lves bibliothcaires

P
P
P

o
c
t
o
b
r
e

2
0
0
5








Etude pour la conception
et la mise en uvre dun intranet
au SCD Lyon 1

Gestion de projet
Claude Berne



Sous la direction de Marianne Follet
Responsable TICE - ENSSIB



Correspondant dtablissement : Edith Iwema,
Responsable BU sant - SCD Lyon 1





Sommaire

INTRODUCTION................................................................................................5
PARTIE 1 LINTRANET AU SERVICE DE LA COMMUNICATION
INTERNE.............................................................................................................6
1. LINTRANET COMME OUTIL DE COMMUNICATION ..........................................6
1.1. Quest ce quun intranet ? ...................................................................6
1.2. Quels objectifs pour lintranet ? ..........................................................7
2. LA COMMUNICATION....................................................................................7
2.1. Essai de dfinition ...............................................................................7
2.2. Communication et information.............................................................8
2.3. Lapproche systmique ........................................................................8
2.4. La communication interne dans les organisations................................9
2.4.1. Communication descendante ........................................................9
2.4.2. Communication ascendante ........................................................ 10
2.4.3. Communication transversale....................................................... 10
2.4.4. Communication informelle ......................................................... 10
2.4.5. En conclusion............................................................................. 11
PARTIE 2 : LE CONTEXTE DU SCD ET DE LUNIVERSIT LYON 1 : LES
ENJEUX, LES ATOUTS, LES CONTRAINTES.............................................. 11
1. LUNIVERSIT CLAUDE BERNARD LYON 1.................................................. 11
1.1. Prsentation de lUCBL..................................................................... 11
1.2. Le projet informatique de lUCBL : le Systme dinformation global 12
2. LE SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION............................................ 13
2.1. Prsentation du SCD ......................................................................... 13
2.2. La situation informatique du SCD...................................................... 14
2.2.1. Ressources matrielles ............................................................... 14
2.2.2. Les applications informatiques en usage..................................... 15
2.2.3. Le projet de systme dinformation documentaire ...................... 15
3. LES ENJEUX DUN INTRANET AU SCD LYON 1............................................. 18
- 2


3.1. Enjeux politiques ............................................................................... 18
3.2. Enjeux organisationnels .................................................................... 18
4. LES ATOUTS ET LES CONTRAINTES .............................................................. 19
4.1. Un management participatif .............................................................. 19
4.2. Un SCD soucieux de la communication.............................................. 19
4.3. Une dmarche qualit engage .......................................................... 20
4.4. Un SCD clat , des bibliothcaires de plus en plus mobiles......... 20
4.5. Des pratiques informatiques htroclites ........................................... 21
4.6. Un contexte technique mouvant ......................................................... 22
PARTIE 3 : DAUTRES TABLISSEMENTS, DAUTRES INTRANETS..... 23
1. BIBLIONAUTES, LINTRANET DE LA BNF ..................................................... 25
2. PASSERELLE LINTRANET DE LENSSIB ................................................... 26
3. LINTRANET DE VOLVO-TRUCKS................................................................. 27
4. SYNTHSE DES TROIS INTRANETS................................................................ 28
PARTIE 4 : ANALYSE DES BESOINS............................................................ 29
1. MTHODOLOGIE ........................................................................................ 29
2. LINTRANET POUR QUI ?............................................................................. 31
3. LINTRANET POUR QUOI FAIRE ? LES BESOINS............................................. 32
3.1. Lintranet pour (s)informer .............................................................. 32
3.2. Lintranet pour partager.................................................................... 36
3.3. Lintranet pour communiquer ............................................................ 37
4. QUELLES FONCTIONNALITS ?.................................................................... 38
4.1. Messageries et annuaires................................................................... 38
4.2. Agenda partag ................................................................................. 38
4.3. Fonctions de partage de documents ................................................... 39
4.4. Fonctions de workflow simple............................................................ 39
4.5. Moteur de recherche.......................................................................... 40
4.6. Solution ddition .............................................................................. 40
4.7. Gestion des accs et des droits .......................................................... 40
4.8. Un outil statistique permettant lanalyse de laudience...................... 41
PARTIE 5 : LA GESTION DU PROJET.......................................................... 42
- 3


1. LES MOYENS : FINANCIERS, MATRIELS ET HUMAINS................................... 42
1.1. Moyens financiers.............................................................................. 42
1.2. Moyens matriels et techniques ......................................................... 42
1.3. Moyens humains ................................................................................ 43
2. LES ACTEURS DE LINTRANET..................................................................... 43
2.1. En phase de projet ............................................................................. 44
2.1.1. La question du comit de pilotage .............................................. 44
2.1.2. Le chef de projet intranet............................................................ 44
2.1.3. Lquipe projet ..................................................................... 44
2.2. En phase de dveloppement ............................................................... 45
2.2.1. Le responsable de lintranet........................................................ 45
2.2.2. Les contributeurs........................................................................ 45
2.2.3. Les utilisateurs ........................................................................... 46
2.2.4. Le service informatique.............................................................. 46
2.2.5. La hirarchie .............................................................................. 46
3. LA DYNAMIQUE DORGANISATION ET DE PUBLICATION................................ 46
3.1. La stratgie ditoriale ....................................................................... 47
3.2. Le circuit ditorial............................................................................. 47
4. LES TAPES DU PROJET............................................................................... 48
5. CONDUIRE LE CHANGEMENT....................................................................... 49
5.1. Communiquer .................................................................................... 49
5.2. Former .............................................................................................. 50
5.3. Evaluer.............................................................................................. 51
CONCLUSION................................................................................................... 52
LES SIGLES LES PLUS UTILISS................................................................. 53
BIBLIOGRAPHIE............................................................................................. 54



- 4


Introduction

Si depuis plusieurs annes, les bibliothques se sont soucies de leur
communication externe et de leur image en dveloppant des stratgies de
marketing et en amliorant la communication externe, la communication interne,
quant elle, semble occuper une moindre place : peu tudie, pas toujours
valorise, souvent mal dfinie, elle est pourtant vecteur denjeux stratgiques en se
plaant dans le contexte plus gnral du management ; elle est en outre, la
condition indispensable au fonctionnement dynamique de tout tablissement.

La mise en place dun intranet sinscrit dans le cadre dune rflexion profonde sur
lorganisation et le fonctionnement du SCD Lyon 1 : un management plus
transversal centr sur des objectifs permettant aux deux ples actuels, Sciences et
Sant, de renforcer leur cohrence et leur efficacit. Lintranet est un des outils de
communication interne que le SCD, ds 2003, a envisag dimplanter.
Aujourdhui, dans le cadre de la mission de communication, lintranet devient une
priorit.

Ce dossier portera sur la conception et la mise en place dun intranet au sein du
SCD Lyon 1. Mon travail reposera sur lanalyse du contexte, le bilan de lexistant
et ltude des besoins. Jaborderai galement les aspects techniques de lintranet
et son intgration au sein du systme dinformation du SCD. Enfin, je
mintresserai au circuit de la communication, ses acteurs et son mode de
production. Pour mener bien cette tude, jobserverai dautres intranets :
Biblionautes, lintranet de la BnF, Passerelle, celui de lENSSIB et lintranet de
Volvo-Trucks. Je tenterai enfin de prciser les diffrentes tapes du projet jusqu
son dploiement par le SCD Lyon 1.

- 5


Partie 1 Lintranet au service de la
communication interne

LObservatoire Intranet
1
analyse l'volution et la progression de lintranet et des
technologies de linformation et de la communication (TIC) dans diffrents
environnements professionnels : entreprises prives et publiques, collectivits
locales, administrations, institutions et ministres. Ldition 2004 mentionne la
progression d'une technologie qui, lorsquelle est apparue en 1995, ne concernait
qu'une minorit de grandes entreprises. Les technologies de l'intranet se sont
d'abord implantes dans le domaine de l'entreprise, avant de gagner celui des
collectivits locales et des institutions. Pourtant, mme si la plupart des entreprises
n'envisagent plus la communication interne sans intranet, une enqute
internationale montre le retard des pratiques franaises
2
. En France, rares sont
encore les tablissements documentaires dots dun vritable intranet, et la
littrature sur lintranet en bibliothque nest pas trs abondante.
1. Lintranet comme outil de communication
1.1. Quest ce quun intranet ?

Un intranet est un rseau informatique utilis l'intrieur d'une entreprise ou de
toute autre entit organisationnelle, qui utilise les mmes technologies
qu'internet : logiciels, navigation, serveurs web et moteurs
3
. Il permet de relier
tous les employs dans le but de faciliter leur communication, leur collaboration
et la gestion de leur travail. C'est donc l'quivalent d'un site web priv avec
toutes les fonctionnalits de l'internet, mais surtout avec des applicatifs de gestion
spcifiques aux besoins de chaque organisation. Il sagit dun moyen simple de

1
Observatoire de l Intranet. Disponible sur : http://www.observatoire-intranet.com/ (consult le 10/09/05)
2
Grard, Laurent. Communication interne : incontournable intranet. Entreprises & carrires - n 709, 23 - 29 mars 2004,
p. 14-21
3
WIKIPEDIA : lencyclopdie libre. Disponible sur : http://fr.wikipedia.org/wiki/Intranet]. (consult le 3/09/05)
- 6


partager et de valider les informations lintrieur dune structure, principalement
quand toutes les units ne se trouvent pas sur le mme site. Facile mettre en
uvre de faon dcentralise, il offre lavantage pour lutilisateur de disposer
dune interface identique quel que soit le poste de travail auquel il se connecte.
Lintranet ne doit pas tre confondu avec lextranet, partie d'un intranet
accessible l'extrieur de l'entreprise des personnes prcises (login et mot de
passe pour des clients par exemple) sur Internet
4
.
1.2. Quels objectifs pour lintranet ?

Lintranet doit faciliter la production et la transmission rapide dinformations
utiles lensemble du personnel. Les bnfices attendre sont une amlioration
des processus de travail : linformation devient unique, centralise et accessible.
Une conomie de moyen, un gain de temps et d'efficacit pour les dlais de
production, de diffusion et de mise jour de linformation sont les bnfices les
plus certains de lintranet. Il permet de mettre en uvre des outils de
communication transverses facilitant ainsi les changes entre les diffrents services
au sein dun tablissement. Lintranet devrait encourager l'interactivit en
simplifiant le travail de groupe, et en assurant une meilleure coordination entre les
services.
2. La communication
2.1. Essai de dfinition

La question de lintranet semble difficile approcher sans que lon aborde celle
infiniment plus riche de la communication. L'tymologie du mot nous apprend que
communiquer, apparu dans la langue franaise au XIVe sicle., vient du latin
communicare, qui signifie mettre en commun puis entrer en relation .


