FACULTAD: INGNIERIA DE SISTEMEAS Y COMPUTO

CURSO: INGENIERIA DE SISTEMAS

TEMA: METODOLOGIA DE SISTEMAS BLANDOS

ALUMNO: VEGA MONTES JORGE

CODIGO: 21435414












TAREA DEL FORO

































CONSORCIO DE PROCESOS DIGITALES CPD S.A.C

MISION
Nuestra misin es brindarle el mejor servicio en gestin integral de digitalizacin y administracin de
documentos con la finalidad de gerenciar de manera eficaz los archivos fsicos y documentos digitalizados,
Facilitando las actividades "core" de su negocio, agilizando los procedimientos para acceder a la
documentacin, optimizando tiempos y reduciendo costos.
VISION
Ser los lderes en sector de servicios documentales (Digitales y/o Fsicos), utilizando tecnologa de
vanguardia al servicio de todos nuestros clientes de pequeas o grandes empresas, brindndoles soluciones
que se adapten a sus necesidades Sin dejar de ser una organizacin comprometida con sus empleados y con
el desarrollo social y econmico de nuestra nacin.

CIUU 7220 2 Consultores en programas de informtica y suministro de programas de informtica.

ACTIVIDAD PRINCIPAL.

Empresa con ms de 5 aos DE CREACION y que nace por la necesidad del mercado de ser atendidos en su demanda de reduccin de
costos operativos y eficiencia en la gestin documental.

El mercado empresarial y gubernamental como consecuencia del crecimiento requieren de una mayor frecuencia y prontitud en la
consulta de documentos para una correcta toma de decisiones.

A travs de nuestra solucin sus documentos digitalizados estarn ptimamente organizados lo cual es un gran beneficio para la
gestin de su empresa

Ofrecemos servicios de digitalizacin de documentos con los mejores estndares de calidad del mercado, servicios de captura
automtica (OCR, ICR, BCR) y manual de datos e indexacin de los mismos sobre cualquier herramienta de administracin
documental y cualquier plataforma tecnolgica, con controles de calidad que aseguran a nuestros clientes los ms altos porcentajes
de confiabilidad en su informacin y sus imgenes.

Contamos con la vasta experiencia de nuestros directores con ms de 20 aos gestando soluciones de ofimtica, integrando
soluciones de diferentes fabricantes. Es as que para la solucin de gestin documental contamos con el software Scan Flow, el
mismo que cubre los ms altos estndares de exigencia en software. Para atender las demandas de digitalizacin documental
contamos con scanner de alta produccin de las marcas Canon y Kodak.











ORGANIGRAMA


















































ASAMBLEA GENERAL
GERENCIA GENERAL SUB GERENCIA GENERAL
PRODUCCION
R.R H.H
CONTABILIDAD
SISTEMAS PLANEAMINENTO
RECEPCION
PREPARACION
DIGITALIZACION
CONTROL DE
CALIDAD
DIGITACION Y
GRABACION
FEDATACION
SOPORTE TECNICO ASISTENCIA SOCIAL TESORERIA






FUNCIONES Y PROCESOS PRINCIPALES

Para poder llevar a cabo las tareas de Produccin de manera eficiente, y cumplir con los objetivos ha sido necesario identificar las
actividades y procesos para organizarlos en Sub reas de Produccin cada una con una funcin y objetivo especfico.
Las Sub reas son las siguientes:

RECEPCION: rea de destino encargada de recibir los documentos enviados por los Clientes que llegan agrupados en paquetes. El
operador del rea tiene como funcin:
Contabilizar la cantidad de documentos que tiene cada paquete.
Registrar los paquetes en el Sistema de Control.
Asignar un nmero de lote a los paquetes, un numero de caja y una ubicacin en los anaqueles de las oficinas del archivo para su uso
posterior en el rea de Preparacin

PREPARACION: rea encargada de preparar los documentos que se encuentran en un estado no ptimo para el proceso de
digitalizacin, los trabajos que se aplican a cada uno de los documentos son: alizar las puntas dobladas, extraer grapas, corregir
enmendaduras, restaurar documentos que se encuentran en mal estado ya sea por estar viejos o rotos.

