NP02 - INFUSP01 - Como Elaborar Proposta - IN01 PDF

NP01_Como Elaborar Propostas_Oramentos de Projetos_revisojul2013
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COMO ELABORAR PROPOSTAS/ORAMENTOS DE
PROJETOS
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Normas e Procedimentos
NP01

INFORMAES BSICAS

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PROJETOS
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I INTRODUO

Este instrumento tem a finalidade de auxiliar os Coordenadores de Projetos, docentes
da Universidade de So Paulo, na elaborao de propostas/oramentos de projetos
que sero gerenciados pela FUSP.
Para apresentao do Projeto, a Coordenao dever descrever de maneira clara e
sucinta o projeto: sua natureza; seu objetivo; a metodologia a ser utilizada; as etapas a
serem cumpridas e seu cronograma fsico; equipe de trabalho (se necessrio a
qualificao); a natureza dos resultados a serem obtidos e/ou entregues ao
patrocinador do projeto (produtos, prottipos, relatrios, manuais tcnicos, recursos de
software, bancos de dados, publicaes, direitos autorais, patentes, etc.); as obrigaes
das partes; o motivo da participao da USP, e demais desafios a serem enfrentados.
A maior preciso no oramento ser alcanada quando se tem melhor compreenso do
projeto, sua natureza, objetivos, metodologia a ser utilizada na obteno de seus
resultados, prazos, e demais fatores que o envolvam.

II ELABORAO DE PROPOSTA/ORAMENTO DE PROJETO
Na elaborao de proposta de atividades deve-se considerar que a maior parte das
mesmas dever ser executada por profissionais da USP ou a ela ligados.
Uma sugesto que se pode adotar est nas possveis porcentagens de 70% do
valor do projeto para uso na USP, ou com pessoas da USP, outros profissionais
contratados em CLT ou como autnomos, material permanente, obras ou
reformas, custeio, etc., admitindo-se que, da ordem de 30% possam ser
destinados a pagamentos a servios e empresas.
Esses percentuais so, contudo, meramente indicativos, cabendo Coordenao do
Projeto adot-los ou no. Se no for possvel adotar os limites aqui sugeridos dever
justificar, priori, o motivo, devendo se for o caso, basear-se na possvel
especificidade das aes do projeto.
a) Regra Geral: O oramento detalhado do projeto dever, necessariamente, ser
submetido prvia apreciao da Diretoria da FUSP antes da sua apresentao
ao possvel patrocinador do projeto, seja qual for sua natureza ou rgo
financiador. A no observncia desta regra poder implicar na recusa da FUSP
em gerir atividades do projeto.
b) Instrumento Jurdico: Para se iniciar uma atividade de projeto necessrio um
instrumento jurdico firmado entre a FUSP e a Entidade/Empresa interessada no
desenvolvimento do projeto. Este instrumento poder ser um convnio; contrato;
ordem de servios ou qualquer outro documento formal estabelecido pelas partes,
devidamente acompanhado de uma Proposta/Oramento.

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A Diretoria Executiva da FUSP est disposio para esclarecer e/ou fornecer outros
termos dos mecanismos adotados, conforme a necessidade.
Quando a USP recebe a incumbncia de executar um projeto devido sua
COMPETNCIA PROFISSIONAL, representada por seus docentes, pesquisadores,
funcionrios e alunos, os quais devem ser mencionados no projeto.
Ao fazer o detalhamento do Oramento/Proposta lembrar que o percentual de 70%
dever ser investido em pessoal, servios de terceiros e outros na prpria USP.
A Proposta/Oramento caracteriza-se como a traduo monetria dos recursos
necessrios.

III ITENS IMPORTANTES NA ELABORAO DE PROPOSTA/ORAMENTO DE
PROJETO
Recomenda-se a diviso por atividades, tarefas ou etapas, identificando a natureza e
os objetivos de cada uma e a interdependncia entre elas.
1. Obrigaes Contratuais
Grande nmero de projetos depende, durante a sua realizao, de interaes com
seu patrocinador, seja para obteno de dados e/ou informaes, seja para
eventuais aes interativas com outras entidades. Atrasos ou o no atendimento a
certos requisitos podero afetar os prazos, custos e, at mesmo a viabilidade do
projeto, dependendo da situao.
Uma clara definio das obrigaes das partes , tambm, fator importante para a
plena definio e estabelecimento do oramento.
2. Prazos
Definir um cronograma de atividades, tarefas ou etapas tendo em conta a
interdependncia entre elas utilizando a unidade de tempo mais adequada ao
projeto (dia, semana ou ms).
Para o estabelecimento de prazos do projeto deve-se considerar:
tempo necessrio para obteno dos recursos necessrios;
fase de contratao de bens e servios (definio, fabricao, prazos de
entrega, trmites burocrticos de processos licitatrios ou de importao
quando for o caso);

