El Ciclo del Control

Consta de cuatro etapas principales las cuales se detallan a

continuacin:
1. 1era. Etapa: Establecimiento de Estndares de
Desempeo: Los estndares son unidades de desempeo
deseados, y funcionan como parmetros de comparacin
contra los cuales evaluar el desempeo real. Es posibles
establecer estndares para cualquier actividad: Financiera,
operativa, leal, de beneficencia y otras. !oda orani"acin se
fi#a metas, en cuanto a rendimiento, innovacin, sastifaccin
de rupo.
$. 2da. Etapa: Medicin del Desempeo: En esta etapa se
eval%an los niveles de desempeo, como por e#emplo: las
&nidades producidas, d'as de ausencia, documentos
arc(ivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de
tres fuentes: )nformes por escrito, informes orales y
observaciones personales.
*. 3era Etapa: Comparacin del Desempeo con el
Estndar: en este proceso el erente eval%a el desempeo, en
alunas actividades se admiten alunas pequeas desviaciones
del estndar, mientras que en otras la mas leve puede ser
rave. +or lo tanto los erentes encarados del control deben
anali"ar y evaluar los resultados con cuidado.
,. 4ta. Etapa: Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a
aranti"ar que las operaciones se a#usten donde sea necesario a
fin de alcan"ar los resultados que se planearon en un principio.
+or lo com%n la accin correctiva es tomada por quienes tienen
autoridad sobre el desarrollo real.
Objetivos
tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado
y organizado, de acuerdo con las rdenes dadas, para identificar los errores o
desvos con el fin de corregirlos y evitar su repeticin.
En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta de control con los
siguientes objetivos:
Estandarizar el desempeo mediante inspecciones, supervisiones,
procedimientos escritos o programas de produccin.
Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala
utilizacin, mediante la eigencia de registros escritos, procedimientos
de auditoria y divisin de responsabilidades.
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la
empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control
estad!stico de calidad y sistemas de incentivos.
"imitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o
por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos,
directrices y pol!ticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoria.
#edir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas de
evaluacin de desempeo del personal, supervisin directa, vigilancia y
registros, incluida la informacin sobre produccin por empleado o sobre
p$rdidas por desperdicio por empleado.
%lcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulacin de $stos
en la planeacin, puesto que ayudan a definir el propsito apropiado y la
direccin del comportamiento de los individuos para conseguir los
resultados deseados.
Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que
representan caracter!sticas diferentes en cada organizacin o en cada &rea de
la organizacin o incluso en cada nivel jer&rquico.
Establecimiento de estndares y criterios
"os est&ndares representan el desempeo deseado' los criterios representan
las normas que gu!an las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo
que debe hacerse y qu$ desempeo o resultado debe aceptarse como normal
o deseable. (onstituyen los objetivos que el control deber& garantizar o
mantener. "a funcin m&s importante del control es determinar cu&les deber!an
ser los resultados o, por lo menos, qu$ esperar de determinada accin. "os
est&ndares o normas proporcionan un m$todo para establecer qu$ debe
hacerse. "os est&ndares pueden epresarse en tiempo, dinero, calidad,
unidades f!sicas, costos o !ndices. "a administracin cient!fica se preocup por
desarrollar t$cnicas que proporcionan buenos est&ndares, como el tiempo
est&ndar en el estudio de tiempos y movimientos.
Entre los ejemplos de est&ndares o criterios podemos mencionar el costo
est&ndar, los est&ndares de calidad y los est&ndares de volumen de
produccin.
El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a
determinados est&ndares establecidos de antemano' funciona de acuerdo con
la informacin que recibe. Esta informacin permite emprender acciones
correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia el control
debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener con base
en los objetivos, planes, pol!ticas, organigramas, procedimientos. El control
implica una comparacin con est&ndares establecidos previamente para poner
en marcha la accin correctiva cuando se presenta un desv!o inaceptable. Esta
accin puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la direccin, aunque no
necesariamente en todos los casos. )ambi$n pueden revisarse y modificarse
los est&ndares fijados *si no fueron establecidos de manera apropiada+ para
adaptarlos a la realidad de los hechos a las posibilidades de la empresa.
Naturaleza variada de los estndares de control
Est&ndares $ticos: est&ndares de comportamiento esperados del
personal y de la direccin.
