Universidade do Vale do Paraba / Faculdade de Cincias Sociais Aplicadas, Av.Guadalupe, n 11, apto.102, Jd. Amrica CEP 12235-000 So Jos dos Campos/ SP, ana.zucareli@hubersuhner.com Universidade do Vale do Paraba / Faculdade de Cincias Sociais Aplicadas, Av. Shishima Hifumi, n 2911, Urbanova CEP 12244-000 So Jos dos Campos/ SP
Resumo - A auditoria interna no setor pblico formada por um conjunto de normas e procedimentos, com o objetivo de examinar a adequao, a eficcia e a legalidade dos controles internos, dos atos, fatos e das informaes contbeis, financeiras e operacionais das unidades pblicas. A necessidade da utilizao da auditoria interna no setor pblico tem aumentado, pois a sociedade brasileira vem exigindo mais transparncia quanto aplicao dos recursos pblicos, que alcanada mais facilmente com o auxilio da auditoria. O controle interno e a contabilidade caminham juntos, contribuindo diretamente com a auditoria, e para esta seja devidamente realizada importante seguir os mtodos estabelecidos pelo responsvel do rgo pblico a ser auditado.
Palavras-chave: auditoria interna, setor pblico. rea do Conhecimento: VI Cincias Sociais Aplicadas
Introduo
A auditoria interna no mundo empresarial atual, alm de importante, tem se tornado necessria. Sua funo tem passado por significativos avanos em seus objetivos e posturas. E mesmo sendo conhecida como um movimento do setor privado, esse posicionamento influencia de maneira positiva a funo de auditoria no setor pblico. Normalmente, os poderes pblicos no gostam de ser fiscalizados, e este um dos maiores problemas enfrentados na auditoria no setor pblico, porm, a auditoria interna no setor pblico uma ferramenta de controle social. Esta ferramenta formada por um conjunto de procedimentos e tcnicas que tem por objetivo examinar a integridade, adequao e eficcia dos controles internos, dos atos e das informaes fsicas, contbeis, financeiras e operacionais dos bens pblicos. O objetivo deste artigo ser o de evidenciar a importncia da auditoria interna no setor pblico, descrevendo as normas, os mtodos, destacando o papel do controle interno e da contabilidade, como instrumentos fundamentais para a auditoria interna.
Auditoria Interna no setor pblico
formada por um conjunto de procedimentos e tcnicas, aplicados ao exame da regularidade, da economicidade, da eficincia, da eficcia dos atos e dos fatos administrativos praticados na gesto de bens pblicos, que visam atingir os seguintes objetivos: IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e 841 Comprovar a legalidade e legitimidade e avaliar os resultados, quanto eficincia e eficcia da gesto oramentria, financeira e patrimonial nas unidades da administrao direta e entidades supervisionadas da administrao federal; Observar o cumprimento dos princpios fundamentais de planejamento, coordenao, descentralizao, delegao de competncia e controle, pelos rgos e entidades; Examinar a observncia da legislao federal especfica e normas relacionadas; Avaliar a execuo dos programas de governo, dos contratos, convnios, acordos, ajustes e outros instrumentos de mesma origem; Avaliar o desempenho administrativo e operacional das unidades da administrao direta e entidades supervisionadas; Verificar o controle e a utilizao dos bens e valores sob uso e guarda dos administradores ou gestores; Examinar e avaliar as transferncias e a aplicao dos recursos oramentrios e financeiros das unidades da administrao direta e entidades supervisionadas; e Verificar e avaliar os sistemas de informaes e a utilizao dos recursos computacionais das unidades da administrao direta e entidades supervisionadas. Os objetivos aqui mencionados so geralmente adotados pela auditoria interna, podendo ser modificados de acordo com as necessidades do rgo a ser examinado, constituindo um objeto do exame de auditoria. A importncia da Auditoria Interna no setor pblico
A importncia da auditoria interna aumenta quando a atuao no setor pblico. V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba
O patrimnio pblico propriedade coletiva que deve ser vigiado por todos, alm disso, a sociedade brasileira vem exigindo cada vez mais a transparncia na aplicao dos recursos pblicos. Os rgos pblicos alcanam mais facilmente esta transparncia quando tm o auxlio da auditoria, pois, suas atividades servem como um meio de identificao de que todos os procedimentos internos, polticas definidas e a prpria legislao esto sendo devidamente seguidos, e tambm para constatao de que todos os dados registrados merecem a verdadeira confiana; ento, pode-se dizer que a importncia da auditoria interna se torna indispensvel.
