07 - Gestao de Documentos e Arquivistica PDF

Curso Tcnico em Servios Pblicos
Zlia Freiberger
Gesto de Documentos
e Arquivstica
Zlia Freiberger
2 edio
2010
Cuiab-MT
Gesto de Documentos
e Arquivstica
Alice Maria Teixeira de Sabia
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil
Ministrio da Educao
Secretaria de Educao a Distncia
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil
Ministrio da Educao
Secretaria de Educao a Distncia
Comisso Editorial
Designer Educacional
Diagramao
Elizabeth Kck Carvalho Netto
Ilustrador
To Miranda
Reviso
Projeto Grfico
e-Tec/MEC
Prof Dr Maria Lucia Cavalli Neder - UFMT
Prof Dr Ana Arlinda de Oliveira - UFMT
Prof Dr Lucia Helena Vendrusculo Possari - UFMT
Prof. M. Sc. Oreste Preti - UAB/UFMT
Prof Esp. Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado - IFPR
Ana Arlinda de Oliveira
Alice Maria Teixeira de Sabia
F862g , Zlia
Gesto de Documentos e Arquivstica / Zlia Freiberger -2 ed.
Cuiab: EdUFMT; Curitiba: IFPR, 2010.
86p.: il. ; color. .
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-8018-030-5
1. Documentos - Gesto 2. Documentos - Arquivo - Mtodos 3.
Informao - Tecnologia - Tcnicas - 4. Arquivstica - Textos didticos 1. I.
Ttulo.
CDU - 651.5(075)
Freiberger
Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia - Universidade Federal do Paran
Este caderno foi elaborado em parceria entre o IFPR e a Universidade Federal
de Mato Grosso para o Sistema Escola Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.
Prezado estudante,
Bem-vindo ao e-Tec Brasil
Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tecnica Aberta
Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007, com objetivo de
democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na modalidade a distncia. O
programa resultado de uma parceria entre o Ministrio da Educao Profissional e
Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolas tcnicas estaduais e federais.
A Educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande
diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao garantir
acesso educao de qualidade, e promover o fortalecimento da formao de jovens
moradores de regies distantes, geograficamente ou economicamente, dos grandes
centros.
O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de ensino e
para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a concluir o ensino
mdio. Os cursos so ofertados ela instituies pblicas de ensino e o atendimento
ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das redes pblicas municipais
e estaduais.
O ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus servidores
tcnicos e professores acreditam que uma educao profissional qualificada --
integradora do ensino mdio e educao tcnica, - capaz de promover o cidado
com capacidades para produzir, mas tambm com autonomia diante das diferentes
dimenses da realidade: cultural, social, familiar, esportiva, poltica e tica.
Ns acreditamos em voc!
Desejamos sucesso na sua formao profissional!
Ministrio da Educao
Janeiro 2010
Nosso contato
etecbrasil@mec.gov.br
e-Tec Brasil
Apresentao e-Tec Brasil
5
Indicaes do cones
cones - elementos grficos utilizados para ampliar as formas de linguagem e
facilitar a organizao e a leitura hipertextual.
!
A-Z
ATENO: indica pontos de maior relevncia no texto.
SAIBA MAIS: oferece novas informaes que enriquecem o assunto ou
curiosidades e notcias recentes relacionadas ao tema
GLOSSRIO: indica a definio de um termo, palavra ou expresso
utilizada no texto.
MDIAS INTEGRADAS: remete o tema para outras fontes: livros, filmes,
msicas, sites, programas de TV.
ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM: apresenta atividades em diferentes
nveis de aprendizagem para que o estudante possa realiz-las e conferir
o seu domnio do tema estudado.
7 e-Tec Brasil
Sumrio
Palavra da professora-autra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Aula 1 - Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Objetivos da Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Classificao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Mtodos de Classificao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2 - Avaliao Documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Correspondncia, sua Classificao e Caracterizao . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3 - Introduo ao Estudo do Arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Roteiro para Organizar Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Modelo de Plano Arquivstico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Escolha das Instalaes e Equipamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Aula 4 - Sistemas E Mtodos De Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Mtodo Alfabtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Mtodo Geogrfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Mtodos Numricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Mtodo Numrico Cronolgico e Dgito Terminal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Mtodos por Assunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Aula 5 - O Conceito de Tecnologia da Informao. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
A Tecnologia da Informao Aplicada Arquivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Arquivos Especiais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Dicas de Conservao e Organizao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . 75
Retomando a conversa inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Referncias bibliogrficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Currculo da professora-autora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Aula
Aula
9 e-Tec Brasil
Prezado (a) aluno (a):
A disciplina de Gesto de Documentos e Arquivstica de extrema
importncia para o Curso Tcnico em Gesto Pblica.
Vivemos na era da informao, e documentos so produzidos em grande escala
tanto por organizaes pblicas quanto privadas. Saber gerir, controlar e arquivar
esses documentos de forma eficiente tornou-se um diferencial competitivo,
especialmente no setor pblico.
Diante disso, este livro foi elaborado com o objetivo de despertar em voc o
interesse em conhecer mais sobre um assunto que est se tornando, cada vez mais,
necessrio na atualidade: a gesto de documentos e arquivstica. Para tanto,
buscamos, por meio do dilogo com autores renomados, os fundamentos e
conceitos que, aliados a nossa experincia profissional, com certeza iro contribuir
para seu aprendizado.
Para facilitar a aquisio de conhecimento, dividimos o contedo em aulas e, ao
final, voc encontrara atividades de aprendizagem, visando consolidar o contedo
estudado. Desse modo, espero que voc, meu querido aluno, aproveite sua grande
capacidade de autodeterminao para continuar buscando mais conhecimentos a
respeito dos assuntos contidos neste livro, o que, com certeza, far um enorme
diferencial em sua carreira. Nesse aspecto, ter disciplina de estudo essencial para
levar a bom termo a tarefa a que voc se props.
Aproveite bem as aulas, o contedo deste livro e faa um intercmbio de
informaes com seus colegas. Esta e ser sempre a melhor forma de concretizar o
aprendizado. Desejo-lhe muito sucesso nesta caminhada.
Um grande abrao e bons estudos!
Professora Zlia Freiberger
Palavra da professora-autora
e-Tec Brasil
11 Gesto de Documentos e Arquivstica
e-Tec Brasil
AULA 1
Gesto de Documentos
e-Tec Brasil
13
e-Tec Brasil
Objetivos:
1.Conhecer a Gesto de documentos com
relao sua funo e legislao
2.Identificar os principais objetivos da
gesto de documentos.
3.Conhecer os principais mtodos de
classificao de documentos
Nesta aula conheceremos a Gesto de Documentos. Saberemos quando ela surgiu, qual
sua funo, qual a legislao que lhe pertinente e qual o rgo oficial trata da gesto
documental. a partir da gesto de documentos que se faz um correto arquivamento. Assim, o
domnio deste assunto vital para as demais aulas que veremos na sequncia.
O que escrita?
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e fixar
a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de
expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos
simblicos ou a sinais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base
dos primeiros sistemas de escrita (Paes, 2005, p. 15).
Na medida em que os povos evoluram e atingiram graus elevados de cultura, ou
absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas, esses sistemas de
escrita evoluram, at a inveno da escrita fontica, ou seja, a inveno do
alfabeto.
Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os homens
compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades
polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas particulares.
Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros culturais da
poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam a legalidade de
seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.
Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns afirmam
ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao palcio dos
magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos
documentos.
Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem latina
que, no sentido antigo, identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos
A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em
gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso
ao conhecimento explcito da corporao. Pode ser considerada como um
conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao,
manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as
informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente (Santos,
2002).
No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre
a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
O que gesto de documentos?
Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente. (Artigo 3 Lei n 8.159/91)
.
e-Tec Brasil
!
Para que voc fique bem informado, citaremos alguns artigos da lei de gesto de
documentos.
Lei n 8.159/91
Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
de prova e informao.
Art. 4. Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel
segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 6. Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou
moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.
Conforme estabelecido em lei, a gesto de documentos est diretamente ligada ao
uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o acesso a informaes, o
relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e acmulo de
documentos desnecessrios (Santos, 2002).
Reflita um pouco sobre o volume de documentos existente no local do seu
trabalho. Como realizada a gesto de documentos do seu setor? Quem so os
responsveis pela guarda desses documentos? H um controle para retirada e
consulta desses documentos? De que maneira? Voc considera que a atual
gesto de documentos do seu setor eficiente? Como voc poderia sugerir
melhorias nesse aspecto?
Nesta aula tratamos da gesto de documentos. Vimos que a Lei n 8.159/91 dispe
sobre a gesto de documentos no Brasil. Esta lei pode ser consultada na ntegra no
site do CONARQ que um rgo colegiado vinculado Casa Civil da Presidncia da
Repblica. Deixo como dica uma visita ao site oficial para conhecer outras
resolues pertinentes ao assunto.
Voc vai conhecer quais so os objetivos da gesto de documentos, bem como as
caractersticas fsicas que um documento pode assumir. Este conhecimento
importante para a correta classificao dos documentos e sua insero no arquivo.
A gesto de documentos tem por objetivos fundamentais:
Organizar de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos;
Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo,
fiscal, legal, histrico e/ou cientfico;
Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer
necessria ao governo e aos cidados;
Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.
OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS
?
?
?
?
e-Tec Brasil
!
Para conhecer na
ntegra a Lei n
8.159/91 consulte o
stio:
http://www.conarq.
arquivonacional.gov
.br
e-Tec Brasil
Os documentos podem assumir caractersticas distintas quanto aos aspectos fsicos e
de apresentao. Assim sendo, correto afirmar que os documentos possuem
elementos caractersticos, sendo:
Suporte - Diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas.
a base fsica dos documentos. Ex: fita magntica, filme de nitrato, papel.
Formato - Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o
modo como foi confeccionado. Ex: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa,
planta, rolo de filme, etc.
Gnero - Configurao que assume um documento, de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Ex: documentao
audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras)
iconogrfica (imagens).
Espcie. Configurao que um documento, de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas. Ex: boletim, certido, declarao,
relatrio, ata.
Tipo - Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. Ex: boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e
rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, relatrio de
atividades, relatrio tcnico, etc.
No caso dos , acrescentem-se outros elementos:
Forma - Links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da
assinatura digital e outros.
Anotaes - Data, hora e local da transmisso, indicao de anexos e outros.
Contexto - Contexto tecnolgico (hardware e software).
