Compaa Minera Milpo

Poltica de Tesorera
Procedimiento : FI-P-05 Rev : 03
Fecha de Emisin : 26/04/04
Actuai!acin : 20/06/05 :
A"ro#ado : A$%&$A$
1.0 OBJETIVO
Establecer el presente procedimiento para el proceso de pago a proveedores, as como
para el manejo de fondos al interior de la Compaa.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento se aplica a lo siguientes conceptos:
- Programacin de pago a proveedores
- Pagos masivos a proveedores
- Pagos urgentes a proveedores
- Entregas por rendir cuentas
- astos de viajes
- astos de movilidad
- astos de gasolina
- Caja C!ica
3.0 DEFINICIONE
Pro!eedor
"abricante o ma#orista $ue suministra mercancas a la empresa.
Doc"#e$to de Pa%o e$ &il'o
"actura de %enta&'oleta de %enta&(ecibo de )onorarios, documento de pago preparado
por un vendedor de bienes # servicios # entregado al comprador. El documento contiene
una lista de todos los productos ad$uiridos.
*olicitud de Pago, documento de pago interno para solicitar fondos $ue no est+n
sustentados con facturas, recibos de !onorarios, boletas de venta, notas de d,bito, tic-ets,
etc,tera .documentos de pagos autori/ado por *01234. Por ejemplo, entregas a rendir
cuenta, pagos contra entrega, pagos de dividendos, u otros.
I(V
5mpuesto eneral a las %entas .678 del valor de venta4.
)ete$ci*$ del +,
Con resolucin de superintendencia 696-:;;:&*0123 publicado el ::.6:.;:, Milpo fue
designado como agente retenedor del 5%. En nuestra calidad de agente retenedor, Milpo
deber+ retener el <8 de la suma total a pagar a los proveedores $ue est,n afectos a dic!a
retencin. Esta regulacin est+ normada en la (esolucin de *uperintendencia 1ro. ;=>-
:;;:&*0123 publicada el 67 de abril de :;;: (,gimen de (etenciones del 5% aplicable a
los proveedores # designacin de agentes de retencin.
I#'"esto a las Tra$saccio$es Fi$a$cieras -ITF.
5mpuesto de ;.;98 $ue se aplica sobre cada depsito # cada retiro efectuado desde una
cuenta bancaria, salvo $ue la misma se encuentre e?onerada. Esta regulacin est+
normada en el @ecreto Aegislativo 1B 7=7, Medidas para la luc!a contra la evasin # la
informalidad, del C de diciembre de :;;=D 1ormas reglamentarias del @ecreto Aegislativo
1B 7=7 del :E de diciembre de :;;=D #, la Ae# 1B :967E Ae# de Auc!a contra la evasin
para la formali/acin de la economa del :< de mar/o de :;;E.
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Procedimiento : FI-P-05 Rev : 03
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A"ro#ado : A$%&$A$
E$tre%a a re$dir c"e$tas
Entrega de fondos con cargo a rendir cuenta.
Pa%o co$tra e$tre%a
2$uel por el $ue se reali/a una compra con la e?pectativa de $ue la mercadera se pagar+
a su entrega.

Pa%o "r%e$te
@ocumento de pago $ue llega al +rea de finan/as para ser pagado inmediatamente, en una
fec!a distinta de un da de pago.
Da de 'a%o
@a programado para efectuar los pagos a proveedores.
Co#it/ de Ca0a
2rea de "inan/as $ue se reFne con el propsito de evaluar # tomar decisiones sobre
determinados pagos $ue deben reali/arse.

C1e2"e
@ocumento firmado por el titular de una cuenta bancaria # $ue constitu#e una orden de
pago nominativa o al portador, $ue autori/a retirar de dic!a cuenta la cantidad de dinero
anotado.
Tra$s3ere$cia 4a$caria
Gperacin de traslado de fondos de una cuenta bancaria por orden de su titular a otra
cuenta de la misma entidad u otra diferente.
Fl"0o de Ca0a
Estado $ue muestra los diferentes ingresos # egresos de efectivo de la compaa # permite
apreciar la posicin neta de la misma.
Vale de &o!ilidad
"ormato para rembolsar los gastos incurridos en el traslado del usuario sin documentacin
sustentatoria.
Vale de (asoli$a
3ic-et para el suministro de gasolina en el grifo, para los ve!culos de mensajera.
Ca0a C1ica
"ondo de una cantidad determinada del cual se e?traen los pagos para los gastos de
pe$uea cuanta.
