AURA CRISTINA LPEZ CANO JULIN RESTREPO GUZMN WILLIAM TORO CAN
TRABAJO DE GRADO
JOS FERNANDO PRAOLINI
CONSULTOR
INSTITUCIN UNIVERSITARIA CEIPA SABANETA 2011
CONTENIDO
pg.
1. IDENTIFICACIN 1
1.1. NOMBRE DE LA EMPRESA 1
1.2. PERFIL DEL EQUIPO DE TRABAJO 1
1.3. DURACIN DEL PROYECTO 4
1.4 SNTESIS DEL ESTUDIO 4
2. JUSTIFICACIN 5
2.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA 5
2.2 OBJETIVOS 5
2.2.1 General 5
2.2.2 Especficos 5
2.3 LIMITACIONES DEL ESTUDIO 6
2.4 APORTES NUEVOS ESPERADOS 6
3. MARCO TERICO 8
3.1 BASES TERICAS 8
3.1.1 Definicin Estratgica 8
3.1.2 Sector y Capacidad 8
3.1.3 Ubicacin 8
3.1.4 Resea histrica 8
3.1.4.1 Administraciones 9
3.1.5 Antecedentes y resultado del anlisis realizado para utilizar y desarrollar la metodologa Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card 11
3.1.5.1 Enunciados Estratgicos (Manual de la calidad 2008 TOP FLIGTH ANDINA S.A) 13
3.1.5.1.1 Misin 13
3.1.5.1.2 Visin 13
3.1.5.1.3 Principios Corporativos 13
3.1.5.1.4 Principios del Sistema de Gestin de la Calidad 14
3.1.5.1.5 Poltica de la Calidad 14
3.1.5.1.6 Objetivos de la Calidad (Estratgicos) 14
3.2 ENUNCIADOS ESTRATGICOS 32
3.2.1 Misin 32
3.2.2 Visin 32
3.2.3 Valores 32
3.2.4 Objetivos Estratgicos Topflight Andina 33
3.3 DEFINICIN DEL CLIENTE 34
3.4 VALOR PARA LA EMPRESA 36
3.5 RETRIBUCIN PARA EL NEGOCIO 36
3.6 LGICA ECONMICA 37
3.7 MATRIZ DOFA 37
3.8 ESTRATEGIAS, AMENAZAS Y OPORTUNIDADES 41
3.9 ANLISIS OPERATIVO 41
3.9.1 Instalaciones de la Empresa 41
3.9.2 Organigrama. 42
3.9.3 Responsabilidad y autoridad. 42
3.10 MAPA DE PROCESOS DE LA COMPAA 46
3.11 CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C 46
3.12 HIPTESIS 47
3.13 VARIABLES. 47
3.13.1 Indicadores. 47
3.13.2 Anlisis de Mercadeo y Anlisis Financiero 50
4. ASPECTO METODOLGICO 51
4.1 MATRIZ DOFA 51
4.1.1 Definicin 51
4.2 MICROSOFT EXCEL 51
4.2.1 Definicin 52
4.3 NORMA ISO 9001:2008 52
4.3.1 Definicin 52
4.4 BALANCE SCORE CARD 53
4.4.1 Definicin 53
5. ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA BASADA EN EL BALANCE SCORE CARD 56
5.1 Cuadro de Mando Integral 56
5.2 Valores Condicionales 57
5.3 Perspectivas vs Indicadores 58
5.4. Anlisis de Relaciones: Desarrollo y aprendizaje procesos 59
5.5. Anlisis de Relaciones: Procesos cliente 60
5.6. Anlisis de Relaciones: Cliente financiera 61
BIBLIOGRAFIA 62
ANEXOS 63
FIGURAS 145
LISTA DE ANEXOS
pg.
Anexo A. Perfiles de cargos crticos 63
Anexo B. Modelo de capacitacin 65
Anexo C. Principios de la Calidad 69
Anexo D. Manual de la Calidad 70
LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Etapas duracin del Proyecto 145
Figura 2. Organigrama 146
Figura 3. Mapa de Procesos de la Compaa 151
Figura 4. Perspectivas Balance Score Card 152
1. IDENTIFICACIN
1.1 NOMBRE DE LA EMPRESA
TOPFLIGHT ANDINA SA
1.2 PERFIL DEL EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE DEL EMPRENDEDOR 1: Aura Cristina Lpez Cano
DOCUMENTO DE INDENTIFICACIN: 43.157.409 de Medelln
CORREO ELECTRNICO: aclopezc@gef.com.co
TELFONO: 3526736
EDAD : (aos) Menor de 26
Entre 26 y 35 x Entre 36 y 45
Mayor de 45
ESTUDIOS REALIZADOS: (Programa, institucin educativa y fecha de graduacin)
Ingeniera en Higiene y Salud Ocupacional Politcnico Jaime Isaza Cadavid 2002
EXPERIENCIA LABORAL: (Institucin, cargo y tiempo)
Vestimundo SA
Setas Colombianas Coordinadora de Salud Ocupacional Coordinadora de Salud Ocupacional Actual
3 aos
LOGROS RELACIONADOS CON EL PROYECTO: (publicaciones, investigaciones, concursos, otras empresas)
APORTE REAL AL PROYECTO:
Recursos Econmicos x Gestin y conocimiento
Tiempo completo Medio Tiempo
DEDICACIN AL PROYECTO: Ninguno x Otro. Cual? 6 horas
FUNCIN PRINCIPAL EN EL PROYECTO: Investigar, analizar y disear
NOMBRE DEL EMPRENDEDOR 2: Julin Restrepo Guzmn
DOCUMENTO DE INDENTIFICACIN: 71.371.138 de Medelln
CORREO ELECTRNICO: jresguzm@gef.com.co
TELFONO: 3788333
EDAD : (aos) Menor de 26 x Entre 26 y 35
Entre 36 y 45
Mayor de 45
ESTUDIOS REALIZADOS: (Programa, institucin educativa y fecha de graduacin)
Comunicacin Social y Periodismo Universidad de Antioquia 2007
EXPERIENCIA LABORAL: (Institucin, cargo y tiempo) Fbrica de Calcetines Crystal SA Almatex SA
Coordinador de Comunicaciones
Auxiliar Administrativo
Actual
6 aos
LOGROS RELACIONADOS CON EL PROYECTO: (publicaciones, investigaciones, concursos, otras empresas)
APORTE REAL AL PROYECTO:
Recursos Econmicos x Gestin y conocimiento
Tiempo completo Medio Tiempo
DEDICACIN AL PROYECTO: Ninguno x Otro. Cual? 6 horas FUNCIN PRINCIPAL EN EL PROYECTO:
Investigar, analizar, disear
