy reciente, el disco, hecho originariamente de laca hasta la dcada del 50, utilizndose a partir de entonces el plstico, menos frgil que la laca, pero ms propenso a las rayas y al alabeo. Pueden variar las dimensiones, la velocidad de reproduccin y los mtodos de grabacin (acsticos y elctricos), pero la tecnologa bsica suele ser la misma. Los materiales son generalmente muy estables (aunque no son raras las "prdidas" del plastificante en los discos); en cambio, son frecuentes los daos debidos a malos tratos (rayas o rotura), al uso de tocadiscos de mala calidad o en mal estado, al desgaste o al descuido en la manera de guardarlos (alabeo). La reproduccin es la nica medida prctica de preservacin, en la medida en que el dispositivo de lectura est an disponible para escuchar el original (35). 6.3.2 Cintas audio

Se trata de cintas de polister con revestimiento magntico contenidas en un csete. El revestimiento magntico recibe y retiene una carga elctrica que puede ser reproducida a los efectos de recrear el sonido. Existen variaciones en cuanto al nmero de pistas en cada cinta y a la velocidad de grabacin y de reproduccin. Los problemas son los mismos que para las cintas videogrficas (ver punto 6.2.2) y la duplicacin es el nico medio de preservacin, en la medida de la disponibilidad de los equipos. 6.4 Discos legibles a mquina 6.4.1 Soportes magnticos

Con el sistema ya bien instaurado de grabacin de datos informticos se recurre a un soporte magntico, que puede presentarse en forma de cinta o disco, con caractersticas similares a las de los registros videogrficos (ver punto 6.2.2) y a las de las cintas audio (ver 6.3.2). Hace falta para su preservacin el almacenamiento apropiado, un trato cuidadoso y, si no existe otra alternativa, la duplicacin sistemtica.

PGI-89/WS/4 - pg. 20 6.4.2 Discos pticos

La tcnica ms reciente consiste en utilizar los rayos lser para la lectura de discos grabados con datos codificados digitalmente, ya se trate de discos para ordenador, de registros videogrficos o de grabaciones sonoras. El procedimiento est an en pleno desarrollo, por lo que no existen normas para los dispositivos de grabacin y reproduccin, aunque constituye un sistema sumamente compacto que ofrece la ventaja potencial de una conservacin ms duradera de datos digitalmente codificados que la que permiten las cintas magnticas vdeo, audio o informticas y los discos magnticos.

7. 7.1

COPIAS DE SUSTITUCIN Utilidad 7.1.1 Alternativa a los tratamientos de conservacin

El reemplazo por una copia sustitutiva de un original que est en estado avanzado de deterioro o de descomposicin, o cuyo deterioro resulta previsible, puede representar la nica solucin cuando la restauracin no es viable por razones de prioridad, de coste, de falta de capacitacin o de inexistencia de tratamiento adecuado. Despus de realizada la copia, el original se puede: a) conservar cuidadosamente en algn envoltorio neutro y archivar en condiciones ambientales ptimas hasta tanto se descubra un tratamiento econmicamente viable; este sistema es particularmente apropiado para documentos estropeados, pero tambin puede servir para detener o retrasar el deterioro de documentos cuyo estado de descomposicin an lo permita; dejar tal como est, con la esperanza de que se descubra algn tratamiento econmicamente viable antes de su descomposicin total; destruir, opcin ante la cual la mayor parte de los archiveros se muestra reacio, pero que puede constituir la nica medida lgica dadas las circunstancias, siendo a menudo consecuencia inevitable de b ) . Despus de tratamiento

b) c)

7.1.2

En otros casos, puede resultar necesario, despus de someter el original a tratamiento, realizar una copia para su uso como referencia. Las razones para este recurso son: a) el valor intrnseco del original, que justifica su tratamiento pero que debe preservarse de mayores daos o deterioro, usndose la copia para su consulta; el contenido del documento, que posee un considerable valor informativo, pero cuyo estado de deterioro excluye la posibilidad de copiarlo sin tratamiento previo. Para impedir el deterioro del original

b)

7.1.3

La reproduccin constituye una medida preventiva para evitar que el documento sano aunque frgil se estropee debido a un uso frecuente o descuidado; el original debe archivarse en condiciones apropiadas.

PGI-89/WS/4 - pg. 21 7.2 Diferentes tipos de copias 7.2.1 Facsmiles

En el caso de un documento individual de gran valor intrnseco (un manuscrito antiguo, la constitucin nacional de un pas o la holografa de una carta escrita por un personaje clebre), el mejor sustituto es un buen facsmil. No obstante, para lograrlo, se requiere una cmara fotogrfica especial o, al menos, muy buena y el material necesario para obtener fotografas de color de alta calidad e incluso, si se trata de una reproduccin mltiple, para la impresin en color. Todo este material es a menudo muy costoso, por lo que suele ser preciso confiar el documento a algn estudio fotogrfico donde existen las condiciones ambientales idneas y se emplean las tcnicas apropiadas. Si se trata de un volumen encuadernado, puede ser preciso desencuadernarlo y separar las hojas para obtener los mejores resultados, aun cuando no sea necesario para el tratamiento. Los negativos y las matrices deben a su vez conservarse en condiciones ptimas para no tener que volver a realizar el proceso de reproduccin. 7.2.2 Fotografas

Cuando no se justifica el coste de un facsmil en color, la copia en blanco y negro puede ser suficiente para usarla como referencia. No es preciso que la copia tenga el tamao del original cuando ste se conserva y el objetivo sea evitar su deterioro. Las transparencias en color pueden constituir un mtodo de sustitucin conveniente ' ' r a documentos en los cuales el color tiene importancia, como en el caso de mapas, planos, carteles o croquis topogrficos. Los negativos y las matrices deben ser conservados y catalogados adecuadamente. 7.2.3 Copias xerogrficas

Este mtodo para obtener copias en blanco y negro de tamao original es ms econmico que la fotografa. Constituye la mejor manera de reemplazar en archivos modernos documentos u otro material deteriorados e inestables. Se pueden archivar series de positivas (como se explic en el punto 5.2.3) entre cartones neutros para crear volmenes sustitutivos. En el caso de copias directas, har falta utilizar papel estable, una mquina limpia y en buen estado y el color modificador (toner) recomendado por el fabricante (69). El personal debe saber cmo manipular los documentos durante la reproduccin. Hay que evitar en lo posible la reproduccin de tomos encuadernados, ya que la presin aplicada puede daar tanto la encuademacin como el papel. 7.2.4 Microformas

El mtodo ms econmico de reproduccin es la microcopia, en forma de micropelcula o de microficha, siendo al mismo tiempo mucho ms econmico que cualquier tipo de conservacin activa. Es necesario archivar el negativo original (para lo que se emplear gelatina de plata y pelcula de polister), con arreglo a las normas internacionales de revelado, almacenamiento y preservacin no usndolo nunca como referencia, sino exclusivamente para hacer copias que sirvan de matrices intermediarias o copias de consulta (4, 18). Se pueden obtener microformas de documentos en color que corren el riesgo de deteriorarse con un uso excesivo, sin que sean duraderos ni puedan considerarse como sustitutos de originales deteriorados.

PGI-89/WS/4 - pg. 22

7.2.5

Tomas de imgenes por medios electrnicos

Esta nueva tcnica se basa en la combinacin de tecnologas fotoelctricas, informticas y pticas que permiten la exploracin de un documento matriz y la reduccin de las caractersticas (blanco-negro o rojo-azul-verde) de segmentos diminutos de dicha matriz (llamados "pixels" = elementos de imagen) a un cdigo electrnico, que puede grabarse en un soporte magntico o un disco ptico, para ser luego proyectado en una pantalla o impreso. Tambin es posible, mediante esta tcnica, realzar la calidad de las imgenes empalidecidas o incompletas, habindose empleado para restaurar instantneas y pelculas deterioradas y para reemplazar documentos originales en papel manchados o empalidecidos. 7.2.6 Transferencia de informacin

Cuando se trata de rescatar solamente la informacin contenida en algn documento, y no el original en s mismo, se justifica plenamente la transferencia de dicha informacin mediante la reproduccin. Cuando el documento est en estado avanzado de deterioro, ste puede ser el nico medio de preservar la informacin que contiene. Todos los procesos anteriormente descritos constituyen, hasta cierto punto, una transferencia de informacin, pero son medios de conservar un documento individual o una serie de documentos que se encuentren daados o deteriorados o que corran algn riesgo a raz de un uso excesivo. Algunos documentos estn destinados a perecer y deben ser copiados en cuanto llegan al archivo. Una alternativa es la de realizar las copias sobre el mismo soporte que el original (en cuyo caso ser necesario volver a copiar en momento oportuno), especialmente en el caso de grabaciones sonoras, videogrficas e informticas, que deben al menos ser transferidas a cintas nuevas de calidad comprobada y "archivable" (lo que no significa que sea "permanente" en este contexto). La transferencia de algn tipo de soporte a otro de caractersticas similares (como por ejemplo, las casetes audio a cinta magntica de carrete, los discos flexibles a cinta magntica de ordenador, la pelcula de nitrato a pelcula de "seguridad") o incluso de caractersticas diferentes (transferencia a discos pticos, por ejemplo) es una posibilidad que no debe excluirse. Documentos en otros formatos que corren el peligro de deteriorarse tambin pueden ser sistemticamente transferidos a otro soporte para su uso inmediato o como reserva (discos fonogrficos a cinta sonora, negativos sobre vidrio a pelcula negativa).

SEGUNDA PARTE: PLANIFICACIN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL EN UN SERVICIO DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN 8. 8.1 ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN Evaluacin de las necesidades 8.1.1 Estudios sobre la preservacin y la conservacin

La manera ms efectiva de encarar los problemas de preservacin y conservacin es elaborar un programa de conservacin basado en el estudio sistemtico del edificio y de su contenido. Las directivas para llevar a cabo dicho estudio estn dadas en un informe separado del RAMP (13), y no se detallarn aqu.

PGI-89/WS/4 - pg. 23 8.1.2 Niveles de investigacin

El estudio debe identificar los problemas de preservacin y de conservacin a los siguientes niveles: a) b) c) d) el edificio en su conjunto insatisfactorias); (por ejemplo, condiciones ambientales

un sector determinado del edificio (por ejemplo, la presencia de insectos o de moho); los daos sufridos por una coleccin de documentos (por ejemplo, el deterioro cido ocasionado por los componentes mismos); los problemas inherentes a un documento aislado (por ejemplo, los daos causados por el uso abusivo y descuidado).

Por lo general resulta poco viable examinar cada documento individualmente, aunque lo aconsejable sea tomar muestras de cada coleccin para identificar, por un lado, los problemas globales y, por otro, el ndice de recurrencia de problemas individuales, lo que puede justificar el examen de los documentos uno por uno. 8.1.3 Verificacin reiterada

No puede aceptarse sin ms la estabilidad de las condiciones de un archivo, debiendo examinarse el edificio una vez al ao, y su contenido por lo menos una vez cada diez aos, con el fin de detectar los nuevos problemas o los que se presentan insistentemente y determinar el grado de deterioro que pueden haber sufrido los documentos no tratados entre una inspeccin y otra. Adems, es importante dejar constancia del estado de cada nueva adquisicin, tomndolo en cuenta en el programa. Los documentos consultados se sometern a un examen de rutina con el fin de detectar los nuevos problemas que pueden presentarse o la evolucin del deterioro. 8.2 Determinacin del tratamiento apropiado 8.2.1 Estado del edificio

El estado del edificio puede ser tal que sea necesario trasladar la totalidad de su contenido a otro inmueble que est en mejores condiciones o mejorar el medio ambiente en el que se archivan los documentos (instalando, por ejemplo, humidificadores o deshumidificadores porttiles) y solucionar problemas especficos (desinfectacin y desinfeccin). Es imprescindible instaurar un rgimen de aseo cotidiano y meticuloso. 8.2.2 Medidas relativas al contenido

Existe una amplia gama de opciones: a) b) c) d) e) tratamientos tradicionales completos de conservacin; reparaciones menores; tratamientos masivos; sustitucin; colocacin en contenedores sin acidez;

PGI-89/WS/4 - pg. 24 f) g) denegacin del acceso a los documentos que requieran algn tratamiento; abstenerse de toda iniciativa. Criterios de seleccin. El archivero debe tener en cuenta tres

8.2.3 aspectos: a)

el valor, tanto intrnseco (vale decir, monetario o testimonial) como informativo (vale decir, la cantidad y la calidad de la informacin que contiene) de la coleccin o del documento. En Estados Unidos el valor intrnseco abarca ambas categoras (77); la frecuencia en el uso real o potencial, de la coleccin o del documento (lo que depender en cierta medida del valor informativo, aunque uno y otro no sean necesariamente idnticos); los gastos involucrados en cada opcin.

b)

c)

Una vez determinados el valor y el uso relativos, el archivero puede elegir la opcin conveniente consultando el Cuadro 1. Cabe observar que la eleccin de una opcin principal no excluye la adopcin de otra secundaria (por ejemplo, el documento que ha sido sometido a tratamiento tradicional completo puede luego transferirse a micropelcula para su uso y consulta, evitando as una reincidencia de los daos reparados). 8.3 Fi.jacin de prioridades 8.3.1 Edificio

Suele ser prioritaria la resolucin de problemas.que afectan al edificio en su totalidad o parcialmente, dado que redundar en beneficio de todo o de buena parte del contenido. Siempre es prioritario resolver cualquier problema que pueda extenderse o agravarse si no se remedia rpidamente, como, por ejemplo, las infiltraciones a travs del techo o de las caeras o la propagacin de hongos, insectos o alimaas. 8.3.2 Contenido

Debe elaborarse un programa sistemtico de los tratamientos requeridos, dndose prioridad a colecciones enteras antes que a piezas aisladas, aunque los documentos de alto valor intrnseco o muy en boga pueden constituir excepciones a esta regla. Al fijar las prioridades en la elaboracin del programa, se tendr en cuenta el valor y el uso (real o potencial), y tambin la urgencia de tratamiento. Es el archivero el que debe determinar el valor y el uso, mientras que al conservador le incumbir la decisin sobre la urgencia del tratamiento. Un mtodo sencillo para establecer una escala de prioridades consiste en asignar puntos de uno a cinco para el valor y el uso y de uno a diez para la urgencia del tratamiento. La suma total de puntos, asocindola al Cuadro 1, dar una idea de las prioridades.

PGI-89/WS/4 - pg. 25

CUADRO 1: OPCIONES DE TRATAMIENTO VALOR Alto Restauracin y reemplazo para referencia Intermedio Reparaciones menores y reemplazo para referencia o encapsulado Bajo Reemplazo para referencia o laminacin

Frecuente USO REAL 0

Restauracin POTENCIAL Intermedio

Reparaciones menores o encapsulado Conservacin pasiva

Conservacin pasiva

Infrecuente

Reparaciones menores

Ninguna medida o destruccin

9. 9.1

INSTALACIN DE UN TALLER Construccin

Ya se trate de locales construidos ad hoc o de dependencias acondicionadas, hay que tomar en cuenta una serie de factores para la construccin de los talleres adecuados. 9.1.1 Solidez de los pisos

Los pisos deben ser lo suficientemente slidos como para soportar el peso del material a instalar, teniendo en cuenta que algunos equipos y maquinarias, tales como prensas, guillotinas y cmaras de fumigacin, son bastante pesados. 9.1.2 Luz

Es fundamental que haya luz natural, pero debe evitarse la incidencia directa de luz solar, por lo que, segn se trate del hemisferio norte o del hemisferio sur, la orientacin debera ser, respectiva e idealmente, hacia el norte y hacia el sur. Cuando no puedan reunirse estos requisitos o en el caso de zonas tropicales en donde ninguna de las dos orientaciones es ideal todos los das del ao, lo aconsejable es instalar persianas externas o pantallas internas. La luz artificial debe ser buena sin ser demasiado fuerte, y hay que tamizarla mediante filtros de rayos ultravioletas que habr que cambiar peridicamente. 9.1.3 Altura

Debe quedar espacio suficiente entre los equipos y el cielorraso.

