ANLSS Y DSEO ORGANZACONAL DEL SSTEMA DE NFORMACN

DEL COMT DE FORMACN Y CAPACTACN DOCENTE DE LA FACULTAD

DE EDUCACN Y CENCAS HUMANAS DE LA UNVERSDAD DE CRDOBA
ROYMER DAVD LPEZ ARTEAGA
BALMRO MANUEL LPEZ QUNTANA
ARLETH CECLA SNCHEZ PREZ
UNVERSDAD DE CRDOBA
FACULTAD DE EDUCACN Y CENCAS HUMANAS
LC. NFORMTCA EDUCATVA Y MEDOS AUDOVSUALES
MONTERA
2003
1
ANLSS Y DSEO ORGANZACONAL DEL SSTEMA DE NFORMACN
DEL COMT DE FORMACN Y CAPACTACN DOCENTE DE LA FACULTAD
DE EDUCACN Y CENCAS HUMANAS DE LA UNVERSDAD DE CRDOBA
ROYMER DAVD LPEZ ARTEAGA
BALMRO MANUEL LPEZ QUNTANA
ARLETH CECLA SNCHEZ PREZ
Proyecto de nvestigacin para optar al ttulo de:
Licenciados en nformtica Educativa y Medios Audiovisuales
ASESORES:
ng. Wilson Nieto Bernal
ng. Franklin Martnez
UNVERSDAD DE CRDOBA
FACULTAD DE EDUCACN Y CENCAS HUMANAS
LC. NFORMTCA EDUCATVA Y MEDOS AUDOVSUALES
MONTERA
2003
2
Nota de aceptacin
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
_________________________________________
Firma del presidente del jurado
_________________________________________
Firma del jurado
_________________________________________
Firma del jurado
Montera, 19 de Noviembre de 2003
3
A Dios, por darme la fortaleza para llevar a cabo esta meta en mi vida.
A mis padres, que aunque no estn a mi lado, me han apoyado moralmente.
A Savierhs, mi hermano, por ser mi punto de apoyo, ejemplo de superacin y vida
para m.
Roymer David
A Dios, por bendecirme durante el proceso acadmico de lucha incesante.
A mis padres, por apoyarme incondicionalmente.
A mis hermanos, por apoyarme moralmente.
A mi esposa e hija, por su comprensin.
Balmiro Manuel
A ti que eres la fuente de mi vida, mi amado Dios.
A mis padres, por apoyarme incondicionalmente.
A mis hermanitos, por todo el tiempo que dej de compartir con ellos para
dedicarme a este trabajo.
A ti, que no se donde estas pero que estoy segura que existes y que un da podr
estar a tu lado.
Arleth Cecilia
4
AGRADECIMIENTOS
Los autores de este trabajo expresan sus agradecimientos a:
Wilson Nieto Bernal, asesor en la parte investigativa y metodolgica del proyecto.
Flanklin Martnez, asesor tcnico y logstico del proyecto.
Harold Bula Herazo, por impartirnos conceptos fundamentales para el manejo de
la herramienta de desarrollo.
Eleucy Fuentes Bertel, compaera de estudio, quien hizo aporte importante al
iniciar este proyecto.
Mara M. Bustos Gonzlez, por su inters y colaboracin a que el presente se
llevara a cabo.
A las personas que dieron importancia y contribuyeron con sus aportes para
formulacin y aprobacin de la lnea de investigacin propuesta en la cual se
fundamenta este proyecto. Finalmente a los docentes que contribuyeron a la
formacin integral del equipo investigativo.
5
TABLA DE CONTENIDO
pg.
NTRODUCCN.....................................................................................................12
1. DESCRPCN Y FORMULACN DEL PROBLEMA......................................14
1.1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA 14
1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 17
1.2.1. Sistematizai!" #e$ %&'(et'..............................................................................1)
2. JUSTFCACN.................................................................................................21
3. OBJETVOS........................................................................................................25
3.1. OB*E+I,O -ENERAL 25
3.2. OB*E+I,OS ESPEC.FICOS 25
4. MARCO TERCO CONCEPTUAL...................................................................27
4.1. SIS+EMA 27
4.1.1. Sistema #e I"/'&mai!"......................................................................................27
4.2. +EOR.A -ENERAL DE SIS+EMAS 30
4.3. APOR+ES SEM1N+ICOS 31
4.4. APOR+ES ME+ODOL-ICOS 32
4.4.1. *e&a&234a #e $'s sistemas....................................................................................32
4.4.2. 5637 es e$ A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas:........................................................33
4.4.3. Pa"'&ama #e$ A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas....................................................34
4.5. PLANEACIN DE SIS+EMAS 35
4.;. MODELOS DE AN1LISIS 3;
4.7. LOS SIS+EMAS COMO CAMBIO OR-ANI<ACIONAL PLANEADO 37
4.). REDISE=O DE LOS PROCESOS DE NE-OCIOS 3)
4.).1. 563i7" est8 i">'$3&a#' e" $a '"st&3i!" #e $'s sistemas:............................3?
4.).2. 5C'm' se a#mi"ist&a e$ #esa&&'$$' #e sistema:..................................................3?
4.).3. 5De #'"#e %&'>ie"e" $as i#eas %a&a $'s sistemas:.............................................40
4.?. PANORAMA DE DESARROLLO DE LOS SIS+EMAS 41
4.10. ES+ABLECIMIEN+O DE RE6UERIMIEN+OS DE INFORMACIN 41
4.11. DISE=O DE SIS+EMAS 42
4.11.1. A$te&"ati>as #e Dise9'.....................................................................................43
4.12. EL PAPEL DE LOS USUARIOS FINALES 44
4.13. MODELOS INCORPORADOS EN EL AN1LISIS DEL SIS+EMA DE
INFORMACIN DEL COMI+@ DE FORMACIN A CAPACI+ACIN
DOCEN+E 45
4.13.1. M'#e$' #e C'"teBt'.........................................................................................45
;
4.13.2. M'#e$' #e #es'm%'sii!" /3"i'"a$..............................................................4;
4.13.3. M'#e$' #e P&'es's.........................................................................................4;
4.13.4. M'#e$' #e #at's...............................................................................................47
4.13.5. M'#e$' #e &e#es...............................................................................................47
4.14. FORMACIN PEDA--ICA DEL SIS+EMA DE INFORMACIN A
CUL+URA INFORM1+ICA 4)
4.15. ES+UDIO DE FAC+IBILIDAD 53
4.15.1. FatiCi$i#a# e'"!mia....................................................................................53
4.15.2. FatiCi$i#a# '%e&ati>a.......................................................................................53
4.15.3. FatiCi$i#a# te"'$!Dia...................................................................................53
4.1;. RECURSOS 54
4.1;.1. +e"'$!Di's....................................................................................................54
4.1;.2. E3ma"'s..........................................................................................................54
5. DSEO METODOLGCO...............................................................................55
5.1. +IPO DE IN,ES+I-ACIN 55
5.2. L.NEA DE IN,ES+I-ACIN 55
5.3. POBLACIN A MUES+RA 57
5.3.1. P'C$ai!"............................................................................................................57
5.3.2. M3est&a...............................................................................................................57
5.4. +@CNICAS E INS+RUMEN+OS PARA RECOLEC+AR INFORMACIN 57
5.4.1. F3e"tes #e I"/'&mai!"......................................................................................57
5.4.1.1. D'3me"tati>as...........................................................................................5)
5.4.1.2. OCse&>ai!" #i&eta.....................................................................................5)
5.4.1.3. E"t&e>istas...................................................................................................5)
5.4.1.4. E"3estas.....................................................................................................5)
5.4.2. Met'#'$'D4a %a&a e$ A"8$isis ( Dise9' #e$ Sistema #e I"/'&mai!".................5?
5.4.2.1. C3$t3&a O&Da"izai'"a$...............................................................................;3
5.4.2.2. Fami$ia&izai!" te"'$!Dias i"/'&m8tias e" e$ amCie"te #e t&aCaF'.........;4
5.4.2.3. Re/i"amie"t' #e $'s %&'es's......................................................................;;
5.4.2.4. E3ma"izai!" #e $'s sistemas #e I"/'&mai!"...........................................;7
6. ANLSS Y RESULTADOS DE LOS NSTRUMENTOS...................................72
;.1. DESCRIPCIN DEL SIS+EMA AC+UAL 73
;.2. MODELO DE PROCESOS DEL SIS+EMA AC+UAL 75
;.3. MODELO DE CON+EG+O 77
;.4. AN1LISIS DE LOS PROCESOS DEL SIS+EMA E,ALUACIN DE LA
INFORMACIN RECOLEC+ADA 7)
;.4.1. M'#e$' #e Des'm%'sii!" F3"i'"a$..............................................................7)
;.4.1.1. Es23ema #e$ m'#e$' #e Des'm%'sii!" F3"i'"a$..................................)3
;.4.2. A"8$isis #e S3es's............................................................................................)4
;.4.3. M'#e$' #e %&'es's %&'%3est' %'& $a 3"i#a# i">estiDati>a.............................100
;.4.3.1. M'#e$' #e P&'es's..................................................................................101
;.4.3.2. Des&i%i!" #e$ M'#e$' #e P&'es's HDii'"a&i' #e Dat'sI...................111
;.4.3.3. M'#e$' E"ti#a# Re$ai!" HMERI.............................................................120
7
;.4.3.4. M'#e$' #e Re#..........................................................................................125
CONCLUSONES..................................................................................................127
RECOMENDACONES..........................................................................................132
BBLOGRAFA......................................................................................................134
ANEXOS................................................................................................................136
)
LISTA DE TABLAS
pg.
Tabla 1. nvolucrados en la construccin de sistemas............................................39
Tabla 2. Anlisis de sucesos...................................................................................84
Tabla 3. Administracin de admisiones y registro acadmico..............................111
Tabla 4. Procesos administrativos.........................................................................116
Tabla 5. Descripcin de campos del Modelo Entidad Relacin............................121
?
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Modelo de contexto 77
Figura 2. Modelo de Descomposicin Funcional 83
Figura 3. Modelo de Procesos 101
Figura 4. P.1.1. Administracin de cursos 102
Figura 5. P.1.1.1. Registrar nuevos cursos 103
Figura 6. P.1.1.2. Registrar cursos existentes 103
Figura 7. P.1.1.3. Registrar locaciones y aulas 103
Figura 8. P.1.2. Admisiones y registro acadmico 104
Figura 9. P.1.2.1. Pre-nscripciones 105
Figura 10. P.1.2.2. Matriculas 105
Figura 11. P.1.2.2.1. Verificar requisitos 106
Figura 12. P.1.2.2.2. Registrar matricula 106
Figura 13. P.1.2.3. Planillas 107
Figura 14. P.1.2.4. Grados 107
Figura 15. P.1.2.5. Egresados 107
Figura 16. P.2. Procesos administrativos 108
Figura 17. P.2.1. Seleccionar capacitadores 109
Figura 18. P.2.1.1. Registrar datos del capacitador 110
Figura 19. P.2.1.2. Asignar carga acadmica 110
Figura 20. Modelo Entidad Relacin 120
10
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Encuesta dirigida a funcionarios de la oficina.
Anexo B. Entrevistas audiovisuales en CD 1.
Anexo C. nstalador del sistema de nformacin en CD 1.
Anexo D. Manual de referencia para el usuario.
Anexo E. Algunos informes importantes generados por el nuevo sistema de
informacin.
11
INTRODUCCIN
Hoy en da, para muchas organizaciones, los sistemas de informacin basados en
computadoras son el eje central de sus actividades cotidianas y constituyen una
pieza fundamental para la toma de decisiones rpidas y concretas, logrando con
ello una gran efectividad para el desarrollo de la organizacin.
Los sistemas de informacin presentan numerosas ventajas a la sociedad al
momento de ofrecer un servicio y sobre todo al momento de tomar decisiones
dentro de una organizacin. Eso sin mencionar el potencial que al nivel de
comunicaciones se ofrece con el uso de dichos sistemas.
Todo estudio genera una proyeccin hacia nuestro entorno, es por ello que con el
presente proyecto se busca participar en la solucin de problemas que afectan
nuestra comunidad. Por tal motivo se ha optado por analizar y sistematizar los
procesos que se realizan dentro del Comit de Formacin y Capacitacin Docente,
el cual pertenece a la Universidad de Crdoba y presta servicios importantes a la
comunidad en general.
Para desarrollar el proyecto, se han tenido en cuenta los estatutos y documentos
que acreditan a la oficina en mencin, para evitar salirse de la normatividad.
12
En la elaboracin del sistema de informacin a implementarse se ha tenido en
cuenta una metodologa clsica para el desarrollo del sistema de informacin que
abarca seis (6) dimensiones: Planeacin, Anlisis organizacional, Modelaje de
sistema, Diseo del sistema, Construccin del prototipo, Evaluacin del prototipo o
refinamiento.
Es importante anotar el modelo o metodologa de desarrollo empleado, este se
enmarca en fases de fundamentacin, aplicar un estndar en el desarrollo de la
solucin del Sistema de nformacin como SO 9000-3, Spice, Squid, CMM, se
considera que exige otro tipo de preparacin y formacin del Licenciado en
nformtica Educativa y Medios Audiovisuales, sin embargo, el equipo de
investigacin no desconoce la aplicacin de estos estndares, y tampoco deja
entrever un menosprecio de la calidad de este proyecto que se ha ejecutado.
13
1. DESCRIPCIN Y FORMULACIN DEL PROBLEMA
1.1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA
El Comit de Formacin y Capacitacin Docente hace parte de la Facultad de
Educacin y Ciencias Humanas de la Universidad de Crdoba ubicada en la
Carrera. 6 # 76 103, Ciudad Universitaria, Montera Crdoba. La nstitucin
es una organizacin de educacin superior de carcter Oficial.
El Comit de Formacin y Capacitacin Docente tiene la finalidad de contribuir a la
cualificacin de los docentes permanentes o en servicios de las instituciones del
nivel bsico y secundaria del Departamento de Crdoba, de acuerdo a unas
necesidades del desarrollo pedaggico para estos establecimientos educativos y a
su vez sirvan a los docentes beneficiados, para su ingreso o ascenso en el
escalafn docente Nacional, en concordancia con las normas del sistema Nacional
de capacitacin y profesionalizacin del docente. En la actualidad esta oficina
tiene a cargo el desarrollo de Diplomados, que han sido aprobados
institucionalmente.
A partir de la puesta en vigencia de la ley 30 de 1992, que establece el marco
legal de organizacin de la educacin superior en Colombia y posteriormente la
14
ley 115 de 1994 conocidos como la ley general de Educacin, las Facultades de
Educacin se ven obligadas a los cambios curriculares y organizacionales, para
acreditar sus programas.
Estas mismas normas, y especficamente la ley 115 de 1994, establece el sistema
Nacional de capacitacin docente, dndole facultad a los gobernadores para
reglamentar lo pertinente a su administracin regional a travs de las secretaras
Departamental de Educacin y en las Facultades de Educacin de las
instituciones universitarias, las cuales les brindarn el servicio de asesora tcnica
y desarrollo acadmico.
Es entonces, que bajo el cumplimiento del artculo 111 de la ley 115 de 1994 y
bajo la perspectiva de mejoramiento de la calidad educativa del Departamento, la
gobernacin de Crdoba expide la resolucin reglamentaria N 003785 del 11 de
octubre de 1995, mediante la cual crea el Comit Departamental de Capacitacin
de Docentes.
Con anterioridad a la creacin del Comit Departamental de Capacitacin, la
Facultad de Educacin de la Universidad de Crdoba haba adelantado la creacin
de su propio comit para responder a las necesidades concretas de formacin de
docentes mediante resolucin 005 del 19 de julio de 1995 y reactivado mediante
resolucin 008 del 09 de noviembre de 1995, que acoge la resolucin
Departamental.
15
Al ao siguiente el ministerio de Educacin Nacional expide el decreto N 0709 del
17 de Abril de 1996, el cual establece el reglamento general para el desarrollo de
programas de formacin de educadores y se crean condiciones para su
mejoramiento profesional, al tenor del captulo segundo del ttulo V de la ley 115
de 1994.
En ese mismo ao, la gobernacin de Crdoba, ajustaba a los preceptos de esta
norma ministerial, expide el decreto 967 del tres (3) de septiembre del 1996, el
cual actualiza y establece el reglamento interno del Comit de Capacitacin de
Docentes del Departamento de Crdoba.
El delegado por el Decano desempea a su vez las funciones de coordinador del
Comit de Formacin y Capacitacin Docente, creada para liderar y organizar al
interior de la Facultad todo lo pertinente a la administracin y desarrollo acadmico
como apoyo al comit Departamental.
nicialmente, este funcionario coordinador era nombrado mediante resolucin
rectoral previa designacin del Decano, que a su vez designaba los miembros
docentes que constituan el comit tcnico interno de apoyo al Comit de
Formacin y Capacitacin Docente.
A partir de 1999, el coordinador es designado y nombrado por el Rector dejando a
la facultad sin ninguna representatividad real en el seno del comit Departamental.
1;
nicialmente el Comit de Formacin y Capacitacin Docente era coordinado por
Esteban Roca Castillo en 1997, se dictaron 64 cursos con un promedio de 72
personas (docentes en su mayora) al finalizar el ao. Durante el periodo de
sistematizacin (anlisis y diseo) el comit fue coordinado por Mara Magdalena
Bustos Gonzlez, ayudada por Pedro Pablo Montiel, docente asignado como
asistente y Luz Esther Espinosa como secretaria, actualmente es coordinado por
Alfredo Lpez Tirado.
La infraestructura del Comit de Formacin y Capacitacin Docente sufre algunos
cambios respecto a las funciones a su cargo, se encuentra dictando programas
tipo Diplomados y encargado administrativamente de otros (Seminarios) ya que la
oficina busca competitividad y continuidad en el ofrecimiento de beneficios a la
comunidad en general, los cursos de capacitacin que otorgaban crditos para el
Escalafn docente Nacional no generan demanda teniendo en cuenta que las
polticas nacionales actuales no dan, ni son un factor motivante para docentes y
otros profesionales que podran realizar estos cursos.
1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA
Cmo la implementacin del nuevo sistema de informacin permite alcanzar
mejores niveles de control y productividad?
17
1.2.1. Sistematizai!" #e$ %&'(et'
Cmo funciona el sistema de informacin actualmente en el Comit de
Formacin y Capacitacin Docente?
Cul es el modelo de los procesos identificados actualmente del Comit de
Formacin y Capacitacin Docente?
Qu aspectos se deben tener en cuenta para analizar y disear los modelos de
procesos ideales para el sistema de informacin del Comit de Formacin y
Capacitacin Docente?
De que forma se puede realizar un diseo que represente los modelos de
procesos de manera eficiente?
Con base a los procesos realizados en el sistema actual, Cmo se puede ejercer
un mejor control en la obtencin y administracin de la informacin en el ente?
Los procesos realizados actualmente son productivos en el Comit de Formacin
y Capacitacin Docente?
Con el nuevo sistema, Cmo aumentar la productividad en la oficina con base en
la toma de decisiones, para que sta sea mucho ms sostenible?
1)
Despus de realizar la identificacin de los procesos, el anlisis organizacional y
describir el sistema de informacin actual en el Comit de Formacin y
Capacitacin Docente, se pueden establecer aspectos importantes a nivel de
control, productividad y efectividad.
CONTROL
El tener demasiada informacin no distribuida de la manera adecuada dificulta la
administracin y el control sobre sta. Los sistemas de informacin permiten
automatizar y organizar los procesos que se desarrollan en una organizacin.
Control de la informacin: realizar un control totalmente manual de cualquier tipo
de informacin implica ocupar demasiado tiempo en tratar de dar solucin a una
necesidad, en algunos casos prioritaria, dificultando la continuidad de los procesos
siguientes. Por ejemplo, en el Comit Formacin y Capacitacin Docente el
proceso de recepcin de informacin de una persona a admitir en un curso implica
que sta pase por varias instancias para su aprobacin tanto acadmica como
administrativamente, corriendo mayores riesgos en la efectividad del control que
se puede tener sobre la misma.
