introduccin a la gestin de proyectos pmi

En este curso aprender cul es el enfoque para gestionar cualquier proyecto

independientemente de su tamao, complejidad o duracin. Tanto si quiere organizar una
boda como desarrollar un nuevo producto o enviar un astronauta a Marte, para asegurarse el
xito, necesitar organizarse y realizar una serie de tareas de gestin.
Usaremos la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK
5 edicin) realizada por la mayor organizacin mundial de profesionales de la gestin de
proyectos, el Project Management Institute. En ella se describe la evolucin por la que
atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y se explican las tareas a
realizar para cumplir los objetivos con xito.
Esta norma se desarroll a partir de las buenas prcticas reconocidas de los profesionales
dedicados a la direccin de proyectos que han contribuido a su desarrollo.
Existen otras guas similares como la internacional ISO 21500 y la PRINCE2 en el Reino
Unido.
Qu es un Proyecto
Pero qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico.
La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un
final definidos. Hay otras formas de producir un bien o servicio pero que no son proyectos
como por ejemplo un sistema de produccin continua para fabricar tornillos. La materia
prima pasa por una serie de procesos que dan lugar al producto final. En la prctica en las
empresas se dan varios tipos de sistemas productivos, por ejemplo en la fbrica de tornillos
se debi de realizar un proyecto para el diseo y construccin de la propia fbrica. Tambin
cuando se decide desarrollar un nuevo modelo de tonillo. El diseo y las modificaciones de
los procesos para poder fabricar el nuevo modelo de tornillo se realizan mediante la gestin
de proyectos y, una vez finalizado, se comienza la fabricacin en serie.
Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan que durar poco, eso
depender del tipo de proyecto.
Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. Por ejemplo el diseo de la fbrica
de tornillos es un proyecto en s mismo pero puede ser una fase del proyecto de crear la
nueva fbrica. Otras fases pueden ser el estudio de viabilidad, la construccin de la fbrica
y la puesta en marcha. Todas ellas tienen un inicio y un final definidos.
Grupos de procesos de un Proyecto
Todos los proyectos pasan por unos estados caractersticos. Como hemos dicho tienen un
principio y un fin temporal, as que ya tenemos los dos primeros, INICIO y CIERRE.
Lo que hacemos habitualmente cuando estamos trabajando en un proyecto, es decir, al
grupo de procesos en el que realizamos las tareas propias para obtener el producto o
servicio lo llamamos EJECUCIN.
Para gestionar un proyecto con xito tenemos que aadir dos grupos de procesos ms que
son los que van a marcar la diferencia entre gestionar un proyecto con constantes problemas
en los que nos sentimos como bomberos apagando fuegos, y gestionar un proyecto de
manera profesional con garantas de xito.
Antes de ejecutar nada se ha de PLANIFICAR lo que se quiere ejecutar. Este trabajo previo
minimizar los riesgos inherentes a todo proyecto y nos dar las guas para saber, durante la
ejecucin, si vamos por el camino correcto o hay que tomar medidas correctoras.
Una vez ejecutando tenemos que comparar nuestro progreso con lo planificado y si nos
hemos desviado debemos realizar cambios. Estos procesos los agruparemos en lo que
llamaremos SEGUIMIENTO Y CONTROL.
Por tanto en todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos que agruparemos
en:
1. INICIO 2. PLANIFICACIN 3. EJECUCIN 4. SEGUIMIENTO Y CONTROL 5.
CIERRE.
En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una serie de procesos que
deberemos tener en cuenta en cada proyecto.
Los procesos no son ms que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los proyectos.
Inicio
Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de gestin que
realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos para definir el nuevo proyecto y con
el que obtenemos la autorizacin formal para comenzar.
Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Adems se
identifican las personas interesadas en el proyecto (stakeholders), tanto internas como
externas, que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global.
Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de proyecto.
Toda esta informacin se registra en el acta de constitucin del proyecto y en el registro de
interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitucin del proyecto, ste se
considera oficialmente autorizado.
Los proyectos complejos de gran tamao deberan dividirse en fases separadas. En dichos
proyectos, lo procesos de Inicio se llevan a cabo en las fases subsiguientes. Ejecutar los
procesos de Inicio en el comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la
necesidad de negocio que el proyecto se comprometi a abordar.
Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un
entendimiento comn de los criterios de xito, reduce los gastos generales de participacin
y, en general, mejora la aceptacin de los entregables y la satisfaccin del cliente y los
dems interesados.
Planificacin
El grupo de procesos de Planificacin est compuesto por aquellos procesos realizados para
establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea
de accin requerida para alcanzar dichos objetivos.
Debido a la naturaleza compleja de la direccin de proyectos a medida que se va
recopilando y comprendiendo ms informacin o ms caractersticas del proyecto, es
probable que se requiera un planificacin adicional.