PGI-89/WS/4 - pg. 26

9.1.4

Medio ambiente

Deben darse en los talleres las mismas condiciones ambientales que en los archivos, cuyas normas ideales han sido detalladas en el punto 4.1.1. Se trata de un requisito necesario para garantizar que los tratamientos que se lleven a cabo no se vean comprometidos a raz de cambios ambientales cuando el documento se restituye al archivo. Hay que prever asimismo condiciones climticas estables para el personal. En climas tropicales, deben existir sistemas de ventilacin, de deshumectacin y otros o, en lo ideal, de climatizacin. Al determinar las especificaciones propias del sistema de climatizacin hay que tomar en consideracin, adems del volumen cbico del local y el nmero de personas que en el mismo trabajan, el calor que desprenden los equipos, lo que podr determinarse con el asesoramiento del fabricante. Una construccin desprovista de paredes internas permitir la mxima circulacin de aire. Es preferible instalar aparatos individuales de aire acondicionado antes que un sistema de climatizacin central, dado que el coste inicial es ms reducido y el mantenimiento ms fcil. Las condiciones especiales que se requieren en los archivos se estudian ms adelante, en el punto 9.7. 9.2 Dimensiones

Es imposible fijar las dimensiones ideales de un taller de conservacin; el tamao del local estar supeditado al nmero de empleados, a la cantidad de equipos y procedimientos y a la magnitud de las operaciones. No obstante, siempre es conveniente dejar espacio suficiente para una eventual expansin (ver punto 9.3). 9.2.1 Normas mnimas

Existen, sin embargo, algunas normas mnimas en cuanto a las dimensiones recomendables : Mesas de trabajo de los conservadores Mesa para mapas y documentos amplios Otros equipos o reas de trabajo Cmara de seguridad para documentos Depsito para conservar materiales Area para trabajar con sustancias qumicas Despacho 9.2.2 Espacio de trnsito 15 m c/u

20 a 25 m 2 2 15 m c/u mnimo
-,n m 2 mnimo . . 10 2 .. 20 m mnimo
ir
2

15 m mnimo 2 20 m mnimo

Una vez calculado el espacio necesario para la totalidad de los componentes, debe aadirse un 25% de espacio de trnsito. En un taller autnomo es preciso prever tambin espacios para aseos y excusados, as como para primeros auxilios y esparcimiento. 9.3 Construccin modular

En el caso en que se haya previsto la instalacin de un taller a lo largo de cierto tiempo, puede resultar ms rentable proveer slo los elementos necesarios para cada etapa en particular. Una planificacin modular contribuir a este objetivo. Este tipo de planificacin consiste en esbozar un plano preliminar del taller totalmente equipado, para luego ir incorporando los componentes necesarios en cada etapa sucesiva, de manera que constituyan una parte de la concepcin final.

PGI-89/WS/4 - pg. 27 9.4 Disposicin del taller

No existe para un taller de conservacin la disposicin ideal, dependiendo sta de la diversidad y la magnitud de los procedimientos llevados a cabo. En el Apndice C se presenta, a ttulo de ejemplo, un modelo cuyos principios generales deben respetarse, aun cuando sea menester adaptarlo al marco especfico. 9.4.1 Desarrollo del trabajo

En la medida de lo posible, los conservadores deberan poder desenvolverse sin alejarse de su mesa de trabajo. Sin embargo, cuando los equipos y procedimientos involucrados sean variados, el material debera instalarse de tal modo que las distintas tareas puedan desarrollarse sin interferencias, lo que es de suma importancia cuando se trata de las diferentes etapas de la encuademacin y la reencuadernacin. Al planificar el trabajo en funcin de la disposicin del taller, se procurar: a) organizar el espacio y las operaciones de tal modo que el movimiento de los documentos sea mnimo y se facilitar la manipulacin de los de gran tamao; acortar en lo posible los circuitos de trabajo;

b)

c) mantener los circuitos de trabajo en un plano horizontal; d) e) evitar que los circuitos de trabajo se entrecrucen; integrar los procesos separados pero pertenecientes a un mismo componente, de tal manera que funcionen paralelamente y no se entrecrucen unos con otros;

f) hacer que la prioridad de un proceso sea proporcional a su magnitud, dado que no todos los circuitos de trabajo de diversos procesos pueden ser simultneamente de una eficacia ptima. 9.4.2 Aspectos ergonmicos

Los equipos deben colocarse de manera que se tenga en cuenta la comodidad, el acceso y la seguridad del personal. El anlisis previo de los circuitos de trabajo, habida cuenta de la reduccin de desplazamientos laterales, resultar til. Otros aspectos son: a) b) c) d) el empleo de sillas y taburetes giratorios y ajustables dotados de respaldo para las operaciones que pueden llevarse a cabo sentado; la colocacin de interruptores, grifos, etc., al alcance de la mano; la ubicacin de equipos sin soporte sobre bancos o mesas a una altura conveniente para la postura de trabajo requerida (de pie o sentado); la instalacin de equipos peligrosos a prudente distancia del rea de trabajo habitual (las cmaras de fumigacin, por ejemplo, no deberan estar dentro del taller mismo).

PGI-89/WS/4 - pg. 28

9.5

Interrelacin con otros locales del edificio

Por lo general resulta ms eficaz instalar el taller de conservacin en el edificio principal de los archivos o dentro del complejo. Su ubicacin depender del proyecto de que se trate: una edificacin nueva en la que cada componente tiene su lugar previsto, la habilitacin de un local preexistente o la construccin de un edificio separado dentro de un complejo. No obstante, y cualquiera sea su ubicacin, debera sta planificarse en lo posible en funcin de los dems servicios del archivo. De no estar en la planta baja, es imprescindible que haya un ascensor para permitir el traslado de equipos y materiales. 9.5.1 Ubicacin

La ubicacin ideal del taller puede determinarse segn los mismos principios de circuitos de trabajo que los que se aplican para la disposicin interna del taller (16). En las inmediaciones deben encontrarse: a) b) los archivos: para un acceso fcil a los documentos que requieren tratamiento; las salas de lectura: para un traslado rpido de los documentos daados o deteriorados y para la gestin de los tratamientos de emergencia; el sector reprogrfico: para facilitar la reproduccin o la microfilmacin de documentos deteriorados o frgiles; la zona de descarga: para la recepcin de equipos y materiales; los ascensores, los "paternoster" o las escaleras: para el traslado de documentos, equipos y materiales dentro del edificio.

c) d) e) 9.6

Servicios

Los principales servicios que se requieren en un taller de conservacin son la electricidad y el agua. Es aconsejable que existan normas garantizadas de suministro y, en caso de que los servicios pblicos no las apliquen, habr que tomar las disposiciones que se impongan. 9.6.1 Electricidad

Deben instalarse enchufes elctricos apropiados para todos los equipos previstos, con varias tomas suplementarias para mayor movilidad. Conviene evitar que los cables tengan largos recorridos entre los enchufes situados en el cielorraso o en el piso y las mesas de trabajo y los equipos, dado que esto constituye un factor de peligro. Si el suministro de electricidad local es irregular, se recomienda instalar un generador de repuesto para casos de necesidad. Es fundamental precisar el voltaje empleado localmente al encargar los equipos elctricos a los fabricantes o proveedores. Los equipos fabricados para los mercados europeos y americanos suelen poder operarse con diferentes voltajes, pero en caso contrario resultar necesario adaptarlos a las normas locales. Algunos materiales (como, por ejemplo, las guillotinas elctricas) precisarn un suministro trifsico.

PGI-89/WS/4 - pg. 29

9.6.2

Agua

Es indispensable disponer de agua en abundancia para la mayora de los tratamientos de conservacin. Cuando la calidad del agua no es fiable o no satisface las normas requeridas, deben instalarse filtros para eliminar las impurezas y mantener los niveles necesarios de dureza o de suavidad. Para ciertos procesos har falta utilizar agua destilada o desionizada. 9.6.3 Sistemas de evacuacin

Dado que habr grandes volmenes de lquidos residuales, es preciso prever sistemas de evacuacin que se conformen a las normas vigentes de seguridad y de proteccin ambiental. En caso de que los servicios pblicos no sean adecuados, habr que tomar las disposiciones necesarias. 9.6.4 Desechos qumicos

Es necesario evacuar los desechos qumicos lquidos y gaseosos, respetando las normas de seguridad y de proteccin ambiental. 9.7 Almacenamiento 9.7.1 Cmaras de seguridad para documentos

Habr que prever una cmara de seguridad, construida segn las mismas normas que las que conciernen a las zonas principales de almacenamiento para conservar documentos que requieran o estn en tratamiento. Estas normas son: a) b) solidez del piso: 2.000 kg/m^ mnimo; incombustibilidad: pisos y cielorrasos: 2 horas; puertas: de cierre automtico y resistentes a la alteracin durante una hora; ausencia de ventanas; cielorrasos impermeables; sistemas eficaces de deteccin de incendios y de alarma; instalacin de extintores, mangueras o sistemas de aspersin;

c) d)

e) medio ambiente: temperatura: 15-22 C; humedad relativa: 35-65%, preferentemente inferior a 55%; las oscilaciones cclicas no deben exceder, respectivamente, + 1,5 C y + 5% (ver punto 4.1.1); f) g) h) instalaciones elctricas: deben emplearse cables con aislamiento mineral y revestimiento de cobre y conexiones fijadas con tornillos; iluminacin: lmparas fluorescentes con difusores y filtros de rayos ultravioletas; interruptores externos; estanteras: de material incombustible, inoxidable, no acidificante y atxico; libre circulacin de aire; estantes inferiores a 15 cm del suelo y superiores a una distancia similar entre los documentos y el cielorraso; cerraduras de seguridad que puedan abrirse desde dentro.

i)

PGI-89/WS/4 - pg. 30 9.7.2 Depsito de materiales

El depsito debe poder contener reservas para dos aos y estar provisto de estanteras y armarios que puedan cerrarse bajo llave. La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse uniformes para impedir el deterioro de artculos perecederos (por ejemplo, cola y material de laminacin), y tiene que haber un sistema de deteccin de incendios y de alarma junto con extintores manuales. 9.7.3 Locales para productos qumicos

En lo posible, deben estar alejados del edificio principal e ir provistos de recipientes y bancos con superficies qumicamente resistentes, mascarillas de gas y un refrigerador que contenga las sustancias que hay que conservar a baja temperatura. Debe haber una buena ventilacin, un extractor de aire para absorber los gases en caso de accidente, un sistema contra incendios y extintores especiales para combatir incendios de origen qumico, un botiqun de primeros auxilios e indumentaria protectora. 10. 10.1 PERSONAL Funciones Consultar el Apndice A para la descripcin detallada de las funciones. 10.1.1 Archiveros

Los problemas de conservacin deben ser prioritarios para todo archivero. Adems de la tarea especfica de determinar el valor y el uso de los documentos que necesitan ser tratados y habida cuenta de las consiguientes prioridades, el archivero debe velar cotidianamente por el buen trato de los documentos a manos del personal y los usuarios y cuidar que no sufran dao alguno, intencional o accidental. 10.1.2 Conservadores

La responsabilidad de determinar el tratamiento indicado para un documento recae conjuntamente sobre el archivero y el conservador, aunque la concretizacin del trabajo corresponder a este ltimo. Para ello hace falta una amplia gama de conocimientos especializados acerca de la naturaleza del documento en cuestin y de los tratamientos que ms se ajustan a las circunstancias. El conservador debe poseer asimismo la destreza y la competencia requeridas para realizar el trabajo, lo que significa que no bastar con que sea sencillamente un artesano hbil, sino que su nivel de profesionalismo tiene que poder equipararse al del archivero, con quien tiene que poder formar equipo y en un plano de igualdad. 10.1.3 Funciones subalternas

Algunos tratamientos (por ejemplo, la laminacin, el encapsulado o la desacidificacin) requieren slo cierta competencia especfica y pueden ser realizados por tcnicos capacitados bajo la supervisin del conservador. Otras tareas de conservacin pasiva, tales como el embalaje o el reembalaje, la limpieza de los locales, etc., no necesitan ninguna capacitacin especial, aunque tienen que llevarse a cabo en cualquier circunstancia de modo cuidadoso y bajo supervisin.

PGI-89/WS/4 - pg. 31 10.2 Gestin 10.2.1 Gestin de la preservacin

La preservacin, tal como se define en el punto 2.1.1, es responsabilidad de los administradores del establecimiento. El Director de Preservacin es quien tiene a su cargo la gestin cotidiana. Este puesto lo ocupa un integrante del personal con rango equivalente al de los dems jefes de departamento dentro del establecimiento. Tiene por responsabilidad la elaboracin y ejecucin de un programa de preservacin y conservacin que comprenda los cuidados fsicos de los documentos, el diagnstico de su estado y los tratamientos indicados, previendo asimismo la eventualidad de sustituciones. En una primera etapa, dicho cargo tendr muy probablemente que ser desempeado por el archivero que posea los conocimientos tcnicos suficientes como para poder discutir con los conservadores, sin ser forzosamente conservador l mismo. A plazo ms largo, no hay ninguna razn para que un conservador experimentado no ocupe este puesto. Las responsabilidades financieras formarn normalmente parte de sus funciones, adems de las responsabilidades generales en otras esferas tcnicas (por ejemplo, la reprografa). 10.2.2 Gestin de la conservacin

El conservador superior supervisar cotidianamente las operaciones y determinar las prioridades inmediatas conforme a las pautas generales convenidas con el Director de Preservacin. Sus responsabilidades incluyen: a) b) c) d) e) dirigir al personal de conservacin y repartir el trabajo; proporcionar asesoramiento profesional; controlar la calidad del trabajo; vigilar la manutencin de los equipos; controlar los suministros.

Deber estar al corriente de los nuevos mtodos y tcnicas de conservacin para poder evaluarlos, asesorar al respecto y mejorarlos. Es aceptable que delegue, dentro de ciertos lmites, algunas responsabilidades financieras. 10.2.3 Supervisin tcnica

Cuando la importancia y la complejidad del servicio de preservacin y conservacin sean tales que diversas actividades (como el tratamiento de conservacin, el almacenamiento o la sustitucin por microfilmacin) funcionan de manera prcticamente autnoma, suele ser preciso designar a otros administradores o supervisores intermediarios que tendrn a su cargo, bajo la direccin del Director de Preservacin o del conservador superior, la gestin cotidiana de las respectivas actividades desempeadas por el personal. 10.3 Contratacin y promocin 10.3.1 Contratacin

Es poco frecuente que en los pases en desarrollo se pueda encontrar personal experimentado en la esfera de la conservacin; habr que proceder, por consiguiente, segn un criterio de potencialidad, siendo necesario imponer firmemente un periodo de prueba de un mximo de seis meses. Pocos candidatos poseern las calificaciones oficiales, y el requisito mnimo debe ser haber completado el ciclo secundario, preferentemente con una orientacin tcnica.