Est&ndares de programacin: datos esperados al t$rmino de las
actividades.
Est&ndares de desempeo t$cnico: niveles deseados de desempeo.
(ostos est&ndar: costos normativos en que se incurre durante las fases
de operacin.
,ndicadores financieros: !ndices que sealan relaciones entre elementos
o actividades y recursos financieros aplicados *como rotacin de
inventarios+.
Presupuestos: esquemas de planeacin que contienen est&ndares
aprobados para el control *como presupuestos de caja o previsin de
gastos+.
-etorno sobre la inversin: control para evaluar el desempeo de
aplicaciones financieras.
(riterios mitos: est&ndares empleados para evaluar el desempeo de la
empresa a largo plazo, como:
o .ilosof!a y calidad de la gerencia
o Posicin en el mercado
o ,magen de la empresa
o /iabilidad de la empresa
o #oral de la empresa
o -elaciones con los clientes y el p0blico
o Entrenamiento y desarrollo del personal
o ,nnovacin e investigacin
o (onservacin del patrimonio
Finalidad
"a finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se plane,
organiz y distribuy se ajusten lo m&imo posible a los objetivos
preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que
se encargaron de la planeacin y organizacin. "a esencia del control radica en
la verificacin de si la actividad controlada est& alcanzando o no los objetivos o
resultados deseados.
El control es un proceso que gu!a la actividad ejecutada para alcanzar un fin
determinado de antemano.
(omo proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo
momento. "os puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema de control
son:
1n objetivo, un fin predeterminado, un plan, una l!nea de accin, un
est&ndar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de
medida.
1n medio para medir la actividad desarrollada.
1n procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
%lg0n mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los
resultados deseados.
"a aplicacin de estos conceptos generales y abstractos a situaciones
concretas y pr&cticas depender& de cada gerente. "os elementos mencionados
siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control
de calidad, presupuestario, de produccin, de inventario, de personal, etc.
Comparacin del desempeo real con el esperado
)oda actividad eperimenta alg0n tipo de variacin, error o desv!o. Es
importante definir los l!mites dentro de los cuales esa variacin se considera
normal o deseable. 2o todas las variaciones requieren correccin, sino slo
aquellas que sobrepasen los l!mites de los criterios de especificacin. El control
separa lo normal de lo ecepcional para que la correccin se concentre en las
ecepciones o los desv!os. Este aspecto recuerda mucho el principio de
ecepcin propuesto por )aylor. Para concentrarse en las ecepciones, el
control debe disponer de t$cnicas que sealen con rapidez dnde se origina el
problema. %l comparar los resultados con los est&ndares establecidos, la
evaluacin debe enviarse siempre a la persona o al rgano responsable.
"a comparacin del desempeo real con el proyectado no slo busca localizar
las variaciones, errores o desv!os, sino tambi$n predecir otros resultados
futuros. %dem&s de proporcionar comparaciones r&pidas, un buen sistema de
control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas
para el futuro. %unque no se puede modificar el pasado, comprenderlo3
partiendo del presente3puede ayudar a crear condiciones para obtener mejores
resultados en las operaciones futuras. En general, la comparacin de los
resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante presentacin de
diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estad!sticas. Estos
medios de presentacin eigen que el control disponga de t$cnicas que le
permitan tener mayor informacin sobre lo que debe controlarse.
%ccin correctiva
"as medidas y los informes de control indican cu&ndo las actividades que se
realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones
para poner en marcha la accin correctiva. El objetivo del control es indicar
cu&ndo, cu&nta, cmo y dnde debe ejecutarse la correccin. "a accin
necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las
tres fases anteriores del proceso de control.
"as decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la
culminacin del proceso de control. "a accin correctiva que ajusta las
operaciones a los est&ndares preestablecidos es la esencia del control, y su
base es la informacin que reciben los gerentes. (ontrol es la funcin
administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo de los
subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para
alcanzar los objetivos. Es la funcin seg0n la cual el administrador, desde el
presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo
planeado. .ayol afirmaba que 4en una empresa, el control consiste en
comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones
dadas y los principios establecidos. )iene por objetivo indicar las fallas y los
errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. 5e aplica a todo: cosas,
personas y acciones. "a planeacin requiere programas coherentes, integrados
y articulados, en tanto que el control eige la concordancia de planes y
acciones.