Procedimentos gerais para gesto de documentos
A gesto de documentos impe regras para anlise e correto destino da
documentao, sendo:
1) designar comisso para avaliao de documentos (avaliao um termo
utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos);
2) diagnstico do acervo;
3) seleo por assunto;
4) uso das informaes; (de que maneira as informaes sero utilizadas e a
freqncia);
5) definir prazos de guarda: plano de classificao (assunto); tabela de
temporalidade; lista de eliminao.
A gesto de documentos auxilia como arquivar corretamente. Aproveite todas as
dicas que apresentamos como forma melhorar o arquivamento no setor onde
documentos eletrnicos

1) Sobre a gesto de documentos CORRETO afirmar que:
a) Est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, para facilitar a
localizao e conservao dos documentos.
b) No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias.
c) A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes
em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando
facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao.
d) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos.
e) Todas as alternativas anteriores.
2) Sobre os objetivos da gesto de documentos CORRETO afirmar que visa:
a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento,
manuteno e destinao dos documentos.
b) Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo,
fiscal, legal, histrico e/ou cientfico.
c) Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer
necessria ao governo e aos cidados.
d) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.
e) Todas as alternativas esto corretas.
3) Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE gesto de documentos.
a) Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou
intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
b) Conjunto de normas e regras para arquivamento.
c) Conjunto de regras para alfabetao.
d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporrio.
e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.
4) Assinale a alternativa que corresponde lei que define a poltica de gesto de
documentos no Brasil.
a) Lei n 1.859/91.
b) Lei n 8.159/91.
c) Lei n 8.591/91.
As atividades propostas tm o objetivo de avaliar seu aprendizado.
Havendo dvidas, retorne ao contedo.
e-Tec Brasil
d) Lei n 5.891/91.
e) Lei n 9.851/91.
5) Sobre os aspectos fsicos dos documentos correto afirmar que:
a) Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so
registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de
nitrato, papel.
b) Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o
modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha,
mapa, planta, rolo de filme, etc.
c) Gnero configurao que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo:
documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das
palavras) iconogrfica (imagens).
d) Espcie configurao que um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido,
declarao, relatrio, ata.
Abordaremos agora a classificao de documentos. Vamos conhecer a
classificao universal do conhecimento, cujo mtodo adotado nas bibliotecas do
mundo inteiro.
A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos
pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um
referencial para a sua recuperao (Rosseau e Couture, 1998, 28).
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
rgo no exerccio de suas funes e atividades.
A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas
arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico
realizado com base no contedo do documento. A classificao define, portanto, a
organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial
bsico para sua recuperao.
Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por Mevil
Dewey (apud Paes, 2005). Este mtodo utilizado nas Bibliotecas e, em grande parte
tambm, por Instituies pblicas e privadas. O mtodo apresenta configurao
decimal, sendo:
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

e-Tec Brasil
000 Obras Gerais
100 Filosofia
200 Religio
300 Cincias Sociais
400 Lingstica
500 Cincias Puras
600 Cincias Aplicadas
700 Artes divertimentos
800 Literatura
900 Histria Geografia.
Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e teremos
a seguinte configurao.
O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica,
possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que
se refere aos assuntos de e a classe 900 que corresponde a
(Disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br Acesso em
26/12/2007)
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s do
rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua
elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica
de competncia.
Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000 Administrao
Geral:

atividades meio
Administrao Geral
Assuntos Diversos.
atividades fim
e-Tec Brasil
010 Organizao e Funcionamento. Classificam-se os documentos relativos
criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo.
020 Pessoal - Incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes dos
servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os
direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia,
proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
030 Material - So classificados os documentos referentes administrao dos
materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as
formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e
recuperao.
040 Patrimnio - Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais
imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as
formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e
recuperao.
050 Oramento e Finanas - Classificam-se os documentos relativos previso e
execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso
dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a
movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de
contas.
060 Documentao e Informao - Incluem-se nesta subclasse os documentos
referentes publicao, produo, editorial, preparo, impresso e distribuio de
matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso documentao
bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo,
controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos,
como tambm os documentos relacionados com as atividades de reproduo,
conservao e informtica.
070 Comunicaes - Classificam-se os documentos relacionados com a instalao,
manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes
e de tecnologias da informao.
080 Vaga - Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de
documentos referentes Administrao Geral, que resultem de novas atividades
desenvolvidas pelo rgo.
090 Outros assuntos referentes Administrao Geral - Incluem-se nesta subclasse
documentos de carter genrico relativos Administrao Geral. Utiliza-se tambm,
esta subclasse, como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo de Classificao de documentos de arquivo,
bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para
possveis expanses.
Passemos a estudar agora a Classe 900 Assuntos Gerais aplicada Administrao
Pblica. Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se
relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.
Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 900 Assuntos Gerais:
e-Tec Brasil
O contedo que voc acabou de estudar foi extrado do stio abaixo relacionado:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classific
ao.pdf
importante que voc conhea mais sobre este tema!
22
Gesto de Documentos e Arquivstica e-Tec Brasil
Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade, converse com a pessoa
responsvel para in loco verificar como funciona o mtodo de classificao de
documentos.
A classificao universal de Dewey adotada nas bibliotecas, mas tambm tem
aplicao com xito nos rgos pblicos. Experimente desenvolver uma nova
forma de arrumar o seu arquivo colocando em prtica o mtodo de Dewey
aplicado ao setor pblico.
MTODOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Vamos estudar a importncia da classificao para o correto arquivamento dos
documentos, conhecendo alguns mtodos de sua classificao.
O que classificar?
Classificar um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes.
Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos
cuidados da documentao. Sua classificao se materializa a partir de um plano
que deve ter como caractersticas a simplicidade, a flexibilidade e fcil
assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padro e ter
um gerenciamento centralizado.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das
atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui
procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade
no gerenciamento e controle das informaes.
Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por servidores
treinados, de acordo com as seguintes operaes:
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe
correspondero.
b) Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto
de que trata o documento.
Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:
1. Receber o documento para classificao.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de
acordo com seu contedo.
3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos de
arquivo, utilizando o incide, quando necessrio.
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Ao final desta
aula voc ter acesso ao modelo de folha de referncia).
IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber
a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).
Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte
maneira:
Por seus mantenedores.
a) Pblicos - federal, estadual e municipal.
b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas,
sociedades e associaes.
c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.
d) Famlias ou pessoais.
Atente para os estgios de evoluo dos arquivos, o que chamamos de Teoria das
Trs Idades, a seguir.
a) Arquivos de primeira idade ou corrente.
b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
O que so documentos correntes?
- so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que
foram arquivados, mas so objetos de consultas freqentes. Podem ser conservados
no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do rgo,
que o criaram.

Documentos correntes
e-Tec Brasil
Extrado do stio:
http://www.conarq.arq
uivonacional.gov.br.
Acesso em 27/12/2007.
!
O que so documentos intermedirios?
- so aqueles que no so mais de uso corrente, mas
que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou
recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a
um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do
organismo produtor e da instituio arquivstica.
O que so documentos permanentes?
so aqueles de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais
necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser
conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais
de arquivo.
Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do
documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros
documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela
atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova e
informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao departamento
de pessoal, oramento, material, entre outras.
Pela extenso de sua atuao
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da
organizao.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos
em um nico arquivo.
Pela natureza de seus documentos
a) Arquivo especial - Detm sob sua guarda
diferentes tipos de suportes de documentos
resultantes da experincia humana em
algum campo especfico do conhecimento,
tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS,
discos, CD's, recortes de jornais, disquetes,
CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de
documentos na sua grande maioria frgeis
deve- se ter mai or cui dado com a
conservao e preservao, no somente
no aspecto de armazenagem, mas tambm
em seu registro, acondicionamento e
controle.
b) Arquivo especializado - Detm sob sua
custdi a documentos resul tantes da
experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que seus
documentos apresentem.
Documentos intermedirios
Documentos permanentes -

24
!
Pelo Gnero
a) Escritos ou textuais.
b) Cartogrfico (perfis/mapas).
c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes).
d) Filmogrficos (filmes).
e) Sonoros; (CDs, Fita Cassete).
f) Microgrficos (microfilme).
g) Informticos.
Pela Natureza do assunto
a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.
b)Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita.
Podemos classificar os documentos em quatro graus:
a) Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que requeiram
excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da
poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como:
negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas
e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica
estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios
(PAES, 2005, p. 30).
b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de
pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So
documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e
medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que,
sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam
de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos
ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em
tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob aspectos
fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e
meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos
importantes que no tenham recebido classificao inferior (PAES, 2005, p. 30).
c) Confidencial - A classificao de confidencial dada aos assuntos que,
embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa
no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os
referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido
por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre e atividade de
pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqncia de
importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas,
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas
importantes para a segurana nacional (PAES, 2005, p. 30).
e-Tec Brasil
d) Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no
devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa
classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e
suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes importantes (PAES, 2005, p. 30).
26
MODELO DE UMA FOLHA DE REFERNCIA
FOLHA DE REFERNCIA
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
N.:
Data:
Espcie:
Remetente:
Destinatrio:
CDIGO DO ASSUNTO
VER:

Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/
publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf

e-Tec Brasil
O tema que estudamos, tratou da classificao de documentos. Conhecemos os
mtodos de classificao de Mevil Dewey, a Teoria das Trs Idades, citados por
Paes (2005), os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes. Leia e pesquise
mais. A classificao de documentos de suma importncia para seu
arquivamento.
6) Assinale a alternativa que corresponde corretamente definio de classificao
de documentos segundo Rosseau e Coutere:
a) A classificao de documentos consiste em organizar os documentos
produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades,
de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao.
b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos
produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades.
c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas arquivsticas e visa
melhorar os aspectos de pronta localizao de documentos.
d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de
documentos.
e) A classificao um sistema de arquivamento.
7) Sobre o Cdigo de Classificao de documentos INCORRETO afirmar que:
a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos
seguindo uma ordem pr-estabelecida de classes e subclasses.
b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer
documento produzido por uma determinada instituio.
c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao.
d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j que o
computador controla tudo na atualidade.
e) O Cdigo de classificao tem por objetivo controlar e facilitar a pronta
localizao de documentos.
8) Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios:
a) Pelos estgios de sua atuao (Teoria das Trs Idades).
b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais).
c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.).
d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos).
