Manual de Operacion Del Gasto 2008

MANUAL DE OPERACIN
PARA EL EJERCICIO DEL GASTO 2008

CDIGO: MN-230000-001 FECHA ELAB: 07-02-07
REVISIN: 1 FECHA MODIF: 31-01-08

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MANUAL DE OPERACIN
PARA EL EJERCICIO
DEL GASTO 2008

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TABLA DE CONTENIDO

No. CONCEPTO PGINA

PRESENTACIN 6
MARCO LEGAL 6

NORMATIVIDAD 8

1 EN MATERIA DE ORGANIZACIN 8
1.1 Estructura Orgnica Municipal 8
1.2 Reglamentos Internos y Manuales Administrativos 9

2 EJERCICIO DEL GASTO 10
2.1 Requisitos Previos para el Ejercicio del Gasto 10

2.2 Comprobantes 10
2.2.1 Requisitos Fiscales de Comprobantes de Gastos 10

2.3 Fondo Fijo 12
2.3.1 Asignacin de Fondo Fijo 12
2.3.2 Manejo del Fondo Fijo 13
2.3.3 Lmite de Disposicin de Fondo Fijo 14
2.3.4 Exclusiones 15
2.3.5 Supervisin y Control de Fondo Fijo 15
2.3.6 Reembolso de Fondo Fijo 16

2.4 Gastos Menores 17
2.5 Gastos a Comprobar 17
2.6 Solicitudes de Pago 19
2.7 Multas. 20
2.8 Transferencias Presupuestales 20
2.9 Autorizaciones 22

2.10 Pago de Cheques 22
2.10.1 Pago por Dispersin Electrnica 23

3 SERVICIOS PERSONALES 23
3.1 Plantilla de Personal 23
3.2 Altas de Personal 24
3.3 Incrementos de Sueldos, Promociones y Nivelaciones 24

3.4 Bajas de Personal 25

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3.5 Vacaciones 25
3.6 Tiempo Extraordinario 26

3.7 Contratacin de Servicios Profesionales Independientes
(Honorarios y Otras Asesoras para la Operacin de
Programas)
26
3.7.1 Contratacin de Servicios Profesionales por Honorarios y
Asesoras.

26
3.7.1.1 Contratacin de Servicios Profesionales por Honorarios
(Pago nico)

27
3.7.2 Informe de Actividades 28
3.8 Prestaciones Laborales 28
3.9 Registro de Asistencia 28

4 SERVICIOS GENERALES 29
4.1 Servicios Bsicos 29
4.1.1 Servicio de Telefona Mvil Convencional y/o Radios 30
4.1.2 Asignacin de accesos para llamadas a celular, larga
distancia nacional, internacional y mundial en telefona
convencional.
31
4.1.3 Energa Elctrica y Agua. 32
4.1.4 Servicios de Telecomunicacin y Conduccin de Seales
Analgicas y Digitales

32

4.2 Servicios de Arrendamiento 32
4.2.1 Arrendamiento de Edificios y Terrenos 32
4.2.2 Optimizacin de Espacios Fsicos en Inmuebles Propios y
Arrendados

33

4.3 Servicios de Asesora, Consultora, Informticos Estudios e
Investigaciones

34
4.3.1 Capacitacin 34
4.3.1.1 Programa Anual de Capacitacin 34
4.3.1.2 Eventos de Capacitacin 34
4.3.1.3 Becas 35
4.3.1.4 Uso de Salas o Aulas de Capacitacin 37
4.3.2 Estudios e Investigaciones, Servicios de Informtica,
Servicios Estadsticos, Geogrficos y Atencin Mdica

37

4.4 Servicio Comercial Bancario, Financiero, Legales,
Subcontratacin de Servicios con Terceros y Gastos
Inherentes

38
4.4.1 Fletes, Maniobras y Almacenaje 38
4.4.2 Servicios Bancarios y Financieros 38
4.4.3 Seguros 38
4.4.4 Servicio de Vigilancia 38
4.4.5 Otros Servicios Comerciales 39

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4.4.5.1 Servicio de Fotocopiado 39
4.4.6 Servicio de Mantenimiento y Suministro de Impresoras 39
4.4.7 Fianzas de Fidelidad 40
4.4.8 Gastos Notariales, Avalos y Derechos 40
4.4.9 Casos Fortuitos, Robos y Accidentes 40
4.4.10 Tenencias, Placas y Verificaciones 40
4.4.11 Restitucin por Derechos de Alumbrado Pblico 41
4.5 Servicio de Mantenimiento y Conservacin 41
4.5.1 Mantenimiento y Conservacin de Mobiliario y Equipo de
Administracin

41
4.5.2 Mantenimiento y Conservacin de Bienes Informticos 42
4.5.3 Mantenimiento y Conservacin de Maquinaria y Equipo 42
4.5.4 Servicios de Mantenimiento a Inmuebles 43
4.5.5 Servicios de Lavandera, Limpieza, Higiene y Fumigacin 43
4.5.6 Mantenimiento y Conservacin de Vehculos Terrestres,
Areos, Martimos, Lacustres y Fluviales

44

4.6 Servicios de Impresin, Grabado, Publicacin, Difusin e
Informacin y Servicios de Comunicacin

45

4.7 Servicios Oficiales 46
4.7.1 Gastos de Orden Social 46
4.7.2 Congresos, Convenciones, Espectculos, Ferias y
Exposiciones

47
4.7.3 Viticos 47
4.7.4 Gastos para la Alimentacin de Servidores Pblicos de
Mando

53
4.7.5 Edecanes 53
4.7.6 Atencin a Visitantes 53

5 MATERIALES Y SUMINISTROS 54
5.1 Materiales y tiles de Oficina, Material de Limpieza 54
5.2 Productos Alimenticios para el Personal en las Instalaciones
de las Entidades

54
5.3 Productos Alimenticios para el Personal derivado de
Actividades Extraordinarias

54
5.4 Combustibles, Lubricantes y Aditivos para Vehculos
Terrestres, Areos, Martimos, Lacustres y Fluviales
destinados a Servicios Pblicos y la Operacin de
Programas Pblicos. Combustibles, Lubricantes y Aditivos
para Maquinara, Equipo de Produccin y Servicios
Administrativos

54

6 BIENES MUEBLES E INMUEBLES 55
6.1 Generales para la Adquisicin de Bienes Muebles 55
6.1.1 Equipo Audiovisual, Bienes Informticos, Equipos y Aparatos
de Comunicacin y Telecomunicaciones

58
6.1.2 Vehculos, Equipo Terrestre, Equipo de Combustible 58

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6.2 Bienes Inmuebles 58
6.2.1 Edificios y Locales, Terrenos 58
6.2.2 Bienes Donados a Favor del Municipio 59

7

INVERSIN FINANCIERA, PROVISIONES ECONMICAS,
AYUDAS, OTRAS EROGACIONES Y PENSIONES Y
JUBILACIONES Y OTRAS

59
7.1 Donativos 59
7.2 Premios, Estmulos, Recompensas, Becas y Seguros a
Deportistas

61
7.3 Apoyos a Instituciones y Agrupaciones Diversas 61
7.3.1 Convenios de Colaboracin 61
7.4 J ubilados, Pensionados 61

8 OBRAS Y ACCIONES 62
8.1 Obras Pblicas Menores 62

9 SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS 62
9.1 Subsidios para Capacitacin y Becas 63
9.2 Subsidios a Sub-Delegados 63
9.3 Subsidios por Gastos de Transicin 63
9.4 Subsidios al SMDIF, IMPLAN y FIQMA 63

10 ANEXOS 64
10.1 Calendario de Cierre de Nmina 64

REFERENCIAS DISPONIBLES EN LA INTRANETMUNICIPAL
10.2 Reglamento de Uso y Mantenimiento de Vehculos
Propiedad del Municipio de Quertaro

64

10.3 Catlogo de Cuentas 64

HOJA DE AUTORIZACIONES 65

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Esta normatividad se emite en el marco de la accin conjunta y coordinada entre la
Secretara de Administracin y la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal, de
acuerdo a lo que se establece en los artculos 49 y 50 de la Ley Para La Organizacin Poltica y
Administrativa del Municipio Libre del Estado de Quertaro.

MARCO LEGAL

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Quertaro Arteaga

Ley de Ingresos del Municipio de Quertaro, Qro.

Ley para la Organizacin Poltica y Administrativa del Municipio Libre del
Estado de Quertaro.

Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado y Municipios.

Ley para el Manejo de Recursos Pblicos del Estado de Quertaro.

Ley que establece las bases para la Entrega Recepcin Administrativa en el
Estado de Quertaro.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de
Quertaro.

Ley de Obras Pblicas del Estado de Quertaro.

Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de
Servicios del Estado de Quertaro.

Ley Estatal de Acceso a la Informacin Gubernamental en el Estado de
Quertaro.

Ley de Hacienda de los Municipios del Estado de Quertaro Arteaga.

Ley de Coordinacin Fiscal.

Ley General de Ttulos de Operaciones de Crdito.

Cdigo Fiscal de la Federacin.

PRESENTACIN

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Cdigo Fiscal del Estado de Quertaro.

Cdigo Civil del Estado de Quertaro.

Cdigo Municipal de Quertaro.

Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y
Contratacin de Servicios para el Municipio de Quertaro.

Reglamento de Concesiones del Municipio de Quertaro.

Reglamento Orgnico de la Auditoria Superior de Fiscalizacin del
Municipio de Quertaro.

Reglamento de Uso y Mantenimiento de Vehculos Propiedad del Municipio
de Quertaro.

Reglamento del Instituto Municipal de Capacitacin.

Reglamento Interior del Instituto Municipal de Planeacin.

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1. EN MATERIA DE ORGANIZACIN

1.1. Estructura Orgnica Municipal

La Administracin Municipal se organiza a travs de Dependencias que operan en el
Sector Central

Sector Central: Est integrado por Dependencias Administrativas creadas para el
despacho de los asuntos del Presidente Municipal, relacionados con las atribuciones y
funciones que le sealen los ordenamientos jurdicos aplicables.

Los niveles jerrquicos con los que cuenta la Estructura Orgnica Municipal, con
fundamento en el Artculo 30, fraccin V de la Ley para la Organizacin Poltica y
Administrativa del Municipio del Estado Libre de Quertaro, son:

Secretara
Direccin
Departamento

Secretara: Es un rgano integrado por una serie de competencias afines, mismas que
se encuentran fundamentadas en la Ley para la Organizacin Poltica y
Administrativa del Municipio Libre del Estado de Quertaro y que auxilian al Presidente
Municipal en el ejercicio de sus funciones.

Direccin: Es un rgano, cuya lnea de autoridad depende de una Secretara y lleva a
cabo las funciones encaminadas al cumplimiento de las atribuciones y facultades del
rgano que la rige. Este rgano deber contar con rganos subordinados
(Departamentos).

Departamento: Es un rgano en el que se realizan las actividades necesarias para el
cumplimiento de las funciones de la Direccin a la que se encuentre adscrito.

La estructura orgnica municipal podr tener modificaciones o adecuaciones
siempre y cuando se justifique y precise su necesidad, as como indicar el impacto
que tendrn en el proyecto estratgico de la administracin municipal.

Podrn efectuarse las modificaciones o adecuaciones que se requieran a la
Estructura Orgnica Municipal, como creacin de rganos, supresin o fusin de los
mismos, as como cambios de nomenclatura o lnea de autoridad, siempre y cuando
se haya precisado y justificado su necesidad as como el impacto que tendrn en el
proyecto estratgico de la Administracin Municipal y sealado cmo se obtendrn
los recursos financieros que implique la misma.

NORMATIVIDAD

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Todas las propuestas sern turnadas a la Secretara de Administracin para su anlisis
y validacin y presentar en su caso al H. Ayuntamiento las peticiones que, conforme
a lo establecido en el Artculo 30 fraccin V de la Ley para la Organizacin Poltica y
Administrativa del Municipio Libre del Estado de Quertaro, deban ser sometidas a la
aprobacin del mismo.

La Secretara de Administracin, previo acuerdo con el Presidente Municipal, podr
autorizar la creacin de las unidades administrativas que se requieran en cualquiera
de los tres niveles mencionados anteriormente, atendiendo a lo que establece la
misma Ley en el Artculo 50, Fraccin XVI.

Por lo anterior se podr contar con Coordinaciones Unidades Administrativas las
cuales coadyuven a la ejecucin de las actividades encaminadas al cumplimiento
de objetivos o proyectos especficos de la administracin municipal y pueden existir
en los tres niveles jerrquicos con que cuenta la Estructura Orgnica Municipal.

Los principales criterios que se tomarn en cuenta para la dictaminacin de las
peticiones de modificacin a la Estructura Orgnica Municipal, son:

El planteamiento de las funciones afines a las facultades y atribuciones de la
Dependencia solicitante.
No deber existir duplicidad de funciones o de nomenclatura con los rganos ya
existentes.
La lnea de autoridad deber ser clara y definida.
El nmero planteado de rganos subordinados deber ser acorde a la cantidad y
diversidad de funciones.
El tipo de comunicacin y el grado de coordinacin con otras reas.

Con base en la Estructura Orgnica Municipal, la Secretara de Administracin
establecer un Nmero nico de Entidad (NUE) para la asignacin y ejercicio del
presupuesto, a cada uno de los rganos autorizados.

1.2. Reglamentos Internos y Manuales Administrativos

Las Dependencias y entidades municipales debern contar con la normatividad
vigente establecida que regule el funcionamiento de las mismas con la debida
actualizacin, tal como se establece en el Artculo 30, Fraccin I, de la Ley para la
Organizacin Poltica y Administrativa del Municipio Libre del Estado de Quertaro y
en el Acuerdo del H. Ayuntamiento aprobado en sesin ordinaria de Cabildo de
fecha 27 de junio de 2006. La actualizacin de estos documentos permitir cumplir
con la normatividad establecida y proporcionar oportunamente la informacin
necesaria para su evaluacin operativa.

Para lo anterior, la Secretara de Administracin y la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorera Municipal difundirn las polticas para su actualizacin y
capacitarn al personal administrativo de cada una de las Dependencias para que
participen activamente en la elaboracin o actualizacin de los mismos. Este proceso

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ser coordinado por la Secretara de Administracin y supervisado en cuanto a
resultados obtenidos por la Auditoria Superior de Fiscalizacin del Municipio de
Quertaro.

2. EJERCICIO DEL GASTO

2.1. Requisitos Previos para el Ejercicio del Gasto

El ejercicio del gasto debe realizarse atendiendo a los principios de racionalidad
austeridad y disciplina, siempre con apego a la normatividad vigente aplicable.

Las Dependencias debern conocer los programas, el presupuesto y calendario
aprobado para el ejercicio del gasto, as como las partidas, cuentas y subcuentas
para adquirir los bienes y servicios que sean necesarios para la operacin de sus
reas.

Las Dependencias debern contar con la partida presupuestal correspondiente para
soportar su gasto y hacer uso de ella conforme a la calendarizacin propuesta y
aprobada al inicio del ejercicio.

Las Dependencias debern registrar ante la Direccin de Adquisicin y Contratacin
de Bienes y Servicios los nombres y firmas de los servidores pblicos autorizados para
efectuar compras o contratar servicios, as como en el Departamento de Proyectos
de Obra y Servicios Internos de la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios
Internos, de igual manera ante la Direccin de Egresos e Informacin Financiera
aquellos que estn facultados para autorizar gastos, recoger cheques y realizar
transferencias presupuestales, conforme a los lineamientos que establezca la
Direccin de Egresos e Informacin Financiera

Los bienes y servicios solicitados, debern estar contenidos en la clasificacin por
objeto del gasto y corresponder al grupo de cuenta y subcuenta respectivo.

Toda situacin o criterio diferente o no contemplado en este apartado podr ser
analizado y en su caso autorizado por el Titular de la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorero Municipal o el Titular de la Secretara de Administracin.

2.2. Comprobantes

2.2.1. Requisitos Fiscales de Comprobantes de Gastos

Los comprobantes que acrediten fiscalmente el gasto, debern cubrir los requisitos
establecidos en los Artculos 29 y 29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin.

