Como administrar o

conhecimento
Idias para voc gerenciar seu conhecimento e seu tempo
w w w . t r i a d p s . c o m
ACESSE
www. vocecommai st empo. com. br
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As ltimas dcadas trouxeram grandes revo-
lues e evolues para a humanidade. A Revo-
luo da Internet mudou completamente a for-
ma como trabalhamos. Antigamente, o telex era
uma das poucas formas para trocar informaes.
Hoje, em segundos, voc recebe um e-mail. A
Globalizao aproximou os pases e acelerou as
mudanas. A tecnologia gerou tantas inovaes
que impossvel acompanhar as novidades que
surgem diariamente.
Paralelo a todas essas mudanas e inovaes,
surgem sinais de uma nova ordem: uma Socieda-
de do Conhecimento,onde a gesto dos recursos
de conhecimento se tornam vitais para os neg-
cios e para as pessoas. O trabalho manual d lu-
gar ao trabalho intelectual. De acordo com o The
Economist (1 de novembro de 2001), a porcen-
tagem de trabalhadores fazendo trabalho manual
nos Estados Unidos caiu de 70% em 1900, para
35% em 1950 e 15% em 2000.
Essa nova sociedade determina a necessidade
do perfl de um profssional que busque dados e
informaes para transformar em conhecimento,
de forma a gerar valores e resultados para sua
empresa, sua carreira e sua vida. Podemos afr-
mar que o conhecimento precisa ser gerenciado,
pois ele a nova moeda do sculo XXI.
E podemos ento, a partir da, defnir Gesto
do Conhecimento como a adoo de tcnicas e
estratgias estruturadas que nos permitem orga-
nizar, recuperar, compartilhar e armazenar esse
conhecimento. O objetivo principal da Gesto do
Conhecimento aumentar a produtividade deste
novo perfl de trabalhador, que vai muito alm de
armazenar dados ou informaes. um processo
humano, vivo e dinmico.
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At 10 pontos Voc
no possui uma estratgia
de organizao do seu co-
nhecimento. Isso pode le-
v-lo a perder tempo dia-
riamente na localizao de
informaes e ainda no
aproveitar todo o conhe-
cimento que voc absor-
veu de forma efciente.
necessrio que voc ado-
te as tcnicas de gesto
de conhecimento pessoal,
para melhorar sua produ-
tividade.
At 18 pontos Voc
tem bons hbitos de ge-
renciamento do conheci-
mento, com algumas me-
didas simples voc poder
ter ainda mais resultados
e ser mais produtivo.
Acima de 19 pontos
Parabns! Voc parece ter
uma boa estratgia para
gerenciar o conhecimen-
to que possui. Espero que
este artigo possa trazer al-
gumas dicas para melho-
rar ainda mais a sua per-
formance.
Gostaria de saber como anda a gesto do seu conhecimento pessoal? Abaixo voc tem um
teste simples que permitir identifcar em que nvel voc se encontra.
Teste:
Qual seu nvel
de gesto de
conhecimento?
Responda s perguntas abaixo, levando em
considerao o seu grau de concordncia com
a pergunta:
Pergunta No s Vezes Sim
Os livros que leio , interessantes e importantes, so resumidos
ou catalogados, de forma que eu possa reaproveitar o
conhecimento que absorvi com a leitura?
Possuo um local que centraliza todo o conhecimento, informaes
e dados aos quais tenho contato em meu dia a dia?
Consigo localizar as informaes que preciso em menos de 5
minutos?
Consigo facilmente compartilhar o conhecimento que tenho
armazenado quando algum solicita ou precisa?
Meu departamento ou empresa possui uma forma organizada
para gerenciar e compartilhar o conhecimento?
Armazeno meus e-mails importantes de forma que possam ser
recuperados facilmente?
Antes de tomar decises, costumo consultar minha base de
conhecimentos armazenados, para uma deciso mais acurada?
Sinto-me mais produtivo por ter uma forma organizada de
armazenar, recuperar e compartilhar meu conhecimento?
Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala: Nunca 1 ; s
Vezes 2 ; Sempre 3 e veja seu resultado:
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Qual a origem do
seu conhecimento?
De acordo com o dicionrio Aurlio, co-
nhecimento : ato ou efeito de conhecer.
Informao ou noo adquiridas pelo estu-
do ou pela experincia. Gosto de sintetizar
conhecimento como experincia de vida e
capacidade de discernimento que transfor-
mam dados em informaes, necessidades
em ao, com base em informaes ante-
riores.