9) Assinale a alternativa INCORRETA, a respeito do cdigo de classificao aplicado
ao setor pblico:
a) O Setor Pblico adota como mtodo principal de classificao de
documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-
se de agrupamento em classes distintas.

!
28
b) O Setor Pblico no tem um sistema de classificao pr-estabelecido,
ficando a critrio de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas
necessidades.
c) O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica, atividade-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos:
a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe
900 que corresponde a Assuntos Diversos.
d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s
atividades-fins do rgo.
e) As classes definidas como documentos de atividades-fins no so comuns,
cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da
instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
10) A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao:
a) O processo de eliminao de documentos permanentes.
b) A noo de documento intermedirio.
c) O processo de eliminao de documentos correntes.
d) O conhecimento a respeito da inveno da escrita alfabtica.
e) A eliminao de documentos na fase temporria.
e-Tec Brasil
e-Tec Brasil
AULA 2
DOCUMENTAL
AVALIAO
Objetivos:
1. Compreender como se processa a
avaliao documental.
2. Aplicar a tabela de Temporalidade
Documental Simplificada.
3. Conceituar o que correspondncia
4. Classificar is tipos de correspondncia
29 e-Tec Brasil
O tema que estudaremos, nesta aula, a avaliao documental. Trata-se de um
processo de classificao de documentos, a exemplo de outros mtodos que vimos
anteriormente. Agora voc vai conhecer e aplicar a tabela de temporalidade de
documentos. Trata-se de um procedimento importante para, no tempo devido,
eliminar documentos desnecessrios no arquivo.
A avaliao uma funo de extrema importncia no processo de classificao de
documentos. Consiste basicamente na anlise e identificao dos valores dos
documentos para a definio de seus prazos de guarda e destinao.
Essa anlise feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou histricos e na
relao orgnica com os demais documentos do fundo a que pertence. A
classificao e avaliao representam atividades significativas para o perfeito
arquivamento dos documentos. Sem elas impossvel pensar na implantao efetiva
de uma gesto documental integrada, com base na Teoria das Trs Idades.
Outro instrumento de extrema importncia na avaliao de documentos consiste em
conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Tabela 1
Tabela de Temporalidade Documental Simplificada
*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta
de luz venceu no ms de maro/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir
de janeiro/2004.
Ateno
Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como
referncia os prazos de guarda estabelecidos pelas legislaes, mas sempre
considerando as particularidades de sua empresa.
Fontes: http://www.control.com.br/promo/promo.htm
<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/download/res14/resol14.doc>
e-Tec Brasil
As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de
documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a
organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as
operaes referentes produo (quais so os suportes com validade em juzo e fora
dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo cdigo de classificao de
assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao
(aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda
e armazenamento).
Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numerao
seqencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao.
Tambm significa o livro onde se registram em ordem, os documentos apresentados
numa repartio, ou ento, os fatos e as decises ocorridos numa assemblia ou
audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um
documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado.
A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivstico de
extrema importncia.
Estudaremos o modo pelo qual devemos classificar a correspondncia. A maioria
das decises administrativas ocorre por intermdio de documentos, e saber
classificar a correspondncia um diferencial competitivo, quando tratamos de
organizar um departamento ou setor.
Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento
especial por se constituir numa parte considervel dos acervos arquivsticos, uma vez
que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por seu intermdio
(Paes, 2005, p. 31). A classificao e a caracterizao da correspondncia so dois
fatores da maior importncia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.
CORRESPONDNCIA: CLASSIFICAO E CARACTERIZAO
O que correspondncia?
Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita,
produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem como
aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio (Paes, 2005,
p. 31).
Para saber mais voc
precisa consultar o
stio do arquivo
nacional:
http://www.arquivona
cional.gov.br
32
Quanto ao destino e procedncia, pode-se classificar a correspondncia em
externa e interna.
a) Externa. Entende-se por aquela correspondncia trocada entre uma
instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas,
telegramas.
b) Interna. Entende-se a correspondncia trocada entre os rgos de uma
mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares.
.
e-Tec Brasil
e-Tec Brasil
A correspondncia pode ser ainda oficial ou particular:
Oficial - aquela correspondncia que trata de assunto de servio ou de
interesse especfico das atividades de uma instituio.
Particular - aquela correspondncia de interesse pessoal de servidores de
uma instituio.
Quando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, a uma
instituio, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se
oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.
Apresentamos, a seguir, alguns exemplos, na viso de Paes (2005, p. 32), que serviro
de subsdios na identificao da correspondncia oficial. Os nomes e endereos so
fictcios.
a) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas unidades.
Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
23500-000 Rio de Janeiro - RJ
b) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas subunidades,
mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer
meno ao cargo que exerce:
Ao Departamento de Exportao
Companhia de Flores Tropicais
Dr. Joo Galvo
Rua Violeta, 213
23500-000 Rio de Janeiro RJ
importante observar que a correspondncia oficial, mesmo quando enquadrada
em qualquer dos itens descritos, no dever ser aberta quando o envelope contiver
as indicaes de confidencial, reservado, particular ou equivalente.

Quando a correspondncia recebida, a maioria das pessoas junta o envelope
carta e assim coloca-a no arquivo. Saiba que esta uma forma errada, pois o
grampo ir enferrujar e agredir o papel da carta que ficar amarelado. O correto
transcrever a lpis no verso da correspondncia todas as informaes
julgadas importantes, e eliminar o envelope.
!
11) O termo avaliao em Arquivstica significa:
a) Anlise e identificao dos valores dos documentos.
34
c) Arquivamento e destinao dos documentos.
d) Sistemas e mtodos de arquivamento.
e) Depositao final dos documentos.
12) A Avaliao documental deve ser realizada baseada nos aspectos:
a) Somente sob os aspectos legais.
b) Fiscais e histricos da Instituio.
c) Administrativos, legais, fiscais ou histricos da Instituio.
d) Administrativos, j que os documentos representam a base para tomada
de decises administrativas.
e) Econmicos, pois sem uma estrutura econmica nenhuma Instituio
poder sobreviver.
13) Entende-se por protocolo, em arquivstica:
a) O cumprimento de normas a respeito da numerao seqencial dada
aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao.
b) A ordem de precedncia para autoridades.
c) A ordem hierrquica de uma organizao.
d) A localizao do arquivo dentro da organizao.
e) A organizao de um arquivo.
14) Sobre a tabela de temporalidade, correto afirmar que:
a) uma tabela eletrnica.
b) uma tabela matemtica.
c) uma tabela que trata de coordenadas geogrficas.
d) uma tabela que dispe sobre o prazo de guarda dos documentos.
e) uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade.
15) Considera-se correspondncia:
a) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas jurdicas.
b) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas fsicas.
c) Uma comunicao escrita que se processa entre rgos.
d)Uma comunicao escrita que se processa entre servidores de uma
Instituio.
AULA 3
ESTUDO DO ARQUIVO
INTRODUO AO
e-Tec Brasil
35
e-Tec Brasil e-Tec Brasil
Objetivos:
1. .
2. Identificar tipos de arquivos.
3. Conhecer como proceder para implantar
um arquivo na empresa
Conceituar o que Arquivo
36
Agora faremos o estudo do arquivo. Aproveite sua curiosidade e veja quantos tipos
de arquivos h venda no mercado. Com certeza voc ir encontrar o melhor que
se adapte a sua realidade.
O que arquivo?
A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte,
so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou
jurdicas, pblicas ou privadas (Martins, 2005, p.27).
Conceito Geral de arquivo
Arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies
pblicas e privadas ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso de suas
atividades e funes, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si
(Slon Buck apud Paes, 2005, p. 27).
Os so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual,
municipal e do Distrito Federal, em decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias (Lei n 8.159/91).
Consideram-se os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Os
arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse
pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes
relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional (Lei n 8.159/91)
Tipos de arquivos
Existem vrios tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras os
arquivos podem ser classificados em:
arquivos pblicos
arquivos privados
e-Tec Brasil
37 Introduo ao Estudo de Arquivo
!
Pblicos (federal, estadual, municipal).
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).
Comerciais (empresas, corporaes, companhias).
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado de interesse pblico e social. (Lei n 8.159/91).
Idade dos arquivos - Os arquivos tambm tm ciclo de
vida que contado a partir da produo do
documento e do encerramento do ato, ao ou fato
que motivou a sua produo, alm da sua freqncia
de uso. Essa fase se diz na arquivstica que tem relao
com a vigncia do documento, a razo de ser da
existncia de um documento.
Correntes - Conjunto de documentos atuais, em curso,
objeto de consultas e pesquisas freqentes.
Temporrios - Conjunto de documentos oriundos de
arquivos correntes que aguardam remoo para
depsitos temporrios.
Permanentes - Conjunto de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que
devem ser preservados indefinidamente.
Voc sabe o que um arquivo morto?
Muitas Instituies utilizam o termo , o que caracteriza um erro no
estudo da arquivstica. Documentos que no so consultados com freqncia,
mas possuem valor, devem ser classificados como
H instituies detentoras de acervos documentais (arquivos) que tem como
objetivo a guarda permanente de documentos tais como:
Bibliotecas - Detentoras de
coleo, pblica ou privada,
de l i vros e documentos
congneres, organizada para
estudo, leitura e consulta.
arquivo morto
documentos permanentes.
42
Introduo ao Estudo de Arquivo e-Tec Brasil
!
Central de documentao -
Com funes abrangentes,
possuem diversas finalidades
que variam de acordo com
os propsitos de sua criao.
Funciona como uma central
de informao para um
pblico determinado.
Museu do ndio(Museu Rondon na UFMT)
Museu - Estabelecimento
permanente com vistas a
col et ar , cons er var ,
estudar, expl orar de
v r i as manei r as e,
basicamente, exibir, para
educao e l az er ,
pr odu t os da ao
cultural humana.
e-Tec Brasil
e-Tec Brasil
O que o CONARQ?
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado, vinculado
ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por
finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Como
rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, exerce tambm a orientao
normativa, visando gesto documental e proteo especial aos documentos
de arquivo.
ROTEIRO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS
Vamos aprender como devemos proceder para implantar um arquivo. Assim
podemos estruturar um projeto de arquivo e aprov-lo junto Diretoria da empresa.
Tudo comea com os trs passos principais: recursos humanos, instalaes e recursos
materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito importante em sua prtica
profissional.
