Manual para El Manejo y Control de Caja Menor

CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL
BONAVISTA I NIT: 900539381-0

RESPONSABLE:
AREAS INVOLUCRADAS:
CONSEJO DE ADMINISTRACION,
ADMINISTRACION, CONTADURIA
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Fecha
Diciembre
2013
APROB:
MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR

INDICE
PRESENATCION.......................................................................................................................2
1 OBJETIVO...............................................................................................................................2
2 ALCANCE................................................................................................................................2
3 DEFINICIONES........................................................................................................................2
4 DIRECTRICES GENERALES.................................................................................................2
5 RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR........................................................2
6 FUNCIONES DEL RESPONSABLE.......................................................................................3
7 MANEJO DE EFECTIVO: .......................................................................................................3
8 LIMITES: .................................................................................................................................3
9 COMPROBANTES: ................................................................................................................3
10 PROHIBICIONES..................................................................................................................4
11 SOLICITUD DE REEMBOLSO: ...........................................................................................4
12 CONTROL..............................................................................................................................5
13 CONTROL DE VERSIONES.................................................................................................5
Manual para el manejo y control

de caja menor
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RESPONSABLE:
AREAS INVOLUCRADAS:
Fecha
Diciembre
2013
APROB:
MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS MENORES

PRESENATCION
En el ejercicio de las funciones de la administracin del Conjunto Residencial Parque Central
Bonavista I se presentan necesidades urgentes, imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que
por su urgencia y cuanta no pueden ser atendidas por los canales normales de contratacin, por
lo que es preciso disponer de mecanismos giles y oportunos que respondan a esas necesidades
concretas y prioritarias, tales como el uso de recursos a travs de una caja menor.
Para este efecto, la creacin y el adecuado uso de la caja menor apunta al cumplimiento de esa
meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de la administracin.
El presente documento define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la
operacin y control de la caja menor.
1
OBJETIVO
Dotar a la administracin del Conjunto Residencial Parque Central Bonavista I de una herramienta
adecuada para el ejercicio de sus funciones, que le permita conocer y aplicar el procedimiento
relacionado con el manejo de la caja menor, as como sus responsabilidades en el desarrollo de
esta actividad.
2
ALCANCE
Este procedimiento debe ser adoptado, ejecutado y respetado por la administracion del Conjunto
Residencial Parque Central Bonavista I.
3
DEFINICIONES
CR: Conjunto Residencial.

CM: Caja Menor
4
DIRECTRICES GENERALES
La caja menor en un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos
presupuestados, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de
situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios para la buena marcha
de la Administracin. En el evento en que la caja menor quede inoperante no se podr constituir
otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. La cuanta
mxima mensual autorizada para la caja menor del Conjunto Residencial Parque Central Bonavista
I es de $ 500.000,00 quinientos mil pesos colombianos la cual ser manejada por la auxiliar de la
administracin de dicho conjunto.
5
RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR
De acuerdo con la recomendacin del Revisor Fiscal y el Consejo de Administracin del Conjunto
Residencial Parque Central Bonavista I, se designar a la asistente adminsitrativa como
responsable de la caja menor, el funcionario designado para esta labor deber estar habilitado y
capacitado para su adecuado manejo. Este funcionario no podr manejar ms de una caja menor.

de caja menor
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AREAS INVOLUCRADAS:
Fecha
Diciembre
2013
APROB:

El responsable del manejo de la caja menor respondern disciplinaria, civil, tributaria y
penalmente por las acciones y omisiones, resultantes de sus actuaciones respecto a la
administracin de estos fondos.
6
FUNCIONES DEL RESPONSABLE
Son funciones del responsable del manejo de la caja menor las siguientes:
a) Llevar y mantener al da los libros de caja y dems auxiliares que se requieran para los
registros contables y control de los fondos.
b) Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo requerido en las funciones de la
adminsitracion.
c) Legalizar oportunamente las cuentas para la reposicin de los fondos, manteniendo la liquidez
necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.
d) Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias de la cuenta correspondiente, con la cual
podr determinar la veracidad de los movimientos segn extracto y el libro auxiliar, efectuar el
control de los registros pendientes. Estas conciliaciones podrn ser requeridas en cualquier
momento por el contador, revisor fiscal o consejo de administracion.
e) Responder por el buen manejo y utilizacin de los fondos entregados.
El siguiente cuadro puede servir com base para el registro de los gastos
CONCEPTO DEL GASTO

