Abogados y Tecnologa, del papel al big data pasando por la

planificacin estratgica.
Introduccin.

El objetivo del presente trabajo es efectuar un recorrido lgico y metodolgico sobre

algunos de los principales aspectos que hacen a la organizacin y funcionamiento de
las reas legales dentro las instituciones, su rol en el entorno organizacional y en
particularsuvinculacinconelreadesistemas.
Al mismo tiempo tomaremos como variables de este recorrido, ciertos conceptos que
oficiarn de disparadores para desarrollar cinco ejes sustanciales referidos a: la
informacin, la planificacin y los sistemas de informacin, procesos e indicadores de
gestin, expediente electrnico y firma digital, y business intelligence para la gestin de
lainformacin,analizaruncaso,terminandoconalgunasbrevesreflexiones.

1)LainformacinenelSectorLegal.
Datoseinformacin.
Las reas legales son mbitos que renen habitualmente muchos datos. Utilizamos la
palabra dato, ya que segn la RAE dato en su primera acepcin implica
antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las
consecuencias legtimas de un hecho, mientras que informacin denota ya la
comunicacin o adquisicin de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que
seposeensobreunamateriadeterminada.
Como vemos la informacin presupone el dato, pero el dato por s mismo no
configura informacin. Volviendo entonces a los servicios legales, vemos que
habitualmente concentran muchos datos pero slo en contados casos esos datos
realmente se transforman en informacin que pueda representar un insumo
importanteparalatomadedecisiones.
Precisamente para que ello ocurra ser necesario conformar un ecosistema de trabajo
que a su vez requerir de la implementacin en mayor o menor medida, de los
recursos que nos hemos planteado como ejes al principio, y que constituyen una lgica
y una cierta coherencia interna, en la que contrariamente a lo que se podra suponer, no
seiniciaconlameraincorporacindetecnologa.
Antes bien veremos que ello presupone fundamentalmente la adopcin de cierta
metodologa de trabajo interno y tambin para con las dems reas de la organizacin,
a la par que la conformacin equipos interdisciplinarios con las reas de sistemas y de
finanzas.
Bajo esta mirada, la posibilidad de transformar datos en informacin representa un
paso adelante muy importante en la gestin del sector legal, no slo respecto de su
propio funcionamiento sino primordialmente en relacin al resto de la organizacin y
ello permitir que se lo deje simplemente como un centro de costos y se lo
1
1
Uncentrodecostosesunadivisinquegeneracostosparalaorganizacin,perosloindirectamentele
aadenbeneficiooutilidad.EjemplostpicosdeestosonlosDepartamentosdeInvestigacinyDesarrollo,


comience a reconocer como un centro de produccin de insumos valiosos para la
tomadecisiones.
Partiendo entonces de la base de tal distincin, uno de los aspectos a tener en cuenta
a la hora de gestionar (inicialmente los datos, y luego la informacin) es qu rol
jueganlasTICsenestetemayenespecialenlagestindelsectorlegal.
Nos permitimos aqu hacer una breve mencin en este momento, a lo que entendemos
es el doble impacto que tiene la tecnologa en su relacin con la prctica jurdica. En
efecto, tenemos para nosotros que podemos advertir por una parte un impacto
instrumental,perotambinotro,msprofundo,msontolgico,detiposustantivo .
2
Cuando hablamos de la integracin sustantiva de las TICs a la formacin de los
futuros abogados, hacemos referencia al impacto de la tecnologa desde el punto
de vista ontolgico. Ello implica analizar hasta qu punto las transformaciones a
nivel de las relaciones sociales, decantan una modificacin del propio objeto de
estudiodelderecho.
No obstante y hecha la mencin, nos ocuparemos aqu del primero de ellos, del
impactoinstrumental.
En este punto, los abogados como cualquier otra profesin o actividad recibimos
indudablementeelinflujodelasherramientastecnolgicas.
Por cierto, ninguno hoy y salvo por cuestiones casi afectivas, utiliza una mquina de
escribir para mencionar uno de los conos de cualquier estudio un oficina jurdica,
sino que trabajamos permanentemente sobre pantallas, de una computadora, una
ultrabook,unatabletaoinclusounsmartphone.
Naturalmente no estamos diciendo nada nuevo, sin embargo, a poco que analizamos
este hecho aparentemente simple, comenzamos a encontrar aspectos que ostentan
algunas particularidades. Nos referimos a aquellas cuestiones que no se agotan con el
mero acceso a, o el uso bsico de la tecnologa sino fundamentalmente a su
aprovechamiento.
Cuandopasamosaesteplano,loevidenteuobviodejadeserlo.
Este reemplazo de las mquinas de escribir por las computadoras, al igual que toda
nueva tecnologa trajo beneficios (en general evidentes) pero tambin nuevos riesgos
(casi siempre implcitos) . Entre ellos, la capacidad de acumular datos de manera
3
incremental, lo que nos volvi bastante ms haraganes a la hora de sistematizar,
organizaryenespecial,protegeresosdatos.
La aparente simplicidad con la cual los datos digitales se generan, copian, acceden o
eliminan ,nosenvolvienunafalsatranquilidad.
4
Cada tanto despertamos de esa sensacin cuando tenemos algn problema grave de
MercadotecniayServicioalcliente.
2
SepuedeampliaralrespectoenelTrabajodeTesisLaincorporacindelasTICsenlaformacindelos
abogados,delaEspecializacinenDerechodeAltaTecnologadelaUCASMBA,disponibleen
BITbliotecawww.bitblioteca.com.ar
3
Yaloexpresabaen1995NicholasNEGROPONTEensuSerDigitalTodatecnologaytodolegado
delacienciatienesuladooscuro.Enlaprximadcadahabrcasosenlaquelapropiedadintelectual
servioladaynuestraprivacidadinvadida.
4
Ellocomosabemosesrelativo,salvoqueelusuariosetomeeltrabajodeutilizaralgnsoftwarede
borradosegurodedatos.


prdida o extravo de datos, o su variante contraria, la exposicin o cesin
involuntaria de esos datos, cuando por ejemplo: se reasignan equipos, o se envan
5
areparacinenmanosdeterceros.
Por lo tanto, lo primero que debemos prever aun antes de avanzar en la digitalizacin
de procesos o tratamiento de la informacin, es contar con una adecuada poltica de
seguridadinformtica .
6
Y aqu encontramos, nuestra primera confluencia absolutamente indispensable, entre
lasreaslegalesylasdesistemas.
Y ntese que no hemos avanzado ms all que de la instalacin y el uso bsico de las
computadorasporpartedelosabogados.
Esta poltica requerir del trabajo colaborativo de ambas reas que debern realizar un
esfuerzo de comunicacin y de interpretacin mutua para poder generar las
condicionesadecuada.
De esta forma (y si se nos permite cierta exageracin con fines estrictamente
pedaggicos) debemos evitar los posturas extremas de restringir el uso de las
herramientas informticas ms all de lo racional segn el contexto, ni tampoco
manejarnos con absoluta independencia de las polticas institucionales, por
cuanto aunque no parezca a simple vista estamos disponiendo de un bien
econmicoajeno:lainformacin.
Ms aun, cualquier empresa necesita de este trabajo conjunto entre Legales y
Sistemas para establecer su poltica de uso adecuado de las herramientas
informticas . Existe numerosa jurisprudencia en materia laboral en cuanto a despidos
7
que se desencadenan por un supuesto uso indebido del mail institucional por ejemplo, y
all se discute no solo el uso por parte del empleado sino tambin las atribuciones que
tieneelempleador.
Aqu si previamente no se ha formalizado y debidamente notificado un reglamento, el
resultadosiempreserafavordelempleado.
Amododesntesis#1.
Necesitamospasardemanejardatosagenerarygestionar
informacinrelevante.Lainformacinesunbienensmismo
aunquedeningunamaneraunfinensmismo,esunrecursopara
latomadedecisiones.

