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SAP im betrieblichen Spannungsfeld TBS-Netz Fachtagung 2009 28. - 30.10.2009 in Berlin Elektronische Personalakte und
SAP im betrieblichen Spannungsfeld TBS-Netz Fachtagung 2009 28. - 30.10.2009 in Berlin Elektronische Personalakte und

SAP im betrieblichen Spannungsfeld

TBS-Netz Fachtagung 2009 28. - 30.10.2009 in Berlin

Elektronische Personalakte und SAP

Dr. Friedhelm Michalke, TIB Hamburg

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und SAP Dr. Friedhelm Michalke, TIB Hamburg Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Stille Sehnsucht Ach, wie schön wär das Wenn ich mit dem Stapel fertig bin …

Stille Sehnsucht

Stille Sehnsucht Ach, wie schön wär das Wenn ich mit dem Stapel fertig bin … …
Ach, wie schön wär das Wenn ich mit dem Stapel fertig bin … … …
Ach, wie
schön wär das
Wenn ich mit
dem Stapel
fertig bin …
… frag ich sie!
… mit einer
elektronischen
Personalakte!

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ich sie! … mit einer elektronischen Personalakte! Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Themen des Seminars 1. Personalakte in SAP 2. Was ist eine Personalakte 3. Vor- und
Themen des Seminars 1. Personalakte in SAP 2. Was ist eine Personalakte 3. Vor- und

Themen des Seminars

1. Personalakte in SAP

2. Was ist eine Personalakte

3. Vor- und Nachteile

4. Personalakte mit SAP

5. Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems

6. Phasen des Einfühungsprozesses

7. Datenschutzgesetz

8. Mitbestimmung / Betriebsvereinbarung

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8. Mitbestimmung / Betriebsvereinbarung Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Personalakte in SAP Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 4
Personalakte in SAP Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 4

Personalakte in SAP

Personalakte in SAP

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Personalakte in SAP Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 4

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Elektronische Personalakte in und mit SAP SAP Grundstruktur Vereinfacht betrachtet besteht SAP aus drei Modulen,

Elektronische Personalakte in und mit SAP

SAP Grundstruktur

Elektronische Personalakte in und mit SAP SAP Grundstruktur Vereinfacht betrachtet besteht SAP aus drei Modulen, die

Vereinfacht betrachtet besteht SAP aus drei Modulen,

die alle wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens umfassen.

drei Haupt-Module

eines Unternehmens umfassen. drei Haupt-Module Logistik Logistik LO LO Logistics Logistics

Logistik Logistik

LO LO

Logistics Logistics

Rechnungs- Rechnungs-

wesen wesen

FI FI

Finance Finance

Personal- Personal-

wirtschaft wirtschaft

HR HR

HCM HCM

Human Human Ressources Ressources

SAP SAP

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HCM Human Human Ressources Ressources SAP SAP Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Fachtagung SAP Berlin Hauptmodule in der SAP-Ansicht die drei Hauptmodule in der Bildschirmansicht der SAP-Benutzer

Fachtagung SAP Berlin

Hauptmodule in der SAP-Ansicht

Fachtagung SAP Berlin Hauptmodule in der SAP-Ansicht die drei Hauptmodule in der Bildschirmansicht der SAP-Benutzer
die drei Hauptmodule in der Bildschirmansicht der SAP-Benutzer
die drei
Hauptmodule in der
Bildschirmansicht
der SAP-Benutzer

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Hauptmodule in der Bildschirmansicht der SAP-Benutzer Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -
Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR
Fachtagung SAP Berlin
Module und Komponenten von HR

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Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR In der Regel werden nicht alle Komponenten

Fachtagung SAP Berlin

Module und Komponenten von HR

Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR In der Regel werden nicht alle Komponenten von

In der Regel werden nicht alle Komponenten von SAP-HR genutzt. Eine Umfrage der Fachzeitung Computerwoche ergibt folgendes Bild:

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der Fachzeitung Computerwoche ergibt folgendes Bild: Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -
der Fachzeitung Computerwoche ergibt folgendes Bild: Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 9
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Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Eine Nutzung "Elektronische Personalakte" wird in der

Fachtagung SAP Berlin

Module und Komponenten von HR

Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Eine Nutzung "Elektronische Personalakte" wird in der

Eine Nutzung "Elektronische Personalakte" wird in der Umfrage nicht aufgeführt; es gibt auch keine HR-Komponente mit dieser Bezeichnung.

