Manual de Usuario Sistema Contable Inventarios

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

CENTRO DE TRANSFERENCIA Y DESARROLLO DE
TECNOLOGIAS CTT

MANUAL DE USUARIO SISTEMA CONTABLE

MODULO INVENTARIOS

2013
Centro de Transferencia y Desarrollo de Tecnologas
2013

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Contenido
LOGIN .................................................................................................................................................. 3
MENU PRINCIPAL DE INVENTARIOS .................................................................................................... 4
CATALOGOS ......................................................................................................................................... 5
PRODUCTO ...................................................................................................................................... 5
PANTALLA BUSQUEDA DE PRODUCTO ........................................................................................ 5
PANTALLA NUEVO PRODUCTO .................................................................................................... 6
BODEGAS ......................................................................................................................................... 7
PANATALLA BUSQUEDA DE BODEGAS ........................................................................................ 7
PANTALLA NUEVA BODEGA ........................................................................................................ 8
GESTION COMPROBANTE ............................................................................................................... 9
PANTALLA BUSQUEDA COMPROBANTE ...................................................................................... 9
PANTALLA GENERACION DE COMPROBANTE ........................................................................... 10
UNIDAD DE MEDIDA ...................................................................................................................... 11
PANTALLA INGRESO UNIDAD DE MEDIDA ................................................................................ 11
CATEGORIA ................................................................................................................................ 12
MOVIMIENTOS .................................................................................................................................. 13
EGRESOS ........................................................................................................................................ 13
RETENCION EGRESOS. ............................................................................................................... 15
FORMA DE PAGO ....................................................................................................................... 17
DEVOLUCION EGRESOS ................................................................................................................. 18
CABECERA COMPROBANTE EGRESOS ....................................................................................... 18
DEFINICIN DE CUENTAS .......................................................................................................... 20
REPORTES .......................................................................................................................................... 22
HISTORICO DE VENTAS ................................................................................................................. 22
RECONCILIACION ........................................................................................................................... 23
VENTA DIARIA................................................................................................................................ 24
VENTAS POR FACTURAS ................................................................................................................ 25
MOVIMIENTOS POR PRODUCTO ................................................................................................... 26
RETENCIONES IVA.......................................................................................................................... 28
RETENCIONES RENTA .................................................................................................................... 29
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LOGIN

Usuario: Ingreso del usuario proporcionado por el administrador del sistema
Contrasea: Ingreso de la contrasea
Bodega: Escoger una de las bodegas con la cual se va a trabajar por defecto siempre estar creada
la bodega ADMINISTRADOR para despus crear las bodegas que se necesite.
Botn Entrar: Realiza la autenticacin del usuario para permitir o denegar el ingreso al sistema en
caso de negar el acceso mostrar un mensaje de error como el siguiente:
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MENU PRINCIPAL DE INVENTARIOS

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CATALOGOS
PRODUCTO
PANTALLA BUSQUEDA DE PRODUCTO

Cdigo/Nombre: Permite buscar el producto ya sea por nombre o como tambin por cdigo del
producto:
Botn Nuevo: Nos lleva a una nueva pantalla para ingresar un nuevo producto.
Link Editar: Permite editar la informacin de un producto.
Link Eliminar: Permite eliminar un producto sin no se ha hecho ya una operacin con l caso
contrario no podr ser eliminado.

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PANTALLA NUEVO PRODUCTO

Ingreso Producto
Cdigo: Ingresar el cdigo nico del producto.
Producto: Ingresar nombre del producto.
Categora: Seleccionar categoras del producto.
Unidad de medida: Seleccionar unidad de medida del producto.
Precio venta: Ingresar el precio venta del producto.
IVA venta: Muestra el valor del IVA del producto que se calcula automticamente.
Total precio venta: Muestra el total del valor del producto.
Con IVA.: botn que calcula automticamente el valor de IVA
Sin IVA.: botn que calcula automticamente el valor de IVA que en este caso es 0.00.
Botn guardar: almacena el nuevo producto en la base de datos para ser utilizado.
Botn Salir: regresa a la pantalla anterior de bsqueda de producto.

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BODEGAS
PANATALLA BUSQUEDA DE BODEGAS

Nombre: Ingresar el nombre de la bodega para la bsqueda.
Botn nuevo: Nos lleva a una nueva pantalla para ingresar si es necesaria una nueva bodega.
Link Editar: Permite editar una la informacin de una bodega.
Link Eliminar: Permite eliminar una bodega siempre que no est utilizada.

