ACME

ACME
MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES
Dcembre 2006
2
INTRODUCTION
1- DEFINITION
Les prsentes procdures formalisent lensemble des rgles et pratiques qui doivent tre
respectes pour contrler, compiler et enregistrer de manire exhaustive linformation de base
dcoulant des oprations ralises par ACME et qui impactent son patrimoine dans un sens
comme dans lautre.
Le but recherch est darriver produire, sur une base rgulire et priodique, des documents de
snthse qui refltent avec fidlit et sincrit ltat de la situation financire de lentit une
date donne !
"ne balance des comptes disponibles en tout temps,
#t, mensuellement, un bilan, un compte de rsultat et les documents explicatifs
constituant lannexe.
Le $ervice de la %omptabilit est sous la tutelle directe de la &irection 'dministrative et
(inancire et est responsable de lenregistrement rationnel de toutes les transactions financires,
oprationnelles dACME sur une base )ournalire et la prparation des rapports financiers sur
une base mensuelle, annuelle ou sur requte.
ACME utilise prsentement le sstme comptable et financier ACCPAC pour enregistrer toutes
les transactions comptables, le * Loan Perormer + pour les transactions relatives au crdit, et le
!"#c$en pour les transactions bancaires. Les trois logiciels ne sont pas intgrs entre eux.
II- ENRE%ISTREMENT DES OPERATIONS !UOTIDIENNES &ET
FONCTIONNEMENT DES COMPTES''
1( %ENERALITES
Les ressources et emplois de fonds sont enregistrs dans des comptes, au fur et mesure quils se
prsentent dans le temps.
LES PRINCIPES
Lenregistrement des oprations obit au principe de la comptabilit en partie double ! dans une
mme criture, les sommes inscrites au dbit ,colonne de gauche- dun ou de plusieurs comptes
doivent tre dun montant quivalent aux sommes inscrites au crdit ,colonne de droite- du ou
des autres comptes qui sont la contrepartie des premiers.
LA RE%LE DU )EU DES COMPTES
Les comptes qui font partie de lactif sont dbits lorsquils augmentent, et crdits lorsquils
diminuent. ' linverse, Les comptes qui font partie du passif sont crdits lorsquils augmentent,
et dbits lorsquils diminuent
NATURE DU SOLDE DES COMPTES DE L'ACTIF ET DU PASSIF
Les comptes du passif ont normalement un solde crditeur, et ceux de lactif, un solde dbiteur.
TEC*NI!UE D'ECRITURE D'UNE OPERATION
&esigner quels sont les comptes ,ou les deux groupes de comptes- qui vont )ouer .
$ituer chaque compte dans la catgorie ou il se trouve ,compte dorigine / passif .
compte demploi / actif- .
0rciser pour chacun deux sil a augmentation ou diminution .
#nfin, en appliquant la rgle du )eu des comptes, dbiter ou crditer chacun deux
2
0our standardiser lenregistrement des oprations, le 0lan %omptable d'%1# utilise les
comptes * schmatiques en 2 +
III- C+CLE DES OPERATIONS
LES APPLICATIONS
C,a--e 1 . Com/0e- 1e 1#-/on#b#,#0- e0 1e 2a,e"r- ra,#-ab,e-
Les comptes de la c,a--e 1 enregistrent les actifs court terme qui sont de liquidit immdiate.
3n trouve !
L' 0#242# %'4$$#
L#$ 5'67"#$
%3102# 8 9#%#:349 #2 ':'6%#
L#$ %9#'6%#$ ' %3"92 2#91#
L#$ ':'6%#$ '" 0#9$366#L
L#$ (9'4$ 0';#$ &':'6%#
PETITE CAISSE
Le but principal de la petite caisse est de faciliter les menues dpenses pour lesquelles il ne serait
pas pratique d<mettre un chque ou encore d<utiliser le fonds de caisse. Le montant de la petite
caisse et les pices )ustificatives affrentes seront gards dans un petit coffre avec scurit.
