REPORTES DE COBRANZAS

Y su Impacto en la Poltica de Crditos

Lo que se ver en este articulo sobre REPORTES DE COBRANZAS, son reportes de
cobranzas y sus significados a los fines analticos

TOTAL CUENTAS ASIGNADAS PARA GESTIONAR VERSUS CUENTAS
GESTIONADAS EN CANTIDAD DE CUENTAS
PERIODO ABRIL 2000
T CTAS
SIN
GESTION GESTIONADAS CONTACTADAS
NO
CONTACTADAS
10000 2000 8000 5000 3000





































De acuerdo a este reporte tenemos el porcentaje de cuentas gestionadas (80%) versus las
cuentas no gestionadas (20%)
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 1
Nota: este tipo de reporte se expresa en cuentas y en pesos, para saber si en la estrategia
de gestin se prioriz ciertas caractersticas de las cuentas, como ser el monto de deuda
a cobrar.


TOTAL CUENTAS ASIGNADAS PARA GESTIONAR VERSUS CUENTAS
GESTIONADAS EN PESOS
PERIODO ABRIL 2000
T CTAS GESTIONADAS
SIN
GESTION CONTACTADAS
NO
CONTACTADAS
$ 10.000.000 $ 8.532.652 $ 1.467.348 $ 6.985.232 $ 1.547.420





































Como se puede apreciar se prioriz en la gestin de las cuentas el monto de deuda de las
mismas, ya que en cuentas lo no gestionado es del 20 % mientras que en pesos del 15%
Mientras que el desagregado de las cuentas Sin gestin en pesos es del 15 % contra el
20 % en cuentas. Las No Contactadas es del 15 % en pesos, contra el 20 % en cuentas y
las Contactadas es del 70 % en pesos contra el 50 % en cuentas. De manera tal, que este
reporte nos indica que el departamento de cobranzas o el Estudio, Empresa o Agencia
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 2
de cobranzas (segn el caso), una de sus prioridades para gestionar las cuentas, ha sido
el monto de deuda de las mismas.

CUENTAS COBRADAS VERSUS CUENTAS GESTIONADAS EN CANTIDAD DE
CUENTAS
PERIODO ABRIL 2000
CTAS COBRADAS GESTIONADAS
4000 8000



















CUENTAS COBRADAS VERSUS CUENTAS GESTIONADAS EN PESOS
PERIODO ABRIL 2000
CTAS COBRADAS GESTIONADAS
$ 5.716.877 $ 8.532.652



















Este reporte nos est informando que tambin se prioriz a la hora de seleccionar las
cuentas para invertir en esfuerzos de gestin, dentro de las cuentas gestionadas, las que
tenan mayor importe. Por este motivo, el 50% de cuentas cobradas en cuentas,
representan el 67 % en pesos.
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 3



CUENTAS COBRADAS VERSUS CUENTAS CONTACTADAS EN CANTIDAD DE
CUENTAS
PERIODO ABRIL 2000
CTAS CONTACTADAS Y COBRADAS
CTAS CONTACTADAS NO
COBRADAS
4000 1000



















CUENTAS COBRADAS VERSUS CUENTAS CONTACTADAS EN PESOS
PERIODO ABRIL 2000
CTAS CONTACTADAS Y COBRADAS
CTAS CONTACTADAS Y NO
COBRADAS
$ 5.716.877 $ 1.268.355



















Este reporte nos indica que de las cuentas contactadas se cobra el 80 % en cuentas y el
82 % en pesos. En este caso, la diferencia entre cuentas y pesos (monto de deudas
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 4
mayores) no es tan sustancial como en los anteriores. Y lo principal en este reporte es
que nos est manifestando que de cada 10 cuentas contactadas 8 se cobran. Es decir, que
la probabilidad de cobro sobre contactadas es del 80 % en cuentas y 82 % en pesos,
segn este informe. De manera tal, que se debera hacer los mejores esfuerzos en
contactar a los clientes, para lo cual, deberemos indagar en los datos, que variables nos
sirven para localizar mejor a los clientes.

TOTAL CUENTAS CONTACTADAS DATOS CORRECTOS VERSUS SKIP TRAICING
EN CANTIDAD DE CUENTAS
PERIODO ABRIL 2000
CONTACTADAS DATOS CORRECTOS SKIP TRACING
5000 2000 3000



















Este reporte nos indica el trabajo de bsqueda (skip tracing) que hizo el departamento
de cobranzas o el Estudio o Agencia de Cobranzas, en su esfuerzo de contactar a los
titulares de la deuda.

