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01/06/2013

UNIVERSIDAD MARIANO GLVEZ DE GUATEMALA


FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN
MAESTRA EN ADMINISTRACIN DE NEGOCIOS
LIDERAZGO
















MONOGRAFA
HABILIDAD DE LIDERAZO: REALIZAR
JUNTAS

















Lilian Rebeca Carrera Lemus 1320-07-613

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INTRODUCCIN
Cuando la estructura de las organizaciones era vertical, con organigramas
jerrquicos, el trabajo en equipo era escaso y las reuniones de trabajo tambin, ya
que las decisiones las tomaban los jefes, y el empleado se limitaba, en la mayora
de las ocasiones, a cumplir y realizar lo que se le ordenaba. Por otro lado, la
estructura organizacional por procesos, con equipos de trabajo exige la realizacin
de reuniones, es por esta razn que se seleccion este tema para la presente
monografa. Hoy en da las reuniones son una herramienta muy importante para
los lderes, para disear planes, estrategias, realizar valoraciones y plasmar
objetivos. Por lo tanto esta monografa tiene como propsito principal brindar un
panorama general sobre el tema al lector, indicar que las reuniones ineficientes
representan costos y prdida de tiempo a las organizaciones, pero tambin
proporcionar informacin sobre cmo proceder para que stas sean eficaces.
Dentro de las tantas acciones que realizan las personas sin una preparacin
especfica, sin tener competencia, estn las reuniones, que sin estar bien
planificadas y organizadas pueden transformarse en una prdida de energa,
tiempo y dinero que desgasta a la organizacin. Cuando se rene un grupo de
personas para discutir un tema, trabajar sobre un objetivo o tomar decisiones, ya
sea en el mbito laboral, social o empresarial, sin un sistema concreto, el
espectculo suele ser desmotivante y tedioso, sin mencionar que no se logran
alcanzar los objetivos deseados, es decir, por los cuales se organiz dicha
reunin.
Debido a que las reuniones deben llevarse a cabo de forma eficiente y para una
mejor comprensin del tema, el presente documento est dividido en tres partes,
en la primera se describen los conceptos principales sobre las reuniones, en la
segunda los motivos por los cuales pueden fracasar o ser ineficaces y en la parte
final se proporcionan aspectos clave y mejores prcticas para realizar reuniones
exitosas y que cumplan con los objetivos deseados.
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I. DESARROLLO
A. REUNIONES DE TRABAJO
Segn Hofstadt Romn y Gmez Gras (2006), una reunin es la concurrencia
de un nmero determinado de personas que comparten el deseo de conseguir un
objetivo concreto. Este objetivo puede ser: informar, transmitir una orden, recoger
opiniones, generar ideas, formar, tomar una decisin, etc. Por lo tanto, cada
reunin tiene normalmente una funcin precisa y lleva un resultado
(informaciones, ideas, etc.).
Para AITECO consultores (2012), las reuniones de trabajo pueden definirse
como grupo de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo
determinado y con un objetivo especfico.
Tomando en cuenta las definiciones proporcionadas por Hofstadt et al. (2006) y
AITECO (2012), se puede concluir que las reuniones de trabajo forman parte de la
vida de una empresa y de un lder, en las cuales un grupo de personas se renen
para lograr un objetivo comn en un tiempo especfico. De acuerdo a lo anterior,
los dos elementos principales que determinan la eficacia o ineficacia de una
reunin de trabajo son: determinar un objetivo especfico y el tiempo de la misma.
Segn Baguer Alcal (2012), las reuniones son una va muy extendida en las
empresas para unificar criterios e integrar objetivos y en donde existe una
comunicacin directa. Nadie duda que las reuniones en las empresas son
necesarias puesto que:
1. Cada vez ms se hace necesario el trabajo en equipo y la toma de
decisiones por consenso.
2. La comunicacin interpersonal favorece la integracin en los objetivos de la
organizacin.

