MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

COMPRAS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA COMPRAS
















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II- INDICE

CAPITULO CAPITULO CAPITULO CAPITULO DESCRIPCION DESCRIPCION DESCRIPCION DESCRIPCION HOJA N HOJA N HOJA N HOJA N


I- TITULO 1

II- INDICE. 2

III- ALCANCE 3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL. 3

V- POLITICAS 3

VI- RESPONSABLES. 4

VII- PROCEDIMIENTOS 5-8

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS. 9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS. 9

X- GLOSARIO DE TERMINOS. 10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA 11-14












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III III III III- -- - ALCANCE ALCANCE ALCANCE ALCANCE

El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los
departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Produccin y Ventas
de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa
Emprendimientos Forestales S.R.L.

IV IV IV IV- -- - OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO
Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo segn normativas establecidas en el presente
documento y que los artculos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las
tareas especficas del sector solicitante.

V VV V- -- - POLITICAS POLITICAS POLITICAS POLITICAS

1- Queda establecido que en octubre de cada ao, se elaborara un presupuesto anual de
gastos para el ao siguiente, esto de acuerdo a la previsin de necesidades financieras de
todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administracin, Recursos Humanos, Soporte, Administracin, Recursos Humanos, Soporte, Administracin, Recursos Humanos, Soporte, Administracin,
Produccin, Coordinacin y Ventas Produccin, Coordinacin y Ventas Produccin, Coordinacin y Ventas Produccin, Coordinacin y Ventas, donde cada jefe de departamento debe realizar el
clculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirn desembolsos de
dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administracin y
Finanzas, segn fechas establecidas por la Direccin Administrativa.
2- Segn esta previsin de necesidades, el Jefe de Administracin y Finanzas confecciona el
PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG) PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG) PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG) PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG), y posterior verificacin y autorizacin del
Director Administrativo, una vez definidos los montos, estarn cargando en un
documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefes
de departamentos accedan a la informacin y certifiquen los valores presupuestados para
cada rubro asignado.
3- En el documento compartido, estarn asignados los responsables para cada tipo de accin
que podr realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de
ejecutar y actualizar ejecutar y actualizar ejecutar y actualizar ejecutar y actualizar los valores de las compras, y la ultima verificacin y visto bueno
lo realizara el Jefe de Administracin y Finanzas, quien se le denominara
Administrador.
4- Se detalla a continuacin, los responsables por departamento:
Jefe de Ventas : Departamento de Ventas
Jefe de Produccin : Departamento de Produccin


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Jefe de Administracin : Departamento Administrativo
Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo
Jefe de Soporte : Departamento de Soporte
5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar
registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra.
6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la
planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administracin y Finanzas
para su ltimo control y aprobacin, luego de esto, se procede a la compra.
7- En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el
presupuesto, ser motivo de sancin disciplinaria previsto en el reglamento interno de la
empresa.

VI VI VI VI- -- - RESPONSABLES RESPONSABLES RESPONSABLES RESPONSABLES
Encargado de Compras
Encargado de Deposito
Jefes de Departamentos
Jefe de administracin y finanzas
Director Administrativo
















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VII VII VII VII- -- - P PP PROCEDIMIENTOS ROCEDIMIENTOS ROCEDIMIENTOS ROCEDIMIENTOS

7 77 7.1 .1 .1 .1 ANTES DE LA COMPRA ANTES DE LA COMPRA ANTES DE LA COMPRA ANTES DE LA COMPRA - -- - ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO

1- El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP) planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP) planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP) planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (Cada sector debe
contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y
argumentar el gasto.
2- Esta OP, se remitir al Encargado de depsito quien deber revisar si tal producto esta
disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado con
firma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del tem retirado.
3- En caso de que no todos los temes fueron entregados, el Encargado de Deposito deber
remitir el duplicado de la el duplicado de la el duplicado de la el duplicado de la OP OP OP OP al Encargado de compras marcando como pendientes los tems
para proceder a la compra.

