1

CHARISMA PORTOFOLIO MANAGEMENT

MANUAL DE UTILIZARE










2011

2


Contents
A. INTRODUCERE .................................................................................................................................. 4
A.1 Glosar de termeni ................................................................................................................................ 4
B. DESCRIEREA APLICATIEI .................................................................................................................. 13
B.1 Descrierea succinta a proceselor ....................................................................................................... 13
B.2 GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR .............................................................................................. 14
2.1 Nomenclatorul de norme republicane .......................................................................................... 14
2.2 Nomenclatorul de norme interne de ofertare (norme proprii) .................................................... 14
2.3 Nomenclatorul de norme interne de consum ............................................................................... 15
2.4 Liste anexe norme republicane ..................................................................................................... 15
B.3 GESTIONAREA DICTIONARELOR ........................................................................................................ 16
3.1 Resursele ....................................................................................................................................... 16
3.2 Rolurile de resurse ......................................................................................................................... 17
3.3 Grupuri si subgrupuri roluri de resurse ......................................................................................... 18
3.4 Definirea tipului de lucrare ............................................................................................................ 19
C. OFERTARE ...................................................................................................................................... 20
C.1 CREAREA OFERTEI .............................................................................................................................. 20
C.2 DETALIEREA OFERTEI ......................................................................................................................... 20
D. CONTRACTARE ............................................................................................................................... 32
D.1 Contractul cu beneficiarul ................................................................................................................. 32
1.1. Introducerea informatiilor contractuale ....................................................................................... 32
D.2 Contractele cu subanteprenorii ......................................................................................................... 35
D.3 Contractele cadru de subcontractare ................................................................................................ 36
E. DERULAREA CONTRACTULUI ........................................................................................................... 37
E.1 Actul aditional .................................................................................................................................... 37
1.1. Nota de comanda suplimentara NCS .......................................................................................... 38
1.2. Nota de renuntare - NR ................................................................................................................. 38
1.3. Istoricul actelor aditionale ............................................................................................................. 38
1.4. Semnarea actului aditional ............................................................................................................ 39
E.2 Situatiile de lucrari ............................................................................................................................. 39
2.1 Situatiile de lucrari catre Beneficiar .............................................................................................. 39
2.2 Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare ............................................................. 40

3

F. BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN) ........................................................................................ 41
F.1 Pregatirea Devizului Intern ................................................................................................................ 41
F.2 Subcontractarea ................................................................................................................................ 43
G. FISA LIMITA .................................................................................................................................... 43
G.1 Fisa limita materiale .......................................................................................................................... 43
G.2 Fisa limita dotari ................................................................................................................................ 44
H. PROIECT PLANIFICARE .................................................................................................................. 45
H.1 Gestionarea unui NCS pe proiect ...................................................................................................... 46
H.2 Gestionarea unei Note de Renuntare................................................................................................ 46
H.3 Planificarea proiectului cu Primavera ................................................................................................ 46
I. SUBCONTRACTAREA ....................................................................................................................... 49
I.1 Subcontractarea din Devizul Intern ................................................................................................... 49
J. URMARIREA PRODUCTIEI ................................................................................................................ 50
J.1 Productia pe proiect .......................................................................................................................... 50
J.2 Actualizarea proiectului cu Primavera ............................................................................................... 50
J.3 Actualizarea proiectului fara Primavera ............................................................................................ 51
J.4 Distribuirea bonurilor de consum pe activitati de proiect ................................................................ 51



4


A. INTRODUCERE

A.1 Glosar de termeni

Termen Definiie -> explicaii
Cerere de
oferta
Document prin care clientul solicita furnizorului transmiterea unei oferte privind furnizarea
unui anumit produs -> solutie.
Nota de
Informare
Verbala
Documenteaza o comunicare verbala intre reprezentantii Adrem Invest si cei ai partenerilor
si potentialilor parteneri , fie beneficiari, subcontractori ori furnizori.
Comanda
ferma
Document emis de client catre furnizor, prin care se declara intentia de a procura un anumit
produs furnizat de acesta. De regula, comanda poate face referire la anumite standarde si ->
sau specificatii sau la comenzi -> contracte anterioare derulate intre parti. Comanda se
confirma de catre Adrem Invest. Se raspunde cu o oferta.
Oferta
Devizul-Ofert este documentul folosit n relaia client-furnizor n faza premergtoare
Contractului pentru stabillirea a ceea ce trebuie fcut i la ce pre. Devizul-Ofert este
compus dintr-un set de Obiective, cu cantitile aferente. n spatele fiecrui Obiectiv se
gsesc reete (norme) care stabilesc cantitile de resurse necesare pentru a realiza o unitate
din acel obiectiv. Pe baza acestor norme se poate stabili un pre pe Obiectiv i, pe baza unui
model de calculaie, se poate calcula nchiderea de deviz.
Deviz-Oferta Split of Supply. A se vedea definitia de la Oferta.
Buget client
Suma valorilor ofertate (pret de vanzare) pentru fiecare obiectiv (serviciu -> lucrare
ofertata), consolidata la nivel de grupe de obiective si Valoarea totala oferta (deviz-oferta). A
se vedea definitia de la Oferta.
Contract
intelegere, scrisa si semnata, transmisa prin orice mijloace, intre un furnizor si un client,
continand conditii convenite intre parti, cu privire la furnizarea unui produs -> serviciu.
Contractul este documentul prin care se stabilesc, de comun acord, drepturile si obligatiile
parilor.
n contextul CPM, Contractul este entitatea ale crei componente eseniale sunt: setul de
Obiective, Graficul de execuie, precum i un set de date specifice: numr -> dat contract,
parteneri, garantii, penalitati, etc
Confirmare de
comanda
document emis ca raspuns la o Comanda ferma a clientului, prin care furnizorul isi asuma
responsabilitatea furnizarii unui produs in conditiile stabilite de comun acord. Confirmarea
de comanda impreuna cu Comanda la care se refera au acelasi statut ca si un contract. In
contextul CPM, confirmarea de comanda este asimilata contractului.
Act aditional
document acceptat si semnat (de aceleasi functii care au semnat contractul) atat de client cit
si de furnizor in care sint convenite modificarile unui contract
Proiect
Proiectul reprezinta detalierea Activitilor necesare pentru realizarea investiiei din
Contract.
WBS
(= Work Breakdown Structure) Reprezinta structura logica de descompunere a Proiectului pe
Faze ori Componente. Un element al acestei structurii (sub-proiect) ce poate la randul lui
contine ale sub-diviziuni.
Un pachet de lucrari ce contine toate activitatile necesare atingerii unui Obiectiv al
Contractului.
Grafic de
execuie
Planificarea n timp a etapelor majore necesare pentru realizarea investiiei din Contract.
Obiectiv
Obiectivul este un element msurabil care este asumat prin Contract i care este realizat prin
Proiect si subdiviziunile acestuia pentru a putea fi considerat finalizat cu succes.