PGI-89/WS/4 - pg. 32

Para el puesto de Conservador Superior es imprescindible haber cursado la capacitacin tcnica con buenos resultados y, en lo posible, contar con alguna experiencia prctica. Los candidatos deben, adems, poseer habilidad manual y tcnica, as como capacidad potencial o comprobada para la gestin del personal y de los recursos. 10.3.2 Promocin

En el caso en que los cargos se adjudicaran por promocin interna, habr que tenerse en cuenta la capacidad individual para la conservacin y la gestin, y no solamente la antigedad en el empleo. 10.3.3 Procedimientos para la contratacin y promocin

La normativa estatal en materia de contratacin y promocin exige a menudo la creacin de una comisin ad hoc y aun, en caso contrario, puede constituir un procedimiento prctico para asegurar la evaluacin justa e imparcial de los candidatos. La comisin debe contar con la participacin del Director de Preservacin y del Conservador Superior, adems de un asesor tcnico externo, siempre que sea posible. Cuando se haya contratado a un asesor experto extranjero para dirigir o crear el taller, es ste el que debera ser cooptado por la comisin. 10.4 Capacitacin

Este punto presenta dificultades especiales, dada la escasez de capacitacin oficial en el mbito de la conservacin. En los pases en desarrollo ser necesario crear un programa que combine los medios disponibles localmente con asistencia internacional. 10.4.1 Capacitacin al exterior

La escasez de oportunidades y de subvenciones y becas internacionales, bilaterales y nacionales, en el mbito de la conservacin hace que sea muy difcil desempear este tipo de capacitacin. Cuando existen fondos disponibles, los ms propensos a beneficiar de cursos y formaciones externos sern el Director de Preservacin y el Conservador Superior. Pocos cursos acadmicos se dictan en esta esfera, como los de la Universidad de Columbia, en Nueva York, los de la Escuela Camberwell de Artes y Oficios en Londres, y los de los Archivos Nacionales en la India. La formacin en un taller reconocido de algn pas desarrollado es ms accesible, pero cabe dudar de su rendimiento en la medida en que las condiciones y los equipos disponibles probablemente difieran considerablemente de los existentes en el pas en desarrollo. Ms inters ofrece la organizacin de visitas de Directores de Preservacin o de Conservadores Superiores a diversos pases desarrollados o en desarrollo con el fin de proporcionar una visin ms global de los equipos y las tcnicas disponibles y de prcticas organizativas y gerenciales. 10.4.2 Capacitacin interna

La experiencia adquirida en el trabajo mismo es de fundamental importancia, dado que el mejor atributo de un conservador de calidad es la habilidad para llevar a cabo los diversos tratamientos con competencia y eficacia. Este tipo de capacitacin durar entre dos y cuatro aos, segn la variedad de tratamientos de conservacin disponibles, periodo durante el cual la productividad ser menor que lo previsto en el punto 10.5.3. Durante la formacin, es indispensable la supervisin constante de un Conservador Superior o de alguien experimentado o, en caso de no haber nadie disponible, la contratacin de un

PGI-89/WS/4 - pg. 33 asesor experto, con la responsabilidad de supervisar la formacin y, llegado el caso, poner en marcha un taller. Tambin cabe la posibilidad de recurrir cuando sea necesario a un experto del exterior para impartir cursos de breve duracin y concisos sobre alguna tcnica o tratamiento especiales. Este procedimiento puede rentabilizarse ms planificndolo dentro de una serie regional, de manera que el formador dicte cursos en varios pases vecinos y los gastos se repartan. En el caso de equipos ms sofisticados, el fabricante o proveedor puede suministrar algn tipo de formacin. 10.5 Nmero de efectivos y niveles de produccin 10.5.1 Necesidades

Probablemente no exista ningn establecimiento cuyo presupuesto permita disponer de una plantilla de empleados lo suficientemente numerosa como para satisfacer todas las necesidades de preservacin y conservacin, por lo que es imposible establecer una relacin estricta entre el nmero de efectivos y las necesidades reales, siendo preciso adoptar una poltica ms pragmtica. 10.5.2 Efectivos mnimos

En vista de lo dicho, resulta imposible establecer normas en cuanto al nmero de empleados que son necesarios a un servicio de preservacin y conservacin, aunque puede hablarse de un mnimo de tres personas: el conservador y dos asistentes. Se tratara luego de ir ampliando el servicio en la medida del presupuesto disponible y por orden de prioridad de las tareas a cumplir. 10.5.3 Produccin emplear el personal disser til la siguiente cifras son aproximadas; previo al tratamiento),

Es de suma importancia, por consiguiente, saber ponible para optimar la produccin. Para esto puede lista por orden descendiente de productividad (las dependen en gran medida del estado de los documentos de las actividades de conservacin y de tratamientos: a)

limpieza y orden de los archivos, tarea que, a menos que se trate de locales muy espaciosos, puede ser llevada a cabo por un solo empleado y no necesariamente con dedicacin exclusiva; muchas veces todo el personal comparte esta labor; proteccin de documentos mediante el embalaje o el reembalaje; un empleado puede embalar el contenido de 40 pies (alrededor de 13 metros) de estanteras por da, siendo con frecuencia el factor limitativo la falta de cajas y embalajes y no la escasez de personal; fumigacin: representa un trabajo de jornada completa para un empleado que posea conocimientos relativos a la salud y a la seguridad; aqu el factor restrictivo puede ser el tamao de la cmara y la disponibilidad de las sustancias qumicas necesarias; limpieza y alisado de documentos: un empleado experimentado o un conservador en formacin, trabajando bajo supervisin, puede tratar hasta 200 folios al da; desacidificacin; el ritmo del trabajo estar supeditado al procedimiento utilizado: la desacidificacin en masa ser la forma ms productiva, aunque no sea forzosamente la ms rentable cuando la demanda no corresponde al nivel terico de productividad; el mtodo

b)

c)

d)

e)

PGI-89/WS/4 - pg. 34

de pulverizacin puede ser aplicado por conservadores en formacin o empleados capacitados, bajo supervisin, con una rentabilidad elevada; la desacidificacin acuosa requiere un nivel de competencia que slo pueden tener los conservadores y los que estn formndose que ya cuentan con bastante experiencia, siendo su productividad mucho menor (entre 100 y 120 folios dobles por da); f) laminacin: empleados capacitados pueden trabajar a un ritmo de 80 a 100 folios por da mediante tcnicas de laminacin con disolventes, o hasta 130 por da con una mquina laminadora manual o semiautomtica; encapsulado: un empleado capacitado puede trabajar a un ritmo de 80 a 90 folios por da; proteccin y archivo: un conservador puede colocar guardas protectoras en 200 folios y archivarlos en un da y medio de trabajo; encuademacin y reencuadernacin: el ritmo de trabajo depender de la ndole del volumen, del tipo de encuademacin y de la magnitud de los daos que puede haber sufrido el contenido; un conservador calificado puede tardar entre medio da y un ao y medio para encuadernar un solo volumen; reparaciones manuales: en este caso tambin es variable el ritmo de trabajo, dependiendo de las dimensiones del documento, del tipo de material del que est hecho y de la magnitud de los daos; la reparacin de un solo folio puede ocupar entre media hora y un da entero de trabajo e incluso ms si se trata de un documento de gran tamao como el mapa.

g) h) i)

j)

10.6

Exposicin de documentos

El montaje de documentos originales para ser expuestos es un trabajo especializado que requiere la intervencin de conservadores capacitados. Si un establecimiento tiene un programa activo de exposiciones, debe preverse un cierto tiempo de preparacin sin que ello vaya en detrimento de las dems actividades. Es fundamental vigilar el estado de los documentos expuestos (28) y limitar la duracin y la frecuencia de exposicin. 10.7 Higiene y seguridad

En los talleres se presentan una serie de riesgos para la salud y la seguridad del personal, por lo que es imperativo reducir al mximo estos peligros al planificar el local y prever cualquier accidente que pudiera ocurrir. 10.7.1 Prevencin

Los accidentes pueden evitarse: a) b) tomando toda clase de precauciones cuando se manejen instrumentos afilados o puntiagudos como cuchillos y agujas; sirvindose, e imponiendo el uso, de dispositivos protectores en guillotinas y prensas elctricas;

c) brindando las precauciones necesarias para el manejo de productos qumicos;

PGI-89/WS/4 - pg. 35

d) e)

suministrando mascarillas, gafas e indumentaria protectiva que se adapten a la actividad realizada; estableciendo y haciendo que se respeten normas estrictas de limpieza y de orden. Primeros auxilios

10.7.2

El personal debe disponer de conocimientos suficientes y de los medios necesarios para tratar ciertas lesiones comunes en este tipo de talleres: tajos, quemaduras, escaldados, inhalacin o ingestin de productos qumicos, lesiones oculares ocasionadas por polvo, fragmentos sueltos o productos qumicos, etc. 11. 11.1 EQUIPOS Y MATERIALES Equipos Consultar tambin el Apndice C. 11.1.1 Instrumentos bsicos

Los instrumentos necesarios para llevar a cabo las reparaciones bsicas son pocos y sencillos: cuchillos, escalpelos y tijeras (y afiladoras), agujas y punzones, pinceles y esponjas, tazones y otros receptculos, reglas e instrumentos de medida. El nico artculo especializado que representa un gasto ms elevado es la guillotina manual. 11.1.2 Mobiliario e instalaciones bsicas

Es probable que estos elementos representen un gasto mayor, pero son de fcil obtencin y pueden ser fabricados localmente. Incluyen: a) una mesa de trabajo individual para cada conservador, provista de un tablero de madera dura o contrachapada para facilitar su limpieza y una caja luminosa para poder iluminar desde abajo el documento que se repara; b) una mesa amplia que permita la reparacin de mapas o documentos de gran tamao, provista tambin de una mesa de madera dura o contrachapada ;

c) un tablero mural vertical o ligeramente inclinado, que podra actuar como complemento o alternativa a la mesa amplia; d) un secador, hecho de metal inoxidable o de plstico inerte; e) una prensa manual; f) un mnimo de dos recipientes; g) un congelador para conservar documentos atacados por insectos. Las mesas y los recipientes deben estar situados a una altura cmoda para trabajar de pie, aunque tambin debera poderse trabajar sentado si resulta preferible (ver punto 9.4.2).

PGI-89/WS/4 - pg. 36

11.1.3

Material de encuademacin

Si las tcnicas empleadas son de tipo occidental, har falta una gama ms amplia tanto de equipos como de instrumentos; se requieren diversas prensas especiales de encuademacin, cartn para prensado y reforzamiento, una cizalla, un martillo de encuadernador, un tarro de cola e instrumentos de rotulado. 11.1.4 Elementos para el manejo de productos qumicos

Estos productos deben utilizarse alejados de las mesas de trabajo, preferentemente en una campana extractora situada en el interior de un laboratorio separado o, cuando no sea posible, ubicada a la mayor distancia posible de la zona de trabajo, con ptima ventilacin. Hace falta adems un banco hecho de material qumicamente resistente y otros elementos especiales como una balanza, recipientes de medidas, una mezcladora elctrica y un indicador de pH, siendo este ltimo el nico susceptible de no poder obtenerse localmente. 11.1.5 Otros equipos

A medida que el departamento de conservacin se vaya ampliando y aumenten los fondos disponibles, se pueden aadir nuevos equipos, a saber: a) una mquina laminadora, ya sea una pequea prensa de tipo manual o un modelo semiautomtico o automtico de mayor tamao; b) c) d) una mquina de coser industrial o un soldador ultrasnico para el encapsulado; prensas y guillotinas elctricas; una mquina reintegradora.

Puede ser muy raro que el presupuesto de un establecimiento permita la compra de material para la desacidificacin masiva o copolimerizacin o que dicha adquisicin resulte rentable. 11.1.6 Manutencin

Los instrumentos y equipos deben conservarse en buen estado de funcionamiento. Esta tarea puede ser realizada cotidianamente por el personal habitual y slo en el caso de material ms sofisticado como el indicador de pH u otros artculos enumerados en el punto 11.1.5 puede necesitarse asesoramiento extemo, cuya disponibilidad debe asegurarse antes de realizar la compra de equipos costosos (ver punto 11.3.3 d)). 11.2 Materiales 11.2.1 Materiales bsicos

Todo taller de conservacin debe estar provisto de papel imitacin barba de calidad superior y de peso, textura y tamao diverso, papel para prensado (secante), lminas de nylon o de polister, papel de abac sin acidez de diverso peso y cartn sin acidez. Si se prev la reparacin de pergaminos, se necesitar tambin piel de cabra, seda, pelcula de batihoja o colgena. Es indispensable disponer asimismo de una buena reserva de cajas, carpetas y papel de envolver sin acidez. Para una lista detallada, consultar el Apndice C.

PGI-89/WS/4 - pg. 37 11.2.2 Material de encuademacin

A los efectos de la encuademacin, habr que disponer de una variedad mayor de pesas de cartn y tambin de telas, cueros, colas y diversos tipos de cuerdas y cordeles. 11.2.3 Productos qumicos

Ser preciso comprar los productos qumicos que son necesarios para la limpieza y la desacidificacin, previendo al mismo tiempo un sitio donde puedan conservarse sin peligro. 11.2.4 Otros materiales

Dependern de los procedimientos empleados: a) para la laminacin har falta el papel tejido necesario, junto con acetona para la laminacin con disolvente o papel de reposicin de politetrafluoruroetileno (PTFE) para la laminacin mecnica; b) para el encapsulado se necesitar pelcula de polister de diverso peso, y tambin hilo de coser cuando no se disponga de soldadura ultrasnica. Existencias

11.2.5

Al planificar los depsitos de existencias debe tenerse en cuenta la diversidad de los materiales y el hecho de que algunos de ellos, en particular el papel y el cartn, son voluminosos y tienen que ser conservados en posicin horizontal. Las reservas y existencias necesarias para un rendimiento ptimo dependern de la frecuencia de uso y de la facilidad de reposicin. A ttulo de ejemplo se puede decir que el presupuesto de un taller de conservacin en un pas en desarrollo que tiene que importar los materiales debera cubrir la compra inicial de materiales como para dos aos. Posteriormente, estas existencias deben en todo momento -y en base a la experiencia adquiridaalcanzar para un ao de trabajo. No obstante, existen otros factores que hay que tener presentes en lo concerniente a determinados artculos, como la vigencia de almacenamiento de los materiales (en especial cuando se trata de sustancias qumicas, adhesivos, papeles de laminacin, etc.), el ahorro que representan las compras al por mayor e incluso la exigencia de los fabricantes en cuanto a las cantidades mnimas suministradas. 11.2.6 Control de las reservas

Es fundamental que las reservas se utilicen de manera oportuna, para lo cual debe existir un sistema riguroso de control del consumo de las existencias con el fin de que: a) b) c) los materiales se conserven en las debidas condiciones; se recurra ante todo a las reservas ms antiguas; slo se utilicen los materiales necesarios y en cantidades razonables (por ejemplo, que no se preparen cantidades de sustancias qumicas superiores a las que exige cada trabajo); se haga un uso correcto de los materiales y se evite todo robo; se repongan las existencias con tiempo suficiente.

d) e)

PGI-89/WS/4 - pg. 38

1.3

Costes de equipos y materiales 11.3.1 Compras locales

Cuando los equipos y materiales son de fabricacin local, los costes son fciles de calcular y resultan relativamente bajos. Siempre que sea posible obtener equipos y materiales locales de buena calidad conviene esta opcin antes que la importacin. 11.3.2 Importacin

De no existir localmente el material requerido, habr que recurrir a la importacin, en cuyo caso ser indispensable determinar los costes exactos antes de efectuar ningn pedido, y averiguar: a) si los precios se expresan en moneda nacional, en la del pas de origen o en la del pas donde est radicada la casa matriz del fabricante o proveedor; si, en caso de tratar con un intermediario local, se refiere al precio bruto o al precio neto, incluida la comisin, y qu servicios entran en el coste (montaje, instalacin, cursos de formacin). Costes suplementarios

b)

11.3.3

En el caso de equipos y materiales importados hay una serie de gastos suplementarios que vienen a sumarse al precio citado por el fabricante o proveedor, a saber: a) los gastos de flete y de entrega, que pueden ser considerables tratndose de pases muy alejados de los fabricantes en Europa y Amrica del Norte. Estos gastos dependern ms del tamao y el peso de los equipos que de su valor, as como de las diferencias entre las tarifas areas y las martimas o terrestres. A pesar de que la tarifa area es ms elevada, puede ser ventajoso pagar ms con el fin de asegurar una entrega ms expeditiva y evitar el riesgo de deterioro debido a las malas condiciones ambientales del transporte. Las demoras y los daos suelen ser ms frecuentes cuando el transporte de superficie implica atravesar terceros pases. Adems de los costes bsicos de transporte, es necesario tomar en cuenta los gastos locales de entrega, los adelantos de las comisiones, los seguros, etc. Con objeto de hacerse una idea aproximada de los gastos de transporte areo se puede calcular que stos incrementarn en una suma comprendida entre el 20% y 25% el precio de los equipos o materiales, aunque hay que procurar obtener la cifra exacta antes de firmar cualquier compromiso definitivo de compra; el montaje y la instalacin pueden correr a cargo del fabricante o de su representante, como condicin de garanta de los equipos comprados; el pago de los derechos o impuestos a la importacin depender de cada pas y de la naturaleza de los equipos o materiales, y del estatuto del comprador. Incluso material suministrado localmente puede estar sujeto al pago de impuestos (impuesto al valor aadido). Las obligaciones, los ndices y los porcentajes son tan variables de un pas a otro que es imposible establecer normas generales. En todo caso es necesario estar al tanto de las leyes impositivas locales;

b)

c)

PGI-89/WS/4 - pg. 39 d) Es esencial conservar el equipo en buen estado y proceder a las reparaciones de los equipos; en algunos casos estas tareas pueden ser llevadas a cabo por el personal del archivo, pero en otros tendr que intervenir el fabricante, el proveedor, el representante u otro interventor externo. Suele ser ms rentable ejecutar estos trabajos de reparacin mediante contrato de servicios que pagarlos a medida que vayan surgiendo. A los efectos de hacer una estimacin inicial hay que prever unos gastos anuales del orden del 10% (del coste total de los equipos, ms otro 10%) eventual en concepto de piezas de recambio. Si no se conservan como es debido, tratndose de equipos costosos, pueden quedar paralizados y resultar totalmente improductivos.