El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la estrategia y las tcticas,
as como la lnea de accin o ruta para completar con xito el proyecto.
De este grupo de procesos obtendremos el plan para la direccin del proyecto y los
documentos del proyecto que explorarn todos los aspectos del alcance, el tiempo, el costo,
la calidad, las comunicaciones, los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la
participacin de los interesados del proyecto.
Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto se podrn realizar ms o menos
documentos as como ms extensos o menos. Es decisin del director del proyecto adaptar
la gua para la direccin de proyectos a su caso concreto.
Los mnimos documentos que se debern realizar son:
1. Definir el alcance del proyecto. Qu es lo que queremos conseguir.
2. El cronograma. Cundo lo obtendremos.
3. El presupuesto. A qu coste.
Ejecucin
El grupo de procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto, que redactamos en
los procesos de planificacin, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este
grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los
interesados, as como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para
la direccin del proyecto.
Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizar en la realizacin de los procesos de este
grupo.
Se debe ejecutar lo que se planific y solo eso para evitar desviaciones. Las modificaciones
posteriores debern estar previamente estudiadas y validadas. Esto se realiza en el grupo de
procesos que veremos a continuacin, el de seguimiento y control. Estos dos, Ejecucin y
Seguimiento y Control se realizan simultneamente ya que durante la ejecucin del
proyecto, en funcin de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualizacin de la
planificacin y una revisin de sus metas. Esto puede incluir cambios en la duracin
prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, as
como responder a riesgos no previstos.
Seguimiento y Control
Si solo ejecutsemos no nos daramos cuenta si nos estamos desviando de nuestros
objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso, a la vez que ejecutamos
debemos controlar el trabajo realizado.
El grupo de procesos de Seguimiento y Control est compuesto por aquellos procesos
requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes.
El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeo del proyecto se
mide y se analiza a intervalos regulares para identificar variaciones respecto del plan
inicial.
Se controlan los cambios y se recomiendan acciones correctivas o preventivas para
anticipar posibles problemas.
Se monitorean las actividades del proyecto comparndolas con el plan inicial.
Se controla que solo se ejecuten cambios aprobados.
ste monitoreo continuo proporciona conocimiento sobre la salud del proyecto y permite
identificar las reas que requieren ms atencin.
Cierre
Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son aquellos realizados
para finalizar todas las actividades para completar formalmente el proyecto.
Es en ste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al cliente, ya sea
interno o externo. Esta entrega la formalizaremos dejando recogida la aceptacin del
cliente.
Pero no solo hay que entregar el bien o servicio producido, antes realizaremos tareas de
cierre importantes como:
Cerrar los contratos que hayamos realizado con terceros para producir ese bien o
servicio.
Documentaremos lo que hayamos aprendido durante el proyecto en las Lecciones
Aprendidas para que nos sirva para futuros proyectos.
Archivaremos todos los documentos relevantes del proyecto para poder usarlos en
el futuro como datos histricos.
Evaluaremos a los miembros del equipo y liberamos los recursos del proyecto.
El cierre se puede dar tanto porque hemos finalizado el bien o servicio que queramos
realizar o porque el proyecto se cancela.
reas de conocimientos
Las distintas tareas o procesos que debemos realizar para gestionar un proyecto los hemos
agrupados inicialmente en Inicio, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y control y Cierre.
Tambin se pueden agrupar segn el rea de conocimientos al que pertenezcan. Por
ejemplo hay tareas o procesos necesarios para planificar el presupuesto y otros para
planificar el cronograma. Ambas pertenecen al grupo de procesos de Planificacin pero
unos estn relacionados con el presupuesto y otros con el cronograma.
Las reas de conocimiento se utilizan en la mayora de los proyectos durante la mayor parte
del tiempo.
La gua PMBOK 5 edicin define 10 reas de conocimiento:
1. GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO. Los procesos de esta rea
de conocimiento tratan de unificar todos los dems procesos para darle coherencia.
Corresponden a los propios del director de proyectos.
2. GESTIN DEL ALCANCE. Se gestiona todo el trabajo requerido para completar el
proyecto. Se enfoca en definir qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.
3. GESTIN DEL TIEMPO. Incluye los procesos necesarios para completar el
proyecto en el plazo requerido.
4. GESTIN DEL COSTE. Incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de manera que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
5. GESTIN DE LA CALIDAD. La gestin de la calidad trabaja para asegurar que se
alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del producto.
6. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS. Incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen al equipo del proyecto.
7. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES. Incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del
proyecto sean oportunas y adecuadas.
8. GESTIN DE LOS RIESGOS. Incluye los procesos que tienen por objetivo
aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la
probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.
9. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES. Incluye los procesos necesarios para
comprar o adquirir productos, servicios que es preciso obtener fuera del equipo de
proyecto.
10. GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO. Incluye los procesos
necesarios para identificar a las personas que pueden afectar o ser afectadas por el
proyecto a fin de lograr su participacin eficaz.
Procesos
Si agrupamos todos los procesos de la gestin de proyectos en una tabla segn pertenezcan
a los cinco grupos de procesos y a las diez reas de conocimiento obtenemos la siguiente
matriz.

Vamos a ir explicando en los siguientes captulos que es lo que debemos hacer en cada
casilla de esta matriz viendo cmo evolucionan cada grupo de conocimientos por las
distintas etapas.
Tambin adjuntamos la tabla con los procesos segn la norma ISO 21500 que como podrs
comprobar es muy parecida.
procesos ISO 21500
Iniciar la gestin de la Integracin
El primer grupo de conocimientos es Integracin.
La gestin de la Integracin del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de
direccin del proyecto. Los procesos se presentan diferenciados con interfaces definidas
para poder identificarlos aunque en la prctica se superponen e interactan entre ellos de
formas que no pueden detallarse en su totalidad. La integracin se encarga de dar
coherencia a todos los procesos por eso hay procesos de Integracin en Inicio,
Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control, y Cierre.
El primer proceso de Integracin est en Inicio al que llamamos Desarrollar el Acta de
Constitucin del Proyecto. Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza
formalmente la existencia del proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para
asignar los recursos de la organizacin a las actividades del proyecto.
En este documento se recoge cuanta informacin se tenga hasta ese momento sobre el
proyecto, normalmente ser informacin de alto nivel que se desarrollar en sucesivos
procesos posteriores. Se puede incluir:
El enunciado del trabajo del proyecto que ser una descripcin narrativa de los
productos, servicios o resultados que debe entregar el proyecto.
El caso de negocio. Documento que determina la viabilidad del proyecto en
trminos de inversin.
Acuerdos si los hubiera.
Factores Ambientales de la Empresa (FAEs) que pueden influir en el proyecto.
Como pueden ser; los estndares gubernamentales, estndares de la industria o
reglamentos aplicables, la cultura y estructura de la organizacin, y las condiciones
del mercado.
Activos de los Procesos de la Organizacin (APOs) que pueden influir en el
proyecto. Como pueden ser; los procesos estndar de la organizacin, polticas y
definiciones de procesos, plantillas de documentos, informacin histrica y base de
conocimientos de lecciones aprendidas.
Un aspecto clave de este documento es que se nombra al director de proyecto y una vez
aprobado confiere al director de proyecto de la autoridad necesaria para realizarlo.
Planificar la gestin de la Integracin
En Planificacin tenemos un proceso de Integracin que es: Desarrollar el Plan de
Direccin del Proyecto.
En este proceso definimos, preparamos y coordinamos todos los planes secundarios y los
incorporaremos en un plan integral para la direccin del proyecto. El beneficio clave de
este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto.
El plan para la direccin del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se
monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la direccin del proyecto es
variable en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad del proyecto.
Se realizar mediante iteraciones ya que las salidas de muchos de los otros procesos de
Planificacin se integrarn en este plan. Adems los cambios realizados sobre estos
documentos pueden requerir actualizaciones al plan para la direccin del proyecto.
Este plan se actualizar progresivamente una vez en ejecucin gracias a los procesos que
realizaremos en Seguimiento y Control.
Ejecutar la gestin de la Integracin
Cuando hayamos terminado de realizar los planes que componen el Plan de Direccin del
Proyecto pasaremos a la etapa de Ejecucin donde tendremos que Dirigir y Gestionar los
Trabajos.
Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo
definido en el plan para la direccin del proyecto e implementar los cambios aprobados
para alcanzar los objetivos del proyecto.
Durante la ejecucin del proyecto se recopilan los datos de rendimiento del trabajo, se acta
sobre ellos y se comunican de manera adecuada. Estos datos de rendimiento se utilizarn
como entrada para el grupo de procesos de Seguimiento y Control.
El proceso de Dirigir y Gestionar los Trabajos tambin requiere la revisin del impacto de
todos los cambios del proyecto y la implementacin de los cambios aprobados.
Necesitaremos tener la ltima versin aprobada del Plan de Direccin del Proyecto as
como las Solicitudes de Cambio aprobadas. Esta documentacin nos dir qu debemos
hacer y solo lo que debemos hacer. No se debe ejecutar nada que no est previamente
aprobado. Esto evitar muchos errores y desviaciones del alcance.
De este proceso obtendremos los diferentes entregables, que son las partes del producto o
servicio que estamos produciendo. Los entregables son en general componentes tangibles
que se generan para cumplir con los objetivos del proyecto.
Seguir y Controlar la gestin de la
Integracin
A la vez que ejecutamos hacemos un seguimiento y control a los trabajos para poder
detectar las desviaciones a lo planificado.
