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Inicio
Afiliado se
presenta a la
Unidad del IGSS
que corresponda
Orienta a afiliado
para verificar si
cumple con todos
los requisitos
SI / NO
Se da un tiempo
prudente para
enmendar e iniciar
de nuevo el
proceso
Secretaria elabora
Formularios
correspondientes
Entrega al afiliado
el formulario para
revisin y firma si
sus datos estn
correctos
Afiliado regresa a
recepcin para
que se le coloque
cita
Secretaria entrega
Tarjeta de Citas al
afiliado y remite a
admisin
Anota en Agenda
cita y afiliado
informa a
secretaria fecha
de cita mdica
Afiliado informa a
Secretaria fecha
de cita
Secretaria anota
fecha y despide al
afiliado
Afiliado agradece
y se retira de la
Unidad
FIN
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2. Descripcin de Propuesta del Proceso de Admisin y Acreditacin de
Derechos
No. Responsable Descripcin
a) Patrono 1. Solicita rol de adscripcin a los servicios
del IGSS
2. Con rol habilitado, tiene la obligatoriedad
de inscribir a sus trabajadores y/o
beneficiados cuando proceda
3. Escanear documentacin
correspondiente
b) Unidad Mdica que
corresponda
4. Recibe solicitud para verificar y autorizar
5. Si cumple con requisitos, autoriza la
inscripcin y el sistema de manera
automtica asigna fecha para cita
medica
6. No cumple con requisitos, devuelve a
patrono para correcciones y otorga
tiempo prudencial.
c) Patrono 7. Realiza correcciones
8. Recibe informe con la confirmacin de la
inscripcin realizada.
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- PROCESO DE REINGENIERA-
INSCRIPCIN Y ACREDITACIN DE DERECHOS
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Inicio
solicita habilitacin
de este rol en el
sistema
Inscribe a sus
trabajadores y/o
beneficiados
cuando proceda
Para ello deber
escanear toda la
documentacin
correspondiente
Persona
autorizada de
Unidad mdica
que corresponda
verifica y autorizar
No / Si
Procede a
autorizar la
inscripcin y
automticamente
en el sistema se le
asigna fecha para
cita medica
Se devuelve para
correcciones y en
un plazo de
tiempo pueda
corregir
Remite informe al
patrono
confirmando la
inscripcin
FIN
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3. Beneficios en Reingeniera de Proceso de Admisin y Acreditacin de
Derechos
4. Cules son los beneficios al realizar una reingeniera de esta ndole en
este proceso?
Para todas las Unidades Mdico Administrativas del Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- nivel nacional, el brindar
servicios eficientes y a la vanguardia de la tecnologa a toda su
poblacin afiliada no importando en el rea geografa del territorio
nacional se encuentre.
Disminuir la cantidad de personas que a diario se dan cita a las
Unidades Mdicas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
IGSS- para realizar este proceso de Inscripcin y Acreditacin de
Derechos.
Reducir papelera
Expedientes digitales
a. Para el afiliado
No tendr necesidad de presentarse al Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social IGSS- para realizar el trmite.
Reducir gastos en pasajes
Reducir gastos de copias y documentaciones
Evitar malestares e incomodidad por espera de atencin
Aumentar la comodidad y satisfaccin
b. Para la organizacin
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Disminuir considerablemente los permisos para realizar estas
diligencias por parte de sus trabajadores.
Optimizacin de los Recursos Econmicos, materiales y el ms
importante el Recurso Humano.
Eficientizacin de todos los procesos relacionados con su personal.
Disminucin en gran escala de quejas y malos entendidos por parte
de trabajadores y personal del Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social IGSS-.
En la comodidad de su oficina o en cualquier lugar que se encuentre
y que tenga un dispositivo con el cual se pueda conectar a la pgina
institucional, puede realizar este proceso.
No es necesario apersonarse a las Unidades Mdicas del Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-, solo en el caso de la
atencin mdica.
Conocer la gama completa de servicios mdicos y prestaciones en
dinero que presta el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
IGSS-.
32
32
C. Verificacin del Proceso
ACTIVIDAD A
MEDIR
INDICADOR
METODOLOGA PARA
MEDIR
RESULTADO
ACCIONES A TOMAR
Ingreso de
Solicitudes para
Afiliacin
No. de solicitudes
Semanales
Se lleva un registro diario
del nmero de personas
que asisten hacer el trmite
de solicitud de afiliacin y
se elabora un reporte
semanal.