Los comprobantes debern cubrir los siguientes requisitos:

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De quin expida la factura ( Proveedor):

Nombre, denominacin o razn social
Domicilio fiscal
Cdula del Registro Federal de Contribuyentes

Expedir a Nombre del Municipio:

Nombre: Municipio de Quertaro
Domicilio: Blvd. Bernardo Quintana No. 10000, Fracc. Centro Sur, C.P. 76090,
Santiago de Quertaro, Qro.
RFC: MQU-220926-DZA

Y Adems,

Lugar y fecha de expedicin.
Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen.
Valor unitario consignado en nmero.
Importe total consignado en nmero o letra.
Contener impreso el nmero de folio.
Desglose de los impuestos en los trminos de las disposiciones que deban
trasladarse en el caso de honorarios y arrendamientos.
Impuesto al Valor Agregado del 15% del subtotal (a excepcin de aquellas
adquisiciones que su tasa de impuesto sea del 0% o exento del mismo).
Contener leyendas de vigencia de impresin de comprobantes, entre otros,
conforme al artculo 29-A, fraccin IX del Cdigo Fiscal de la Federacin y las
leyendas fiscales conforme al artculo 29, prrafo VIII del mismo Cdigo.
Las operaciones aritmticas realizadas debern ser correctas, en cuanto a precios
unitarios, cantidades totales y porcentaje de IVA.
Describir detalladamente los bienes y/o servicios adquiridos, en el caso de facturas
provenientes de rdenes de Compra redactar el concepto conforme a la misma.
Contener el importe total en letra y nmeros legibles.
Contener el No. de Impresores autorizado

Solo se aceptarn facturas cuya fecha de elaboracin no sea mayor a 30 das a la
fecha de su presentacin para su reembolso o pago ante la Direccin de Egresos e
Informacin Financiera, exceptuando el cierre fiscal correspondiente, en el cual las
facturas nicamente tendrn vigencia al mes de diciembre, no en el ejercicio anual
siguiente; por lo que en todas aquellas que haya transcurrido de 31 a 45 das se
recibirn nicamente con la firma de autorizacin del Director de Apoyo
Administrativo de la Secretara de Administracin.

La factura deber contener el sello en el que se seale la codificacin contable,
evitando que ste no interfiera con los datos de fechas, conceptos, montos y
vigencias, as como contener las firmas de autorizacin correspondientes.

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Todos los Comprobantes tamao media carta o de menor tamao, debern pegarse
a una hoja tamao carta con cinta mgica a fin de evitar su prdida y facilitar la
digitalizacin.

Los Comprobantes debern contener en la parte inferior, la justificacin detallando el
bien o servicio correspondiente, sealando el concepto, motivo del gasto erogado y
rea al que ser asignado. No se recibirn facturas cuya justificacin no se apegue a
lo anteriormente descrito.

No se aceptarn comprobantes fiscales que se encuentren maltratados o rotos.

Por ningn motivo los comprobantes debern tener borraduras, tachaduras,
enmendaduras o cualquier otra alteracin al documento, ni obstruirse la verificacin
de los requisitos fiscales con sellos, firmas, codificaciones, etc.

Las facturas que ingresen por compras realizadas a travs de la Direccin de
Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios no ingresan a ventanilla nica de
pagos codificados.

Los Proveedores autorizados por la SHCP, para imprimir sus propios comprobantes
fiscales debern incluir la leyenda Contribuyente autorizado a imprimir sus
comprobantes fiscales ; el responsable del trmite deber verificarlos, as como los
dems comprobantes fiscales, su autorizacin de estos en la pgina del Sistema de
Administracin Tributaria (SAT).

El Comprobante fiscal digital deber incluir el sello digital y la cadena original as
como la leyenda Este documento es una impresin de un comprobante fiscal
digital adicionando nmero y ao de aprobacin.

2.3. Fondo Fijo
2.3.1. Asignacin de Fondo Fijo
El fondo fijo o revolvente, es una cantidad en dinero asignado a las Dependencias
que requieren realizar determinados gastos menores y contingentes en forma directa,
el cual estar soportado con un pagar que ser firmado por la persona encargada
de manejar el fondo respectivo.

La Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal ser la responsable de
afianzar a todo el personal que tenga asignado un fondo fijo a travs del llenado del
formato de la afianzadora correspondiente y cubrir el monto del mismo por cuenta
del Municipio.

Si una Dependencia requiere para su operacin de un fondo fijo, deber solicitarlo a
la Secretara de Administracin, mediante oficio, en el que indicar la necesidad de
este recurso as como el monto propuesto.

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La Secretaria de Administracin autorizar los montos de los fondos, previo estudio del
mismo, siempre y cuando ste agilice las funciones de la Dependencia y resuelva
situaciones de urgencia. Una vez autorizado, la Dependencia solicitante realizar el
trmite correspondiente ante la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera
Municipal.

La Secretara de Administracin autorizar cualquier cambio en el monto original
asignado para Fondo Fijo a peticin de modificacin solicitado por oficio por parte
de las Dependencias con base al anlisis y justificacin del mismo.

Al inicio de cada ejercicio presupuestal la Secretara de Administracin realizar una
valoracin del monto asignado, con la finalidad de determinar si se contina con el
mismo monto, se aumenta, disminuye o se reintegre a la Direccin de Egresos e
Informacin Financiera.

Para cambio de resguardante del Fondo Fijo, se realizar el reintegro total de dicho
fondo a efecto de cancelar la fianza dada de alta. El nuevo Fondo ser entregado
una vez autorizado por la Secretara de Administracin.

El servidor pblico al que le sea asignado un fondo fijo deber cubrir los siguientes
requisitos:

Ser empleado del Municipio de Queretaro y pertenecer a la plantilla de Personal
del Municipio.
Firmar el vale o pagar a su nombre por el monto total del Fondo Fijo.
Requisitar el formato de fianza de fidelidad.

2.3.2. Manejo del Fondo Fijo

Los egresos por medio del fondo fijo y en lo que se cuenta con el comprobante
correspondiente debern ser amparados con un vale de caja debidamente
identificado que representa un ttulo de crdito (pagar), el cual se rige por el
Captulo III, Artculo 170, de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito.

El vale correspondiente deber de firmarlo el servidor pblico que realizar el gasto
correspondiente, siendo ste el responsable de que el comprobante fiscal cumpla
con los requisitos mencionados en este manual.

El gasto para lo que fue solicitado el recurso del Fondo Fijo deber realizarse dentro
de los 3 das hbiles posteriores a la fecha de elaboracin del vale. La entrega de los
comprobantes fiscales para su trmite deber facilitarse al enlace administrativo
dentro de los 5 das hbiles posteriores a la fecha del comprobante fiscal y los enlaces
administrativos tendrn hasta 10 das hbiles para ingresar la solicitud de pago
correspondiente.

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En el caso de comprobacin de gastos por viticos, la entrega de los comprobantes
se realizar dentro de los 5 das posteriores a la terminacin de la comisin
correspondiente.

Si el recurso solicitado fuera mayor al valor de los comprobantes fiscales, el servidor
pblico deber regresar la diferencia al Fondo Fijo al mismo tiempo que entrega los
comprobantes fiscales correspondientes al enlace administrativo y deber firmar un
nuevo vale por el importe exacto de los documentos que se van a tramitar para
reembolso.

Si el servidor pblico, por la importancia y necesidad de realizar el gasto, presenta un
comprobante fiscal por un monto mayor al valor del vale signado, podr solicitar la
diferencia a su favor siempre que no exceda de un 10% del valor del vale y no
exceda de los lmites de gasto mencionados, en el apartado siguiente, as mismo
deber de firmar un nuevo vale, si la diferencia es mayor al valor del vale ms el 10%
se deber de tramitar la solicitud de pago correspondiente en un plazo no mayor de
5 das hbiles posteriores a la fecha del comprobante fiscal.

En caso de que el comprobante fiscal no cumpla con los requisitos de este manual o
el tipo de gasto correspondiente no proceda conforme a la normatividad vigente, el
servidor pblico tiene 3 das hbiles posteriores a la notificacin de esta situacin para
reintegrar el total del vale al Fondo Fijo correspondiente. Si no comprobara, se
solicitar la autorizacin de la Secretaria de Administracin, a travs de la Direccin
de Recursos Humanos, a fin de que el monto pendiente de comprobar le sea
descontado va nmina.

Una vez que se haya comprobado el gasto, se cancelar el Vale de Caja
correspondiente.

Toda situacin no prevista en este apartado ser analizada y en su caso autorizada
por el titular de la Secretara de Administracin y/o por el Titular de la Secretara de
Economa y Finanzas.

2.3.3. Lmite de Disposicin de Fondo Fijo

El monto mximo autorizado para reembolsar una factura a travs de Fondo Fijo, es
de $2,000.00 (dos mil pesos 00/ 100 M.N.) I.V.A. incluido; cualquier adquisicin o
contratacin de servicio superior a ste monto deber ser tramitado va requisicin
ante la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios, con apego a
la normatividad vigente.

Las compras por concepto de papelera, tiles de Escritorio y Oficina, artculos para
computadora, desechables, refrescos, jugos y agua embotellada, cuyo monto sea
mayor a $500.00 (quinientos pesos 00/ 100m ) y menor a $2,000.00 (dos mil pesos 00/ 100)
I.V.A incluido podrn ser tramitados por Fondo Fijo, siempre y cuando se cuente con el
Visto Bueno de la Direccin de Adquisicin de Bienes y Servicios.

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En caso de presentarse la necesidad de salir de comisin y se cuente con el
presupuesto autorizado correspondiente, se podr disponer del Fondo Fijo hasta por
un monto de $2,000.00 (dos mil pesos 00/ 100 M.N.) I.V.A. incluido, por persona siempre
y cuando se cumpla con lo establecido en este Manual, en el anexo de viticos.

Solo en casos excepcionales y por medio del Fondo Fijo asignado a la Direccin de
Apoyo Administrativo de la Secretara de Administracin se podr hacer cualquier
tipo de gasto contingente o de servicios y deber contar la debida justificacin.

por el titular de la Secretara de Administracin.

2.3.4. Exclusiones

Por ningn motivo se utilizar el Fondo para realizar los siguientes movimientos:

Cambiar cheques a Servidores Pblicos o Proveedores.
Anticipo de sueldos.
Autoprstamos.
Pago de horas extras.
Prestar el Fondo o parte de el para cuestiones ajenas al Municipio.

Queda excluida la compra a travs del Fondo Fijo de los artculos que a continuacin
se mencionan:

Artculos de perfumera.
Bienes muebles.

La compra de los anteriores artculos deber solicitarse, va requisicin, a la Direccin
de Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios.

2.3.5. Supervisin y Control de Fondo Fijo

El Personal de la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal as como el
de la Auditoria Superior de Fiscalizacin del Municipio de Quertaro, podr realizar
arqueos peridicamente a estos fondos, para verificar que se estn utilizando para los
fines por los que fueron solicitados. El personal responsable del Fondo Fijo deber
permitir al personal de la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal as
como de la Auditoria Superior de Fiscalizacin del Municipio de Quertaro el acceso
al mismo previa presentacin al responsable del fondo fijo del oficio de comisin
emitido para tal fin.

La Secretara de Administracin, a travs de la Direccin de Apoyo Administrativo,
podr solicitar cualquier tipo de informacin al responsable del Fondo Fijo para
elaborar los indicadores correspondientes.

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2.3.6 Reembolso de Fondo Fijo

El Fondo fijo deber reembolsarse con la periodicidad requerida para el buen
funcionamiento del rea al que se encuentra asignado y deber tramitarse mediante
Solicitud de Pago correspondiente.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera, no recibir comprobantes con una
antigedad mayor a 30 das la fecha de expedicin del comprobante, a excepcin
del cierre anual donde el comprobante ser vigente hasta el mes de diciembre.

Solo en caso debidamente justificado se podrn recibir comprobantes fiscales con
una antigedad de 31 a 45 das con el visto bueno de la Direccin de Apoyo
Administrativo.

El reembolso se efectuar mediante cheque nominativo a la persona responsable del
Fondo Fijo, el cual no podr exceder el importe total del fondo asignado.

No se aceptarn dos o ms facturas expedidas por un mismo proveedor en una
misma solicitud de pago cuya suma exceda los lmites de disposicin del fondo fijo.

Los documentos comprobatorios del fondo debern ser revisados por el responsable
de ste y/o el Enlace Administrativo antes de ser pagados, cuidando que cumplan
con los requisitos previstos en el presente Manual. Debern contar con los sellos de
recibido legibles, nombre de la persona que erog el gasto y del servidor pblico que
lo autoriz, as como el motivo y concepto de la erogacin.

Para el caso de gastos de mantenimiento menor de vehculos utilitarios, anotar los
datos del mismo, detallando el tipo de vehiculo, placas, color, numero econmico,
departamento, etc; Siempre y cuando cuente con el Visto Bueno de la Direccin de
Transportes.

Todo gasto mayor a $100.00 (cien pesos 00/100 M.N.), deber ser comprobado con
factura.

Los gastos por un importe de $100.00 (cien pesos 00/100 M.N.) o menores, podrn
comprobarse con nota de remisin o comprobante de mquina registradora con
leyendas fiscales y sello del establecimiento o por medio del formato de Gastos
Menores.

Los gastos menores no debern ser mayores del 25% del monto del reembolso
presentado por el resguardante del fondo fijo.


MANUAL DE OPERACIN

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2.4. Gastos Menores

Todo gasto menor que rebase la cantidad de $100.00 (cien pesos 00/ 100 M.N.),
deber ser plenamente justificado para que se tramite con el visto bueno de la
Secretaria de Administracin.

Para los gastos menores hasta por un monto de $100.00 (cien pesos 00/ 100 M.N) cuyo
comprobante no cuente con requisitos fiscales y se requerir llenar el Formato de
Gastos Menores, autorizado por la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera
Municipal con la siguiente informacin:

Nombre de la Dependencia municipal que lo ejerza.
El importe con nmero y letra.
El concepto detallado del bien o servicio.
Fecha y lugar donde se realiz el gasto.
Firma de quin lo efectu y servidor pblico que lo autoriza conforme al registro
de firmas autorizadas.
Copia fotosttica de la identificacin oficial vigente (Credencial del IFE o Cedula
Profesional o Pasaporte) de quien erog el gasto.
No deber de haber mas de un formato Gastos Menores por el mismo concepto
en un mismo da.

Los servicios de taxis solo sern autorizados en casos extraordinarios por lo que
debern ser justificados detalladamente tomando en cuenta lo siguiente:

Se especifique claramente el recorrido realizado, distancias cubiertas.
Se justifique el uso de este transporte.

El Formato de Gastos Menores deber contener el sello en el que se seale la
codificacin correspondiente, evitando que ste interfiera con los datos de fechas,
conceptos, montos y vigencias.

En el caso de las Delegaciones el personal de las mismas se deber coordinar
internamente, a fin de evitar en la medida de lo posible, la utilizacin de taxis para la
realizacin de trmites en las diferentes Dependencias ubicadas en el Centro Cvico.

Slo se aceptarn formatos de gastos menores, cuya fecha de elaboracin, no sea
mayor a 30 das a la fecha de su presentacin para su reembolso o pago,
exceptuando el cierre anual correspondiente, en el cual el gasto menor nicamente
tendr vigencia al mes de diciembre,

2.5. Gastos a Comprobar

Las solicitudes de gastos por comprobar emitidas por el sistema debern presentarse
en la ventanilla de la Direccin de Egresos e Informacin Financiera acompaada del
oficio original elaborado y firmado por el titular de la dependencia.

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La solicitud de gastos a comprobar incluye un pagar que representa un ttulo de
crdito (pagar), el cual se rige por el captulo III, Artculo 170 de la Ley General de
Ttulos y Operaciones de Crdito.

Los gastos a comprobar sern autorizados slo para los siguientes conceptos: viaticos
por comisiones, gastos de representacin, estmulos comunitarios, pago a
subdelegados, becas a cadetes, gastos del Ramo XX a excepcin de Obra, los
cuales debern apegarse a lo establecido en la normatividad vigente aplicable y a
lo mencionado en el presente manual para dichos conceptos en especfico.

La comprobacin que se realice deber ser congruente con el concepto y el perodo
indicado en la solicitud que dio origen al gasto a comprobar.

En caso de que el gasto haya sido menor al solicitado, el excedente ser reintegrado
directamente en las cajas recaudadoras del Municipio, enviando de manera
inmediata a la Direccin de Egresos e Informacin Financiera el recibo original a
travs de pliza de comprobacin de gastos para su aplicacin as como los
comprobantes originales que justifiquen el gasto. El remanente no deber de ser
utilizado para otro concepto, de lo contrario no sern rembolsados.

Si el gasto fue mayor a la cantidad solicitada el sistema emite una solicitud
complementaria para cubrir la diferencia correspondiente.

Los gastos debern ser comprobados dentro de los 15 das hbiles posteriores a la
fecha en que fue tramitado. En el caso de la comprobacin de viticos por comisin,
sta se deber hacer dentro de los 5 das posteriores al trmino de la comisin.

Toda comprobacin que exceda de los 15 das hbiles y que exista una justificacin
al respecto deber de llevar el visto bueno de la Secretaria de Administracin,
siempre y cuando la antigedad del comprobante fiscal no sea mayor a 30 das
naturales.