Materiales y suministros
Total
7
VALOR BRUTO
$10.000
$10.00
MANEJO DE EFECTIVO:
El manejo del dinero de caja menor se har en efectivo hasta una cuanta no superior a quinientos
mil pesos colombianos mensuales. Estos recursos sern administrados por el funcionario
facultado.
8
LIMITES:
Los gastos que se efecten en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrn
superar en cada operacin el equivalente a cien mil pesos colombianos, y tampoco podr
efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a travs de estos fondos para poder
superar este monto.
9
COMPROBANTES:
Para efectos de la comprobacin de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y dems documentos
que expida el proveedor o el prestatario del servicio debern cumplir los siguientes requisitos:
a) Las facturas, recibos y dems comprobantes en la medida de las posibilidades, debern
estar elaborados en original y contendrn los siguientes datos mnimos:

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Nombre, apellido o razn social del vendedor e identificacin con nmero de NIT o cdula
de ciudadana
Nombre, apellidos e identificacin del adquirente de los bienes o servicios
Lugar y fecha de expedicin
Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva
Detalle y especificacin del gasto
Valor del servicio o bien
Nota 1: Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comerciales debidamente
autorizados, se aceptarn de acuerdo a su diseo particular, siempre y cuando cumplan con lo
exigido en el Estatuto Tributario para estos eventos.
Nota 2: Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajera debern soportarse con las
planillas diseadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, entidad y valor,
entre otros aspectos.(Es necesario crear un formato para este pago).
b) Los documentos no podrn presentar enmendaduras o tachones.
c) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al
responsable de la caja menor, tal movimiento deber soportarse a travs de recibos provisionales,
los cuales sern reemplazados por el o los comprobantes definitivos y legalizados dentro de los
(3) tres das hbiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la
compra recaer sobre el funcionario que firm el recibo provisional y se proceder a determinar la
correspondiente responsabilidad
10
PROHIBICIONES
No se podrn realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:

a. Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.
b. Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,transferencias,
cesantas, pensiones, sueldos, jornales, viticos, prestaciones sociales y dems gastos
similares.
c. Adquirir bienes o servicios destinados al uso diferentes para la cual fue diseada la caja
menor.
d. Efectuar prstamos
e. Realizar cualquier pago por concepto de contratos
f. Cambiar cheques a personas naturales o jurdicas
g. Contratar obligaciones a crdito
h. Adquirir bienes y servicios por cuanta superior a los montos autorizados para la caja
menor
i. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto de la caja menor
j. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalizacin
k. Pagar facturas con montos superiores a cien mil pesos colombianos
11
SOLICITUD DE REEMBOLSO:
La solicitud de reembolso se efectuar una vez al mes en la cuanta de los gastos realizados, sin
exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del 70% del monto autorizado de

de caja menor
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Diciembre
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algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Se har a travs del formato
diseado para el efecto, el cual llevar anexo las facturas, recibos,y dems soportes con la firma
del responsable de la caja, que justifiquen el gasto.
El contador girar al responsable del manejo de la caja menor el valor neto resultante del valor
total de las adquisiciones y gastos efectuados en el perodo
12
CONTROL.
El contador, revisor fiscal y el fiscal del Consejo de administracin cuentan con la potestad de
realizar los arqueos que crean necesarios sinque medie una solicitud expresa para tal accin.Con
esto se busca que exista un adecuado uso de los recursos de la caja menor.
13
CONTROL DE VERSIONES
Este procedimiento podr ser modificado en el momento que el consejo o la asamblea lo decidan
siempre y cuando exista una justificacin sustentada para tal accion.
Documento
A ser aprobado por:
Consejo de Administracion
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