As dificuldades no cumprimento do Escopo em projetos da Construo Civil
O Escopo de um projeto, basicamente se refere definio do trabalho que ser
executado. Ele originado dos objetivos apresentados pelo cliente ou pela Organizao patrocinadora e, em termos prticos, assume o formato dos resultados entregues pelas atividades que devero ser executadas para a concluso do projeto. Sendo assim, no difcil perceber que ele o elemento orientador na formulao da EAP Estrutura Analtica do projeto. O Escopo precisa ser bem definido e cumprido com eficcia, pois alm de influenciar nas atividades tcnicas, ele norteia a formulao contratual que firma a autorizao para execuo do projeto. No atende-lo poderia tirar o foco dos objetivos iniciais e incorrer em diversas questes judiciais junto ao contratante. Com base nisso, o Gerente de projetos deve estar empenhado em desenvolver meios para o atendimento do Escopo. necessrio se concentrar nessa questo desde a escolha dos meios tcnicos que viabilizaro os resultados almejados, at a definio dos mtodos de monitoramento, que avaliaro o desempenho do projeto e providenciaro os devidos ajustes. A princpio, parece algo bvio realizar as tarefas conforme o planejado, porm no sempre que isso se mostra possvel. A execuo de um projeto no um processo esttico onde as coisas acontecem sempre de acordo com as previses realizadas. Na maioria dos casos desvios ocorrem, criando a necessidade de intervenes, como realocao de recursos, reformulaes tticas, redefinio de critrios de qualidade, reavaliao da disposio ao risco e, no raramente, modificaes de Escopo. O Escopo na Construo Civil
A construo civil, em especial, uma rea na qual diversos fatores possuem sensvel impacto na formulao do Escopo e nas possveis modificaes desse. Alm de riscos inerentes a qualquer projeto, como erros na fase de iniciao ou planejamento, existem outros fatores que influenciam nas atividades desenvolvidas, como por exemplo: Constante influncia do cliente: O contratante geralmente possui contato constante com os resultados parciais entregues e consegue visualizar melhor o produto adquirido quando esse comea a tomar forma. Isso pode provocar modificaes em expectativas e necessidades, demandando adequaes ao objetivo final; Modificaes na legislao: Por mais que alteraes legislativas no sejam obrigatrias por certos perodos de tempo, comum que na construo civil, elas sejam providenciais mesmo aps a iniciao do projeto. Isso ocorre devido natureza durvel do bem gerado; Escassez de determinados recursos no mercado: Esse um aspecto que influencia em setores que encontram-se em alta, caso da construo civil no Brasil. Ele diz respeito s dificuldades de alguns fornecedores entregarem certos recursos em tempo hbil e na qualidade exigida. um caso extremo e pode tornar as modificaes de Escopo uma opo que representar menos perda para o projeto do que os possveis atrasos. Analisando esse cenrio fcil perceber o quanto pode ser difcil manter o Escopo inalterado ao longo de todo o ciclo de vida do projeto na construo civil. Uma postura rgida em situaes assim poderia engessar a execuo das tarefas e provocar o descontentamento do cliente, atrapalhando em negociaes futuras. Isso quer dizer que esses aspectos precisam ser devidamente tratados e o ideal a predefinio das diretrizes que orientaro esse processo. Talvez o leitor julgue que as modificaes poderiam provocar um contexto catico para o decorrer do projeto, porm a questo fazer o uso de ferramentas adequadas para cada caso. As ferramentas de modificao do Escopo Alterar o Escopo de um projeto na construo civil um processo que pode levar a profundas modificaes de restries e requisitos. Custos e prazos quase sempre precisam ser atualizados, exigindo redefinies em termos de planejamento e anlise dos critrios de aceitao para os elementos adicionais. Sendo assim, preciso estabelecer processos para o estudo dos riscos que envolvem a modificao. A influncia sobre cada aspecto do projeto deve ser identificada e analisada, visando mitiga-la caso seja negativa. Alm disso, umFormulrio de alterao de Escopo deve ser elaborado para que todas as informaes pertinentes sejam repassadas tanto ao cliente quanto organizao patrocinadora. A partir disso a modificao deve ser aprovada formalmente, para que cada parte interessada arque com os impactos causados. Alm dessas duas ferramentas, necessrio verificar a viabilidade tcnica da modificao. Questes regionais tm grande influncia na concepo de construes, o que exige especial ateno na escolha dos processos e recursos a serem aplicados. Isso feito nas etapas preliminares