Cabe anotar que la efectividad y la toma de decisiones son aspectos que
dependen de un buen control de la informacin, por tal razn si los procesos son
1?
bien controlados, la toma de decisiones y por ende la efectividad en las mismas
ser muy coherente y brindarn una plena seguridad en los resultados.
Toma de decisiones: es necesario que cada uno de los funcionarios del Comit
aporte de forma independiente su criterio para la toma de cualquier decisin por
ejemplo, si se desea tomar una elaborar una resolucin, verificar y promediar
notas, entre otros se retrasan los procesos, ya que de debe realizar toda la
tramitologa tpica de las entidades a nivel local y regional.
Con el sistema que se maneja algunos registros fsicos son inconsistentes a la
hora de verificar la informacin que estos contienen.
PRODUCTVDAD
La eficiencia y la eficacia para los usuarios del sistema es un factor fundamental al
momento de realizar un trmite, lo anterior implica una productividad no solamente
a nivel econmico para el Comit, sino tambin a nivel acadmico ya que con
base a la organizacin y optimizacin de los procesos se mejora el funcionamiento
logrando el nivel de produccin deseado.
20
2. )USTIFICACIN
Los sistemas de informacin constituyen en la actualidad una herramienta
tecnolgica que puede ser utilizada en diferentes campos como son el
empresarial, industrial, financiero, cientfico y educativo, entre otros, en donde han
proporcionado mayor eficiencia al momento de ofrecer sus servicios. La calidad,
rapidez, precisin, reduccin de costos y mano de obra, comodidad al cliente o
usuario; son aspectos que se deben tener en cuenta en las instituciones hoy en
da, debido a que al fallar en alguno de ellos, va quedando relegada a un segundo
plano y si no se mejora el servicio tiende a desaparecer.
Haciendo mencin en algunos de los diferentes campos, en el educativo los
sistemas informticos resultan ser eficientes por la facilidad y organizacin que se
da a la hora de presentar resultados.
Existen aspectos relevantes dentro del contexto, es la naturaleza de la tecnologa,
especialmente de la informacin, comunicacin y gestin organizacional. La
arquitectura de estas tecnologas es abierta y contribuye a la mejora de la
productividad y a la ventaja en la competitividad en la medida que se articulen con
las necesidades especificas de la organizacin.
21
Uno de los insumos claves de la productividad, es la informacin, principalmente a
travs de los medios electrnicos de comunicacin. Es la fuente principal de la
generacin de nuevos conocimientos, aunque no es factor suficiente, ya que la
informacin requiere de un proceso intelectual (cognitivo) de comprensin para
trasformarse en conocimiento. La informacin tiene valor porque alguien le dio
contexto, sentido y una interpretacin particular. Es la contribucin nica en
conocimiento, habilidad y perspectiva, que es un proceso altamente subjetivo que
en el mejor de los casos solamente puede ser facilitado con la tecnologa
1
.
Estos aspectos trasforman la relacin tradicional entre formacin y productividad.
En el nuevo contexto, la productividad se vislumbra como resultado, no
nicamente del esfuerzo de aprendizaje del ncleo de empleados del
conocimiento en la organizacin, sino del esfuerzo colectivo de aprendizaje de la
comunidad organizacional. Siguiendo este planteamiento, aprender y contribuir a
que las dems personas aprendan en forma constante, se convierte en una tarea
de todo el personal, incluyendo a los operarios del sistema. El objetivo no solo es
compartir conocimiento sino sobre todo crearlos.
Teniendo en cuenta los anteriores aspectos, la unidad investigativa como
conocedores de la materia pretende contribuir con el desarrollo tecnolgico de la
comunidad presentando el proyecto para el sistema de informacin del Comit de
1
Cross; sraelit, 2000.
22
Formacin y Capacitacin Docente de la Facultad de Educacin y Ciencias
Humanas perteneciente a la Universidad de Crdoba.
La oficina en mencin se encuentra realizando sus procesos de forma manual, lo
cual genera cierta confusin y desorden al momento de llevar a cabo las
actividades, al realizar un '"t&'$ totalmente manual de cualquier tipo de
informacin implica ocupar demasiado tiempo en tratar de dar solucin a una
necesidad, en algunos casos prioritaria, dificultando la continuidad de los procesos
siguientes. Cabe anotar que la e*eti+i#a# y la toma de decisiones son aspectos
que dependen de un buen control de la informacin, por tal razn si los procesos
son bien controlados, la t'ma #e #eisi'"es y por ende la efectividad en las
mismas ser muy coherente y brindarn una plena seguridad en los resultados.
La eficiencia y la eficacia para los usuarios del sistema es un factor fundamental al
momento de realizar un trmite, lo anterior implica una %&'#,ti+i#a# no
solamente a nivel econmico para el Comit, sino tambin a nivel acadmico ya
que con base a la organizacin y optimizacin de los procesos se mejora el
funcionamiento logrando el nivel de produccin deseado, por lo tanto se busca
con esta propuesta ofrecer un modelo de sistema de informacin que sirva como
herramienta para mejorar los procesos y con ello las actividades que realiza la
oficina en mencin.
Debido a la gran importancia de esta organizacin en nuestro medio, se hace
necesario un sistema de informacin que logre hacer ms rpidos y eficaces los
23
procesos, tener informacin a la mano y prestar sus servicios en el momento
oportuno.
24
-. OB)ETI.OS
-.1. OB)ETI.O GENERAL
Desarrollar el anlisis y diseo organizacional del sistema de informacin del
Comit de Formacin y Capacitacin Docente de la Facultad de Educacin y
Ciencias Humanas de la Universidad de Crdoba.
-.2. OB)ETI.OS ESPEC/FICOS
Describir el sistema de informacin actual
Desarrollar un anlisis organizacional entorno a la dinmica del Comit de
Formacin y Capacitacin Docente.
dentificar, describir y modelar los procesos actuales del Comit de Formacin
y Capacitacin Docente.
Analizar y disear los modelos de procesos ideales para el sistema de
informacin del Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
Formular un diseo que representen los modelos de procesos, de datos, de
redes y de aplicaciones del Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
25
Ejercer un mejor control en la obtencin y administracin de la informacin en
la oficina.
Determinar el nivel de productividad que tienen los procesos realizados
actualmente en el Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
Aumentar la productividad para que sta sea mucho ms sostenible, con base
en los aspectos que se tienen en cuenta para la toma de decisiones en la
oficina.
2;
0. MARCO TERICO CONCEPTUAL
0.1. SISTEMA
Un sistema es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e
interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo, que
comnmente cumplen una funcin o tarea.
En algunos casos las partes que componen al sistema, no se refieren al campo
fsico (objetos), sino ms bien al funcional. De este modo las cosas o partes
pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema. Es posible enumerarlas
en: entradas, procesos y salidas.
En un sistema por lo menos se dan tres (3) procesos fundamntales que son:
Entrada, proceso y salida y que de acuerdo a su dinmica pueden generar
procesos intermedios que cumplen funciones especficas dentro del sistema.
0.1.1. Sistema #e I"*'&mai!"
Un sistema de informacin es una disposicin de personas, actividades, datos,
redes y tecnologas integrados entre si con el propsito de apoyar y mejorar las
27
operaciones cotidianas de una empresa, as como satisfacer las necesidades de
informacin para la resolucin de problemas y la toma de decisiones por parte de
los directivos de la empresa.
En la actualidad existen dos (2) tipos de Sistemas de nformacin: monousuario y
multiusuario.
Los sistemas de informacin monousuario son aquellos que han sido diseados
para satisfacer las necesidades de informacin personal de un solo usuario. Su
objetivo es multiplicar la productividad individual.
Los Sistemas #e I"*'&mai!" m'"',s,a&i's se implantan, principalmente, en
ordenadores personales, si bien pueden tambin ser desarrollados en grandes
ordenadores. Los sistemas de informacin monousuarios son desarrollados, en
su mayor parte, por usuarios finales y no por profesionales de los sistemas de
informacin. Preferiblemente, estos usuarios, emplean las mismas tcnicas
bsicas de anlisis y diseo de sistemas (aunque escalas reducidas).
Los Sistemas #e I"*'&mai!" m,$ti,s,a&i's son aquellos que han sido
diseados para satisfacerlas necesidades de informacin de grupos de trabajo
(por ejemplo: departamentos, oficinas, secciones y divisiones) u organizaciones
completas.
2)
Entre sus ejemplos pueden citarse la introduccin de pedidos, la contabilidad, la
nomina, la gestin de produccin, el control de inventarios, etc.
La principal diferencia existente entre los sistemas monousuarios y multiusuarios
reside en que los sistemas multiusuario deben facilitar la comparticin de datos,
las informaciones y otros recursos. La mayora de estos sistemas se implantan en
miniordenadores grandes sistemas informticos o redes de ordenadores
personales (o posiblemente, una combinacin de las tres cosas) los sistemas de
informacin multiusuario son diseados y construidos normalmente por analistas
de sistemas y otros profesionales de los sistemas de informacin.
Con el fin de construir sistema de empresa y de informacin personal y
multiusuario, los analistas de sistemas y los usuarios deben combinar de forma
eficaz los bloques elementales que constituyen dichos sistemas. Entre ellos se
incluyen:
Pe&s'"as1 Usuarios, directivos y miembros de los grupos de desarrollo de los
sistemas de informacin.
Dat's1 Materia prima empleada para crear informacin til.
Ati+i#a#es1 Actividades de empresa (incluidas las de tipo directivo) y
actividades de procesos de datos y generacin de informacin que apoyan las
actividades de empresa.
2?
Re#es1 Descentralizacin de la empresa, distribucin de los restantes bloques
elementales en los lugares ms tiles y comunicacin y coordinacin entre
dichos lugares.
Te"'$'23a1 Hardware y Software que sostienen los restantes bloques
elementales
2
.
0.2. TEOR/A GENERAL DE SISTEMAS
La teora de la organizacin y la prctica administrativa han experimentado
cambios sustanciales en aos recientes. La informacin proporcionada por las
ciencias de la administracin y la conducta ha enriquecido a la teora tradicional.
Estos esfuerzos de investigacin y de conceptualizacin a veces han llevado a
descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgi un enfoque que puede servir
como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la
unificacin de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado
por las ciencias fsicas, biolgicas y sociales, como marco de referencia para la
integracin de la teora organizacional moderna.
El primer expositor de la Teora General de los Sistemas fue Ludwing Von
Bertalanffy, en el intento de lograr una metodologa integradora para el tratamiento
de problemas cientficos.
2
WHTTEN, BENTLEY, BARLOW. Anlisis y Diseo de Sistemas de nformacin. Tercera
edicin. Pg. 39.
30
La meta de la Teora General de los Sistemas no es buscar analogas entre las
ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad cientfica que ha estancado a las
ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles
entre varios continentes cientficos, toda vez que dicha extrapolacin sea posible e
integrable a las respectivas disciplinas.
La Teora General de los Sistemas se basa en dos pilares bsicos: aportes
semnticos y aportes metodolgicos, a los cuales se refiere a continuacin.
0.-. APORTES SEM4NTICOS
Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creacin de nuevas
palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a
formar casi un verdadero lenguaje que slo es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que
los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y
cada uno de ellos maneja una semntica diferente a los dems.
La Teora de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende
introducir una semntica cientfica de utilizacin universal.
31
0.0. APORTES METODOLGICOS
0.0.1. )e&a&5,3a #e $'s sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding
proporciona una clasificacin til de los sistemas donde establece los siguientes
niveles jerrquicos:
1. Primer nivel, estructura esttica. Se le puede llamar nivel de los marcos de
referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinmico simple. Considera movimientos necesarios y
predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema ciberntico. El sistema se
autorregula para mantener su equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o auto estructurado. En este nivel se comienza
a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de clula.
5. Quinto nivel, gentico-social. Est caracterizado por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad,
comportamiento teleolgico y su autoconciencia.
7. Sptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado
como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y
smbolos.
32
8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye
el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la
naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la trascripcin de imgenes
en registros histricos, sutiles simbolizaciones artsticas, msica, poesa y la
compleja gama de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de
clasificacin: estos son los ltimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos,
los cuales tambin presentan estructuras sistemticas e interrelaciones.
0.0.2. 67,8 es e$ A"9$isis ( Dise:' #e Sistemas;
Dentro de las organizaciones, el anlisis y diseo de sistemas se refiere al
proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarla
con mtodos y procedimientos ms adecuados.
"Es decir, que el anlisis de sistema es el primer paso dado clsicamente hacia la
construccin de una aplicacin de sistema de informacin. El dominio de
aplicacin de anlisis de sistema es una nica aplicacin
3
.
El anlisis de sistema es el estudio de un sistema actual de empresa y de
informacin, y la definicin de las necesidades y las propiedades manifestadas por
3
WHTTEN, BENTLEY, BARLOW. Anlisis y Diseo de Sistemas de nformacin. Tercera edicin
Pg. 111
33
los usuarios para la construccin de un nuevo sistema de informacin. Entre sus
sinnimos se incluyen anlisis de problemas de empresa, anlisis de necesidades
y analices lgico.
El anlisis de sistema se lleva a efecto a travs de la cooperacin de los usuarios
de sistemas. De aqu que, el modelo en pirmide, se dirija a personas, datos,
actividades y redes desde la perspectiva de los usuarios de sistema.
Los analistas de sistemas basan sus anlisis en todos los conocimientos extrados
de la planificacin de sistemas.
0.0.-. Pa"'&ama #e$ A"9$isis ( Dise:' #e Sistemas
Un nuevo sistema de informacin se construye como solucin para algn tipo de
problema o conjunto de problemas que la institucin percibe que est enfrentando.
El desarrollo de sistemas puede considerarse, en general, formado por dos
grandes componentes: el anlisis de sistemas y el diseo de sistemas.
El A"9$isis #e Sistemas, es el proceso de clasificacin e interpretacin de
hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar
mejoras al sistema. Este es el trabajo del analista de sistemas y es el objeto de
estudio en este trabajo.
34
Con este anlisis se busca definir el problema, identificar sus causas, especificar
la solucin e identificar los requerimientos de informacin para una ptima
solucin al problema.
El anlisis especifica lo que el sistema debe hacer. El diseo establece cmo
alcanzar el objetivo.
0.<. PLANEACIN DE SISTEMAS
La funcin de la planificacin de sistemas del ciclo de vida pretende identificar y
establecer prioridades a cerca de las tecnologas y las aplicaciones susceptibles
de reportar un mximo beneficio a la empresa. Entre sus sinnimos se incluyen
planificacin estratgica de sistemas, planificacin estratgica de informacin y
gestin de recursos de informacin.
Para la planificacin de sistema es importante manejar el diccionario de
planificacin, el cual es un central donde los profesionales de los sistemas de
informacin almacenan todos los documentos y la documentacin que se asocia al
proyecto de planificacin de sistema.
La planificacin de sistemas consta de tres fases, las cuales son:
1. Estudiar el contenido de la empresa (tambin denominada fase de estudio)
35
2. Definir una arquitectura de informacin (tambin llamada fase de definicin)
3. Analizar un rea de la empresa (fase tambin conocida como anlisis de
reas de empresa)
La planificacin de sistema es semejante al anlisis de sistema. La principal
diferencia que existe entre ambos conceptos es el mbito al que se aplica. La
planificacin de sistemas acta sobre una parte ms amplia de la empresa, pero
con menor detalle que el anlisis de sistema.
0.=. MODELOS DE AN4LISIS
Constituyen la primera actividad tcnica que se desarrolla en la construccin de un
sistema de informacin, mediante el uso de tcnicas y procesos que permitan
modelar el sistema ideal.
Se busca representar el sistema en trminos de su funcionamiento a travs de
smbolos que se han adoptado de forma universal.
3;
0.>. LOS SISTEMAS COMO CAMBIO ORGANI?ACIONAL PLANEADO
Un sistema de informacin es una entidad socio tecnolgica, un ordenamiento de
elementos sociales, tcnicos. La introduccin de un nuevo sistema de informacin
implica mucho ms que un nuevo hardware y software. Tambin comprende
cambios en los puestos, habilidades, administracin y organizacin.
La construccin de un nuevo sistema de informacin es un tipo de cambio
organizacional planeado. Frecuentemente, los nuevos sistemas significan nuevas
maneras de hacer negocios y trabajar en conjuntos.
Existen cuatro reas en la que los desarrolladores de sistemas son considerados
como responsables por la alta direccin:
Primera, los desarrolladores son responsables de la calidad tcnica de los
sistemas de informacin, aseguran que los procesos que son automatizados sean
oportunos, eficientes y altamente precisos.
Segundo: Son responsables de la interface con el usuario. La interface con el
usuario, es la parte de un sistema de informacin con la que a menudo los
trabajadores no capacitados, como empleados, administradores y de supervisin,
tienen que interactuar directamente.
37
Tercera: Esta es considerada de impacto global en la institucin. Los
desarrolladores deben tener en cuenta como el sistema afectar a la institucin
como un todo, enfocndose principalmente en el conflicto institucional y en los
cambios en los centros de toma de decisiones.
Cuarto: Tienen la responsabilidad administrativa general para el proceso de diseo
e implantacin. Los sistemas pueden ser un xito tecnolgico pero un fracaso
administrativo a causa del fracaso en el proceso social y poltico del desarrollo del
sistema.
0.@. REDISEAO DE LOS PROCESOS DE NEGOCIOS
Un proceso de negocios es un conjunto de tareas lgicamente relacionadas, que
se llevan a cabo para alcanzar un resultado definido de negocios.
Un nuevo sistema de informacin puede redisear de manera radical los procesos
de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. El rediseo de los
procesos de negocios sirve para reorganizar los flujos de trabajo, combinar pasos
para reducir desperdicios y eliminar tareas repetitivas de documentacin intensiva.
3)
0.@.1. 67,i8" est9 i"+'$,&a#' e" $a '"st&,i!" #e $'s sistemas;
Tabla 1. Involucrados en la construccin de sistemas
G&,%'s R'$
G&,%'s i"stit,i'"a$es
Alta direccin. Proporciona fondos y apoyo.
Expertos profesionales. Proveen conocimientos jurdicos de
abastecimiento y organizacin.
Gerencia media Proporciona acceso y apoyo
Administracin de supervisin Proporciona acceso y puntos de vista
crticos.
Obreros o empleados Proporcionan informacin y detalles
puestos y tareas.
Sistemas #e i"*'&mai!"
Direccin de sistemas de informacin Coordina el diseo y planeacin de
sistemas
Administracin de proyectos Administra un proyecto especifico.
Analistas en jefe. Coordinacin de analistas de sistemas,
a los diseadores y al personal de
abastecimientos.
Analistas de sistemas Determina requerimientos, conceptos y
procedimientos para el nuevo sistema.
Programadores Responsables de la realizacin tcnica
del nuevo sistema.
0.@.2. 6C'm' se a#mi"ist&a e$ #esa&&'$$' #e sistema;
El grupo corporativo de planeacin estratgica es responsable del desarrollo del
plan estratgico de la institucin.
3?
El comit de orientacin de sistemas de informacin es el grupo de direccin
general, con responsabilidad directa en el desarrollo y operacin de sistemas.
El equipo de administracin de proyectos tiene injerencia en la administracin de
proyectos especficos, este equipo de proyectos se compone de profesionales de
sistemas (analistas y programadores), quienes son directamente responsables de
la construccin del sistema.
0.@.-. 6De #'"#e %&'+ie"e" $as i#eas %a&a $'s sistemas;
Los sistemas se originan en distintos puntos de la institucin. En general existen
tres fuentes: los usuarios finales, el departamento de sistemas de informacin y la
alta direccin.
Las demandas de los usuarios finales son la fuente de la mayor parte de los
proyectos de sistemas. Cuando se aprecia que algo anda mal con un sistema de
operacin.
La segunda fuente de los nuevos sistemas es el departamento de sistemas de
informacin. Las nuevas tecnologas pueden significar nuevas oportunidades para
la institucin para reducir costos o seguir nuevas lneas de negocios.