2)Planificacinlegalysistemasdeinformacin.

Laplanificacinhasidotradicionalmenteunamateriaajenaalaformacinjurdica.
Lo cul no deja de ser algo paradjico si tenemos en cuenta que por definicin los
abogados trabajamos con secuencias que implican procesos y plazos, y en lo
5
Aqulavoluntariedadnohabraquemedirlacomoresultadodelaintencinexpresadelusuario,sinode
lasprecaucionesquedebihabertomado.
6
Sepuedeampliaren:http://www.seguinfo.com.ar/politicas/polseginf.htm
7
Porunladotenemoslaspolticasdeseguridad,peroporotrolanecesidaddeestablecerquusosson
permitidosoprohibidosalosempleadosenrelacinalosrecursostecnolgicosquelaempresaprovee.


que refiere al ejercicio contenciosos, en permanente interaccin con la
contraparteysuletrado.
De all que pareciera evidente al observador imparcial, que algn tipo de metodologa al
menosanivelrudimentariosobreplanificacin ,deberamosaplicar.
8
Lo que sucede es que este tipo habilidades y aptitudes (honestamente, como muchas
otras en la carrera) se dejan libradas a la prctica posterior y al saber que pueda
incorporarse en el propio desempeo de la profesin cuando en realidad por las
caractersticasdelostiemposqueactualmentevivimos,ellonosiempreesposible.
En primer lugar poque la dinmica social casi no admite margen para aprender
haciendo, y adems porque resulta indispensable un conocimiento inicial para que
efectivamente lo que algunos denominan aprendizaje invisible pueda ser realmente
incorporado.
Se entiende: sin un terreno frtil las ideas o prcticas con las que ms temprano que
tarde nos topamos los abogados, no pasan del contexto puntual y por ende no
representan un aprendizaje validado para el profesional o la organizacin en la que se
desempea.
La otra contradiccin o curiosidad que se presenta a menudo, es la que nos muestra a
los abogados como excesivamente ritualistas, apegados al procedimiento escrito,
cuando al mismo tiempo en nuestra propia organizacin interna carecemos la mayora
delasvecesdeprocedimientosformalizados.
Esto es ya es un problema para estudio jurdico pequeo, pero lo ser con mayor razn
paraunaempresadeserviciosjurdicosounsectorlegalcorporativo.
A nivel de planificacin organizacional y en materia de management existe demasiada
9
evidencia emprica que muestra que sin la debida formalizacin de los procesos no se
puede (o en todo caso se logra a costos excesivamente altos) hablar de efectividad,
eficienciaoinnovacin.
En efecto, es nicamente a partir de la exteriorizacin de los procesos que podemos
evaluarlos, medirlos y en su caso mejorarlos. Cuando esos procesos no se explicitan,
la prctica se resume a la inercia organizacional que, nuevamente se agota en el caso
puntualynoagreganingntipodevaloralaorganizacin.
Aqu ya podemos incorporar algunas herramientas conceptuales. Por ejemplo, el caso
de la metodologa para la formalizacin de procesos que se conoce como
ProcedimientoCero.
Esta metodologa implica una gua para el relevamiento de los circuitos tal y como son
en la prctica, junto a una manera de volcarlos en una plantilla con una determinada
estructura, y finalmente con la expresin grfica del flujograma respectivo, mediante la
utilizacin de una terminologa estndar de notacin para modelado de procesos de
negociosoBPMN.
10
8
ParaampliarlosconceptosdePlanificacinEstratgica,Evaluacin,Indicadoresydemssesugiereel
siguientedocumentodelaCEPAL:
http://www.eclac.cl/ilpes/noticias/paginas/3/38453/manual_planificacion_estrategica.pdf
9
ParaprofundizarlostpicosvinculadosalametodologadeProjecManagement,lomejoresacudirala
webdelcaptuloArgentinadelProjectManagementInstitutePMI,en:http://www.pmi.org.ar/
10
UnaopcinmuycompletaygratuitaesBizAgi:
http://www.bizagi.com/index.php/es/productos/bizagiprocessmodeler?_kk=bpmn&_kt=17e998a2c14c4c


Con ello obtenemos un primer producto que nos permitir trabajar y analizar cada uno
de esos pasos de modo de eliminar aquellos que no agregan valor, plantear alternativas
de automatizacin, y a la vez nos brinda un lenguaje comn para presentar nuestras
necesidadesalpersonaltcnicoensistemas.
Amododesntesis#2.
Losservicioslegalesrequierencomocualquierotraactividadhoyda,
unametodologayunaadecuadaplanificacinparasereficacesy
eficientes.Lanoplanificacingeneracostosdirectoseindirectos
paralaorganizacin.

3)Procesoseindicadoresdegestin.

Como sabemos en general la administracin (aqu no hay mayores diferencias entre el

mbito pblico y el privado) se maneja con circuitos y procesos, ya sea que los tenga
escritos o no, sean formales o informales. En otras palabras: las cosas de alguna
manerasehacen,lostrmitessiguenalgnderrotero,algncamino.
Si lo pasamos a terminologa tecnolgica, podramos decir que existen ciertos
algoritmos que se aplican para gestionar las solicitudes, expedientes y dems aun
cuando dicho algoritmo sea ni ms ni menos que la opinin puntual del jefe de
turno.
Desde el punto de vista de la sociologa de las organizaciones, ms all del esquema
weberiano de burocracia , numerosos autores de tinte funcionalista como Robert
11
Merton han sealado la existencia de todos aquellos aspectos informales que lejos de
desaparecer de la estructura burocrtica presuntamente objetiva y eficiente, no solo
conviven con ella sino que muchas veces toman el control de estos procesos y
circuitos.
Pero, esta ausencia de formalizacin de algoritmos o de procesos es justamente uno
de los principales aspectos que atenta contra la formulacin de una buena
estrategia de gestin pues como se ha sealado, representa un requisito sine qua
nonpara,medirlaefectividadylaeficienciaascomoevaluaraccionesdeinnovacin.
Es en este sentido una de las tantas paradojas de la administracin burocrtica, y es
que tratndose de un esquema altamente formalizado y basado en la comunicacin
escrita, carece de manuales de procedimientos y operativos escritos. O no hay, o los
queexistensuelentenervariasdcadasencima.
De all que cualquier iniciativa de innovacin y de implementacin de tecnologa requiera
como mnimo previamente, un relevamiento de los procesos que se desarrollan en
elreaencuestinylaidentificacindelosproductosquesegeneran.


5fa8a87a2dccccc344&gclid=CIy9hpSysroCFc9QOgodjBoA1A
11
Entendiendoporburocracia,bsicamentealaorganizacinoestructuraorganizativacaracterizada
porprocedimientosexplcitosyregularizados,divisinderesponsabilidadesyespecializacindeltrabajo,
jerarquayrelacionesimpersonales.


