Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables
Gestion des Biens 1 E E M MO OD DU UL LE E E E G GE ES ST TI IO ON N D DE ES S B BI IE EN NS S SOMMAIRE E E M MO OD DU UL LE E E E G GE ES ST TI IO ON N D DE ES S B BI IE EN NS S .......................................................................................................... 1 E.1 DEFINITIONS ....................................................................................................................................... 2 E.2 PRINCIPES DE GESTION .................................................................................................................. 3 E.2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS ......................................................................................................... 3 E.2.2 DESTINATION FINALE DES BIENS MIS A DISPOSITION .................................................. 3 E.2.3 ETAPES DE GESTION DES BIENS ......................................................................................... 3 E.3 BIENS DURABLES ............................................................................................................................. 4 E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS ............................................................................................... 4 E.3.2 OUTILS DE GESTION DES BIENS ........................................................................................... 7 E.3.3 PROCESSUS DENTREE ET DAFFECTATION DES BIENS .............................................. 9 E.3.4 PROCESSUS DUTILISATION DES BIENS ...........................................................................10 E.3.5 PROCESSUS DENTRETIEN DES BIENS .............................................................................12 E.3.6 PROCEDURE DINVENTAIRE DES BIENS ...........................................................................14 E.4 FOURNITURES CONSOMMABLES ...............................................................................................15 E.4.1 NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES ....................................................................15 E.4.2 OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES .........................................................................15 E.4.3 PROCESSUS DE RECEPTION ................................................................................................15 E.4.4 PROCESSUS DE CONSOMMATION ......................................................................................15 E.4.5 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT .................................................................................16 E.4.6 PROCESSUS DE CONTROLE .................................................................................................16 E.5 CARBURANT ......................................................................................................................................17 E.5.1 OUTILS DE GESTION ................................................................................................................17 E.5.2 PROCESSUS DE RECEPTION ................................................................................................17 E.5.3 PROCESSUS DE CONSOMMATION ......................................................................................17 E.5.4 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT .................................................................................17 E.5.5 PROCESSUS DE CONTROLE .................................................................................................18 E.6 PROTECTION DES BIENS ...............................................................................................................19 E.7 ANNEXES DU MODULE ...................................................................................................................20
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E.1 DEFINITIONS
Les biens correspondent aux dpenses matrielles engages par lAgence pour acqurir ses moyens de travail et pour assurer la mise en uvre de ses activits. Ils sont classs en trois (3) catgories principales : les biens durables ou immobilisations au sens comptables du terme ; les fournitures consommables ; le carburant. Les biens durables sont des lments corporels destins servir de faon durable lactivit de lAgence. Ils ne se consomment pas par le premier usage. On distingue deux (2) statuts juridiques de biens durables : les biens acquis titre de proprit de lAgence ; les biens mis disposition de lAgence pour servir la mise en uvre des activits dun projet spcifique. Les fournitures consommables sont des lments corporels stockables (fournitures de bureau, fournitures de caftria, fournitures informatiques, petit outillage de bureau) qui : soit, disparaissent ds leur premier usage, soit, sont usage unique. Le carburant est une fourniture consommable ne pouvant tre stocke physiquement lAgence mais qui fait lobjet dune utilisation au moyen de tickets ou de bons. La distinction de ces catgories de biens est fondamentale car, chaque catgorie de biens, correspondent des modalits de gestion spcifiques.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 3 E.2 PRINCIPES DE GESTION E.2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS Il est ncessaire dassurer la correcte gestion des biens car de la qualit de la gestion de ces biens dpendra le maintient du potentiel de production de lAgence ainsi que la matrise de ses cots de fonctionnement. Les procdures de gestion des biens visent les objectifs suivants : lutilisation rationnelle des biens affects ; lidentification prcise des biens loccasion de leur entre dans le patrimoine de lAgence ou du projet ; la ralisation priodique dinventaires physiques des biens ; le renouvellement optimal des biens.