Les dbourss =%ash> se font par la petite caisse. "n fond renouvelable doit tre tabli hauteur
d<un montant raisonnable selon les besoins par exemple ? @AAA pour le central et ? B,@AA pour
3
les agences. La direction pourra dcider de modifier le montant initial la hausse ou la baisse
selon l<utilisation des fonds et selon la squence des renflouements. Les dpenses individuelles de
petite caisse ne doivent pas dpasser ? B@A. Le fonds de petite caisse est tabli l<origine et
renflou par des chques en faveur du responsable de la petite caisse.
DEBOURS PAR PETITE CAISSE
Les diffrentes tapes suivre pour les sorties de fonds de la petite caisse sont les suivantes!
Le 0rpos la petite caisse reCoit la demande pour un paiement par petite caisse!
a- $i la demande dpasse ?@AA pour un mme bnficiaire, on met un chque.
b- $i le montant requis ne dpasse pas ?B@A.D on passe l<tape suivante.
Le responsable de la petite caisse remplit une fiche pr numrote de petite caisse, inscrit la
description de la dpense et l<initialise.
Le responsable de la petite caisse fait signer la fiche par le requrant et lui remet l<argent.
Le requrant aprs achat rapporte la facture qu<il remet au responsable de la petite caisse qui
doit inscrire sur la fiche le montant retourn ,sil a lieu- et l<initialise.
La fiche de la petite caisse doit contenir les informations suivantes!
6om du solliciteur
Le numro de la fiche ,pr numrot-
La date de la transaction
Le montant de la transaction
Le code de la dpense et le numro du compte charger
L<ob)et et description de la dpense
La signature du bnficiaire
La signature du responsable de la petite caisse
PROCEDURES DE RENFLOUEMENT DE LA PETITE CAISSE
Le 0rpos la petite caisse !
4
1- 0rpare le renflouement de la petite caisse ds que le solde de largent disponible atteint un
niveau )ug insuffisant approximativement ?.@AA ,voir copie en annexe-
BD 3btient l<enveloppe de la petite caisse
ED 9unit les pices )ustificatives par compte, suivant la liste de codification fournie par le
comptable ou en se rfrant au plan comptable de l<entreprise.
FD %alcule les totaux pour chaque compte.
@D 9emplit la forme avec les donnes suivantes !
&ate.
6umro et libell de chaque compte affect.
1ontant dbit chaque compte.
2otal de tous les dbits. %e total doit correspondre au total
de toutes les fiches de la priode.
$igne le rapport de la petite caisse
'ttache les documents )ustificatifs la fiche de petite caisse
4l est noter que le montant total du chque doit correspondre au total de dbours de la priode.
L<enregistrement de ces dbours est fait au )ournal de banque et le compte de la petite caisse n<est
pas affect. 2oute perte enregistre au niveau du fonds de petite caisse doit tre rembourse par
le prpos la petite caisse.
7uand la balance de la petite caisse atteint environ ? @AA, on prpare un rapport de caisse partir du
)ournal de petite caisse. Le montant renflouer doit correspondre exactement au montant dbours.
' tout moment, le total des fonds dans la petite caisse et des fiches dbourses doit tre gal au
montant fixe du fonds de petite caisse.
Le solde du compte petite caisse ne peut )amais tre crditeur. 4l doit tou)ours correspondre
exactement la somme rellement disponible.
5
Le rapport de renflouement est transmis pour fins de comptabilisation
Le directeur de Gone ou directeur dagence, ou le comptable procdera des contrles de la petite
caisse sa discrtion, sans aviser le responsable. 'fin de s<assurer de la rgularit de la tenue de
la petite caisse par le 0rpos.
LES BAN!UES
%<est le solde des comptes courants 1e ACME dans les diffrentes banques.
