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MANEJO DE FORMAS Y FORMATOS EN LAS ORGANIZACIONES

La forma es un medio comn para la transformacin de datos, las formas impresas


contribuyen a impulsar la revolucin industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la
expansin de la imprenta y la especializacin de labores. La primera las hizo
posibles y la segunda las hizo necesarias con la especializacin del trabajo.

Siempre que haya una operacin repetitiva de oficina habr registros uniformes. El
modelo que gua esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operacin es la
forma impresa.

CONCEPTO

* Es cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten datos, o para
uso repetitivo en situaciones idnticas de tratamiento de datos.

* Un objeto que tiene impresa informacin esttica con espacios en blanco para
asentar informacin variable.

* Es el medio que transporta los datos a travs de la mayora de la etapas del
procesamiento de informacin en la empresa.


Las formas pueden clasificarse en :

Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa
De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo
dentro de la oficina donde se prepararon.
De inter oficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus
originales, sus copias o todos los juegos.

Formas: Es una herramienta o medio de comunicacin escrito normalmente
impreso que contiene informacin fija y espacios para incluir informacin variable.
Objetivo de su utilizacin: Transmitir datos e informacin de la organizacin de
manera sencilla, clara y funcional. Pueden ser preparadas por la organizacin, por
un consultor o diseador profesional.

Yendo al caso especfico lo que primero debemos realizar es;
1 Anlisis de la situacin actual
2 Identificar el punto crtico
3 Descripcin del punto critico y anlisis de las causas
4 Idear una solucin
5 Plan de accin
6 Ejecucin de la solucin
7 Control de avance en la solucin ejecutada.
8 Medir el impacto de los cambios realizados.

Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrnseco como en los sueldos y
salarios pagados diariamente en ellos. Una de as piezas de construccin mas
esenciales de todos los sistemas de informacin para la administracin es la forma
impresa.
Es el medio que transporta los documentos a travs de la mayora de las etapas
del procesamiento de informacin de las empresas.
Un diseo y control riguroso para las formas puede:
1. Mejorar la eficiencia del procedimiento de informacin
2. Simplificar el adiestramiento de los empleados
3. Efectuar un control por parte de la administracin
4. Proporcionar un