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Este documento presenta el Manual de Calidad de AVANTEL S.A.S., una compañía colombiana de telecomunicaciones. Describe la misión, visión y procesos de AVANTEL, así como su historia, servicios y estructura organizacional. El manual busca asegurar la calidad y satisfacción del cliente a través de la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma NTC-ISO 9001:2008.
Este documento presenta el Manual de Calidad de AVANTEL S.A.S., una compañía colombiana de telecomunicaciones. Describe la misión, visión y procesos de AVANTEL, así como su historia, servicios y estructura organizacional. El manual busca asegurar la calidad y satisfacción del cliente a través de la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma NTC-ISO 9001:2008.
Este documento presenta el Manual de Calidad de AVANTEL S.A.S., una compañía colombiana de telecomunicaciones. Describe la misión, visión y procesos de AVANTEL, así como su historia, servicios y estructura organizacional. El manual busca asegurar la calidad y satisfacción del cliente a través de la implementación de su Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma NTC-ISO 9001:2008.
SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios
Formatted: Superscript AVANTEL S.A.S
MANUAL DE CALIDAD
Mayo 2.014
Cada uno de sus captulos ha sido revisado por la Gerencia de Innovacin y Proyectos. Cualquier cambio o actualizacin ser notificado a la Gerencia de Innovacin y Proyectos, rea responsable de realizar las modificaciones pertinentes.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIN Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD 1.1 OBJETIVOS 1.1.1 GENERAL 1.1.2 ESPECFICOS 1.2 ALCANCE 1.3 REVISIN, APROBACIN Y CONTROL 2. INFORMACIN CORPORATIVA 2. RESEA HISTRICA 2.2 NATURALEZA JURDICA Y MARCO LEGAL DE LOS SERVICIOS QUE PRESTA AVANTEL 2.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 2.3.1 SOLUCIONES DE VOZ DIGITAL 2.3.2 SOLUCIONES DE DATOS 2.3.3 NEGOCIOS COMPLEMENTARIOS 3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Y SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD (SGC) 3.1 PLANEACIN ESTRATGICA 3.1.1 DIAGNSTICO ESTRATGICO 3.1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO 3.1.3 FORMULACIN ESTRATGICA 3.1.4 CONTROL DE GESTIN 3.2 PLANEACIN OPERATIVA 3.3 COMUNICACIN INTERNA 3.4 PLANEACIN ADMINISTRATIVA 3.5 SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 3.6 IDENTIFICACIN Y MANEJO DE PRODUCTO NO CONFORME 4. DESCRIPCIN DE MACROPROCESOS 4.1 MACROPROCESOS GERENCIALES 4.1.1 MACROPROCESO GESTIN GERENCIAL 4.1.2 MACROPROCESO GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA 4.2 MACROPROCESOS CORE DEL NEGOCIO 4.2.1 MACROPROCESO GESTIN DE PLANEACIN DEL SERVICIO 4.2.2 MACROPROCESO GESTIN DE IMPLEMENTACIN DEL SERVICIO Y MANTENIMIENTO DE LA RED 4.2.3 MACROPROCESO GESTIN VENTA DEL SERVICIO 4.2.4 MACROPROCESO GESTIN ENTREGA DEL SERVICIO 4.2.5 MACROPROCESO GESTIN DE SERVICIO POSVENTA 4.3 MACROPROCESOS DE SOPORTE 4.3.1 MACROPROCESO GESTIN DE RECURSOS ORGANIZACIONALES 4.3.2 MACROPROCESO GESTIN SISTEMAS DE INFORMACIN 4.3.3 MACROPROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO 4.3.4 MACROPROCESO GESTIN JURDICA Y DE RELACIONES GUBERNAMENTALES 5.1 ANEXO 1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 5.2 ANEXO 2. CENTROS DE ATENCIN PERSONALIZADA 1. PRESENTACIN Y CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1 OBJETIVOS
1.1.1 GENERAL El presente Manual de Calidad busca presentar de forma clara y coherente la estructura con la que AVANTEL S.A.S. tiene implementado su Sistema de Gestin de Calidad basado en la norma NTC-ISO 9001:2008, para respaldar la oferta de valor propuesta a sus clientes y asegurar as la satisfaccin de stos.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 1.1.2 ESPECFICOS a. Declarar explcitamente el compromiso con el cliente a travs de la Poltica de Calidad derivada de la misin de AVANTEL S.A.S. b. Mostrar con claridad la planeacin del Sistema de Gestin de Calidad que se realiz en AVANTEL S.A.S., a travs del Direccionamiento estratgico y del Mapa de Procesos, para cumplir las directrices declaradas en la Poltica de Calidad. c. Revisar como elemento de autocontrol, el cumplimiento del Sistema de Gestin de Calidad frente a los requisitos exigidos por la norma, con el fin de evaluar permanentemente el proceso. d. Describir el funcionamiento de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad que facilita a todos los empleados la ejecucin de sus actividades. e. Presentar los riesgos a los que se encuentra expuesta la compaa con el fin reducir errores y optimizar procesos, de acuerdo con la evaluacin de los riesgos y la identificacin de oportunidades de mejoramiento. Nota: Tenemos los riesgos?
1.2 ALCANCE El alcance del Sistema de Gestin de Calidad de AVANTEL S.A.S. incluye la planeacin, diseo, implementacin, venta, entrega y servicio posventa de todas sus soluciones de telecomunicacin mvil a nivel nacional. Aplica a todos los macroprocesos que conforman la cadena de valor de AVANTEL S.A.S. para todos los productos y servicios que ofrece al mercado corporativo. Esta cadena de valor est dividida de la siguiente manera:
Macroprocesos Gerenciales:
1. Gestin Gerencial 2. Gestin de la Mejora Continua
Macroprocesos CORE del Negocio:
1. Gestin de Planeacin del Servicio 2. Gestin de Implementacin del Servicio y Mantenimiento de la Red 3. Gestin de Venta del Servicio 4. Gestin de Entrega del Servicio 5. Gestin de Servicio Posventa
Macroprocesos de Soporte o Apoyo:
1. Gestin de Recursos Organizacionales 2. Gestin de Sistemas de Informacin 3. Gestin del Talento Humano 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 4. Gestin Jurdica y de Relaciones Gubernamentales
1.3 REVISIN, APROBACIN Y CONTROL.
El presente Manual de Calidad es revisado y aprobado antes de su publicacin y divulgacin. Todas las versiones de este manual cumplen con el ciclo de revisin y aprobacin definido por AVANTEL S.A.S. para los documentos incluidos en el Sistema de Gestin de Calidad.
Para su control, el Manual de Calidad est publicado en el software de administracin documental de AVANTEL S.A.S., con lo que se garantiza su vigencia y disponibilidad para la consulta de todos los empleados. Previa autorizacin de la Gerencia de Innovacin y Proyectos, se pueden entregar copias no controladas del manual a directivos u organizaciones pblicas o privadas.
2. INFORMACION CORPORATIVA
2.1 RESEA HISTRICA AVANTEL S.A.S. es una compaa de telecomunicaciones mviles, cuyo objeto consiste en desarrollar soluciones que agreguen valor al sector corporativo. La historia de AVANTEL S.A.S. se resume como sigue:
En 1996, Motorola, el grupo Invercel, Tmpora y Promicel S.A, crean una compaa con el nombre Movilink S.A., que fue cambiado en el ao 1997 por AVANTEL S.A,, una vez obtenida la concesin para la prestacin de servicios de telecomunicaciones con sistemas de acceso troncalizado, la empresa inicia la prestacin de los citados servicios.
En el ao 2001, ingresan cuatro accionistas internacionales que fortalecen su estructura financiera. En marzo del mismo ao, AVANTEL S.A., logra que el rgano regulatorio ordene la asignacin de nmeros de telefona local a los usuarios de AVANTEL, paso fundamental para el posicionamiento de AVANTEL en el mercado.
En el ao 2001, AVANTEL accede a las redes de los operadores fijos como abonado de los mismos y, por su conducto, lo hace posteriormente a las redes de los operadores de Telefona Mvil Celular y Servicios de Comunicacin Personal. Igualmente, la empresa incursiona en los servicios WAP y data internet, que representaron uno los principales valores diferenciadores en el mercado para la compaa.
En el ao 2002 se reorganiza la estrategia comercial, y la compaa se enfoca en ofrecer servicios de valor agregado y venta consultiva a clientes corporativos y sector gobierno. Con este enfoque, AVANTEL fortaleci su posicionamiento y el desarrollo de soluciones de comunicacin mvil para el sector corporativo, lo que lo lleva a posicionar su slogan "The mobile business company".
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Durante el 2003, se lleva a cabo una reestructuracin que trae como resultado el cambio de la composicin de socios de la compaa. Adicionalmente, se afianz la creacin de redes de seguridad en las que comerciantes, empresarios, agricultores y comunidades tienen comunicacin directa entre s y con entidades del Estado como la Polica, el GAULA, la DIJIN e instituciones de salud. En el estudio anual del nivel de satisfaccin del usuario realizado hasta el ao 2008, la CRT destaca a AVANTEL como la empresa de comunicacin mvil con mejores niveles de satisfaccin al usuario.
Como respuesta al crecimiento logrado, AVANTEL inicia la ampliacin de su cobertura cubriendo nuevas regiones en Arauca, Atlntico, Casanare, Cundinamarca, Putumayo, Tolima y Valle; entra al mercado el servicio de localizacin satelital Avantrack y WiFi como nueva lnea de negocio orientada a servicios de banda ancha inalmbrica.
Al margen de los servicios que viene prestando la compaa, cobra importancia la necesidad de interconectarse directamente con los dems operadores establecidos en el pas, en bsqueda de beneficios tarifarios y mayor variedad en el portafolio de servicios para los clientes. As, se solicita a la CRT imponer servidumbres de interconexin entre la red Trunking y las redes de TMC existentes, oportunidad en la cual la CRT, mediante Resoluciones 666 y 776 de 2003 se abstiene de ordenar la interconexin de dichas redes argumentado falta de competencia.
Firme en su propsito, se inicia el anlisis de normas que pudiesen invocarse para lograr la interconexin directa, encontrando que desde hace ms de una dcada la Comunidad Andina haba expedido los postulados supranacionales incorporados en la Decisin 439 de 1998, Decisin 462 de 1999 y Resolucin 432 de 2000, que otorgaban el derecho a los operadores Trunking a interconectarse de manera directa y troncal a las dems redes de telecomunicaciones, las mismas que por hacer parte del ordenamiento jurdico de la Comunidad Andina se entendan incorporadas al ordenamiento jurdico interno y por ende eran de aplicacin inmediata y efecto directo.
Pese a la existencia de las disposiciones antes mencionadas, el Gobierno Nacional consider necesaria la expedicin del Decreto 4239 en el ao 2004, a travs del cual reconocera que los operadores Trunking tenan derecho a la interconexin y para ello dispuso las condiciones en que podra ejercerse tal derecho y confi en la CRT la definicin de las condiciones tcnicas en que deba darse, razn por la cual dicha entidad modifica el rgimen unificado de interconexin mediante la Resolucin 1237 de 2005 y otorga numeracin con NDC 350 a AVANTEL mediante Resolucin 1285 del 19 de agosto de 2005.
Ante el nuevo escenario normativo, el 27 de enero de 2006 AVANTEL acude nuevamente a la CRT y con fundamento no slo en tales normas sino en todas aquellas que hacan parte del ordenamiento jurdico andino logra que diez (10) 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript meses despus, dicha entidad fije las condiciones de interconexin entre su red y las redes de TMC de Comcel y Telefnica Mviles.
Siendo que para final del ao 2006 existe una orden perentoria del gobierno para que los operadores celulares permitan la interconexin de sus redes con la red de AVANTEL, tales interconexiones slo se haran operativas en el mes de octubre de 2007, es decir, casi un (1) ao despus, gracias a las acciones dilatorias y contrarias a la regulacin que ejercieron los operadores celulares.
En cuanto a la interconexin directa entre la red de AVANTEL y la red PCS de Colombia Mvil S.A. E.S.P., basta con mencionar que tambin fue necesaria la intervencin de la CRT para lograr la interconexin directa con tal operador en condiciones no discriminatorias y ajustadas a la regulacin y la ley, la cual se hizo operativa en el mes de noviembre de 2008.
Entre junio de 2008 y febrero de 2009 se logra la suscripcin de contratos con los tres operadores mviles que permiten el intercambio de mensajes cortos de texto, SMS.