4l a lieu de distinguer les avoirs en monnaie nationale, les avoirs libells en devises, partir du
sstme '%%0'% en application. Hournellement la %omptabilit entre dans le sstme le taux
en vigueur. ' la passation des critures comptables, les avoirs en devises sont convertis
automatiquement en gourdes, pour la prparation des rapports.
Les comptes bancaires accusant un solde dbiteur en fin dexercice sont inscrits au passif, sans
compensation possible avec les crditeurs.
%haque mois, un tat de rapprochement est tabli, pour rconcilier les soldes comptables avec les
soldes bancaires.
4l est dbit quand il a mouvement de fonds ,dpts despces, de chques, virements,
emprunt bancaire, revenus intrts etc.I- par le crdit des comptes intresss.
5anque xxx
J&ptsK#mprunt, 9evenus xxx
4l est crdit lors des mouvements de fonds enregistrs en sens inverse ,par chque, frais
bancaires etc.-
6
0rtsK&penses xxx
J 5anque xxx
PR3TS
Les clients sont les agents conomiques. %e groupe de compte sert enregistrer les prts aux
clients.
4l est dbit quand on effectue les versements pour les prts et le compte de banque est crdit.
0rts xxx
J 5anqueK0rts xxx
4l est crdit l<enregistrement du remboursement et le compte correspondant est dbit
5anque xxx
J %ompte recevoir xxx
FRAIS PA+ES D4A5ANCE
2ous les montants pas l<avance par ACME pour des services, dont on na pas encore reCus
ou utiliss sont enregistrs dans ces comptes.
4l est dbit lors du paiement de la facture et le compte de banque est crdit.
1ontants 0as d'vances xxx
J 5anque xxx
4l est crdit lorsque le service a t rendu ou la marchandise est livre.
1archandisesK&penses xxx
J 1ontants 0as d'vances xxx
7
#n gnral ce compte est utilis pour les paiements l<avance de loer, des assurances, achats de
marchandises etc. "n paiement est effectu lavance pour une priode de temps donne.
%ependant, dans le cadre des services, le montant sera amorti sur la priode en question, afin
dobtenir la charge du mois ou de la priode.
' la fin de chaque priode, les critures de rgularisation permettent de crditer le compte
6 mon0an0- /a7- 1'A2ance 8 pour la portion des frais effectivement engags dans la ralisation
de produits.
' la fin de chaque priode, il sera procd une analse des comptes individuels pour en valuer
la probabilit de recouvrement ou de dfaillance afin de les * catgoriser +.
CLASSE 2 . LES COMPTES D'IMMOBILISATIONS
2outes les acquisitions effectues par ACME en termes de terrain, immeubles, matriel et
quipement de bureau, matriel roulant, informatique etc.I ncessaire au fonctionnement de
lentreprise et qui une dure de vie plus ou moins longue.
4ls permettent denregistrer toutes les acquisitions effectues par ACME en termes de biens ou
valeurs destins rester durablement dans lorganisme. 2rois critres permettent de dterminer
si un bien doit tre class dans lactif immobilis ou dans lactif circulant.
LD $on affectation ou sa destination
BD La dure de son s)our
ED $a liquidit
3n trouve gnralement!
2#99'46$
8
411#"5L#$
#7"40#1#62$ 46(391'247"#$
1354L4#9, 1'2#94#L &# 5"9#'"
1'2#94#L$ 93"L'62$
'"29#$ '%24($
'13924$$#1#62 '%%"1"L#D411354L4$'2436$
IMMOBILISATIONS
Le coMt dacquisition dun terrain inclut le prix dachat, les frais engags pour conclure la
transaction, les frais de viabilisation ,dfrichage, drainage, irrigation, etc.I- et les frais engags
pour amlioration dun terrain viabilis. Les terrains ne donnent lieu aucun amortissement
,0lan %omptable 6ational, p. NO-
Les immeubles doivent tre repris pour leur valeur initiale, soit dacquisition, soit de
construction. Les frais dacquisition, actes notaris, enregistrement, etc. seront incorpors au
prix dachat ,cKf 0lan %omptable 6ational pp. NP Q LBA-.