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De acuerdo con Belanger (2005), pueden distinguirse diversas clases o tipos
de reuniones, las cuales se muestran en la Tabla 1.
Tabla 1: Tipos de Reuniones
Tipo de Reunin Elementos importantes
Reuniones de
informacin
Existen tres tipos: de Informacin Descendente de
Informacin Ascendente y de doble sentido (ascendente
y descendente a la vez)
Las reuniones de tipo descendente son reuniones de tipo
autoritario en las cuales, bsicamente un superior
jerrquico convoca sus subordinados para transmitirles
ordenes o instrucciones.
Las reuniones ascendentes son reuniones de sondeo,
dirigidas por un superior jerrquico que convoca a sus
subordinados, pues precisa sus opiniones y sugerencias.
Las reuniones de informacin de doble sentido son
aquellas en las cuales el superior jerrquico no solo
trasmite sus decisiones, sino tambin responde a
cuantas preguntas le formulan los reunidos.
Reuniones de
Valoracin
Grupos reducidos a los que generalmente se les
denomina Comisiones, se encargan de valorar la
informacin obtenida, examinan su validez y su
importancia relativa.
Reuniones para la
resolucin de problemas
En este tipo de reuniones se presenta al grupo de
asistentes un problema concreto al que se dedica toda la
sesin, de forma que, si no se haya una total solucin, al
menos se avanza en una forma notoria quedando para
posterior reunin su resolucin definitiva. En este tipo de
reuniones la solucin a tomar no compete en realidad al
grupo, si no a otro con superior autoridad.
Reuniones decisorias En este tipo de reuniones participan miembros que
ocupan puestos de importancia, ayudados
frecuentemente por expertos estn facultados para
tomar decisiones de mayor o menor importancia.
Reuniones de formacin
y perfeccionamiento
Grupos pequeos que se renen durante algunos das,
en sesiones nicas o sucesivas, son conducidas por un
monitor que con frecuencia es un psiclogo
especializado.
Reuniones de
exploracin

Son de tres clases: de creatividad, de interpretacin o
representacin de papeles y de grupo de diagnosis.
Las reuniones de creatividad tienen lugar cuando se
trata de hallar nuevas ideas, soluciones originales,
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distintas a las empleadas en reuniones precedentes.
Reuniones teraputicas

Grupos numerosos de personas que sufren afecciones
de tipo psicolgico, su inters se centra en los individuos
y sus relaciones con el grupo, o, a la inversa, en la
influencia del grupo sobre los individuos. El principal
objetivo consiste en disminuir la sensacin de soledad
que invade a cada persona, ayudarle a resolver sus
problemas, mejorar su adaptacin al medio ambiente,
acrecentar su propia estima.
No son de tipo autoritario.
Tabla 1: Tipos de Reuniones
Fuente: Elaboracin propia con informacin de Belanger, J. (2005). Reuniones de trabajo ms
eficaces: organizacin, direccin, participacin, evaluacin. Barcelona: Editores Tcnicos
Asociados.

Otra forma ms simple y generalizada de clasificar las reuniones es la
propuesta por AITECO consultores (2012), la cual consiste en clasificar las
reuniones en tres tipos:
1. De informacin: normalmente, una reunin se lleva a cabo con el fin de
facilitar o recoger informacin.
2. De accin: una reunin tambin puede realizarse con el objeto de actuar
sobre la informacin.
3. Combinacin: tambin una reunin puede tener como fin compartir
informacin y actuar sobre dicha informacin.
Como se puede observar en la clasificacin propuesta por Belanger (2005), de
la Tabla 1 y en la propuesta por AITECO consultores (2012), hay diferentes formas
de clasificar los tipos de reuniones, ya sea de forma muy especfica o de forma
muy general de acuerdo con los objetivos de cada una de ellas, esto es til para
analizar el objeto de cada tipo de reunin y conocer sobre los mismos pero hay
que sealar que todas tienen un elemento comn, la comunicacin por va oral, en
todos los casos hay ocasin para contribuir a la formacin intelectual y humana de
los participantes y en todos los casos tambin, existe el inters comn en la
resolucin de los problemas planteados y lograr los objetivos establecidos.
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Segn Hughes, Ginnett y Curphy (2007), las juntas son un hecho en la vida
organizacin, y cuando estn bien planeadas y bien conducidas son un
mecanismo valioso para lograr los distintos objetivos y son una manera importante
para el intercambio de informacin y mantener las lneas de comunicacin abiertas
entre los grupos de trabajo o las organizacin altruistas. Como lo sugiere Bass
(1990) y Okeilly (1977) citados por Hughes et al. (2007), a pesar que las juntas
tienen muchas ventajas, tambin representan costos en trminos de tiempo y de
dinero. Incluso, las juntas innecesarias o ineficaces pueden resultar frustrantes y
con frecuencia son una fuente de insatisfaccin para los participantes. Dada la
inversin de tiempo y energa que las juntas requieren, los lderes tiene la
responsabilidad de hacerlas productivas como sea posible.