E.2.2 DESTINATION FINALE DES BIENS MIS A DISPOSITION La destination finale de certains biens durables mis disposition de lAgence nest dtermine qu la fin de lactivit pour laquelle ils ont t mobiliss. Les biens acquis aux fins des projets sont : soit donns titre de subvention lAgence ; soit transfrs dautres organismes ou projets dsigns par le gouvernement et les bailleurs de fonds lachvement des activits ou la liquidation de lAgence.
E.2.3 ETAPES DE GESTION DES BIENS Les procdures de gestion de biens durables comportent les tapes suivantes : lentre des biens, lutilisation des biens, lentretien des biens, linventaire des biens, la sortie des biens. Quand aux fournitures consommables et au carburant, les tapes de gestion comportent seulement : la rception des biens, les consommations, le renouvellement, le contrle des stocks.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 4 E.3 BIENS DURABLES La catgorie des biens durables comprend notamment : le matriel de bureau le matriel informatique, le matriel bureautique, le mobilier de bureau, le matriel de transport, le matriel audiovisuel. E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS E.3.1.1 CODIFICATION DES INFORMATIONS Lefficacit des procdures de gestion des biens exige la codification des informations ncessaires lidentification, lutilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles dtre codifies comprennent : 1. le statut juridique du bien (proprit ou mise disposition), 2. la nature du bien, 3. la dsignation du bien, 4. la source de financement du bien, 5. la date dacquisition, 6. la localisation du bien, 7. laffectation, 8. le numro dordre du bien. Ces informations peuvent tre regroupes en deux (2) catgories : les informations qui ne peuvent tre modifies tout au long de la dure dutilisation du bien ; les informations susceptibles dtre modifies pendant la priode dutilisation du bien par lAgence (localisation, affectation, ). E.3.1.2 ETIQUETAGE DES BIENS La rfrence dimmobilisation est linformation codifie qui est matrialise par une tiquette appose sur une immobilisation afin de lidentifier rapidement. Cette information nest porte quune fois et nest pas modifiable. En consquence, les informations susceptibles de modifications ne sont pas portes sur ltiquette d'identification ; mais elles sont mentionnes dans la fiche d'immobilisation et dans le registre des biens. Figurent sur ltiquette les renseignements suivants : 1. le statut juridique du bien (proprit ou mise disposition), 2. la nature du bien, 3. la dsignation du bien, 4. la source de financement du bien, 5. la date dacquisition, 6. le numro dordre du bien. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 5 Ltiquette dimmobilisation comporte ainsi six (6) positions : position 1 position 2 position 3 position 4 position 5 position 6 statut nature dsignation financement date numro
Les codifications sont alphanumriques. Pour chaque position elles doivent comporter le mme nombre de caractres pour assurer une prsentation homogne des tiquettes. Position 1 - le statut : un caractre numrique suffit. Par exemple : 1 pour Bien acquis titre de proprit de lAgence 2 pour Bien mis disposition de lAgence Position 2 - la nature du bien : trois caractres alphabtiques suffisent. Par exemple : MAB : matriel de bureau, MIN : matriel informatique, MBU : matriel bureautique MOB : mobilier de bureau MAT : matriel de transport MAV : matriel audio-visuel, etc. Position 3 - la dsignation du bien ou la description : quatre caractres alphabtiques. Par exemple : CLIM : climatiseur, TABB : table basse, CHAI : chaise, CLAV : clavier SOUR : souris ECRA : cran PHTC : photocopieur Position 4 - la source de financement : trois caractres numriques en 2 parties spares par un tiret pour indiquer le nordre de la convention signe. Par exemple : 00-1 : Fonds propres Agence 01-1 : IDA, 1er crdit 01-2 : IDA, 2me crdit, 02-1 : 1er Don japonais, 02-2 : 2 me Don japonais. 03-1 : Etat, 1re convention, 03-2 : Etat, 2 me convention. Position 5 - la date d'acquisition : quatre caractres numriques. Exemples : 2002, 2003, 2004. Position 6 - le numro d'ordre du bien : 3 caractres numriques. Par exemple : 001 : pour le premier bien enregistr, 002 : pour le deuxime bien enregistr, 003 : pour le troisime bien enregistr. Etc... Les positions l'intrieur de ltiquette d'identification sont spares par des barres obliques. Ainsi le code suivant : 2|MAB|CLIM.A|01-1|2002|003 fournit les renseignements suivants : 2 : bien mis disposition, MAB : class dans le matriel de bureau CLIM.A: il s'agit d'un climatiseur split system ; et sa partie ventilateur (A), 01-1 : bien financ sur le 1 er crdit IDA, 2002 : bien acquis en 2002, 003 : bien inscrit sous le numro 003 dans le registre des biens. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 6
