Clculos con fechas y horas en Excel

Publicado el 12 agosto, 2011 por josenrique

ltimamente me plantean con demasiada frecuencia dudas y problemas sobre el manejo de
fechas y horas en Excel. ste es un tema en el que a veces empleamos frmulas demasiado
complicadas por no entender bien desde el principio cmo interpreta y maneja Excel este tipo
de informacin. Por todo ello he decidido hacer este pequeo tutorial. Te aconsejo que tengas
abierto Excel y vayas probando mientras lees esta gua.
Lo primero que debes saber es que en el tema de las fechas y horas hay que estar jugando
constantemente con el formato de la celda. A veces un simple cambio de formato te da la
solucin que necesitabas de forma inesperada. Cuando escribes en una celda de Excel 6/8/11
se le asigna de forma automtica a esa celda el formato de fecha (dd/mm/aaaa) pero debes
saber que afectos de clculos esa fecha tiene asignado un nmero (40761). Ese nmero
corresponde con un contador que empieza con la fecha 1/1/1900, a esa fecha se le asigna el
nmero 1, al 2/1/1900 se le asigna el nmero 2, y as sucesivamente. De manera que es muy
importante que entiendas que para Excel 6/8/11 es lo mismo que 40761 es cuestin de elegir
el formato (fecha o nmero) que mejor se adapte a lo que necesitamos.
Por ejemplo, para calcular cuntos das hay entre dos fechas slo tendrs que restar la fecha
mayor menos la menor y si el resultado sale en el formato inadecuado (fecha) slo le tendrs
que cambiar a formato nmero.
Prueba el siguiente ejemplo:
Recuerda que al
resultado de la celda C3 seguramente le tendrs que cambiar el formato a nmero.
Cmo es posible que Excel reste fechas? Es debido a que realmente resta nmeros,
acurdate que detrs de cada fecha hay un nmero as que si cambias el formato de la celda
A3 y B3 el resultado es el siguiente:

En otras ocasiones te interesar que el resultado lo de en formato de fecha. Si nos dan una
fecha de solicitud y unos das mximos de resolucin nos interesar calcular la fecha lmite de
resolucin:

Es como si a 40761 le sumaras 15, el resultado es 40776 que al pasarlo a formato de fecha da
21/8/11
Ya has visto que cuando
restas dos fechas calculas los das que han pasado entre una y otra. Pero, claro, hablamos de
das naturales y los das laborables?
Para ello existe la funcin =DIAS.LAB(Fecha inicio; Fecha final; Festivos). Para poder usar
esta funcin en Excel 2003 hay que activar un complemento. Puedes entrar en Herramientas,
Complementos y marcar Herramientas para anlisis, de esta manera podrs usar esta funcin
y muchas ms que no estaban instaladas por defecto.En Excel 2007 y 2010 viene de
fbrica.
Prueba el siguiente ejemplo:
La funcin DIAS.LAB calcula los das transcurridos entre dos fechas quitando los fines de
semana (sbados y domingos) y los festivos indicados en el rango del tercer argumento.
Aqu hay diferencia de opiniones porque hay quien dice que el sbado es laborable y hay
quien dice que el fin de semana entero es festivo, la funcin DIAS.LAB considera esto ltimo.
Para solucionar este dilema la versin 2010 de Excel ha sacado la funcin
=DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial; fecha_final; fin_de_semana; festivos) donde en el argumento
fin de semana se puede elegir qu consideramos como festivo siguiendo los siguientes
cdigos:

Pasemos a las horas y minutos.
Cuando en una celda escribes 9:54 Excel le asigna el formato de horas y minutos h:mm y
cuando escribes 9:54:25 se le asigna formato de horas, minutos y segundos h:mm:ss
Pero detrs de ese formato tambin hay un
nmero. Las horas, minutos y segundos tienen una equivalencia numrica que es con la que
Excel opera. Cul es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que escribas tiene
un valor numrico de cero y unos decimales que representan la parte proporcional de un da
de 24 horas. Por ejemplo las 6 de la maana (6:00) equivale a un cuarto de da, es decir, 0,25.
Las 12:00 sera 0,5.
Escribe en cualquier celda de Excel 8:15 y cuando le cambies el formato a nmero vers que
sale 0,34375. Ve haciendo pruebas hasta que lo asimiles. Las 24:00 ser el nmero 1.
Por eso tambin puedes restar horas minuto y segundos porque realmente lo ests haciendo
con nmeros.
Hasta
aqu es bastante bsico. Los problemas se plantean cuando hablamos de horarios de
diferentes das. Debes saber que en la misma celda puedes escribir una fecha y un horario
dejando un espacio entre ambos. Por ejemplo para indicar el da 6 de agosto de 2011 a las 5 y
20 de la tarde lo puedes expresar en una celda como 6/8/11 17:20, prueba a escribirlo en una
celda vaca de Excel. Si entras a ver el formato de la celda vers dd/mm/aaaa hh:mm.
En este caso el valor numrico que Excel le asigna es un nmero con decimales. La parte
entera es la que se le asigna a la fecha y la parte decimal es la equivalente a la hora. Si le
cambias el formato a la fecha anterior y la muestras como nmero aparecer la cantidad
40761,72222. Es la suma de 40761 de la fecha y de 0,72222 de la hora. Incluso podras
sumar una celda que contenga una fecha con una celda que contenga un horario, eso s, las
tres celdas tienen formato diferente.
Una vez que
comprendemos la manera en que Excel interpreta la informacin de fechas y horas estamos
en disposicin de afrontar cualquier clculo. Por ejemplo si tienes diferentes fechas y horas,
Cmo calcular el tiempo que pasan entre ellas?, es decir, Cmo calcular cuntos das,
horas y minutos hay entre dos fechas?
Primero te pongo un ejemplo en el que tienes en la misma celda la fecha y la hora:
Si te fijas en las fechas a la ligera diras que han pasado 3 das sin embargo si compruebas
con detenimiento las horas falta 1 hora y 5 minutos para completarse el tercer da.
Cmo es posible que se resuelva as de fcil? Te cuento. El valor real de la celda A3 es
40762,4375 (prueba a cambiar el formato de la celda A3 a numrico) y el valor real de la celda
B3 es 40765,39236. Recuerda que la parte entera representa el valor numrico de la fecha y
la parte decimal es equivalente a la hora. Si restas esos dos valores da 2,954861111. La parte
entera es 2. La funcin RESIDUO se queda con la parte decimal (0,954861111), que al darle
formato de horas y minutos da el resultado que esperbamos.
En ocasiones te encontrars con que la fecha y la hora estn en celdas diferentes:
En este caso lo que debes hacer (como puedes comprobar en la imagen) es sumar la fecha y
la hora antes de hacer las restas, es decir, sumas 40762 (A4) ms 0,4375 (B4) y da
40762,4375 que es la cifra con la que partamos en el ejemplo anterior.
Un matiz muy importante a tener en cuenta es que cuando escribes en una celda 13:25 ests
indicando a Excel que son las 13:25 en el reloj. Cuando insertas en una celda 13:25:40
significa que son las 13 horas, 25 minutos y 40 segundos.
A veces no querrs indicarle a Excel una hora de reloj sino que ha pasado un tiempo
determinado. No es lo mismo decir son las 13 horas y 25 minutos que han pasado 13 horas
y 25 minutos. Por ejemplo en el primer caso no tendra sentido escribir 43:50 en una celda de
Excel, esa hora no existe, pero en el segundo caso s.
Para que Excel lo entienda en un sentido o en el otro el truco est en el formato de la celda. El
formato h:mm indica hora de reloj y el formato [h]:mm indica tiempo. De esta manera podrs
poner en Excel 43:50 siempre y cuando el formato de esa celda sea [h]:mm
Aqu tienes un ejemplo:
Si
hubieras sumado la columna D sin ms no hubiera salido ese resultado pero con slo cambiar
el formato a [h]:mm ya lo tenemos. Por eso te deca al principio de este tutorial que con el
tema de las fechas y las horas un simple cambio de formato puede ser la solucin.
El valor real de la celda D10 es 1,431944444. Cada vez que las horas superen 24 se le suma
1 a la parte entera y el resto es la parte decimal. Por ejemplo 50:25 han pasado dos das
completos y 2 horas y 25 minutos. Por eso el valor real de 50:25 sera 2,100694444. El 2
indica los das y el 0,100694444 sera la parte proporcional de da que queda, que pasado a
formato de horas y minutos sera las 2:25 que quedaban.
Por ejemplo, partiendo de un tiempo hay que calcular cuntos das y horas son:
Qu simple!
Verdad?
Me gustara contarte la funcin HORA(), MINUTO() Y SEGUNDO(). Estas funciones extraen
de una hora (h:mm:ss) las horas, los minutos y los segundos respectivamente.
Por ejemplo si en la celda A1 hay escrito 19:25:30 la funcin =HORA(A1) dar 19, la funcin
=MINUTO(A1) dar 25 y la funcin =SEGUNDO(A1) devolver 30.
Esto te resultar muy til en aquellos casos en los que hay que pasarlo todo a minutos para
multiplicar por algn importe en concreto. Por ejemplo:
Te explico
la frmula de la celda D4. Por un lado sacas las horas de la celda C4 y las multiplicas por 60
para pasarlo a minutos HORA(C4)*60, por otro lado extraes los minutos con MINUTO(C4) y
por ltimo calculas cuantos minutos son los 20 segundos de la celda C4 con
SEGUNDO(C4)/60. Todo eso sumado nos dice cuantos minutos son 5 horas, 44 minutos y 20
segundos. Nos quedaba por pasar a minutos los 10 das con B4*24*60 que sumado a lo
anterior da los minutos totales:
Creo que
con estas tcnicas sers capaz de resolver la mayora de los problemas que se te planteen en
Excel con el tema de las fechas y las horas, sobre todo es importante no perder de vista el
valor real que almacena la celda y jugar con el formato.
Espero que te sirva y buena suerte con las fechas,

Jos Enrique Martnez