Las colas y el largo trmite para
afiliacin hacen que el nmero de
solicitudes que ingresa
semanalmente se acumulen,
debido a que existen personas
que se retirara y/o vuelven
posteriormente.
Habilitacin, e
implementacin de una
aplicacin para que el
patrono pueda enviar las
solicitudes va on-line, en la
pgina
http://www.igssgt.org.
Rechazo de
Papelera
ndice de rechazo
de papelera
El registro se lleva
diariamente midiendo No.
de solicitudes rechazadas
vrs No. de solicitudes
ingresadas.
El nivel de desconocimiento de
los requisitos fundamentales para
la inscripcin es evidente en los
asociados.
Socializacin de opcin de
informacin en la pgina
http://www.igssgt.org.
para que cada usuario
conozca al 100% los
requisitos fundamentales
para el tramite.
Asignacin de
Citas
Tiempo promedio
de asignacin de
citas
El registro se mide a travs
de No. de citas asignadas
vrs horas laboradas.
El tiempo que conlleva el proceso
de asignacin de citas es
demasiado alto, debido al
proceso tan burocrtico que
existe actualmente.
Asignacin de citas de
manera automtica a travs
del sistema tecnolgico a
implementar.
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1. Desarrollo de la etapa de Verificacin
Para la verificacin del proceso, se realiz a travs del anlisis de la informacin
que la unidad recopila a diario, en relacin al trabajo realizado por cada
responsable de la actividad. Los indicadores diseados para medir la viabilidad de
las actividades del proceso anterior, permitieron identificar las fallas cometidas
dentro del mismo, as mismo permiten medir el nivel de cumplimiento del actual
proceso.
Dentro de la metodologa utilizada para medir los indicadores, se analiz la
informacin con la que la institucin cuenta, en relacin a la atencin a las
personas interesadas en inscribirse al seguro social, logrando con ello obtener los
resultados en los cuales se pudo evidenciar los inconvenientes resultantes del
procedimiento manual de admisin, de igual manera la metodologa permitir
medir el nivel de los mismos indicadores en relacin al proceso rediseado.
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D. Acciones a Tomar
Para poder solucionar los inconvenientes que se han observado en la atencin a
los afiliados se propone realizar una reingeniera del proceso de admisin y
acreditacin de derechos.
1. Propuesta
a. Proceso de admisin y acreditacin de derechos.
La UIA de Asuncin Mita, brinda atencin mdica a los afiliados del IGSS en las
reas de Asuncin Mita, Santa Catarina Mita y Agua Blanca; dicha unidad enfoca
sus esfuerzos por prestar a los afiliados, atencin mdica de calidad para conservar
la seguridad social.
b. Justificacin:
Por medio de la verificacin realizada al Proceso de admisin y acreditacin de
derechos, en la UIA de Asuncin Mita, se ha detectado que dicho proceso implica
algunas complicaciones al momento de realizar la afiliacin correspondiente,
debido a que el interesado debe cumplir con los requisitos para formar parte de
dicha afiliacin, y de alguna manera, el proceso se vuelve extenso para el afiliado,
provocando demoras en tiempo de atencin, as como dificultades al momento de
no contar con la documentacin completa.
2. Objetivos:
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Aumentar la cantidad de afiliados y derechohabientes de los
municipios que tiene a su cargo la UIA de Asuncin Mita.
Solicitudes y consultas en tiempos oportuno.
Evitar aglomeracin de personas para proceso de afiliacin.
3. Acciones:
Tomando en cuenta los inconvenientes que se han tenido en la administracin y
acreditacin de derechos, se hace necesaria implementacin de un nuevo proceso
que permita poder realizar dicha acreditacin en lnea, lo cual permitir que el
patrono pueda acreditar a su colaborador dentro de los servicios prestados por el
IGSS, esto a travs de la web, creando una aplicacin dentro del portal del IGSS
http://www.igssgt.org, que permita a los patronos solicitar autorizacin para la inscripcin del
colaborador.