40
La tercera fuente de los nuevos sistemas es la alta direccin. Al desarrollar planes
estratgicos para la institucin, la alta direccin puede concluir que nuevos tipos
de sistemas de informacin sern necesarios para dar apoyo a nuevas actividades
de negocios.
0.B. PANORAMA DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS
Un nuevo sistema de informacin se construye como solucin para algn tipo de
problema o conjunto de problemas que la institucin percibe que est enfrentando.
El desarrollo de sistemas se refiere a todas las actividades que entran en la
produccin de una solucin de sistemas de informacin para un problema o una
oportunidad institucional. El desarrollo de sistemas es una forma estructurada de
solucin de problemas con actividades diferentes. Estas actividades consisten en
el anlisis de sistemas, diseo de sistemas, programacin, pruebas conversin,
produccin y mantenimiento.
0.1C. ESTABLECIMIENTO DE RE7UERIMIENTOS DE INFORMACIN
Al nivel ms bsico, los requerimientos de informacin de un nuevo sistema
implican la identificacin de quin necesita qu informacin, dnde, cmo y
41
cundo. El anlisis de requerimientos define escrupulosamente los objetivos del
sistema nuevo o modificado y desarrolla una descripcin detallada de las
funciones que debe llevar a cabo el nuevo sistema. Un mal anlisis de los
requerimientos es una de las causas principales de la falla de los sistemas y de los
costos elevados de desarrollo. Un sistema diseado alrededor de un conjunto
equivocado de requerimientos tendr que ser descartado a causa de un pobre
desempeo o deber ser minuciosamente revisado. Por tanto, la importancia del
anlisis de los requerimientos no puede subestimarse.
0.11. DISEAO DE SISTEMAS
Mientras que en el anlisis de sistemas se describe lo que un sistema debe hacer
para satisfacer los requerimientos de informacin, el diseo de sistemas muestra
cmo el sistema debe satisfacer ese objetivo. El diseo de sistema de informacin
es el plan general o modelo para ese sistema.
El diseo de sistemas tiene tres objetivos:
P&ime&'1 El diseador de sistemas es responsable de la consideracin de otras
configuraciones de tecnologa para llevar a cabo y desarrollar el sistema tal y
como fue descrito por el analista.
42
Se2,"#'1 Son responsables por la administracin y el control de la realizacin
tcnica de los sistemas.
Te&e&'1 el diseador de sistemas detalla las especificaciones del sistema que
darn las funciones identificadas durante el anlisis de sistemas. Estas
especificaciones deben tocar todos los componentes administrativos,
organizacionales y tecnolgicos de la solucin de sistemas.
El diseo de sistemas de informacin puede descomponerse en especificaciones
fsicas y lgicas:
Dise:' $!2i'1 Representa los componentes del sistema de informacin y sus
relaciones entre s, tal y como aparecern ante los usuarios.
Dise:' *3si'1 Es el proceso de traduccin del modelo lgico abstracto al
diseo tcnico especifico del nuevo sistema.
0.11.1. A$te&"ati+as #e Dise:'
Los sistemas de informacin pueden tener muchos diseos. Pueden ser
centralizados o distribuidos, en lnea o por lotes, parcialmente manuales o
fuertemente automatizados. Cada diseo representa una mezcla nica de los
factores tecnolgicos e institucionales que conforman un sistema de informacin.
Lo que hace que un diseo sea superior a los dems es la facilidad y eficiencia
43
con que satisface las necesidades de los usuarios con un determinado conjunto de
restricciones tcnicas, institucionales, financieras y de tiempo.
0.12. EL PAPEL DE LOS USUARIOS FINALES
El diseo de los sistemas de informacin no puede ser dirigido slo por
especialistas tcnicos. Requiere de un muy alto nivel de participacin y control de
parte de los usuarios finales. Los requerimientos de informacin por parte de los
usuarios presionan al proceso de diseo, para asegurarse de que el sistema
refleje sus prioridades de negocios y sus necesidades de informacin, y no los
sesgos del personal tcnico.
La naturaleza y el nivel de la participacin de los usuarios en el diseo varan de
un sistema a otro. Existe menor necesidad de involucramiento de los usuarios en
sistemas con requerimientos sencillos o directos que en aquellos con
requerimientos que son elaborados, complejos o estn vagamente definidos.
Existen tres (3) aspectos claves que se deben modelar dentro de un sistema:
D'mi"i' #e I"*'&mai!"1 representa la memoria o datos que el modelo debe
almacenar, se debe modelar los datos del sistema haciendo uso de tcnicas
44
(modelo E-R). Se debe especificar que informacin se quiere registrar dentro del
sistema.
C'm%'&tamie"t'1 se busca modelar los cambios de estado del sistema, se
generan entradas y producto de ello, se generan una salida o varias salidas.
F,"i'"amie"t'1 est dado por todos los procesos y transacciones que se dan
dentro de la organizacin y que son candidatos a impulsar la automatizacin del
sistema de informacin.
Los modelos nunca estn cerrados, siempre deben estar abiertos a la posibilidad
de modificaciones. Deben representar un comportamiento de la empresa u
organizacin que puede ser cambiante.
0.1-. MODELOS INCORPORADOS EN EL AN4LISIS DEL SISTEMA DE
INFORMACIN DEL COMITD DE FORMACIN Y CAPACITACIN
DOCENTE
0.1-.1. M'#e$' #e C'"teEt'
Es el primer modelo que se debe realizar, el cual debe reflejar una descripcin
general del sistema, nos indica que hace el sistema actual. Este modelo nos
45
permite identificar el dominio (informacin) del sistema, los procesos y todos los
agentes externos e internos que hacen parte del sistema.
El modelo de contexto es el modelo nivel "0 y no contiene unidades de
almacenamiento.
0.1-.2. M'#e$' #e #es'm%'sii!" *,"i'"a$
Este modelo es producto de la fase de planeacin y para su elaboracin, se debe
descomponer las funciones de la empresa u organizacin en subsistemas,
entendiendo por subsistema la cobertura a un conjunto de funciones afines.
Luego los subsistemas se descompon en mdulos, los cuales contienen grupos de
procedimientos, los cuales son descompuestos a su vez en procesos.
0.1-.-. M'#e$' #e P&'es's
Se realiza a partir del modelo anterior. El modelo de descomposicin funcional es
una entrada para la elaboracin del modelo de procesos.
Para elaborar el modelo de procesos, se escoge un subsistema y se hace un
zoom de l, es decir: expandirlo detalladamente.
En este modelo se identifican las entradas, las salidas y las unidades de
almacenamiento en cada proceso.
4;
0.1-.0. M'#e$' #e #at's
Por medio de este modelo, se puede almacenar y organizar los datos que se
requieren en el sistema. Es posible realizar este modelo haciendo uso de tcnicas
como: modelo entidad relacin (MER), modelo Jerrquico, registros, etc.
Se debe especificar que se quiere registrar dentro del sistema de la siguiente
manera:
dentificar las entidades.
dentificar las relaciones existentes entre las entidades.
dentificar la cardinalidad.
0.1-.<. M'#e$' #e &e#es
Con este modelo se busca una distribucin geogrfica y tecnolgica ptima de
datos, procesos y comunicaciones entre los puestos de trabajo de la organizacin.
El diseo del modelo de redes pretende suministrar procesos cooperativos entre
los ordenadores y las personas que pertenecen al sistema.
47
0.10. FORMACIN PEDAGGICA DEL SISTEMA DE INFORMACIN Y
CULTURA INFORM4TICA
Al hablar de cultura informacional y de formacin pedaggica cabe anotar la
importancia de la sociedad de la informacin y de la aplicacin a las
organizaciones o empresas.
La Gesti!" #e$ C'"'imie"t' es un tema que, aunque de reciente aparicin y
desarrollo, ocupa el inters de organizaciones, profesionales, estudiantes y
comunidades en todo el mundo, aqu se propone una aproximacin integral,
conectada a dos prcticas en pleno auge: el aprendizaje organizacional y el capital
intelectual.
La importancia de la Gestin del Conocimiento est dada por su estrecha relacin
con la creacin de valor. Es evidente que el conocimiento resulta ser el activo
fundamental en todo tipo de organizaciones y, al mismo tiempo, el factor que
determina su viabilidad y su xito, no slo en trminos econmicos sino, lo que es
prioritario, como instrumento de accin, como herramienta clave del desempeo.
El desempeo de las organizaciones en la Sociedad de la nformacin est
determinado por su capacidad para crear valor a travs de la solucin de los retos
4)
que plantea el entorno, mediante la identificacin y optimizacin de los flujos de
informacin til, es decir, a travs de la Gestin del Conocimiento.
En otros trminos, una organizacin que aspire a competir con xito en el entorno
actual debe aprender a aprender, debe hacer explcitos los procesos que le
permiten incorporar la informacin pertinente y relevante de que dispone, tiene
que aplicar con creatividad e iniciativa las experiencias y saberes que le ofrecen,
en primer trmino, sus propios integrantes, sus proveedores, los grupos de inters
y los clientes es decir, la sociedad en su conjunto y ms especficamente aquellos
sectores en los que dicha organizacin acta.
Quienes consideran que lo que hacen hoy est bien por la sola razn de que est
produciendo resultados satisfactorios en apariencia, sin saberlo estn labrando su
propia desaparicin. En efecto, los mbitos de la economa, la ciencia, la
tecnologa y la cultura, no dan lugar a la tan buscada estabilidad y obliga a
cuestionar permanentemente los supuestos bsicos en que se apoyan procesos y
procedimientos que si bien hoy todava parecen eficaces, maana mismo se
revelarn como obstculos del cambio y por ende de la viabilidad de la empresa.
Sin embargo, ese cuestionamiento permanente a las maneras convencionales de
hacer las cosas impone, al mismo tiempo, una persistente fidelidad a los
lineamientos fundamentales de la organizacin para no perder de vista sus
4?
compromisos esenciales, ni lesionar su naturaleza, ni desdibujar los fines para
cuya realizacin esa organizacin fue creada
4
.
Las nuevas y prodigiosas tecnologas de informacin, adquieren, en estas
circunstancias, un sentido trascendente: ms que simples medios para la
obtencin de resultados se les debe acopiar como herramientas para el
mejoramiento del desempeo, el aprendizaje individual y colectivo y la
construccin social positiva es decir, para garantizar niveles crecientes de
equidad, convivencia y sostenibilidad en la lnea con los propsitos de obtener
utilidades y crear valor que debe caracterizar a toda verdadera empresa.
La creencia ms arraigada consiste en pensar que la funcin de la educacin es la
de transmitir contenidos para constituir y desarrollar capacidades personales, a fin
de elevar el desempeo individual y colectivo en los mbitos profesionales,
laborales, familiares y sociales. Esa misma funcin la comparten, de hecho,
medios de comunicacin, iglesias y partidos polticos, entre otros.
Todos guardan en comn estructuras jerrquicas y compartimentadas de la
informacin (que es, en ltimas, a lo que reducen los contenidos) bajo la idea de
propiciar la emergencia de nuevos liderazgos, apoyados en el intercambio, la
investigacin y la innovacin.
4
Jtt%KLLMMM.NmOe"te&.'mLa'Li"t&'#3Pa'.Jtm
50
En desarrollo de tal funcin, las estructuras involucradas en la educacin y en la
divulgacin de "contenidos promueven estrategias especficas basadas en las
clasificaciones que separan la teora de la prctica, el cdigo de la conducta, al
individuo de su entorno, la ciencia del arte, la universidad de la empresa, la
investigacin del desarrollo, lo presencial por lo distante, etc.
6C,9$es s'" $as *,e"tes #e i"*'&mai!"; Las reas y dependencias de la
Empresa, los equipos de trabajo encargados de proyectos y programas, las
personas que poseen saberes y experiencias que necesitan ser divulgadas.
6C,9$ es e$ %a%e$ #e$ 2est'& #e i"*'&mai!"; Servir de enlace entre las fuentes
de saber (unidad de negocio, vicepresidencia, direccin, coordinacin o programa
al que estn adscritos en la actualidad), y el resto de personal (a quien le interesa
o necesita aprender los saberes y experiencias que estn alcanzado las reas y
equipos de la compaa).
6C'" 5,8 &e,&s's ,e"ta" $'s 2est'&es #e i"*'&mai!" %a&a ,m%$i& s,
ta&ea; Con su conocimiento de los temas especficos de las reas y
dependencias a las que estn adscritos. Con la capacidad de percibir los
intereses y necesidades del resto de la Empresa y con recursos que la Empresa
pone a su disposicin: profesionales expertos en comunicacin, diseo,
produccin de video y fotografa; con presupuesto para impresos y publicaciones,
51
con aulas y espacios para realizar eventos de comunicacin directa y con ntranet.
Si lo que se desea comunicar requiere ms recursos, sern gestionados.
67,8 '"#ii'"es #eFe te"e& $a i"*'&mai!"; En primer lugar debe alimentar y
promover el aprendizaje organizacional. Debe apuntar al cumplimiento de las
estrategias, objetivos y metas corporativas. Debe ayudar a la eficiencia y el
mejoramiento del trabajo en la organizacin. Debe estar alineada con las polticas
corporativas y debe alentar el desarrollo conjunto del personal en los mbitos
profesional, familiar y social.
6C!m' '%e&a" es's &ite&i's; El gestor selecciona con su equipo o lder la
informacin que, a su juicio, cumple esas condiciones. Con la ayuda de la
asesora de presidencia define objetivos, plazos y recursos para el suministro de la
informacin que de inmediato se incorpora a los medios existentes: ntranet,
impresos, reuniones y eventos, etc. Toda informacin as divulgada se vincula al
correo particular de quien la suscribe para atender preguntas, ampliaciones o
sugerencias relacionadas con el tema
5
.
5
Jtt%KLLMMM.NmOe"te&.'mLa'Li"t&'#3Pa'.Jtm
52
0.1<. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Adems de recomendar una solucin, el anlisis de sistemas nos debe permitir
examinar que tan viable puede ser el desarrollo, construccin y montaje de un
sistema de informacin dentro de una organizacin.
0.1<.1. FatiFi$i#a# e'"!mia
Se evala si la organizacin cuenta con los recursos necesarios para el diseo
construccin y montaje del sistema de informacin.
0.1<.2. FatiFi$i#a# '%e&ati+a
Se busca que la instalacin o el montaje del sistema de informacin no genere
traumas o problemas de orden operacional, se espera que el sistema encaje, que
halla una articulacin lo ms cmoda posible entre los usuarios y el sistema y por
lo tanto los procesos sean ms rpidos y sencillos de realizar.
0.1<.-. FatiFi$i#a# te"'$!2ia
Se determina si el sistema de informacin propuesto puede adoptar fcilmente la
tecnologa (software, hardware y recursos tcnicos) de implante disponible. Se
53
debe buscar que sea una tecnologa madura, probada, certificada y operable, la
cual sea lo ms sencilla posible de usar.
0.1=. RECURSOS
0.1=.1. Te"'$!2i's
Hardware, software y comunicaciones, necesarios tanto para construir y
desarrollar el sistema como para implementar el diseo ya terminado.
0.1=.2. G,ma"'s
Analistas de sistemas, soporte tcnico y mano de obra, quienes conforman el
equipo de proyecto.
54
<. DISEAO METODOLGICO
<.1. TIPO DE IN.ESTIGACIN
sta investigacin es de tipo Descriptiva Aplicada, debido a que describe de
modo sistemtico las caractersticas del sistema de informacin y de tipo aplicado
porque se desarrollara un nuevo sistema que de respuesta a los requerimientos de
informacin.
<.2. L/NEA DE IN.ESTIGACIN
Teniendo en cuenta las diferentas lneas de investigacin de la Licenciatura en
nformtica Educativa y Medios Audiovisuales se toma como referente lo siguiente:
El marco terico que sustenta el desarrollo de procesos de investigacin
organizacional se enmarca en el reconocimiento de las normas generales de
sistemas, donde se propone el anlisis de las totalidades y las interacciones
internas de stas y las externas del medio. En la actualidad es una poderosa
herramienta que permite la explicacin de los fenmenos que suceden en la
realidad.
55
Tambin hace posible la prediccin de la conducta futura de la realidad, de alguna
manera es el espacio donde el investigador (Analista de Sistemas de nformacin)
puede maniobrar entre el conocimiento formacin cientfica disciplinar- y por otra
parte la explicacin de la realidad o de una parte de ella.
Los objetivos que se listan a continuacin estn especificados en una lnea de
investigacin, estos de igual forma son algunos de los perseguidos con la
implementacin de ste proyecto, conllevando as, a que el presente se
enmarque en la lnea de investigacin definida con el ttulo "MODELAMENTO DE
SSTEMAS NFORMTCOS Y TELEMTCOS PARA LA SMULACN DE
PROCESOS EN ORGANZACONES EDUCATVAS, COMERCALES,
NDUSTRALES Y GUBERNAMENTALES:
Obtencin de soluciones a los problemas planteados por el establecimiento de
estas tecnologas en nuestro medio.
Utilizacin de las tecnologas informticas y telemticas en el desarrollo de
nuevos servicios de informacin y telecomunicacin para los usuarios, el
incremento de la calidad de los mismos, la ampliacin de su cobertura a zonas
de menor densidad o con menores ingresos, y la construccin de herramientas
de gestin para que las empresas (Todo tipo de organizacin Comercial,
Educativa, Gubernamental, ONG, Etc.) operadoras optimicen sus recursos
5;
(Materias Prima, Producto o servicio, Econmico, Conocimiento,
construcciones tericas, Etc) e incrementen su competitividad.
<.-. POBLACIN Y MUESTRA
<.-.1. P'F$ai!"
La poblacin de esta investigacin esta determinada por: El recurso humano del
Comit de Formacin y Capacitacin Docente (Coordinador, Asistente y
Secretaria) y los usuarios externos (comunidad universitaria, cliente y la
comunidad en general).
<.-.2. M,est&a
La muestra en la cual se fundamenta esta investigacin esta conformada por el
recurso humano del Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
<.0. TDCNICAS E INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR INFORMACIN
<.0.1. F,e"tes #e I"*'&mai!"
57
<.0.1.1. D',me"tati+as
Manual de procedimientos del Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
Manual de funciones del Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
Componentes estratgicos del Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
Estatuto general de la Universidad.
Resoluciones de la facultad de educacin.
<.0.1.2. OFse&+ai!" #i&eta
Realizada con el objetivo de observar y hacer un seguimiento de las diferentes
actividades y procesos que se dan en el Comit de Formacin y Capacitacin
Docente.
<.0.1.-. E"t&e+istas
Entrevistas a los funcionarios del Comit y empleados.
<.0.1.0. E",estas
Funcionarios
Usuarios del sistema (clientes externos)
5)
<.0.2. Met'#'$'23a %a&a e$ A"9$isis ( Dise:' #e$ Sistema #e I"*'&mai!"
A menudo una nueva tecnologa requiere nuevos conocimientos y, as mismo, una
nueva investigacin necesita una tecnologa nueva. La tecnologa, a su vez, se
convierte en los ojos y los odos de la ciencia e inclusive en sus msculos; el
computador, por ejemplo ha dado un progreso sustancial en sistemas complejos
cuyo estudio de otra forma hubiera sido imposible. La tecnologa produce ms y
mejores instrumentos y tcnicas que posibilitan el avance acelerado de las
diversas lneas sobre las que se mueve la actividad cientfica. La tecnologa no
solo suministra herramientas a la ciencia; puede tambin dar motivacin y
direccin a la teora y a la investigacin
6
.
La unidad investigativa considera que la utilizacin de herramientas informticas
aplicadas o utilizadas en el desarrollo de un sistemas de informacin, da como
resultado la adquisicin de nuevos conocimientos a travs del modelo a
implementar en el Comit de Formacin y Capacitacin Docente de la Universidad
de Crdoba, generando beneficios a dicha dependencia en la utilizacin de la
informacin de manera organizada, rpida y eficiente, fruto o resultado del
anlisis, diseo e implementacin de un nuevo sistema de informacin.
;
*ARAMILLOQ L3is *a>ie&. Cie"iaQ te"'$'D4aQ s'ie#a# ( #esa&&'$$' Hm!#3$' 1I. Se&ie A%&e"#e& a
I">estiDa&. E#it'&ia$ ICFES. +e&e&a e#ii!". 1???. PaD. 3)Q 3?