E.3.1.3 CAS SPECIFIQUES Matriel composite : Dans le cas spcifique du matriel informatique composite, le numro dordre est complt par un caractre alphabtique prcisant les parties pouvant tre remplaces tout en gardant les autres lments du matriel comme suit : A pour le moniteur, B pour lunit centrale, C pour le clavier, D pour la souris. Il en est de mme du matriel de climatisation ( split system ) compos de : A dsignant le ventilateur, B dsignant le compresseur. Bien livr en plusieurs units : Lorsquun bien est livr en plusieurs units, la numrotation peut comprendre la mention de la quantit totale livre et lordre de llment dans le lot. Exemple : achat de 20 chaises de bureau livres en une seule fois ; le numro dordre du lot des 20 chaises dans le registre est 50, le numro dordre de la 15me chaise du lot sera codifi comme suit : 50.15/20. Ainsi en cas de disparition dun lment du lot, la mention sera faite dans le registre sur la ligne denregistrement du lot de 20 chaises ; et une criture de sortie de bien constatera la sortie de ce seul lment du lot. Cas particulier du matriel roulant : L'attribution du numro d'immatriculation est assure normalement par le service national des transports, charg de l'immatriculation des vhicules au plan national. Mais l'immatriculation des vhicules ne fournit pas tous les renseignements souhaits. Les renseignements complmentaires telles que la source de financement, peuvent tre ports dans le livret du vhicule ou marqus sur ses portires sous forme de macaron. E.3.1.4 INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS L'intrt de cette codification est de : faciliter l'excution des inventaires physiques; favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoris; localiser sans perte de temps les biens. L'attribution d'un code entrane la cration d'une tiquette (mtallique de prfrence) qui est fixe sur le bien par lASA/le LOG. Cette rfrence est reporte dans le registre des biens durables.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 7 E.3.2 OUTILS DE GESTION DES BIENS E.3.2.1 MATERIEL DE GESTION LASA/Le LOG dispose des outils suivants pour la gestion des biens durables : des classeurs, des chemises cartonnes, des dossiers sangles, une armoire fermant clef, une machine tiqueter ou des tiquettes autocollantes, un micro-ordinateur sur lequel est install le logiciel de gestion des immobilisations, des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.
E.3.2.2 SUPPORTS DE GESTION Les supports ncessaires la gestion des biens durables comprennent : le registre des biens, la fiche dimmobilisation, la fiche dinventaire. Linscription au registre : Il est ouvert un registre par catgorie de biens durables. Ce registre manuel ou informatique enregistre chronologiquement toutes les entres de biens durables. Le registre comprend les renseignements suivants: 1. le code didentification, 2. la date dentre du bien, 3. la dsignation du bien, 4. la marque, 5. le type, 6. le nom du fournisseur, 7. le service utilisateur (la localisation), 8. le numro de la fiche de cot de revient, 9. le prix dacquisition, 10. la date de sortie du bien, 11. les observations.
Le registre des biens durables est tenu par lASA/le LOG. Une fiche d'immobilisation relative chaque immobilisation est cre lors de l'inscription du bien dans le registre. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 8
La fiche dimmobilisation : La fiche, lorsquelle est manuelle, est de prfrence cartonne. Elle suit l'immobilisation dans son lieu d'utilisation. Les renseignements suivants sont fournis par la fiche d'immobilisation : 1. la date dacquisition et de mise en service, 2. le numro d'identification du bien, 3. la dsignation du bien, 4. les rfrences de la fiche de cot de revient, 5. la marque, 6. le type, 7. le nom du fournisseur, 8. le prix d'acquisition, 9. la source de financement, 10. la sortie du patrimoine, 11. laffectation, 12. les oprations de rparations et visites techniques, 13. les caractristiques du bien.