Relao entre auditoria interna e controle interno
Pode-se considerar que a auditoria interna faz parte da pirmide do controle interno, sendo ela o ponto mais alto, uma vez que a mesma avalia, supervisiona e fiscaliza o nvel de credibilidade dos controles internos. As atividades da auditoria se sobrepem de um modo geral s atividades operacionais, at mesmo sobre as atividades do controle interno, portanto, as primeiras examinam, avaliam, verificam o grau de confiabilidade e controlam a eficcia e eficincia das segundas.
Controle interno e contabilidade: instrumentos de auditoria interna
O controle interno um importante instrumento da auditoria interna, sendo fundamental para a execuo do trabalho do auditor o seu nvel de credibilidade, pois todo o enfoque e natureza da auditoria a ser efetuada dependero desta confiana no controle interno, podendo ser utilizada uma amostragem ao invs de uma auditoria completa. Deste modo, primeiramente dever ser realizada uma avaliao aprofundada do sistema de controle, para fixar a extenso da auditoria a ser aplicada. Neste momento, recomendvel que se faa sugestes para abolir as possveis deficincias do controle, para posteriormente utiliz-lo com maior confiabilidade. Um sistema de controle interno satisfatrio, de um rgo ou entidade pblica, aumenta a certeza do auditor quanto preciso dos registros e veracidade de outros documentos e informaes, tornando-se um grande instrumento para a realizao da auditoria interna. E a colaboradora deste grande instrumento a contabilidade, pois ela propicia condies para a existncia do controle interno atravs dos registros de todas as ocorrncias de forma correta, completa e apurada. A contabilidade tambm no deixa de ser uma saudvel fiscalizadora, uma vez que o registro contbil a ltima etapa das transaes realizadas nos rgo pblicos. Deste modo, o controle interno e a contabilidade caminham juntos contribuindo diretamente com a auditoria interna.
Tipos de auditoria interna no setor pblico
A auditoria no setor pblico desmembrada em seis tipos, conforme a Instruo Normativa n 16 (Ministrio do Estado da Economia, Fazenda e Planejamento - MEFP/ Direo Tcnica Nacional - DTN / Coordenadoria de Auditoria - COAUD de 20/12/91 e adaptao de 1998): Auditoria de Gesto tem o objetivo de certificar a regularidade das contas, verificar a realizao de contratos, convnios, acordos ou ajustes, a honestidade na aplicao dos dinheiros pblicos e no zelo ou administrao de valores e outros bens da Unio ou a ela confiados, abrangendo os seguintes aspectos: verificao da existncia fsica de bens e outros valores; exame da documentao comprobatria dos atos e fatos administrativos; verificao do cumprimento da legislao pertinente; entre outros. Auditoria de Programas tem o objetivo de examinar, avaliar e observar a execuo de programas e projetos governamentais especficos. Auditoria Operacional atua nas reas inter- relacionadas do rgo/entidade, e sua teoria de abordagem dos fatos de apoio, pela avaliao do atendimento s normas, e apresentao de sugestes para seu aperfeioamento. Tem o objetivo de avaliar a eficcia dos seus resultados em relao aos recursos materiais, humanos e tecnolgicos disponveis, bem como a economicidade e eficincia dos controles internos existentes para a gesto dos recursos pblicos. Auditoria Contbil a tcnica utilizada na coleta de informaes e no exame dos registros e documentos, mediante procedimentos especficos, relacionados ao controle do patrimnio. Auditoria de Sistema observando as normas estabelecidas e a legislao especfica, tem o objetivo assegurar a adequao, privacidade dos dados e informaes vindas dos sistemas eletrnicos de processamento de dados. Auditoria Especial tem por objetivo o exame de fatos considerados importantes, de carter extraordinrio ou incomum, sendo realizadas para atender determinao do Presidente da Repblica, Ministros de Estado ou por solicitao de outras autoridades.