5?
El anlisis y diseo estructurado proporciona un enfoque sistemtico para el
diseo y construccin de un sistema de cmputo de calidad. A lo largo de las
fases de anlisis y diseo, el analista debe proceder paso a paso obteniendo
retroalimentacin de los usuarios y analizando el diseo, buscando omisiones y
errores. El pasar demasiado rpido a la siguiente fase puede requerir que el
analista tenga que regresar para volver a trabajar en partes anteriores al diseo.
Los analistas tienen a su disposicin varias herramientas de software de
computadoras (en este caso el lenguaje de programacin Borland Delphi 3) que
pueden ser usadas para ayudar en el desarrollo del sistema
7
.
En la primera fase del anlisis del sistema de informacin se utiliz como referente
la reestructuracin del Comit de Formacin y Capacitacin Docente, elaborada
por el equipo de trabajo del mencionado comit y con quien se inici el proceso de
partida del proyecto en marcha, con quienes se interactu de manera muy formal y
en una forma de trabajo conjunta para tomar las decisiones necesarias como
apoyo al proceso, haciendo esta etapa fundamental para luego disear e
implementar el Sistema de nformacin requerido para Comit de Formacin y
Capacitacin Docente.
El anlisis y diseo de sistema es un enfoque sistemtico para la identificacin de
problemas, oportunidades y objetivos analizando los flujos de informacin en las
7
RENDALLQ Re""etJ E.S RENDALLQ *3$ietJ E. A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas. +e&e&a e#ii!". E#it'&ia$
P&e"tie Ea$$. PaD. 20.
;0
organizaciones y diseando sistemas de informacin computarizados para
resolver un problema.
Los analistas poseen un amplio rango de habilidades. La primera y la principal es
que el analista soluciona problemas, le gusta el reto de analizar un problema
encontrar una Respuesta funcional.
Hay tres (3) amplios puntos fundamentales de la organizaciones a considerar
cuando se analizan y disean sistemas de informacin. Estos son el concepto de
la organizacin como sistema, los diversos niveles de administracin la cultura
Organizacional en general.
Los diagramas de Entidad Relacin ayudan a que el analista de sistema
comprenda las entidades y las relaciones que comprende el sistema
Organizacional.
Las culturas y subculturas organizacionales son determinantes importantes sobre
la manera en que las personas usan la informacin y los sistemas de informacin
8
.
El proceso llevado a cabo durante los cursos de Anlisis y Diseo de Sistemas y
, es el soporte fundamental para la realizacin de ste proyecto, es decir se ech
)
RENDALLQ Re""etJ E.S RENDALLQ *3$ietJ E. A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas. 3&a e#ii!". E#it'&ia$
P&e"tie Ea$$. PaD. 40.
;1
mano de una metodologa basada en la fundamentacin terica, por ende, se
afirma que el diseo metodolgico del sistema est basado en un modelo de
espiral, esta afirmacin se hace teniendo en cuenta que para llegar al producto
final el proyecto se ha desarrollo por ciclos y cada ciclo esta concatenado uno con
otro, es decir, que cuando un ciclo termina comienza otro a partir de los resultados
del anterior para obtener el resultado final cuando termina el espiral.
Es importante resaltar el tipo de anlisis realizado, este se puede catalogar como
estructurado, por qu anlisis Estructurado y no Orientado a Objetos?
definitivamente se entendi que a nivel de grupo de desarrollo haba ms fortaleza
en el diseo estructurado, cuando se dice nivel de grupo se hace referencia no
slo a los ejecutores del proyecto, sino tambin, a todas aquellas personas que
fueron preparadas a la vez en las asignaturas de Anlisis y Diseo de Sistemas y
de la Licenciatura en nformtica Educativa y Medios Audiovisuales de la
Universidad de Crdoba. No siendo desconocido por el equipo de desarrollo del
proyecto la facilidad y la importancia de trabajar bajo un enfoque Orientado a
Objetos y haciendo uso de otras tcnicas como las UML.
Otra aspecto fundamental, es que no fue posible hacer uso de herramientas tipo
CASE, Orientadas hacia Objetos que nos garantizarn la confiabilidad de los
modelos, ya que se contaba con material de diseo estructurado, de proyectos
reales en el contexto organizacional, que han sido aplicados dando como
resultado altos desempeos.
;2
El diseo estructurado facilita el proceso de modelamiento del sistema y la
visibilidad a la hora de identificar requerimientos de informacin. Adems la
familiarizacin con este paradigma estructurado, el cual se articula alrededor de
Base de Datos, y las asignaturas de programacin vistas dentro de la Licenciatura
en nformtica Educativa y Medios Audiovisuales de la Universidad de Crdoba.
<.0.2.1. C,$t,&a O&2a"izai'"a$
La cultura Organizacional es un rea naciente de investigacin que ha crecido
sustancialmente en la dcada pasada. As como es adecuado pensar que las
organizaciones incluyen muchas tecnologas, es tambin adecuado verlas como
un conjunto de varias y a menudo competitivas subculturas. En vez de pensar en
la cultura como un todo, es ms til pensar acerca de los determinantes
investigables de las subculturas tales como los smbolos verbales y no verbales.
El smbolo verbal incluye el lenguaje compartido usado para construir, conducir y
preservar mitos subculturales, metforas, visiones y humor. El simbolismo no
verbal incluye artefactos, ritos ceremonias compartidos, tales como vestimenta, el
uso, colocacin y decoracin de oficinas y rituales para la celebracin de
cumpleaos, ascenso y jubilaciones de los miembros.
Las subculturas coexisten dentro de las culturas organizacionales, las subculturas
pueden ser determinantes poderosos de los requerimientos, disponibilidad y uso
de la informacin.
;3
La compresin y el conocimiento de la subcultura Organizacional predominante
puede ayudar a que el analista de sistemas venza la resistencia al cambio que se
produce cuando es instalado un nuevo sistema de informacin
9
.
En este punto es de anotar, tomando como referente el texto antes mencionado
que para el Comit de Formacin y Capacitacin Docente, quienes sern las
personas que usen el sistema de informacin, se debi tener en cuenta muchos
de los factores que sirvieron como punto de apoyo en la toma de decisiones,
visionando la interaccin con estos usuarios especficos y de quienes se tomaron
las necesidades requeridas dentro de la oficina y de cada uno de sus miembros en
el aspecto laboral. Factores importantes para el anlisis, diseo e implementacin
del Sistema de nformacin requerido y amoldado a las posibilidades y
necesidades del Comit de Formacin y Capacitacin Docente de la Universidad
de Crdoba.
<.0.2.2. Fami$ia&izai!" te"'$!2ias i"*'&m9tias e" e$ amFie"te #e t&aFaH'
Al nivel del conocimiento de la organizacin hay dos clases de sistemas. Los
sistemas de automatizacin de oficina que dan soporte a los trabajadores de
datos, quienes, por lo general, no crean un nuevo conocimiento sino que usan la
informacin para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma
?
RENDALLQ Re""etJ E.S RENDALLQ *3$ietJ E. A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas. 3&a e#ii!". E#it'&ia$
P&e"tie Ea$$. PaD. 3).
;4
y luego compartirla formalmente por toda la organizacin y algunas veces ms all
de ella. Los aspectos familiares de los sistemas automatizados de oficina incluyen
procesamiento de palabras, hojas de clculo, editor de publicaciones,
calendarizacin electrnica y comunin mediante correo de voz, correo electrnico
y video conferencias.
Los sistemas de manejo de conocimiento dan soporte a los trabajadores
profesionales, en reas como ciencia e ingeniera, les ayudan a crear un nuevo
conocimiento que contribuya a la organizacin o a toda la sociedad
10
.
El Comit de Formacin y Capacitacin Docente cuenta con la tecnologa
necesaria a nivel informtico (computadores) pero la mayora de los procesos se
hacan de forma manual, a travs de la utilizacin de listados, carpetas donde se
contena la informacin, entre otros.
Con el Sistema de nformacin a implementar se quiere dar soporte a los
trabajadores y a la oficina en general para la optimizacin y mejoramiento de los
procesos, incluyendo todos los beneficios que se dan con el anlisis, diseo e
implementacin de un sistema de informacin, entendiendo as que los sistemas
de manejo de conocimiento dan soporte a los trabajadores profesionales y les
ayuda a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organizacin o a toda la
10
RENDALLQ Re""etJ E.S RENDALLQ *3$ietJ E. A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas. +e&e&a e#ii!". E#it'&ia$
P&e"tie Ea$$. PaD. 2.
;5
sociedad en este caso el Comit de Formacin y Capacitacin Docente de la
Universidad de Crdoba.
<.0.2.-. Re*i"amie"t' #e $'s %&'es's
Para determinar los requerimientos de informacin usando una estrategia de
anlisis de decisiones, el analista de sistemas primero debe tener los objetivos de
la organizacin, el analista debe comprender los principios de la organizacin y
debe tener un conocimiento funcional de las tcnicas de recoleccin de datos,
debido a que todas las decisiones de la organizacin deben estar relacionadas al
menos indirectamente con los objetivos amplios de la organizacin.
Las especificaciones de procesos a veces llamadas miniespecificaciones son
creadas para procesos primitivos en los diagramas de flujos de datos. Los tres (3)
objetivos de la produccin de especificaciones de procesos son:
1. Reducir la ambigedad de los procesos, esto lleva al analista a prender
detalles acerca de la manera en que trabajan los procesos. Estas
observaciones forman una base y proporcionan las preguntas para entrevistas
de averiguacin con la comunidad de usuarios.
2. Obtener una descripcin precisa de lo que se logra, que est, por lo general,
incluido en un paquete de especificaciones para el programador.
;;
3. Validar el diseo del sistema. Esto incluye el asegurarse que un proceso tenga
todos los flujos de datos necesarios para producir la salida, adems, toda la
entrada y salida debe estar representada en el diagrama de flujo de datos
11
.
<.0.2.0. G,ma"izai!" #e $'s sistemas #e I"*'&mai!"
La tecnologa informtica en el campo organizacional implica la incorporacin de
tcnicas, herramientas y procesos administrativos que permitan dar respuesta a
los requerimientos de los usuarios (Racionalizacin Tecnolgica), preservando los
intereses econmicos, sociales y culturales, esto significa, que la implantacin
tecnolgica en este caso el Sistema de nformacin del Comit de Formacin y
Capacitacin Docente debe contextualizarse y ajustarse a las necesidades de los
usuarios en cuanto al manejo de los recursos, produciendo la menor cantidad de
ruido.
La contextualizacin es vista como la personalizacin del ambiente y entorno de
las herramientas, estos elementos se caracterizan por:
Uso de un Lenguaje apropiado: (Semitico y lingstico) que se refleja en cada
una de las interfases diseadas y los componentes que hacen parte de ella.
11
RENDALLQ Re""etJ E.S RENDALLQ *3$ietJ E. A"8$isis ( Dise9' #e Sistemas. +e&e&a e#ii!". E#it'&ia$
P&e"tie Ea$$. PaD. 340.
;7
Apropiacin sistema de informacin: De lo que se trata es de disear un sistema a
la medida que cumpla con lo establecido en la etapa de anlisis y diseo.
Utilizacin de recursos tecnolgicos estables y estandarizados: La implantacin
del sistema de informacin requiere de recursos hardware y software bsico, no es
necesaria la adquisicin de equipos especializados.
El Talento humano: Dando la importancia al recurso humano y el potencial con el
que se cuenta para el diseo, desarrollo y la permanente administracin de
sistemas informticos en nuestro medio.
Racionalizacin Econmica: Los recursos informticos permiten optimizar
procesos aumentar la produccin, disminuir costos, ente otros. Con el diseo e
implementacin de ste sistema, la Universidad y el Comit de Formacin y
Capacitacin Docente de forma directa disminuyen los costos en su parte
operativa.
Racionalizacin Operatia: Con base al estudio previo realizado y a los diferentes
procesos que se dan en el Comit de Formacin y Capacitacin Docente, el
Mantenimiento de la herramienta, Actualizacin de la herramienta y
especializacin del personal. Encaja dentro de la operatividad de la oficina, es
decir, que no demanda cambios sustanciales a nivel operativo.
;)
Racionalizacin Ambiental: Con el sistema se busca administrar los procesos que
se dan dentro de la oficina de tal manera que permita vender un mejor servicio a
usuarios directos e indirectos y realizar un seguimiento en cuanto a la
organizacin de la informacin, los desechos y redundancia de la informacin
ahorrando volmenes fsicos, cambindolos por lgicos (digitalizados). Lo que en
sntesis permite optimizar la informacin de tal manera que se administra
informacin breve y concisa.
Ergonom!a del "istema: El sistema brinda la comodidad de disponer de la
informacin en un solo lugar y adems la ventaja de trabajar con tecnologa
reciente, lo cual se ve reflejado en el manejo de los procesos operativos de la
oficina al prestar sus servicios.
#alificacin o entrenamiento para manejar el sistema: Tomando como referencia
el lenguaje utilizado en el diseo de interfaces, para el manejo del sistema se hace
necesario una mnima calificacin para hacer uso del mismo. La recopilacin de la
informacin a cerca de los procesos que se dan en la oficina permite esquematizar
de forma prctica y eficiente dichos procesos. Por tal razn la preparacin de
usuarios para manejo del sistema, no es tan complicada pues el lenguaje
semitico y lingstico permite que el usuario se apropie fcilmente de dicho
manejo.
;?
La sociedad de la informacin: A lo largo de la historia, las sociedades humanas
han tenido especialistas en informacin, desde los curanderos tradicionales hasta
los directores de peridico y tecnologas de la informacin desde las pinturas
rupestres hasta la contabilidad; sin embargo, hay dos tendencias relacionadas,
una social y otra tecnolgica, que apoyan el diagnstico de que en la actualidad se
est produciendo una revolucin de la informacin. Por tal razn en nuestro
medio es posible ser ajenos a ella.
Si se mira con ojo ptico en nuestro medio an estamos y estaremos en
desventaja con respecto a pases industrializados en los que respeta al manejo de
la informacin en forma sistemtica, pero sin embargo eso no quiere decir que no
es posible administrar nuestra informacin de forma sistemtica y eficiente.
La sociedad del conocimiento: Desde un punto de vista histrico, el espacio
geogrfico es acumulativo en tanto posee las huellas de las diferentes sociedades
que lo organizaron en el proceso histrico. En muchas regiones y en antiguas
ciudades se superponen los espacios organizados por las sociedades medievales,
imperiales, barroca o industriales en sus distintas etapas; a todo ello hay que
agregar que en la actualidad est tomando forma una nueva organizacin del
espacio producto de la sociedad de la informacin o del conocimiento. Como
quiera que nos encontramos en un medio social, entonces, no estamos ni somos
ajenos a dicho proceso social y por tanto tambin se debe jugar un papel
70
fundamental en el desarrollo y dejar como el resto de las diferentes sociedades
huellas que permitan ahondar ms en el desarrollo del conocimiento humano.
71
=. AN4LISIS Y
RESULTADOS DE
LOS
INSTRUMENTOS
72
=.1. DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL
El Comit de Formacin y Capacitacin Docente, es una dependencia que
responde a las necesidades concretas de formacin de docentes, en ella se
realiza una serie de procedimientos, que van desde la recepcin de datos de los
usuarios hasta la elaboracin crditos adquiridos por la realizacin de la
capacitacin, pasando por la elaboracin de certificados, constancias y
seguimiento del proceso educativo, para stos procesos cuenta con una dotacin
de muebles modulares y equipos de oficina, as como de espacio suficiente y
cmodo para el coordinador y su secretaria, adems la oficina cuenta con un
equipo de computacin y de comunicacin telefnica externa directa y por
extensin.
La descripcin del equipo de computacin es la siguiente:
Ga&#Ia&e1
CPU DTK
Procesador Pentium (R) a 133 MHZ
Tarjeta de Red 10/100
Memoria RAM 16Mb
Disco duro de 4 GB
Monitor DTK 14 pulgadas
73
mpresora: Hewlett Packard (HP) 692C
S'*tIa&e1
Windows 95, Office 97 con el uso de MS Word para el manejo de cartas y MS
Excel para el manejo de algunas cuentas.
Pe&s'"a$1
Administrativo: Coordinadora, Mara Magda Busto.
Operativos: Asistente, Docente ocasional.
Docentes: Capacitadores del Departamento de Psicopedagoga son
externos y se les mantiene una hoja de vida.
nformtico: Secretara a cargo del computador en el cual realizan cartas y
hojas de clculos.
De igual manera el equipo telefnico permite una comunicacin con los diferentes
estamentos de la Universidad y las diferentes instituciones donde se dictan los
cursos, lo cual permitira montar un sistema de red conmutada con el fin de que
los diferentes usuarios de esta oficina, as como los entes administrativos de la
misma puedan tener una comunicacin eficiente, aunque actualmente no se
cuenta con ningn tipo de red la tendencia es montar un sistema de este tipo pues
solo se cuenta con un equipo de computo para la administracin de la oficina, el
cual se encuentra ubicado en el cubculo de la secretaria, por tal razn el manejo
74
de la informacin se lleva en hojas de clculos de Microsoft Excel, otros datos que
son importante para sta oficina se administran en procesadores de texto como
Microsoft Word, aunque la mayora se encuentra almacenada en carpetas fsicas
(archivadores), por lo tanto se puede decir que la mayora de la informacin es
manejada directamente por la secretaria y que actualmente se llevan de forma
manual en la oficina.
=.2. MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA ACTUAL
Lista de procesos claves dentro de la oficina:
PRE INSCRIPCIONES1 registrar informacin de aspirantes
CURSOS1 registrar informacin sobre los cursos existentes.
MATRICULAS1 registrar informacin de estudiantes matriculados.
PAGO1 registrar pagos de matrculas.
Registrar lista de estudiantes activos.
Registrar lista (informacin) sobre estudiantes graduandos
Generar y registrar paz y salvo de estudiantes graduandos
CAPACITADORES1 registrar hoja de vida de capacitadores.
Registrar orden de servicio (contrato) de capacitadores.
Generar formato y registrar informacin sobre las planillas.
Generar diplomas y actas de grado.
Registrar informacin sobre la creacin de nuevos cursos.
75
EGRESADOS1 generar constancias y certificados de estudio.
7;
=.-. MODELO DE CONTEXTO
Figura 1. Modelo de contexto
EGRESADO
EGRESADO
COORDNACN
COORDNACN
CAPACTADOR
CAPACTADOR
CONCEJO DE
FACULTAD
CONCEJO DE
FACULTAD
ESTUDANTE
ESTUDANTE
ASPRANTE
ASPRANTE
ADMSONES Y
REGSTROS
ADMSONES Y
REGSTROS
CURSO
CURSO
COMT
DEPARTAMENTAL
COMT
DEPARTAMENTAL
P.C
Solicitud de curso
nformacin del aspirante
Formato de inscripcin
Notificacin de aprobacin de curso
nformacin detallada del estudiante
Entrega del prematricula
Recibo de consignacin
Constancia de pago
Constancia de matrcula
nformacin del curso
nformacin sobre capacitadores
nformacin sobre Estudiantes
nformacin sobre el programa
nformacin sobre la localizacin
Cupo de estudiantes por curso
Lista de matrculas
Aprobacin de grados
Lista de graduandos
Constancia de matrculas
Diplomas y certificados
nformacin sobre nuevos programas
Aprobacin de nuevos programas
Hoja de vida
Planilla de notas y asistencia
Notas y asistencia de por estudiante
Carga acadmica
Orden de servicio (Contrato)
Evaluacin general por curso
Plan curricular de nuevos programas
Calendario acadmico
Locaciones del curso
Calificaciones de estudiante
Certificados de notas y crditos
Fortalezas y debilidades
Propuesta de nuevos programas
Polticas que regulan la oficina
nformes acadmicos
Viabilidad del curso
Propuesta sobre cursos
Aprobacin de cursos
Propuesta de nuevos programas
Solicitud de documentos
Actas de grado
Constancias de estudio
Certificados de notas y crditos
SISTEMA DE
INFORMACIN
DE LA OFICINA DE
ACTUALI?ACIN Y
CAPACITACIN
DOCENTE
77
El modelo de contexto de la grfica anterior, pertenece al Comit de Formacin y
Capacitacin Docente de la Universidad de Crdoba, es un factor fundamental
para la elaboracin del sistema de informacin de la misma.
