LA PLANIFICATION

STRATGIQUE

EST-CE POUR VOUS ?


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Bonjour !


Bienvenue latelier :

La planification stratgique
Est-ce pour vous ?


Cet atelier a pour but de vous familiariser avec divers lments
de base lis la planification stratgique.

Cet atelier, qui favorise le dveloppement de groupes
bnvoles, vous est offert afin de renforcer les habilets de
bnvolat au sein de votre organisme ou de votre groupe.

Nous vous offrons cet appui afin dajouter quelques lments
vos connaissances dj acquises.

Nous vous encourageons poser des questions nimporte quel
moment durant latelier.

Nous esprons que cet atelier vous servira de guide et que vous
pourrez lutiliser, dans lavenir, en tant que rfrence dans
votre organisme.


Bonne lecture !

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Est-ce que vous vous demandez ce quil adviendra de votre
groupe ou de votre communaut dans cinq ans ?
Votre association ou votre conseil a-t-il les moyens
ncessaires pour mener bien ses entreprises dans
l'avenir ?

Quels effets auront sur vous :
les tendances environnementales ?
la diminution des ressources ?
les nouvelles demandes des membres, des clients ou des
rsidents ?

Si vous vous tes dj pos ces questions, la planification
stratgique pourrait bien tre la rponse que vous cherchez.
En vous engageant dans un processus de planification stratgique,
vous pourrez vous orienter vers le but que vous vous tes fix au
lieu de vous limiter rgler les problmes du moment.

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En quoi consiste la planification stratgique ?
La planification stratgique est un outil que tout groupe -
municipalit, association, organisme gouvernemental,
entreprise, agence, conseil ou groupe d'intrts - peut
utiliser pour s'engager activement prparer des plans
pour l'avenir.



La planification stratgique est un processus permettant :
De faire le point sur votre organisme ou entreprise, de choisir
o vous dsirez l'orienter et de trouver les moyens d'y
arriver;
D'obtenir la participation de votre communaut ou groupe
pour brosser un tableau de l'avenir, tel que vous le souhaitez;
De dresser un plan empreint de souplesse ou une carte
routire de stratgies partir des discussions internes et de
l'apport de sources extrieures;
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D'orienter votre pays/rgion dans une direction prcise
menant la russite;
De vous engager dans une rflexion perspicace allant au-del
de vos activits et habitudes ordinaires;
D'accueillir positivement les changements en vous y adaptant
efficacement;
De prendre des dcisions qui tiennent compte des
changements rels ou prvus en matire d'environnement;
De prendre des mesures conformment des priorits qui ont
t tablies en fonction de tous les aspects de votre
association ou municipalit.

La planification stratgique n'est pas :

Une mesure prise une fois pour toutes;
Une bote surprises ou un assortiment de techniques;
Une solution rapide des problmes immdiats;
Un rapport qui dormira sur les tagres.


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La planification stratgique a plus d'envergure
que la planification long terme. Par rapport
cette dernire, o les objectifs concernent
une priode dtermine, la planification
stratgique :
Est fonde sur les modifications prvues de l'environnement;
Implique que l'on obtienne l'opinion de nombreuses personnes
et de nombreux niveaux de l'organisme ou de la communaut;
Donne l'occasion d'intgrer des ides et des approches
nouvelles.

Quels sont les avantages de la planification stratgique ?
Grce la planification stratgique, votre organisme ou conseil
pourra :
Exercer plutt que subir une influence;
Clarifier ou redfinir son rle ou l'identit de son groupe
cible;
Ragir positivement devant l'invitable... le changement;
Rsoudre les problmes graves auxquels il fait face;
Trouver des manires originales d'atteindre ses objectifs;
Rduire le recours la gestion de crises;
Jouir d'un lment de continuit pendant les priodes
d'volution ou lorsque de nouvelles personnes assument la
direction;
Utiliser les ressources avec efficacit et efficience;
Prvoir les problmes et laborer des politiques permettant
de rpondre aux besoins futurs;
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Obtenir un engagement de la part de ses membres et les
amener travailler ensemble vers des objectifs communs.