4l faut viter dimputer au dbit du compte * 4mmeubles * les dpenses dentretien qui ne
reprsentent pas une augmentation de la valeur de ces immeubles. La valeur des immeubles est
calcule sparment ,horsDterrains-. #st aussi compris dans la valeur des immeubles le coMt de la
peinture intrieure et extrieure des bRtiments neufs, celui de tous les amnagements permanents
tels que conditionnement dair, climatisation, conduites deau, dlectricit etc.I
4ls sont dbits lors de l<acquisition et le compte de banque ou fournisseurs est crdit.
4mmobilisations xxx
J 5anqueK%ompte (ournisseurs xxx
4ls sont crdits lors de la vente, vol ou de la mise au rancart et le compte correspondant est
dbit.
9
5anqueK'utres %omptes xxx
J4mmobilisations xxx
AUTRES ACTIFS
2ous les autres actifs qui ne sont pas mentionns dans les autres comptes prcdents. %e sont les
dpts de garantie ,2lco, #&S, LoerI-, des frais de %onstitution etc.I
4l est dbit lors de l<acquisition des biens ou services et le compte de banque est crdit.
'utres 'ctifs xxx
J 5anqueK%ompte (ournisseurs xxx
4l est crdit lors de la disposition de l<actif ou de l<amortissement du service.
'ctifK$ervices xxx
J 'utres 'ctifs xxx
AMORTISSEMENT ACCUMULE-IMMOBILISATIONS
Les immobilisations ont une dure d<utilisation dtermine partir de laquelle une dprciation
est calcule sur une base rgulire ,mensuelle ou annuelle- et qui s<accumule dans ce compte. %e
compte vient rduire la valeur des 4mmobilisations amortissables afin davoir la valeur
comptable nette des 4mmobilisations
Lamortissement accumul est constitu des dpenses damortissements des priodes antrieurs.
%est un compte de contrepartie des comptes dimmobilisations. La valeur comptable dun
lment dactif immobilis est son coMt dacquisition diminu de lamortissement accumul qui
s rapporte.
10
Le compte de dpenses damortissement est dbit et celui de l<amortissement accumul est
crdit.
&penses 'mortissement 4mmobilisations xxx
J 'mortissement 'ccumul 4mmobilisations xxx
4l est dbit lorsqu<il a vente ou radiation de lTimmobilisation.
'mortissement 'ccumul xxx
J %ompte %orrespondant xxx
C,a--e 9 LES COMPTES DU PASSIF E:I%IBLE
3n trouve !
%3102# 8 0';#9 (3"964$$#"9$ #2 %3102#$ 9'22'%SU$
#109"62
41032 #2 2'V#$ #2 '$$"9'6%#$ ' 0';#9
'"29#$ %S'9?#$ 8 0';#9
&#22# ' L36? 2#91#
0#9%" &':'6%#
COMPTE ; PA+ER
%es comptes enregistrent le passif court terme comprenant toutes les sommes paer par ACME
durant priode qui suit la date du bilan. Le passif court terme doit galement inclure le solde
crditeur des rapports dimpts court terme.
$eule la tranche de la dette long terme dont lchance tombe dans lexercice suivant doit figurer
dans le passif court terme. #n font galement partie, les sommes verses par les clients comme
11
avaloir sur services, les avances sur consommation, etc.I, fournir au cours de lexercice qui suit
la date du bilan. 4l nest permis aucune compensation entre les soldes du passif court terme et
ceux de lactif court terme.
%e sont toutes les transactions effectues crdit, sur une priode de temps limit et ne dpassant
pas une priode de plus de deux ans.
4l est crdit lors des achats de marchandises ou l<obtention de services.
1archandisesK$ervices xxx
J %ompte 0aer xxx
4l est dbit lors des paiements et le compte de banque est crdit.