NOMBRE DEL EMPRENDEDOR 3: William Toro Can
DOCUMENTO DE INDENTIFICACIN: 93.291.224 de Lbano (Tolima)
CORREO ELECTRNICO: wtoro@topasa.com.co
TELFONO: 2881211
EDAD : (aos) Menor de 26 x Entre 26 y 35
Entre 36 y 45
Mayor de 45
ESTUDIOS REALIZADOS: (Programa, institucin educativa y fecha de graduacin) Ingeniera Industrial Universidad Autnoma de Colombia 2003 Especializacin en Sistemas de Gestin Icontec 2003
EXPERIENCIA LABORAL: (Institucin, cargo y tiempo)
Topflight Andina SA Gerente de Planta 7 aos
LOGROS RELACIONADOS CON EL PROYECTO: (publicaciones, investigaciones, concursos, otras empresas) Certificacin Topflight Andina SA ISO 9001 Versin 2008.
APORTE REAL AL PROYECTO:
Recursos Econmicos x Gestin y conocimiento
Tiempo completo Medio Tiempo
DEDICACIN AL PROYECTO: Ninguno x Otro. Cul? 6 horas
FUNCIN PRINCIPAL EN EL PROYECTO: Investigar, analizar, disear
1.3 DURACIN DEL PROYECTO
La implementacin del Cuadro de Mando Integral en Topflight Andina SA se proyect para una duracin de 10 meses, comprendidos en 11 etapas. Ver figura 1.
1.4 SNTESIS DEL ESTUDIO
Nuestro objetivo es la implementacin de una herramienta basada en el modelo de Balance Score Card, que permita la gestin y toma de decisiones por parte de la direccin de la Empresa, mandos administrativos y mandos medios, para promover la integracin vertical y horizontal de todas las reas hacia el cumplimiento de los objetivos macro de la Compaa cada ao, realizando seguimiento mensual o segn el periodo de necesidad, dirigiendo todos los esfuerzos del capital humano, los recursos y la tecnologa hacia el mejoramiento continuo, contando con la Certificacin ISO 9001:2008 como directriz.
2. JUSTIFICACIN
2.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA
Actualmente la Empresa no cuenta con una herramienta que permita evaluar e integrar los indicadores de la organizacin, como un todo, orientados al cumplimiento de una estrategia general, garantizando el desarrollo hacia la mayor rentabilidad, eficiencia y eficacia.
De esta forma, se ve directamente afectada la planeacin, informacin, control y orientacin de los procesos y las reas hacia el desarrollo y unificacin de metas y objetivos, generando reprocesos, disminucin en ventas, clientes, mano de obra, cumplimiento e incremento de inventarios, pasivos y obligaciones financieras.
2.2 OBJETIVOS
2.2.1 General.
Desarrollar una herramienta que integre los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Compaa, generando el incremento positivo de los indicadores, que garanticen la viabilidad, rentabilidad y rendimiento a largo plazo y que a su vez sea un sistema dinmico que evolucione y cambie, adaptando a la empresa a las necesidades cambiantes del medio.
2.2.2 Especficos.
Identificar los puntos y variables crticas que impidan la integracin de los procesos y el cumplimiento de sus objetivos.
Integrar la planificacin y ejecucin de procesos hacia el cumplimiento de objetivos especficos y generales de forma vertical como eslabones de la cadena productiva, para garantizar su lineamiento y contribucin final a los objetivos macro de la Empresa.
Auditar el desarrollo de funciones y procedimientos, utilizando la herramienta de cuadro de mando integral para garantizar el correcto desempeo de los procesos.
Identificar nuevas variables que afecten e incidan en el bajo rendimiento de los indicadores de forma inmediata.
Integrar la informacin en todos los procesos, con el fin de tenerla disponible y a tiempo en todo momento, para generar los ajustes y mejoras inmediatas que permitan la consolidacin y crecimiento de los indicadores orientados al cumplimiento de los lineamientos estratgicos.
Capacitar al recurso humano de la Compaa en cuanto al funcionamiento, manejo e interpretacin de la nueva herramienta, para trabajar a partir de una nueva filosofa y cultura de trabajo que integre a toda la organizacin bajo las perspectivas: Financiera, Cliente, Procesos y Humana.
2.3 LIMITACIONES DEL ESTUDIO
Para el estudio y desarrollo de la propuesta de mejoramiento de empresa, efectuada en Topflight Andina SA, contamos con el apoyo de la alta direccin para acceder a la informacin requerida, procesos, procedimientos, estructura fsica, recurso humano a cargo de los procesos, directivos y a los recursos financieros, facilitando la construccin, presentacin y aprobacin de la misma.
Sin embargo, ante la ausencia de un modelo integrador anterior como base de anlisis y aprendizaje, el desarrollo de la iniciativa se efecto a partir de consideraciones tericas y resultados aislados de cada uno de los procesos.
