SECRETARIA DE PLANEJAMENTO

E DESENVOLVIMENTO REGIONAL
CONVNIOS UAM e AEM
Manual de Gesto e
Prestao de Contas
Governo do Estado de So Paulo
Geraldo Alckmin
Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional
Emanuel Fernandes
Fundao Prefeito Faria Lima Cepam
Lobbe Neto
Fundao Prefeito Faria Lima Cepam
Equipe Tcnica
Gesto de Polticas Pblicas: Fernando Montoro (coordenador)
Assistncia Jurdica: Jos Carlos Macruz (coordenador)
Tcnicos: Luiz Antnio da Silva, Manoel Jardim, Marcos Jos de Castro,
Maria Niedja Leite de Oliveira e Vera Lucia Martins Sette
Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional (SPDR)
Equipe Tcnica
Desenvolvimento Regional: Marcelo Sacenco Asquino (coordenador)
Unidade de Articulao com Municpios (UAM): Ivani Vicentini (dirigente)
Tcnicos: Elisabete Neves dos Santos, Karla Alessandra Lobo Dutra, Lenir
Jos da Cunha e Castro, Liliane Suda Torres, Maria Sideni Guedes das Neves
e Simone Jurgenfeldt
Escritrios Regionais de Planejamento: Araatuba, Baixada Santista,
Barretos, Bauru, Campinas, Central, Franca, Marlia, Presidente Prudente,
Ribeiro Preto, So Jos do Rio Preto, So Jos dos Campos, Sorocaba e
Vale do Ribeira
Manual de Gesto e
Prestao de Contas
CONVNIOS UAM e AEM
So Paulo, 2011
2
a
edio
Revista e Atualizada
1
a
edio 2009 900 exemplares
Introduo ............................................................................................. 6
As Transferncias de Recursos do
Estado de So Paulo aos Municpios .................................................. 8
Instrumentos Utilizados nas Transferncias de
Recursos do Estado de So Paulo aos Municpios ............................ 9
Caractersticas dos Convnios ........................................................... 10
Os Principais Programas de
Desenvolvimento Regional da SPDR ............................................... 12
Prestao de Contas e Tomada de Contas ........................................ 13
A Importncia da Prestao de Contas ............................................ 17
Documentos Comprobatrios para
Formalizar a Prestao de Contas ..................................................... 18
Recomendaes Gerais ...................................................................... 27
REFERNCIAS
SUMRIO
C
o
n
v

n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
6
Manual de Gesto e Prestao de Contas
As prefeituras contam com importante parcela de seus recursos nanceiros dis-
ponveis advindos de transferncias voluntrias dos Estados e da Unio. Dada
a enorme quantidade das atribuies, muitos municpios necessitam desses
recursos, uma vez que a arrecadao de tributos prprios e as transferncias
constitucionais e legais no so sucientes.
Para reforar o caixa, as Administraes municipais precisam das transferncias
voluntrias da Unio e dos Estados: so recursos nanceiros repassados em de-
corrncia da celebrao de convnios, acordos, ajustes ou outros instrumentos
similares, cuja nalidade a realizao de obras ou dos servios de interesse
comum e coincidentes entre as trs esferas do governo.
Essas transferncias so destinadas a polticas de carter federativo em diver-
sas reas governamentais. Incluem, alm da sade, educao e assistncia
social, aes em reas como turismo, acessibilidade, cultura, defesa do meio
ambiente, habitao, saneamento, infraestrutura, segurana e esportes.
INTRODUO
Manual de Gesto e
Prestao de Contas
C
o
n
v

n
i
o
s
S
P
D
R
UAM e AEM
7
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
As transferncias voluntrias no podem ser vistas como doao de recursos
e diferenciam-se das demais transferncias, uma vez que sua distribuio s
efetivada se houver vontade das partes na consecuo das polticas comuns.
Para isso, devem celebrar um convnio, no qual os signatrios assumem de-
veres e obrigaes para implementar o objeto de interesse pblico, seja a
construo de uma obra ou a prestao de um servio. Como consequncia,
o municpio deve prestar contas dos gastos efetuados, para provar sua confor-
midade com o acordado no convnio.
preciso lembrar a importncia desses recursos para os municpios paulistas.
O total das transferncias voluntrias de todas as secretarias do governo do
Estado de So Paulo para as municipalidades superaram a cifra de R$ 2 bi-
lhes, no binio 2007/2008, valor que corresponde a cerca de 2,5% da Receita
Oramentria (RO), conforme dados municipais consolidados pela Secretaria
do Tesouro Nacional/ Finanas do Brasil (STN/Finbra)1. Esses recursos so uti-
lizados na compra de bens, em obras ou na prestao de servios que colabo-
ram com polticas pblicas setoriais de competncia comum.
A SPDR realiza dois tipos de transferncias voluntrias, conforme o programa
de repasse:
Programa de Articulao Municipal, da Unidade de Articulao com Mu-
nicpios (UAM);
Programa Atuao Especial em Municpios (AEM).
Para auxiliar a SPDR a cumprir seu papel de orientar na elaborao de conv-
nios e na prestao de contas das transferncias voluntrias, o Cepam elaborou
este manual, depois de ouvir os representantes dos Escritrios Regionais (ER)
e da prpria secretaria na capital. O manual apresenta as principais caracters-
ticas desse tipo de repasse nanceiro e orienta os municpios que celebraram
convnios com a UAM e o AEM para a correta prestao de contas.
Outros avanos e simplicaes so necessrios para agilizar a obteno de transfe-
rncias voluntrias. Novas propostas, que envolvem alteraes legais e institucionais,
devem ser estudadas. Por hora, este um passo importante na desburocratizao
dos procedimentos necessrios execuo e prestao de contas dos convnios.
1
Considerando 637 municpios, em 2008, e 625, em 2007, do total dos 645 municpios do Estado.
8
Manual de Gesto e Prestao de Contas
Esperamos que as orientaes apresentadas a seguir facilitem, de fato, a pres-
tao de contas pelos municpios contemplados com os recursos de transfern-
cias voluntrias estaduais e sejam um passo importante no processo de simpli-
cao dos convnios entre os municpios paulistas e o Estado de So Paulo.