%ompte 0aer xxx
J 5anque xxx
AUTRES C*AR%ES A PA+ER
%e sont toutes les autres transactions effectues crdit, sur une priode de temps limit et ne
dpassant pas une priode de plus de deux ans. 0ar exemple, en fin de priode les intrts sur
prts libells en devises sont rvalus au dernier cours officiel du change de la 59S ,taux de
rfrence- la date du bilan. &autres parts, il existe un revenu report si ACME reCoit de
largent pour des services quelle na pas encore rendu
4l est crdit lors des achats de marchandises ou l<obtention de services.
1archandisesK$ervices xxx
J 'utres charges 0aer xxx
4l est dbit lors des paiements ou lorsque le service nest pas encore compltement rendu et le
compte de banque est crdit.
12
'utres charges 0aer xxx
J 5anque xxx
DETTES A LON% TERME
%e sont des emprunts effectus sur une priode de plus de cinq ans.
Les emprunts ventuels contracts par ACME doivent tre classs par catgorie de prteurs. ' la
clture de lexercice officiel, le montant des sommes chant moins dun an sera isol de la
masse des dettes moen et long termes, et reclass dans le passif exigible ,dettes court terme.-
4l est crdit lors de l<octroi du prt, et le compte de banque est dbit.
5anque xxx
J 0rts long 2erme xxx
4l est dbit lors du remboursement et le compte de banque est crdit.
0rts long 2erme xxx
J 5anque xxx
FRAIS PERCUS D4A5ANCE
2ous les montants reCus des clients ou autres effectues dont ACME a reCu paiement sans que la
marchandise ou le service nait pas encore t fourni.
4l est crdit lors du paiement et le compte de banque est dbit.
5anque xxx
J 1ontants 0erCus d'vance xxx
4l est dbit lorsque la marchandise ou le service a t fourni.
13
1archandisesK$ervices xxx
J 1ontants 0erCus d'vance xxx
CLASSE < . LES COMPTES DE CAPITAU:
Les comptes de cette classe enregistrent les capitaux moen et long terme mis la disposition
1e ACME de faCon durable et permanente !
%apital,
$urplus dapport,
bnfices non rpartis
le rsultat de lexercice.
Le capital est le montant initial investi ainsi que les augmentations ,ou diminutions- de ce capital
provenant de l<exploitation de lentreprise.
4l est crdit lors de la constitution ou de l<augmentation et le compte de banque ou tout autre
actif apport la socit est dbit.
5anque xxx
J %apital xxx
4l est dbit lorsqu<il a diminution du capital.
0our les 5nfices non rpartis ,569-. 4l est crdit ou dbit en fin de priode lorsqu<il a des
profits ou pertes et les comptes de revenus et de dpenses sont fermes ce compte.
0rofits et 0ertes xxx
J 569 xxx
14
Le rsultat de la priode est le profit ou la perte rsultant des diffrentes transactions effectues
par linstitution au cours de la priode.
15
CLASSES => ET 6? . LES COMPTES DE PRODUITS
3n trouve !
L#$ 9#:#6"$ &462#9#2$
L#$ '"29#$ 9#:#6"$
1( @ LES RE5ENUS D'INTERETS
Les revenus dintrts proviennent des prts effectus dans les diffrentes succursales d'%1#.
Les montants reCus
doivent tre
dposs
intgralement la
banque, ceci afin
d<exercer un
contrle
5anque xxx
J 9evenus dintrts xxx
CLASSE A . LES DEBOURSES
2ous les dbourss selon leur importance se font de deux faCons!
'D %hque ou
5D %ash.
A? C*E!UES
La ma)eure partie des dbourss se fait par chque. 4l est ncessaire que des procdures efficaces
soient mises en place pour contrler ces sorties de fonds.
16
Les chques doivent tre pr numrot.
Les chques doivent tou)ours tres faits l<ordre du bnficiaire ou du fournisseur et )amais
l<ordre de WcashW.