Si un servidor pblico deja de prestar sus servicios en el Municipio de Quertaro, y
tiene gastos pendientes por comprobar, deber justificar los mismos a la brevedad de
no ser as, el importe que aparece en su cuenta le ser descontado de su liquidacin
o finiquito por la Direccin de Recursos Humanos, previa autorizacin de la Secretara
de Administracin.

En caso de que sea necesario efectuar un gasto, por algn concepto no
mencionado en los prrafos anteriores, el rea usuaria deber solicitar el monto
requerido a travs de oficio, en tiempo y forma, dirigido al Secretario de Economa y
Finanzas y Tesorero Municipal, incluyendo:

Monto a solicitar.
Concepto del gasto.
J ustificacin clara y concisa.
El nombre completo del beneficiario del cheque.
Nombre del servidor pblico a quien se realizar el cargo del gasto a comprobar.

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Firma y nombre completo del Secretario de la Dependencia solicitante
autorizando el trmite, o en su caso, de la persona que ste designe.

La peticin ser analizada y en caso que proceda, contar con la autorizacin
correspondiente para efectuar su trmite.

La prepliza contable que se adjunte al oficio de solicitud deber presentarse en
estado validado con la cuenta correspondiente al gasto solicitado, conteniendo el
nombre y firma del servidor pblico que elabor, supervis y autoriz el gasto.

El Director Administrativo o Enlace de la Dependencia solicitante ser el responsable
de dar seguimiento a la comprobacin de gastos solicitados y autorizados por el
personal adscrito a la misma.

Al cierre contable de cada mes, conforme al calendario establecido por la Direccin
de Egresos e Informacin Financiera de la Secretara de Economa y Finanzas y
Tesorera Municipal emitir la relacin, por Dependencia, de las personas que se
encuentran como deudores por no haber presentado la comprobacin
correspondiente dentro del plazo establecido, notificando segn sea el caso a la
Dependencia correspondiente.

Al trabajador que no compruebe en tiempo y forma, el enlace administrativo le
invitar a travs de un comunicado para que, en un plazo no mayor a tres das
hbiles posteriores al termino del plazo inicialmente establecido, realice la
comprobacin correspondiente, o en su caso, efectu la devolucin en efectivo del
monto total o de la diferencia que no le haya sido posible comprobar.

Si reincide en la no comprobacin del gasto, se solicitar la autorizacin de la
Secretaria de Administracin, a fin de que el monto pendiente de comprobar le sea
descontado va nmina.

No se podr, en una misma solicitud de gasto a comprobar, mezclar gastos
administrativos con obras, proyectos, o con fondo fijo.

2.6. Solicitudes de Pago

Los enlaces o Directores Administrativos de cada Dependencia, sern los
responsables de la captura, en el sistema de contabilidad del SIM Financiero dentro
del mdulo de cuentas por pagar de la verificacin de afectacin en el presupuesto
y de obtener la firma de autorizacin de la Solicitud de Pago por el Titular de la
Dependencia o, en su caso, por el servidor pblico autorizado para tales efectos
conforme al formato de registro de firmas autorizadas, adems de anexar el soporte
correspondiente que justifique plenamente el gasto realizado.

Anexo a las Solicitudes de Pago se presentarn los comprobantes fiscales tomando
en cuenta lo estipulado en el presente manual.

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La Direccin de Egresos e Informacin Financiera es la responsable de verificar que la
aplicacin del gasto corresponda al concepto de la partida presupuestal, adems
de que los comprobantes estn debidamente codificados.

Es responsabilidad de los Titulares de cada Dependencias que el gasto derivado de
sus actividades cumpla con los planes y programas aprobados, as como con las
leyes y reglamentos aplicables al mbito de su competencia. Respetando que se
cumpla con las polticas de patrimonio desde el momento de la elaboracin de las
requisiciones respectivas.

Las Solicitudes de Pago debern ser entregadas en la ventanilla de pagos de la
Direccin de Egresos e Informacin Financiera de la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorera Municipal, de acuerdo al Calendario de recepcin y pagos
vigente, debidamente autorizadas, con soporte del gasto y en estado de
comprometido.

Los gastos por concepto de comidas, brindis y eventos, debern ser justificados
incluyendo la lista de beneficiarios o invitados y el programa de actividades, adems
en caso de ser eventos anexar fotografas e invitacin o programa de actividades.

Las Solicitudes de Pago que se elaboren por concepto de reembolso del Fondo Fijo
deber contener la firma del Titular de la Dependencia, o del servidor pblico que el
mismo designe.

No se podr, en una misma Solicitud de Pago, mezclar gastos administrativos con
obras, proyectos, o con fondo fijo.

En el caso de Contratos y Licitaciones se manejar un control para efectos de
resumen y estado de cuenta por parte de la Direccin de Egresos e Informacin
Financiera de la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal,

2.7. Multas

La Direccin de Transportes, de la Secretara de Administracin, no pagar multas o
recargos por el mal uso vehicular, salvo las generadas por siniestros (accidentes o
robos), siempre y cuando no exista responsabilidad del conductor del Municipio y en
los casos en que la Dependencia usuaria cuente con suficiencia presupuestal en las
cuentas correspondientes. Vase Reglamento de Uso y Mantenimiento de Vehculos
Propiedad del Municipio de Quertaro.

En las multas referentes a asuntos jurdicos, solo se pagarn aquellas que no fueron
responsabilidad del servidor pblico, de lo contrario stas corrern por su cuenta.

2.8. Transferencias Presupuestales

El formato Transferencia de Presupuesto debe presentarse en original, en estado
validado y debidamente requisitado con firma autgrafa de autorizacin segn el
catlogo de firmas registradas.

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El concepto de la transferencia es de suma importancia para la aplicacin de la
misma, por lo que sta deber ser detallada y especfica, evitando resumir,
abreviar o generalizar conceptos; cabe aclarar que la justificacin deber ser de
la cuenta a la que se transfiere el recurso.

Las transferencias de meses posteriores para el mes actual no estn autorizadas
por lo que reiteramos el cumplimiento de la calendarizacin que realice su
dependencia.

Las transferencias que se realicen entre gasto administrativo (grupo 5-1, 5-2, 5-3) y
gasto social (5-4, 5-5, 5-6 Y 5-7) no estn autorizadas.

Las transferencias donde se involucran concentradoras y/o rectoras tales como: El
rubro de Servicios Personales, Honorarios, J ubilados y Pensionados; Arrendamiento
de Edificios y Locales; Arrendamiento de Maquinaria y Equipo (fotocopiado);
Servicio de Telefona Convencional; Servicio de Telefona Celular; Servicio de
Energa Elctrica; Servicios de Agua Potable; Servicios para Capacitacin a
Servidores Pblicos; Mantenimiento y Conservacin de Vehculos Terrestres, Areos,
Martimos, Lacustres y Fluviales; Mantenimiento y Conservacin de Maquinaria y
Equipo Pesado; Tenencias, Placas y Verificaciones; Seguros de Bienes
Patrimoniales; Mantenimiento y Conservacin de Inmuebles, Servicios de
Vigilancia; Combustibles, Lubricantes y Aditivos para Vehculos Terrestres, Areos,
Martimos, Lacustres y Fluviales; as como; Concesiones de Relleno Sanitario,
Papeleras y Contenedores; Consumo de Alumbrado Pblico; Servicios Bancarios y
Financieros; Restitucin por Derechos de Alumbrado Pblico; Bienes Informticos y
Deuda Pblica; slo estn autorizadas a las Dependencias Rectoras.

Las transferencias para la adquisicin de activos, debern incluir el requerimiento
plenamente justificado con el visto bueno de la Entidad Rectora, segn formato
emitido por la Secretara de Administracin y debidamente requisitado (Vo.Bo. y
Sello), Dichas transferencias sern autorizadas por el Secretario de Economa y
Finanzas y Tesorero Municipal y sern aplicadas una vez que se tenga dicha
autorizacin.

Slo se podr transferir presupuesto dentro del mismo Proyecto (NUP), es decir, no
se deber transferir presupuesto de gasto operativo municipal (GOM) a proyectos
especiales. Estn permitidas las trasferencias de proyectos del GOM al NUP de
Cuentas Concentradoras.

Las transferencias debern ser entregadas en la ventanilla de la Direccin de
Egresos e Informacin Financiera antes de las 12:00 horas para que sean aplicadas
dentro de las 24 horas siguientes, si el trmite se entrega posteriormente se
realizar la aplicacin dentro de las 48 horas siguientes.

Cualquier situacin diferente a lo mencionado en este apartado para su trmite
deber llevar el visto bueno de La Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera
Municipal.

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Pg. 22 de 65 FM-230510-002-REV(0)

2.9. Autorizaciones

Cada Dependencia ser la responsable del ejercicio del gasto del Presupuesto que le
fue asignado a excepcin de las cuentas que estn sealadas en el Catlogo como
Rectoras y Concentradoras, siempre con apego a la normatividad aplicable.

Los Titulares de las Dependencias o los servidores pblicos que stos designen,
contarn con la autorizacin para ejercer el gasto, siempre y cuando sus firmas se
encuentren registradas en el Control de Firmas que se encuentra bajo el resguardo
de la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal.

El trmite para solicitar el ejercicio del gasto, deber realizarse de manera oportuna y
cumpliendo con todos los requisitos de informacin y documentacin solicitada para
cada uno de los conceptos, los cuales se encuentran determinados en el anexo de
Requisitos para el Ejercicio del Gasto del presente Manual.

Cuando el trmite sea a travs de la Direccin de Adquisicin y Contratacin de
Bienes y Servicios ver el Apartado correspondiente a Adquisiciones.

Adicional a las polticas generales que se determinen para el ejercicio del gasto, se
aplicarn las que procedan en forma especfica para cada cuenta contable.

Los requisitos que se soliciten para el trmite, autorizacin y ejercicio del gasto, son
enunciativos mas no limitativos, por lo que la Secretara de Administracin y la
Secretara de Econmica y Finanzas y Tesorera Municipal podrn solicitar la
documentacin e informacin complementaria.

La documentacin que por alguna causa justificada no sea entregada o no cumpla
con alguno de los requisitos establecidos por el presente Manual de Operacin para
el Ejercicio del Gasto, se someter a consideracin del Titular de la Secretara de
Administracin o Secretario de Economa y Finanzas y Tesorero Municipal a fin de que
se determine, si procede o no, el realizar el trmite correspondiente.

2.10. Pago de Cheques

La entrega de los cheques se har nica y exclusivamente en la ventanilla de pagos
de la Direccin de Egresos e Informacin Financiera de la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorera Municipal, dentro de los das y horarios establecidos.

La persona que efectu el cobro del cheque, ya sea persona fsica o moral, deber
anotar en la pliza cheque la fecha en que recibe el cheque, su nombre completo
con apellidos y su firma tal y como aparece en la identificacin que presenta para el
cobro.

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En caso de extravo del contrarrecibo original, se elaborar un escrito dirigido al
Director de Egresos e Informacin Financiera, solicitando la reimpresin del mismo,
especificando la causa e identificndose plenamente. Una vez autorizada la
reimpresin este ser liberado para pago.

Si al beneficiario del cheque (Persona Fsica) no le es posible presentarse a cobrar,
deber emitir Carta Poder simple en original por cada uno de los cheques, no se
aceptarn fotocopias ni fax.

La Carta Poder podr ser elaborada en el formato adquirido en la papelera para tal
fin o en hoja membretada de la Persona Fsica siempre y cuando contenga la
informacin que se detalla en el Anexo de Especificaciones para entrega de
Documentos.

En caso de que la persona que se presente para el cobro del cheque haya plasmado
en la pliza, una firma diferente a la que se observa en la identificacin oficial, no se
le entregar el cheque correspondiente.

2.10.1. Pago por Dispersin Electrnica

El pago a travs de dispersin electrnica se realizar nicamente para las compras
a travs de la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios y pago
de estimaciones de obra pblica.

El beneficiario deber presentar un oficio dirigido al Secretario de Economa y
Finanzas y Tesorero Municipal y/o a la Direccin de Egresos e Informacin Financiera
conteniendo los datos bancarios en los que se incluir la CLABE, Clave Interbancaria
correspondiente a fin de efectuar la dispersin solicitada.

3. SERVICIOS PERSONALES

Ser responsabilidad de la Direccin de Recursos Humanos presupuestar y ejercer
todos los conceptos relacionados con sueldos, prestaciones, indemnizaciones, pasivos
laborales, seguridad social y dems trmites generados para el pago de la nmina
del personal municipal con apego a la normatividad vigente

3.1. Plantilla de Personal

La plantilla de personal autorizada para cada Dependencia, se considerar como
base para el Presupuesto de Servicios Personales.

Las Dependencias podrn solicitar movimientos de personal durante el ao 2008,
manteniendo el costo total presupuestado para la plantilla de personal de cada una
de ellas.

En los casos en que las Dependencias requieran ampliar o modificar la plantilla
operativa o de seguridad y trnsito, debern presentar el proyecto ante la Direccin

MANUAL DE OPERACIN

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de Recursos Humanos. Las plazas podrn cubrirse una vez que la Dependencia
cuente con el presupuesto asignado para el mismo, debiendo efectuarse la
transferencia al rubro de servicios personales.

Para el caso de programas de contratacin temporal, ser responsabilidad de las
Dependencias gestionar la autorizacin del recurso con las reas correspondientes.
La Direccin de Recursos Humanos no presupuestar plazas temporales.

El clculo del presupuesto para plazas nuevas que se presenten como proyectos o
programas temporales, deber solicitarse a la Direccin de Recursos Humanos, quien
lo analizar conforme al tabulador de sueldos autorizado, as como las polticas
salariales y conforme a la plantilla de personal determinada.

La Direccin de Recursos Humanos presupuestar las suplencias por maternidad en
incapacidad permanente, conforme a la informacin histrica de estas incidencias.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera de la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorera Municipal efectuar las transferencias de los recursos para su
pago y aplicacin contable. Asimismo, mensualmente elaborar un comparativo de
las cuentas contables de egresos que afecten las nminas para determinar la
existencias de variaciones importantes entre las cuentas, por lo que de su resultado,
solicitar a la Direccin de Recursos Humanos la justificacin por escrito de las
variaciones determinadas y en su caso las correcciones correspondientes.

3.2. Altas de Personal

Todas las altas de personal en nmina de las Dependencias debern solicitarse a la
Direccin de Recursos Humanos, conforme al procedimiento establecido para tal
efecto.

La Direccin de Recursos Humanos es la responsable de validar la disponibilidad de
plazas y de presupuesto para la contratacin de personal.

Es necesario que el personal a contratarse presente oportunamente la
documentacin establecida para su expediente de personal, misma que deber
entregar a la Direccin de Recursos Humanos el da de su contratacin.

3.3. Incrementos de Sueldos, Promociones y Nivelaciones

Se presupuestar para cada ejercicio el porcentaje de incremento segn las polticas
vigentes para los trabajadores del Municipio. No se presupuestarn incrementos o
nivelaciones salariales adicionales.

Las solicitudes de promociones y transferencias de personal estarn sujetas a la
plantilla de personal presupuestada para cada Dependencia municipal.

En todos los casos las solicitudes de incremento, nivelacin o promocin de
personal, debern solicitarse a travs del Formato nico de Movimientos de Personal y

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debern contar con la firma del Titular de la Dependencia. Ser la Secretara de
Administracin la encargada de dar la autorizacin de las mismas.

3.4. Bajas de Personal

En los casos en que las Dependencias pretendan dar de baja a un empleado,
debern elaborar el Formato nico de Movimiento de Personal y recabar la firma del
Titular de la Dependencia. Este formato deber ser entregado a la Direccin de
Recursos Humanos para la autorizacin correspondiente del Secretario de
Administracin.

Las plazas en donde se haya dado de baja a un empleado, debern congelarse el
tiempo necesario para recuperar el costo indemnizatorio. Solo en caso de que se
trate de funciones sustantivas, la dependencia deber solicitar a la Secretara de
Administracin la respectiva autorizacin de contratacin de nuevo personal, quien
valorar en funcin del presupuesto existente la posibilidad de cubrir la plaza
correspondiente antes del tiempo necesario para la recuperacin del costo
indemnizatorio.

En ningn caso las Dependencias podrn poner a disposicin de la Direccin de
Recursos Humanos al personal que pretendan liquidar.

En todos los casos, las Dependencias municipales debern notificar a los trabajadores
sobre su desincorporacin hasta que sta haya sido autorizada por la Secretaria de
Administracin.

