VENTAJAS DE LAS OPERACIONES AUTOMATIZADAS

Los sistemas de manejo de la informacin han cambiado la dinmica de cmo debe operar un negocio eficientemente. La
descentralizacin es una de sus grandes ventajas, permite monitorear las operaciones a niveles bajos, liberando tiempo a los gerentes
departamentales para enfocarse en actividades estratgicas. La coordinacin de proyectos y actividades especializadas es mucho mejor y
los que toman las decisiones en la organizacin estn ms conscientes de los problemas en todos los departamentos. Otra ventaja de los
!" es que minimizan la recarga de informacin, la cual puede resultar bastante com#n en los negocios convencionales en la poca
actual.
Los !" deben ser dise$ados y manejados de manera que a$adan informacin, monitoreen las actividades de la compa$%a y las
operaciones, y mejora las comunicaciones y colaboraciones entre los empleados. &sto asegura una mejor planificacin para todas las
actividades y una mejor manera de medir el rendimiento, gerenciar los recursos y estar en conformidad con la industria y las regulaciones
gubernamentales. &l control ayuda a prever los eventos, preparar presupuestos adecuados y provee de las herramientas necesarias e
informacin vital a los empleados, la gerencia superior y a los socios de negocios.
&l propsito de los !" es generar y sintetizar la informacin computarizada'automatizada y de ciertos procesos manuales. La
distribucin de la informacin en todos los niveles de la gerencia, corporativa profesional y ejecutivos clave, se convierte en un proceso
indoloro y elegante con los !". Los gerentes pueden tomar decisiones rpidas, oportunas e informadas. La gerencia superior y los
miembros de junta pueden tomar decisiones estratgicas, planear el desarrollo futuro y las actividades de e(pansin basados en la data y la
informacin generada por el !".
)ependiendo de la estructura de la organizacin, es uso y los factores e(ternos, algunas desventajas relacionada a los sistemas de
informacin gerencial pueden presentarse. La asignacin del presupuesto para las mejoras en el !", modificaciones y otras revisiones
puede ser algo complicada en ocasiones. "i el presupuesto de es asignado uniformemente o en el momento en el que es requerido, la
funcionalidad clave puede resultar afectada y los beneficios podr%an no ser tomados en cuenta regularmente. Los problemas de integracin
con los sistemas antiguos pueden afectar la calidad del resultado y a los reportes de inteligencia del negocio, los cuales son vitales.
*n cambio en la gerencia, salidas o despidos del departamento de mnagers y otros ejecutivos senior pueden tener un efecto
significativo en a forma como se manejan y monitorean ciertas prcticas organizacionales como los sistemas ))). +a que el !" es un
componente cr%tico de la estrategia de manejo de riesgos de la organizacin y sus sistemas aliados, el monitoreo constante es necesario
para asegurar su efectividad. La calidad de los esfuerzos aportados al !" debe ser monitoreada, de otra manera, la consistencia en la
calidad de la data y la informacin generada se ve afectada. Los gerentes no son capaces de dirigir negocios, operaciones y tomar
decisiones con la fle(ibilidad requerida.
Aplicaciones estndar en el !ito de la "esti#n adinistrati$a de epresas%
La O&itica, -areas informatizadas que se realizan en el mbito de la gestin administrativa de empresas y organizaciones, como son, la
gestin comercial, la gestin de personal, contabilidad, fiscalidad,.
Sisteas de in&oraci#n' !mprescindibles en las empresas, cuyo objetivo es el apoyo y ayuda a la toma de decisiones a partir del anlisis
de todos los datos relacionados con el negocio.
&l soft/are estndar ms difundido est compuesto por las siguientes aplicaciones,
0rocesador de te(tos.
1oja electrnica de clculo.
"istema gestor de base de datos.
2estor de grficos y presentaciones.
2estores de comunicaciones, navegadores de !nternet, gestores de telefa(,.
2estin comercial.
2estin de personal.
3ontrol de inventarios y gestin de almacn.
3ontabilidad, fiscalidad y facturacin.
2estin y automatizacin de correspondencia y fa(.
2estin de los servicios de !nternet, navegacin 4eb, videoconferencia,.
Procesador de Te(tos
"e utiliza para crear, editar e imprimir todo tipo de documentos como cartas comerciales, art%culos e informes. -iene la ventaja de que los
te(tos pueden ser modificados y corregidos cuantas veces se quiera, facilita enormemente la presentacin de los documentos, la
justificacin,. 3aracter%sticas,
3olocacin y modificacin de mrgenes y tabuladores, auto ajuste y centrado de te(tos.
anejo de bloques de te(to, movimiento o copia de palabras,.