2.4 APORTES NUEVOS ESPERADOS
Mejoramiento a corto plazo de los procesos.
Integracin y disponibilidad de la informacin en tiempo real.
Confiabilidad en la toma de decisiones con base en la informacin obtenida.
Generacin de una nueva cultura y filosofa de trabajo. Incremento de la eficiencia, la eficacia y la productividad.
Generacin de nuevos y mejores clientes.
Evaluacin y retroalimentacin en la toma de decisiones.
Mejoramiento en las condiciones financieras.
Incremento de la mano de obra.
Mejores condiciones laborales.
Incremento en el desarrollo de actividades sociales y humanas para los trabajadores.
Optimizacin de procesos y herramientas para la disminucin del impacto ambiental y aprovechamiento de desechos.
3. MARCO TERICO
3.1 BASES TERICAS
3.1.1 Definicin Estratgica. Topflight Andina SA es una empresa cuya actividad principal es la impresin, conversin y acabado de etiquetas adhesivas en prensas de impresin banda angosta.
A partir del 2006 incursiona en el campo de la impresin digital con tecnologa Hewlett Packard INDIGO (Off Set Digital), alimentada por bobinas, para la impresin de la ms alta calidad de etiquetas en tirajes cortos, las cuales permiten realizar trabajos personalizados y reducir considerablemente el desperdicio.
3.1.2 Sector y Capacidad. Topflight Andina SA es una empresa del Sector Grfico con capacidad de convertir ms de 400. 000 metros cuadrados de material al mes y cuenta con 82 empleados; 60 operativos y 22 administrativos.
3.1.3 Ubicacin. Topflight Andina SA tiene su planta y oficinas ubicadas en la Calle 62 sur No. 44-43 en Sabaneta Antioqua. Colombia. Suramrica.
3.1.4 Resea histrica. Todo comienza cuando la empresa RELIEVES MIL, fundada en 1964, la cual operaba en un garaje con tres mquinas troqueladoras rollo a rollo Kiess & Gerlack y unos cuatro o cinco trabajadores, cuyos socios eran Jaime Jaramillo Londoo, Armando Calle y Vicente Ferrer Martnez, ven la necesidad de ubicarse mejor frente a la competencia, razn por la cual toman la iniciativa de buscar socios en el Exterior para fortalecerse frente a la competencia.
Despus de establecer muchos contactos, recibieron respuesta de la empresa TOPFLIGHT CORPORATION de Pensilvania, USA, generando dos acontecimientos:
1. La visita a York, Pensilvania, por parte del socio Vicente Ferrer. 2. La visita a Medelln de Hartmut Schmied Vicepresidente Internacional de la empresa TOPFLIGHT CORPORATION.
Despus de estas visitas y de estudios de pre factibilidad por parte de TOPFLIGHT CORPORATION, se recibe la grata noticia, en la cual notifican que se ha llegado a un acuerdo de aporte de capital, tecnologa y equipo de los socios extranjeros, adems de la transformacin de la empresa RELIEVES MIL, en la muy larga y elaborada razn social de ETIQUETAS, CINTAS Y CALCOMANAS TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA.
TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA fue fundada en 1974 en la ciudad de Medelln, como subsidiaria de la TOPFLIGHT CORPORATION de York, Pensilvania, de quienes proviene todo el conocimiento tcnico y desarrollo de nuestros productos.
El equipo suministrado por la Topflight consisti en dos mquinas Flexo Grficas, una rebobinadora, una prensa para cliss y un tambor para rectificarlos.
3.1.4.1 Administraciones.
Hugo Espinosa Rojas: quin dur algo ms de un ao.
Jorge Saldarriaga: cuya gestin no alcanz a permanecer el ao completo
Juan Vlez Uribe (1976 -Mayo 1994): quin estuvo al frente de TOPASA por espacio de 18 aos. En su direccin se lograron grandes avances, pues se realiz la construccin del edificio en que opera la compaa, se aument el nmero de flexo grficas y rebobinadoras, se entr en el mercado de la litografa, tipografa, serigrafa, formas continuas, entre otras.
Tambin se incursion en el ofrecimiento de diversos tipos de productos del sector grfico entre ellos impresin en flexo grafa, Off Set (Litografa), Screen (Estampado) y estampado al calor.
Bajo esta administracin la compaa adquiri un estatus importante en el campo de las artes grficas.
Vicente Ferrer: Quin estuvo al frente de la empresa por espacio de 15 meses. El tiempo de sus gestin se consider que fue una etapa muy importante, ya que el mundo de las artes grficas haba cambiado considerablemente en cuanto a tintas, maquinarias y procedimientos, hecho que llev a la empresa a ponerse a la vanguardia en equipos y adquisicin de la primera Flexo grfica de torre o estaca en lnea marca PROPHETEER de 6 colores UV. Se adquirieron Handy Scanner para las dos flexo grficas Topflight grandes, un montador de foto polmeros, se dot el laboratorio de pre-prensa y se adquirieron equipos de cmputo de nueva generacin (procesadores 486 y Pentium).
Adems se logr hacer un trabajo en el recurso humano muy importante, pues se crearon nuevos cargos, se capacit al personal en diferentes reas, se logr la reasignacin salarial para algunos cargos y se trat de mejorar las condiciones de trabajo de todos los empleados de la compaa.
John Jairo Urrea Surez (Agosto 1995- 2001): Durante esta administracin continu el proceso de mejoramiento de la capacidad instalada, se realizaron compras y mejoras para el rea de Tintas, se instalaron implementos para el control de personal, se realiz una inversin importante en comunicaciones internas, se adquiri la mquina flexo grfica PROPHETEER de 8 estaciones de color, se realiz una reforma a la planta y a las oficinas dando un mejor aspecto fsico a la organizacin; se realizaron ajustes en el sistema de informtica, implantando el sistema de OFIMATICA para control de Inventarios, Cartera, Contabilidad y nmina.