Amododesntesis#3.
Noesposiblemejoraraquelloquenoseavala,ynoesposible
evaluarsinosecuentaconprocesosdefinidos,claramente
explicitadosyconeldesarrollodeindicadoresparasuseguimiento.A
partirdeall,incorporandounaculturayunametodologaadecuadaes
posibledesencadenarunprocesodemejoracontinua.

4)Expedienteelectrnicoyfirmadigital.
La forma prcticamente excluyente de formalizar cualquier gestin tanto en la
administracin pblica como la privada, es el expediente. Y al mismo tiempo ese
expediente se compone de presentaciones o peticiones que tienen dos caractersticas
distintivas:sonpresentacionesescritasyfirmadas.
Ya nos ocuparemos un poco ms en detalle del tema firma y firma digital, pero
digamos mientras tanto que se trata de aspectos que van ms all de su regulacin
puramente jurdica pues integran nuestro acervo cultural y por tanto se encuentran
muy arraigadas en nuestras prcticas habituales a punto tal de identificar como
veremos,aldocumentoconeldocumentoimpresoyfirmadodepuoyletra.
Volviendo al expediente, a tal punto estamos habituados a l, que no es sencillo ubicar
enloscuerposlegalesunadefinicindeexpediente.
Desde luego todos sabemos qu es un expediente pero incluso en legislaciones
como la nuestra generalmente casusticas y afectas a las definiciones, no tenemos una
definicindeexpediente,comohayporejemplodeotrosinstitutos,como,lafirma.
Si en cambio hay mucha regulacin sobre cmo deben ser los expedientes pero
insistimos,nodequeselexpediente.
A los efectos de la presente trabajo resulta oportuno tomar la definicin que de
expediente hace el Decreto 500/1991 de Uruguay, que adems es la definicin que
tomalaAGESIC parasusexperiencias:
12

Expediente.AGESIC
Conjunto de escritos y actuaciones administrativas sobre un mismo
asunto, compiladas cronolgicamente, desde la iniciacin hasta la
terminacin del trmite, que deben permanecer reunidas para
resolver. Se iniciarn a instancias de persona interesada o por
resolucin administrativa, las que formarn cabeza del mismo (Art.
34Dec.500/991)
13

Bien, hasta aqu tenemos en trminos generales, definidos a la administracin
burocrtica y el expediente como la va de manifestacin de las gestiones que all se
concretan.
Si a este esquema introducimos las TIC, vamos a obtener otra definicin o concepto
12
AgenciadeGobiernoElectrnicoySociedaddelaInformacindeUruguay:http://agesic.gub.uy/
13
DecretoN500/991del27deSetiembrede1991,Normasgeneralesdeactuacinadministrativay
regulacindelprocedimientoenlaAdministracinCentral.


quetambinresultaalgovago,yeselquerefierealaadministracinelectrnica .
14
Otra vez, todos tenemos en claro el papel instrumental casi excluyente que la
tecnologa hoy da juega, pero no resulta tan evidente la influencia sustantiva, mucho
msprofundaqueejercesobrelasprcticasorganizacionales.
De all que las primeras acciones en esta temtica, y en particular en la administracin
pblica fue la de informatizar la gestin, entendido esto como el reemplazo de las
mquinas de escribir por las computadoras. Pero sucedi que tales iniciativas, no
dieron mayores resultados en lo que a efectividad y eficiencia de la administracin se
refiere, como es lgico, ya que no se afect ni modific la matriz cultural de la
organizacin.
Esto excede el aspecto tcnico, pues involucra una poltica digital explicita y las
accionesdecapacitacincorrespondientes.
Actualmente y como veremos ms adelante, estamos entendiendo que la solucin no
llega por arte de magia por el solo hecho de informatizar, sino que se requiere de
otras herramientas metodolgicas y conceptuales y que incluso dependiendo del
contexto,informatizarenestostrminos(elcaos)puedeserunamuymalaidea.
De all que debemos tomarnos un poco ms de tiempo para reflexionar, como lo
venimos haciendo en el recorrido aqu propuesto, acerca de la introduccin de las TIC y
suverdaderoimpactoenlaadministracin.
De manera directamente ligada a la proliferacin del intercambio de informacin en
formato digital propio del nuevo contexto social atravesado por las TIC, asom
rpidamente la necesidad de establecer mecanismos que permitieran garantizar en
ciertascondicioneslaautoraylaintegridaddetalesdatos.
As, con el auge de la informtica tanto en la actividad privada como pblica,
comenzamos a percibir en la generacin de todos nuestros documentos un proceso de
reemplazo de los caracteres manuscritos y de los tipos mecanografiados por una
cadena de bits: hoy creamos nuestros textos (y muchas otras cosas) en una
computadora. Ya no trabajamos directamente sobre una hoja de papel usamos como
dijimos,unapantalla.
15
El correlato de ello es el surgimiento de la figura del documento electrnico o
documento digital, que se caracteriza por consistir en una "representacin digital de
actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijacin,
almacenamiento o archivo" y por ostentar una equivalencia funcional de la escritura,
siendo as equiparado al soporte papel y establecindose su validez jurdica en
tantodocumentoescrito.
16
El problema que aqu se nos presenta es la costumbre ampliamente consolidada e
instalada culturalmente, que identifica al contenido del documento con su continente,
14
LaCartaIberoamericanadeGobiernoElectrnicoladefinecomoelusodelasTICenlosrganosde
laAdministracinparamejorarlainformacinylosserviciosofrecidosalosciudadanos,orientarla
eficaciayeficienciadelagestinpblicaeincrementarsustantivamentelatransparenciadelsector
pblicoylaparticipacindelosciudadanosver:
http://www.clad.org/documentos/declaraciones/cartagobelec.pdf/view.Tambinesinteresanterevisarla
abundanteinformacinquealrespectopresentaelPortaldeAdministracinElectrnicadeEspaa:
http://administracionelectronica.gob.es/
15
TORRES,Ariel,BitBang,Edit.Atlntida,2009.
16
SCAGLIA,CarolineP.ContratoscelebradosatravsdelintercambioelectrnicoyautomatizadodeJA
2005II1358SJA25/5/2005LexisN0003/011284


soporte o base material. Dado que lo que cambia ahora es precisamente el sustrato
que deja ser papel para constituirse en un flujo de energa, pero sin que ello modifique
sucondicindedocumentoescrito(instrumento,jurdicamentehablando).
Lo contrario implicara suponer que un mismo texto en una tablilla de arcilla, en un
papiro o en un papel, variara su naturaleza segn su soporte material, cosa que
obviamentenoesas.
Siguiendo con las curiosidades, asistimos a diario a un proceso muy interesante: y es
que trabajando con documentos digitales, los imprimimos, y luego muchas veces los
escaneamosparaenviar,analizaronotificar.
Es decir, vamos como dira Nicholas Negroponte del mundo de los bits, al de los
17
tomos y de all al de los bits nuevamente, pero perdiendo en el camino las
posibilidadesdeprocesamientodelainformacin!
Muy bien, en trminos normativos la forma en que el legislador puede incluir la temtica
relativa a las nuevas tecnologas (en este caso la firma digital y aspectos probatorios de
los actos jurdicos e instrumentos electrnicos), puede provenir de una triple vertiente, a
saber:
a)Reformadelalegislacindefondo
b)Sancindeleyespecial
c) Rgimen uniforme de materias determinadas (por ejemplo, contratacin comercial
electrnica).
Como se ver, en la Repblica Argentina se ha seguido la opcin b) para legislar estas
cuestiones, a partir de la Ley 25.506 , que desde el ao 2001 define y reconoce el uso
18
ylavalidezjurdicadelafirmadigital:

LEY25.506.FirmaDigital.
ARTCULO 2 Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a
un documento digital un procedimiento matemtico que requiere
informacin de exclusivo conocimiento del firmante, encontrndose
stabajosuabsolutocontrol.
La firma digital debe ser susceptible de verificacin por terceras
partes, tal que dicha verificacin simultneamente permita identificar
al firmante y detectar cualquier alteracin del documento digital
posteriorasufirma.
Los procedimientos de firma y verificacin a ser utilizados para tales
fines sern los determinados por la Autoridad de Aplicacin en
consonanciaconestndarestecnolgicosinternacionalesvigentes.