O seu co-
nhecimento
basicamente a
transformao
das informaes
que voc absor-
ve diariamente
somadas a sua
experincia de
vida. Estas informaes vm das mais va-
riadas fontes: Internet, revista, jornal, pes-
soas, cursos, televiso, livros, etc.
No existe uma ordem perfeita para a
criao do conhecimento. O conhecimento
pode surgir de um insight, pode ser basea-
do em alguma informao, pode ser inter-
pretado aps a releitura de uma informao
recuperada, pode ser adquirido observan-
do-se outras pessoas, etc. Enfm, existem
diversas formas do conhecimento surgir.
Gesto do
Conhecimento
Pessoal
Administrar esse conhecimento pessoal
algo essencial, que muitas vezes s per-
cebido quando voc sabe que conhece algo,
mas no consegue se lembrar onde o ad-
quiriu e como recuperar este conhecimento.
Vamos supor que voc leu em uma re-
vista um artigo interessante. Aps a leitu-
ra, guardou-a em seu armrio de revistas.
Alguns meses depois, seu chefe solicita um
trabalho que precisa de dados e informa-
es. Voc lembra que leu algum artigo so-
bre o assunto, mas no sabe direito onde
e nem quando. O prximo passo neste ce-
nrio v-lo com uma escada e uma pilha
de revistas reviradas at encontrar o que
deseja. E l se vo alguns minutos ou horas
preciosas do seu dia.
Em nossos seminrios sobre produtivida-
de pessoal, comum as pessoas afrmarem
que gastam muito tempo localizando infor-
maes. Uma pesquisa comprovou que as
pessoas gastam em mdia 40 minutos com
esta tarefa por dia.
A gesto do seu conhecimento pessoal
composta basicamente por 3 etapas: captu-
rar (armazenar o conhecimento de forma a
no ser perdido); taxonomizar (classifcar o
conhecimento) ; recuperar (reutilizar e pes-
quisar o conhecimento quando necessrio).
Estarei sintetizando algumas tcnicas neste
artigo. Para maiores informaes consulte o
captulo sobre Organizao no livro A Trade
do Tempo, Editora Campus.
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Iniciando a
sua Gesto de
Conhecimento
Pessoal
Passo 1 - Crie Categorias
Taxonomia Pessoal
Esse conceito explica que voc deve ter
um mapa de categorias, com os principais
itens da sua vida. Este mapa servir para
classifcar todo e qualquer tipo de infor-
mao. A recomendao que o aplique
a todos os nveis de sua organizao: fsi-
ca (armrios, gavetas, pastas, etc), lgico
(computador) e do conhecimento.
Veja a taxonomia abaixo. Voc poderia,
por exemplo, ter uma pasta azul chamada
Marketing, guardada na primeira gaveta
do seu armrio, para armazenar informa-
es e conhecimentos de artigos de marke-
ting. Toda vez que fosse armazenar alguma
informao sobre Marketing faria automati-
camente nesse repositrio.
Passo 2 Sua Base de
Conhecimento (KBASE)
O prximo passo para gerenciar seu co-
nhecimento e o mais fundamental de todos
ter um repositrio de informaes. Eu
chamo esse repositrio de KBASE Base de
Conhecimento, em homenagem base de
conhecimento do suporte tcnico da Micro-
soft na Internet (que muito precisa e ef-
ciente, reconhecida inclusive pelos concor-
rentes, e que j me salvou muitas vezes!).
Essa base de conhecimento conter ar-
tigos, informaes, imagens, textos, for-
mulrios com resumo de informaes,
anotaes, etc. Aqui convm fazer um co-
mentrio: voc no precisa ter a informa-
o propriamente dita na base, no h ne-
cessidade de sair rasgando suas revistas ou
livros, basta utilizar um formulrio que con-
tenha a referncia para a informao, que
mencione o tipo de informao, data, fonte,
palavras chave e, principalmente, onde esta
pode ser recuperada. (estes formulrios
podem ser baixados gratuitamente no site
www.maistempo.com.br)
Esse repositrio precisa ter algumas ca-
ractersticas importantes:
nico Voc precisa ter apenas um
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ponto para armazenar suas informaes.
Se voc tiver mais de um, ter mais difcul-
dades e levar mais tempo para localizar e
armazenar as informaes.
Expansvel Espao no pode ser um
problema para armazenar seu conheci-
mento. Se voc escolher um repositrio de
papel, escolha um que possa crescer facil-
mente (um caderno por exemplo, pode no
ser uma boa escolha. Como alternativa, use
pastas ou fchas). muito mais complica-
do mudar seu repositrio depois que ele
for iniciado. Se sua opo for ter sua base
de conhecimento em software esse proble-
ma no existir. O software permite ampla
possibilidade de ajustes e arquivamentos
para consultas posteriores durante a fase
de confeco da sua base de conhecimento.