AS TRANSFERNCIAS DE RECURSOS
DO ESTADO DE SO PAULO AOS MUNICPIOS
A Constituio Federal entregou a todos os entes da Federao Unio, Esta-
dos, Distrito Federal e municpios , a competncia para instituir e arrecadar de-
terminados tributos. Ocorre que os tributos que geram maior volume de recur-
sos so recolhidos pelas esferas estadual, distrital e federal, como o caso do
Imposto sobre a Renda (IR), que pertence Unio, e o Imposto sobre Circulao
de Mercadorias e Servios (ICMS), que pertence aos Estados.
Por essa razo, a existncia de um sistema de transferncias scais intergover-
namentais, que reduza as disparidades regionais de renda e riqueza, funda-
mental em nosso Pas.
As transferncias podem decorrer de imposio constitucional ou legal, a exem-
plo do Fundo de Participao dos Municpios (FPM), da Quota-Parte do ICMS
(QPM-ICMS), da repartio do Imposto sobre Propriedade de Veculos Automo-
tores (IPVA), do Fundo de Manuteno e Desenvolvimento da Educao Bsica
e de Valorizao dos Prossionais da Educao (Fundeb), do Sistema nico de
Sade (SUS), do Fundo Especial do Petrleo (FEP).
Nesses casos, o que se busca garantir aos governos locais maior previsibili-
dade das suas receitas e, principalmente, autonomia scal, pois, salvo as exce-
es, quem repassa o recurso no pode impor condies para sua utilizao.
So as chamadas transferncias obrigatrias.
Mas, o que nos interessa em especial neste momento, para tratar dos conv-
nios entre Estados e municpios, so as transferncias voluntrias, pelas quais
a Unio e os Estados direcionam, por intermdio da cooperao intergoverna-
mental, recursos para certas funes ou setores considerados prioritrios.
9
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
Ao contrrio das transferncias constitucionais e legais, nas voluntrias, existe
clara interferncia do ente repassador, que dene, via de regra, o objetivo da
transferncia (programa, projeto ou ao) e em que tipo de despesa os recursos
podem ser usados (custeio ou investimento).
O governo do Estado de So Paulo, por meio de suas secretarias, vem intensi-
cando a cooperao com as administraes locais, por meio das transferncias
intergovernamentais voluntrias, um instrumento que fortalece as municipalida-
des e, principalmente, reduz as disparidades de renda e desenvolvimento social
entre as diversas regies do Estado.
INSTRUMENTOS UTILIZADOS NAS TRANSFERNCIAS DE
RECURSOS DO ESTADO DE SO PAULO AOS MUNICPIOS
As transferncias constitucionais e as legais so regulamentadas por leis es-
peccas e tm tanto os critrios que denem a origem dos recursos como
os montantes a serem distribudos a cada municpio legalmente especicados.
Podem ser classicadas em duas espcies: automticas e fundo a fundo.
As transferncias automticas constituem-se no repasse de recursos nancei-
ros sem convnio ou outro tipo de ajuste. So concretizadas mediante depsito
automtico em conta corrente especca do municpio.
As transferncias fundo a fundo consistem no repasse de recursos diretamente
de um fundo estadual (ou federal) para fundos da esfera municipal, especial-
mente nas reas da sade e da assistncia social. Tambm nessas situaes
no h que se falar na celebrao de convnios ou ajustes similares.
Entretanto, as transferncias voluntrias, que a Lei de Responsabilidade Fiscal
(LRF) classica como cooperao, auxlio ou assistncia nanceira, esto vin-
culadas a uma utilizao especca (programa de governo ou eventualmente
a projetos e aes pontuais) disciplinada por convnio de colaborao, termo
de cooperao ou, em situaes especiais, por contrato de repasse. Em nosso
caso, o instrumento jurdico normalmente adotado para disciplinar a utilizao
das transferncias voluntrias o convnio de colaborao, tratado a seguir.
10
Manual de Gesto e Prestao de Contas
CARACTERSTICAS DOS CONVNIOS
O convnio de colaborao instrumento utilizado pela Administrao Pblica
para formalizar parcerias com entes pblicos ou com pessoas jurdicas de di-
reito privado. O convnio sempre pode ser celebrado para efetivar objetivos de
interesse comum dos participantes. Est previsto no artigo 241 da Constituio
Federal com a seguinte redao:
A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os municpios disciplinaro por meio
de lei os consrcios pblicos e os convnios de cooperao entre os entes
federados, autorizando a gesto associada de servios pblicos, bem como a
transferncia total ou parcial de encargos, servios, pessoal e bens essenciais
continuidade dos servios transferidos.
Na Administrao Pblica, o convnio vem sendo sistematicamente utilizado
sempre que h o efetivo repasse de recursos pblicos a outras entidades pblicas
ou associaes privadas destinados a determinadas aes de interesse pblico.
Embora o convnio no se confunda com contrato administrativo, o instrumento
formaliza um acordo de vontades e, nesse sentido, impe obrigaes e respon-
sabilidades aos signatrios. A Lei 8.666/93, que trata dos Contratos e Licita-
es, em seu artigo 116, regulamenta os convnios.
Estabelece que a celebrao depende da aprovao de um plano de trabalho,
a ser apresentado pela parte interessada. O plano deve conter as seguintes
informaes ( 1):
I. identicao do objeto a ser executado;
II. metas a serem atingidas;
III. etapas ou fases de execuo;
IV. plano de aplicao dos recursos nanceiros;
V. cronograma de desembolso;
VI. previso de incio e m da execuo do objeto, bem assim da concluso
das etapas ou fases programadas;
VII. se o ajuste compreender obra ou servio de engenharia, comprovao
de que os recursos prprios para complementar a execuo do objeto
11
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
esto devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendi-
mento recair sobre a entidade ou rgo descentralizador.
A assinatura do convnio obriga o rgo repassador do recurso a comunicar o
fato Assembleia Legislativa ou Cmara Municipal respectiva.