Para el caso de tener contratado varias Estudios de Cobranzas y sus resultados son muy
diversos, se recomienda solicitar este tipos de informes para poder guiar mejor los
esfuerzos de estas empresas, con reportes de esta naturaleza y con este grado de detalle.

Otros tipo de reportes que se deben solicitar tanto a los departamentos internos
dedicados al recupero de crditos, como a proveedores externos, se refiere a toda
informacin que ayude a direccionar racionalmente los esfuerzos de gestin.

En este aspecto (en tanto y en cuanto se pueda obtener), es muy recomendable solicitar
a esos departamentos los datos referente a actividad de clientes (tanto los que se cobran
como los que no se cobran), zonas geogrficas (ya que algunas pueden tener economas
estacionales por agricultura, ganadera, turismo, etc.). Y en definitiva, todo tipo de
variables micro y macroeconmicas de las carteras que nos ayuden a discernir mejor
donde conviene realizar los mayores esfuerzo de gestin (Dnde y Cundo conviene
invertir en la cartera a cobrar?). As tambin, en tanto y en cuanto tengamos
conocimiento econmicos como para vincular variables macroeconmicas con las
microeconmicas de cada cartera, tambin deberemos estar atento al comportamiento de
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 5
las mismas, para saber donde y cuando conviene invertir (inflacin, poltica monetaria,
poltica fiscal, y factores naturales que favorecen a las economas regionales con
estacionalidad, por ejemplo).
COBRANZA VS. ACTIVIDAD
Cobranza por Tipo de Actividad de los Clientes
44%
5%
1%
9%
41%
Comerciantes
Estudiantes Universitarios
Contadores
Abogados
Sin Datos

Este reporte nos informa de la composicin de los clientes que pagaron en cuanto a la
actividad a la cual pertenecen (en este caso seran deudores fsicos). Tambin podra ser
un informe referente a los que no nos pagaron. De esta forma, comenzamos a establecer
comportamientos de pago en funcin a la actividad, lo cual nos permitir decidir
prioridades de gestin (donde me conviene invertir gestiones de cobranzas para llegar
antes al objetivo), como donde tendr la necesidad de abocar mayor inversin (mayor
esfuerzo) debido a que necesito cobrar aquellos crditos que se encuentran en manos de
actividades conflictivas (tambin esto ser una pauta a futuro para tener en cuenta en el
sector de crditos).
Esta informacin se completa con el ndice llamado Grado de Conflictividad por Cliente
(Gccta =Tt x Qg, donde: Gcta significa Grado de Conflictividad por Cuenta o Cliente,
Tt =Tiempo Transcurrido y generalmente se cuenta en cantidad de das entre que el
cliente cay en mora y pag, y finalmente, Qg =Cantidad de Gestiones realizadas desde
que cay en mora hasta que pag). Ya que no es lo mismo un cliente que paga en 30
das con 5 gestiones, que otro que paga en 30 das con 10 gestiones. Un ndice marca
150 y el otro 300. Claramente un cliente con puntaje 300, el prximo mes me
demandar seguramente, por el lado de crditos reducir su margen crediticio o de
autorizaciones, por ejemplo a la mitad (se establecen ponderaciones entre el margen de
crdito recortado por este ndice) y concomitantemente, pondr a uno de mis mejores
gestores (importancia de tener categorizados los clientes para asignarles a Clientes con
diferentes Grado de Conflictividad, Gestores de diferente capacidad de gestin y
negociacin, ejemplo: Collectors J unior, Semi Senior y Senior.
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 6
COBRANZA VS.
REGION YACTIVIDAD
569
1101
253
267
347
484
142
0
200
400
600
800
1000
1200
P
R
O
D
.