Tipos de Control
Por la ubicacin temporal
Control +revisivo: es aquel que se e#erce antes de que el
proceso se lleve a cabo, mediante pol'ticas, procedimientos y
relas.
Control -imultneo: es aquel que se lleva a cabo a la par con la
reali"acin del proceso.
Control de retroalimentacin: se concentra en el rendimiento
orani"acional pasado.
Por el mbito de control
Control estrat.ico: de contenido en.rico y sint.tico,
orientado al laro pla"o, macroorientado considera la empresa en
su totalidad.
Control tctico: menos en.rico y ms detallado, orientado al
mediano pla"o, considera cada departamento por separado.
Control operacional: detallado y anal'tico, orientado al corto
pla"o, microorientado considera cada tarea u operacin.
Las actividades de control deben llevarse cabo (abiendo reali"ado
previamente un anlisis de costo/beneficio de reali"ar dic(a
actividad.
Posibles Barreras para un control exitoso
+roduccin a laro pla"o vs produccin a corto pla"o, en los
esfuer"os de un erente para lorar las cuotas de produccin
semanal planeadas, puede estar tentado a for"ar las maquinas y
esto podr'a ocasionar el deterioro y afectar las cuotas de
produccin a laro pla"o.
Frustracin y estima del empleado, esto sucede cuando el
administrador e#erce demasiado control sobre el rupo de
personas, y saben que este no le ofrecer libertad en la reali"acin
de sus tareas.
+resentacin de informes, los empleados pueden percibir que
la administracin reali"a la accin correctiva solo con base en los
reistro del departamento, sin tener en cuanta las circunstancias
que se presentan.
Los medios versus los fines, las actividades del control no
constituyen metas del proceso de control, son tan solo medios
para eliminar los problemas, teniendo en cuenta el costo/
beneficio.
Como lograr el control
Tipos de control
El control en una organizacin puede ser implementado antes de comenzar
una actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. 6e esta forma
es que se clasifica el control, antes, durante y despu$s. Eactamente los tipos
de control son:
Control preventivo o anterior a la accin: ,ntenta prevenir los
problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave es emprender
una accin administrativa antes de que se presente el problema. 5eg0n
P-7(7.7-#%5 5.%. un posible problema que pueda ser visto antes
de que suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. "o
malo es que estos controles, requieren informacin oportuna que es
dif!cil de obtener, y esto trae en consecuencia que este tipo de control no
sea tan usado.
Control concurrente: 5e realiza durante la accin, trata de que el
administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de
estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se
puede recurrir a la supervisin directa debido a que con esta se pueden
corregir los problemas a medida que estos surgen.
Control correctivo o posterior a la accin: Es el preferido por
P-7(7.7-#%5 5.%., seg0n ellos se debe basar en una
retroalimentacin realizado cuando la actividad ha terminado. "o 0nico
malo es que cuando se realice la retroalimentacin, el dao ya esta
hecho.
1n control debe ser eficaz, y para lograr este control, eisten ciertos tipos de
caracter!sticas. Para P-7(7.7-#%5 5.%. un sistema de control eficaz debe
tener gran precisin, para que proporcione datos validos y sea digno de
confianza. 7tras caracter!sticas de un control eficaz son la oportunidad, donde
la informacin sea oportuna en el momento preciso. "a econom!a se trata de
que el sistema de control aporte en realidad buena econom!a y costos a la
empresa. "a fleibilidad de un control eficaz le permite ajustarse a casos
adversos y se desenvolverse en climas cambiantes. En un control eficaz, la
inteligibilidad, sea debe ser comprensible a los usuarios y un l$ico
entendible. "os est&ndares de control deben tener criterios razonables, y deben
tener localizacin estrat$gica de lugares en las empresas para estos controles.
7tras caracter!sticas de controles eficaces son $nfasis en las ecepciones ,
criterios m0ltiples para los est&ndares y una accin correctiva que sea sugerida
por este sistema de control eficaz.
7tra caracter!stica que deben tener los controles eficaces es la $tica. "os
adelantos tecnolgicos en hard8are y soft8are han facilitado el proceso de
control pero han tra!do cuestionamientos sobre que tan lejos puede llegar la
intromisin de un gerente en la vida de un empleado y de su comportamiento.