4
DICO.COM : dictionnaire de linformatique et dinternet. Disponible sur : http://www.dicofr.com/ (consult le
12/09/05)
- 7


La communication est un concept difficile dfinir : il existe autant de dfinitions
de la communication et de modles qu'il y a de disciplines et les approches sont
diverses selon quil sagisse danthropologie, de sociologie, de linguistique, de
psychologie ou des sciences de l'information et de la communication Cest avec
beaucoup dhumour quY. Winkin, dans son ouvrage La nouvelle communication
5
,
aborde cette complexit : Communication. Terme irritant : c'est un
invraisemblable fourre-tout , o l'on trouve des trains et des autobus, des
tlgraphes et des chanes de tlvision, des petits groupes de rencontres, des
vases et des cluses, et bien entendu une colonie de ratons laveurs, puisque les
animaux communiquent comme chacun sait depuis LorenzChercheurs et
penseurs ont beau le critiquer, le rejeter, l'mietter : le terme revient toujours la
surface, vierge et pur. Communiquer, c'est bien.
2.2. Communication et information

Philosophes et sociologues nous invitent faire la distinction entre informer et
communiquer. Informer suggre la circulation de messages unidirectionnels,
causatifs et ordonnateurs, dirigs vers un rcepteur passif, tandis que communiquer
voque lchange de messages bidirectionnels, donc relationnels et socialisants. La
communication est un processus de participation et dinteraction.
Ainsi, la notion de Socit de linformation, qui avait t introduite par le
sociologue Daniel Bell dans son livre intitul Vers la socit post-industrielle
6
,
tend devenir la Socit de linformation et de la communication et lantagonisme
qui a longtemps oppos information et communication serait en voie de
dpassement.

2.3. Lapproche systmique

Au sein dune organisation , lapproche systmique de la communication a le
mrite de remettre en cause le schma habituel et un peu simpliste dune

5
Winkin, Yves. La nouvelle communication. Paris, Le Seuil, 2000
6
Bell, Daniel. Vers la socit post-industrielle. Paris, R. Laffont, 1976
- 8


communication partant dun metteur et allant un rcepteur, en la considrant
dune manire globale et en la replaant dans un systme. Lapproche systmique
permet danalyser le message dans son contexte et dans l'ensemble des relations
qui composent le systme. Cette thorie introduit une notion importante, celle du
feed-back, qui permet la communication de se modifier et de senrichir au fur et
mesure quelle slabore. Selon Edgar Morin, On communique pour informer,
pour sinformer, connatre se connatre ventuellement, expliquer, sexpliquer,
comprendre, se comprendre
7
. Cette approche, loin de sclroser la
communication, et de la restreindre une simple information, la replace dans un
contexte infiniment plus large et plus complexe et lui donne ainsi toute sa richesse.

2.4. La communication interne dans les
organisations

Alex Mucchielli rappelle que "la communication n'est pas seulement l'art de faire
passer et comprendre des informations. C'est aussi l'art de piloter des changes
pour amener les acteurs rapprocher leurs points de vue et ainsi mieux
comprendre les dcisions managriales"
8
. La communication interne permet de
partager et de confronter informations, savoirs et expriences. Elle participe la
construction collective d'une dfinition commune et accepte de la situation. La
communication interne engendre la motivation, donne du sens au travail de chacun.
On distinguera quatre niveau de communication : la communication
descendante, la communication ascendante, la communication transversale et la
communication informelle
2.4.1. Communication descendante

Cest la communication typiquement institutionnelle, empruntant la voie
hirarchique : on communique sur la politique de l'entreprise, le contrat
dtablissement, les organigrammes, les rapports dactivits ; on diffuse des

7
Morin, Edgar. Forum La communication : tat du savoir , 22 - 23 mai 1997
8
-Mucchielli, Alex .La communication interne : les cls d'un renouvellement. Paris. A. Colin, 2001.
- 9


consignes, des notes de service, ou tout autre type dinformations. La structure
hirarchique centralise, qui rgissait les organisations a longtemps engendr une
communication exclusivement descendante.
2.4.2. Communication ascendante

Il est important de ne pas ngliger ce deuxime sens, celui de la communication
ascendante. Il sagit de faire remonter les informations, de diffuser avec
transparence tous les travaux ou documents labors par un groupe. La
communication ascendante permet la hirarchie dtre lcoute de ce qui se fait
et se dit au sein dune organisation, dtre sr que les messages diffuss ont t
bien compris ; elle permet didentifier ds leur origine, les tensions ou les
incomprhensions. La communication ascendante permet chacun de s'exprimer et
de se situer dans l'organisation.
2.4.3. Communication transversale

La communication transversale est lie une forme plus novatrice de
management : de la mme manire quune organisation pyramidale privilgiera
une communication descendante, une organisation plus transversale, induira une
communication plus dcentralise et mieux partage, et dveloppera le caractre
horizontal des changes. La communication transversale simpose ds lors que
lorganigramme dune organisation dveloppe des missions transversales et
favorise le travail en groupes autour de projets.
2.4.4. Communication informelle

Il serait illusoire de croire quune organisation peut ou doit matriser toutes les
formes de communication : la communication informelle , celle qui se fait
devant la machine caf, ou lors dun repas de service est inluctable. Ni
organise, ni structure, elle merge naturellement des interactions sociales entre
les membres d'une communaut. Le rseau formel ne parvient pas, et cest
heureux, satisfaire tous les besoins de communication et d'information des
- 10


individus. Le danger serait quau sein dune organisation, elle soit lunique forme
de communication et quelle se substitue toutes les autres.
2.4.5. En conclusion

La communication interne doit tre structure et organise laide ventuellement
dun systme d'information capable d'irriguer la vie interne et de la relier son
environnement La communication dans une organisation reste un moyen et non
une finalit. Elle n'a pas pour mission de convaincre, encore moins d'infantiliser ou
de manipuler. Elle met en place un langage commun en organisant les relations
entre l'individu et l'entreprise, elle cre la cohsion autour des choix de politique et
de management, sans carter de son champ d'action les dsaccords, les conflits et
les crises. Elle n'a pas pour prtention de rgler tous les problmes mais elle
contribue crer un climat o il fait bon travailler et de manire efficace.

Partie 2 : Le contexte du SCD et de
lUniversit Lyon 1 : les enjeux, les
atouts, les contraintes
1. LUniversit Claude Bernard Lyon 1
1.1. Prsentation de lUCBL

LUCBL, Universit Claude Bernard Lyon 1 est une universit scientifique et
mdicale. Ses domaines de comptences couvrent l'ensemble des disciplines des
sciences, de la sant et du sport. Elle compte 23 composantes et 102 units de
recherche. LUCBL accueille prs de 28 000 tudiants et prs de 2 000 enseignants
- chercheurs. Avec, au total, plus de 3 000 personnes y travaillant, lUCBL se
positionne comme une des plus grosses universits franaises.
- 11


Rpartie sur dix sites dans lagglomration lyonnaise, les deux principaux campus
sont le campus de la Doua Villeurbanne pour les Sciences et le campus de
Rockefeller Lyon pour la Sant.
1.2. Le projet informatique de lUCBL :
le Systme dinformation global

Le Systme dinformation global de lUCBL reposera sur lenvironnement
numrique de travail ENCORA (Environnement Numrique du Campus Ouvert
Rhne Alpes). Un environnement numrique de travail (parfois nomm espace
numrique de travail ou ENT) dsigne un dispositif global fournissant un
usager un point daccs, travers les rseaux, lensemble des ressources et des
services numriques en rapport avec son activit. Il est un point dentre pour
accder au systme dinformation de ltablissement
9
. Lespace numrique de
travail noffre en lui-mme quun nombre restreint de services de base. Son rle
principal est dintgrer les services et de les prsenter aux utilisateurs de manire
cohrente, unifie, personnalise et personnalisable. Il sagit concrtement de
mettre en uvre un CMS (systme de gestion de contenus WEB), avec certaines
informations en accs libre et dautres en accs rserv aux seules personnes
authentifies.

L'objectif du projet ENCORA est d'installer et de faire fonctionner, un ENT
rpondant aux besoins des tudiants et des personnels des tablissements
partenaires d'enseignement suprieur et de recherche de la rgion Rhne Alpes.
Cest loutil K-SUP de la socit KOSMOS qui a t retenu pour ENCORA. La
mise en place de lENT lUCBL seffectuera en deux phases :
La premire phase devra aboutir fin 2005 la refonte de ce qui correspond
aujourdhui au site institutionnel (fin septembre 2005), lIntranet (octobre 2005),
au portail tudiant (novembre 2005).
La seconde phase se droulera sur 2006 et permettra dintgrer lENT dautres
ralisations :
- 12



- Le Bureau Virtuel des tudiants qui mettra leur disposition un espace de
travail comportant plusieurs fonctionnalits : une messagerie, un espace de
stockage de donnes personnelles, un agenda personnel, etc.
- SPIRAL, la plate-forme pdagogique de luniversit, ralise et administre
par le service PRACTICE et alimente par les enseignants
- Les sites des UFR
- Le portail documentaire

Le Systme dinformation intgrera les principales applications de gestion
- Harpge pour la gestion des ressources humaines
- Apoge pour la gestion des tudiants
- Nabuco (ou Jeyfico) pour le budget et les finances


2. Le Service commun de la documentation
2.1. Prsentation du SCD

Le Service commun de la Documentation de lUniversit Claude Bernard compte
sept units documentaires dont deux sites majeurs : la BU Sant sur le domaine
Rockefeller, Lyon 8
e
et la BU Sciences sur le domaine scientifique de la Doua
Villeurbanne. Le SCD est CADIST et Ple Associ BNF dans les disciplines de la
chimie et de la pharmacie.