7 77 7.2 .2 .2 .2 REALIZACION DE LA COMPRA REALIZACION DE LA COMPRA REALIZACION DE LA COMPRA REALIZACION DE LA COMPRA

1- El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crdito, contado, caja
chica). Todas las compras debern tener O.P.
2- Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crdito o contado debe haber un
mnimo de 3 presupuestos y elaboracin de O.C.
3- El presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado tendr la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en
el presupuesto el motivo de la eleccin (precio, calidad, etc.), este presupuesto ser vlido
hasta 30 das, y deber quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse la
misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad
del presupuesto no sea superior a 30 das.
4- Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo
en cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra.
5- Las compras menores a Gs.300.000 se realizarn al contado y por CAJA CHICA, sin
necesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deber seguir el proceso
normal de compras descripto mas arriba.
6- En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deber
justificar en la OP el motivo y el Jefe de Administracin y Finanzas analizara y si las
condiciones estn dadas, se autoriza la compra.
7- Al elaborar la OC debe estar registrado por el rea solicitante de la compra "en la carpeta "en la carpeta "en la carpeta "en la carpeta
compartida del presupuesto general", compartida del presupuesto general", compartida del presupuesto general", compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el visto
bueno del jefe de administracin y Finanzas, se confecciona la orden de compra que
debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la
obra o gasto que corresponda.






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7 77 7.3 .3 .3 .3 ENTREGA DE LA COMPRA ENTREGA DE LA COMPRA ENTREGA DE LA COMPRA ENTREGA DE LA COMPRA - -- - ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO


1- Para la recepcin de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC al
encargado de depsito a modo de control de las cantidades y caractersticas del/los tems
adquiridos.
2. Con la copia de la OC este deber verificar que el contenido de la factura recibida del
proveedor coincida con la cantidad fsica de mercaderas de acuerdo a la OC y
confirmando la informacin debe dar ingreso a las mercaderas en el stock del
sistema informtico y archivar con su firma de visto bueno. La factura con sello al
dorso lo remitir a compras para completar el legajo de compras.
3. El encargado del depsito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que las
mercaderas ya se encuentran en el depsito para pasar a retirar los pendientes, segn
firma de conformidad o recibido en la OP original.

7 77 7. . . . 4 44 4- -- - PROCEDIMIENTO POST COMPRA PROCEDIMIENTO POST COMPRA PROCEDIMIENTO POST COMPRA PROCEDIMIENTO POST COMPRA

1- El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan la
fecha, el tipo de comprobante (de crdito /contado), vencimiento del timbrado, que no
tengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crdito, consignar la
fecha de vencimiento.
2- El Encargado de Compras remite a Contabilidad segn cronograma de fechas
estipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horas
despus). Como resguardo, Compras llevar un libro donde registrar todas las
documentaciones que entreg a Contabilidad (nombre proveedor y nmero de factura),
en donde firmar Contabilidad por cada retiro.
3- En caso que Contabilidad registre algn faltante de documentacin o irregularidad,
deber devolver a Compras para su regularizacin.
4- Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el mdulo de
compras del sistema para imputarlos, y pasara un informe diario a la gerencia de todas
las registraciones e imputaciones (Compras a Crdito y Contado realizadas con O.C.)
Asimismo la gerencia y contabilidad debern sellar y firmar las facturas para indicar que
fueron CARGADAS en el sistema y verificadas.
5- Contabilidad se encargara del archivo por fecha y proveedor de estos comprobantes.
6- En la semana que se defina como semana de pago, el das martes, el encargado del dpto.
de compras propondr al jefe administrativo una lista de posibles pagos del da viernes.
Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado
definitivo de pagos, este a su vez solicitar a contabilidad (mircoles) el preparo de los
legajos para pagos, segn listado DEFINITIVO, que lo entregar a Tesorera mximo el
da jueves por la maana contra acuse de recibo del libro de entregas de documentos de
Contabilidad para la elaboracin de los cheques.
7- El da 30 de cada mes, el Dpto. de compras, deber entregar una lista de las Ordenes de
Compras pendientes de regularizacin, o sea, que faltan adjuntar las facturas del


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proveedor. Contabilidad por su parte registrar como gastos devengados contra
proveedor a confirmar, que luego ser conciliado mes a mes.

7 77 7.5 .5 .5 .5- -- - REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT

1- El mecnico solicitante debe comunicar verbalmente al Jefe de Soporte, la necesidad de
comprar repuestos, soporte autoriza la bsqueda de los presupuestos para el efecto al
mecnico o sus auxiliares. El mecnico entrega los 3 presupuestos al Jefe de Soporte. El
Jefe de Soporte elabora la planilla de OP planilla de OP planilla de OP planilla de OP, y remite al Encargado de Compras el
presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado que tendr la firma del responsable que hizo el pedido aclarando
en el presupuesto el motivo de la eleccin (precio, calidad, etc.), este presupuesto ser
vlido hasta 30 das. En caso de reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo
presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30 das.
Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con
legajo para compra.
2- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra orden de compra orden de compra orden de compra que debe contener; el
proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto que
corresponda, y la firma autorizada del Jefe de Soporte y Jefa de Administracin y
Finanzas.
3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja
chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe
ser realizada en un mximo de 48 horas.
4- Cuando se realiza la compra del repuesto, el Jefe de Soporte recepciona la factura y le da
visto bueno atrs de la factura y entrega al encargado de compras el legajo completo. No
entra en deposito la/las mercaderas, ya que se trata de uso inmediato.
5- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales.


