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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NUCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO: CONTADURIA PBLICA




Profesora: Bachilleres:
Jennifer Tovar Davelis Guerra
Seccin 01 Gnesis Lyn
Mara Castillo
Neyfre Rondn
Katiuska Rodrguez
Haide Hernndez


Maturn, 2014
SISTEMA DE VENTA
Son los mtodos o las maneras que se utilizan para la venta de un producto. Uno de
los errores ms usuales de las personas que se inician en el mundo de los negocios es no
tener un sistema de ventas. Ocurre que el proceso de venta es uno de los aspectos ms
temidos por parte de los que quieren convertirse en emprendedores y eso los lleva a
generalmente pasar por alto el anlisis de cmo es que se va a vender el producto o servicio
que pienso comercializar; vender es, sin embargo uno de los aspectos esenciales y vitales
de cualquier idea de negocios. As tenga el mejor servicio del mundo o el mejor producto
del mundo, si no salgo a venderlo de manera inteligente entonces fracasar en mi proyecto
y por ello es esencial que toda idea de negocios tenga un Sistema De Ventas.

Es decir, cuando digo vender no me refiero simplemente al acto de convencer a mi
potencial cliente que compre mi producto o servicio, eso solo es un aspecto del proceso de
ventas. El proceso de ventas es mucho ms amplio e involucra toda una estrategia que el
emprendedor debe de tener sobre cmo es que va a llegar a ese potencial cliente y qu
canales de venta va a desarrollar.

IMPORTANCIA DE SISTEMA DE VENTA
La importancia de tener un Sistema De Ventas es que permite analizar qu es lo que
est fallando o como puedes incidir en lo que ests haciendo bien. El tener un sistema de
ventas permite MEDIR resultados e introducir variaciones para mejorar ese sistema de
ventas que puede incluir incluso una variacin en el producto o servicio que ests
vendiendo
DIFERENTES SISTEMA DE VENTAS
Ventas personales: es la forma ms efectiva de vender un producto y de conseguir
un cliente satisfecho con posibilidades de que pueda repetir la compra. Puede ser
por: ferias, puerta fra, auto venta, a prescriptores, a tiendas especialistas, a
mayoristas y franquicias.
Ventas a Distancia: es la que se realiza sin la presencia fsica del comprador y
vendedor. Puede ser por: catlogos, tele ventas, televisin.
Ventas Multinivel: es una estrategia de venta de productos mediante la cual
distribuidores independientes pueden asociar a otros distribuidores y obtener
comisiones por el movimiento de esos productos dentro de su red. Puede ser por:
ventas directas, o multinivel.
DESCRIPCIN DEL PROCESO DEL SISTEMA DE VENTA
El sistema de ventas comienza en el momento en que el cliente realiza su pedido,
mediante una orden de compra o nota de pedido, a travs de un llamado telefnico, usando
el correo electrnico o en el caso de estar integrado en red, por medio de la computadora, y
finaliza cuando se realiza el registro contable de la factura correspondiente a la venta o
prestacin del servicio.
El proceso de venta es uno de los principales elementos de la satisfaccin del
cliente, algo fundamental si se considera que lo ms importante es conservar el cliente
porque resulta menos costoso que salir a buscar nuevos.









Entrada
Procesos
Salidas
Archivos
PAUTAS PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE VENTAS
En el diseo del sistema de ventas se deben tener presentes las necesidades de
control interno en cuanto a la separacin de funciones. Cada uno de los pasos es
responsabilidad de sectores diferentes. La recepcin del pedido y la verificacin de
existencias estn a cargo del sector de ventas, la valorizacin de la nota de pedido est a
cargo de la seccin administracin de ventas, el otorgamiento y el control de los crditos
son responsabilidad del sistema financiero en el sector Crditos y Cobranzas, el
otorgamiento de crditos requiere que las reas de Comercializacin, de Administracin y
Finanzas acten en forma conjunta para determinar los lmites del crdito, en que
circunstancias se suspender, en qu casos se podr ampliar dicho lmite y quien estar
autorizado para realizar dichas operaciones, de acuerdo con la situacin financiera de la
empresa y el contexto en el que opera. La preparacin y despacho del pedido est a cargo
de Almacenes, la facturacin y el registro estn a cargo de Contadura.
IMPACTO DE LA TECNOLOGIA INFORMATICA EN EL SISTEMA DE VENTAS
El proceso de ventas se puede agilizar notablemente con la introduccin de nuevas
tecnologas, hoy en da la tecnologa permite a los fabricantes ofrecer sus productos o
servicios por internet y relacionarse de manera directa con los consumidores. Adems, el
vendedor se comunica con ellos para conocer sus necesidades y as ofrecerle los productos
especficos que demandan.
La comunicacin interactiva facilita la informacin y los servicios personalizados
hacia los clientes. Con la incorporacin de nueva tecnologa se puede pasar de una
situacin de logstica y de venta completamente descentralizada a una mucho ms
concentrada. Actualmente, los productos en los supermercados tiene una etiqueta
inteligente, en la que un chip almacena datos, al llegar el cliente a la zona de cajas, los
datos son ledos automticamente se determina la cantidad a cobrar y as mismo se conoce
el stock de cada producto y que producto requiere reposicin.

OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE FACTURACION Y CUENTAS POR
COBRAR
El proceso de facturacin tiene el objeto de controlar, procesar y registrar todas las
actividades u operaciones que tiene como objetivo el mantener y aumentar las ventas de
una empresa.
PROCESOS RELACIONADOS CON LA FACTURACION Y CUENTAS POR
COBRAR
El ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, tambin conocido como de ingresos y
cobros, es fundamental para la empresa, porque de este dependen sus ingresos. En la
mayora de las empresas se mide el crecimiento o tamao de la misma a travs de las cifras
de ventas.
Las ventas pueden clasificarse de la siguiente forma:
Por el Volumen de Unidades.
A la vez estas pueden clasificarse en:
Al Detal: pequeas unidades que van directamente al consumidor.
Al Mayor: grandes volmenes vendidos a distribuidores.
Por Pedidos Especficos: ordenes especiales de clientes.
Por el Financiamiento.
De acuerdo con el financiamiento podemos encontrar:
De Contado: pago inmediato al momento de la compra.
A Crdito: se difiere el pago, puede ser de dos formas.
Pago total a cierto tiempo, por ejemplo 30 das factura.
Pago parcial en cuotas es decir a plazos.


Por las Condiciones de Entrega y Precios.
Segn esta clasificacin tenemos:
A entrega futura.
A entregas parciales.
Con derecho a devolucin.
REGISTROS CONTABLES DE CUENTAS POR COBRAR
Los registros contables del ciclo de facturacin y cuentas por cobrar, son relativamente
sencillos y son los siguientes:
Registro de ventas a crdito
Registro de una venta al contado con descuento
Cobros de facturacin
Registro de devoluciones de mercancas
Veamos en detalle cada una de las operaciones bsicas que se pueden realizar con las
cuentas por cobrar.
Registro de ventas a crdito
El registro de las ventas realizada a crdito es bastante sencillo, sin embargo, el
procedimiento para su registro debe completar una serie de aspectos que ayuden a tener un
mayor control sobre tales ventas. Por esta razn, el proceso para el registro de cuentas por
cobrar, no solo debe poner nfasis en el registro de las cifras, sino que debe tener los
suficientes controles que ayuden a llevar adecuadamente las cuentas por cobrar, y permitan
calcular o procesar, por ejemplo, cualquier estadstica relacionada con las cuentas por
cobrar. El registro contable en este caso sera el siguiente:
XX-XX-XX X Db Cr
Cuentas por cobrar xxx.xxx,xx
Ingresos por ventas xxx.xxx,xx
Para contabilizar las ventas a crdito del periodo
05-1995

Registro de una venta al contado con descuento

En este caso, no es costumbre ni practica contable el registrar las ventas a contado
conjuntamente con su descuento, sino el monto neto en una sola cuenta de ingresos; sin
embargo, es posible que alguna empresa adopte como poltica registrar el descuento, en
este sentido hay que tomar en cuenta si la empresa est sujeta o no al pago del impuesto
sobre los ingresos brutos.

XX-XX.-XX X Db Cr
Efectivo xxx.xxx,xx
Ingresos por ventas xxx.xxx,xx
Para contabilizar las ventas de contado del mes

Cobros de facturacin
En el cobro de facturaciones realizadas por la empresa, se puede presentar que los
cobros sean efectuados con descuento o sin descuento. Por esta razn, los registros son los
siguientes:

Con descuento:
XX-XX-XX X Db Cr
Efectivo xxx.xxx,xx
Descuento por pronto pago xxx.xxx,xx
Cuentas por cobrar xxx.xxx,xx
Para contabilizar el cobro de la facturacin a Distribuidor
Soney, la cual tomo el descuento 5/10

Sin descuento:

XX-XX-XX X Db Cr
Efectivo xxx.xxx,xx
Cuentas por cobrar xxx.xxx,xx
Para contabilizar el cobro de la facturacin a Distribuidora,
Pony, sin descuento.