9
Mayeur, Alain. Les espaces numriques de travail. .Disponible sur : http://2003.jres.org/actes/paper.84.pdf (consult le
10/09/05)
- 13



Quelques lments de volumtrie :

- 17 000 usagers actifs du SCD
- 800 000 entres / an
- 200 000 prts / an
- 470 000 documents (ouvrages, manuels, thses, CD-
Rom)
- 7 000 titres de priodiques lectroniques
- une quipe de 75 professionnels









Le SCD a vocation laborer et mettre en uvre la politique documentaire de
lUniversit dans le cadre du Contrat quadriennal, dans les domaines de la
formation, de lenseignement et de la recherche.
Aprs avoir dvelopp et coordonn une politique cooprative dynamique durant le
prcdent contrat, le SCD accentue son rle fdrateur de portail documentaire au
sein de la communaut universitaire. Dans le cadre de la dmarche qualit
engage par luniversit, il sattache adapter son offre documentaire et ses
services aux usagers dans le contexte actuel de profonde mutation technologique.
Le SCD Lyon 1 conduit son action autour de trois axes :
- lamlioration du service aux publics dans le cadre dune dmarche qualit
- le dveloppement des ressources documentaires
- la mise en uvre dun systme dinformation documentaire.

2.2. La situation informatique du SCD
2.2.1. Ressources matrielles

Le SCD compte 217 postes de travail (100 postes publics et 117 postes
professionnels) et 4 serveurs localiss au CRI (Centre des Ressources
Informatiques) de luniversit.
- 14


2.2.2. Les applications informatiques en usage

! Un site WEB, refondu en 2004 donne accs aux informations gnrales sur les
bibliothques et leurs services, au catalogue du SCD, aux ressources
documentaires lectroniques slectionnes par le SCD (bases de donnes,
priodiques, catalogues et des rpertoires en ligne, sites WEB, etc.) et des
ressources pdagogiques.

! Un Systme Intgr de Gestion de Bibliothque (SIGB) Horizon de la socit
Dynix soutient les fonctions de gestion de documents (acquisitions, prt et retour,
catalogage etc.)

! Deux applications de gestion de lUCBL sont galement utilises par le SCD :
APOGEE pour lalimentation du fichier des inscrits du SIGB et NABUCO pour les
acquisitions

! En interne, le SCD utilise des applications et des outils collaboratifs proposs
par lUniversit, tels que lannuaire web, le client de messagerie Outlook, lespace
de travail partag sur un serveur de fichiers du SCD, les forums. qui dans leur
fonctionnalits sapparentent fortement des outils intranet. Ils sen dmarquent
pourtant dans le sens o ces solutions sont partielles, clates et souvent peu
pratiques car elles se trouvent sur des applications multiples que rien ne fdre ;
elles ont nanmoins le mrite dexister, et elles dmontrent surtout une certaine
crativit du personnel qui a su adapter des outils existants ses nouveaux
besoins. Ainsi le futur intranet du SCD nest pas un intranet ex-nihilo, il sappuiera
pour se construire sur lexistence de ces pratiques et de ces outils.

2.2.3. Le projet de systme dinformation
documentaire

Dans le cadre du contrat quadriennal 2003-2006, le SCD semploie concevoir et
mettre en uvre un SID - Systme dInformation Documentaire qui devrait
- 15


permettre denrichir lactuelle offre de services du site web. De nouvelles
fonctionnalits amlioreront la gestion et la scurisation des postes publics.

Le Systme dinformation documentaire sera ancr dans le Systme
dinformation global de lUCBL. Il devra notamment prendre en compte les projets
et ralisations informatiques de lUniversit, concernant :

- lespace numrique de travail
- lannuaire LDAP
- la plate-forme pdagogique SPIRAL
- le bureau virtuel

Concernant les fonctions collaboratives du SCD, elles seront, dans la mesure du
possible, prises en charge par lENT. Toutefois, il est possible que lUCBL ne
puisse rsoudre dans les temps les problmes darchitecture, ou ne puisse offrir
une solution aussi complte fonctionnellement que celle souhaite par le SCD
Cest pourquoi, une tranche conditionnelle sur la mise en uvre des fonctions
collaboratives dans le portail documentaire est explicitement demande dans
lappel doffres.

Lenrichissement de loffre de services du SID sera rendu possible par la mise en
uvre dun logiciel portail documentaire permettant la valorisation de ressources
supplmentaires au travers dun module de GED (Gestion Electronique de
Documents) pour les ressources patrimoniales numrises, les ressources du WEB
gratuites, les bases de donnes et les priodiques lectroniques acquis par
abonnement par le SCD, les thses lectroniques de lUniversit et la production
des tudiants.

De nouveaux services sont attendus :
- un mta moteur de recherche permettant de lancer des recherches fdres sur
les bases de donnes internes ou externes au SCD,
- des services personnaliss lis aux recherches : panier, diffusion slective
dinformations (DSI), etc.
- 16


- des fonctions de gestion de contenus WEB
- un portail universitaire de la chimie et de la pharmacie,
- la production de statistiques concernant les activits dalimentation et de
consultation du SID
- des fonctions collaboratives en intranet pour le personnel du SCD

Ces diffrents lments concernant la situation informatique du SCD nous
permettent mieux comprendre la faon dont les diffrentes applications
informatiques devront simbriquer dans ce contexte complexe et mouvant. Il est
important ce stade de considrer lintranet comme une pice du puzzle qui est en
train de se construire.

Larchitecture densemble du portail documentaire
et son intgration au sein du SI de lUCBL


Utilisateur
sur INTRANET
ou INTERNET
Portail documentaire
Contenus WEB
Mtamoteur
Services perso
Gestion lectronique
de Documents
Systme Intgr
de Gestion de
Bibliothque
Catalogue Ressources UCBL
Ressources
du WEB
Bases de donnes,
Revues lectroniques
Catalogues de bibliothques
. Lecteurs
Portail UCBL
Contenus WEB
(ENT K-SUP)
LDAP
Portail documentaire
Solutions SIU
Productions de la recherche
Productions de la pdagogie
Thses,
SPIRAL
Portail Chimie - Pharmacie
LDAP
Catalogue
Sudoc
HORIZON
Notices
Enrichies ?
Authentification unique SSO
Connecteurs web Services
Fonctions
collaboratives
Bureau
Virtuel
tudiant
ENT K-SUP
Systme de gestion bib.
Plate-forme dun
diteur / agrgateur
Bases de donnes et Revues
lectroniques payantes.
Catalogues
Z 39 50

- 17


3. Les enjeux dun intranet au SCD Lyon 1
3.1. Enjeux politiques

Parce quil est une rponse aux besoins stratgiques dune structure, lintranet
sinsre dans une politique dfinie laquelle il apporte un lment de rponse. La
mise en place de lintranet au sein du SCD sinscrit dans la politique de
ltablissement et par l-mme, participe aux objectifs et aux valeurs de celui-ci :
il sagit en loccurrence de crer une unit, une vritable culture dtablissement.
La question nest plus de savoir si le SCD a rellement besoin dun intranet : le fait
de ne pas en possder un devenant de plus en plus un handicap. Car lintranet est
plus quun simple outil de communication : il gnre une modification des
mthodes de communication et de travail entre les personnes, il dynamise le travail
de groupe et sinscrit comme un mcanisme de changement aux enjeux multiples.
3.2. Enjeux organisationnels

En mettant disposition de chacun tous les outils pour communiquer, en
structurant les informations, en scurisant linformation et garantissant la
confidentialit des donnes, lintranet doit permettre de travailler de manire plus
rationnelle et plus efficace. Il permet de grer des quantits de plus en plus
importantes de documents, il en facilite la mise jour et vite la multiplication de
notes papier . Le premier bnfice attendre de lintranet est un gain de temps :
un intranet bien conu amliore sensiblement la productivit des services.

En outre, dans un contexte de papy-boom avec plus de dix dparts en retraite
dans les deux ans venir, il est important de prvoir le transfert de connaissances
en mettant disposition des nouveaux venus les informations permettant une
continuit dans le travail engag.
- 18


4. Les atouts et les contraintes
4.1. Un management participatif

Une formation au management a t suivie par une vingtaine de personnes du
SCD, administratifs et personnels de bibliothque de catgories A, B et C en
position dencadrement ou de conduite de projet. Elle a instaur au sein du SCD un
management diffrent, plus dcentralis, plus participatif. Les mthodes de travail
sen sont trouves modifies, les changes entre services se sont dvelopps, on a
produit, diffus et chang plus de documents, sans avoir toujours sa disposition
les outils adapts ce nouveau mode de fonctionnement. Dans ce contexte le futur
intranet me semble tre outil indispensable et trs attendu.
4.2. Un SCD soucieux de la communication

Si les fonctions de communication existent naturellement au sein des
organisations, et les bibliothques nchappent pas cette rgle, rares sont les
SCD qui ont ce souci de la communication au point den faire une fonction part
entire. La communication interne, lorsqu'elle existe, semble souffrir d'un dficit
de moyens et d'un flou concernant ses objectifs et son rattachement au sein des
organisations publiques. Ce nest pas le cas du SCD Lyon 1 qui a mis en place en
2004 une mission communication : une fiche de poste dfinit les deux grands
volets de la communication la communication externe et la communication
interne - et prcise linventaire des activits lies ce poste avec notamment pour
la communication interne, la conception et mise en place doutils adapts :
intranet, feuilles dinformation... Le charg de communication dpend du directeur
du SCD et participe lquipe de direction. Ce positionnement bien identifiable
dans lorganigramme atteste de limportance accorde cette mission et donne au
futur intranet une solide assise.

- 19


4.3. Une dmarche qualit engage

Amliorer et dvelopper les services au public est un des axes du contrat
quadriennal du SCD. Une socit consultante, la socit Syntonie, a t sollicite
par le SCD en 2005 pour accompagner le personnel dans cette dmarche ; il
sagissait plus prcisment damliorer les services au public. Le rapport de
Patrice Bourlon
10
, issu de cette anne de travail prconise la cration dun outil,
une sorte de base de connaissances, oriente spcifiquement vers un usage en
situation daccueil. Cet outil devrait tre accessible sur lintranet du SCD et
pouvoir tre mis jour de faon dcentralise par les dtenteurs/gestionnaires de
linformation. Sur cette base, poursuit P Bourlon, il appartiendra ensuite au SCD
de concevoir et crer loutil intranet rpondant ces besoins .