Aber:

Wer SAP-HR nutzt, nutzt auf jeden Fall die Komponente Personalverwaltung.

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nutzt auf jeden Fall die Komponente Personalverwaltung. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Es gibt keine Komponente „Personalakte“. Aber …

Fachtagung SAP Berlin

Module und Komponenten von HR

Fachtagung SAP Berlin Module und Komponenten von HR Es gibt keine Komponente „Personalakte“. Aber … Die

Es gibt keine Komponente „Personalakte“.

Aber …
Aber …
Die Personal- Administration ist das Herzstück der Personalwirtschaft.
Die Personal-
Administration ist
das Herzstück der
Personalwirtschaft.

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ist das Herzstück der Personalwirtschaft. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Aber …  innerhalb der Komponente Personaladministration gibt es eine Funktion, die mit "Personalakte"
Aber …  innerhalb der Komponente Personaladministration gibt es eine Funktion, die mit "Personalakte"

Aber …

innerhalb der Komponente Personaladministration gibt es eine Funktion, die mit "Personalakte" bezeichnet wird.

Diese Funktion kann mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden.

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kann mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 13
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 Wenn man PA10 aufruft, werden alle Informationen, die über einen Mitarbeiter in das System
 Wenn man PA10 aufruft, werden alle Informationen, die über einen Mitarbeiter in das System

Wenn man PA10 aufruft, werden alle Informationen, die über einen Mitarbeiter in das System eingegeben wurden, angezeigt.

PA10 durchblättert die so genannten Infotypen, in denen die Daten abgespeichert sind.

Nach Aufruf von PA10 ist die Personalnummer einzugeben:

 Nach Aufruf von PA10 ist die Personalnummer einzugeben: Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Nach Aufruf von PA10 ist die Personalnummer einzugeben: Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 15 Angezeigt wird hier der Infotyp 0002
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Angezeigt wird hier der Infotyp 0002 "Daten zur Person". Hier kann zum nächsten Infotyp weiter
Angezeigt wird hier
der Infotyp 0002
"Daten zur Person".
Hier kann zum
nächsten Infotyp
weiter geblättert
werden.
hier der Infotyp 0002 "Daten zur Person". Hier kann zum nächsten Infotyp weiter geblättert werden. Text

Text

Angezeigt wird hier der Infotyp 0009 "Bankverbindung". Hier kann vor und zurück geblättert werden. Text
Angezeigt wird hier der Infotyp 0009 "Bankverbindung". Hier kann vor und zurück geblättert werden. Text
Angezeigt wird hier der Infotyp 0009 "Bankverbindung". Hier kann vor und zurück geblättert werden. Text
Angezeigt wird hier der Infotyp 0009 "Bankverbindung". Hier kann vor und zurück geblättert werden.
Angezeigt wird hier
der Infotyp 0009
"Bankverbindung".
Hier kann vor und
zurück geblättert
werden.

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Hier kann vor und zurück geblättert werden. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Thema Thema  Die Personalakte in SAP-HR enthält alle Angaben zu einem Mitarbeiter, die in

Thema

Thema

Thema Thema  Die Personalakte in SAP-HR enthält alle Angaben zu einem Mitarbeiter, die in SAP

Die Personalakte in SAP-HR enthält alle Angaben zu einem Mitarbeiter, die in SAP eingegeben wurden.

Daten zur Person

Organisatorische Zuordnung

Anschriften

Bankverbindung

Urlaubsanspruch

Sollarbeitszeit

Bezüge

etc.

Gespeichert werden die Daten in so genannten Infotypen, das sind jeweils Tabellen zu jedem einzelnen Informationsblock.

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jeweils Tabellen zu jedem einzelnen Informationsblock. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Frage: Ist die Personalakte in SAP eine elektronische Personalakte? Antwort: "Elektronisch" ist die Erfassung von
Frage: Ist die Personalakte in SAP eine elektronische Personalakte? Antwort: "Elektronisch" ist die Erfassung von

Frage:

Ist die Personalakte in SAP eine elektronische Personalakte?

Antwort:

"Elektronisch" ist die Erfassung von Personalstammdaten auf jeden Fall.

Frage:

Aber ist es überhaupt eine Personalakte oder verwendet SAP diesen Begriff einfach nur so?

