MANUAL DE USO DE SISTEMA

WEBCONTROL PARA EMPRESAS

CONTRATISTAS WEBCONTROL 3.0








ltima actualizacin: 06 diciembre de 2013



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1. INTRODUCCIN

En este manual se abordarn puntos clave para el uso del sistema
Webcontrol, entre ellos:

1) Internet Explorer y su configuracin
2) Creacin de empresa y solicitud de creacin de usuario
3) Creacin de funcionarios
4) Documentos requeridos para el ingreso a faena
5) Ingreso de documentos a cada funcionario
6) Creacin de pases de ingreso

Este manual contiene imgenes para facilitar al lector el uso del sistema
Webcontrol a los administradores de empresas contratistas.




















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2. USO DE INTERNET EXPLORER Y CONFIGURACIN

Se recomienda utilizar el navegador Internet Explorer ya que el sistema
Webcontrol est optimizado para funcionar bajo este navegador. Como se ha
mencionado anteriormente, el requisito primordial para el uso del sistema es
tener instalado el navegador, sin embargo, en ocasiones se necesita
configuracin adicional para no tener problemas futuros, es por ello que a
continuacin se les indica la configuracin adecuada para un funcionamiento
ptimo del sistema Webcontrol.


2.1. Configuracin de Internet Explorer (vlido para todas las versiones de
Internet Explorer)


Para configurar de manera ptima el sistema Webcontrol se deben seguir los
siguientes pasos


a) Abrir Internet Explorer y buscar en el men Opciones de internet. Debe
configurar como aparece en la imagen.








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b) Luego debe eliminar los archivos temporales del navegador.




c) Se deben marcar las casillas que aparecen a continuacin:






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d) Hacer click en el botn Configuracin Aparecer





e) Debe estar marcada la opcin Cada vez que visite la pgina Web






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f) Ingresar a la pestaa Privacidad y luego desmarque la opcin Activar
bloqueador de elementos emergentes.




g) Finalmente debe cerrar todas las pginas y pestaas abiertas con Internet
Explorer para que se apliquen los cambios realizados.


2.2. Activacin de vista de compatibilidad (vlido para las versiones 10
y 11 de Internet Explorer)


La funcin Vista de compatibilidad tiene por objetivo ejecutar la pgina
Webcontrol en una versin compatible. Si utiliza Internet Explorer 10 podra
tener problemas al visualizar las fechas en los calendarios apareciendo como
ao 113 o que se presenten problemas con algunos mdulos, lo que
impedira el correcto funcionamiento del sistema.



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Para activar vista de compatibilidad debe abrir Internet Explorer y a
continuacin luego hacer click como aparece en la siguiente imagen:


(Como se puede observar el cono de vista de compatibilidad tiene forma
de hoja rasgada)

Al ejecutar vista de compatibilidad la pgina cargar nuevamente y
finalmente podr utilizar sin problemas el sistema Webcontrol.


2.3 Configuracin en caso de no abrir los menus en el sistema

Hay ocasiones en las que la plataforma de Webcontrol no despliega
correctamente los mdulos especficamente en Internet Explorer 10 y la
versin de Internet Explorer 11 en Windows 8, Para solucionar este evento se
debe:

Pulsa o haz clic en el botn Herramientas y, luego, en Configuracin de
Vista de compatibilidad.



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En Agregar este sitio web, escribe la direccin URL del sitio que quieras
incluir en la lista y, luego, pulsa o haz clic en Agregar.



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Por ltimo cierre el navegador (todas las ventanas y pestaas) y vuelva a
iniciarlo nuevamente, con ello, sern aplicada todas las configuraciones que
haya realizado.












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3. CREACIN DE EMPRESA EN SISTEMA Y SOLICITUD DE
CREACIN DE USUARIO CONTRATISTA


La creacin de empresa en el sistema Webcontrol es necesaria para
poder registrar la empresa en el sistema y crear un usuario contratista que
administra el sistema Webcontrol. En caso de que su empresa realice labores
en varias faenas que utilizan el sistema Webcontrol se debe realizar la solicitud
a cada una de ellas.

Los pasos a seguir son los siguientes:

a) Ingresar a la pgina web de Webcontrol http://www.webcontrol.cl

b) Una vez dentro de la pgina debe buscar en enlace en color azul de la
empresa minera a la cual prestar servicios. (usted debe fijarse en que
el enlace salga el nombre de la empresa minera y adems debe decir
contratista


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c) Al ingresar al enlace de la empresa minera por ambiente contratista,
debe aparecer una pgina similar a esta:





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Si desean ingresar por primera ves al sistema, debe hacer click en
ingresar nueva empresa aparecer un campo para ingresar el rut de la
empresa contratista y finalmente debe rellenar los datos que le solicita el
sistema

d) El sistema abrir una ventana donde deber registrar:

Razn social empresa
Rut empresa
Datos de la empresa.
Datos Representante legal
Datos usuario administrador.
Una vez registrado lo solicitado, debe hacer clic en FINALIZAR.


e) Una vez creada la empresa se debe solicitar creacin de usuario desde el
siguiente enlace http://www.webcontrol.cl/solicitud_usuario.asp :





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Rellenar el formulario con los datos de la persona que ser usuario del
sistema Webcontrol y datos de la empresa.