B. MOTIVOS POR LOS CUALES LAS REUNIONES FRACASAN O
SON INEFICACES
Existen muchos motivos y errores por los cuales una reunin puede fracasar o
ser ineficiente, es decir que, no se logren alcanzar los objetivos principales de la
reunin, lo cual representa prdida de tiempo y dinero para las organizaciones.
Estos errores pueden darse, bien por desconocimiento o falta de experiencia.
Algunos de estos errores se muestran en la siguiente tabla (Costumero Gil, 2007).









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Tabla 2: Errores que se pueden cometer en una reunin

Tabla 2: Errores que se pueden cometer en una reunin
Fuente: Costumero Gil, I. (2007). Relaciones en el entorno de trabajo: Grado superior. Madrid:
Thomson-Paraninfo.

En la Tabla 2, se ha recopilado una serie de posibles errores que se pueden
cometer en la realizacin de reuniones de trabajo, las soluciones a dichos errores,
as como los aspectos positivos que se pueden dar si las utilizamos
convenientemente.

Otro de los aspectos muy importantes a tomar en cuenta en el momento de
planificar una reunin es la necesidad de la misma, es decir, si es necesaria o no.
Para Baguer Alcal (2009), la necesidad de realizar reuniones en las
organizaciones, se da en ocasiones de forma incorrecta por varios motivos,
algunos de los cuales se enumeran a continuacin:

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1. Se promueven ms de lo debido reuniones innecesarias.
2. Algunas tienen resultados positivos y otras no aportan nada.
3. Algunas reuniones son muy largas. La duracin ideal est como mximo
entre media y una hora.
4. A veces las personas son obligadas a asistir sin ningn fundamento ni
justificacin.
5. Hay reuniones que trascurren entre el aburrimiento y el bostezo.
6. Hay reuniones que no se planifican adecuadamente, se convierten en
tiempo perdido para la organizacin y suponen un alto coste para la misma.

Tambin se debe tener en cuenta que toda reunin de trabajo supone para el
individuo una sobrecarga mental y fsica que puede influir de forma negativa en la
comprensin del mensaje que se transmite. Este esfuerzo se traduce en una
sobrecarga de los mecanismos sensorial y motor que llegan incluso a anular
funciones intelectuales al exceder los lmites tolerables del individuo (Estbanez
Gastn, 2005).
Figura 1: Factores que pueden obstaculizar una reunin

Figura 1: Factores que pueden obstaculizar una reunin
Fuente: Estbanez Gastn, B. (2005). Protocolo social y empresarial. Madrid: Londres; Editores
Asociados para la Divulgacin Literaria.