Segundo Martins (1998, p. 05), se o arquivo o conjunto de documentos recebidos e
produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas
atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e
alteraes, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difcil compreender e
avaliar o verdadeiro significado de sua documentao.
Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita de
uma estrutura bsica, conforme segue:
1. Recursos humanos.
2. Instalaes.
3. Recursos materiais.
Para saber mais sobre
o CONARQ, consulte o
stio:
http://www.conarq.arq
uivonacional.gov.br
Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos: pode ser um lugar
dentro da empresa, ou pode ser o local especfico para guardar os documentos,
arquivo de ao, prateleiras com caixas arquipel. S no pode ser confundido com
local para depsito de papel velho ou arquivo morto.
!
40
1. Recursos humanos - Entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo
das operaes de arquivos, tais como
a) Selecionar documentos.
b) Registrar documentos.
c) Estabelecer o mtodo de classificao.
d) Codificar documentos.
e) Ordenar documentos.
f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.
Para o bom desempenho das funes do funcionrio que trata do arquivo, so
necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em
que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas:
habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia,
imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio,
honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
2. Instalaes - As instalaes dos arquivos requerem anlise dos seguintes aspectos:
a) Localizao: acessvel, com capacidade de expanso e, se volumoso,
deve ficar no andar trreo.
b) Iluminao: ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta do sol.
c) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.
d) Higienizao: limpo, bem cuidado, com dedetizao peridica.
e) Disposio: espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao do
acervo.
f) Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
3. Recursos Materiais
a) Mobilirio - Ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos
que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e
que apresente capacidade de expanso, alm de ser seguro e resistente.
b) Acessrio - Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,
pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para
cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos.
Observar, tambm, as etiquetas e projees para que sejam ideais.
:
IMPORTANTE!
Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos
centralizados, o ideal o uso de para o armazenamento de
documentos.

MARTI NS, Nei re do Roci o. Aposti l a di spon vel no si te:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_
organizacao_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007
caixas
e-Tec Brasil
41 Introduo ao Estudo de Arquivoa
Como organizar um arquivo
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio
e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de
um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as
necessidades da instituio a que pretende servir.
Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um arquivo
manter um plano de classificao.
Vamos analisar agora como fazer um plano de classificao.
a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em que voc
trabalha. Voc poder encontrar essas informaes, pesquisando nos atos
legais tais como portarias, deliberaes, estatutos, atas e relatrios. Em ltimo
caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.
b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes citadas no
item anterior, organize uma pasta com os atos relativos implantao de sua
rea/rgo e ao que voc conseguiu descrever.
c) Identifique os tipos de documentos que nascem, a partir do cumprimento
das atividades identificadas.
(MARTINS, Neire do Rocio. Montagem de um plano de classificao de
documentos. Apostila disponvel no stio:
http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de
_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007).
1. Relacione as atividades da sua rea (exemplo):
1.1. controlar o inventrio patrimonial do rgo;
1.2. assessorar reunies da Diretoria;
1.3. preparar minutas de correspondncias para Diretoria;
1.4. registrar freqncia de funcionrios;
1.5. proceder ao cadastro de funcionrios;
1.6. controlar frias;
1.7. solicitar materiais de consumo/almoxarifado;
1.8. administrar convnios e contratos.
2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores classes,
ordenando-as em subclasses (exemplo):
2.1. Assessorar Diretoria
2.1.1. assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas);
2.1.2. elaborar minutas de correspondncias
2.2. Notao/Pastas 1. Assessoria Diretoria:
2.2.1. reunies/Diretoria;
2.2.2. correspondncia/convocaes.
42
3. Codifique (estabelea cdigos para localizao dos documentos)
As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotar, podero
ser identificadas por cdigos correspondentes da classificao:
3.1. nmero (ou cdigo de classificao); ou
3.2. nmero e o nome da atividade; ou
3.3. nome da atividade (que pode ser abreviada).
Ex. Materiais/suplementos (inserir cdigo de classificao) compra e consumo.
Alm do cdigo de classificao que voc adotou, podem ainda ser utilizadas as
cores para facilitar a localizao. Ex. para atividades administrativas, para
atividades-fins (como agendamento de reunies).
azul verde
Vimos os aspectos que devemos pensar para implantar um arquivo, ou melhorar
aquele que j existe, mas, ainda assim, isso no eficiente. Ao implantar um
arquivo, devemos ter em mente que a principal funo guardar os documentos
de forma simples.
!
As atividades propostas tm o objetivo de avaliar seu
aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao contedo.
16) Quanto aos tipos, os arquivos podem ser:
a) Pblicos (federal, estadual, municipal).
b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).
c) Comerciais (empresas, corporaes, companhias).
d) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
17) Arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos:
a) Por organizaes pblicas.
b) Por rgos pblicos de mbito Federal.
c) Por rgos pblicos de mbito Estadual.
d) Por rgos pblicos de mbito Municipal.
18) So detentoras dos arquivos privados:
a) Somente a empresa que gerou os documentos.
b) Somente as pessoas interessadas nos documentos.
c) Somente uma empresa pblica.
d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse pblico e
social, desde que considerados fontes relevantes para a histria e
e-Tec Brasil
desenvolvimento cientfico nacional.
e) Somente as ONGs.
19) A Teoria das Trs Idades corresponde, respectivamente, a:
a) Documentos: correntes, temporrios e permanentes.
b) Documentos oriundos de outras organizaes.
c) Documentos que devem ser eliminados.
d) Documentos correntes somente.
e) Documentos temporrios e permanentes, os correntes no fazem
parte da Teoria.
20) So Instituies detentoras de acervos documentais (arquivos)
a) Bibliotecas.
b) Museus.
c) Centrais de documentaes.
d) Arquivo Nacional.
MODELO DE PLANO ARQUIVSTICO
Dando continuidade ao tema, veremos agora um modelo de plano arquivstico. O
primeiro passo consiste em verificar onde o arquivo dever ficar na organizao. Se o
arquivo tiver uma massa documental intensa, o melhor lugar sempre no trreo, para
no abalar a estrutura fsica da construo. E vamos ns nessa busca contnua pelo
conhecimento.
Segundo Paes (2005, p. 36), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o
arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo
responsvel.
Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos:
posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento
adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos,
escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e
permanente, recursos financeiros.
Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que a melhor posio de rgo de arquivo na estrutura de uma
instituio seja a mais elevada possvel, para que o arquivo seja subordinado a um
rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e
funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desta medida visa evitar
srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes
administrativas.
Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao numa
biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo
44
Introduo ao Estudo de Arquivo
e-Tec Brasil
tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dotados
de recursos tcnicos e materiais adequados, dos quais o arquivo deve participar
para atender acelerada demanda de nossos tempos.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz
respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase
corrente.
importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas fase
corrente dos arquivos. Nas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser
sempre centralizados.
a) Centralizao. Por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se
no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm
a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio , de documentos de uso corrente
em um nico rgo da estrutura organizacional, frequentemente designado
como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou outra denominao
similar.
b)Descentralizao. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso
indica que a descentralizao deve ser estabelecida, levando-se em
considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Se
tomarmos como exemplo de uma empresa estruturada em departamentos
como produo, comercializao e transporte, podemos verificar que a
descentralizao do arquivo uma soluo, se levarmos em considerao a
necessidade de facilitar o fluxo de informaes em cada departamento.
Coordenao - Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com
rapidez, segurana e eficincia e imprescindvel a criao de uma coordenao
central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orientadoras e
controladoras (Paes, 2005, p. 40).
A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos
setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a
unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais, treinar pessoal
especializado para que sejam encarregados dos arquivos, promover reunies com
esse pessoal a fim de exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do
sistema de arquivos.
Rotinas de arquivamento
1. Inspeo - Consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes,
d) em obedincia a uma rotina.
de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido no documento
para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. Verificar tambm se h existncia de
anexos e se estes j esto inseridos no documento inicial.
2. Leitura - Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu
contedo e sob que classificao dever ser arquivado.
3. Seleo - Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que
poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como
cpias, comunicados passageiros).
4. Marcar a hora e a data - Registrar a entrada do documento no arquivo, para anular
todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo.
5. Registro - Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os
documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o teor do
documento para facilitar sua localizao.
Para trabalhar no arquivo, a pessoa deve ter boa memria, capacidade de
sntese, ser metdica e acima de tudo gostar do que faz.
Voc no deve esquecer de que os documentos, antes de ser arquivados, devem
passar por uma leitura e classificao criteriosa de seu contedo.
e-Tec Brasil
!
O arquivo tambm uma parte da empresa que necessita de constante
reestruturao. A escolha dos materiais de consumo de extrema importncia. Veja
as dicas desta aula e depois visite lojas especializadas. H um universo de
equipamentos para se adaptar a diferentes estruturas e
necessidades.
Segundo Paes (2005, p. 37), de igual importncia para o
bom desempenho das atividades de arquivo a escolha
do local adequado, quer pelas condies fsicas que
apresente iluminao, limpeza, ndices de umidade,
temperatura , quer pela extenso de sua rea, capaz
de acomodar o acervo e permitir ampliaes futuras.
Da mesma forma, a escol ha apropri ada do
equipamento dever merecer a ateno daqueles que
esto envolvidos com a organizao dos arquivos.
Equipamento em arquivstica
Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente
indispensveis realizao do trabalho arquivstico.
Materiais de consumo em arquivstica
Consideram-se materiais de consumo aquele que sofre desgaste, a curto ou mdio
prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
ESCOLHA DAS INSTALAES E EQUIPAMENTOS
46 e-Tec Brasil
Ficha
Guia Divisria
Projeo
P
um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se
registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades,
podendo ser brana ou de cor.
um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes
ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou
pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.
De acordo com Paes (2005, p. 43), no estudo das guias divisrias, distinguem-se
diversos elementos relacionados com sua finalidade e funes. Assim:
a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio
carto, ou nele aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.
a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh. Por esse
orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta.
Projeo
P
Ilh
Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou
alfanumrica.
A 100 100-E
Notao
Alfabtica
Notao
numrica
Notao
Alfanumrica
e-Tec Brasil
47
A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta, quando indica somente o
incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e o fim.
A A - C
Notao
Aberta
Notao
Fechada
Posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode
corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a
denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta
posio, quinta posio.
Primeira
posio
Segunda
posio
Terceira
posio
Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:
primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;
secundria indica uma subdiviso da primria;
subsidiria indica uma subdiviso da secundria;
especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande
frequncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a
notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre
em primeira posio e assim por diante.