P
R
IM
A
R
IA
M
A
N
U
F
A
C
T
U
R
A
S
C
O
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S
T
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U
C
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R
V
IC
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S

Y

F
IN
A
N
Z
A
S
O
T
R
O
S
CAP. FED.
PROV. BS. AS.
CORDOBA
SANTA FE
MENDOZA
RESTO DEL PAIS
TOTAL


Este informe me indica la cobranza en qu regiones se produjeron y a qu actividades
pertenecan. Con este tipo de informacin, el analista de cartera podr tomar decisiones
estratgicas acorde a las caractersticas de las carteras y a las necesidades de recupero.
Como as tambin, le servir para corregir las pautas crediticias. Es decir, este reporte
me seala en cuentas, la cantidad de cuentas que pagaron por provincia y dentro de cada
provincia, esas cuentas a qu tipo de actividad correspondan. Este detalle de
informacin tambin permite predecir qu tipo de impacto tendrn ciertas variables
macroeconmicas (por ejemplo por cambios en la poltica monetaria, cambios en la
poltica fiscal, cambio en las monedas de intercambio de las actividades exportadoras)
como ciertos acontecimientos metereolgicas que afecten a determinadas actividades
(agropecuaria, inundaciones, sequa, etc.). El tener controlado estos parmetros permite
a la empresa, realizar en forma preventiva inmediatos ajustes en la poltica crediticia, en
forma no desmesurada, sino dentro de un ambiente controlado, ya que se puede tener
pleno conocimiento de los impactos en los resultados de la compaa. As tambin, nos
alertar sobre las gestiones de cobranzas que deberemos realizar y comenzaremos a
observar ms de cerca los ndices de Grado de Conflictividad por Cliente de cada sector
afectado. En definitiva, con este tipo de informacin podremos disparar alertas y actuar
preventivamente tanto en el riesgo como en el recupero de los crditos.

Siguiendo con informacin desagregada de las cuentas que se cobran y de las cuentas
contactadas, se recomienda solicitar o realizar el siguiente tipo de reporte, respecto a las
franjas horarias en que se contactan a los clientes y el tipo de resultados que arrojan esas
gestiones en esas franjas horarias.



Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 7

CUADRO DE ANALISIS
EFECTIVIDAD DE CONTACTOS
0 50 100
CAUT
ESP
HIJ
TIT
HORARIOS
20.00 A 21.30 HS
11.00 A 16.00 HS
9.00 A 17.00 HS.
10.00 A 16.00 HS
10.00 A 16.00 HS
13.00 A 15.00 HS
10.00 A 16.00 HS.


Ese reporte nos indica en qu franja horaria contactamos al Titular o Responsable de la
deuda. Tngase presente que estas franjas horarias cambian de acuerdo a que los
deudores sean personas fsicas o jurdicas

CUADRO DE ANALISIS
ANALISIS DIARIO DE GESTION
Gestiones Vs. Resultados
Estado de Mora: 30 Das
Desde: 19/03/2002 Hasta: 19/03/2002
Gestor: A30
GESTION CONTACTO RESULTADO ACCION CANTIDAD HORARIOS
LL.A CAUT SDM LL 16 10.00 A 15.00 HS.
EMP NSE LL 8 13.00 A 15.00 HS.
ESP PM LL 7 10.00 A 16.00 HS.
FAM PM LL 16 10.00 A 16.00 HS.
HIJ PM LL 3 9.00 A 17 HS.
TO TO LL 2 11.00 A 16.00 HS
TIT CG1 LL 12 19.00 A 21.30 HS.
CONTACTO TIT PROP CPROP 31 20.00 A 21.30 HS.
EFECTIVO TIT PPE CPPE 14 20.00 A 21.30 HS.
TIT RP CIMP 6 20.00 A 21.30 HS.
TIT PC CPC 9 20.00 A 21.30 HS.
TIT SNAP MCD 12 20.00 A 21.30 HS.
LL.D HIJ PROP CPROP 4 10.00 A 17.00 HS.
ESP PPE CPPE 8 10.00 A 17.00 HS.
TIT PROP CPROP 7 10.00 A 17.00 HS.
TIT SNAP MCD 21 10.00 A 17.00 HS.
TOTAL GESTIONES 176

Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 8

Este ltimo reporte nos informa qu tipo de resultados arrojaron las gestiones realizadas
en esa franja horaria. En la franja horaria marcada en amarillo las gestiones son: PROP
(promesa de pago), PPE (Pasar por Estudio), RP (recibi pago), PC (pago a cuenta),
SNAP (Se niega a Pagar). De manera tal, que estos resultados nos estn diciendo
(dilogo con los datos de la realidad), que en el 84 % de los casos, se obtienen
resultados positivos de cobranzas, y solo en un 16 % se obtienen resultados negativos.

Este tipo de informacin detallada, llevando a cabo el llamado dilogo con los datos de
la realidad, nos permite ir comprendiendo algunas variables que nos pueden ayudar para
el direccionamiento racional de los esfuerzos de gestin, pudiendo as eficientizar las
inversiones en cobranzas.


