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Energa a debate, Septiembre-Octubre 2009

VCD, una metodologa para transformar organizaciones



El mtodo de visualizar, conceptualizar y definir permite aumentar la
certidumbre en el desarrollo de proyectos y maximizar la productividad de
la inversin.

LUIS VIELMA LOBO*

Una caracterstica fundamental de las empresas exitosas en cualquier giro
de negocio es su capacidad de transformarse para responder a los
cambios que demanda el entorno de negocio, como consecuencia de las
realidades geopolticas y econmicas globales. En el caso de la industria
petrolera, esta caracterstica gobierna la eficiencia de una empresa, pues,
como cualquier producto comerciable commodity, el petrleo y el gas
estn sometidos a las presiones de la oferta y la demanda caracterizadas
histricamente por una alta volatilidad. Esta volatilidad ocasiona acciones y
reacciones en la direccin de las compaas que compiten en el negocio
petrolero y requieren de capacidades de respuesta extraordinarias y, sobre
todo, espacios de eficiencia muy amplios para poder mantener su
competitividad en el mercado mundial.

Ing. Luis Vielma Lobo.
La menor demanda de crudo y la cada del precio medio del petrleo
desde 147 dlares por barril a 45 dlares por barril en menos de un ao ha
obligado a todas las compaas a revisar las condiciones de riesgo y
rentabilidad de los proyectos de exploracin y explotacin. Este entorno
mundial obliga a las compaas a realizar un redimensionamiento en el uso
de los recursos. En el caso de las compaas estatales (NOCs) se
convierte en una prioridad la administracin rigurosa de los procesos, as
como profundizar en la bsqueda de esquemas de trabajo diferentes y la
incorporacin de metodologas que optimicen el uso de recursos y
aseguren una mejor captura de valor.
En el entorno nacional, la declinacin de la produccin de Pemex
Exploracin y Produccin (PEP), consecuencia de la acelerada declinacin
de Cantarell el mayor yacimiento de Mxico y Amrica, plantea enormes
retos que van desde la incorporacin de nuevas reservas para mantener
su base de recursos hasta la bsqueda de opciones productivas para la
explotacin de campos maduros. Es en este contexto estratgico, donde
se hace necesario entender y aplicar rigurosamente mejoras en el
desarrollo de proyectos y profundizar la utilizacin de la metodologa VCD
como herramienta de creacin de valor.
Este exigente entorno obliga a las empresas a reevaluar continuamente
el riesgo y la rentabilidad, a fin de buscar proyectos rentables que permitan
incorporar nuevas reservas, la perforacin de pozos a costos ptimos y
gastos de produccin rentables, as como proyectos de explotacin que
maximicen los factores de recuperacin y opciones alternas para la
explotacin de campos maduros.
La bsqueda de respuestas a estas presiones del entorno en las
empresas internacionales y nacionales incluye un men variado de
opciones. Algunos ejemplos son:
Exploracin a riesgo para buscar e incorporar nuevas reservas.
Esquemas de produccin compartida para optimizar las inversiones.
Alianzas estratgicas asociadas a la incorporacin de nuevas
tecnologas para optimizar la explotacin de campos.
Contratacin de empresas especializadas en la explotacin de campos
maduros o de produccin marginal.
La optimizacin de los procesos de diseo y desarrollo de proyectos
para robustecer sus portafolios de inversin.

Sin embargo, no todas estas opciones pueden ser utilizadas en todas las
NOCs. En el caso de Pemex, el entorno legal condiciona la utilizacin de
algunas de estas opciones. Por ello, la optimizacin de los procesos de
diseo y desarrollo de proyectos para robustecer sus portafolios de
inversin pasa a ser un elemento estratgico. Por otra parte, las realidades
de la gestin del negocio demandan acciones proactivas diferentes a lo
hecho hasta ahora. En este contexto, es necesario entender y aplicar
rigurosamente mejoras en el desarrollo de proyectos y para ello la
metodologa VCD ha representado una alternativa muy eficiente a nivel
internacional, puesto que con su aplicacin se logra:
Disminuir el riesgo y aumentar la certidumbre en el desarrollo de
proyectos.
Incorporar enfoques colectivos de anlisis y diseo en los proyectos.
Maximizar la eficiencia operativa y la productividad de la inversin.
Aplicar una mejor prctica internacional.

Grfico 1: Cada fase de la Metodologa VCD sigue rigurosamente hitos
de decisin documentados con los DSD o Documentos Soporte de Decisin