Primeira
posio
Segunda
posio
Terceira
posio
48 e-Tec Brasil
Utilizar cores para localizar mais facilmente as guias uma tcnica muito eficiente
em termos arquivsticos. !
21) Para um planejamento arquivstico devem ser considerados os seguintes
elementos:
a) Posio do arquivo na estrutura da instituio.
b) Escolha de mtodos de arquivamento adequados.
c) Estabelecimento de normas de funcionamento.
d) Recursos humanos e financeiros.
22) So partes das rotinas para o arquivamento de documentos:
a) Inspeo.
b) Leitura minuciosa dos documentos.
c) Seleo dos documentos.
d) Registrar data e hora da entrada dos documentos no arquivo.
23) Analise as alternativas abaixo relacionadas.
I. A elaborao de um plano de arquivo pressupe a definio do arquivo,
quanto aos aspectos de centralizao e descentralizao.
II. Por centralizao de arquivos, entende-se no somente a reunio dos
documentos correntes em um nico local, mas tambm o registro e controle
do arquivo.
III. A descentralizao de arquivos deve ser adotada em organizaes com
estruturas maiores, com vrios departamentos, para facilitar o fluxo de
informaes.
IV. A descentralizao pode ser aplicada tanto em arquivos correntes quanto
intermedirios e permanentes.
V. A descentralizao de arquivos adotada no setor pblico em grande
escala, pois no exige a criao de uma coordenao central.
Assinale a alternativa correta:
a) Esto corretas as alternativas I, II e V.
b) Esto corretas as alternativas I, II e III.
c) Esto corretas as alternativas II, IV e V.
d) Est correta a alternativa IV, apenas.
e) Nenhuma das anteriores est correta.
24) Dentre os materiais de consumo em arquivstica a guia pode ser:
a) Primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo.
b) Secundria indica uma subdiviso da primria.
c) Subsidiria indica uma subdiviso da secundria.
d) Especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande
e-Tec Brasil 49
frequncia.
e) Ttodas as alternativas anteriores.
25) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de notao:
a) Notao a inscrio feita na projeo de uma guia.
b) A notao pode ser aberta ou fechada: aberta, quando indica somente o
incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e o fim.
c) A notao pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica.
d) Anotao norteia a localizao dos documentos dentro de um arquivo.
e) Nenhuma das anteriores est correta.
AULA 4
DE ARQUIVAMENTO
SISTEMAS E MTODOS
e-Tec Brasil
51
Objetivo:
. Conhecer os sistemas
e mtodos de arquivamento.
A partir desta aula, estudaremos os sistemas e mtodos de arquivamento. Para a
escolha do mtodo correto necessrio conhecer bem a empresa e suas
necessidades em termos de consulta no arquivo.
De acordo com Roncaglio (2005, p. 34), todos ns participamos de negcios e
praticamos aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de base
para futuras consultas. Nesse contexto, o arquivo moderno deixou de ser simples local
de guarda de papis, colecionados segundo as habilidades individuais, para
constituir um ncleo de informaes registradas em documentos, de acordo com a
classificao racional e sistemtica, mantidos em locais prprios, acessveis e
seguros.
Como prope Paes (2005, p. 60-61), a importncia das etapas de levantamento e
da anlise dos documentos se faz sentir, de modo marcante, no momento em que
o arquivista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentao corrente. Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h
documentos que devem ser ordenados por assunto, nome, local, data ou nmero.
A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relacionada com a
anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como os
documentos so solicitados ao arquivo. Aps essa anlise, possvel definir qual o
mtodo principal e quais os mtodos auxiliares.
A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos
documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes, o
que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e
devidamente guardados. To importante quanto arquivar achar rapidamente as
informaes no momento desejado.
Para alcanar tais objetivos, encontram-se descritos, a seguir, os principais mtodos
de arquivamento utilizados, visando organizao dos acervos arquivsticos, s
operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, s rotinas e, finalmente, aos
critrios e procedimentos adotados no cumprimento da funo mais nobre dos
arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e consulta.
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da entidade.
Paes (2005, p.61), divide os mtodos de arquivamento de documentos em duas
classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados. Vejamos o esquema que mostra
o sistema de arquivamento de documentos:
Bsicos Numrico
Simples
Cronolgico
Digito-terminal
Alfabtico
Geogrfico
Ideogrficos
(assunto)
Enciclopdicos
Dicionrio
Duplex
Decimal
Uniterno ou Indexao Coordenada
Alfabticos
Numricos
e-Tec Brasil
53 Sistemas e Mtodos de Arquivamento
Padronizados
Variadex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo
Esses mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
aquele em que a busca do documento feita diretamente no
local onde se acha guardado.
aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes
consultar um ndice ou um cdigo.
combinao de letras e nmeros no se inclui nas
classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-
indireto.
Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os
elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do remetente
do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); local, nmero, data
e assunto. De acordo com o elemento mais importante e frequentemente
procurado, em cada caso, podem-se organizar os fichrios ou arquivos em:
a) Ordem alfabtica.
b) Ordem geogrfica.
c) Ordem numrica (simples ou cronolgica).
d) Ordem de assunto.
Observe um exemplo de mtodo de arquivamento:
Sistema direto
Sistema indireto
O mtodo alfanumrico
(Extrado de Paes, 2005, p. 77).
54
Sistemas e Mtodos de Arquivamento e-Tec Brasil
MTODO ALFABTICO
regras de alfabetao
O mtodo alfabtico que veremos nesta aula o mais utilizado tanto por empresas
pblicas quanto privadas. Dificilmente as pessoas observam as regras de
alfabetao. Vamos conhec-las e aplic-las. Isto vai ajudar muito na organizao
do arquivo.
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um
mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio se
recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as
fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as
normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas
letras (Paes, 2005, p. 62).
Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no
arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido
ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
1. Arquivamento de nomes
De acordo com Paes (2005), o arquivamento de nomes obedece a 13 regras,
chamadas , apresentadas a seguir:
1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares
Cabral; Paulo Santos
a) Barbosa, Joo
b) Cabral, Pedro lvares
c) Santos, Paulo
1.2. Para sobrenomes iguais:
a) Teixeira, Anbal
b) Teixeira, Marlia
c) Teixeira, Paulo
d) Teixeira, Vitor
1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde;
Heitor Villa Lobos.
a) Castelo Branco, Camilo
b) Monte Verde, Paulo
c) Villa Lobos, Heitor
1.4. Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira
a) Vieira, J.
b) Vieira, Jonas
c) Vieira, Jos
Os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos, ou ainda semi-
-indireto. O importante que a escolha seja planejada e aplicada de forma
correta. Pode ser utilizado mais de um mtodo simultaneamente, porm
necessrio que haja uma correta classificao da massa documental para que
outras pessoas possam compreender o mtodo escolhido.
e-Tec Brasil
!
1.5. Para nomes com artigos e preposies: Pedro de Almeida, Ricardo
d'Andrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto.
a) Almeida, Pedro de
b) Andrade, Ricardo de
c) Cmara, Lcia da
d) Couto, Arnaldo do
1.6. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho;
Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.
a) Almeida Filho, Antonio
b) Ribeiro Jnior, Paulo
c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
1.7. Para pessoas da mesma famlia: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de
Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.
a) Filho, Jorge de Abreu
b) Neto, Jorge de Abreu
c) Sobrinho, Jorge de Abreu
1.8. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul
Muller; Jorge Schmidt.
a) Aubert, Georges
b) Churchill, Winston
c) Mueller, Paul
d) Schmidt, Jorge
1.9. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me: Jos de
Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.
a) Oviedo Y Bnos, Jos de
b) Pina de Mello, Francisco de
c) Rios, Antonio de Los.
1.10. Para nomes Orientais Japoneses e rabes:
a) Al Ben Hur (permanece)
b) Ly Youtohn (permanece)
1.11. Para nomes estrangeiros com preposio: Giulio Di Capri; Esteban
De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam
a) De Penedo, Esteban
b) Di Capri, Julio
c) Du Pont, Charles
d) Mac Adam, John
1.12. Para Pessoas Jurdicas: EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial;
The Library of Congress; Fundao Getlio Vargas:
a) lvaro Ramos & Cia
b) Colegial (A)
c) Embratel
d) Fundao Getlio Vargas
e) Library of Congress (The)
56
1.13. Para Numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de
Arquivologia; III Simpsio de Apicultura.
a) Congresso de Secretariado (4)
b) Encontro Regional de Arquivologia (I)
c) Simpsio de Apicultura (III)
Reveja as regras de alfabetao 1.6 e 1.7. Ambas so para graus de parentesco,
porm a primeira delas para nomes diferentes, j a segunda diz respeito a
nomes iguais e graus de parentescos diferentes. Fique atento para no errar no
arquivamento.
26) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos mtodos de
arquivamento.
a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente
relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio.
b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de
arquivamento como o documento solicitado no arquivo.
c) Aps minuciosa anlise das atividades, possvel ento definirmos
qual o mtodo principal e quais sero os auxiliares.
d) O correto adotarmos um nico mtodo de arquivamento,
dispensando mtodos auxiliares.
e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos
que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou
nmero.
27) Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes,
sendo:
a) Bsicos e geogrficos.
b) Bsicos e alfabticos.
c) Bsicos e padronizados.
d) Padronizados e numricos.
e) Padronizados e alfanumricos.
28) Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que:
a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos
descentralizados.
c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
d) Por sistema indireto entende-se aquele em que, para se localizar o
documento, preciso antes consultar um ndice alfabtico
remissivo.
e-Tec Brasil
!
e) O mtodo alfanumrico, combinao de letras e nmeros, no se
inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e
considerado parte do sistema semi-indireto.
29) Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a serem
considerados so:
a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o
documento.
b) Local de procedncia ou de origem.
c) Assunto principal do documento.
d) Data de incio da formulao do documento.
30) Analise as alternativas abaixo e escolha a alternativa correta, a respeito de
ordem de documentos para entrada no arquivo:
I. A ordem deve obedecer aos critrios de classificao, e esta deve
estar de acordo com o elemento mais importante e
freqentemente procurado no arquivo.
II. A ordem alfabtica utilizada quando o elemento principal o
nome.
III. A ordem geogrfica utilizada quando o elemento principal o
local.
IV. A ordem numrica (simples ou cronolgica), quando o elemento
principal a ser considerado um nmero.