Recaudacin Versus Costo Insumido y
Tiempo Transcurrido
Recaudacin Ver sus Cost o Insumido y Tiempo
$ 0.00
$ 10.000.00
$ 20.000.00
$ 30.000.00
$ 40.000.00
$ 50.000.00
$ 60.000.00
$ 70.000.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Recaudacion
Costo


Este informe nos explica el comportamiento diario de la recaudacin durante el mes
versus la curva de inversin del costo insumido en esfuerzos de gestin de cobranzas, y
el tiempo transcurrido. El punto de inflexin (punto rojo), nos indica en qu momento
comienza a ser negativa la relacin inversin-recaudacin. En este punto, se deber
tomar decisiones estratgicas. A esto se lo denomina el tiempo de maduracin de una
cartera de crditos. Este tiempo de maduracin es muy dispar segn se trate de mora
temprana, semi tarda y tarda. Y tambin tiene bruscos cambios de acuerdo a la
incidencia de actividades y regiones. Debido a esto el analista de cartera, deber tener
en cuenta todas estas cuestiones para mejorar la toma de decisiones en lo referente al
riesgo crediticio, como a las inversiones destinadas al recupero crediticio.

Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 9
El analista de cartera deber proveerse de informacin crtica externa (como
complemento de la informacin crtica interna que estamos explicando), mediante bases
de informes comerciales y datos del mercado (riesgo de mercado), como de los
parmetros de mercado de las diferentes actividades, para comparar la realidad
particular de cada deudor (fsico o jurdico) con lo que indica su sector. Los balances de
los clientes comerciales, adems de someterlos al anlisis crediticio, se debern
chequear peridicamente contra sus parmetros de mercado. Estos datos externos ms
los internos que generan las gestiones de cobranzas, permiten armar un escudo poderoso
para mantener sana a la empresa o compaa para la cual trabajamos.

Siguiendo con los reportes de cobranzas en trminos de datos de gestin, tenemos a
continuacin: (SIGUE EN LA PROXIMA PAGINA)






































Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 10
TOTAL CUENTAS CONTACTADAS SIN COBRAR CUADRO DE SITUACIN
POR ULTIMO RESULTADO EN CUENTAS (APERTURA)
PERIODO ABRIL 2000
CONTAC SIN COBRAR PROM EV MG PPE DM EST PAF NRC SNAP
1000 200 85 35 185 52 104 82 74 183




















TOTAL CUENTAS CONTACTADAS SIN COBRAR CUADRO DE SITUACIN
POR ULTIMO RESULTADO EN PESOS (APERTURA)
PERIODO ABRIL 2000
CSC $ 1.268.354
PROM $ 279.038
EV $ 97.029
MG $ 39.953
PPE $ 258.110
DM $ 59.359
EST $ 145.100
PAF $ 114.406
NRC $ 84.472
SNAP $ 190.887
















Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 11



CODIGOS DE RESULTADO
PROM Promesa de Pago
EV Envi Valores
MG Mand Giro
PPE Pasara por Estudio
DM Dej Mensaje
EST Est sin Trabajo
PAF Pedir a Familiar
NRC
No Reconoce
Deuda
SNAP Se Niega a Pagar

El presente reporte nos explica como quedaron las cuentas contactadas sin cobrar al
final del perodo analizado, en funcin a su ltimo resultado. Es decir, en funcin al
ltimo resultado que arroj la ultima gestin del perodo. De esta lectura podemos sacar
las siguientes conclusiones:

a) Las diferencias porcentuales no son significativas entre cuentas y pesos

Diferencias porcentuales de los ltimos resultados entre cuentas y pesos

PROM 22% 20% 2%
EV 8% 9% -1%
MG 3% 4% 0%
PPE 20% 19% 2%
DM 5% 5% -1%
EST 11% 10% 1%
PAF 9% 8% 1%
NRC 7% 7% -1%
SNAP 15% 18% -3%