=.0. AN4LISIS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA E.ALUACIN DE LA
INFORMACIN RECOLECTADA
=.0.1. M'#e$' #e Des'm%'sii!" F,"i'"a$
En el modelo de descomposicin funcional es en donde se clarifican las funciones
de cada uno de los procesos que se han de llevar a cabo en la institucin.
P11 A#mi"ist&ai!" #e A#misi'"es ( Re2ist&' aa#8mi'1
A nivel general en este proceso se dan los pasos para que un estudiante ingrese
al Comit de Formacin y Capacitacin Docente. Aqu se agrupan todas las
funciones referentes a la administracin de los cursos y al registro y control de
toda la informacin acadmica. Este proceso est compuesto por subprocesos,
los cuales son encargados de cumplir eficazmente con estas tareas.
P1.11 A#mi"ist&ai!" #e C,&s's1
En este proceso se administran tanto los cursos ya existentes (preparacin para
su promocin e instalacin), y las propuestas para nuevos cursos (trmites legales
7)
para ser aprobados). La Administracin de Admisiones divide sus funciones para
hacer ms gil los procesos.
P1.1.11 Re2ist&a& ",e+'s C,&s's1
Para actualizar la lista de cursos que ofrece el Comit de Formacin y
Capacitacin Docente, se hace necesario una funcin que agilice los procesos que
se requieren para los trmites de aprobacin y revisin de contenidos y criterios
del nuevo curso.
P1.1.21 Re2ist&a& C,&s's eEiste"tes1
Para mayor organizacin de la informacin referente a los cursos dentro de la
oficina, en este proceso se registran los contenidos de cada mdulo de los cursos
as como tambin el nmero de crditos que ofrece y la intensidad horaria.
P1.1.-1 Re2ist&a& L'ai'"es ( A,$as1
Aqu se gestiona la instalacin de cada curso de acuerdo al presupuesto y al
tiempo que se tiene previsto. El sistema registrar los datos correspondientes a
locaciones, aulas y horarios, para brindar una completa y oportuna informacin a
los estudiantes
P1.21 A#misi'"es ( Re2ist&' Aa#8mi'1
Los estudiantes una organizacin de carcter educativo son su razn de ser, por
este motivo debe haber un proceso que se encargue de gestionar todos los pasos
7?
que se deben llevar a cabo para la vinculacin y permanencia de los estudiantes
en dicha organizacin, aqu se presentan los procesos que se deben llevar a cabo
en la oficina en mencin para cumplir con estos objetivos.
P1.2.11 PRE I"s&i%i'"es1
En este proceso se registran los datos de las personas interesadas en realizar
algn curso de capacitacin.
P1.2.21 Mat&i,$as1
Cuando los aspirantes han entregado los documentos requeridos, el formato de
PRE Matrcula diligenciado y un recibo de consignacin por el 50% del valor del
curso, se procede a la matricula para que queden registrados como estudiantes.
P1.2.2.11 .e&i*ia& &e5,isit's1
Una vez los aspirantes presentan los requisitos que la oficina les solicita, se
procede a verificar si son correctos para aprobar la matrcula.
P1.2.2.21 Re2ist&a& Mat&i,$a#'s1
Es el acto que hace constar que el estudiante es miembro activo de la oficina,
hacindole entrega de una constancia de matrcula.
P1.2.-1 P$a"i$$as1
Se registran las calificaciones y asistencia por estudiante.
)0
Aqu debe ir registrada informacin del curso, del capacitador y de los estudiantes.
P1.2.01 G&a#'s1
Cuando ya el estudiante ha finalizado el curso y va a egresar de la institucin, se
realizan grados y se le expiden certificados y constancias de los resultados que
obtuvo en la realizacin del curso. Ellos quedarn registrados como egresados, si
han cumplido con todos los requisitos y estn a paz y salvo con la institucin.
P1.2.<1 E2&esa#'s1
Los que ya se graduaron, quedan registrados como exalumnos o egresados.
P21 P&'es's A#mi"ist&ati+'s1
Una institucin no est compuesta solo por la parte acadmica, cuenta tambin
con el personal humano, que se encarga de hacer que las funciones se cumplan y
de organizar esos procedimientos. En nuestro caso la oficina solo se encarga del
personal capacitador, ya que el resto de empleados los suministra la Universidad.
P2.11 Se$ei'"a& Ca%aita#'&es1
Los capacitadores son los que se encargan de dar un conocimiento y una
preparacin a los estudiantes; para esto se debe seleccionar a los ms adecuados
y capacitados, solo as su labor va a ser eficaz en El Comit de Formacin y
Capacitacin Docente.
)1
P2.1.11 Re2ist&a& #at's #e a%aita#'&es1
En este proceso la hoja de vida es presentada con los datos del docente, sus
estudios y recomendaciones, para elegir o no si cumple con los requisitos para
capacitar en determinado curso. Para mayor organizacin, el docente debe
aparecer en un registro, en donde se hace constar que es parte activa y miembro
de la institucin, y adems para poder consultar con que personal capacitador se
cuenta en la oficina.
P2.1.21 Re2ist&a& Ca&2a aa#8mia1
Despus de elegido el docente a ste se le asigna unas horas de trabajo que son
las que el va a cumplir segn lo establecido en el contrato.
)2
=.0.1.1. Es5,ema #e$ m'#e$' #e Des'm%'sii!" F,"i'"a$
Figura 2. Modelo de Descomposicin Funcional
SSTEMA DE NFORMACN
OFCNA DE CAPACTACN Y
ACTUALZACN DOCENTE
Verificar
Registros
Registrar
Matrculas
Creacin
de
Programa
Registrar
cursos
Registrar
locacin
y aulas
Pre-
nscripciones Matriculas
Elaborar
Planillas Grados Egresados
Registrar
datos del
Capacitador
Asignar carga
acadmica
Administracin
de
Cursos
Admisiones y
Registro
Acadmico
Seleccin
Capacitador
Admn. De
Admisiones y registro
Acadmico
Procesos
Administrativos
Nivel [0]
P.1.2.2.2 P.1.2.2.1
[1]
[2]
[3]
[4]
P.1.2.2 P.1.2.1 P.1.2.3 P.1.2.4 P.1.2.5 P.2.1.2 P.2.1.1 P.1.1.2 P.1.1.1 P.1.1.3
P.1.2 P.1.1 P.2.1
P.2 P.1
)3
=.0.2. A"9$isis #e S,es's
Tabla 2. Anlisis de sucesos
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
1. Ca%aita#'&
1. nformacin importante. Se
procede a registrar los datos
personales del nuevo capacitador,
estos deben ser de mucha
fiabilidad.
Registrar
capacitadores
C
1. No puede existir un registro previo
del capacitador (dentificacin
repetida).
2. Debe haber por lo menos una
categora a la cual pertenezca el
capacitador.
-. Se debe verificar que halla
informacin para asignar a estudios
realizados y perfiles de un
capacitador.
2. Para procedimientos como el
manejo de informacin para
generar informes y sobretodo la
elaboracin de la orden de
prestacin de servicios es
necesario acceder a la informacin
que contiene la entidad.
Acceso a capacitador L
1. Debe existir el registro del
capacitador.
-. Para hacer la relacin con los
perfiles que posea este, se lee la
identificacin.
Relacin con perfil L
1. Debe existir el registro del
capacitador.
0. Para hacer la relacin con los tipos
de estudios realizados del
capacitador, se lee la identificacin.
Relacin con tipos de
estudios
L 1. Debe existir el registro del
capacitador.
)4
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
<. Los datos del capacitador pueden
ser actualizados por diferentes
causas: error al ingresar los datos
o que estos cambien (Direccin,
Telfono).
Modificar capacitador A
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
=. En casos irregulares se puede
eliminar el registro de algn
capacitador.
Eliminar capacitador B
1. Debe existir el registro del
capacitador.
2. No puede estar vinculado el registro
con ningn curso y/o contrato.
-. En este momento tambin se debe
eliminar los perfiles docentes y
estudios realizados que hagan
referencia (pertenezcan) a este
capacitador.
2.
CatCapacitador
(Categora de
Capacitadores)
1. Se registra la nueva categora que
ser asignada a capacitadores.
Agregar categora de
capacitador
C
1. No puede existir otra categora de
capacitador con el mismo cdigo.
2. Para el ingreso o modificacin de
un capacitador se hace lectura de
la informacin de categora.
Leer categora de
capacitador
L
1. Debe existir dicha categora de
capacitador.
-. Pueden ser modificadas en caso
que al momento de crearlas se
cometi algn error.
Modificar categora de
capacitadores
A
1. Debe existir el registro de la
categora de capacitador.
0. Es necesario en algn caso
excepcional eliminar una categora
de capacitador.
Eliminar categora de
capacitador
B
1. Debe existir el registro de la
categora de capacitador.
2. No puede estar vinculada dicha
categora con ningn capacitador.
-. Experiencia
(Exp. laboral)
1. Las experiencias laborales son
agregadas para llevar una hoja de
vida de los capacitadores.
Adicionar experiencia C 1. Debe existir el capacitador al cual se
le adicionar la nueva experiencia.
)5
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
2. Se da una lectura de sta solo
cuando se consulta o imprime la
informacin de un capacitador.
Acceso a experiencia L
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador al cual
se le consulta.
2. Esta consulta puede tener desde
cero a muchos registros de
experiencia laboral.
-. Un registro de experiencia laboral
de un capacitador es eliminado en
caso de contener errores en la
escritura de datos.
Borrar experiencia B
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
2. Lgicamente debe existir la
experiencia a borrar.
0. Los registros de experiencias
laborales son borrados en caso
que se elimine el capacitador al
cual pertenecen.
Borrar experiencia B
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
0. Perfil
(P. docente)
1. Se registra el nuevo perfil docente.
Este ser relacionado con la
informacin correspondiente a un
capacitador.
Agregar perfil C
1. No puede existir otro perfil docente
con este cdigo.
2. Para relacionar un capacitador con
algn perfil, es necesario leer el
cdigo del perfil.
Relacin con
capacitador
L 1. Debe existir el perfil docente.
-. Modificar un perfil se da cuando
hubo errores en el ingreso de los
datos.
Modificar perfil A 1. Debe existir el perfil docente.
0. Es necesario en algn caso
excepcional eliminar un perfil
docente. Un poco ms normal
cuando ha sido agregado
recientemente.
Eliminar perfil B
1. Debe existir el perfil docente.
2. No puede estar relacionado dicho
perfil con ningn capacitador.
);
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
<. TEstudio
(Tipos de
estudios)
1. Luego de tener los tipos de
estudios estndar, muy rara vez se
proceder a agregar uno nuevo.
Agregar tipo de
estudios
C
1. No puede existir otro tipo de estudio
con este cdigo.
2. Para relacionar un capacitador con
un tipo de estudio, es necesario
leer el cdigo del tipo de estudio.
Relacin con
capacitador
L 1. Debe existir el tipo de estudio.
-. Modificar un tipo de estudio es
dado cuando hubo errores en el
ingreso de los datos.
Modificar tipo de
estudios
A 1. Debe existir el tipo de estudio.
0. Es necesario en algn caso
excepcional eliminar un tipo de
estudio. Un poco ms normal
cuando ha sido agregado
recientemente.
Eliminar tipo de
estudio
B
1. Debe existir el tipo de estudio.
2. No puede estar relacionado el tipo
de estudio con ningn capacitador
=. Estudios
(E. realizados)
1. Se agrega un estudio realizado por
un determinado capacitador.
Adicionar estudio C
1. Es necesario que se especifique el
capacitador que realizo el estudio y
verificar que este exista.
2. Es necesario que exista el tipo de
estudio que realiza dicho
capacitador.
-. Verificar que el estudio realizado no
este previamente en el sistema.
2. Se da una lectura de sta cuando
se consulta la informacin
completa de un capacitador.
Acceso a estudios L 1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador al cual
se le consulta.
2. Esta consulta puede tener uno o
varios registros de estudios
realizados.
)7
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
-. Un registro de estudio realizado de
un capacitador es borrado en caso
de contener errores en la escritura
de datos.
Borrar estudio B
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
2. Debe proporcionarse el cdigo del
tipo de estudio.
-. Debe proporcionarse el nombre del
estudio realizado.
0. Los registros de estudios
realizados son borrados en caso
que se elimine el capacitador al
cual pertenecen.
Borrar estudio B
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
>. Per_Cap
(Perfiles de un
capacitador)
1. Se relaciona un perfil docente con
un capacitador cuando el
capacitador pertenece a dicho
perfil.
Adicionar perfil a un
capacitador
C
1. Es necesario que se especifique el
capacitador al cual se le adicionar
el perfil (debe existir).
2. Es necesario proporcionar el perfil
docente para ste capacitador.
-. Verificar que el perfil del capacitador
no est previamente en el sistema.
2. Se hace lectura de ste cuando se
consulta la informacin completa
de un capacitador.
Acceso a perfil de un
capacitador
L
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador al cual
se le consulta.
2. Este capacitador puede tener uno o
varios perfiles docentes.
-. El perfil de un capacitador es
borrado en caso de ya no tenga las
caractersticas para este o que
simplemente se halla adicionado
de manera errnea.
Borrar perfil de un
capacitador
B
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
2. Debe proporcionarse el cdigo del
perfil con el cual se hace relacin.
0. Los perfiles de un capacitador son
borrados en caso que se elimine el
capacitador al cual pertenecen.
Borrar perfil de un
capacitador
B
1. Debe proporcionarse la
identificacin del capacitador.
))
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
@. Mdulo
1. Debido a que cada unidad temtica
debe contener por lo menos un
mdulo, se hace necesario la
creacin de estos.
Adicionar mdulo C
1. Se debe proporcionar el cdigo de
la unidad temtica a la que
pertenece.
2. No debe existir un mdulo con las
mismas especificaciones para la
unidad temtica.
2. sta informacin es leda cuando
se consulta la informacin de una
unidad temtica y an ms
especifica del programa.
Acceso a mdulo L
1. Se debe proporcionar el cdigo de
la unidad temtica de la cual se van
a leer los datos del mdulo.
-. Un mdulo es modificado o
actualizado cuando hubo errores
en la insercin de ste o que los
sus datos hayan cambiado.
Modificar mdulo A
1. Se debe proporcionar el cdigo de
la unidad temtica.
2. Escoger mdulo entre los varios que
pertenecen a la Unidad temtica.
0. A causas de la actualizacin de
datos estos en algunos casos ser
necesario eliminar mdulos e
insertar otros.
Borrar mdulo B
1. Se debe proporcionar el cdigo de
la unidad temtica.
2. Escoger mdulo entre los varios que
pertenecen a la Unidad temtica.
B. UnidadT
(Unidades
temticas)
1. Debido a que cada programa debe
contener por lo menos una unidad
temtica, se hace necesario la
creacin de estas.
Adicionar unidad
temtica
C
1. Debe existir el programa al cual se
le asigna la unidad temtica.
2. No debe existir ya una unidad
temtica con estas caractersticas.
2. Se hace necesario acceder a estos
datos cuando se observa la
informacin completa de los
programas
Acceso a unidad
temtica
L
1. Debe proporcionarse el cdigo del
programa del cual se va a leer la
unidad.
-. Una unidad temtica es
actualizada cuando se insert con
errores o que sus datos sean
modificados.
Modificar unidad
temtica
A 1. Se debe proporcionar el cdigo del
programa.
2. Escoger la Unidad temtica entre
las varias que pertenecen ste.
)?
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
0. Por causas de la actualizacin de
datos en casos habr que eliminar
unidades temticas.
Borrar unidad
temtica
B
1. Debe proporcionarse el cdigo del
programa al que pertenece la
unidad.
2. Proporcionar el cdigo de la unidad
temtica.
1C. P&'2&ama
1. Los diferentes programas que
ofrece el comit son registrados en
el sistema.
Registrar programa C
1. No pueden existir dos programas
con el mismo cdigo de
identificacin.
2. Debe existir por lo menos una
modalidad a la cual pertenezca
dicho programa, ste puede tener
una o varias modalidades.
-. Debe existir por lo menos un campo
de formacin al cual pertenezca
dicho programa ste puede tener
uno o varios campos de formacin.
0. Debe evaluarse que el usuario
adicione por lo menos una unidad
temtica para este.
2. La informacin de un programa en
muy importante a la hora de
generar informes y es un punto
muy importante al momento de
generar un curso.
Acceso a programa L
1. Debe proporcionarse el cdigo del
programa que se busca consultar.
-. Se accede a este cdigo cuando
se relaciona el programa con una
modalidad.
Relacin con
modalidad
L
1. Debe proporcionarse el cdigo del
programa.
0. Se accede a este cdigo cuando
se relaciona el programa con un
campo de formacin.
Relacin con
formacin
L 1. Debe proporcionarse el cdigo del
programa.
?0
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
<. La actualizacin se da al haber
cambio en los currculos de un
programa y/o a la correccin
informacin.
Modificar programa A
1. Debe proporcionarse el cdigo del
programa que se desea modificar.
=. En casos muy irregulares se puede
eliminar el registro de un programa.
Esto sera ms comn si el
programa es nuevo.
Eliminar programa
1. Debe existir el registro del
programa.
2. No puede estar vinculado el registro
con ningn curso dictado.
-. En este momento tambin se debe
eliminar las unidades temticas que
pertenezcan a ste programa, as
como las relaciones existentes de
estos con las modalidades y
campos de formacin.
11. Modalidad
1. Existen unas modalidades
determinadas pero existe la
posibilidad de agregar otras.
Agregar modalidad C
1. No pueden existir dos modalidades
con el mismo cdigo.
2. Se hace lectura de esta
informacin cuando se relaciona
con un programa.
Relacin con
programa
L
1. Se proporciona el cdigo de la
modalidad.
-. Se modifican datos en caso que se
cambie el nombre, posiblemente
por error de escritura al insertarlo.
Modificar modalidad A
1. Debe proporcionarse el cdigo de la
modalidad.
0. Es necesario en algn caso
excepcional eliminar una
modalidad.
Eliminar modalidad B
1. Debe proporcionarse el cdigo de la
modalidad.
2. No puede estar relacionada sta
modalidad con algn programa.
12. Formacin
(Campo de F.)
1. Existen unos campos de formacin
determinados pero existe la
posibilidad de agregar otros.
Agregar formacin C 1. No debe existir el registro
previamente (cdigo repetido).
?1
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
2. Se hace lectura de esta
informacin cuando se relaciona
con un programa.
Relacin con
programa
L
1. Se proporciona el cdigo del campo
de formacin.
-. Los datos son modificados en caso
que se cambie el nombre,
posiblemente por error de escritura
al insertarlo.
Modificar formacin A
1. Se proporciona el cdigo del campo
de formacin.
0. En casos excepcionales es
necesario eliminar un campo de
formacin.
Eliminar formacin B
1. Se proporciona el cdigo del campo
de formacin.
2. ste campo de formacin no puede
estar relacionado con ningn
programa existente.
1-. For_Pro
(Campo de
formacin de
un programa)
1. ste registro es generado por la
relacin que existe entre un
programa y un campo de
formacin.
Adicionar campo de
formacin a un
programa
C
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
2. Se proporciona el cdigo del campo
de formacin.
-. Verificar que no exista este registro.
2. Se lee dicha informacin cuando
se consulta la informacin de un
programa.
Acceso a campo de
formacin de un
programa
L
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
2. Se proporciona el cdigo del campo
de formacin.
-. Se borra ste registro en caso que
el programa ya no ofrezca dicho
campo de formacin.
Borrar campo de
formacin a un
programa
B
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
2. Se proporciona el cdigo del campo
de formacin.
0. Se borran todos los registros
pertenecientes a un programa que
se elimina.
Borrar campo de
formacin a un
programa
B
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
?2
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
10. Mod_Pro
(Modalidad de
un programa)
1. ste registro es generado por la
relacin que existe entre un
programa y un modalidad.