Ral Chavarriaga Gonzlez (2001-2002): Se vio afectada por una continua expansin en la industria flexo grfica, puesto que la competencia adquiri maquinaria ms eficiente y las condiciones de precio se vieron determinadas no por los vendedores si no por los compradores.
An as se continu adecuando la planta con mejor tecnologa, se re- potenciaron mquinas como la T-500 y T-600 para prestar un mejor servicio, tener una mayor agilidad de produccin y mejorar la calidad de impresin.
Para esa poca se piensa por primera vez en comenzar un proceso de certificacin ISO, se comienzan a adelantar procesos internos de documentacin y recoleccin de datos a travs de los registros.
Juan Carlos Posada Tobn (2003-2004): En este periodo la compaa atraviesa un periodo de crisis, las ventas disminuyeron notoriamente, el personal comienza a demostrar falta de pertenencia hacia la empresa, y el rea de ventas no aporta lo necesario para poder salir adelante, razn por la cual el proceso de certificacin ISO se ve afectado y se detuvo.
Lus Carlos Lpez Tobn (Julio 2004 Actual): La empresa es adquirida por la Familia Lpez Restrepo en un 93% en cabeza del Doctor Lus Carlos Lpez, quin viene a incorporar ideas nuevas que logran re-posicionar la empresa en el mercado. Con esta nueva administracin llega una re- estructuracin en los diferentes procesos.
Actualmente la empresa vuelve a tener una posicin importante en el mercado, debido a un incremento significativo de sus ventas y a un plan de mejoramiento continuo de su Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001:2008 para mantener la certificacin de sus procesos.
3.1.5 Antecedentes y resultado del anlisis realizado para utilizar y desarrollar la metodologa Cuadro de Mando Integral o Balance Score Card.
Una vez hecha la propuesta de desarrollar la herramienta del Balance Score Card (BSC) en la empresa Topflight Andina S.A. y con el objetivo inicial de aprovechar los indicadores ya existentes en el Sistema de Gestin de la Calidad, expresados en el Manual de la Calidad de la compaa en su versin uno del ao 2008, nos vimos en una seria disyuntiva, con dos caminos a seguir:
El primero, donde desarrollaramos la herramienta partiendo de lo que tenamos, con la limitacin de saber que no obedecan a la metodologa de Kaplan y Norton en cuanto a estar orientados hacia unos lineamientos estratgicos (Misin, Visin y objetivos estratgicos).
El segundo, si partiendo de esta metodologa formulbamos nuevos lineamientos estratgicos y a partir ah desarrollbamos la herramienta de BSC, lo que implicara reevaluar el sistema de Gestin de la Calidad, ya que al cambiar los enunciados estratgicos se haca necesario reformular cada indicador estratgico, tctico y de proceso, generndose as la necesidad de de efectuar un proceso de sensibilizacin y reentrenamiento a todo el personal de la compaa.
Con base en estas premisas, en acuerdo con las directivas de la compaa y despus de realizar encuentros de anlisis del tema, se tom la decisin de reevaluar el Sistema de Gestin de la Calidad bajo normas NTC ISO 9001:2008 utilizando como metodologa la herramienta propuesta por los seores Kaplan y Norton.
Por lo tanto, nuestro trabajo est fundamentado en la herramienta del BSC, que se presenta como un elemento revolucionario para movilizar a las personas hacia el pleno cumplimiento de la misin, a travs de la canalizacin de las energas, habilidades y conocimientos especficos del recurso humano hacia el logro de metas estratgicas de largo plazo. De igual forma, permite guiar el desempeo actual y apuntar al mejoramiento del desempeo futuro.
Se fundamenta en cuatro categoras -desempeo financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocios y aprendizaje y crecimiento- para alinear iniciativas individuales, organizacionales y trans-departamentales e identifica procesos enteramente nuevos para cumplir con objetivos del cliente y los accionistas.
El BSC es un robusto sistema de aprendizaje para probar, obtener realimentacin y actualizar la estrategia de la organizacin.
El BSC sugiere que veamos a la organizacin desde cuatro perspectivas, cada una de las cuales debe responder a una pregunta determinada:
Desarrollo y Aprendizaje (Learning and Growth): Podemos continuar mejorando y creando valor? Interna del Negocio (Internal Business): En qu debemos sobresalir? Del cliente (Customer): Cmo nos ven los clientes? Financiera (Financial): Cmo nos vemos a los ojos de los accionistas?
El BSC es por lo tanto un sistema de gestin estratgico de la empresa, que consiste en:
Formular una estrategia consistente y transparente. Comunicar la estrategia a travs de la organizacin. Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizativas. Conectar los objetivos con la planificacin financiera y presupuestaria. Identificar y coordinar las iniciativas estratgicas. Medir de un modo sistemtico la realizacin, proponiendo acciones correctivas oportunas.
La Misin de una organizacin es una frase concisa, con un foco interno, que precisa la razn de la existencia de la organizacin, el propsito bsico hacia el que apuntan sus actividades y los valores que guan las actividades de sus empleados. La misin est vinculada con los valores centrales. Tambin describe cmo competir y generar valor al cliente.
La Visin de una organizacin es una frase concisa que describe las metas de mediano y largo plazo. La Visin es externa, orientada al mercado y debe expresar de una manera colorida y visionaria cmo quiere la organizacin ser percibida por el mundo.
Las principales diferencias entre Misin y Visin son:
La Misin mira hacia adentro de la organizacin, es el que da sentido a la organizacin; mientras que la Visin lo que hace es mirar hacia afuera.