e deve ser repetido para quaisquer alteraes do Escopo que se mostrem necessrias. O bom senso e o sucesso do projeto Obviamente que os desvios devem ser evitados a todo o custo, pois eles expressam a divergncia entre as previses realizadas e o desenvolvimento na prtica. Como mostrado isso nem sempre significa erros na fase de Planejamento, principalmente na construo civil, em que a influncia externa muito comum. Sendo assim, a melhor opo que o Gerente de projetos seja flexvel no momento de verificar a necessidade das modificaes. Ele precisa ser hbil em analisar os possveis impactos e explan-los a todos os envolvidos, garantindo o atendimento de suas expectativas e transparncia quanto aos riscos assumidos. Podemos concluir que a viso tradicionalista que trata as sadas das etapas de iniciao e planejamento como uma espcie de Bblia para realizao das atividades, nem sempre o ideal. Isso, porque o desenvolvimento de um projeto um processo dinmico que visa a satisfao de necessidades que no so estticas. preciso bom senso no decorrer de todo o seu ciclo de vida, pois o seu sucesso no atrelado ao cumprimento de um roteiro, mas sim satisfao de todas as partes interessadas. Ref.: http://pmkb.com.br/as-dificuldades-do-escopo-em-projetos-da-construcao-civil/ - acesso em 06/04/14 s 17:03 h
Metodologia para Gesto do Escopo em Projetos da Construo Civil
Patricia Rodrigues Balbio de Lima
Arquiteta e Urbanista pela UFMG. Mestre em Engenharia das Estruturas pela UFMG. Ps-Graduada em Gesto de Projetos pelo Ietec. Em projetos da construo civil a variedade de combinaes possveis entre necessidades das partes interessadas e condies de exposio do empreendimento de difcil quantificao, o que dificulta em um primeiro momento a definio dos requisitos e critrios de desempenho a serem atendidos pelo empreendimento para torn-lo vivel. O envolvimento do cliente e de outras partes interessadas durante a fase de iniciao aumenta a probabilidade de sua propriedade compartilhada, aceitao da entrega e satisfao geral. Contudo em projetos desenvolvidos para a construo de edificaes observa- se que o usurio tem pouca ou nenhuma participao nesta fase inicial do projeto. Alm disso para o equacionamento dos parmetros qualidade e custo por vezes algumas necessidades do cliente final so desconsideradas. Durante todo o desenvolvimento do projeto, o planejamento e controle do escopo se tornam condicionantes para a se atingir a satisfao dos clientes. Palavras - chave: planejamento, controle, escopo. 2 Objetivos
O que se pretende com esse artigo enfatizar a importncia do gerenciamento do escopo como forma de obteno de sucesso do projeto e e discutir a metodologia do PMBOK aplicada a projetos da construo civil. 3 O escopo do projeto
O escopo do projeto a definio do projeto, qual o objetivo de todas as aes que sero tomadas deste momento em diante para se chegar a um fim. E, portanto necessrio que este fim esteja bem definido e seja tambm bem compreendido por todos. importante que um projeto inicie atravs de algumas consideraes, quais sejam: Objetivos do produto e do projeto; Caractersticas e requisitos do produto e servio; Critrio de aceitao do produto; Limites do projeto; Entregas e requisitos do produto Restries do projeto Premissas do projeto Organizao inicial do projeto Riscos iniciais definidos Marcos do cronograma EAP inicial Estimativa aproximada de custos Requisitos de gerenciamento de configurao do projeto Requisitos de aprovao Segundo o PMBOK (2004) esses itens devem ser documentados em uma Declarao Preliminar do Projeto que dar inicio ao Processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto. 4 Gerenciamento do escopo do projeto
O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos que iro garantir que seja realizado todo o trabalho necessrio, e somente ele, para executar e terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definio e controle do que est e do que no est includo no projeto. Segundo o PMBOK (2004) so cinco os processos do gerenciamento do escopo do projeto: 1 Planejamento do escopo criao de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto ser definido, verificado e controlado e como a estrutura analtica do projeto (EAP) ser criada e definida. 2 Definio do escopo desenvolvimento de uma declarao de escopo detalhada do projeto com base para futuras decises do projeto. 3 Criao da EAP subdiviso das principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciveis. 4 Verificao do escopo formalizao da aceitao das entregas do projeto terminadas. 5 Controle do escopo controle das mudanas no escopo do projeto.