DIGITALIZACION: rea encargada de procesar la informacin que se encuentra en un soporte fsico como los documentos de papel
a un soporte digital ms seguro y , con la intervencin de Equipos Informticos y Procesadores de Imgenes de alta resolucin, con la
finalidad de preservar la informacin .

DIGITACION: rea encargada de introducir datos complementarios a la informacin obtenida en el proceso de Digitalizacin, para
este proceso se utilizan equipos informticos, programas de digitacin, y personal calificado.

CONTROL DE CALIDAD: rea encargada de dar conformidad al resultado obtenido en el proceso de digitalizacin, comparando los
documentos fsicos con los documentos digitales(Imgenes )validando o rechazando segn se ajusten a los parmetros establecidos
por las normas de calidad.

FEDATACION: rea que cuenta con especialistas en el campo del Derecho Informtico, cuya funcin es dar Valor Legal a los
documentos digitales.


























Diagrama de flujo




PRINCIPIO Y PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS:

RETROALIMENTACION: se produce en el rea de Digitalizacin, cuando el rea de Control de Calidad, Fedatacin y Control de
Calidad de Cliente, observan algn tipo de anomala que es considerada Incidencia, esta Incidencia altera la integridad de la
informacin.
En este caso Digitalizacin debe reprocesar el documento que ya trabajo con el fin de corregir la anomala, esto toma tiempo ya que
retrasa la entrega de las cuotas de produccin ocasionando que se consuman ms recursos de lo normal.














Compara cantidad
de documentos
Asigna lote a
documentos
RECEPCION
Aliza punta doblada
Extrae grapa
Restaura documento
PREPARACION
Escanea documento
Recorta imagen
Gira imagen
Archiva imagen
DIGITALIZACION
Compara Imagen con
documento
Aprueba imagen
Marca incidencia
CONTROL DE
CALIDAD
Ingresa data
Graba informacion
DIGITACION Y
GRABACION
Valida informacion

FEDATACION
Cliente enva
documentos
Obtiene imagen
TIFF, PNG.
DIGITALIZACION
ubica incidencia.
redigitaliza
documento
levanta
incidencia

CONTROL DE CALIDAD
compara documento fsico
con imagen
marca incidencia.
enva documento a reproceso

Enva imagen
Reproceso










HOMEOSTASIS: se produce cuando el Cliente decide aumentar en nivel de entrega de los Micrograbados.La Gerencia de Produccin
como medida de prevencin en caso de situaciones inesperadas como esta, se anticip desde un principio y solicito el apoyo de los
Monitores; para pedir compromiso por parte de los Operadores de todas las reas para aumentar de manera eficiente y eficaz la
Produccin con la finalidad de sobrepasar la cuota diaria, para que as la Sobreproduccin pase a formar parte de un respaldo en
casos como este.


ENTROPIA: debido a los cambios repentinos en los requerimientos de calidad por parte del Cliente, se ha visto afectado el
procedimiento de Control de Calidad.
Esta situacin ocasiona que los Operadores que cuentan con una informacin predefinida para realizar sus funciones caigan en
confusin al no distinguir cual sera el nuevo procedimiento, de cara a una incidencia que an no la conocen y acten como si no se
hubiera alterado ningn parmetro en los requerimientos.

NEGUENTROPIA: la situacin anterior se puede revertir con la ayuda de una capacitacin a los Operadores de Control de Calidad,
brindndoles informacin nueva que corresponda a los nuevos requerimientos, para que de esta manera pase a formar parte de su
procedimiento

EQUIFINALIDAD: se da cuando el rea de Control de Calidad y el rea de Fedatacion tienen el mismo permiso para decidir si una
imagen tiene o no una incidencia, al final el resultado ser si la imagen se enva a Reproceso o se aprueba.

