BSC -Cuadro de Mando Integral - Balanced Scorecard

La visin y la estrategia de negocios dictan el camino hacia el que deben

encaminarse los esfuerzos individuales y colectivos de una empresa. La
definicin de estrategias por naturaleza es complicada, pero la implementacin
de la misma representa el mayor obstculo en la mayora de las ocasiones. El
reto corresponde en identificar exactamente lo que debe monitorearse, para
comunicar en todos los niveles de la empresa, si se estn alcanzando las
estrategias a travs de acciones muy puntuales.
Balanced Scorecard es la principal herramienta metodolgica que traduce la
estrategia en un conjunto de medidas de la actuacin, las cuales proporcionan
la estructura necesaria para un sistema de gestin y medicin.
El acceso a los principales almacenes de informacin brinda la posibilidad de
presentar los resultados de desempeo y entender por qu estn dndose
esos resultados.
Beneficios
El Balanced Scorecard induce una serie de resultados que favorecen la
administracin de la compaa, pero para lograrlo es necesario implementar la
metodologa y la aplicacin para monitorear, y analizar los indicadores
obtenidos del anlisis. Entre otros podemos considerar las siguientes ventajas:
Alineacin de los empleados hacia la visin de la empresa.
Comunicacin hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.
Redefinicin de la estrategia en base a resultados.
Traduccin de la visin y estrategias en accin.
Favorece en el presente la creacin de valor futuro.
Integracin de informacin de diversas reas de negocio.
Capacidad de anlisis.
Mejora en los indicadores financieros.
Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.
Qu es Balanced Scorecard?
Puede entenderse al BSC como una herramienta o metodologa, lo importante
es que convierte la visin en accin mediante un conjunto coherente de
indicadores agrupados en 4 categoras de negocio.
Segn Mario Vogel, "BSC lo ayuda a balancear, de una forma integrada y
estratgica, el progreso actual y suministra la direccin futura de su
empresa, para ayudarle a convertir la visin en accin por medio de un
conjunto coherente de indicadores, agrupados en 4 diferentes
perspectivas, a travs de las cuales se puede ver el negocio en su
totalidad."
Las 4 categoras de negocio son: Financieras, Clientes, Procesos Internos y
Formacin y Crecimiento.
El BSC permite tener el control del estado de salud corporativa y la forma cmo
se estn encaminando las acciones para alcanzar la visin. A partir de la
visualizacin y el anlisis de los indicadores balanceados, pueden tomarse
acciones preventivas o correctivas que afecten el desempeo global de la
empresa.

Perspectivas del Balanced Scorecard
Perspectiva financiera.
Histricamente los indicadores financieros han sido los ms utilizados, pues
son el reflejo de lo que est ocurriendo con las inversiones y el valor aadido
econmico, de hecho, todas las medidas que forman parte de la relacin
causa-efecto, culminan en la mejor actuacin financiera.
Perspectiva del cliente.
Como parte de un modelo de negocios, se identifica el mercado y el cliente
hacia el cual se dirige el servicio o producto. La perspectiva del cliente es un
reflejo del mercado en el cual se est compitiendo.
Brinda informacin importante para generar, adquirir, retener y satisfacer a los
clientes, obtener cuota de mercado, rentabilidad, etc. "La perspectiva del cliente
permite a los directivos de unidades de negocio articular la estrategia de cliente
basada en el mercado, que proporcionar unos rendimientos financieros
futuros de categora superior." (Kaplan & Norton).
Perspectiva procesos internos.
Para alcanzar los objetivos de clientes y financieros es necesario realizar con
excelencia ciertos procesos que dan vida a la empresa. Esos procesos en los
que se debe ser excelente son los que identifican los directivos y ponen
especial atencin para que se lleven a cabo de una forma perfecta, y as
influyan a conseguir los objetivos de accionistas y clientes.
Perspectiva de formacin y crecimiento.
Es la perspectiva donde ms tiene que ponerse atencin, sobre todo si piensan
obtenerse resultados constantes a largo plazo. Aqu se identifica la
infraestructura necesaria para crear valor a largo plazo. Hay que lograr
formacin y crecimiento en 3 reas: personas, sistemas y clima organizacional.
Normalmente son intangibles, pues son identificadores relacionados con
capacitacin a personas, software o desarrollos, mquinas e instalaciones,
tecnologa y todo lo que hay que potenciar para alcanzar los objetivos de las
perspectivas anteriores.