12. 12.1

PLANIFICACIN Y COORDINACIN Preparacin

La instalacin o la ampliacin correcta de un servicio de preservacin y conservacin requieren una preparacin esmerada y detallada y la supervisin y coordinacin de cada una de las etapas. La responsabilidad debe recaer sobre una persona capaz, lo suficientemente disponible como para concentrarse prioritariamente en esta tarea, con instrucciones claras de sus superiores y con el apoyo total de la direccin durante la ejecucin del trabajo. Para llevar a cabo esta misin, la persona responsable debe tener el cargo de archivista y poseer conocimientos generales sobre asuntos de conservacin y preservacin y sobre pormenores tcnicos. En principio ser la persona destinada a ser Conservador Superior. Segn la envergadura del proyecto, estar secundado por asistentes a jornada parcial o completa. 12.2 Planificacin La planificacin puede dividirse en diversas etapas interrelacionadas. 12.2.1 Diagnstico

La variedad y la amplitud de los problemas de preservacin y conservacin podrn identificarse ms claramente mediante un estudio previo (ver punto 8.1). 12.2.2 Determinacin de posibles soluciones

Segn los resultados obtenidos en el estudio, se optar por una serie de tratamientos de preservacin y conservacin (ver punto 8.2). 12.2.3 Elaboracin de un programa de preservacin v conservacin

Una vez formalizadas y estudiadas las dos etapas anteriores, y conforme a las conclusiones obtenidas, se elaborar el programa, teniendo en cuenta los puntos siguientes: a) b) las prioridades de tratamiento para cada caso particular; la cuantificacin del volumen de trabajo estimado para los tratamientos urgentes (calculada con arreglo a un programa de trabajo razonable); la seleccin de los tratamientos ms indicados;

c)

PGI-89/WS/4 - pg. 40 d) la provisin de locales, servicios, personal, equipos y materiales para llevar a cabo el programa dentro de un plazo razonable;

e) una lista detallada de gastos. Todas estas consideraciones deben reunirse en una propuesta formal de un programa de preservacin y conservacin, con recomendaciones para su puesta en prctica o, en caso de opciones no resueltas, con la enumeracin de las ventajas e inconvenientes de cada una. 12.2.4 Decisiones concretas

Esta etapa comprende dos fases interrelacionadas: la evaluacin de la viabilidad tcnica de las opciones del programa y la aceptacin por la direccin y las autoridades concernidas de sufragar los gastos y proveer la fuerza de trabajo, los locales, etc. En principio, esta etapa conducir a un acuerdo para facilitar los fondos y recursos necesarios dentro de un plazo preestablecido. 12.2.5 Ejecucin del programa

Una vez tomada la decisin inicial, es necesario elaborar un plan minucioso de la ejecucin del programa. Las diferentes partes de este programa se encuentran detalladas ms adelante en el punto 12.5, 12.2.6 Evaluacin

El proceso de planificacin no toca a su fin con la ejecucin del programa y la instalacin de un taller; despus de un plazo prudencial (por ejemplo, un ao), har falta proceder a la evaluacin, que se reiterar peridicamente, de la rentabilidad del programa y del taller en trminos tanto financieros como operativos, cotejndola con lo previsto. En esta evaluacin se determinarn las deficiencias u omisiones en el programa en curso, los problemas de planificacin y abastecimiento, las nuevas necesidades que pudieran haber surgido en el nterin (ver punto 8.1.3) y los nuevos progresos tcnicos que pudieran ser de aplicacin til para el trabajo. Si se ha optado por la construccin modular del taller, lo aconsejable ser proceder a la evaluacin de los elementos ya instalados antes de planificar las nuevas instalaciones . 12.2.7 Desarrollo ulterior

En caso de observar la necesidad de un desarrollo suplementario, se debe recomenzar el proceso de planificacin como se indica en el punto 12.2.1. 12.3 Aspectos financieros

Antes de llevar a cabo cualquier programa, es indispensable contar con financiamiento suficiente y en el momento oportuno, lo que implica una serie de medidas. 12.3.1 Presupuesto

Es fundamental calcular previamente y volver a examinar en cada etapa el presupuesto de los costes, detallado y exacto, incluyendo factores inflacionarios durante el periodo de ejecucin y contingencias tales como las fluctuaciones monetarias u otras influencias externas de la economa.

PGI-89/WS/4 - pg. 41

12.3.2

Fuentes de finaneiamiento

Vase el anlisis detallado en el punto 12.4 ms abajo. 12.3.3 Movimiento de efectivos

Es imprescindible que los fondos necesarios para cada etapa estn disponibles en el momento propicio; las diversas fases de construccin, pedidos de material, etc., deben estar coordinadas de tal manera que los plazos de pago coincidan con los momentos en que se ha previsto la entrada de fondos. Si los pagos se hacen en moneda extranjera y estn regidos por restricciones de divisas, es necesario disponer a su debido tiempo de los fondos necesarios en moneda extranjera. 12.3.4 Garanta de financiacin continua

Una vez cubiertos los gastos iniciales de compra de equipos y de construccin o habilitacin de locales, es fundamental asegurar un financiamiento permanente para gastos peridicos. La carencia de fondos para adquirir materiales y pagar los sueldos o costear la formacin del personal conducir a la paralizacin del taller y a la prdida de la inversin inicial. 12.4 Fuentes de financiacin 12.4.1 Asistencia internacional

Son muchos los organismos internacionales que estn dispuestos a prestar ayuda, sobre todo para que los pases en desarrollo puedan establecer su propia infraestructura de informacin. Estas ayudas no alcanzarn en general para financiar la totalidad de un proyecto, salvo a los efectos de presentar un modelo de ejemplo. Este tipo de asistencia suele estar destinado a: a) los asesores: hay fondos disponibles para misiones internacionales llevadas a cabo por expertos con el fin de contribuir a la elaboracin de un programa de preservacin y conservacin, a la creacin de un nuevo taller o a la capacitacin de personal; la formacin: en algunos casos existen becas o subvenciones para cursos en el extranjero para personal administrativo superior o para personal tcnico; la compra de equipos.

b)

c)

Los fondos de ayuda internacional no estn normalmente destinados a sufragar los gastos peridicos, como es el caso de la compra de materiales, los sueldos del personal o la inversin de capital. Las solicitudes de este tipo de ayuda deben ser respaldadas por el gobierno nacional del solicitante y presentarse a travs de las vas oficiales y en los formularios apropiados. En algunos casos se ha puesto a disposicin de un Estado Miembro un monto anual fijo que los establecimientos administran segn sus propios criterios y de conformidad con los proyectos previstos; en otros casos se asignan fondos para un determinado tipo de proyecto y se reparten entre los solicitantes. Existen tambin fondos disponibles a nivel regional destinados a proyectos ejecutados en un pas y de los que se benefician otros pases vecinos (como, por ejemplo, los que ataen a la formacin o al asesoramiento tcnico).

PGI-89/WS/4 - pg. 42 12.4.2 Asistencia bilateral

Cuando un pas ha firmado un acuerdo de asistencia bilateral con otro, los fines de dicha asistencia pueden ser ms o menos restringidos que en el caso de asistencia internacional. Aqu tambin el gobierno nacional debe prestar su pleno apoyo. 12.4.3 Recursos nacionales

La mayora de los archivos en los pases en desarrollo depende directa o indirectamente del presupuesto nacional para su financiacin permanente. Por consiguiente, las asignaciones deben ser negociadas peridicamente (por lo general una vez al ao) con el Ministerio de Hacienda y con el ministerio a cuyo cargo se encuentre la supervisin del archivo. En estas negociaciones habr que garantizar la continuidad del financiamiento necesaria para sufragar los gastos peridicos, que debern determinarse con asesoramiento exterior. 12.4.4 Recursos internos

La posibilidad de que un archivo pueda disponer de recursos propios y determinar la manera de desglosar el presupuesto o los fondos vara mucho de un pas a otro, gozando de una mayor libertad de movimiento los establecimientos que no dependen directa o indirectamente del gobierno nacional. 12.4.5 Distribucin de los gastos

Es imperativo, dado lo elevado de los costes de los servicios de preservacin y conservacin, rentabilizar al mximo los medios disponibles y evitar duplicaciones. Adems, las operaciones debern efectuarse en la mayor escala posible, siendo ste un factor de ahorro. Por otra parte, siempre se debe fomentar el trabajo cooperativo entre diferentes componentes del sistema nacional de informacin (por ejemplo, la biblioteca nacional), con el propsito de capitalizar las competencias especficas que suelen ser escasas. Aun cuando no sea posible instalar un servicio completo de preservacin y conservacin, puede ser til y rentable coordinar los medios, comprar equipos y materiales al por mayor e intercambiar asesoramiento especializado difcilmente disponible. 12.4.6 Patrocinadores comerciales

El fabricante o representante est a veces dispuesto a ofrecer descuentos sobre los equipos o materiales o a prestar asesoramiento tcnico gratuito a un proyecto piloto, con el objeto de atraer a otros clientes en el pas o la regin. Este tipo de patrocinio debe aceptarse con precaucin, y los contratos deben examinarse minuciosamente para cerciorarse de que no contienen clusulas disimuladas que puedan ser desventajosas para el establecimiento (por ejemplo, un compromiso abierto de correr con cualquier tipo de gastos de materiales utilizados). Otros patrocinadores suelen manifestar inters por financiar algn proyecto especfico, aunque en estos casos es el establecimiento quien debe evaluar la importancia del proyecto. 12.5 Ejecucin

La planificacin de un programa o proyecto comprende la descripcin detallada de todas las actividades involucradas en su realizacin y la elaboracin de un cronograma. Dentro de esta planificacin se incluye la coordinacin de las actividades, la supervisin de la marcha de las obras y la

PGI-89/WS/4 - pg. 43 capacidad de hacer frente a circunstancias imprevistas. La interrelacin de las diversas actividades presentar ciertas dificultades de coordinacin en la etapa de ejecucin. 12.5.1 Movimiento de efectivos

Ya se ha recalcado la importancia de este factor en el punto 12.3.3. 12.5.2 Locales

Es probable que la construccin o acondicionamiento de los locales y la instalacin de equipos constituyan las operaciones ms difciles de pronosticar con precisin, siendo aconsejable planificar con una ptica ms bien pesimista que lo contrario. 12.5.3 Servicios

La puesta en marcha de los servicios est supeditada totalmente al avance de las obras de construccin o acondicionamiento, aunque es algo indispensable para someter a prueba ciertos equipos antes de su instalacin definitiva. El trabajo no puede iniciarse sin haber puesto en funcionamiento debidamente todos los servicios, por lo que esta etapa exige una coordinacin cuidadosa. 12.5.4 Contratacin y formacin del personal

El personal puede ser contratado previamente al inicio de las operaciones, pero, con la excepcin del Director de Preservacin y del Conservador Superior, no es posible proporcionar capacitacin anticipada. Ser necesario prever, por consiguiente, un periodo de formacin y una curva de aprendizaje prolongada durante el primer ao de operaciones. 12.5.5 Equipos y materiales

Los proveedores indicarn las fechas de entrega y los plazos de pago. El movimiento de efectivos debe administrarse cuidadosamente para garantizar los pagos adelantados en la compra de equipos o materiales. Deben tenerse en cuenta las posibles demoras en los pasos por la aduana y en las entregas locales, particularmente cuando el puerto o el aeropuerto de llegada se encuentran lejos del establecimiento y el archivero no puede estar presente para supervisar las operaciones. Debe preverse dentro de los fondos disponibles el pago eventual de aranceles aduaneros o de comisiones al representante. 12.5.6 Instalacin y ensayo de los equipos

Se trata de algo indispensable antes del inicio de las operaciones y habr que sincronizarlo perfectamente en presencia, cuando sea necesario, del representante o el asesor internacional. 12.6 Planes de emergencia

Adems de establecer un programa de preservacin y conservacin relativo a los problemas existentes y a los que pudieran surgir con la adquisicin de nuevos documentos, el servicio elaborar un plan de previsin contra siniestros, incluyendo medidas preventivas, la instalacin de medios apropiados y la existencia de consignas en caso de siniestro, con las reparaciones consecutivas que hicieran falta (46, 47).