A liberao dos recursos parcelada e est vinculada ao plano de aplicao
aprovado. As parcelas cam retidas nos seguintes casos:
Quando no houver comprovao da boa e regular aplicao da parcela an-
teriormente recebida, na forma da legislao aplicvel, inclusive mediante
procedimentos de scalizao local, realizados periodicamente pela enti-
dade ou rgo descentralizador dos recursos ou pelo rgo competente
do sistema de controle interno da Administrao Pblica;
Quando for verifcado desvio de fnalidade na aplicao dos recursos, atrasos
no justicados no cumprimento das etapas ou fases programadas, prticas
atentatrias aos princpios fundamentais de administrao pblica nas contra-
taes e demais atos praticados na execuo do convnio, ou o inadimple-
mento do executor com relao a outras clusulas conveniais bsicas;
Quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas
pelo partcipe repassador dos recursos ou por integrantes do respectivo
sistema de controle interno.
Caso o recurso recebido no seja imediatamente utilizado, deve ser aplicado:
em caderneta de poupana de instituio fnanceira ofcial, se a previso de seu
uso for igual ou superior a um ms, ou
em fundo de aplicao fnanceira de curto prazo ou em operao de mercado
aberto lastreada em ttulos da dvida pblica, quando seu emprego vericar-se
em prazos menores que um ms.
As receitas nanceiras decorrentes dessas aplicaes sero obrigatoriamente
computadas a crdito do convnio e aplicadas, exclusivamente, no objeto de
sua nalidade, devendo constar de demonstrativo especco que integrar a
prestao de contas do ajuste.
Caso, ao nal do convnio, seja por concluso, denncia, resciso ou extino,
exista saldo remanescente,este deve ser devolvido entidade ou ao rgo re-
passador no prazo improrrogvel de 30 dias, sob pena da imediata instaurao
de tomada de contas especial do responsvel, providenciada pela autoridade
competente do rgo ou entidade titular dos recursos.
12
Manual de Gesto e Prestao de Contas
Assim, os repasses do Estado aos municpios, por meio de convnios, sempre
implicam a apresentao de um projeto ou de um plano de trabalho pelo bene-
ciado, no caso, o municpio, e no acompanhamento sistemtico do emprego
dos recursos pelo rgo concessor, no caso, a SPDR.
OS PRINCIPAIS PROGRAMAS DE
DESENVOLVIMENTO REGIONAL DA SPDR
O governo do Estado de So Paulo disponibiliza, por intermdio da SPDR, pro-
gramas de apoio ao desenvolvimento regional, com o uso de convnio, instru-
mento jurdico pelo qual pode atuar em conjunto com os municpios.
Essas aes, em consonncia com as diretrizes governamentais, atendem s
demandas das prefeituras por investimentos em diversos setores urbanos e re-
gionais, de maneira a fortalecer os municpios e os consrcios intermunicipais.
Os Programas de Articulao Municipal e Atuao Especial em Municpios
tm por objetivo incentivar o desenvolvimento municipal e regional do Estado,
com projetos de melhoria da infraestrutura urbana, de construo civil, e para a
aquisio de equipamentos, bem como programas emergenciais que atendam
s necessidades imediatas da populao de baixa renda.
Os convnios rmados com os municpios ou consrcios intermunicipais objetivam
proporcionar a pavimentao/recapeamento de vias pblicas; a construo de gale-
rias de guas pluviais; de guias e sarjetas; a iluminao pblica; a construo/reforma
de edicaes pblicas; a aquisio de mquinas e equipamentos; entre outros.
13
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
PRESTAO DE CONTAS E TOMADA DE CONTAS
Conceitos e caractersticas
Segundo denem em documento a Fundao Joo Pinheiro e o Fundo das Na-
es Unidas para a Infncia (Unicef) (2000:83), prestao de contas correspon-
de ao ato administrativo atravs do qual o ordenador de despesas justica
formalmente, seja anualmente, no m de gesto ou em outras pocas, o bom
e regular emprego dos recursos pblicos em conformidade das leis, regulamen-
tos e demais normas administrativas, oramentrias e nanceiras.
Para Heraldo da Costa Reis (1979:154) a prestao de contas a satisfao,
dada pelo agente da administrao, da gesto de recursos que lhe foram cona-
dos para consecuo dos objetivos da entidade
Maria Helena Diniz (1998:706) conceitua, sob a tica do Direito Administrativo,
como: ato pelo qual os responsveis por uma gesto (governadores, prefeitos,
diretores, secretrios, tesoureiros, etc.) demonstram as despesas feitas para
atender a uma nalidade pblica. Trata-se da apresentao documental feita pe-
los administradores pblicos sobre o emprego de verbas de interesse pblico.
Por ltimo, Lino Martins da Silva (1998:294) ensina que prestao de contas
o procedimento pelo qual, dentro dos prazos xados, o responsvel est obri-
gado, por iniciativa pessoal, a comprovar ante o rgo competente o uso, o
emprego ou a movimentao dos bens numerrios e valores que lhe foram
entregues ou conados.
Assim, todos aqueles que utilizam dinheiro pblico, tm o dever de justicar
seu bom e regular emprego, na conformidade das leis, regulamentos e normas
emanadas das autoridades administrativas competentes e isso se d, no caso
especco dos convnios, por meio da prestao de contas, que tambm busca
evidenciar se houve eccia e efetividade em relao ao objeto conveniado.
sempre bom lembrar e fundamentar que as Administraes Pblicas Direta e
Indireta de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
municpios, de acordo com o artigo 37 da Constituio Federal, obedecero aos
princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e ecincia.
Por isso que exigida uma srie de documentos na prestao de contas, que
est prevista no prprio termo de convnio.
14
Manual de Gesto e Prestao de Contas
Ressalte-se que, independentemente dos aspectos legais, absolutamente
natural e imprescindvel que o gestor pblico preste contas sociedade sobre
o destino que est sendo dado aos recursos pblicos que lhe so conados.