Relaciones causa-efecto a travs de las 4 perspectivas del BSC.
Propiedad intelectual del Dr. Robert Kaplan y David Norton.
Cada empresa deber adecuar las perspectivas y, sobre todo, la informacin
que cada una de ellas tendr, pero la principal importancia recae en que se
comuniquen los resultados alcanzados, no en el nmero de perspectivas.
Cuadro de Mando Integral o dashboard
El Cuadro de Mando Integral (CMI), tambin conocido como Balanced
Scorecard (BSC)o dashboard, es una herramienta de control empresarial que
permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus
diferentes reas o unidades.
Tambin se puede considerar como una aplicacin que ayuda a una compaa
a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con su estrategia,
mostrando de forma continuada cundo la empresa y los empleados alcanzan
los resultados definidos en su plan estratgico.
Diferencia con otras herramientas de Business Intelligence
El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business
Intelligence, como los Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS) o los Sistemas
de Informacin Ejecutiva (EIS), en que est ms orientados al seguimiento de
indicadores que al anlisis minucioso de informacin. Por otro lado, es muy
comn que un CMI sea controlado por la direccin general de una compaa,
frente a otras herramientas de Business Intelligence ms enfocadas a a la
direccin departamental. El CMI requiere, por tanto, que los directivos analicen
el mercado y la estrategia para construir un modelo de negocio que refleje las
interrelaciones entre los diferentes componentes de la empresa (plan
estratgico). Una vez que lo han construido, los responsables de la
organizacin utilizan este modelo como mapa para seleccionar los indicadores
del CMI.


Tipos de Cuadros de Mando
El Cuadro de Mando Operativo (CMO), es una herramienta de control
enfocada al seguimiento de variables operativas, es decir, variables
pertenecientes a reas o departamentos especficos de la empresa. La
periodicidad de los CMO puede ser diaria, semanal o mensual, y est centrada
en indicadores que generalmente representan procesos, por lo que su
implantacin y puesta en marcha es ms sencilla y rpida. Un CMO debera
estar siempre ligado a un DSS (Sistema de Soporte a Decisiones) para indagar
en profundidad sobre los datos.
El Cuadro de Mando Integral (CMI), por el contrario, representa la ejecucin
de la estrategia de una compaa desde el punto de vista de la Direccin
General (lo que hace que sta deba estar plenamente involucrada en todas sus
fases, desde la definicin a la implantacin). Existen diferentes tipos de
cuadros de mando integral, si bien los ms utilizados son los que se basan en
la metodologa de Kaplan & Norton. La principales caractersticas de esta
metodologa son que utilizan tanto indicadores financieros como no financieros,
y que los objetivos estratgicos se organizan en cuatro reas o perspectivas:
financiera, cliente, interna y aprendizaje/crecimiento.
Beneficios de la implantacin de un Cuadro de Mando Integral
La fuerza de explicitar un modelo de negocio y traducirlo en indicadores
facilita el consenso en toda la empresa, no slo de la direccin, sino
tambin de cmo alcanzarlo.
Clarifica cmo las acciones del da a da afectan no slo al corto plazo,
sino tambin al largo plazo.
Una vez el CMI est en marcha, se puede utilizar para comunicar los
planes de la empresa, aunar los esfuerzos en una sola direccin y evitar
la dispersin. En este caso, el CMI acta como un sistema de control por
excepcin.
Permita detectar de forma automtica desviaciones en el plan
estratgico u operativo, e incluso indagar en los datos operativos de la
compaa hasta descubrir la causa original que di lugar a esas
desviaciones.

Riesgos de la implantacin de un Cuadro de Mando Integral
Un modelo poco elaborado y sin la colaboracin de la direccin es papel
mojado, y el esfuerzo ser en vano.
Si los indicadores no se escogen con cuidado, el CMI pierde una buena
parte de sus virtudes, porque no comunica el mensaje que se quiere
transmitir.
Cuando la estrategia de la empresa est todava en evolucin, es
contraproducente que el CMI se utilice como un sistema de control
clsico y por excepcin, en lugar de usarlo como una herramienta de
aprendizaje.
Existe el riesgo de que lo mejor sea enemigo de lo bueno, de que el CMI
sea perfecto, pero desfasado e intil.

ETL o E-LT?
Los procesos ETL son una parte de la integracin de datos, pero es un
elemento importante cuya funcin completa el resultado de todo el desarrollo
de la cohesin de aplicaciones y sistemas.

La palabra ETL corresponde a las siglas en ingls de:
Extraer: extract.
Transformar: transform.
Y Cargar: load.