Les chques doivent tre signs par les personnes autorises.
B? CAS*
Les achats cash sont effectus seulement travers la petite caisse. Le but principal est de faciliter les
dbours de moindre valeur pour lesquels il ne serait pas pratique de passer par le procd normal de
paiement par chque. Le montant est fix ? @,AAA pour le %entral et ?B, @AA pour les agences.
DEPENSES ADMINISTRATI5ES ET %ENERALES
%e sont des dpenses effectues afin de mener terme les activits de la socit.
4l est dbit pour la dpense en question et le compte de banque est crdit.
&penses xxx
J 5anque xxx
4l est crdit seulement pour les a)ustements.
5anque ou autres xxx
J ')ustement compte de dpenses xxx
DEPENSES D4AMMORTISSEMENT
%e compte comprend toutes les dpenses d<amortissement calcul sur la dure de vie des
immobilisations.
4l est dbit et le compte d<amortissement accumul est crdit.
'mortissement xxx
17
J'mortissementDaccumul xxx
4l est crdit seulement pour les a)ustements
'mortissementDaccumul xxx
'mortissement xxx
AUTRES RE5ENUS ET DEPENSES
2outes les autres dpenses et revenus qui ne sont pas mentionnes dans les autres catgories de
compte prcdentes.
4l est dbit quand on effectue un dbours et le compte 5anque est crdit.
&bours xxx
J 5anque xxx
4l crdit lorsquon perCoit un revenu et le compte 5anque est dbit
5anque xxx
J 9evenu xxx
LES OPERATIONS COMPTABLES DE FIN DE PBRIODE
Les critures de fin dexercice doivent tre supervises par le %omptable en chef. ' la fin du
douGime mois de lexercice, dans le cas d'%1# EA )uin, il faut tablir le bilan qui est un
inventaire de lactif et du passif partir du solde de chacun des comptes.
Les comptes de produits et de charges doivent tre solds avant ltablissement du bilan. Les
18
critures enregistres dans ces comptes seront regroupes dans le * compte rsultat +, lequel sera
son tour regroup dans le compte gnral de 6 Per0e- e0 Pro#0- 8
Les critures dinventaire doivent incorporer les a)ustements de comptes pralablement tout
virement au compte * 0ertes et 0rofits +. La liste de ces critures stablit comme suit !
9gularisation des immobilisations et des amortissements
0rovisions pour dprciation et risques
9gularisation des comptes de gestion, et les comptes de rgularisation de lactif et du passif
9approchement des comptes de banque
4nventaire extracomptable et dprciation des stocXs
#tablissement du compte de rsultat
#tablissement du compte gnral 6 Per0e- e0 Pro#0- 8
Lamortissement est destin constater et compenser la dprciation, lusure ou la moins value de
certains postes dactif, ou chelonner sur un nombre dtermine dannes une dpense quil serait
arbitraire de faire supporter par lexercice au cours duquel elle se produit.
Lamortissement normal est obligatoire et doit tre effectu quels que soient les rsultats. 4l
constitue en ralit une charge dexploitation et seffectue suivant un coefficient dtermine applique
aux valeurs des postes amortir. ,&cret du BY septembre LYON relatif limpt sur le revenu-.
RE%ISTRES COMPTABLES
0our satisfaire aux normes minimales de la comptabilit et faciliter la prparation des rapports
mensuels, la tenue des )ournaux et du grand livre gnral est exigible.
Hournal des &bourss
19
Hournal des 9ecettes
Hournal ?nral
"n ?rand Livre ?nral
'%1# utilise un logiciel comptable informatis qui effectue la gestion de ces )ournaux et celui
du ?rand livre ?nral. %e logiciel comprend les modules suivants !
%ompte 9ecevoir
%ompte 0aer
?rand Livre
%ependant pour ses besoins, '%1# utilise seulement le module de ?rand Livre
20