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Para evitar que las reuniones sean ineficaces y solo una prdida de tiempo, no
solo es necesario tomar en cuenta los posibles errores que se pueden cometer
durante las diferentes fases de la misma, tal como lo muestra Costumero Gil
(2007), sino tambin antes de llevar a cabo o siquiera planificar la reunin es
necesario analizar si realmente se justifica la realizacin de dicha reunin,
tomando en cuenta aspectos como los que muestra Baguer Alcal (2009). Otro de
los puntos que raramente se toma en cuenta y que puede ser un factor decisivo es
comprender que todo trabajador est condicionado por las distintas circunstancias
que le rodean, los cuales pueden ser motivo para obstaculizar una reunin,
haciendo que la reunin sea poco productiva e ineficiente, tal como lo muestra
Estbanez Gastn (2005).
C. REUNIONES DE TRABAJO EFICACES
En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o
tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o
evaluar una reunin. Siempre tenemos la inquietud de cmo hacer para que las
reuniones sean efectivas, porque muchas veces hay poca asistencia, se vuelven
muy largas, aburridas, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se
concluye, y queda la sensacin de que se perdido el tiempo y las ganas para
regresar o volver a asistir a otra reunin similar. Por muchas de estar razones es
necesario saber organizar y dirigir una reunin, de tal manera que se logren los
objetivos por los cuales se llev a cabo dicha reunin. Como primer paso es
necesario identificar si en justificable y necesario llevar a cabo una reunin. Para
Cuadrado Esclapez (2007), algunos de los motivos que justifican las reuniones
son:
1. Conocer, difundir y recabar informacin.
2. Intercambiar opiniones y debatir ideas.
3. Generarlas, es decir, lo que en el mundo anglosajn se llama Brainstorming
o reuniones creativas.
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4. Establecer contacto interpersonal
5. Llegar a acuerdos, es decir, negociar.
Debido a que cada vez hay ms reuniones y la mayora de ellas, al no estar
bien dirigidas y planificadas, slo dan resultados mediocres o nulos. Lejos de ser
instrumentos de trabajo; productivos y tiles para la decisin, las reuniones se
transforman muy frecuentemente en palabrera, ajuste de cuentas y confusin. Por
esta razn es necesario optimizar las reuniones de trabajo, para esto, a
continuacin se proporcionaron siete recomendaciones tiles para conducir juntas
(Hughes et al. 2007), los cuales se muestran en la tabla 3.
Tabla 3: Recomendaciones tiles para conducir juntas
1. Determine si
es necesaria
Quiz el paso ms importante al conducir una junta consiste
en tomarse el tiempo en determinar si es necesaria o no.
Realice una junta solamente si los beneficios potenciales de
las mismas superan a los costos. Como parte de este
proceso, obtenga con anticipacin las opiniones de los
participantes, si es que fuera posible.
2. Realice un
listado de los
objetivos
Una vez que se ha decidido que la junta es necesaria,
deber listar sus objetivos y desarrollar un plan para
cumplirlos de manera ordenada. Establezca prioridades
acerca de lo que desea lograr en la junta. Con frecuencia
resulta de utilidad indicar cuanto tiempo ser invertido en
cada apartado de la agenda.
3. Apguese a
la agenda:
Una vez que la junta inicia, es necesario que los lderes se
apeguen a la agenda, ya que es fcil para los grupos
desviarse del tema, ya sea por cuestiones que se salen del
tema central o la narracin de historias agradables. A pesar
que usted debe intentar que permanezca un ambiente
agradable y de comparacin es mejorar caer en el error de
ser organizado y demasiado enfocado en el negocio que ser
relajado y liberal. Cada tema se debe tratar de discutir en el
tiempo establecido.
4. Proporcione
con
anticipacin
Una junta ser ms eficaz si los lderes proporcionan con
anticipacin la materia de apoyo o los informes pertinentes
a los dems participantes. Al hacer esto, la mayor parte de
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el material
pertinente
las personas vendrn preparadas, al haber ledo el material
con anticipacin y no se perder tiempo valioso al esperar a
que lo lean durante la junta de igual forma prepare con
antelacin cualquier presentacin que usted haga y
asegrese que la informacin que trasmite es precisa.
5. Procure que
sea
conveniente
Es necesario seleccionar un tiempo y lugar que sean
convenientes y posibles para todos los participantes, as
adems de tener mayor asistencia, esto permitir que los
participantes claves se distraigan con pensamientos de
otras cuestiones que les infunden presin. Elija un lugar que
sea conveniente para los participantes y adecuado para la
naturaleza de la junta, asegrese que el lugar cuente con
las instalaciones, instrumentes y material necesario para
llevar a cabo una junta exitosa. Empiece a tiempo, plane y
anuncie con anticipacin el tiempo lmite considerado para
la junta y apguese a l.
6. Fomente la
participacin
Los lderes tienen la responsabilidad de fomentar la
participacin de todos los participantes en las juntas, ya que
todos deberan de tener la oportunidad para ser escuchados
y tener un sentido de pertenencia sobre el resultado de la
junta. Por este motivo usted puede solicitar la participacin
de aquellas personas que son ms calladas en la junta.
Tambin puede ayudar a fomentar la participacin relevante
al proporcionar resmenes internos de los comentarios del
grupo.
7. Conserve un
Registro
Se debe tomar algunos minutos para tomar nota de manera
que usted y los dems puedan reconstruir lo que los
participantes estaban pensado y porqu opto en aceptar o
rechazar una accin, registrando las decisiones y acciones
que se han tomado, incluso quien es el responsable por
hacer qu y cundo se supone que se abra de concluir.
Estos registros tambin son muy tiles, ya que basndonos
en estos se puede preparar las agendas de futuras
reuniones.
Tabla 3: Recomendaciones tiles para conducir juntas
Fuente: Elaboracin propia con informacin de Hughes, R. L., Ginnett, R. C. & Curphy, G. J.
(2007). Liderazgo: cmo aprovechar las lecciones de la experiencia. Mxico: McGraw-Hill.
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Adems de seguir y tomar en cuenta las siete recomendaciones para conducir
reuniones eficaces; propuestas por Hughes et al. (2007), cuando se realiza la
planificacin de una reunin es necesario tomar en cuenta cuatro criterios que no
se deberan perder de vista (Alzola, 2011):
1. Optimizar el nmero de reuniones: una reunin tiene un elevadsimo coste
para la organizacin ya que hay que multiplicarlo por el nmero de
asistentes. Optimizar el tiempo invertido en reuniones es un elemento de
ahorro y de aumento de la productividad y, en consecuencia, de aumento
del beneficio empresarial.
2. Optimizar el tiempo: reuniones que superen los noventa minutos se han
demostrado altamente inefectivas ya que la atencin de los asistentes
decae hasta un lmite que convierte la reunin en improductiva. Si la
reunin va a superar los noventa minutos de duracin, es necesario planear
descansos de diez minutos.
3. Optimizar el nmero de asistentes a la reunin: como lder es necesario
preguntarse a quin se va a convocar y el motivo. Un asistente a una
reunin que no debera estar en la misma es un peligro para el desarrollo
de sta ya que podra intentar justificar su presencia con intervenciones que
dinamitarn la misma.
4. Documentar las conclusiones y fijar las acciones a llevar a cabo: La
redaccin del acta de reunin es fundamental, y debe recopilar dos cosas:
los acuerdos y las acciones pendientes. Un acta debe ser, ante todo, una
herramienta y no una obligacin que se convierta en papel mojado.
En conclusin podemos observar que Cuadrado Esclapez (2007), nos dice que
cada reunin de trabajo que llevemos a cabo debe ser justificable, as mismo
Hughes et al. (2007), proporciona a su vez una serie de claves para conducir
reuniones de trabajo, las cuales se pueden complementar con los criterios para
planificar reuniones citados por Alzola (2011). Sin embargo se debe tener en
cuenta que, en una reunin de trabajo, un lder tiene que ser capaz de hacer
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hablar a los participantes (o hacerles callar) y, en todo caso, de conducirles hacia
la resolucin en comn de un problema bien planteado, para de ah, extraer
propuestas de accin concretas. Adems, para conferir dinamismo y eficacia a
una reunin de trabajo es necesario aplicar una serie de buenas prcticas como
las descritas anteriormente, sin perder de vista que, animar correctamente una
reunin es mucho menos una cuestin de tcnicas que de capacidad para
escuchar a los participantes, darles confianza, fijarles objetivos, proponerles
mtodos, eliminar sus tensiones, motivarlos, guiarlos, etc. Para as convertir las
reuniones en instrumentos de trabajo realmente eficaces.