7 77 7. .. .6 66 6- -- - COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO

1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una
factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la
necesidad y el mismo autoriza firmando detrs del presupuesto su aprobacin y se anexa
posteriormente con la Orden de Compra.
2- Luego se solicita al Tesorero la confeccin de la Orden de Pago, adjuntando la
autorizacin por escrita de la compra.
3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero
al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone
de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago.
4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura
legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el nmero de
comprobante legal.





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7.7 7.7 7.7 7.7- -- - OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO

1- El Coordinador de Operaciones solicita va mail o telefnica al Jefe de Soporte, la
necesidad de comprar repuestos u otro tipo de insumo o herramienta, el Jefe de Soporte,
segn la urgencia del caso ya realiza la bsqueda de los presupuestos para el efecto. El
Jefe de Soporte elabora la planilla de Orden de Pedido planilla de Orden de Pedido planilla de Orden de Pedido planilla de Orden de Pedido, y remite al Encargado de
Compras con el presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado que tendr la firma del mismo atrs como una
aclaracin cual es el presupuesto seleccionado. En caso de reiterarse la misma compra se
podr utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no
sea superior a 30 das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y,
la 2da copia va con legajo para compra.
2- El presupuesto debe ser verificado por el Jefe de Soporte y aprobado por el Director
Administrativo, para confeccionar la orden de compra orden de compra orden de compra orden de compra que debe contener; el proveedor,
cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto que corresponda.
3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja
chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe
ser realizada en un mximo de 48 horas.
4- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales.
6- La recepcin del producto comprado, se deriva segn OP al jefe solicitante, previa firma
de conformidad. No entra en deposito cuando se trata de repuestos o piezas, ya que se
trata de uso inmediato.


7.8 7.8 7.8 7.8- -- - INSUMOS DE PRODUCCIN INSUMOS DE PRODUCCIN INSUMOS DE PRODUCCIN INSUMOS DE PRODUCCIN

1- El Jefe de Produccin debe llenar una planilla de Orden de Pedido planilla de Orden de Pedido planilla de Orden de Pedido planilla de Orden de Pedido , argumentando la
necesidad, y remitir al encargado de compras.
2- Para realizar dichas compras debe haber un mnimo de 3 presupuestos El
presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado presupuesto aprobado tendr la firma del responsable que hizo el pedido aclarando
en el presupuesto el motivo de la eleccin (precio, calidad, etc.), este presupuesto ser
vlido hasta 30 das. En caso de reiterarse la misma compra se podr utilizar el
mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior
a 30 das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da
copia va con legajo para compra.
3- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra orden de compra orden de compra orden de compra que debe contener;
el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto
que corresponda, y la firma autorizada.
4- El procedimiento se encuadra en las dems situaciones de compras, con la diferencia
de que cuando se recepciona el insumo solicitado, se entrega automticamente en el se entrega automticamente en el se entrega automticamente en el se entrega automticamente en el
Sector de Produccin (ver ubicacin de su stock), Sector de Produccin (ver ubicacin de su stock), Sector de Produccin (ver ubicacin de su stock), Sector de Produccin (ver ubicacin de su stock), y El Jefe de produccin debe
recibir, firmar conformidad e ingresar a su stock.
5- El Jefe de Produccin debe manejar el stock de materia prima, con ayuda del Data
Entry, quien deber ingresar en el stock todas las compras realizadas y segn reporte
de los encargados de produccin las descargas correspondientes.


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VII VII VII VIII II I- -- - REGISTRO DE CAMBIOS REGISTRO DE CAMBIOS REGISTRO DE CAMBIOS REGISTRO DE CAMBIOS
Primera Edicin 2.009 25/09/2009

IX IX IX IX- -- - D DD DOCUMENTOS RELACIONADOS OCUMENTOS RELACIONADOS OCUMENTOS RELACIONADOS OCUMENTOS RELACIONADOS

Establecidos en el anexo Establecidos en el anexo Establecidos en el anexo Establecidos en el anexo
Orden de Pedido
Orden de Compra

El legajo de Compra completo El legajo de Compra completo El legajo de Compra completo El legajo de Compra completo estar compuesto de: estar compuesto de: estar compuesto de: estar compuesto de:

Orden de Pedido en duplicado.
El presupuesto aprobado con la justificacin + dos presupuestos no aprobados.
La orden de compra debidamente autorizada.
La factura Legal.
Estado de Cuenta del Proveedor: solo cuando se quitan los pagos Compras emitir el
listado, marcando las facturas que se estn pagando. Es a los efectos de constatar la carga
en el sistema y la antigedad del pago.