Embora seja encarada como uma tarefa burocrtica, desagradvel e at des-
gastante, a prestao de contas deve ser tratada como uma obrigao natural,
inerente administrao da coisa pblica, pois por meio dela que os rgos
repassadores podem certicar-se se o convnio est ou no regular.
Porm, certo que os rgos repassadores de recursos no devem exigir do-
cumentos sem utilidade para o controle e que s aumentam as diculdades na
prestao de contas.
Para assegurar boa e regular prestao de contas, fundamental que a admi-
nistrao se organize, valorizando, investindo e capacitando os seus servidores
e mantendo boa estrutura para adequar os procedimentos de planejamento,
direo e controle dos convnios.
Na etapa de planejamento, so denidos os meios para formular os objetivos e
o alcance de cada um. fundamental que as aes estejam em conformidade
com as regras rmadas para a utilizao dos recursos. Certamente, se essa eta-
pa no for cumprida corretamente, a gesto do convnio ser prejudicada, afe-
tando as funes de direo e controle. A direo, por envolver as decises na
designao de pessoas e o alvo dos seus esforos, na motivao, na liderana e
na comunicao, as quais devem estar integradas com o planejado. E o controle
para o atendimento dos prazos e das demais regras de prestao de contas.
A prestao de contas, portanto, integra o controle, o qual representa a funo
administrativa de monitoramento do convnio e possibilita ajustes e correo
de eventuais desvios, principalmente quando so adotados controles prvios e
concomitantes. O controle subsequente (posterior) caracteriza-se pela avaliao
de fatos j consumados e, dependendo do caso, impossibilita o ajuste, salvo no
caso de ressarcimento de valores.
Entende-se por controle, na denio de Megginson et al. (1986:401), o processo de
garantir que os objetivos organizacionais e gerenciais estejam sendo cumpridos. Diz
respeito s maneiras de fazer com que as coisas aconteam do modo planejado.
Na mesma direo, o professor Antonio Lopes de S (1994:69) dene controle
como funo administrativa que se constitui na vericao de eventos, de modo
15
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
a scalizar os mesmos para que possa concluir se foram realizados de acordo com
as nalidades propostas e complementa armando que se trata de scalizao
para que os fatos administrativos no se desviem dos objetivos propostos.
Resumidamente, o controle e, consequentemente, a prestao de contas, po-
dem ser prvios, concomitantes ou subsequentes (posteriores).
A vericao prvia se d, por exemplo, quando o Estado, rgo repassador,
analisa se o municpio atende s condies impostas pela LRF para receber
transferncias voluntrias.
A vericao concomitante o acompanhamento, por meio de relatrios ou in
loco, da aplicao dos recursos ao longo do cronograma denido.
A vericao subsequente acontece depois de concludo o projeto objeto do
convnio, ou ao trmino do exerccio nanceiro.
Em qualquer uma das fases, a prestao de contas deve atender a, no mnimo,
trs objetivos, quais sejam:
demonstrar a legalidade dos atos que resultaram na realizao das despesas;
demonstrar a correo funcional dos agentes pblicos; e
demonstrar que esto sendo atendidas as metas prescritas no programa de tra-
balho, expressas na realizao de obras e na prestao de servios pblicos.
Assim, a prestao de contas , antes de tudo, um instrumento de controle que
ajuda a garantir a transparncia na administrao dos recursos pblicos.
De outro lado, cabe destacar que a prestao de contas uma obrigao cons-
titucional. No mbito estadual, tal obrigao est assim expressa:
Artigo 32 - A scalizao contbil, nanceira, oramentria, operacional e pa-
trimonial do Estado, das entidades da administrao direta e indireta e das
fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, quanto legalidade, le-
gitimidade, economicidade, aplicao de subvenes e renncia de receitas,
ser exercida pela Assembleia Legislativa, mediante controle externo, e pelo
sistema de controle interno de cada Poder.
Pargrafo nico - Prestar contas qualquer pessoa fsica ou jurdica, de direito
pblico ou de direito privado, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou adminis-
tre dinheiro, bens e valores pblicos ou pelos quais o Estado responda, ou que,
em nome deste, assuma obrigaes de natureza pecuniria.
16
Manual de Gesto e Prestao de Contas
O artigo 33 da Constituio Estadual ainda determina que o controle externo, a
cargo da Assembleia Legislativa, ser exercido com o auxlio do Tribunal de Con-
tas do Estado, ao qual compete, entre outras atribuies, avaliar a execuo das
metas previstas no Plano Plurianual (PPA), na Lei de Diretrizes Oramentrias
(LDO) e na Lei do Oramento Anual (LOA) e scalizar a aplicao de quais-
quer recursos repassados ao Estado e pelo Estado, mediante convnio,
acordo, ajuste ou outros instrumentos congneres.
Ressalta-se, assim, que, na Administrao Pblica, no mbito organizacional, h
dois tipos de controles independentes: o controle interno e o controle externo.
Por isso que alguns gestores municipais acreditam que prestam contas duas
vezes, no caso dos convnios: uma para a secretaria estadual responsvel pelo
convnio e outra para o Tribunal de Contas. Porm, observa-se que o controle
predominante realizado pela secretaria estadual o concomitante, e o realizado
pelo Tribunal de Contas o subsequente ou posterior.
O controle interno da administrao pblica
O controle interno conhecido como primrio ou administrativo e realizado por
rgo da prpria administrao. Tem a funo de avaliar a ao governamental e a
gesto dos agentes pblicos, por intermdio da scalizao oramentria, nancei-
ra, operacional e patrimonial. Alm disso, contribui com o apoio ao controle externo,
apontando, inclusive, eventuais irregularidades nos atos dos agentes pblicos.
O controle externo da administrao pblica
O controle externo realizado por rgo que se situa fora da esfera da administrao
scalizada, ou seja, exercido por rgo autnomo e totalmente independente.
O controle, de acordo com o artigo 71 da Constituio Federal, exercido pelo
Poder Legislativo com o auxlio do Tribunal de Contas, o qual tem extensa lista
de atribuies voltadas ao controle.