En el entretanto, en el ao 2006 y luego de un proceso de seleccin, AVANTEL resulta favorecido con siete (7) permisos departamentales para la prestacin de servicios de banda ancha inalmbrica a travs de las bandas de espectro de 3.4 y 3.5 GHz, con los cuales emprende un plan de cubrimiento y prestacin de servicios con tecnologa wimax, pero del cual desafortunadamente debe desistir al finalizar el ao 2008 dado que se detectan interferencias en el espectro que impiden la ejecucin del plan de negocios ideado y que no son objeto de las acciones pertinentes por parte del Ministerio de Comunicaciones. Para el ao 2006, AVANTEL logra la certificacin de su Sistema de Gestin de Calidad bajo la norma ISO 9001:2000, y en el ao 2009 obtiene recertificacin en la norma ISO 9001:2008, certificacin que se mantiene vigente hasta la fecha.
Iniciando el ao 2009, AVANTEL es autorizado para incursionar en la prestacin de servicios de larga distancia, para lo cual se crea la empresa AVANTEL LD S.A.S E.S.P. quien emprendi todas las acciones requeridas para iniciar la operacin de los servicios de larga distancia internacional que ofrecer a los clientes de AVANTEL.
En el ao 2009 la compaa realiz la revisin de su plan estratgico para el periodo 2010 2015 a travs de mesas de trabajo conformadas por el Presidente, Vicepresidentes, Gerentes y Directores. Estas mesas de trabajo fueron asesoradas por un Consultor externo con experiencia en el sector de telecomunicaciones y con base en la identificacin de los factores exgenos que tienen injerencia sobre la operacin de la compaa, se plantearon estrategias que fueron estructuradas como proyectos y en agosto del 2010 se realiz su implementacin.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Con el ingreso del terminal Motorola i1, en el ao 2010 se incursion en el mercado de los equipos Smartphone, incrementado la diversidad de modelos que los clientes pueden seleccionar de acuerdo con sus necesidades. En el ao 2011 ratific su participacin en el mercado de los Smartphone con el modelo Titanium que permite acceder redes sociales, navegacin en internet y aplicaciones de datos (control entregas, control fuerza de ventas, contravenciones, control de ronda, entre otras) que pretenden ser herramientas de gestin y ratificar nuestro compromiso de ser aliados estratgicos de nuestros clientes.
En el ao 2011 Avantel realiza su reestructuracin accionaria liderada por Discovery Global Citizens Capital Partners, firma de inversin de capital privado ubicada en Estados Unidos y con ello se consolida el compromiso de ofrecer un mayor valor a los clientes, mediante la expansin de cobertura de la plataforma de comunicacin inmediata y ofreciendo aplicaciones mviles a travs de Smartphones.
Durante el mismo ao, cambia razn social de AVANTEL S.A. a AVANTEL S.A.S. (Sociedad por Acciones Simplificadas), se implementa la portabilidad numrica que es la posibilidad que tiene un usuario de cambiarse de un operador a otro de telefona mvil, conservando su nmero telefnico; con esta medida regulatoria se propende porque los usuarios reciban mejores ofertas de los operadores de telefona mvil, as como mejor calidad en el servicio y de esta manera dinamizar las condiciones de competencia en el mercado; se implementa la Resolucin 3066 Rgimen integral de proteccin de los derechos de los usuarios de los servicios de comunicacin, que pretende defender los derechos de los usuarios a partir del ofrecimiento y, durante la celebracin y ejecucin del contrato de prestacin de servicios de comunicaciones.
Por ltimo se realiza el plan de migracin del la Red iDEN Legacy y puesta en operacin de la Red Melody, de acuerdo con la infraestructura tecnolgica y servicios que actualmente ofrece Avantel y con las recomendaciones del proveedor y las condiciones legales del pas. Paralelamente se realiza el traslado del Datacenter y MSO para mejorar la capacidad de espacio fsico, las especificaciones de seguridad, cableado, y adems garantizar la capacidad de la red segn a las proyecciones de crecimientos definidas por la compaa.
En el 2012 AVANTEL se realiza el lanzamiento del Balanced ScoreCard "La seal que indica cmo vamos" como metodologa de seguimiento al plan estratgico. Actualmente se encuentra en proceso de automatizacin.
En el ao 2013 se inicia con la
2.2 NATURALEZA JURDICA Y MARCO LEGAL DE LOS SERVICIOS QUE PRESTA AVANTEL
Comment [y1]: No s si es oportuno la inclusin de la nueva tecnologa que se inicio con la subaste, como hacer un recuento sobre las cosas que se han venido haciendo? 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript A. Permisos para uso de espectro
A partir de la expedicin de la Ley 1341 de 2009, el rgimen normativo que habilita a Avantel para la prestacin de sus servicios sufri una importante transformacin.
En virtud de dicha ley, Avantel acogi el rgimen de habilitacin general para la provisin de redes y servicios de telecomunicaciones. Esta habilitacin tambin comprende la autorizacin para la instalacin, ampliacin, modificacin, operacin y explotacin de redes de telecomunicaciones (artculo 10 de la Ley 1341 de 2009)
Para acoger formalmente el rgimen de habilitacin general, Avantel debi surtir el trmite de incorporacin en el Registro de TIC, reglamentado mediante el Decreto 4948 de 2009. En el Registro TIC Avantel manifest de manera expresa su intencin de acoger el rgimen de habilitacin general. La empresa fue formalmente incorporada en el mencionado registro bajo el nmero RTIC96000007 del 3 de mayo de 2010.
Tal como lo dispone el artculo 68 de la Ley 1341 de 2009, la decisin de Avantel de acogerse al rgimen de habilitacin general, conllev necesariamente la terminacin anticipada de las concesiones, licencias, permisos y autorizaciones que la empresa tena vigentes al momento del acogimiento.
En consecuencia, los contratos de concesin y el ttulo habilitante convergente que la empresa tena suscritos o autorizados con el Ministerio de Comunicaciones (hoy Ministerio de Tecnologas de la informacin y las Comunicaciones) en la actualidad se encuentran terminados y la nica autorizacin vigente para la provisin de sus servicios es la habilitacin general (formalizada con el Registro TIC) a la cual se ha hecho referencia previamente.
Normatividad previa a la Ley 1341 de 2009 y el acogimiento al rgimen de habilitacin general
Cabe aclarar que con anterioridad al acogimiento del rgimen de habilitacin general, Avantel tena vigentes contratos de concesin cuyos requisitos, derechos, obligaciones, duracin y dems elementos esenciales se encontraban descritos en el Decreto No. 2343 Comment [y2]: Se actualiza la informacin a partir de la informacin enviada por margarita 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript de 1996. Avantel cumpli en su momento con todas las disposiciones de este decreto y en cumplimiento del mismo suscribi quince (15) contratos de concesin con el Ministerio de Comunicaciones.
Otra de las normas hito para Avantel, fue el Decreto 4239 de 2004 por medio del cual se estableci que los operadores Trunking tenan derecho a la interconexin en las condiciones que estableciera la Comisin de Regulacin de Telecomunicaciones - CRT (hoy Comisin de Regulacin de Comunicaciones). El decreto en mencin estableca que los operadores Trunking que optaran por ejercer el derecho a la interconexin deban manifestarlo al Ministerio y pagar el valor que esta entidad determinara. En cumplimiento del Decreto 4239 de 2004, la CRT expidi la Resolucin 1237 de 2005 por medio de la cual hizo los ajustes necesarios en el rgimen unificado de interconexin en aras de garantizar el derecho a la interconexin. Avantel cumpli con todas las condiciones ordenadas por el Ministerio y la CRT para ejercer adecuadamente su derecho a la interconexin, procedimiento que surti con xito.
Finalmente, ante las tendencias mundiales imperantes en temas de telecomunicaciones, el gobierno nacional expidi el Decreto 2870 de 2007, por medio del cual pretendi establecer un marco reglamentario que permita la convergencia en los servicios pblicos de telecomunicaciones y en las redes de telecomunicaciones del Estado, asegurar el acceso y uso de las redes y servicios a todos los habitantes del territorio y promover la competencia entre los diferentes operadores. En resumen, el decreto ordenaba que los operadores deban solicitar un ttulo habilitante convergente, el cual, una vez autorizado, comprenda la autorizacin para la prestacin de los servicios de telecomunicaciones.
Avantel cumpli los requisitos legales para la obtencin de su ttulo habilitante convergente, el cual fue otorgado formalmente mediante la Resolucin 0088 de 2008, ttulo dentro del cual se entendan incluidos todos aquellos contratos de concesin que iban cumpliendo su vigencia. Los contratos de concesin que tuvieran una duracin ms amplia se entendan vigentes hasta el vencimiento del trmino de duracin inicialmente previsto y se regiran por las normas que regulaban el respectivo servicio a la fecha del otorgamiento de la correspondiente concesin. De los quince (15) contratos de concesin que tena Avantel a la fecha de expedicin del Decreto 2870 de 2007, tres (3) fueron incorporados al ttulo habilitante convergente y los doce (12) restantes se mantuvieron vigentes hasta el 3 de mayo de 2010, fecha del acogimiento formal de Avantel al rgimen de habilitacin general ordenado por la Ley 1341 de 2009.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript En 2013, Avantel participa en la subasta de espectro 4G bajo las condiciones de la Resolucin 449 de 2013, resultando asignataria de una porcin de 30MHz de espectro radioelctrico para la operacin de servicios de radio comunicaciones mviles terrestres, en el rango de frecuencias 1.710 MHz a 1.725 MHz pareada con 2.110 MHz a 2.125 MHz, mediante la Resolucin 2627 de 2013, modificada por las Resoluciones 4120 de 2013 y 427 de 2014. Este espectro fue otorgado por diez (10) aos contados a partir del 13 de noviembre de 2013. B. Otra legislacin aplicable
2.2.1 En materia de proteccin de usuarios:
Ley 1480 de 2011- Por medio de la cual se expide el Estatuto del Consumidor y se dictan otras disposiciones. Circular nica de la SIC del ao 2001 y sus modificaciones. Resolucin CRC 3066 de 2011, y sus modificaciones que expide el Rgimen Integral de Proteccin de los Derechos de los Usuarios de los Servicios de Telecomunicaciones. Ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones. Decreto 542 de 2014, por el cual se reglamentan los artculos 10, 13 y 36 de la Ley 1341 de 2009 respecto al rgimen de contraprestaciones en materia de telecomunicaciones. Resolucin 290 de 2010, por la cual se fija el monto de las contraprestaciones establecidas en los artculos 13 y 36 de la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2888 de 2009, por el cual se dictan disposiciones sobre la organizacin y funcionamiento de la Comisin de Regulacin de Comunicaciones, CRT. Decreto 4948 de 2009, por el cual se reglamenta la habilitacin general para la provisin de redes y servicios de telecomunicaciones y el registro de TIC. Resolucin MINTIC 0202 de 2010, por la cual se expide el glosario de definiciones conforme a la Ley 1341 de 2009. Resoluciones CRT 1285 y 1286 de 2005, por el cual se asigna numeracin a la empresa AVANTEL (350). Resolucin CRT 1763 de 2007 y 2354 de 2010, por la cual se regulan y establecen los cargos de acceso entre redes de telecomunicaciones. Resolucin CRC 3496 de 2011, por la cual se establece el rgimen unificado de reporte de informacin. Resolucin CRT 2028 de 2008, por la cual se establecen reglas para la gestin, uso, asignacin y recuperacin del recurso de numeracin. Resolucin CRT 2058 de 2009, por la cual se establecen criterios y condiciones para determinar mercados relevantes. Comment [y3]: Se actualizada la informacin de acuerdo con la informacin enviada por Margarita 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Resolucin CRT 087 de 1997, Por medio de la cual se regula en forma integral los servicios de Telefona Pblica Bsica Conmutada (TPBC) en Colombia Ley 1245 de 2008. Obligacin de implementar portabilidad numrica. Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del Habeas Data. Resolucin CRC 2355 de 2010 y sus modificaciones, por la cual se establecen las condiciones para la implementacin y operacin de la portabilidad numrica en Colombia. Resolucin CRC 3067 de 2011, por la cual se definen los indicadores de calidad para los servicios de telecomunicaciones. Resolucin 2627 de 2013, por la cual se adjudica espectro AWS a Avantel SAS Resolucin CRC 4112 de 2013, por el cual se establecen las condiciones de acceso a la instalacin esencial de roaming automtico nacional
2.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
AVANTEL clasifica su portafolio de servicios en planes que optimizan el tiempo de comunicacin como una forma de organizacin interna de donde se despliegan cada uno de sus productos y las estrategias para su comercializacin y atencin de los clientes objetivos, a saber:
2.3.1 SOLUCIONES DE VOZ DIGITAL Incluyen servicios de comunicacin inmediata (servicio Push To Talk - Comunicacin individual o grupal con presionar un botn), conexin telefnica, envo, recepcin y buzn de mensajes de voz. Los servicios de comunicacin inmediata y conexin telefnica se prestan en la modalidad postpago y prepago. La modalidad prepago se presta utilizando como medio de recarga el uso de tarjetas, flexipack y de los nmeros de identificacin personal, conocido como pines por su sigla en ingls.