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eventuais atrasos por parte de fornecedores;
perodos de frias, condies climticas e/ou outras situaes que possam
afetar na execuo das atividades.
3. Recursos Necessrios
Definir, to detalhadamente quanto possvel, as quantidades fsicas, especificao
ou qualificao de todos os recursos necessrios em cada etapa, fase ou tarefa,
procurando estabelecer a poca ou as datas em que se tornaro essenciais.
O cronograma de execuo (prazos) assim estabelecido servir para a elaborao
do cronograma de desembolsos (pagamentos) devem estar adequados ao
cronograma de recebimentos para manter o equilbrio financeiro durante a execuo
projeto.
A maioria dos projetos requer, entre outros, os seguintes tipos de recursos para a
sua realizao:
pessoal cientfico, pessoal tcnico, pessoal administrativo;
material de consumo;
equipamentos e material permanente;
servios de terceiros
viagens e estadas;
material bibliogrfico;

4. Preos e Reajustes
Os custos do projeto devem ser estabelecidos conforme pesquisas e coletas de
preos, observando sempre a definio de data-base da coleta, se atual ou se
futura, consequentemente os devidos ajustes.
Em geral, estima-se que os preos dos insumos so reajustados de acordo com
ndices de inflao, entretanto, deve-se ter cautela com preos que no sofreram
reajustes por um determinado tempo; condies sazonais ou por outro motivo, pois
nestes casos, os reajustes tendem a ser maiores. Nestas condies, a coleta de
preos deve incorporar questes que possam indicar esta tendncia e ajustar o
oramento adequadamente.
Em contratos cuja durao maior que 12 meses, a legislao brasileira permite,
desde que expressamente inserido no contrato, reajustes de preos com
periodicidade anual. Isto implica na necessidade de se prever os efeitos da inflao
de custos durante os intervalos em que a receita no possa ser reajustada.
Guardadas as devidas propores, o mesmo acontece quando a formula de reajuste
no atende adequadamente expectativa de elevao de custos. As elevaes de
custos do projeto podem ser diferentes dos ndices de inflao.

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Lembre-se que os ndices de inflao previstos nas frmulas de reajuste so
sempre de inflao passada e no refletem a elevao dos custos quando da
realizao dos gastos.
Deve-se levar em conta, ainda, que as estimativas dos gastos futuros envolvem
incertezas de todas as espcies e, portanto, devem ser acrescidas de uma
adequada margem de segurana. Infelizmente, no se dispe de um nmero ou
frmula mgica para a quantificao dessa margem de segurana.
comum haver situaes em que a realizao do projeto inclui o atendimento s
diversas exigncias dos patrocinadores dos projetos, tais como reunies de
coordenao, relatrios gerenciais ou de andamento, relatrios parciais ou finais,
etc. Os custos envolvidos com tais atividades devem ser orados adequadamente.
5. Despesas do Projeto
No cmputo oramentrio, observar as despesas com:
5.1. Contratao de Pessoal
O pessoal necessrio ao projeto poder ser contratado, conforme o caso, sob o
regime da CLT Consolidao das leis do Trabalho por tempo indeterminado. Em
certos casos, podero ser admitidas contrataes de profissionais autnomos
(Pessoa Fsica) - sem vnculo empregatcio, porm este tipo de contratao dever
ser para trabalhos especificamente tcnicos devidamente descritos de forma clara e
objetiva em plano de trabalho/atividades.
5.1.1 Pessoal Autnomo: Contratao de Servios prestados por Pessoa Fsica.
Qualquer contrao de autnomos sem vnculo empregatcio, espordico
ou no, com tempo determinado, sempre ser mediante contrato de
prestao de servios, e h encargos de 20% sobre o valor dos servios
lembrando que este percentual no inclui os impostos a serem descontados
na fonte da remunerao paga ao pessoal (ex: imposto de renda, INSS e
Imposto sobre Servios (a menos que o interessado tenha registro na
prefeitura e comprove estar em dia com pagamento desse imposto).
5.1.2 Pessoal Celetista: Sob o regime de trabalho CLT
a) Trabalho por tempo indeterminado: Em contratos desta natureza, no
regime da CLT, os custos dos encargos sociais dependem do tempo que o
empregado permanecer na empresa. Para durao maior que um ano, a
incidncia dos encargos sociais da ordem de 80% mais os benefcios. Nos
casos em que ocorrerem dispensas de empregados antes de se completar
um ano, o percentual de encargos sociais sobre a remunerao aumenta na
proporo inversa da durao do contrato de trabalho.