En Integracin tenemos el proceso de Controlar el trabajo del proyecto donde damos
seguimiento, revisamos e informamos del avance para cumplir con los objetivos de
rendimiento definidos en el Plan de Direccin de Proyecto.
El seguimiento es un aspecto de la direccin del proyecto que se realiza a lo largo de todo
el proyecto. Permite conocer la salud del proyecto e identificar las reas que pueden
requerir una atencin especial.
Como consecuencia de la comparacin entre los resultados planificados y los reales,
pueden emitirse solicitudes de cambio para que puedan ser analizadas. El proceso de
estudiar todas las solicitudes de cambios, aprobarlas y aplicar los cambios al proyecto se
llama Control integrado de Cambios.
Los cambios quedan documentados y se gestionan de una manera integrada de forma que se
reduce el riesgo de errores y se consigue que los cambios estn alineados con los objetivos
del proyecto.
El proceso de realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del
proyecto hasta su finalizacin y es responsabilidad ltima del director del proyecto.
Cerrar la gestin de la Integracin
Una vez terminado los trabajos debemos Cerrar el Proyecto o la fase de una manera
formal. Tambin debemos cerrar el proyecto si es cancelado antes de su finalizacin.
En este proceso verificamos que se ha realizado todo el trabajo planeado y que este trabajo,
los entregables, han sido aceptados por el cliente.
Se realiza la transferencia al cliente del producto o servicio final para el que se autoriz el
proyecto formalizando el fin del proyecto.
La documentacin del proyecto se archiva.
Se termina de redactar y se archivan las lecciones aprendidas. Esta informacin pasar a
formar parte de la base de conocimientos para su utilizacin en futuros proyectos o fases.
Esto puede incluir informacin sobre incidentes y riesgos, as como sobre tcnicas que
funcionaron bien.
Planificar la gestin del Alcance
La gestin del Alcance incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido y nicamente el trabajo para completar el proyecto con
xito. Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar
qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.
En el grupo de procesos de Planificacin la gestin del Alcance comienza con el proceso
Planificar la Gestin del Alcance donde creamos un plan para su gestin donde
documentamos cmo se va a definir, validar y controlar el alcance.
Posteriormente hay que Recopilar los Requisitos. Que es el proceso de determinar,
documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con
los objetivos del proyecto.
Una vez recopilados los requisitos hay que Definir el Alcance donde desarrollamos una
descripcin detallada del proyecto y del producto. Se describe cules de los requisitos
recopilados sern incluidos y cules excluidos del alcance del proyecto.
La preparacin de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para el
xito del proyecto.
Con la definicin del alcance tenemos que Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT) que es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo en componentes ms
pequeos y ms fciles de gestionar.
Seguir y Controlar la gestin del Alcance
Con el proceso Validar el Alcance formalizamos la aceptacin de los entregables del
proyecto que vayan completando. Aporta objetividad al proceso de aceptacin y aumenta
las posibilidades de que el producto o servicio final sea aceptado mediante la validacin de
cada entregable individual.
Los entregables, verificados internamente por el proceso de control de calidad, se revisan
con el cliente para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que reciben su
aceptacin formal.
Con el proceso Controlar el Alcance se monitorea el estado del alcance del proyecto y se
gestionan cambios del alcance. Este proceso puede generar solicitudes de cambio que se
estudiaran en el Control Integrado de Cambios.
La expansin incontrolada del alcance sin ajustes se denomina corrupcin del alcance. Los
cambios son inevitables por lo que es obligatorio para todo proyecto contar con algn tipo
de proceso de control de cambio.
Planificar la gestin del Tiempo
La gestin del tiempo incluye los procesos requeridos para gestionar la terminacin en
plazo del proyecto.
En Planificacin realizaremos:
Planificar la Gestin del Cronograma donde estableceremos las polticas, los
procedimientos y la documentacin para planificar, desarrollar, ejecutar y controlar el
cronograma del proyecto.
Definir las Actividades, proceso de identificar y documentar las acciones especficas que
se deben realizar para generar los entregables del proyecto.
Secuenciar las Actividades donde identificaremos y documentaremos las relaciones
existentes entre las actividades del proyecto.
Estimar los Recursos de las Actividades. Proceso de estimar el tipo y las cantidades de
materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de
las actividades.
Desarrollar el Cronograma. En este proceso obtendremos el cronograma que ser nuestro
modelo de programacin del proyecto con el que, cuando estemos ejecutando, podremos
comparar para saber si vamos adelantados o atrasados. Para realizarlo analizaremos las
secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del
cronograma.