PGI-89/WS/4 - pg. 44

12.6.1 a) b)

Medidas preventivas

contra el robo con fractura durante las horas de cierre del establecimiento; contra incendios o para minimizar en este caso los daos que pueda sufrir el contenido del edificio mediante la instalacin de sistemas de deteccin y de extincin inmediata; contra inundaciones o infiltraciones o para minimizar los eventuales daos; para prever y disminuir los riesgos de daos ocasionados durante las obras de construccin; para prever y disminuir los riesgos de daos ocasionados durante el traslado, almacenamiento temporal o exposicin de los documentos. Medios disponibles en caso de siniestro

c) d) e)

12.6.2

Hay que tomar las disposiciones necesarias para prever los equipos, el personal y los medios disponibles en caso de siniestro, a saber: a) la creacin y preparacin de uno o varios equipos de empleados provenientes de diferentes secciones del establecimiento para encargarse del salvamento durante o despus del siniestro; la prioridad en las operaciones de salvamento de los documentos de elevado valor intrnseco o informativo o que sean particularmente vulnerables a la humedad (pergaminos, fotografas de colodin); la disponibilidad de los elementos bsicos necesarios en caso de siniestro, como, por ejemplo, indumentaria protectora, fregonas, enjugadores y cubos, sacos y envoltorios de polietileno, lmparas y linternas, paos y esponjas, papel secante, cartones, cajones, carritos; la identificacin y la intervencin inmediata de los servicios externos (como, por ejemplo, empresas proveedoras de bombas, de camiones o de cmaras frigorficas); la deteccin y el control de los siniestros que pudieran producirse durante las horas de cierre (durante la noche y en los periodos de vacaciones); el contacto con otros establecimientos similares dentro de la infraestructura nacional de informacin; el funcionamiento eficaz y la actualizacin de los planes de emergencia. Medidas a tomar en caso de siniestro

b)

c)

d)

e)

f) g)

12.6.3 a)

detectar rpidamente el siniestro, dar la seal de alarma y contactar de inmediato a los servicios indicados; reunir sin demora a los equipos de salvamento;

b)

PGI-89/WS/4 - pg. 45 c) cortar el suministro de agua, la corriente elctrica, la llegada de gas, etc., utilizar extintores de incendios cuando no haya peligro inminente de muerte y dirigir los servicios de emergencia hacia los puntos ms afectados por el siniestro con el fin de atenuar al mximo los daos del edificio y su contenido y reducir los riesgos del personal; calcular la amplitud de las operaciones de salvamento y de los servicios de emergencia necesarios; cerciorarse de que todos los integrantes del equipo de salvamento estn bien informados de los procedimientos y del tiempo de preparacin necesarios;

d) e)

f) penetrar en la zona siniestrada sin exponerse a riesgos innecesarios; g) alejar el material de la zona siniestrada con el mnimo dao posible, diagnosticar la ndole de los perjuicios y confeccionar una lista por categoras del material trasladado, especificando la magnitud del perjuicio; delimitar una estropeado; zona para orear y limpiar el material ligeramente

h) i)

embalar y congelar el material gravemente estropeado para trasladarlo a una cmara frigorfica hasta que pueda ser reparado. Programa de reparacin

12.6.4

Abarca los conceptos siguientes: a) la revisin del programa de preservacin y conservacin del establecimiento para adaptarlo a la conservacin a largo plazo del material estropeado en el siniestro; la rehabilitacin expeditiva de la zona siniestrada; el reemplazo dentro de la zona rehabilitada del material ligeramente daado despus de la limpieza y el oreo; la conservacin a largo plazo del material gravemente estropeado incluyendo, si posible, la liofilizacin o el secado al vaco de materiales congelados (9).

b) c) d)

TERCERA PARTE: ETAPAS DE DESARROLLO 13 13.1 ETAPA INICIAL (Corto plazo: de uno a dos aos) Tareas

El personal y los servicios que hay que proporcionar con miras a la preservacin y conservacin variarn segn las tareas que deban realizarse y que, dentro de lo posible, correspondern estrictamente a las necesidades y prioridades especficas de cada institucin, en el marco de su propia etapa de desarrollo. No obstante, las soluciones ideales pueden encontrarse limitadas por los recursos disponibles, siendo esencial enfocar la situacin con realismo.

PGI-89/WS/4 - pg. 46

13.1.1

Estudio preliminar

El primer paso consistir siempre en proceder al estudio previo de la preservacin y conservacin sobre el estado del edificio y su contenido, con el fin de determinar las necesidades exactas (ver punto 8.1). 13.1.2 Adaptacin de las necesidades a los tratamientos posibles

Deben determinarse los tratamientos correspondientes a los problemas diagnosticados entre las opciones posibles y el grado de demanda para cada opcin (ver punto 8.2). 13.1.3 Prioridades

Acto seguido se fijar el orden de prioridades y se preparar el programa de preservacin y conservacin (ver punto 8.3). 13.1.4 Reparaciones a corto plazo

Cuando sea necesario encarar tratamientos urgentes, habr que tomar de inmediato las medidas correctivas posibles (por ejemplo, el traslado a un archivo con mejores condiciones ambientales, el embalaje, la limpieza o la desinfectacin), resultando a veces imprescindible llevar a cabo algunas reparaciones menores. 13.1.5 Planificacin a largo plazo

En esta etapa del desarrollo de un servicio totalmente nuevo de preservacin y conservacin no debe emprenderse prcticamente ningn tratamiento, exceptuada la prestacin de los primeros auxilios ya citados en el punto anterior; en cambio, es importante para la etapa siguiente preparar al personal y proporcionar los servicios requeridos por tales tratamientos activos. 13.2 Efectivos requeridos 13.2.1 Nmero y funciones

En esta etapa slo se tendr que contar con un personal de base, consistente en: a) el Director de Preservacin, encargado de llevar a cabo el estudio y el proyecto preliminares y de dirigir el programa de preservacin y conservacin; el Conservador Superior, designado para asistir al Director de Preservacin en la elaboracin del estudio preliminar y del programa y, de ser necesario, para realizar algunas reparaciones menores; algunos oficinistas, dado que en esta etapa hay mucho trabajo de registro de datos concernientes al edificio y a su contenido; uno o dos empleados subalternos que puedan desempear con un mnimo de supervisin algunas tareas iniciales de conservacin que no requieran preparacin profesional.

b)

c)

d)

PGI-89/WS/4 - pg. 47 13.2.2 Formacin

Tanto el Director de Preservacin como el Conservador Superior deben seguir cursos de formacin, aunque los dos no deben ausentarse simultneamente. El personal subalterno necesitar algunas indicaciones bsicas para las tareas de conservacin. 13.3 Equipos requeridos 13.3.1 Almacenamiento y medio ambiente

Los equipos necesarios en esta etapa dependern con toda probabilidad de los problemas de almacenamiento y medio ambiente puestos de manifiesto en el estudio preliminar. Los locales deben, ante todo, estar provistos de anaqueles y estanteras adecuados y de deshumidificadores o humidificadores. Debe haber fregonas y escobas suficientes para la limpieza inicial y peridica de los archivos, adems de algunos dispositivos para registrar las condiciones ambientales (tales como higrotermgrafos, indicadores de rayos ultravioleta y luxmetros). 13.3.2 Conservacin general

Los principales elementos son: a) una mquina aspiradora de calidad industrial con los dispositivos necesarios para la limpieza de estanteras y cajas (nunca debe usarse directamente sobre los documentos); b) un congelador domstico capaz de mantener una temperatura de -18 C, para el caso de que se descubra la aparicin de insectos. Restauracin

13.3.3

No suelen hacer falta en esta etapa equipos de restauracin, aunque pueda resultar til disponer de una mesa de trabajo y de algunas herramientas bsicas para que el Conservador Superior pueda realizar reparaciones menores. 13.4 Materiales requeridos 13.4.1 Conservacin general

Adems de los artculos bsicos (como jabn, productos de limpieza y desinfectantes para el aseo general), en esta etapa harn falta cajas, carpetas, papel de envolver y cinta adhesiva para embalar debidamente los documentos trasladados y archivados. 13.4.2 Restauracin

Si el Conservador Superior ha de realizar reparaciones menores, sern necesarios algunos materiales para la restauracin manual (papel, cola). Tambin es factible llevar a cabo algunas tareas de encapsulado mediante sobres prefabricados de polister (o bien sobres recortados a medida con lminas de polister y cosidos a mquina con punto en zigzag). 13.5 Locales y servicios necesarios

En esta etapa no habr ningn local ni servicio indispensable, siendo, no obstante, conveniente disponer de un despacho y de espacio suficiente para la mesa de trabajo del Conservador Superior.

PGI-89/WS/4 - pg. 48 13.6 Gastos

No es posible confeccionar una lista de los gastos que puedan precisarse y cuya validez sea internacional y duradera. No obstante, puede ser til dar para esta etapa y otras posteriores una idea aproximada de los gastos mnimos previsibles con objeto de poder comprar los equipos y materiales no disponibles localmente. Los precios se indican en libras esterlinas () segn las cotizaciones vigentes a principios de 1988, por lo que tendrn que reajustarse en funcin de las condiciones locales, el cambio monetario y el transcurso del tiempo, debiendo en todos los casos aadirse los gastos de entrega y de mantenimiento y los derechos e impuestos locales. Los gastos de instalacin y de servicios y los sueldos varan tanto de un pas a otro que resulta imposible hacer ningn tipo de generalizacin. 13.6.1 Coste de los equipos

La mquina aspiradora no debera costar ms de 100 , el congelador domstico 250 y la mquina de coser 500 . 13.6.2 Coste de los materiales

Es probable que el artculo ms costoso sean las cajas de archivo sin acidez, cuyo precio ser de 1 a 5 por caja, segn las dimensiones y el tipo de fabricacin. Las carpetas sin acidez costarn alrededor de 30 la centena. Debe preverse una suma de 300 para algunas reservas iniciales de materiales destinadas a reparaciones menores (el precio de 100 folios de papel a mano es de unas 150 ).

14. 14.1

ETAPA INTERMEDIA (mediano plazo: entre tres y cinco aos) Tareas

Estas deben definirse a travs del estudio preliminar e incorporarse al programa de preservacin y conservacin. Dentro de lo que permitan los recursos disponibles, las actividades se realizarn siguiendo un orden de prioridades. 14.1.1 Conservacin general

Sigue vigente la necesidad de mantener las normas de limpieza y las condiciones apropiadas de almacenamiento, desinsectacin de las nuevas adquisiciones y embalaje y archivo correctos. 14.1.2 Restauracin

Debe iniciarse en esta etapa un programa bsico de restauracin. Las opciones de tratamiento estarn supeditadas a las necesidades, las prioridades y ritmo de aprendizaje en lo que se refiere a las reparaciones manuales y la encuademacin. Tambin existen mtodos ms sencillos y productivos, como la laminacin y el encapsulado, aunque su utilidad depender del buen estado de funcionamiento de los equipos (vase punto 11.3.3 d)). 14.1.3 Microfilmacin la posibilidad de

Hacia el final de esta etapa puede vislumbrarse emprender un programa de microfilmacin.

PGI-89/WS/4 - pg. 49 14.2 Efectivos requeridos 14.2.1 Nmero y funciones

Los efectivos irn en aumento para hacer frente al creciente volumen de trabajo en esta etapa. El nmero de empleados estar en funcin de la relacin entre el volumen de trabajo que hay que realizar y los fondos de que se dispone para remunerar al personal necesario, aunque los efectivos mnimos deberan ser: a) uno o dos conservadores que se encarguen de las reparaciones manuales, seleccionndolos con arreglo a sus aptitudes, capacidad de coordinacin, habilidad manual, paciencia y conocimientos tcnicos; un encuadernador, seleccionado a partir de los mismos criterios antes mencionados (puede contratarse a un encuadernador con experiencia general en el mbito editorial o bibliotecario, pero en este caso habr que iniciarlo en las tcnicas especficas de encuademacin de documentos);

b)

c) uno o dos tcnicos subalternos para llevar a cabo, bajo supervisin, las tareas ms repetitivas y rutinarias, como laminacin, encapsulado y desacidificacin; d) un operador reprogrfico para realizar, eventualmente, la microfilmacin; esta funcin puede ser desempeada al comienzo por un tcnico subalterno que comparta otras actividades de conservacin. Formacin

14.2.2

La formacin se har principalmente en el lugar de trabajo bajo la supervisin del Conservador Superior. Si se cuenta con la intervencin de un conservador experimentado proveniente del extranjero se pueden organizar cursos de capacitacin dentro del establecimiento. Es aconsejable que el Director de Preservacin y el Conservador Superior amplen su experiencia y sus conocimientos asistiendo a cursos y seminarios. Deberan adems, mantenerse actualizados mediante la lectura de publicaciones profesionales (ver Apndice F ) . 14.3 Equipos requeridos

Se trata aqu de incrementar los medios de restauracin, para lo cual se incluirn: a) una mesa de trabajo y un estuche de herramientas bsicas para cada conservador en periodo de formacin; un estuche de herramientas y equipos bsicos de encuademacin para el encuadernador; otros muebles e instalaciones bsicos (ver punto 11.1.2); un soldador ultrasnico para el encapsulado (este mtodo de fabricacin de sobres de polister a medida es ms eficaz que el empleo de cinta adhesiva de doble faz y ms sencillo que la encuademacin);

b)

c) d)

e) una prensa de laminacin (si se opta por la laminacin mecnica, en lugar de la laminacin manual); f) un indicador de pH para medir el nivel de acidez.

PGI-89/WS/4 - pg. 50

14.4

Materiales requeridos

Adems de las reservas de materiales de conservacin general, habr que proveer: a) una cantidad suficiente de materiales bsicos de reparacin manual para cada conservador; b) c) d) materiales de encuademacin para el encuadernador; pelcula de polister para el encapsulado; tejido de papel y otros materiales para la laminacin manual o mecnica;

e) productos qumicos para la desacidificacin. 14.5 Locales y servicios necesarios

En esta etapa es preciso instalar un taller de conservacin con espacio suficiente para todo el personal (con un mnimo de 15 m 2 por persona), un depsito para los materiales (20 m 2 ) , agua corriente, electricidad y un sistema de evacuacin. Si se han de emplear tcnicas de microflimacin en esta etapa, habr que prever un local separado, incluyendo una cmara oscura. 14.6 Gastos 14.6.1 Gastos de equipos

Adems de las mesas de trabajo y de las herramientas y equipos bsicos, habr que invertir en la compra de una prensa de laminacin (entre 500 y 1.000 , segn el modelo) y de una soldadura ultrasnica (10.000 ). El precio mnimo de un indicador de pH es de 35 segn el modelo. El coste de una unidad microfilmadora bsica asciende a unas 40.000 . 14.6.2 Gastos de materiales

Habr que calcularse un gasto medio de 600 en materiales para cada conservador, encuadernador y tcnico. El coste de los materiales para una pequea unidad microfilmadora funcionando a aproximadamente la mitad de su capacidad asciende a unas 2.000 . 14.6.3 Costes comparativos

Para hacerse una idea aproximada, se puede decir que en condiciones ideales de productividad, los costes comparativos de: 1) reparaciones manuales, 2) laminacin o encapsulado y 3) microfilmacin de la misma cantidad de folios sern del orden de 30:10:1.

15. 15.1

SERVICIOS COMPLETOS DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN (a partir de seis aos) Tareas

Se alcanzar esta etapa de desarrollo del servicio de preservacin y conservacin nicamente -y siempre que los recursos disponibles sean suficientes- cuando el grado de especializacin y los medios existentes permitan ejecutar los trabajos ms complejos de restauracin y abarcar tipo de material de

PGI-89/WS/4 - pg. 51 archivo. Se requiere un mnimo de seis aos para llegar a esta etapa, aunque con frecuencia el proceso ser mucho ms largo. 15.2 Efectivos requeridos

El nmero de empleados aumentar en funcin de los recursos disponibles, del nivel de capacitacin efectivo o potencial y de la variedad y magnitud del trabajo. Conforme vaya aumentando el nmero de empleados, ser necesario multiplicar los puestos intermediarios de supervisin y los cursos de formacin, creando en lo posible un programa ms estructurado (3, 66). 15.3 Equipos y materiales requeridos

Adems de la necesidad de proveer suficientes equipos y materiales para el personal empleado, el hecho de incorporar tratamientos ms variados requerir la adquisicin de otros nuevos equipos (por ejemplo, una mquina reintegradora). Tambin en esta etapa puede resultar necesario comprar equipos y materiales para la transcripcin de documentos audiovisuales o legibles a mquina, instalar una unidad microfilmadora (si no se ha hecho en la etapa anterior) y, en caso de que se disponga de recursos financieros importantes, crear sistemas de desacidificacin masiva y otros ms sofisticados. 15.4 Locales y servicios necesarios

Habr que ampliar el taller para poder llevar a cabo una mayor variedad de procedimientos y permitir el incremento del personal. 15.5 Gastos

Una mquina reintegradora costar como mnimo 5.000 , segn el modelo. Resulta difcil citar precios exactos en lo que respecta al material audiovisual, pudiendo oscilar entre 100.000 y 1 milln de libras, segn la cantidad y el grado de sofisticacin de los equipos. Para sistemas de tratamiento masivo se debe contar como mnimo con 1 milln de libras.

CUARTA PARTE: DIRECTRICES GENERALES Las referencias internas remiten a la primera y segunda parte.