5

Termen Definiie -> explicaii
Grup de
Obiective
O grupare logica a Obiectivelor Contractului. Organizate ierarhic. Pachete de lucrari ->
servicii -> produse.
Beneficiar
Tip de partener si parte in contract, destinatarul produselor ori serviciilor ofertate de AI si
angajate prin contract. Proprietarul ori chiriasul dupa caz.
Client A se vedea Beneficiar.
Furnizor
Tip de partener si parte intr-un contract (cadru) de furnizare, persoan fizic sau juridic
care furnizeaz, procur diverse materiale catre AI.
Subcontractor
Tip de partener si parte intr-un contract (cadru) de subcontractare alaturi de AI (in calitate
de contractor, antreprenor general).
Persoan fizic sau juridic angajata de AI pentru a executa, presta o parte din serviciile,
lucrarile ce fac obiectul contractului principal. AI raspunde de asigurarea conditiilor de lucru
pentru subcontractorii sai fata de acestia si in fata Beneficiarului de calitatea muncii prestate
de subcontractorii sai.
Deviz intern
Devizul intern are in principiu aceeai structur cu Devizul-Ofert, dar poate conine
completari si -> sau modificri ale reetelor (normelor).
Buget intern
Suma valorilor bugetate intern (costuri de productie, achizitie, subcontractare) pentru
fiecare obiectiv (serviciu -> lucrare) din componenta Bugetului Intern, consolidata la nivel
de grupe de obiective si Valoarea totala Buget Intern. A se vedea definitia de la Deviz Intern.
Resursa
Incadrata intr-unul din tipurile manopera, material, echipament, cheltuieli etc. poate
reprezenta o resursa nominala, particularizata prin nume, marca, nr. inventar si alte
caracteristici proprii angajatului, materialului, utilajului, etc. Nu se vor utiliza in cazul
implementarii la AI. In contextul acestui document prin resursa se va intelege rol de resursa.
A se vedea mai jos.
Rol de resursa
Resursa generica incadrata intr-unul din tipurile manopera, material, echipament, cheltuieli
etc. spre deosebire de resursele nominale, reprezinta de regula profesii, specializari, clase
etc.
O entitate din nomenclatorul de roluri de resursa este incadrata intr-o ierarhie de grupe si
sub-grupe de roluri de resursa, functie de clasificari date de provenienta (interna ->
externa), specialitati, categorii, etc
Lista anexa
Pozitie neexplicitata in cadrul unei norme (vezi norme de ofertare). Consta intr-o lista
predefinita de Roluri de resursa din care, la utilizarea normei, utilizatorul trebuie s aleag.
Norma de
ofertare
Set de Roluri de resursa si Liste anexe, ce constituie reteta unui Obiectiv ofertat (lucrare,
serviciu). Contine informatii privind consumul specific (pt o unitate de obiectiv).
Normele de ofertare sunt fie standard (republicane) fie proprii (interne).
Norma
standard
(republicana)
Tip de norma de ofertare folosita in mod unitar de toti ofertantii. Nu sunt editabile in sistem,
dar se pot salva variante ale unei norme republicane sub forma unei norme interne de
ofertare ori consum.
Norma proprie
(interna) de
ofertare
Tip de norma de ofertare din categoria normelor de producator, folosita pentru ofertare in
sistem propriu conform tehnologiei proprii utilizate.
Normele proprii (interne) de ofertare sunt editabile in sistem, si pot avea asociate norme de
consum.
Norma
(interna) de
consum
Tip de norma similara ca structura normelor de ofertare, dar folosite intern cu ocazia
elaborarii bugetelor interne. Pot sa prevada componenta de resurse utilizate si -> sau
consumuri specifice diferite fata de norma de ofertare initiala, tehnologiei proprii utilizate.
Normele (interne) de consum pot fi introduse si salvate manual sau create pe baza normelor
standard ori interne de ofertare.

6

Termen Definiie -> explicaii
Consum
specific
Cantitatea de Rol de Resursa (in Unitate de masura proprie) pentru o unitate de Obiectiv (in
Unitate de masura proprie)
Ex:
nr. ore manopera pt 1 buc, mp, set, luna, etc dintr-un serviciu -> o lucrare
kg, buc, etc materiale pt 1 buc, mp, set, luna, etc dintr-un serviciu -> o lucrare

Cantitate
normata
A se vedea Consum specific.
Model de
calculatie
A se vedea Inchidere de deviz.
Coeficient de
recapitulatie
A se vedea Inchidere de deviz.
Inchidere de
deviz
Set de coeficienti si baza de aplicare aferenta. Un coeficient sporeste -> diminueaza
valoarea ofertei cu un procent aplicat global ori selectiv pe tipuri de resurse implicate functie
de baza de aplicare a coeficientilor. Intervin intr-o stuctura de grupe de coeficienti ce pot fi
salvate sub forma de modele (seturi standard ori sabloane de inchidere de deviz) pentru
reutilizare ulterioara.
Spor
Coeficient (+ -> -) aplicat cantitatilor de resurse si roluri de resurse componenete ale retetei
unui obiectiv normat.
Manager
Vanzari
functie in cadrul firmei care coordoneaza activitatile de ofertare, contractare, consultanta
tehnica (in interior si -> sau exterior) specifice serviciilor oferite de AI. Supervizeaza
activitatea Responsabilului Vanzari.

Responsabil
Vanzari
Angajat AI si utilizator CPM, ce efectueaza activitati de ofertare si contractare.

Vanzari Simple
(Simple Sales)
reprezinta produse de catalog, echipamente individuale, subansamble, accesorii etc
identificabile prin coduri in cataloagele producatorilor care se livreaza ca atare sau care
necesita un simplu montaj la client. (Activitatea de montaj va include testare si punere in
functiune la client).
Produse ->
solutii standard
instalatii (aplicatii ale procedeului termovid), Etuve, Grupuri vidare trafo care au mai fost
ofertate de Adrem Invest. Asimilate proiectelor complexe. A se vedea procedura interna
ofertare AI modificata.
Produse ->
solutii noi
instalatii care se realizeaza pentru domenii de aplicare noi
Charisma ERP
Aplicatie de tip Enterprise Resource Planning ce asigura managementul activitatilor de
gestiune si financiar contabile.
Charisma
Portfolio
Management
Modul din cadrul suitei Charisma ERP destinat gestionarii contractelor si a celorlalte
documente si entitati utilizate in cadrul fluxurilor de ofertare, contractare, bugetare interna,
derulare contract si legaturile cu fluxurile de achizitii si vanzari.
Modul
Este o componenta a sistemului Charisma ERP. Un modul grupeaza o serie de
nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte formand un intrument eficient pentru
gestionarea unei anumite functiuni din companie.
Exemplu: modulul Achizitii, modulul Financiar, modulul Vanzari, etc.
Nomenclator
Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi tip care prezinta in
principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu, nomenclatoarele sunt liste din care se
vor selecta ulterior anumite valori in momentul operarii de documente.
Exemple: nomenclator de parteneri, nomenclator articole, nomenclator valute, etc.