Adicionar modalidad a
un programa
C
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
2. Se proporciona el cdigo de la
modalidad.
-. Verificar que no exista este registro.
2. Se lee sta informacin cuando se
consulta los datos de un programa.
Acceso a modalidad
de un programa
L
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
2. Se proporciona el cdigo de la
modalidad.
-. Se borra ste registro en caso que
el programa ya no ofrezca dicha
modalidad.
Borrar modalidad a un
programa
B
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
2. Se proporciona el cdigo de la
modalidad.
0. Se borran todos los registros
pertenecientes a un programa que
se elimina.
Borrar modalidad a un
programa
B
1. Se proporciona el cdigo del
programa.
1<.
A#misi'"es
(Aspirantes
estudiantes
egresados)
1. nformacin valiosa. Es frecuente
que inserte registros en
admisiones, estos datos deben ser
de mucha fiabilidad ya que son
muy utilizados.
Registrar admisin C 1. No puede existir un registro previo
de admisin (dentificacin
repetida).
2. Debe haber por lo menos una
categora a la cual pertenezca el
registro de admisin.
-. En lo posible ste debe ser
relacionado de inmediato con un
curso.
?3
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
2. Para procedimientos de manejo de
informacin, generar informes y
sobretodo vincular un registro de
admisin con un curso (matrcula),
es necesario acceder a la
informacin que contiene sta
entidad.
Acceso a registro de
admisin
L 1. Debe existir el registro de admisin.
-. Un registro de admisin es
modificado por errores o cambios
en los datos de ste.
Modificar registro de
admisin
A 1. Debe existir el registro de admisin.
0. En casos irregulares se hace
necesario eliminar un registro de
admisin.
Eliminar registro de
admisin
B
1. Se debe proporcionar la
identificacin del registro de
admisin.
2. No debe existir relacin (matrcula)
de este registro con un curso y/o
pagos.
1=.
CatAdmision
(Categora de
admitidos)
1. Se registra la nueva categora que
ser asignada a registros de
admisiones.
Agregar categora de
admisin
C
1. No puede existir otra categora de
admisin con el mismo cdigo.
2. Para el ingreso o modificacin de
un registro de admisin se hace
lectura de la informacin de
categora.
Leer categora de
admisin
L
1. Debe existir dicha categora de
admisin.
-. Pueden ser modificadas en caso
que al momento de crearlas se
cometi algn error.
Modificar categora de
admisin
A 1. Debe existir el registro de la
categora de admisin.
?4
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
0. Es necesario en algn caso
excepcional eliminar una categora
de admisin.
Eliminar categora de
admisin
B
1. Debe existir el registro de la
categora de admisin.
2. No puede estar vinculada dicha
categora con ningn registro de
admisin.
1>. Pagos
1. nformacin importante par llevar
control de contabilidad. Pagos que
efecta un estudiante al programa
que cursa.
Efectuar pago C
1. Verificar que el estudiante
(Admisin) exista.
2. Verificar que cursa o curso el
programa al cual se refiere el pago.
2. Debido a su importancia se lee
sta informacin para asuntos de
contabilidad y paz y salvo para
entrega de certificados y otros.
Acceso a pago L
1. Esto es posible siempre y cuando el
admitido halla cursado el programa.
2. Se debe proporcionar o consultar la
informacin del recibo de pago ya
que este puede tener uno a varios
recibos.
-. Es casos especiales se modifica la
informacin insertada al efectuar
un pago.
Modificar pago A
1. Se proporciona la identificacin de
admisin.
2. Se proporciona el cdigo del curso.
-. Proporcionar el nmero de recibo.
0. En caso de un error total al
efectuar un pago (cdigos
incorrectos) se elimina o anula
ste.
Anular pago B
1. Se proporciona la identificacin de
admisin.
2. Se proporciona el cdigo del curso.
-. Proporcionar el nmero de recibo.
1@. Estado
1. Entidad con datos standard ya
establecidos en el sistema. Solo
se puede hacer lectura de estos
cuando ocurre algn cambio en la
relacin de admisiones con cursos
(estudiante, egresado, aspirante o
retirado).
Acceso a estado L 1. Se proporciona el cdigo del estado.
?5
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
1B. Matrcula
1. En matrcula se crea un registro
cuando hay una relacin entre
Admisin - Curso ste es creado
en un estado de aspirante o en su
defecto estudiante.
Registrar matrcula C
1. Se proporciona la identificacin del
registro de admisin.
2. Se proporciona el cdigo del curso
al que aspira o se matrcula.
-. No puede existir previamente el
registro.
2. La lectura de sta informacin es
clave, se da cuando se consulta los
estudiantes, aspirantes o
egresados de un curso para la
elaboracin de certificados,
comprobantes, constancias y otros
documentos, segn el caso.
Acceso a informacin L
1. Se proporciona la identificacin del
registro de admisin.
2. Se proporciona el cdigo del curso.
-. Los datos aqu contenidos son
modificados cuando un registro de
admisin es cambiado de estado
con respecto a un curso. Ej.
aspirante pasa a ser estudiante
estudiante pasa a ser egresado.
Actualizar el estado
en matrcula
A
1. Se proporciona la identificacin del
registro de admisin.
2. Se proporciona el cdigo del curso.
0. El registro de matrcula puede ser
eliminado bajo ciertas condiciones
como el de la cancelacin de un
curso.
Borrar registro de
matrcula
B
1. Se proporciona la identificacin del
registro de admisin.
2. Se proporciona el cdigo del curso.
-. El estado de este registro solo
puede ser aspirante.
?;
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
2C. Nota
1. Una nota es creada para soporte
acadmico cada unidad temtica
dictada a un estudiante en un
curso. Los registros de notas que
no se inserten sern llenados con
un valor predeterminado (0.0)
Crear Nota C
1. Se verifica que el estudiante est
registrado en admisiones.
2. Se consulta si el curso existe.
-. Debe existir la relacin entre
estudiante y curso.
0. Se verifica si la unidad temtica
existe y pertenece al curso.
2. Se hace necesario leer la nota
cuando se genera un informe de un
estudiante o se verifica el promedio
de un curso.
Consultar nota L
1. Debe existir la relacin entre
estudiante y curso.
2. Se verifica las unidades temticas
correspondientes al curso con sus
respectivas notas puede
especificarse el registro de nota.
-. Una nota puede ser modificada
cuando surja alguna inconsistencia
con la planilla que lleva el
capacitador del curso.
Modificar nota A
1. Es necesario que se especifique el
registro de nota, ste debe existir.
0. Es posible eliminar una nota en
caso que sta no exista y por algn
error al insertar registros ste all.
Eliminar nota
B
1. Es necesario que se especifique el
registro de nota, ste debe existir.
21. C,&s's 1. Un curso (registro) es creado cada
vez que la oficina tenga la
necesidad, una propuesta
aprobada o por la peticin de un
personal determinado.
Registrar curso C
1. No puede existir dos cursos con un
mismo cdigo.
2. Debe existir por lo menos un
programa, y de ste se dictar dicho
curso.
2. nformacin muy solicitada con
frecuencia para consultar cursos
existentes, o ya dictados, historial
de un estudiante.
Acceso a curso L 1. Se proporciona el cdigo del curso o
en algunos casos el del programa.
?7
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
-. Se lee el cdigo cuando se hace
contratacin a un capacitador, una
matrcula o asignacin de notas.
Acceso a curso L 1. Se proporciona el cdigo del curso.
0. Los cursos son modificados
cuando algn dato es actualizado
como la ubicacin, horario o
fechas.
Modificar curso A
1. Proporcionar el cdigo del curso.
2. Los datos sern modificados solo
para un curso que an este vigente
su periodo (dictando)
<. Puede darse el caso que la
propuesta del curso haya sido
aprobada pero no se da por falta
de matrculas u otro motivo que la
oficina determine.
Cancelar curso B
1. Proporcionar el cdigo del curso.
2. Esto se da si el curso no se termino,
si no tiene notas asignadas.
-. Se verifica que no existan
matrculas vigentes para ste.
0. Posiblemente la informacin de un
curso cancelado sea necesaria y
solo pase a un estado de
inactividad.
22. Contrato
(Orden de
prestacin de
servicios)
1. Un registro en contrato representa
la orden de prestacin de servicios
hecha a un capacitador para dictar
una unidad temtica en un curso.
Contratar C 1. Proporcionar el cdigo del curso.
2. Proporcionar el cdigo de la unidad
temtica y verificar que sta
pertenezca al programa del curso.
-. Proporcionar la identificacin del
capacitador.
0. No se puede dar 2 veces la
repeticin de los cdigos anteriores
en un mismo registro.
?)
ENTIDAD DESCRIPCIN DEL SUCESO NOMBRE DEL SUCESO
CJ LJ
AJ B.
CONDICIONES
2. Datos que son ledos para
consultas como capacitadores de
un curso, experiencia laboral de un
capacitador en el comit.
Consultar contrato L
1. Proporcionar el cdigo del curso.
2. Proporcionar la identificacin del
capacitador.
-. Puede proporcionarse uno de los
dos anteriores segn sea el caso
(nformacin de un capacitador o de
un curso)
-. Es cancelada una orden de
prestacin de servicios debido a
que un curso fue cancelado. Esto
indica que el capacitador ya dictar
la unidad temtica.
Cancelar contrato B
1. Proporcionar el cdigo del curso.
2. Proporcionar la identificacin del
capacitador.
-. Proporcionar el cdigo de la unidad
temtica.
??
=.0.-. M'#e$' #e %&'es's %&'%,est' %'& $a ,"i#a# i"+esti2ati+a
Con base al modelo de Descomposicin funcional analizado, la unidad
investigativa, propone un modelo de procesos que facilite y optimice los
procedimientos realizados en el Comit de Formacin y Capacitacin Docente,
con el fin de agilizar la recepcin, administracin y el acceso a la informacin para
realizar dichos procesos debido a la gran demanda que tienen los programas
realizadas por sta oficina.
100
=.0.-.1. M'#e$' #e P&'es's
Figura 3. Modelo de rocesos
Documento de dentidad
Pre - matrcula
Recibo de consignacin
Pre - matrcula
nf. sobre el curso
Lista de preinscritos
Verificar requisitos
Aprueba - matrculas
nf. sobre estudiantes
nf. sobre cursos
Contrato a capacitadores
Asignar carga acad.-Capacitad.
Evaluacin docente
Hoja de vida
Carga acadmica
Orden de servicios (contrato)
Evalucin
Solicitud de curso
P.1
ADMN. DE
ADMISIONES
Y REGISTRO
ACADDMICO
P.1.1
ADMINISTRACIN
DE
CURSOS
COORDNACN
COORDNACN
ASPRANTE
ASPRANTE
CURSO
CURSO
ADMSONES
ADMSONES
CONCEJO DE
FACULTAD
CONCEJO DE
FACULTAD
COMT
DEPARTAMENTAL
COMT
DEPARTAMENTAL
COORDNACN
COORDNACN
ASPRANTE
ASPRANTE
ESTUDANTE
ESTUDANTE
CAPACTADOR
CAPACTADOR
ADMSONES
ADMSONES
P.1.2
REGISTRO
Y
CONTROL
ACADDMICO
Aspirante D
Estudiante D
Cursos D
Capacitador D
Evalu. Docente D
Carga Acadm. D
Matricula D
Contrato D
Pago D
Aspirante D
Cursos D
CONCEJO DE
FACULTAD
CONCEJO DE
FACULTAD
ADMSONES
ADMSONES
EGRESADO
EGRESADO
GRADOS
GRADOS
Asignar criterios
Asignar locacin y aulas
Aprobacin del curso
Asignar capacitadores
Criterios de curso
Viabilidad del curso
Cupos disponibles
nf. Sobre el aspirante
Solicitud del Capacitador
nf. sobre nuevos cursos
Viabilidad del curso
Aprobar cursos
nf. sobre nuevos cursos
Aprobacin - nuevos cursos
Registra datos
Consulta datos
Registra informacin
Consulta de datos
Consultar datos
Registrar datos
Registrar datos
Consultar datos
Consultar informacin
Actualizar datos
Registrar datos
Consultar informacin
Registrar datos
Consultar informacin
Registrar informacin
Consultar informacin
Registrar informacin
Registrar datos
Registrar datos
nformacin sobre cursos
nformacin sobre capacidad
Aprueba - Capacitadores
Lista de matrculas
Aprobar grados
Requisitos
Actas y diplomas
Certificados y constancia
101
Figura !. .1.1. Administracin de cursos
Registrar aulas
Consultar aulas
Registrar
Consultar
Establecer criterios
Asignar locaciones y aulas
Establecer ventajas y devent.
P.1.1
ADMINISTRACIN
DE
CURSOS
P.1.1.1
REGISTRAR
NUE.OS
CURSOS
P.1.1.2
REGISTRAR
CURSOS
EXISTENTES
P.1.1.-
REGISTRAR
LOCACIONES
Y AULAS
COMT
DEPARTAMENTAL
COMT
DEPARTAMENTAL
COORDNACN
COORDNACN
ADMSONES
ADMSONES
PONENTE
PONENTE
COORDNACN
COORDNACN
COORDNACN
COORDNACN
nformacin del ponente
Propuesta nuevo curso
Revisin del nuevo curso
Viabilidad del nuevo curso
nf. sobre el nuevo curso
Criterio para el curso
Aprobacin del nuevo curso
Asignar estudiante - matrcula
Asignar Capacitadores
Asignar Locaciones
Registrar calendario acadmico
SECRETARA
SECRETARA
Curso D
Criterios D
Aulas D
Calendario D
Registrar criterios
Registrar mdulos
Registrar datos
Consultar
Registrar nformacin
Consultar datos
Criterio D
Curso D
Ponente D
102
Figura ". .1.1.1. #egistrar nuevos cursos
Figura $. .1.1.2. #egistrar cursos existentes
Figura %. .1.1.3. #egistrar locaciones & aulas
P.1.1.1
REGISTRAR
NUE.OS
CURSOS
COMT
DEPARTAMENTAL
COMT
DEPARTAMENTAL
COORDNACN
COORDNACN
PONENTE
PONENTE
nformacin (contenido) curso
Propuesta del nuevo curso
nformacin sobre el nuevo curso
Viabilidad del nuevo curso
nf. sobre el nuevo curso
Criterios para nuevos cursos
Aprobacin del nuevo curso
Modulos D
Curso D
Criterios D
Asignar contenido
Registrar informacin
Asignar Criterios
ESTUDANTE
ESTUDANTE
COORDNACN
COORDNACN
CAPACTADOR
CAPACTADOR
CONCEJO DE
FACULTAD
CONCEJO DE
FACULTAD
P.1.1.2
REGISTRAR
CURSOS
EXISTENTES
nformacin sobre el curso
nformacin sobre el docente
Aprueba el curso
Establece criterios
Lista de matriculados
nformacin sobre el curso
nformacin sobre el estudiantes
Viabilidad de los cursos
Aprobacin de cursos
SECRETARA
SECRETARA
Estudiante D
Capacitador D
Registrar novedades
Consultar datos
Consultar datos
Registrar informacin
Registrar contenidos
Lista de matrculas
Curso D
Detalle-curso D
Matricula D
Asignacin de aulas
Asignar locaciones
Registrar calendario acadmico
nforme de aulas y locaciones
nforme del curso y locaciones
Asignar aulas y locaciones
Consultar informaciones
Registrar aulas
Consultar aulas
Registrar
Consultar
P.1.1.-
REGISTRAR
LOCACIONES
Y AULAS
COORDNACN
COORDNACN
Curso D
CAPACTADOR
CAPACTADOR
ESTUDANTE
ESTUDANTE
Aulas D
Calendario D
103
Figura '. .1.2. Admisiones & registro acad(mico
Registrar informacin
Registrar criterios
Registrar nformacin
Consultar datos
Consultar informacin
Registrar nformacin
Consultar datos
Consultar informacin
Consultar informacin
Registrar nformacin
Consultar datos
Solicitud de curso
Formato de pre-inscripcin
Nro. de cupos disponibles
Cursos disponibles
Lista de preinscritos
Establece criterios
P.1.2
ADMISIONES Y
REGISTRO
ACADDMICO
ASPRANTE
ASPRANTE
ADMSONES
ADMSONES
COORDNACN
COORDNACN
ASPRANTE
ASPRANTE
ESTUDANTE
ESTUDANTE
ADMSONES
ADMSONES
CAPACTADOR
CAPACTADOR
CURSO
CURSO
COORDNACN
COORDNACN
EGRESADO
EGRESADO
ADMSONES
ADMSONES
ESTUDANTE
ESTUDANTE
ADMSONES
ADMSONES
GRADUANDO
GRADUANDO
ADMSONES
ADMSONES
P.1.2.<
EGRESADOS
Certificados Y constancias
Lista de graduados
Aprobar documentos
Grados D
Graduados D
Estudiante D
P.1.2.0
GRADOS Matricula D
Grados D
Planillas D
Paz y Salvo
Diploma y actas de grado
Lista de graduandos
Aprueba - grados
P.1.2.-
PLANILLAS
Formato de planillas
Notas y asistencia de estud.
Registra inf. del curso
Registrar inf. de estudiante
Registrar lista matriculados
Matricula D
Cursos D
P.1.2.2
MATRICULAS
Pre - matrcula
Recibo de pago
Pre - matrcula
Verificar requisitos
Aprobar matrcula
Lista de aspirantes
Establecer pagos
P.1.2.1
PRE K
INSCRIPCIN
Consultar informacin
Actualizar datos
Registrar pagos
Pagos D
Aspirante D
Matricula D
Criterios D
Aspirante D
104
Figura ). .1.2.1. re*Inscripciones
Figura 1+. .1.2.2. Matr,culas
P.1.2.1
PREK
INSCRIPCIONES
ASPRANTE
ASPRANTE
ADMSONES
ADMSONES
Aspirante D
Criterios D
Consultar datos
Actualizar informacin
Registrar criterios
Solicitud del curso
nformacin del aspirante
Formato de pre-inscripcin
Aprobar de cupos disponibles
Nro. de pre-inscritos
Establece criterios
P.1.2.2
MATRICULAS
P.1.2.2.1
.ERIFICAR
RE7UISITOS
P.1.2.2.2
REGISTRAR
MATRICULAS
Aspirante D
Estudiante D
Curso D
Capacitador D
Matricula D
Criterios D
Pago D
Curso D
ASPRANTE
ASPRANTE
ESTUDANTE
ESTUDANTE
ADMSONES
ADMSONES
Consultar informacin
Consultar datos aspirante
Consultar criterios
Registrar pago
Actualizar informacin
Consultar informacin
Consultar informacin Capac.
Consultar inf. Estudi-Matricu.
Documentos (requisitos)
Pre - matrcula
Pre - matrcula
Recibo de consignacin
Constancia de matrcula
nformacin sobre el curso
nformacin de aspirante
Aprobacin de matrculas
nformacin sobre el curso
105
Figura 11. .1.2.2.1. -eri.icar re/uisitos
Figura 12. .1.2.2.2. #egistrar matricula
Registrar datos
Consultar informacin
Registrar criterios
nf. del aspirante
Prematricula
Lista de preinscritos
Establece nmero de cupos
Establece criterios
ASPRANTE
ASPRANTE
P.1.2.2.1
.ERIFICAR
RE7UISITOS
ADMSONES
ADMSONES
Aspirante D
Criterios D
COORDNACN
COORDNACN
Registrar matriculas
Registrar datos
Consultar informacin
Actualizar datos
Registrar informacin
Consultar informacin
Registrar pagos
Prematricula
Recibo de pago
nf. sobre el curso
Constancia de matrcula
nformacin matriculados
Verificar requisitos
nformacin matriculados
Aprobar matriculas
nformacin sobre cursos
ESTUDANTE
ESTUDANTE
P.1.2.2.2
REGISTRAR
MATRICULA
ADMSONES
ADMSONES
Secretaria D
Estudiante D
COORDNACN
COORDNACN
Pagos D
Curso D
Matricula D
10;
Figura 13. .1.2.3. lanillas
Figura 1!. .1.2.!. 0rados
Consultar datos estudiante
nformacin del curso
Registrar informacin
nforme de notas
Entrega de planillas
Solicitud de grado
Entrega paz y salvo
Aprobacin de grado
Lista de graduandos
Verificacin reg. y admisiones
Aprueba grados
Entrega diplomas
Aprueba dip. y actas de grado
CAPACTADOR
CAPACTADOR
P.1.2.0
GRADOS
Graduado D
ESTUDANTE
ESTUDANTE
ADMSONES
ADMSONES
Planilla D
Estudiante D
Curso D
COORDNACN
COORDNACN
Lista #e mat&i3$a#'s
I"/. #e$ a%aita#'&
I"/. #e$ 3&s'
ReDist&a& #at's
Formato de Planilla
Notas y asistencia est.