b) De las cuentas que tienen resultados con mayor probabilidad de pago: PROM,
EV, MG, PPE llegan a 53 % en pesos y 51 % en cuentas, es decir, mucho menor
al 82 % en pesos y 82 % en cuentas, que arroja el informe inicial (porcentajes de
cuentas cobradas sobre contactadas). Pero si estas cuentas se cobran en el
prximo perodo, y a su vez, en este nuevo perodo se cumple la probabilidad
de cobro del 82 / 80 %; seguramente tendremos una mayor recaudacin
(generalmente esto no ocurre porque hay clientes que se caen en el nuevo
perodo). No obstante, sabemos con que perspectiva arrancamos el prximo
perodo referente a estas cuentas
c) Referente al porcentaje de cuentas con inconveniente para cobrar si tomamos a
los resultados NRC y SNAP ambos suman un 22 % en pesos y un 26 % en
cuentas, algo superior al parmetro del 18/20 % que arroja el informe inicial que
nos dice que sobre las contactadas no se cobran entre un 18 % en pesos y un 20
% en cuentas.
d) Otro tema a tener en cuenta, son las 2.000 cuentas sin gestionar y las 3.000 no
contactadas. Un principio de horizonte proyectivo utilizando los datos del
perodo analizado (aplicando los porcentajes que arrojan, suponiendo que se
repetirn los mismos resultados) dara que:
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 12
Sobre las 2.000 cuentas sin gestionar (el 62,5 se contacta) tendremos 1.250
cuentas contactadas por valor aproximado de $ 917.093.- (que surge de aplicar el
62,5 % sobre el importe de $ 1.467.348.-)
De los $ 917.093.- se cobra el 82 % por lo cual la proyeccin arroja una
cobranza de $ 752.016.-

e) Muy importante: los que trabajan hace mucho tiempo en cobranzas, saben que
los comportamientos no son lineales, por lo cual, esta linealidad no ocurre en el
terreno de las cobranzas, pero a travs del tiempo, uno va ajustando estas
proyecciones, justamente producto de la experiencia y cada vez tendr ms
ajustado estos parmetros para proyectar las recaudaciones.

Por ltimo y a modo de sntesis y armado de una MATRIZ CONCEPTUAL (inteligente
y sistmica para aplicacin de todo lo explicado), podramos sintetizar lo visto, con una
matriz que hemos usado en Argentina, en el ao 2002 (crisis del sistema financiero
Diciembre de 2001)

Matriz Inteligente y Sistemtica en la Nueva Realidad
Socioeconmica Argentina
S e g m e n t a c i n C a r t e r a
E n F u n c i n a
T r i a n g u l a c i n d e l a I n f o r m a c i n
I n f o r m a c i n d e l I n f o r m a c i n d e l C l i e n t e I n f o r m a c i n
C l i e n t e y d e l E n t o r n o d e l C l i e n t e A n t e r i o r o
D e p u r a d a p o r e l G e s t o r E x t e r n a d e
M t o d o V e r d a d e r o - F a l s o B a s e s
V a r i a b l e s M i c r o e c o n m i c a s V a r i a b l e s M a c r o e c o n m i c a s
D e l a C a r t e r a e n G e s t i n
P a r a m e t r i z a c i n d e l a C o n d u c t a
D e l C l i e n t e
S I T U A C I O N E C O N O M I C A T A B L A D E G E S T I O N E S
E S P E C F I C A Y M O D A L I D A D E S D E N E G O C I A C I O N
D E C A D A C L I E N T E
A P L I C A C I O N
R E S U L T A D O S
R E T R O A L I M E N T A C I O N
A N A L I T I C A
N U E V O N I C O B R O C O B R O
I N P U T N I A C U E R D O O A C U E R D O

Estimado lector, por supuesto, que no se puede sintetizar en tan pocas pginas todos los
reportes y fundamentalmente, todas las relaciones que un analista de cartera debe
realizar con la finalidad de eficientizar sus procesos de recupero crediticio, mejorando
los de riesgos crediticios. No obstante, esta es una primera perspectiva a este tema,
esperando ser de utilidad.

IMPORTANTE: se sugiere leer Tablero de Comando para Cobranzas y Mtricas de un
Centro de Cobranzas.

Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 13
Adrin Lpez TSRC SE FRBA - UTN 14
Adrin Lpez Consultor Internacional - Fundador y Mentor de la Tecnicatura Superior en Recupero
Crediticio Carrera Universitaria que se dicta en la Facultad Regional Buenos Aires pertenenciente a la
Universidad Tecnolgica Nacional de la Repblica Argentina. Ex Director de Carrera. Creador de los
Protocolos Asking de Gestin y Negociacin con aplicacin en atencin al cliente, ventas y cobranzas,
del Coaching Sistmico Transaccional Antropocntrico y de la Arquitectura Antropocntrica Sistmica
de Datos Inteligentes.