La dmarche qualit exige en effet des outils adapts, des outils qui seront
ncessairement utiliss par la totalit du personnel dans ses activits de service
public, que ce soit au poste de prt ou au poste de renseignement. Ainsi elle
devient un formidable levier pour lintranet.

4.4. Un SCD clat , des bibliothcaires de plus
en plus mobiles

Le SCD Lyon 1, nous lavons vu, compte ce jour sept bibliothques ; chacune
dentre elles accueille du public, prte des ouvrages, forme ses tudiants. Il est
important que dans chacune de ces structures, les mmes procdures, les mmes
rgles soient appliques. En outre, une mme personne est amene travailler
sur plusieurs postes : son poste personnel pour le travail interne, un poste de
service public lorsquil se trouve au prt ou sur un poste de renseignement
bibliographique ; cela dans sa bibliothque de rattachement ou ventuellement
dans une annexe.

10
Bourlon, Patrice. Dmarche qualit accueil : synthse des propositions, Syntonie, le 6 mai 2005. [Documents de travail
interne].
- 20


Il faut ajouter cela que la rorganisation fonctionnelle du SCD et la cration dans
ce cadre de missions transversales (pour des fonctions lies linformatique, la
formation des usagers ou la communication) a engendr une plus grande mobilit
des personnels : ainsi, certains dentre nous bien que rattachs un site prcis ont
frquemment des runions de travail sur un autre site et sont de plus souvent
amens se dplacer. Dans ce contexte o lon favorise une culture de service
plutt quune culture de territoire, il devient ncessaire que chaque membre du
personnel ait accs rapidement, tout instant, et quel que soit lendroit o il se
situe la mme information et aux mmes outils. Cest ce qui rend lintranet ce
jour incontournable et urgent.
4.5. Des pratiques informatiques htroclites

A l'heure o se diffusent les intranets de troisime gnration, il convient de
sinterroger sur la matrise des outils informatiques par les diffrentes catgories
de personnel. Aucune tude sur cette question nayant t faite au SCD Lyon 1, je
me contenterai donc de quelques remarques fondes sur mes propres observations,
lintrt tant simplement de nous sensibiliser cette question.

De srieux efforts ont t faits par le SCD concernant lquipement informatique.
Les agents de catgorie A et B ont tous un poste informatique personnel et les
magasiniers ont un poste pour deux (exceptionnellement pour trois). Chaque agent
a sa propre session de travail et un compte de messagerie personnel.
Concernant les usages, mes fonctions la bibliothque de sciences puis plus
rcemment la bibliothque de sant, mont permis de faire des observations
intressantes :
- la consultation du Web semble matrise par la majorit des personnels.
- lusage de la messagerie se renforce, la totalit du personnel a reu une
formation au client de messagerie Outlook.
- le serveur de fichiers Romo, bas au Centre de ressource informatique de
lUCBL a rendu possible le partage de fichier et le travail collaboratif sest
depuis un an considrablement dvelopp.
- 21


- plusieurs forums thmatiques ont vu le jour en 2005. En BU Sciences, un
forum sur le projet de rhabilitation du btiment et un forum sur les questions
de service public ; en BU Sant, un forum sur lamnagement des espaces de
lecture.
Ces lments encourageants ne doivent toutefois pas masquer des disparits assez
importantes concernant ces usages car si certains agents sont trs laise avec la
plupart des outils informatiques, certains autres (plus rares) nouvrent jamais leur
messagerie et ne savent pas crer un document sous Microsoft Word. Plusieurs
matrisent mal certaines fonctions comme lenvoi de documents attachs, ou la
gestion de leurs fichiers. Quant au travail collaboratif, il a concern
essentiellement les personnels de catgorie A et B et le forum, pour clore, nest
pas investi de manire homogne par toutes les catgories de personnels.

Ainsi, la fracture numrique ne serait peut tre pas totalement absente de nos
tablissements, des craintes et des blocages existent et sont un frein de bonnes
pratiques informatiques. Si lon veut mettre en place un intranet qui fdre, il faut
tre conscient de ces blocages. Il conviendra de concevoir un intranet simple dans
sa structure et dans son organisation, daccentuer les actions de formation pour
amener les personnels sapproprier cet outil et ne pas perdre de vue que lintranet
doit tre conu pour ceux qui vont lutiliser.
4.6. Un contexte technique mouvant

Lintranet du SCD, nous lavons vu, devra ncessairement sinsrer dans un
environnement informatique particulier, celui du SCD dabord, celui de
luniversit ensuite, un environnement qui se construit, dans lequel tout est
mouvant, en cours dlaboration. Beaucoup dincertitudes demeurent et il est vrai
que ce contexte compliqu nest, priori, pas trs engageant : les partenaires sont
multiples, les choix parfois plus politiques que techniques. Les informations sont
souvent fluctuantes, voire contradictoires.
Pourtant, cette situation complexe peut se rvler prometteuse : car au lieu de
sadapter un outil prexistant, la possibilit est donne au SCD de construire un
- 22


intranet sur mesure et vritablement adapt ses propres exigences. Il est
mme envisag que les fonctions collaboratives mises en uvre pour lintranet de
la bibliothque au sein du portail documentaire puissent tre tendues dautres
composantes, voire lensemble de lUniversit. Lintranet du SCD deviendrait
ainsi un intranet pilote pouvant tre modlis pour dautres services.

Partie 3 : dautres tablissements,
dautres intranets

Si les sites Web sont, par essence, visibles et observables par tout un chacun, il
nen est pas de mme des intranets qui ne sont accessibles qu la communaut
quils desservent. Pourtant cette phase de Benchmarking qui permet dobserver et
de comparer plusieurs intranets me semblait importante pour mener terme et au
mieux mon projet au SCD Lyon 1. Je me suis donc intresse trois intranets :

- lintranet dune bibliothque, la BnF
- lintranet dune grande cole, lENSSIB
- lintranet dune entreprise, Volvo-Trucks.

Jtais consciente de faire une slection peu orthodoxe et je craignais que ces
exemples soient loigns de mon projet dintranet pour le SCD (public de 75
personnes pour le SCD, 3 000 personnes pour lintranet BnF et de 80 000
personnes pour lintranet de Volvo-Trucks !). Pourtant, loccasion mtait donne
de ne pas me cantonner aux sites institutionnels de bibliothques et de voir
dautres intranets dans dautres structures, jtais curieuse de ce que je pourrais y
dcouvrir !

Pour mener bien ce travail, je me suis aide dune grille dobservation. Cette
mthode ma permis de comparer ces trois intranets sur des critres similaires, et
choisis en fonction de proccupations inhrentes mon projet. Loin dtre
- 23


exhaustive, cette comparaison nest quune approche tout fait limite et partiale
de ces trois intranets.



Grille dobservation :

Quel type dintranet / dans quel type dtablissement ?
Ergonomie de la page daccueil
Caractristiques techniques : site web, plate forme collaborative, CMS etc.
Public desservi : type de public, volumtrie
Mode de recherche : moteur de recherche, classement arborescent, etc.
Organisation de la production : centralisation, dcentralisation etc.
Gestion des droits
Rattachement hirarchique : services informatiques, services communication,
direction ?














- 24


1. Biblionautes, lintranet de la BnF


Biblionautes est un intranet fond sur les technologies du Web, essentiellement
statique, avec quelques applications dynamiques trs spcifiques. Accessible sur
tous les postes internes, il s'affiche par dfaut au lancement du poste. C'est un outil
de travail, d'changes et de diffusion d'informations. Trs fourni au niveau des
contenus, il offre aussi des outils et des services.

En 1998, louverture du site de Tolbiac, un mouvement de grve du personnel
met en lumire un problme de communication interne. La cration dun intranet
est prconise. Gr par le Service de coordination Internet, il prend le nom de
Biblionautes . A lorigine il est essentiellement dvolu la messagerie et la
publication des consignes. Aujourdhui, Biblionautes, vritable outil de rfrence
au sein de la BnF, est co-pilot par deux services : la Mission de communication
interne et le Service coordination Internet. Vingt correspondants assurent la mise
jour des informations et un comit ditorial oriente la politique ditoriale et
graphique du site. Biblionautes devra sans doute suivre lvolution des intranets et
voluer vers un portail mtiers privilgiant ainsi l'accs des services et des
outils pour mieux rpondre aux besoins des agents de la BnF.
- 25


2. PASSERELLE lintranet de lEnssib



Passerelle, lintranet de lENSSIB a pour vocation de desservir lensemble des
personnels, enseignants et tudiants de lEnssib. Passerelle est accessible, aprs
authentification, de tout poste reli linternet. Cest un outil essentiellement
collaboratif, dvelopp sous Microsoft SharePoint Portal Server qui permet de
communiquer et dchanger.
Passerelle est structur en trois grands espaces :
- lespace commun : pour les outils de travail et dinformation
- lespace recherche (interne et externe)
- lespace formations, devenu rcemment portails formations
Lespace recherche et lespace commun dpendent du service communication,
lespace formations dpend du service des TICE (Technologie de linformation et
de la communication pour lenseignement)

La migration vers la version 2003 de SharePoint devrait saccompagner dune
vritable politique ditoriale et dune dcentralisation de la gestion des contenus.
Il est attendu dans cette nouvelle version de Passerelle, au niveau des TICE, une
gestion trs fine des accs.
- 26


3. Lintranet de Volvo-trucks



Lintranet de Volvo-trucks sadresse lensemble du personnel du groupe Volvo-
Volvo soit environ 80 000 personnes. Il est accessible aprs identification de tout
le rseau internet. Il se compose dun intranet gnral et dintranets spcifiques
pour chacune des cinq entits.
Cest un site bas sur les technologies du web. Il propose des contenus (actualits
documents institutionnels, organigrammes, procdures, normes, indicateurs de
suivi de lactivit, etc.) et des outils (forum audio confrence net meeting ,
gestion de son temps de travail et de ses congs)
La messagerie et les fonctions collaboratives sont sur des applications diffrentes
et ne sont pas vritablement intgres lintranet. Cest un site essentiellement en
anglais (sauf la partie Volvo trucks qui est traduite).