Qui a recours la planification stratgique pour
prparer l'avenir ?

Les types d'organismes ayant utilis la planification stratgique
pour les guider dans leurs activits sont les suivants :
municipalits
hpitaux
industries
gouvernements
collges
secteur priv
agences
conseils d'administration
chambres de commerce
organisations locales et provinciales
associations professionnelles
groupes d'intrts but non lucratif
entreprises
communauts
socits commerciales
commissions scolaires
conseils municipaux
socits
institutions
pays/rgions

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1. Planifier le processus
valuer la ncessit d'effectuer une planification stratgique
La planification stratgique pourrait tre de mise si :
Votre municipalit fonctionne bien actuellement, mais vous
vous demandez s'il en sera ainsi dans cinq ans;
Votre association perd de l'argent et l'intrt de la
communaut et qu'elle se dbat pour demeurer viable;
Vos membres quittent l'organisme pour adhrer d'autres
organismes ayant des mandats semblables;
Votre communaut fait face au chmage, la restructuration
ou un changement de sa base conomique;
Votre socit avait t fonde pour se charger d'un problme
important qui a maintenant t rgl;
Votre groupe d'intrts n'a pas d'objectifs clairs;
Votre conseil nouvellement lu dsire connatre l'opinion de la
communaut pour laborer ses politiques.

La planification stratgique peut n'tre pas
indique pour vous dans les cas suivants :

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Manque de leadership, de formation ou de
comptences;
Manque d'engagement envers le processus;
Croyance de veille date que rien ne peut
aider et que rien ne changera jamais;
Manque de temps, d'argent ou d'autres ressources pour
amorcer le processus;
Problmes causs par des personnes influentes;
Difficult sur le plan de la mise en application
des programmes ou des politiques;
Faibles probabilits que le plan stratgique soit
utilis;
Mauvaise relation entre les intervenants;
lection municipale imminente.
Certaines de ces difficults peuvent empcher le groupe de
terminer le processus de planification stratgique et de mettre le
plan en pratique. Dans ce cas, il est prfrable d'avoir recours
d'autres processus. Lorsque les difficults ont t surmontes,
vous pouvez alors rvaluer la ncessit d'effectuer la planification
stratgique.
Faire comprendre le processus de planification stratgique et
obtenir l'engagement de tous pour l'entreprendre

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Afin d'obtenir l'appui ncessaire, pour commencer :
Faire participer tous ceux qui sont touchs par le plan afin
de le rendre comprhensible et d'amener les
participants se percevoir comme les crateurs de ce
plan.
Dfinir les grandes lignes du processus de planification
stratgique, le rle des participants, l'chancier, les
cots et les avantages.
Consacrer du temps tous les niveaux de votre groupe
afin d'obtenir l'engagement ncessaire pour entreprendre le
processus.
Retenir les services d'un animateur
L'animateur : ,
Guide votre quipe de planification
stratgique pendant le droulement du processus, empche
les discussions de dvier du sujet, et permet chacun de
participer;
Devrait venir de l'extrieur de la communaut ou du groupe et
n'avoir aucun intrt l'gard des rsultats.

Le contrat de services :
Est une entente entre l'animateur et
l'organisme dans lequel les rles et
obligations sont dfinies ainsi que la
priode de service et les honoraires;
Sert prciser qui accomplira certaines fonctions, par
exemple choisir les membres de l'quipe de planification
stratgique, tablir le calendrier des runions, rserver les
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installations et le matriel ncessaires aux runions, prsider
les runions, rdiger et distribuer les procs-verbaux, tablir
le protocole de correspondance entre les membres de
l'quipe.
Former une quipe de planification stratgique

Lorsque vient le temps de former votre quipe, tenez compte des
lments suivants :
Slection
Le groupe de travail ne devrait pas compter plus de neuf
12 personnes.
La composition du groupe doit tre quilibre de manire
ce que soient reprsentes diverses perspectives.
Reprez tous les membres ventuels formant un chantillon
reprsentatif de tous les intrts et de tous les niveaux tant
l'intrieur qu' l'extrieur de votre groupe.
Pensez inclure des personnes ne faisant pas partie de votre
conseil ou de votre excutif - bnvoles, employs, clients,
gestionnaires, commanditaires, partenaires, membres,
rsidents de la communaut, autres groupes intresss.