Por medio de este proceso, la persona no tendr que presentarse fsicamente a
las instalaciones de la UIA, sino que bastara con tener una computadora y servicio
a internet para que de forma sencilla, rpida y segura el patrono pueda realizar la
solicitud de admisin del colaborador, la cual le permitir registrarse en lnea, al
cumplir con todos los requerimientos, el sistema lo trasladara para la unidad que le
corresponda segn sea su ubicacin geogrfica, por medio de este proceso,
tambin se programa la fecha de atencin, en la cual el afiliado imprime su boleta
ya asignada y se presenta a su consulta, lo que brindara mayor satisfaccin al
mismo.
4. Cronograma de implementacin de propuesta:
ACTIVIDAD MAYO 2014 JUNIO 2014 JULIO 2014 RESPONSABLE
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I II III IV I II III IV I II III IV
Diseo de aplicacin
Personal de Tecnologas de
Informacin
Diseo de manual del
usuario
Personal de Tecnologas de
Informacin
Capacitacin a
usuarios
colaboradores del
IGSS
Personal de Tecnologas de
Informacin
Comunicacin de
nueva metodologa a
patronos
Jefe de Unidad
Personal de Tecnologas de
Informacin
Implementacin de
sistema del sistema
Jefe de Unidad
Personal de Tecnologas de
Informacin
Evaluacin del
sistema
Jefe de Unidad
Personal de Tecnologas de
Informacin
Ajustes Finales
Jefe de Unidad
Personal de Tecnologas de
Informacin
5. Nuevo Proceso:
No. Responsable Descripcin
a) Patrono 1. Solicita rol de adscripcin a los servicios
del IGSS
2. Con rol habilitado, tiene la obligatoriedad
de inscribir a sus trabajadores y/o
beneficiados cuando proceda
3. Escanear documentacin
correspondiente
b) Unidad Mdica que
corresponda
4. Recibe solicitud para verificar y autorizar
5. Si cumple con requisitos, autoriza la
inscripcin y el sistema de manera
automtica asigna fecha para cita
medica
6. No cumple con requisitos, devuelve a
patrono para correcciones y otorga
tiempo prudencial.
c) Patrono 7. Realiza correcciones
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8. Recibe informe con la confirmacin de la
inscripcin realizada.
V. COMENTARIOS
La reingeniera es un proceso radical, que abarca el cambio integral desde su
inicio hasta su final.
El Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS- / Unidad Integral de
Adscripcin y Acreditacin de Derechos y Despacho de Medicamentos en
Asuncin Mita, Jutiapa; es una entidad semi autnoma de servicio, que
atiende a las poblaciones afiliadas de los municipios de Agua Blanca, Santa
Catarina Mita, Asuncin Mita, Atescatempa y Jerez; brindando atencin
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medica en las reas de Medicina general, Consulta Externa, Pediatra y
Maternidad.
Actualmente los procesos de Inscripcin y Acreditacin de derechos es un
trmite manual, bastante complejo y que requiere de la presencia del
afiliado.
La propuesta de reingeniera al proceso de Inscripcin y Acreditacin de
Derechos es ambiciosa, porque pretende hacer eficiente y eficaz el actual
proceso, minimizando tiempos y optimizando recursos de diferente ndole,
tanto para el Instituto, Patrono y Afiliado.
La propuesta se fundamenta en un sistema de informacin que tenga
conexin a la plataforma que utiliza el Instituto, el cual estar en lnea y ser
utilizado a nivel nacional.
Los patronos tendrn habilitado los roles para realizar el proceso, si y solo si
que el colaborador cumpla con los tiempos previamente establecidos para
la acreditacin de derechos y los patronos estn al da con sus pagos.
Este proceso podr ser realizado desde la misma comodidad de su oficina
sin la necesidad de autorizar al afiliado permiso para gestionar este trmite,
optimizando recursos.
Los beneficios al implementar este proceso son para el Instituto, para el
Patrono y para el afiliado, reduciendo la insatisfaccin por prdida de
tiempo, mala atencin y servicio, entre otros.
As mismo, el sistema tendr la capacidad de remitir al afiliado a la Unidad
Medico-Administrativa que le corresponda, sin tener la necesidad de perder
tiempo, agilizando los servicios.
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VI. BIBLIOGRAFA
40
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para
Implmentar el Sistema de Gestin de Calidad en la Gestin Pblica. Bogot,
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http://octavopucesajenlui.blogspot.com/
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Universidad del
Rosario.
VII. ANEXOS
Informacin sobre requisitos de
42
43
44
Acceso aplicacin para
Espacio para
Inscripcin Nuevos