Seguir y Controlar la gestin del Tiempo
Cuando estamos ejecutando una labor fundamental que debemos realizar es controlar el
tiempo del proyecto. Tenemos que saber en todo momento si vamos atrasados o
adelantados con respecto a la planificacin y cul ser la fecha prevista de finalizacin del
proyecto. Para ello realizaremos el proceso Controlar el Cronograma.
Es el proceso de seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el
avance del mismo y gestionar los cambios del cronograma a fin de cumplir con el plan.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones
con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el
riesgo.
Entre las diferentes tcnicas que se pueden usar se cuentan; el anlisis de tendencias, el
mtodo de la ruta crtica, el mtodo de la cadena crtica y la gestin del valor ganado.
En proyectos de cierta envergadura se suelen usar herramientas informticas especficas
que ayudan a realizar el modelo del cronograma y su seguimiento. Los ms conocidos y
usados son el Microsoft project y Primavera P6.
Planificar la gestin del Coste
La gestin del coste del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Para planificar el coste realizaremos los siguientes procesos:
Planificar la Gestin del Coste. Es el proceso que establece las polticas, los
procedimientos y la documentacin necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y
controlar los costes del proyecto.
Estimar los Costes. Consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto. Sumando los costes estimados de las actividades individuales
obtenemos el presupuesto del proyecto.
En los proyectos pequeos la estimacin de costes y la preparacin del presupuesto estn
tan estrechamente ligados que se consideran un solo proceso.
La definicin del Alcance, el cronograma y el presupuesto son los tres elementos bsicos
que todo proyecto debe tener definido antes de pasar a ejecutar.
Seguir y Controlar la gestin del Coste
Para evitar desviaciones incontroladas del presupuesto realizaremos un seguimiento con el
proceso Controlar los Costes. Actualizaremos los costes de proyecto y gestionaremos los
posibles cambios.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones
con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo.
Gran parte del esfuerzo de control de costes se dedica a analizar la relacin entre los fondos
del proyecto consumidos y el trabajo real efectuado correspondiente a dichos gastos. Una
herramienta muy til es la Gestin del Valor Ganado.
La Gestin del Valor Ganado es una metodologa que combina medidas de alcance,
cronograma y recursos para evaluar el rendimiento y el avance del proyecto. Integra la
planificacin del alcance con la planificacin del coste, junto con la planificacin del
cronograma, para generar la lnea base del rendimiento, que facilita la evaluacin y la
medida del rendimiento y del avance del proyecto. Estos principios se pueden aplicar a
todos los proyectos, en cualquier sector.
A menudo se utiliza software de gestin de proyectos para realizar el seguimiento de los
costes.
Planificar la gestin de la Calidad
La gestin de la Calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos
del proyecto. Se aborda la calidad tanto de la gestin del proyecto como la de sus
entregables.
Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que cumplan con los
requisitos especificados. Este enfoque reconoce la importancia de:
La satisfaccin del cliente.
La prevencin antes que la inspeccin.
La mejora continua.
La responsabilidad de la direccin.
El coste de la Calidad.
En Planificacin debemos Planificar la Gestin de Calidad. Es el proceso de identificar
los requisitos de calidad para el proyecto y sus entregables, as como documentar la manera
en que el proyecto probar el cumplimento con los requisitos de calidad.
Dado que la calidad tiene dos vertientes, la calidad de los entregables y la calidad de la
gestin, al planificar la calidad obtendremos dos planes, el plan de gestin de calidad
enfocado a los entregables y el plan de mejoras del proceso enfocado a la propia gestin del
proyecto.
Ejecutar la gestin de la Calidad
En ejecucin realizaremos el proceso de Aseguramiento de la Calidad donde damos un
seguimiento a la ejecucin de los entregables para evitar desviaciones.
Tambin cubre la mejora continua del proceso, que es un medio iterativo de mejorar la
calidad de todos los procesos. La mejora continua de procesos reduce las prdidas y elimina
las actividades que no agregan valor.
Existen mltiples herramientas para realizar la gestin de la calidad, enumeraremos las 7
bsicas:
Diagramas causa-efecto. Conocidos tambin como diagramas de espina de pez o
Ishikawa.
Diagramas de flujo. Muestran la secuencia de pasos.
Hojas de control. Son listas de comprobaciones.
Histogramas. Forma especial de diagrama de barras donde se ve la forma de
distribucin estadstica.
Diagrama de Pareto. Resalta las pocas fuentes clave responsables de la mayor parte
de los defectos. Relacin 80-20%.
Diagramas de control. Determina si un proceso es estable.
Diagramas de dispersin. Busca la correlacin de dos variables.
Seguir y Controlar la gestin de la Calidad
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar la Calidad donde
verificamos que cada entregable cumpla con las especificaciones y si no se cumple
identificamos las causas para poder realizar acciones correctivas.
Podemos usar las 7 herramientas bsicas de la calidad y tambin realizaremos muestreos
estadsticos e inspecciones.