Personas autorizadas a firmar Personas autorizadas a firmar Personas autorizadas a firmar Personas autorizadas a firmar O.P.: O.P.: O.P.: O.P.:

Jefe del Departamento de Ventas: por Ventas
Jefe del Departamento Administrativo: por Administracin.
Jefe del Departamento de Soporte: por Soporte.
Jefe del Departamento de Produccin: por Produccin.
Jefe del Departamento de Coordinacin: por Coordinacin.

Personas autorizadas a Personas autorizadas a Personas autorizadas a Personas autorizadas a aprobar aprobar aprobar aprobar la O.C.: la O.C.: la O.C.: la O.C.:

Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Ventas
Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Administracin
Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Produccin
Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Coordinacin
Encargado de Soporte y Director Administrativo: por Soporte






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X XX X- -- - GLOSARIO DE TERMINOS GLOSARIO DE TERMINOS GLOSARIO DE TERMINOS GLOSARIO DE TERMINOS

OP =Orden de Pedido, utilizado por los jefes de sectores para solicitar insumos,
herramientas, materiales, bienes, cualquier elemento necesario para realizar algn servicio o
trabajo. Tendr tres vas, el original para deposito, duplicado para compras y triplicado para el
solicitante.

OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras
solicitadas por los sectores via OP. Tendr tres vas, original proveedor, y duplicado archivo
contable y triplicado por talonario para archivo de compras.




































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X XX XI II I- -- - ANEXOS ANEXOS ANEXOS ANEXOS

JEFATURAS JEFATURAS JEFATURAS JEFATURAS DEPOSITO DEPOSITO DEPOSITO DEPOSITO COMPRAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD










































INICIO
Orden de
Pedido
1
Registro
Contable
Verificacin
De Stock
Existencia
Salida
de Stock
Entrega y
conformidad
Compra
FIN
2
3
4
5


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DESCRIPCION DEL PROCESO DESCRIPCION DEL PROCESO DESCRIPCION DEL PROCESO DESCRIPCION DEL PROCESO RESUMIDO RESUMIDO RESUMIDO RESUMIDO
INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO


1- Se inicia cuando surgen necesidades de insumo/materiales en los departamentos
(Soporte, Produccin, Ventas, RRHH, Administracin, Operaciones), donde los Jefes de
Departamentos generan la O OO ORDEN DE PEDIDO RDEN DE PEDIDO RDEN DE PEDIDO RDEN DE PEDIDO, con el detalle de las caractersticas fsicas de
los elementos faltantes.

2 22 2- -- - El Jefe de Departamento remite al Encargado de Deposito la OP original y duplicado
(triplicado queda por talonario del sector), para verificar la disponibilidad de stock del bien
requerido. De acuerdo ala existencia o no de los insumos/productos solicitados:

Si existe Si existe Si existe Si existe en en en en depsito depsito depsito depsito: El Encargado de Deposito, completa la OP, de acuerdo a los tems que
entregara, registrara la fecha y har firmar la conformidad de la recepcin de los bienes, si no
existen items pendientes, archiva el original y duplicado en deposito.

3- Si no se dispone en deposito Si no se dispone en deposito Si no se dispone en deposito Si no se dispone en deposito algn tem de la OP, el encargado de deposito remite al
Encargado de Compras el duplicado de la OP, y el mismo se encarga de levantar los presupuestos
correspondientes y proceder a la compra segn procedimiento establecido para compras, elabora
una ORDEN DE CO ORDEN DE CO ORDEN DE CO ORDEN DE COMPRA MPRA MPRA MPRA previa verificacin del registro en el PRESUPUESTO ANUAL
DE GASTOS realizado por responsable del rubro en cuestin, y visto bueno de la jefa de Adm. y
Finanzas.

Al realizar la compra, el Encargado de Deposito recibe copia de la OC y recepciona la compra,
verifica las cantidades fsicas si coinciden con la factura y OC, lo ingresa en el stock donde vuelve
a disponer de la mercadera, archiva la OC y comunica por telfono a Compras que la recepcin
fue realizada con xito.

4- Cuando en stock ya se dispone de todo lo solicitado, el Encargado de Deposito hace la
entrega al sector solicitante previa firma de conformidad en la OP original y archivara para su
control de salida de productos.

5 55 5- -- - El Legajo de Compras, Contabilidad retira para su imputacin contable.