5esaltado y subrayado de te(tos.
!nsercin en el te(to de dibujos y grficos, fotograf%as e imgenes,.6 insercin de diagramas y organigramas6 insercin de
s%mbolos y objetos,.
7#squeda y sustitucin automtica de cualquier cadena de caracteres a lo largo de todo el documento.
*tilizacin de una amplia gama de tipos de letra y formatos de escritura. "%mbolos matemticos y cient%ficos y caracteres
especiales.
8umeracin automtica de pginas y ep%grafes.
2eneracin automtica de %ndices y apndices.
*tilizacin de tablas. 3uadros estad%sticos.
3orreccin ortogrfica.
-hesaurus 9-esauros:. ;acilita una lista de sinnimos, antnimos y derivados de cualquier palabra seleccionada.
!mportacin y e(portacin de te(tos, tablas, ilustraciones, grficos,. desde o hacia otros documentos o aplicaciones.
&n estas aplicaciones el uso de todas estas posibilidades queda reflejado en el documento mediante cdigos internos, dirigidos
principalmente al control de la impresin en papel, de tal manera que la presentacin en pantalla difiere de la real.
)o*a electr#nica de clc+lo%
)istribucin tabular en filas y columnas de un conjunto de celdas en las que se pueden colocar n#meros, te(to, operaciones matemticas o
funciones de clculo, con el objeto de dar respuesta a toda una serie de problemas de clculo que se adaptan a esta disposicin.
3aracter%sticas,
)escripcin de operaciones o funciones en cualquier celda cuyo resultado es calculado automticamente.
!nclusin de rtulos, cabeceras, l%neas de totales y cualquier tipo de te(to. <s% como fotos, dibujos,.
Obtencin de representaciones grficas de los resultados 9diagramas de barras,.:
!ntercambio de los datos, total o parcialmente, con otras aplicaciones ofimticas.
0resentacin por pantalla o impresora de las hojas.
% & ( )1 *nin de varias hojas en una sola, as% como disgregacin de una en varias independientes.
,estor de !ase de datos -S,.D/%
<plicacin que permite manejar un conjunto grande de datos organizados en archivos e interrelacionados entre s%. *n archivo estar
formado por un n#mero variable de registros, cada uno de los cuales contendr una informacin individual mediante un n#mero
predeterminado de campos. La gran importancia que tiene la localizacin y el rpido acceso a cualquiera de los registros a partir del valor
de uno de sus campos hace que sea fundamental una buena organizacin y un buen sistema de acceso. 3aracter%sticas,
5ecuperacin y visualizacin de los registros, permitiendo su modificacin.
;acilidad de actualizacin de los datos.
0osibilidad de mantener el archivo ordenado por varios campos distintos, mediante inde(acin.
3reacin de pantallas de presentacin personalizadas.
;acilidad de obtencin de informes por impresora y documentos con diversos formatos 9formularios, consultas,.:
!mportacin y e(portacin de datos con otras aplicaciones.
3omparticin de los datos por distintos usuarios mediante redes locales o a travs de !nternet.
*tilizacin de funciones estndar para automatizar los procesos y operaciones ms habituales.
)isposicin de un lenguaje de programacin espec%fico para el dise$o de aplicaciones espec%ficas de usuario.
,estor de "r&icos
0ermite crear y manipular imgenes grficas. 0ara ello es necesario que el equipo disponga de unas m%nimas capacidades grficas 9tarjeta
de grficos, monitor de color con suficiente resolucin,.:
Los grficos usados con un ordenador pueden ser de dos tipos,
,r&icos de apa !its -!itsap/% "e presentan internamente con el conjunto de puntos que conforman la imagen. 3ada punto es
un elemento de informacin compuesto por sus coordenadas junto con su color. "e suelen utilizar para una imagen escaneada,
para retocarla, colorearla,.
,r&icos $ectoriales% "e presentan internamente con la funcin geomtrica correspondiente a la figura. -ienen mejor calidad de
presentacin, permitiendo modificaciones en sus proporciones, cambio de escala, desplazamientos, giros, ajustes,...