Vale Pro!isio$al
"ormato para solicitar fondos de caja c!ica con cargo a rendir cuenta.
Vale De3i$iti!o
"ormato para solicitar fondos de caja c!ica # rembolsar gastos sin sustento legal tributario.
Telecr/dito
*istema del 'anco de Cr,dito del PerF para efectuar pagos a proveedores con abono en
cuenta o c!e$ue de gerencia.
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Co#'ro4a$te de rete$ci*$
"ormato establecido por la *0123 para detallar la retencin del <8 efectuada a los
proveedores afectos a dic!a retencin.
5.0 DOC6&ENTO A CON6LTA)
"lujo de caja real.
"lujo de caja pro#ectado.
Presupuesto anual.
Estados "inancieros 5ndividuales.
Estados "inancieros Consolidados.
(e$uisito >.6 de la 1orma 5*G 7;;6: :;;;
7.0 )EPONABILIDADE
8rea de Co$ta4ilidad
Es responsabilidad del departamento de contabilidad entregar a Caja todas las facturas por
pagar # por cobrar.
8rea de Fi$a$9as
Es responsabilidad del +rea de finan/as la elaboracin # actuali/acin del flujo de caja real
# pro#ectado.
Es responsabilidad del +rea de finan/as ejecutar los pagos programados # aprobados de
acuerdo con el presente procedimiento.
(ere$te (e$eral
Es responsabilidad del gerente general revisar el flujo de caja presupuestado.
+.0 P)OCEDI&IENTO
Para el 'roceso de 'a%o a 'ro!eedores: se co$sidera 2"e;
- Mensualmente al +rea de "inan/as !ace una pro#eccin del flujo de caja de dic!o mes.
- En base a la pro#eccin del flujo de caja mensual se determina el monto $ue ser+
pagado por cada una de las partidas del mismo, es decir, pagos correspondientes a
costo de produccin, gastos administrativos, gastos de venta, profundi/acin, otros
pro#ectos, entre otros. Pro#eccin $ue es revisada por la erencia eneral a inicio del
mes # se va ajustando en el transcurso del mismo.
- Aos documentos de pago son enviados por el +rea de contabilidad # recepcionados por
el +rea de finan/as. El !orario establecido para la recepcin de dic!os documentos de
pagos es de lunes a viernes de = p.m. a E p.m.
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El +rea de finan/as slo aceptar+ a$uellos documentos de pago $ue cuentan con la
aprobacin de la erencia eneral. En caso de no tenerla ser+n devueltos al +rea de
Contabilidad.
En el caso de facturas correspondientes a cuotas de leasings, $ue son cargadas en
cuenta # otras facturas por gastos relacionados a contratos de pr,stamo $ue #a !an
sido aprobados mediante contrato por la erencia eneral, ser+n pagados sin previo
visto.
- Aos documentos de pago recepcionados son sellados, clasificados # arc!ivados en
orden alfab,tico por la naturale/a del gasto.
El 'roceso de 'a%o se i$icia;
- Aos documentos de pago $ue ser+n cancelados en un determinado da de pago son
seleccionados en base a los montos establecidos en el flujo de caja del mes. El +rea
de finan/as podr+, previa autori/acin verbal de la erencia eneral # coordinacin
telefnica con el proveedor, reali/ar los pagos de los documentos de pago en una
fec!a distinta de la establecida en las condiciones de las Hrdenes de Compra #&o por
*ervicios emitidas por el +rea de Aogstica.
- 0na ve/ determinado los documentos de pago $ue ser+n cancelados, se procesa # se
reali/a el pago mediante la firma previa de los representantes de la empresa.
- 3odos los pagos adicionales # pagos urgentes deber+n pasar necesariamente por la
aprobacin del comit, de caja. Por ello, es necesario $ue cada pago sea previsto con
anticipacin a fin de evitar urgencias # demoras en el pago de las facturas.
- Aas cuentas corrientes en soles # dlares se clasifican por a$uellas $ue se encuentran
afectas al 53" .tasa ;.;9 84 # no afectas al 53". 3odos los pagos e ingresos
relacionados a la 0nidad Minera El Porvenir se deber+n reali/ar a trav,s de la cuenta
corriente no afecta al 53" .conforme al Convenio de Estabilidad 3ributaria4D # los pagos
no relacionados con la 0nidad El Porvenir deber+n reali/arse a trav,s de la cuenta
corriente afecta al 53".