Lintranet de Volvo-Trucks est un intranet gr par les services informatiques pour
la partie technique et par le service communication pour la partie rdactionnelle.
Cest un site institutionnel, fortement centralis.
- 27


4. Synthse des trois intranets

Avant mme de sintresser aux contenus et aux fonctionnalits, la simple
observation de la page daccueil de chacun de ces intranets est instructive : le site
de la BnF comme celui de Volvo-Trucks, qui sont des intranets forts contenus
informatifs, rvlent une ergonomie particulirement soigne : malgr labondance
dinformations, la prsentation est claire, il y a des illustrations et le tout est
organis de manire sobre et agrable.
Tout en tant consciente que ces deux sites dpendent de grosses structures,
dotes de moyens financiers difficilement comparables ceux dont le SCD pourra
disposer pour son intranet, je reste persuade que des efforts doivent absolument
tre dploys par le SCD Lyon 1 pour que les questions dergonomie soient
correctement considres. Il conviendra donc dattacher une attention toute
particulire la page daccueil, sa structuration, la navigation, la charte
graphique, et tous les lments de prsentation ; car lagrment dun site est le
premier garant de sa capacit de fidlisation. Le succs de Biblionautes ou de
lintranet de Volvo-Trucks sexplique aussi par lergonomie qui y est dploye.

En second lieu, je dirais que chacun de ces trois intranets est en parfaite
adquation avec la structure quil reprsente :
- Volvo-Trucks dont le management est pyramidal, a dvelopp un intranet
strictement institutionnel et centralis
- LENSSIB, grand tablissement denseignement suprieur, qui a une vocation
pdagogique, a dvelopp un intranet essentiellement collaboratif
- La BnF, haut lieu du savoir et de la connaissance, a dvelopp Biblionautes,
vritable base de connaissance professionnelle, un intranet fortement
informatif
Ainsi, le futur intranet du SCD Lyon 1 devra trouver sa propre identit, en
harmonie avec sa base. Car un intranet nest pas un produit fini qui sachterait
comme on achte un logiciel, un intranet ne se plaque pas partir dun modle,
mais se construit et slabore force de rflexion, partir de lexistant et en
adquation avec sa structure.
- 28



Pour finir, je suis frappe de constater que deux de ces intranets portent un nom :
Passerelle pour lEnssib et Biblionautes pour la BnF, deux noms vocateurs,
chargs de sens. Lintranet de Volvo-Trucks, lui, ne sappelle pas, il est un outil de
la direction pour communiquer les axes de sa politique ses 80 000 intranautes, de
la mme manire quune messagerie est un outil de communication entre les
personnes (a-t-on dj donn un nom une messagerie ?) Nommer un intranet
cest sen emparer, se lapproprier et le faire vivre.

Ainsi, cette brve analyse me confirme dans la singularit de chaque projet qui doit
intgrer de nombreux lments de contexte afin d'aboutir chaque fois la
construction d'un intranet spcifique.

Partie 4 : Analyse des besoins
1. Mthodologie

Pour effectuer ce travail danalyse des besoins, jai tout dabord envisag de
raliser une enqute auprs du personnel, afin de cerner au plus prs ses besoins ;
il me semblait en effet primordial quun intranet contienne toutes les informations
utiles au personnel et quil corresponde parfaitement ses besoins et ses attentes.
Sans remettre en cause cet objectif, plusieurs facteurs mont contrainte
abandonner ce projet:
Une enqute srieuse et exploitable ncessite un investissement en temps
important : il faut concevoir le questionnaire, le tester, le diffuser puis lexploiter.
Le temps imparti pour ce travail ne me permettait pas de mengager dans un travail
de cette ampleur. Par ailleurs, le personnel du SCD Lyon a t largement invit
sexprimer sur ses besoins, que ce soit pour llaboration des fiches de poste, dans
le cadre de la dmarche qualit accueil ou lors de la prsence dlves
conservateurs qui ont souvent ralis des enqutes ou des entretiens sur les
- 29


questions dorganisation ou de communication au sein du SCD Lyon 1. Je
craignais quune nouvelle sollicitation ne finisse par agacer le personnel et ne
nuise finalement au projet. Jai donc dcid dexploiter au maximum les nombreux
documents produits en interne qui taient ma disposition :

- les rapports dactivit et contrats dtablissements du SCD
11


- le travail de Marie Smouts sur la communication interne au SCD Lyon1
12
dans
lequel elle mentionne lintrt dun intranet pour le SCD. La partie Rubriques
et contenus prconiss alimentera tout particulirement la quatrime partie de
mon travail sur lanalyse des besoins

- les diffrents documents de travail labors en 2003, dans le cadre dune
rflexion sur lorganisation et le management du SCD, avec laide dun
consultant, la socit Grand-Format
13
. Jai puis dans ces nombreux documents
des informations qui mont permis une meilleure comprhension du SCD et
ont t trs riches pour mon sujet

- le document de synthse labor dans le cadre de la dmarche qualit, en avril
2005 par Patrice Bourlon de la Socit Syntonie
14
: cette tude centre sur
laccueil et lamlioration des services au public, met en lumire les lacunes et
les besoins en matire de communication interne

- le Cahier des Clauses Techniques Particulires (CCTP) du Portail
Documentaire de lUCBL, ralis par la socit Six et Dix
15
a aliment ma
rflexion pour la partie technique. Le chapitre Fonctions collaboratives de

11
Documents disponible sur : http://bu.univ-lyon1.fr. (consult le 15/06/05)
12
Smouts, Marie. La communication interne en bibliothques : lexemple du SCD de luniversit Lyon 1. Mmoire
dtude du diplme de conservateur de bibliothque. Lyon, Enssib, 2003.
13
.Chauvet, Andr (Socit Grand-Format). Rflexion sur lorganisation et lvolution du SCD. [documents internes],
2003.
14
Bourlon, Patrice. Dmarche qualit accueil : analyse de lexistant et recueil des besoins, 2005.
15
Six et dix. Cahier des clauses techniques particulires (CCTP) du Portail Documentaire de lUCBL. [Document de
travail interne]. Aot 2005
- 30


ce document intgre dailleurs un certain nombre dlments de rflexion issus
de mon projet professionnel

- le travail ralis par Ccile Garnier, lve bibliothcaire en stage la BU
sant en fvrier 2005 : il sagit dun inventaire des informations, des
documents et des outils indispensables pour offrir au public un service de
renseignements de qualit

Pour complter, une runion de travail avec la Direction des affaires gnrales
(DAG) du SCD ma permis de recueillir les besoins spcifiques des personnels
administratifs. Il me paraissait important de bien prendre en compte lutilisation
dapplications informatiques particulires comme Nabuco ou Harpge.
Par ailleurs, plusieurs changes avec le responsable du Systme dinformation du
SCD et une runion de travail rassemblant les responsables de chacune des
bibliothques Sciences et Sant, le responsable administratif, le responsable
informatique et linformaticien mont permis de prsenter mon travail et de
complter le recensement des besoins.

Enfin je nai pu faire abstraction de ma propre perception du SCD, perception
ncessairement subjective et partiale, mais qui est la base de mon engagement
professionnel et me guide dans ce travail.
2. Lintranet pour qui ?

Dfinir lintranet, cest dabord cerner son public, ses futurs utilisateurs. Lintranet
du SCD a vocation servir lensemble des agents du SCD - soit soixante quinze
personnes environ- administratifs, conservateurs, bibliothcaires et magasiniers.
Ne sont pas concerns les autres personnels de luniversit, les enseignants et les
tudiants.
Ce public SCD , facilement identifiable, car captif par dfinition, nest pas pour
autant un public homogne : divers dans ses besoins, dans sa capacit assimiler
- 31


un nouvel quipement, ou dans son aisance avec loutil informatique, il nest pas
facile de prvoir la faon dont il va sapproprier cet outil. Il faudra veiller ce que
le futur intranet soit simple dans sa conception et lisible dans son architecture pour
donner chacun la possibilit de lutiliser au mieux de ses possibilits.
3. Lintranet pour quoi faire ? Les besoins

Une bonne identification des besoins au dbut du projet, semble tre un gage de sa
russite. Sans anticiper sur les outils ou les solutions permettant de les satisfaire, il
ma paru important, dans un premier temps de lister de la manire la plus
exhaustive possible lensemble de ces besoins. Jai ainsi dtermin, pour la clart
de ce travail, trois aspects spcifiques de lintranet : lintranet pour informer (ou
pour sinformer), lintranet pour collaborer et lintranet pour communiquer. Cette
organisation tant purement intellectuelle, il faudra ultrieurement mener une
rflexion sur lorganisation de linformation et des outils de lintranet et sur la
structuration de sa page daccueil.
3.1. Lintranet pour (s)informer

Lintranet devra rassembler toutes les informations utiles au personnel dans
lexercice de ses missions et pour se situer dans son environnement de travail.
Cest lintranet comme outil de communication, quil sagisse de la
communication descendante ou ascendante.
Jai adopt, pour faciliter la prsentation de cet inventaire de contenus, un
classement alphabtique qui nanticipe en aucune manire laffichage final de
linformation.