1
re
tape Planifier le processus
2
e
tape Prparer votre avenir
3
e
tape valuer votre situation actuelle
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Calendrier de travail

En collaboration avec votre quipe de planification, tablissez un
calendrier de travail. Les possibilits comprennent notamment :


Une srie de cinq sept sances de trois heures
chelonnes sur une priode de plusieurs mois;
Une combinaison de sances d'une demi-journe et
d'une journe tenues pendant une priode de temps
plus courte;
Une srie de deux ou trois sances de deux jours.

Laissez passer un certain temps entre les runions afin de donner
l'quipe l'occasion de rflchir sur leur contenu, de vrifier les
faits et d'obtenir des renseignements.



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Communications



Tout au long du processus, votre quipe devrait prparer
priodiquement des rapports et faire part de son travail aux autres
personnes intresses.


Votre quipe de planification stratgique doit savoir ou
dcider comment le plan dfinitif sera prsent aux
autres personnes concernes; p. ex., on le soumettra au
vote au cours d'une assemble gnrale ou d'une assemble du
conseil d'administration, on fera une prsentation publique ou on en
diffusera les grandes lignes par crit.

2. Prparer votre avenir
Imaginer l'avenir
Votre quipe de planification peut se faire une image de la manire
dont vous dsirez que votre organisme soit peru l'avenir. Votre
quipe examinera le profil que vous dsirez avoir dans cinq ans, le
genre d'avenir que vous prfrez, et vos valeurs. Vous devrez
obtenir ces renseignements auprs de ceux que vous reprsentez ou
que vous desservez.
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Dfinir le mandat de votre organisme
En demandant l'avis de diverses personnes sur l'avenir de votre
organisme, vous pouvez en dfinir le mandat. Ce mandat :
Est un nonc faisant ressortir l'avenir que vous souhaitez
pour votre organisme;
Dfinit ce vous voulez faire, et l'intention de qui, ainsi que
les caractristiques uniques de votre organisme;
Constitue le point central de la planification future;
Reflte les valeurs, la culture et la philosophie du groupe;
Reprsente l'orientation principale en fonction de laquelle
tous les plans ou les directives sont vrifis;
Peut comprendre plusieurs versions mesure que le plan
stratgique se dveloppe.




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Exemples :
Le conseil municipal de Villejoie s'emploie amliorer le bien-tre
conomique, social, culturel et physique de ses rsidents afin que la
qualit de vie de ces derniers soit aussi bonne que possible, et afin
que les socits et industries qui s'y trouvent dveloppent de solides
assises commerciales.
Le Conseil de conditionnement physique et de sant Grandeforme
offre des programmes et des services de conditionnement et de
sant fiables et sans danger aux habitants d'Orville afin que ceux-ci
puissent faire des choix salutaires en matire de conditionnement
physique.


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3. valuer votre situation actuelle
Analyse stratgique
L'analyse stratgique est un examen en profondeur de tous
les facteurs susceptibles d'exercer une grande influence sur
l'avenir de votre municipalit ou socit. Pour l'effectuer, il faut
recueillir des donnes et des faits partir de diverses sources et
en confirmer l'exactitude.
Les autres composantes de l'analyse comprennent notamment :
a) Cerner les points forts et les points faibles
Reprer les points forts et les points faibles sur lesquels
votre organisme peut exercer un contrle; p. ex., capital de
fonctionnement rduit, nombre peu lev de
membres ou d'employs, excutif comptent,
rseaux de communication ouverts.
Discuter les effets que ces facteurs auront
sur la capacit de votre groupe de remplir
son mandat.
b) Reprer les possibilits et les obstacles