- 2l ser M5APG un agente retenedor del <8 de todas las facturas gravadas con el 5% #
por montos ma#ores a *&. >;;, los pagos contra entrega slo podr+n ser menores a
dic!o monto establecido por la le# o ma#ores a este monto siempre # cuando el
proveedor sea un agente retenedor o buen contribu#ente en el caso $ue no procedera
la retencin del <8. Aos pagos contra entrega $ue no tengan esta condicin deber+n
reali/arse con la factura correspondiente. *alvo en casos e?cepcionales, se recibir+ la
solicitud de pago con copia de la factura !asta $ue llegue la factura original.
- Aa actuali/acin de la base de datos en el sistema Gfisis de los buenos contribu#entes
# agentes retenedores ser+ responsabilidad del +rea de *istemas # Contabilidad.
- 3odos los pagos # re$uerimientos de pago deber+n considerar el @ecreto Aegislativo
1ro. 7=7, en el $ue establece $ue toda obligacin ma#or a *&C,;;; o 0*I6,C;; deber+
reali/arse mediante un medio bancario.
- Aos pagos se reali/an principalmente mediante el sistema electrnico de pagos
.3elecr,dito4 con abono en cuenta a los proveedores $ue mantengan cuenta en el
'anco de Cr,dito del PerF # los $ue no cuenten con dic!a cuenta se deben apersonar
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a cual$uier agencia del 'anco de Cr,dito del PerF portando el cargo original de su
factura # recavar en cual$uier ventanilla un c!e$ue de gerencia a su orden. El sistema
telecr,dito mediante e-mail le enva al proveedor .del $ue tengamos informacin
registrada de su correo electrnico4 la nota de abono con el detalle de las facturas
canceladas, con lo cual el proveedor est+ informado de sus ingresos.
- 2$uellos pagos $ue por su naturale/a o por alguna ra/n particular no puedan ser
pagados por medio electrnico se pagar+n con c!e$ue o carta de transferencia.
- Aos pagos # las cartas de transferencia se reali/an en base al r,gimen de firmas
establecido en los poderes de Milpo.
&o$to Fir#as A"tori9adas
<asta 6=7:000 (ere$te > (ere$te (e$eral
(ere$te > Director
(ere$te (e$eral > Director
(ere$te > (ere$te
De 6=7:000 1asta 6=170:000.00 (ere$te > (ere$te (e$eral
(ere$te > Director
(ere$te (e$eral > Director
&?s de 6=170:000 (ere$te > Director
(ere$te (e$eral > Director
- Aos vouc!ers procesados por el +rea de finan/as son arc!ivados con la documentacin
sustentatoria del pago en forma correlativa de acuerdo con el nFmero de vouc!er
emitido en forma autom+tica por el *istema de 3esorera Gfisis.
- 3esorera atender+ las consultas de proveedores todos los das viernes en el !orario
de 9.=; a.m. a 6.;; p.m. # de =.;; p.m. a <.;;, en caso de caer viernes feriado el da
de atencin ser+ el primer da Ftil siguiente al viernes.
Para el 'roceso de 'a%os "r%e$tes: se co$sidera 2"e;
- 2l presentarse una solicitud de pago urgente, el +rea de finan/as deber+ evaluar la
fec!a en $ue sea posible reali/ar dic!o pago, en funcin a su flujo de caja # aprobacin
del comit, de caja.
Para el 'roceso de e$tre%as a re$dir c"e$tas: se co$sidera 2"e;
- Aas entregas a rendir cuentas se efectuar+n mediante una solicitud de pago indicando
claramente el motivo de dic!o gasto. @ic!as solicitudes deber+n ser emitidas a la
orden del responsable del gasto, salvo e?cepciones $ue, por la naturale/a del mismo
no puedan ser aplicadas, ser+n evaluadas individualmente.
- Aas entregas $ue se efectFen con cargo a rendir cuentas #&o reembolso de gastos .no
efectuados por caja c!ica4 deber+n ser entregados con el formato )e$dici*$ %astos
'or e$tre%as a re$dir c"e$tas FI@P@07@3. Como parte de la rendicin, tambi,n se
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pueden utili/ar el registro %ale @efinitivo "5-P-;C-6 # %ale de Movilidad "5-P-;C-:, en
caso de re$uerirlo.
- 2l ser M5APG un agente retenedor del <8 de todas las facturas gravadas con el 5% #
por montos ma#ores a *&. >;;, los usuarios deber+n retener al proveedor dic!o <8 en
caso de ser aplicable, salvo $ue el proveedor sea a su ve/ un agente retenedor o buen
contribu#ente, caso en el cual no procedera la retencin.