7

Termen Definiie -> explicaii
Partener
Orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma de organizare cu care compania are
relatii comerciale transpuse in anumite documente gestionate de sistemul Charisma. Poate fi
client, furnizor, angajat, persoana fizica autorizata, etc.
Tip partener
O caracteristica asociata partenerului prin care i se atribuie acestuia calitatea de furnizor,
client, clienti si furnizor, salariat, client persoana fizica, etc.
Locatie
Spatiu delimitat fizic in care se desfasoara anumite activitati din cadrulunei companii. O
locatie poate fi reprezentata de diferitele sedii ale unei companii, depozite, sucursale,
magazine, puncte delucru, etc. Orice companie trebuie sa aiba cel putin o locatie.
Persoana
Pe langa nomenclatorul de parteneri exista in sistem si un nomenclator de persoane. Care
este diferenta intre cele nomenclatorul de parteneri si cel de persoane? In nomenclatorul de
persoane se inregistreaza date aferente unor persoane fizice care au legatura cu societatea
respectiva. In nomenclatorul de persoane se pot adauga inregistrari care sa contina persoane
fizice ce au calitatea de angajat in cadrul firmei respective. Se pot adauga de asemenea
persoane care sa nu fie angajati in cadrul societatii respective, dar sa fie angajati in cadrul
unor firme din nomenclatorul de parteneri. Pentru a putea selecta aceste persoane ca
persoane de contact in fisa partenerului respectiv, persoanele acestea trebuie sa existe in
nomenclatorul de persoane.
Cu alte cuvinte, se adauga in sistem o persoana fizica dupa care se poate asocia ulterior
calitatea de partener, persoana de contact, angajat
Angajat Persoana fizica care calitatea de a fi si angajat in cadrul societatii respective.
Depozit
Departamentul de tip depozit reprezinta un spatiu delimitat fizic in care se depoziteaza
bunuri in cadrul unei locatii.
Celula
Subdiviziune fizica a depozitului in care se depoziteza anumite bunri si prin intermediul
careia se poate localiza mai usor locul din depozit unde sunt depozitate bunurile. Orice
depozit trebuie sa aiba cel putin o celula, caz in care depozitul se confunda cu celula.
Gestiune
Gestiunea reprezinta o grupare logistica a mai multor celule apartinand diferitelor depozite
din cadrul unei locatii. Orice gestiune trebuie sa contina cel putin o celula pentru a se putea
efectua intrari in acea gestiune; in aces caz gestiunea se confunda cu celula. Gestiunile din
Charisma din punct de vedere al gestionarii stocului este la pert de achizitie.
Articol
Charisma ERP
Orice element (entitate) stocabil sau nestocabil care poate sa apara pe detaliul unui
document gestionat prin intermediul sistemului Charisma. Exemplu: un produs care apare in
factura de vanzare; un mijloc fix achizitionat de companie si care va aparea in detaliul facturii
de achizitie. Tot ca articol se constituie si elementele nestocabile (de tip cheltuieli -> venituri)
utilizate cu precadere in activitatea financiar-contabila. Exemplu: cheltuieli cu energia
electrica care apare in factura de servicii-furnizor, cheltuieli cu dobanzi si comisioane
bancare care apare pe detaliul documentului Extras de cont, etc.
Tip Articol
Reprezinta natura contabila a articolului. Este unul dintre elementele care contribuie la
determinarea inregistrarilor contabile ce se vor utiliza prin intermediul unui articol al
sistemului
Catalog
articole
Cataloagele de articole se utilizeaza in cazurile in care furnizorii sau clientii unei companii
utilizeaza pentru produsele pe care le cumparam -> vindem alte coduri si denumiri decat cele
utilizate in sistemul nostru informatic. El face legatura intre codul (denumirea) utilizat de un
anumit partener pentru un articol si codul (denumirea) utilizat intern pentru articolul
respectiv.
Entitate
Prin entitate se intelege orice element care poate sa fie apara in sistem la un anumit
moment.
Document
Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice referitoare la un
anumit proces, tranzactie, gestionate prin intermediul sistemului Charisma.

8

Termen Definiie -> explicaii
Tip document
In sistem exista mai multe tipuri de documente, in cadrul tipului fiecare document fiind
identificat prin informatii specifice, numar document, data document, etc.
Exemplu de tipuri document: factura de achizitie, comanda client, extras de cont, fisa
mijlocului fix, proces verbal de inventar. Documentele dintr-un anumit tip, spre exemplu
facturi de achizitie, sunt reprezentate de totalitatea facturilor de achizitie introduse in sistem
intr-o anumita perioada
Antet
document
Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document cum sunt: data
document, numar document, stare document, partener, etc.
Detaliu
document
Detaliul unui document este impartit in linii si gestioneaza informatii referitoare la articolele
din document. Un document va avea atatea linii, cate articole distincte sunt continute in
detalierea sa.
Exemplu: Daca intr-o factura de achizitie apar trei articole distincte atunci documentul
respectiv va avea trei linii in detaliul ei.
Inregistrare
O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care respecta conditiile
minimale pentru a putea fi salvata in sistem.
Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri informatiile aferente unui anumit partener:
cod partener, denumire partener, tip partener, stare partener constituie o inregistrare.
Raport
Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati (nomenclatoare,
documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu rapoartele din Charisma au
format A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel, text, pdf, HTML.

9

Termen Definiie -> explicaii
Stare
document
Charisma ERP
Uzual se lucreaza cu patru stari ale unui document: generat, validat, anulat si inchis.
Semnificatia fiecarei valori a campului <Stare> dintr-un document este urmatoarea:

- Generat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se mai pot face
modificari asupra lui, poate fi sters si produce anumite efecte in sistem.

- Validat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date si nu se mai pot face
modificari asupra informatiilor continute de acesta si produce anumite efecte in
sistem. In principiu, un document ca sa ajunga in starea Validat trebuie sa fi fost in
prealabil in starea Generat. Un document in starea validat poate fi insa anulat doar in
anumite conditii.

- Anulat: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face
modificari asupra informatiilor din el si nu produce nici un efect in sistem.

- Inchis: indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face
modificari asupra informatiilor din el si nu se mai poate utiliza ulterior momentului
inchiderii pentru generarea altor documente.

Stare doc Poate fi
incasat\platit
Genereaza
note contabile
Efect Stoc
scade\creste
rezerva stoc
Se pot
genera alte
documente
din el
<Generat> NU NU NU NU
<Validat> DA DA DA NU
<Anulat> NU NU NU NU
<Inchis> NU NU NU NU

Obs. Exceptie fac documentele din modulul Financiar care nu se valideaza manual de catre
utilizator. De aceea ele isi produc efectele scontate si in starea <Generat>.

Stari document
CPM
Fata de starile de baza utilizate de suita Charisma ERP (vezi Stare document Charisma ERP
mai sus), in contextul CPM, pot fi definite si utilizate alte stari specifice documentelor oferta,
contract, buget intern:

stari editabile (asimilate starii <generat> definita mai sus): in editare, in lucru,
stari read-only (asimilate starii <validat> definita mai sus): semnat, aprobat

se doreste introducerea unei stari draft final (inaintat spre aprobare) ca stare intermediara
intre <generat> si <validat>

Un document (entitate) aflat in aceasta stare este caracterizat astfel:
- Read-only pt utilizatorul final are transfera controlul (inainteaza spre
aprobare -> verificare)
- Editabil pt utilizatorul (de regula key user) responsabil cu verificarea si
aprobarea -> respingerea dupa caz. A se vedea fluxul de schimbare stari
documnete din Fig. 2.1-2. Flux aprobare interna documente.