Seu Jeito No existe um padro ideal
ou regras fxas para montar seu repositrio.
Quanto mais personalizado,mais efciente
tende a ser. Fique vontade para achar a
forma que mais combine com voc.
Distribudo Voc no fca exclusi-
vamente em um nico ambiente, mas in-
dependente do lugar em que esteja, seu
conhecimento precisa estar disposio.
Isso signifca que voc precisa de um m-
todo distribudo (mantendo a unicidade)
para armazenar e consultar. Um exemplo
um dispositivo PALM, que pode estar sem-
pre com voc e ainda ser sincronizado com
seu computador. Ou utilizar a Internet. Se
voc utiliza meios de papel para sua base
de conhecimento, pode ter em sua agenda
ou fcha, um ndice com as informaes ar-
mazenadas na sua base (mas neste caso,
existir mais um local para atualizar e inse-
rir conhecimento).
Dicas para criar sua
KBase (Papel)
Caso voc opte por montar sua base de co-
nhecimento utilizando meios fsicos ao invs
de um computador, seguem algumas dicas:
Escolha um local para armazenar e cen-
tralizar seu repositrio
Utilize arquivos que possam ser catego-
rizados, como pastas suspensas, fchrios
com etiquetas divisoras, pastas organizado-
ras, pastas plsticas com sacos de plstico
divisores, etc.
Separe seu arquivo com etiquetas de
categorias, conforme sua taxonomia pesso-
al
Utilizar cores para dividir suas catego-
rias pode ajudar na localizao de itens
Insira novos conhecimentos (papis,
textos, e-mails, imagens, formulrios de in-
formao) de acordo com a classifcao do
item
Se desejar crie um ndice geral para que
todo o conhecimento inserido seja indexado
para fcil localizao
Reveja constantemente a validade do
seu conhecimento, para manter apenas coi-
sas importantes e limpar o lixo
Softwares para sua base
de conhecimento
A forma mais recomendada para manter
sua base de conhecimento a utilizao de
softwares. Eles so fceis de manter e agi-
lizam a incluso e pesquisa de informaes
quando necessrio.
Microsoft Outlook
Se voc usurio do Outlook, poder
criar sua base de conhecimento utilizando
o recurso de Dirio (Jornal). Este recurso
permite armazenar informaes por data e
tipos de eventos, os quais so visualizados
por padro em uma linha de tempo, com a
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data em que a informao foi gerada. Se
desejar, ele pode inclusive criar automati-
camente novas entradas toda vez que um
novo e-mail for enviado.
Caso voc esteja em uma empresa que
utilize o servidor de correio Microsoft Ex-
change, poder acessar esta base via Inter-
net (utilizando o Outlook Web Access). Se
desejar, poder criar um arquivo PST exclu-
sivo para sua kbase e copiar o arquivo para
sua casa.
Neotriad Desktop
O Neotriad Desktop um programa de
planejamento pessoal.Ele o permite contro-
lar e administrar sua produtividade, inclusi-
ve com grfcos que monitoram seus resul-
tados. O software permite, atravs da opo
Informaes, que voc crie e pesquise sua
base de conhecimento. Ele pode inclusive
ser confgurado para monitorar a gravao
de arquivos no seu computador e catalogar
automaticamente a sua base de conheci-
mento.
Pensando no conceito de distribuio, o
Neotriad Desktop possibilita que voc sin-
cronize suas informaes do escritrio para
sua casa , ou acessando diretamente atra-
vs da Internet ou do seu celular, tudo com
total segurana e privacidade. Para baixar
uma verso demo acesse: www.maistem-
po.com.br
Existem outros softwares como o Micro-
soft OneNote, Google Desktop Search, Co-
pernicus, etc que podem ajud-lo a criar e
indexar uma base de conhecimento.
Passo 3 Processando sua
Informao
A gesto do conhecimento pessoal acon-
tece de forma mais tangvel no passo que
chamo de Processamento da Informao.
Toda informao que importante precisa
ser capturada para sua base de conheci-
mento, de forma a ser recuperada quando
necessrio.
Acho mais fcil explicar este tpico exem-
plifcando: Vamos supor que voc deseja
processar esta revista que est lendo e ar-
mazenar os artigos que achar interessante
em sua base de conhecimento.