La fiche dinventaire : La fiche dinventaire fournit les informations suivantes : 1. le statut du bien, 2. la localisation du bien, 3. la nature du bien, 4. ltiquette, 5. la dsignation du bien, 6. la description sommaire du bien, 7. ltat du bien, 8. la source de financement du bien, 9. la date dacquisition, 10. la valeur dacquisition ou valeur dentre du bien, 11. les observations pertinentes sur le bien.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 9 E.3.3 PROCESSUS DENTREE ET DAFFECTATION DES BIENS
Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D 1. A la date de rception de tout bien ou lot de biens LASA/Le LOG tablit en un exemplaire un bon dentre (BE) du bien partir du procs-verbal de rception dress par la commission ad-hoc de rception des commandes, porte la nomenclature sur le BE et sur les autres pices justificatives (factures, marchs) soumet le BE accompagn de la liasse (facture, march, bon de commande) au DAF pour vrification et signature.
r
2. Le DAF vrifie la conformit du BE avec la liasse (facture - march) et le signe pour le valider puis le retourne lASA/le LOG avec les instructions pour laffectation ;
r
3. Sur instructions du DAF LASA/Le LOG prpare en deux exemplaires le bordereau daffectation du matriel (BAM) au vu des instructions du DAF et lui transmet pour signature
r
4. Le DAF vrifie la conformit du BAM ses instructions, signe et le transmet au DG r
5. Le DG sassure de la rgularit de lopration, appose son visa pour lautoriser et le retourne lASA/le LOG pour excution r
6. Ds que les biens sont prpars Le DAF informe par tout moyen les bnficiaires de la disponibilit du matriel dont ils peuvent prendre livraison r
7. LASA/Le LOG appose les tiquettes didentification sur les biens et les met la disposition des bnficiaires r
8. Au moment de laffectation des biens bnficiaires contresignent les BAM en prennent un exemplaire et rcuprent les biens qui leur sont affects r
9. LASA/Le LOG saisit la codification dfinitive des biens affects dans le logiciel de gestion des immobilisations classe le BE, le BAM, les factures, les marchs, le PV dans un dossier appropri (classeur, chemise, etc.) de biens durables
r
10. Au moins une fois par mois Le CPT Contrle lexactitude des informations saisies par lASA/le LOG dans le logiciel r
11. Au moins une fois par an Le CG/CI Contrle lexactitude des informations de gestion des biens r
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou archivage et conservation).
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 10 E.3.4 PROCESSUS DUTILISATION DES BIENS E.3.4.1 MODALITES GENERALES Aucun bien ne peut tre utilis sans avoir t affect un agent ou un service de lAgence. La seule personne habilite autoriser les utilisations de biens dquipement est le DG. Lutilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matriel de bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne prsente aucune particularit partir du moment o ils ont t affects des agents prcis. Chaque agent est responsable de lutilisation du matriel qui lui a t affect. Dautres biens exigent, au contraire, un suivi trs rapproch afin de leur assurer une dure de vie raisonnable. Il sagit des vhicules, du matriel informatique et des photocopieurs. E.3.4.2 UTILISATION DES VEHICULES Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D 1. Quotidiennement tout conducteur Sassure, avant de monter bord dun vhicule de lAgence, quil est autoris conduire ; r
2. Le DG utilise un vhicule de fonction, soit en conduisant lui-mme, sil est muni dun permis de conduire correspondant la catgorie du vhicule, soit par un chauffeur mis sa disposition
r
3. A loccasion des dplace- ments des vhicules de services en ville LASA/Le LOG dlivre des fiches de sortie aux conducteurs des vhicules pendant les heures de service r
4. Inopinment Le DAF Veille au respect de cette disposition r
5. A loccasion des dpla- cements lintrieur Le DAf fait prparer un ordre de mission en deux exemplaires, quil soumet la signature soit du DG r
6. Avant le dpart en mission Le CHF rcupre loriginal de lordre de mission sign, le vhicule affect la mission et vrifie que les autres pices obligatoires pour lutilisation du vhicules affect la mission sont disponibles : carnet de bord, carte grise ou carte jaune, assurance, visite technique,- permis de conduire.
r
7. tout conducteur sinterdit : de transporter les personnes trangres lAgence, denfreindre aux rgles habituelles de circulation routire, sexpose aux sanctions disciplinaires et pcuniaires en vigueur cas de non respect des prsentes dispositions.
r
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou archivage et conservation).