Enva a reproceso


Enva imagen


NO


Envia a reproceso

SI


NO
SI


FEDATACION
CONTROL DE
CALIDAD
DIGITALIZACION
Pasa? DIGITACION Y
MICROGRABACION
Pasa?





SINERGIA: Consorcio CPD S.A.C es una empresa cuya funcin principal es procesar informacin,
digitalizando documentos, cuenta con seis reas funcionales las cuales estn estrechamente relacionadas
para cumplir con los objetivos planteados.
La relacin de las reas funcionales es de dependencia, ya que salida de informacin UOTPUT, es la entrada
INPUT de la otra y si por alguna circunstancia ocurre algn suceso inesperado podra no obtenerse los
resultados deseados.
COMPONENTES DEL SISTEMA:
ORGANIZACIN: Consorcio CPD S.A.C
ACTORES: Clientes (Entidades del Estado, Empresas Privadas), Inversionistas, Accionistas, Gerentes,
Administrativos, Ingenieros, Tcnicos, Monitores, Operadores, Auxiliares.
ELEMENTOS: reas Funcionales, Equipos Informticos, Equipos de Digitalizacin, Sistemas de Seguridad,
Documentos (Expedientes, Libros Contables), Control de Personal, Informacin, Imgenes, Soporte Tcnico.
RELACIONES:
Informa, vende, atiende reclamos.
Consorcio CPD S.A.C Cliente


Contrata, renueva, liquida, paga sueldo.
Consorcio CPD S.A.C Empleados


Recibe, registra, cuenta, ubica documentos
Recepcin Cliente


Entrega Documentos por Lotes
Preparacin Recepcin






Entrega documentos sin puntas dobladas
Sin grapas, sin enmendaduras

Digitalizacin Preparacin


Enva Imgenes TIFF, PNG
Control de Calidad Digitalizacin


Enva imgenes sin incidencias
Fedatacin Control de Calidad


Enva imgenes con Valor Legal
Digitacin/Grabacin Fedatacion


Configura y da mantenimiento a Equipos
Digitalizacin Soporte Tcnico


Configura y actualiza aplicaciones.
Control de Calidad Sistemas







OBJETIVO: satisfacer el requerimiento de los clientes, entregando un producto de calidad.
ENTRADAS: Firma de contrato, Documentos (Expedientes, Libros Contables).
SALIDAS: Micrograbacin de Imgenes con Valor Legal.
AMBIENTE O ENTORNO: Tecnologas de la Informacin, Derecho Informtico, Fe Publica.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS:
SISTEMAS COMPLEJOS:


SUPRASISTEMA VS INFRASISTEMAS

CPD
PODER
JUDICIAL
MINISTERIO DE
TRABAJO
JEFATURAS
SUNAT
AREAS
FUNCIONALES
ARCHIVO
TEMPORAL





ISOSISTEMA VS HETEROSISTEMA

CLASIFICACION:
Segn su relacin con el ambiente: abierto
Segn su naturaleza: concreto
Segn su origen: artificial
Segn el nmero de elementos y relaciones: complejo
Segn su cambio en el tiempo: dinmico
Segn el tipo de variable que lo definen: continuo
Segn su funcionamiento: probabilstico
Segn sus tipos de relaciones: jerrquico.


CPD
GMD-
INDRA
BURO SAC
TELEFONICA
CORPINTER
RANSA
LIDERMAN




Situacin Problema:
Aumento en la Bolsa de Reproceso
Definicin: El jefe del rea de Produccin , ha informado a los Monitores y Operadores de todas las reas a
travs de una reunin , que el rea de Control de Calidad del Cliente viene encontrando un nmero elevado
de anomalas que no han sido detectadas en su oportunidad por los filtros correspondientes al flujo de
trabajo ( preparacin digitalizacin , control de calidad ).
Es por esta razn que han sido rechazados los lotes enviados en los tres ltimos das de trabajo. Generando
una etapa de Reproceso de Imgenes, con el fin de marcar Incidencias no identificadas y levantar aquellas
que se consideren infundadas se revisara la totalidad de los lotes, postergando la produccin de las fechas
corrientes.
Sin embargo luego de iniciada la etapa de reproceso (que incluye a las reas de Control de Calidad y
Digitalizacin) de los lotes correspondientes a la primera fecha de envo se detect que hubo un aumento
en la bolsa de incidencias en un 20%, estas anomalas correspondan a puntas dobladas de los documentos,
manchas de scanner, enmendaduras.
Esta situacin prolongo an ms la entrega de los lotes y que sigan ocurriendo rechazos por parte del
cliente.