Una vez realizado el control de calidad a un entregable ste estar listo para su aprobacin
por el cliente con el proceso que ya hemos visto de validar el alcance.
Adems de entregables verificados tambin podemos obtener con este proceso:
Mediciones de control de calidad.
Cambios validados.
Informacin del rendimiento del trabajo.
Solicitudes de Cambio.
Actualizaciones al Plan de Direccin
Actualizaciones de los documentos del proyecto.
Planificar la gestin de los Recursos
Humanos
La gestin de los Recursos Humanos incluye los procesos que organizan, gestionan y
conducen al equipo del proyecto.
El equipo del proyecto son todas las personas que intervienen directamente en el proyecto.
El equipo de direccin de proyecto es un subgrupo del anterior y es responsable de las
actividades de direccin y liderazgo, es el equipo de apoyo al Director del Proyecto.
Planificar la Gestin de Recursos Humanos. Es el proceso de identificar y documentar
los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las
relaciones de comunicacin, as como de crear un plan para la administracin de personal.
La planificacin de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos
recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el xito del proyecto.
Contiene el cronograma para la adquisicin y liberacin del personal, la identificacin de
necesidades de capacitacin, las estrategias para desarrollar el espritu de equipo, los planes
para los programas de reconocimiento y recompensas, las consideraciones relativas al
cumplimiento, los asuntos relativos a la seguridad y el impacto del plan para la
administracin de personal en la organizacin.
Una de las tareas del director de proyecto es la de crear relaciones de trabajo entre los
miembros del equipo de proyecto. Incluye la interaccin formal e informal con otras
personas de la organizacin o entorno profesional. La creacin de relaciones puede ser una
tcnica til en el inicio de un proyecto.
Ejecutar la gestin de los Recursos
Humanos
Durante la etapa de ejecucin tendremos tres procesos de gestin de los recursos humanos.
Adquirir el equipo de Proyecto. Es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos
humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto. El
beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la seleccin del equipo y la
asignacin de responsabilidades para obtener un equipo competente.
Desarrollar el equipo de Proyecto. Es el proceso de mejorar las competencias, la
interaccin entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor
desempeo del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que produce como resultado
una mejora del trabajo en equipo, mejoras de las habilidades y competencias personales,
empleados motivados, reduccin de las tasas de rotacin de personal y un rendimiento
general del proyecto mejorado.
El trabajo en equipo es un factor crtico para el xito del proyecto y el desarrollo de equipos
de proyecto eficaces es una de las responsabilidades fundamentales del director de
proyecto.
Dirigir el equipo de Proyecto. Es el proceso de seguimiento del rendimiento de los
miembros del equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar los
cambios en el equipo con el fin de optimizar el rendimiento del proyecto. El beneficio clave
de este proceso es que influye en el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos,
resuelve los problemas y evala el rendimiento de los miembros del equipo.
La direccin del equipo requiere de una variedad de habilidades directivas para fomentar el
trabajo en equipo e integrar los esfuerzos de los miembros del equipo. Implica una
combinacin de habilidades con especial nfasis en la comunicacin, la gestin de
conflictos, la negociacin y el liderazgo.
Planificar la gestin de las Comunicaciones
La gestin de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar que la
informacin sea oportuna y adecuada. Los directores de proyecto emplean la mayor parte
de su tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el
proyecto, tanto internos como externos.
En Planificacin debemos Planificar la Gestin de las Comunicaciones. Es el proceso de
desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la
base de las necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la
organizacin disponibles.
El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para
comunicarse con los interesados de la manera ms eficaz y eficiente. Una planificacin
incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la
entrega de mensajes, comunicacin de informacin a la audiencia equivocada, o
comunicacin insuficiente con los interesados y mala interpretacin o comprensin del
mensaje transmitido.
Un componente clave de la planificacin de las comunicaciones reales del proyecto es la
determinacin y delimitacin de quin se comunicar con quin, y de quin recibir qu
informacin.
Ejecutar la gestin de las Comunicaciones
En Ejecucin tendremos que Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de crear,
recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin
del proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y
eficiente entre los interesados del proyecto. Este proceso va ms all de la distribucin de
informacin relevante y procura asegurar que la informacin que se comunica a los
interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.
Existen programas informticos que configuran un Sistemas de Gestin de la Informacin,
son herramientas que nos ayudan a gestionar la informacin del proyecto y distribuirla.
Muy tiles cuando el volumen de informacin y el nmero de interesados es alto.
Seguir y Controlar la gestin de las
Comunicaciones
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Comunicaciones. Es
el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida
del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los
interesados.
El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo ptimo
de informacin entre todos los participantes de la comunicacin.
El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y
controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la
audiencia adecuada en el momento adecuado.