La metodologa es conocida internacionalmente como FEL (front end
loading) y VCD por la traduccin tcnica de cada una de sus
fases: visualizar, conceptualizar y definir.
Es una poderosa herramienta de gestin de proyectos promovida y
respaldada por el Instituto para el Anlisis de Proyectos (IPA). En la
industria petrolera fue incorporada inicialmente por las Compaas
Petroleras Internacionales, IOCs, en la dcada de los 70, siendo adoptada
posteriormente por algunas compaas estatales, NOCs, y convirtindose
en una mejor prctica.
En la fase de visualizacin se identifica una oportunidad de negocio y la
generacin de las opciones tcnica y econmicamente factibles para su
realizacin. En la fase deconceptualizacin se evalan las opciones y se
selecciona aquella que genere mayor valor. Finalmente, en la fase
de definicin se realizan las ingenieras a cabalidad para completar el
alcance de planificacin y diseo de la opcin seleccionada, se afina el
estimado hasta precisar la solucin estratgica de contratacin e
implantacin, para asegurar que el proyecto est bien estructurado y listo
para solicitar su autorizacin y los recursos para su ejecucin.
Durante el ciclo de vida de un proyecto se observa que la mayor captura
de valor al menor costo ocurre en la fase de planeacin y diseo, mismo
que representa un 5% de la inversin total con un impacto en el 95 %
restante de las inversiones. Es por ello que se hace fundamental que los
proyectos de inversin sean diseados siguiendo las fases V-C-D.
Una de las caractersticas fundamentales de la metodologa es que
fortalece el proceso de toma de decisiones, pues sigue rigurosamente
hitos de decisin debidamente documentados con los documentos soporte
de decisin (DSD) y requiere de un dictamen de aprobacin tcnica y
econmica. Igualmente, la metodologa permite realizar con todo detalle la
etapa de planeacin o diseo y formulacin de un proyecto, identificando a
tiempo los riesgos y las desviaciones posibles, evaluando escenarios a fin
de seleccionar la mejor opcin y obtener una definicin documentada del
alcance del proyecto antes de su ejecucin real.
Entre los aspectos resaltantes que confirman la potencialidad del VCD
como elemento transformador de las organizaciones est el hecho que la
metodologa no slo fortalece el trabajo colaborativo al reunir el mejor
talento tcnico de la empresa en los equipos multidisciplinarios
conformados por las competencias bsicas necesarias para la ejecucin
del proyecto, sino que contribuye a romper paradigmas organizacionales al
potenciar el proceso de toma de decisiones, pues ya stas no son
tomadas, de manera unilateral, en un solo nivel jerrquico, sino con base
en lo recomendado en los DSD con los que se concluye cada fase y
respaldadas por los expertos a travs de pares y/o comits de validacin
y/o dictamen tcnico, segn sea el caso.

Grfico 2. Relacin Tpica de Valor vs. Costo en Proyectos.

El VCD como elemento transformador
El reto fundamental de toda empresa que aspire mantener sus niveles de
competitividad en el mercado es incorporar herramientas transformadoras
que impacten positivamente sobre lagente, los procesos y la tecnologa.
En Pemex Exploracin y Produccin, esta exigencia se hace mayor por la
urgente necesidad de incorporar reservas, neutralizar la declinacin en la
produccin, maximizar la recuperacin final de hidrocarburos y potenciar la
rentabilidad de los proyectos.
La metodologa VCD se convierte en un proceso transformador de las
organizaciones, al impactar positivamente en estos tres elementos
fundamentales: la gente, los procesos y la tecnologa.
Gente:
Propicia el crecimiento organizacional al requerir personal con niveles
exigentes de competencias.
Propicia cambios de actitud, al estimular la comunicacin efectiva y
proactiva, as como la discusin multidisciplinaria de los temas y fortalece
el liderazgo transformador.
Maximiza el uso del conocimiento organizacional, al incorporar al proceso
las redes de expertos y las revisiones de especia-listas (peer reviews), lo
cual tiene un impacto cualitativamente alto en la agregacin de valor.
Procesos:
Incorpora a las organizaciones una dinmica de trabajo diferente. Se
evoluciona del trabajo individual al trabajo en equipo. Se rompe el
esquema de trabajo secuencial al esquema de trabajo interactivo y de
decisiones en tiempo real, todo lo cual, rompe las barreras funcionales
tendiendo puentes interfuncionales.
Propicia la preservacin del conocimiento (activo clave), al exigir la
elaboracin de Documentos Soportes de Decisin (DSD), estructurados
con una base metodolgica.

Grfico 3: La metodologa VCD impacta positivamente en tres elementos transformadores de la
organizacin.

Tecnologa:
Estimula la revisin, evaluacin e incorporacin de tecnologas de punta
en diferentes reas de trabajo.
La incorporacin de empresas especializadas de servicios en las etapas
tempranas de diseo, abre la oportunidad de evaluar e incorporar
innovaciones tecnolgicas a todos los niveles de la cadena de valor de la
empresa.
Pemex, una experiencia creciente
En el caso de PEP, desde el ao 2003 se inici un esfuerzo coordinado
desde su Direccin General para asegurar la incorporacin de la
metodologa VCD en los procesos medulares de exploracin, explotacin y
perforacin, mostrndose hoy significativos avances, as como
oportunidades de mejora.
Una de esas mejoras sera su aplicacin con un enfoque integral que
incluya los procesos de exploracin, explotacin, perforacin e
infraestructura, donde cada proceso se convierta en insumo para el
siguiente, fortaleciendo las sinergias para lograr ahorros importantes en
trminos de tiempo y costos. Por todo ello, la metodologa VCD es vista
como una slida herramienta transformadora que promueve el cambio
cultural aportando beneficios ms all de los econmicos-financieros.

* Director General de CBM Exploracin y Produccin, firma mexicana de consultora
especializada en los procesos medulares del sector petrolero y le ejecucin de proyectos
utilizando diversas metodologas, entre ellas el VCD. Este tema corresponde a la ponencia
titulada: La metodologa VCD como elemento transformador de las organizaciones,
presentado por el Ing. Luis Vielma Lobo durante el reciente Congreso Mexicano del Petrleo
2009 y cuyos coautores son: Ing. Freddy Prez Daz, Ing. Nerio Castillo Paz y gelogo
Leonardo Rojas. La ponencia completa se puede consultar en www.energiaadebate.com.mx

http://www.energiaadebate.com/Articulos/Septiembre2009/VielmaSep09.htm