V. A ordem de assunto de fcil utilizao, porm com a
desvantagem de exigir a interpretao pessoal do assunto do
documento.
Esto corretas as alternativas:
a) I, II e IV respectivamente.
b) I, II, III, IV e V.
c) II, IV e V.
d) III, e V.
e) I, III e V.
58
MTODO GEOGRFICO
procedncia do local
Agora conheceremos o mtodo geogrfico. Este mtodo no deixa de usar o
alfabtico, mas a ateno principal voltada para os estados, cidades, ou regies.
O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao
documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado
em um documento a (Paes, 2005, p. 68).
Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de
identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem
alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.
Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos
estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo
lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Alguns
exemplos so:
Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson
Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson
Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha
Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e
Quando se trata de correspondncia com
outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do
correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps
as respectivas capitais dos pases a que se referem.
Correspondncia com outros pases.
e-Tec Brasil
As melhores ordenaes geogrficas so:
Nome do estado, cidade e correspondente.
Nome da cidade, estado e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por
estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabtica, em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se utilizarem
guias divisrias, com notaes indicativas dos nomes dos estados. Mostraremos
alguns exemplos encontrados em Paes (2005, p. 69).
Nome do estado, cidade e correspondente.
Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio.
Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.
Iniciaremos o estudo dos mtodos numricos. Eles so de grande utilidade e fcil
manuseio. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico
ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se localizar um
documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em fichas), que
fornecer o nmero sob o qual o documento e(ou) pasta foram arquivados.
A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio
fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades prprias
a cada mtodo.
Mtodo numrico simples
O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de
entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j
que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo (Paes, 2005, p. 70).
Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que
sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice
alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos.
No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha
a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde se
guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a
organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no se
conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia dos
documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e aproveita-se o
mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha de ndice alfabtico, referente
O mtodo geogrfico muito utilizado. Podem ser introduzidas as cores como
elementos para chamar a ateno e facilitar o acesso aos documentos.
Experimente!
MTODOS NUMRICOS
60
!
primeira firma, permanecer ela no fichrio acrescida de nova indicao do lugar
onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n
X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.
O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao nos
arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios
mdicos, cadastros de funcionrios).
31) Sobre o mtodo geogrfico INCORRETO afirmar que:
a) um mtodo indireto.
b) Este mtodo preferido, quando o principal elemento a ser
considerado em um documento a procedncia local.
c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado,
cidade e correspondente.
d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado e
correspondente.
e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se
em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.
32) Sobre o mtodo geogrfico CORRETO afirmar que:
a) de fcil utilizao e interpretao.
b) Pertence ao sistema direto.
c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico.
d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados por
regies.
e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.
33) Sobre o mtodo numrico simples INCORRETO afirmar que:
a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente.
b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem
qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo.
d) um mtodo direto.
e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas.
Sempre que utilizar mtodos numricos voc dever fazer um controle
parte. uma questo lgica: no h como memorizar tantos nmeros. Voc
pode fazer este controle usando o computador. Com uma simples tabela do
ACCESS, ou criando um sistema prprio, o computador exerce influncia
marcante no controle de documentos. Saiba mais, conversando com um
profissional da rea da tecnologia da informao.
e-Tec Brasil
!
34) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a
escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos:
a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.
b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico.
c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico.
d) Alfabtico, simples ou geogrfico.
e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico.
35) Sobre o mtodo numrico simples CORRETO afirmar que:
a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou
cliente, pessoa fsica ou jurdica.
b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica.
c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice
alfabtico remissivo para localizar os documentos.
d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos
especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).
MTODO NUMRICO CRONOLGICO E DGITO TERMINAL
Vantagens
Desvantagens
Dentro da classificao de numricos, o mtodo cronolgico e dgito terminal so
bastante utilizados. Conhea-os neste tpico.
Neste mtodo, alm da ordem numrica, dever ser observada a data. Esta
modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas (Paes, 2005, p. 75).
Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado,
colocado capa de cartolina, na qual, alm do nmero de protocolo, so transcritas
outras informaes e, em geral, passa a ser denominado processo.
Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o
registro propriamente dito, no qual ser indicada toda a movimentao do
documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas)
alfabtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da
documentao.
Mtodo Numrico-cronolgico
- Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar
com nmeros do que com letras.
- Trata-se de um mtodo indireto, obrigando a duplicidade de
pesquisa.
Mtodo Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no

62
arquivamento de grande volume de documento e cujo elemento principal de
identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam
arquivar parte considervel de seus documentos por nmero, podemos mencionar,
entre outras, o INSS, as companhias de seguros, os hospitais e os bancos (Paes, 2005,
p. 76).
Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma
peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de dois
dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19 de
primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio.
Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros
sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado
pelos grupos 04-10-54.
Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas elaborado,
considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e
finalmente o tercirio.
Mtodo Dgito-terminal
-. Reduo de erros de arquivamento, rapidez na localizao e
arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos, expanso
equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos e possibilidade de diviso
eqitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo.
- Leitura no convencional dos nmeros e disposio fsica dos
documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.
Vantagens
Desvantagens
e-Tec Brasil
O mtodo cronolgico muito utilizado para documentos da rea de recursos
humanos, enquanto que o dgito terminal, mais complexo, utilizado por
bancos em grande escala. O mtodo mais utilizado o numrico simples,
porm h necessidade de referncia cruzada, ou seja, um suporte para
consulta, j que difcil memorizar tantos nmeros.
!
MTODOS POR ASSUNTO
Vamos conhecer agora o mtodo por assunto e variadex. Assim voc ter mais
duas opes que melhor se adaptem a sua realidade.
O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende de
interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das
atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos de grandes
massas documentais e variedade de assuntos (Paes, 2005, p. 77).
No h esquemas padronizados de classificao por assunto, entretanto cada
instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano
de classificao, no qual os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes
subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os
particulares. O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido
obedecer s necessidades do prprio servio.
Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase
posterior de reunio dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de escolha de
termos significativos para represent-los e, finalmente, de opo pelo mtodo a
ser adotado.
Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o mtodo por assunto:
Extrado de Paes, 2005, p. 79).
64
Mtodo Variadex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o objetivo de minimizar as
dificuldades apresentadas na utilizao deste mtodo, a Remington Rand
concebeu o mtodo variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares
para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
Extrado de Paes, 2005, p. 92).
Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez
que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da
chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da do
nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica
correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que em cada letra do
alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave, como mostra e exemplo, a seguir.
segunda letra
As cores que so utilizadas no mtodo variadex podem ser utilizadas em outros
mtodos. Isso representa uma tcnica excelente para localizar os documentos.
O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende
da interpretao para a correta classificao e posterior arquivamento. O
mtodo variadex de fcil aplicao e utiliza as cores como elemento auxiliar
para facilitar a localizao dos documentos que so ordenados obedecendo
ordem alfabtica da segunda letra do nome que consta no documento a ser
arquivado.
e-Tec Brasil
71
Sistemas e Mtodos de Arquivamento
!
36) Sobre o mtodo numrico-cronolgico CORRETO afirmar que:
a) um mtodo que alm de privilegiar a ordem numrica tambm
observada a data de entrada documento.
b) muito utilizado em reparties pblicas.
c) Possui como vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de
erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras.
d) Depois de enumerado, o documento recebe uma capa onde ficam
as informaes e passa a ser denominado processo.
37) Sobre o mtodo dgito-terminal CORRETO afirmar que:
a) Surgiu pela necessidade de reduzir erros no arquivamento de
grande volume de documentos quando o elemento principal de
identificao o nmero.
66 e-Tec Brasil
b) amplamente adotado em companhia de seguros, hospitais,
bancos e organizaes pblicas.
c) Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura
apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, disposto em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos
da direita para a esquerda, formando pares.
d) Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas
so elaboradas considerando-se em primeiro lugar o grupo
primrio, seguindo-se o secundrio e finalmente o tercirio.
38) Sobre o mtodo de arquivamento por assunto INCORRETO afirmar que:
a) No fcil de ser aplicado, j que incide sobre a interpretao da
pessoa que l o documento.
b) No h esquemas padronizados de classificao neste mtodo,
cabe a Instituio formular o que melhor se adapte a sua realidade.
c) aconselhado para pequenas massas documentais e pouca
variedade de assuntos.
d) Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais e estes
subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos
conceitos gerais para os particulares.
e) O maior ou menor grau de detalhamento deste mtodo deve
obedecer s necessidades das atividades da Instituio.
39) O mtodo variadex uma variante do mtodo:
a) Numrico.
b) Geogrfico.
c) Alfanumrico.
d) Alfabtico.
e) Cronolgico.
40) Assinale a alternativa CORRETA:
a) O mtodo de arquivamento por assunto requer cuidados na
classificao, j que depende da interpretao do assunto dos
documentos.
b) Os mtodos numricos so de fcil aplicao, porm exigem um
ndice remissivo ou referencia cruzada como suporte.
c) O mtodo variadex uma variante do alfabtico, porm utiliza as
cores como elementos auxiliares e a entrada dos documentos
ocorre pela segunda letra do nome de entrada e no da letra
inicial.
d) O mtodo alfabtico possui treze regras de alfabetao, muito
utilizado, porm deve-se ter cautela quando a massa documental
for muito intensa.
Sistemas e Mtodos de Arquivamento
AULA 5
DE TECNOLOGIA
DA INFORMAO
O CONCEITO
e-Tec Brasil
67
Objetivos:
1. Refletir sobre a importncia da tecnologia
da informao para a Arquivstica;
2. Conceituar informtica;
3. Identificar os tipos de arquivo;
4. Conhecer dicas para a preservao de
documentos.
Veremos nesta aula aspectos da Tecnologia da informao, um assunto em
evidncia na atualidade. Vamos estudar como a tecnologia da informao
amplamente utilizada na arquivstica.
O termo serve para designar o conjunto de recursos
tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao. A TI est
fundamentada nos seguintes componentes citados por Rezende (2000, p. 97).
?
?
?
?Gesto de
Tecnologia da Informao (TI)
Hardware e seus dispositivos perifricos.
Software e seus recursos.
telecomunicaes.
dados e informaes.
Sistemas de

O que Tecnologia da Informao?
o conjunto de recursos no-humanos dedicados ao
armazenamento, processamento e comunicao da informao, e a maneira
como esses recursos esto organizados num sistema capaz de executar um
conjunto de tarefas. A TI no se restringe a equipamentos (hardware), programas
(software) e comunicao de dados. Existem tecnologias relativas ao
planejamento de informtica, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte, ao
software, aos processos de produo e operao, ao suporte de hardware.