)entro de la gran cantidad de soft/are para grficos, un grupo muy importante lo constituyen las aplicaciones de grficos estad%sticos o
grficos de gestin, cuyas posibilidades estn limitadas bsicamente a la obtencin de las grficas usadas en los documentos y
presentaciones del mbito empresarial, incluyendo los diagramas de barras, poligonales y de sectores. &stas aplicaciones tienen la
posibilidad de comunicarse con otras, de donde obtienen los datos cuya representacin grfica se desea, e incluso en muchos casos van
integrados con dichas aplicaciones.
,estores de co+nicaciones%
*n ordenador se puede comunicar con otros equipos mediante una red telefnica o l%neas de telecomunicacin, dando lugar a la
teleinformtica o teleproceso, surgiendo as% una nueva disciplina conocida como Telein&ortica o Teletica. 0ara interconectar los
ordenadores en red se necesitar un hard/are espec%fico, una serie de equipos y dispositivos que dependern del tipo de red instalada, de
la topolog%a de la red, del tipo de cable usado,. "e requerirn una serie de dispositivos que dependen de la estructura de la red y el tipo
de cable usado, 1ub, &ncaminador o 5outer, un "ervidor 0ro(y, y cable telefnico normal con un mdem, l%nea de alta velocidad,.
=unto a este hard/are se requiere el soft/are espec%fico que permita el establecimiento de la cone(in y su mantenimiento hasta que se
concluya con el proceso solicitado.
*n gestor de comunicaciones es un programa que hace que los problemas inherentes a la transmisin de datos sean transparentes al
usuario, liberndole de los aspectos tcnicos de la telecomunicacin y proporcionndole un entorno amigable para el que no se requieran
conocimientos especiales del tema. Ofrece m#ltiples posibilidades,
3one(in a otra computadora remota, se encuentren en el mbito de la mima oficina o edificio, en el mbito de la misma ciudad
o en cualquier lugar del mundo.
<cceso a grandes computadoras 9mainframes: que controlan el proceso de m#ltiples estaciones de trabajo.
<cceso a beses de datos, ministerios, organismos p#blicos, bibliotecas,.
3orreo electrnico.
!ntercambio de mensajes.
Operaciones entre bancos y "istema "4!;- 9apertura de crditos documentarios en c. e(terior,.:
!ntercambios entre empresas.
*n ordenador personal con un m%nimo de equipamiento de comunicaciones y el soft/are correspondiente, se puede conectar directamente
a otra computadora, a una red local o a una red abierta de rea e(tensa. )e esta manera, adquiere una nueva caracter%stica, denominada
conectividad que le permite hacer uso de una serie ilimitada de recursos distribuidos en todo el mundo.
Pa0+etes de so&t1are inte"rado
&s el conjunto formado por varias aplicaciones espec%ficas relacionadas entre s%, que constituyen una unidad operativa.
&ste tipo de soft/are ha sido sustituido por el soft/are integrable que son aplicaciones distintas que pueden usarse de forma autnoma,
pero que tambin pueden funcionar dentro de un entorno com#n, permitiendo la interrelacin y comparticin de datos, lo que constitu%a la
principal ventaja de los paquetes de soft/are integrado.
,esti#n Coercial%
Terinal P+nto de Venta, gestiona la venta y cobro en establecimientos comerciales, a travs de la integracin de una serie de equipos
conectados, escner lector de cdigo de barras, teclado, impresor de tic>ets y facturas, pantalla del ordenador o dependiente y display del
cliente, caja registradora,.
;uncionan por medio de un paquete de soft/are realizado normalmente a medida. ;unciones,
3aptura de datos por reconocimiento del cdigo de barras de los productos, o por introduccin de referencia del producto con el
teclado.
7#squeda y actualizacin automtica de precios y art%culos.
2estin de comparas de clientes con pago en metlico, con tarjeta de crdito o cheque.
<rqueos y cierres, desglosados por las cajas registradoras.
5egistro histrico de tic>ets, movimientos de entrad y salida de caja, cierres por d%a,.
ovimientos de entrada y salida para cada una de las cajas, para cada agente vendedor,.
!mpresin de factura o tique de venta.
dulo de control de llamadas de clientes o proveedores.
0antalla tctil.
0anel de 2estin con cone(in a !nternet.
3orreo electrnico desde la aplicacin.
2eneracin de informes con formato 1-L.
2estin de remesas de la cartera de cobros'pagos de recibos.
3ontrol de descuentos y agentes por l%nea de tic>ets.
3ontrol de art%culos.
0osibilidad de incluir comentarios e imprimirlos en los tic>ets.
0osibilidad de realizar facturas a clientes no codificados, introducir art%culos no codificados,.
3omercio electrnico 9venta por !nternet:.