Para este tema salen tres cuestiones un poco discutidas. Primero que todo la
privacidad del empleado, pues es muy descarado que un gerente lea correos
electrnicos de sus empleados. )ambi$n el monitoreo por computadora, un
empleado se va a sentir espiado si una computadora graba todos sus
movimientos. 9 finalmente el comportamiento fuera del trabajo, al empleado no
le gustara que la empresa se meta mucho con su vida privada
Diseo de Sistemas de Control Efectivos
Los sistemas de control efectivo ma0imi"an los beneficios
potenciales y minimi"an los comportamientos disfuncionales. +ara
lorar esto, la administracin necesita disear sistemas de control
que 11 se basen en estndares validos de desempeo $1 comuniquen
informacin adecuada a los empleados *1 sean aceptables para los
empleados ,1 utilicen enfoques m%ltiples.
1. Establecimiento de estndares de desempeo validos: &n
sistema de control efectivo debe fundamentarse en estndares
validos y precisos de desempeo. El sistema debe incorporar
todos los aspectos importantes del desempeo, iualmente
debe tomar en cuenta el e0ceso de medidas que dan luar a un
control e0cesivo y a la resistencia de los empleados. +ara que
(aya tolerancia a muc(os controles, los erentes pueden
concentrarse en unas cuantas reas clave mientras establecen
estndares satisfactorios de desempeo en otras o establecer
prioridades simples.
$. -uministro de informacin adecuada: La administracin debe
comunicarse en forma adecuada con los empleados para
transmitirles la importancia y naturale"a del sistema de
control. Las personas deben recibir retroalimentacin acerca
de su desempeo, esta los motiva y le da informacin que le
permita correir sus desviaciones de los estndares de
desempeo. Cuando se permite que la ente se auto corri#a se
fomenta el autocontrol y se elimina la necesidad de
supervisores e0ternos.
*. 2seuramiento de la aceptacin de los empleados: Es menos
probable que los empleados resistan un sistema de control y
e0(iban comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema,
as' mismo es ms probable que acepten los sistemas que
incluyen estndares %tiles de desempeo pero no son
demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar
el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en
controlar el comportamiento neativo, as' como tambi.n una
de las me#ores maneras de establecer estndares ra"onables y
lorar as' que los empleados acepten el sistema de control es
establecer los estndares con la participacin de ellos.
,. &tili"acin de enfoques m%ltiples: 3eben incluir ob#etivos
financieros y no financieros e incorporar aspectos de control
preliminar, concurrente y retroalimentacin.
1.FACT!E" #E CNT$N%ENC$A EN E&
'!CE" #E CNT!&
:.)amao de la organizacin
;.2ivel jer&rquico del destinatario
<. =rado de descentralizacin administrativa.
>.Estructura organizacional
?.,mportancia de la actividad
El Control Aplicado a las reas
Funcionales de la Empresa
El control, al igual que la planificacin, se relaciona con la empresa en general.
5e puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico,
seg0n se relacione con actividades de produccin, administracin de personal,
mercadeo y finanzas.
C!C"#S$%!
La funcin administrativa de control es la medicin y correccin del
desempeo a fin de aranti"ar el cumplimiento de los ob#etivos de la
empresa y de los planes ideados para alcan"arlos, en donde desde el
presidente (asta los supervisores de una compa'a deben cumplir
con esta funcin.
!odos los administradores alerta desean disponer de un sistema de
controles adecuado y efica" que les permita cerciorarse de que las
cosas ocurren conforme a lo planeado.
En ocasiones se pierde de vista que los controles que emplean los
administradores deben disearse para la tarea y personas especificas
a las que estn destinados a servir. 2s' mismo, aunque el proceso
bsico y los fundamentos de control son universales, el sistema real
requiere de un diseo especial.
-i en verdad se pretende que los controles funcionen, se les debe
crear a la medida y en pocas palabras deben responder con toda
e0actitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual
con todo lo que implica su personalidad y las necesidades de
eficiencia y eficacia.
3e acuerdo a lo e0puesto en este informe las t.cnicas y sistemas de
control son bsicamente los mismo, y su proceso bsico son
establecer normas, medir el desempeo y correir las variantes de
las normas y planes.