10

Termen Definiie -> explicaii
Tranzactie
Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitatea prin care tipul de
document respectiv poate lua nastere in sistem.
Fiecare tip de document poate avea atasata una sau mai multe tranzactii. Definirea
tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete intalnite in companie pentru
fiecare tip de document in parte.
Tranzactie
manuala
In tranzactiile manuale informatiile din documente vor fi introduse complet de la tastatura
deoarece nu exista un document anterior care se poate constitui ca sursa de date pentru
documentul curent.
Tranzactie
generata
In tranzactiile generate pentru un anumit document exista un document anterior din care
pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in interiorul documentului curent; deci
nu se vor mai introduce de la tastatura. Acest mecanism se numeste generarea unui
document din alt document. In tranzactiile generate sunt implicate doua elemente:
documentul sursa si document destinatie.

11

Termen Definiie -> explicaii
Operatiuni
(actiuni)
- adaugare: prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua inregistrare. Pentru a
putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie completate anumite campuri
obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in informatiile minimale necesare de a fi
introduse in sistem pentru ca acesta sa poata functiona.

- selectare: prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita inregistrare pe
baza unor criterii de selectie.

- consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informatiile
aferente unei inregistrari din sistem.

- modificare: prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii aferente
unei inregistrari din sistem. Dupa efectuarea modificarilor inregistrarea trebuie salvata.

- stergere: prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o anumita
inregistrare din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in sistem se poate face doar
in anumite conditii. Exemplu: nu se va putea sterge din nomenclatorul de parteneri un
furnizor pentru care exista facturi de aprovizionare in sistem.

- copiere: este permisa pentru nomenclatorul de articole; pe baza unui articol deja
introdus in sistem se poate face o copie a acestuia. Operatiunea de copiere este
permisa si pentru documentele introduse in sistem prin tranzactii manuale.

- multiplicare: este o operatiune de copiere specifica modulului Mijloace fixe si obiecte
de inventar pentru multiplicarea documentului Fisa mijloc fix (Fisa obiect de inventar)
cand sunt mai multe bucati din acelasi articol, dar numrul de inventar trebuie
incrementat automat de catre sistem.

- tiparire: prin aceasta actiune documentele pentru care s-a prevazut faptul ca vor trebui
tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr-un anumit format prestabilit.
Exemplu: factura de vanzare, bon de consum, etc.

- navigare: operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea documentelor in sistem, in
sensul vizualizarii din interiorul unui document a legaturii acestuia cu alte documente
sursa sau destinatie. Aceasta actiune este declansata prin apasarea butonului
<Navigare> din interiorul fiecarui document.

- export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este
exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand click de mouse pe
iconita de export (cea care arata ca un plic deschis) aflata in meniul stanga-sus.
.
Dictionar
Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de nomenclatorul
de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in aproape toate
tipurile de documente din sistem, dictionarele contin un numar redus de inregistrari si au o
utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente.
Departament
Entitate din sistem apartinand structurii organizatorice a unei companii. Un tip particular de
departament este depozitul.
Centru de cost
Entitate din sistem pe care urmeaza sa fie evidentiate cheltuielile si\sau veniturile din cadrul
companiei.

12

Termen Definiie -> explicaii
Ierarhie
Ierarhia reprezinta o structura arborescenta prin care se clasifica anumite entitati din sistem
in functie de anumite caracteristici. Se pot clasifica articolele, partenerii, departamentele,
centrele de cost.
Functie
anagajat
Pozitia pe care o anumita persoana o are in cadrul unei organizatii.
Stocabil
Caracteristica asociata articolelor prin care se specifica faptul ca pentru articolul respectiv se
va urmari stocul cantitativ valoric si va avea fisa demagazie in sistem.
Valid
Caracteristica asociata diferitelor entitati din sistem care indica faptul ca se poata utiliza in
sistem sau nu entitatea respectiva.
Utilizator
Persoana care a primit un nume de utilizator si o parola si anumite drepturi de acces in
sistemul Charisma.
Grup de
utilizator
Reprezinta gruparea mai multor utilizatori care au aceleasi drepturi de operare in sistem.




13

B. DESCRIEREA APLICATIEI

B.1 Descrierea succinta a proceselor

Implementarea modulului Charisma Portfolio Management cu modelarea fluxurilor conform solutiei
descrise mai jos va urmari atingerea detaliilor obligatorii legate de realizarea obiectivelor principale, incadrul
fiecarei zone de activitate.
Se vor parcurge urmatoarele etape ale fluxului prezentat si descris mai jos:
Fig. 1 Fluxul de business general
Act adiional
Antemsurtoare
Oferta
Grafic de execuie
Detaliere Proiect /
Alocare cantiti
Situaie de lucrari
nregistrare progres
Factur PV Acceptanta
Recuperare garanii
PV Recepie Final
Reparaii n garanie
Note de comand
suplimentar
Note de renunare
Se reine un procent
din valoarea facturii
drept garanie
Buget Intern
Semnare Contract /
Act adiional
Situaie de plat








14


B.2 GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR
2.1 Nomenclatorul de norme republicane

Vizualizarea dictionarului de norme republicane se face in Portofolio Management -> Dictionare ->
Norme republicane. Avem la dispozitie un filtru de cautare dupa editie, indicator, cod sau denumire. La
nivelul acestui dictionar normele nu pot fi modificate, ci doar vizualizare a continutului.



2.2 Nomenclatorul de norme interne de ofertare (norme proprii)

Crearea unei norme interne se poate face prin doua modalitati:
crearea direct in dictionar a unei norme interne se face apasand butonul in Portofolio
Management -> Dictionare -> Norme interne de ofertare.


crearea plecand de la oferta se face din fereastra Deviz Oferta -> tabul Norma. Reteta se poate
salva ca norma interna apasand butonul Salveaza resursele ca -> Norma interna de ofertare.


15




2.3 Nomenclatorul de norme interne de consum

Sunt normele create dupa un retetar propriu, dar ce au in componenta resurselor un consum
specific bazat pe masuratorile proprii. Acest tip de norme sunt specifice Devizului Intern. Crearea si
gestionarea acestora este identica cu normele interne de ofertare.

2.4 Liste anexe norme republicane

In cadrul normelor republicane, se regasesc anumite materiale importante ce necesita utilizare
explicita in cadrul devizelor. In cazul in care pe un deviz, se adauga o norma republicana ce contine o lista
anexa dar utilizatorul nu selecteaza materialul din acea lista, la salvare acesta o sa primeasca o atentionare
in acest sens si ulterior o sa fie pozitionat automat pe acea norma din lista ofertei.



Gestionarea listelor anexe se realizeaza din meniul Portofolio Management -> Dictionare -> Lista
anexa norme republicane. Listele provenite automat de la normele republicane nu se pot modifica, dar se
pot crea unele noi.


16



B.3 GESTIONAREA DICTIONARELOR

3.1 Resursele

In modulul Portfolio Management, resursele sunt vazute ca persoane -> angajati. Pentru fiecare
resursa i se poate atribui un rol de resursa (o meserie) dar si multe alte detalii specifice.