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O pessoal celetista adquire vrios direitos trabalhistas, cujo pagamento
ocorre, freqentemente, na resciso do contrato de trabalho (ex.: frias no
gozadas, dcimo terceiro salrio, etc.).
A incidncia de encargos sociais sobre a remunerao no caso pessoal
celetista de 80% mais benefcios tais como Vale Transporte (obrigatrio e
na forma da lei) e Vales Refeio e Vale Alimentao (facultativos e a critrio
da Coordenao).
b) Trabalho por tempo determinado: Em Contratos por tempo determinado
podero ser feitos por prazo de at dois anos. Quando o contrato for feito por
prazo inferior a dois anos, este poder ser renovado s uma nica vez e at
completar o prazo mencionado. Os encargos sociais so semelhantes aos
incidentes aos contratos por tempo indeterminado. Nestes casos, o
encerramento do contrato no final do seu prazo no gerar nenhum custo
adicional, mas se a resciso for antecipada implicar em multa
equivalente a 50% de toda remunerao que o empregado teria at o
trmino do prazo contratual.
Relembrando: Tanto para o pessoal celetista como pessoal autnomo, os
percentuais acima mencionados no incluem os impostos retidos na fonte
sobre a da remunerao paga - ex: Imposto de Renda, INSS e ISS (a
menos que o contratado tenha registro na prefeitura e comprove o
recolhimento regular desse imposto).
c) Bolsistas: No h qualquer tipo de desconto sobre bolsa.
Bolsistas de graduao ou ps-graduao tero contratos baseados em
Planos de Pesquisa e devero estar participando regularmente de cursos
de entidade de nvel superior e apresentar documento comprobatrio
de sua matricula efetiva como aluno regular.
As modalidades, tipo e respectivos valores mensais de bolsas podem ser
consultados na tabela NP08_BOL01_Tabela de Valores de Bolsas.
d) Pesquisadores/Docentes da USP
Estes so considerados como profissionais autnomos. Se seu regime de
trabalho na USP for RDIDP devem solicitar autorizao da CERT para
participao em atividades de projetos. As Resolues 4542 e 4543 e
alteraes posteriores publicadas pela Reitoria devem ser observadas.
O credenciamento junto CERT obrigatrio. www.usp.br/cert/

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Em alguns projetos, os patrocinadores exigem um ofcio/carta da entidade
executora, assinado pelo Diretor da Unidade, a cada prestao de contas,
informando da liberao de docentes para dedicao de atividades em
projetos, indicando nomes e nmero mensal de horas trabalhadas de cada
um.
OBS: O pagamento dever ser efetuado como Pessoa Fsica.
5.2. Material de Consumo
Incluem-se neste item, todos os materiais de consumo, sejam eles peas,
componentes ou matrias primas para construo de prottipos, reagentes, sejam
aqueles destinados ao processamento de dados, escritrio, desenhos, pequenas
ferramentas ou as de desgaste rpido, materiais para limpeza, manuteno e
reparos de instalaes e equipamentos, roupas profissionais, combustveis e
lubrificantes, etc.
Materiais como pequenas ferramentas, grampeadores, porta-lpis, apontadores,
caixas de entrada e sada e outros materiais de longa durao, mas de valor
reduzido, so tambm classificados com materiais de consumo.
5.3. Material a ser importado
Quando de tratar de materiais importados (no adquiridos no mercado nacional),
devem ser acrescentadas ao custo FOB, as despesas de
importao, tais como: frete internacional e frete local, seguro de transporte,
despesas bancrias de remessa de numerrio ao exterior, desembarao
alfandegrio, etc. (ateno: estes gastos podem variar significativamente
dependendo do valor, peso, volume, cuidados especiais no transporte e manuseio,
etc.
Antes de qualquer lanamento de previso de importao no Oramento/Proposta,
recomenda-se ler atentamente o Regulamento de Licitaes e Contratos da FUSP
e a NP06_ IMP00 e se restar dvidas, entrar em contato com a Setor de
Importao da FUSP.
Os custos com material importado incluem alm do valor do material, despesas
com transporte, seguro, desembarao alfandegrio, armazenagem, transporte local,
servios de despachante, etc.
Considere que preos no exterior, tambm, estaro sujeitos a inflao e variao
nos custos em decorrncia da flutuao de taxas cambiais no mercado
internacional.
Alm dos materiais mencionados no item 4.3, incluem-se neste item, todos os
equipamentos e outros materiais, cuja utilizao est prevista durante a execuo
das atividades propostas, os quais devero ser adquiridos fora do territrio nacional.