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oder verwendet SAP diesen Begriff einfach nur so? Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Was ist eine Personalakte ? Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 19
Was ist eine Personalakte ? Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 19

Was ist eine Personalakte ?

Was ist eine Personalakte ?

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Was ist eine Personalakte ? Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 19

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Was ist eine Akte? Personal- Daten Personal Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de
Was ist eine Akte? Personal- Daten Personal Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de

Was ist eine Akte?

Personal- Daten Personal
Personal-
Daten
Personal

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Was ist eine Akte? Personal- Daten Personal Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de

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Begriffsklärung Jenseits von Wikipedia - Was ist nach Recht und Gesetz eine Personalakte?  Gibt

Begriffsklärung

Begriffsklärung Jenseits von Wikipedia - Was ist nach Recht und Gesetz eine Personalakte?  Gibt es

Jenseits von Wikipedia - Was ist nach Recht und Gesetz eine Personalakte?

Gibt es ein Gesetz oder eine Verordnung, worin der Begriff "Personalakte" für alle Arbeitnehmer allgemein verbindliche definiert wird?

Gibt es ein Gesetz, das alle Arbeitgeber verbindlich auf die Führung einer Personalakte verpflichtet?

Text

auf die Führung einer Personalakte verpflichtet? Text Nein Nein ! ! TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke,

Nein Nein ! !

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materieller Begriff der Personalakte Keine allgemeingültige Definition  Eine allgemein gültige gesetzliche

materieller Begriff der Personalakte

materieller Begriff der Personalakte Keine allgemeingültige Definition  Eine allgemein gültige gesetzliche

Keine allgemeingültige Definition

Eine allgemein gültige gesetzliche Definition des Begriffs Personalakte gibt es nicht.

Die Personalakte ist nicht allgemein vorgeschrieben.

Inhalte, Aufbau, Aufbewahrung, Örtlichkeit, Zugriff etc. sind nirgends allgemein verbindlich festgelegt.

Der Gesetzgeber hat sich nicht festgelegt.

Das Bestimmungsrecht liegt beim Arbeitgeber.

Text

 Das Bestimmungsrecht liegt beim Arbeitgeber. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Rechtliche Einordnung Ausnahme Es gibt nur ein Gesetz, in dem der Begriff Personalakte definiert wird

Rechtliche Einordnung

Rechtliche Einordnung Ausnahme Es gibt nur ein Gesetz, in dem der Begriff Personalakte definiert wird und

Ausnahme

Es gibt nur ein Gesetz, in dem der Begriff Personalakte definiert wird und der Umgang mit der Personalakte im Detail geregelt wird,

nämlich

das Bundesbeamtengesetz (BBG).

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wird, nämlich das Bundesbeamtengesetz (BBG) . Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Rechtliche Einordnung Die Personalakte im Bundesbeamtengesetz: § 106 Personalakte § 107 Zugang zur Personalakte §

Rechtliche Einordnung

Rechtliche Einordnung Die Personalakte im Bundesbeamtengesetz: § 106 Personalakte § 107 Zugang zur Personalakte § 108

Die Personalakte im Bundesbeamtengesetz:

§ 106 Personalakte

§ 107 Zugang zur Personalakte

§ 108 Beihilfeakte

§ 109 Anhörungspflicht

§ 110 Einsichtsrecht

§ 111 Vorlage von Personalakten und Auskünfte an Dritte

§ 112 Entfernung von Unterlagen

§ 113 Aufbewahrungsfrist

§ 114 Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten

§ 115 Übermittlungen in Strafverfahren

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§ 115 Übermittlungen in Strafverfahren Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Rechtliche Einordnung Paradoxon : Der Arbeitgeber muss keine Personalakte führen, Es gibt hierfür keine gesetzliche

Rechtliche Einordnung

Rechtliche Einordnung Paradoxon : Der Arbeitgeber muss keine Personalakte führen, Es gibt hierfür keine gesetzliche

Paradoxon:

Der Arbeitgeber muss keine Personalakte führen,

Paradoxon : Der Arbeitgeber muss keine Personalakte führen, Es gibt hierfür keine gesetzliche Vorschrift. Text aber

Es gibt hierfür keine gesetzliche Vorschrift.

Text

aber er kann auch nicht keine Personalakte führen.

Es gibt eine Reihe

arbeitsrechtlicher und

sozialversicherungs-

rechtlicher

Dokumentations-

pflichten zum Arbeitsverhältnis.