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E.3.4.3 UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D 1. Tous les jours Agents quips dun poste vrifient que le matriel fonctionne normalement assurent ltat de propret du matriel
r
2. En cas dincident Tout agent signale lincident lASA/le LOG pour disposition ncessaire prendre (dpannage ou maintenance) r
3. Tous les jours Tout agent veille utiliser les fournitures informatiques sans gaspillage (papier, encre, disquette, etc.) r
4. Tous les jours Agents quips dun poste sauvegarde les fichiers sur des supports internes et externes pour assurer une scurit des donnes de lAgence. r
5. A la fermeture des bureaux Agents quips dun poste sassurent que le matriel est teint (ou en veille pour les matriels en communication) veillent recouvrir le matriel de housses adquates
r
6. Au moins 2 fois par mois LASA/Le LOG veille ce que la maintenance du matriel soit effectue par un prestataire de services informatiques r
7. En cas de besoin Le DAF fait remplacer tout matriel dfaillant ou hors dusage. r
E.3.4.4 UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieurs, machines relier, etc.) Squence Priodicit Acteurs Description narrative des tches A E C D 1. A la mise en service du bien Le DAF dsigne un responsable (lASA/le LOG) pour soccuper de lutilisation de lquipement r
2. Tous les jours LASA/le LOG Vrifie que lquipement fonctionne correctement r
3. Chaque utilisateur remplit un cahier dutilisation comportant les mentions suivantes: date, identit de lutilisateur, nature des travaux, quantit, observations.
r
4. Aux dates prtablies LASA/le LOG sassure que lquipement na pas atteint son niveau dutilisation partir duquel un contrle est ncessaire ; sinon il fait intervenir le prestataire de maintenance.
r
5. inopinment Le CG/CI Contrle le respect des prescriptions dutilisation de ces biens r
A : pour approbation, E : pour excution, C : pour contrle, D : pour dtention (ou archivage et conservation).
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E.3.5 PROCESSUS DENTRETIEN DES BIENS E.3.5.1 DEFINITIONS Pendant la dure de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types d'entretien sont prvoir : l'entretien permanent ou quotidien, l'entretien priodique, les rparations. L'entretien permanent est, en gnral, apport par l'utilisateur lui-mme qui veille assurer un fonctionnement quotidien rgulier du matriel mis sa disposition. Il se manifeste par les dispositions de vrifications effectuer quotidiennement. L'entretien priodique est l'ensemble des contrles de fonctionnement effectuer des dates prcises ou aprs un n ombre dheures de fonctionnement gnralement fix par le fabricant. Les rparations sont l'ensemble des interventions effectues sur les biens pour les remettre dans un tat de fonctionnement correct. Ils sont effectus par un service extrieur l'Agence. E.3.5.2 LENTRETIEN DES BIENS Certains quipements spcialiss sont accompagns au moment de leur livraison par le fournisseur d'une notice o sont consignes les instructions relatives leur entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matriel dsign, de mme que la documentation technique fournie avec le bien. L'entretien priodique doit s'effectuer selon les modalits de la notice d'entretien. Les modalits et les procdures suivre sont fonction de la nature des biens. Entretien des vhicules : L'entretien quotidien et priodique des vhicules est assur par le CHF. Lentretien priodique comprend les oprations suivantes : la vidange, le graissage, le gonflage des pneus, la vrification des niveaux d'eau et d'huile. La visite technique des vhicules est conduite sous la responsabilit de lASA/LOG. Le carnet de bord du vhicule est examin rgulirement par le CG/CI car il fournit des renseignements utiles sur la qualit d'utilisation du bien. Les informations quil contient sont les suivantes : le nom du chauffeur affect, les destinations assures, les kilomtres parcourus, les entretiens dj effectus, les numros d'ordre de mission, les observations ventuelles. Entretien du matriel informatique : ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 13 L'entretien priodique du matriel informatique est confi un prestataire local de services informatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais fonctionnement ou de la ncessit dacqurir une version actualise dun logiciel, il convient de faire appel un fournisseur agr par le propritaire du logiciel. Linstallation des programmes peut tre confie un informaticien indpendant ou un agent qui aura t pralablement form cette tche. Entretien des autres quipements : L'entretien priodique des autres quipements est assur par : l'utilisateur d'une part, s'il a reu une formation approprie et ; d'autre part, un service extrieur si la nature des travaux l'exige. E.3.5.3 LA REPARATION DES BIENS Toute opration de rparation donne lieu l'tablissement d'un bon de travail (BDT) comportant toutes les mentions ncessaires permettant d'identifier la nature des travaux demands : les rfrences du bien, la date de demande des travaux, la dsignation des travaux effectuer, la date d'entre du bien l'atelier, la date de sortie, les travaux effectus. Le BDT est un bon de commande pour service de rparation. Tous les BDT sont signs par le Directeur Gnral ou le DAF par dlgation. Dans tous les cas, celui-ci vrifie avant de signer le BDT si le bien bnficie dune garantie du constructeur. Dans laffirmative il vrifie galement la nature et la porte de cette garantie afin de ne pas faire prendre en charge par lAgence des travaux imputables aux fournisseurs. Le BDT est tabli en quatre exemplaires. Ces quatre exemplaires seront ventils comme suit : deux exemplaires pour le service extrieur de rparation, un exemplaire pour la comptabilit et, le dernier constituant la souche. Le BDT est vis par : l'agent ou le service utilisateur, lASA/le LOG. Lorsque les travaux sont effectus, lASA/le LOG vise une seconde fois pour constater la bonne excution des travaux demands. Le rparateur doit joindre un des deux exemplaires de BDT sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constate par un bordereau de livraison du rparateur dment vis par le responsable financier. Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT. L'exemplaire du bon de travail retenu par lASA/le LOG est class dans le dossier individuel du bien.
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E.3.6 PROCEDURE DINVENTAIRE DES BIENS E.3.6.1 OBJECTIF DE LINVENTAIRE L'inventaire a pour but le contrle physique des biens durables. Cette opration permet de : dceler dventuels carts entre le nombre et la nature des biens figurant, dune part, sur les registres des biens et, dautre part, dans les comptes, vrifier la situation physique des biens. E.3.6.2 RESPONSABILITE DE LINVENTAIRE Les oprations d'inventaire sont effectues une fois par anne et sont places sous la supervision du CG/CI. Les oprations matrielles sont excutes par une quipe dinventaire comprenant, outre lASA/le LOG, dautres agents dsigns par le CG/CI. E.3.6.3 PROCEDURE DE PRISE DINVENTAIRE La russite de la procdure des prises d'inventaire ncessite la mise en place des dispositions suivantes : prparation des fiches d'inventaire information pralable des personnes concernes par la procdure, rangement pralable des biens. Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations ncessaires sont faites, en particulier celles concernant l'tat du bien. Toutes les fiches dinventaires sont dates et signes par les membres de l'quipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite exploites avec les registres pour complter les informations qui ne pas matrialises sur les biens. A la fin de l'opration, un procs verbal d'inventaire physique des immobilisations est tabli et sign par les membres de lquipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignes dans le procs verbal sont communiques par le CG/CI au DG et au DAF pour les dcisions ventuelles prendre soit : pour autoriser la sortie dfinitive d'un bien, pour sanctionner les agents nayant pas correctement utilis ou entretenu les biens, pour autoriser le remplacement d'un bien.