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PANTALLA NUEVA BODEGA

Gestin Bodega
Cdigo Bodega: Ingresar el cdigo de bodega.
Nombre Bodega: Ingresar el nombre de bodega.
Ubicacin: Ingresar la direccin donde est ubicada la bodega.
Telfono: Ingresar el nmero de telfono de la bodega (opcional).
Nmero Extensin: Ingresar la extensin de la bodega (opcional).
Fax: Ingresar nmero de FAX (opcional).
Descripcin: Ingresar una pequea descripcin de la bodega (opcional).
USUARIOS
Muestra los usuarios disponibles para ser representantes de la bodega.
Link Seleccionar: Permite escoger al usuario o usuarios como representante o representantes.
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Link Eliminar: Permite eliminar el representante de la bodega y asignar a otro usuario.
GESTION COMPROBANTE
PANTALLA BUSQUEDA COMPROBANTE

Nmero: Ingresar el nmero de comprobante para buscar.
Estado de Comprobante: Seleccionar el estado del comprobante e iniciar la bsqueda con el
estado seleccionado.
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Botn Buscar: Busca el comprobante de acuerdo al estado seleccionado.
Botn Nuevo: Nos lleva a una nueva pantalla para la creacin de nuevos comprobantes.
Link Editar: Permite editar la informacin de un comprobante.
Link Anular: Permite anular un comprobante.
PANTALLA GENERACION DE COMPROBANTE

Cabecera Comprobante Egresos
No. Autorizacin: Ingresar el nmero de autorizacin de los comprobantes
Fecha de Emisin: Ingresar la fecha de emisin de los comprobantes.
Tipo Comprobante: Seleccionar el tipo de comprobante que se van a crear.
Fecha de Caducidad: Ingresar la fecha de caducidad de los comprobantes.
Nmero de Comprobante: Ingresar el nmero de comprobantes.
Bodega: Muestra la bodega donde estamos ingresados.
Desde: Muestra el nmero de inicio de los comprobantes
Hasta: Ingresar el nmero final de los comprobantes.

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UNIDAD DE MEDIDA
PANTALLA INGRESO UNIDAD DE MEDIDA

Unidad de Medida: Ingreso del nombre de la unidad de medida.
Descripcin: Ingreso de breve observacin de la unidad de medida.
Botn Guardar: Almacena la nueva unidad de medida la cual se mostrara en la tabla de la parte
inferior.
Link Editar: Permite editar la informacin de la unidad de medida.
Link Eliminar: Permite eliminar la unidad de medida si no est ya utilizada.

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CATEGORIA

Categora: Ingresar el nombre de la nueva categora.
Descripcin: Ingresar una breve descripcin de la nueva categora.
Botn Guardar: Almacena la nueva categora la cual se mostrar en la tabla inferior.
Link Editar: Permite editar una categora.
Link Eliminar: Permite eliminar una categora que no est utilizado.

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MOVIMIENTOS
EGRESOS

Egreso Producto
Cabecera Comprobante Egreso
Los datos del comprobante sern cargados automticamente los cuales son creados
anteriormente.
No. Autorizacin.- Muestra el nmero de autorizacin cargado automticamente.
No. Factura.- Muestra el nmero de factura cargado automticamente.
Tipo Comprobante.- Muestra el tipo de comprobante el cual se va a utilizar.
Fecha Emisin.- Muestra de la fecha de emisin del comprobante.
Cliente.- Seleccionar el Cliente al cual se hace el comprobante.
Valor sin IVA. .- Muestra el valor sin IVA. Calculado automticamente cuando se escogen los
productos.
IVA.- Muestra el valor del IVA. Calculado luego de seleccionar los productos.
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Total comprobante.- Muestra el total del comprobante que es la suma del valor sin IVA. Mas el
IVA.

Detalle de Egresos
Producto.- Seleccionar el producto del cual se va a hacer el egreso sin no existen productos
primero se debe hacer un ingreso de productos.
Existencia activa.- Muestra la cantidad disponible que hay para realizar el egreso.
Cantidad venta.- Ingreso de la cantidad de productos para realizar el egreso la cual no debe
superar a la cantidad existente.
Totales.- Columna donde se muestran los totales de las operaciones.
Precio Unitario.- Precio unitario para la venta del producto seleccionado.
Precio Costo Total.- Muestra el precio total de lo que hay en la bodega con respecto al producto
seleccionado Cantidad existente * precio unitario.
Botn Agregar.- Inserta en la tabla los productos los cuales se van a vender.

Link Eliminar.- Permite eliminar el registro de la tabla en caso de haber un error.
Botn Confirma.- Realiza el egreso adems vamos a otra pantalla para generar el asiento
respectivo el cual se visualizar en el mdulo de contabilidad.
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*Ingresar Impuesto (SI/NO).- Si se escoge esta opcin nos lleva a una nueva pantalla para ingresar
las retenciones.

RETENCION EGRESOS.

Es esta pantalla podemos ingresar las retenciones.
Error.- se necesita comprobante tipo retencin las cuales se crean en el catalogo gestin de
comprobantes.
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En la parte superior se muestra informacin del comprobante de la pantalla anterior.

IVA
Base imponible IVA.- Ingreso del valor sin IVA
Tipo Impuesto.- Seleccin del tipo de impuesto.
Retencin IVA.- Seleccin de la retencin de acuerdo al tipo de Impuesto seleccionado
anteriormente
Impuesto valor.- Muestra el valor calculado por el tipo de impuesto.
Impuesto a retener.- Muestra el monto que se retiene.