2.3.2 SOLUCIONES DE DATOS Incluyen aplicaciones empresariales como servicio de transmisin de datos a travs de soluciones corporativas que utilizan el telfono como medio de transmisin. El desarrollo de aplicaciones ofrece consulta de informacin en tiempo real, monitoreo de actividades y actualizacin y generacin de reportes. En esta clasificacin tambin se encuentra el servicio de localizacin basada en tecnologa GPS o de posicionamiento global, el cual permite generar informacin para identificar la posicin geogrfica de un usuario a partir de su longitud y latitud, en tiempo real, la cual puede ser consultada desde cualquier lugar, por medio de un navegador web.
Dentro de esta clasificacin se encuentra el servicio de envo, recepcin y buzn de mensajes de texto, planes de conectividad, que le permite a los usuarios con estos dispositivos acceder a servicios disponibles en Internet, el uso de aplicaciones propias o consulta en lnea del correo electrnico. 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
2.3.3 NEGOCIOS COMPLEMENTARIOS Donde se incluyen servicios adicionales para atender necesidades especficas de los clientes como arriendo de equipos, garanta extendida de equipos, proyectos de infraestructura, Rescatel?, Asistencia Integral de Equipos, servicios de internet dedicado para clientes corporativos?, entre otros.
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Y SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD (SGC)
3.1 PLANEACIN ESTRATGICA En el ao 2011 se revis el plan estratgico de la compaa ratificando el compromiso de incrementar la satisfaccin de las necesidades del cliente a travs de los diferentes momentos de contacto y definiendo como medio para lograrlo, los 5 pilares que se describen a continuacin:
a. FOCO HACIA EL CLIENTE
El servicio contina siendo un diferencial importante frente a nuestros competidores. Somos los mejores en nuestros tiempos de atencin, trabajamos en la excelencia por nuestros clientes.
b. INNOVACIN 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
Innovacin abarca todos los Pilares de Crecimiento, en cada pilar existen grandes oportunidades de hacer las cosas mejor, ms sencillas y ms cercanas al Cliente.
c. EXCELENCIA COMERCIAL
Nos basamos en una mejor disciplina en el proceso de ventas, que nos permite realizar una labor comercial ms eficiente y con mejores resultados.
d. INTELIGENCIA DE MERCADO
Trabajamos todo el tiempo en el fortalecimiento de nuestra propuesta de valor, con una estrategia de comunicacin y posicionamiento ms aterrizada y focalizada en nuestras grandes ventajas y beneficios.
e. TALENTO
Nuestra gente es muy importante. Fortalecemos permanentemente nuestra propuesta interna de valor, con el objetivo de mejorar el ambiente laboral en AVANTEL.
3.1.1 DIAGNSTICO ESTRATGICO En esta etapa se analiz la situacin de la compaa, frente a los aspectos que inciden en el cumplimiento de las metas de crecimiento, basado en el anlisis de los riesgos y el impacto que ocasionan su adecuado control y tratamiento, y apoyado en una metodologa de proyectos que garantice la implementacin de las acciones definidas de acuerdo con los problemas identificados.
3.1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Esta etapa resume la orientacin de la compaa en el largo plazo, que para AVANTEL S.A.S. est comprendido entre los aos 2010 a 2015. A continuacin se expone su direccionamiento para dicho perodo:
3.1.2.1 FOCO ESTRATGICO AVANTEL S.A.S. es una empresa de telecomunicaciones mviles, enfocada a satisfacer las necesidades del mercado corporativo y del estado colombiano derivados de este enfoque estratgico, mantiene un servicio integral orientado hacia la creacin de un portafolio de clientes permanentes.
3.1.2.2 MISIN AVANTEL S.A.S es el operador de telecomunicaciones mviles dedicado a satisfacer las necesidades del sector corporativo y del Estado Colombiano. Se caracteriza por proveer comunicacin instantnea entre usuarios y ofrecer soluciones integrales a sus clientes buscando convertirse en su principal aliado estratgico.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 3.1.2.3 VISIN En el ao 2014, AVANTEL ser reconocida como el operador de telecomunicaciones mviles dedicado a ofrecerle a sus clientes corporativos y del Estado, soluciones de voz y contenido para incrementar la eficiencia y productividad de sus operaciones, con los mejores niveles de servicio y buscando una relacin de mutua rentabilidad.
De esta manera cumplir con las expectativas de sus inversionistas y ser el motivo de orgullo para quienes trabajan en ella.
3.1.2.4 POLTICA DE CALIDAD AVANTEL S.A.S., se compromete con la satisfaccin de las necesidades de telecomunicacin de sus clientes. Para ello ha adoptado polticas de actualizacin y mejora continua de su tecnologa; de desarrollo de las competencias de su personal y de integracin con los proveedores.
AVANTEL S.A.S., se compromete con la calidad de la prestacin de sus servicios, que se miden a travs de la satisfaccin de las necesidades de telecomunicacin de sus clientes, la defensa jurdica de los derechos de los usuarios, la generacin de valor de la relacin comercial, la participacin de mercado y el desarrollo de las habilidades y la productividad del capital humano ES UNA PROPUESTA QUE PRETENDE MOSTRAR QUE LOS OBJETIVOS DE POLITICA SALEN DE LA POLITICA..
Podra ser, pero habra que redefinirse los objetivos de la poltica y tener clara su medicin. AVANTEL S.A.S., se compromete con la calidad de la prestacin de sus servicios a sus clientes, a travs del compromiso de cumplir la legislacin, la creacin de un buen ambiente de trabajo, la implantacin de sistemas de mejora continua, la definicin de objetivos ambiciosos, la gestin por procesos y de cumplir los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestin de los recursos
3.1.2.5 OBJETIVOS ESTRATGICOS Y DE CALIDAD AVANTEL S.A.S., ha definido como objetivos de calidad, los planteados como resultado del ejercicio de direccionamiento estratgico. Esta definicin busca el cumplimiento de su misin y visin dentro de las perspectivas Financiera, Cliente & Mercado, Procesos y Aprendizaje, apoyados en la definicin de los indicadores de gestin:
1. Generar Valor. 2. Incrementar la participacin del mercado en los segmentos objetivo. 3. Construir y desarrollar la relacin con el cliente convirtindonos en socios estratgicos. 4. Gestionar la defensa jurdica. 5. Mejorar los niveles de productividad y rentabilidad del Capital Humano. Formatted: Indent: Left: 0.49" Formatted: Font color: Red Formatted: Font color: Red, Highlight Formatted: Font color: Red Formatted: Font: 11 pt, Highlight Formatted: Highlight 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 6. Atraer, desarrollar, retener y motivar el talento humano requerido para el logro de la estrategia.
3.1.2.6 VALORES AVANTEL S.A.S., cree en:
a. Compromiso con el cliente: Todos los empleados de AVANTEL estn comprometidos en hacer que la experiencia del cliente en todo contacto con la compaa, sea la esperada por l y la mejor del mercado.
c. Competitividad: AVANTEL desarrolla soluciones de comunicacin vanguardistas, con altos estndares de calidad que aportan y son reconocidos en la optimizacin de los procesos de sus clientes.
d. Orientacin a resultados: Los empleados de AVANTEL enfocan su gestin en resultados efectivos para sus clientes, proveedores, distribuidores y accionistas.
d. Espritu de xito: En AVANTEL queremos atraer, satisfacer y retener a los empleados destacados haciendo que se sientan parte vital de la organizacin, comprometidos, la respeten y contribuyan a su crecimiento y consolidacin.
3.1.3 FORMULACIN ESTRATEGICA En esta etapa se defini la metodologa que permiti identificar las rutas de direccin necesarias para lograr el direccionamiento estratgico, soportado en la metodologa causa-efecto clasificado en cuatro perspectivas, a saber:
3.1.3.1 PERSPECTIVA FINANCIERA Esta perspectiva refleja la condicin natural e indispensable de la compaa para su permanencia en el mercado, su crecimiento y la generacin de valor para el accionista, donde tambin confluye la generacin de valor del cliente y del empleado para lograr su objetivo financiero.
Objetivo Estratgico y de Calidad Asociado:
1. Generar Valor
3.1.3.2 PERSPECTIVA CLIENTES & MERCADO Una gestin integral de los clientes, en sus mercados objetivo es la ventaja diferencial de AVANTEL S.A.S. La gestin de clientes debe entenderse como un proceso integral que inicia y se desarrolla con el cliente y el mercado. Hacia este eje confluyen todas aquellas estrategias que permiten consolidar el cubrimiento adecuado de nuestro mercado, la colocacin del portafolio de servicios y la optimizacin de los canales que hacen posible su comercializacin.
Objetivos Estratgicos y de Calidad Asociados:
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 1. Incrementar la participacin del mercado en los segmentos objetivo. 2. Construir y desarrollar la relacin con el cliente convirtindonos en socios estratgicos.
3.1.3.3 PERSPECTIVA PROCESOS En esta perspectiva se agrupan todos aquellos procesos que le permiten a AVANTEL S.A.S. establecer hacia su interior, una organizacin lgica y eficiente, soportada en una tecnologa adecuada para generar en el cliente mxima satisfaccin y a su vez mantener relaciones dentro de la normatividad vigente con el entorno legal y el de las telecomunicaciones.
AVANTEL S.A.S. defini los procesos como un componente fundamental en la generacin de valor para la compaa alineados con la estrategia, con los empleados y con el cliente; potencializando los factores generadores de valor en cada uno de ellos tales como la tecnologa, que siendo un proceso CORE del negocio, asegura que AVANTEL S.A.S cumpla con su oferta de valor optimizando la inversin y los costos que la mantienen. Otro factor importante es el cumplimiento estricto de sus obligaciones legales en sus relaciones tcnicas, operativas y comerciales con sus socios estratgicos de negocio, socios que a travs de la relacin comercial, le permiten a AVANTEL S.A.S, desarrollar e implementar tecnologas y procesos que optimicen la actividad econmica de cada negocio, y a su vez, potencializar este conocimiento para generar relaciones de mutuo beneficio con sus proveedores.
Objetivos Estratgicos y de Calidad Asociados:
1. Gestionar la defensa jurdica 2. Mejorar los niveles de productividad y rentabilidad del Capital Humano.
3.1.3.4 APRENDIZAJE Y DESARROLLO Esta perspectiva est enfocada hacia los empleados con los que se quiere construir permanentemente la confianza, la comunicacin y el aprendizaje en equipo entre stos y las reas como elementos indispensables para el logro de la excelencia operacional que se defini en la perspectiva de procesos internos; con un enfoque de crecimiento personal y profesional de cada empleado dentro de la Organizacin. Adems, incluye el compromiso de la organizacin como ciudadano corporativo en el apoyo de programas a los sectores ms vulnerables del pas.
Objetivos Estratgicos y de Calidad Asociados:
1. Atraer, desarrollar, retener y motivar el talento humano requerido para el logro de la estrategia. 2. Mejorar los niveles de productividad y rentabilidad del Capital Humano.
3.1.4 CONTROL DE GESTION AVANTEL S.A.S., se soporta en una estructura de indicadores estratgicos y tcticos que se encuentran registrados y disponibles en el Balanced Score Card 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Corporativo, que unido a los procesos del SGC, hacen parte del seguimiento al cumplimiento de los objetivos Estratgicos y de calidad y apoyan el monitoreo estratgico de la compaa.
3.2 PLANEACIN OPERATIVA En el ao 2008, se genera un cambio en la estructura del SGC de AVANTEL S.A.S, estableciendo una categora adicional en la escala documental, el nivel de procesos pasa a ser de Macroprocesos y se efecta una clasificacin de los procedimientos, formatos e instructivos de cada Macroproceso en Procesos para lograr un enfoque ms claro de las cadenas de valor involucradas en cada uno. A partir de esto se genera un documento adicional, los flujos de alto nivel, que en conjunto con las caracterizaciones de los procesos establecen las interrelaciones con los diferentes actores que intervienen en el SGC a travs de identificacin de los proveedores y los clientes para cada una de las actividades que se desarrollan en la compaa.