Como todo proceso de Seguimiento y Control este proceso puede dar como resultado
modificaciones a los planes contenidos en el Plan de Direccin del Proyecto. Por ejemplo
algunos elementos concretos de comunicacin, tales como incidentes o indicadores calve
del rendimiento, pueden desencadenar una revisin inmediata, mientras que otros no lo
harn.
Planificar la gestin de los Riesgos
La gestin de los Riesgos del proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la
planificacin de la gestin de riesgos, as como la identificacin, anlisis planificacin de
respuesta y control de los riesgos de un proyecto. Los objetivos de la gestin de los riesgos
consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la
probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.
El riesgo es un evento o condicin incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o
negativo (oportunidades y amenazas) en los objetivos del proyecto, tales como el alcance,
el cronograma, el coste y la calidad.
Los riesgos tienen su origen en la incertidumbre que est presente en todos los proyectos.
Los procesos de gestin de los riesgos en Planificacin son:
Planificar la Gestin de Riesgos. Es el proceso de definir cmo realizar las
actividades de gestin de riesgos de un proyecto.
Identificar los Riesgos. El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al
proyecto y documentar sus caractersticas.
Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos. El proceso de priorizar riesgos para
anlisis o accin posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e
impacto de dichos riesgos.
Realzar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos. El proceso de analizar
numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales
del proyecto.
Planificar la Respuesta a los Riesgos. El proceso de desarrollar opciones y
acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del
proyecto.
Seguir y Controlar la gestin de los
Riesgos
En Seguimiento y Control debemos de Controlar los Riesgos. Es el proceso de
implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos identificados,
monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del
proceso de gestin de los riesgos. El objetivo clave de este proceso es que se optimiza de
manera continua la respuesta a los riesgos.
El proceso de Controlar los Riesgos puede implicar la seleccin de estrategias alternativas,
la ejecucin de un plan de contingencia o de reserva, la implementacin de acciones
correctivas y la modificacin del plan para la direccin del proyecto.
Las estrategias para gestionar los riesgos negativos (amenazas) son:
Evitar. Se realizan las acciones oportunas para eliminar el riesgo.
Transferir. Por ejemplo cuando se contrata un seguro. No se elimina el riesgo, se
transfiere a un tercero.
Mitigar. Se minimizan las posibles repercusiones.
Aceptar. Cuando no es posible o rentable abordar el riesgo especfico de otra
manera.
Las estrategias para gestionar los riesgos positivos (oportunidades) son:
Explotar. Se intenta asegurar que la oportunidad se haga realidad.
Mejorar. Se intenta aumentar la probabilidad o los efectos positivos.
Compartir. Se asigna parte de la propiedad de la oportunidad a un tercero mejor
capacitado para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto. Por ejemplo
cuando se forman las uniones temporales de empresas.
Aceptar. Se acepta la oportunidad sin buscarla de manera activa.
Planificar la gestin de las Adquisiciones
La gestin de las Adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir
productos, servicios, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del
proyecto.
Los procesos de gestin de las Adquisiciones, desde planificar las adquisiciones hasta
cerrar las adquisiciones, se realizan por cada una de los elementos que se va a adquirir.
En Planificacin realizaremos el proceso de Planificar la Gestin de adquisiciones del
Proyecto. Es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones, especificar el
enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
El beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso obtener apoyo externo y,
si fuera el caso, qu adquirir, de qu manera, en qu cantidad y cundo hacerlo.
En este proceso se analiza si es mejor hacer por medios propios o comprar. Para ello se
tiene en cuenta no solo el precio final sino otras restricciones del proyecto como el
cronograma y la calidad.
De este proceso obtendremos el plan de gestin de las adquisiciones, la descripcin del
trabajo relativo a la adquisicin, los documentos de la adquisicin, los criterios de seleccin
de proveedores y el anlisis de hacer o comprar.
Ejecutar la gestin de las Adquisiciones
En Ejecucin deberemos Realizar las Adquisiciones. Es el proceso de obtener respuestas
de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de este
proceso es que permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos a
travs de acuerdos establecidos.
A lo largo de este proceso el equipo recibir ofertas y propuestas, y aplicar criterios de
seleccin definidos en planificacin para seleccionar uno o ms vendedores que estn
calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales.
Para el xito de este proceso es fundamental haber realizado correctamente la descripcin
de los trabajos que se van a subcontratar y que debimos realizar en la fase de Planificacin.
Para la seleccin del vendedor podemos usar diferentes herramientas como:
Conferencia de Oferentes. Son reuniones entre el comprador y todos los posibles
vendedores que se celebran antes de la presentacin de ofertas. Se utilizan para
asegurar que todos poseen la misma informacin y no se reciba un trato preferente.