Renta
Base imponible renta.- Ingreso del valor de retencin.
Tipo impuesto.- Seleccin del tipo de impuesto.
Retencin.- Seleccin de la retencin de acuerdo al tipo de impuesto.
Impuesto valor.- Muestra el valor de retencin.

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Botn Confirmar.- Permite ir a otra pantalla para generar el asiento contable.

FORMA DE PAGO
Valor del comprobante.- Se cargar el total del valor del comprobante mas las retenciones si las
realiz.
Cuenta.- Seleccin de la cuenta con la cual se va a realizar el asiento.
Auxiliar.- Se muestra los auxiliares de la cuenta.
Valor.- Ingreso del valor para realizar el asiento.
Link Eliminar.- Permite eliminar el registro si existe un error.
Botn Guardar.- realiza la accin de egreso y adems genera el asiento.
Botn Salir.- regresa a la pantalla anterior.
Al finalizar el egreso retorna a la pantalla inicial del egreso cargado el siguiente comprobante
con el cual se va a trabajar.
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DEVOLUCION EGRESOS

CABECERA COMPROBANTE EGRESOS
Seleccionar el comprobante emitido haciendo clic en el siguiente icono:
Mensaje de
guardado
Siguiente
factura
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Nos aparece una ventana auxiliar

Al seleccionar cualquiera de los comprobantes se carga la informacin del comprobante asi como
de los productos vendidos en la pantalla de devoluciones.

Para devolver seleccionamos el producto que se quiere devolver de la primera lista haciendo clic
en seleccionar desplegando la informacin en detalle de devolucin.
Ingresamos el nmero de productos que queremos devolver y damos clic en agregar
poniendo en la lista de productos a devolver.
Botn Confirmar.- Nos lleva un una nueva pantalla donde se realiza el asiento contable.
Lista de productos
vendidos
Lista de
productos a
devolver
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DEFINICIN DE CUENTAS
Valor del comprobante.- Viene de la pantalla anterior el total de comprobante para hacer el
asiento.
Cuenta.- Seleccionar la cuenta para hacer el asiento.
Auxiliar.- Muestra un auxiliar dependiendo de la cuenta seleccionada anteriormente.
Valor.- Ingreso del valor para realizar el asiento.
Botn Guardar.- Realiza la devolucin y genera el asiento contable.
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REPORTES

HISTORICO DE VENTAS

Reporte
Fecha Inicio.- Seleccionar la fecha desde donde se desea ver el reporte de las ventas.
Fecha Fin.- Seleccin de la fecha hasta cuando se desea ver el reporte de ventas.
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Formato.- Seleccin del formato el cual desea ver el reporte que puede ser en formato .pdf o en
formato .xls (Excel).
Botn Imprimir.- Nos permite descargar el reporte de ventas de acuerdo al formato que se
seleccion.

Aqu se muestra como nos aparece el archivo pdf. De reporte de ventas.
RECONCILIACION

Reporte
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Fecha Inicio.- Seleccin de la fecha desde donde se desea ver el reporte de reconciliacin.
Cortado Al.- Fecha donde se desea cortar la reconciliacin.
Formato.- Seleccin del formato para el reporte de reconciliacin.
Botn Imprimir.- Permite descargar el reporte de reconciliacin.

Se puede ver el reporte de reconciliacin.
VENTA DIARIA

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Reporte
Fecha.- Muestra la fecha para obtener el reporte que por defecto es la fecha del sistema.
Formato.- Seleccionar el formato para el reporte .pdf o .xls (Excel).
Botn Imprimir.- Permite descargar el reporte.

Reporte de venta diaria.
VENTAS POR FACTURAS

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Reporte
Factura No.- Ingresar el nmero de factura.
Botn Imprimir.- Permite descargar el reporte de ventas por facturas.

Reporte ventas por factura.
MOVIMIENTOS POR PRODUCTO

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Productos
Nombre Producto.- Ingresar el nombre del producto.
Link Seleccionar.- Permite seleccionar el producto para ver los movimientos.
Reporte
Producto.- Muestra el producto seleccionado.
Fecha Inicio.- Seleccionar la fecha de inicio para el movimiento del producto.
Fecha Fin.- Seleccionar la fecha de fin de reporte.

Reporte de movimiento por producto.
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RETENCIONES IVA

Reporte
Fecha Inicio.- Seleccionar fecha de inicio de la retenciones de IVA.
Fecha Fin.- Seleccionar fecha de fin de la retenciones de IVA.

Reporte de retenciones de IVA.
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RETENCIONES RENTA

Reporte
Fecha Inicio.- Seleccionar fecha de inicio de la retenciones de Renta.
Fecha Fin.- Seleccionar fecha de fin de la retenciones de Renta.

Reporte de retenciones de renta.

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