Actualits
- nouveauts, nouveaux services, actualits sur la vie du SCD
- informations ponctuelles sur un problme (panne dun serveur, modifications
daccs, etc.)
- 32


- informations sur un nouveau document mis en ligne ou modifi.
- articles de presses sur luniversit, le SCD
Administration SCD
- organigrammes
- rapports dactivit
- rglement intrieur
- conseils (conseil de la Documentation, CPE, CCP..)
- directives
- budget
- contrat quadriennal
- notes de service SCD
- note de service UCBL
Collections
- plan de dveloppement des collections
- plans de classement
- consignes quipement
- rcolement
Communication
- charte graphique
- modles de documents (affiches, PowerPoint, feuilles de style, etc.)
- base dimages et de photos pour lintranet ou pour le web
Compte rendus de runions
- runion de direction
- runions de sections
- runion de ples
- runions des groupes de travail
Formation des utilisateurs
- planning des formations
- ressources pdagogiques pour le formateur
- maquettes des formations
- compte rendus des runions de formation
Formation du personnel
- 33


- concours
- vacances de poste
- plan de formation
- auto-formation
- remboursement frais de missions
- informations professionnelles : salons, congrs
Groupes de travail
- dmarche qualit
- management
- rhabilitation BU Sciences
- systme dinformation
Informatique
- charte informatique
- localisation et identification des ordinateurs
- comptes et sessions (personnel, tudiants, invits,)
- codes daccs pour la documentation lectronique
- maintenance et dpannage
Logistique SCD
- matriel informatique
- matriel de reprographie
- photocopieurs
- systme antivol
- tlphone - fax
- courrier
- cls badges cartes parking
- fourniture de bureau
- tri slectif
- scurit btiment, plans dvacuation
- btiments (ascenseur, coupure d'eau, clairage, lectricit, sanitaires,
chauffage, petits travaux)
Pratique
- tlphone : mode demploi
- 34


- annuaires tlphoniques (SCD, Universit, extrieur)
- trombinoscope
- absences du personnel au quotidien
- calendriers - horaires des BU
- plannings des personnels
- planning annuel des activits du SCD
- rservation de salles
- rservation de matriel (procdures et planning)
Renseignement bibliographique
- guides de recherche sur les bases de donnes
- guide de recherche sur internet
- guide de recherche sur les catalogues de bibliothque internet
- favoris par discipline
- documentation lectronique : dsabonnements, nouveauts, produits en test
- ngociations Couperin
- veille documentaire
Ressources humaines / Personnel
- statuts des personnels
- rglement intrieur lusage des personnels
- textes juridiques fondamentaux
- rfrentiel mtiers
- fiches de postes gnriques
- guide de lentretien annuel
- gestion de congs
- guide du nouvel arrivant (destin au nouvel arrivant)
- accueil dune nouvelle personne dans un service (destin au chef de service)
- kit de survie pour transmission de poste
- sant social loisirs
Service public
- charte de service public
- procdures de service public (accueil personnalis, accueil tlphonique,
inscriptions dun lecteur, cartes perdues, tarification, remboursement deslivres
- 35


perdus, dpt des thses, demande de PEB, quitus, objets trouvs, photocopies,
reprographie)
- plans des salles (services et collections)
- plans de classement des documents
- planning de service public
- services des BU : horaires, accs, conditions
- accueil des personnes handicapes
Statistiques
- ESGBU
- enqutes
- indicateurs
3.2. Lintranet pour partager

Le dveloppement du travail transversal et la multiplication des groupes de travail
a cr de nouveaux besoins, en matire de travail collaboratif, dont voici
linventaire :
- travailler ensemble sur des documents, pouvoir les enrichir ou les modifier
plusieurs (aprs validation dans certains cas)
- dposer des documents dans une arborescence (classement) avec indexation du
document dpos (description)
- pouvoir grer la date de modification ou de mise jour de tout ou partie des
documents, grer des versions (check in / check out)
- avoir un circuit de validation simple dun document : dpt dun document,
puis validation par une personne habilite avant diffusion au reste de la
communaut
- possibilits d'alertes automatiques sur les dernires mises jour,
- possibilits de stockage dans diffrents formats : formats natifs pour les
documents vivants, format image type pdf pour les documents nayant pas
vocation tre modifis
- planifier des runions en connaissant les disponibilits (ou indisponibilits) de
chacun des personnels
- 36


- avoir connaissance au jour le jour des prsences / absences des personnels
(particulirement pour le standard tlphonique ou les postes de service
public)
- avoir une vision globale sur lanne universitaire, des vnements importants
du SCD (dates des conseils, rcolement, voyages, ESGBU, formations internes
de grande envergure, expositions, etc.)
- personnalisation de son agenda
- rserver un matriel (vido-projecteur ou ordinateur portable)
- pouvoir faire un suivi de ses demandes (rponse en ligne)
- lancer ou rpondre une enqute en ligne
3.3. Lintranet pour communiquer

En matire de communication, les besoins se sont galement prciss :
- rechercher une personne sur un ou plusieurs annuaires (SCD UCBL ou
extrieure) par son nom, au moyen dun moteur de recherche unique
- visualiser et imprimer lannuaire des personnels SCD dans son ensemble ou
par service (BU sciences, BU sant, etc.).
- afficher et imprimer un trombinoscope
- communiquer par messagerie avec une ou plusieurs personnes
- diffuser selon un rythme dfini, des informations cibles
- diffuser des informations en masse par ml, des groupes dtermins.
- constituer partir dun annuaire, des groupes SCD, UCBL, extrieurs et des
groupes mixtes
- constituer des groupes, partir dune requte sur Harpge ou sur Apoge
- activer les fonctions de publipostage, avec impression dtiquettes ou
denveloppes, pour une diffusion massive dinformation
- pouvoir grer ses congs et son temps de travail en ligne : demande de cong,
ou de rcupration, obtenir une rponse, consulter son compte horaires et
cong, valider la demande
- pouvoir sinscrire en ligne une formation via un formulaire. valider la
demande, consulter la rponse
- 37


- pouvoir sexprimer et changer sur un sujet dans un forum interne
- communiquer de manire interactive avec les enseignants et les chercheurs
- consulter ou publier des petites annonces personnelles
4. Quelles fonctionnalits ?

Aprs lapproche des contenus, lapproche des fonctionnalits permet daborder la
question des choix technologiques adapts et susceptibles de satisfaire les besoins
exprims ci-dessus. Ce sont en fait, pour la plupart les outils classiques de tout
intranet : un client de messagerie, un annuaire, un forum, un agenda, un moteur de
recherche, des FAQ, des outils de gestion de contenu, de partage de documents,
des Workflows simples et des outils de mesure. Pour que le systme soit simple
installer, utiliser et administrer, il est ncessaire de prvoir une concentration
des donnes et des outils au sein dune interface unique.

4.1. Messageries et annuaires

La messagerie et les annuaires, en particulier lannuaire de LUCBL seront bien
entendu utiliss. Il devra tre possible dexploiter un annuaire dynamique
(connect lannuaire LDAP) avec possibilit dextraction de donnes pour
activation de la fonction de publipostage dans les logiciels de traitement de texte.
Une fonction forum, interne au SCD des fins dchanges pourra tre utilise.

4.2. Agenda partag

Le module intranet devra comporter des fonctionnalits dagenda partag qui devra
couvrir les besoins classiques dun agenda personnel (fonctionnalits pouvant
tre assures par un agenda papier), les besoins de consultation des agendas
personnels de tous les personnels du SCD (fonctionnalits de consultation de
planning) mais galement assurer des fonctionnalits collaboratives permettant
- 38


dalimenter les diffrents agendas de manire interactive et synchrone en ligne
dans lintranet.

4.3. Fonctions de partage de documents

Dans lespace de travail collaboratif, un espace partag, accessible distance
permet de crer, de modifier et dorganiser des documents. Les principales
fonctionnalits de lespace partag sont :
- lorganisation de rpertoires
- la gestion des droits
- lutilisation de modles de documents
- lindexation
- la diffusion slective selon des groupes pralablement dfinis

4.4. Fonctions de workflow simple

Le workflow dcrit le circuit de validation, les tches accomplir entre les
diffrents acteurs d'un processus, les dlais, les modes de validation et fournit
chacun des acteurs les informations ncessaires pour la ralisation de sa tche
Cration des procdures et des formulaires de cration, de demande et de
validation pour :

- demande dautorisation dabsence
- demande de temps partiel
- demande de frais de mission
- demande de rservation de salles, de matriel
- demande dinscription aux formations
- formulaire de traitement des incidents informatiques

- 39


4.5. Moteur de recherche

Un moteur de recherche devra permettre de procder une recherche sur
lensemble des contenus de lintranet. Il visera une recherche globale, mais aussi
selon des modalits plus prcises (par format de fichiers, par date, etc.). Le moteur
de recherche du SID devra ignorer les documents intranet SCD.

4.6. Solution ddition

Les solutions technologiques de type CMS (Content management system)
galement connues sous lintitul WCM (Web content management) permettent de
grer de faon dcentralise des masses dinformation trs importantes. Ldition
en ligne se fait par une interface de saisie simplifie, elle permet une normalisation
et une standardisation des contenus. Cest une technologie qui optimise la
recherche dinformation par un moteur de recherche. Elle permet une traabilit
des contenus et de lhistorique. Cest surtout une application qui permet une
gestion dcentralise. Chaque service ou chaque groupe d'utilisateur peut ainsi
participer l'enrichissement de l'intranet qui devient ainsi un outil de travail pour
tous, pouvant tre administr par tous selon les besoins et les droits. Dj dploy
dans de nombreux tablissements K-Sup CMS est loutil de gestion de contenu qui
sera utilis par lUCBL.

4.7. Gestion des accs et des droits

Lorsque l'intranet est au cur de lorganisation et quil devient un outil
dcisionnel, il devient important de prendre en considration les notions de
scurit et de confidentialit. Certaines informations ou applications doivent tre
accessibles tout public alors que dautres sont rserves un public restreint. La
gestion des droits d'accs, en lecture comme en criture, devient un point essentiel
pour certaines informations (dossiers de ressources humaines ou de gestion du
- 40


personnel par exemple). Michel Germain dans son ouvrage Conduite de projet
intranet
16
, propose une segmentation de cible en fonction du type et du contenu
de chaque information.
- diffusion tous publics
- diffusion au management
- diffusion slective mtier
- diffusion gographique
- diffusion par rapport des fonctions exerces
Il conviendra toutefois, de ne pas multiplier ces accs afin de ne pas en alourdir la
gestion.
4.8. Un outil statistique permettant lanalyse de
laudience.

Ds la conception dun intranet, il est important de mettre en place des
fonctionnalits de mesure qui donnent des indications sur la faon dont lintranet
est utilis. Il est en effet fondamental dtudier le trafic (analyse des pages visites
et nombre de visites sur une page dtermine) ou sur la navigation (volution de
parcours, chemin de chaque navigation). Les outils statistiques sont le plus souvent
de deux ordres :
- ceux qui reposent sur l'analyse des fichiers du serveur
- ceux qui utilisent la technologie de marquage de pages
Quelle que soit la technologie utilise, un outil statistique permet dexaminer avec
prcision la faon dont les personnes sapproprient (ou non) lintranet. Cest
vritablement un outil de pilotage qui permet dorienter et de faire voluer
lintranet en fonction des besoins et des usages.