Con ello, queremos decir que todo proceso ETL consta precisamente de estas
tres fases: extraccin, transformacin y carga. Vamos a definir en qu
consisten cada una de estas fases.
Fase de Extraccin
Para llevar a cabo de manera correcta el proceso de extraccin, primera fase
del ETL, hay que
seguir los siguientes pasos:

Extraer los datos desde los sistemas de origen.
Analizar los datos extrados obteniendo un chequeo.
Interpretar este chequeo para verificar que los datos extrados cumplen la
pauta o
estructura que se esperaba. Si no fuese as, los datos deberan ser
rechazados.
Convertir los datos a un formato preparado para iniciar el proceso de
transformacin

Adems, uno de las prevenciones ms importantes que se deben tener en
cuenta durante el proceso de extraccin sera el exigir siempre que esta tarea
cause un impacto mnimo en el sistema de origen. Este requisito se basa en la
prctica ya que, si los datos a extraer son muchos, el sistema de origen se
podra ralentizar e incluso colapsar, provocando que no pudiera volver a ser
utilizado con normalidad para su uso cotidiano.
Fase de Transformacin
La fase de transformacin de un proceso de ETL aplica una serie de reglas de
negocio o funciones, sobre los datos extrados para convertirlos en datos que
sern cargados. Estas directrices pueden ser declarativas, pueden basarse en
excepciones o restricciones pero, para potenciar su pragmatismo y eficacia,
hay que asegurarse de que sean:

Declarativas.
Independientes.
Claras.
Inteligibles.
Con una finalidad til para el negocio.
Proceso de Carga
En esta fase, los datos procedentes de la fase anterior (fase de transformacin)
son cargados en el sistema de destino. Dependiendo de los requerimientos de
la organizacin, este proceso puede abarcar una amplia variedad de acciones
diferentes.

Existen dos formas bsicas de desarrollar el proceso de carga:

Acumulacin simple: esta manera de cargar los datos consiste en realizar un
resumen de
todas las transacciones comprendidas en el perodo de tiempo seleccionado y
transportar
el resultado como una nica transaccin hacia el data warehouse,
almacenando un valor
calculado que consistir tpicamente en un sumatorio o un promedio de la
magnitud
considerada. Es la forma ms sencilla y comn de llevar a cabo el proceso de
carga.

Rolling: este proceso sera el ms recomendable en los casos en que se
busque mantener
varios niveles de granularidad. Para ello se almacena informacin resumida a
distintos
niveles, correspondientes a distintas agrupaciones de la unidad de tiempo o
diferentes
niveles jerrquicos en alguna o varias de las dimensiones de la magnitud
almacenada (por
ejemplo, totales diarios, totales semanales, totales mensuales, etc.).


Sea cual sea la manera elegida de desarrollar este proceso, hay que tener en
cuenta que esta
fase interacta directamente con la base de datos de destino y, por eso, al
realizar esta operacin se aplicarn todas las restricciones que se hayan
definido en sta. Si estn bien definidas, la calidad de los datos en el proceso
ETL estar garantizada.
Aplicaciones de los procesos ETL

Gracias a los procesos ETL es posible que cualquier organizacin:

Mueva datos desde una o mltiples fuentes.
Reformatee esos datos y los limpie, cuando sea necesario.
Los cargue en otro lugar como una base de datos, un data mart o un data
warehouse.
Una vez alojados en destino, esos datos se analicen.
O, cuando ya estn cargados en su ubicacin definitiva, se empleen en
otro sistema operacional, para apoyar un proceso de negocio.
Tareas de Bases de datos: que tambin se utilizan para consolidar, migrar
y sincronizar
bases de datos operativas.
Migracin de datos entre diferentes aplicaciones por cambios de versin o
cambio de
aplicativos.
Sincronizacin entre diferentes sistemas operacionales (por ejemplo, entre
nuestro entorno
ERP y la web de ventas).
Consolidacin de datos: sistemas con grandes volmenes de datos que
son consolidados
en sistemas paralelos, ya sea para mantener histricos o para llevar a cabo
procesos de
borrado en los sistemas originales.
Interfases de datos con sistemas externos: como el envo de informacin a
clientes o
proveedores. Tambin serviran para la recepcin, proceso e integracin de la
informacin
recibida.
Interfases con sistemas Frontoffice: seran interfases de subida/bajada con
sistemas de
venta.
Otros cometidos: como la actualizacin de usuarios a sistemas paralelos o
la preparacin de procesos masivos (tipo mailings o newsletter).
Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)
Un Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) es una herramienta de Business
Intelligence enfocada al anlisis de los datos de una organizacin.
En principio, puede parecer que el anlisis de datos es un proceso sencillo, y
fcil de conseguir mediante una aplicacin hecha a medida o un ERP
sofisticado. Sin embargo, no es as: estas aplicaciones suelen disponer de una
serie de informes predefinidos en los que presentan la informacin de manera
esttica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos,
manejarlos desde distintas perspectivas... etc.