Dokumentations- pflichten zum Arbeitsverhältnis. TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Rechtliche Einordnung So weit die Ausgangslage. Jenseits der Gruppe der Beamten gibt es kaum gesetzliche

Rechtliche Einordnung

Rechtliche Einordnung So weit die Ausgangslage. Jenseits der Gruppe der Beamten gibt es kaum gesetzliche Bestimmungen

So weit die Ausgangslage. Jenseits der Gruppe der Beamten gibt es kaum gesetzliche Bestimmungen zur Personalakte und zur Personalaktenführung.

ABER:

Es gibt eine umfangreiche Rechtsprechung vom örtlichen Arbeitsgericht bis hin zum Bundesarbeitsgericht.

Das Bundesarbeitsgericht spricht bezüglich der Personalakte schon 1985 von einer "gefestigten Rechtsprechung". In der Zwischenzeit hat diese weiter zugenommen.

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". In der Zwischenzeit hat diese weiter zugenommen. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Seite 26

Personalakte in der privaten Wirtschaft Definition im "Fitting": Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen

Personalakte in der privaten Wirtschaft

Personalakte in der privaten Wirtschaft Definition im "Fitting": Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen

Definition im "Fitting":

Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einen bestimmten Arbeitnehmer des Betriebes. Das gilt ohne Rücksicht auf die Stelle, an der diese Sammlung geführt wird, auf ihre Form oder das verwandte Material. Unter den Begriff der Personalakte fallen auch die in elektronischen Datenbanken gespeicherten Personaldaten, auf die der Arbeitgeber zum Zwecke der Personalinformation oder -maßnahme zurückgreifen kann. (…) Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht.

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die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Einfache Personalakte  Daten und Unterlagen von Mitarbeitern, die aufgrund arbeitsrechtlicher oder
Einfache Personalakte  Daten und Unterlagen von Mitarbeitern, die aufgrund arbeitsrechtlicher oder

Einfache Personalakte

Daten und Unterlagen von Mitarbeitern, die aufgrund arbeitsrechtlicher oder sozialversicherungsrechtlicher oder steuerrechtlichen Nachweispflichten zwingend aufbewahrt werden müssen.

d.h.: Daten und Unterlagen im Zusammenhang von

Entgeltabrechnung

Meldepflichten

Bescheinigungswesen

Beweiserfordernissen

Qualifizierte Personalakte

Daten und Unterlagen der einfachen Personalakte

Daten und Unterlagen, die darüber hinaus für personalwirtschaftliche Zwecke aufbewahrt werden

Personalplanung

Personalentwicklung

Personalbeurteilung

Alles was mit dem beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters zu tun hat.

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beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters zu tun hat. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Zwischen-Fazit  Die Speicherung von Personal-Stammdaten führt automatisch zu einer elektronischen Personalakte. 
Zwischen-Fazit  Die Speicherung von Personal-Stammdaten führt automatisch zu einer elektronischen Personalakte. 

Zwischen-Fazit

Die Speicherung von Personal-Stammdaten führt automatisch zu einer elektronischen Personalakte.

Genauer müsste man sagen, zu einer Personal-Teilakte; denn es wird ja nur ein Teil der Personalinformationen gesammelt.

SAP-HR und jedes elektronischen Personalinformationssystem ist zugleich immer auch eine elektronische Personalakte.

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zugleich immer auch eine elektronische Personalakte. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Typische Typische Situation Situation in in vielen vielen Unternehmen Unternehmen heute heute Text
Typische Typische Situation Situation in in vielen vielen Unternehmen Unternehmen heute heute Text

Typische Typische Situation Situation in in vielen vielen Unternehmen Unternehmen heute heute

Text

Nebeneinander von zwei Aktenformen:

Elektronische Teilakte

Personalstammdaten in ein- em Personalinformations- system

SAP-HR oder ein anderes

Elektronische Teilakte Personalstammdaten in ein- em Personalinformations- system SAP-HR oder ein anderes

Papier-Personalakte

Personalstammdaten und weitere Unterlagen in tradi- tioneller Form

Papier-Personalakte Personalstammdaten und weitere Unterlagen in tradi- tioneller Form
und weitere Unterlagen in tradi- tioneller Form starker Trend: Umwandlung der Papierdokumente in

starker Trend:

Umwandlung der Papierdokumente in elektronische Dokumente

Umwandlung der Papierdokumente in elektronische Dokumente TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Seite 30

Vor- und Nachteile Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 31
Vor- und Nachteile Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 31

Vor- und Nachteile

Vor- und Nachteile

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Vor- und Nachteile Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 31

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Seite 31

Vor- und Nachteile Was sind die Probleme der konventionellen Personalaktenführung?  Keine einheitlichen Standards 

Vor- und Nachteile

Vor- und Nachteile Was sind die Probleme der konventionellen Personalaktenführung?  Keine einheitlichen Standards 

Was sind die Probleme der konventionellen Personalaktenführung?

Keine einheitlichen Standards

Akten können verloren gehen oder sind nicht auffindbar

Akten sind auf verschiedene Stellen verstreut

Nebenakten sind teils nicht bekannt

Akten sind nicht verfügbar, weil sie benutzt werden

Zugriffe sind nicht klar geregelt

Akte wird für einzelne Zwecke zumeist als Ganze genutzt; alles, nicht nur das für den Zweck erforderliche ist zugänglich.

Akten nehmen viel Platz ein.

Unterlagen können leicht entwendet werden.

etc.

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Unterlagen können leicht entwendet werden.  etc. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Vor- und Nachteile Vorteile der elektronischen Personalakte  Reduzierung des Lagerplatzes  Verminderung der

Vor- und Nachteile

Vor- und Nachteile Vorteile der elektronischen Personalakte  Reduzierung des Lagerplatzes  Verminderung der

Vorteile der elektronischen Personalakte

Vor- und Nachteile Vorteile der elektronischen Personalakte  Reduzierung des Lagerplatzes  Verminderung der

Reduzierung des Lagerplatzes

Verminderung der papierintensiven Personalaktenverwaltung

individuell festlegbare Zugriffsberechtigungen für verschiedene Nutzergruppen

Zugang von mehreren Nutzern gleichzeitig und bei hoher Datenübertragungsgeschwindigkeit

Sicherstellung aktueller Inhalte der Personalakten sowie Vermeidung von Redundanzen

Unterstützung und Optimierung von HR- bezogenen Prozessen und Eliminierung von redundanten Funktionen

Verbesserung des Datenschutzes

Bereinigung unzureichend gepflegter Akten

Text

 Bereinigung unzureichend gepflegter Akten Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Vor- und Nachteile Weniger der alten Probleme, dafür aber neue:  jederzeitiger Zugriff auf alle

Vor- und Nachteile

Vor- und Nachteile Weniger der alten Probleme, dafür aber neue:  jederzeitiger Zugriff auf alle Daten

Weniger der alten Probleme, dafür aber neue:

jederzeitiger Zugriff auf alle Daten möglich.

ortunabhängiger Zugriff, selbst weltweit

Recherchen und Auswertungen werden einfacher.

Erstellung von Profilen ist möglich

Automatisierte Personalentscheidungen

???

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 Automatisierte Personalentscheidungen  ??? Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Seite 34

Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -
Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems

Technischer Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems

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Aufbau und Funktionen eines typischen EPA-Systems Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Seite 35

Technischer Aufbau EPA-System Die Daten der EPA verteilen sich in der Regel auf drei Systeme:

Technischer Aufbau EPA-System

Technischer Aufbau EPA-System Die Daten der EPA verteilen sich in der Regel auf drei Systeme: 

Die Daten der EPA verteilen sich in der Regel auf drei Systeme:

Personalwirtschafts-System (z.B. HCM von SAP, PAISY)

Stammdaten werden direkt eingegeben und in der Datenbank des Systems abgespeichert.

Weitere Daten (z.B. Gehalts- oder Zeitnachweise) werden vom System generiert und stehen zur Verfügung.

Archivierungs-System

Die Papierdokumente werden eingescannt und in einer Datenbank auf Grundlage sicherer Medien verfügbar gemacht.

Dateien aus Office-Anwendungen (Word, eMail, Fax, etc.) können übernommen werden und stehen ebenfalls zur Verfügung.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Das DMS verwaltet die Dokumente.

Im DMS werden Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregeln festgelegt.