El sistema actualmente adoptado por nuestra legislacin es el que funciona en base a
la utilizacin de un par de claves asimtricas, una privada y una pblica, que se crean
17
Verms:http://es.wikipedia.org/wiki/Nicholas_Negroponte
18
ElesquemanormativosecompletaconelDecretoN2628/2002ylaDecisinAdministrativaN6/2007.
Paravereldetallecompletoira:http://www.agendadigital.gob.ar/normativas


almomentodegestionaruncertificadodigital.
Sin entrar en detalles tcnicos, tenemos los siguientes roles: Autoridad de
Certificacin, es quien emite el certificado digital a utilizar por el suscriptor, Autoridad
de Registro es la instancia previa de validacin de identidad y dems datos del
suscriptor, y tambin tendremos en el esquema de la Ley 25.506 el Certificador
Licenciado, es la empresa o persona jurdica legalmente habilitada para operar
emitiendocertificadosdefirmadigital.
19
Bajo tales condiciones y de conformidad con la Ley 25.506, la firma digital y el
instrumento digital adquieren a todos los efectos previstos por el Artculo 974 de
nuestro Cdigo Civil el mismo rango que los dems instrumentos escritos y
firmados , de manera tal que los requisitos de firma y doble ejemplar all
20
mencionadossecubrentambinahoraconsusmodalidadesovariantesdigitales .
21
Esta previsin legal se conoce como principio de equivalencia funcional, por cuanto
como se ha sealado, la Ley equipara la validez de la firma digital con la olgrafa en su
Artculo 3: Y lo propio hace con el carcter escrito del documento digital, en su
Artculo6.
22
Por lo tanto, conviene ir preparando nuestro esquema de pensamiento para romper ese
molde del tpico modelo: documento/escrito/impreso en papel/firmado de puo y letra,
y concebir que podemos tropezar cada vez con mayor asiduidad, con otra modalidad
documental firmada que, conforme los citados Artculos 3 y 6, son ahora
perfectamentevlidosyconefectoslegalesamplios.
Ms aun, respecto del alcance de la garanta legal, teniendo en cuenta los aspectos
tcnicos que presenta la utilizacin de una infraestructura de clave pblica para firma
digital, no son pocos, y nos incluimos, quienes ven el documento electrnico suscrito
confirmadigital,unanuevaclasededocumentos.
Este nuevo tipo de documento, si bien como es lgico no adquiere la fortaleza de un
instrumento pblico del Artculo 979 y cc del Cdigo Civil, tampoco se cie a las
caractersticasdelsimpleinstrumentofirmadodelTtuloVdelCdigo.
La diferencia se instaura en el juego de los Artculos 7 y 8 de la Ley 25.506, por una
parte:ydelArtculo1.017delCdigoCivil.
A propsito de las escrituras pblicas es un buen ejemplo para entender la validez de la
firma digital. La escritura pblica es el instrumento con mayor fuerza legal en nuestro
ordenamiento,yestalporlaintervencindeunEscribanoqueostentafepblica.
Ahora bien, el hecho que no podamos fcilmente discutir o negar el contenido de una
escritura pblica no surge en las cualidades personales del escribano (al menos por
19
Ampliaren:http://www.agendadigital.gob.ar/firmadigital
20
CumpliendoentalcasoconloprevistoenelArtculo1012delCdigoCivilqueestablece:Lafirmade
laspartesesunacondicinesencialparalaexistenciadetodoactobajoformaprivada.Ellanopuede
serreemplazadaporsignosniporlasinicialesdelosnombresoapellidos.
21
ConlasalvedaddelossupuestosexpresamenteexcluidosporelArtculo4delaLey.25.326.
22
Setratadecuestionesprobatoriasmsquealosconstitutivasdeldocumentoescrito,loqueseconoce
comoformasadprobationem,poroposicinalaadsolemnitatem,yaquehayqueconsiderarasuvez
loprevistoenelArtculo1020delCdigoCivil:Paralosactosbajofirmaprivadanohayformaalguna
especial.Laspartespuedenformarlosenelidiomayconlassolemnidadesquejuzguenms
convenientes.



ahora),sinoenlafuerzaquelaleyledaasufuncin.
Pues bien, con idntico criterio, la fuerza y la validez que tiene la firma digital deriva de
laLey.
Retomando nuestro razonamiento, los efectos jurdicos de un documento firmado con
firma olgrafa requerirn de una prueba de autora frente al desconocimiento del
contenido por parte de su autor mientras que las presunciones de la Ley 25.506
invierten la carga probatoria y deber ser el firmante digital, quien alegue y pruebe
algunacausanoatribuibleasupersonaparadesobligarse.
En definitiva, la discusin entre las partes en un documento digital firmado en los
trminos del Artculo 6 de la Ley 25.506 parte de la atribucin de la manifestacin de la
voluntad de su firmante, en el documento privado, impreso, ello se produce recin con
elreconocimientodelafirma.
23
Corresponde remarcar que lo expresado resulta vlido para la firma digital, pero no as
para la denominada firma electrnica que la Ley 25.506 contempla en su Artculo 5
cuyaredaccinnohacesinoreforzarlaideaqueacabamosdeesbozar:

LEY25.506.Firmaelectrnica.
ARTICULO 5 Se entiende por firma electrnica al conjunto de datos
electrnicos integrados, ligados o asociados de manera lgica a otros
datos electrnicos, utilizado por el signatario como su medio de
identificacin, que carezca de alguno de los requisitos legales para
ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la firma
electrnicacorrespondeaquienlainvocaacreditarsuvalidez.

Es decir que para el supuesto de firma electrnica volvemos a la lgica general en la
que quien pretende hacer valer el documento debe probar la autora, tal y como sucede
conlosdocumentosimpresos.
Por ende esta remisin genrica incluida en la definicin de firma electrnica por
exclusin, nos obliga a completar su caracterizacin con lo previsto en el Artculo 9 de
laLey:

LEY25.506.Validez.
ARTCULO 9 Una firma digital es vlida si cumple con los
siguientesrequisitos:
a) Haber sido creada durante el perodo de vigencia del certificado
digitalvlidodelfirmante
b) Ser debidamente verificada por la referencia a los datos de
verificacin de firma digital indicados en dicho certificado segn el
procedimientodeverificacincorrespondiente
23
Contamoscontecnologaquehoyposibilitatrasladaralpapelimpreso,lasgarantasdeintegridady
autoradeundocumentodigitalfirmado.Sedenominatimbradodigita.Vermsdetallesen:
http://www.slideshare.net/isisconsultores/timbreisis091012


c) Que dicho certificado haya sido emitido o reconocido, segn el
artculo16delapresente,poruncertificadorlicenciado.