Notas finales por mdulos
Notas por mdulo
Nota final del curso
Lista de estudiantes
Nota final por curso
CAPACTADOR
CAPACTADOR
P.1.2.-
PLANILLAS
Curso D
ESTUDANTE
ESTUDANTE
COORDNACN
COORDNACN
Planilla D
Matrcula D
Capacitador D
107
Figura 1". .1.2.". 1gresados
Figura 1$. .2. rocesos administrativos
Solicitud de documentos
Entrega de const. y certificados
nformacin de graduados
Aprueba certificados
Consultar informacin
Consultar informacin
Consultar datos
Consultar informacin
EGRESADO
EGRESADO
P.1.2.<
EGRESADOS
Curso D
ESTUDANTE
ESTUDANTE
Estudiante D
Graduado D
P.2
PROCESOS
ADMINISTRATI.OS
P.2.1
SELECCIONAR
CAPACITADORES
Curso D
Capacitador D
Contrato D
Criterios D
CAPACTADORES
CAPACTADORES
COORDNACN
COORDNACN
CONCEJO DE
FACULTAD
CONCEJO DE
FACULTAD
Registrar Datos
Consultar informacin
Consultar informacin
Registrar Datos
Registrar criterios
Consultar criterios
Hoja de vida
Contrato
nformacin de Capacitador
Estudio de hoja de vida
nformacin sobre cursos
Seleccionar capacitadores
Establecer criterio - contrato
nformacin de Capacitador
Criterios de contratos
Aprobar contratos capacitad.
10)
Figura 1%. .2.1. 2eleccionar capacitadores
P.2.1
SELECCIONAR
CAPACITADORES
Registrar evaluacin
Registrar informacin
Consultar informacin
nf. Sobre cursos
Registrar carga acade.
Datos del contrato
Entrega de hoja de vida
Formato Ev. al docente.
Ev. general - capacitador
nf. Sobre el capacitador
nf. Sobre el curso
Aprob. Orden de servicio
nf. Sobre el curso
nf. Sobre capacitadores
Aprob. carga acadmica
nf. Sobre el curso
Carga acad. Asignada
Orden de servicio
CAPACTADOR
CAPACTADOR
COORDNACN
COORDNACN
ADMSONES
ADMSONES
Capacitador D
Ev. docente D
P.2.1.1
REGISTRAR
DATOS DEL
CAPACITADOR
P.2.1.2
ASIGNAR
CARGA
ACADDMICA
Contrato D
Curso D
Carga academ. D
10?
Figura 1'. .2.1.1. #egistrar datos del capacitador
Figura 1). .2.1.2. Asignar carga acad(mica
Est. Criterios de evaluacin
Aprueba capacitadores
Registrar informacin
Registrar datos
Entrega de hoja de vida
Evaluacin - docente
nf. sobre el capacitador
Selecciona capacitadores
Evaluacin - docente
Reg. Datos capacitador
Hijas de vida
Aprueba hoja de vida
CAPACTADOR
CAPACTADOR
P.2.1.1
REGISTRAR
DATOS DEL
CAPACITADOR
Capacitador D
ADMSONES
ADMSONES
SECRETARA
SECRETARA
COORDNACN
COORDNACN
CONCEJO DE
FACULTAD
CONCEJO DE
FACULTAD
Ev. Docente D
Consultar informacin
Consultar informacin
Asignar capacitador
Registrar informacin
Registrar datos
Carga Acad. asignada
Orden de servicio
nf. Sobre capacitadores
nf. Sobre cursos
Aprobar contrato de Cap.
nf. Sobre cursos
nf. Sobre capacitadores
Asig. Carga acadmica
CAPACTADOR
CAPACTADOR
P.2.1.2
ASIGNAR CARGA
ACADDMICA
Curso D
COORDNACN
COORDNACN
ADMSONES
ADMSONES
Contrato D
Capacitador D
Carga acade. D
110
=.0.-.2. Des&i%i!" #e$ M'#e$' #e P&'es's LDii'"a&i' #e Dat'sM
El modelo de procesos depende del modelo de descomposicin funcional; en el se
detallan los procesos realizados por cada uno de los entes de la institucin.
Se describen paso a paso todas las funciones, de que unidad de almacenamiento
reciben datos, de que entidad se alimentan, que datos guardan para que luego
sea consultado por otra persona que los necesite.
Tabla 3. Administracin de admisiones & registro acad(mico
ID P 1
NOMBRE ADMN. DE ADMSONES Y REGSTRO ACADMCO
DESCRPCN En este proceso se dan los pasos para que un estudiante
ingrese al Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
Aqu se agrupan todas las funciones referentes a la
administracin de los cursos y al registro y control de toda la
informacin acadmica.
ENTRADAS nformacin general de aspirantes (id-adm, nombre, sexo,...)
nformacin de estudiantes (id-adm, id-est)
nformacin de los cursos (id-cur, id-pro, direccin,
municipio)
nformacin de los programas (id-pro, programa,
intensidad...)
FUNCONES Registrar Programas
Registrar cursos
Registrar datos de estudiantes
SALDAS
Lista de programas
Lista de cursos
Lista de estudiantes
RESPONSABLE Comit de Formacin y Capacitacin Docente
FRECUENCA Debido a que se realizan en promedio 16 cursos por
semestre con un nmero de 20 estudiantes por curso, se ha
establecido que la frecuencia con que se da este proceso es
111
de 2C est,#ia"tes a#a 12 #3asJ es decir 240 por semestre.
ID1 P 1.1
NOMBRE ADMNSTRACN DE CURSOS
DESCRPCN En este proceso se administran los programas ya existentes
con sus contenidos y se deja abierta la posibilidad para
nuevos programas.
Adems se administran los cursos ya instalados, as como
las propuestas para nuevos cursos (promocin).
ENTRADAS Contenido de los programas (id-pro, programa...)
Criterios para los cursos (id-cur, id-pro...)
Locacin y aulas (id-cur, direccin, municipio,)
FUNCONES Registrar cursos existentes
Registrar nuevos cursos
Control acadmico.
SALDAS Progresos y Dificultades, Horarios y aulas, nformacin de
los cursos
RESPONSABLE Secretaria, Coordinacin, Concejo de Facultad
FRECUENCA Se estima que la frecuencia de apertura a un nuevo curso es
de cada 12 #3as en promedio, esto teniendo en cuenta que
en la mayora de los casos se inician varios al tiempo.
ID1 P 1.1.1
NOMBRE: REGSTRAR NUEVOS PROGRAMAS
DESCRPCN Para actualizar la lista de programas que ofrece el Comit de
Formacin y Capacitacin Docente, se hace necesario una
funcin que agilice los procesos que se requieren para los
trmites de aprobacin y revisin de contenidos y criterios
del nuevo programa.
ENTRADAS Contenido del programa (id-pro), Viabilidad (id-cur,id-con),
Docente encargado (id-cap, id-con), Criterios (id-cap)
FUNCONES Registrar nuevo programa
SALDAS Nuevo programa Aprobado
Mdulos y criterios del programa curso
RESPONSABLE Coordinacin Acadmica, Concejo de Facultad, Comit
Departamental.
FRECUENCA Esto no tiene una frecuencia establecida ni se puede
promediar debido a que esta decisin se toma cuando hay
una necesidad de abrir un nuevo programa. Algo seguro es
que se lleva rara vez en ao o aos.
ID P 1.1.2
NOMBRE REGSTRAR CURSOS DE PROGRAMAS EXSTENTES
112
DESCRPCN Para mayor organizacin de la informacin referente a los
cursos dentro de la oficina, en este proceso se registran los
contenidos de cada mdulo de los cursos as como tambin
el nmero de crditos que ofrece y la intensidad horaria.
ENTRADAS Datos del curso (id-curso), unidades temticas (id-uni, id-pro,
unidad).
FUNCONES Registrar toda la informacin relacionada con los cursos que
ofrece el Comit de Formacin y Capacitacin Docente.
SALDAS Promocin de cursos
RESPONSABLE Coordinacin, Concejo de Facultad.
FRECUENCA Este proceso es el que se da al iniciar cada curso, con un
promedio de cada 12 #3as en el transcurso del semestre.
ID1 P 1.1.-
NOMBRE REGSTRAR LOCACONES Y AULAS
DESCRPCN Aqu se gestiona la instalacin de cada curso de acuerdo al
presupuesto y al tiempo que se tiene previsto. El sistema
registrar los datos correspondientes a locaciones, aulas y
horarios, para brindar una completa y oportuna informacin a
los estudiantes
ENTRADAS nformacin de locaciones (id-cur, id-est)
Datos del aula (id-cur)
FUNCONES Asignar a cada curso un aula en un horario determinado.
SALDAS nformacin de Aulas, horarios y locaciones de un curso.
RESPONSABLE Coordinacin Acadmica, secretaria de la oficina
FRECUENCA Este proceso es el que se da al iniciar cada curso, con un
promedio de cada 12 #3as en el transcurso del semestre.
ID1 P 1.2
NOMBRE ADMSN Y REGSTRO ACADMCO
DESCRPCN Los estudiantes en una organizacin de carcter educativo
son su razn de ser, por este motivo debe haber un proceso
que se encargue de gestionar todos los pasos que se deben
llevar a cabo para la vinculacin y permanencia de los
estudiantes en dicha organizacin.
ENTRADAS nformacin del estudiante (id-est), Notas y asistencia del
estudiante (id-cur, id-uni, id-adm), Datos de Capacitadores
(id-cap), Datos de Curso (id-cur), Datos de Aulas (id-cur),
Horarios (id-cur, horario), requisitos de Seleccin (id-adm, id-
cat, id-cur).
FUNCONES Crear y Proveer nformes de estudiantes matriculados,
planillas por estudiante, expedir certificados y crditos.
SALDAS Listado de matriculados, Certificados, crditos, Diplomas y
113
actas de grado,
RESPONSABLE Secretaria de la oficina.
FRECUENCA Este proceso es el que se da al iniciar cada curso, con un
promedio de cada 12 #3as en el transcurso del semestre.
ID P 1.2.1
NOMBRE PRE NSCRPCN
DESCRPCN En este proceso se registran los datos de las personas
interesadas en realizar algn curso de capacitacin.
ENTRADAS Solicitud de inscripcin, Prematricula (id-adm, id-cur), Recibo
de pago (id-adm, id-cur, oficina, fecha, nrecibo), Criterios de
seleccin (id-adm, id-est, id-cat), Datos estudiante (id-est).
FUNCONES Actualizar cupo de estudiantes, registrar datos de aspirantes.
SALDAS Lista de aspirantes, cupos disponibles.
RESPONSABLE Secretaria de la oficina.
FRECUENCA Este proceso se realiza casi que a diario con un promedio de
2 personas que confirman su prescripcin a cada uno de los
cursos, sea -2C %e&s'"as por semestre.
ID P 1.2.2
NOMBRE MATRCULA
DESCRPCN Cuando los aspirantes han entregado los documentos
requeridos, el formato de PRE Matrcula diligenciado y un
recibo de consignacin por el 50% del valor del curso, se
procede a la matricula para que queden registrados como
estudiantes.
ENTRADAS Datos estudiantes (id-adm), categora (id-cad, categoria),
estado (id-est), Datos de aulas (id-cur), Datos de Cursos (id-
cur), Horarios (id-cur, id-pro, horario)
FUNCONES Registrar estudiantes matriculados.
SALDAS Constancias de matriculas.
RESPONSABLE Secretaria de la oficina.
FRECUENCA Este proceso se realiza cuando es aprobado el curso y los
inscritos en ste confirman su matricula son
aproximadamente 20 estudiantes por curso y 16 cursos por
semestre, sea -2C est,#ia"tes por semestre.
ID P 1.2.2.1
NOMBRE VERFCAR REQUSTOS
DESCRPCN Una vez los aspirantes presentan los requisitos que la oficina
les solicita, se procede a verificar si son correctos para
aprobar la matrcula.
ENTRADAS Datos estudiantes, recibo de pago y prematricula.
FUNCONES Evaluar requisitos de estudiantes.
114
SALDAS Constancias de cumplimiento de los requisitos, matricula
RESPONSABLE Secretaria de la oficina.
FRECUENCA Este proceso se realiza cuando es aprobado el curso y los
inscritos estn en el proceso de matricula, confirmando y
verificando datos, son aproximadamente 20 estudiantes por
curso y 16 cursos por semestre, sea -2C est,#ia"tes por
semestre.
ID P 1.2.2.2
NOMBRE REGSTRAR MATRCULADOS
DESCRPCN Es el acto que hace constar que ya es miembro de la
institucin.
ENTRADAS Datos estudiantes, Datos de aulas, Datos de docentes,
Horarios, recibo de pago, Prematricula.
FUNCONES Registrar Matriculados
SALDAS: Constancias de matriculas.
RESPONSABLE: Admisiones.
FRECUENCA Este proceso se realiza cuando es aprobado el curso y los
inscritos confirman su matricula son aproximadamente 20
estudiantes por curso y 16 cursos por semestre, sea -2C
est,#ia"tes por semestre.
ID P 1.2.-
NOMBRE PLANLLAS
DESCRPCN Se le registran los resultados que han obtenido en los
mdulos del curso que han recibido.
ENTRADAS Datos Estudiantes, Notas y asistencia.
FUNCONES Hacer los registros de las notas de los estudiantes y
evaluarlos.
SALDAS Planillas de notas y asistencia de los estudiantes.
RESPONSABLE Secretaria de la oficina y coordinadora.
FRECUENCA Este documento se imprime uno por cada mdulo de cada
curso, con los respectivos estudiantes matriculados en este.
Cada curso tiene aproximadamente 4 mdulos
ID P 1.2.0
NOMBRE GRADOS
DESCRPCN Cuando ya el estudiante ha finalizado el curso y va a egresar
de la institucin, se realizan grados y se le expiden
certificados crditos y constancias de los resultados que
obtuvo en la realizacin del curso. Ellos quedarn
registrados como egresados, si han cumplido con todos los
requisitos y estn a paz y salvo con la institucin.
ENTRADAS Datos Estudiantes, Notas y asistencia, requisitos para grado,
115
recibo de pago
FUNCONES Realizar el proceso para grados
SALDAS Lista de Graduados, constancias y certificado de estudio,
Diploma.
RESPONSABLE Secretaria de la oficina y coordinadora.
ID P 1.2.<
NOMBRE EGRESADOS
DESCRPCN Los que ya se graduaron, quedan registrados como
exalumnos o egresados.
ENTRADAS Cdigo de estudiantes.
FUNCONES Expedir los cerificados, crditos y constancias a los
egresados.
SALDAS Certificados y constancias de estudio.
RESPONSABLE Secretaria de la oficina.
Tabla !. rocesos administrativos
ID P 2
NOMBRE PROCESOS ADMNSTRATVOS
DESCRPCN Una institucin no est compuesta solo por la parte
acadmica, cuenta tambin con el personal humano, que se
encarga de hacer que las funciones se cumplan y de
organizar esos procedimientos. En nuestro caso la oficina
solo se encarga del personal capacitador, ya que el resto de
empleados los suministra la Universidad.
ENTRADAS Hoja de vida del Capacitador.
FUNCONES Estudiar hojas de vida de Capacitadores
SALDAS Notificacin de aceptacin del capacitador
RESPONSABLE Coordinacin, Concejo de Facultad.
ID P 2.1
NOMBRE PROCESOS ADMNSTRATVOS
DESCRPCN Los capacitadores son los que se encargan de dar un
conocimiento y una preparacin a los estudiantes; para esto
se debe seleccionar a los ms adecuados y capacitados,
solo as su labor va a ser eficaz en el Comit de Formacin y
Capacitacin Docente. Que las funciones se cumplan y de
organizar esos procedimientos. En nuestro caso la oficina
solo se encarga del personal capacitador, ya que el resto de
empleados los suministra la Universidad.
11;
ENTRADAS Datos del Capacitador (id-pro), datos de capacitadores (id-
cap), estudios (id-cap, id-tes), contratos (id-con), experiencia
(id-cap), perfil (id-per), categora (id-cca), datos de contratos
(id-con).
FUNCONES Seleccin y contrato de Capacitadores.
SALDAS Orden de servicios del capacitador
RESPONSABLE Coordinacin, Concejo de Facultad y Admisiones.
ID P 2.1.1
NOMBRE REGSTRAR DATOS DEL CAPACTADOR
DESCRPCN En este proceso la hoja de vida es presentada con los datos
del docente, sus estudios y recomendaciones, para elegir o
no si cumple con los requisitos para capacitar en
determinado curso. Para mayor organizacin, el docente
debe aparecer en un registro, en donde se hace constar que
es parte activa y miembro de la institucin, y adems para
poder consultar con que personal capacitador se cuenta en
la oficina.
ENTRADAS Datos del Capacitador (id-pro), datos de capacitadores (id-
cap), estudios (id-cap, id-tes), contratos (id-con), experiencia
(id-cap), perfil (id-per), categora (id-cca), datos de contratos
(id-con).
FUNCONES Registrar datos del capacitador
SALDAS nformacin de los capacitadores(hojas de vida)
RESPONSABLE Secretaria, Coordinacin, Concejo de Facultad
ID P 2.1.2
NOMBRE REGSTRAR CARGA ACADMCA
DESCRPCN Despus de elegido el docente a ste se le asigna unas
horas de trabajo que son las que el va a cumplir segn lo
establecido en el contrato.
ENTRADAS Notas y asistencia (id-cur, id-uni, id-adm, nota, faltas)
Datos del Capacitador (id-cap), datos de cursos (id-cur, id-
pro) datos del contrato (id-con), horario (id-con, id-cur)
FUNCONES Asignar carga acadmica.
SALDAS Horario de clases, planilla de notas y asistencia.
RESPONSABLE Coordinacin, Consejo de Facultad y secretaria.
117
=.0.-.2.1. Des&i%i!" #e$ M'#e$' #e Dat's
Para soportar e ilustrar an ms el modelo de datos que se muestra en la pgina
anterior, el cual es un poco complejo, debido a que el sistema se encarga de
manejar los procesos de Preinscripcin de aspirantes, matrculas, manejo de
informacin a cerca de capacitadores, ordenes de servicio (contrato) para
capacitadores, criterios de evaluacin para los mismos, nmero de mdulos por
programa (curso) y registros de estudiantes egresados. Se ha considerado que
este sistema quedar operando con los siguientes atributos dentro del modelo de
datos, lo cual les permitir identificar todos y cada uno de los procesos con el fin
de administrar eficazmente la informacin.
Para alimentar y enriquecer los procesos que se efectan dentro de las tablas,
stas estarn distribuidas y conectadas as:
La inscripcin del ASPRANTE se registra en el banco de datos del sistema,
con el fin de llevar una estadstica de cuntas personas estn interesadas en
un determinado curso, ya que este puede solicitar uno y s'$' ," ,&s'.
De acuerdo al nmero de matriculados, se realiza la asignacin de cursos, de
igual manera esta informacin permite generar las respectivas planillas que
sern manejadas posteriormente por los capacitadores.
11)
Los PROGRAMAS estn dados de acuerdo a necesidades propuestas ya sea
por parte de capacitadores o personas ajenas a la oficina, aqu se establecen
horarios y contenidos temticos.
El banco de hojas de vida de los capacitadores permite evaluaciones previas a
la contratacin de los mismos, por lo tanto un capacitador solo puede una y
s'$' ,"a hoja de vida en dicho banco.