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 15 E.4 FOURNITURES CONSOMMABLES E.4.1 NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES La codification des articles de fournitures est possible mais non obligatoire. Les fournitures consommables comprennent : le papier, les encres, stylos, blocs-notes, fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.), les produits dentretien et de nettoyages, les denres de la caftria, les consommables informatiques. E.4.2 OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES E.4.2.1 MATERIEL DE GESTION La gestion des fournitures se fait avec les matriels suivants : une armoire qui ferme clef, des carnets de bons pour constater les mouvements des fournitures. E.4.2.2 SUPPORTS DE GESTION Les supports ncessaires la gestion des fournitures comprennent : le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock), la fiche dinventaire. E.4.3 PROCESSUS DE RECEPTION LASA/Le LOG et la STR rceptionnent les fournitures auprs des fournisseurs et dlivrent un bon dentre (BE) en au moins 2 exemplaires raison d1 ex pour lASA/le LOG et 1 ex pour la STR qui prend en charge les fournitures livres. Elle enregistre dans chaque fiche stock les quantits reues et range les articles dans les locaux et rangements rservs cet effet. Ces locaux et rangement doivent fermer clef. E.4.4 PROCESSUS DE CONSOMMATION Au fur et mesure des demandes, la STR livre les quantits demandes et dlivre un bon de sortie (BS) en au moins 2 exemplaires raison d1 exemplaire pour le demandeur et d1 exemplaire quelle conserve. Elle tient jour le registre des fournitures partir des BS. Remarque : ce systme peut tre remplac par louverture dun cahier dans lequel une colonne est prvue pour apposer les visas des demandeurs chaque sortie.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 16 E.4.5 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantit minimum, la STR demande lASA/le LOG le renouvellement des fournitures. LASA/Le LOG sassure que la dotation budgtaire de la priode nest pas puise avant de lancer le processus de rapprovisionnement. Le rapprovisionnement suit les procdures dacquisitions valables pour cette catgorie de dpenses.
E.4.6 PROCESSUS DE CONTROLE Le contrle des fournitures consommables sexerce deux occasions principales : au renouvellement du stock, linventaire de fin de priode. LASA/Le LOG assure le contrle des stocks en procdant linventaire en prsence de la STR et au moyen de la fiche dinventaire de stock. Un procs-verbal dinventaire est dress chaque contrle selon le planning des rapprovisionnements. Un exemplaire est communiqu au CG/CI, au CPT et au DAF.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 17 E.5 CARBURANT Le carburant ncessaire au fonctionnement de lAgence est acquis contre remise de tickets auprs des socits ptrolires de la place conformment la procdure dacquisition des biens et services. Ces tickets peuvent tre utiliss dans toutes les stations de la socit ptrolire sur le territoire national. E.5.1 OUTILS DE GESTION E.5.1.1 MATERIEL DE GESTION La gestion du carburant se fait avec les matriels suivants : un coffre, des carnets de bons pour constater les mouvements de tickets. E.5.1.2 SUPPORTS DE GESTION Les supports ncessaires la gestion du carburant comprennent : le registre du carburant, la fiche de dotation de carburant (FDC), la fiche dinventaire. E.5.2 PROCESSUS DE RECEPTION LASA/Le LOG et le CPT rceptionnent les tickets auprs des fournisseurs et dlivrent un bon dentre (BE) en au moins 2 exemplaires raison d1 exemplaire pour lASA/le LOG et dun pour le CPT. LASA/Le LOG prend en charge les carnets de tickets livrs. Il enregistre dans le registre de carburant les quantits de tickets et leurs valeurs et range les carnets dans le coffre ou dans tout autre rangement de scurit rserv cet effet. Un exemplaire du BE est transmis au DAF pour information. E.5.3 PROCESSUS DE CONSOMMATION La FDC est le document dlivr par le DG qui autorise lASA/le LOG fournir des tickets de carburant. Au vu dune FDC approuve par le DG, lASA/le LOG livre la quantit de tickets demands. Le bnficiaire vise la FDC et marge dans le registre de carburants. LASA/Le LOG met jour le registre de carburant. E.5.4 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Lorsque le stock de tickets de carburant est en voie dpuisement, lASA/le LOG en demande au DAF le renouvellement. Le DAF sassure que la dotation budgtaire de la priode nest pas puise avant de lancer le processus de rapprovisionnement. Le rapprovisionnement suit les procdures dacquisitions valables pour cette catgorie de dpenses (consultation de trois fournisseurs).