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II. CONCLUSIONES
El trabajo en equipo exige reuniones de trabajo, pero nicamente deben
realizarse las necesarias y adems tienen que estar muy bien planificadas y
dirigidas para que sean operativas y eficaces, evitando de esta forma el costo que
representan para las organizaciones (Baguer Alcal, 2009). Adems las reuniones
no planificadas en donde no se alcancen los objetivos establecidos, suponen la
desorganizacin del tiempo de trabajo y del trabajador. Pero, por otro lado, si las
reuniones funcionan bien son una fuente de energa, motivacin y realizacin tanto
para el grupo como para las personas
Para que una reunin sea eficiente y exitosa, es necesario tomar en cuenta una
serie de buenas prcticas, las cuales inician estableciendo si la reunin es
necesaria o no. Ya justificada una reunin se debe elegir el lugar adecuado e
invitar a los participantes, para los cuales sea estrictamente necesaria su
participacin y aportes a la misma, as mismo es necesario planificar la reunin,
estableciendo el tiempo y los objetivos de la misma (por qu es necesario
realizarla). El lder debe tomar en cuenta que se debe llevar un control estricto del
tiempo, apegndose en todo momento a la agenda y buscando siempre los
objetivos establecidos para no desviarse del tema central. Adems es necesario
proporcionar de manera anticipada el material necesario a los participantes con el
objeto de optimizar el tiempo. Al finalizar la reunin se deber redactar un
documento en donde se establezcan los acuerdos y conclusiones alcanzados,
para que as, se pueda llevar a cabo un seguimiento de los acuerdos alcanzados.




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BIBLIOGRAFA

AITECO Consultores (Mayo 7, 2012). Reuniones de trabajo. Recuperado de:
http://www.aiteco.com/reuniones-de-trabajo/

Alzola, R. (Julio 26, 2011). Breve Manual para organizar reuniones de trabajo.
Recuperado de: http://manuelgross.bligoo.com/20120907-breve-manual-
para-organizar-tus-reuniones-de-trabajo
Baguer Alcal, A. (2009). Las 10R en la direccin de personas.
Madrid: ESIC
Baguer Alcal, A. (2012). Alerta!: Descubre de forma senilla y prctica los
problemas graves de tu empresa, sus vas de agua.
Madrid: Ediciones Das de Santos.
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Madrid: Londres; Editores Asociados para la Divulgacin Literaria.
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las lecciones de la experiencia. Mxico: McGraw-Hill.