MAPA DE PROCESOS
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
El proceso de implementacin del Sistema de Gestin de Calidad de AVANTEL est basado en el seguimiento a la metodologa de control de documentos establecida y documentada en el procedimiento GMC-P009 Control de Documentos. El manejo de copias de los procedimientos (magnticas o fsicas) solicitadas por los empleados, est bajo la responsabilidad de la Gerencia de Innovacin y Proyectos. Cualquier modificacin de los documentos existentes o solicitud de elaboracin de nuevos documentos debe ser aprobada por el dueo del proceso y avalada, despus de un anlisis de su impacto, por la Gerencia de Innovacin y Proyectos. Antes de su emisin y divulgacin, todo documento nuevo o modificado de fondo pasa por los ciclos de: revisin y aprobacin, para garantizar su adecuacin frente al objetivo y las operaciones de la compaa. La divulgacin de los documentos es responsabilidad del dueo del proceso y a los empleados involucrados en el mismo.
3.3 COMUNICACION INTERNA Al interior de AVANTEL, la comunicacin fluye de dos maneras:
Una comunicacin vertical ascendente y descendente a travs de la estructura organizacional de la compaa, soportada en el correo electrnico, la intranet y las carteleras como medios oficiales de comunicacin y publicacin de informacin significativa para la organizacin, utilizados de acuerdo con la relacin o tipo de actividad que se est ejecutando. Como parte de este esquema de comunicacin vertical, existen los siguientes comits:
a. Comit Ejecutivo. b. Comit de Producto. c. Comit de Infraestructura. d. Comit de Forecast. e. Comit de Mejoramiento. f. Comit de Altos Consumos. g. Comits primarios por cada rea.
En estos comits se hacen acuerdos de equipo y se establecen prioridades o propuestas de mejora asociadas con las coyunturas propias del objeto social de la compaa.
La segunda forma de comunicacin, es una comunicacin horizontal que se configura a travs de la interrelacin operativa de los diferentes procesos de la compaa y cuyos medios se encuentran debidamente detallados en los diferentes procedimientos, instructivos y polticas que conforman el Sistema de Gestin de Calidad.
Por otra parte, todos los documentos de gestin como procedimientos, instructivos, formatos, entre otros, controlados por el Sistema de Gestin de Calidad se encuentran publicados en el sistema de administracin documental de AVANTEL S.A.S., al cual se accede desde la seccin SGC en la intranet Formatted: Not Highlight 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript garantizando la disponibilidad en todos los sitios de la compaa donde se requiere su consulta y utilizacin. A su vez, por efecto del uso que deben hacer los Comercializadores Indirectos o distribuidores que operan como canal de ventas indirecto, las versiones vigentes de los formatos asociados a los procedimientos de venta del servicio, estn disponibles en la Extranet.
La informacin comercial relacionada con los planes y servicios se encuentra publicada en el Portal Comercial y es actualizada por el rea de Mercadeo.
3.4 PLANEACIN ADMINISTRATIVA AVANTEL S.A.S. tiene definida la responsabilidad y autoridad de cada uno de los empleados de la compaa de la siguiente manera:
3.4.1 Frente al cargo, se encuentran definidos en los Perfiles de Cargo siguiendo lo establecido en el documento GTH-F028 Perfil de Cargo. La consulta de los perfiles de cargo establecidos para la compaa se pueden observar en el sistema de administracin documental de AVANTEL S.A.S. al cual se accede va intranet.
3.4.2 Frente a la estructura organizacional, se presenta el organigrama general de la compaa.
3.4.3 Frente a las actividades que desarrollan, se encuentran en las caracterizaciones, procedimientos e instructivos que conforman el SGC.
3.4.4 Frente a la interrelacin de los procesos, se encuentran en los flujos de alto nivel y las caracterizaciones de los procesos.
3.5 SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD El seguimiento a la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestin de Calidad de AVANTEL S.A.S., est basado en la identificacin de oportunidades que garanticen su mejora continua y optimizacin de los procesos.
Las oportunidades de mejora pueden ser identificadas como resultado de la ejecucin de auditoras internas de calidad o de seguimiento, o por el monitoreo permanente de la operacin a travs de los indicadores definidos para cada uno de los procesos.
En el primer caso, la Gerencia de Innovacin y Proyectos genera y administra un programa de Auditoras Internas de Calidad, cuyo ciclo se repite semestralmente o anualmente. Estas auditoras son ejecutadas por Auditores Internos de Calidad ya sean empleados de la compaa o contratados externamente, que han superado un proceso de seleccin riguroso, cumpliendo con el perfil definido para este rol por la Gerencia de Innovacin y Proyectos de AVANTEL S.A.S., avalado mediante pruebas psicotcnicas por el rea de Talento Humanoa, y aprobando los cursos correspondientes dentro de su programa de formacin; para los proveedores, surtir el proceso de seleccin que incluye criterios de evaluacin y seleccin de 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript proveedores, todo esto de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GMC- P003 Administracin de Auditoras Internas.
La objetividad y un buen nivel de independencia de los auditores internos de calidad se garantizan asegurando que ninguno de los auditores audite sus propios procesos o reas de trabajo. El desempeo de este equipo de auditores internos de calidad es calificado anualmente por la Gerencia de Innovacin y Proyectos mediante la evaluacin de la calidad de las auditoras realizadas y sus respectivos informes.
En caso de requerirse la subcontratacin de Auditores de Calidad, el proceso de seleccin del proveedor debe efectuarse siguiendo los parmetros establecidos en el procedimiento de registro de proveedores GRO-P018 Evaluacin y Seleccin para Registro de Proveedores. El proveedor seleccionado debe suministrar auditores que demuestren las competencias definidas por AVANTEL S.A.S., para este rol.
La ejecucin de auditoras internas de calidad cumple con lo estipulado en el procedimiento GMC-P006 Ejecucin de Auditoras Internas.
En el segundo caso, la responsabilidad de la identificacin de las oportunidades de mejora recae en todos los empleados de AVANTEL S.A.S., dado que esta identificacin es efectuada por ellos durante el desarrollo cotidiano de las operaciones de las que hacen parte. En todos los niveles e instancias de la compaa un empleado puede generar un reporte de oportunidad de mejora a travs del mdulo de mejoramiento del sistema de Administracin de AVANTEL S.A.S. el cual es canalizado hacia la Gerencia de Innovacin y Proyectos donde se da trmite de acuerdo con los procedimientos establecidos.
En cualquier caso, la Gerencia de Innovacin y Proyectos, evala y consolida los resultados de las Auditorias y Reportes Internos para que sean objeto de anlisis y evaluacin por parte del Equipo de Mejoramiento antes de presentar los resultados al Comit Ejecutivo.
El Responsable del tratamiento de la oportunidad de mejora debe generar el anlisis de causalidad y definir el plan de accin, apoyado en equipos interdisciplinarios definidos por l y con asesora de la Gerencia de Innovacin y Proyectos cuando as lo requiera, quien a su vez hace seguimiento sobre el cumplimiento de las acciones planteadas de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GMC-P008 Acciones Preventivas y Correctivas.
3.6 IDENTIFICACIN Y MANEJO DE PRODUCTO NO CONFORME Para AVANTEL S.A.S., el producto/servicio no conforme se concentra en las quejas y recurso relacionados con el servicio contratado, facturacin de servicios y unidades que ocasionen incumplimiento de la promesa de valor frente a sus clientes. Para dar tratamiento al producto/servicio no conforme, se analiza el pareto de estas quejas y recursos, para asegurar que cada uno de los servicios 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript ofrecidos al cliente cumpla los requisitos especificados de acuerdo con el procedimiento Control del Producto o Servicio No Conforme (GMC-P007).
El rea de Servicio al Cliente (SAC) es la encargada de la ejecucin y control del Producto / Servicio no conforme, teniendo en cuenta las inconsistencias del Servicio, detectadas en Quejas y recursos de los clientes. Las no conformidades detectadas entran a un proceso de tratamiento de no conformes, incluyendo la identificacin de la no conformidad, las acciones inmediatas de solucin a la no conformidad, generando si es necesaria la accin correctiva para eliminar que eliminando la causa de dicha no conformidad. Este tratamiento se encuentra descrito en los siguientes procedimientos:
GSP-P001 Garanta de equipos y accesorios. GSP-P002 Prstamo de Equipos. GSP-P003 Adicin o retiro de servicios por solicitud del cliente. GSP-P005 Facturacin de servicios pospago GSP-P006 Desconexin de equipos por cancelacin de contratos. GSP-P008 Reposicin de equipos. GSP-P009 Renovacin tecnolgica de equipos GSP-P010 Revisin y/o mantenimiento Equipos. GSP-P012 Atencin a recursos de reposicin interpuestos por el cliente. GSP-P016 Aclaracin de cobros e inconsistencias de facturacin. GSP-P017 Elaboracin y aprobacin de notas crdito. GSP-P020 Soporte tcnico a requerimientos de clientes. GSP-P027 Anlisis y evaluacin de la calidad del servicio de atencin al Cliente y generacin de alarmas por incumplimiento de metas en la gestin de servicio al Cliente. GSP-P028 Soporte tcnico Avantrack. GSP-P029 Soporte posventa de soluciones de transmisin de datos. GSP-P033 Peticiones, quejas y recurso servicios prepago. GVS-P001 Venta de planes, equipos y/o accesorios a Asociados. GVS-P002 Asignacin de equipos en demostracin. GVS-P003 Venta de pack prepago, reactivacin prepago y activacin de Sim Card en CAPs. GVS-P006 Venta de productos y Servicios Pospago en CAPs. GVS-P007 Venta de planes y servicios prepago, pospago y arriendos largos por la fuerza de venta directa y gobierno. GVS-P008 Venta de planes y servicios de Arriendos cortos fuerza Comercial Directa. GVS-P011 Venta de accesorios y facturacin de Sim Card en CAP. GVS-P013 Asignacin de equipos en demostracin Avantrack. GVS-P015 Asignacin, cambio y/o retiro de pines virtuales a clientes. GVS-P016 Administracin y operacin Portal de Autogestin. GVS-P017 Venta de Sim Card prepago por la fuerza de venta indirecta. GES-P002 Facturacin y activacin y de equipos en pospago, arriendo y prepago. GES-P001 Devolucin de equipos por el cliente. GES-P006 Cadena de Abastecimiento de equipos. 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript GES-P008 Elaboracin, Almacenamiento y distribucin de tarjetas prepago.
Para lograr la eficacia en la atencin al cliente, AVANTEL S.A.S cuenta con el CRM (Customerostumer Relationship Management) en donde las PQRs son tratadas internamente en el menor tiempo posible por el rea especfica de acuerdo con el tratamiento a realizar. Adicionalmente cuenta con el Centro de Conmutacin Mvil (MSO) y un Help Desk en operaciones las 24 horas del da con Tcnicos e Ingenieros de red que permiten detectar la potencialidad y evitar cadas del servicio.
4. DESCRIPCIN DE MACROPROCESOS
4.1 MACROPROCESOS GERENCIALES
4.1.1 MACROPROCESO GESTIN GERENCIAL NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN GERENCIAL RESPONSABLE DIRECTOR PLANEACIN FINANCIERA OBJETIVO Establecer y divulgar resultados y estrategias que requiere el negocio, asegurando y controlando los recursos para su funcionamiento y logro de metas corporativas. PRODUCTO RESULTANTE Direccionamiento estratgico actualizado Poltica y Objetivos de Calidad revisados Disposicin de Recursos
Este Macroproceso incluye la definicin del marco estratgico de la compaa y definicin de los recursos necesarios para cumplir con las estrategias del negocio que se ven proyectadas financieramente en el plan de negocios de la compaa cuya competencia es de la Junta Directiva y del Comit Ejecutivo a travs del proceso de planeacin estratgica. Complementando el presente proceso se define el proceso Planeacin y Administracin Financiera que determina el anlisis del comportamiento de la compaa con el fin de planear y controlar los recursos financieros, optimizar su asignacin y uso, y de esta manara reducir los riesgos asociados a incrementar la rentabilidad.
Para hacer seguimiento a este plan de negocios, se realiza anualmente un presupuesto por Vicepresidencias y Gerencias que dependen de Presidencia y que se consolidan en Planeacin Financiera, quien mensualmente hace seguimiento sobre su cumplimiento y ejecuta los ajustes requeridos por la Alta Direccin de la compaa. Anualmente la Alta Direccin presenta el informe de gestin ante la Junta Directiva acompaado de los resultados financieros de la compaa, en la cual se determinan las directrices que se debern seguir para el ao inmediatamente siguiente y en donde se toman las decisiones acerca del futuro inmediato de la compaa segn sean sus principales proyectos.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Cada cinco aos, el Comit Ejecutivo formula las estrategias a seguir por la compaa para el logro de sus objetivos corporativos, las cuales son revisadas anualmente para efectuar los ajustes requeridos de acuerdo con los resultados obtenidos.