Para el caso de otros motivos de baja (como abandono de trabajo, acumulacin de
faltas, renuncia voluntaria, terminacin de nombramiento) las Dependencias
municipales debern apegarse al procedimiento establecido por la Direccin de
Recursos Humanos para integrar la documentacin requerida.

Ser necesario en todos los casos integrar el Formato de no Adeudos del Personal que
contempla la liberacin por parte de las Dependencias correspondientes y el Enlace
Administrativo o Director Administrativo, para proceder al pago de los finiquitos o
liquidaciones.

3.5. Vacaciones

La antigedad mnima que deber tener un trabajador municipal para gozar de
vacaciones ser de 6 meses.

Por ningn motivo se presupuestar el pago de vacaciones no disfrutadas para el
personal municipal.

En ningn caso se considerar la contratacin de personal para cubrir vacaciones.

En todos los casos, los perodos vacacionales prescribirn a los dos aos de haber
obtenido el derecho y no haber sido disfrutadas.

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No se podr gozar de dos periodos vacacionales consecutivos, ni acumularse con
permisos con goce de sueldo.

3.6. Tiempo Extraordinario

nicamente se presupuestar el pago de tiempo extraordinario, prima sabatina y
dominical para personal operativo.

Se presupuestar el pago de dos das de descanso semanal, sin distincin, al personal
sindicalizado y no sindicalizado.

En todos los casos, el pago de tiempo extraordinario, primas sabatinas y dominicales
deber reportarse a la Direccin de Recursos Humanos con la autorizacin del Titular
de la Dependencia, dentro de los periodos establecidos por la Direccin de
Recursos Humanos.
3.7. Contratacin de Servicios Profesionales Independientes (Honorarios y Otras
Asesoras para la Operacin de Programas)

Ser responsabilidad de cada Dependencia presupuestar los servicios por honorarios
y asesoras a contratar para cada ejercicio presupuestal.

3.7.1. Contratacin de Servicios Profesionales por Honorarios y Asesoras.

nicamente se contratarn servicios por honorarios o asesoras en los casos en que las
Dependencia requieran algn servicio profesional para un proyecto determinado y
que no pueda efectuarse a travs de la plantilla autorizada de personal.

En todos los casos en que las Dependencias requieran servicios profesionales por
honorarios o asesoras, debern enviar a la Secretara de Administracin formato de
solicitud con justificacin para su autorizacin y trmite correspondiente.

As mismo, ninguna solicitud podr realizarse con fecha retroactiva, por lo que ningn
prestador de servicios profesionales deber iniciar sus actividades hasta en tanto no se
cuente con su contrato debidamente tramitado.

Una vez autorizado el formato de solicitud de contrato de servicios profesionales la
Direccin de Apoyos Administrativos se encargar de la elaboracin del contrato
correspondiente con base a las plantillas de contratos autorizadas por la Direccin
General J urdica Municipal de la Secretara de Gobierno Municipal.

La duracin mxima del contrato ser de doce meses dentro del ejercicio del gasto
anual con el que se cuente presupuesto autorizado.

No se podrn celebrar contratos por honorarios o asesoras con aquellas personas que
tengan una relacin laboral con el Municipio.

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Pg. 27 de 65 FM-230510-002-REV(0)

El contrato original para la prestacin de servicios profesionales formar parte del
soporte de la primera pliza cheque a travs de la cual se emita el primer pago, en
las subsecuentes se anexar copia del mismo.

Los servicios proporcionados a travs de las cuentas de Honorarios y Otras Asesoras
para la operacin de programas se regirn por lo establecido en el ordenamiento
sustantivo civil aplicable en el Estado.

Los recibos de honorarios debern cubrir los requisitos que establece el Artculo 29 y
29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin y dems leyes vigentes aplicables, adems
de mencionar en el concepto el objeto del contrato y perodo de pago tal y como
lo establece el contrato respectivo.

La Solicitud de Pago se elaborar siempre y cuando el prestador del servicio presente
el Recibo de Honorarios correspondiente; as como el formato de Retencin de
Impuestos de conformidad con lo que establece el Sistema de Administracin
Tributaria SAT, especificando en el concepto de dicha Solicitud el objeto del contrato
y perodo de pago tal y como lo establece el contrato respectivo.

El contrato original por este concepto ser anexado solo en el trmite
correspondiente al primer pago del Profesionista, y copia del mismo en los trmites
subsecuentes.

Cabe reiterar que dicho trmite deber de ser tramitado a travs del Enlace
Administrativo correspondiente.

El enlace administrativo deber de llevar un control detallado, a travs de un estado
de cuenta, de cada prestador de servicios que incluya todos los pagos realizados
durante la vigencia del contrato, mismo que deber anexarlo a la Solicitud de Pago
correspondiente, firmado por la dependencia usuaria y el Enlace Administrativo
Correspondiente .

Invariablemente la Solicitud de Pago deber contener el sello con la fecha de
RECIBIDO, de la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal.

3.7.1.1 Contratacin de Servicios Profesionales por Honorarios (Pago nico)

nicamente se contratarn servicios por honorarios o asesoras en la modalidad de
pago nico en los casos en que las Dependencias requieran algn servicio profesional
que no pueda efectuarse a travs de la plantilla autorizada de personal.

Pago nico se entiende la utilizacin de servicios profesionales diversos de un solo
contribuyente por una sola ocasin en el ejercicio fiscal correspondiente. En caso de
que se requiera de los servicios profesionales por una segunda ocasin del mismo
prestador de servicios se requerir del contrato correspondiente conforme a lo
estipulado en el punto 3.7.1. de este manual.

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 28 de 65 FM-230510-002-REV(0)

A pesar de que el servicio sea considerado como pago nico pero exceda de
$50,000.00 (cincuenta mil pesos 00/ 100 ) mas I.V.A. se requerir seguir los lineamientos
establecidos en el punto 3.7.1.

Lo relativo a Comprobantes Fiscales y elaboracin de trmite de pago deber
apegarse al apartado 3.7.1

3.7.2. Informe de Actividades

El prestador de servicios deber presentar ante la dependencia responsable del
proyecto el informe de actividades en original, firmado en cada una de sus hojas
sealndose el perodo de pago y el objeto del contrato, con la finalidad de obtener
el Visto Bueno del Titular de la Dependencia o Responsable del Proyecto.

El Informe de actividades deber de ser presentado individualmente, an en el caso
de que dos o varias personas sean contratadas para cumplir con las mismas funciones
o actividades pero de diferentes proyectos.

La Dependencia solicitante resguardar el informe de actividades, sta ser la
responsable de la custodia y presentacin del mismo, en caso de ser solicitado por las
instancias revisoras tanto internas como externas. Lo anterior tal y como sea
establecido en su caso dentro del clausulado del contrato correspondiente.

En el caso de trmite de Pago nico de Honorarios y Asesorias, invariablemente se
deber anexar el Informe de Actividades del servicio prestado en original.

3.8. Prestaciones Laborales

La Direccin de Recursos Humanos es la responsable de la observancia del
cumplimiento de las prestaciones establecidas por condiciones generales de trabajo
o contratos colectivos de trabajo, as como de hacer los trmites administrativos
correspondientes para el cumplimiento de las mismas.

3.9 Registro de asistencia

Todos los empleados del municipio debern registrarse en los sistemas electrnicos
establecidos para ello en los inmuebles en donde se cuente con esta tecnologa. En
los inmuebles que no se encuentren sistematizados se llevar a cabo el control de
asistencia existente en el inmueble correspondiente.

El registro lo realizar todo el personal hasta el nivel de direccin.

El horario de trabajo ser establecido segn la dependencia y el inmueble que se
ocupe y solo se considerar vlido el que tenga registrado la Direccin de Recursos
Humanos de la Secretara de Administracin.

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Pg. 29 de 65 FM-230510-002-REV(0)

La tolerancia mxima y eventual de entrada ser de 10 minutos, aplicndose un
registro con retardo a partir de los 10 minutos de tolerancia ms un segundo. Tres
retardos en un periodo de 15 das equivalen a un da de descuento.

Las faltas se aplicarn cuando no exista uno de los registros, el de entrada o salida
incluyendo jornada mixta.

El jefe inmediato superior podr emitir una justificacin autorizando, para el caso de
falta de registro de asistencia, tanto de entrada como de salida. La Direccin de
Recursos Humanos notificar al jefe inmediato superior, con copia al Titular de la
Dependencia, de quien autoriz dichos no registros, cuando durante un mes
calendario haya autorizado ms de tres situaciones de justificacin de registros.

Las incapacidades del trabajador tendrn que ser entregadas a la Direccin de
Recursos Humanos a mas tardar 48 horas posteriores a la misma para que sean
aplicadas, de no cumplirse con lo anterior se proceder al descuento va nmina de
las faltas correspondientes.

4. SERVICIOS GENERALES

4.1. Servicios Bsicos

El presupuesto de este grupo de gasto, control, administracin y pago es
responsabilidad de la Secretara de Administracin.

La Secretara de Administracin es la encargada de realizar el pago y control de los
servicios bsicos (agua, electricidad, radio-telefona mvil y fija) de las Dependencias
Municipales, as como de cualquier trmite de contratacin, cancelacin y
modificacin de dichos servicios.

Toda solicitud de contratacin de servicio de telefona convencional, telefona mvil y
radio con telefona, deber de tramitarse a travs de la Secretara de Administracin,
quin es la encargada de gestionar, presupuestar y pagar dichos servicios, por lo que
los recibos correspondientes debern ser concentrados en la Secretara de
Administracin, a travs de la Direccin de Apoyo Administrativo.

No se realizarn pagos de servicio de telefona mvil, convencional y radio a los
nmeros que no hayan sido contratados por la Secretara de Administracin.

Los gastos derivados por descomposturas ocasionadas por mal uso de los equipos,
robo o extravo sern cubiertos directamente por el resguardante.

Para el caso de telefona convencional, la Direccin de Apoyo Administrativo es la
responsable de la cuenta concentradora y rectora.

Con la finalidad de regular el uso de la telefona convencional y mvil, la Direccin de
Apoyo Administrativo realizar anlisis peridicos de aquellos casos que lo ameriten y
aplicar, en su caso, las medidas correspondientes.

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El costo de las llamadas de larga distancia y nmeros de celulares no justificados, ser
descontado va nmina al usuario responsable de la lnea directa o extensin, y en el
caso de los conmutadores al responsable del mismo.

La Secretara de Administracin evaluar peridicamente el uso de los medios de
telefona convencional, telefona mvil y radio con telefona para el buen
funcionamiento y optimizacin de recursos de cada Dependencia, a efecto de
reubicar o dar de baja los equipos que considere no cubra con los lineamientos de
este manual.

Toda situacin o criterio diferente o no contemplado en este apartado podr ser
analizado y en su caso autorizado por el Titular de la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorero Municipal o el Titular de la Secretara de Administracin.

4.1.1. Servicio de telefona mvil, Convencional y/o radios

La telefona mvil, en cualquiera de sus modalidades o tecnologas, es una
herramienta de comunicacin entre los funcionarios pblicos con actividades
estratgicas y tambin hacia la comunicacin extramuros de los inmuebles del
municipio.

1.- El Municipio de Quertaro a travs de Secretara de Administracin, establecer las
polticas para la asignacin, uso, retiro o cualquier asunto relacionado con los
telfonos mviles en cualquiera de sus modalidades.

2.- La Secretara de Administracin a travs de la Direccin de Apoyos Administrativos
establecer y llevar a cabo los procesos de validacin, entrega y anlisis del buen
uso de cualquier telfono mvil asignado a un servidor pblico municipal.

3.- Los resguardantes y usuarios de cualquier telfono mvil sern responsables en todo
momento del buen uso que se les d a estos, la reposicin en su caso y los pagos por
servicios excedentes no autorizados.

4.- Solo se podrn asignar equipos de telefona mvil a aquellos empleados que estn
en la estructura formal del municipio, no se asignarn equipos a prestadores de
servicios profesionales ni asesores

5.- Solo se harn reemplazaos de equipo cuando se haya concluido con la vida til del
equipo que es de 12 o 18 meses segn planes contratados.

CRITERIOS PARA LA ASIGNACIN DE TELEFONA MVIL

1.- Al presidente municipal
2.- A los miembros del Ayuntamiento
3.- A los titulares de las dependencias del gabinete legal
4.- A los delegados municipales
5.- A los coordinadores generales
6.- A los Secretarios tcnicos o adjuntos

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7.- A los Directores que por las actividades estratgicas justifiquen el uso de telefona
mvil.
8.- A los J efes de Departamento que por sus actividades estratgicas, que a
continuacin se detallan y cumplan con el perfil, sea necesario.
9.- A los servidores pblicos que por actividades de seguridad, inspeccin, servicios
municipales, de proteccin o atencin a los ciudadanos y que cumplan con los
lineamientos que a continuacin se detallan y que el titular de la dependencia
justifique bajo los siguientes criterios:

Ser empleado con plaza base del Municipio de Quertaro
Realizar las siguientes actividades;

Actividades de supervisin extramuros
Actividades de inspeccin
Actividades de seguridad y proteccin civil
Escolta de Presidencia y de funcionarios de Seguridad Pblica

CRITERIO PARA LA ASIGNACIN DE PLAN TARIFARIO DE TELEFONA MVIL

1.- A los funcionarios pblicos nombrados en los numerales del uno al tres, se les
asignar un plan tarifario con las posibilidades de mayor nmero de minutos en
telefona, radio ilimitado y la posibilidad de llamadas a celular y larga distancia.

2.- Para todos los dems funcionarios, que cumplan con los lineamientos de esta
manual, se les asignar equipos con plan que contenga radio ilimitado en el mnimo
plan tarifario establecido.

3.- En el caso especfico que un servidor pblico de los considerados del numeral 4 en
adelante requiera por sus actividades de inspeccin, seguridad o supervisin, un plan
tarifario ms amplio, se le podr asignar previa solicitud y visto bueno por parte de la
Direccin de Apoyo Administrativo de la Secretara de Administracin.

4.- En el caso extraordinario que se requiera adicionar crdito a plan limitado, se
solicitar por escrito o va correo electrnico a la Direccin de Apoyo Administrativo
de la Secretara de Administracin, con la justificacin correspondiente quien dar su
visto bueno y realizar el trmite correspondiente.

4.1.2. Asignacin de accesos para llamadas a celular, larga distancia nacional,
internacional y mundial en telefona convencional.

La autorizacin para la asignacin de accesos deber ser autorizada y solicitada por
el Titular de la dependencia en el formato correspondiente y remitirlo a la Secretara
de Administracin.

Solo se podrn hacer llamadas en todas las modalidades de carcter oficial.

Quien tenga bajo su responsabilidad una clave telefnica para llamadas en
cualquiera de sus modalidades deber de llevar el registro correspondiente con los

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detalles de las llamadas realizadas y hacer llegar dicho formato a la Direccin de
Apoyos Administrativos dentro de los 5 primeros das hbiles de cada mes.

La vigencia de la clave es de un ao a partir de su asignacin y se considera larga
distancia internacional Estados Unidos y Canad, y mundial el resto del mundo.

Cuando se detecten llamadas no oficiales, la Secretara de Administracin notificar
lo correspondiente a la Auditoria Superior de Fiscalizacin para que proceda
conforme a la normatividad correspondiente.

4.1.3. Energa elctrica y agua.

La Secretara de Administracin a travs de la Direccin de Apoyos administrativos
ser la responsable de contratar el servicio, elaborar la integracin del monto a pagar
por Dependencia y turnarla a la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera
Municipal oportunamente para el trmite del pago.

4.1.4 Servicios de Telecomunicacin y Conduccin de Seales Analgicas y
Digitales

La Direccin de Sistemas de Informacin ser la responsable de contratar el servicio,
elaborar la integracin del monto a pagar por Dependencia y turnarla a la Direccin
de Egresos e Informacin Financiera oportunamente para el trmite de pago.

4.2. Servicios de Arrendamiento

4.2.1. Arrendamiento de Edificios y Terrenos

La Secretara de Administracin es la nica facultada para autorizar los
arrendamientos por cambio de oficinas y bodegas, por lo cual los contratos de
arrendamiento sern gestionados despus de analizar y verificar cada situacin.
Es as que las Dependencias y entidades debern evaluar su situacin al respecto,
coordinadamente con la Secretara de Administracin, a fin de incluir en la propuesta
presupuestaria exclusivamente los arrendamientos indispensables.

La forma de pago de los arrendamientos ser mensual y para dar cumplimiento
deber apegarse a lo siguiente:

Tener contrato de arrendamiento vigente y debidamente autorizado por el
Comit de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Contratacin de
Servicios para el Municipio de Quertaro.