17

3.2 Rolurile de resurse

Resursele utilizate in definrea normelor pentru obiectivele componente ale entitatilor Oferta,
Contract si Buget Intern, Proiect cu care lucreaza CPM in cadrul fluxurilor de ofertare, contractare si respectiv
bugetare interna, vor fi modelate n sistem sub form de Roluri de Resursa. Codul si denumirea rolurilor de
resursa trebuie sa fi unice in sistem.

MANOPERA (meseria)



MATERIALE



UTILAJE



TRANSPORT


18



DOTARI



CHELTUIELI




3.3 Grupuri si subgrupuri roluri de resurse

Clasificarea mai detaliata a rolurilor de resursa se poate face cu ajutorul acestor grupuri si
subgrupuri. Aceasta clasificare este benefica in cadrul rapoartelor atunci cand vrem sa facem o grupare
suplimentara dupa acest criteriu. Pentru rolurile de resursa care nu permit aceasta grupare suplimentara
atunci se utilizeaza un grup si subgrup generic <NECLASIFICAT>.


19


3.4 Definirea tipului de lucrare
Un anumit tip de lucrare ne este necesar in momentul in care se doreste calcularea valorii unui obiectiv dupa
acest criteriu. Astfel dupa ce se negociaza cu partenerul extern lucrarile se introduc in sistem: Portofolio
Management -> Ofertare -> Lista de preturi tipuri de lucrari.



3.5 Importul si gestionarea cataloagelor de la furnizori

Dictionarul cataloagelor de furnizori se defineste in PortofolioManagement/Ofertare/Cataloage furnizori
ofertare. Presupune importul unui fisier cu extensia xls ce contine lista resurselor. Fisierul xls trebuie sa aiba
urmatorul cap de tabel:
Articol Denumire articol completa UM Pret catalog
Cod resursa Denumire resursa
La nivelul catalogului se va introduce discountul acordat de furnizor, moneda si perioada de valabilitate a
catalogului. In aceasta faza se poate face legatura dintre rolul de resursa si articolul stocabil.


20


C. OFERTARE

Lista cu toate ofertele companiei se poate vizualiza accesand Portofolio Management -> Ofertare ->
Devize oferta. Pentru o navigare rapida, in partea din stanga avem disponibil un filtru de cautare (dupa :
Data Ofertei (de la), beneficiar, stare oferta, cod sau denumire). In aceasta fereastra avem posibilitea de a ne
creea propriu layout beneficiind de o serie de functionalitati (click dreapta pe capul de tabel): grupare,
sortare, filtrare, adaugare coloane etc.
C.1 CREAREA OFERTEI

Exista trei moduri de constructie a ofertei: importul unei oferte dj existente, importul unor cantitati
de materiale (XLS) si modul manual care presupune crearea in CPM.
Importul unei oferte existente sub forma unui fisier de tip .LST sau .DBF.



In modul manual este nevoie de apasarea butonului in fereastra de Deviz oferta. Pentru
aceasta oferta nou creata este necesar sa se completeze date din headerul de oferta. Daca oferta este in alta
moneda decat in RON, atunci trebuie introdus si cursul valutar din acea zi.




C.2 DETALIEREA OFERTEI


a. Importul cantitatilor de material (XLS) presupune existent unei liste de materiale cu urmatorul cap
de tabel [ COD ; DENUMIRE ; UM ; CANTITATE ; PRET]


21



In CPM, dupa ce s-a creat oferta si s-a definitivat structura acesteia (grupuri de obiective) urmeaza sa
se importe lista de cantitati. Se selecteaza grupul de obiective pe care urmeaza sa se importe (in
fereastra Deviz oferta) si se apasa butonul Adauga -> Adauga (importa obiective din fisier text.




In wizardul urmator se copiaza tabelul de mai sus respectand ca(Copy -> Paste).




22

Odata cu apasarea butonului fiecare linie din lista de cantitati devine un obiectiv in
CPM.


b. Importul din alta oferta existenta deja in sistem, din meniul ADAUGA -> Adauga din alta oferta.



Structura ofertei este urmatoarea (arborescenta): investitie, grup de obiective (pe x nivele), obiectiv, rol de
resursa.
Programe de devize PORTFOLIO MANAGEMENT
Investitie Investitie
Obiect Obiect
Deviz Grup de obiective
Articol de deviz Obiectiv



Pentru adaugarea unui grup de obiective sau a unui obiectiv ne pozitionam pe nivelul ierarhic
superior (investitie sau grup de obiective). Ne folosim fie de click dreapta -> Adauga grup de obiective
respective Adauga obiectiv nou la acest grup, fie de shortcut-ul Ctrl+Ins sau Ins.
Obiective se mai pot adauga direct din dictionarul de Normele republicane (Shift+Ins) sau din cel de
Norme interne (definit anterior). Reteta unui obiectiv (articol) se defineste in fereastra Deviz Oferta, tabul
Norma. Se pot adauga roluri de resurse manual, se pot atasa norme republican sau norme interne.

23


Si in aceasta fereastra avem posibilitatea de a ne creea propriul layout avand la dispozitie
urmatoarele functionalitati : functii cut -> copy -> paste, mutare articol sus -> jos in structura ofertei, cautare
articol -> grup de obiective, functii de minim, maxim, medie, numarare la nivel de reteta.


Detalierea ofertei in CM

1. Adaugarea unui grup de obiective (obiect sau deviz) se face apasand butonul Adauga/Adauga grup
de obiective sau Ctr+Ins
2. Adaugarea unui obiectiv (articol) se face
a. apasand butonul Adauga/Adauga obiectiv sau tasta Inser - crearea retetei in CM
b. apasand butonul Adauga/Adauga aticol de deviz din norme interne de ofertare norma este
preluata cu reteta definita in dictionar.
c. apasand butonul Adauga/Adauga aticol de deviz din norme republican norma este preluata
din dictionarul de norme republican.







24


3. Crearea unei norme compuse dupa adaugarea unui obiectiv nou se va folosi butonul
Ataseaza/Editeaza norma compusa din tabul Norma. Normele republicane sau cele interne din
componenta normei compuse se pot multiplica (campul Multiplicator) sau li se pot aplica sporuri.





Crearea retetei unui obiectiv

Reteta unui obiectiv se detaliaza in fereastra Oferta, tabul Norma. Se folosesc butoanele Adauga
resursa, Sterge pentru a adauga resursa cu resursa. In crearea structurii obiectivului se poate apela la
dictionarele de norme republicane sau la cele de norme interne de ofertare (Ataseaza norme interne
de ofertare, Ataseaza norma standard)
Numai in acest tab se poate interveni asupra consumului specific al resursei.




Alegerea pretului pentru resursa
In etapa de stabilire a preturilor se face apel la cataloagele furnizorilor. Se apasa butonul
, in tabul Norma si se interogheaza lista de resurse aferenta tuturor furnizorilor.
Odata ales respectivul prt, in coloana Furnizor din tabul Norma va fi preluat numele furnizorului.


25









Aplicarea discounturilor si adaosurilor la nivelul resurselor

Se pot aplica discounturi si adaosuri la nivelul resurselor aferente anumitor furnizori sau anumitor grupe de
resurse. Butoanele sunt disponibile in meniul Functii/Discounturi si adaosuri pe grupe de resurse/Pe
furnizori.