Nota: en el caso de no tener orden de compra (contrato vigente) con la minera,
colocar VISITA.















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4. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL INGRESO A FAENA

A continuacin se detallan los documentos que requieren los
funcionarios segn el tipo de pase por el que ingresarn a faena.

Pase permanente (puede subir ms de un da):

Cdula identidad
Examen preocupacional
Pliza de seguro (2000 UF)
Contrato de trabajo
Reglamento interno
Das
Charla de induccin Hombre nuevo aprobada e ingresada en el
sistema
Si el funcionario conduce debe subir examen psicosensotcnico,
licencia de conducir municipal, licencia interna, hoja de
autorizacin, hoja de vida conductor.

Pase de visita (puede subir slo un da):

Cdula identidad
Examen preocupacional
Pliza de seguro (1000 UF)

Todos los documentos mencionados anteriormente deben ser escaneados
del original y en color.

Los requisitos mencionados anteriormente no son los nicos, sino que cada
documento debe cumplir con las siguientes especificaciones:




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a) Contrato de Trabajo (CT)

La validacin del contrato de trabajo exige la lectura del mismo y considerar los
siguientes puntos claves, que determinan la validez del contrato de trabajo:


Identificacin del Mandante o contratante
Identificacin del funcionario
Fecha de inicio y de trmino del contrato
Tipo de contrato: fijo, indefinido, por obra, etc.
Cargo o funcin del funcionario
Jornada de trabajo
Remuneracin pactada (Por lo menos debe estar la clusula
referente a la remuneracin)
Local de trabajo o Anexo que indique la faena
Firmas del mandante y del funcionario

Para el caso de los dueos de empresa, Si posee contrato de trabajo
con su empresa, se sube ese documento, si no posee contrato de trabajo, en
su lugar debe subir el extracto de la escritura donde conste que es el dueo o
socio.

Para el caso del trabajador independiente, el cual no pertenece a una
empresa, debe subir certificado de Iniciacin de Actividades.

b) Examen Mdico (EM)

Puede haber dos tipos de examen mdico:

Pre-ocupacional: se realiza cuando el funcionario ingresa a la empresa



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Ocupacional: se realiza cuando el funcionario pertenece a la empresa y se
vence el examen pre-ocupacional, en otras palabras es la renovacin del
examen.

La validacin del examen mdico debe considerar los siguientes puntos
claves, que determinan la validez del mismo:

Identificacin de la Mutual u organismo emisor (slo se aceptan
exmenes mdicos de las entidades Achs, ISP, Mutual.
Identificacin del funcionario
Fecha de realizacin del examen mdico
Aprobacin o rechazo del mismo
Cargo o funcin del funcionario
Gran Altura geogrfica o indicar los metros sobre el nivel del mar
que puede desempear su trabajo (sobre los 3.000 metros)
Vigencia del examen mdico
Firmas del emisor


c) Cdula de Identidad (CI)

La validacin de la cdula de identidad debe considerar los siguientes
puntos clave que determinan la validez del documento:

Identificacin de la persona
Vigencia del documento
Fotografa visible

d) Certificado de Antecedentes (CA)

La validacin del certificado de antecedentes debe considerar los siguientes
puntos claves que determinan la validez del documento:


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Identificacin de la persona
Fecha de emisin del documento
Documento 100 % legible
El documento debe tener mximo 3 meses de antigedad, a contar de la
Fecha de Emisin.


e) Charla Induccin (DAS)

La validacin de este documento debe considerar los siguientes puntos claves,
que determinan la validez del documento:

Identificacin de la Empresa
Identificacin del Funcionario
Fecha de realizacin de la Charla
Identificar quien realiz la Charla
Firma del funcionario


f) Reglamento Interno (RI)

La validacin de este documento debe considerar los siguientes puntos claves,
que determinan la validez del documento:

Identificacin de la Empresa
Identificacin del Funcionario
Fecha de recepcin de Reglamento Interno
Firma del funcionario





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g) Pliza de Seguro (PS)

La validacin de este documento debe considerar los siguientes puntos clave
que determinan la validez del documento:

Identificacin de la Empresa
Identificacin del Funcionario asegurado
Fecha de VENCIMIENTO
Vigencia debe estar especificada en el documento
Firma o Timbre de la Entidad Aseguradora.
El monto de la Pliza debe ser como mnimo:
UF por cada evento: trabajador temporal (visita tcnica, proveedores,
vendors, transportista).
Este monto se permite para pases que tengan duracin hasta un mes.
2.000 UF por cada evento: para pase permanente el cual tenga como
duracin ms de un mes.


