PDCA aplicado em reunies garantia de efetividade produtividade

Reunies de trabalho servem para definir metas, monitorar desempenho, avaliar implementao,
avaliar a performance, aproximar equipe, tomar decises em grupo, decidir, criar, trocar ideias, falar de
experincias, apresentar hipteses, priorizar atividades, avaliar projetos, validar processos, definir
procedimentos, escolher mtodos, medir eficincia e efic!cia, validar assuntos, realizar deliberaes,
reconhecer e solucionar problemas, atender clientes, alinhar a rota e mais, muito mais"
#omo vimos as reunies so de extrema import$ncia para universo corporativo, pois fazem fluir os
processos atravs de um conjunto sistematizado de aes e alinhamentos, porm esto no topo da lista
de coisas que mais desperdiam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal
preparadas e conduzidas" %osso tempo este cada vez mais escasso, mas por outro lado, as reunies
parecem estar sempre mais longas e frequentes"
& falta de planejamento, delimitao previa e a banalizao das reunies fazem com que profissionais
vo para reunies sem uma agenda, sem saber o que vai ser discutido, autonomia necess!ria, o tempo
de durao, quais so os objetivos do encontro e 's vezes nem mesmo sabem ao certo o local da
reunio" (sso tudo junto vai lavar sem duvidas alguma ao fracasso e improdutividade do encontro, que
na soma de tudo tempo )jogado no lixo)"
A boa noticia!
#onduzir reunies eficientes no ambiente de trabalho um desafio constante e necess!rio para
qualquer organizao que deseja ter mais produtividade no seu dia*a*dia" +ara tornar as reunies
efetivas e produtivas desenvolvi um chec, list baseado no mtodo do +-#& que destaca todos os
passos, que vo da fase de pr reunio, passando pela infraestrutura necess!ria, condutas esperadas no
momento da reunio e aes de pos*reunio"
. +-#& aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gesto e pode ser utilizado em
qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negcios, independentemente de sua !rea de
atuao" . ciclo comea pelo planejamento, em seguida a ao ou conjunto de aes planejadas so
executadas, checa*se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e
repetidamente /ciclicamente0, e toma*se uma ao para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no
produto ou na execuo de processos" &plicamos este sistema em um chec, list que so passos para
garantir efetividade e produtividade nas reunies" #onhea abaixo"
Check list do PDCA aplicado para Reunio
PLA !Pr"reunio#
1 2laborar pauta prvia3
1 -efinir os participantes obrigatrios e desej!veis3
1 -efinir data e local da reunio3
1 -efinir pauta /priorizada e cronogramada0 e resultados esperados da reunio3
1 2nviar pauta definitiva para todos os participantes com cpia para pessoas*chaves e gestores3
1 -istribuir material para leitura prvia ou ata anterior /quando necess!rio03
1 2studar o material e elaborar material de apoio3
1 2nsaiar 4 preparar*se para a conduo3
1 Reservar a sala ou auditrio3
1 -efinir mesas e instalaes conforme necessidade da reunio3
1 Reservar equipamentos necess!rios /som, imagem e iluminao03
1 5uando aplic!vel solicitar com antecedncia lanches, coffee brea,, !gua e etc3
D$ !Durante a reunio#
1 #hegar no m6nimo meia hora de antecedncia no local programado3
1 7erificar a sala, infraestrutura, equipamentos e testar som, lin,s e visualizao da apresentao no
local3
1 5uando aplic!vel, distribuir materiais de apoio, como papel e canetas3
1 #omear e terminar no hor!rio3
1 (nformar os procedimentos de segurana /rota de fuga, recursos dispon6veis e contatos necess!rios
em caso de emergncia0 e localizao dos banheiros3
1 #ombinar as regras da reunio quanto a condutas gerais, utilizao de computadores4celulares pausas
etc3
1 8eguir o tempo pr*estipulado para cada subitem3
1 &brir a reunio com um resumo do que ser! discutido3
1 -efinir papis de relator /registros4ata0 e cronometrista /atento aos hor!rios03
1 8eguir a pauta, encerrando um assunto antes de iniciar outro3
1 +romover intervalos a cada 9 horas, no m!ximo3
1 2nvolver todos os participantes /no deixar ningum disperso03
1 #ertificar*se de que todos esto conscientes das decises tomadas3
1 &gendar a reunio seguinte /caso necess!rio03
C%&C' !P(s"reunio#
1 #ertificar*se de que todos os assuntos discutidos constam na ata3
1 2nviar aos interessados o mais r!pido poss6vel a ata com aes, respons!veis e prazos"
AC) !*elhoria#
1 :azer uma analise critica sobre o andamento dos temas discutidos na reunio3
1 +edir a um dos participantes que lhe d um feedbac, sobre sua conduo3
1 2ncaminhar as aes que ficaram sob sua responsabilidade3
1 Reiniciar todos os passos para a prxima reunio"
+irva"se! Apli,ue o check list do PDCA nas suas reunies e prepare para conhecer
resultados surpreendentes e sustent-veis.