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Sendo assim, quando houver importao, recomendvel a compra de uma
quantidade adicional de material para atender a eventuais necessidades extras, uma
vez que a importao isolada desse adicional pode ser extremamente onerosa.
5.4. Material Permanente
Este item inclui todos os equipamentos, mquinas, mobilirio, etc. indispensveis ao
desenvolvimento dos projetos. So itens de vida til prolongada.
Nos casos em que estes itens tiverem que ser importados, aplica-se aqui as mesmas
observaes relativas ao material de consumo importado. No caso de material
permanente, a recomendao , tambm, comprar jogos extras de peas de
reposio.
Quando se tratar de itens a serem locados ou emprestados, inclusive pertencentes
FUSP ou USP, os valores da locao ou dos recolhimentos devidos FUSP ou
USP devero ser orados no item Servios de Terceiros.
5.5. Servios de Terceiros
Esta rubrica comporta despesas como servios de processamento de dados
prestados por terceiros, inclusive de softwares, consultoria, seguros contra incndio,
roubo de materiais, de equipamentos e/ou de instalaes, seguro de vida e de
acidentes, manuteno e reparos de equipamentos e/ou de instalaes feitos por
terceiros, aluguis, tradues, pessoal extra para servios eventuais, servios de
limpeza e segurana, servios de instalaes eltricas e hidrulicas, instalao de
aparelhos de ar condicionado, de sistemas telefnicos, colocao de divisrias,
reformas de instalaes fsicas, etc.
Relembrando que estes servios, quando prestados por terceiros - pessoas fsicas
(autnomos), sofrem a incidncia dos encargos sociais de 20%.

Caso haja necessidade de contratao de servios de terceiros de estrangeiros,
vedada por lei, a contratao de estrangeiros portadores de visto de entrada no
Pas como turista. O Visto tem que ser temporrio ou de trabalho.
5.6. Viagens e Estadas
Este item inclui despesas com passagens, hospedagem, transporte local (taxi,
nibus, etc.), refeies, etc. e despesas com obteno de passaportes, vistos de
entrada no podem ser reembolsadas.
As despesas de viagem sero reembolsadas mediante apresentao de
comprovantes hbeis, tais como: Notas Fiscais de hotis, de restaurantes, tickets de
passagens, recibos de txi, etc., ficando dispensados da apresentao de
comprovantes, somente aqueles para os quais no so fornecidos comprovantes,

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como alguns casos de transporte coletivo urbano e outros. Taxas envolvidas no so
permitidas para fins de reembolso.
A FUSP s poder legalmente fornecer recursos financeiros como Dirias, apenas
para seus empregados contratados sob regime CLT, mas por uniformidade de
procedimentos, adota para todos a mesma regra, isto , todos tm que comprovar as
despesas realizadas.
5.7. Material Bibliogrfico
Esta rubrica comporta despesas com aquisio de literatura tcnica, tais como:
livros, manuais, revistas, proceedings de congressos e demais publicaes a serem
utilizados no projeto.
Quando se tratar de material didtico como livros, apostilas e outros destinados a
distribuio aos alunos em cursos devero ser classificados na rubrica Material de
Consumo.
5.8. Incidencias de Taxas
5.8.1 Incidncias de Taxas: So aplicadas sobre o valor global do projeto.

Destinao Instruo
Taxa FUSP Consultar a Gerncia/Diretoria da FUSP.
Recolhimento USP
Consultar as Resolues da Reitoria da USP
ns. 4542 e 4543 e atualizaes. Os valores
sero destinados ao Fundo nico de
Promoo Pesquisa, Educao, Cultura
e Extenso Universitria da USP
FUPPECEU-USP. Sero retidos quando da
entrada de recursos na conta do projeto.
Recolhimento Unidade*
O percentual estabelecido pela prpria
Unidade.
Recolhimento ao Departamento*
O percentual estabelecido pela prprio
Departamento.
ISS- Imposto S/Servios
Ser recolhido (5%) Prefeitura Municipal de
So Paulo-PMSP, exceto quando se tratar
de projetos de pesquisa/Desenvolvimento,
alquota ser de (2%).