No caso de uma revista, voc tem duas
alternativas provveis:
1 Manter a Revista
Vamos supor que voc colecione a Revista
Voc S/A desde o primeiro exemplar. Duvi-
do que voc deixe algum destacar alguma
pgina com um artigo da sua coleo. Nes-
te caso, o seu processamento deve ser fei-
to atravs de referncias. Particularmente,
eu adiciono um novo registro no Planejador
Voc S/A do tipo Informao, como nome:
Revista Voc S/A Edio 100. Nesse regis-
tro escrevo as matrias que julguei impor-
tantes, com ttulo, autor, um breve resumo
e meus comentrios pessoais. Para facilitar
a pesquisa adiciono palavras chave referen-
tes aos assuntos processados, a localizao
de onde encontrar a revista e categorizo de
acordo com a taxonomia pessoal.
Voc poderia tambm fazer um Mapa
Mental, com o resumo das principais infor-
maes e mant-lo impresso ou como ar-
quivo ou usar o formulrio de informao,
seguindo o mesmo conceito e guardando-o
na sua KBASE.
2 Manter apenas o Importante
da Revista
No caso de revistas, jornais, informativos,
etc, que voc no faz questo de guard-
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-los, simplesmente destaque a informao.
Faa seus comentrios em um formulrio e
anexe ao documento armazenando-o fsica-
mente na sua base de conhecimento, devi-
damente classifcado e categorizado.
Mapas Mentais
Um recurso que se encaixa muito bem
na captura de informaes so os mapas
mentais. Eles so um mtodo visual de or-
ganizao de informaes, criado por Tony
Buzan como resultado de suas pesquisas
sobre o estudo do crebro.
Eu utilizo os mapas mentais para repre-
sentao da taxonomia pessoal, para pro-
cessar livros, matrias, metas, etc. Eles
so muito prticos e permitem que a infor-
mao seja facilmente recordada. Existem
softwares que facilitam a criao de mapas
mentais e diversos sites na Internet com
exemplos e tutoriais sobre o assunto.
Passo 4 Recuperando
Conhecimento
Aps o conhecimento ser capturado e
classifcado, ele precisa ser pesquisado para
ser reutilizado. Este passo o fnal e o mais
desafante, pois ele refete a efccia do seu
processo de gesto de conhecimento.
Se voc utiliza um software, fca fcil
pesquisar em alguns segundos, digitando
as palavras chave. O prprio computador
se encarrega de trazer as informaes que
voc precisa.
Se voc utiliza uma base de conhecimen-
to em papel, o primeiro passo pensar na
categoria do assunto que est sendo pes-
quisado. Com esta categoria em mente, lo-
calize na sua taxonomia pessoal este item
(presumindo que voc dividiu sua base de
conhecimento pelos nveis da taxonomia
pessoal). Desta forma voc conseguir en-
contrar de forma rpida e efcaz a informa-
o de que necessita.
Gerenciar
Conhecimento
Gerenciar Tempo!
Gerir conhecimento algo to essencial
quanto a gesto da sua carreira, e uma
questo de sobrevivncia para os prximos
anos.
Quanto mais voc aprimorar suas tcni-
cas pessoais para gerenciar seu conheci-
mento, mais tempo conseguir economizar
no seu dia a dia para dedicar-se ativida-
des importantes da sua vida. Bom trabalho!
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Christian
Barbosa
Considerado o Senhor do Tempo pela revis-
ta Voc S/A e pelo jornal Zero Hora, Christian
Barbosa o maior especialista em gerencia-
mento do tempo e produtividade pessoal do
pas. Um dos mais jovens profssionais certi-
fcados pela Microsoft, aos 15 anos criou sua
primeira empresa de tecnologia, que se tor-
nou um sucesso. O estresse precoce custou
sua sade e o fez refetir sobre a necessida-
de de ter mais tempo.
fundador da Triad Productivity Solutions,
consultoria multinacional especializada em
produtividade e colaborao, que desenvol-
ve cursos e softwares e d consultorias e
palestras para as maiores empresas do pas
e do exterior. Sua lista de clientes inclui Air
Products, Santander, Aventis, Tupperware,
Ingenico, Toyota, Coca-cola, Rede Globo,
Nestl, entre outros.
Christian escreve para jornais e revis-
tas nacionais e estrangeiros e autor de
A Trade do Tempo (Editora Sextante), Voc,
dona do seu tempo (editora Gente), Mais
tempo, mais dinheiro (Thomas Nelson Bra-
sil), em coautoria com Gustavo Cerbasi, e
Estou em reunio (Agir).
Para mais informaes visite o site www.
christianbarbosa.com.br ou o blog www.
maistempo.com.br.
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