Gestin de las comunicaciones del proyecto Es el rea de conocimiento que incluye los

procesos necesarios para asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento,

recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. Los
procesos de Gestin de las comunicaciones del proyecto incluyen lo siguiente:
Planificacin de las comunicaciones: determinar las necesidades de informacin y
comunicaciones de los interesados en el proyecto. Distribucin de la Informacin: poner la
informacin necesaria a disposicin de los interesados en el proyecto cuando
corresponda. Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir informacin sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de estado, medicin del progreso y proyecciones.
Gestionar a los Interesaos: gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos
de los interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos.

El arte de las comunicaciones es un tema amplio, e incluye una gran cantidad de
fundamentos, entre ellos: - Modelo emisor-receptor. Bucles de retroalimentacin y
barreras a la comunicacin. - Eleccin de medio. Cundo comunicarse por escrito versus
hacerlo oralmente, cundo escribir un memorndum informal versus escribir un informe
formal, y cundo comunicarse cara a cara versus hacerlo por correo electrnico. El medio
elegido para las actividades de comunicacin depender de la situacin. - Estilo de
redaccin. Voz activa versus voz pasiva, estructura de las oraciones y eleccin de las
palabras. - Tcnicas de presentacin. Lenguaje corporal y diseo de ayudas visuales. -
Tcnicas de gestin de reuniones. Preparacin de un orden del da y gestin de
conflictos.

Figura 10-3. Comunicacin Modelo Bsico

Componentes del modelo bsico: - Codificar. Traducir los pensamientos o las ideas a un
lenguaje que otras personas puedan comprender. - Mensaje. La salida de la codificacin -
El mtodo usado para transmitir el mensaje. - Ruido. Todo lo que interfiere en la
transmisin y comprensin del mensaje (por ejemplo la distancia). - Decodificar. Traducir
el mensaje nuevamente a pensamientos o ideas con sentido. - Inherente en el modelo
bsico esta la accin de acusar el recibo de un mensaje, el acuse de recibo significa que
el receptor seala la recepcin del mensaje, pero no necesariamente que est de acuerdo
con el mismo. Otra accin es la respuesta a un mensaje, lo que significa que el receptor
decodifica, comprende y responde al mensaje. Planificacin de las comunicaciones Este
proceso determina las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados; por
ejemplo, quien necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser suministrada
y por quin. En la mayora de los proyectos, la mayor parte de la Planificacin de las
Comunicaciones se hace como parte de las primeras fases del proyecto, pero pueden
revisarse a lo largo del proyecto siempre que sea necesario.

Planificacin de las Comunicaciones: Entradas 1. Factores ambientales de la empresa 2.
Activos de los Procesos de la Organizacin 3. Enunciado del Alcance del Proyecto 4. Plan
de Gestin del Proyecto 5. Planificacin de las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de Requerimientos de Comunicaciones Este anlisis da como resultado la
suma de las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto. El nmero
total de canales de comunicacin es n(n-1)/2, donde n = nmero de interesados. Por
consiguiente, un proyecto con 10 interesados tiene 45 posibles canales de comunicacin.
Por lo tanto, un componente clave de la planificacin de las comunicaciones del proyecto
es determinar y limitar quin se comunicar con quin, y quin recibir qu informacin.
La informacin que se requiere normalmente para determinar los requisitos de
comunicaciones del proyecto incluye: - Organigramas - Relaciones entre las
responsabilidades de la organizacin del proyecto y los interesados - Disciplinas,
departamentos y especialidades involucradas en el proyecto

-

Logstica de cuntas personas estarn involucradas en el proyecto y en qu ubicaciones
Necesidades de informacin interna (por ejemplo, comunicaciones entre las
organizaciones) Necesidades de informacin externa (por ejemplo, comunicaciones con
los medios o los contratistas) Informacin sobre los interesados.

2. Tecnologa de las Comunicaciones Las metodologas usadas para transmitir
informacin entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Entre
los factores de tecnologa de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se
incluyen: o La urgencia de la necesidad de informacin. o La disponibilidad de la
tecnologa. o El personal previsto para el proyecto. o La duracin del proyecto. o El
entorno del proyecto.

Planificacin de las Comunicaciones: Salidas Este se encuentra incluido en el plan de
gestin del proyecto. El plan de gestin de las comunicaciones proporciona: - Requisitos
de comunicaciones de los interesados - Informacin que debe ser comunicada, incluidos
formatos, contenido y nivel de detalle - Persona responsable de comunicar la informacin
- Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos, correo
electrnico y/o comunicados de prensa - Glosario de terminologa comn. Este plan
puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las
necesidades del proyecto. Entre los atributos de un plan de gestin de las
comunicaciones se pueden incluir: - Elemento de comunicaciones - Finalidad - Frecuencia
- Fechas de inicio / finalizacin - Formato / medio - Responsabilidad

Distribucin de la informacin Habilidades de Comunicacin Son parte de las habilidades
de direccin general y se usan para intercambiar informacin (asegurarse que las
personas correctas reciban la informacin correcta. El emisor es el responsable de hacer
que la informacin sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla
correctamente.