Impactul aplicarii acestor discounturi si adaosuri in pretul resurselor se poate vedea in tabul Preturi.


26





Tipuri de calcul al obiectivului (articol de deviz)

Tipurile de calcul ale obiectivelor se selecteaza in coloana Calcul pret si sunt urmatoarele:
- Pe baza resurselor (este tipul default al sistemului, valoarea obiectivului reiesind din insumarea
valorilor rolurilor de resursa)
- Manual (valoarea e introdusa manual)
- Pret nomenclator lucrari (se definesc in prealabil mai multe tipuri de lucrari)
- Subcontractor + adaos (valoarea negociata cu subcontractorul + adaos)




Wizard pentrut modificare globala rapida

Aceasta optiune este disponibila in tabul Preturi -> Modificare globala. Se pot face modificari
globale la nivelul diferitelor tipuri de roluri de resursa (Materile, Manopera, Utilaje, Transport, Dotari):
crestere -> descrestere procentuala, crestere -> descrestere valorica sau acela-si pret pentru toate resursele
de tipul x. De asemenea sistemul ne permite o selectie a resurselor dupa un anumit furnizor.


27



Sporuri per tipuri de roluri de resurse

Se pot aplica sporuri rolurilor de resursa atat celor de la nivelul obiectivului cat si celor de la nivelul
grupurilor de obiective. Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui obiectiv se introduc la nivelul
obiectivului in tabul Sporuri -> Modifica.



Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui grup de obiective se introduc la nivelul
grupului : click dreapta -> Aplica sporuri




Analiza Pareto

Analiza impact preturi in oferta (Pareto) ajuta la ajustarea pretului ofertei in functie de ponderea
resurselor in Devizul Oferta. Se identifica rolurile de resursa cu ponderea cea mai mare in oferta. Astfel,
ajutandu-ne de cele 3 variante de preturi putem definii 3 scenarii: pesimist, probabil si optimist.


28


Dupa ce s-au definit cele 3 variante de preturi se apasa butonul . La revenirea in
fereastra Devize Oferta se va recalcula noua valoare a ofertei apasand butonul .










Graficul de contract

Graficul de executie al ofertei se defineste in tabul Grafic de executie, fereastra Deviz oferta.



29


Modele de inchidere de deviz

Inchiderea de deviz se poate aplica atat la nivelul investitiei cat si la nivelul fiecarui grup de obiective
(in cazul in care se aplica mai multe modele de inchideri).
Modelul de inchidere de deviz se poate introduce in fereastra Deviz Oferta in tabul Inchidere deviz
sau se poate prelua dintr-un dictionar de modele (Incarca model de inchidere).



Dictionarul de modele inchidere deviz se gaseste in Portofolio Management -> Ofertare -> Modele inchidere
deviz.


Aplicarea inchiderii de deviz se realizeaza selectand nodul investitiei si din tabul Inchidere de deziv, fie se
aplica un model predefinit fie se poate compune o inchidere noua, utilizand butoanele specifice.


30









Flux de aprobare Deviz Oferta

Odata oferta definitivata se salveaza si se trimite spre aprobare beneficiarului: meniul Functii -> Stare oferta
-> Trimite oferta spre acceptare. In functie de raspunsul acestuia se recurge la modificarea ofertei sau se
creeaza contractual draft.



Sistemul inregistreaza toate versiunile de oferta dandu-ne posibilitatea de a face comparatii intre versiuni
(meniul Fuctii -> Compara versiuni oferta ) si de a o alege pe cea mai buna (Transforma in versiune curenta):.

31



Dupa acceptarea ofertei modificarea este permisa doar printr-un act aditional cerut sau acceptat de catre
client (lucrari suplimentare).

Functia Lock
Sistemul CPM ne ofera posibilitatea de a proteja modificarile efectuate de un anumit utililizator,
eliminand astfel situatia in care se fac modificari pe aceea-si oferta de catre doi sau mai multi utilizatori.
Dupa activare, orice modificare a ofertei, la nivel de obiectiv sau la nivel de grup de obiective face ca
utilizatorul curent sa blocheaze obiectivul, respectiv obiectivele din grup.


Grupul de obiective poate fi deblocat de cel ce l-a blocat sau de un alt utilizator care are drepturi pe oferta
respectiva selectand obiectivele: Portofolio Management -> Ofertare -> Administrare Lock-uri.


32

















D. CONTRACTARE
D.1 Contractul cu beneficiarul
1.1. Introducerea informatiilor contractuale

Odata cu aprobarea devizului oferta de catre beneficiar sistemul genereaza un contract in starea
draft. Sunt preluate din oferta codul , denumirea, data, valoarea, beneficiar. Urmeaza sa se completeze
celelalte date cu privire conditiile contractuale : Avans de primit, Garantii (Retineri sau Restituire), Scrisori de
garantare avansuri sau Scrisori de garantare garantii. Dupa salvare se semneaza contractual din meniul
Functii -> Semneaza contract.


33



Conditii contractuale



Forme de facturare



Avansul de primit
In acesta fereastra se introduc avansurile primite de la beneficiar. In campul Tip avans se introduce
modalitatea de returnare a acestuia: recuperare procentuala, partial valoric sau totala. In campul Procent se
introduce procentul reprezentat de avans din valoarea contractului .
In campul Valoare facturata este preluata din contabilitate valoarea facturii emise ca si
contravaluare a avansului incasat. Pe masura ce se emit facturi pe baza situatiilor de lucrari se returneaza
beneficiarului

34

avansul (procentual din valoarea situatiei de lucrari). Aceasta valoare se regaseste in coloana Valoare
recuperate de catre beneficiar.


Garantii
In acest tab se evidentiaza valoarea garantiilor platite beneficiarului si termenele la care se vor
recupera acestea.
In fereastra Retineri garantii se introduce valoarea garantiei sau procentul din valoarea contractului
(coloana % sau Valoare). In coloana Valoare retinuta de catre beneficiar sunt preluate automat valorile
garantiilor retinute de beneficiar din facturile emise pe baza situatiilor de lucrari.
In Restituire garantii se introc datele de recuperare a garantiilor si valorile acestora.




Garantarea avansurilor si garantiilor
Garantarea avansurilor si garantiilor se face de catre banca prin scrisori de garantie.
In cazul ambelor scrisori dupa ce se apasa butonul se introduc urmatoarele date: valoarea,
data de expirare a scrisorii, banca, IBAN. In partea dreapta a ferestrei sunt evidentiate valoarea totala (a
garantiei sau a avansului), valoarea recuperata sau restituita si restul de recuperat sau de restituit.


35





Milestone-uri

Sistemul permite nregistrarea i corelarea milestone-urilor din cadrul contractului cu cele din
proiect, astfel nct conform milestone-urilor din contract, s se poat factura atunci cnd s-a
ndeplinit milestone-ul de execuie din proiect.


D.2 Contractele cu subanteprenorii

Ca si in cazul contractului cu beneficiarul, se regasesc aceleasi campuri cu privire la completarea
conditiilor contractuale, avansuri, garantii si milestone-uri.