h) Licencia de Conducir Municipal (LC)

La validacin de este documento debe considerar los siguientes puntos claves,
que determinan la validez del documento:

Identificacin del funcionario
Fecha de vigencia o prximo control mdico
Datos del tipo de Licencia de Conducir
Firmas del emisor






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i) Examen Psicosensotcnico (EST)

La validacin del Psicosensotcnico exige la lectura del mismo y considerar los
siguientes puntos claves, que determinan la validez del documento:

Identificacin de quien realiz el examen
Identificacin del funcionario
Fecha de realizacin del examen
Aprobacin o rechazo del mismo
Datos de la Licencia de Conducir
Vigencia del examen
Firmas del emisor


j) Hoja de Vida del Conductor (HVC)

La validacin de este documento debe considerar los siguientes puntos clave
que determinan la validez del documento:

Identificacin de la persona
Fecha de emisin del documento
Documento 100 % legible
El documento debe tener mximo 3 meses de antigedad, a contar de la
Fecha de Emisin.









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5. CREACIN DE FUNCIONARIOS

Una vez registrado en el sistema el administrador necesita crear a los
funcionarios que ingresarn a faena. El procedimiento para la creacin de
funcionarios es el siguiente:

a) Pulsar en pestaa Opciones
b) Pulsar sobre el cono Nmina de funcionarios
c) Pulsar sobre el botn Nuevo funcionario


Luego aparecer la siguiente imagen. Debe ingresar el rut del nuevo
funcionario y pulsar en siguiente.





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Aparecer la siguiente ventana:


Recuerde que es OBLIGATORIO ingresar los datos que estn marcados
en rojo para que queden correctamente registrados los funcionarios en el
sistema.

Por ltimo debe pulsar sobre el botn Actualizar Datos y el nuevo funcionario
quedar registrado.

















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6. INGRESO DE DOCUMENTOS A CADA FUNCIONARIO

Una vez registrado en el sistema debe seguir los siguientes pasos:

a) Ingresar a la pestaa opciones
b) cono nmina de funcionarios
c) Filtrar por rut de funcionario
d) Pulsar el botn EDIT


Luego aparecer dos pestaas CMM y MDO. Segn la faena a la cual
desee subir la documentacin deber pulsar sobre ella. Ejemplo




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Como se detalla en la imagen anterior, si por ejemplo desea subir la
hoja de autorizacin de conductores debe pulsar sobre el nombre del
documento. Obtendr la siguiente ventana:




Por ltimo hacer click en Examinar luego escoger la divisin a la cual
subir el archivo (puede ser una o las dos al mismo tiempo) y Guardar datos.
Con ello tendr subido el archivo.

Una vez subido el documento los crculos en color rojo (en imgenes
anteriores) cambiarn a color verde.

Los crculos de colores indican el estado del documento (rechazado,
aprobado, sin archivo). El significado es el siguiente:

a) Crculo verde: documento validado
b) Crculo amarillo: documento subido en el sistema en estado pendiente
c) Crculo rojo: sin archivo o documento rechazado




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7. CREACIN DE PASES

Una vez subida la documentacin se procede a la creacin del pase. Para
ello debe pulsar sobre la pestaa Pases, luego en el cono Nuevo pase.

Posteriormente y como se detalla en la imagen, debe escoger la divisin a
la cual prestarn servicios, luego se desplegar automticamente las rdenes
de compra vigentes (OST), luego debe escoger la empresa, la fecha, el tipo de
pase, fecha de inicio y trmino de pase y por ltimo agregar la descripcin del
pase.

Una vez realizado el proceso anterior debe pulsar en el botn siguiente.




Luego aparecer la opcin de ingresar funcionarios en el pase (como se
detalla en imagen a continuacin). Verifique que el autorizador del pase sea el
correcto, luego agregue el o los funcionarios (puede ingresar varios), pulse
sobre Guardar pase y aparecer el botn Enviar pase a administrador, pulse
sobre l y el pase ser enviado a su administrador.

Nota: en el caso de no aparecer la orden de compra, deber comunicarse con
rea de contratos para que sea ingresada en el sistema.


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8. CREACIN DE VEHCULOS

Esta funcin del sistema permite crear todos los vehculos que estn
asociadas a su empresa. Para acceder a esta opcin debe seguir los siguientes
pasos:

1) Ingresar a la pestaa opciones, luego al cono vehculos



2) Al pulsar el botn nuevo vehculo aparecer la siguiente
ventana:




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3) Al pulsar el botn consultar aparecer la siguiente ventana:



Debe ingresar todos los datos que aparecen en la ventana y por ltimo hacer
clic en el botn Guardar Datos.Ahora tendr un nuevo vehculo ingresado en
su nmina de vehculos.