La comunicacin tiene muchas dimensiones: Escrita y oral, escuchar y hablar Interna
(dentro del proyecto) y externa (el cliente, los medios de comunicacin) Formal (informes,
instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc) Vertical (hacia arriba y
abajo en la organizacin) y horizontal (con colegas) Sistemas de Recopilacin y
Recuperacin de Informacin Puede ser a travs de sistemas manuales de archivo, bases
de datos electrnicas, software de gestin de proyectos, etc. Mtodos de Distribucin de
la Informacin La distribucin de la informacin consiste en recopilar, compartir y distribuir
informacin a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de
vida del proyecto.

Proceso de Lecciones Aprendidas Se centra en identificar los xitos y los fracasos del
proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.
Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave
identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos tcnicos, de direccin y de
procesos del proyecto. Las lecciones se compilas, formalizan y almacenan durante todo el
proyecto. En algunos casos pueden centrarse en aspectos muy tcnicos, mientras que en
otros se centrarn en los procesos que contribuyen al rendimiento del trabajo. Las
lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la informacin que
pude mejorar la efectividad y la eficiencia de la direccin de proyectos. Algunos resultados
especficos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen: - Actualizacin
de la base de conocimiento de lecciones aprendidas - Mejora de las habilidades de
negocio - Mejoras generales de productos y servicios

Distribucin de la Informacin: Salida Documentacin sobre las lecciones aprendidas
(todos los tipos de lecciones aprendidas sobre Distribucin de la Informacin) Registros
del proyecto (incluyen memorandos, correspondencia y documentos que lo describen)
Informes del proyecto (formales e informales detallan el estado del proyecto)

Cambios solicitados Los cambios en el proceso Distribucin de la Informacin deberan
provocar cambios en el plan de gestin del proyecto y en el plan de gestin de las
comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones,

revisiones) en el plan de gestin del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la
disposicin se gestiona a travs del proceso Control Integrado de Cambios

Informar el Rendimiento Implica la recogida de todos los datos de la lnea base y
distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los interesados. El proceso de
informar el Rendimiento generalmente debe proporcionar informacin sobre el alcance, el
cronograma, los costes y la calidad. Informar el Rendimiento: Entradas - Informacin
sobre el rendimiento de trabajo: en cuanto al estado de terminacin de los productos
entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecucin del
proyecto y se suministra al proceso de Informar el Rendimiento. - Mediciones del
Rendimiento - Conclusin Proyectada - Mediciones de control de Calidad - Plan de
Gestin del Proyecto o Lnea base para la medicin del rendimiento. Normalmente, la
lnea base para la medicin del rendimiento integra los parmetros del alcance,
cronograma y coste de un proyecto, pero tambin puede incluir parmetros tcnicos y de
calidad. - Solicitudes de Cambio Aprobadas - Productos entregables Informar el
Rendimiento: Herramientas y Tcnicas - Herramientas de Presentacin de Informacin -
Recogida y Compilacin de la informacin sobre el Rendimiento - Reuniones de Revisin
del Estado de la Situacin - Sistemas de Informe de Tiempo - Sistema de Informe de
Costes Informar el Rendimiento: Salidas - Informes de Rendimiento - Proyecciones -
Cambios Solicitados - Acciones correctivas Recomendadas

Gestionar a los Interesados Se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer
las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos.
Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestin de los interesados.
Gestionar a los Interesados: Entradas - Plan de Gestin de las Comunicaciones - Activos
de los Procesos de la Organizacin

Gestionar a los Interesados: Herramientas y Tcnicas - Mtodos de Comunicacin. Las
reuniones cara a cara son el medio ms efectivo para comunicar y resolver polmicas con
los interesados, de no justificarse una reunin cara a cara, las llamadas telefnicas, el
correo electrnico y otras herramientas electrnicas resultan tiles para intercambiar
informacin y dialogar. - Registros de Polmicas o de elementos de accin: es una
herramienta que pude usarse para documentar y supervisar la resolucin de polmicas.
Gestionar a los Interesados: Salidas - Polmicas resueltas: a medida que se identifiquen y
resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de polmicas documentar las
inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas. - Solicitudes de Cambio Aprobadas -
Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones): la documentacin de las
lecciones aprendidas incluye las causad de las polmicas y otros tipos de lecciones
aprendidas sobre la gestin de los interesados. - Plan de Gestin del Proyecto
(Actualizaciones)