Los recibos de arrendamiento debern cumplir con los requisitos que marcan los
artculos 29 y 29-A del Cdigo Fiscal de la Federacin, y en el caso de existir
retencin del 10% del ISR, anexar formato 37-A, firmado por el contribuyente.

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El pago por concepto de arrendamientos de inmuebles se tramitar a travs de la
Direccin de Apoyos Administrativos ante las oficinas de la Direccin de Egresos e
Informacin Financiera de la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera
Municipal, presentando la documentacin antes mencionada, para elaborar la
Solicitud de Pago debidamente autorizada.

El arrendamiento de inmuebles ser cubierto conforme al monto pactado en el
contrato.

El contrato Original formar parte del soporte de la pliza cheque, en la que se emita
el primer pago, en los pagos subsecuentes se anexar copia del mismo.

4.2.2. Optimizacin de Espacios Fsicos en Inmuebles Propios y Arrendados

Se procurar ubicar a las Dependencias y Entidades en los inmuebles propiedad del
Municipio de Quertaro, con el objetivo de optimizar los espacios propios y disminuir
los compromisos contractuales por concepto de arrendamiento.

Las Dependencias que consideren necesario realizar acciones de optimizacin de
espacios, debern evaluar su situacin en forma coordinada con la Secretara de
Administracin por conducto de la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios
Internos, quien validar su factibilidad en funcin del aprovechamiento de los
espacios con inmuebles propios del Municipio.

En el caso de remodelacin a oficinas, las Dependencias debern gestionar la
transferencia de los recursos necesarios y posteriormente la Secretara de
Administracin ser quien realice los trabajos de acondicionamiento.

La Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos solicitar el visto bueno
de la Unidad Municipal de Proteccin Civil y en su caso, el visto bueno de la Direccin
de Sitios y Monumentos del Gobierno del Estado y el INAH para cumplir con los
parmetros de seguridad y la capacidad de las instalaciones.

Otros Arrendamientos: los arrendamientos de maquinaria y equipo, equipo y bienes
informticos, vehculos terrestres, areos, martimos, lacustres y fluviales para servidores
pblicos, mobiliario y equipo de comunicacin, se realizarn de conformidad a lo
establecido en la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y
Contratacin de Servicios para el Municipio de Quertaro.

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4.3. Servicios de Asesora, Consultora, Informticos, Estudios e Investigaciones

4.3.1. Capacitacin

El Instituto Municipal de Capacitacin es la nica instancia facultada para ejercer el
presupuesto por concepto de capacitacin y adiestramiento de los trabajadores del
Municipio de Quertaro.

Todo asunto o criterio diferente de este apartado podr ser analizado y en su caso
autorizado por el Titular de la Secretara de Administracin.

4.3.1.1. Programa Anual de Capacitacin

El Instituto Municipal de Capacitacin llevar a cabo una deteccin de necesidades
de capacitacin (DNC), para la elaboracin del Plan Anual de Capacitacin.

El presupuesto para capacitacin, se asignar con base en las necesidades
establecidas y detectadas en la DNC, hacindolo del conocimiento del Secretario o
Titular de cada una de las Dependencias.

El presupuesto del Instituto Municipal de Capacitacin slo se aplicar a los servidores
pblicos que estn en la plantilla de personal del Municipio, administrada por la
Direccin de Recursos Humanos de la Secretara de Administracin.

La Secretara de Seguridad Pblica Municipal, manejar su propio presupuesto para
capacitacin a travs de los recursos federales destinados para ello y se vincular
con el Instituto Municipal de Capacitacin para eventos de carcter de
capacitacin institucional y de especializacin, considerando la disponibilidad
presupuestal otorgada por el Instituto.

Las entidades paramunicipales manejarn su propio presupuesto para la
capacitacin y se vincularn con el Instituto Municipal de Capacitacin para
eventos de capacitacin de carcter institucional.

4.3.1.2. Eventos de Capacitacin

Los eventos de capacitacin se programarn, tramitarn y autorizarn a travs del
Instituto Municipal de Capacitacin de acuerdo a las prioridades y disponibilidad de
presupuesto.

Los eventos se realizarn en las salas del Instituto Municipal de Capacitacin y en
caso de que la Dependencia solicitante requiera un saln o espacio fsico externo,
sta realizar la contratacin y cubrir el costo correspondiente de acuerdo a los
lineamientos para el ejercicio del gasto

El Instituto Municipal de Capacitacin har los trmites de pago correspondientes
para el instructor si los hubiere, previa integracin del expediente con la

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documentacin y evidencias del curso impartido, de acuerdo al Reglamento del
Instituto Municipal de Capacitacin, Captulo Segundo del Titulo II, Artculo 21.

El Instituto Municipal de Capacitacin no se hace responsable de proporcionar
servicio de alimentos y bebidas (agua, caf), ni reproduccin de material para los
eventos extraordinarios.

Cuando el servicio contratado tenga como propsito el impartir cursos, el prestador
del servicio, deber entregar un Programa del curso en el que se establezcan;
objetivos, estrategias, alcance y beneficios que obtendr el personal del Municipio o
la ciudadana con la imparticin del curso.

En caso de no contar con un programa se debern anexar folletos o material a utilizar
en el curso.

La fecha y hora de la imparticin del curso deber coincidir con la estipulada en el
programa del mismo.

Slo se aceptarn como comprobante para el ejercicio del gasto, copia simple de las
listas de asistencia firmadas por las personas que acudieron al curso, o en su defecto,
copia del diploma otorgado a cada uno de los asistentes al curso, no se aceptarn
oficios o comunicados relacionando los nombres de las personas autorizadas a asistir
al curso.

En caso de cursos forneos no se incluyen viticos, los viticos requeridos para asistir a
un evento de capacitacin los cubrir la Dependencia en la que labora el solicitante,
misma que deber realizar los trmites necesarios.

Los cheques que se emitan por concepto de capacitacin se elaborarn a nombre
de la Institucin o del Instructor, slo en el caso de que el empleado haya cubierto
previamente el costo de la capacitacin autorizada se elaborar el cheque
nominativo correspondiente, para lo cual deber de anexar el comprobante del
pago realizado.

4.3.1.3. Becas

El servidor pblico interesado en su profesionalizacin a travs de diplomados,
licenciaturas o maestras, deber hacer la propuesta al Instituto Municipal de
Capacitacin, llenando el formato de Solicitud de Becas para Estudios Superiores,
con la firma del Secretario o Titular de la Dependencia a la que pertenece.

El Instituto Municipal de Capacitacin a efecto de definir los porcentajes de apoyo,
observar los siguientes criterios:

El presupuesto autorizado para el ejercicio fiscal.
Los convenios de colaboracin con Instituciones Educativa.
Los beneficios institucionales de la profesionalizacin requerida.
El nmero de solicitudes recibidas.

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La percepcin econmica del Servidor pblico.
La plantilla de personal de la Secretara o Dependencia.

Matriz de asignacin:

% de Aprobacin
Sueldo Mensual Neto
Licenciatura Diplomado Maestra
Hasta $ 12,000.00 Hasta un 70 Hasta un 70 Hasta un 70
$12,001.00 a $ 17,000.00 Hasta un 50 Hasta un 50 Hasta un 50

$27,001.00 a $ 32,000.00
Hasta un 10 Hasta un 0 Hasta un 10
Mayor a $ 32,001.00 - Hasta un 10 Hasta un 10

El solicitante deber entregar la siguiente documentacin:

Programa del curso o evento.
Boletn de cuotas emitido por la Institucin Educativa.
Oficio en el cual justifique los estudios a cursar incluyendo el compromiso de
concluir el perodo en el que ser apoyado.
Comprobante de calificaciones con evaluacin mnima de 8 sobre 10 u 80 sobre
100.
Copia de comprobante de ingresos (recibo de pago y compensacin)

Los recargos que se generen por la falta de pago oportuno de las mensualidades,
sern cubiertas por el trabajador que se encuentra cursando la carrera.

El Instituto Municipal de Capacitacin, no est obligado a renovar de manera
automtica la beca de estudios de los servidores pblicos, en los programas de las
Licenciaturas, Maestras o Postgrados.

De acuerdo a lo establecido en el Reglamento del IMC, Capitulo Tercero del Ttulo II,
Articulo 28, el Instituto podr retirar los apoyos para profesionalizacin.

El beneficiario se compromete a reintegrar el total del apoyo otorgado por el
Municipio de Quertaro, si ste no concluyera el periodo por el cual fue becado.

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En caso de que el participante se separe voluntariamente de la Administracin
Municipal, deber reintegrar el monto asignado en el ltimo periodo, para el pago de
la profesionalizacin que le fue otorgado por el IMC.

Despus de haber sido asignada la beca, el beneficiario deber firmar la Carta-
Compromiso de solicitud de beca y evento de capacitacin para comprobacin de
gastos en tiempo y forma.

4.3.1.4. Uso de Salas o Aulas de Capacitacin

Las salas o aulas de capacitacin sern administradas por el Instituto Municipal de
Capacitacin y se prestarn a otras Dependencias de acuerdo a la disponibilidad y a
las prioridades del Programa General de Capacitacin del Instituto.

La Dependencia deber solicitar el uso de la sala de capacitacin mediante la
elaboracin del formato de reservacin, con un mnimo de 5 das de anticipacin,
especificando el tipo de evento, el nmero de participantes y la hora de entrada y
salida.

4.3.2. Estudios e Investigaciones, Servicios de Informtica, Servicios Estadsticos,
Geogrficos y Atencin Mdica

La contratacin de estos servicios deber realizarse a travs de la Direccin de
Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios segn la Ley de Adquisiciones,
Enajenaciones y Arrendamientos de Bienes Muebles e Inmuebles.

Para el pago correspondiente por este concepto se anexar copia del estudio,
investigacin o proyecto, en original y firmado en cada una de sus hojas.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera no tramitar pagos si en la vigencia
del Contrato de Prestacin de Servicios, se seala fecha con carcter retroactivo a la
fecha de su elaboracin.

Se debern respetar los periodos de pago especificados en las clusulas del contrato,
siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos solicitados para el pago.

El Contrato original formar parte del soporte de la primera pliza cheque a travs de
la cual se emita el primer pago, en las subsecuentes se anexar copia del mismo.

Slo se recibirn los contratos en el que se seale el nombre completo del Prestador
de los Servicios, sin abreviaturas. Asimismo, slo se recibirn aquellos contratos en los
que el nombre del prestador del servicio coincida con la dems documentacin
presentada para su trmite.

En el caso, de que el contrato seale en alguna de sus clusulas que existe anexo de
referencia, ste deber adjuntarse al mismo, a fin de realizar el trmite de pago, en
caso contrario, no se llevar a cabo dicho trmite hasta en tanto no se cuente con la
documentacin completa.

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4.4. Servicio Comercial Bancario, Financiero, Legales, Subcontratacin de
Servicios con Terceros y Gastos Inherentes

4.4.1. Fletes, Maniobras y Almacenaje

Para el pago de las fletes maniobras y almacenaje deber anexarse junto con la
solicitud de pago factura original con requisitos fiscales vigentes y justificando la
contratacin del servicio.

Cuando el servicio exceda de $2,000.00 (dos mil pesos 00/ 100 MN.) IVA incluido,
deber tramitarse a travs de la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y
Servicios.

4.4.2. Servicios Bancarios y Financieros

Asignaciones destinadas a cubrir el pago de servicios bancarios y financieros, tales
como pago de comisiones por manejo de cuentas bancarias, banca en lnea,
comisiones por servicios bancarios de las cuentas del Municipio de Quertaro.

En el caso de que no se cuente con el original del Estado de cuenta emitido por las
Institucin se podr entregar el impreso obtenido va Internet, como soporte para el
registro contable del mismo.

4.4.3. Seguros

La Secretara de Administracin, ser la responsable de proporcionar el seguro de
vida y el seguro de gastos mdicos mayores a quien corresponda, as como el
aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Municipio.

La Secretara de Administracin es la responsable de la administracin de la cuenta
concentradora y rectora, autorizada para ejercer el presupuesto por estos conceptos.

4.4.4. Servicio de Vigilancia

Para el caso de servicios externos de vigilancia, la Direccin de Administracin
Patrimonial y Servicios Internos a travs del Departamento de Proyectos de Obra y
Servicios Internos es la responsable de la cuenta concentradora y rectora.

La contratacin de este servicio se realiza por medio de la Direccin de Adquisicin y
Contratacin de Bienes y Servicios con apego a la Ley de Adquisiciones,
Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Estado de Quertaro
as como el Reglamento respectivo.

Para el trmite del pago de dicho servicio ser indispensable presentar el contrato
vigente as como el reporte correspondiente.

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El Contrato original vigente formar parte del soporte de la pliza cheque, en la que
se emita el primer pago, en los pagos subsecuentes se anexar copia del mismo.

4.4.5. Otros Servicios Comerciales

4.4.5.1. Servicio de Fotocopiado

La Secretara de Administracin a travs de la Direccin de Administracin Patrimonial
y Servicios Administrativos, ser la responsable de proporcionar el servicio de
fotocopiado conforme al presupuesto asignado a cada Dependencia.

La contratacin de ste servicio se realiza por medio de la Direccin de Adquisicin y
Contratacin de Bienes y Servicios con apego a la Ley de Adquisiciones,

El Reporte de fotocopiado ser elaborado mensualmente por la Dependencia
usuaria, el cual deber ser firmado por el Titular y por cada Director o J efe de
departamento al que se le haya asignado clave para fotocopiado.

Las firmas a que se refiere el prrafo anterior debern estar registradas previamente
ante la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos.

El servicio externo de fotocopiado solo ser autorizado, por excepcin cuando se
trate de fotocopias de documentos que formen parte de expedientes de juzgados y
de planos de obra, para pago de dicho servicio se deber tramitar va fondo fijo de
acuerdo a lo establecido en el presente Manual.

4.4.6. Servicio de Mantenimiento y Suministro de Impresoras

La Secretaria de Administracin a travs de la Direccin de Administracin
Patrimonial y Servicios Internos, ser la responsable de proporcionar el servicio
integral al equipo de impresoras a todas las entidades del Municipio de Quertaro.

La contratacin de este servicio se realizar por medio de la Direccin de
Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios solicitado por la Direccin de
Administracin Patrimonial y Servicios Internos, con apego a la Ley de Adquisiciones,

Los servicios sern solicitados por escrito al Departamento de Proyectos de Obra y
Servicios Internos de la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos de
la Secretario de Administracin, quien canalizar y llevar el control de estos
servicios.

El Reporte del servicio integral del equipo de impresoras ser elaborado
mensualmente por el Departamento de Proyectos de Obra y Servicios Internos y la

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Dependencia usuaria, el cual deber ser firmado por el titular y sellado y por cada
director o jefe de departamento al que se le haya asignado como responsable de
cada impresora.

Las firmas a las que se refiere el prrafo anterior debern estar registradas
previamente ante la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos.

El servicio externo de mantenimiento, suministro de materiales solo ser autorizado
cuando exista la justificacin y la autorizacin correspondiente por parte de la
Secretara de Administracin.

4.4.7. Fianzas de Fidelidad

Para el pago de las fianzas deber anexarse junto con la solicitud de pago la factura
original con requisitos fiscales vigentes y justificando la contratacin del servicio.

Cuando el servicio exceda de $2,000.00 (dos mil pesos 00/ 100 MN.) IVA incluido,
deber tramitarse a travs de la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y
Servicios.

4.4.8. Gastos Notariales, Avalos y Derechos

En caso de que los pagos por estos conceptos sean extraordinarios en el ejercicio
presupuestal y no medie un contrato, se elaborar el cheque a nombre del Notario.

Se considerarn pagos extraordinarios aquellos cuyo plazo entre uno y otro pago sea
de por lo menos de seis meses.

Estos gastos debern soportarse con el acta de cabildo mediante la cual se instruya
el servicio a realizar y oficio emitido por el Notario especificando el servicio que origin
el gasto, la fecha, Dependencia, nombre de la persona y cargo o puesto a la cual le
fue proporcionado el servicio o entregada la documentacin que se gener del
mismo.

El notario una vez efectuado el pago deber entregar a la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorera Municipal el comprobante Fiscal correspondiente.

4.4.9. Casos Fortuitos, Robos y Accidentes

Cada una de las Dependencias, atendiendo al historial de siniestralidad vehicular,
deber presupuestar el importe correspondiente al mantenimiento correctivo o el
costo de deducible derivado de accidentes de trnsito.
4.4.10. Tenencias, Placas y Verificaciones

La Secretara de Administracin a travs de la Direccin de Transportes, ser cuenta
concentradora y rectora, autorizada para ejercer el presupuesto por estos conceptos.