En este macroproceso tambin se define el proceso de Control y Prevencin del Fraude cuyo propsito es el de velar por el cumplimiento de las polticas, directrices, controles y procedimientos establecidos por la compaa, con el fin de asegurar el adecuado y efectivo funcionamiento administrativo, financiero, operativo y, el proceso de Aseguramiento del Ingreso que tiene el propsito de monitorear el flujo de los ingresos derivados de la prestacin del servicio y que deben ser facturados y cobrados con el fin de minimizar as la prdida de ingresos, costos y fuga de dinero.
Estos procesos permiten el control y aseguramiento del ingreso y garantizan el cumplimiento de las leyes y normas establecidas por AVANTEL S.A.S.
A continuacin se describen los principales procedimientos del Macroproceso:
Con el fin de cumplir con lo estipulado con la auditora de facturacin exigida por la Superintendencia de Industria y Comercio, se ha definido el procedimiento GGE-P002 Elaboracin de certificacin mensual para la SIC que garantiza el control que se debe llevar en la facturacin de servicios de acuerdo con los planes contratados por los clientes.
Como actividades de seguimiento a la identificacin de los riesgos de los procesos de AVANTEL S.A.S. y validacin en el cumplimiento de normas externas e internas, el procedimiento GGE-P005 Auditorias de Control Interno, determina las actividades de planeacin, ejecucin de las auditoras internas de control interno y generacin y seguimiento de oportunidades de mejora; adems se ha implementado una metodologa donde los empleados, pueden comunicar sus requerimientos o casos, a Control Interno de acuerdo con la identificacin de un riesgo o una oportunidad de mejora relacionada con controles. (GGE-P004 Atencin y respuesta a casos de control interno).
4.1.2 MACROPROCESO GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA RESPONSABLE GERENTE DE INNOVACIN Y PROYECTOS OBJETIVO Establecer, implementar y mantener los Sistemas de Gestin a travs del seguimiento a los procesos de manera que sus resultados aseguren el logro de los objetivos del negocio, la satisfaccin del cliente y apalanquen el mejoramiento continuo de la 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript gestin PRODUCTO RESULTANTE Sistemas de Gestin implementados y administrados como herramienta de mejora continua de la organizacin.
El Macroproceso de Gestin de la Mejora Contina tiene el propsito de definir las directrices para los diferentes sistemas de gestin que la compaa ha implementado y garantizar as el estndar de polticas, procedimientos y controles a tener en cuenta para cada sistema. A continuacin se detallan los procesos que intervienen en el macroproceso: Se determin en la AI que este proceso se llevara a absoletos porque no responsables del proceso, no se desempean las funciones y al parecer no tiene sentido practico el uso y manejo Con el fin de determinar el manejo seguro y adecuado de la informacin en el desarrollo de las operaciones, AVANTEL S.A.S., ha estructurado el proceso de Administracin de la Gestin de Seguridad de la Informacin que soporta el sistema basado en los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad. El desarrollo de cada principio, busca fortalecer el cumpliendo de las obligaciones contractuales con clientes y proveedores, y los requerimientos legales.
Tambin se defini la necesidad de establecer un modelo para la Administracin del Riesgo, cuyo propsito es la Identificacin, medicin y control de los eventos de riesgo que afecten el logro de los objetivos corporativos, la eficiencia operativa y el mejorar continuamente los procesos de la compaa[y1].
AVANTEL S.A.S., como ciudadano corporativo y al identificar la importancia de minimizar los impactos ambientales y determinar las condiciones ptimas en la seguridad, Salud y Ambiente de los empleados, defini los procesos de Administracin a la Gestin Ambiental y Administracin de la Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se establecen las actividades para el monitoreo de los procesos de la compaa desde esta perspectiva, y se definen los lineamientos para el cumplimiento de la normatividad legal vigente.
Los factores crticos de seguridad, salud en el Trabajo dentro de la organizacin se identifican mediante la evaluacin de los riesgos laborales a travs del rea de salud en el trabajo cuyas funciones abarcan el estudio de cada puesto de trabajo y los riesgos inherentes a las actividades que desarrollan los empleados de mayor impacto por tipo de gestin.
El suministro adecuado de los elementos de proteccin personal que cada trabajador requiere, la capacitacin necesaria, as como el control de los factores de riesgo en la fuente, con el fin de prevenir la accidentalidad y la presentacin de enfermedades profesionales.
Las actividades a desarrollar para mantener laor Salud en el Trabajo se programan de acuerdo con los hallazgos y anlisis del Panorama de factores de riesgo, estableciendo para ello un cCronograma de actividades, que con ayuda del Formatted: Strikethrough Formatted: Strikethrough Comment [y4]: Este tem se elimina dado a la Directriz de Luz Esperanza de colocar la documentacin como obsoleta Formatted: Strikethrough Formatted: Strikethrough 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Comit Paritario de Salud Ocupacional, COPASO para facilitar la labor de Salud en el Trabajo.
Todas las actividades de Salud en el Trabajo se desarrollan durante el ao de acuerdo con un cronograma de actividades definido previamente y que incluye bsicamente ejecucin de actividades en tres campos bien delimitados:
a. Medicina del Trabajo b. Higiene Industrial c. Seguridad Industrial
Se estructur el proceso Administracin de los Sistemas de Gestin que tiene la misin de promover la eficiencia en los controles y el cumplimiento de las polticas y procedimientos internos de la compaa a travs de anlisis, evaluaciones, recomendaciones y acompaamiento alineado con los objetivos de calidad, bajo una continua perspectiva de generacin de valor.?? Todos los empleados de la compaa aportan al cumplimiento de esta misin a travs de la ejecucin de gestin basada en los lineamientos determinados a travs de los procedimientos y documentos vigentes en la compaa.
Adems de su estructura, el Comit Ejecutivo ha designado a un grupo de empleados de Direccin para promover el mejoramiento continuo en la organizacin, que est conformado por los 11 responsables de los macroprocesos de la compaa, quienes han definido su rol en los siguientes trminos:
1. Responder por los indicadores de gestin de cada proceso. 2. Asegurar que las Acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento estn adecuadamente elaboradas e implementadas. 3. Revisar y optimizar los procedimientos que requieran mejorar estndares de calidad, buscando la satisfaccin del cliente. 4. Desarrollar y garantizar la divulgacin de las estrategias de mejoramiento. 5. Difundir y facilitar casos de xito. 6. Apoyar la implementacin y mantenimiento de la estructura de indicadores y el SGC.
As mismo la Presidencia de la compaa design al Gerente de Innovacin y Proyectos como su representante ante el Sistema de Gestin de Calidad y asegur la disponibilidad de los recursos necesarios para el establecimiento, implementacin, y mantenimiento del sistema. En las sesiones programadas del Equipo de Mejoramiento lideradas por el representante de la Direccin, se informa a los miembros de dicho comit acerca del desempeo del sistema, y del cumplimiento de los requisitos del cliente en los procesos que sus lderes representan en el mismo.
AVANTEL S.A.S., cuenta con la estructura documental y de registros necesarios para mantener y apoyar el funcionamiento eficaz y eficiente de los procesos de la compaa. Formatted: Font: Bold 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
Esta documentacin interna se resume en el rbol documental que integra el direccionamiento o compromisos de la compaa, el conocimiento que tiene sobre su objeto social y las evidencias con las que cuenta para soportar toda su gestin (GMC-P009 Control de Documentos). Para el control de los documentos de origen externo la organizacin ha establecido en el sistema de administracin documental de AVANTEL S.A.S. en la categora documentos publicados y de acuerdo con el tipo -externos-, un listado de documentos externos en donde cada lder de proceso establece cules son estos documentos, su vigencia, su acceso y cul es su mecanismo de actualizacin.
Teniendo en cuenta que la innovacin es el pilar estratgico que abarca a los dems, existen planes que buscan optimizar los procesos de la organizacin de tal manera que sean giles y eficaces frente a los clientes, teniendo en cuenta que dicha optimizacin cumpla con los parmetros establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad de AVANTEL S.A.S. Por otra parte, existe un procedimiento para gestionar las ideas que cualquier empleado sugiera. Cual es el procedimiento, se sugiere eliminar el prrafo ya que no se encuentra documento oficinal.
El proceso de seguimiento que realiza la alta direccin se hace a travs de la revisin gerencial que se ejecuta peridicamente, lo que permite realizar acciones que apunten al logro de las metas establecidas y se ajusta con las reuniones mensuales que hace el Comit Ejecutivo de la compaa que tiene el fin de evaluar el seguimiento al cumplimiento de los objetivos inicialmente propuestos.
Las revisiones gerenciales se inician al terminar cada ciclo de auditoras internas de calidad y se llevan a cabo anualmente, o cuando lo determine la Presidencia segn la necesidad. Para esta revisin se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
a. Desempeo de los procesos a travs de los resultados de los indicadores de gestin. b. Anlisis de los resultados de las auditoras internas y/o externas. c. Acciones correctivas o preventivas emprendidas. d. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores. e. Cambios en los procesos, la empresa etc, organizacionales. que afecten el sistema de calidad. f. Oportunidades de Mejora. g. Comportamiento de PQRs (Peticiones, quejas y recurso).
4.2 MACROPROCESOS CORE DEL NEGOCIO
4.2.1 MACROPROCESO GESTIN DE PLANEACIN DEL SERVICIO NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN DE PLANEACIN DEL SERVICIO RESPONSABLE DIRECTOR DE MERCADEO Formatted: Underline Formatted: Spanish (Colombia) 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript OBJETIVO Disear, desarrollar y promocionar el portafolio de productos y servicios ofrecidos por AVANTEL, buscando la generacin de valor para el cliente y la compaa. PRODUCTO RESULTANTE Nuevos productos, planes y promociones alineadas con la promesa de valor de AVANTEL, rentables para la compaa.
Este Macropoceso incluye actividades relacionadas con el anlisis del entorno, planeacin, diseo, desarrollo y promocin de productos y servicios que se realiza definiendo el producto, analizando el impacto en precio, costo y rentabilidad en el rea de Mercadeo y la convocatoria de las reas requeridas para evaluar la viabilidad tcnica y operativa del producto o servicio.
Basado en lo anterior se han definido cuatro procesos: Identificacin de Iniciativas; Viabilidad Tcnica, Logstica, Financiera y Legal; Evaluacin de Proyectos para Expansin de la Red y Nuevos Servicios; y, Logstica e Implementacin de Productos, Servicios y Aplicaciones.
A continuacin se definen los principales procedimientos del macroproceso que garantizan el cumplimiento del objetivo.
En el procedimiento GPL-P001 Diseo y Desarrollo Iniciativas de Mercadeo, se determinan los estndares de operatividad del nuevo producto o servicio antes de salir al mercado, el cual debe cumplir con las expectativas de rentabilidad propuestas por la compaa y dando respuesta a las necesidades del mercado.
Para garantizar la permanente adecuacin tecnolgica de la promesa de valor, AVANTEL S.A.S evala peridicamente la necesidad de expansin o mejoramiento de la red. Esta necesidad es identificada por diferentes fuentes tales como: proyectos nuevos que requieran un anlisis para la ampliacin de cobertura de acuerdo con las necesidades de un cliente o comunidad, que son administrados por el rea de infraestructura y que tiene el propsito de coordinar la evaluacin, tcnica, financiera, legal y operativa (GPL-P006 Creacin y Evaluacin de Propuestas para Proyectos de Infraestructura), clientes que quieren mejoramiento de cobertura (GSP-P020 Soporte Tcnico a Requerimientos de Clientes), identificacin de zonas a mejorar (GPL-P003 Ampliacin y/o Mejoramiento de la Red - GIM-P007 Optimizacin de la Red y de los Recursos de la Red de Estaciones Base) e indicadores de trfico que revelan la necesidad de nuevas estaciones para brindar cobertura geogrfica. Dichas necesidades son evaluadas por la Vicepresidencia de Estrategia para tomar acciones de mejoramiento de la red y/o evaluando y ejecutando las inversiones requeridas aprobadas por el Comit Ejecutivo de la compaa.
Este proceso incluye adems las actividades para la planeacin de nuevos servicios sobre la infraestructura ya instalada o con algunas modificaciones sobre Formatted: Strikethrough Formatted: Strikethrough 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript el Centro de conmutacin mvil (MSO) y los sistemas de informacin, para lo cual promueve la evaluacin de los requerimientos tcnicos, jurdicos y administrativos en las diferentes reas y finaliza con el documento aprobado por el comit de nuevos productos, que es entrada para el procedimiento de impleme,ntacin de nuevos productos y servicios.