16
Germain, Michel. Conduite de projet intranet. Paris, Economica, 2004
- 41



Partie 5 : la gestion du projet

Un projet intranet ncessite la mise en place dune organisation structure
destine orchestrer lensemble des processus qui lui sont lis, la dfinition des
rles et des missions des diffrents acteurs
17
.
La gestion du projet intranet du SCD sarticulera autour de ces quelques
questions :
- Quels sont les moyens disposition ?
- Qui est impliqu dans ce projet ?
- Quelle est lorganisation mettre en place ?
- Comment le mettre en uvre ?
1. Les moyens : financiers, matriels et
humains
1.1. Moyens financiers

Lintranet nayant pas de budget propre, cest le budget global du SI qui couvrira
les besoins de lintranet.
1.2. Moyens matriels et techniques

Les moyens techniques sont lis aux choix du SID et du systme dinformation de
lUCBL. Il semblerait ce jour que ce soit lENT K-Sup qui couvrira lessentiel
des besoins du SCD en matire dintranet. Il se peut toutefois que des outils
spcifiques soient ajouts. Dans le cahier des clauses techniques particulires, une
tranche conditionnelle de lappel doffres, relative la prise en charge de fonctions


17
Germain, Michel. Conduite de projet intranet. Paris : Economica, 2004
- 42


collaboratives par le portail documentaire (en particulier pour des fonctions de
type workflow), est explicitement mentionne.

Pour laspect matriel, le responsable informatique du SCD prendra en
considration les besoins en quipement adapts aux besoins de cette nouvelle
application.
1.3. Moyens humains

Mettre en place et faire vivre un intranet nest pas seulement une affaire de
technique et de budget : cela ncessite des ressources humaines et un
investissement en temps de la part de chacun des acteurs, mme si cest avec des
moyens humains constants quil faudra raisonner.
Dans la perspective de dcentralisation qui a t la ntre, il conviendra de faire en
sorte que les activits de lintranet soient prises en compte dans la charge de
travail des contributeurs. Il faudra valuer, pour chacun, le temps devant tre
consacr lintranet et sassurer que les personnes pressenties et motives par le
projet aient du temps lui consacrer. Le groupe de projet a donc intrt valider
en amont avec la direction les moyens qui sont sa disposition. Il ne faut pas
perdre de vue que le but dun intranet est de faciliter le travail et non dalourdir
lorganisation : il ne doit en aucun cas mobiliser des forces de travail
disproportionnes par rapport aux services attendus.
2. Les acteurs de lintranet

Sil est vrai que lintranet ncessite des moyens et des comptences techniques
pour tre mis en uvre, il est dabord un outil dinformation et de communication.
Cest la raison pour laquelle la rflexion sur lintranet ne doit pas omettre de
dfinir les acteurs et le rle de chacun dans ce projet.
- 43


2.1. En phase de projet
2.1.1. La question du comit de pilotage

Si pour tout projet de ce type, un comit de pilotage simpose, la problmatique,
dans le contexte actuel du SCD, me semble lgrement diffrente: lintranet du
SCD est un projet qui simbrique dans le projet global du Systme dinformation
documentaire. Lintranet na pas de budget propre et les solutions techniques
envisages sont totalement dpendantes du systme dinformation. Il ny a donc
pas ncessit, me semble t il, de mettre en place un comit de pilotage spcifique.
La structure en place pour le SI parat suffisante : ce qui importe, cest quau sein
du comit de pilotage du systme dinformation documentaire, la question de
lintranet soit bien relaye.
2.1.2. Le chef de projet intranet

Cest lui qui initie la dmarche et anime lquipe, il conseille, accompagne, et
favorise les initiatives.. Il value les usages, informe sa hirarchie de lvolution
du projet et travaille en lien troit avec les services informatiques. Il doit
encourager les personnes et les services utiliser loutil afin de rentrer dans une
logique de communication. Le poste de charg de communication qui m'a t
confi me dsigne de facto comme le chef de projet intranet.
2.1.3. Lquipe projet

La mise en place dun intranet ncessite de constituer un groupe de travail sur les
problmatiques spcifiques de lintranet. Lquipe projet pourrait se composer du
chef du projet SI, du charg de communication, du responsable informatique, des
chefs de service, et de collgues reprsentatifs des diffrents aspects du mtier.
Pivot de toute lorganisation, lquipe projet devra tre porteuse de ses valeurs.
Elle sera charge de recueillir les informations en provenance des utilisateurs
finaux, dorienter la rflexion. Elle devra travailler selon plusieurs axes et
- 44


notamment les questions dergonomie, de charte graphique, dorganisation des
contenus et de structuration de la page daccueil.
2.2. En phase de dveloppement
2.2.1. Le responsable de lintranet

Le responsable de lintranet exerce ses fonctions dans le cadre de sa mission de
communication et son rle est davantage celui d'un rdacteur que d'un spcialiste
de la technique. Le responsable de lintranet contrle en permanence la pertinence
et la justesse des informations et veille une collaboration troite avec les
producteurs de l'information. Il doit avoir une vision densemble, analyser les
usages et, en lien avec les services informatiques, envisager dventuels
dveloppements. Cest le plus souvent au chef du projet intranet que revient cette
responsabilit.
2.2.2. Les contributeurs

Chaque personne, de la secrtaire au directeur, en passant par le bibliothcaire
charg du prt entre bibliothques ou du responsable du service public, doit
pouvoir participer l'enrichissement de l'intranet et tre un contributeur potentiel.
Loutil de CMS K-Sup, a lavantage de permettre une publication dinformations
totalement dcentralise et extrmement simple dutilisation. Il nest plus
ncessaire de matriser un logiciel ddition de type Dreamweaver, la saisie des
informations se faisant par le remplissage de formulaires. Le service informatique
ou le service de communication, sils restent des acteurs importants, nont pas le
monopole de lalimentation de lintranet. Il conviendra donc de dfinir, au regard
de chaque contenu inventori, une personne qui de par ses fonctions et ses
comptences professionnelles, est capable dalimenter et de mettre jour la
rubrique de lintranet qui la concerne.

- 45


2.2.3. Les utilisateurs

Tout utilisateur final est acteur de lintranet : il a un compte ouvert et peut
consulter les informations qui sy trouvent. Limplication des utilisateurs est par
consquent essentielle, car ce sont eux qui utiliseront loutil au quotidien. Ils sont
les mieux placs pour juger de la qualit de lergonomie et de linterface. Un
groupe dun groupe dutilisateurs, pourra avec profit tre impliqu et participer
l'enrichissement de l'intranet en faisant des propositions.
2.2.4. Le service informatique

Il est un partenaire indispensable pour les questions de paramtrage, de gestion de
droit et d'administration gnrale. Il contribue la rflexion globale sur lintranet
et envisage avec le responsable, les volutions techniques de loutil.
2.2.5. La hirarchie

Dans la mesure o lintranet est un vecteur de communication, il est fondamental
que la hirarchie simplique, soutienne le projet, lannonce lensemble du
personnel, value les expriences et propose des amliorations de structure.

3. La dynamique dorganisation et de
publication

Avant de se lancer dans laventure intranet le groupe de projet doit mettre en
place une stratgie et un circuit ditorial
18
. En pratique, il faut sassurer quun
certain nombre dlments soient dfinis et valids.


18
AFNET. Disponible sur : http://www.afnet.fr (consult le 15 septembre 2005)
- 46


3.1. La stratgie ditoriale

Ladoption dune stratgie ditoriale consiste sassurer quun certain nombre de
fonctions soient pralablement dfinies :

- la ligne ditoriale, les objectifs rdactionnels
- le rubriquage : dtail du contenu de chaque rubrique, frquence de parution
- les gabarits ditoriaux : taille des articles, dcoupage
- le guide de rdaction : les sujets des contenus rdactionnels
- une valuation de la charge de travail selon les profils
- une taxinomie : axes et rgles de nommage et de catgorisation
3.2. Le circuit ditorial

Dfinir un circuit ditorial revient identifier les diffrents acteurs du circuit.

- qui sont les contributeurs, les producteurs de contenu ?
- qui sont les valideurs de linformation ?
- qui sont les publieurs ?

Dans le cas du SCD Lyon 1, on veillera ce que chaque service ou mission soit
bien reprsent dans cette chane de publication. Ensuite, dans chaque cas, il
faudra tablir la liste complte des rles. Il faudra enfin dfinir les principaux
processus de contribution et de publication.

Il conviendra de constituer un comit ditorial, compos de reprsentants des
diffrents services producteurs, charg de donner un avis sur les contenus
ditoriaux. Le comit ditorial rgle les ventuels litiges entre services producteurs
d'information, et veille la cohrence de la ligne ditoriale.

- 47


4. Les tapes du projet
Il me parat prmatur, ce jour, dtablir un calendrier prcis du projet intranet ;
en effet, le systme dinformation documentaire doit dabord tre mis en place au
sein du SCD, et la question de la tranche conditionnelle pour la mise en uvre des
fonctions collaboratives dans le portail documentaire, explicitement demande
dans lappel doffres sera dterminante.
Cela nempche pas nanmoins denvisager un plan daction en six tapes :

Les diffrentes tapes
du projet intranet au SCD
Remarques
Prparation du projet
contexte, objectifs, enjeux

Faisabilit
ressources disponibles, identification des besoins,
dfinition des solutions



Le PPP pourra servir de
base pour ces deux tapes
Choix dune solution Selon lappel doffre
septembre 2006
au plus tard
Organiser la ralisation
les tapes, les acteurs, planning, calendrier

Ralisation du projet
Coordination des diffrents prestataires, contrle des
tches, des dlais



Prvoir 6 mois partir
de ltape prcdente

Evaluation du projet

Tout au long de la mise
en place
et en fin de projet.

- 48


5. Conduire le changement

Un projet dintranet, qui sinscrit dans la stratgie de ltablissement, aura de
fortes rpercussions sur le travail quotidien : il faudra, en service public par
exemple, abandonner certains classeurs et faire une recherche sur un cran, il
faudra sadapter une mise en page diffrente, etc.. Or, modifier ses habitudes
nest pas toujours bien vcu et malgr un contexte plutt favorable dans le cas du
SCD, des rsistances au changement sont attendre. Le premier facteur cl de
succs sera donc de mobiliser les futurs utilisateurs et de crer un
environnement favorable au projet. Communication et formation seront deux axes
quil conviendra de ne pas ngliger.
5.1. Communiquer

La mise en place de lintranet sera fonde sur le dialogue et la concertation. Ds le
dbut, dans la phase dexpression des besoins, puis tout au long du projet,
limplication de lensemble du personnel est essentielle.