Tecnologia da Informao
O hardware, material ferramental,
do computador,
componentes
eletrnicos, circuitos integrados e
placas,
barramentos.
software
Perifricos
computador
CPU
impressoras scanner
disquetes, mouse, teclado, webcams
Dados
ou
a parte fsica ou seja,
o conj unto de
que se comunicam atravs de
Em contraposio ao
hardware, o a parte lgica,
ou seja, o conjunto de instrues e
dados que processado pelos
circuitos eletrnicos do hardware.
Toda interao dos usurios de
computadores modernos realizada
atravs do software, que a camada,
colocada sobre o hardware, que
transforma o computador em algo til
para o ser humano.
so aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do
.
Em informtica, o termo perifrico aplica-se a qualquer equipamento acessrio
que seja conectado (unidade central de processamento). So exemplos de
perifricos as , o , leitores e ou gravadores de e
leitores de cartes e , dentre outros.
so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou
evento. Por exemplo: Um documento de identificao pode conter vrios dados de
uma pessoa como nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exemplos de dados
CDs DVDs,
e-Tec Brasil
69 O Conceito de Tecnologia da Informao
!
so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio. Ainda que estes
paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se em conjuntos (as
temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou as reas de um conjunto de
territrios) ou sries (as temperaturas de uma cidade ao longo do tempo).
Estratgias de Uso da TI na Administrao Pblica
Cada organizao, pblica ou privada, possui um pblico-alvo, comumente
denominado por cliente, para o qual atua, produzindo bens ou servios. No caso de
empresas, este pblico o consumidor, enquanto que para a organizao pblica,
o pblico-alvo, em sua instncia final, o cidado. O recurso administrado em
ambos os casos a informao.
O uso da TI pelo setor privado busca explorar, ao mximo, os benefcios dessa
tecnologia para obter vantagem competitiva em relao aos concorrentes, atravs
da eficcia organizacional, internamente organizao, e da competitividade, no
ambiente externo da organizao.
Ambiente Interno
Ambiente Externo
Fronteira da Organizao
Competitividade
Eficcia
Organizacional
Tecnologia da
Informao
Fonte: CUNHA, Maria Alexandra V. C. da. Administrao dos Recursos de Informtica Pblica: Estudo de
Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994. Dissertao de Mestrado.
Procure saber mais sobre os computadores que esto sendo lanados no mercado,
como o computador quntico, por exemplo. Perceba como o homem est
evoluindo neste campo.
70
O Conceito de Tecnologia da Informao
e-Tec Brasil
A TECNOLOGIA DA INFORMAO APLICADA ARQUIVSTICA
Estudaremos neste tpico a microfilmagem e o gerenciamento eletrnico de
documentos. Trata-se de formas de arquivamento no-convencionais.
Hoje em dia, a palavra informao remete-nos, de imediato, para os jornais, notcias,
televiso, e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao. De fato,
pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil establecer uma distino entre os
dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mistura e divulga a
informao. Nas novas tecnologias, a comunicao da informao feita por meios
mais modernos, tais como mquinas de fax, satlites, cmaras de vdeo, leitores de
O que informtica?
A palavra informtica surge da contrao das palavras informao e
automtica. Logo, informtica a cincia que estuda os mtodos e modos de
processamento e transmisso da informao (Monte, 2004, p. 86).
Os principais suportes da informao encontrados na
atualidade so:
os papis;
os filmes;
os dispositivos de armazenamento magntico;
os dispositivos de armazenamento ptico.
O papel utilizado h vrios sculos, como sustentculo de
mltiplas informaes. Somente no sculo XX, comea a ser
substitudo pelos suportes eletrnicos, ou informticos (fitas,
discos rgidos e flexveis, compact discs, entre outros). Porm, o
papel reconhecido legalmente, enquanto discos e fitas
magnticas necessitam, ainda, de ser legalmente aceitos
pelas agncias governamentais (Lopes, 2004, p. 45).
A Microfilmagem
e-Tec Brasil
71
CD, impressoras, computadores pessoais e telefones, entre outros menos divulgados.
A informao , ento, o termo que designa o contedo de tudo aquilo que
trocamos com o mundo exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma
perceptvel.
!
!
O que microfilmagem?
Microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de documentos
em tamanho altamente reduzido.
A microfilmagem produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos
documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxlio de um aparelho
leitor.
Entre as principais vantagens do uso do
microfilme, pode-se citar que o nico meio
de armazenamento (alm do papel) que
pode durar at duzentos anos, quando bem
administrado. Como desvantagem pode-se
citar o alto custo do processo. Esse sistema
muito utilizado em bancos para microfilmar
cheques.
Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo
de guarda legal de cinco anos, as empresas
reduzem em 98% o espao fsico ocupado
pelas encadernaes, ganham agilidade na
consulta aos dados e tm facilidade para
duplic-los por segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao ou
perda das informaes originais.
O Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED
O GED torna os documentos disponveis extremamente eficientes para o usurio e
permite a recuperao dos documentos atravs de estruturas eletrnicas como
discos magnticos e pticos. Em um sistema de GED, usa-se a tecnologia da
informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais das
informaes.
O GED tem como finalidade converter informaes, normalmente encontradas em
suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED os documentos em
papel so preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Aps a
digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e depois so gravados
em meios magnticos ou pticos.
O GED tem como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua
criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar
registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser
criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas em
mdias eletrnicas, processadas a partir dessas mdias e arquivadas eletronicamente.
(Lopes e Monte, 2004, p. 32).
No enfoque da Arquivstica, o GED funciona como um gestor das rotinas,
colaborando, de uma forma rpida, na localizao, classificao e avaliao
documental.
As pginas de um website so consideradas documentos arquivsticos, pois so
produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituio que as criou e,
portanto, servem como fonte de prova das atividades de uma organizao.
Fonte: CONARQ
A microfilmagem, apesar de seu alto custo, a forma mais durvel de arquivar
documentos. O gerenciamento eletrnico de documentos a forma mais
moderna de arquivar documentos. Ambas exigem conhecimentos especficos.
Procure saber mais a respeito, pois isso ser um diferencial em seu perfil profissional.
Legislao pertinente: Lei 5.433, de 8/5/1968; Decreto-Lei 486, de 3/3/1969; Decreto
64.567, de 22/5/1969; Decreto 1.799, de 30/1/1996 e Instruo Normativa DNRC 65, de
31/7/1997 (Fonte: Jornal do GED, v.10, n. 63, 2004).
72 e-Tec Brasil
!
41) A tecnologia da informao est fundamentada nos seguintes componentes:
a) Hardware e seus dispositivos perifricos.
b) Software e seus recursos.
41) A tecnologia da informao est fundamentada nos seguintes componentes:
a) Hardware e seus dispositivos perifricos.
b) Software e seus recursos.
c) Sistemas de telecomunicaes.
d) Gesto de dados e informaes.
42) Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so:
a) Os papis.
b) Os filmes.
c) Os dispositivos de armazenamento magntico.
d) Os dispositivos de armazenamento ptico.
43) Analise as alternativas abaixo relacionadas:
I. Hardware a parte fsica do computador.
II. Software parte lgica do computador.
III. Perifricos so aparelhos ou placas que enviam ou recebem
informaes do computador.
IV. Os dados so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma
entidade ou evento.
V. Computadores no so auxiliares no controle de documentos.
Esto corretas:
a) As alternativas: I, II, III e IV somente.
b) As alternativas: II, III e V.
c) As alternativas III, IV e V.
d) As alternativas I e V.
e) As alternativas I e V.
f) Todas as alternativas anteriores.
44) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de microfilmagem de documentos:
a) Microfilmagem uma tcnica de produo de imagens
fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido.
b) A microfilmagem produz microformas, que so as imagens
fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida e
necessitam do auxlio de um aparelho leitor.
c) Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar
que o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode
durar at duzentos anos quando bem administrado.
d) A microfilmagem muito utilizada em bancos pelo baixo custo da
instalao e manuteno.
e) Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de
cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado
pelas encadernaes.
e-Tec Brasil
73
ARQUIVOS ESPECIAIS
Vamos aprender mais sobre arquivos especiais. Aproveite esses conhecimentos e
reveja os mtodos que vem utilizando para guardar fotografias da famlia. Afinal so
documentos importantes.
1. Arquivo Fotogrfico
Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias devem ser
acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com
suportes de plstico. Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou
nmero de registro dado ao grupo de fotos que as contm e arquivadas pelo cdigo
de assunto principal ou em ordem numrica crescente, conforme o mtodo
adotado, em mveis de ao (Paes, 2002, p. 148).
Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes
confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno. O cdigo do assunto, ou o
nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no
envelope em que o negativo for acondicionado.
Organize seu acervo de fotos dessa forma. Ser divertido e ao mesmo tempo um
exerccio relacionado com o tema desta aula e com a disciplina de Gesto de
Documentos e Arquivstica
2. Arquivo de Fita Magntica, Filme e Disco
Os procedimentos para o arquivamento de fitas udio e vdeo magntico, filmes e
discos, guardadas as particularidade de cada suporte, so muito semelhantes aos
aplicados no arquivo fotogrfico.
Neste caso, o mtodo de arquivamento mais indicado o numrico simples. Cada
rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receber um nmero de registro que os
identificar e localizar no acervo.
Para possibilitar a pesquisa, devem ser preparadas fichas que permitam recuperar as
informaes atravs de cada um dos elementos de interesse dos usurios, tais como
assuntos, nomes (de conferencistas, autores, intrpretes, compositores, orquestras,
regentes, diretores, etc.); datas, ttulos (de conferncias, congressos, msicas, filmes
etc.) de lugares, acontecimentos, gneros musicais (tango, sinfonia, rock, etc). Essas
fichas do suporte ao arquivo.
Voc j experimentou organizar seu acervo de CDs, DVDs, dessa maneira?
Experimente! Ser uma forma de colocar em prtica os conhecimentos
adquiridos nesta disciplina.
74 e-Tec Brasil
3. Arquivo de Recorde de Jornal
Em geral, os recortes de jornais so arquivados,
com vantagem, por assunto, podendo-se aplicar
qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o
dicionrio, o enciclopdico, ou decimal.