4.2.2 MACROPROCESO GESTIN DE IMPLEMENTACIN DEL SERVICIO Y MANTENIMIENTO DE LA RED NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN DE IMPLEMENTACIN DEL SERVICIO Y MANTENIMIENTO DE LA RED RESPONSABLE GERENTE DE TCNICA E IT OBJETIVO Administrar, mantener y optimizar la infraestructura tecnolgica necesaria para la prestacin de los servicios dentro de los estndares de calidad establecidos, permitiendo adems la implementacin de Nuevos productos y Servicios. PRODUCTO RESULTANTE Productos y Servicios Implementados bajo los parmetros de la promesa de valor de AVANTEL Calidad y Disponibilidad de la Red Ampliacin de la Cobertura
Este Macroproceso incluye actividades de logstica interna para implementacin de nuevos productos y servicios, proyectos de infraestructura, instalacin y el mantenimiento de las estaciones para brindar cobertura geogrfica BTS y Centro de conmutacin mvil (MSO), entre otras, necesarias para garantizar que el servicio que se ofrece al cliente cuente con toda la infraestructura administrativa y tcnica requerida.
Dentro de las actividades de este Macroproceso est la optimizacin, mantenimiento y soporte externo (SLA 1 ) de la infraestructura de la red, entendida como Red, tanto el centro de conmutacin mvil (MSO), como la instalacin y mantenimiento de las estaciones base para brindar cobertura geogrfica, con el fin de garantizar el funcionamiento adecuado y el cumplimiento de los estndares definidos de calidad y servicio.
La Vicepresidencia de Estrategia permanentemente est desarrollando actividades de optimizacin de su red en las BTS instaladas y en el MSO para garantizar la calidad del servicio requerido por nuestros clientes. Estas actividades se efectan de acuerdo con los lineamientos establecidos en los procedimientos GIM-P012 Optimizacin MSO y GIM-P007 Optimizacin de la Red y de los Recursos de la Red de Estaciones Base.
Las actividades de mantenimiento preventivo estn basadas en la implementacin de rutinas de monitoreo y control de la operacin, ejecutadas por los operadores del MSO y los Tcnicos o Ingenieros de Ingeniera de Red, que permiten detectar la potencialidad de falla para anticipar las labores preventivas y garantizar la Formatted: Superscript 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript disponibilidad de los servicios ofrecidos. (GIM-P008 Mantenimiento Correctivo de BTS, GIM-P009 Mantenimiento Preventivo de BTS, GIM-P010 Mantenimiento Correctivo MSO, GIM-P011 Mantenimiento Preventivo MSO). Cada uno de los equipos ubicados en las BTS y el MSO se encuentra registrado en el sistema de informacin AM, en donde se controlan sus cambios, actividades de mantenimiento correctivo y ejecucin de mantenimientos preventivos.
De acuerdo con el Plan de Expansin de BTS, la compaa ha definido el proceso Diseo de Red donde se evalan los sitios de ubicacin, que pueden ser sitios nuevos o contratados en coubicacin, lo que permite la instalacin de equipos de transmisin dentro de las instalaciones de otro operador de telecomunicaciones con la consecuente reduccin de costos. Esta actividad se realiza de acuerdo con el procedimiento GIM-P004 Diseo y Asignacin de Recursos para BTS.
Definida la ubicacin en cualquier caso, en el proceso Implementacin de BTS se determinan las actividades para la Instalacin y puesta en servicio de las estaciones bases aprobadas, siguiendo los procedimiento GIM-P001 Instalacin y Puesta de Servicio de BTS (Obra Civil), GIM-P002 Instalacin y Puesta de Servicio de BTS (Electromecnica), GIM-P003 Instalacin y Puesta de Servicio de BTS (Interconexin de la BTS con el MSO) y GIM-P006 Instalacin y Puesta de Servicio de BTS (RF).
De acuerdo con las caractersticas de calidad de los productos y servicios, se ha determinado que la herramienta que permite, en forma adecuada, la evaluacin de la cobertura y nivel de seal para nuestro servicio es el drive test que est integrada por un computador, un software y una unidad. Los equipos utilizados con este propsito estn controlados y es conocido su margen de error, cumpliendo con la precisin requerida en la medicin de los diferentes parmetros.
En cuanto a los instrumentos de medicin utilizados en el MSO y durante la instalacin del las BTSs, se determin que su incidencia es controlada desde los procesos y no afectan la calidad de los productos finales.
4.2.3 MACROPROCESO GESTIN VENTA DEL SERVICIO
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN VENTA DEL SERVICIO RESPONSABLE GERENTE DE PLANEACIN COMERCIAL OBJETIVO Penetrar el mercado objetivo a travs de la comercializacin y venta del portafolio de productos y servicios ofrecidos por AVANTEL soportado por los canales de venta. PRODUCTO RESULTANTE Generacin de relaciones comerciales de largo plazo con los clientes estratgicos
Comment [y5]: Ese cargo es de Jos Tole?. Siendo el tema de venta del Servicio? 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Este Macroproceso inicia con el proceso de Planeacin de Ventas que incluye la definicin del perfil del cliente, parametrizacin de la cuota por cada grupo comercial, asignacin de territorios y definicin de las estrategias para la fuerza de ventas directa (Comercial y Servicio al Cliente) y fuerza de ventas indirecta y finaliza con las actividades de validacin crediticia de los clientes y de comercializadores indirectos.
A su vez AVANTEL S.A.S ha definido cuadro canales de venta: directa, indirecta, CAP (Centro de Atencin Personalizada) y Portal de Autogestin, que apoyan el proceso de gestin comercial.
FUERZA DE VENTA DIRECTA (FVD)
La gestin de la Fuerza de Venta Directa (FVD) es administrada y medida a travs del proceso de Gestin Comercial. La FVD est conformada por consultores comerciales de campo que realizan venta consultiva y consultores virtuales que realizan la venta por un canal telefnico.
Los Gerentes Regionales son responsables de la oficina de la ciudad principal a cargo, y por las oficinas ubicadas en las ciudades anexas. Las cuatro regionales de la compaa son:
La FVD; Consultores, Directores, Gerentes y el Vicepresidente de Comercial, cuentan con una herramienta para administrar la relacin que tienen con sus clientes, un CRM, que les permite administrar su territorio, ver los casos de servicio que sus clientes abren en servicio al cliente, crear y administrar sus oportunidades de negocio, as como ver su desempeo en cuanto a sus ventas y cumplimiento de la cuota de ventas.
Cada consultor identifica sus oportunidades de negocios de acuerdo con reglas de territorio de Administracin de Ventas, evoluciona la probabilidad de cierre de esas oportunidades de acuerdo con las interacciones con sus clientes, radican en el rea de crdito los contratos de venta o solicitudes de servicio con los anexos requeridos para que, de acuerdo con las polticas de crdito, se aprueben dichas solicitudes y se registre as su gestin de ventas.
VENTA EN CAP (CENTRO DE ATENCIN PERSONALIZADA) [y2]
En los casos en que el cliente se acerca al CAPStore a solicitar informacin acerca de equipos y/o servicios, el Representante CAP le entrega la informacin requerida y crea el caso en el CRM donde se lleva la historia del contacto con el cliente. Para los casos de pospago, cuando el cliente se acerca con los Formatted: Comment Reference, Font: 11 pt 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript documentos para iniciar la compra, el Representante recibe y revisa que los documentos estn completos, realiza estudio de crdito, aprobacin, despacho y activacin de los equipos.
A continuacin se describen los procedimientos que regulan el proceso de gestin comercial:
GVS-P001 - Venta de planes, equipos, tarjetas prepago y/o accesorios a asociados GVS-P002 - Asignacin de equipos en demostracin GVS-P003 - Venta de pack prepago, reactivacin prepago y activacin de sim card en CAPS GVS-P005 - Manejo de excepciones comerciales GVS-P006 - Venta de productos y servicios pospago en CAPS GVS-P007 - Venta de planes y servicios prepago, pospago y arriendos largos por la fuerza de venta directa y gobierno GVS-P008 - Venta de planes y servicios de arriendos cortos fuerza de ventas directas GVS-P011 - Venta de accesorios y facturacin de sim card en cap GVS-P013 - Asignacin de equipos en demostracin Avantrack GVS-P017 - Venta de sim card prepago por la fuerza de venta indirecta
Los Centros de Atencin Personalizada son los establecidos en el Anexo 2 de este manual.
FUERZA DE VENTAS INDIRECTA (FVI)
AVANTEL S.A.S. ha estructurado el proceso de Administracin de Agentes Comercializadores donde se definen los criterios de seleccin, iniciacin y seguimiento administrativo de la red de comercializadores indirectos, los cuales son seleccionados cuidadosamente, de manera que a travs de ellos se cumpla la promesa de valor ofrecida por AVANTEL S.A.S. (GVS-P010 Consecucin de Agentes Comerciales y/o Distribuidores). Para ello, los comercializadores indirectos pasan por un proceso de induccin en el que se entregan los conceptos, herramientas y manuales que deben utilizar con el fin de mantener la imagen corporativa y un servicio homogneo de cara al cliente final, as como la capacidad de conexin con el sistema CRM a travs de Extranet donde encuentran toda la informacin necesaria para realizar las ventas.
Cada Agente Comercial identifica una oportunidad de negocio y, si el cliente est creado y validado, crea la oportunidad de venta. Cuando no se encuentra creado el cliente el comercializador crea un prospecto nuevo, que el rea de Administracin de Ventas valida y verifica para establecer que no se encuentre relacionado en listas restrictivas y/o asignado a un territorio, de manera que proceda a crear la oportunidad, de acuerdo con el procedimiento GVS-P007 Venta de planes y servicios prepago postpago y arriendos largos por la fuerza de venta. 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
Para garantizar el buen desarrollo comercial a nivel interno, de las solicitudes realizadas por los canales, se han establecido actividades para los Coordinadores de Comercializadores Indirectos sobre el seguimiento de las ventas, liquidacin de comisiones y evaluacin de la gestin de los canales (GVS-P014 Seguimiento a canales).
VENTA PORTAL DE AUTOGESTIN
AVANTEL S.A.S, ha desarrollado una estrategia para la venta de sus servicios y productos para un grupo de clientes potenciales a travs del proceso del portal de autogestin, que permite la consulta de informacin de manera oportuna de los equipos, las configuraciones, los estados de cuenta y el seguimiento a las solicitudes de compra de los productos y servicios.
El Portal de Autogestin permite que a travs de un registro inicial del cliente y aprobacin de un cupo de cartera, realizar solicitudes va web y a travs de un procesos de validacin que es transparente para el cliente, revisar la informacin del cliente, generar los documentos soportes de la venta y programar de la entrega de los equipos y servicios.
Adems el Portal de Autogestin pretende la reduccin de los tiempos de respuesta, monitoreo del pedido y consulta de los servicios activados. (GVS-P016 Administracin y Operacin Portal de Autogestin).
Por ltimo, el Macroproceso de Gestin de Venta del Servicio finaliza cuando se radican las solicitudes de servicio, para iniciar el estudio de crdito a travs de la consulta de los datos del cliente en las centrales de riesgo, listas restrictivas, revisin de la documentacin entregada por el consultor comercial o el comercializador indirecto y determinar la viabilidad del cliente para continuar con el proceso de activacin y programacin del servicio o la notificacin al consultor comercial del rechazo del estudio de la solicitud de crdito. (GVS-P023 Crdito).
4.2.4 MACROPROCESO GESTIN ENTREGA DEL SERVICIO NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN ENTREGA DEL SERVICIO RESPONSABLE Gerente Financiera y Administrativa[y3] OBJETIVO Lograr la materializacin de la venta asegurando la activacin y la entrega efectiva de los equipos y servicios acordes a lo pactado con el cliente. PRODUCTO RESULTANTE Soluciones de Telecomunicacin Mvil en manos del cliente.
El macroproceso inicia cuando la solicitud de servicio es aprobada por crdito para iniciar con el proceso de activacin de servicios, facturacin y entrega de equipos. Incluyendo la gestin logstica que realiza el operador seleccionado por AVANTEL Formatted Table Comment [y6]: 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript S.A.S. para entregar los equipos y la factura de venta, o hasta que se reingresan los equipos al inventario por cancelacin o terminacin del contrato. Tambin el proceso incluye la capacitacin que se realiza al cliente con el fin de garantizar el adecuado uso de los equipos y servicios.