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Zugriffsrechte und Bearbeitungsregeln festgelegt. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Technischer Aufbau EPA-System Personalwirtschafts- Dokumenten-Management- System System (DMS) Datenbank Anfrage

Technischer Aufbau EPA-System

Technischer Aufbau EPA-System Personalwirtschafts- Dokumenten-Management- System System (DMS) Datenbank Anfrage

Personalwirtschafts-

Dokumenten-Management-

System System (DMS) Datenbank Anfrage Anfrage Archiv- Datenbank System eingescannte Papier- Dokumente etc.
System
System (DMS)
Datenbank
Anfrage
Anfrage
Archiv-
Datenbank
System
eingescannte Papier-
Dokumente etc.

Text

Datenbank System eingescannte Papier- Dokumente etc. Text Personalsachbearbeiter TIB Partnergesellschaft Weiß,

Personalsachbearbeiter

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Realisierungsbeispiel (1) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 38

Realisierungsbeispiel (1)

Realisierungsbeispiel (1) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 38

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Realisierungsbeispiel (1) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 38
Realisierungsbeispiel (1) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 38

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Seite 38

Realisierungssbeispiel (2) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 39

Realisierungssbeispiel (2)

Realisierungssbeispiel (2) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 39
Realisierungssbeispiel (2) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 39

Text

Realisierungssbeispiel (2) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 39

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Seite 39

Phasen des Einführungsprozesses Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 40
Phasen des Einführungsprozesses Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 40

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses

Text

Phasen des Einführungsprozesses Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 40

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Seite 40

Phasen des Einführungsprozesses Phasen zur Einführung einer elektronischen Personalakte Phase 1: Vorbereitung und

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Phasen zur Einführung einer elektronischen Personalakte Phase 1: Vorbereitung und

Phasen zur Einführung einer elektronischen Personalakte

Phase 1: Vorbereitung und Bereitstellung der Papier-Dokumente Phase 2: Umwandlungsprozess der Akten Phase 3: Einsatz der elektronischen Personalakte

Produktiv- Vorbereitung Umwandlung betrieb
Produktiv-
Vorbereitung
Umwandlung
betrieb

Text

Produktiv- Vorbereitung Umwandlung betrieb Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Phasen des Einführungsprozesses Phase 2: Umwandlung der Akten  Aufbereitung der Dokumente (Entklammern, evtl. Formate

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Phase 2: Umwandlung der Akten  Aufbereitung der Dokumente (Entklammern, evtl. Formate

Phase 2: Umwandlung der Akten

Aufbereitung der Dokumente (Entklammern, evtl. Formate vereinheitlichen, Problemunterlagen identifizieren etc.)

Scannen der Unterlagen

Indexierung und Attributvergabe

Qualitätskontrolle, Nachbearbeitung (Lesbarkeit, Attribute)

Aufbewahrung, Rückgabe oder Entsorgung der Originale

Sichere Datenübergabe an Auftraggeber

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Vorbereitung
Umwandlung
Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses Was geschieht beim Scannen?  Das Dokument wird im Scanner abgetastet, die

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Was geschieht beim Scannen?  Das Dokument wird im Scanner abgetastet, die

Was geschieht beim Scannen?

Das Dokument wird im Scanner abgetastet, die Pixel-Informationen gespeichert und daraus eine so genannte "Image-Datei" erzeugt. (engl. Image = Bild)

Für die Speicherung des Bildes stehen unterschiedliche technische Möglichkeiten (Formate) zur Verfügung:

zum Beispiel: Jpg, Bmp, Pdf, Tiff

Die Formate haben unterschiedliche Eigenschaften und sind daher nicht gleich gut für eine Archivierung geeignet.

anerkannte Formate sind bspw. PDF/A und TIFF

Wichtig: Das "Image" enthält zunächst nur Bildinformationen, keine Textinformationen. Im Image kann nicht nach Stichwörtern gesucht werden usw.

Will man den Text nutzen, muss eine weiterer Arbeitsgang erfolgen, die so genannte Texterkennung.

Vorbereitung Umwandlung Einsatz TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Text
Vorbereitung
Umwandlung
Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses Texterkennung macht das Image auswertbar.  Um den Text in einer Bilddatei

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Texterkennung macht das Image auswertbar.  Um den Text in einer Bilddatei zu

Texterkennung macht das Image auswertbar.

Um den Text in einer Bilddatei zu speichern, wird eine Software zur automatischen Texterkennung eingesetzt, eine OCR-Software.