Registro de devoluciones de mercancas
Una devolucin de mercanca origina un ingreso a los inventarios de mercancas, y
un reverso a las ventas registradas previamente. Los asientos seran los siguientes:

Reverso del ingreso:

XX-XX-XX X Db Cr
Ingresos por ventas xxx.xxx,xx
Cuentas por cobrar xxx.xxx,xx
Para contabilizar el reverso de las ventas por la devolucin de una
Mercanca vendida a crdito


Reverso del costo:

XX-XX-XX X Db Cr
Inventarios de mercanca xxx.xxx,xx
Costo de ventas xxx.xxx,xx
Para contabilizar los inventarios devueltos por la
Insatisfaccin del cliente.

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su
origen, en los siguientes rubros:
cuentas por cobrar comerciales: producto de los ingresos por ventas o servicios
prestados correspondientes a las operaciones principales de la compaa.
Cuentas por cobrar a compaas relacionadas: provienen de las operaciones
realizadas con compaas relacionadas.
Cuentas por cobrar a empleados: provienen de prstamos anticipos u otras
entregas realizadas a los empleados y que sern devueltos por estos en un plazo
determinado.
Otras cuentas por cobrar: son el producto de diversas operaciones tales como
reclamos al seguro u otros. Los anticipo a proveedores no deben incluirse en este
concepto, debido a que los mismos no sern cobrados sino convertidos en
inventario.
Los registros auxiliares de cuentas por cobrar son una herramienta muy til para el
anlisis de las cifras correspondientes a las compras y pagos realizados por los clientes. En
las cuentas por cobrar es muy importante mantener un registro de la antigedad de las
mismas, esto permitir un mayor control de las cuentas de cada cliente.
CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
Los objetivos del control interno contable en el ciclo de facturacin y cuentas por
cobrar, son los siguientes:
integridad: el propsito fundamental es el registro oportuno de todas las
transacciones, evitando la falta de alguna operacin. Si no registramos la totalidad
fe las transacciones tendramos una subestimacin en las cifras de ventas y de las
cuentas por cobrar.
Existencia: su objetivo es el adecuado registro de las transacciones validas
realizadas por la entidad; la existencia de registros que no corresponden a ventas
realizadas por la empresa, nos crea problemas de sobreestimacin en las cifras de
ventas y cuentas por cobrar.
Exactitud: los controles de exactitud estas orientados a garantizar el correcto
registro de las transacciones efectuadas por la entidad, los problemas relacionados
con los controles de exactitud aumentan los riesgos de sobre estimacin y
subestimacin de los registros de ingresos y cuentas por cobrar.
SISTEMA FINANCIERO
Consiste en el desarrollo de las actividades que realiza la organizacin mediante el
manejo de flujos de fondos generados por las entradas y salidas de dinero; es decir: por los
ingresos y egresos relacionados con los cobros y los pagos.
CARACTERSTICAS DEL SISTEMA FINANCIERO
La administracin financiera debe concentrarse en mantener un equilibrio entre los
ingresos y egresos para lograr un ptimo grado de liquidez y de solvencia.
Asegurar recursos para el desarrollo de las operaciones habituales que lleva a cabo
la organizacin.
Fuentes de financiamiento s las que se puede recurrir cuando el estado de liquidez
resulte desfavorable:
Aportes de capital de los accionistas, tanto inicial como por ampliaciones
futuras.
Utilidades obtenidas y no repartidas entre los accionistas.
Prestamos obtenidos en entidades financieras.
Crditos otorgados por los proveedores para las operaciones habituales.
















DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
Proceso de cobranzas: comprende todas las actividades necesarias para la
cancelacin de los crditos otorgados por la venta de los bienes y/o servicios que produce la
organizacin.
Para dar inicio a este proceso
1) Verificar la fecha de vencimiento de la factura y /o de un documento ,se pone en
funcionamiento la gestin de cobro al cliente
SISTEMA
FINANCIERO.
(Flujo de caja)
Utilidades
ACCIONISTAS
PROVEEDORES
GOBIERNO
ENTIDADES
FINANCIERAS
CLIENTES
PRESTAMOS
BANCARIOS
Inversin
original
Contribuciones
previsionales
Pagos
Impuestos
Sistema de
administracin
de personal
Remuneraciones
Cobranzas
Cancelacin
del capital e
intereses del
prstamo.
Prstamo
2) Si el cobro se efecta a travs de cobradores, estos deben recibir informacin
pertinente para desarrollar su funcin de cobranzas.
3) En crditos y cobranzas se registra en un documento (planilla de cobranzas) todos
los datos del cliente y el estado y composicin de su deuda, de acuerdo con la
distribucin de cobradores que tenga la organizacin.
4) La gestin de cobro consiste en la visita del cobrador al cliente.
5) En el caso de que se concrete el cobro se procede a emitir el recibo
correspondiente y a efectuar la anotacin en la planilla de cobranzas, donde
tambin se asienta el o los motivos en caso de resultar infructuosa su gestin.
6) La utilidad de rendicin de cobranzas se concreta cuando el cobrador entrega los
valores, recibos en tesorera y la planilla de cobranza.
7) Por ultimo lo gestin correspondiente depender de las modalidades adoptadas por
la organizacin y culmina cuando el cobro se efectiviza y se registra
contablemente; y se deben actualizar la cuenta corriente de los clientes y los saldos
con los pagos recibidos.
Proceso de pagos: comprende todas las actividades necesarias para la cancelacin de
las obligaciones contradas por la compra de los recursos materiales para la produccin de
bienes y/o servicios que desarrolla la organizacin.
1. El proceso se inicia cuando se contrae una obligacin por una compra efectuada a
un proveedor y al recibir la factura da lugar a la actividad de control y registro de la
deuda que consiste en cotejar la factura con el remito y la orden de compra
provenientes del sistema de abastecimiento; debe controlarse que no existan
diferencias en cuanto a los conceptos ( tipos de productos y /o servicios ) cantidades
y precios de estar todo correcto se conforma la factura y se consigna la deuda
contrada en el registro de cuentas a pagar.
2. El legajo de pago est integrado por la documentacin de (factura, remito y orden
de compra)
3. Llegada la fecha de vencimiento de la obligacin se pone en marcha la actividad de
autorizacin y liquidacin del pago.
4. A partir de la orden de pago y del legajo tesorera desarrolla la actividad de pago
emitiendo el instrumento correspondiente (CHEQUE) que entrega al proveedor
contra la recepcin del comprobante que respalda la cancelacin de la deuda (EL
RECIBO)
5. El proceso concluye cuando procede el registro del pago; es decir; cuando se
consigna los egresos y actualiza la cuenta corriente de cada proveedor.
PAUTAS PARA EL DISEO DEL SISTEMA FINANCIERO

Para el diseo del sistema financiero es necesario tomar en cuenta las necesidades
del control interno en cuanto a la separacin de funciones

Las funciones se separan de la siguiente manera:

El personal que realiza el proceso de cobranza y pago en este se debe tener
presente la necesidades en cuanto a la separacin de funciones entre quien
tiene la responsabilidad por el manejo de fondos y quien realiza el registro
contable

Ll personal que efecta todo lo relacionado con la organizacin de la
cobranza la responsabilidad recae sobre crditos y cobranzas que tiene a su
cargo las actualizacin de los clientes

La gestin de cobro

Rendicin de cobranza, son los cobradores q deben rendir los valores
percibidos ante la tesorera y esta a su vez tiene la responsabilidad a partir
de la aprobacin de la rendicin.

Control y registro de la deuda recae sobre las cuentas por pagar q tiene a
su cargo la actualizacin del registro de facturas.

Autorizacin y liquidacin; recae sobre las Cuentas por pagar en cuanto a
la emisin de pago y el clculo de retencin impositiva.

IMPACTO DE LA TECNOLOGIA INFORMATICA DEL SISTEMA
FINANCIERO

En la actualidad se puede observar por ms pequea que sea la empresa es muy
difcil encontrar quien no tenga un sistema informtico para la gestin de los distintos
procesos operativos incluyendo los de cobranzas y de pago.

En el proceso de cobranza se puede utilizar un sistema informtico q permita
concluida la facturacin actualizar automticamente el estado de cuenta de cada cliente.

En el proceso de pago las cuentas a pagar cada uno de los proveedores se actualizan en el
sistema informtico pudiendo realizar previamente y a travs del mismo sistema el
cotejo de la factura con la documentacin proveniente de la compra.