Para el proceso de facturacin y aprovisionamiento de servicios y con base en la informacin registrada en el CRM, STC (aplicativo que administra la gestin operativa de los diferentes productos AVANTEL S.A.S) y los documentos que demuestran el estudio de crdito del cliente, se elabora la respectiva factura segn el procedimiento GES-P002 Facturacin y activacin de equipos en postpago, arriendo y prepago para la primera factura del cliente que contiene la facturacin del equipo y el cargo bsico del primer mes o la facturacin e instalacin de los equipos. Esta facturacin cuenta con controles de calidad de verificacin de la informacin del cliente y la documentacin (solicitudes de servicio o contratos) vs. la factura que se est emitiendo para el cliente.
As mismo AVANTEL S.A.S., ha establecido actividades para la asignacin, cambio, retiro y correcta facturacin de pines virtuales en las modalidades de pospago y prepago; a travs de la solicitud radicada por parte del cliente al Consultor Comercial, Representante CAP o directamente al Contact Center y una vez realizado el proceso de validacin de la documentacin, se registra las cargas asignadas al cliente en la facturacin cclica y se informa al cliente el valor cargado y la fecha en la cual podr hacer uso del servicio (GES-P012 Solicitud, facturacin y generacin de pines virtuales).
Para la programacin, almacenamiento, preservacin, alistamiento y entrega de los equipos a los clientes o distribucin en las bodegas de AVANTEL S.A.S, la compaa cuenta con un proceso de Alistamiento y Fulfillment que define las actividades del operador logstico para garantizar la disponibilidad y oportunidad de la entrega de nuestros productos a los clientes (GES-P006 Cadena de abastecimiento de equipos). Este operador sigue los lineamientos establecidos por AVANTEL S.A.S. y opera los sistemas de informacin CRM y STC, con el fin de garantizar que la informacin est en lnea y permanezca confiable en lo relacionado con disponibilidad de inventarios.
El sistema de inventarios est clasificado por bodegas para permitir que todos los establecimientos comerciales de la compaa cuenten con la disponibilidad de inventarios requerida para su operacin.
A travs del proceso de Despacho y entrega de productos y servicios, el Operador Logstico a diario genera un informe de seguimiento de novedades donde se identifican las entregas que no fueron realizadas y a travs del consultor se revisan los motivos de devolucin. En el caso que el cliente decide no aceptar los equipos se genera en CRM un caso de devolucin de pedido, se analiza la solicitud y se establece la generacin de la nota crdito y el reingreso de los equipos en la bodega. (GES-P001 Devoluciones de equipos por el cliente)
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Este proceso tambin contempla el traslado de unidades y accesorios entre CAPs a nivel nacional o desde el Operador Logstico, como apoyo de las actividades del proceso de venta o entrega de los productos y servicios adquiridos por el cliente. (GES-P005 Traslado entre bodegas)
De acuerdo con la demanda de tarjetas prepago, el procedimiento GES-P008 Elaboracin, almacenamiento y distribucin de tarjetas prepago, establece las actividades para la compra de tarjetas prepago, la distribucin a CAPs y Canales y el proceso de activacin del lote adquirido.
Por ltimo en el proceso de Prestacin del Servicio, se definen las actividades y condiciones para el uso de los servicios de acuerdo con los productos aprovisionados al cliente, se define la capacidad y asignacin de los recursos para el uso de los servicios y el registro de llamadas en la comunicacin, basado en los parmetros de calidad y seguridad establecidos por la compaa.
4.2.5 MACROPROCESO GESTIN DE SERVICIO POSVENTA
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN SERVICIO POSVENTA RESPONSABLE Director de Posventa[y4] OBJETIVO Deleitar Cautivar a los clientes de AVANTEL mediante un servicio excepcional y proactivo en la ejecucin de las actividades posventa indispensables para la prestacin de los servicios ofrecidos y la atencin oportuna de sus PQRs. PRODUCTO RESULTANTE Cumplimiento a la Promesa de Valor de AVANTEL traducido en el deleite de los clientes e ingresos por concepto de venta de soluciones de telecomunicacin mvil.
Dentro de la promesa de valor ofrecida, AVANTEL S.A.S. ha incluido las actividades que aseguran el cumplimiento de los compromisos de la organizacin frente al cliente, posterior a la gestin de venta y entrega de la solucin de telecomunicacin mvil, haciendo parte de ella la administracin de sus PQRs, el relacionamiento con el cliente como as mismo programas de fidelizacin. La relacin con los clientes est basada en una buena comunicacin, solucin proactiva a inconvenientes, atencin eficaz, eficiente seguimiento, atencin y resolucin permanente a sus diferentes peticiones, quejas y recurso (PQRs).
El acceso a los sistemas de informacin para los empleados de Servicio al Cliente, su capacitacin y experiencia, permite atender por cualquier canal de servicio, las inquietudes de los clientes en los tiempos, niveles de servicio objetivo y con la calidad requerida y especificada en la promesa de valor dada. Adems, la Direccin de Posventa, cuenta con Ejecutivos de Servicio Posventa responsables Comment [y7]: Mara Catalina, es la responsable, si es afirmativa sera Director Nacional de Posventa si es no, es Director de Posventa que es Sonia B 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript de garantizar el cumplimiento la oferta de valor de los clientes a travs de visitas proactivas, seguimiento diario a la gestin de los casos y conocimiento del cliente.
AVANTEL S.A.S. tiene dos procesos para la atencin de PQRs y un tercero para medir la satisfaccin del cliente. El primer proceso de Identificacin de requerimientos y atencin de casos de respuesta inmediata tiene el fin de identificar efectivamente las inquietudes planteadas por el cliente, dando respuesta inmediata a sus solicitudes o direccionando el requerimiento al rea que puede generar la solucin.
El proceso de Tratamiento de Casos con Posproceso contempla la respuesta a los requerimientos que requieren una atencin o soporte especializado de acuerdo con las PQRs interpuestas por los clientes. Es as como podemos identificar en el proceso, el soporte tcnico de los equipos del cliente, para lo cual AVANTEL S.A.S. tiene un laboratorio tcnico (en esquema de outsourcing) ubicado en los CAPs (Centros de Atencin Personalizada) de Bogot y de las cuatro (4) regionales principales para ofrecer rapidez e inmediatez en los tiempos de atencin a estas solicitudes (GSP-P010-Revisin y/o mantenimiento de equipos).
El proceso de Seguimiento a la Satisfaccin del Clientes pretende monitorear y mantener los niveles de satisfaccin al usuario, a travs de, encuestas y acciones que permitan realizar las optimizaciones necesarias tendientes a lograr el deleite de todos los clientes.
Dentro del Macroproceso de Servicio Posventa se han definido dos procesos complementarios que son Facturacin de Servicios y Cartera, cuyo objetivo respectivamente es generar la facturacin cclica de acuerdo con los servicios contratados y los consumos efectuados por los clientes y, garantizar una efectiva gestin de cobro de cartera y aplicacin de pagos para de esta manera asegurar los ingresos de la compaa.
4.3 MACROPROCESOS DE SOPORTE
4.3.1 MACROPROCESO GESTIN DE RECURSOS ORGANIZACIONALES NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN RECURSOS ORGANIZACIONALES RESPONSABLE Gerente Financiera y Administrativa[y5] OBJETIVO Administrar, preservar y asegurar disponibilidad de productos, recursos fsicos, documentos e informacin financiera derivada de la operacin de AVANTEL, dando respuesta oportuna, segura y confiable a los requerimientos de los clientes dentro del marco legal vigente. PRODUCTO RESULTANTE Soporte Logstico de equipos, repuestos y suministros requeridos por los diferentes procesos Comment [y8]: Quien lo reemplaza? 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript de la compaa. Informacin financiera confiable y oportuna. Cumplimiento de las obligaciones tributarias dentro de las normas legales. Atencin de requerimientos de control y vigilancia Este macroproceso est constituido por el proceso Administrativa y Adquisicin de Bienes y Servicios y el proceso de Gestin Contable, Tributaria, Administracin de Tesorera, Pagos y Desembolsos que a continuacin se describen:
El proceso Administrativa y Adquisicin de Bienes y Servicios inicia con los requerimientos de recursos fsicos, de infraestructura y de logstica, y termina con su atencin o ejecucin y est dividido por:
1. Cadena de abastecimiento 2. Administracin de Infraestructura
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
Para AVANTEL S.A.S. la relacin con sus proveedores es un aspecto crtico para garantizar la promesa de valor a sus clientes, por lo tanto los procedimientos relacionados se han establecido de manera que permiten controlar y atender las necesidades de los clientes internos para traducirlas en los mejores productos y servicios en trminos de calidad y precio. Dentro de estos procedimientos estn los relacionados con la administracin de activos fijos (GRO-P002 Administracin de activos fijos de infraestructura y MSO, GRO-P023 Administracin de activos fijos unidades y GRO-P027 Administracin de activos fijos de muebles, enseres, equipos de oficina y equipos de cmputo), los cuales describen el manejo y control de estos activos en la compaa.
Las Compras al igual que todos los procesos en AVANTEL S.A.S., estn orientadas al cumplimiento de los objetivos estratgicos y de calidad de la compaa, garantizando el anlisis costo-beneficio que estn implcitos en un proceso de contratacin, subcontratacin y adquisicin de bienes o servicios.
AVANTEL S.A.S., cuenta con el software de ORACLE 12i que contempla el mdulo de compras donde se registran las requisiciones de compra de todas las Vicepresidencias y Gerencias a travs de un grupo de empleados autorizados para tal fin. Luego de su registro, la orden de compra o servicio fluye en cada una de las instancias para cumplir con las aprobaciones requeridas y realizar la compra de acuerdo con el procedimiento GRO-P004 Compras.
AVANTEL S.A.S., asegura que los requisitos y especificaciones de calidad sean incluidos en las requisiciones de compra y de contratos de prestacin de servicios, a travs de la definicin clara de las caractersticas del producto o servicio a 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript adquirir, la cantidad, las condiciones comerciales a pactar, sus valores, entre otros. Para el control de los procesos internos y externos relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos, AVANTEL S.A.S. ha establecido el sistema de informacin: -Portal de Compras-, utilizando el Internet como medio principal en la comunicacin cliente-proveedor.
La efectividad y oportunidad en el proceso de compras es monitoreado por cada empleado que recibe los productos y servicios solicitados y, que son evaluados a travs del formato electrnico GRO-F007 Formato de Calidad de Compras.
AVANTEL S.A.S., ha definido que todos los proveedores deben cumplir con ciertos criterios entre los que se cuentan la capacidad tcnica, comercial, financiera, estructural y estratgica que permitan satisfacer las necesidades de la empresa, para lo cual se siguen los procedimientos GRO-P018 Evaluacin y Seleccin para Registro de Proveedores y GRO-P019 Evaluacin Peridica de Proveedores, a travs de los cuales se determina que los contratistas suministren productos o servicios de acuerdo con los criterios establecidos para cada categora, y a su vez, se asegure que esas condiciones se mantengan durante todas la relacin comercial y en caso de ser necesario, fijar compromisos de mejora; o de otra forma buscar un mejor aliado comercial.
Para reducir el impacto en las operaciones, AVANTEL S.A.S. ha definido como proveedores aprobados aquellos que han estado vinculados a la compaa y que actualmente prestan sus servicios o suministran productos para soportar la oferta de valor a los clientes. Por lo anterior, estos proveedores han sido incluidos dentro de la base de datos de Proveedores Aprobados de AVANTEL S.A.S. y su seguimiento inicia con una evaluacin peridica frente a los criterios establecidos de acuerdo con la categora a la que pertenecen, y basados en los resultados que se obtienen se plantean los planes de accin para las mejoras, en caso de ser requeridas. Se realizan visitas de verificacin a aquellos contratistas (proveedores) que suministren productos o servicios que sean considerados como crticos por su incidencia en las operaciones de produccin o administracin.
Cuando se trata de compra y/o importacin de equipos, el operador logstico es el encargado de hacer el Control de Calidad de Equipos y de acuerdo con los resultados de la inspeccin determina los equipos y accesorios que continan con el proceso de programacin y alistamiento.
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIN DE INFRAESTRUCTURA
El rea Administrativa desarrolla el procedimiento de Atencin a las solicitudes de Servicios Administrativos (GRO-P001), mediante el cual verifica y monitorea que las instalaciones de las oficinas, edificaciones, infraestructura elctrica y servicios pblicos, estn en condiciones apropiadas para el desarrollo de la gestin de 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript todos los empleados de la compaa (GRO-P031 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Infraestructura Fsica). A travs de sta rea se administra y Custodia el Archivo Inactivo de la Organizacin (GRO-P014 Archivo), as como la recepcin, distribucin y entrega de Correspondencia (GRO-P009 Correspondencia) a travs de Compaas especializadas subcontratadas. La seguridad fsica de la oficina principal, los Centros de Atencin Personalizada, y de las estaciones a nivel nacional hace parte de este proceso (GRO-P029 Identificacin de Servicios de Seguridad y GRO-P030 Control de Accesos).