Con base a los criterios tenidos en cuenta para la contratacin de un capacitador,
se determinar si este es contratado o no. En caso de ser contratado se registra
la fecha, identificacin del capacitador y otros datos pertinentes para dicho
registro.
11?
=.0.-.-. M'#e$' E"ti#a# Re$ai!" LMERM
Figura 2+. Modelo 1ntidad #elacin
A#misi'"es
M'#,$'s
I"*'&mai'"
N1N
Est,#i's
N1N
11N
Pa2's
P&'2&amas
C,&s's
U"i#a#T
11N
C'"t&at'
N1N
Ca%aita#'&
Pe&NCa%
N1N
Pe&*i$
TEst,#i'
CatCa%aita#'&
EE%e&ie"ia
11N
11N
CatA#misi'" 11N
Raz'"E2&es'
E2&es's
N1N
M,"ii%i's
11N
N'ta
Us,a$
C'"*i2
11N
F'&NP&'
N1N
M'#NP&'
N1N
M'#a$i#a#
F'&mai'"
1,n
1,1
1,n
1,1
1,1 1,n
1,n
1,n
1,n
1,1
1,n
1,n
1,n
1,n
1,n
1,n
1,1
1,n
1,1
1,n
1,1
1,1
1,n
1,n 1,n
1,n
1,n
1,n
1,n 1,n
> ID_TEs
- Tipo
> ID_Per
- Perfil
> ID_CCa
- Categora
- Cargo
- Entidad
- Desde
- Hasta
> ID_Mun
- Municipio
> ID_CAd
- Categora
> ID_Rec
- FechaRec
- Reci!o
- Fecha
- "alor
ID_For <
For#aci$n -
> ID_Cap
- Apellidos
- o#!res
- De
- %e&o
- Direcci$n
- Municipio
- Tel'fonos
- E#ail
- ID_CCa
- Entidad
- Titulo
> ID_Rec
- Fecha
- "alor
- Moti(o
120
=.0.-.-.1. Des&i%i!" #e$ M'#e$' E"ti#a# Re$ai!" LMERM
A continuacin se muestran detalles de cada uno de los tems (campos) que
componen las entidades y relaciones ilustradas en el Modelo (MER), con el
propsito de saber a ciencia cierta que funcin se le puede dar a cada uno de
ellos.
Tabla ". Descripcin de campos del Modelo 1ntidad #elacin
TaF$as DB Cam%'s Ti%' Tama. ES1
A#misi'"es IDNA#m Texto 10 Clave
Apellidos Texto 25
Nombres Texto 20
Tipod Entero
De Texto 25
Sexo Texto 1
Ttulo Texto 60
nstitucin Texto 40
Ao Entero
Escalafn Entero
D_CAd Texto 2
Telfonos Texto 20
Direccin Texto 40
Entidad Texto 40
EMail Texto 35
Ca%aita#'& IDNCa% Texto 10 Clave
Apellidos Texto 25
Nombres Texto 20
Tipod Entero
De Texto 25
Sexo Texto 1
Direccin Texto 30
Municipio Texto 25
Telfonos Texto 20
Email Texto 35
D_CCa Texto 2
121
TaF$as DB Cam%'s Ti%' Tama. ES1
Entidad Texto 30
Titulo Texto 60
Cata#misi'" IDNCA# Texto 2 Clave
Categora Texto 20
Cata%aita#'& IDNCCa Texto 2 Clave
Categora Texto 20
C'"*i2 User Booleano
PConsi Entero
HrCred Entero
Min6Gr Entero
MinNot Decimal
VrHora Decimal
TTimer Entero
Coordi Texto 35
Decano Texto 35
ViReAc Texto 35
Secret Texto 35
Header Memo rtf
Logo Grfico
Nit Texto 24
Pie Texto 120
Lema Memo rtf
C'"t&at' IDNP&' Texto 4 Clave
IDNC,& Texto 4 Clave
IDNU"i Entero Clave
D_Cap Texto 10
D_Con Entero
CDP Entero
Fechas Texto 60
Fecha Fecha
Horas Entero
VrHora Decimal
Pagado Booleano
FPago Fecha
C,&s's IDNP&' Texto 4 Clave
IDNC,& Texto 4 Clave
D_Mun Texto 5
Ubicacin Texto 40
Descripcin Memo 15
Fnicial Fecha
FFinal Fecha
Estado Entero
122
TaF$as DB Cam%'s Ti%' Tama. ES1
Vrnscrip Decimal
Valor Decimal
FExpide Fecha
Ao Entero
Resolucin Entero
Convenio Booleano
E2&es's IDNRe Entero Clave
Fecha Fecha
D_Pro Texto 4
D_Cur Texto 4
D_Raz Entero
Valor Decimal
Motivo Memo 5
Est,#i's IDNCa% Texto 10 Clave
Est,#i' Texto 60 Clave
D_TEs Texto 2
nstitucin Texto 30
Fecha Fecha
EE%e&ie"ia D_Cap Texto 10
Cargo Texto 30
Entidad Texto 30
Desde Fecha
Hasta Fecha
F'&N%&' IDNP&' Texto 4 Clave
IDNF'& Texto 2 Clave
F'&mai'" IDNF'& Texto 2 Clave
Formacin Texto 20
I"*'&mai'" IDNA#m Texto 10 Clave
IDNP&' Texto 4 Clave
D_Cur Texto 4
Estado Entero
Fnscrip Fecha
FMatric Fecha
NroTitulo Texto 12
VrTitulo Decimal
M'#N%&' IDNP&' Texto 4 Clave
IDNMa# Texto 2 Clave
M'#a$i#a# IDNMa# Texto 2 Clave
Modalidad Texto 20
M'#,$' D_Uni Entero
Modulo Texto 30
Detalle Memo 10
123
TaF$as DB Cam%'s Ti%' Tama. ES1
Valor Decimal
M,"ii%i's IDNM," Texto 5 Clave
Municipio Texto 25
N'ta IDNP&' Texto 4 Clave
IDNU"i Entero Clave
IDNA#m Texto 10 Clave
D_Cur Texto 4
Nota Decimal
Faltas Entero
Pa2's IDNRe Entero Clave
FechaRec Fecha
D_Adm Texto 10
D_Pro Texto 4
D_Cur Texto 4
NRecibo Texto 25
Fecha Fecha
Valor Decimal
TipoDsto Entero
VrDsto Decimal
nterno Booleano
Pe&Na% IDNCa% Texto 10 Clave
IDNPe& Texto 2 Clave
Pe&*i$ IDNPe& Texto 2 Clave
Perfil Texto 30
P&'2&amas IDNP&' Texto 4 Clave
Programa Texto 140
Tipo Entero
ntensidad Entero
Duracin Entero
NoVigente Booleano
Raz'"E2&es' IDNRaz Entero Clave
Concepto Texto 25
TEst,#i' D_TEs Texto 2 Clave
Tipo Texto 20
U"i#a#t IDNP&' Texto 4 Clave
IDNU"i Auto incre Clave
Unidad Texto 60
Horas Entero
Convenio Booleano
Unica Booleano
Abrev Texto 7
Us,a$ Use& Texto 15 Clave
124
TaF$as DB Cam%'s Ti%' Tama. ES1
Clv Texto 10
Arc Booleano
Act Booleano
ACo Booleano
nf Booleano
Dup Booleano
Uti Booleano
UAc Booleano
TOTAL TABLAS 2=
=.0.-.0. M'#e$' #e Re#
Tomando como referencia el modelo descrito se puede apreciar que este modelo
de red no es demasiado robusto, pues en l solamente tendramos un servidor no
dedicado, es decir que puede servir como tal y tambin como cliente, y otra
C'"e"t&a#'&
Re# t&'"a$ UNICOR
Im%&es'&a 'm%a&ti#a
2ervidor
3oordinador4 A#mi"ist&a#'&
#e$ sistema
3liente
2ecretaria4
Us3a&i' &eD3$a& #e$ sistema
125
estacin de trabajo o cliente, los cuales estaran conectados utilizando una
topologa de tipo estrella, provisionalmente punto a punto. El cable que se utilizar
ser de tipo UTP nivel 5, con conectores RJ45 en los extremos para la conexin
entre ambos computadoras, y tambin se utilizara un concentrador de 8
conexiones, para tener la posibilidad de conectar esta oficina con otras
dependencias de la universidad, como por ejemplo a la Facultad de Educacin
completa esta a su vez a la institucin en general. Esto permitir una mayor
flexibilidad en este modelo, pues visionando un poco al futuro, esta topologa de
red puede ser fcilmente ampliada.
El equipo que cumplir la funcin de servidor estar ubicado en la oficina
administrativa (coordinacin de la oficina), mientras que la estacin estar ubicada
en la oficina de la secretaria. La cual estar dotada de una impresora que ser
compartida para ambos equipos.
Se utilizar un concentrador (8 conexiones-3com) que se colocar en la oficina de
coordinacin para conectar los equipos, en su defecto la conexin ser punto a
punto.
El software que se utilizara puede ser Windows 98 o ME, para manejar el entorno
de red, lo cual permita configurar y utilizar el protocolo TCP/P, y tambin
compartir impresoras, archivos y programas.
12;
CONCLUSIONES
En la actualidad los sistemas de informacin constituyen una herramienta
tecnolgica que puede ser utilizada en diferentes campos de aplicacin, campos
como lo son: el empresarial, industrial, financiero, cientfico y educativo, entre
otros, en donde han proporcionado mayor eficiencia al momento de ofrecer sus
servicios. La calidad, rapidez, precisin, reduccin de costos y mano de obra,
comodidad al cliente o usuario, son aspectos que las instituciones de deben tener
presente a la hora de prestar un servicio.
Con el Sistema de nformacin se da soporte a los trabajadores y a la oficina en
general para la optimizacin y mejoramiento de los procesos, incluyendo todos los
beneficios que se dan con el anlisis, diseo e implementacin de un sistema de
informacin, entendiendo as que los sistemas de manejo dan soporte a los
profesionales, ayudando a crear nuevos conocimientos, contribuyendo as a la
organizacin parcial o total del Comit de Formacin y Capacitacin Docente de la
Universidad de Crdoba.
A nivel mundial, Colombia est catalogada como un pas en va de desarrollo, esto
con base a pases que son potencia no solo por su economa e infraestructura
poltica sino tambin por el desarrollo productivo con que cuenta en el campo
tecnolgico.
127
Por consiguiente, se puede decir que el programa de Licenciatura en nformtica
Educativa y Medios Audiovisuales, a nivel sociocultural, es innovador en la medida
que ste permite la formacin de un Docente capaz de administrar y de ensear
soportando el proceso enseanza aprendizaje con herramientas tecnolgicas.
Con base al perfil de los profesionales del rea de Licenciatura en informtica y
Medios Audiovisuales de la Facultad de Educacin en la Universidad de Crdoba,
se ha desatado una serie de contradicciones, de tal forma que algunos han
afirmado que el estudiante recibe una formacin bastante amplia pero que el
medio educativo, en el cual est fundamentado su perfil, no permite que ste se
proyecte hacia la comunidad para aplicar, innovar y sobre todo ensear usando
las herramientas necesarias para dicho proceso, aplicando conceptos
pedaggicos y metodologas de acuerdo a la poblacin educativa que maneje, no
porque desconozca las metodologas, sino por que an no existe una cultura
informtica que permita la inversin de herramientas tecnolgicas para las
instituciones de bsica y media vocacional.
Tomando como marco de referencia el desarrollo del proyecto anlisis y diseo
organizacional del sistema de informacin del comit de formacin y capacitacin
docente de la facultad de educacin y ciencias humanas de la Universidad de
Crdoba, se puede decir que el desarrollo del mismo nos permiti identificar
aspectos que creemos que son muy relevantes en la formacin como Licenciados
en informtica.
12)
El diseo y desarrollo de sistemas en nuestro medio quiz "no sea tan productivo
en el aspecto educativo y mucho menos en el econmico, ya que por ser un pas
en va de desarrollo como se dijo al principio, no somos ms consumidores. Pero
sin embargo despus de haber realizado ste proyecto, creemos que la
mentalidad de consumidores se puede cambiar y pasar a ser productores de
sistemas de informacin bien robustos, obviamente si se tiene en cuenta los
estndares de calidad que rigen los estndares para el desarrollo de un sistema
de informacin (SO 9000-3).
Tambin nos permiti visualizar aspectos que son fundamentales al momento de
analizar y disear un sistema de informacin como son:
CONTROL: con la implementacin el nuevo sistema de informacin, se ejerce un
control sobre toda la informacin almacenada en las entidades representadas con
el modelo de datos (MER), optimizando los procesos administrativos y acadmicos
de tal forma que facilitan elaborar informes de manera casi instantnea cuando es
requerida por parte de los usuarios.
Por ser un sistema que administra en parte el aspecto financiero del Comit, se
determin ejercer un control riguroso en cuanto a los usuarios del Sistema, por tal
razn, administra diferentes usuarios, y diferentes configuraciones con base al tipo
de usuario, este con el fin establecer niveles de acceso o administracin a los
usuarios regulares.
12?
EFECTVDAD: la efectividad en un sistema de informacin, depende de las
premisas previamente dadas para la toma de decisiones ya sea a nivel interno y/o
externo, esto es, algunas veces depende de variables registradas en las tablas
(archivos lgicos) o de archivos almacenados en medios fsicos (archivadores y
carpetas), es decir que el control de la informacin permite la efectividad del
mismo.
PRODUCTVDAD: el hecho de generar resultados efectivos en los diferentes
informes, garantiza la confiabilidad, La eficiencia y la eficacia para los usuarios del
sistema, lo cual es un factor fundamental al momento de realizar un trmite, lo
anterior implica una productividad no solamente a nivel econmico para el Comit,
sino tambin a nivel acadmico ya que con base a la organizacin y optimizacin
de los procesos se mejor el funcionamiento, logrando el nivel de produccin
deseado.
De tal suerte que las personas han demostrado bastante inters hacia los
diferentes programas ofrecidos, teniendo en cuenta que los que se ofrecen
actualmente no brindan garantas en cuanto a crditos se refiere pero sin embargo
la oficina sigue siendo sostenible y generando conocimiento dentro y fuera de su
contexto.
Adems de los aspectos anteriores pudimos establecer que es fundamental a nivel
de bsica y media vocacional es importante tener en cuenta no solo la enseanza
130
del computador como herramienta de trabajo y la programacin de los mismos,
sino tambin el anlisis y diseo de sistemas de informacin para que los
estudiantes puedan identificar aspectos que a veces no creemos necesarios para
el diseo y desarrollo de aplicaciones que administren los procesos dentro de una
empresa o entidad.
131
RECOMENDACIONES
Los sistemas de nformacin en una empresa son pieza fundamental para el
desarrollo de las actividades de la misma, por tanto stos deben ser actualizados y
mantenidos con base a las nuevas tcnicas y tecnologas que surgen y seguirn
surgiendo en el mercado informtico.
El sistema del Comit de Formacin y Capacitacin Docente de la Facultad de
Educacin y Ciencias Humanas de la Universidad de Crdoba, al igual que
cualquier otro ente, ste debe ser ajustable con las tcnicas de anlisis, diseo e
implementacin segn actualizaciones de las herramientas de desarrollo, por sta
razn el futuro del proyecto estar de alguna manera condicionado a las
actualizaciones futuras de la misma y la aparicin de nuevos requerimientos, para
ello el Comit de Formacin y Capacitacin Docente tendr dos (2) alternativas
que se describen a continuacin:
1. A partir de los manuales e informacin tcnica (modelos representativos,
documentacin de la base de datos y aplicaciones conjuntas) entrar a modificar
el cdigo, o ms bien a aadir aquellos elementos que le sean claves, con fin
de mantener el Sistema competente y compatible con las necesidades y
aplicaciones futuras.
132
2. Suscribir un convenio de mantenimiento por un periodo especfico con el
equipo de desarrollo del Software, algo que es apenas normal en el desarrollo
e implementacin de un sistema informtico y adems.
Cabe anotar que se debe capacitar a un profesional del rea de informtica y/o
funcionario de la oficina para que asuma la administracin del Sistema, de igual
forma resaltar que la unidad de Sistemas de la Universidad de Crdoba cuenta
con personal que debe estar en capacidad de dar el soporte al Sistema Comit.
133
BIBLIOGRAF/A
COAD YOURDON. 1998. Anlisis y Diseo de Sistemas estructurados. Tercera
edicin. Editorial Mc Graw Hill.
CULCHAC DE LA VEGA, Al; MALDONADO LOZANO, Dairo; PACHECO
PACHECO, Luis. 1999. Exploracin del estado de las habilidades de comprensin
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de los estudiantes de 10 del rea comercial del Colegio NEM Lorenzo Mara
Lleras. Montera.
JARAMLLO, Luis Javier. 1999. Ciencia, tecnologa, sociedad y desarrollo (mdulo
1). Serie Aprender a nvestigar. Editorial CFES. Tercera edicin.
KENDALL, Kenneth E.; KENDALL, Julieth E. Anlisis y Diseo de Sistemas.
Tercera edicin. Editorial Prentice Hall.
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Biblioteca Central U..S. Bucaramanga.
TAMAYO Y TAMAYO, Mario. 1999. Aprender a nvestigar, Serie Aprender a
nvestigar. Editorial CFES. Tercera edicin.
134
________, _____. 1999. El Proyecto de investigacin (mdulo 5). Aprender a
nvestigar. Editorial CFES. Tercera edicin.
________, _____. 1999. La investigacin (mdulo 2). Serie Aprender a nvestigar.
Editorial CFES. Tercera edicin.
WHTTEN, BENTLEY, BARLOW. Anlisis y Diseo de Sistemas de nformacin.
Tercera edicin. Editorial Mc Graw Hill.
YOURDON, Edward. 1999. Anlisis estructurado moderno. Editorial PRENTCE-
HALL HSPANOAMERCANA, S.A. MXCO.
http://www.km-center.com/ao/introduc_ao.htm
http://www.monografias.com/trabajos/tgralsis/tgralsis.shtml
135
ANEXOS
13;
A"eE' A. Encuesta dirigida a funcionarios de la oficina.
153612TA DI#I0IDA A F653I75A#I72 D18 37MIT9 D1 F7#MA3I:5 ;
3AA3ITA3I:5 D7315T1 65I-1#2IDAD D1 3:#D7<A
Comit de Formacin y Capacitacin Docente (Coordinadora, Asistente de
coordinacin y Secretaria de la oficina)
1. Preguntas Abiertas
Si tuviese la oportunidad de cambiar algo a nivel organizacional, que cambiara?
Se presentan con frecuencia problemas con el flujo de informacin?
2. Preguntas Cerradas
Que funcin (cargo) desempea usted dentro de esta oficina?
dentifique los procesos en los cuales usted participa
Relacione la lista de procesos que estn bajo su absoluta responsabilidad.
Describa paso a paso cada uno de los procesos claves bajo su cargo
(personas, agentes externos que intervienen, tiempo, flujo de informacin,
materiales, etc).
137
Que informes debe generar peridicamente?
Que informes necesita que le enven peridicamente?
Que informes rediseara?
En que lugares almacena la informacin (formatos, documentos, reportes,
etc)?
Tarda mucho en recuperar un documento almacenado?
Clasifique la informacin recibida y enviada de mayor a menor importancia.
Bajo que estrategia le gustara ordenar su informacin?
Que procesos realizados por esta oficina son supervisado, por quin y con
que frecuencia?
Sobre que procesos tiene plena autonoma esta oficina?
Explquenos el manejo y relacin que tiene esta oficina con los siguientes
agentes:
Empleados (cules estn a su cargo y cules estn por la Universidad).
Viticos para capacitadores
Proveedores
Convenios (frecuencia y personas o entidades que intervienen)
Contrato a capacitadores
Dineros por concepto de matrculas
Entidades financieras
13)
A"eE' B. Entrevistas audiovisuales en CD 1.
A"eE' C. nstalador del sistema de nformacin en CD 1.
A"eE' D. Manual de referencia para el usuario.
A"eE' E. Algunos informes importantes generados por el nuevo sistema de
informacin.
13?