La Misin tiene su horizonte en el mediano plazo, acentuando los aspectos que se deben cambiar; la Visin se orienta al muy largo plazo, en el sentido de rescatar la identidad, los aspectos inmutables esenciales.
Una estrategia implica elegir un conjunto de actividades en las que la organizacin sobresaldr para crear una diferencia sostenida, que se estructura a travs de un mapa estratgico.
3.1.5.1 Enunciados Estratgicos (Manual de la calidad 2008 TOP FLIGTH ANDINA S.A)
Estos enunciados no corresponden a ninguna metodologa existente y fueron formulados en reunin de los integrantes de la alta Direccin de la compaa.
3.1.5.1.1 Misin
Ofrecer soluciones de impresin para empaques con gran diversidad de materiales, utilizando tecnologa de punta y as proyectar la imagen d nuestros clientes al mercado.
3.1.5.1.2 Visin
En el 2010 ser reconocidos a nivel nacional y latinoamericano como la empresa lder en la produccin de soluciones de empaque, contando con tecnologa de punta y desarrollo de nuevos productos que satisfagan las expectativas de nuestros clientes.
3.1.5.1.3 Principios Corporativos
Respeto: Aceptar y valorar las cualidades, defectos y opiniones del otro. Tener un profundo respeto por nosotros mismos, por nuestro Pas, su gente y sus instituciones, nuestra empresa, compaeros, directivos y colaboradores, entregando a nuestros proveedores y clientes, productos en excelentes condiciones, como smbolo de respeto hacia el mercado que atendemos.
Compromiso: Responsabilidad con nosotros mismos, con la familia, la empresa y el pas, para proyectar excelencia entre el grupo al que pertenecemos.
Lealtad: Accin de permanencia con el compromiso adquirido, ante circunstancias cambiantes. Ser ticos y honestos con nuestra compaa, pas y sociedad, guardar los secretos profesionales y realizar con excelencia nuestro trabajo.
Diligencia: Es la oportunidad y excelencia con que se realiza la labor asignada, partiendo ms all del deber y trabajando con entusiasmo, pasin y alegra para hacer las cosas bien.
3.1.5.1.4 Principios del Sistema de Gestin de la Calidad
Enfoque al cliente. Liderazgo. Participacin del personal. Enfoque basado en procesos. Enfoque del sistema para la gestin. Mejora Continua. Enfoque Basado en hechos para la toma de decisiones. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
3.1.5.1.5 Poltica de la Calidad
Es nuestra permanente bsqueda, orientar los esfuerzos de nuestros colaboradores y la filosofa de nuestra organizacin, hacia el mejoramiento continuo de nuestros procesos, regidos y fundamentados dentro de un sistema de gestin de la calidad.
Investigamos, desarrollamos y retroalimentamos, actividades en funcin del cumplimiento de la satisfaccin y las expectativas de nuestros clientes, en trminos de entregas perfectas. Del mismo modo desarrollamos nuestras actividades con personal competente y motivado, soportndonos en sus principios, valores y actitudes, para mantenerla eficacia de S.G.C. y lograr el cumplimiento de los Objetivos.
3.1.5.1.6 Objetivos de la Calidad (Estratgicos)
Lograr niveles de satisfaccin de nuestros clientes mayores al 90% Hacer entregas perfectas de los pedidos mayores al 90 % Lograr cumplir el presupuesto de Ventas mayor al 90% Lograr crecer en un 10% en ventas. Mantener en un 95 % el personal con las competencias necesarias mediante el desarrollo de actividades de formacin. Lograr un nivel de costos de no calidad inferior al 1.8 % con respecto a las ventas. Lograr tiempos de parada de mquina iguales o inferiores a un 5 % con respecto al tiempo total de mquina. Lograr tiempos de alistamiento de mquina iguales o inferiores a un 20 % del tiempo total. Lograr tiempos de despeje de lnea de mquina iguales o inferiores a un 5 % del tiempo total.
Al reevaluar estos enunciados estratgicos y al determinar que la metodologa de formulacin no corresponda a la propuesta por Robert Kaplan y David Norton, aplicamos dicha metodologa de acuerdo al siguiente esquema y despus de unas sesiones de sensibilizacin y entrenamiento con el personal de la alta Direccin de la compaa se lleg a los nuevos lineamientos estratgicos quedando oficialmente aprobados en el Manual de la Calidad versin dos (2) del ao 2011. Ver Anexo D.
Robert Kaplan / David Norton
VISIN PERSPECTIVA FINANCIERA Si tenemos xito, Como nos vern los dueos de la empresa? PERSPECTIVA DEL CLIENTE Cmo nos deben ver nuestros clientes y prospectos? PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Para conseguir los objetivos, cunto debemos aprender y mejorar? PERSPECTIVA INTERNA Qu procesos debemos optimizar, para complacer al cliente? MISIN ENUNCIADOS ESTRATEGICOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Al reevaluar y reformular los lineamientos estratgicos de la compaa hubo que tener especial cuidado con los objetivos tcticos y de procesos ya que deberan cada uno alinearse perfectamente con los objetivos estratgicos propuestos, esto implic a travs de mesas de trabajo y con la participacin de los mandos medios de la compaa y partiendo de una sensibilizacin profunda, hacer una nueva propuesta de indicadores para los procesos. Estos indicadores se dividieron en cuatro grandes grupos; los de Direccin, los de Realizacin, los de Apoyo y finalmente los de Medicin, anlisis y Mejora.
PROCESOS DE DIRECCIN
D1 ADMINISTRATIVO
D1-01 Incrementar la eficiencia de los recursos financieros de la empresa, logrando que el costo financiero no supere el 3%.