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Ser responsabilidad de los usuarios, dar cumplimiento en tiempo y forma a las
disposiciones emitidas en materia de verificacin vehicular. Cualquier gasto originado
por incumplimiento ser cubierto por el responsable del resguardo de la unidad y por
ningn motivo podrn cargarse al presupuesto de la Dependencia.

En los casos de reposicin de placas metlicas, por extravo ser responsabilidad del
resguardante presentar a la Direccin de Transportes las constancias de no infraccin
correspondientes y en su momento, cubrir las multas que se hubiesen generado. Slo
se aplicar a la Dependencia, el importe correspondiente al trmite por el
reemplacamiento.

El Municipio de Quertaro, no cubrir multas, recargos y sanciones generadas por el
incumplimiento de los Reglamentos de Trnsito aplicables as como de la
Normatividad en materia ambiental, derivados de la responsabilidad del usuario del
vehculo propiedad del Municipio de Quertaro.
4.4.11. Restitucin por Derechos de Alumbrado Pblico

En caso de que se tenga que cumplir con un mandato judicial derivado de algn
recurso interpuesto por Persona Fsica o Moral para la restitucin del Derecho de
Alumbrado Pblico, la Unidad J urdica de la Secretara de Economa y Finanzas y
Tesorera Municipal emitir un oficio por medio del cual se solicitar el monto a
restituir por el solicitante. La cantidad a pagar ser conforme el clculo que emita la
Comisin Federal de Electricidad, que aparece en el recibo emitido por esta
dependencia y considerando los trminos establecidos en la Sentencia respectiva.

La documentacin tanto de la persona fsica o moral solicitante de la restitucin
deber coincidir plenamente con la sentencia correspondiente y cumplir con toda la
documentacin soporte requerida para que la Direccin de Egresos e Informacin
Financiera pueda realizar el pago. En caso de alguna discrepancia se proceder
conforme a la normatividad correspondiente.

El trmite anterior ser a travs de la Solicitud de Pago emitida por el Enlace
Administrativo correspondiente, anexando la documentacin antes citada.

4.5. Servicios de Mantenimiento y Conservacin

4.5.1. Mantenimiento y Conservacin de Mobiliario y Equipo de Administracin

Todo mantenimiento a mobiliario y equipo propiedad del Municipio de Quertaro,
en calidad de comodato deber ser solicitada a la Secretara de Administracin,
previa verificacin de suficiencia presupuestal de la dependencia solicitante.

La Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos, ser la responsable de
efectuar revisiones fsicas al mobiliario propiedad o en uso del Municipio con el fin de

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determinar los trabajos de conservacin y mantenimiento que se requieran, as como
la partida presupuestaria de los mismos.

4.5.2. Mantenimiento y Conservacin de Bienes Informticos

La Direccin de Sistemas de Informacin, de la Secretara de Economa y Finanzas y
Tesorera Municipal es la rectora de esta cuenta, cualquier servicio relacionado con
los bienes informticos se le debe solicitar a dicha direccin por medio de una orden
de servicio.

En caso de que sea necesario la contratacin de algn proveedor para el
mantenimiento de los bienes informticos, junto con la requisicin se debe presentar
el dictmen de la Direccin de Sistemas de Informacin para que proceda su trmite.

4.5.3. Mantenimiento y Conservacin de Maquinaria y Equipo

La Direccin de Transportes como Dependencia rectora es la encargada del
mantenimiento y conservacin de la maquinaria y equipo pesado propiedad o en
comodato o al servicio del Municipio.

Solo se autorizar el gasto de mantenimiento, de los vehculos que se encuentren
registrados en el Padrn Vehicular Municipal.

En caso de ser mantenimiento correctivo, menor a $500.00 (Quinientos pesos 00/100
M.N), lo podr tramitar el rea usuaria, a travs del fondo fijo sin la autorizacin de la
Direccin de Transportes, este gasto ser con cargo al presupuesto. Si se comprueba
el servicio por medio de una remisin deber contener fecha, marca, color, nmero
de placas, nmero econmico del vehculo, as como, nombre del resguardante y
sello del proveedor.

La Direccin de Transportes ser la encargada de programar los servicios de
mantenimiento a los talleres externos, adems deber obtener la garanta de los
servicios realizados, siendo responsable del cumplimiento de las mismas.

Los servicios de mantenimiento sern tramitados y realizados conforme a lo estipulado
en las normas y polticas de operacin de la Direccin de Transportes. Para efecto de
llevar a cabo estos servicios, las Dependencias debern contar con la suficiencia
presupuestal autorizada y conforme a la calendarizacin indicada.

La maquinaria deber ser enviada a la Direccin de Transportes para su
mantenimiento tanto preventivo como correctivo.

Los vehculos ligeros que requieran de servicio debern contar con el formato
correspondiente debidamente requisitado con los datos de kilometraje, nivel de
gasolina y falla detectada.

MANUAL DE OPERACIN

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Solo se recibirn para su mantenimiento vehculos ligeros cuando se cuente con una
suficiencia presupuestal mnima de $2,500.00 (dos mil quinientos pesos 001/ 100), por
unidad, anexando copia simple de la evidencia correspondiente.

4.5.4. Servicios de Mantenimiento a Inmuebles

Se realizar el gasto a travs de la Secretara de Administracin, considerando el
programa y autorizacin respectiva.

Toda adecuacin a las oficinas del Centro Cvico y/o inmuebles propiedad del
Municipio, arrendados o en calidad de comodato deber ser solicitada a la
Secretara de Administracin, previa verificacin de suficiencia presupuestal de la
Dependencia solicitante.

efectuar revisiones fsicas de los inmuebles propiedad o en uso del Municipio con el fin
de determinar tanto los trabajos de conservacin y mantenimiento que se requieran,
como la partida presupuestaria de los mismos. Para el caso de los inmuebles
arrendados debern ser consideradas las condiciones de cada contrato.

Para ejercer el gasto por este concepto se debern tomar fotografas antes y despus
del mantenimiento realizado, stas debern contener las fechas en que se tomaron,
o en su caso se anotar la fecha en la parte inferior de la hoja en la que se pegue la
fotografa.

El monto que se ejercer por concepto de Mantenimiento en este rengln, ser
considerado como obra menor.

4.5.5. Servicios de Lavandera, Limpieza, Higiene y Fumigacin

Edificios administrativos:

La Secretara de Administracin por medio de la Direccin de Administracin
Patrimonial y Servicios Internos, ser la responsable de proporcionar el servicio de
fumigacin a los edificios administrativos propios y rentados del Municipio,

Dicho servicio se lleva a cabo de acuerdo al calendario establecido.

El trmite de contratacin del servicio se solicita por medio de requisicin.

Para el trmite de pago de dicho servicio adems del contrato vigente se deben
anexar los reportes donde el rea usuaria haga constar que se realiz el servicio.

Edificios pblicos, mercados:
Cada Dependencia ser la responsable de solicitar el servicio va requisicin.

MANUAL DE OPERACIN

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4.5.6. Mantenimiento y Conservacin de Vehculos Terrestres, Areos, Martimos,
Lacustres y Fluviales

La Secretara de Administracin por medio de la Direccin de Transportes, ser la
responsable de proporcionar el servicio de mantenimiento y reparacin de vehculos,
maquinaria y equipo de transporte propiedad del Municipio de Quertaro, as como
de los que se encuentren en calidad de arrendamiento y comodato de acuerdo a lo
especificado en los contratos respectivos.

La Secretara de Administracin a travs de la Direccin de Adquisicin y
Contratacin de Bienes y Servicios, ser cuenta concentradora y rectora en las
cuentas de Mantenimiento y conservacin de vehculos terrestres, areos, martimos,
lacustres y fluviales y Mantenimiento y conservacin de maquinaria y equipo.

Los servicios de mantenimiento vehicular sern tramitados y realizados conforme a lo
estipulado en las normas y polticas de operacin de la Direccin de Transportes. Para
efecto de llevar a cabo estos servicios, las Dependencias debern contar con la
suficiencia presupuestal autorizada y conforme a la calendarizacin indicada.
La Direccin de Transportes ser la encargada de programar los servicios de
mantenimiento a los talleres externos, adems deber obtener la garanta de los
servicios realizados, siendo responsable del cumplimiento de las mismas.

Todos los vehculos debern ser enviados a la Direccin de Transportes para su
mantenimiento tanto preventivo como correctivo.

La Direccin de Transportes ser quien autorice el pago por mantenimiento correctivo
y reparaciones menores a travs del fondo fijo siempre y cuando no excedan de
$1,000.00 pesos por unidad por mes. Dichos conceptos podrn ser los siguientes:

Reposicin de plumas limpiadoras.
Servicios de vulcanizado de llantas por ponchaduras.
Focos, fusibles, mordazas de acumulador.
Bandas.
Lavado de chasis y engrasado (sin cambio de aceite).
Chicotes de acelerador y clutch.
Servicio de cerrajera.
Anticongelante.

Para efecto de la correcta aplicacin del concepto anterior, en ningn caso el
importe de reparacin podr ser fraccionado.

Ser motivo de amonestacin el no presentar los vehculos para mantenimiento
conforme al programa establecido por la Direccin de Transportes. De reincidir en la
irregularidad, la sancin ser el retiro de la unidad, quedando asentado en el
expediente del resguardante.

No est autorizado el pago del gasto por el lavado de carrocera y aspirado de
vehculos.

MANUAL DE OPERACIN

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Sin excepcin alguna, queda prohibida la autorizacin de gastos y pago de
mantenimiento y combustible, a vehculos que no se encuentren registrados en el
padrn vehicular del Municipio de Quertaro.

Con base en un dictamen emitido por la Direccin de Transportes sobre el estado
fsico, historial y estadstico de costo de mantenimiento por unidad, la Dependencia
deber poner a disposicin de la Secretara de Administracin, los vehculos que por
su gasto resulte incosteable su utilizacin a fin de que sta realice los procedimientos
de baja, cumpliendo con la normatividad establecida al respecto.


4.6. Servicios de Impresin, Grabado, Publicacin, Difusin e Informacin y
Servicios de Comunicacin

Todo trmite que se realice por este concepto deber contar con el visto bueno de
la Coordinacin General de Comunicacin Social Municipal en la muestra del
formato, plano, mapa o documento que se solicite para su impresin, por medio de la
Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios.

Cuando se realice una reimpresin exactamente con las mismas caractersticas,
bastara con anexar al trmite copia simple del visto bueno original de la
Coordinacin General de Comunicacin Social Municipal.

En el caso de encuadernaciones debern entregarse por escrito las especificaciones,
claras y precisas y estar avaladas por el responsable de la Dependencia Usuaria.

La Coordinacin General de Comunicacin Social Municipal ser la responsable de
ejercer el gasto por concepto de inserciones en peridicos y revistas anexando un
ejemplar en el soporte del trmite de pago.

Toda promocin que se realice deber contener el logotipo del Municipio y contar
con el visto bueno de la Coordinacin General de Comunicacin Social Municipal.

Cada Dependencia deber formular su propuesta presupuestaria para gastos de
difusin. El presupuesto aprobado quedar asignado en la partida correspondiente y
lo ejercer como entidad concentradora la Coordinacin General de Comunicacin
Social Municipal.

Las Dependencias que tramiten la suscripcin a peridicos y revistas o inserciones en
las mismas, debern anexar a las rdenes de pago un ejemplar con el fin de tener
mayor soporte sobre el pago realizado y el conocimiento del cumplimiento del
servicio.

MANUAL DE OPERACIN

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La Coordinacin General de Comunicacin Social Municipal, deber participar en la
publicacin para las bases de concurso por licitacin pblica nacional, en
coordinacin con la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y Servicios.

Todo gasto de promocin, impresin, rotulacin que involucre la imagen institucional
del Municipio de Quertaro, deber contar con el visto bueno de la Coordinacin
General de Comunicacin Social Municipal.

La impresin de formas se regir por el criterio de racionalizacin del gasto por lo que
se deber evitar utilizar procesos que resulten innecesarios u onerosos.

Cualquier tipo de material de impresin, papelera, folletos, publicaciones, tarjetas de
presentacin, etc., debern realizarse por conducto de la Secretara de
Administracin a travs de la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y
Servicios y deber anexarse un ejemplar a la solicitud de pago para la autorizacin
correspondiente.

Las formas impresas debern cumplir con el diseo y especificaciones establecidas
por la Coordinacin General de Comunicacin Social Municipal con el objeto de
institucionalizar la imagen de la Administracin.

Las tarjetas de presentacin se proporcionarn nicamente a los siguientes puestos:
Presidente Municipal, Regidores, Secretarios, Coordinadores, Directores Generales,
Directores y J efes de Departamento, as como del personal que por sus funciones as
lo requieran y debern contener el puesto conforme al nombramiento y registro que
se tiene en la Direccin de Recursos Humanos.

En la comprobacin del gasto deber anexarse un ejemplar de la impresin como
soporte.

4.7. Servicios Oficiales

4.7.1. Gastos de Orden Social

Se considerarn bajo este rubro los siguientes:

Da 6 de enero (sindicalizados)
Da del Nio 30 Abril.
Da de la Madre 10 de Mayo.
Festival Santiago de Quertaro.
Fiestas de la Ciudad.
Da de la Secretaria 20 de J ulio.
Da de Muertos 01 y 02 de Noviembre.
Festejo del da 12 de Diciembre para personal sindicalizado.
Da del Polica 21 de Diciembre.

As como la celebracin de actos conmemorativos y de orden social como eventos
patriticos, decembrinos, oficiales, deportivos, desfiles, entre otros.

MANUAL DE OPERACIN

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Todo gasto por estos conceptos que sean superiores a $2,000.00 (dos mil pesos 00/ 100
M.N.) IVA incluido, sern tramitados a travs de la Direccin de Adquisicin y
Contratacin de Bienes y Servicios, asimismo, los documentos comprobatorios
debern contener los requisitos fiscales vigentes, anexando original o copia del
programa de actividades, folleto o invitacin y mencionar a los asistentes.

El ejercicio del gasto por concepto de vinos y licores solo est autorizado para la
Secretara Particular a travs de la Direccin de Relaciones Pblicas.

4.7.2. Congresos, Convenciones, Espectculos, Ferias y Exposiciones

Estos proyectos debern contar con la autorizacin del Alcalde, las contrataciones
derivadas de estos rubros se harn por medio de la Direccin de Adquisicin y
Contratacin de Bienes y Servicios con apego a la normatividad aplicable vigente.

4.7.3. Viticos

Polticas Generales:

Los viticos solicitados para comisiones nacionales o al extranjero debern de
apegarse a los lmites determinados para cada tipo de viaje y por cada nivel, segn
el siguiente tabulador, en caso de que a la comisin asistan servidores pblicos que
entren dentro de diferentes niveles del tabulador de viticos, aplicar el tabulador de
ms alto rango aplicable de acuerdo al nivel de los comisionados.

TABULADOR DE VITICOS

PUESTO

NACIONAL
MENOS DE 24
HORAS
NACIONAL
MAYOR DE 24
HORAS
INTERNACIONAL
MAYOR DE 24
HORAS
Presidente Municipal, Regidores,
Magistrado, Secretarios, Auditor
Municipal, Coordinadores
Generales, Directores Generales de
organismos desconcentrados.
$1,500.000 $2,500.00 $3,500.00
Directores de rea, Director de
Instituto, Directores de Unidad,
Delegado Municipal, Coordinador
de rea.
$1,200.00 $2,000.00 $3,000.00
Resto de personal $900.00 $1,500.00 $2,500.00

Los montos no incluyen IVA (Impuesto al Valor Agregado)

MANUAL DE OPERACIN

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Todos los viticos debern solicitarse a la Secretara de Administracin a travs de la
Direccin de Apoyos administrativos, cuando se cuente con el presupuesto
correspondiente, al menos con siete das de anticipacin para realizar las
reservaciones correspondientes y as poder tramitar la solicitud de Gasto a
Comprobar ante la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal, con un
mnimo de 5 das hbiles anterior a la fecha requerida para la entrega del cheque.

Para la comprobacin de dichos viticos se aplican los mismos criterios que para
gastos a comprobar se establecen en el presente manual.

Cuando la comisin lo amerite y el vitico solicitado sea menor de $2,000.00 (dos mil
pesos 00/ 100 M.N.) IVA incluido por persona, segn tabulador autorizado, podr
disponerse del recurso de fondo fijo asignado a la Direccin de Apoyo Administrativo,
siempre y cuando se cuente con la autorizacin del Titular de la Dependencia.

A fin de reponer el dinero al fondo fijo, la comprobacin del viaje se considerar
como gasto del fondo fijo para solicitar posteriormente su reembolso.