No Estado de So Paulo, o controle externo do Estado e dos municpios, com
exceo da Capital, exercido pelo Tribunal de Contas estadual.
A falta da prestao de contas, ou a prestao de contas defeituosa, no caso
dos convnios, ocasiona a no liberao de novos recursos decorrentes do ajus-
te, bem como a proibio de novos ajustes a serem celebrados com o ente p-
blico responsvel pelo repasse, provocando a abertura de processo denominado
17
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
Tomada de Contas Especial que denido como um processo devidamente
formalizado, dotado de rito prprio, que objetiva apurar os fatos, identicar os
responsveis e quanticar o dano causado ao Errio, visando ao seu imediato
ressarcimento (Portaria Interministerial MPOG/MF/CGU 127/2008, art. 63).
Geralmente, a Tomada de Contas Especial feita pelos tribunais de contas ou
controladorias-gerais ou, ainda, pelo rgo concessor dos recursos, aps esgo-
tadas todas as medidas administrativas internas que objetivam o atendimento
das regras conveniadas.
Os detalhes especcos para a prestao de contas dos convnios rmados
entre a SPDR e os municpios so apresentados a seguir.
A IMPORTNCIA DA PRESTAO DE CONTAS
A SPDR, no exerccio de suas atividades, no que tange aos documentos que
comprovam a execuo dos objetos conveniados com os municpios, com o
compromisso de dar maior transparncia aos fatos, solicita uma srie de docu-
mentos no processo de prestao de contas.
Os gestores dos convnios para transferncia de recursos aos municpios de-
vem, ao nal da vigncia, prestar contas ao rgo repassador, inclusive com as
peas, os documentos e as informaes exigidas nas normas que norteiam tais
transferncias voluntrias. A no apresentao da prestao de contas no prazo
regulamentar pode causar srios transtornos Administrao Pblica local e
resultar na instaurao da Tomada de Contas Especial, como j mencionado.
O procedimento custoso e pode trazer consequncias negativas para o con-
venente. As contas irregulares de uma prefeitura, por exemplo, so enviadas
para apreciao do Tribunal de Contas do Estado e o municpio ca impedido de
realizar convnios com o governo estadual.
Desta forma, sugere-se ateno especial para evitar as falhas mais comuns
numa prestao de contas, como as que se seguem:
no apresentao da prestao de contas no prazo regular;
no recolhimento, em caso de obras, do Fundo de Garantia do Tempo de
Servio (FGTS), e a matrcula no Cadastro Especco do INSS (CEI)/ Insti-
tuto Nacional de Seguro Social;
18
Manual de Gesto e Prestao de Contas
alterao do plano de trabalho sem consulta prvia;
falta de aplicao dos recursos fnanceiros;
descumprimento de clusulas do convnio;
no recolhimento dos saldos na conta do rgo ou das entidades repassa-
doras, quando do encerramento do convnio;
preenchimento incorreto de formulrios.
Por isso, sugere-se aos tcnicos responsveis pela prestao de contas que,
antes de tudo, tenham s mos o Manual de Orientao da Prestao de Con-
tas, bem como quem atentos s clusulas do convnio, para, somente assim,
apresent-la de forma correta e no prazo regular.
DOCUMENTOS COMPROBATRIOS
PARA FORMALIZAR A PRESTAO DE CONTAS
O municpio, ao executar o objeto acordado entre as partes, por fora da legisla-
o que rege os convnios, deve prestar contas ao rgo repassador dos recur-
sos. O processo constitui-se da apresentao, concedente, dos documentos
comprobatrios da despesa no nal da vigncia do instrumento.
Desta forma, recomenda-se entregar ao ER a prestao de contas dos recursos re-
passados pelo Estado, dentro das regras atuais, por programas da UAM.
As parcelas do convnio sero liberadas em conformidade com o pargrafo 3,
incisos I, II e III, do artigo 116, da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, com
as respectivas alteraes, e clusula 6 do convnio.
3 As parcelas do convnio sero liberadas em estrita conformidade com o
plano de aplicao aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mes-
mas caro retidas at o saneamento das impropriedades ocorrentes.
I. quando no tiver havido comprovao da boa e regular aplicao da parce-
la anteriormente recebida, na forma da legislao aplicvel, inclusive
mediante procedimento de scalizao local, realizados periodicamente
pela entidade ou sistema de controle interno da Administrao Pblica;
19
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
II. quando vericado desvio de nalidade na aplicao dos recursos, atrasos
no justicados no cumprimento das etapas ou fases programadas, prticas
atentatrias aos princpios fundamentais da Administrao Pblica nas con-
trataes e demais atos praticados na execuo do convnio, ou inadimple-
mento do executor com relao a outras clusulas conveniais bsicas;
III. quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo
partcipe repassador dos recursos ou por integrante do respectivo sistema de
controle interno. (LEI 8.666/93, art. 116, 3, Incisos I, II e III)
A prefeitura deve prestar contas das parcelas repassadas pelo Estado no
prazo de 30 dias aps os gastos, para ns de liberao de nova parcela e/ou
trmino do convnio.
A prestao de contas conter os seguintes documentos comprobatrios:
1. Ofcio
Deve mencionar os documentos da prestao de contas enviados pelo prefeito
aos cuidados da dirigente da UAM.
20
Manual de Gesto e Prestao de Contas
MODELO DE OFCIO
OFCIO N ...
..., ... de ... de ...
Prezado(a) Senhor(a),
Em obedincia s instrues da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento
Regional/Unidade de Articulao com Municpios, encaminhamos a Vossa Se-
nhoria, para apreciao, a Prestao de Contas da ...(nmero) parcela, prove-
niente dos recursos repassados pelo Estado por meio do Convnio n..., com-
posta dos seguintes documentos:
Ofcio
Planilha de acompanhamento contbil-nanceiro
Nota de empenho global e os subempenhos e/ou notas de empenhos ordinrios
Notas de liquidao e ordens de pagamentos
Notas scais
Guias de retenes (INSS, Imposto sobre Servios -
ISS e Imposto de Renda Retido na Fonte - IRRF)
Extratos bancrios da conta vinculada ao convnio
referente ao perodo de .../.../... a .../.../...