D1-02 Hacer revisin y control al cumplimiento del 100% de los presupuestos de: Gestin Humana Comercial Administracin Produccin
D2 FINANCIERO
D2-01 Contabilidad: Cumplir al 100% con las normas contables y tributarias. Tener la informacin contable al da para poder presentar el balance general y el estado de resultados los primeros 6 das hbiles del mes.
- Indicador: Fecha de presentacin entre el 1er y 6to da hbil del mes (balance y estado de resultados).
D2-02 Cartera: Recuperar la cartera al 100% en los plazos estipulados logrando que la rotacin no sea mayor a 70 das.
Indicador: Rotacin de cartera # Das que tarda en recuperar la cartera = CxC Promedio*365 Ventas
D2-03 Tesorera: Pagar al 100% las obligaciones financieras y la de los proveedores en los plazos estipulados, logrando que la rotacin de las CxP no sea mayores a 90 das.
Indicador: Das de rotacin de proveedores
# Das que tarda en pagar a proveedores = CxP Promedio *365 Compras
D3 REVISIN POR LA DIRECCIN
Evaluar las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema, a travs de los indicadores de gestin partiendo de los objetivos estratgicos de la compaa.
Indicador: Resultados de los objetivos estratgicos de la compaa cada 4 meses.
PROCESO DE REALIZACIN
R1- COMERCIAL
R1- 01 Lograr que la satisfaccin de los clientes sea superior al 95%.
R1-02 Alcanzar un cumplimiento > al 90% del presupuesto de ventas anual de la compaa.
R201 Garantizar el cumplimiento de la programacin de produccin en un porcentaje mayor al 95%.
% Cumplimiento de programacin = # de trabajos entregados a tiempo Total de trabajos programados
R2 - 02 Mantener los pedidos con sobrantes o faltantes por debajo de 2%.
% Sobrantes y Faltantes= Etiquetas producidas *100 Etiquetas solicitadas
R2- 03 Generar un desperdicio inferior al 5%.
% Desperdicio = Metros producidos*100 Metros solicitados
R3 PREPRENSA
R3-01 Garantizar que la entrega del 100% de los artes a comercial, desde el momento de generarse la solicitud, no supere 24 horas.
% Cumplimiento de entrega = (#Artes entregados en 24 horas)*100 #Artes solicitadas
R3 -02 Proveer al proceso de impresin, la preprensa con un tiempo no mayor a 2 das, a partir de la entrega de la orden de produccin por parte de planeacin y programacin.
Das de lead time = Fecha de entrega Fecha de solicitud
R3-03 Garantizar que el costo real de la elaboracin de la preprensa no exceda a 100% del costo del presupuesto.
% Costo Preprensa = Costo Real *100 Costo presupuesto
R3-04 Garantizar que el porcentaje de trabajos bajados de mquina no supere el 2% del total de trabajos impresos en el mes.
%Trabajos bajados de mquina = # trabajos bajados *100 # Trabajos al mes
R4 COMPRAS
R4-01 Abastecer la planta del 100% de la materia prima de lnea necesaria dentro de los 3 das hbiles siguientes a la fecha de solicitud.
Das de lead Time = Fecha de entrega Fecha de solicitud
R4-02 Lograr que el costo de las adiciones no supere el 1% del consumo de materia prima del mes de sustratos de impresin.
Costo de adiciones = Costo adicin *100 Costo presupuestado
R4-03 Lograr que el costo real de la compra de la materias primas no exceda el 100% del costo presupuestado.
% Costo de la Materia Prima = Costo Real del m2 *100 Costo presupuestado m2
R4-04 Evaluar los proveedores en trminos de tiempo de entrega, calidad, cantidad y servicio con una calificacin mayor al 98%.
En general se calificar a todos los proveedores criterios como: Cumplimiento en Entregas. Calidad del producto Cantidad suministrada Nivel de servicio
La calificacin esta en un rango de 0 100 % y ser as: Excelente: (98% a 100%) se le sigue comprando. Bueno: (71% - 98 %) nota: se le informa las fallas Aceptable: (51%70% nota: se reevala Deficiente (menor a igual a 50%) nota: se reevaluara
Los Indicadores a evaluar son:
Lime time con proveedores
(N de rdenes de compra por fecha cumplida / # de rdenes de compra realizadas) x 100
Calidad (cumplimiento de requisitos) de los proveedores
(Total de pedidos puestos # pedidos rechazados/cantidad de pedidos puestos) x 100
Cantidad suministrada por los proveedores
(Total de pedidos puestos - # de pedidos incompletos/cantidad de pedidos puestos) x 100 Nivel de Servicio de proveedores
(N de servicios con respuesta eficaz / # de servicios solicitados) x 100
R4-05 Rotar los inventarios de materias primas a 45 das
Rotacin de inventarios MP = promedio del inventario durante el periodo * 365 Costo mercancas compradas del periodo
R4-06 Desarrollar nuevos proveedores, (1) al ao para materias primas criticas.
Nuevos proveedores = # de prov. Per. actual - # prov. Per. anterior
R5 TINTAS
R5-01 Preparar y alistar tintas necesarias para el proceso de impresin con lead time de entrega de 1 das.
Lead time de Tintas = Fecha de entrega Fecha de solicitud
R5-02 Lograr que el costo real de las tintas utilizadas no excedan el 100% del costo presupuestado.
% Costos en Tintas = ( Costo Real )*100 Costo presupuestado
R6 MONTAJES
R6-01 Garantizar que los desperdicios de cinta de montajes no superen el 3%.
% Desperdicio = cm cinta utilizada *100 cm cinta presupuestada
Duracin = Fecha de entrega de rollo Fecha de terminacin de rollos
R6-02 Garantizar el 100% de la vida til de troqueles y fotopolmeros como mnimo.
Vida til del Fotopolmero = ( Mto. Real ) *100 Mto. presupuestado
(contra la liquidacin de la orden de produccin)
R7 IMPRESIN
Impresin flexo
R7-01 Garantizar una eficiencia de impresin mayor al 90% (objetivo macro).
Mquina Aquaflex
T. disponible Turno 465 min Velocidad 80 m/min T. Alistamiento 40 minutos T. Despeje de Lnea 20 minutos T. paros de Maquina 30 minutos Total Tiempo 90 minutos
Mquina Propheteer
T. disponible Turno 465 min Velocidad 25 m/min T. Alistamiento 90 minutos T. Despeje de Lnea 30 minutos T. paros de Maquina 40 minutos Total Tiempo 160 minutos
Mquina T600/MK
T. disponible Turno 465 min Velocidad 30 m/min T. Alistamiento 70 minutos T. Despeje de Lnea 25 minutos T. paros de Maquina 35 minutos Total Tiempo 130 minutos
Adiciones = metros lineales certificados* 100 metros lineales programados
Faltantes = cantidad de etiquetas entregadas *100 cantidad Etiquetas solicitadas
Sobrantes = cantidad de etiquetas entregadas *100 cantidad Etiquetas solicitadas
Eficiencia = estndar de tiempos muertos+estndar de velocidad+ adiciones +faltantes y/o sobrantes.
R7-02 DIGITAL
Impresin Indigo HP
Mquina Indigo HP
T. disponible Turno 465 min Velocidad 16 m/min T. Alistamiento 5 minutos T. Despeje de Lnea 5 minutos T. paros de Maquina 5 minutos Total Tiempo 15 minutos
Adiciones = metros lineales certificados* 100 metros lineales programados
Faltantes = cantidad de etiquetas entregadas *100 cantidad Etiquetas solicitadas
Sobrantes = cantidad de etiquetas entregadas *100 cantidad Etiquetas solicitadas
Eficiencia = estndar de tiempos muertos+estndar de velocidad+ adiciones +faltantes y/o sobrantes.
R8 EMBOBINADO
Mquina Rotoflex
T. disponible Turno 465 min Velocidad 80 m/min T. Alistamiento 15 minutos T. Despeje de Lnea 5 minutos T. paros de Maquina 15 minutos Total Tiempo 35 minutos
Mquina Shangai
T. disponible Turno 465 min Velocidad 30 m/min T. Alistamiento 15 minutos T. Despeje de Lnea 5 minutos T. paros de Maquina 15 minutos Total Tiempo 35 minutos
Mquina Topfligh
T. disponible Turno 465 min Velocidad 20 m/min T. Alistamiento 15 minutos T. Despeje de Lnea 5 minutos T. paros de Maquina 15 minutos Total Tiempo 35 minutos
R8-02 Garantizar cero (0) devoluciones internas.
Devoluciones internas = # ordenes entregadas a inspeccin final - # ordenes aceptadas.
R8-01 Eficiencia mayor > al 90%
Eficiencia = estndar de tiempos muertos + estndar de velocidad + devoluciones internas.
R9 - CALIDAD
R9-01. Inspeccin de Materias Primas
Evaluar los proveedores en trminos de tiempo de entrega, calidad, cantidad y servicio con una calificacin mayor al 98%.
R9-02. Inspeccin de producto en proceso.
Si en ms del 50% de las muestras tomadas presentaron defectos, el trabajo la impresin es mala. Si en el 30-40% de las muestras tomadas presentaron defectos, el trabajo la impresin es regular. Si en el 20-30% de las muestras tomadas presentaron defectos, el trabajo la impresin es bueno. Si en las muestras tomadas no se presentaron defectos, el trabajo la impresin es excelente.
R9-03. Inspeccin de producto terminado
Garantizar que las no conformidades por quejas de los clientes sean inferiores al 2%. Garantizar que las no conformidades por reclamos de los clientes sean inferiores al 1%. Lograr costos por devoluciones externas inferiores al 0.5% con respecto a la facturacin mensual.
Costos de no calidad = $ adiciones+$devoluciones internas+$devoluciones externas+$sobrantes
R10 DESPACHOS
R10-01 Garantizar entregas perfectas al 100%
Documentacin completa Mercanca a tiempo Cantidad solicitada completa
Entregas perfectas = # de ordenes con entregas perfectas *100 # de ordenes programadas
R10- 02 Garantizar que el tiempo de almacenamiento del producto terminado sea inferior a 90 das
Rotacin de inventarios p. terminado=promedio del inventario durante el periodo * 365 Costo producto terminado del periodo
Lograr que el costo real del empaque no exceda el 100% del costo presupuestado.
% Costos de empaque = (Costo Real )*100 Costo presupuestado
Lograr que el costo del transporte de las mercancas no exceda el 1% de las ventas.
Costo del transporte = valor envo mercancas ventas
PROCESOS DE APOYO
A1 - GESTION HUMANA
A1-01 Proveer a la compaa del personal competente teniendo como gua el perfil ideal que contribuya al logro del desarrollo de competencias, basada en la formacin
Indicadores
Eficacia de la formacin: calificacin de 1.0 a 5.0, aprueba con 3.5
Evaluacin terica de conceptos desde el individuo
Evaluacin terica de conceptos desde el proceso
Cubrimiento de la formacin: %cubrimiento = (# personas formadas) x100 # Personas programadas
Evaluacin de desempeo: test de evaluacin desde el ser basado en el perfil del cargo
Ausentismo: % ausentismo = (# eventos EG o AT) x 100 # Personas expuestas
A2 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
A2-01 Garantizar el control de la documentacin logrando cero no conformidades por control de registros y documentos.