El DSS es una de las herramientas ms emblemticas del Business
Intelligence ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de
las limitaciones de los programas de gestin. Estas son algunas de sus
caractersticas principales:
Informes dinmicos, flexibles e interactivos, de manera que el
usuario no tenga que ceirse a los listados predefinidos que se
configuraron en el momento de la implantacin, y que no siempre
responden a sus dudas reales.
No requiere conocimientos tcnicos. Un usuario no tcnico puede
crear nuevos grficos e informes y navegar entre ellos,
haciendo drag&drop o drill through. Por tanto, para examinar la
informacin disponible o crear nuevas mtricas no es imprescindible
buscar auxilio en el departamento de informtica.
Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos
subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con
modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de
datos estn optimizadas para el anlisis de grandes volmenes de
informacin.
Integracin entre todos los sistemas/departamentos de la
compaa. El proceso de ETL previo a la implantacin de un Sistema de
Soporte a la Decisin garantiza la calidad y la integracin de los datos
entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se
llama: integridad referencial absoluta.
Cada usuario dispone de informacin adecuada a su perfil. No se
trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin, sino de
que tenga acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea
lo ms eficiente posible.
Disponibilidad de informacin histrica. En estos sistemas est a la
orden del da comparar los datos actuales con informacin de otros
perodos histricos de la compaa, con el fin de analizar tendencias,
fijar la evolucin de parmetros de negocio... etc.
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)
Un Sistema de Informacin para Ejecutivos o Sistema de Informacin
Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS, que provee a los
gerentes de un acceso sencillo a informacin interna y externa de su compaa,
y que es relevante para sus factores clave de xito.
La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposicin un panorama
completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante,
manteniendo tambin la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no
estn cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de
accin ms adecuado.

De forma ms pragmtica, se puede definir un EIS como una aplicacin
informtica que muestra informes y listados (query & reporting) de las
diferentes reas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la
monitorizacin de la empresa o de una unidad de la misma.
El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rpido y efectivo a la
informacin compartida, utilizando interfaces grficas visuales e intutivas. Suele
incluir alertas e informes basados en excepcin, as como histricos y anlisis
de tendencias. Tambin es frecuente que permita la domiciliacin por correo de
los informes ms relevantes.
A travs de esta solucin se puede contar con un resumen del comportamiento
de una organizacin o rea especfica, y poder compararla a travs del tiempo.
Es posible, adems, ajustar la visin de la informacin a la teora de Balanced
Scorecard o Cuadro de Mando Integral o bien a cualquier modelo estratgico
de indicadores que maneje la compaa.



CUBOS
Una de las formas ms populares de analizar la informacin es mediante el uso
de cubos OLAP (o bases de datos multidimensionales). Bsicamente, un cubo
es una estructura de datos organizada mediante jerarquas. Cada indicador se
puede evaluar en cualquiera de los niveles de las jerarquas. As, por ejemplo,
se pueden obtener las "ventas" a nivel diario, mensual, o a anual, para un
cliente, una provincia, o un pas
El uso de cubos OLAP tiene dos ventajas fundamentales:
Facilidad de uso. Una vez construido el cubo, el usuario de negocio puede
consultarlo con facilidad, incluso si se trata de un usuario con escasos o nulos
conocimientos tcnicos. La estructura jerrquica es sumamente fcil de
comprender para la mente humana, y si sta coincide con el modelo de
negocio, los resultados suelen ser espectaculares, ya que el cubo se convierte
en una gran "tabla dinmica" que el usuario puede consultar en cualquier
momento.
Rapidez de respuesta. Habitualmente, el cubo tiene precalculados las
distintas agregaciones, por lo que los tiempos de respuesta son muy cortos. Si
el cubo est bien diseado, resultar igual de rpido consultar las ventas de
una ciudad, o las ventas de todo el pas, o incluso el total de ventas de la
compaa.
Sin embargo, no todo son ventajas Estos son algunos de los inconvenientes:
El cubo es estructura adicional de datos que mantener y actualizar, eso supone
un gasto extra de recursos (servidores, discos, procesos de carga).
El modelo de negocio no siempre se adapta bien en un modelo jerrquico. Por
poner algunos ejemplos tpicos: Una semana no pertenece a un nico mes, o
las zonas de venta corporativas no tienen porqu coincidir con la estructura
provincial de cada pas, o varios responsables pueden encargarse de una
misma tienda, o distintos departamentos de la compaa pueden utilizar
distintas agrupaciones de los productos... Estas casusticas, que pueden
parecer triviales, son habituales en cualquier compaa, y dificultan
enormemente la construccin y uso de los cubos OLAP
La alternativa a los cubos son las habituales bases de datos relacionales. En
estos casos, se suele hablar de cubos o herramientas ROLAP, donde el
usuario tiene la sensacin de estar trabajando con un cubo, aunque
internamente existe una base de datos normal y corriente Estos sistemas son
bien conocidos, y siguen unos estndares ms aceptados que en el caso de las
bases de datos multidimensionales, por lo que -en mi opinin- siempre debera
ser una opcin a evaluar dentro de cualquier proyecto de Business Intelligence.