Extratos bancrios das aplicaes no mercado nanceiro
referente ao perodo de .../.../... a .../.../...
Guia de Arrecadao Estadual (Gare)
Laudo tcnico
Fotos da placa e do objeto do convnio
Cpia da licitao e da contratao
Cauo
Aproveitamos a oportunidade para apresentar-lhe nossos protestos de estima
e considerao.
(assinatura)
Prefeito do Municpio de ...

UNIDADE DE ARTICULAO COM MUNICPIOS

SO PAULO/SP
Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.
CARIMBO DE
PROTOCOLO PELO ER
21
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
2. Extratos bancrios da conta vinculada ao convnio
Apresentar os extratos bancrios desde a data do crdito correspondente ao paga-
mento feito pela Secretaria de Estado da Fazenda at a data da Prestao de Contas.
Obs. 1: Movimentar a conta bancria aberta para cada convnio.
Obs. 2: Eventuais tarifas bancrias debitadas devem ser estornadas imediatamente.
3. Extratos das aplicaes no mercado nanceiro
O extrato das aplicaes feitas no decorrer do perodo contido na prestao de
contas ser encaminhado conforme o tipo de aplicao.
4 Os saldos de convnio, enquanto no utilizados, sero obrigatoriamente
aplicados em caderneta de poupana de instituio nanceira ocial se a pre-
viso de seu uso for igual ou superior a um ms, ou em fundo de aplicao -
nanceira de curto prazo ou operao de mercado aberto lastreada em ttulos da
dvida pblica, quando a utilizao dos mesmos vericar-se em prazos menores
que um ms. (LEI 8.666/93, art. 116, 4)
4. Gare
Caso o convnio tenha saldo remanescente a ser devolvido, utilizar a Gare com
o cdigo 890-4, fazendo constar da observao da guia de que se trata de devo-
luo de saldo remanescente do Convnio SPDR/UAM.
5. Planilha de acompanhamento contbil-nanceiro
A prefeitura deve seguir rigorosamente o modelo de planilha da SPDR, dispo-
nvel no site (www. planejamento.sp.gov.br), para inserir as informaes cont-
beis e nanceiras (arquivo em Excel ou Word), acompanhada de cpia da docu-
mentao que a compe.
22
Manual de Gesto e Prestao de Contas
MODELO DE ACOMPANHAMENTO CONTBIL -FINANCEIRO
rgo concessor:
Data de recebimento da parcela:
rgo benecirio:
Prestao de contas referente a:
Valor da parcela:
Endereo:
Objeto:
Convnio n:
O signatrio, na qualidade de representante da Prefeitura do Municpio de ..., vem
indicar, na forma abaixo detalhada, a documentao da aplicao dos recursos
recebidos em .../.../... (dia, ms e ano), da SPDR/UAM, na importncia de R$ ...
(por extenso), recursos estes recebidos para ... (objeto do convnio).
(continua)
23
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
MODELO DE ACOMPANHAMENTO CONTBIL -FINANCEIRO
(continuao)
(
C
O
L
O
C
A
R

B
R
A
S

O

E

N
O
M
E

D
A

P
R
E
F
E
I
T
U
R
A
)
24
Manual de Gesto e Prestao de Contas
Declaro, na qualidade de responsvel pela Prefeitura do Municpio de ..., sob
as penas da lei, que a documentao acima relacionada comprova a exata
aplicao dos recursos recebidos para os ns indicados.
Data: .../... /...
(assinatura) (assinatura)
nome e registro do gestor no Conselho nome do prefeito
Regional de Contabilidade (CRC)
Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.
O gestor deve anexar planilha cpia de toda a documentao utilizada no seu
preenchimento, conforme a seguir relacionada:
Empenho global ou ordinrio: Nota de empenho por meio da qual a prefei-
tura faz a reserva do valor da despesa referente ao convnio.
Obs.: vedada a realizao de despesa sem prvio empenho (LEI 4.320/64, art. 60).
Nota de liquidao e ordem de pagamento: Nota de liquidao o docu-
mento que permite vericar a realizao da despesa. Ordem de pagamento o
documento pelo qual se autoriza a efetivao de seu pagamento.
Obs.: Base legal: Lei 4.320/64, artigos 63 e 64.
Notas scais: Devem conter a observao de que se referem ao Convnio SPDR/
UAM N..., indicando a origem dos recursos.
Obs.: Nas notas scais, devem ser discriminados os itens e os valores dos materiais
e da mo de obra, e preenchidos obrigatoriamente todos os campos com clareza e
sem rasuras.
Guias de retenes do INSS, ISS e IRRF: As guias devem conter autentica-
o bancria ou comprovante do pagamento efetuado on-line.
Obs.: Os valores retidos devem ser discriminados na nota scal.
Cauo: Modalidade de garantia exigida na contratao de obras, servios e
compras, que poder ser em dinheiro ou em ttulos da dvida pblica.
MODELO DE ACOMPANHAMENTO CONTBIL -FINANCEIRO (continuao)
(COLOCAR BRASO E NOME DA PREFEITURA)
25
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
Quando forem retidos valores a ttulo de cauo no pagamento das parcelas, a
documentao que comprova essa garantia deve ser apresentada junto com a
prestao de contas.
6. Laudo tcnico de obras e servios de engenharia
Emitido pelo responsvel tcnico da prefeitura pelo acompanhamento fsico do
objeto conveniado, indica o estgio e atesta que est em consonncia com o
projeto executivo proposto, bem como inclui os memoriais e as especicaes
tcnicas ans e tambm o cronograma fsico-nanceiro.
MODELO DE LAUDO TCNICO
Prefeitura do Municpio de: ...
Laudo tcnico
Convnio SPDR/UAM n ...
Licitao: Tipo: ... Nmero: ...
Objeto (obra): ...