En este contexto, el diferente recorrido que habr que incoar en materia probatoria, a
partir de la disparidad de presunciones en torno a la firma digital y la firma electrnica,
se refuerza con las menciones que al respecto hace el Decreto N 2628/2002, en su
Anexo:

DECRETON2628/2002.
1. Firma Electrnica: Se entiende por firma electrnica al conjunto de
datos electrnicos integrados, ligados o asociados de manera lgica
a otros datos electrnicos, utilizados por el signatario como su medio
de identificacin, que carezca de algunos de los requisitos legales
para ser considerada firma digital. En caso de ser desconocida la
firma electrnica corresponde a quien la invoca acreditar su validez
(artculo5,LeyN25.506).
2. Firma digital: Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a
un documento digital un procedimiento matemtico que requiere
informacin de exclusivo conocimiento del firmante, encontrndose
sta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de
verificacin por terceras partes, tal que dicha verificacin
simultneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier
alteracindeldocumentodigital,posteriorasufirma.

Hay que tomar debida nota de esto, pues es uno de los principales aspectos que
marcan una diferencia en nuestra prctica cotidiana cuando pasamos del mundo
analgico al digital, en materia de firma. As, mientras que en el mundo fsico la firma
olgrafaesuna,lafirmaenelmundodelosbits,puedeserdigitaloelectrnica.

Esta diferenciacin que surge de la Ley 25.506, se hace ms expresa en el Artculo 1
delDecretoN2628/2002:
DECRETON2628/2002.
Artculo 1 La presente reglamentacin regula el empleo de la firma
electrnicaydelafirmadigitalysueficaciajurdica.
En los casos contemplados por los artculos 3, 4 y 5 de la Ley N
25.506 podrn utilizarse los siguientes sistemas de comprobacin de
autoraeintegridad:
a)Firmaelectrnica,
b) Firma electrnica basada en certificados digitales emitidos por
certificadores no licenciados en el marco de la presente
reglamentacin.
c) Firma digital basada en certificados digitales emitidos por


certificadoreslicenciadosenelmarcodelapresentereglamentacin,
d) Firma digital basada en certificados digitales emitidos por
certificadores extranjeros que hayan sido reconocidos en los
siguientescasos:
1. En virtud de la existencia de acuerdos de reciprocidad entre la
RepblicaArgentinayelpasdeorigendelcertificadorextranjero.
2. Por un certificador licenciado en el pas en el marco de la presente
reglamentacinyvalidadoporlaAutoridaddeAplicacin.

Para completar el cuadro de las diferencias entre la firma en los papeles y en los bits,
tenemos la delimitacin tempo espacial temtica de la firma digital, en base a lo que
se conoce como Polticas de Certificacin, que denotan al conjunto de criterios
que indican la aplicabilidad de un certificado a un grupo de usuarios en particular o a un
conjuntodeaplicacionesconsimilaresrequerimientosdeseguridad.
24
Aqu es donde podemos apreciar las diferentes esferas o planos que interactan a la
horadeestablecerlavalidezylosefectosjurdicosdeundocumentodigitalfirmado.
En primer lugar el firmante debe contar con un certificado digital emitido a su nombre.
Luego habr que analizar las condiciones tcnicas y jurdicas mediante las cules se
emiti, en particular quien es la Autoridad de Certificacin y si se trata o no de un
Certificador Licenciado y reconocido en el marco de la Ley 25.506. En este punto es
donde posiblemente encontremos la primara de las bifurcaciones que nos llevarn ante
unafirmadigitaloensudefecto,aunafirmaelectrnica.
No obstante y en virtud de lo sealado en cuanto al alcance del uso de los certificados
digitales conforme la Poltica de Certificacin pertinente, podemos encontrarnos en una
situacin en la que a pesar de contar con un certificado digital emitido bajo todos los
recaudos legales de la Ley 25.506, los efectos jurdicos difieran de los que se
mencionaronalanalizarlosArtculos7y8.
Esto puede suceder por caso, cuando los suscriptores utilizan el certificado digital para
firmar documentos por fuera de los alcances de la Poltica de Certificacin,
tornandoelectrnicaesafirmadigital.


Amododesntesis#4.
Noslodepapelgestionaelabogado.
Estamosenunpuntodequiebredelaculturapapelqueha
predominadoymarcadolatarealegaldurantesiglos.Lageneracin
deinformacin,mtricaseindicadoresentiemporealdemandanla
utilizacindetecnologaylamigracindelexpedientepapelaldigital.
Latecnologaactualmentedisponibleenmateriadefirmadigitalo
electrnica,juntosalossistemasdegestinjurdica,lohacen
posible.Paraelloserequieredeuntrabajocolaborativoy
24
ConformeAnexoDecretoN2628/2005reglamentariodelaLey25.506.


complementarioentrelegalesysistemas.

5)BIygestindelainformacin.

A medida entonces que las reas legales van adquiriendo metodologas de trabajo y
tecnologas de gestin nos encontramos con la posibilidad de contar con mayores
volmenes de informacin. La evolucin actual de los procesos y aplicaciones
tecnolgicas nos estn mostrando la importancia de trabajar con lo que se denomina
big data . Esto implica el manejo productivo de grandes cantidades de
25
informacin, concepto que adems puede potenciarse con otro ntimamente
emparentadocomoeldeopendata odatosabiertos .
26 27
As, no solamente es posible procesar y aprovechar la informacin generada en las
reas legales, sino que tambin resulta factible incorporar al sector legal a soluciones
de business intelligence que dependiendo del tipo y dimensin de la organizacin,
28
quiz ya est en funcionamiento en la empresa, y de esta manera efectuar un cruce
conelrestodelainformacinprovenientedelasdemsreas.
Para ello, adems del recorrido conceptual lgico ya mencionado, se requiere que los
abogados trabajemos con alguna herramienta informtica que nos provea el entorno
transaccional , en el que los usuarios operan para gestionar sus asuntos.
29
Recordemos que aqu englobamos como es lgico los juicios o los asuntos
contenciosos pero tambin todos aquellos asuntos que ingresan al sector legal, reciben
untratamiento,yegresanconundeterminadoresultado.
Desde esta perspectiva, asunto claramente excede el tpico expediente, para
abarcar otras expresiones del trabajo jurdico, tales como dictmenes, opiniones,
notas,informes,etc.
Nuevamente, haciendo un traslado de la terminologa de sistemas, se trata en definitiva
de gestionar inputs y outputs, que podamos visualizar en una matriz de produccin
externa (respecto del Sector legal) que identifique adecuadamente los productos.
Sean estos para terceros fuera de la organizacin, pero principal y fundamentalmente
paraeldenominadoclienteinternolase,otrasreasdelapropiaorganizacin.
Como sealramos, cuando nuestra oficina ha logrado avanzar en el sendero lgico
25
"Bigdata"esuntrminoaplicadoaconjuntosdedatosquesuperanlacapacidaddelsoftwarehabitual
parasercapturados,gestionadosyprocesadosenuntiemporazonable.Lostamaosdel"bigdata"se
hallanconstantementeenaumento.Ver:http://es.wikipedia.org/wiki/Big_data
26
Datosabiertos(opendataeningls)esunafilosofayprcticaquepersiguequedeterminadosdatos
estndisponiblesdeformalibreatodoelmundo,sinrestriccionesdecopyright,patentesuotros
mecanismosdecontrol.1Tieneunaticasimilaraotrosmovimientosycomunidadesabiertoscomoel
Softwarelibre,elcdigoabierto(opensourceeningls)yelaccesolibre(openaccesseningls).Ver:
http://es.wikipedia.org/wiki/Datos_abiertos
27
Existenvariaseinteresantesiniciativasalrespecto,tantoenelmbitopblico,comoenelprivado.
Algunasdeellasson:http://datospublicos.gov.ar/http://data.buenosaires.gob.ar/y
http://data.lanacion.com.ar/
28
Sedenominainteligenciaempresarial,inteligenciadenegociosoBI(delinglsbusinessintelligence)al
conjuntodeestrategiasyherramientasenfocadasalaadministracinycreacindeconocimientomediante
elanlisisdedatosexistentesenunaorganizacinoempresa.Ver:
http://es.wikipedia.org/wiki/Inteligencia_empresarial
29
Verhttp://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_procesamiento_de_transacciones