36




D.3 Contractele cadru de subcontractare
In situatia in care se lucreaza cu subcontractori se creeaza necesitatea utilizarii si inregistrarii unor
contracte cadru. Neintroducerea acestora in sistem nu blocheaza salvarea contractelor de subcontractare.

Contractele cadru se vizualizeaza si se definesc in Portofolio Management -> Contractare ->
Contracte cadru de subcontractare. Se introduc toate datele cu privire la contractual respectiv. In partea din
mijloc a ferestrei se specifica obiectivele care fac obiectul contractului cadru (se definesc, se preiau din alte
contracte sau se preiau din tipurile de lucrari)


37




E. DERULAREA CONTRACTULUI
E.1 Actul aditional
Un contract se poate modifica numai printr-un act aditional. Devizul oferta devine editabil odata cu
trecerea contractului in starea editabil.




Dupa ce se fac modificarile respective (in oferta, in contract) actul aditional trebuie semnat. In
Functii -> Versiuni de contract se regasesc toate actele aditionale aferente unui contract. In aceasta
fereastra se pate face comparatie intre toate versiunile.

La editarea unui act aditional se vor activa in fereastra de Oferta, urmatoarele coloane:
Cantitate modificata curent camp editabil pentru introducerea cantitatilor (+ / -)
Cantitate initiala cantitatea originala contractata pana la inregistrarea primului aditional
Cantitate modificata anterior cantitatea totala inregistrata pe toate actele aditionale operate
pana in acel moment, cu implicare asupra obiectivului stabilit.

38



1.1. Nota de comanda suplimentara NCS

Suplimentarea cantitatilor de obiective in cadrul unui act aditional se poate realiza in doua moduri:
suplimentarea cantitatilor pe un obiectiv existent cantitatea suplimentata se introduce direct
in coloana Cantitate modificata curent. Aceasta cantiate introdusa, se adauga la cea existenta din coloana
Cantitate totala.
suplimentarea cu articole -> obiective noi implica adaugarea de pozitii noi in oferta existenta.
Pentru a introduce cantitatea pentru acele obiective, se utilizeaza coloana Cantitate modificata curent.




1.2. Nota de renuntare - NR
Se bazeaza pe acelasi mecanism descris mai sus la NCS, numai ca se vor introduce cantitati negative,
in loc de cantitati pozitive.
Inainte de a opera in actul aditonal o Nota de Renuntare, mai intai trebuie sa se reduca cantitatea de
pe Devizul Intern si Proiectul de executie. Vezi pct.

1.3. Istoricul actelor aditionale
In acest tab se pot observa cate modificari a suferit acel obiectiv, la ce data, si cantitatea care a fost
introdusa.


39




1.4. Semnarea actului aditional

Dupa introducerea cantitatilor noi pe oferta si dupa ce au fost adaugate noile obiective, se merge in
meniul de contracte, se deschide acel contract si se modifica starea acestuia.



E.2 Situatiile de lucrari

2.1 Situatiile de lucrari catre Beneficiar


Pe baza situatiei de lucrari urmeaza sa se factureze beneficiarul conform contractului.
In meniul Portofolio Management -> Derulare contracte -> Situatii de lucrari se vizualizeaza lista tuturor
situatiilor de lucrari. Pentru o situatie noua apasam butonul Adauga.In layout-ul deschis se completeaza
urmatoarele campuri: data, numarul sitautiei de plata, numele contractului pentru care se face si nivelul la
care se face situatia (grupul de obiective). Se apasa butonul pentru a se
vizualiza obiectivele.
In coloana Cantitate planificata se vizualizeaza cantitatea din oferta pentru respectivul obiectiv. In
coloana Cantitate acceptata anterior se vizualizeaza cantitatea consumata la zi pe obiectiv (insumeaza
consumurile tuturor situatiilor anterioare). In coloana Cantitate raportata intern se vizualizeaza cantitatea
reala executata (introdusa la actualizarea proiectului).

Cantitatile executate aferente situatiei de plata se introduc in coloana Cantitate executata curent. Validarea
situatie de salvarea acesteia in casuta .

40




2.2 Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare

Decontarea cu subcontractorii se face pe baza situatiilor de lucrari aferente contractelor de
subcontractare.Vizualizarea si adaugarea acestora se face in Portofolio Management -> Derulare contracte -
> Situatii de lucrari contracte de subcontractare. Modalitatea de adaugare este similara cu cea de la
Beneficiar.



Avem disponibile urmatoarele campuri: Valoare bugetata (valoarea contractului de subcontractare),
Valoare acceptata anterior (valoarea ultimelor situatii de lucrari) si Valoare acceptata curent (valoarea
situatiei de lucrari curente). Situatia este validata numai dupa ce s-a pus bifa .




41


F. BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN)

F.1 Pregatirea Devizului Intern

Odata cu aprobarea ofertei se genereaza Devizul intern. Initial Devizul Intern este o copie a Devizului
Oferta. In meniul Portfolio Management -> Planificare -> Devize interne se vizualizeaza sub forma de lista
devizele interne existente. Filtre disponibile: Data Ofertei (de la), Data Ofertei (pina la), Cod, Denumire,
Beneficiar.
In aceasta etapa putem incepe ajustarea Devizului intern, cum spuneam mai inainte, avand ca punct
de plecare Devizul oferta: modificarea cantitatii de articol de deviz,micsorarea consumului intern, inlocuirea
unor roluri de resursa din tabul Norma; modificarea costurilor unor roluri de resursa in tabul Costuri.





42



Dupa aprobare, Devizul intern trebuie aprobat: meniul Functii -> Stare deviz intern -> Aprobat.
Dupa aprobare, Devizul Intern poate fi editat numai daca este trecut in starea In lucru (meniul Functii ->
Stare deviz intern -> In lucru )sau printr-un Act aditional in editare (vezi Act aditional). Modificarile pot fi
cauzate de o lucrare suplimentara sau de o lucrare extrabugetata (numai modificarea devizului intern).
Aceasta etapa este ultima in care se mai poate face maparea intre rolurile
de resursa si articolele Charisma (fereastra Deviz intern -> tabul Norma)
In aceasta fereastra avem posibilitatea de a face comparatia intre Devizul oferta si Devizul intern (tabul
Comparatie Oferta Deviz intern).












43

F.2 Subcontractarea

Din structura devizului intern se pot subcontracta obiective, deoarece aceasta se realizeaza
cantitativ.





G. FISA LIMITA

G.1 Fisa limita materiale

Fisa limita este considerata in aplicatie un document cu proprietati specifice si anume un document
Charisma, deoarece din acest tip de document sursa se pot genera comenzi cu ajutorul tranzactiilor.
Pentru vizualizarea fisei limita a materialelor este necesara o mapare intre fiecare resursa de tip
material si un articol Charisma corespunzator acesteia. Acest lucru se face in ferestra Deviz Oferta (sau In
fereastra Deviz Intern) in tabul Norma.




44

Pentru vizualizarea fisei limita este necesara maparea rolurilor de resursa de tip material cu
articolele Charisma (in ferastra Deviz oferta sau Deviz intern). De asemenea e obligatoriu ca devizul intern
sa fie aprobat si contractul semnat. Ea se vizualizeaza in Portofolio Management -> Planificare -> Fisa limita
material (dupa ce se alege contractul).