Tcnicas de evaluacin de propuestas. Se ponderan previamente las diferentes
cualidades.
Estimaciones independientes. En el caso de adquisiciones complejas se puede
recurrir a una organizacin o experto externo para que realice una estimacin de
coste que servir como base de comparacin de las propuestas.
Juicio de experto. Se puede recurrir a expertos o equipos multidisciplinarios para la
revisin de las ofertas.
Publicidad. Para ampliar la lista de vendedores.
Tcnicas analticas. Para el estudio de las ofertas.
Negociacin de adquisiciones. Aclara los trminos relativos a las compras para que
se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato.
Seguir y Controlar la gestin de las
Adquisiciones
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Adquisiciones. Es el
proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los
contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato segn corresponda.
El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el rendimiento tanto del vendedor
como del comprador satisface los requisitos de adquisicin de conformidad con los
trminos del acuerdo legal.
Controlar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin financiera que implica
el seguimiento de los pagos efectuados al vendedor.
Se revisa y documenta el rendimiento actual y anterior de un vendedor de acuerdo con el
contrato y se establecen acciones correctivas segn las necesidades.
Cerrar la gestin de las Adquisiciones
En cierre deberemos de Cerrar las Adquisiciones. Es el proceso de finalizar cada
adquisicin. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la
documentacin relacionada para futura referencia.
El proceso tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones
abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin
para su uso en el futuro.
El acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias
pendientes a travs de la negociacin es un objetivo fundamental. Iniciar un litigio en los
tribunales es la opcin menos deseable.
El cierre se aborda para cada uno de los contratos independientemente de en qu fase se
encuentre el proyecto.
El comprador proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito de que se
aceptan los entregables y que se ha completado el contrato.
Iniciar la gestin de los Interesados
La Gestin de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las
personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto para
poder desarrollar estrategias adecuadas a fin de lograr su participacin eficaz en el
proyecto.
Al comienzo del proyecto, justo despus de realizarse el Acta de Constitucin del Proyecto,
deberemos Identificar a los Interesados. Es el proceso de identificar a las personas que
podran afectar o ser afectados por el proyecto. Analizaremos y documentaremos la
informacin relevante relativa a sus intereses, participacin, interdependencias, influencia y
posible impacto en el xito del proyecto.
Cada proyecto tendr interesados que se vern afectados o podrn afectar al proyecto, ya
sea de forma positiva o negativa. Si bien algunos interesados pueden tener una capacidad
limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el
mismo y sobre sus resultados esperados.
La capacidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar a dichos
interesados de manera adecuada puede constituir la diferencia entre el xito y el fracaso.
Planificar la gestin de los Interesados
En Planificacin realizaremos el proceso Planificar la Gestin de los Interesados. Es el
proceso de desarrollar estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz
de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis de sus
necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para
interactuar con los interesados del proyecto.
El nivel de participacin de los interesados se puede clasificar de las siguientes maneras:
Desconocedor. Del proyecto y de sus impactos potenciales.
Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al
cambio.
Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el
cambio.
Lder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente
involucrado en asegurar el xito del mismo.
Ejecutar la gestin de los Interesados
En Ejecucin realizamos el proceso de Gestionar la participacin de los Interesados. Es
el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y
expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la
participacin adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo
de vida del mismo.
Gestionar la participacin de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de xito del
proyecto al asegurar que los interesados comprenden claramente las metas, objetivos,
beneficios y riesgos del mismo.
El beneficio clave de este proceso es que permite al director del proyecto incrementar el
apoyo y minimizar la resistencia por parte de los interesados, aumentando
significativamente las posibilidades de lograr el xito del proyecto.
Necesitaremos usar nuestras habilidades interpersonales como son generar confianza,
resolver conflictos, escuchar de forma activa y superar la resistencia al cambio.
Tambin deberemos usar nuestras habilidades de gestin para facilitar el consenso hacia los
objetivos del proyecto, ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto,
negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y modificar el
comportamiento de la organizacin para aceptar los resultados del proyecto.
Seguir y Controlar la gestin de los
Interesados
En Seguimiento y Control realizaremos el proceso Controlar la participacin de los
Interesados. Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del
proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El beneficio clave de este proceso es que se mantendr o incrementar la eficiencia y la
eficacia de las actividades de participacin de los interesados a medida que el proyecto
evoluciona y su entorno cambia.
Las actividades de participacin de los interesados se ejecutan durante el ciclo de vida del
proyecto por lo que se debera controlar de manera continua.
A medida que los interesados se involucran en el proyecto, se puede evaluar la eficacia
general de la estrategia de gestin de los interesados. A medida que se identifican los
cambios necesarios en el enfoque o la estrategia, puede ser necesario actualizar las
secciones afectadas del plan para la direccin del proyecto a fin de reflejar estos cambios.