hasta el uso de una herramienta tecnolgica de gestin, estamos en condiciones de
analizar qu le vamos a exigir a esa herramienta como producto de la
sistematizacinyelanlisisdelosdatos.
La experiencia en este punto, en general muestra que salvo que exista una prctica
previa de elaboracin de indicadores de gestin, es muy comn que los propios
responsables del sector legal, no sepan exactamente qu es lo que necesitan
medir. No se trata de falta de formacin profesional, sino de ausencia de cultura de
medicin y tambin en buena parte, de la necesidad de abocarse al da a da, que no
permite destinar espacios a la planificacin o la reflexin sobre el giro de la actividad del
rea.
Por ello es que una buena recomendacin al respecto es encarar un proceso de
revisin y formalizacin de los procesos, y con ello de las necesidades de indicadores,
con un actor externo que adems de aportar metodologa, incorpore la mirada ajena
que da pie a las preguntas ms importantes: Por qu? Para qu? Se puede hacer de
otramanera?
Este tipo de preguntas, habitualmente no surgen de manera espontnea de los propios
involucrados, simplemente porque estn incluidos en el proceso y por tanto asumen
sunaturalidad.
Se entiende, el trabajo e incluso nuestra propia condicin humana, requieren de cierto
grado de estabilidad y seguridad en nuestra rutina, lo que implica que salvo a partir
de algn estmulo externo importante, no vamos a cuestionarmos lo que hacemos a
diario .
30
Ese cuestionamiento por el contrario, hay que generarlo, producirlo. Pero para
tornarlo funcional tenemos que contar con las herramientas necesarias para
canalizarlocomopartedeunprocesodemejoracontinua.
Como hemos sealado, tener escritos los procesos, graficados y establecer una
mecnica de discusin critica, aplicando una herramienta como la de Procedimiento
Ceropuedesermuytil.

Reportesymtricas.
En general los datos que estn disponibles en este sentido en las reas legales se
remiten exclusivamente al total de causas, de abogados y al conteo del resultado
delosjuicios,soloenraroscasos,algoms.
Sin embargo existen otros datos factibles de considerar y de transformar en
informacin. La actividad jurdica como cualquier otra puede ser medida y monitoreada,
no por razones de mero control sino por cuestiones de efectividad, eficiencia y
oportunidades de mejora. Nos servir por caso tener en claro el flujo de ingreso de
asuntos, los recursos humanos disponibles, la asignacin y distribucin de los
asuntos, los tiempos de proceso, la radicacin, la contraparte, el objeto de los
reclamos, etc. Proporciona elementos para construir perfiles, identificar y detectar
patrones,etc.
30
porlafuerzadeentropa,elcerebroesungranconservadordeenerga.Paranuestrasupervivencia
siemprefueyespositivoguardarunpocodeaqullaporlasdudasdequesucedaalgoimprevistoy
debamosescaparopelear.Estoproduceque,anteundesafointelectual,primerobusquemosinformacin
enloyaconocido,EstanislaoBACHRACH,gilmente,EditorialSudamericana,2012.


Aqu habr que ver en cada caso el objeto de la organizacin, pero solamente para
tomar como ejemplo la litigiosidad laboral, tenemos que el rea legal es quien puede
aportar a la discusin de la poltica de recursos humanos de la empresa, junto a la
Gerencia respectiva, un anlisis concreto sobre cules son los puntos que generan
mayores reclamos, de qu sector de la empresa provienen, si hay algn patrn
geogrfico, si existe alguna incidencia sindical, etc, y fundamentalmente que tipo de
criteriosestsosteniendoenesemomentolaJusticiaLaboral.
Como pueden apreciar, estamos hablando de aspectos que cualquier Autoridad
deseara tener a la hora de definir su poltica laboral, o de sentarse a discutir una
paritaria.
Unejemplomuyconcreto:
Es muy frecuente que las decisiones en materia de Recursos Humanos se tomen a
partir de lo que aporta la Gerencia de RRHH, lo que cul parece lgico. No obstante, si
despus tenemos que las decisiones que as se toman por la Alta Direccin, son objeto
de impugnacin judicial y los tribunales las acogen favorablemente, estamos
generandoyampliandonuestrapropialitigiosidadinterna.
Por ende es el sector legal quien est en condiciones de sealar este elemento, porque
es quien efectivamente trabaja con los casos y hace el seguimiento de las resoluciones
judiciales, y como dice el dicho en nuestra profesin: la ley, o el derecho, es lo que
losjuecesdicenquees,ypodramosagregar:enundeterminadomomento.
El mismo ejemplo puede trasladarse a otras temticas de la organizacin, y cuanto
ms cerca se encuentre del corazn del negocio de la empresa, mayor ser la
relevanciadelainformacinquepuedeofrecerelsectorlegal.
Verbigratia, volviendo al ejemplo que de PAMI (y es extensivo a cualquier obra social)
recibe permanentemente amparos por reclamo de coberturas mdico asistenciales.
Desde la Gerencia abordamos el circuito de amparos como una oportunidad de
generarinformacinrelevante.
No se trat, como en algn momento de medir la cantidad de amparos, porque ese
indicador no resulta relevante por s solo en la operatoria de la organizacin. Adems,
surge de una variable externa que no podemos manejar como es el derecho que
entiende el afiliado que le corresponde a reclamar por va judicial determinada
cobertura. Por ende no puede ser el objetivo o la meta, eliminar los amparos. No
obstante, lo que si nos propusimos fue identificar el objeto de los amparos, el tipo de
cobertura o elemento requerido, el origen del peticionante, qu juzgados resuelven
cmo,etc.
31
Pero para extraer conclusiones vlidas se necesit, adems de una herramienta
informtica que pudiera procesar tales elementos (software transaccional) porque es
muy complicado y lento hacer los cruces de manera artesanal y a la vez trabajar con
grandes volmenes de informacin, esto es big data (software de business
intelligence).
Entre los resultados de este trabajo, est proporcionar a las Autoridades mayores
fundamentos a la hora de determinar qu se incluye o no en la cobertura de la Obra
Social. Como en el caso de los reclamos laborales, es preferible evaluar su inclusin lo
que permite planificar por ejemplo su adquisicin, antes que tener que prestarlo por
orden judicial, lo que implica hacerlo contrarreloj, sujeto a la imposicin de astreintes,
31
Inclusodetectarciertaoperatoriaapartirdeidentificaralabogadopatrocinante.


comprarlo normalmente ms caro, cubrir costas, etc., adems de los costos
indirectoscomolatensinquesegeneraenelafiliado,lamalaprensa,etc.