16. 16.1

DIRECTRICES DE PRESERVACIN Almacenamiento 16.1.1 Edificio

La primera medida y la ms eficaz que puede tomar el archivero para prolongar la vida til de los materiales de archivo consistir en crear las mejores condiciones de almacenamiento: la temperatura ambiente deber mantenerse entre 15 C y 22 C y la humedad relativa entre el 35% y el 65% (inferior al 55% en la medida de lo posible); los locales tendrn que estar bien ventilados; hay que evitar la presencia de polvo y de agentes contaminadores;

PGI-89/WS/4 - pg. 52

la iluminacin deber ser ms bien difusa; hay que poder detectar los incendios y controlarlos rpidamente; los peligros de incendio, inundacin y tormenta deben reducirse al mnimo (4.1.1). 16.1.2 Elementos de almacenamiento

Deben ser los apropiados, qumicamente inertes e incombustibles (4.1.2). 16.1.3 Contenedores

El empleo de cajas y carpetas para folios y expedientes sueltos y de cajones para volmenes encuadernados proporcionar una excelente proteccin contra incendios, inundaciones, luz, alimaas, contaminacin y alternancia de condiciones ambientales en los archivos. Si no se pueden obtener recipientes sin acidez, el uso de papel de envolver y de carpetas sin acidez proporcionar una proteccin bastante eficaz (4.1.3 y 4.2.4). 16.1.4 Limpieza asidua

Suele ser suficiente aplicar procedimientos sencillos de conservacin pasiva para prolongar la vida til de los documentos, a saber: evitar la acumulacin de polvo y suciedad en los documentos (4.2.1); suprimir los componentes de metal oxidable, tales como grapas, alfileres y clips y mantener alejados los documentos de otros materiales deletreos (4.2.2); desplegar y alisar los papeles enrollados (4.2.3). Manipulacin

16.1.5

Deben establecerse consignas obligatorias para la manipulacin correcta de los documentos por los empleados y usuarios (4.2.5). 16.2 Control de alimaas 16.2.1 Tratamiento de los archivos en los

En presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimaas archivos, se tomarn las medidas siguientes: limpiar y desinfectar las zonas afectadas; erradicar el origen de la infestacin (4.3.1, 4.3.3). 16.2.2 Tratamiento de los documentos afectados

Actualmente se considera poco efectiva la fumigacin con productos qumicos biocidas, adems del riesgo que ello entraa para el personal y los documentos. Las alternativas son: la congelacin por debajo de -18 C como medio de eliminar insectos, larvas y huevos; la creacin de un medio ambiente poco propicio a la proliferacin de hongos o insectos (4.3.2, 4.3.4).

PGI-89/WS/4 - pg. 53

17. 17.1

DIRECTRICES DE ''.ONSERVACION Y RESTAURACIN ACTIVAS Principios de restauracin y reparacin 17.1.1 Principios bsicos

Antes de emprender cualquier trabajo de restauracin o de reparacin, habr que examinar la naturaleza exacta de los documentos de que se trata y los efectos de los tratamientos posibles, que deben conformarse a ciertos principios bsicos: ningn procedimiento debe suprimir, disminuir, desvirtuar o disimular el valor testimonial de un documento; no debe aplicarse ninguna tcnica susceptible de daar o fragilizar el documento (2.2.1); siempre que sea posible, el material que falte debe reemplazarse por material de ndole igual, similar o compatible; debe dejarse clara constancia del tipo y de la importancia de la reparacin realizada; no debe hacerse nada que pueda perjudicar al documento, aunque puede haber excepciones a esta regla (2.2.2). Documentacin

17.1.2

Hay que dejar constancia por escrito de todo tratamiento de restauracin. La informacin incluir: la identificacin del documento; el estado del documento antes del tratamiento; cualquier tratamiento previo; los procedimientos y tcnicas utilizados; los materiales utilizados; la identidad del restaurador; 17.2 las fechas de la reparacin; en caso necesario, fotografas del documento antes, durante y despus del tratamiento (2.2.3, 2.2.4).

Restauracin de materiales tradicionales 17.2.1 Desacidificacin

Cuando el deterioro del papel se pueda atribuir a una contaminacin acida, ser necesario neutralizar el cido y crear una compensacin alcalina por medios qumicos. Existen diversos mtodos:

PGI-89/WS/4 - pg. 54 la desacidificacin acuosa, de preferencia con una solucin de bicarbonato de magnesio (debe comprobarse previamente si las tintas y los pigmentos son solubles en agua y fijarlos debidamente en caso afirmativo) ; la desacidificacin con alcohol, que puede ser menos eficaz que el procedimiento acuoso; la desacidificacin en fase de vapor, poteneiaimente eficaz y fcil de aplicar, aunque nociva para la salud debido a los gases empleados y por ello desaconsejable; la desacidificacin masiva, que se halla an en etapa experimental y resultar demasiado onerosa para la gran mayora de los establecimientos (5.1.3). Reparacin de papel

17.2.2

Los documentos de papel deben repararse con papel nuevo, de buena calidad, de imitacin barba, del mismo peso y de color similar o con tejido "japons" aplicado de tal modo que coincidan el "grano" del original y el del remiendo, aplicando cola sulfurizada u otro adhesivo de calidad comprobada (5.1.4, 5.1.5, 5.1.6). 17.2.3 Laminacin

Este tipo de tratamiento masivo y muy corriente puede ser realizado por personal con un mnimo de capacitacin. Los mtodos existentes son: la laminacin mecnica, para la que tan slo se utilizar papel alcalino (previa desacidificacin si necesario); el mtodo florentino; la laminacin con alcohol (5.1.7). Encapsulado

17.2.4

Este mtodo consiste en envolver el documento con una pelcula transparente de polister inerte, siendo muy apropiado para folios, fotografas y tejidos frgiles y friables (5.1.8). 17.2.5 Reintegracin mecnica

Con esta tcnica se fabrica papel nuevo para rellenar los orificios del original (5.1.9). 17.2.6 Otros tratamientos:

exfoliacin (5.1.10); reforzamiento (5.1.11).

17.2.7

Encuademaciones

Raras veces resulta rentable reparar o reemplazar las encuademaciones originales, a menos que posean un valor o inters histrico, esttico o intrnseco o que el contenido sea particularmente valioso. La encuademacin o proteccin con guardas y el archivo de folios sueltos para facilitar su consulta y protegerlos contra el hurto o el extravo resulta en general un

PGI-89/WS/4 - pg. 55 proceso largo y laborioso y no vale la pena a menos de que se trate de material de alto valor e inters. La encuademacin con horquillas de documentos encapsulados es una manera poco costosa de juntarlos para poderlos consultar (5.2.1, 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4). 17.2.8 Pergaminos y otros soportes tradicionales

Los mtodos de conservacin de pergaminos, papiros, corteza de abedul, hojas de palmera, madera, marfil, arcilla y piedra requieren un considerable grado de especializacin y no deben intentarse sin capacitacin previa (5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.4). 17.2.9 Sellos

La reparacin de sellos colgantes y aplicados es un trabajo altamente especializado y, en ausencia de la persona capacitada, la mejor manera de conservar los sellos consistir en envolverlos cuidadosamente con guata de celulosa para evitar un mayor deterioro. Las tintas o pigmentos utilizados en sellos estampados pueden ser solubles en agua, por lo que habr que tomar las precauciones del caso cuando se sometan a tratamientos humectantes (5.5). 17.3 Preservacin y conservacin de materiales no textuales 17.3.1 Instantneas

La conservacin activa de fotografas constituye una operacin altamente especializada que tan slo debe ser llevada a cabo por personal capacitado y experimentado en el diagnstico tanto de los procedimientos fotogrficos involucrados como de los tratamientos indicados. Por lo general, el tratamiento ms seguro consistir en envolver los documentos fotogrficos uno a uno en envoltorios qumicamente inertes o encapsularlos con pelcula de polister y conservarlos en un medio oscuro en condiciones ambientales ptimas (cuanto ms baja sea la temperatura, mejor resultar; no hay que rebasar en ningn caso la temperatura de 5 o C para las fotos en color) (6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4). 17.3.2 Microformas

El tratamiento en este caso suele limitarse a sustituir las bobinas metlicas o los contenedores qumicamente activos por otros inertes, adems de almacenarlos en las debidas condiciones ambientales (6.1.5). 17.3.3 Documentos de oficina

La nica manera de preservar el texto de documentos de oficina que no son permanentes es copiarlos mediante un proceso reprogrfico ms duradero (6.1.6). 17.3.4 Pelculas

Las pelculas en blanco y negro sobre una base de nitrato de celulosa son sumamente inflamables y pueden llegar incluso a ser explosivas. Deben archivarse en cmaras de seguridad y el nico tratamiento eficaz consistir en copiarlas en material seguro y destruir los originales. La preservacin fsica de las pelculas es poco prctica y slo se justifica en algunos casos aislados e importantes, siendo la manipulacin cuidadosa y un almacenamiento adecuado (temperaturas bajas, sobre todo cuando se trate de pelculas en color) las nicas medidas para detener el deterioro, quedando, en caso de ser excesivo el dao, la posibilidad de su reproduccin (6.2.1).

PGI-89/WS/4 - pg. 56

17.3.5

Documentos videogrficos

Es indispensable conservarlos en condiciones ambientales idneas y manipularlos con sumo cuidado; no hay ninguna otra solucin fuera de la reproduccin (6.2.2). 17.3.6 Documentos sonoros

Las nicas maneras posibles de conservar los discos y cintas audio consisten en disponerlos en un medio ambiente propicio, tratarlos con sumo cuidado y, cuando no quede ms remedio, reproducirlos (6.3.1, 6.3.2). 17.3.7 Discos legibles a mquina

Se deben archivar y manipular debidamente, quedando la posibilidad de reproducirlos, eventualmente sobre discos pticos (6.4.1, 6.4.2). 18. 18.1 DIRECTRICES PARA LA REPRODUCCIN SUSTITUTIVA Ob.ietivos de la reproduccin sustitutiva Este procedimiento puede utilizarse con los siguientes fines: a guisa de alternativa a los tratamientos de conservacin de los documentos daados o deteriorados, siempre que la restauracin no sea algo prioritario o cuando es impracticable (7.1.1); despus de someter el original de alto valor intrnseco al miento de conservacin, se utilizarn las copias con objeto de el continuo perjuicio o deterioro del original (puede ocurrir estado de deterioro del original sea tal que resulte imposible ducirlo sin antes haberlo reparado (7.1.2); trataevitar que el repro-

para evitar el deterioro paulatino de los documentos originales consultados frecuentemente y que en principio no requieren ninguna reparacin (7.1.3).

18.2

Tipos de sustitucin

Segn la ndole y el valor intrnseco o informativo del original, existen diversas opciones de sustitucin: facsmiles, en el caso de documentos intrnseco (7.2.1); individuales de alto valor

fotografas, cuando no se justifica el gasto de un facsmil en colores y una reproduccin fotogrfica de buena calidad es suficiente (7.2.2); copias xerogrficas, que son convenientes para reemplazar fotocopias deterioradas e inestables u otros documentos contenidos en archivos modernos (7.2.3); microformas, que representan el tipo de sustitucin ms econmico y ms efectivo, siendo ms econmicas incluso que la conservacin activa (7.2.4);

PGI-89/WS/4 - pg. 57 imgenes electrnicas, nueva tcnica consistente en producir una versin electrnica del original en un medio magntico o en un disco ptico, proyectndose luego las imgenes en una pantalla o imprimindolas; esta tcnica puede emplearse tambin para mejorar la calidad de las imgenes empalidecidas o incompletas (7.2.5); transferencias de informacin, que puede representar la nica manera de salvaguardar la informacin contenida en documentos no textuales (7.2.6).

19. 19.1

DIRECTRICES DE PLANIFICACIN Creacin de un programa de preservacin y conservacin 19.1.1 Estudios preliminares

La manera ms eficaz de resolver los problemas de preservacin y de conservacin consiste en elaborar un programa detallado basado en el estudio sistemtico del edificio y de su contenido, que debe abarcar: el edificio en su totalidad; ciertas partes especficas del edificio; colecciones enteras de documentos; documentos aislados. Este estudio debe reiterarse peridicamente con el fin de detectar problemas nuevos o recurrentes y el estado de conservacin de las nuevas adquisiciones debe ser examinado, incorporndose al programa nuevas disposiciones al respecto (8.1.1, 8.1.2, 8.1.3). 19.1.2 Aplicacin del tratamiento indicado

Al optar por un tipo de tratamiento, habr que considerar las caractersticas especficas del edificio y su contenido, tomando en cuenta: el valor tanto intrnseco como informativo de una coleccin o de un documento aislado; la frecuencia con que la coleccin o el documento es o ha de ser utilizado (8.2.1, 8.2.2, 8.2.3). Prioridades

19.1.3

Por lo general, los problemas que afectan a la totalidad del edificio o a una parte especfica del mismo deben tratarse en primer trmino, dndose la prioridad a cualquier problema susceptible de extenderse si no se resuelve a corto plazo. En cuanto al contenido de los archivos, las colecciones completas tienen la prioridad de tratamiento sobre los documentos individuales. Al fijar las prioridades hay que tomar en consideracin el valor y el uso (real o potencial) y la urgencia en llevar a cabo el tratamiento, para lo cual el archivero y el conservador deben trabajar al unsono (8.3.1, 8.3.2, 12.2.3).

PGI-89/WS/4 - pg. 58

19.2

Ejecucin del programa de preservacin y conservacin 19.2.1 Planificacin

En el proceso de planificacin de los programas o proyectos hay que definir detalladamente todas las actividades necesarias a la ejecucin del proyecto, dentro de un cronograma de trabajo. Es imprescindible coordinar dichas actividades que comprenden: la coordinacin del movimiento de caja (12.3.3); la construccin, habilitacin y acondicionamiento de los talleres y otras dependencias (12.5.4); la instalacin de los servicios, requisito indispensable para dar comienzo al trabajo (12.5.3); la contratacin y capacitacin del personal (12.5.4); la compra y entrega de los equipos y materiales necesarios y su verificacin y puesta en marcha (12.5, 12.5.6). 19.3 Previsiones presupuestarias 19.3.1 Presupuesto de gastos

Es fundamental establecer un presupuesto exacto y minucioso de los gastos al planificar los proyectos y mantenerlo actualizado. Hay que tener en cuenta los factores inflacionistas, las fluctuaciones monetarias eventuales y otras contingencias econmicas externas (12.3.1). 19.3.2 Fuentes de financiacin

Estas incluyen: ayuda internacional, prevista por lo general para la formacin, la compra de equipos y la intervencin de asesores, aunque no para gastos regulares tales como la adquisicin de materiales o el pago de los sueldos o para la inversin de capital en el acondicionamiento de locales (12.4.1); ayuda bilateral, que suele estar sujeta a las mismas restricciones (12.4.2); recursos nacionales, incluyendo el presupuesto habitual del establecimiento (12.4.3); recursos propios del archivo cuando ste goza de libertad para ello en cuanto a las partidas presupuestarias o cuando se dispone de fuentes independientes de financiacin (12.4.4); reparticin de los gastos con otros componentes del sistema nacional de informacin (12.4.5); patrocinio comercial (12.4.6).

PGI-89/WS/4 - pg. 59 19.4 Planes de emergencia

El programa de preservacin y conservacin, adems de abarcar los problemas existentes y los que pudieran surgir con la adquisicin de nuevos documentos, debe prever las medidas preventivas y las reparaciones a que hubiere lugar en caso de siniestro, a saber: medidas contra los daos ocasionados por robos con fractura, incendios, inundaciones o infiltraciones (12.6.1); previsin de personal, equipos y otros servicios disponibles en caso de siniestro (12.6.2); disposiciones para minimizar los daos y garantizar el traslado inmediato de los documentos afectados (12.6.3); un programa de rpida rehabilitacin de la zona afectada y de conservacin a largo plazo del material gravemente estropeado (12.6.4).

20.