Il faudra tout dabord communiquer auprs des futurs utilisateurs, en leur
expliquant ce qui va changer, et quels seront les contraintes et les bnfices de ce
changement : ce sont eux qui utiliseront loutil au quotidien, ils pourront tre
invits se prononcer sur la qualit de lergonomie et de linterface.

Les acteurs du projet devront plus particulirement tre informs de chaque
avance et de chaque problmatique. Ils devront tre associs aux dmonstrations
afin de recueillir leurs remarques et les impliquer dans la validation des tapes.
Pour standardiser une application, il faut un enjeu mtier et la recherche de
consensus est essentielle.

Afin dviter tout malentendu (on entend parfois dire que lintranet tue la
communication ), et pour que la dimension humaine du projet ne soit pas carte,
il faudra veiller ce que la communication autour du projet intranet, ne soit pas
- 49


exclusivement lectronique et virtuelle. Les mthodes de conduite du projet
devront intgrer divers canaux dinformation et viter de nutiliser que le mail ; il
faudra penser communiquer sur le projet lors des runions de service pour
informer de vive voix de lavance des travaux. De manire plus informelle, il est
important de parler de ce projet et dchanger des ides autour.

Il faudra enfin faire preuve dimagination et parvenir nommer cet intranet,
lui trouver une appellation, un acronyme, un sigle ou quelque chose qui le
reprsente et qui soit approuv ou reconnu par tous, pour permettre chacun de se
lapproprier.

En phase de lancement, on pourra inaugurer lintranet et offrir au personnel un
tapis de souris, un sous-main ou une carte postale symbolisant lintranet.


5.2. Former

Dans son article Enjeux et perspectives dun intranet en ressources humaines
19

Nadge Gunia fait remarquer quun des risques majeurs de lintranet est une sous
utilisation , voire un rejet qui peut avoir pour cause un manque dintrt ou un
manque de comptence. En effet mme si lintranet est un outil relativement
simple utiliser, cest un outil nouveau et qui peut drouter au moment de sa mise
en uvre. Ceci est dautant plus important que lintroduction dune nouvelle
technologie dans une organisation peut aisment devenir une source de clivage
entre ceux matrisant la technologie et les autres.

Il convient donc dattacher une attention particulire la formation de tout le
personnel susceptible de lutiliser. On ne se contentera pas dune seule formation

19
Gunia, Nadge. .Enjeux et perspectives dun intranet en ressources humaines. Disponible sur : http://www.univ-
tlse1.fr/lirhe/publications/notes/369-02.pdf. (consult le 11/09/05)
- 50


mais on prvoira un mini plan de formation , tal dans le temps et selon les
comptences de chacun.
- Une premire sance de formation permettra une prsentation gnrale de
loutil lensemble du personnel
- Une deuxime sance, aprs quelques semaines dutilisation pourra permettre
den explorer toutes les possibilits
Il faudra inclure galement une formation/prsentation de lintranet tout nouveau
personnel intgrant ltablissement

5.3. Evaluer
Dans le cadre dun projet intranet, lvaluation tout au long des tapes de
conception, de ralisation est une ncessit, impose par le caractre transversal
des applications mises en uvre. Lvaluation fait partie de la culture de projet.

















- 51



Conclusion

http://www.20six.fr/FIBE/archive/2005/05/

Oui lintranet favorise la communication, et pas seulement quand il sagit
dacheter du caf !

Pourtant lintranet nest pas loutil magique qui rsout tous les problmes de
communication : implanter un intranet est loccasion de dcortiquer une
organisation, de mettre plat le fonctionnement et dans sa phase de conception, le
dveloppement dun intranet servirait plutt de rvlateur aux problmes de
communication
Concevoir et mettre en uvre un intranet est un exercice difficile la croise, de
choix technologiques, de problmes organisationnels et de facteurs humains. La
mise en place de lintranet au SCD Lyon1 nchappe pas cette rgle : une parfaite
identification des besoins du SCD et limplication des utilisateurs, ds le dbut du
projet sont des gages de russites. Lintranet implique une nouvelle faon de
travailler, qui ncessite une formation et une sensibilisation de lensemble du
personnel, dterminantes pour la russite du projet.
Cest aussi un projet enthousiasmant car il ny a pas un intranet type, ni un intranet
modle ; lintranet du SCD est un intranet en devenir, construire ensemble,
dans un SCD spcifique, avec ses caractristiques propres quil faudra savoir
prendre en compte. Dans ce contexte, la mthodologie adopte sera dcisive.
- 52


Les sigles les plus utiliss



APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des tudiants
BVE : Bureau virtuel de ltudiant
CMS : Content management system (solution de gestion de contenu)
DAG : Direction des Affaires Gnrales (service administratif du SCD)
DSI : Diffusion slective de l'information (ou diffusion sur profil)
ENCORA : Environnement Numrique du Campus Ouvert Rhne Alpes
ENT : Environnement numrique de Travail
ESUP : Environnement numrique de travail assurant laccs aux services
pour les tudiants et les personnels de lEnseignement Suprieur
GED : Gestion Electronique de Documents
HARPEGE Harmonisation de la Gestion des Personnels,.
IRIDOC Initiation la recherche dinformation sur internet
NABUCCO : NOuvelle Approche BUdgtaire et COmptable
SID : Systme dinformation documentaire
SIGB : Systme Intgr de Gestion de Bibliothque
SUDOC : Systme universitaire de documentation
TIC : Technologies de linformation et de la communication
TICE Technologies de information et de la communication pour lenseignement





- 53


Bibliographie
1TRANET. Intranet pour quoi faire ?
Disponible sur : http://www.1tranet.com (consult le 15/06/05).

AFNetT ASSOCIATION FRANCAISE DES UTILISATEURS DU NET.
Disponible sur : afnet: http://www.afnet.fr. (consult le 10/09/05).

BEDEL, Anne, ASSOCIATION ADMIROUTES. Guide Intranet : comment mettre
en place un intranet dans une administration. Disponible sur :
http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/set.htm (consult le 15/06/05).

AZAR-EXBRAYAT, Sophie. Un intranet documentaire au service de lusager :
conception et mise en place. Documentaliste Sciences de linformation, 2002,
vol. 39, n 4-5

BELL, Daniel. Vers la socit post-industrielle. Paris : R. Laffont , 1976

BOCK, Anne-Marie, CHARLES, Evelyne, PEYRE, Franoise, ROUX, Catherine.
Intranet et communication interne dans les bibliothques, mmoire de recherche
du diplme de conservateur de bibliothque. Lyon : ENSSIB, 2004.

BOMBARDE, Sophie. Intranet pour une communication russie : outils et
pratiques. Issy les Moulineaux : Stratgies, 2000.

BORDAGE, Stphane, BROUSSE, Franklin, THEVENON David. Conduite de
projet Web. Paris : Eyrolles, 2003.

BOURGET, Laurence, HOULETTE, Anne-Marie, MARCHAIS, Gwenalle.
Lintranet en bibliothque, mmoire de conservateur de bibliothque, sous la
direction de Marie-France PEYRELONG. Lyon : ENSSIB, 2003. 49 p. Disponible
sur :
http://www.enssib.fr/bibliotheque/documents/dcb/M-2003-RECH-11-bourget.pdf
- 54


BOURLON, Patrice (Socit Syntonie). Service Commun de la Documentation -
Universit Claude Bernard Lyon 1, Dmarche qualit accueil, Synthse des
propositions. Mai 2005. (Document de travail consultable au SCD Lyon 1)

DE MIRIBEL, Marielle. Contribution la reconnaissance de la fonction
communication en bibliothques : approche thorique et historique : la
communication crite en direction des lecteurs. Paris : Universit Paris 10
Nanterre, UFR des sciences de la communication et de linformation. Th. Doct. :
Sc. Inf.com. : Paris : 1999, 2 volumes.

GERARD, Laurent. Communication interne : incontournable intranet. Entreprise
& carrires, n 709, 23 au 29 mars 2004.

GERMAIN, Michel. Conduite de projet intranet. Paris : conomica, 2004.

GUNIA, Nadge. Enjeux et perspectives dun intranet en ressources humaines.
LIRHE, note n 369, 2002.
Disponible sur : http://www.univ-tlse1.fr/lirhe/publications/notes/369-02.pdf
(consult le 18/05/05))

LENARD Michle, TOSCA consultant. Diffuser la documentation via Internet et
Intranet : description des serveurs Web associs aux systmes de gestion
documentaire et de bibliothque. ADBS ditions, 1998. (Collection Sciences de
l'information. Srie Recherches et documents)

MAYEUR, Alain. Les espaces numriques de travail. Disponible sur :
http://2003.jres.org/actes/paper.84.pdf (consult le 10/09/05)

MEAUDRE, Danielle. La communication interne dans les collectivits
territoriales, de l'Intranet aux Social Softwares. / Colloque du Centre d'Etudes
Compares en Communication Politique et Publique (CECCOPOP) de Paris XII.
- 55


Disponible sur : http://www.univ-paris12.fr/www/labos/ceccopop/. (consult le
13/07/05)

MUCCHIELLI, Alex .La communication interne : les cls d'un renouvellement.
Paris : A. Colin, 2001.

NEVEU, Erik. Une socit de communication ? Paris : Montchrestien, (clefs /
Politique), 2
e
d., 2001.

OBSERVATOIRE DE L INTRANET
Disponible sur : http://www.observatoire-intranet.com/ (consult le 10/09/05)

SIX ET DIX. Cahier des clauses techniques particulires (CCTP) du Portail
Documentaire de lUCBL. [Document de travail]. Aot 2005

SMOUTS, Marie. La communication interne en bibliothques : lexemple du SCD
de luniversit Lyon 1, mmoire dtude du diplme de conservateur de
bibliothque, sous la direction. de Marie-France Peyrelong. Lyon : Enssib, 2003.

WEBLEMON, Agence conseil en nouvelles technologies. Disponible sur :
http://www.weblemon.com/index.php (consult le 10/09/05)

WINKIN Yves. La Nouvelle Communication : Paris, Le. Seuil, 2000. (Points.
Essais. Sciences humaines)
- 56