Amododesntesis#5.
Laverdaderatransformacindelsectorlegaldeuncentrodecostos
aunengranajeimportanteenelcircuitoproductivodelaorganizacin,
vienedelamanodelageneracindeinformacinimportante,
relevante,confiable,yoportunaparalatomadedecisiones.Ellose
obtieneluegodeadquirirunametodologadegestin,las
herramientastecnolgicasadecuadasaniveltransaccionalyde
businessintelligence,yseconsolidacuandoelcambioseincorporaa
lacultura organizacional
32
.

6)Anlisisdecaso.InstitutoNacionalDeServiciosSocialesparaJubiladosy
Pensionados.INSSJPPAMI.

Todo lo que hemos estado sealando en los prrafos anteriores tiene un antecedente
emprico concreto, en la gestin de la Gerencia de Asuntos Jurdicos entre los aos
2007 y 2013 que puede ser de utilidad no como modelo, sino como una referencia que
integralosconceptosmencionados.
ElInstituto.
El PAMI es un ente pblico no estatal cuyas competencias derivan de la Ley 19.032 que
tiene por misin brindar prestaciones de salud y sociales al colectivo de Jubilados y
Pensionados nacionales, cuyo nmero asciende a casi 5 millones de afiliados en todo
elpas.
Cuenta con una estructura Central y otras reas descentralizadas en todo el territorio,
incluyendountotalde15milempleados.
LaGerencia.
En este contexto la Gerencia de Asuntos Jurdicos se conforma con tres Subgerencias
en el Nivel Central, pero adems con la responsabilidad funcional de los casi 300
abogados que se desempean en Capital y en alguna de las 38 Asesoras Jurdicas en
elinterior.
En el ao 2007, este panorama se completaba con una cartera de entre 2.000 y 5.000
juicios, un nmero indeterminados de otros asuntos y un presupuesto solamente para
elpagodesentenciasdeunos400millonesdepesos.
La Gerencia careca de cualquier sistema de gestin informatizado, ni centralizado ni
descentralizado, incluso la mayora de sus integrantes no contaba con un mail
32
Negropontehablandodelaevolucintecnolgicaafirmaquesetratadeunfenmenoprcticamente
imparable,yaquesunaturalezaescasigentica,dadoquecadageneracinestmsdigitalizadaquela
anterior.


institucional.

En este contexto, se elabor un Plan Estratgico entre cuyos objetivos se estableci el

de avanzar en un proceso paulatino de ordenamiento, incorporacin de herramientas
informticas y de gestin organizacional para llegar a contar con una plataforma de
gestin jurdica, capaz de proveer de informacin relevante y de conectarse a nivel de
datawarehouse con las soluciones de business intelligence que en ese momento se
estabaimpulsandoenelInstituto.
Se inici as un proceso primero de revisin, reorganizacin, relevamiento y
parametrizacin de los procesos de la Gerencia como paso previo a la contratacin de
una solucin informtica. Este paso lento, pesado pero absolutamente indispensable,
llevunao.
Esta Plataforma permiti contar con un medio adecuado no solamente de registro sino
fundamentalmente de gestin de los trmites de todo tipo que se llevan a cabo en los
diferentesprocesosdelaGerencia.
Se trata de un software transaccional, organizado de manera modular con 300
usuarios que tienen diferentes perfiles y que operan algunos de los 38 procesos que
estn distribuidos en las 68 carteras que se crearon para organizar y subsumir las
diferentesreasoperativas.
Este proyecto posibilit contar por primera vez en los 41 aos que tiene PAMI con un
panoramaciertodelacantidaddejuiciosyotrosprocesosanivelnacional.
Como sealramos, para ello hubo que relevar, analizar, criticar y fundamentalmente
pensar categoras conceptuales adecuadas. Por ejemplo se trabaj con el concepto de
asunto que representa todo aquel trmite que ingresa a la Gerencia, es susceptible
deabordajeytrabajoysalecondeterminadarespuesta.
Conectando nuevamente con la lgica de sistemas, se trata de todo input que es
trabajado y egresa como un output, en algunos casos fuera de la organizacin y en
otros,setransformaasuvezenelinputdeotrossistemasyprocesos.
Por supuesto que un expediente judicial o administrativos constituyen un asunto pero
existenmuchosotrosejemplosquenoseagotanentalessupuestos.
Cada uno de estos asuntos (ms de 53.000 activos al ao 2103) tiene relacionado,
personas, tareas y agendamientos adems de la posibilidad de adjuntarle documentos,
y al mismo tiempo tiene un Responsable y un Responsable de su Gestin, para
distinguirentrelapersonaacargodelreaylaquellevaefectivamenteelasunto.
Ahora bien, si en un asunto tenemos la informacin relativa a su objeto, las partes
que intervienen, el responsable de su gestin, las diferentes tareas realizadas,
inclusosdocumentosdigitalesfirmados,entoncesquetenemos?
Puestenemosunexpediente,nimsnimenos!
Claro que bajo una modalidad de acceso y presentacin diferente a la que
acostumbramosaverennuestraculturapapel.

FirmaDigitalGAJ.
A partir del ao 2009 la Gerencia mediante la Disposicin N 001/2009/GAJ modific la


lgica del circuito administrativo de sus documentos estableciendo como regla general
el uso y suscripcin de documentos digitales firmados. As la produccin documental
en todas sus formas: Disposiciones, Dictmenes, Providencia, Notas, Minutas, etc, se
exterioriz en base a documentos digitales de primera generacin firmados. Estos
documentos ostentan la calidad de originales con plena validez legal conforme la Ley
25.506, y la Resolucin que al efecto se elabor para la Direccin Ejecutiva, suscrita
bajoelN1538/2010/DE.
Desde la implementacin de la Disposicin N 001/2009/GAJ, se registran ms de ocho
mil quinientos (8.500) documentos firmados digitalmente, incluyendo alrededor de tres
mil (3.000) Dictmenes, cuatro mil (4.000) Providencias, y cuatrocientas (400)
Disposiciones.

Expedientedigital.
Entre los procesos analizados, uno de los ltimos fue la formalizacin y revisin del
circuito de Oficios como parte de su implementacin en un esquema de expediente
digital.

CircuitoOficios.
Como la mayora de los procesos el de Oficios no estaba escrito, funcionaba segn la
prctica diaria basada en la inercia organizativa. Al solicitar a los integrantes del Equipo
de Oficios que escribieran los pasos habituales que realizaban para su trabajo
surgieronlasprimeraslucesdealerta.
Se encontraron varios pases sucesivos entre los propios profesionales de rea,
ausenciadecriteriospreviosparaasignacindeloscasos,etc.
Varias reuniones despus, finalmente se obtuvo una foto del trmite tal y como se
estabagestionando.
Inmediatamente se pudo percibir la cantidad de pasos sin valor que se necesitaban
simplemente para hacer circular el oficio, de modo que desde su emisin por el Poder
Judicial hasta el escrito de respuesta, se requeran de al menos 10 pasos, que
recorran 4 reas diferentes, de las cules solamente 2 de ellas, agregan valor al
proceso.
Se necesitaban 3 pasos y entre 5 y 10 das, solamente para que el Oficio ingresara de
manera formal, se caratulara y llegara al escritorio del profesional del rea de Oficios
parasuanlisis.
A su turno, y dado que la respuesta de fondo de la peticin involucra a otras reas
sustantivas, el trmite debe remitirse a la Gerencia que corresponda, Recursos
Humanos,PrestacionesMdicas,PromocinSocial,etc.
Esta derivacin, involucraba 3 o 4 instancias meramente intermedias, y unos 10
dasms,aproximadamente.
Obviamente, una vez que la Gerencia requerida desarrollaba su intervencin, se
efectuaba el recorrido inverso, nuevamente 3 o 4 instancias meramente de pases, y
otros10dasms.