Reprer les influences externes sur lesquelles vous avez peu
de contrle; facteurs politiques/juridiques, sociaux/culturels
et technologiques.
Il peut s'agir de nouvelles politiques gouvernementales, de la
fragmentation des marchs, de l'volution du mode de vie, des
activits des concurrents.
Explorer le rapport entre ces facteurs et votre mandat.
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c) Dfinir les questions importantes

Les questions importantes :
Dcoulent des points forts, des points faibles, des
possibilits et des obstacles qui ont t
cerns;
Sont des lments positifs ou ngatifs qui
auront des rpercussions sur votre avenir;
Doivent tre tudies par votre quipe de
planification - autrement, elles deviendront
des barrires qui vous empcheront de remplir votre mandat.

4. laborer votre stratgie


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Votre quipe laborera une stratgie ou un nonc des mesures qui
seront prises pour surmonter les problmes importants auxquels
votre organisme ou communaut doit faire face.

Par exemple, votre municipalit ou conseil pourrait adopter les
stratgies suivantes :

Se rendre plus visible auprs de la communaut;
Veiller ce que les communications soient efficaces;
Maintenir la viabilit financire.

5. Vous prparer l'action

Avant de mettre votre plan en application, il
est ncessaire :

De trouver des approches originales pour raliser vos
stratgies;
De vous assurer que les activits prvues sont compatibles
avec le mandat de l'organisme;
De subdiviser les activits proposes en tches de taille
abordable;
De prciser ce que vous ferez, d'attribuer les responsabilits,
de prvoir les ressources dont vous aurez besoin (temps,
argent, comptences) et les chances, et de dterminer la
manire dont vous valuerez les progrs accomplis et les
russites.
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6. Mettre le plan en pratique et en
faire l'valuation
Une fois que le plan a t dress, il incombe tous de faire en sorte
qu'il soit mis en pratique. Voici une liste de choses faire afin
d'assurer cette mise en application.
Faites la liste des activits selon l'ordre de priorit et
tablissez des chances court et long terme;
Crez un comit de mise en uvre;
Dlguez des tches aux comits existants ou aux
nouveaux comits;
Faites connatre les grandes lignes de votre plan
ceux qui sont concerns afin de gagner leur appui aux
fins de la mise en uvre;
Servez-vous de votre mandat comme outil de
commercialisation afin de promouvoir votre cause ou groupe;
Dterminez qui surveillera vos progrs en matire de mise en
application du plan stratgique;
Faites le point sur les progrs raliss chaque runion du
conseil d'administration;
Au bout de six mois, tenez une runion avec votre quipe de
planification stratgique et l'animateur afin d'valuer les
progrs accomplis et faire les modifications qui s'imposent le
cas chant;
Continuez mettre le plan en pratique, le passer en revue et
l'valuer.
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Pour vous aider russir...
1. Consultez des groupes semblables ayant dj appliqu
un plan stratgique. Vous obtiendrez peut-tre des
suggestions qui vous aideront tout au long
du processus.
2. Il est important que tous les membres de
votre quipe de planification stratgique
participent pleinement aux travaux afin d'en
assurer la continuit et la cohrence.
3. Prenez du recul par rapport votre groupe ou votre
communaut et voyez les choses partir d'une autre
perspective.
4. Le processus de planification stratgique est exigeant sur le
plan du temps et de l'nergie - vous devrez peut-tre
surmonter des difficults en cours de route.
5. En vrifiant priodiquement la dfinition de votre mandat
pour vous assurer qu'il est conforme votre plan, vous
voudrez peut-tre y apporter plusieurs rvisions.
6. Veillez ce que votre plan officiel actuel, l'acte constitutif ou
le rglement intrieur de votre organisme, les activits
proposes et le budget soient conformes votre mandat. Vous
devrez peut-tre modifier ces lments.
7. Soyez positif et optimiste tout au long du processus. Les
rsultats en valent la peine.
8. Soyez conscient du fait que votre plan est rdig sur papier
et qu'il peut donc tre rvis mesure que votre organisme et
la socit changent.

Source du document Ministre dAgriculture dOntario - (Permission de reproduction Imprimeur de la Reine)