Normas para execuo da Auditoria Interna no setor pblico
IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e 842 Para que exista uma devida auditoria interna no setor pblico, faz-se necessrio seguir as seguintes normas: V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba
O auditor governamental, para exercer suas funes, dever ter livre acesso a todas as dependncias do rgo auditado, assim como documentos e livros considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribuies, no lhe podendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informao. O trabalho de auditoria deve ser adequadamente planejado, de forma a prever a natureza, o objetivo, a extenso e a profundidade dos procedimentos que nele sero empregados. Aps o planejamento, deve efetuar avaliao dos controles internos: um adequado exame em relao avaliao da capacidade e efetividade dos sistemas de controles internos - contbil, administrativo e operacional dos rgos pblicos. A fim de atender aos objetivos da atividade de auditoria, dever ser realizado, se julgado necessrio, os testes ou provas adequados nas circunstncias, para obter evidncias aceitveis que fundamentem, de forma objetiva, suas recomendaes e concluses. As situaes que apresentam indcios de irregularidades exigem do auditor governamental extrema prudncia e profissionalismo, a fim de alcanar os objetivos. Ao verificar a ocorrncia de irregularidades, dever ter maior ateno, adotando providncias corretivas adequadas. A partir deste momento, os auditores so obrigados a ampliar o alcance dos procedimentos necessrios, a fim de evidenciar a existncia de irregularidades. Devem tambm, levar o assunto por escrito, ao conhecimento do dirigente da unidade auditada, solicitando esclarecimentos e justificativas. Para cada auditoria realizada, o auditor governamental dever elaborar relatrio que refletir os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma ou tipo de auditoria.
Relatrios de Auditoria Interna no setor pblico
O Relatrio de Auditoria o documento emitido pelo auditor que refletir os resultados dos exames efetuados. Estes relatrios devem seguir os padres usualmente adotados em auditoria governamental, admitindo-se as adaptaes necessrias atravs das quais o auditor possa se expressar de forma a no prejudicar a interpretao e a avaliao dos resultados dos trabalhos. A linguagem destes relatrios deve ser clara, precisa, direta e coerente, de forma que seja fcil o seu entendimento por todos. Os relatrios devero ser elaborados de acordo com os objetivos e caractersticas de cada trabalho realizado. IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e 843 importante que haja um programa de superviso e reviso dos trabalhos, a fim de aperfeioar e assegurar a qualidade dos relatrios de auditoria.
Mtodos de Auditoria Interna no setor pblico
As normas citadas anteriormente devero ser seguidas e aplicadas em todos os mtodos de auditoria. A seguir, mtodos utilizados por um rgo do Comando da Aeronutica. So observadas as seguintes prescries: Semestralmente, o Agente Diretor designa, em boletim interno, uma comisso, de no mnimo um presidente e dois membros, com a participao do Agente de Controle Interno, para realizar exames de auditoria interna nos setores responsveis por bens, valores e dinheiros. Cada comisso fica encarregada de examinar um ou mais setores, tendo por base a legislao aplicvel e as Listas de Verificao: direo e controle interno, farmcia, faturamento hospitalar, finanas, licitaes e contratos, material de intendncia, patrimnio imvel, pessoal, prefeitura, registro patrimonial, subsistncia e transportes. A seguir, sero citados exemplos de lista. Ao final, elaborado relatrio dos exames realizados, encaminhando-o aos diversos gestores, para pronunciamento quanto s medidas postas em prtica para sanear as impropriedades apontadas. Cabe ao Agente de Controle Interno, ou ao seu delegado, verificar, posteriormente, se essas medidas foram realmente colocadas em prtica e se esto surtindo os efeitos esperados e desejados. Os originais do relatrio de auditoria interna e das respostas dos diversos gestores comporo um processo nico, o qual dever ser encaminhado ao Agente Diretor, no prazo mximo de 30 dias, aps o trmino dos exames, para conhecimento e assinatura, devendo ser arquivado, posteriormente, no Setor de Controle, pelo prazo mnimo de cinco anos, disposio dos rgos de Controle Interno e Externo, ou seja, auditoria do Comando da Aeronutica e Tribunal de Contas da Unio, respectivamente.