5 Planejamento do escopo
Como foi dito anteriormente o planejamento do escopo do projeto influenciam o sucesso total do projeto. Isso significa que para cada projeto deve ser utilizadas ferramentas, fontes de dados, metodologias, processos e procedimentos, dentre outros fatores, para garantir o correto dimensionamento e determinaa das atividades do escopo, de acordo com o tamanho, complexidade e importncia do projeto. Em projetos para a construo civil a definio do escopo precede a fase de oramento, contudo ainda nesta fase normalmente ocorre alteraes do escopo j que o custo normalmente uma restrio ou premissa. importante, entretanto, no perder o foco do empreendimento nos clientes e por isso a definio do escopo preliminar deve ser bem analisada e documentada. 6 Definio do escopo
O PMBOK (2004) explica que a preparao de uma declarao do escopo detalhado do projeto essencial para o sucesso do projeto e desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restries, que so documentadas durante a iniciao do projeto, na declarao do escopo preliminar do projeto. Para projetos da construo civil no basta a definio do escopo detalhado do projeto se no houver tambm uma especificao clara e detalhada do produto. Piarro (2008) destaca a importncia de especificarmos claramente ambas as caractersticas (o que deve ser entregue e como ser entregue) para obtermos a satisfao plena do Cliente. Normalmente o produto da construo civil definido sem a consulta ao cliente direto, j que este que ser o futuro usurio do espao nem sempre est definido na fase inicial. Portanto importante utilizarmos ferramentas e tcnicas que nos auxiliem nesta definio. O PMBOK (2004) sugere as seguintes ferramentas e tcnicas: 1. Anlise de produtos - a anlise de produtos inclui tcnicas, como decomposio do produto, anlise de sistemas, engenharia de sistemas, engenharia de valor, anlise de valor e anlise funcional. 2. Identificao de alternativas a identificao de alternativas uma tcnica usada para gerar diferentes abordagens para executar e realizar o trabalho do projeto. Diversas tcnicas de gerenciamento geral so frequentemente usadas aqui, sendo as mais comuns brainstorming e pensamento lateral. 3. Opinio especializada cada rea de aplicao possui especialistas que podem ser usados para desenvolver partes da declarao do escopo detalhada do projeto. 4. Anlise das partes interessadas identifica a influncia e os interesses das diversas partes interessadas e documenta suas necessidades, desejos e expectativas. A anlise ento seleciona, prioriza e quantifica as necessidades, desejos e expectativas para criar os requisitos. As expectativas que no podem ser quantificadas, como a satisfao do cliente, so subjetivas e envolvem um alto risco de no serem realizadas com sucesso. Os interesses das partes envolvidas podem ser afetados de forma negativas ou positiva pela execuo ou trmino do projeto e tambm podem exercer influncia sobre o projeto e suas entregas. 7 Criao da EAP (Estrutura Analtica do Projeto)
A criao da EAP formaliza o escopo e o torna mais gerencivel na medida que grandes pacotes de trabalho so decompostos e partes menores. A partir desta decomposio se torna mais simples estimar custos e prazos e tambm monitorar e controlar o andamento do projeto. A estruturao da EAP pode assumir diversas formas de acordo com o tipo de projeto, como ser organizada no primeiro nvel por fases, ou por principais entregas e subprojetos ou ainda usar diversas abordagens dentro de cada ramo da EAP. Em empreendimentos da construo civil podemos separar como principais: a fase de documentao e desenvolvimento dos projetos (design) e a fase da construo. Sendo que a decomposio da fase de construo e posterior planejamento das atividades com prazo, durao e recurso tornam-se o prprio cronograma da obra. Para o caso especifico da construo civil convm que a EAP englobe tanto as atividades necessrias para gerenciamento do projeto como as atividades necessrias para realizao do produto, como forma de gerenciamento integrado das alteraes de escopo e acompanhamento da execuo. 8 Verificao do escopo
A verificao do escopo do projeto o processo de obteno da aceitao formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas associadas. Inclui a reviso das entregas para garantir que cada uma delas foi terminada de forma satisfatria. 9 Controle
Mudanas no escopo do projeto so inevitveis, isso ocorre de forma mais intensa em projetos de edificaes residenciais, quando o cliente no teve a oportunidade de participar da definio do escopo e especificao do produto, como j foi mencionado anteriormente. Assim torna-se necessrio algum tipo de processo de controle de mudanas para garantir que todas as mudanas solicitadas e aes corretivas recomendadas sejam processadas. O controle do escopo do projeto monitora os fatores que criam mudanas no escopo do projeto e controlar o impacto dessas mudanas. Piarro (2008) enfatiza que o preo de uma falha nesses cuidados (especificao do escopo do produto e do projeto, assim como a confirmao por parte do cliente) o desperdcio do esforo de todo um time ou empresa. O prmio de se especificar com clareza (do ponto-de-vista do Cliente) e controlar as alteraes no produto e no processo de produo a economia de recursos e satisfao imediata do Cliente. 10 Concluso
Fica claro a importncia do gerenciamento do escopo no resultado dos projetos da construo civil, tendo impacto direto na satisfao do cliente, no ganho da empresa em qualidade, prazos de execuo e economia de recursos. Cabe ainda as empresas perceberem essa importncia e dirigirem mais esforos nas aes de planejamento, monitoramento e controle do escopo.
11 Referncia bibliogrfica:
PIARRO, C.A. Entender e Fazer-se Entender para Satisfazer um Cliente. 2008. Disponvel em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/artigos_autor/artigos/228>. Acesso em: 07 fev.2008. PROJECT MANAGEMENT INSTIUTE. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, PMBOK Guide. Newton Square, Pennsylvania, USA, 2004. http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/695