G.2 Fisa limita dotari

Fisa limita pentru dotari respecta acelasi principiu cu fisa limita pe materiale, numai ca in aceasta se
vor evidentia dotarile utilizate in Devizul Intern.


45


H. PROIECT PLANIFICARE

Crearea proiectului se poate face plecand din lista devizelor interne sau din devizul intern deschis.
Se alege optiunea Distribuie resurse pe activitati de proiect din meniul Functii.
Exista 3 modalitati de creare a structurii unui proiect:
1. Dupa structura ofertei fiecare obiectiv devine o activitate: Actiuni -> Creaza structura proiectului
din structura ofertei curente.
2. Manual se definesc mai intai etapele mari ale proiectului dupa care se detaliaza cu
activitatile .
3. Importul din Primavera - presupune crearea in Primavera a unui proiect si importul acestuia in baza
de proiecte a CPM .



Odata definitivata structura proiectului se trece la alocarea obiectivelor (articolelor) pe activitati.
Se selecteaza obiectivul (articolul) si activitatea pe care acesta urmeaza sa fie alocat. Se da dublu
click pe obiectiv si se introduce cantitatea alocata.




46

Inainte de a salva proiectul , se verifica daca toate obiectivele au fost alocate: campul Cantitate
neasociata devine 0 in dreptul fiecarui obiectiv din devizul intern.
In meniul Portfolio Management -> Planificare -> Proiecte se vizualizeaza sub forma de lista toate
proiectele. Filtre disponibile: Cod Proiect, Denumire Proiect, Manager de Proiect, Data Proiect (de la), Data
Proiect (pina la), Data Start (de la), Data Start (pina la), Data finalizare (de la), Data finalizare (pina la).

H.1 Gestionarea unui NCS pe proiect
Acest pas se realizeaza prin alocarea cantitatilor noi provenite in Devizul Intern, pe activitatile de
proiect, pana cand cantitatea era cu cantitate zero.

H.2 Gestionarea unei Note de Renuntare
Pentru notele de renuntare, se aplica procezul invers alocarii de obiective pe activitati si anume
diminuarea cantitatii de obiectiv asociata astfel incat in coloana Cantitata neasociata trebuie sa ramana
cantitatea la care urmeaza sa se renunte.
Dupa ce se opereaza o nota de renuntare pe activitatea de proiect, va rezulta un nou buget planificat
pentru resursele respective si implicit este obligatoriu sa se execute o sincronizare.
H.3 Planificarea proiectului cu Primavera

Urmatorul pas este acela de face sincronizarea cu Primavera si de a transfera proiectul. Fereastra de
sincronizare este disponibila in Portofolio Management -> Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera
P6. Se apasa butonul si se selecteaza proiectul dorit.


Daca proiectul este creat in CPM urmeaza ca in Primavera sa se faca relationarea activitatilor si eventual sa li
se dea durate.

47


Sincronizare proiect cu Primavera P6
Sistemul permite sincronizarea intre cele doua baze (Contract Management si Primavera). Acest
lucru se realizeaza in Portofoli Management -> Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera P6. Astfel ,
in aceasta fereastra se pot vizualiza toate proiectele aferente bazei Primavera.
Proiectele ce urmeaza a fi folosite in CM2 se vor selecta din baza Primavera si se vor exporta in
dictionarul de proiecte CM2.
Proiectele ce sunt create in CM2 pot fi exportate ,la randul lor, in baza Primavera.



Dupa ce un proiect aferent unei baze isi are corespondentul in cealalta baza, orice modificare adusa acestuia
se va regasi in ambele baze odata cu apasarea butonului Sincronizare.

Sincronizarea este posibila odata cu introducerea datelor corecte de conectare: serverul de SQL si baza de
Primavera cu care urmeaza sa se faca sincronizarea, userul si parola de SQL; user si parola aferentei bazei
Primavera.



48


*** Rolurile de resursa ajung in Primavera, dupa sincronizare, dupa cum urmeaza:
Materialele Resurse
Manopera, Utilaj Roluri
Transport - Expenses

Directia de sincronizare a datelor dintre Portfolio Management si Primavera P6, se poate
configura, astfel incat anumite date dintr-o aplicatie sa aiba prioritate si sa nu fie suprascrise din
cealalta aplicatie. Acest lucru se bazeaza pe urmatoarele expresii de sincronizare:
P6 -->> CM2
P6 <<-- CM2
Newer version
Ignore










49


I. SUBCONTRACTAREA

I.1 Subcontractarea din Devizul Intern

Pentru operatia de subcontractare este necesara existenta proiectului. Astfel se subcontracteaza
activitati : meniul Functii -> Subconbtracteaza activitati. Se apasa butonul si se bifeaza activitatea ce
urmeaza a fi subcontractata.



Dupa ce se alege activitatea ( ),in urmatorul layout, se completeaza campurile: partener,
contract cadru (daca este cazul), tip subcontractare si numarul si data viitorului contract de subcontractare.


In fereastra urmatoare se introduce suma pentru care se incheie contractul ( in coloana Pret) si genereaza :

Urmatoarea fereastra deschisa va fi cea de Contracte. Aici urmeaza sa se completeze celelalte date cu privire
la conditiile contractuale . Dupa salvare se semneaza contractual din meniul Functii -> Semneaza contract.






50


J. URMARIREA PRODUCTIEI

J .1 Productia pe proiect


Inregistrarea progresului unei activitati se face in fereastra Proiecte :
a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched activitatea selectata; click dreapta in coloana
Stare; Stare activitate curenta -> Lanseaza activitatea.

b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate (campurile Data de start reala si
Data de finish reala devin active odata cu schimbarea starii activitatii).

c. In tabul Obiective alocate se introduc cantitatile executate si data la care s-au executat pentru
fiecare obiectiv alocat pe respectiva activitate dublu click pe fiecare obiectiv






J .2 Actualizarea proiectului cu Primavera

Sistemul permite inregistrarea unei cantitati executate mai mari decit cantitatea bugetata.

51

Dupa salvarea modificarilor se revine in fereastra de sincronizare cu Primavera (Portofolio Management ->
Planificare -> Sincronizare proiect cu Primavera P6) unde se apasa butonul pentru ca
modificarile sa ajunga in P6.

J .3 Actualizarea proiectului fara Primavera

a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched activitatea selectata; click dreapta in coloana
Stare; Stare activitate curenta -> Lanseaza activitatea.

b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate (campurile Data de start reala si
Data de finish reala devin active odata cu schimbarea starii activitatii).
c. Se introduce procentul de realizare in cazul activitatilor care la data actualizarii sunt in desfasurare.




J .4 Distribuirea bonurilor de consum pe activitati de proiect

Aceasta operatiune se face in Portofolio Management -> Urmarire si control -> Distribuire material
pe activitati de proiect.
Dupa ce se vizualizeaza lista tuturor bonurilor de consum se alege bonul ce urmeaza a fi distribuit. In partea
de jos a ferestrei se introduce procentul alocat, nivelul si elemental alocat.

52