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIN FINANCIERA
Para los procesos de Gestin Contable, Tributaria, Administracin de Tesorera y, Pagos y Desembolsos, se ha definido que el flujo oportuno de los recursos financieros es prioritario para los estados financieros de AVANTEL S.A.S., por eso a travs del adecuado recaudo y custodia del efectivo, y del pago oportuno de las obligaciones financieras de la compaa, de forma responsable y de acuerdo con las necesidades y polticas establecidas.
Este proceso contempla todas las actividades necesarias para cumplir con los requisitos y obligaciones establecidos por las normas contables y tributarias, aplicables a la compaa de acuerdo con su calidad jurdica y tributaria. La Direccin de Contabilidad e Impuestos cuenta con la infraestructura humana, fsica y tecnolgica necesaria para garantizar la razonabilidad de la informacin contable. Para la consolidacin de la informacin cuenta con el Sistema ORACLE FINANCIALS 12i (Suite de administracin de negocios) donde confluyen, a travs de interfases, los mdulos de compras, activos fijos, legalizacin de gastos, pago a proveedores y/o empleados y cuentas por pagar que son mdulos del mismo sistema de informacin. Los mdulos de ingresos, inventarios y cuentas por cobrar se encuentran bajo la plataforma STC que confluye en ORACLE a travs de interfases peridicas. El mdulo de liquidacin de nmina llega a ORACLE a travs de archivos planos.
Esta informacin es la base fundamental para que AVANTEL cumpla con sus obligaciones tributarias establecidas en el procedimiento GRO-P012 Obligaciones Legales y Tributarias, adems de la atencin de los requerimientos de la Superintendencia de Sociedades, DIAN y entidades de control municipal y gubernamental.
4.3.2 MACROPROCESO GESTIN SISTEMAS DE INFORMACIN NOMBRE DEL MACROCPROCESO GESTIN SISTEMAS DE INFORMACIN RESPONSABLE GERENTE DE TCNICA E IT OBJETIVO Proveer y administrar la infraestructura tecnolgica de sistemas de informacin, para respaldar la operacin de la compaa y suministrar informacin oportuna para la toma de decisiones. 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript PRODUCTO RESULTANTE Sistemas de informacin e infraestructura, informtica disponibles, confiables y actualizados. Este macroproceso incluye las actividades que permiten la operacin de los sistemas de informacin, la extraccin y anlisis de la informacin, apoyo en la elaboracin de informes de gestin y define los protocolos de seguridad para los sistemas de informacin. AVANTEL cuenta con sistemas de informacin, en los cuales se administra, controla y soporta toda la informacin financiera y de los clientes necesarias para el adecuado servicio y para cumplir con la normatividad vigente establecida para las empresas del sector.
Con el fin de cumplir con el propsito del Macroproceso se han definido tres procesos que apoyan permanente la gestin de los procesos de la compaa a travs del cumplimiento de los objetivos de calidad y que se describen a continuacin.
PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Y GESTIN DE CAMBIOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN.
Avantel ha definido el presente proceso que tiene el fin de garantizar que los proyectos de software y hardware se ejecuten de acuerdo con los requerimientos tcnicos, econmicos y legales, con el fin de cumplir con los requisitos particulares de los clientes (Interno o Externo). Para cumplir con dicho objetivo, se ha definido una metodologa para el diseo y desarrollo de software que incluye las actividades para la viabilidad del proyecto de software, a travs de la identificacin de los recursos de tiempo e infraestructura, el diseo y la construccin del software de acuerdo con los requisitos definidos por el Cliente (GSI-P006 Desarrollo y Construccin de Software) y la instalacin y puesta en marcha de la aplicacin, bien sea para uso de un rea funcional en AVANTEL S.A.S. o para un cliente externo.
Adems se contempla en el presente proceso, un procedimiento para el seguimiento y control de los proyectos de adquisicin de productos o servicios de software y hardware, con el fin de garantizar la entrega oportuna y la satisfaccin de los requerimientos establecidos (GSI-P010 Seguimiento a la Adquisicin de Software) y un procedimiento para garantizar que los cambios en los, sistemas de informacin se implementen adecuadamente.
PROCESO ADMINISTRACIN Y SOPORTE A LA INFRAESTRUCTURA Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
AVANTEL S.A.S. ha considerado que un factor diferenciador en la administracin y soporte de la infraestructura y de los sistemas de informacin es la disponibilidad, y con el fin de dar cumplimiento al principio de seguridad, defini el presente proceso donde se describen las actividades para la administracin, asesora y soporte al funcionamiento de los activos informticos.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript Para garantizar las funciones administrativas y productivas, AVANTEL S.A.S. suministra las diferentes aplicaciones de software establecidos para controlar y gestionar la informacin de los productos y servicios ofrecidos a todos los clientes, realiza el soporte necesario para solucionar cualquier falla o inconveniente que impida la continuidad correcta de los recursos informticos de acuerdo con el procedimiento GSI-P002 Gestin de Incidentes de Sistemas de Informacin.
Estos sistemas de Informacin se apoyan en bases de datos y sistemas de informacin que peridicamente estn respaldados por copias de seguridad con el fin de preservar la disponibilidad e integridad de la informacin segn los procedimientos GSI-P001 Backups de Bases de Datos y GSI-P019 Backups de Aplicaciones y de Sistemas de Informacin.
Otras de las actividades realizadas en este proceso hacen referencia al mantenimiento del hardware donde se encuentran los equipos de cmputo, de comunicaciones, de redes e infraestructuras requeridos para la realizacin de funciones administrativas y productivas de la compaa garantizando su funcionamiento junto con las labores de mantenimiento que sean requeridas.
AVANTEL S.A.S. cuenta con la seguridad necesaria tanto para el acceso a los sistemas de informacin, como a la infraestructura de la red que controla el adecuado funcionamiento de las diferentes aplicaciones de la compaa. La solicitud de acceso a los sistemas de informacin se document en GSI-P004 Solicitud de Claves y/o Instalacin de Aplicaciones.
4.3.3 MACROPROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO
NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO RESPONSABLE DIRECTOR DE TALENTO HUMANO OBJETIVO Hacer de AVANTEL una organizacin atractiva para el mercado laboral, a travs de los procesos que generan desarrollo a los empleados para vincular y retener el talento humano que garantiza el cumplimiento de los objetivos corporativos. PRODUCTO RESULTANTE Personal competente, motivado y capacitado de acuerdo con las necesidades de la compaa Clculo y pago de las obligaciones para con los empleados de la compaa
Este Macroproceso incluye actividades de seleccin basadas en competencias, desarrollo, bienestar y formacin del recurso humano, que estn debidamente soportadas por todos los procedimientos y formatos necesarios para garantizar una adecuada comunicacin entre los empleados y la Direccin de Talento Humana.
1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript El proceso de Seleccin y Vinculacin se inicia con la deteccin de la vacante por parte del respectivo lder de rea o con la autorizacin de creacin del cargo por parte de la Presidencia. Posteriormente se examina el perfil del cargo que se encuentra documentado en el Sistema de Gestin de Calidad, donde se establecen las competencias y requerimientos necesarios que debe tener el aspirante; se consulta el banco de hojas de vida existente en el archivo y se solicita a diferentes fuentes de reclutamiento tales como medios electrnicos, universidades, instituciones tcnicas, servicio nacional de aprendizaje, mercadeo directo (contacto con empresas del sector), cadena de profesionales en psicologa y se sigue con el procedimiento GTH-P001 Seleccin de personal.
Las competencias de los empleados en relacin con su educacin y experiencia pueden ser homologadas de acuerdo con lo establecido en el perfil del cargo definido por AVANTEL S.A.S.
Los aspirantes elegidos para ingresar a la compaa, se vinculan de acuerdo con las condiciones definidas en el procedimiento GTH-P004 Inicio de Labores donde se proporciona a los nuevos empleados la informacin precisa, necesaria y suficiente acerca de la compaa y el cargo que desempear con el fin de facilitar su adaptacin, mediante la induccin y el entrenamiento al cargo
Con el proceso de Capacitacin, Bienestar y Desarrollo, AVANTEL S.A.S. realiza de programas de capacitacin que facilitan una adecuada adaptacin a la cultura de la organizacin, al ambiente laboral y al cargo, con el propsito de contribuir al mejoramiento de la productividad de AVANTEL S.A.S, al logro de la misin corporativa y al desarrollo de las competencias de los empleados, que se realiza en los trminos el procedimiento GTH-P002 Capacitacin de personal y GTH- P003 Evaluacin de desempeo.
El proceso de Compensacin y Beneficios pretende asegurar el pago correcto y oportuno de todas las acreencias laborales y de seguridad social de los empleados, as como de los beneficios, conforme con la legislacin laboral y las polticas de la compaa y para tal propsito se ha definido el procedimiento GTH- P006 Administracin de Relaciones con Empleados, que establece las actividades necesarias para garantizar la correcta liquidacin y pago de la nmina de los empleados y el procedimiento GTH-P015 Comisiones que determina las condiciones para el pago adecuado de las comisiones originadas del proceso de Gestin Comercial.
Por ltimo el proceso de desvinculacin determina las actividades para la disolucin de la relacin laboral entre el empleado y la compaa ya sea por mutuo acuerdo o por la intencin de una de las partes y el proceso de entrega del puesto de trabajo. Adems ha definido el procedimiento GTH-P016 Proceso Disciplinario que determina las actividades para Investigar las conductas de los empleados, originadas en un posible o presunto incumplimiento de sus funciones laborales, la extralimitacin en el ejercicio de derechos y funciones, la violacin del reglamento interno de trabajo, contrato de trabajo y/o cdigo de tica. 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
4.3.4 MACROPROCESO GESTIN JURDICA Y DE RELACIONES GUBERNAMENTALES NOMBRE DEL MACROPROCESO GESTIN JURDICA Y DE RELACIONES GUBERNAMENTALES RESPONSABLE GERENTE DE NEGOCIOS CON OPERADORES OBJETIVO Brindar apoyo a la organizacin para asegurar que las actuaciones de la compaa se encuentren dentro del marco legal vigente y asegurar las mejores condiciones de interconexin con otros operadores. PRODUCTO RESULTANTE Soporte jurdico a todas las interrelaciones de AVANTEL con socios estratgicos y clientes y manejo integral de la relacin con otros operadores.
Teniendo en cuenta la legislacin de telecomunicaciones y la permanente relacin de AVANTEL S.A.S. con diferentes operadores de telefona fija y mvil, la Vicepresidencia Jurdica cuenta con la Gerencia de Negocios con Operadores donde se ejecutan los procedimientos GJR-P002 Conciliacin de trficos y aprobacin de facturas relacionadas con interconexin de operadores y GJR-P003 Conciliacin financiera e informacin de ingresos y costos relacionada con operadores interconectados de conformidad con la regulacin vigente expedida por la CRT y la normatividad relacionada emitida por otras entidades, y los contratos suscritos entre AVANTEL S.A.S. y los terceros mencionados. Esta rea es adems la encargada de hacer seguimiento a las obligaciones de pagos por concepto de contraprestaciones ante el Ministerio y la CRC. De la misma forma, la Vicepresidencia cuenta con asesores jurdicos, que soportan el marco legal de la compaa para atender los requerimientos legales tanto del cliente interno como del externo y se extiende hasta el momento en que se da una respuesta jurdica, conforme con el marco legal y los intereses de la compaa. GJR-P001 Solicitud de conceptos jurdicos. De igual manera el procedimiento GJR-P004 Atencin a los requerimientos a la entidad de control (Superintendencia de industria y Comercio), describe las actividades para generar, analizar y aprobar los informes de peticiones, quejas, recurso y recursos PQRs que se deben entregar a la Superintendencia de Industria y Comercio. 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript
5. ANEXOS
5.1 ANEXO 1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
A qu nivel dejamos el organigrama, actualmente est completo, es muy grande y no cabe en la hoja.
Comment [y9]: Se deja el organiza grama que Leidy actualizo? 1 SLA Service Level Agreement, nivel de acuerdos de servicios Formatted: Superscript 5.2 ANEXO 2. CENTROS DE ATENCIN PERSONALIZADA
Comment [y10]: Se actualiza con la informacin enviada por Jos castellanos