TEMA I: APLICACIN DE LA METODOLOGIA DE
SISTEMAS BLANDOS












Situacin Problema:
Aumento en la Bolsa de Reproceso
Definicin: El jefe del rea de Produccin , ha informado a los Monitores y Operadores de todas las reas a
travs de una reunin , que el rea de Control de Calidad del Cliente viene encontrando un nmero elevado
de anomalas que no han sido detectadas en su oportunidad por los filtros correspondientes al flujo de
trabajo ( preparacin digitalizacin , control de calidad ).
Es por esta razn que han sido rechazados los lotes enviados en los tres ltimos das de trabajo. Generando
una etapa de Reproceso de Imgenes, con el fin de marcar Incidencias no identificadas y levantar aquellas
que se consideren infundadas se revisara la totalidad de los lotes, postergando la produccin de las fechas
corrientes.
Sin embargo luego de iniciada la etapa de reproceso (que incluye a las reas de Control de Calidad y
Digitalizacin) de los lotes correspondientes a la primera fecha de envo se detect que hubo un aumento
en la bolsa de incidencias en un 20%, estas anomalas correspondan a puntas dobladas de los documentos,
manchas de scanner, enmendaduras.
Esta situacin prolongo an ms la entrega de los lotes y que sigan ocurriendo rechazos por parte del
cliente.

Estadio 1
Situacin no Estructurada:
Aumento en la cuota de produccin, elevando la carga de trabajo.
Documentos mal preparados en el rea de Preparacin, documentos con grapas, puntas dobladas,
enmendaduras.
Digitalizacin y scanner de documentos sin preparacin previa, provoca imgenes con anomalas.
Cambios continuos en los parmetros de control de calidad ocasionando confusin en los
Operadores, haciendo que decidan ante una situacin siguiendo su propio criterio.
Aumento de la bolsa de proceso.
Rechazo en el envi de los lotes.




























Estadio2
Situacin Estructurada:














Estadio 3
Definicin Raz: sistema de actividades humana llevada a cabo por un Profesional en el campo de la
Tecnologa de la Informacin y Control de Calidad, capaz de organizar informacin, evaluando y capacitando
a los Operadores y Monitores de todas las reas, con la intencin de nivelar los conocimientos del




Procedimiento de Control de Calidad, y el manejo de los Equipos de Digitalizacin.

CATWDE:
Cliente: Operadores de Control de Calidad, Operadores de Digitalizacin, Auxiliares de Archivo, Monitores.
Actor: Ingeniero de TI y Control de Calidad.
Transformacin: evaluar, capacitar y corregir.
Weltanshaunng: reducir la Bolsa de Reproceso, aumentar la Produccin.
Dueo: Consorcio CPD S.A.C.
Entorno: Equipos Tecnolgicos, Personal Calificado.


Estadio 4
Modelo conceptual:





Conclusiones: la aplicacin de la Metodologa de los Sistemas Blandos dentro del Consorcio CPD S.A.C,
permiti identificar de manera ordenada y profunda las situaciones que originan problemas, identificar los
elementos y sus relaciones, para luego a buscar una solucin que ayude a superar los obstculos que
impiden llegar a los objetivos planificados.

Biblioografia:





http://es.scribd.com/doc/9916138/METODOLOGIA-DE-SISTEMAS-BLANDOS
http://sistemas-humanos.webnode.com.ve/metodologia-de-checkland/