Listas de Verificao
A seguir, exemplificam-se alguns itens da lista de verificao utilizados na direo e controle interno. Verifica-se o seguinte: 1) O Setor de Controle e demais setores existentes constam da estrutura prevista no Regimento Interno da Organizao; 2) Existem Normas Padro de Ao disciplinando a sistemtica de funcionamento dos diversos setores da Unidade; V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba
3) Os instrumentos de medio (balanas, bombas, etc.) esto sendo aferidos anualmente, e submetidos vistoria por parte do Instituto Nacional de Metrologia ou outro rgo por este credenciado; 4) Os bens mveis permanentes e de consumo de uso duradouro esto corretamente identificados, a fim de facilitar sua localizao e conferncia; 5) O Setor de Controle est verificando a legalidade, legitimidade e economicidade dos processos licitatrios; 6) H controle sobre as obras executadas, as prestaes de servios e os contratos administrativos (de receita e de despesa), de modo a certificar se todas as clusulas esto sendo cumpridas; 7) Vem sendo promovido, mensalmente e de maneira formal, o confronto do pessoal constante das folhas de pagamento, com o real efetivo da Unidade Gestora. 8) H acompanhamento sobre: a utilizao dos recursos oramentrios da Unidade Gestora; os limites das modalidades licitatrias, bem como sobre os processos de dispensa e de inexigibilidade; o pagamento das despesas, atendendo-se cronologia de suas liquidaes, inclusive daquelas pertencentes a terceiros; e as contrataes de pessoal autnomo para os servios eventuais. 9) O Setor de Controle vem verificando a exatido do resumo da disponibilidade diria de numerrio; 10) O Setor de Controle vem verificando a conformidade das alteraes financeiras de pessoal, publicadas em boletim interno, com os dados processados pelo setor de Finanas; 11) O Agente de Controle Interno realizou auditoria interna nos diversos setores da Organizao; 12) Os bens patrimoniais (mvel permanente e de consumo de uso duradouro) esto sendo reavaliados nos anos terminados em 0 e 5; 13) Os materiais em estoque esto sendo liberados com autorizao do chefe do setor e submetidos autenticao pelo Agente de Controle Interno; 14) Vem sendo analisada a compatibilidade entre a renda e a variao patrimonial das declaraes apresentadas pelos agentes pblicos da Organizao; 15) Vm sendo tratados os efluentes industriais e/ou hospitalares gerados pela Organizao; 16) Vm sendo acompanhados e controlados possveis dbitos, originados na Unidade, junto ao Instituto Nacional de Seguridade Social INSS, Secretaria da Receita Federal SRF, Caixa Econmica Federal Fundo de Garantia por Tempo de Servio FGTS e Cartrios de Protestos de Ttulos e Documentos; 17) A Administrao vem zelando para reduzir o consumo de energia eltrica em 20%; 18) A Administrao vem adotando medidas preventivas para que as instalaes ofeream condies de trabalho previstas em lei e para que os trabalhadores utilizem os equipamentos de proteo individual necessrios; 19) Existe acompanhamento formal das mdias de consumo de combustvel (km/l) por viatura, ocorrendo anlise das alteraes verificadas e adoo de medidas saneadoras; e 20) Foi designada comisso, composta de membros estranhos atividade dos setores fiscalizados, para inventariar, ao final do exerccio financeiro, os bens patrimoniais de consumo em estoque.
Concluso
Conclui-se que a auditoria interna no setor pblico indispensvel, sendo uma ferramenta de controle social formada por um conjunto de procedimentos e tcnicas, que tem por objetivo examinar a adequao, a eficcia e legitimidade dos controles internos, dos atos e das informaes contbeis, financeiras, operacionais e fsicas das unidades pblicas. O controle interno o principal instrumento da auditoria interna, juntamente com a contabilidade contribuem diretamente para a realizao de um bom trabalho de auditoria interna.
Referncias
[1] CRUZ F., Auditoria Governamental. So Paulo: Atlas, 1997.
[2] ATTIE W., Auditoria Interna. So Paulo: Atlas, 2000.
[3] Portaria n 562/ GC6 de 18/07/2001, do Servio pblico federal do Comando da Aeronutica. IX Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e 844 V Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba