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Armazenagem e manuseio

Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
30 a 32
Planejamento e prioridades
2 edio
a
capa 30 a 32.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 30 a 32.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:41:51
Perfil de cores: Desativado
Composi o Tela padro
Plonejomenfo
2
o
eoioo
Sherelyn Ogden
Karen Garlick
Pio oe Joneiro
Projefo Conservooo Prevenfivo em Bibliofeoos e Arquivos
2001
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O34 Ogden, Sherelyn.
Planejamento / Sherelyn Ogden, Karen Garlick ; [traduo
Elizabeth Larkin Nascimento, Luiz Antonio Macedo Ewbank ;
reviso tcnica Ana Virginia Pinheiro, Dely Bezerra de Miranda
Santos; reviso final Cssia Maria Mello da Silva, Lena Brasil].
2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservao Preventiva em
Biblioteca e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001.
30 p. ; 30 cm. (Conservao Preventiva em Bibliotecas e
Arquivos; 30-32. Planejamento).
Inclui bibliografias.
ISBN 85-7009-040-4.
1. Bibliotecas - Preservao e conservao - Planejamento. 2.
Arquivos - Planejamento para preservao. I. Garlick, Karen. II.
Ttulo. III. Srie.
CDD 025.84
Copyright 1994 by Preservation of Library & Archival Materials: A Manual, edited by Sherelyn Ogden,
Northeast Document Conservation Center, Andover, MA, USA.
Ttulos originais, publicados por Northeast Document Conservation Center:
Preservation Planning
Autor: Margaret Child
Collection policies and preservation.
Autor: Margaret Child
Copyright 1990 by Society of American Archivists. Traduzido e reimpresso com permisso da Society of
American Archivists
Ttulo original:
Planning an effective holding maintenance program
Autor: Karen Garlick
Projeto cooperativo interinstitucional Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, em parceria com o
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em Biblioteconomia e
Informao, que incorporou a antiga Commission on Preservation and Access).
Suporte Financeiro
The Andrew W. Mellon Foundation
Vitae, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social
Apoio
Arquivo Nacional
Fundao Getulio Vargas
Coordenao
Ingrid Beck
Colaborao
Srgio Conde de Albite Silva
Traduo
Elizabeth Larkin Nascimento
Luiz Antonio Macedo Ewbank
Reviso Tcnica
Ana Virginia Pinheiro
Dely Bezerra de Miranda Santos
Reviso Final
Cssia Maria Mello da Silva
Lena Brasil
Projeto Grfico
TAI Comunicaes
Coordenao Editorial
Edna Pinheiro da Silva
Anamaria da Costa Cruz
Impresso em papel alcalino.
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Sumrio
Apresentao 5
Planejamento para preservao
Sherelyn Ogden 7
Polticas de desenvolvimento de coleo e preservao
Sherelyn Ogden 17
Planejamento de um programa eficaz de manuteno de acervos
Karen Garlick 21
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Apresentao
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
uma experincia de cooperao entre instituies brasileiras e a organizao norte-
americana Commission on Preservation and Access, atualmente incorporada ao
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos
em Biblioteconomia e Informao).
Em 1997, o Projeto traduziu e publicou 52 textos sobre o planejamento e o
gerenciamento de programas de conservao preventiva, onde se insere o controle
das condies ambientais, a preveno contra riscos e o salvamento de colees em
situaes de emergncia, a armazenagem e conservao de livros e documentos, de
filmes, fotografias e meios magnticos; e a reformatao envolvendo os recursos da
reproduo eletrnica, da microfilmagem e da digitalizao.
Reunidos em 23 cadernos temticos, estes textos, somando quase mil pginas,
foram impressos com uma tiragem de dois mil exemplares e doados a colaboradores,
instituies de ensino e demais instituies cadastradas no banco de dados do Projeto.
Esta segunda edio revisada, com uma tiragem de mais dois mil exemplares,
pretende, em continuidade, beneficiar, as instituies e os profissionais de ensino, e
todas aquelas instituies inscritas no banco de dados depois de 1997 e que no chegaram
a receber os textos.
Os trs textos deste caderno, de nmeros 30 a 32, ressaltam a necessidade de
um programa de preservao de carter institucional, na administrao de acervos. O
planejamento de preservao apresentado como parte de um processo de deciso
administrativa, de distribuio de recursos e de uma poltica global. Descrevem
metodologias de planejamento baseadas na fixao de prioridades institucionais de
preservao. Associam o conceito de desenvolvimento de coleo ao de preservao,
ao afirmar que no possvel desenvolver um programa bem-sucedido sem uma clara
diretriz de trabalho e uma poltica de coleo coerente. Relacionam as etapas
necessrias para estabelecer um programa sistemtico e eficaz de manuteno de
acervos, fundamentadas no treinamento de tcnicos, em revises peridicas do
programa e eventuais modificaes.
Estes textos, assim como todo o conjunto de publicaes do Projeto CPBA
encontram-se tambm disponveis em forma eletrnica na pgina do Projeto,
www.cpba.net.
Alm das publicaes distribudas em 1997, o Projeto CPBA ainda formou
multiplicadores, por meio de seminrios organizados nas cinco regies brasileiras, com
o apoio de instituies cooperativas. Os multiplicadores organizaram novos eventos,
estimulando a prtica da conservao preventiva nas instituies. No incio de 2001 o
projeto j contabilizava mais de 120 eventos realizados, somando mais de quatro mil
pessoas envolvidas. Os inmeros desdobramentos ocorridos a partir dos colaboradores
em todo o pas fizeram o Projeto merecedor, em 1998, do Prmio Rodrigo Melo Franco
de Andrade.
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Entre 1997 e 2001, o Projeto CPBA continuou promovendo seminrios e
cursos, envolvendo as instituies cooperativas. Em muitas ocasies enviou professores
e especialistas aos eventos organizados pelos multiplicadores. No incio de 2001 o
Projeto j contabilizava mais de 120 eventos realizados em todo o pas, somando mais
de 4.000 pessoas envolvidas.
As instituies que colaboram com o Projeto CPBA esto relacionadas na
pgina www.cpba.net , onde tambm poder ser acessado o seu banco de dados,
com mais de 2.600 instituies cadastradas. Esta pgina virtual pretende ser uma
plataforma para o intercmbio tcnico e o desenvolvimento de aes cooperativas.
Desde o incio o Projeto contou com recursos financeiros da Andrew W.
Mellon Foundation e de VITAE, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social.
Em 1998 estes patrocinadores aprovaram um segundo aporte financeiro, com o objetivo
de dar continuidade s aes empreendidas e de preparar esta segunda edio.
O Projeto agradece o generoso apoio recebido de seus patrocinadores e das
instituies cooperativas, brasileiras e estrangeiras, reconhecendo que sem esta parceria
nada teria acontecido. Deseja tambm agradecer aos autores e editores das publicaes
disponibilizadas, por terem cedido gratuitamente os direitos autorais. Agradecimentos
especiais ao Arquivo Nacional, que hospedou o Projeto desde o seu incio, assim
como Fundao Getulio Vargas, pela administrao financeira dos recursos.
Considerando que a fase do Projeto apoiada pela Fundao Mellon se encerra
em junho de 2001, o grupo cooperativo espera encontrar, em continuidade,
colaboradores e parceiros no Brasil, para que o processo de difuso do conhecimento
da preservao no seja interrompido.
Rio de Janeiro, junho de 2001.
Ingrid Beck
Coordenadora do Projeto CPBA
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Planejamento para preservao
A formulao de um programa de preservao no deve ser vista como um processo misterioso,
que exija a percia tcnica na qumica do papel ou o conhecimento tcnico das prticas de conservao.
Antes, a tarefa assemelha-se muito a outros processos de deciso administrativa: trata-se da distribuio
dos recursos disponveis entre as atividades e funes mais importantes, de acordo com a ordem de
prioridade na misso de uma instituio. Com efeito, para desmitificar o processo decisrio em relao
preservao, deve-se pensar na preservao como um aspecto da administrao dos acervos.
Como no caso dos outros programas institucionais, os objetivos e as prioridades de um programa
de preservao devem estar firmemente enfatizados no documento que afirma a misso institucional.
Devem ser fundamentados, tambm, numa poltica de acervo coerente e bem definida. Caso a misso
ou a poltica de acervo se revele demasiadamente generalizada e vaga para fundamentar o planejamento,
tal documento deve ser redigido novamente, no sentido de refletir os atuais objetivos institucionais.
A preservao do acervo de uma instituio pode ser dividida em duas categorias. A primeira
a preservao preventiva, que geralmente enfoca a deteriorao dos acervos na sua integridade. A
segunda consiste das medidas preventiva de preservao, empregadas para remediar a deteriorao
fsica ou qumica. A preservao preventiva constitui um processo de trabalho intenso e, freqentemente,
exige a atuao de profissionais altamente qualificados para realiz-la. Conseqentemente, os custos
so altos, e a aplicao, freqentemente, se limita a partes selecionadas do acervo total. Qualquer
processo de planejamento precisa ser estruturado no sentido de produzir um programa que incorpore
as duas categorias de atividade de preservao.
Metodologias de Planejamento
Uma metodologia padro de planejamento estratgico pode ser aplicada ao planejamento para
preservao. Tambm, alguns instrumentos especializados tm sido desenvolvidos para ajudar os
bibliotecrios, os arquivistas e os curadores a avaliar suas necessidades de preservao e decidir
sobre as prioridades. A Associao das Bibliotecas Universitrias oferece um manual, o Programa de
Planejamento para Preservao* que, embora focalize as maiores bibliotecas universitrias e preveja,
para sua realizao, a assistncia de um experiente administrador de preservao, pode fornecer um
til resumo de procedimentos e informaes para a avaliao das matrias que devem ser consideradas
por qualquer instituio. CALIPR um pacote de software recentemente desenvolvido para ajudar as
bibliotecas da Califrnia a realizar uma avaliao muito simples de suas necessidades de preservao.
Estas ferramentas, assim como outras que existem na rea, ajudam o administrador a avaliar os
componentes bsicos do planejamento para preservao: em que medida os acervos se encontram em
situao de risco, por conta de vrios fatores; que partes dos acervos tm maior valor permanente; a
disponibilidade de recursos, em termos de tempo dos funcionrios, percia tcnica e recursos financeiros;
e a viabilidade poltica de certas aes. Os resultados dessas avaliaes precisam ser reunidos para
produzir uma lista de prioridades.
* Publicado neste projeto.
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Calculando os riscos
Para dar incio ao processo de fixao das prioridades institucionais de preservao, so
necessrios dados confiveis sobre as dimenses do problema de preservao. Devem ser colhidas
informaes sobre a extenso e os tipos de deteriorao presentes, sobre as condies ambientais em
que os materiais esto armazenados e utilizados e sobre os sistemas e as polticas, tais como deteco
e supresso de incndio e medidas de segurana que protegem as colees contra danos, destruio
ou perda.
Pesquisas das condies
Durante os ltimos 15 anos, um nmero considervel das maiores bibliotecas universitrias tm
conduzido investigaes intensivas das condies de seus acervos. Estas tm produzido dados confiveis
sobre a proporo de papel cido, a extenso de volumes com papis quebradios, a qualidade de
textos incompletos, a deteriorao de textos ou imagens e o percentual de lombadas, costuras ou
capas danificadas. Avaliou-se tambm a dimenso da falta de invlucros protetores. Existe uma literatura
considervel sobre o assunto. A maioria dessas pesquisas revela basicamente o mesmo quadro de
deteriorao, de modo que provavelmente no h necessidade de outras instituies realizarem pesquisas
quantitativas intensivas, a menos que tenham acervos muito peculiares ou os tenham abrigado em
ambientes excepcionalmente inadequados. til, entretanto, que se tenha, ao menos, uma mostra
pequena das colees pertencentes instituio, para se verificar se esto em conformidade com os
padres nacionais, e para utiliz-la como material ilustrativo ao justificar um item oramentrio ou
preparar um projeto para financiamento.
Pesquisas ambientais
Para que sejam obtidos dados sobre o ambiente em que as colees esto armazenadas e
utilizadas, para fins de planejamento, preciso medir e registrar tanto a temperatura como a umidade
relativa do ar, a fim de se alcanar um perfil de suas flutuaes durante o dia e ao longo do ano. Para
formular um programa de monitoramento, pode-se conseguir assistncia dos servios regionais na
rea de preservao, das bibliotecas estaduais que mantm programas de preservao ou de uma
biblioteca universitria prxima, disposta a colaborar, e que tenha um administrador de preservao.
Faz-se necessria, freqentemente, a assistncia de um consultor para interpretar com exatido os
dados colhidos e para identificar as opes de ao corretiva.
A deciso sobre quo extensivo deve ser o monitoramento da diversidade de climas que podem
existir dentro de uma instituio constitui uma questo administrativa que depende tanto das condies
locais como do montante de recursos disponveis instituio para conduzir tal pesquisa. Ao levantar
as condies ambientais, deve-se tambm prestar ateno s fontes de danos potenciais causados
pela exposio luz de janelas ou de lmpadas. Idealmente, os nveis de poluio tambm seriam
avaliados; entretanto, numa viso mais realista, a maioria dos problemas de poluio tm de esperar
uma reforma ou a substituio do sistema de climatizao.
Estudos dos Sistemas e Prticas de Proteo
Alm das medidas acima mencionadas, o planejamento efetivo de um programa de preservao
exige a reviso dos vrios sistemas e polticas empregados com o objetivo de prevenir danos ao
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acervo causados pelo armazenamento, a utilizao e o manuseio, bem como os acidentes, o vandalismo,
e o roubo. Verificar at que ponto funcionam os procedimentos, sistemas e polticas de proteo
vigentes permitem uma avaliao da medida em que os acervos esto vulnerveis deteriorao futura
e aos danos ou perdas repentinos.
O prdio deve ser estudado no sentido de identificarem possveis problemas, como
vazamentos ou riscos de incndio. Os sistemas de deteco e supresso de incndio tambm
devem ser avaliados, da mesma forma que os sistemas de segurana, sejam estes mecnicos ou
de procedimentos manuais e o planejamento para emergncias. Impem-se como essencial, ainda,
examinar o treinamento de funcionrios e usurios no cuidado e manuseio das colees e avaliar
os mveis de armazenamento, os contratos de encadernao e microfilmagem para preservao,
os invlucros e os materiais de armazenagem utilizados na proteo ou conserto das colees.
Pode ser til acompanhar a trajetria de alguns itens desde a sua aquisio at a encadernao ou
o acondicionamento e o arquivamento, a catalogao, a colocao na prateleira, a circulao e o
emprstimo entre bibliotecas, para identificar todos os pontos em que os procedimentos e as
prticas existentes possam representar algum risco. Tal exerccio demonstrar os efeitos
potencialmente prejudiciais de certos procedimentos de rotina.
Determinando o valor
Ao tentar desenvolver o plano estratgico de um programa de preservao, deve ser considerada
a extenso e o contedo das vrias partes do acervo, para determinar o seu valor. Nas bibliotecas, o
Research Libraries Group Conspectus tem demonstrado ser um instrumento til para esse fim. CALIPR,
a publicao mencionada antes, oferece quatro perguntas simples, com o objetivo de estimar o valor
de uma determinada coleo de livros dentro do contexto do total dos acervos disponveis em bibliotecas
de um estado.
No caso de se optar por no usar nenhuma das ferramentas acima mencionadas, as seguintes
perguntas ajudaro a estabelecer o valor permanente, de pesquisa ou educacional, de uma coleo ou
publicao, tanto em termos das prioridades institucionais como tambm em termos do conjunto de
uma documentao disponvel sobre o assunto em questo:
1. Qual a importncia do tema documentado por essa coleo ou essa publicao? Sua
significncia principal local, estadual, regional, nacional ou internacional?
2. Como essa coleo ou publicao se relaciona a outros materiais pertencentes ao mesmo
tema?
3. Como a coleo se relaciona aos materiais sobre a mesma matria pertencentes a outras
instituies?
4. A informao nela contida nica ou repete informaes contidas em registros, publicaes
ou outras fontes pertencentes a outras instituies?
5. A instituio est comprometida a continuar documentando esse tema?
6. Por que seria melhor gastar recursos com a preservao desse material do que adquirir
material novo?
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7. Qual o impacto que a destruio desse material teria na documentao e na compreenso do
tema?
No decorrer desse processo, muito til reconhecer que, para a maioria das instituies, grande
parte de seus materiais no tm valor permanente. Eles so, entretanto, de interesse atual e devem,
portanto, ser protegidos contra a deteriorao e os danos, a fim de manter sua utilidade durante o
maior perodo possvel.
O avaliador tambm deve estabelecer se a coleo ou item tem ou no valor intrnseco,
determinando seu valor enquanto artefato ou, ento, seu valor monetrio, associativo ou simblico. O
valor intrnseco ir exercer influncia nas prioridades para a preservao, bem como determinar, em
muitos casos, a aceitabilidade ou no de microfilmar ou reproduzir os materiais, ou de escolher entre
outros tratamentos adequados de conservao.
Recursos disponveis
As informaes colhidas sobre as condies dos acervos, as condies ambientais, os outros
fatores de armazenamento e as estimativas de seus valores, eventualmente tero que ser pesadas
com relao aos recursos passveis de serem mobilizados pela instituio e as habilidades tcnicas
disponveis para atender s necessidades identificadas. Nessa altura, o processo de planejamento
passa para o plano da prtica e devem ser identificadas as aes possveis de serem implementadas.
Os planejadores devem ter conscincia de que algumas iniciativas capazes de contribuir
sensivelmente para estender a vida til das colees podem ser realizadas sem criar novos itens
oramentrios ou aumentar substancialmente os existentes. Entre as medidas que podem ser
implementadas sem modificar a atual distribuio de pessoal e oramento, por exemplo, esto: o
treinamento de funcionrios e usurios no cuidado e manuseio dos acervos, a reviso dos contratos de
encadernao vigentes no sentido de seguir as recomendaes do Library Binding Institute
1
, a
realizao de manuteno sistemtica nos acervos e nas estantes, a preparao de um plano para
desastres, a observao dos critrios de preservao ao comprar mveis e suprimentos para
armazenamento, o trabalho com os engenheiros no sentido de se estabilizar a temperatura e a umidade,
e a incorporao dos imperativos da preservao a todas as polticas e a todos os procedimentos da
instituio. Esta no uma listagem abrangente, mas uma amostra de melhorias que podem ser
implementadas para modificar a prtica existente na instituio no sentido de respeitar as necessidades
da preservao.
Em contraste, normalmente fazem-se necessrios aumentos de oramento para opes como
substituir quantidades considerveis de mveis para armazenamento ou invlucros para preservao;
de melhorar as condies ambientais inadequadas, atravs da reforma de um prdio ou da instalao
de um novo sistema de climatizao. Pode-se ainda implementar um programa sistemtico de
microfilmagem e providenciar tratamentos de conservao, no local ou por contrato. Alm disso, as
ltimas trs atividades exigem dos funcionrios um nvel de percia tcnica em questes de gerncia de
1
N.R.: O Library Binding Institute desenvolveu um padro que normaliza os procedimentos para encadernao dentro dos
princpios da preservao. Veja bibliografia no verso.
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preservao e de conservao/restaurao acima e alm daquilo que pode ser obtido num curso ou
treinamento de curta durao, mesmo no caso de a tarefa vir a ser, ao final, terceirizada.
Questes polticas
Qualquer processo de planejamento deve levar em conta o ambiente poltico em que ser realizado
o programa que se espera implementar. Portanto, necessrio manter-se alerta tanto aos possveis
impedimentos polticos quanto s deficincias tcnicas e falta de recursos. Grande parte do sucesso de
um programa de preservao depender da vontade ou no da administrao, no sentido de apoiar as
modificaes recomendadas. Este apoio deve ser claramente identificado desde o incio do processo
de planejamento e deve ser continuamente alimentado por relatrios peridicos sobre o progresso do
planejamento e por consultas freqentes sobre a aprovao das recomendaes emergentes. Tambm
importante assegurar, de maneira contnua, a disponibilidade, ao menos de alguns dos recursos
necessrios, quer seja no sentido de tempo dos funcionrios ou no sentido de poder redirecionar
certas linhas oramentrias ou, at mesmo, destinar dinheiro novo. possvel que isto signifique
manter envolvidos e interessados no processo os nveis mais altos da administrao ou da instituio
matriz.
Muito depende, tambm, da colaborao dos outros funcionrios na instituio. Ao mximo
possvel, o planejamento deve prevenir os conflitos de territorialidade, envolvendo todos os integrantes
da equipe cujas funes, eventualmente, podem ser afetadas e convencendo-os da importncia de
quaisquer medidas recomendadas. De forma semelhante, partes de um programa eficiente de
preservao podem exigir trabalho conjunto com funcionrios de fora da instituio, como por exemplo,
engenheiros. Novamente, importante educ-los sobre a importncia de melhorar as condies do
edifcio e de suas instalaes, fazendo as reformas necessrias para a sobrevivncia das colees.
Em todos os casos, prudente estar munido de dados confiveis sobre as conseqncias de
deixar de fazer as modificaes, incluindo, se possvel, os custos em moeda para remediar os danos e
a deteriorao, bem como uma estimativa slida dos custos das modificaes solicitadas. Tambm
prudente apresentar o programa como uma srie de objetivos a serem realizados em etapas, para que
cada problema possa ser claramente definido e no ilimitado, e para que os diversos recursos necessrios
possam ser procurados ao longo de um perodo de vrios anos ou etapas.
A preservao preventiva
Aps a coleta de informaes e o planejamento do programa de preservao para fixar
prioridades e implement-lo, til sempre ter em mente a primeira responsabilidade do administrador:
a de assegurar, para o acervo como um todo, a mais longa vida til possvel. Se no por outra razo,
esta prioridade se impe no sentido de proteger os investimentos da instituio naquele material. Tambm
importante reconhecer o mtodo mais eficiente, relativo aos custos, de aumentar a longevidade: o de
prevenir, na maior medida possvel, a sua deteriorao. A preservao preventiva desempenha, em
relao aos materiais de biblioteca e de arquivo, basicamente o mesmo papel da medicina preventiva
e da sade pblica em relao ao ser humano. A maioria das atividades que podem ser agrupadas
como preservao preventiva so coisas que uma instituio faz normalmente: aquisio, encadernao,
processamento de materiais impressos e no impressos, colocao nas estantes, circulao, reproduo,
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12
pequenos reparos, impedimento de acesso. Entretanto, na qualidade de componentes de um programa
integrado de preservao, estas aes sero agora realizadas com uma nova conscincia pela
sobrevivncia a longo prazo das colees, e de acordo com padres e linhas mestras de preservao.
Assim, um programa de preservao preventiva no deve ser visto como um elemento novo, mas
antes como um componente integral das operaes e responsabilidades cotidianas da instituio.
Isto no significa que a implementao de um programa de preservao ser livre de custos. Alis,
o seu componente mais importante um sistema de controle climtico capaz de fornecer um ambiente
estvel durante o dia e a noite, e ao longo do ano, dentro das normas prescritas pelos parmetros
estabelecidos para os diferentes tipos de materiais pode ser muito caro. medida que se desenvolve um
plano de preservao, os custos de prover o ambiente mais favorvel possvel para todas as colees de
uma instituio, ou mesmo para parte delas, devem ser cuidadosamente comparados aos custos de
deixar de faz-lo. Em particular, ao se fixarem as prioridades, deve-se compreender que o controle
ambiental apropriado constitui a base sobre a qual iro se apoiar todas as outras atividades de preservao
e conservao. Todas as outras medidas que uma instituio pode tomar para prevenir a deteriorao ou
para consertar os efeitos de danos fsicos ou qumicos, sero minadas se os materiais continuarem abrigados
sob condies ambientais inadequadas. Impe-se, ento, como extremamente importante, que toda a
instituio que abriga documentos de valor permanente integre em sua gama de operaes os imperativos
da preservao. Igualmente importante atingir-se o melhor ambiente possvel com os sistemas existentes,
enquanto se estabelece, como a mais alta prioridade, o esforo de melhorar os ambientes de
armazenamento das colees para atingir a conformidade com os padres nacionais.
Preservao corretiva
No presente momento, existem poucas opes disponveis aos guardies dos documentos que
querem estender para o futuro indefinido a vida de parte de suas colees. Em se tratando de papel
cido, ele pode ser desacidificado item por item, ou enviando-o a um tratamento de desacidificao
em massa. O processo de desacidificao em massa ainda est em vias de desenvolvimento. Espera-
se que no futuro prximo, ele venha a ser um tratamento eficaz para desacelerar sensivelmente a
deteriorao qumica do papel. Deve-se lembrar, entretanto, que a desacidificao em massa no
constitui um processo de fortalecimento e no restaura a flexibilidade ou a resistncia em um papel j
seriamente quebradio. O processo mais eficaz quando aplicado a um papel cido relativamente
novo, antes de iniciar-se o processo de deteriorao.
Outra opo a de microfilmar um documento ou um livro para registrar a informao que ele
contm. Isto feito mais freqentemente atravs da microfilmagem ou da fotocpia num papel alcalino.
Tambm existe um nmero crescente de projetos-modelo iniciando com a digitalizao. Vrias advertncias
devem ser levadas em conta em relao a todos esses projetos. Existem padres tcnicos, geralmente
aceitos, que regulamentam a reproduo dos arquivos atravs de fotocpia, e qualquer instituio, ao
lanar-se nesse tipo de projeto, deve seguir cuidadosamente esses padres. A microfilmagem tambm
precisa ser feita de acordo com os padres arquivsticos, e o negativo de segurana deve ser armazenado
sob condies ambientais cuidadosamente controladas, para que o produto seja considerado realmente
um microfilme de preservao. Gerenciar um projeto de microfilmagem para preservao exige bastante
conhecimento tcnico e aconselhvel procurar a ajuda de um consultor competente para formular,
implementar e monitorar tal projeto. Finalmente, ainda prematuro para qualquer instituio, a no ser
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13
aquelas com pessoal altamente qualificado, considerar a digitalizao. Conhece-se muito pouco sobre os
custos, a estabilidade da tecnologia de informao digitalizada, a durabilidade do meio de gravao, a
possibilidade de transferir-se os dados e outros fatores necessrios para faz-la uma opo praticvel.
Finalmente, existem os tratamentos de conservao/restaurao. Estes abrangem uma variedade
de procedimentos que devem ser realizados apenas por um conservador profissional. Algumas
bibliotecas e alguns museus, entre os maiores, dispem de um laboratrio de conservao e de
conservadores formados dentro da instituio. A maioria das instituies terceirizam o tratamento de
conservao, contratando um laboratrio regional ou um conservador particular.
Em termos gerais, ao considerar tratamentos de preservao de qualquer tipo, o gerente de
preservao deve, em primeiro lugar, ser suficientemente informado, tanto sobre a natureza da
deteriorao a ser remediada como sobre as caractersticas do material a ser tratado, para saber o que
no poder ser feito com o nvel de percia tcnica disponvel no local. Em outras palavras, importante
reconhecer que os voluntrios treinados por um habilidoso profissional de preservao para fazerem
consertos bsicos numa coleo em circulao, no esto autorizados a trabalhar com materiais de
valor duradouro. Alm disso, um gerente de preservao deve ter conhecimento suficiente para escolher
a opo mais adequada para o tratamento, isto , saber quando um item deve ser fotocopiado ao invs
de microfilmado ou quando a reformatao no deve ser usada por resultar em perda de informao.
A formulao de um programa de preservao exige a tomada de um grande nmero de decises.
As decises freqentemente no so fceis de serem tomadas, e pode ser necessrio procurar a
assistncia profissional de um consultor. Talvez seja til ter em mente que, com um eficaz programa de
planejamento para preservao, est sendo fornecido quelas partes de valor permanente da coleo
que se encontram em situao de risco o melhor conselho mdico disponvel no sentido de tentar
mant-las vivas para o futuro indefinido.
Bibliografia recomendada
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide for Written
Collection Policy Statements (Guia para Declaraes Escritas de Polticas Institucionais). Bonita Bryant.
(Org.). Collection Management and Development Guides, n. 3. Chicago: American Library Association,
1989. 32 p.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to the
Evaluation of Library Collections (Guia para a Avaliao de Colees de Bibliotecas). Barbara Lockett (Ed.).
Collection Management and Development Guides, n. 2. Chicago: American Library Association, 1989. 25 p.
*Atkinson, Ross. Selection for Preservation: a Materialistic Approach (Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica). Library Resources and Technical Services, no. 30, p. 344-353, Oct. - Dec. 1986.
Calmes, Alan; Ralph Schofer; Keith R. Eberhardt. Theory and Practice of Paper Preservation for Archives
(Teoria e prtica de preservao de papel para arquivos). Restaurator, no. 9, p. 96-111, 1988.
*Child, Margaret S. Further Thoughts on Selection for Preservation: A Materialistic Approach (Consideraes
complementares sobre Seleo para preservao: uma abordagem materialstica). Library Resources and
Technical Services, n. 30, p. 354-362, Oct.-Dec. 1986.
* publicado neste projeto.
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Cloonan, Michle. Organizing Preservation Activities (Organizando as Atividades de Preservao).
Association of Research Libraries Resource Guide. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1993.
98 p.
Cox, Richard J. Selecting Historical Records for Microfilming: Some Suggested Procedures for Repositories
(A seleo de registros histricos para microfilmagem: alguns procedimentos sugeridos aos instituios).
Library and Archival Security, v. 9, no. 2, p. 21-41, 1989.
**Darling, Pamela W.; Wesley Boomgaarden, compiladores. Preservation Planning Program Resource
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Association of Research Libraries, Office of Management Studies, 1987. 719 p.
Darling, Pamela W.; Duane E. Webster. Preservation Planning Program: an Assisted Self-Study Manual for
Libraries (Programa de planejamento para preservao: um manual de auto instruo para Bibliotecas). Edio
aumentada. Washington, DC: Association of Research Libraries, Office of Management Studies, 1987. 156 p.
Drott, M. Carl. Random Sampling: a Tool for Library Research (Amostras ao acaso: uma ferramenta para
pesquisa de bibliotecas). College and Research Libraries, p. 119-125, Mar. 1969.
Gwinn, Nancy E., Paul H. Mosher. Coordinating Collection Development: the RLG Conspectus (Coordenando
o desenvolvimento de colees: o conspecto da RLG). College and Research Libraries, n. 43, p. 128-140, Mar.
1983.
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ao Padro para Encadernao em Bibliotecas do Instituto de Encadernao em Bibliotecas). Chicago: American
Library Association, 1990. 60 p.
Motylewski, Karen. What an Institution Can Do to Survey Its Own Preservation Needs (O que uma instituio
pode fazer para pesquisar suas prprias necessidades de preservao). In: Collection Maintenance and
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Research Libraries, 1993.
Ogden, Barclay. On the Preservation of Books and Documents in Original Form (Sobre a Preservao de
Livros e Documentos na Forma Original). Washington, DC: The Commission on Preservation and Access, 1989.
5 p.
Ogden, Carclay; Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA: The California State Library, 1992. [Uma ferramenta
automatizada para avaliar as necessidades de preservao. Disponvel, a pedido, da California State Library
Foundation (Fundaode Bibliotecas do Estado de Califrnia), P.O. Box 942837, Sacramento, CA, 94237-0001,
EUA.]
Parisi, Paul A.; Jan Merril-Oldham (Org.). Standard for Library Binding (Padro para Encadernao em
Bibliotecas). 8. ed. Rochester, NY: Library Binding Institute, 1990. 17 p.
Paskoff, Beth; Anna H. Perrault. A Tool for Comparative Collection Analysis: Conducting a Shelflist Sample
to Construct a Collection Profile (Uma ferramenta para anlise comparativa de colees: conduzindo uma
amostra de listagens de estantes para construir um perfil das colees). Library Resources and Technical
Services, no. 34, p. 199-215, Apr. 1990.
RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP). Mountain View, CA: Research Libraries Group,
1991. [Uma ferramenta automatizada para avaliar as necessidades de preservao. Disponvel, a pedido, da
Preservation Publication Coordinator (Coordenador de Publicaes sobre Preservao), Research Libraries
Group (RLG), 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100, EUA.]
Walker, Gay. Notes on Research and Operations: Assessing Preservation Needs (Notas sobre pesquisa e
operaes: avaliando as necessidades de preservao). Library Resources and Technical Services, no. 33,
p. 414-419, Oct. 1989.
** publicado neste projeto verso de 1993, autor Jan Merril-Oldhan e Jutta Reed-Scott.
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15
Walker, Gay; Jane Greenfield; John Fox; Jeffrey S. Simonoff. The Yale Survey: a Large-Scale Study of Book
Deterioration in the Yale University Library (A pesquisa Yale: um estudo em grande escala da deteriorao de
livros na Biblioteca da Yale University). College and Libraries, no. 46, p. 111-132, Mar. 1985.
Waters, Peter. Phased Preservation: a Philosophical Concept and Practical Approach to Preservation (A
preservao em etapas: um conceito filosfico e orientao prtica para a preservao). Special Libraries, p.
35-43, Hiver 1990.
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Polticas de desenvolvimento
de coleo e preservao
Toda coleo de biblioteca estabelecida para um ou mais propsitos definidos. Um programa
de planejamento e administrao de um coleo organiza e direciona os processos de aquisio de
acervos, integrando-os em colees coerentes, administrando seu planejamento e manuteno, dando
baixa quando necessrio, de modo a favorecer o custo-benefcio para o usurio
1
. Uma poltica de
coleo coerente tambm estabelece os parmetros dentro dos quais funciona um programa de
preservao sistemtico. A poltica de coleo baseia-se nos estatutos institucionais que mencionam
os objetivos que as colees tm que atingir. As prioridades de aquisio estabelecidas pela poltica de
coleo ajudam a direcionar o trabalho de conservao nas partes mais importantes das colees.
Falando de modo coloquial, como se os estatutos lhe dissessem para onde voc est indo; a poltica
de coleo lhe desse os detalhes de como chegar l; e a poltica de preservao lhe assegurasse que
pelo menos as partes mais valiosas da bagagem no cairo aos pedaos pela estrada.
Polticas de coleo definem o objetivo de colees correntes e indicam as reas nas quais as
futuras colees podem se desenvolver. Ao especificar os assuntos e os formatos a serem includos ou
excludos das colees, a poltica refora a consistncia na seleo de novos acervos e a excluso
daqueles que no servem mais aos objetivos institucionais. Por lidar com a gama completa das colees
de uma biblioteca, a poltica torna os bibliotecrios conscientes da vastido e da variedade dos
documentos que esto sendo recolhidos, ajudando-os desta forma a ver a coleo como um todo, em
vez de focalizarem apenas as partes pelas quais so responsveis. Alm disso, ela incentiva a comunicao
e a cooperao, identifica os pontos de estrangulamento e ajuda a estabelecer prioridades para outras
funes da biblioteca, tais como a catalogao e a preservao.
Uma poltica de coleo tambm olha para fora, nem que seja por obrigao. Isto significa que
ela leva em considerao os acervos de outras instituies, especialmente quando se trata de assuntos
de interesse para a pesquisa. At o presente momento, isto significou, na maioria dos casos, colees
localizadas bastante perto que poderiam e deveriam permitir facilidade de acesso. O advento da mquina
xerox, o crescimento dos sistemas de automao, o sempre crescente nmero de microfilmes para
preservao de importantes colees de pesquisa e em breve a possibilidade de se digitalizar informaes
a pedido para transmisso eletrnica expandiram bastante o limite geogrfico para obteno de
documentos com relativa facilidade. Como conseqncia, tanto as polticas de coleo como os
programas da instituio e que no podem ser prontamente obtidos em qualquer lugar.
No possvel desenvolver um programa de conservao bem-sucedido sem uma clara diretriz
de trabalho e uma poltica de coleo abrangente. Por ltimo, o trabalho de conservao deve
estabelecer preservao tem estabelecido prioridades, porque nem mesmo as instituies mais ricas
so capazes ou almejam preservar tudo que elas adquiriram durante a vida toda. A poltica de acervo
ajuda a determinar as prioridades de conservao porque estabelece o nvel em que a instituio
1
BRYANT, Bonita ed. Guide for written collection policy statements. Chicago, London : American Library Association, 1989.
(Collection Management and Development Guides).
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18
desenvolve sua coleo, seja em que assunto for. Este nvel , por sua vez, comumente determinado
pela importncia de uma dada coleo para projetos da instituio e, em ltima instncia, para sua
misso. Uma metodologia objetiva para determinar o padro do acervo pala medio da quantidade e
dos tipos de documentos nela contidos constantemente usada pelos responsveis por colees e
administradores de laboratrios de conservao. O RLG Conspectus um mtodo de avaliao de
acervo que mapeia as foras e as fraquezas dos assuntos dentro de uma nica biblioteca, de um
conjunto de bibliotecas ou de uma rede regional, atravs de critrios e descries padronizadas
2
. O
Conspectus utiliza uma escala numrica com definies padronizadas para descrever os tipos de
atividade do usurio atendidos pela coleo. Essas so, em ordem decrescente: aprendizagem (5),
pesquisa (4), intermediria (3), bsica (2), mnima (1) e fora do objetivo (0). Os nveis 1 e 2 esto
subdivididos em dois nveis e o 3 em trs nveis, de modo a permitir distines mais ntidas, teis para
a descrio de acervos menores. O Guia para os estatutos de uma poltica de documentos da American
Library Association (ALA), mencionado na nota 1, fornece informaes suplementares para o uso
do Conspectus em polticas de acervo.
O nvel do acervo no , contudo, o nico critrio a ser considerado para determinar a importncia
de um acervo para uma instituio, nem fator para estabelecer sua prioridade para a conservao.
Outro elemento a existncia ou no no acervo de documentos considerados artisticamente valiosos
ou que tenham significativo valor complementar para a instituio. Em se tratando de documentos de
arquivo, deve-se considerar o valor de comprovao. Tal valor se refere a documentos necessrios
devido sua importncia legal, administrativa e/ou fiscal para uma organizao.
Se bem planejadas e abrangentes, as polticas de acervo fornecem um ponto de referncia vital
para a tomada de decises sobre preservao. As consideraes sobre preservao tambm precisam
ser repassadas para a poltica de acervo, se for para servirem como um guia confivel para o
desenvolvimento e a administrao de colees. Todas as decises tomadas pelo administrador da
coleo, a partir da aquisio de uma obra, fazem parte do processo de deteriorao fsica daquela
obra
3
. Assim sendo, em cada estgio do processo de incorporao: tratamento tcnico, depsito,
liberao para consulta, manuteno e eventual excluso do acervo, todo o pessoal da biblioteca, e em
especial, aqueles diretamente envolvidos no planejamento e administrao da coleo, devem ter em
mente as implicaes que suas decises e seus atos podem acarretar para a preservao das obras.
Decises sobre aquisio devem levar em conta no s a importncia de um ttulo para uma rea
temtica ou se pode ser adquirido encadernado, microfilmado ou reproduzido eletronicamente para
melhor servir s necessidades do usurio, mas tambm os requisitos desses formatos para a preservao
a longo prazo. Se um ttulo est impresso em papel acidificado ou se a experincia tem mostrado que
uma srie particularmente visada em relao a roubo ou tem artigos que foram recortados dela,
talvez seja prefervel adquiri-la em microfilme ou em formato eletrnico para que se consiga maior
longevidade fsica ou melhor segurana.
2
OBERG, Larry R. Evaluating the Conspectus approach for smaller collections. College & Research Libraries, v. 49, no. 3, p.
187-196, May 1988.
3
CUNNINGHAM-KRUPPA, Ellen. The preservation officers role in collection development. Wilson Library Bulletin, p. 27,
Nov. 1992.
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19
particularmente importante olhar os dentes dos cavalos dados, perguntando como a coleo
foi armazenada e checando as suas condies atuais. Um administrador de acervos sbio examina
previamente qualquer coleo com cuidado, buscando sinais de esfarelamento, capas soltas ou danos
fsicos, encadernaes deterioradas, mofo e infestaes por insetos. Termos de doao devem deixar
claro que a biblioteca poder optar por excluir obras do acervo, no s porque esto fora de sua rea
de interesse ou so duplicatas de obras j existentes, mas tambm porque os custos para sua restaurao
podem superar seu valor intelectual para a instituio.
Uma vez as obras tendo sido incorporadas, uma administrao de acervo sria inclui logo medidas
para prevenir futuras deterioraes. Por exemplo, proteger certos tipos de obras por meio de encadernaes
comerciais, pois certo que as encadernaes dentro dos padres nacionais correntes fornecem excelente
proteo a longo prazo. Na realidade, elas so a melhor medida em custo-benefcio que uma biblioteca
pode tomar para preservar obras passveis de se tornarem adies permanentes s colees. Da mesma
forma, documentos de arquivo e manuscritos devem ser protegidos com pastas e caixas alcalinas.
Administradores de acervo devem participar ativamente com os responsveis pela conservao
no trabalho de assegurar as melhores condies ambientais possveis para o depsito de colees
permanentes. Pesquisas feitas na Biblioteca do Congresso e no Instituto de Permanncia da Imagem
provaram, sem deixar margem a qualquer dvida, que so bastante prolongadas as expectativas de
vida dos acervos que desfrutam de temperatura e umidade relativa estveis e moderadas. Nesses
tempos de oramentos fortemente reduzidos, os responsveis por acervos esto ficando cada vez
mais conscientes de que quanto menos reposies forem feitas, mais fundos haver para novas aquisies.
Quando um volume tiver deteriorado aps o reparo, a comisso de seleo e a equipe de
conservadores podem cooperar no sentido de tomar a deciso mais sbia possvel sobre substitu-lo
ou no, e se o fizerem, pelo qu. Por exemplo, na maioria dos casos faz pouco sentido adquirir outra
cpia de uma edio que se deteriorou por ter sido impressa em papel acidificado e precariamente
encadernada. A deciso sobre se ou como um volume deve ser reformatado cabe a um bibliotecrio
ciente dos mritos relativos, defeitos e custos das vrias opes de reformatao: microfilme, fotocpia,
digitalizao.
Alm disso, vrias bibliotecas universitrias avanadas, tais como Harvard e a da Universidade
do Texas, construram recentemente depsitos refrigerados e afastados do campus. Estes foram
cuidadosamente planejados, no s para aliviar a superlotao nas estantes da biblioteca do campus,
mas tambm para permitir um ambiente adequado conservao, com temperatura e umidade baixas
e estveis a fim de prolongar a expectativa de vida dos acervos de papis antigos e filmes. Responsveis
por desenvolvimento de acervo e responsveis pela conservao esto trabalhando juntos para identificar
as colees que mais se beneficiariam com uma remoo para tais ambientes protegidos.
Um sinal de crescente simbiose entre os responsveis por desenvolvimento de colees e os de
conservao nas bibliotecas americanas a mudana ocorrida na avaliao de necessidades. Nos
anos de 1970 e comeo de 1980, quando comearam a ser desenvolvidos os programas de
conservao, os levantamentos dos acervos eram feitos simplesmente para determinar as condies
fsicas. Hoje, eles registram tambm informaes sobre condies de armazenamento, proteo contra
incndio, preveno de acidentes, ndice de uso e valor da obra. Os dois ltimos fatores pertencem ao
domnio tradicional da administrao de acervo.
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H uma razo histrica para esta mudana. O movimento preservacionista neste pas comeou
basicamente como uma resposta ao crescente volume de papel acidificado em deteriorao nos
depsitos das bibliotecas de pesquisa americanas. Esta crise cresceu rapidamente e ultrapassou as
solues tradicionais de reposio ou reparo que eram essencialmente os remdios indicados ad hoc
para lidar com uma obra isolada, um conjunto ou um pequeno grupo de manuscritos ou documentos.
Em meados dos anos de 1970, era visvel a necessidade de solues mais massivas e abrangentes.
Inicialmente, a escolha era a microfilmagem, especialmente das grandes e importantes colees temticas
nas bibliotecas universitrias. O enfoque das assim chamadas grandes colees tinha o fim de resgatar
os componentes essenciais de nosso patrimnio intelectual.
Inevitavelmente, o movimento preservacionista cresceu e evoluiu. Cada vez mais os profissionais
responsveis pela conservao adquiriram experincia prtica para lidar com a gama completa das
necessidades de conservao de suas instituies. Foram desenvolvidos programas de treinamento
que estimulavam a anlise daquelas necessidades e geravam novas idias para sua soluo. Servios
de conservao regionais propiciaram treinamento e consultoria tcnica para uma gama maior de
instituies, muitas das quais no eram suficientemente grandes para justificar o trabalho em tempo
integral de um tcnico de conservao, mas sim para combinar a conservao com outras
responsabilidades. A pesquisa cientfica para determinar as causas de deteriorao do papel e do filme
levou a recomendaes sobre os meios de prolongar sua vida til com mtodos que foram muito bem
aplicados em colees completas e at em depsitos inteiros.
Um dos pontos que chamou mais ateno na evoluo ocorrida nos ltimos 20 anos foi que o
foco sobre a conservao deslocou-se mais e mais da resposta para a preveno. O trabalho de
recuperao para salvar da destruio iminente a informao com valor significativo de pesquisa no
mais primordial. Hoje os programas de conservao esto envidando esforos para prevenir, ou pelo
menos para desacelerar a deteriorao da totalidade dos documentos de bibliotecas e arquivos. Como
resultado, a conservao tornou-se um componente integral do gerenciamento de colees e este, por
sua parte, ficou cada vez mais preocupado em manter a coleo para o futuro, e no apenas para o
presente.
Dra. Margaret Child: 6/94
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Planejamento de um programa eficaz
de manuteno de acervos
Karen Garlick
Resumo: um programa de manuteno de acervos utiliza uma srie de procedimentos de
preservao bsicos e simples a fim de aperfeioar o acondicionamento e o ambiente de
armazenagem de registros arquivsticos em um ampla base institucional, visando ainda, durante o
processo, deferir ou eliminar a necessidade de uma ateno especfica de conservao. Este
texto descreve as etapas necessrias para estabelecer um programa sistemtico e eficaz de
manuteno de acervos. O texto abrange um conjunto de conhecimentos e posturas adotadas
durante os estgios iniciais de um novo programa e um planejamento mais especfico, que
empreendido para projetos de manuteno de determinados acervos.
Os acervos arquivsticos so distintos e abrangem diferentes tipos, tamanhos e formatos de
registros. Os prprios registros so feitos de materiais que diferem em composio qumica e fsica e
que apresentam, como resultado, diferentes caractersticas no processo de envelhecimento. Eles so
armazenados em condies ambientais que afetam a velocidade e a maneira pela qual os registros se
deterioram; so acondicionados em embalagens e containers de materiais diferentes e que oferecem
nveis variados de proteo. Durante cada estgio de sua vida, os registros so manuseados de diversas
maneiras, das mais cuidadosas s mais descuidadas. So consultados para diferentes propsitos e em
diferentes graus. Tomadas em seu conjunto, estas variaes explicam as condies dos acervos, que
vo de intactas a deterioradas. Os fatores que mais ameaam a preservao de registros em arquivos
so o grande tamanho e o contnuo crescimento dos acervos, a limitao dos recursos financeiros
disponveis e tambm a carncia de equipes tcnicas com treinamento especfico.
Esse perfil complexo dos nossos acervos faz com que sua preservao seja imperativa. Devemos
refinar a abordagem tradicional dada aos cuidados com os documentos e encontrar novas maneiras de
preservar nossos acervos, em processo constante de crescimento e envelhecimento. Devemos abandonar
a abordagem convencional voltada para as necessidades dos registros em uma base individual ou
aleatria uma abordagem que coloca a maioria de nossos acervos em risco. Ao invs disso, devemos
planejar e desenvolver programas sistemticos que reduzam a vulnerabilidade dos registros e melhorem
as condies dos acervos de acordo com a poltica institucional.
Um programa como este, que um desdobramento da diretriz de preservao que visa fazer o
melhor para o maior nmero de registros, chamado manuteno de acervos. Em um programa de
manuteno, um conjunto de procedimentos simples e bsicos executado em grupos selecionados
de registros para assegurar que esto adequadamente acondicionados. Nesse processo, a necessidade
de ateno intensiva e individualizada eliminada e a vida til dos registros prolongada
1
.
Um programa de manuteno de acervos pode ser criado e implementado para qualquer tamanho
ou tipo de arquivos, independente da presena de profissionais em preservao na equipe. Os
1
Mary Lynn Ritzenthaler. Holdings maintenance at the National Archives of the United States. Restaurador, v. 10, no. 3-4, p.
151-159, 1989.
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22
procedimentos (que incluem a renovao de caixas e pastas, removendo e substituindo prendedores
danificados, e assegurando que os documentos estejam alinhados e acondicionados apropriadamente),
podem ser executados por arquivistas, tornando possvel a uma instituio sem equipe de preservao
ter um programa eficaz e permitindo que organizaes com pessoal treinado utilizem a competncia
dos profissionais disponveis no trabalho especializado.
Como em qualquer programa institucional, o planejamento o elemento mais importante na
organizao de um programa de manuteno de acervos. Sem um planejamento, os escassos
recursos podem ser dispendidos em projetos que no refletem as maiores necessidades da
preservao nem as prioridades da instituio. Embora o planejamento tome tempo e energia,
planos bem concebidos permitem a uma instituio desenvolver projetos de modo coerente e
sistemtico, utilizar recursos limitados de maneira eficiente e alcanar resultados positivos atravs
de um programa bem sucedido.
Nomeando planejadores
No incio do planejamento de um programa de manuteno de acervos, um indivduo ou
uma comisso devem ser nomeados para coordenar o processo de planejamento, para supervisionar
a implementao do programa e para dar assistncia na reviso de aspectos do programa. A
deciso de planejar atravs de um indivduo ou de uma comisso decorrente do tamanho da
instituio, da importncia da manuteno dos registros comparada a outros programas da
instituio e do tempo e dinheiro disponveis. Independente da abordagem, tanto a perspectiva de
arquivamento quanto a de preservao devem ser mantidas durante o planejamento, j que um
programa de manuteno de acervos envolve a integrao de ambas as prioridades. Por esta
razo, o planejamento atravs de uma comisso tem vantagens sobre o planejamento individual.
Como uma comisso, diferentes interesses da instituio podem ser bem representados por
arquivistas e pela equipe de preservao ou, na ausncia de especialistas em preservao, pelas
equipes com maiores conhecimentos ou interesse em preservao. Alm disso, se vrias pessoas
trabalham juntas, podem combinar seus conhecimentos sobre prioridades, preocupaes e
atividades da instituio. E mais: uma comisso torna-se frum natural para o pensamento criativo
e para solues inovadoras.
Planejamento
H trs fases no planejamento de um programa de manuteno de acervos: a reunio das
informaes, a formulao de polticas e de procedimentos para orientar o programa de manuteno
de acervo e a seleo e organizao dos projetos. Essas trs fases envolvem acumulao de
conhecimentos e planejamento durante os estgios iniciais e um planejamento mais especfico que
empreendido durante o desenvolvimento dos dados projetos.
Fase 1: reunir informaes
A primeira tarefa dos planejadores estabelecer uma base comum de conhecimentos reunindo
e compartilhando informaes que formem um amplo espectro dos assuntos relacionados instituio.
As informaes devem ser buscadas atravs de abordagens ideais e pragmticas de acondicionamento
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de registros arquivsticos, de modo que exista uma base slida sobre a qual possa ser construdo um
programa que seja prtico, adaptado aos limites da instituio e que expresse uma perspectiva de
preservao. Os tpicos a serem investigados nessa fase incluem:
critrios de acondicionamento para preservao (funcionalidade, materiais utilizados e modelos,
projetos);
opes apropriadas para acondicionar os diferentes tipos, formatos e tamanhos de registros
em diferentes condies;
mecanismos e filosofia de acondicionamento dos documentos tais como: ocupar os recipientes
apropriadamente e por que evitar superlotao ou sub-aproveitamento dos espaos; retirar a
sujeira superficial sem recursos de laboratrio e quando este procedimento indicado e
necessrio; que mtodos e materiais utilizar para reunir os registros, com segurana, e quais as
possveis conseqncias do uso de outros meios.
Fase 2: formular polticas e procedimentos
Uma vez que se estabelece a base de conhecimento compartilhado, pode ser iniciada a principal
atividade de planejamento a formulao das polticas gerais, tanto administrativas quando tcnicas,
e dos procedimentos que vo orientar o programa de manuteno e determinar a sua estrutura. Elas
devem abranger as funes gerenciais de organizao, formao de equipes, gerenciamento e reviso
do programa. Permitem ainda tomar decises durante cada fase do programa, eliminando a necessidade
de se avaliar as mesmas questes repetidamente. Para serem eficazes, as polticas devem derivar de
um entendimento entre os objetivos globais do arquivo e serem compatveis com sua utilizao. Devem
ser flexveis, revistas periodicamente e modificadas, quando necessrio, adequando-se s mudanas
que venham a ocorrer nas prioridades da instituio. Alguns exemplos de tipos de polticas formuladas
durante este estgio:
o mbito do programa se ele vai estar voltado apenas para os problemas de acondicionamento
que existem no acervo atual, apenas para as novas aquisies ou para ambos os casos;
prioridades da instituio no processo de consulta ao acervo se o programa vai estar
concentrado em grupos de registros de grande utilizao, que so especialmente importantes
para a instituio, ou sero alterados;
possibilidade de coordenao do programa com outros programas institucionais, tais como
microfilmagem para preservao, onde muitos dos procedimentos de preparao dos registros
so os mesmos utilizados na manuteno de acervos; e
a natureza e o nvel de detalhamento dos dados primrios para documentar os projetos e o
processo global do programa e dos dados secundrios para identificar os documentos
que necessitem e meream ateno especial para sua preservao, tais com reproduo ou
tratamento para conservao.
Nesse ponto, alm de formular polticas gerais, os planejadores devem definir algumas polticas
administrativas. Elas incluem: definio de critrios para os tcnicos em manuteno de acervos;
treinamento e superviso dos tcnicos; definio da localizao do trabalho de manuteno; e avaliao
do trabalho j realizado.
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24
Os procedimentos tcnicos tambm devem ser esquematizados. Eles sero melhor definidos
atravs de diretrizes escritas, que vo orientar o supervisor do trabalho de manuteno dos acervos e
os tcnicos que executaro o trabalho. As diretrizes devem descrever individualmente cada categoria
de problemas relacionados a acondicionamento, como apresentar as opes de procedimento
disponveis na instituio para cada problema e incluir instrues passo-a-passo para cada opo. As
diretrizes podem ser usadas em cada projeto de manuteno de acervos para dar apoio tomada
antecipada de decises sobre quais problemas de acondicionamento devem ser enfocadas e sobre
quais opes de procedimento devem ser utilizadas. Elas iro assegurar que todos os projetos sejam
executados de maneira uniforme e consistente.
As diretrizes devem adaptar-se equipe e aos recursos financeiros da instituio, de modo que
as opes de procedimento reflitam objetivos realistas e possveis de serem atingidos
2
. Paralelamente,
as opes de procedimentos devem permitir respostas adequadas a problemas especficos no contexto
da manuteno do acervo, bem como assegurar conformidade s prticas e aos princpios de preservao
definidos.
Fase 3: selecionar e organizar projetos
Aps a formulao de polticas e a definio de diretrizes, vem a terceira e mais extensa fase do
planejamento a seleo e a organizao de projetos individuais de manuteno de acervos. Esta
fase tem quatro etapas:
1. Identificao dos grupos de registros que requerem prioridade.
2. Definio das necessidades de manuteno para estes grupos de documentos, comeando
pelo grupo com maior prioridade.
3. Seleo dos procedimentos de manuteno a serem executados para cada grupo de registros.
4. Estimativa de custos e previso de tempo de execuo para cada projeto de manuteno.
Etapa 1: identificar registros que requerem ateno
Em primeiro lugar, os grupos de registros que necessitam prioridade de manuteno devem ser
identificados em outras palavras, cada instituio deve responder pergunta: onde o trabalho do
nosso projeto de manuteno deve ser iniciado? Alguns podem ser capazes de responder a esta
pergunta rapidamente. Problemas relacionados a acondicionamento podem ser poucos, e pessoal e
dinheiro podem estar disponveis para atender a todas as necessidade do acervo. Infelizmente, raramente
este o caso. A maioria das instituies tem numerosos grupos de registros requerendo ateno de
manuteno, e a maioria no dispe nem de pessoal nem de dinheiro suficiente para suprir suas
necessidades.
2
Ao preparar as diretrizes, devem ser utilizados documentos de outras instituies como modelos. Como exemplo, veja Mary
Lynn Ritzenthaler, Presrvation of archival records: holdings maintenance at the National Archives. Techinical information paper
number 6 (Washington, DC: National Archives and Records Administration, 1990). Naturalmente, os modelos devem ser
modificados de forma a refletir as necessidade e recursos locais.
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25
Assim, a maioria das instituies depende das decises dos planejadores sobre onde o trabalho
de manuteno ser iniciado. A principal dificuldade em se tomar esta deciso est no fato de que o
tamanho dos acervos arquivsticos geralmente impede uma avaliao abrangente e global, por parte da
instituio, para determinar onde existem problemas relacionados a acondicionamento e, tambm,
onde eles so muito urgentes. Por esta razo, os planejadores devem concentrar sua ateno em uma
parte do acervo e examin-la usando um mtodo que proporcione as informaes necessrias, de
maneira rpida e confivel.
O lugar lgico para se iniciar esta avaliao o segmento do acervo que seja mais significativo
para a instituio. Se o acervo de uma instituio ainda no foi arranjado de acordo com seu valor para
a instituio (para fins de cobertura de sinistros ou seguro, por exemplo), ento uma lista hierrquica
deve ser desenvolvida com a assistncia de especialistas na rea que tenham a experincia e a habilidade
necessrias para tomar decises analticas.
Utilizando uma lista das prioridades, os planejadores devem avaliar grupos particulares de registros
para determinar onde existem problemas relacionados a acondicionamento. O nmero real e o tamanho
dos grupos avaliados vo depender da equipe que estar disponvel. importante ter em mente que
esta avaliao no objetiva identificar todos os problemas especficos de acondicionamento que existam
em cada grupo de registros. Ela se destina a prover informaes sobre a extenso dos problemas de
acondicionamento em cada grupo de registros e a determinar onde a manuteno de acervo mais
necessria e urgente.
Uma maneira de simplificar este processo de avaliao registrar sistematicamente as
informaes sobre cada grupo para facilitar sua comparao com os demais grupos. Um quadro de
avaliao pode proporcionar uma viso instantnea do acervo. Neste quadro, as categorias de
necessidades relacionadas ao acondicionamento so listadas do lado esquerdo, em ordem decrescente
de importncia sob uma perspectiva de preservao. Cada categoria considerada dentro de uma
seqncia de pesos que reflete a prioridade decrescente de preservao considera-se o 1 como
a mais alta prioridade e o 10 como a menor prioridade. No topo do quadro, quatro campos
representam a dimenso em que cada categoria deve estar presente. Estes campos tm tambm
nmeros em uma seqncia de pesos que reflete a medida decrescente da necessidade o 1 indica
a maior necessidade, o 15 a menor necessidade.
Para cada grupo de registros analisados, o avaliador considera cada categoria de necessidade,
localiza a medida apropriada no campo correspondente e registra a soma das necessidades de
acondicionamento com a medida, no ponto de interseo. Por exemplo, se um grupo de registros
contm muitos registros frgeis ou vulnerveis que precisam de proteo fsica, o avaliador vai registrar
um 3 no ponto de interseo, ou seja, a soma de 2 para a categoria de acondicionamento com 1 para
a medida da necessidade.
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26
Depois que cada grupo avaliado, sete nmeros vo aparecer no quadro. O resultado final da
avaliao para o grupo de registros a soma de todos os sete nmeros. A localizao deste nmero
no quadro revela se o grupo contm, predominantemente, problemas relacionados a acondicionamento
de alta ou de baixa prioridade e qual a extenso das necessidades presentes. Se o resultado final
baixo, a necessidade de manuteno alta; se o resultado final alto, a necessidade de manuteno
baixa. Utilizando os mais baixos e os mais altos ndices possveis (46 e 144 respectivamente), o avaliador
pode criar uma escala numrica com a qual ir categorizar os grupos, como a seguir: prioridade 1 (46-
70), prioridade 2 (71-95), prioridade 3 (96-120) e prioridade 4 (121-144).
Aps o preenchimento de um quadro de avaliao para cada grupo de registros, os quadros
complementares podem ser organizados em ordem numrica, de acordo com o resultado final da avaliao,
e comparados s categorias de prioridade da manuteno para determinar quais grupos de registros
exigem ateno prioritria. Se, depois da anlise dos dados, muitos dos grupos de registros identificados
como requerendo manuteno estiverem classificados na prioridade 1, podem ser comparados ordem
original de prioridades, para termos certeza de que a seqncia em que os grupos recebero manuteno
reflete tanto a preocupao com o arquivamento quanto com a preservao.
Muilos Alguns Poucos Nenhum
1 5 10 15
1 G G G G
2 G G G G
4 G G G G
G G G G
7 G G G G
9 G G G G
10 G G G G
E necessrio proleo lsico primrio ou secundrio.
(Ex.. foltom mobilirio, coixos ou postos}
kegislros lrgeis ou vulnerveis que necessilom proleo
lsico.
(Ex.. popis quebrodios ou registros que sofrerom donos
moiores provocodos por lquidos, tintos ferroglicos ou insetos}
Moleriois imprprios ulilizodos poro proleo lsico.
(Ex.. coixos ou postos de moteriol cido}
Necessidodes de melhorios no locolizoo dos regislros ou
no moleriol de ocondicionomenlo.
(Ex.. registros desordenodos; coixos e postos sub ou superlotodos}
Formolos que devem ser reesludodos.
(Ex.. registros dobrodos ou enrolodos}
kegislros com necessidodes especiois de ocondicionomenlo.
(Ex.. fotogrofios, recortes de |ornois, volumes encodernodos, fitos
mognticos}
Prendedores que devem ser removidos ou subsliludos.
(Ex.. clipes enferru|odos, elsticos, grompos}
Quodro de Avolioo do Monuleno do Acervo
30a32pag 26.p65 19/06/01, 18:50 26
27
3
Por exemplo, na categoria 1 (registros que precisam de proteo fsica) poderamos reunir informaes especficas sobre a
presena de caixas de documentos, arquivos verticais, mapotecas etc e sobre a ausncia de proteo primria para os registros.
Contudo, se nunca foram utilizados arquivos para guardar os documentos, no faz sentido especificar sua ausncia no formulrio
do exame. Na categoria 2 (registros frgeis ou vulnerveis que precisam de proteo fsica), se os registros nunca estiveram sujeitos
a danos provocados por fogo, no h necessidade de averiguar se existem registros carbonizados. Se muitos registros tiverem sido
laminados, mas no mostrarem sinais de deteriorao, no h necessidade de averiguar a presena de registros laminados.
4
Artigos que contm informao til com exemplos de metodologia e procedimentos: DROTT, M. Carl. Random sampling: a tool
for library research. College & Research Libraries, v. 30, p. 119-125, Mar. 1969; GOLDSTEIN, Marianne; SEDRANSK,
Joseph; Using a sample technique to describe characteristics of a collection. College & Research Libraries, v. 38, p. 195-202,
May, 1977; BUCHANAN, Sarah; COLEMAN, Sandra Deterioration survey of the Stanford University Libraries, Green Library
Stack Collection. Stanford, CA: Stanford University, 1979.
Etapa 2: determinar as necessidades de manuteno do acervo
Uma vez que as necessidades de arquivamento e preservao tenham sido avaliadas e os registros
que precisem de ateno especial tenham sido definidos, o prximo passo no planejamento determinar
as necessidades especficas de cada grupo. Em geral, j que so necessrios dados confiveis e exatos
para definir uma operao de manuteno mais eficiente do acervo, o nico mtodo prtico para se
obter estas informaes realizar um exame em cada grupo de registros que receber manuteno.
Trs fatores apresentam-se como especialmente importantes nesse processo.
Primeiro, o mtodo do exame deve ser inclusivo, mas no enciclopdico. Deve ser baseado nas
sete categorias de necessidades relacionadas a acondicionamento listadas no quadro de avaliao,
com cada categoria ampliada para incluir os fatores individuais ali encontrados. Ao mesmo tempo, as
categorias ampliadas devem referir-se s condies que so conhecidas ou supostamente existentes
nos arquivos
3
.
Segundo, o exame s ser til se as informaes reunidas forem confiveis. A confiabilidade
total no exame s pode ser garantida vistoriando-se item por item nos arquivos da instituio. Certamente,
esta abordagem no realista. Portanto, uma amostra representativa deve ser recolhida usando um
mtodo cientfico confivel. Uma vez que a amostra seja examinada, a anlise das informaes reunidas
pode ser aplicada ao restante dos registros
4
.
Terceiro, para obter-se resultados teis, o exame deve ser conduzido por equipes bem treinadas,
que compreendam seu objetivo, que entendam o mtodo do exame e seu uso, e que sejam capazes de
reconhecer as condies que devem ser identificadas. Portanto, uma parte do desenvolvimento do
exame a seleo e treinamento do pessoal envolvido.
Etapa 3: definir procedimentos de manuteno do acervo
Uma vez que as necessidades especficas de grupos particulares de documentos tenham sido
determinadas, o terceiro passo no planejamento definir os procedimentos de manuteno que sero utilizados
em um dado grupo de registros. Na melhor de todas as hipteses possveis, este processo simples e no
exige esforo. Os planejadores decidem proporcionar a mais completa manuteno de acordo com as
necessidades da coleo. Aquilo que se deve fazer exatamente determinado pela consulta s diretrizes
escritas, identificando o procedimento adequado para cada necessidade e escolhendo a melhor opo de
preservao. Provavelmente na situao com a qual a maioria de ns certamente vai lidar, a manuteno
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28
completa e ideal no poder ser proporcionada para cada grupo de registros. Portanto, deve-se decidir
sobre quais necessidades de acondicionamento devem ser atendidas, quais no podem ser atendidas e
quais procedimentos executar, bem como quais opes de procedimento utilizar.
Para cada grupo de documentos, a resposta ideal a suas necessidades de acondicionamento
deve ser considerada no contexto dos limites da instituio (tempo, dinheiro e pessoal). Quando o
comprometimento do processo inevitvel, estes procedimentos devem ser selecionados de modo a
beneficiar o maior nmero possvel de registros. No difcil processo de equilibrar a realidade da instituio
e as necessidade de preservao til ter em mente os dois princpios da preservao: proteo fsica
e estabilidade qumica. Em seu nvel mais bsico, as atividades de preservao devem orientar-se, em
primeiro lugar, para proporcionar aos registros mxima proteo fsica e, em segundo, assegurar que
os registros estejam quimicamente estveis. Utilizando estes princpios como critrios de apoio para a
tomada de decises, a definio final dos procedimentos para um dado projeto mesmo no
contemplando todas as necessidades dos registros vai ao encontro das necessidades mais crticas
dentro da perspectiva de preservao.
Na prtica, isso significa que as maiores prioridades devem ser dadas seleo de procedimentos
que iro proporcionar a melhor proteo fsica aos registros. Primeiro, os documentos devem ser
colocados em acomodaes com boas condies bsicas (isto , um container que os abrigue
completamente e que os proteja do meio ambiente). Segundo, dentro do container aconselhvel
que haja meios adicionais de proteo, como pastas e envelopes, para registros menores. Por ltimo,
protees individuais devem ser proporcionadas a registros especficos que estejam severamente
danificados ou que sejam extremamente frgeis.
A prxima prioridade absoluta deve ser selecionar procedimentos que utilizem materiais o mais
quimicamente estveis possvel, de modo que eles no criem ou acrescentem problemas futuros
preservao. Isso significa que os registros devem ser protegidos em embalagens feitas de materiais
no cidos, que no se deteriorem com rapidez e que no interajam quimicamente com os registros, o
que poderia acelerar a deteriorao tanto dos registros quanto das embalagens. Um corolrio til a
este princpio o de que todos os esforos devem ser feitos para selecionar procedimentos que
reduzam o impacto negativo de documentos deteriorados sobre os demais
5
.
Etapa 4: estimar custos e prazos
A etapa final do processo de planejamento inclui a estimativa de custos para cada projeto individual,
em termos de pessoal e materiais, e o estabelecimento de prazos para cada projeto. O tempo necessrio
para completar um projeto de manuteno de acervo, o pessoal envolvido e os custos de suprimentos
so conseqncias de trs fatores: 1) o tamanho do grupo de documentos do projeto; 2) a natureza e a
extenso das necessidades relacionadas ao acondicionamento que devem ser atendidas; 3) os tipos de
suprimentos que so necessrios para executar os procedimentos do acervo.
5
Por exemplo, papis feitos com alta porcentagem de madeira so inerentemente instveis, deterioram rapidamente e tornam-se
quebradios. Ao mesmo tempo, estes papis contribuem para a deteriorao dos documentos com os quais esto em contato,
atravs da migrao de cidos. Isolando-os e conservando-os nos seus formatos originais, acondicionados em papis ou folders
plsticos quimicamente estveis podem-se reduzir efetivamente, no curso dos trabalhos de manuteno do acervo, os efeitos
sobre registros adjacentes.
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29
Para determinar os custos do projeto e o organograma, uma parte do trabalho de manuteno
deve ser executada em um grupo-amostra por um ou mais dias, dependendo do nmero e da
complexidade dos procedimentos envolvidos. Devem ser mantidos registros exatos de tudo o que
feito, dos suprimentos que so utilizados e do tempo dispendido. Um mtodo simples utilizar uma
tabela para marcar em quanto tempo cada procedimento executado. Ao final do perodo de trabalho,
as anotaes so conferidas e o nmero aproximado de vezes que cada procedimento ser executado
por unidades que fazem parte do registro (caixas, maos de papis etc.) pode ser calculado. Usando
estes dados, podem ser feitas estimativas sobre a quantidade e o custo dos suprimentos necessrios ao
projeto, alm do tempo que ser gasto para sua realizao completa. A estimativa de prazo auxilia os
gerentes a decidir quantas pessoas utilizar em um projeto e quanto tempo cada dia dedicar a projetos
de manuteno de acervos.
Concluso
Os registros em nossos arquivos esto em risco. Os materiais de que so feitos, o ambiente no
qual so armazenados e a maneira pela qual so guardados e utilizados ameaam sua preservao a
longo prazo. O tamanho e o crescimento destes problemas, combinados com limitaes financeiras e
de pessoal, em muito complicam os desafios que a preservao nos oferece. Como profissionais em
preservao e arquivistas dedicados a assegurar que a presente gerao e as futuras tenham acesso
nossa herana documental, ns devemos planejar programas eficazes que preservem nossos registros
em uma ampla base institucional. Em um programa de manuteno de acervo, um planejamento
sistemtico e abrangente volta-se para a preservao com o objetivo de melhorar o ambiente global de
grandes grupos de registros. Atravs do esforo conjunto, os profissionais podem formular polticas e
procedimentos de manuteno, selecionar grupos especficos de registros e organizar projetos
direcionados para as necessidades plenas da preservao, de acordo com as prioridades estabelecidas.
Alm do planejamento, a implementao bem-sucedida de um programa de manuteno depende
de tcnicos bem treinados, de revises peridicas do programa e da realizao de modificaes quando
forem necessrias. H diferentes abordagens de treinamento dos tcnicos, mas os mtodos mais bem-
sucedidos incorporam os seguintes conceitos: primeiramente, analise as etapas separadamente em
cada procedimento de manuteno; limite a durao das sesses de treinamento e reforce cada
procedimento ensinado atravs da prtica adequada; durante todo o treinamento e trabalho subseqente,
motive a equipe a desenvolver seu trabalho em alto nvel e reconhea suas contribuies ao esforo de
preservao; realize sesses de reviso do treinamento para assegurar que o trabalho de alta qualidade
est sendo mantido e apresente novas tcnicas e aperfeioamentos ao trabalho.
Por fim, cada projeto de manuteno de acervo deve ser revisto para assegurar que os objetivos
estabelecidos e os planos esto sendo cumpridos. O processo de reviso pode ajudar os gerentes a
avaliar o sucesso global do programa de manuteno, a identificar problemas tcnicos especficos e
fragilidades do programa, e a fazer as modificaes quando necessrio. Revises regulares de projetos
e do programa vo assegurar alta administrao que a equipe e os recursos financeiros esto sendo
utilizados de maneira responsvel, visando preservao dos registros da instituio.
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30
Sobre a autora
Karen Garlick conservadora senior do National Archives and Records Administration.
professora do curso introdutrio de preservao no College of Library and Information Services,
University of Maryland. presidente do SAA Preservation Section e elo de ligao do SAA com
o National Institute for Conservation e o American Institute for Conservation. Este artigo uma
verso condensada de uma sesso sobre manuteno de acervos no Latin American Archives
Preservation and Conservation Institute, patrocinada pelo SAA, em setembro de 1989. A autora
gostaria de agradecer a Merrily Smith e Mary Linn Ritzenthaler por suas contribuies ao projeto. As
opinies expressas neste artigo no refletem necessariamente a poltica e os procedimentos do Nacional
Archives.
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
est sediado no
Arquivo Nacional
Rua Azeredo Coutinho 77, sala 605 - C
CEP 20230-170 Rio de Janeiro - RJ
Tel/Fax: (21) 2253-2033
www.cpba.net
www.arquivonacional.gov.br
The Council on Library and Information Resources - CLIR
(incorporando a antiga Commission on Preservation and Access)
1755 Massachusetts Avenue, NW, Suite 500
Washington, DC 20036
Tel: (202) 939-4750
Fax: (202) 939-4765
www.clir.org
Northeast Document Conservation Center
100 Brickstone Square
Andover, MA 01810-1494
Telephone: (978) 470-1010
Fax: (978) 475-6021
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Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
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EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
30 a 32
Planejamento e prioridades
2 edio
a
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D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 30 a 32.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:41:51
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