Atesto que as obras em epgrafe foram por mim vistoriadas, in loco, e que foram
realizadas em consonncia com o projeto executivo, memoriais, especicaes
tcnicas e cronograma do convnio supracitado. Atesto ainda que as obras en-
contram-se ... % concludas.
Data: .../.../...
(assinatura)
nome e registro do responsvel tcnico no
Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (Crea)
Obs.1: Os convnios com objetos de aquisio no necessitam de laudo tcnico.
Obs.2: Caso ocorra mudana do responsvel tcnico do convnio, enviar a nova por-
taria que o designe.
Obs. 3: Os laudos de medio referentes ao pagamento de notas scais no substi-
tuem o laudo tcnico.
Obs.4: Apresentar em papel timbrado da prefeitura.
26
Manual de Gesto e Prestao de Contas
7. Fotograas
Fotos referentes obra de engenharia:
da placa que identifca a localizao da obra;
da evoluo da obra em cada etapa, de acordo com o cronograma fsico-fnanceiro.
Compete ao municpio colocar e conservar uma placa de identicao da obra
de acordo com modelo e especicao fornecidos pela SPDR, no site www.
planejamento.sp.gov.br.
Fotos referentes aquisio de veculos e equipamentos:
Foto do objeto adquirido contendo o selo indicativo do convnio com a SPDR,
disponvel no site www.planejamento.sp.gov.br.
Obs.1: Nos convnios de aquisio de veculo, alm da foto, anexar cpia autenticada
da documentao do veculo.
Obs.2: Os modelos e especicaes de placa da obra e selo indicativo do convnio
apresentados pela SPDR esto disponveis no site www.planejamento.sp.gov.br.
8. Cpia da licitao e da contratao
Quando da prestao de contas da primeira parcela, ou se houver nova licitao
e contratao, anexar:
No caso de licitao nas modalidades convite, tomada de preos e con-
corrncia:
Edital e todos os anexos nele mencionados;
Publicao do edital;
Ata de abertura e julgamento da habilitao das empresas;
Propostas comerciais de todas as empresas participantes;
Atas de abertura e julgamento das propostas;
Adjudicao;
Homologao;
Contrato; e
Ordem de incio dos servios.
Obs.1: No necessrio enviar o Envelope 1 (habilitao).
Obs.2: Caso haja dispensa ou inexigibilidade de licitao, enviar cpia do processo.
27
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
No caso de licitao na modalidade prego:
Edital de todos os anexos nele mencionados;
Publicao do edital;
Propostas comerciais de todas as empresas participantes;
Ata de sesso de julgamento do prego;
Adjudicao;
Homologao;
Contrato;
Ordem de incio dos servios;
Obs.: No h necessidade do Envelope 2 (habilitao).
No caso de dispensa ou inexigibilidade de licitao:
Anexar prestao de contas o respectivo processo administrativo da sua dis-
pensa ou inexigibilidade (Lei 8.666/93, artigo 26 e pargrafo nico), inclusive
com a publicao do ato no rgo ocial de divulgao.
Deve ser adotada a modalidade de licitao pertinente execuo total do
objeto, acompanhada dos documentos comprobatrios de que a autorizao
da despesa foi feita para o custo nal da obra, servio ou aquisio projetado.
RECOMENDAES GERAIS
O convnio caracteriza-se como uma forma mais tradicional de cooperao de
interesses convergentes e se d, efetivamente, pelo repasse de recursos nan-
ceiros destinados a subsidiar aes pblicas desenvolvidas em conjunto. Para que
o municpio tenha xito na parceria com o Estado, necessrio seguir elmente
as clusulas e condies celebradas entre as partes, observando as recomenda-
es descritas a seguir, evitando-se, assim, eventuais dissabores na prestao de
contas, impossibilitando-o de contratar novos convnios, quais sejam:
Depositar e movimentar os recursos repassados exclusivamente por con-
ta vinculada ao convnio;
No deixar os recursos parados na conta corrente, mas aplic-los, rever-
tendo os rendimentos auferidos para o objeto do convnio;
Obs.: Obriga-se a prefeitura, no caso de no utilizao dos recursos para o
m conveniado, ou aplicao indevida destes, a devolv-los, acrescidos da
remunerao devida pela aplicao em caderneta de poupana.
28
Manual de Gesto e Prestao de Contas
proibida a retirada de recursos da conta para qualquer outro fm que no
seja o da realizao do objeto a que se refere o convnio, seja qual for o
argumento e o perodo de retirada, sob pena de resciso do convnio e
devoluo dos recursos recebidos, devidamente atualizados;
Efetuar despesas em conformidade com a relao de materiais e servios
apresentados no memorial descritivo e no cronograma fsico-nanceiro;
No realizar nenhum pagamento antes da liberao de recursos do Estado;
Caso haja alguma fatura de reajuste, pag-la com os rendimentos das apli-
caes dos recursos no mercado nanceiro;
Obs.: Se o valor do reajuste exceder o rendimento apurado, pagar seu
complemento com recursos prprios, no deduzvel da contrapartida inicial
constante do convnio.
Manter um arquivo contendo a documentao contbil das despesas pa-
gas com os recursos do convnio, inclusive da contrapartida;
Sempre que solicitado pela SPDR/UAM, prestar os esclarecimentos e/
ou apresentar os documentos necessrios relacionados ao convnio;
A prestao de contas deve ocorrer:
No prazo mximo de at 30 dias aps os gastos, para ns de liberao de
nova parcela e/ ou de trmino do convnio;
At 31 de janeiro do exerccio seguinte ao recebimento dos recursos (Tribunal
de Contas do Estado de So Paulo, Instrues 01/2008), ainda que parcial;
Por ocasio de aditamento de prazo ou de qualquer outra alterao que
venha a ocorrer nos termos de convnio.
Obs.: Caso o objeto do convnio seja concludo antes da liberao de nova
parcela, automaticamente, sero canceladas as subsequentes.
Caso o projeto conveniado no possa ser cumprido dentro da vigncia,
solicitar a prorrogao do prazo com antecedncia mnima de 30 dias,
justicando os motivos;
Cumprir rigorosamente o termo de convnio.