OCR = Optical Character Recognition

Moderner OCR-Software macht inzwischen die Erkennung von normalen Druckerschriftarten bis hin zu Handschriften (z. B. bei der Briefverteilung) möglich.

Es bleibt jedoch immer noch eine Fehlerquote, die zusätzliche Kontrollen erforderlich machen.

Das Ergebnis hängt auch von der Qualität der Vorlagen ab.

Wird die Bilddatei mit der Texterkennung verknüpft, kann in der so erzeugten Datei beliebig recherchiert werden.

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Vorbereitung
Umwandlung
Einsatz
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Phasen des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung  Gescannte Dokumente werden vor der Archivierung

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung  Gescannte Dokumente werden vor der Archivierung

Indexierung und Attribuierung

Gescannte Dokumente werden vor der Archivierung indexiert und mit Attributen versehen.

Zweck der Maßnahme ist es, das Wiederfinden der Dateien leichter zu machen.

Nutzung für eine differenzierte Berechtigungsvergabe (z.B. Zugriff nur auf Register 1,2 und 4).

Je stärker attribuiert wird, desto umfangreicher können die Dateien ausgewertet werden.

Je stärker attribuiert wird, desto leichter können Fehler in der Zuordnung entstehen.

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Phasen des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung 10065  Index = Verzeichnis Beurteilungen  Attribut

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung 10065  Index = Verzeichnis Beurteilungen  Attribut

Indexierung und Attribuierung

des Einführungsprozesses Indexierung und Attribuierung 10065  Index = Verzeichnis Beurteilungen  Attribut =

10065

Index = Verzeichnis

Beurteilungen

Attribut = Merkmal

Personalnummer

Registerfächer

Dokumentart

Dokumentdatum

Bericht/Protokoll

15.06.2007

Personalentwicklung

Entgelt

Sachzusammenhang

Etc.

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Datenschutz Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 47
Datenschutz Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 47

Datenschutz

Datenschutz

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Datenschutz Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 47

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Datenschutz Personalakte und Datenschutzgesetz  Die Personalakte ist kein ausgewiesener Gegenstand des

Datenschutz

Datenschutz Personalakte und Datenschutzgesetz  Die Personalakte ist kein ausgewiesener Gegenstand des

Personalakte und Datenschutzgesetz

Die Personalakte ist kein ausgewiesener Gegenstand des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Der Begriff taucht in dem Gesetz nicht auf.

Das BDSG regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, nicht aber eine bestimmte Form der Datenhaltung.

Gleichwohl unterliegt gerade die elektronische Personalakte als eine EDV-Anwendung, die ausdrücklich und konzentriert personenbezogene Daten verarbeitet, den Bestimmungen des BDSG.

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Daten verarbeitet, den Bestimmungen des BDSG. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Datenschutz § 1 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG "Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen,

Datenschutz

Datenschutz § 1 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG "Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass

§ 1 Bundesdatenschutzgesetz, BDSG

"Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird."

Das BDSG ist ein "Verbotsgesetz" mit Erlaubnisvorbehalt. Die digitale Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn, dass es eine Rechtgrundlage dafür gibt.

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es sei denn, dass es eine Rechtgrundlage dafür gibt. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Datenschutz Erlaubnis – Rechtsgrundlage  Das BDSG verlangt eine Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten zu

Datenschutz

Datenschutz Erlaubnis – Rechtsgrundlage  Das BDSG verlangt eine Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten zu

Erlaubnis – Rechtsgrundlage

Das BDSG verlangt eine Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Rechtsgrundlage kann auch das BDSG selbst sein:

§ 32 BDSG:

Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungs- verhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

einfache Personalakte wäre mit § 32 regelmäßig abgedeckt

Eine qualitative Personalakte hätte keine sichere Rechtsgrundlage.

Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können in jedem Fall eine sichere Rechtsgrundlage schaffen.

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in jedem Fall eine sichere Rechtsgrundlage schaffen. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Datenschutz Löschverpflichtung Nach § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie

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Datenschutz Löschverpflichtung Nach § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie unzulässig

Löschverpflichtung

Nach § 35 Abs. 2 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie unzulässig erhoben oder gespeichert wurden, ihre Richtigkeit nicht bewiesen werden kann oder ihre Kenntnis für die Erfüllung der AG-Pflichten nicht mehr erforderlich ist.