DIRECTRICES PARA LA INSTALACIN DEL TALLER

20.1 Local 20.1.1 Construccin

Ya se trate de un taller nuevo o de la habilitacin de un local preexistente, deben tenerse en cuenta los siguientes factores: el piso debe ser lo suficientemente slido como para soportar el peso de los equipos (9.1.1); es imprescindible que haya luz natural, aunque hay que evitar la incidencia directa de la luz solar, mientras que las fuentes de iluminacin suplementaria deben estar tamizadas e ir provistas de filtros de rayos ultravioletas (9.1.2); es necesario dejar cielorraso (9.1.3); suficiente espacio entre los equipos y el

las condiciones ambientales deben ser las mismas que las existentes en los archivos para evitar que, al ser devueltos los documentos a los anaqueles, las diferencias ambientales echen a perder el tratamiento realizado. 20.1.2 Superficie

Depender del nmero de empleados, de la variedad de los procedimientos aplicados y de la magnitud de las operaciones, aunque pueden establecerse las siguientes pautas mnimas: mesas de trabajo de los conservadores: 15 m 2 cada una; mesa para mapas y documentos de gran tamao: entre 20 y 25 m 2 ; otros equipos o reas de trabajo: 15 m 2 cada uno; zona de operaciones qumicas: 15 m 2 mnimo;

PGI-89/WS/4 - pg. 60 cmara de seguridad para documentos: 10 m 2 mnimo; depsito para materiales: 20 m 2 mnimo; despacho: 20 m 2 mnimo; espacio de trnsito: adase el 25% al total (9.2.1, 9.2.2).

Slo es necesario crear los espacios necesarios para cada etapa de desarrollo, sin perder de vista el contexto total del taller (9.3). 20.1.3 Almacenamiento

Este punto comprende: documentos que necesiten o estn en tratamiento y que requieren condiciones ambientales y medidas de seguridad equivalentes a las existentes en los archivos (9.7.1); materiales que requieren un medio ambiente controlado de temperatura y humedad relativa uniformes para evitar el deterioro de los productos perecederos (9.7.2); productos qumicos, para los cuales hace falta un local provisto de una pila y de una mesa de trabajo qumicamente resistentes, una mscara de gas para la manipulacin de productos qumicos, un congelador para aquellos que necesiten conservarse a muy bajas temperaturas, extintores contra incendios de origen qumico y un buen sistema de ventilacin (9.7.3). Disposicin

20.1.4

La disposicin del taller depender de la variedad de los procedimientos y de la magnitud de las operaciones, aunque deben observarse los principios generales siguientes: en la medida de lo posible, el conservador debe poder llevar a cabo todas sus tareas con una mesa de trabajo o en las inmediaciones; en caso de utilizarse diversos tipos de dotaciones, su disposicin debe permitir una ejecucin cmoda del trabajo sin interferencias y con el mnimo traslado de documentos (9.4.1); los equipos individuales deben ubicarse de la manera ms cmoda y conveniente para los conservadores (9.4.2). Relacin con otras secciones de archivo

20.1.5

Suele resultar ms eficaz cuando el taller de restauracin est dentro del edificio principal del archivo o dentro del complejo de edificios; conviene que est ubicado cerca de las dems secciones del archivo con las que se encuentra vinculado y tener acceso fcil a las zonas de descarga y a los ascensores (9.5, 9.5.1).

PGI-89/WS/4 - pg. 61 20.2 Servicios 20.2.1 Electricidad

Debe instalarse una cantidad suficiente de enchufes elctricos como para todos los aparatos elctricos, quedando algunos libres para permitir mayor movilidad. En caso de que el suministro de electricidad local sea irregular, conviene contar con un generador. Es indispensable especificar las normas locales de voltaje en el momento de efectuar el encargo de equipos elctricos (9.6.1). 20.2.2 Agua

Es imprescindible un suministro de agua en cantidad suficiente y de calidad adecuada. Para algunos procedimientos habr que utilizar agua destilada (9.6.2). 20.2.3 Sistemas de evacuacin

Ser necesario prever la evacuacin de grandes cantidades de lquidos y gases residuales, conforme a las normas de seguridad y de proteccin ambiental en vigencia. Si los sistemas pblicos de evacuacin fueran insuficientes, habr que prever otro mtodo de drenaje (9.6.3, 9.6.4).

21. 21.1

DIRECTRICES PARA LA PROVISION DE PERSONAL Funciones 21.1.1 Funciones de archivo

La conservacin constituye la prioridad fundamental de todo archivero, al que le corresponde de modo particular: juzgar el valor y el uso que tiene el material que requiere tratamiento; cerciorarse de que los documentos reciben el trato debido por parte del personal y del pblico y evitar que sufran dao al ser consultados (10.1.1). Funciones de conservacin

21.1.2

La responsabilidad de decidir sobre el tratamiento indicado recae conjuntamente en el archivista y en el conservador, aunque la ejecucin del trabajo es de la competencia de este ltimo, quien debe poseer: conocimientos amplios y especializados sobre la naturaleza de los documentos; capacidad de escoger el tratamiento ms apropiado para cada circunstancia especfica; habilidad y competencia para llevar a cabo el trabajo (10.1.2).

PGI-89/WS/4 - pg. 62 21.1.3 Funciones subalternas

Algunos tratamientos requieren slo algunos conocimientos bsicos y pueden encomendarse sin ningn peligro a tcnicos capacitados bajo la supervisin de un conservador. Otras tareas no necesitan ningn tipo de conocimiento especfico y bastar con que se efecten cuidadosamente, bajo supervisin (10.1.3). 21.2 Gestin 21.2.1 Gestin de la preservacin

La preservacin est bajo la responsabilidad de la direccin superior del archivo, pero la gestin cotidiana, como tambin la preparacin y ejecucin de los programas de preservacin y conservacin, se delegarn en el Director de Preservacin (10.2.1). 21.2.2 Gestin de la conservacin

El Conservador Superior responde ante el Director de Preservacin por: el asesoramiento profesional sobre la conservacin; la direccin del personal de conservacin y la distribucin del trabajo; el mantenimiento de los equipos en buen estado; el control de las existencias; la supervisin de la calidad del trabajo (10.1.2). Supervisin tcnica

21.2.3

En el caso en que un servicio de preservacin y conservacin se ample y se ramifique a tal punto que las diferentes actividades se desempeen de manera casi independiente unas de otras, ser preciso nombrar a directores o supervisores intermedios (10.2.3). 21.3 Contratacin y formacin 21.3.1 Contratacin

En los pases en desarrollo es difcil encontrar al personal con competencia y experiencia en materia de conservacin, por lo que habr que contratar, segn las posibilidades, a personas que hayan completado el ciclo secundario, preferentemente con una orientacin tcnica, y que demuestren poseer habilidad manual y aptitudes tcnicas (10.3.1). 21.3.2 Formacin

La formacin en el mbito de la conservacin presenta dificultades especiales, dada la escasez de cursos en este tipo de especializacin. Ser preciso, por consiguiente, establecer un plan de capacitacin combinando los elementos siguientes:

PGI-89/WS/4 - pg. 63 formacin exterior, ya sea mediante cursos organizados, de los que existen muy pocos, o mediante la asistencia a talleres ya establecidos (10.4.1); formacin dentro del establecimiento, realizada durante el trabajo y bajo la supervisin de un conservador experimentado durante un periodo mnimo de dos aos (10.4.2). 21.4 Nmero de efectivos y niveles de produccin 21.4.1 Necesidades

Es probable que stas sean infinitas y resulta en general poco factible que un archivo pueda mantener en permanencia una plantilla suficiente para satisfacer todas sus necesidades de preservacin y conservacin (10.5.1). 21.4.2 Efectivos

No se puede por lo tanto hablar de un nmero exacto e ideal de personas en un servicio de esta ndole, aunque la plantilla debera constar como mnimo de tres: un conservador y dos subalternos. Todo depender fundamentalmente de los fondos de que se disponga y del personal disponible (10.5.2). 21.4.3 Produccin

Resulta, por consiguiente, indispensable obtener la mejor productividad posible con el personal con que se cuenta, recurriendo a los mtodos de tratamiento ms rentables con un mnimo de trabajo (10.5.3). 21.5 Documentos expuestos

Se deben tomar disposiciones para que el personal de conservacin pueda consagrar parte de su tiempo al montaje y a la vigilancia de los documentos que se exponen (10.6). 21.6 Higiene y seguridad

En un taller de conservacin acechan una serie de peligros para la salud y la seguridad del personal, debiendo tomarse las medidas preventivas necesarias y las disposiciones para administrar los primeros auxilios en caso de accidente (10.7.1, 10.7.2). 22. 22.1 DIRECTRICES PARA EQUIPOS Y MATERIALES Equipos 22.1.1 Equipos bsicos

Estos comprenden: algunos utensilios sencillos (11.1.1); una mesa de trabajo y efectos para las reparaciones bsicas a disposicin de cada conservador; un congelador, si se opta por la congelacin en lugar de la fumigacin como mtodo de eliminacin de insectos (11.1.2);

PGI-89/WS/4 - pg. 64 prensas y elementos bsicos para la encuademacin de tipo occidental, si se ha optado por esta tcnica (11.1.3); material para manipular los productos qumicos (11.1.4). Otros equipos

22.1.2

A medida que el servicio de conservacin va cobrando amplitud y aumentan los fondos disponibles, conviene aadir los siguientes elementos: una soldadora ultrasnica para encapsulado; una mquina laminadora; prensas y guillotinas elctricas; una mquina reintegradora; instalaciones para tratamientos masivos (aunque es improbable que estn al alcance de la mayor parte de los archivos) (11.1.5). 22.1.3 Manutencin

Antes de invertir en la compra de equipos costosos, debe asegurarse su manutencin. El personal debe encargarse de mantener en buen estado las herramientas y los efectos bsicos (11.1.6, 11.3.3 d)). 22.2 Materiales 22.2.1 Requerimientos

Las existencias dependern del tipo de procedimientos empleados, pero las reservas bsicas deben incluir: un surtido de materiales para las reparaciones manuales; cajas, carpetas y papel de envolver sin acidez (11.2.1); material de encuademacin (11.2.2); productos qumicos (11.2.3); tejido de papel y otros materiales de laminacin (11.2.4 a)); pelcula de polister y otros materiales de encapsulado (11.2.4 b)). Existencias

22.2.2

Las existencias y reservas de materiales necesarios para mantener un nivel ptimo de productividad dependern de la frecuencia del uso y de la posibilidad de renovacin, pero como pauta general se puede decir que la compra inicial debe ser suficiente como para dos aos de trabajo y que seguidamente hay que constituir las reservas que en todo momento deben ser suficientes a lo largo de un ao (11.2.6). 22.2.3 Control de las existencias

Con objeto de utilizar debidamente los materiales, har falta ejercer sobre ellos un control estricto (11.2.6).

PGI-89/WS/4 - pg. 22.3 Gastos 22.3.1 Compras locales

65

Siempre que sea posible, se comprarn equipos y materiales de buena calidad localmente, en lugar de recurrir a la importacin, dado que los precios sern fciles de averiguar y relativamente bajos (11.3.1). 22.3.2 Importaciones

En caso de tener que importar los equipos o materiales, es fundamental averiguar los precios exactos, incluyendo factores tales como: el pago en moneda extranjera (11.3.2 a)); la comisin del representante (11.3.2 b)); gastos de flete y de entrega (11.3.3 a)); gastos de montaje y de instalacin (11.3.3 b)); derechos e impuestos (11.3.3 c)); la manutencin y las reparaciones peridicas de los equipos, para lo que hay que contar como mnimo con el 10% del precio de compra, adems de otro 10% para la posible adquisicin de piezas de recambio (11.3.3 d)).

PGI-89/WS/4 - pg. 66

APNDICE A DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DIRECTOR DE PRESERVACIN 1. 2. 3. Preparar y ejecutar un programa de preservacin y conservacin, previa aprobacin por parte de la direccin general del establecimiento. Responsabilizarse del estado fsico en que se encuentra el interior del edificio. Definir, en colaboracin con el Conservador Superior, las necesidades de preservacin y conservacin, establecer las prioridades de comn acuerdo con los archiveros y aplicar los tratamientos apropiados. Encargarse de la gestin general del personal y de las finanzas del Departamento de Preservacin y Conservacin. Mantener el nivel de efectivos que se precisa y proveer la capacitacin tcnica adecuada. Coordinar el Departamento de Preservacin y Conservacin con los dems servicios del establecimiento.

4. 5. 6.

CONSERVADOR SUPERIOR 1. 2. 3. Encargarse de la administracin general del personal de conservacin. Prestar asesoramiento tcnico. Diagnosticar, conjuntamente con el Director de Preservacin, el estado de los documentos y las condiciones de conservacin y distribuir el trabajo entre el personal segn las capacidades y experiencia de cada uno, respetando las prioridades preestablecidas. Mantener el debido nivel tcnico, organizar cursos de capacitacin y proveer informacin tcnica actualizada. Estar al corriente de las ltimas innovaciones en materia de preservacin y conservacin e introducir nuevas tcnicas y mtodos recientes. Restaurar los documentos ms valiosos. Seleccionar y encargar los equipos y materiales necesarios y encargarse de la manutencin de los equipos y controlar las existencias.

4. 5. 6. 7.

CONSERVADOR 1. 2. Tratar y restaurar los documentos designados por el Conservador Superior, utilizando los mtodos y los procedimientos convenientes. Mantener y ampliar los conocimientos tcnicos necesarios para llevar a cabo todo tipo de trabajo de conservacin y restauracin.

PGI-89/WS/4 - pg. 67 Emplear eficaz y econmicamente los equipos y materiales (conviene por regla general que un solo conservador se encargue del control de las existencias). Dejar constancia escrita de todos los trabajos de conservacin y restauracin ejecutados. Formar y supervisar al personal subalterno encargado de llevar a cabo los tratamientos de conservacin.

PGI-89/WS/4 - pg.
a
41

68

]
.1
(0
4-1 nj

O C! .., " C O o co cl o 4J o CO C i o >, u (U H p V H e H 4-> iH iH rH p 4-> m ce CO 4->

eu u cu
e u -H
CO

C! O t1 u e u
CO O

cd 4-1 < f l U 4J

e
p

sig ctamen
o
* o
t t-i iH o

^^
I ~ iH

necesi
f Bf rH >i0 H O
4-1 1-1 CO

e u p

d)

1 4-1

y i

m
e u
P

cr
V) O j
4->

O
t I

S5
H 0) O H T3

W cl t

*
u

1 1 j

o < >!
W co

c l
p e t d y

5
(U

o u
u

S o u
< ;
H 0) CO <0 *CU 1=1

Cu l-l
C O

e u T-\ o

73

r! <a CU < M < o u T3 O . t eu

> o "** r< ^ o . efl t co o *o

t 'O H u
o M

oj T3

C O 01 C E I

a.

n o. c e E

n;

oO oO ~cu co G cu g co cu
H

rH

>
Q
i-i

torio do cum
u c o o rH o
O
J 60 vH

Cu P

-H

cu cu o a t-( *-\ efl cu

00 rH <
4-1

P CI
CU

o x)
4-1

_ e
O 4J

co Cu cu 4J p cu
CU T) O

<* <0

co 73 co f el "-1

t m eu u T) o j
cu CU rH
CU

M 0)

cd CU
CO

% H
O .
4-)

cu
^ t
0 4-i r4 rt

o g.

*g
4-1

Cup" CU 0) O) - o t
w w t
P

"O O C! CU U H H

H E 4J co M en c!