Observaes gerais
Ao preparar a prestao de contas, ter em mos:
cpia do convnio;
planilha oramentria;
cronograma fsico-nanceiro.
29
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
O convnio no tem efeito retroativo, no podendo os recursos serem utili-
zados, com efeitos indenizatrios, conforme expressamente vedado pelo ar-
tigo 58 da Lei Estadual 6.544, de 20 de novembro de 1989, aplicvel aos con-
vnios por fora do disposto em seu artigo 89, e respectivas alteraes.
Os recursos oriundos da aplicao do numerrio estadual devem ser com-
putados a crdito do convnio, mas integrados participao estadual e
no municipal. (LEI FEDERAL 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada
pela Lei 8.883, de 8 de junho de 1994, art. 116, pargrafos 4, 5 e 6 e Lei
9.032, de 28 de setembro de 1995)
REFERNCIAS
BEZERRA FILHO, Joo Eudes. Contabilidade pblica: teoria, tcnicas de ela-
borao de balanos e 300 questes. Niteri: Impetus, 2004.
BRASIL. Controladoria-Geral da Unio. Manual de instrues sobre tomada
de contas especial. Braslia, 2009. Disponvel em: www.cgu.gov.br/AreaAudi-
toriaFiscalizacao/Arquivos/TomadaContasEspecial/ ManualTCE.pdf. Acesso em:
25 set. 2009.
CHAVES, Renato Santos. Auditoria e controladoria no setor pblico: fortaleci-
mento dos controles internos com jurisprudncia do TCU. Curitiba: Juru, 2009.
CITADINI, Antonio Roque. O controle externo da administrao pblica. So
Paulo: Max Limonad, 1995.
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIO. Secretaria Federal de Controle Interno.
Manual para agentes municipais. Braslia, 2005.
DINIZ, Maria Helena. Dicionrio jurdico. So Paulo: Saraiva, 1998.
FUNDAO JOO PINHEIRO. FUNDO DAS NAES UNIDAS PARA A INFN-
CIA UNICEF. Oramento pblico: decifrando a linguagem. Braslia: Unicef,
2000.
FUNDAO PREFEITO FARIA LIMA CEPAM. Coordenadoria de Gesto de
Polticas Pblicas Cogepp. O controle na gesto pblica. So Paulo: Cepam,
2006.
30
Manual de Gesto e Prestao de Contas
JUND, Srgio. Administrao, oramento e contabilidade pblica: teoria e
830 questes. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.
MEGGINSON, Leon et al. Administrao: conceitos e aplicaes. So Paulo:
Harper & Row, 1986.
REIS, Heraldo da Costa Reis. Contabilidade municipal: teoria e prtica. 2. ed.
revista e ampliada. Rio de Janeiro: Ibam, 1979.
S, Antonio Lopes de. Dicionrio de contabilidade. 8. ed. revista e ampliada.
So Paulo: Atlas, 1994.
SO PAULO. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Manual de
formalizao de convnios UAM. So Paulo, 2009. Disponvel em: www.
planejamento.sp.gov.br/des/manuais.aspx. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Manual de forma-
lizao de convnios Dade. So Paulo, 2009. Disponvel em: www.planeja-
mento.sp.gov.br/des/manuais.aspx. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Manual de pres-
tao de contas prefeitura: Convnio SEP/UAM. So Paulo, 2009. Dispon-
vel em: www.planejamento.sp.gov.br/des/manuais. aspx. Acesso em: 25 set.
2009.
______. Secretaria de Estado de Economia e Planejamento. Cartilha sobre
programas de desenvolvimento regional. So Paulo: Imesp, 2009.
SENADO FEDERAL. Manual de obteno de recursos federais para muni-
cpios. Braslia, 2001.
SILVA, Lino Martins da. Contabilidade governamental: Um enfoque adminis-
trativo. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1988.
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SO PAULO. Manual bsico: Repas-
ses pblicos ao terceiro setor. So Paulo: Imesp, 2009.
31
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
Referncias legislativas
BRASIL. Constituio da repblica federativa do Brasil de 1988: atualizada
at a Emenda Constitucional 58, de 23 de dezembro de 2009. Disponvel em:
www.presidencia.gov.br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Constituio do Estado de So Paulo de 1989: atualizada at a Emen-
da Constitucional 28, de 3 de setembro de 2009. Disponvel em: www.legisla-
cao.sp.gov.br/legislacao/index.htm. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Lei 4.320, de 17 de maro de 1964. Estatui normas gerais de direito
nanceiro para elaborao e controle dos oramentos e balanos da Unio, dos
Estados, dos municpios e do Distrito Federal. Disponvel em: www.presidencia.
gov.br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o artigo 37, inciso XXI,
da Constituio Federal, institui normas para licitaes e contratos da adminis-
trao pblica e d outras providncias. Disponvel em: www.presidencia.gov.
br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Lei Complementar 101, de 4 de maio de 2000. Estabelece normas de
nanas pblicas voltadas para a gesto scal e d outras providncias. Dispon-
vel em: www.presidencia.gov.br/legislacao. Acesso em: 25 set. 2009.
______. Portaria Interministerial 127, de 29 de maio de 2008, atualizada pelas
Portarias 165, 342, 404 e 268, de 20 de junho, 5 de novembro, e 23 de dezem-
bro de 2008 e 25 de agosto de 2009. Estabelece normas para execuo do
disposto no Decreto 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispe sobre as normas
relativas s transferncias de recursos da Unio mediante convnios e contra-
tos de repasse, e d outras providncias. Disponvel em: www.convenios.gov.
br/portal/arquivos/Portaria_127_com_ suas_alteracoes_da_342_404_e_268.pdf.
Acesso em: 25 set. 2009.
32
Manual de Gesto e Prestao de Contas
33
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
34
Manual de Gesto e Prestao de Contas
35
C
o
n
v
n
io
s
S
P
D
R
UAM e AEM
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO
E DESENVOLVIMENTO REGIONAL
CONVNIOS UAM e AEM
Manual de Gesto e
Prestao de Contas