Cuando no se pueda disponer del recurso del fondo fijo, se tramitar como
reembolso a travs de una Solicitud de Pago a favor del servidor pblico
comisionado, para lo cual se deber de integrar el reembolso correspondiente una
vez terminada la comisin, dentro de los cinco das posteriores al trmino de sta, no
ser necesario incluir el formato de solicitud de viticos, solo el de comprobacin de
gasto.

Todas las facturas y comprobantes fiscales de viticos debern cumplir con todos los
Requisitos Fiscales y entregarse al enlace correspondiente para su trmite ante la
Direccin de Egresos e Informacin Financiera conforme al procedimiento
establecido debidamente autorizado.

Dentro de los viticos se incluyen los gastos de camino erogados en lugares distintos al
territorio del Municipio de Quertaro.

Alimentos
Slo se cubrirn los gastos por concepto de alimentos y bebidas (refrescos, aguas).
Los gastos que se originen por bebidas alcohlicas, vinos y licores, sern cubiertos por
el comisionado.

Los pagos por concepto de propinas que no se encuentren desglosadas como tales
dentro del formato de la factura, no sern reembolsables.

En el caso de que s sean incluidas y desglosadas en el formato de la factura
expedida por el establecimiento, se reportarn en el formato de comprobacin
dentro del rubro varios y debern tomarse en cuenta para no exceder del
tabulador de viticos respectivo.

MANUAL DE OPERACIN

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Conceptos de gastos que incluye el vitico:

Hospedaje
Casetas
Alimentos
Gasolina
Taxis

Conceptos de gastos NO AUTORIZADOS:

Bebidas alcohlicas
Lavandera y/o tintorera
Tarjetas telefnicas
Entradas a espectculos o centros de diversin
Cargos por pagos por evento
Artculos de perfumera y farmacia
Servibar
Llamadas telefnicas de larga distancia
Servicio a la habitacin Room Service

Los gastos erogados que se presenten en la comprobacin de viticos y que por
alguna causa justificada rebasen los lmites establecidos en el tabulador, se
sometern a consideracin del Titular de la Secretara de Economa y Finanzas y
Tesorera Municipal o el Titular de la Secretara de Administracin a fin de que se
determine la autorizacin respectiva segn sea el caso para su pago.

Viticos Nacionales para Servidores Pblicos en el Desempeo de Funciones Oficiales

El Formato de Solicitud del Viticos lo deber autorizar el Titular de la Dependencia
solicitante.

En el Oficio de comisin, se deber especificar el nombre de la persona, puesto,
periodo del viaje, acompaantes y objeto del viaje. Los servidores pblicos
contemplados dentro del primer nivel del tabulador de viticos debern presentar
tarjeta informativa sobre la comisin a realizarse lo que har las veces de oficio de
comisin.

El oficio de comisin del personal de apoyo o staff deber ser firmado por el Titular de
la Dependencia.

En todos los casos la persona que firme los oficios de comisin deber tener la firma
registrada ante la Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal para
autorizacin de gastos.

Pasajes Nacionales para Servidores Pblicos en el Desempeo de Comisiones y
Funciones Oficiales

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 50 de 65 FM-230510-002-REV(0)

Todos los pasajes areos nacionales se tramitarn a travs de la Direccin de Apoyos
Administrativos de la Secretara de Administracin.

El tope del tabulador no considera el monto del transporte areo ya que dicha
cantidad se cubrir y reportar en forma independiente.

Los traslados a la Ciudad de Mxico debern hacerse va terrestre, por principios de
austeridad, racionalidad y disciplina en el ejercicio del gasto pblico no se autorizarn
traslados areos. No se considerar la escala en la Ciudad de Mxico cuando el
destino final sea diferente. Se podrn autorizar traslados areos a la Ciudad de
Mxico cuando por motivos promocinales el costo del boleto de avin sea inferior al
boleto por va terrestre.

Solo se autorizaran traslados areos, tanto comerciales como privados, a la Ciudad
de Mxico o cualquier otro destino al Presidente Municipal y sus acompaantes.

Cuando por algn motivo el pasaje areo no sea utilizado por cuestiones imputables
al funcionario, este deber reintegrar el total del costo del boleto dentro de los cinco
das posteriores a la fecha del primer vuelo, en caso de no hacerlo se notificar a la
Auditoria Superior de Fiscalizacin.

El boleto quedar de su uso en otra comisin


Casetas

Para las comisiones a otras entidades, se proporcionar el costo de las casetas cuyo
monto deber de reflejarse en el formato de comisin.

Se admitir como comprobante de estos gastos nicamente los recibos que se
proporcionan en las casetas de peaje, siempre y cuando las fechas de los mismos
coincidan con las fechas y el trayecto de la comisin.

En caso de no tener conocimiento de la cantidad que se gastar en el viaje por este
concepto se le entregar el monto correspondiente a las casetas para la Ciudad de
Mxico y en la comprobacin correspondiente se les cubrir el total del monto
gastado por este concepto previa entrega de comprobantes.

Gasolina y Lubricantes

Para efectos de comprobacin de gastos por combustible y lubricantes debern de
presentar el comprobante fiscal correspondiente, que contenga los requisitos fiscales
que marca la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Cdigo Fiscal de la
Federacin (CFF) y dems leyes aplicables. No se reembolsarn notas de consumo.

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 51 de 65 FM-230510-002-REV(0)

En el oficio de comisin, deber de anotarse la marca, color, nmero de placas,
nmero de control vehicular, (en caso de pertenecer al parque vehicular del
Municipio) del automvil a utilizar.

Slo se admitirn comprobantes fiscales que sean expedidos en la Ciudad de
Quertaro al inicio de la comisin para vehculos particulares, para cargas
adicionales en otras entidades federativas, se presentarn los comprobantes para el
la validacin del rendimiento de kilometraje por litro. Todos los comprobantes
debern llevar el Visto Bueno de la Direccin de Transportes.

En el caso de que el automvil requiriera de lubricantes (aceite), slo se cubrir el
concepto de este gasto, correspondiente a un litro.

No se cubrirn los montos por concepto de compra de aditivos o anticongelantes.

A fin de evitar gastos innecesarios y salvaguardar la seguridad del comisionado, ste
estar obligado a proporcionarle mantenimiento y a verificar el vehculo asignado o
de su propiedad, antes de salir a una comisin. (Slo ser con cargo al erario
municipal lo referente al vehculo propiedad del Municipio).

Si el vehculo utilizado durante la comisin es particular deber contar con una pliza
de seguro vigente que ampare riesgos de responsabilidad civil y gastos mdicos a
ocupantes. El comisionado deber portar licencia de conducir vigente.

Para comisiones nacionales slo se cubrirn viticos por concepto de cena y
habitacin de un da anterior a la fecha de inicio de la comisin, si el evento se realiza
por la maana, si el lugar se encuentra a ms de dos horas de recorrido terrestre y si la
extensin est incluida en el formato autorizado correspondiente.

Taxis

Solo est autorizado el gasto por concepto de taxis en los casos donde no se asista a
la comisin en vehculo, y en la comprobacin en lugar de incluir gastos de casetas y
gasolina y lubricantes, se incluyan boletos de autobs, tren o avin.

La comprobacin debe hacerse utilizando el formato de Gasto Menor, especificando
el recorrido realizado, las distancias cubiertas y las fechas de uso del servicio.

Arrendamiento de Vehculos Terrestres

En los casos en los que sea indispensable el arrendamiento de vehculos terrestres y
siempre y cuando no se asista a la comisin en vehculo, se deber presentar la
factura cumpliendo los requisitos fiscales en el presente manual, las fechas deben de
coincidir con el periodo de la comisin.

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 52 de 65 FM-230510-002-REV(0)

Pasajes Internacionales para Servidores Pblicos en el Desempeo de Comisiones y
Funciones Oficiales

Todos los pasajes internacionales se tramitarn a travs de la Direccin de Apoyos
Administrativos de la Secretara de Administracin.

El tope del tabulador no considera el monto del transporte areo internacional ya
que dicha cantidad se cubrir y reportar en forma independiente.

Cuando por algn motivo el pasaje areo no sea utilizado por cuestiones imputables
al funcionario, este deber reintegrar el total del costo del boleto dentro de los cinco
das posteriores a la fecha del primer vuelo, en caso de no hacerlo se notificar a la
Auditoria Superior de Fiscalizacin.

La comprobacin de los pasajes deber presentarse dentro de los cinco das de
terminada la comisin a travs del Enlace Administrativo correspondiente, para
presentarlos durante los 5 das posteriores siguientes ante la Direccin de Egresos e

La comprobacin de taxis deber hacerse utilizando el formato de Gasto Menor,
especificando el recorrido realizado, las distancias cubiertas y las fechas de uso del
servicio.

Viticos en el Extranjero para Servidores Pblicos en el Desempeo de Comisiones y
Funciones Oficiales

En todos los casos el Formato de Solicitud del Viticos y el Oficio de Comisin deber
contener la autorizacin del Presidente Municipal.

En el Oficio de comisin, se deber especificar el nombre de la persona, puesto,
periodo del viaje, acompaantes y objeto del viaje.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera, slo proporcionar los gastos a
comprobar para viticos en el extranjero cuando se cuente con la autorizacin del
Presidente Municipal en el formato de Solicitud de Viticos y Oficio de Comisin
respectivo.

Los cambios de divisa se realizarn en Casas de Cambio o Bancos a fin de obtener el
comprobante oficial, con el objeto de conocer el tipo de cambio el cul ser
considerado para la comprobacin del mismo. No se aceptar otro tipo de
comprobante para soportar el tipo de cambio de divisa.

La nica tarifa autorizada para transporte areo es la clase turista.

La comprobacin de los viticos deber presentarse a la Direccin de Egresos e
Informacin Financiera dentro de los siguientes cinco das hbiles contados a partir
del trmino de la comisin.

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 53 de 65 FM-230510-002-REV(0)

Para las comisiones en el extranjero se deber elaborar relacin de los documentos
o comprobantes (tickets, notas, etc.) que emitan los establecimientos del pas de
destino, que muestren claramente la evidencia del gasto.

Los gastos que excedan los lmites establecidos sern cubiertos por el servidor pblico.

Para la apertura del servicio de radio internacional Nextel o sistemas de Datos
BlackBerry, se deber de solicitarse a la Direccin de Apoyo Administrativo por lo
menos con dos das hbiles antes del inicio de la comisin.


4.7.4. Gastos para la Alimentacin de Servidores Pblicos de Mando

Para este rubro, se considera como personal de mando al Presidente Municipal,
Regidores, Secretarios, Delegados Municipales, Coordinadores Generales y Directores.

Cuando la Dependencia cuente con suficiencia presupuestal el consumo mximo
por evento ser de $2,000.00 (Dos mil pesos 00/ 100 M.N), propina incluida.


4.7.5. Edecanes

Este concepto se deber contratar a travs de una empresa proveedora de este tipo
de servicios y debe realizarse por medio de requisicin.

4.7.6. Atencin a Visitantes

Son las asignaciones destinadas a cubrir erogaciones, obsequios, consumos y otros
similares, que se realicen con motivo de atenciones a terceros dentro del Municipio,
originadas por el desempeo de funciones oficiales encomendadas.

Cuando la atencin a visitantes lleve implcito la entrega de uno o varios obsequios se
deber recabar la firma de recibido en la lista de beneficiarios, que contendr los
nombres de las personas a las que se les entreg el presente.

En el caso de atencin a visitantes extranjeros se deber anexar la informacin del
evento (folleto, trptico, invitacin, agenda, etc.)

La justificacin deber plasmarse de forma clara y concisa y el monto de lo erogado
ser congruente con el nmero de comensales relacionados.

En caso de que la atencin se haya manifestado a travs de algn presente el
comprobante deber contener el Visto Bueno de la Direccin de Relaciones Pblicas.

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 54 de 65 FM-230510-002-REV(0)


5. MATERIALES Y SUMINISTROS

5.1. Materiales y tiles de Oficina, Material de Limpieza

Todo requerimiento de papelera, formas, artculos de escritorio y de limpieza, rollos
fotogrficos, artculos de envoltura, sacos y valijas deber realizarse tomando como
base el catlogo existente en la Direccin de Adquisicin y Contratacin de Bienes y
Servicios, acorde a las necesidades de las Dependencias.

No se efectuar ninguna compra de artculos, cuyo servicio pueda ser proporcionado
satisfactoriamente con los que se encuentran en el inventario de bienes muebles y
enseres menores ya existente y bajo los criterios de austeridad y economa.

Respecto a los artculos de limpieza requeridos para la correcta operacin de las
oficinas, espacios deportivos, culturales y bienes inmuebles en uso del Municipio, el
trmite de requisicin ser a travs de la Direccin de Administracin Patrimonial y
Servicios Internos, quin administrar el abastecimiento a las Dependencias a travs
del personal de mantenimiento y aseo.

5.2. Productos Alimenticios para el Personal en las Instalaciones de las Entidades

Alimentos y bebidas dentro de las instalaciones y por permanencia dentro del edificio
ms all de la jornada de trabajo, adems de lo considerado como cafetera (agua,
caf, refrescos).

Monto mximo por persona: $80.00 por evento. Con comprobante fiscal.

5.3. Productos Alimenticios para el Personal derivado de Actividades
Extraordinarias

Alimentos y bebidas dentro y fuera de reas de trabajo para servidores pblicos y
terceros, entre las que se encuentran las reuniones de intercambio y otras actividades
que sean extraordinarias, con un mximo de consumo por persona de $100.00. Se
deber anexar justificacin amplia con firma del Titular de la Dependencia. Con
comprobante fiscal.

El ejercicio del gasto por concepto de vinos y licores solo lo autorizar la Secretara
Particular a travs de la Direccin de Relaciones Pblicas.

5.4. Combustibles, Lubricantes y Aditivos para Vehculos Terrestres, Areos,
Martimos, Lacustres y Fluviales destinados a Servicios Pblicos y la Operacin
de Programas Pblicos, Combustibles, Lubricantes y Aditivos para Maquinaria,
Equipo de Produccin y Servicios Administrativos

MANUAL DE OPERACIN

Pg. 55 de 65 FM-230510-002-REV(0)

El presupuesto de combustible, ser elaborado por la Secretara de Administracin a
travs de la Direccin de Transportes, quin lo asignar a cada Dependencia segn
el comportamiento histrico de la cuenta.

Los gastos por combustible, sern autorizados nicamente por la Secretara de
Administracin a travs de la Direccin de Transportes.

La Secretara de Administracin determinar y establecer cuotas fijas o mximas de
consumo de combustible, de acuerdo a la clasificacin de los vehculos y en funcin
al uso.

A efecto de garantizar el suministro de combustible, la Direccin de Transportes ser
responsable de la administracin, gestin y pago del recurso autorizado para este
concepto.

El usuario solo deber cargar combustible con el proveedor autorizado por el
Municipio.

El suministro del combustible solo se autorizar para las unidades registradas en el
Padrn Vehicular del Municipio.

Las solicitudes de incremento de combustible sern dirigidas a la Secretara de
Administracin a travs de la Direccin de Transportes, stas debern contar con la
justificacin del incremento solicitado, indicando la cantidad en litros y el periodo del
tiempo de dicho incremento.

Los usuarios de vehculos propiedad del Municipio sern responsables del buen uso
del combustible asignado, ya que stos estn destinados exclusivamente para el
cumplimiento de las funciones que les han sido encomendadas. Los usuarios sern
tambin responsables del uso racional del vehculo para optimizar el rendimiento del
combustible.

La Direccin de Transportes elaborar un reporte mensual de consumo de
combustible por Dependencia, mismo que ser enviado a cada una de ellas para su
conocimiento.

6. BIENES MUEBLES E INMUEBLES

6.1. Generales para la Adquisicin de Bienes Muebles

Toda adquisicin de muebles para oficina como lo son enseres menores, artculos de
apoyo o activo fijo, que pretenda realizar cualquier rea o departamento, deber de
ser previamente autorizada por la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios
Internos, a travs del Departamento de Administracin de Bienes Muebles, con el
objeto de apegarse al tipo de mobiliario establecido por la propia Direccin de
Administracin Patrimonial y Servicios internos.