(*) Quanto aos valores relacionados com a Unidade/Departamento caber
Coordenao de projeto, e ser de sua nica e exclusiva responsabilidade, informar
os percentuais estabelecidos pela Unidade/Departamento.

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5.8.2 Despesas Gerenciais da FUSP
Ser retido diretamente toda vez que houver entrada de recursos na conta do
projeto. De acordo com o valor anual do projeto, o percentual corresponder a 5%,
8% ou 10%, sempre obedecendo tabela vigente aprovada pelo Conselho Curador.
Consulte a tabela e em caso de dvida consulte a Gerncia/Diretoria da FUSP.

5.8.3 Sobre itens de investimentos no haver cobrana.
5.9. Outras despesas
Devem ser considerados os valores do ISS - Imposto Sobre Servios que so
cobrados pela Prefeitura de So Paulo, cuja alquota aplicada no valor global do
projeto.
Em Projetos de Pesquisa e Desenvolvimento-(P&D) ..............2%
Outros Projetos ..........................................................................5%

6. Como Calcular o Valor a ser Cobrado
6.1 Primeiramente apura-se o total dos custos diretos, assim considerados todos
os custos com pessoal e servios de terceiros, incluindo encargos sociais,
materiais de consumo, materiais permanentes e equipamentos, viagens,
material bibliogrfico e todas as outras.
6.2 Em seguida apura-se a soma dos percentuais devidos ao FUPPECEU,
Unidade e ao Departamento, FUSP, e incidncia de ISS e a correspondente
expresso numrica em forma decimal (ex. 30% corresponde a 0,3 em sua
forma decimal).
6.3 Divide-se o total dos Custos Diretos por (1 soma dos percentuais acima, em
sua forma decimal). O resultado obtido o valor a ser cobrado do patrocinador
do projeto. Esse valor total poder ser comprovado aplicando-se a ele o
percentual total de taxas e apurando-se o valor lquido que dever
corresponder ao total dos Custos Diretos.
7. Cronogramas de Desembolsos e de Recebimento
Uma vez estabelecido o oramento global ou o preo do servio, elaborar um
cronograma de desembolsos com base nas datas de realizao dos gastos para se
determinar o cronograma de recebimentos.
Cuidado especial deve ser tomado ao se estabelecer o cronograma de
recebimentos, precavendo-se de algum e inevitvel atraso na liberao dos
pagamentos por parte dos patrocinadores dos projetos.

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8. Reajustes de Preo
J comentado anteriormente, os reajustes de preos so mecanismos para
recompor perdas passadas e a legislao brasileira atual s permite reajustes com
periodicidade anual. A experincia demonstra que a aplicao de frmulas
baseadas em alguns ndices de preos ou de inflao, dificilmente recompe
totalmente o poder aquisitivo da moeda da poca da elaborao e oramento.
Assim, quanto maior for a durao do projeto, maior ser a necessidade de se
prever no custo inicial do projeto uma margem destinada cobertura dessa perda.
Alternativamente, podero ser previstos no contrato algumas condies para
reviso dos custos no escopo do projeto.
9. Autorizaes Mnimas da USP para realizao do projeto
A realizao de projetos atravs da FUSP se sujeita s seguintes autorizaes
mnimas:
a) No caso de projetos de interesse de docentes, de um dado laboratrio ou de um
grupo de pesquisa necessria a autorizao do Departamento da Unidade a que
o docente, laboratrio ou grupo pertence;
b) No caso de projetos de interesse de Ncleos de Pesquisa ou de Cultura e
Extenso, a aprovao mnima ser a do Pr-Reitor da respectiva rea.
10. Consideraes Finais
Quando se elabora um oramento para um novo projeto indispensvel calcular os
valores com uma margem de folga, pois inevitvel o surgimento de imprevistos.
No entanto, o coeficiente de segurana no poder ser muito grande sob a pena de
tornar o projeto to caro que inviabilize a sua execuo.
Antes de apresentar formalmente a proposta, procure saber qual a verba disponvel
e qual a flexibilidade na sua reavaliao. Se a verba for insuficiente para a
execuo de todo o projeto, proponha a execuo de parte do servio. Se essa
parte for bem executada, as possibilidades de viabilizao de novos recursos para
a complementao do projeto sero maiores.
Em geral, somente os valores totais do oramento global devem ser apresentados
ao cliente. O oramento detalhado deve ser guardado para futura utilizao visando
ao controle dos gastos na execuo do projeto.

Em caso de dvida, a Gerncia/Diretoria Executiva da FUSP estar disposio
para quaisquer esclarecimentos.

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