Para el 'roceso de 'a%o a tra!/s de ca0a c1ica -&ILPO.: se co$sidera 2"e;
- 2 trav,s de la Caja C!ica se pagar+n Fnicamente montos por debajo de los 0*I 6;; o
su e$uivalente en soles # por un mismo concepto.
- Aos gastos $ue sean reembolsados a trav,s de la caja c!ica deber+n tener el visto
bueno del jefe del +rea. 2dem+s, se debe indicar claramente, en cada documento, el
motivo del gasto. Por gastos menores a *&. C; se deber+ pedir boleta de venta.
- 2dicionalmente, se debe considerar lo siguiente:
o Vale Pro!isio$al FI@P@07@1.- Cuando se entreguen fondos a rendir cuenta, la
documentacin sustentatoria ser+ el tercer da Ftil de !aber entregado el fondo.
@e no entregar el sustento en el pla/o establecido, se cargar+ el monto del
vale a cada trabajador.
o Vale de3i$iti!o FI@P@07@1.- el mismo $ue se utili/ar+ en caso de no e?istir
documentacin sustentatoria.
o Vale de &o!ilidad FI@P@07@2. En caso no contar con los sustentos necesarios,
se proceder+ al reembolso de los gastos de movilidad con este formato .ta?i,
mnibus, otros4
o Vale de (asoli$a.@ Aos ve!culos .motos # camionetas4 son atendidos en
vales de gasolina .tic-ets4 de acuerdo con el monto asignado en cada caso. En
caso de re$uerir reembolso de gasolina con factura, ,ste slo ser+ en casos
e?cepcionales # con el visto bueno de la erencia eneral.
o Via0es al I$terior del Pas.@ Aos gastos incurridos por viajes al interior del pas
ser+n reembolsados contra la documentacin sustentatoria a los tres das de
presentados a caja los documentos, mediante c!e$ue #&o abono en cuenta. 1o
se entregar+n dinero a rendir cuenta por este concepto por caja c!ica. En caso
de re$uerir el dinero adelantado el usuario deber+ emitir una solicitud a caja
con cargo a rendir cuenta, indicando el motivo del viaje.
o )ee#4olso de ca0a c1ica.@ El reembolso de caja c!ica se !ar+ una ve/ al
mes con la aprobacin del erente eneral. El monto asignado es de *&. 9,;;;
J 0*I <;;.
A.0 )E(IT)O B ANECO
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Procedimiento : FI-P-05 Rev :03
Fecha de Emisin : 26/04/04
Actuai!acin : 20/06/05 :
Aos registros generados del presente procedimiento son los siguientes:
- *olicitud de Pago .sistema G"5*5*4
- "5-P-;C-6 %ale provisional & (ecibo definitivo
- "5-P-;C-: %ale de Movilidad
- "5-P-;C-= (endicin gastos por entregas a rendir cuentas
- 2ne?o 6 Proceso de Pago a Proveedores
Procedimiento del SGI Pgina ' de 8
Compaa Minera Milpo
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Procedimiento : FI-P-05 Rev :03
Fecha de Emisin : 26/04/04
Actuai!acin : 20/06/05 :
ANECO 1
Procedimiento del SGI Pgina ( de 8
Compaa Minera Milpo *.2.2.
Re)istro : FI-P-05-* Rev : 02
Actuai!acin : *5/02/05 :
VALE P)OVIIONAL B )ECIBO DEFINITIVO
%ale provisional
(ecibo definitivo
KKKKKKKKKKK
)emos recibido de DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD
la cantidad de :
Por concepto de:
KKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKK

%L'L KKKKKKKKKKKKKK "ec!a:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------
Registro del SGI Pagina 1 de 1
Compaa Minera Milpo *.2.2. Re)istro : FI-P-05-2 Rev :02
Actuai!acin : *5/02/05 :
E#'resa;
6s"ario; Fec1a ;

Fec1a Descri'ci*$ I#'orte B. Area
TOTAL

Vo.Bo.
VALE DE &OVILIDAD
Registro del SGI Pgina 1 de 1
Compaa Minera Milpo *.2.2.
Re)istro : FI-P-05-3 Rev : 02
Actuai!acin : *5/02/05 :
E#'resa;
6s"ario;
Co$ce'to;
Fec1a;
Fec1a )6C Pro!eedor Descri'ci*$ I#'orte )ete$ci*$ +, Neto Pa%ado
FONDO ENT)E(ADO &o$eda;
Total (astos
DEVOL6CION B )EE&BOLO
)ENDICION (ATO PO) ENT)E(A A )ENDI) C6ENTA
%o.'o. firma 0suario
Registro del SGI Pagina 1 de 1