Si, en el supuesto de marras la respuesta era autosuficiente y suponiendo que no se
requeran aclaraciones, se confeccionaba el escrito para su presentacin en el
Juzgado emisor, agregndose todo el actuado al expediente, que posteriormente se
archiva.
Este esquema, insuma entonces unos 10 pasos y alrededor de no menos de 20 a
40dasdedemora.
Inmediatamente y con el grfico a la vista, se trabaj en varias sesiones con el personal
de Oficios y el Equipo de Innovacin y Gestin de la Gerencia, para revisar el proceso
comopasoprevioasuimplementacinenlaPlataformadeGestinJurdica.
De esta forma se hicieron preguntas puntuales para cuestionarnos acerca de quin o
quienes deben intervenir, qu necesitan para hacerlo, y como lo podran hacer de
maneramseficiente?
Las respuestas a estas preguntas, fueron proporcionando elementos importantes a la
horadereformularelproceso.
Para no extenderme demasiado, digamos que se formaliz el Proceso, aplicando la
metodologa de Procedimientos Cero, se elaboraron Notas estandarizadas para
agilizar las comunicaciones, se mantuvo la conformacin del expediente papel,
pero como reservorio de las actuaciones y que solamente circula desde su
cartelizacinalreadeOficioypermaneceallhastasuarchivo.
Paralelamente se establecieron los circuitos a travs de la Plataforma de Gestin
Jurdica, lo que permiti no slo abreviar pasos e instancias, pues el Oficio puede ser
derivado electrnicamente de manera directa a la Gerencia requerida sin necesidad de
pasar las actuaciones fsicas por las Mesas de Entradas intermedias sino
fundamentalmente ganar tiempo, pues la asignacin mediante la Plataforma se
producedemanerainmediata.
Todas las actuaciones que se cargan al asunto en su desarrollo se materializan en
documentos PDF firmados mediante firma digital, de modo que el asunto va
incorporandosucesivamentetodasvicisitudesrelevantesdeltrmite.
El rea o Gerencia respectiva, a travs de su Asesor Legal recibe el Asunto, gestiona
con quien corresponda los elementos para su respuesta, la redacta, la firma
digitalmente, la incorpora al Asunto, y se lo devuelve otra vez de manera directa, a
travsdelaPlataformaaOficiosparaelaborarelescritopertinente.
De esta forma, y sin la intervencin improductiva de las instancias intermedias y
ocupando estrictamente el tiempo necesario para el trabajo de fondo del Oficio,
es posible ganar, celeridad, eficacia, eficiencia y tambin seguridad, dado que toda
la informacin relevante queda en el Asunto correspondiente en los servidores de PAMI,
conlasdebidaspolticasdeseguridad.
El grfico de flujos, aplicando esta vez la notacin BPM, aunque pueda parecer mucho
ms complejo y extenso, lo cierto es que su aplicacin, permite obtener el resultado
necesario, pero en no ms de 5 pasos y en un tiempo que oscila entre los 10 y los 15
das.

Amododereflexindecierre(porahora)

El contexto actual demanda una gestin jurdica cada vez ms profesionalizada. Pero
para ello no basta simplemente con incorporar tecnologa si ello no va acompaado de
metodologas de trabajo que efectivamente tomen partido de los recursos tecnolgicos
.
33
Se requiere de un trabajo colaborativo y mutuamente productivo entre las reas
34
legales y las de sistemas, en parte para el desarrollo o implementacin de las
soluciones pero tambin para dotar a la organizacin del marco tecnojurdico
35
adecuadoparaelusodelosrecursosinformticos.
Con la metodologa apropiada y las herramientas tcnicas pertinentes el sector legal
puede dejar de representar un centro de costos que administra datos a insertarse
en el engranaje institucional como una fuente importante de informacin relevante
36
paralatomadedecisiones.
Para todo ello, los abogados debemos repensar nuestro rol incorporando una
formacin ligada a la planificacin estratgica y al gerenciamiento de proyectos
necesitamos desestructurar nuestra imaginacin para explorar fuera de los lmites de
los conceptos que ya tenemos incorporados en distintas categoras por ende y
fundamentalmente debemos actuar con una alta predisposicin al aprendizaje continuo
.
37
33
En EducarenlaSociedaddelConocimiento(JuanCarlosTEDESCO,FCE,2000)elautorabordael
influjodelasTIC.Alladviertesobrelavisinalgoingenuadesdelostecncratasapartirdelaculel
desarrollotecnolgicoporsmismopuedeserunaherramientadedemocratizacindelprincipalbiensocial
hoydaqueestdadoporelconocimiento.
34
Lasempresasredseconcentranensushabilidadesnuclearesyestablecenredes,segnsus
necesidadescambiantes,consubcontratistasyconsultores.Setardamuchoenadquirircadaunadelas
habilidadesporunomismo,eincrementarelpersonalextrapuedeacabarconvirtindosemstardeenun
lastre.,PekkaHIMANEN,Laticahackeryelespritudelaeradelainformacin,2002.
35
AlejandroPISCITELLI,alhablardelainformticajurdica,distingueunaspectometadocumentalque
serefiereaunabsquedaavanzadedocumentos,loqueresultaimportanteenrelacinalaenorme
cantidaddeinformacinydebasesdedatos.Deahlanecesidaddecontarconunaherramientanosolo
rpidayeficientesinoquepuedainterpretarlaconsulta.(NativosDigitales.Dietacognitiva,
inteligenciacolectivayarquitecturasdelaparticipacin,Santillana,2009).
36
lapujaporelcontrolyladistribucindeesenuevobien,resultatanintensacomoaquellasqueensu
momentosedieronporelcontroldelosrecursosproductivos,eldinero,losrecursosnaturales,etc,Juan
CarlosTEDESCO,Op.Cit..
37
Hemosmencionadoque,engeneral,cuandounoseenfrentaaunproblemanuevoloquehacees
aplicarestrategiasquehanfuncionadoenexperienciasprevias.Estofuncionabiensielproblemanuevoes
muyparecidoalproblemaviejoysinosenecesitansolucionesdiferentes,creativas.Sinembargo,en
muchassituaciones,larespuestadelpasadoloquehaceesfrenarmejoressolucionesquepodransurgir.,
EstanislaoBACHRACH,Op.Cit.



Es indispensable entonces apelar a la creatividad y a la imaginacin como una
herramienta indispensable, teniendo en cuenta que ejercer el derecho en nuestra
sociedad de hoy, exige muchsima ms imaginacin y creatividad de la que
nuestraformacincomoabogadosnospermite.
38

AlejandroBATISTA
http://re.vu/batista
www.kudos.com.ar
batista@kudos.com.ar
@batista1088
.

38
ParafraseandoaNassimNicholasTALEB,enElCisneNegro.Elimpactodeloaltamenteimprobable,
Paids,2009cuyalecturarecomendamos.