Gestin de Documentos Electrnicos - UCA.

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Gestin de Documentos Electrnicos
1. Documento administrativo electrnico
Definicin
Componentes
Consideraciones generales
Copias autnticas
2. Expediente electrnico
Definicin
Componentes
Organizacin
Expedientes generados en las plataformas de tramitacin telemtica
Expedientes generados por el uso del Port@firma
3. Archivos electrnicos de oficinas
4. Archivos electrnicos centrales e intermedio

Documento administrativo electrnico

Definicin

Los documentos administrativos electrnicos son los emitidos por medios electrnicos, informticos y telemticos, y gozan de la validez y eficacia
de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin, y en su caso, la recepcin del interesado.

Cuando estn autentificados con la firma electrnica avanzada, basada en un certificado reconocido, tendrn el mismo valor que los firmados con
firma manuscrita en documentos en soporte papel.

Consulta de normativa


Componentes

Contenido, o datos informativos del documento
Firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido
Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus caractersticas (firma, sellado de tiempo, formato, productor, ttulo) y sobre
su contextualizacin dentro del expediente electrnico al que pertenece.
Trazas (modificaciones, accesos)



Consideraciones generales

La UCA establecer los formatos y estndares que aseguren la identidad, integridad y conservacin de los documentos a lo largo del tiempo,
que pueden ser distintos a los que se usaron en el momento de su produccin.
Cualquier documento electrnico que no est autentificado electrnicamente tendr la consideracin de borrador. No obstante, los informes de
gestin, memorias, anuarios, etc. con carcter meramente informativo podrn omitir la firma, siempre que quede constancia del autor del
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documento y del nmero de la versin, cuando proceda.
Los documentos en papel podrn ser convertidos a documentos electrnicos, y tendrn la consideracin de copias autnticas si se
autentifican con firma electrnica.



Copias autnticas

Los interesados pueden aportar copias digitalizadas cuya fidelidad con el original queda garantizada por la firma electrnica avanzada.

Las copias en soporte papel de documentos electrnicos firmados electrnicamente tendrn consideracin de copias autnticas, si incluyen la
impresin de un cdigo que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a archivos electrnicos.
Las copias electrnicas de documentos originales en soporte papel, tanto los emitidos por la administracin como los aportados por los
ciudadanos, si se autentifica con e-firma tendrn la consideracin de copias autnticas.

Expediente electrnico

Definicin

Es el conjunto de documentos electrnicos producidos por la gestin telemtica de un asunto correspondiente a un procedimiento administrativo.


Componentes

Documentos electrnicos
Metadatos (datos del expediente)
Foliado electrnico
Trazas del expediente (modificaciones, acceso, etc.)



Organizacion

Expedientes electrnicos en las plataformas de tramitacin telemticas

Los expedientes electrnicos se archivarn por medios electrnicos en carpetas electrnicas, donde se irn incorporando los documentos
que se generen en su tramitacin.
Las aplicaciones que gestionan la tramitacin de los expedientes electrnicos en la UCA estn configuradas para organizar los
expedientes en carpetas electrnicas de forma automtica y sin necesidad de intervencin de los gestores.


Expedientes generados por el uso del Port@firma

Cada rgano y unidad administrativa dispondr en local de una carpeta virtual en Alfresco para conservar los documentos electrnicos
generados.
Se crear una subcarpeta por cada uno de los procedimientos afectados por la firma digital de documentos mediante el sistema
Port@firma.
El documento que debe archivarse, tanto el formato papel como digital, es el que corresponde a informe de firma, que tendr la
consideracin de copia autntica.
Los documentos firmados digitalmente debern imprimirse con el cdigo de verificacin de firma y archivarse con el resto de
documentacin del expediente en papel del que forman parte.
Los expedientes electrnicos se mantendrn dentro de la aplicacin de gestin documental de la UCA (Alfresco) durante la tramitacin y
aos siguientes a su cierre, despus de lo cual pasarn a una fase de archivo central e intermedio.
Se asignar un/a responsable de la gestin de la carpeta creada en el gestor documental para garantizar la correcta conservacin y
custodia de los documentos electrnicos.



Consulta de normativa
Archivos electrnicos de oficinas

La UCA deber conservar y archivar en soporte electrnico todos los documentos electrnicos que se han generado o recibido en la tramitacin
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Certificaciones de calidad:

El Archivo de la UCA es miembro de

Copyright Universidad de Cdiz
Aviso legal
telemtica.

Los expedientes y documentos se conservarn en el gestor documental de las aplicaciones de tramitacin electrnicas (Alfresco)

A los documentos electrnicos se le aplicarn los criterios y normas vigentes de gestin documental y archivo que existen para los generados en
soporte papel, referidas a descripcin, valoracin y expurgo.

Consulte la normativa
Archivos electrnicos centrales e intermedio

Los documentos electrnicos se deben conservar hasta la prdida de su valor administrativo.

Con posterioridad, y una vez perdido el valor administrativo, se sometern a estudios de valoracin para decidir sobre la conveniencia de su
conservacin o eliminacin (expurgo).

Se podrn pasar a otro servidor o soporte de almacenamiento, sacndolos de las aplicaciones en los que se han creado y archivado.

Para su conservacin, y ante los problemas de obsolescencia tecnolgica, el Archivo General, adoptar operaciones de conversin de formatos y
de copias autnticas.