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der AG-Pflichten nicht mehr erforderlich ist. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Mitbestimmung Betriebsvereinbarung Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 52
Mitbestimmung Betriebsvereinbarung Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 52

Mitbestimmung

Betriebsvereinbarung

Mitbestimmung Betriebsvereinbarung

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Mitbestimmung Betriebsvereinbarung Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 52

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Betriebsvereinbarung Gegenstand  Benennung des Systems und seiner Komponenten  Definition des Begriffs

Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarung Gegenstand  Benennung des Systems und seiner Komponenten  Definition des Begriffs

Gegenstand

Benennung des Systems und seiner Komponenten

Definition des Begriffs Personalakte

Verweis auf "verteilte" Bestandteile der Personalakte Zugehörigkeit von Daten und Dateien in anderen verbundenen technischen Systemen (z.B. SAP HR)

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anderen verbundenen technischen Systemen (z.B. SAP HR) Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Betriebsvereinbarung Inhalte und Gliederung Text Register Unterlagen Einstellung Bewerbung Bewerbungs-Zeugnisse

Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarung Inhalte und Gliederung Text Register Unterlagen Einstellung Bewerbung Bewerbungs-Zeugnisse

Inhalte und Gliederung

Text

Register Unterlagen Einstellung Bewerbung Bewerbungs-Zeugnisse Personalbogen Vertrag Arbeitsvertrag
Register
Unterlagen
Einstellung
Bewerbung
Bewerbungs-Zeugnisse
Personalbogen
Vertrag
Arbeitsvertrag
Vertragsänderungen
Beendigung
Gehalt
Einstufung
Sonderzahlungen
Gehaltsnachweise
Beurteilung
Zeugnisse
Zielvereinbarungen
Abmahnungen
Weiterbildung
Fortbildungen
Sonstige
Schriftwechsel
Bescheinigungen
Persönliche Ereignisse
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Bescheinigungen Persönliche Ereignisse TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede - www.tib-hamburg.de Seite 54
Betriebsvereinbarung Einscannen der Dokumente  Dokumente nur als "Image"-Dateien  kein Abspeicherung über

Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarung Einscannen der Dokumente  Dokumente nur als "Image"-Dateien  kein Abspeicherung über

Einscannen der Dokumente

Dokumente nur als "Image"-Dateien

kein Abspeicherung über ein Texterkennungsprogramm

keine oder nur sehr beschränkte Verschlagwortung

Scannen nur durch Personen, die besonders auf die Vertraulichkeit verpflichtet wurden und die diese Aufgabe dauerhaft ausführen.

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wurden und die diese Aufgabe dauerhaft ausführen. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Betriebsvereinbarung Zugriffsrechte auf die Personalakte  Wie klein oder groß ist der Personenkreis der Zugriff

Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarung Zugriffsrechte auf die Personalakte  Wie klein oder groß ist der Personenkreis der Zugriff hat?

Zugriffsrechte auf die Personalakte

Wie klein oder groß ist der Personenkreis der Zugriff hat?

Auf wen haben Vorgesetzte Zugriff?

Sind Zugriffsbefugnisse an konkrete Aufgaben gebunden?

Sind die Berechtigungen differenziert?

Lese-, Änderungs- und Löschberechtigungen

Berechtigungen auf bestimmte Register

Zugriff auf die eigene Personalakte

etc.

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 Zugriff auf die eigene Personalakte  etc. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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Phasen des Einführungsprozesses Auswertungen / Recherchemöglichkeiten in der EPA  Es stehen folgende Daten zur

Phasen des Einführungsprozesses

Phasen des Einführungsprozesses Auswertungen / Recherchemöglichkeiten in der EPA  Es stehen folgende Daten zur

Auswertungen / Recherchemöglichkeiten in der EPA

Es stehen folgende Daten zur Verfügung:

Stammdaten

Alle Wörter aller Dokumente

Attribute der Dokumente

Denkbare Recherchen:

Mitarbeiter Standort x, älter y, Abmahnung, Familienstand, Eingruppierung, Personalbeurteilung, Fehlzeiten, Fortbildung etc.

Jede Kombination ist möglich.

Der (Alb-)Traum vom gläsernen Mitarbeiter wird möglich.

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(Alb-)Traum vom gläsernen Mitarbeiter wird möglich. Text TIB Partnergesellschaft Weiß, Michalke, Frede -

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