1an sustituido a las clsicas cajas registradoras de los comercios, aumentando sensiblemente el control y efectividad tanto de la gestin
comercial como financiera.
Interco+nicaci#n electr#nica entre centros coerciales2 tiendas23' &stas aplicaciones avanzadas permiten compartir todos los datos
generados en las distintas delegaciones, adaptando las diversas posibilidades de gestin comercial que aportan estas herramientas a las
necesidades espec%ficas de informacin y gestin que realmente necesite cada empresa. 3aracter%sticas,
0uede decidirse si se factura desde la central.
Los clientes pueden ser compartidos entre la central y las tiendas
"e fijan los contadores para cada una de las tiendas.
"e puede dotar de libertad total a las tiendas, centros o delegaciones de una empresa.
3ontinuo env%o de informacin entre la central y las tiendas.
<lgunas prestaciones de estas aplicaciones,
;acturar desde la central.
2estin de contadores de entradas, salidas y e(istencias desde la central.
2estin comercial de art%culos.
-raspaso de pedidos, albaranes, facturas,. de clientes a la central.
<utomatizacin de env%o'recepcin de informacin.
Conta!ilidad2 &iscalidad 4 &act+raci#n%
0ermite el registro y anlisis de los hechos econmicos que motivan la 3ontabilidad de la empresa, van asociadas y coordinadas
normalmente, con herramientas de registro y control de impuestos 9!?<:, adems de otras herramientas, dirigidas a la confeccin de la
documentacin implicada en la gestin contable y fiscal, facturas, albaranes, recibos, notas de cargo y abono,.
3aracter%sticas de un pa0+ete conta!le act+al,
<portan soluciones a los distintos mbitos de la 3ontabilidad, financiera, anal%tica, presupuestaria,.
&laboracin de las cuentas anuales. 3onfeccin de 7alances, 3uenta de 5esultados y emoria,.
!nformes. <nlisis ;inancieros y &stado de Origen y <plicacin de ;ondos.
!?<. 0resentacin telemtica a travs de !nternet en la <&<-.
3ontabilidad 0resupuestaria. <signacin de presupuestos a subcuentas. 3onfeccin de presupuestos anuales.
3ontabilidad <nal%tica. 3ontrol de costes por departamentos, secciones o grupos financieros homogneos6 de costes por rdenes
de fabricacin, por pedidos y proyectos anal%ticos.
2estin de !nventario y <mortizaciones. 2eneracin automtica de asientos de amortizacin.
3artera de valores. 3ontrol de vencimientos de cobros y pagos de efectos.
odulo de 2estin del 3onocimiento. &(portacin de cuentas, balances, memorias, informes,.
)ise$adores avanzados de la documentacin administrativa y mercantil. )ise$ar documentos contables, informes y
documentacin en general.
3aracter%sticas de un pa0+ete de &act+raci#n a$an5ado'
)ise$ador avanzado de documentos.
3artera de valores.
&nlace renovado con terminales de mano.
;brica. 3onocer produccin industrial6 control del stoc> pendiente,.
2eneracin automtica de los pedidos a proveedores.
<rt%culos.
&nlace con el paquete de 3ontabilidad 9&j, 3onta0lus:
dulo de control de llamadas a clientes' proveedores.
0osibilidad de realizar facturas a clientes no codificados.
,esti#n de personal%
8os permite el registro y control de toda la vida laboral del trabajador, estudios realizados, e(periencia profesional, ascensos, idiomas que
conoce, seccin de trabajo al que pertenece, as% como el clculo automatizado de los conceptos retribuidos, finiquitos y clculo y
confeccin de seguros sociales, confeccin de justificante de jornadas trabajadas, incidencias mensuales, transferencia de pago de nminas
a travs de banca electrnica,...
)e anera general se mencionan algunas de las ventajas de las operaciones automatizadas,
3onstante ejecucin de estrategias
Operatoria sin sentimientos
)isponibilidad de operaciones mas precisas
&l sistema de computadora hace todo el trabajo
5esultados comprobados
@uitar errores humanos de sus operaciones
!ntercambio de datos
-rabajar con macros
*so de listados o registros
-rabajar con hojas de calculo
&l usar plantillas
-rabajar con estilos 9fuentes:
-rabajar con hiperv%nculos
-rabajar de manera conjunta formatos de te(to 9efectos, graficas e imgenes:
-oda operacin se realiza en un tiempo corto
)ise$ar formatos de diferentes formas
5ealizar clculos complejos