<u

O)

XI CU 73

rH 01

M 4-1

1 1

PGI-89/WS/4 - pg. 69 APNDICE C EQUIPOS Y MATERIALES BSICOS DE CONSERVACIN NOTA: La siguiente lista no incluye muebles tales como mesas, sillas, estanteras de madera, armarios, tinas, secadores, etc., que pueden obtenerse localmente, adems de una mesa de trabajo provista de caja luminosa para los mtodos tradicionales de conservacin. 1. Equipos y materiales: mtodos tradicionales de conservacin (para un solo conservador) Equipos y herramientas Prensa (0,6 m x 0,55 m) Guillotina de 24" (manual) Cuchilla (manual) Indicador de pH Taladro elctrico Balanza Lmpara de mesa ajustable Pulverizador Archivador Efectos para trabajos manuales (pinceles, esponjas, tazones, tijeras, cuchillos, escalpelos, punzones, agujas) Perspex (resina acrlica) ( 4 x 3 pies = aprox. 120 x 90 cm) Materiales (reservas para dos aos) Papel de reparacin (4 resmas) Lmina de terileno (1 m) Seda Papel de prensado (1 resma) Cola, apresto Productos qumicos (desacidificantes, fungicidas, bactericidas, insecticidas, disolventes, fijadores, etc.) 2. Equipos v materiales de encuademacin (para un solo encuadernador) Equipos v herramientas Prensa (0,6 m x 0,55 m) Estampadora Prensado de los lomos Prensa de acabado Telar

PGI-89/WS/4 - pg. 70

Cortadora de cartn. Tipos de imprenta y componedoras de dorar Tarro de cola Efectos para trabajos manuales (cuchillos, cizallas, agujas, punzones, pinceles, etc.) Taladro elctrico Materiales (reservas iniciales para dos aos) Cartn Telas de encuademacin (rexina, bucarn, etc.: 10 rollos) Cuero (5 pieles) Papel de guarda (20 hojas) Cintas, hilos, cabeceras Cola, engrudo, spynflex 3. Equipos y materiales de laminacin (para un solo operador) Equipos y herramientas Prensa de laminacin Guillotina (manual) Tela de reposicin de PFTE (1 m) Esptula termosttica Pulverizador Materiales (reservas iniciales para dos aos) Fibra de ligado (10 rollos) Productos qumicos desacidificantes

PGI-89/WS/4 - pg. 71 APNDICE D DOCUMENTACIN SOBRE TRATAMIENTOS DE CONSERVACIN 1. Oficina de registros pblicosf Londres Lado 1 REFERENCIA(S) ORIGINAL(ES) REFERENCIA(S) FINAL(ES) CONSERVADORAS )

FECHA DE RECEPCIN ESTADO ORIGINAL

FECHA DE DEVOLUCIN ANTECEDENTES

NUMERO DE DOCUMENTOS

MATERIALES DE REPARACIN/LAMINACIN

COMPAGINACIN FINAL

Lado 2 TRATAMIENTO CONTRA HONGOS/ DESINSECTACIN ADHESIVOS

LIMPIEZA

APRESTO

FIJATIVOS PARA TINTA/ REFORZAMIENTO DEL PAPEL

SELLOS

DESACIDIFICACION/pH FINAL

OTROS TRATAMIENTOS

PGI-89/WS/4 - pg. 72 2. Modelo propuesto por D.G. Vaisev (ver Apndice E, N 53)

Referencia y detalles:

Nmero total de piezas:

Reparador:

Reparacin N:

Fecha de recepcin: Compaginacin original: Limpieza: Fungicida: Desacidificacin:

Recibido por:

Fecha de devolucin:

Insecticida: Apresto:

Materiales de reparacin (cantidades incluidas): Adhesivos: Laminacin: Sellos: Tipo de compaginacin o encuademacin: Otros tratamientos:

PGI-89/WS/4 - pg. 73

APNDICE E BIBLIOTECA BSICA DE PRESERVACIN Y CONSERVACIN Las obras que siguen se recomiendan como punto de partida de una biblioteca de preservacin y conservacin. Los nmeros de obras citadas en el texto del presente informe remiten a la obra de nmero correspondiente. A. Estudios del RAMP y otros documentos del Programa General de Informacin de la Unesco y UNISIST

Publicados por la Unesco y disponibles gratuitamente solicitndolos al PGI, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700, Pars, Francia 1. 2. Y.P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives; a survey of facilities (1978, PGI-78/WS/14). K.B. Hendriks, The preservation and restoration of photographic materials in archives and libraries (1984, PGI-84/WS/1); igualmente disponible en francs y espaol. Y.P. Kathpalia, A model curriculum for the training of specialists in document preservation and restoration (1984, PGI-84/WS/2); igualmente disponible en francs y espaol. J.A. Keene and M. Roper, Planning, equipping and staffing a document reprographic service (1984, PGI-84/WS/8). C. Crespo and V. Vinas, The preservation and restoration of paper records and books (1985, PGI-84/WS/25); disponible igualmente en francs, espaol, rabe y ruso. M. Roper, Directory of national standards relating to archives administration and records management (1986, PGI-86/WS/16); disponible igualmente en ruso. D.L. Thomas, Survey on national standards on paper and ink to be used by the administration for records creation (1986, PGI-86/WS/22); disponible igualmente en ruso. D.L. Thomas, Study on control of security and storage of holdings (1986, PGI-86/WS/23). J.M. McCleary, Vacuum freeze-drving. a method used to salvage waterdamaged archival and library materials (1987, PGI-87/WS/7). D.W.G. Clements, Preservation and conservation of library documents: a Unesco/IFLA/ICA enquiry into the current state of the world's patrimony (1987, PGI-87/WS/15). G. Benoit and D. Neirinck, Les moyens de conservation les plus conomiques dans les btiments d'archives des pays industriels et tropicaux (1987, PGI-87/WS/18). V. Vinas, Traditional techniques of restoration (en preparacin).

3.

4. 5.

6.

7.

8. 9. 10.

11.

12.

PGI-89/WS/4 - pg. 74 13. 14. G.M. Cunha, Study on the methods of evaluation to determine preservation needs in library and archive collections (en preparacin). M.W. Pascoe, Study of the impact of environmental pollution on the preservation of records and archives (en preparacin). Otras monografas bsicas Y.P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives materials. Documentation, Libraries and Archives Studies and Research Vol.1 (Unesco, Pars, 1973); igualmente disponible en francs. L. Bell and B. Faye, La conception des btiments d'archives en pays tropical. Documentation, Bibliothques et Archives Etudes et Recherches, Vol. 9 (Paris, Unesco, 1979); disponible igualmente en espaol J. Davies, A study on the basic standards and methods in preservation and restoration workshops applicable to developing countries (International Council on Archives, Brussels, 1973). M. Roper, Guidelines for the preservation of microforms, ICA Studies Vol. 2 (ICA, Paris, 1986); disponible gratuitamente solicitndolo al Tesorero del ICA, Bundesarchiv, Postfach 320, 5400 Koblenz, Repblica Federal de Alemania. Modern buildings of national archives/Btiments modernes d'archives nationales, Arhivum, Vol. XXXI (1986). Actes de la vingt-quatrime confrence internationale de la table ronde des archives/Proceedings of the twenty-fourth international archival round table conference, Policies for the preservation of the archival heritage. Gardone Riviera, 1986 (en preparacin). P. Walne, F.B. Evans and F. Himly, Dictionary of archival Dictionnaire de terminologie archivistique, ICA Handbooks (K.G. Saur Verlag KG, Munchen, 1984); con equivalentes en alemn, italiano, ruso y espaol. La segunda edicin est para impresin. terminology/ Series Vol. 3 holands, lista

B. 15.

16.

17.

18.

19. 20.

21.

22.

Glossary of archive conservation terms (ICA Committee on Conservation and Restoration, Paris, 1985); en ingls con equivalentes en espaol, alemn, italiano y francs; est lista para impresin una versin revisada preparada en colaboracin con IFLA y editada por K.G. Saur Verlag K.G. R.K. Perti (d.), Conservation of tradicional records; paper and allied materials (South and West Asian Regional Branch of the ICA and National Archives of India, New Delhi, 1987). J.M. Dureau and D.W.G. Clements, Principals for the preservation and conservation of library materials. IFLA Professional Reports N 8 (IFLA and The Library Association, The Hague, 1986). M.A. Smith, Preservation of library materials: proceedings of the CDNL/ IFLA/Unesco conference. Vienna. 1986. IFLA Publications 40/41 (2 vols., K.G. Saur Verlag KG for IFLA, Munchen, 1987).

23.

24.

25.

PGI-89/WS/4 - pg. 75 Photography - processed safety photographic film - storage practices. ISO 5466: 1986 (International Organisation for Standardization, Geneva, 1986). Repair and allied processes for the conservation of documents, BS 4971: Part 1: 1973; Part 2: 1980 (British Standards Institute, 1973 & 1980); est a punto de terminarse una versin revisada de la Primera Parte. Recommendations for the storage and exhibition of archival documents, BS 5454: 1977 (British Standards Institute, 1977); est a punto de terminarss una version revisada. T.J. Collings, Archival care of still photographs. Society of Archivists Information Leaflets N 2 (Society of Archivists, 1983). K. Howarth, The preservation and storage of sound recordings, Society of Archivists Information Leaflets N 4 (Society of Archivists, 1987). Directory of supplies of materials, equipment, and services for archive and book conservation, storage and display. Society of Archivists Conservation Group Occasional Paper N 1 (Society of Archivists, 1985). M.L. Ritzenthaler, Archives & manuscripts: conservation. SAA Archives & Manuscripts Series (Society of American Archivists, Chicago, 1983). M. Duchein, Les btiments d'archives: construction et quipements (Archives Nationales, Paris, 1985); se trata de una edicin totalmente revisada de una versin previa traducida bajo el ttulo de Archives building and equipment. ICA Handbooks Series Vol. 1 (K.G. Saur Verlag KG, Munchen, 1977); la versin revisada est siendo actualmente traducida al ingls. D. Baynes-Cope, Caring for books and documents (British Museum Publications, London, 1981). G.M. Cunha and D.G. Cunha, Library and archives conservation: 1980s and beyond, dos vols., (The Scarecrow Press, Metchen, NJ and London, 1983). G. Petherbridge (d.), Conservation of library and archive materials and the graphic arts (Butterworths, London, 1987); se trata de las actas de la Conferencia de Cambridge de 1980. (El precio de venta de 75 puede resultar excesivo para un servicio de archivos con recursos limitados). G. Thompson, The museum environment (Butterworths, London, 1978). M.T. Roberts and D. Etherington, Bookbinding and the conservation of books: a dictionary of descriptive terminology (Library of Congress, Washington DC, 1982). S.B. Swartzburg, Preserving library materials (The Scarecrow Press, Metchen, NJ and London, 1980). O.P. Agrawal, Conservation of manuscripts and paintings in South-East Asia (Butterworths, in association with the International Institute for Conservation of Historic and Artistic Works, London, 1984).

PGI-89/WS/4 - pg. 76 41. 42. 43. J. Ashley-Smith (series ed.)> Science for conservators (3 vols., Crafts Council, London, 2nd impression, 1984). G.M. Cunha, Mass deacidification for libraries (American Library Association, Chicago, 1987). J.M. Banks, Guidelines for preventative conservation (Committee on Conservation and Preservation of Library Materials, Council of Federal Libraries, Ottawa, 1981). I. Moor and A. Moor, Conserving photographs (Bishopgate Press, 1986). J. McWilliams, The preservation and restoration of sound recordings (American Association for State and Local History, Nashville, 1979). H. Anderson and J.E. Mclntyre, Planning manual for disaster control in Scottish libraries and record offices (National Library of Scotland, Edinburgh, 1985). P. Waters, Procedures for salvage of water-damaged library materials (Library of Congress, Washington DC, 2nd edition, 1979). Preservation of historical recordsf Committee on Preservation of Historical Records, National Research Council (National Academy Press, Washington DC, 1986). Intrinsic value in archival materialf National Archives and Records Service Staff Information Paper 21 (National Archives and Records Service, Washington DC, 1982). Peridicos

44. 45. 46.

47. 76.

77.

C.

Adems de los peridicos especializados en archivos y biblioteconoma, son indispensables las siguientes publicaciones: 48. 49. 50. 51. Restaurator. The paper conservator. Abbey newsletter. International conservation news: disponible gratuitamente solicitndolo al IFLA Programme on Preservation and Conservation, c/o Library of Congress, IFLA PAC Core Programme, National Preservation Programme Office, Washington DC, 20540. Artculos dignos de mencin en los peridicos mencionados u otros D.G. Vaisey, "The archivist as conservator", Journal of the Society of Archivist 6(2) (octubre 1978), 65-75.. D.G. Vaisey, "Recording conservation treatment", Journal of the Society of Archivists 6(2) (octubre 1978), 96-6. V. Daniels, "Air pollution and the archivist", Journal of the Society of Archivists 6(3) (abril 1979), 154-6.

D. 52.

53. 54.

PGI-89/WS/4 - pg. 77 A D. Baynes-Cope and T.J. Collings, "Some specifications for materials and techniques used in the conservation of archives", Journal of the Society of Archivists 6(6) (octubre 1980), 384-6. F. Jayot, "L'humidit dans les dpts d'archives; instruments et mthodes de mesure", La gazette des archives NS N 123 (4th trimestre 1983), 232 FF. M. Dersarkissian and M. Goodberry, "Experiments with non-toxic anti-fungal agents", Studies in conservation 25 (1980), 28-36. K.B. Hendricks and B. Lesser, "Disaster preparedness and recovery: photographic materials", American archivist 46(1) (Invierno 1983), 52-? W.K. Wilson and E.J. Parks, "Historical survey of research at the National Bureau of Standards on materials for archival records", Restaurator 5(3-4) (1983), 191-? A. D. Baynes-Cope, "Conservation: why the scientist can help", Archives 16(70) (Oct. 1983), 162-6. D.L. Thomas, "Conservation: new techniques and new attitudes", Archives 16(70) (Oct. 1983), 167-77. B. Faye, "The design of archives buildings", Unesco journal of information science, librarianship and archives administration 4(2) (abril-junio 1982), 88-93. Y.P. Kathpalia, "Conservation and preservation of archives", Unesco journal of information science, librarianship and archives administration 4(2) (abril-junio 1982), 94-100. H. Horakova and F. Martinek, "Disinfection of archival documents by ionizing radiation", Restaurator 6 (3-4) (1984), 205-16. C. Smith, "Starting a conservation programme", Archives and manuscripts 15(1) (mayo 1987), 41-7. "Education for conservation", Journal of librarianship 17(2) (abril 1985), 74-105; cinco informes del seminario Library Association's Conservation Seminar, London, 1984. D. Allsopp, "Biology and growth requirements of mould and other deteriogenic fungi", Journal of the Society of Archivists 7(8) (octubre 1985), 530-3. D.L. Thomas, "Archive buildings: international comparisons", Journal of the Society of Archivists 9(1) (enero 1988), 38-44. Restaurator 8(1) (1987); este nmero est dedicado a los informes presentados en una conferencia celebrada en Washington, D.C. sobre la preservacin mediante fotocopiado. M. Roper, "Advanced technical media: the conservation and storage of audio-visual and machine-readable records", Journal of the Society of Archivists 7(2) (octubre 1982), 106-12. R. Strassberg, "The use of fumigants in repositories", American archivist 41(1) (enero 1978), 25-36.

PGI-89/WS/4 - pg. 78

72. 73. 74. 75.

H. Wilman, "Copying without damage: The British Library strategy", Archives 18(78) (Oct. 1987), 85-8. D.G. Vaisey, "Archivists, conservators and scientists: the preservation of the nation's heritage", Archives 18(79) (abril 1988), 131-43. D.G.W. Clements, "Emerging technologies - paper strengthening", Restaurator 8 (1987), 124-8. D.L. Thomas, "Architectural design and technical equipment for the physical protection and conservation of documents", Mitteilungen des Osterreichischen Staatsarchivs 39 (1986), 233-51. Ver Seccin B. Vers Seccin B.

76. 77.