Em geral, os recortes de jornais so arquivados, com vantagem, por assunto,
podendo-se aplicar qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o dicionrio, o
enciclopdico, ou decimal.
4. Arquivo de Catlogo Impresso
Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as empresas
possuem tambm impressos e catlogos produzidos, ou no, por elas, e que devem
receber tratamento arquivstico.
O arquivamento poder ser feito por assunto, por nome das firmas ou por artigos
referenciados nos catlogos. Se o arquivamento for por assunto, devero ser
preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles mencionados. Se
o arquivamento for feito pelos nomes das firmas, devero ser preparadas fichas para
os assuntos e para os artigos.
Em conformidade com Paes (2005, p. 154), nessa situao, o melhor mtodo o
alfabtico, tanto para os nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos.
Poder ser adotado tambm o mtodo numrico simples. Neste caso, cada
catlogo receber um nmero de registro, pelo qual ser arquivado, devendo ser
organizados fichrios com entrada pelo nome das firmas, pelos assuntos e pelos
artigos constantes dos catlogos.
Deixamos como sugesto que voc sempre pondere o mtodo de arquivamento
com o suporte dos documentos. Voc concorda que no devemos guardar
fotografias ou recortes de jornais da mesma maneira que guardamos outros tipos
de documentos. H disponvel no mercado, plsticos que no agridem as fotos
Procure.conhecer esses materiais,
e-Tec Brasil
75
DICAS DE CONSERVAO E ORGANIZAO DE DOCUMENTOS
Dentro do estudo de Arquivstica, devemos considerar que os documentos tambm
envelhecem. Para conserv-los, vamos s dicas de conservao e organizao dos
documentos nesta aula.
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione-os, de
preferncia, em pastas suspensas, que facilitam a localizao e o acesso ao
material. Identifique o assunto principal da pasta, de acordo com que est
arquivando e coloque-as em ordem alfabtica. Dentro das pastas, separe os
documentos por assunto e perodo, utilizando divisrias de cartolina.
Recomendaes para conservao de fotografias e negativos. No use grampos ou
clipes em fotografias ou negativos; no escreva em fotografias com caneta ou tinta
de qualquer espcie. Use somente lpis macio (6B) e, de preferncia, anote no verso
apenas o nmero (cdigo) para catalogao; no use fita adesiva, etiqueta auto-
adesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso); no toque
diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas.
Evite danos ao papel, utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos
documentos. Fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no removveis
76 e-Tec Brasil
no papel.
O controle contra insetos em arquivos deve ser realizado mediante limpeza e
desinsetizao, peridicas, e uso, preferencial, de estantes de ao.
Para maior durabilidade, fitas de vdeo, disquetes e outros meios eletrnicos devem
ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores, aparelhos de som,
TV, etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
Preserve seus documentos, tomando alguns cuidados bsicos durante sua consulta:
Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira e
gorduras.
No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um
documento/livro. Essa prtica afeta sua sade e pode provocar o
desenvolvimento de microorganismos na documentao.
No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro,
poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel
livre de acidez.
Dicas de Organizao da Documentao
a) Elabore a Tabela
de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda dos
documentos com base na legislao vigente e nas particularidades da
Instituio, possibilitando a adoo de critrios para guarda e descarte
dos documentos, maior confiabilidade em aes de expurgo, reduo
de custos operacionais, racionalizao de espao fsico, materiais e
recursos humanos.
No ambiente
eletrnico, a qualidade de original dada de acordo com a rota do
documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando
um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que
recebido, porque a transmisso acrescenta dados que o tornam mais
completo e capaz de gerar conseqncias. Neste caso, o documento
armazenado pelo remetente considerado uma cpia.
c) Gerencie o descarte dos documentos, com a
implantao de que instrumento em que deve
constar a relao dos documentos a serem eliminados e a aprovao
dos responsveis. Mantenha no arquivo para possveis
consultas.
Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da instituio,
visando:
Localizar os documentos no instante em que solicitados.
Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos relacionados
com um determinado assunto, lugar, indivduo, firma ou instituio.
Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos.
Avalie os documentos que devero ser mantidos no arquivo, considerando
?
?
?
Controle a temporalidade de guarda dos documentos.
Identificao de documento arquivstico eletrnico original
Descarte de Documentos
termo de eliminao
os termos
?
?
?
?
b) .
.
e-Tec Brasil
77
A melhor forma de consolidar um conhecimento aplic-lo. Aproveite o
contedo deste livro e faa uma correta implantao de arquivo no seu escritrio
ou em seus objetos pessoais. Voc vai ver que o tempo gasto com esse
planejamento ter retorno em termos de administrao de tempo e organizao
como um todo.
Na organizao de um arquivo devem ser considerados os seguintes aspectos:
- a temporalidade dos documentos;
- a implantao de um mtodo eficiente;
- o suporte dos documentos (se em papel, em fita, em filme etc);
- os materiais de consumo que sero necessrios para o arquivo;
- os equipamentos fsicos necessrios (caixas de papelo, gavetas em ao,
etc);
- o controle de emprstimo e consulta local;
- o espao fsico e capacidade de expanso;
- a localizao do setor do arquivo (preferncia no trreo, considere o peso).
a exigncia legal e a necessidade administrativa da empresa. A reduo
de custos na manuteno de arquivos provm do no-arquivamento de
documentos desnecessrios e pela eliminao dos que j perderam o valor
legal ou administrativo.
Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas
suspensas, assim voc localizar as subsees da pasta de forma mais
rpida.
Para uma gesto eficaz do arquivo, implante um controle de emprstimo de
documentos. Este controle poder ser feito com o uso de divisrias de papel,
coloridas, registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos
retirados devero ser substitudos temporariamente por estas divisrias at
sua devoluo.
Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se sua
guarda se faz necessria. No aumente o volume de seu acervo
desnecessariamente.
O sistema de arquivamento deve ser escolhido, de acordo com o tipo de
documento, o volume e a freqncia de uso. Os documentos podem ser
classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituies,
datas, lugares, em ordem numrica ou uma combinao de todos os itens.
Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que
este gerado. Se o documento produzido eletronicamente, e a tramitao feita
no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento em papel
considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e
arquivamento em meio eletrnico, este que ser considerado o original. Neste
caso, o documento impresso ser considerado uma cpia. (Fonte: CONARQ)
?
?
?
?
!
Um mtodo eficiente aquele que permite a rpida localizao dos documentos, e
tambm, a facilidade de adaptao para os demais funcionrios de uma
determinada empresa.
78 e-Tec Brasil
45) Assinale a alternativa INCORRETA quanto aos procedimentos no arquivamento de
fotografias.
a) Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias
devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em
pastas suspensas, com suportes de plstico.
b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta
esferogrfica na cor de sua preferncia.
c) Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de
registro dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo
cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente.
d) Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em
envelopes confeccionados em papel de PH neutro ou polietileno.
e) O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia
correspondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo
for acondicionado.
46) NO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os documentos se
mantenham inalterados:
a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um
documento/livro. Essa prtica afeta sua sade e pode provocar o
desenvolvimento de microorganismos na documentao.
b) Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento
dos documentos.
c) Utilizar fixadores de metal para facilitar a localizao dos documentos
dentro do arquivo.
d) Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira e
gorduras.
e) No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no
futuro, poder causar o rompimento do papel.
Utilize marcadores de livro em papel livre de
acidez.
47) Alm da correspondncia e de outros documentos
convencionais, as empresas possuem tambm impressos e
catlogos produzidos, ou no, por elas, e que devem
receber tratamento arquivstico. Qual o melhor mtodo de
arquivamento para esse tipo de documento?
a) Por ordem alfabtica, combinado por ordem cronolgica.
b) Por ordem de assunto, combinado com ordem alfabtica.
c) Por ordem cronolgica; combinado com ordem geogrfica.
d) Por ordem Geogrfica, combinado com ordem alfabtica.
e) Por ordem alfanumrica, combinado com ordem variadex.
48) No faz parte dos procedimentos corretos no arquivamento de recortes de
jornais:
e-Tec Brasil
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a) O melhor mtodo para arquivamento de recortes de jornais por
assunto.
b) Um procedimento correto colar o artigo de jornal em folha de papel.
c) Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, pois a
cola oxida e danifica o documento.
d) Um procedimento correto colocar os recortes de jornais em plsticos
para proteger o documento.
e) Recortes de jornais exigem um arquivo especial, para esta finalidade,
pois se trata de papis sensveis.
49) No faz parte dos corretos procedimentos do arquivo:
a) Para uma gesto eficaz do arquivo deve ser implantado um controle
de emprstimo de documentos.
b) Os documentos que so retirados do arquivo devero ser substitudos
temporariamente por guias divisrias at sua devoluo.
c) Todos os documentos devem ser guardados no arquivo
indistintamente pelo prazo de cinco anos.
d) Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se a
guarda deste se faz necessria.
e) O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo
de documento, o volume e a freqncia de uso.
Voc teve contato com os conhecimentos bsicos sobre Gesto de Documentos e
Arquivstica, cabendo, daqui por diante, aprofundar esses conhecimentos. Qualquer
que seja a profisso escolhida, ser necessrio buscar novos conhecimentos, pois
vivemos um tempo em que a informao veloz.
Retomando a conversa inicial
e-Tec Brasil
81
CUNHA, Maria Alexandra V.C. da. Administrao dos Recursos de Informtica
Publica Estudo de Caso do Modelo Paranaense. EACSP FGV, 1994.
MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no
armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004;
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
GALVO, Ramis. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras
portuguesas derivadas da lngua grega. So Paulo: Garnier, 1994;
REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Irnformaoo Aplicada a Sistemas de
Irnformaoo Empresariais. So Paulo: Atlas, 2008;
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:
uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de
Janeiro: FGV, 2005;
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica.
Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998.
RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas
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Arquivologia: Os arquivos no sculo XXI: polticas e prticas de acesso s
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SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia:
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46) c
47) b
48) b
49) c
GABARITO
Referncias bibliogrficas
e-Tec Brasil
Currculo da professora-autora
ZLIA FREIBERGER
ps-graduada em Administrao de Pessoas, pela Universidade Federal
do Paran e Graduada em Secretariado Executivo Bilnge, pela Pontifcia
Universidade Catlica do Paran. Professora de Filosofia e tica, Tcnicas
Secretariais e Coordenadora do Curso Tcnico em Secretariado da Escola
Tcnica da Universidade Federal do Paran.
e-Tec Brasil
85
ISBN 978-85-8018-030-5

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