MANUAL DE OPERACIN

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Artculos de Apoyo:

Las adquisiciones de bienes de accesorios de oficina y talleres que se realicen, cuyo
costo sea mayor a $1.00 y menor a $499.99, que no sean consumibles y no estn
considerados como enseres menores o Activo fijo y se encuentren bajo la custodia de
algn empleado del Municipio, sern considerados Artculos de Apoyo. (por ejemplo:
memorias USB, estilgrafos, calculadoras, sumadoras, quita grapas, engrapadoras,
perforadoras, despachador de diurex, organizadores de escritorio, sacapuntas
elctricos, sellos, diademas telefnicas, herramientas de trabajo, palas, picos,
desarmadores, llaves mecnicas, bocinas para el equipo de cmputo,
complementos para equipos de audio y video, celulares, equipos Nextel y sus
cargadores, cestos de basura y equiparables)

Enseres Menores:

Los bienes muebles que no renan las caractersticas para ser patrimonializados
conforme a la Normatividad de Bienes Muebles, sern considerados enseres menores,
siendo los siguientes:

Las adquisiciones de bienes muebles que se realicen y cuyo costo sea mayor a
$500.00 (Quinientos pesos 00/ 100 M.N.) hasta un monto equivalente a 60 Salarios
Mnimos para el rea geogrfica C donde se encuentra el Estado de Quertaro, y
su vida til sea hasta de 5 aos sern considerados como enseres menores.

Activo Fijo:

Toda adquisicin de muebles para oficina como lo son enseres menores, artculos de
apoyo o activo fijo, que pretenda realizar cualquier rea o departamento, deber de
ser previamente autorizada por la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios
Internos, a travs del Departamento de Administracin de Bienes Muebles, con el
objeto de apegarse al tipo de mobiliario establecido por la propia Direccin de
Administracin Patrimonial y Servicios Internos.

No se permiten compras de activo fijo a travs de los fondos fijos; el Departamento de
Contabilidad General no reembolsar dichos gastos y sern cargados a la cuenta del
servidor pblico funcionario que autoriz la erogacin. Las excepciones debern
contar con previa autorizacin de la Secretaria de Administracin.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera entregar todas las facturas
originales por compras de bienes muebles patrimonializables a la Direccin de
Administracin Patrimonial y Servicios Internos, para su respectivo registro en
inventarios, asignacin de costo y resguardo correspondiente. En caso de existir
diferencias se deber solicitar a la Direccin de Egresos e informacin Financiera su
reclasificacin contable.

Los bienes muebles propiedad de terceros o de los empleados (bienes ajenos)
debern tener el registro correspondiente, previo reporte por parte de las
Dependencias en el Departamento de Administracin de Bienes Muebles, sin importar

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el valor del mismo; en caso contrario no se permitir la salida de dichos muebles de
los edificios municipales.

Es responsabilidad de los servidores pblicos mantener actualizado el inventario fsico
de los bienes que se encuentran bajo su resguardo a travs del Departamento de
Administracin de Bienes Muebles y de los enseres menores a travs de su Director
Administrativo y Enlaces.

Para reposiciones de bienes muebles, debern apegarse a las polticas que
establezca la Secretara de Administracin a travs del Departamento de
Administracin de Bienes Muebles.

Los organismos descentralizados sern responsables del registro, custodia y
salvaguarda de los activos fijos y la documentacin que ampare los mismos; en el
caso de adquisiciones con recursos del Municipio de Quertaro, se proceder a
elaborar el comodato correspondiente.

registrar en su inventario el costo del bien adquirido y resguardar todas las facturas
originales.

La Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos conciliar
mensualmente la informacin que le enva la Direccin de Egresos e Informacin
Financiera, a travs de la relacin analtica de los bienes registrados en la
contabilidad.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera ser la responsable de vigilar las
afectaciones contables correctas de los activos fijos en los estados financieros del
Municipio, una vez validadas por el personal responsable de la Secretara de
Administracin.

Las Dependencias debern mantener conciliado y actualizado el inventario fsico de
Bienes Muebles e Inmuebles as como de enseres menores y artculos de apoyo con
la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos.

Solo podrn darse de baja, previo Acuerdo de Cabildo, los bienes muebles que
hayan sido:

Robados
Extraviados
Destruidos
Vendidos
Donados

Anexando acta ministerial o acta administrativa elaborada por el Tribunal Municipal
de Responsabilidades Administrativas del Municipio.

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Las Dependencias debern mantener actualizado el inventario fsico de sus bienes,
concilindolo con la Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos.

6.1.1. Equipo Audiovisual, Bienes Informticos, Equipos y Aparatos de
Comunicaciones y Telecomunicaciones.

Solo se ejercer el gasto en estos renglones siempre y cuando la Requisicin
contenga el Visto Bueno de la Direccin de Sistemas de Informacin, de la Secretara
de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal.

A fin de cubrir el pago del equipo, ste deber ser verificado por la Direccin de
Sistemas de Informacin y otorgar el Visto Bueno de la adquisicin a excepcin del
equipo adquirido por la Secretara de Seguridad Pblica Municipal.

Con respecto a la adquisicin de bienes informticos hardware y software-, la
Secretara de Economa y Finanzas y Tesorera Municipal, a travs de la Direccin de
Sistemas de Informacin (cuenta concentradora y rectora), ser la nica
Dependencia facultada ejercer el presupuesto de este tipo de bienes.

La Direccin de Sistemas de Informacin ser la responsable de la recepcin de los
bienes informticos y su almacenamiento. La Direccin de Administracin Patrimonial
y Servicios Internos, a travs del Departamento de Administracin de Bienes Muebles,
realizarn los resguardos personalizados de cada Dependencia.

6.1.2. Vehculos, Equipo Terrestre, Equipo de Combustible.

Para la reposicin y/o adquisicin de vehculos, cada Dependencia deber elaborar
su propuesta presupuestara, considerando que la vida til promedio del vehculo es
de cinco aos, as como las condiciones fsicas en las que se encuentre la unidad.

En la propuesta presupuestara para la adquisicin de vehculos nuevos deber
incluirse el 40% sobre el valor de la unidad por concepto de gastos de combustible,
mantenimiento, placas, verificacin y aseguramiento para que se afecten las partidas
presupuestales por cada uno de los conceptos antes mencionados.

La Direccin de Transportes de la Secretara de Administracin es la entidad rectora y
concentradora de estas cuentas, por lo que todos los trmites relativos a la
adquisicin de stos se realizarn por medio de sta Direccin con apego a la Ley de
Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratacin de Servicios del Estado.

6.2. Bienes Inmuebles

6.2.1. Edificios y Locales, Terrenos

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera enviar en forma mensual la
relacin analtica de los bienes adquiridos a la Direccin de Administracin
Patrimonial y Servicios Internos.

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La Direccin de Administracin Patrimonial y Servicios Internos ser la responsable de:

Registrar en su inventario el bien patrimonial.
Determinar el costo del bien inmueble con el que se registrar contablemente.
Resguardar las facturas originales que le turne la Direccin de Egresos e

Las correcciones que, en su caso, se originaran de la conciliacin realizada sern
informadas a travs de un oficio a la Direccin de Egresos e Informacin Financiera a
fin de que se proceda a la reclasificacin contable correspondiente.

Solo se podrn dar de baja contablemente los bienes, en el caso de que exista una
venta, donacin o permuta del mismo, anexando a la documentacin soporte el
acuerdo del Cabildo autorizando la baja por alguno de los mencionados conceptos.

La Direccin de Egresos e Informacin Financiera realizar las afectaciones contables
de los activos fijos en los estados financieros del Municipio, siempre y cuando estas se
encuentren validadas por el personal responsable de la Secretara de Administracin.

6.2.2. Bienes Donados a Favor del Municipio

Los bienes donados a favor del Municipio de Quertaro debern contar con lo
siguiente:

Bienes Muebles: Factura original o documento que avale dicha donacin.
Bienes Inmuebles: Escritura Pblica, o en su caso, el convenio correspondiente
firmado por las partes que intervienen.

7. INVERSIN FINANCIERA, PROVISIONES ECONMICAS, AYUDAS, OTRAS
EROGACIONES Y PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRAS

7.1. Donativos

Los Titulares o las personas que stos designen, de las Dependencias que a
continuacin se mencionan, sern los nicos que tendrn la facultad de otorgar
donativos por parte del Municipio.

Secretara Particular.
Secretara General de Gobierno Municipal.
Secretara de Desarrollo Social.
Secretara de Gestin Delegacional.
Delegaciones Municipales.

Formas de Apoyo

Donativo en Efectivo:
Se otorgar:

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A travs del Fondo Fijo, siempre y cuando el monto no exceda de $2,000.00 (dos
mil pesos 00/ 100 M.N.) I.V.A. incluido.

Mediante cheque a nombre del beneficiario.

Donativo en Especie:
Se otorgar el material solicitado y el pago del mismo se efectuar mediante
cheque a nombre del Proveedor, apegndose a las polticas de Adquisiciones
establecidas en el presente Manual, en caso de que el precio del material no
rebase los $2,000.00 IVA incluido se efectuar la compra a travs del Fondo Fijo.

Cuando los donativos se otorgan en especie, adicional a la documentacin
requerida, se deber anexar original de Orden de Compra y Vale de Entrada y la
copia del Contrarecibo.

Personas Fsicas:

La firma plasmada por el solicitante en la Carta de Solicitud de Apoyo, Formato de
Recibo de Donativo, Carta Solicitud Compromiso y Carta de Agradecimiento, deber
ser la misma que aparece en la copia de la identificacin oficial que proporciona
para el trmite.

Personas Morales:

La Persona que reciba algn apoyo por parte del Municipio, deber presentar
invariablemente la Autorizacin de la Secretara de Administracin Tributaria (SAT) o
en su caso, la impresin original de la autorizacin va Internet de la Persona Moral
para poder recibir donativos, en caso contrario, no ser posible proporcionar el
apoyo solicitado.

Persona Fsica y Moral:
En caso de realizarse el apoyo en especie deber anexarse la factura del gasto
correspondiente, cuyo monto deber coincidir con el del recibo y de la carta de
Agradecimiento.

En caso de que los donativos solicitados se requieran para la realizacin de eventos,
stos se solicitarn con la debida anticipacin a fin de que el mismo se le proporcione
con anterioridad al evento realizado.

Solo en caso de haberse efectuado el trmite con la debida anticipacin y que por
diferentes motivos se hubiese retrasado el apoyo, se cubrir el mismo an y cuando el
evento ya se hubiera realizado. Por ningn motivo se proporcionarn donativos para
eventos ya efectuados y sin realizacin de trmite previo ante las instancias
municipales.

nicamente se proporcionarn como apoyo el monto oficialmente solicitado.

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Todos los donativos, cualquiera que sea la cantidad del mismo debern de tramitarse
con Solicitud de Pago independiente, a nombre del beneficiario o proveedor segn
sea el caso.

Al momento de entregar el donativo el beneficiario deber entregar una carta
donde autorice al Municipio de Quertaro a verificar en cualquier momento el
destino y uso de los recursos otorgados.

7.2. Premios, Estmulos, Recompensas, Becas y Seguros a Deportistas

Sin excepcin alguna cualquier premio que se otorgue deber ser en especie.

7.3. Apoyos a Instituciones y Agrupaciones Diversas

Dentro de este rubro quedarn considerados los grupos de colonos que no
pertenecen a ninguna Asociacin debidamente constituida.

No se cubrirn el pago de una prestacin de servicio al municipio, bajo el esquema
de donativos.

Todo trmite de donativo deber apegarse a los tiempos establecidos para ser
cubierto.

Cuando el trmite resulte sencillo y se cumpla con todas las disposiciones en tiempo y
forma, se aceptar que la documentacin que se requiri para dicho trmite,
contenga la misma fecha de elaboracin.

En caso de pertenecer a una asociacin se deber de presentar la documentacin
comprobatoria.

7.3.1 Convenios de Colaboracin

Son aquellos que se realizan con Instituciones y/o Personas Morales diversas en los
cuales el Municipio otorga Donativo y existe un beneficio de parte del Beneficiario
tambin a favor del Municipio.

Requisitos:

Recibo de donativo del Municipio de Quertaro
Recibo Fiscal de la Institucin
Convenio original

7.4. Jubilados, Pensionados

El gasto ejercido por estos conceptos se pagar a travs del procedimiento
establecido por la Direccin de Recursos Humanos, previo Acuerdo de Cabildo.

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8. OBRAS Y ACCIONES

8.1. Obras Pblicas Menores

Las Obras menores realizadas con Recursos Federales, Estatales y Municipales por
Contrato, sern por un monto que no exceda el limite establecido por la
normatividad vigente, y solo podran ejecutarlas las Dependencias autorizadas en
sesin de Cabildo correspondiente.

Cuando la obra pblica sea ejecutada por los servicios de un contratista, los
documentos que se entregarn para el trmite del pago sern los definidos por las
Dependencias rectoras correspondientes.

La documentacin deber ser presentada en la ventanilla de pago de la Direccin
de Egresos e Informacin Financiera ubicada en la planta baja del Centro Cvico de
Quertaro Y la ventanilla emitir un contrarecibo, posteriormente se efectuar el
pago por medio de transferencia bancaria de cuenta a cuenta o en su caso por
medio de cheque nominativo dependiendo el fondo origen para la ejecucin de las
obras.

La obra se podr dividir en varias estimaciones conforme a su magnitud, las cuales
podrn ampliarse o juntarse en una sola estimacin. En caso de tener anticipo para
cada factura, ste tendr que amortizarse proporcionalmente incluyendo el I.V.A.

Todos los Contratistas debern de estar registrados en el Padrn de Contratistas
correspondiente.

Todos los contratos soporte de los anticipos de estimaciones y finiquitos debern ser
autorizados previamente, as como validados en su momento por el comit APCO.

Todo el Soporte antes mencionado de cualquier tipo de obra deber ser en base a
lo estipulado por la Ley de Obra Pblica Federal o Estatal segn el caso, Reglas de
Operacin del Fondo o Programa a ejecutar, Ley para el manejo de los Recursos
Pblicos Federales y toda la Legislacin y normatividad vigente y aplicable.

9. SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS

Por ningn motivo se otorgarn Subsidios, Aportaciones o Donaciones a los partidos
polticos, por si o por interpsita persona, provenientes de:

Los poderes Ejecutivo, Legislativo y J udicial de la Federacin y los Estados.
Los Ayuntamientos y cualquier dependencia u rgano del Estado, as como, de los
Organismos de la Administracin Pblica Descentralizada.

Solamente se otorgarn subsidios a Personas Morales NO Contribuyentes que tengan
su registro ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico como DONATARIAS y que
adems cuenten con recibos fiscales.

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9.1. Subsidios para Capacitacin y Becas

Becas a Estudiantes

Se deber proporcionar con la debida oportunidad a la Secretara de Economa y
Finanzas y Tesorera Municipal la relacin de las personas que se hicieron acreedoras
a una beca por parte del Municipio.
Solo se aceptarn las listas de nmina que se encuentren debidamente requisitadas y
que no presenten tachaduras ni enmendaduras.

Becas a Cadetes de la Guardia Municipal

Las Becas a los Cadetes de la Guardia Municipal, se tramitarn por medio del Director
Administrativo de la Secretara de Seguridad Pblica Municipal.

9.2. Subsidios a Sub-Delegados

Este gasto se ejercer de acuerdo a las subdelegaciones aprobados por Cabildo
para cada Delegacin y por el monto estipulado en el presupuesto de egresos.

Para ejercer el gasto en este rubro se debern cumplir con las polticas de Gastos a
Comprobar y cumplir con lo siguiente:

Carta de Solicitud de Apoyo que deber sealar:

Mes a cubrir.
Monto a cubrir.
Nombre de la Comunidad.
Firma del Delegado y Subdelegado.
Sello de la comunidad a la cual pertenece.
Identificacin oficial del Sub-Delegado solicitante.

9.3. Subsidios por Gastos de Transicin

Estos gastos sern cubiertos con base a lo estipulado por la Ley del Manejo de los
Recursos Pblicos.

9.4. Subsidios al SMDIF, IMPLAN y FIQMA

Sector Desconcentrado: Los apoyos y subsidios se harn conforme a Sus acuerdos o
decretos de creacin as como en base a la normatividad vigente y aplicable.

MANUAL DE OPERACIN

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10. ANEXOS

10.1. Calendario de Cierre de Nmina

REFERENCIAS DISPONIBLES EN LA INTRANETMUNICIPAL

10.2. Reglamento de Uso y Mantenimiento de Vehculos Propiedad del Municipio
de Quertaro

10.3. Catlogo de Cuentas

Nota: Se adjuntan anexos en CD, como parte integral de este Manual.

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HOJA DE AUTORIZACIONES

Q. Roberto Ros Oviedo
Director de Organizacin
Vo.Bo.

Ignacio Alonso del Ro Angulo C.P. Dora Imelda Zavala Godnez
Director de Apoyo Administrativo
Vo.Bo.
Director de Egresos e Informacin
Financiera
Vo.Bo.

Lic. Juana Yolanda Snchez Barraza Ing. Miguel Martnez Moyano
Secretario de Administracin
Autoriz

Secretario de Economa y Finanzas
y Tesorero Municipal
Vo.Bo.

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PARA EL EJERCICIO DEL GASTO 2008

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