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 18 E.5.5 PROCESSUS DE CONTROLE Le contrle du carburant sexerce en deux occasions principales : au renouvellement du stock de tickets, linventaire de fin de priode. Le CG/CI assure le contrle du carburant en procdant cet inventaire en prsence de lASA/le LOG au moyen de la fiche dinventaire de stock. Un procs-verbal dinventaire est dress chaque contrle. Il fait tat des carts anormaux de consommation (non justifis par les dplacements effectus ou par la consommation moyenne des vhicules. Un exemplaire du PV est communiqu au DG et au DAF.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 19 E.6 PROTECTION DES BIENS LAgence souscrit des polices dassurances contre les risques suivants que peuvent courir les biens : vol, incendie, inondation (dgts des eaux), responsabilit civile.
LAgence peut utiliser les services dun courtier dassurances pour garantir le choix de la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des polices dassurances sont conservs dans un coffre au bureau du DG. Des exemplaires sont transmis au DAF pour la tenue de la comptabilit. Le DAF (ou le CJ) est responsable du renouvellement dans les dlais des polices dassurances des biens. A loccasion des renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunits susceptibles doptimiser les cots des primes.
Par ailleurs, les responsables et agents de lAgence doivent, en permanence, veiller la scurit des biens placs sous leur responsabilit ou mis leur disposition. Ils doivent ainsi personnellement sassurer que ces biens ne puissent tre ni vols, ni perdus, ni dgrads. La scurit des locaux et leur gardiennage font ainsi parti des mesures de scurit lmentaires.
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 20
E.7 ANNEXES DU MODULE
1 Bon dentre 2 Bon de sortie 3 Bordereau daffectation du matriel 4 Modle de registre des biens durables 5 Modle de fiche dimmobilisation 6 Fiche dinventaire dimmobilisations 7 Modle de carnet de bord de vhicule 8 Modle de bon de travail 9 Modle de fiche dinventaire de stock 10 Modle de fiche de stock (ou registre de fournitures) 11 Modle de fiche de dotation de carburant 12 Modle de registre de carburant
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 21 BON DENTREE
Bon dentre N
DU
DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations
La STR LASA/Le LOG
INSTRUCTIONS POUR LENTREE : les mouvements de stock sont faits dans lunit de comptage
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 22
BON DE SORTIE
Bon de sortie N
DU
DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations
La STR Le bnficiaire
Visa de lASA/LOG
INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE : les mouvements de stock sont faits dans lunit de comptage
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 23 BORDEREAU DAFFECTATION DE MATERIEL
Bordereau N
DU
DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION
LASA/Le LOG Le responsable du service utilisateur
Visa du DG ou du DAF
INSTRUCTIONS POUR LE BENEFICIAIRE : les biens sont proprit de lAgence
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 24 REGISTRE DES BIENS DURABLES
INSTRUCTIONS POUR LAGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont recenss individuellement dans le registre
NDE FOLIO
NDE COMPTE INTITULE DU COMPTE
Rf. Mouvements Codification Date Description Allotissement Valeur Commande Fournisseur Affectation date nature destination observations report du folio prcdent
total reporter
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 25 FICHE DIMMOBILISATION
Fiche N
DU
Nde compte Codification Description Affectation Fournisseur Date de mise en service Date de sortie Motif Dtail du cot
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 30
REGISTRE DE CARBURANT
Nde folio
Nde compte
Intitul du compte
Date
Qt entre
Qt sortie
Fournis seur
Bnfi ciaire
Nsrie tickets
Stock thorique.
Stock physique.
Ecarts
Emarge ment
Obser vations
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 31 BON DE TRAVAIL
Bon N
DU
PRESTATAIRE Nom ou raison sociale Adresse Tel Devis ou proforma du
Le prestataire ci-dessus identifi est invit excuter les services ci-aprs dcrits :
DETAIL DE LA PRESTATION
Codification
QUANTITE
PRIX UNITAIRE
TOTAL
TOTAL HORS TAXE
Montant total en lettres Dlais de livraison Rgime fiscal
Le Prestataire Visa du DG ou du DAF
Bon pour accord
INSTRUCTIONS POUR LE PRESTATAIRE : Pour tout rglement, les factures devront tre accompagnes de lORIGINAL du bon de travail ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Financiers et Comptables Gestion des Biens 32 CARNET DE BORD DE VEHICULE