# de No conformidades encontradas en auditoria por control de documentos y registros = 0
A3 SISTEMAS
A3-01 Implementar y dar soporte a los usuarios de equipos y software con una eficiencia del 90% en atencin y cumplimiento.
Cumplimiento de solicitudes = (solicitudes atendidas) x 100 Total de solicitudes
% mantenimiento preventivo de equipos= (equipos revisados) x 100 Total equipos
A4 MANTENIMIENTO
A4-01 Reducir los tiempos muertos por daos mecnicos en un porcentaje inferior al 1% y los daos elctricos al 0.5% del total de tiempo trabajado
A4-02 Ejecutar al 100% el programa de mantenimiento preventivo
% tiempo muerto por dao mecnico = (tiempo reportado dao) x 100 Tiempo total turno
% tiempo muerto por dao elctrico = (tiempo reportado dao) x 100 Tiempo total turno
%mantenimiento preventivo ejecutado = (tareas ejecutadas) x 100 Tareas programadas
A5 METROLOGIA
A5-01 Cumplir al 100% con el plan de calificacin y verificacin de los equipos de medicin dentro del programa para la gestin metrolgica y proporcionar la conformidad del producto.
% cumplimiento del plan de calibracin y verificacin = (tareas ejecutadas) x 100 Tareas programadas
A6 SERVICIOS GENERALES
A6-01 Garantizar al 100% que toda la infraestructura y el ambiente de trabajo de la compaa se mantenga en ptimas condiciones.
Planilla de evaluacin por zonas (semanal): calificacin mnima 4.0
PROCESOS DE MEDICIN ANALISIS Y MEJORA
M1 AUDITORIAS INTERNAS
M1-01 Garantizar la conformidad de la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001:2008. # No Conformidades del Sistema de Gestin = 0
M2 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
M2-01 Garantizar la eliminacin de las causas reales que originen No Conformidades a travs de la ejecucin de acciones correctivas.
%cumplimiento de acciones correctivas = (acciones correctivas cerradas) x 100 Acciones correctivas propuestas
M2-02 Garantizar la eliminacin de causas potenciales que originen No Conformidades a travs de la ejecucin de acciones preventivas.
%cumplimiento de acciones preventivas = (acciones preventivas ejecutadas) x 100 Acciones preventivas propuestas
M3 ESTADISTICA
M3-01 Brindar informacin confiable, significativa, real y precisa que permita conocer el estado del Sistema de Gestin de la Calidad en cuanto al cumplimiento de los objetivos que ayuden a la toma de decisiones, garantizando la eficacia y la mejora contina mediante los indicadores de gestin.
PLANES DE ACCIN Y CAPACITACIN PARA EL CAMBIO CULTURAL
Conscientes del impacto que generara el desarrollo de la herramienta para la cultura empresarial de Top Flight Andina SA, presentndose diversas barreras en su implementacin, adecuacin y desarrollo desde el recurso humano en los aspectos de procedimiento, de actitud y de ejecucin de funciones, se desarroll una estrategia participativa donde todos los empleados tendrn capacitacin, participacin, revisin y conocimiento de las decisiones y reformas adquiridas en la misma forma en que se realizarn espacios de anlisis de propuesta y mejoras. Programa de Capacitacin Desarrollo de Habilidades de Trabajo hacia la Integracin Estratgica. (Ver Anexo B)
Objetivo Desarrollar las competencias y las herramientas necesarias para lograr un excelente desempeo laboral bajo la metodologa de trabajo de Cuadro de Mando Integral, que permita la integracin eficaz de las diferentes reas de la compaa, para as lograr resultados positivos y competitivos, orientados al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Topflight Andina SA. Esta capacitacin est orientada por mdulos de acuerdo al pblico objetivo al cual se busca llegar:
Mdulo 1. Sensibilizacin al cambio Objetivo: Propiciar un espacio de reflexin, reconocimiento de la necesidad de cambio y motivacin intrnseca del ser hacia nuevas ideas y tendencias, donde se reconozca el proceso evolutivo de la empresa y se autogestione la motivacin para ser un elemento participativo y artfice de una nueva cultura. Este mdulo est dirigido a todo el personal de la empresa enmarcado en el nivel Directivo, Mandos Medios, Operativo y de apoyo.
Mdulo 2. Trabajo en equipo Objetivo: Coordinar los esfuerzos de formacin y capacitacin hacia la integracin y el desarrollo de habilidades para el trabajo en equipo, generando en el ser un reconocimiento de s mismo como parte colaborativa, participativa y creadora de un insumo necesario para otro proceso, al interior de la empresa.
Este mdulo est dirigido a todo el personal de la empresa enmarcado en el nivel Directivo, Mandos Medios, Operativo y de apoyo.
Mdulo 3. Servicio y cliente interno Objetivo: Crear un ambiente y clima laboral que permita el relacionamiento de las personas como integrantes de equipos de trabajo que interactan entre s, para garantizar la eficiencia. Este mdulo est dirigido a todo el personal de la empresa enmarcado en el nivel Directivo, Mandos Medios, Operativo y de apoyo.
Mdulo 4. Encaminando esfuerzos hacia la planeacin estratgica: una mirada al futuro Objetivo: Desarrollar un lenguaje comn y entendimiento del negocio orientado hacia los objetivos estratgicos, donde la participacin de todos es fundamental para la consecucin de las metas empresariales y el beneficio comn. Este mdulo est dirigido a todo el personal de la empresa enmarcado en el nivel Directivo, Mandos Medios, Operativo y de apoyo.
Mdulo 5. Innovacin para la productividad y el desarrollo Objetivo: Brindar conceptos, metodologas y herramientas diferenciadoras que permitan hacer las cosas mejor y de forma ms eficiente. Este mdulo est dirigido al nivel Directivo y los Mandos Medios, quienes sern los responsables de bajar la informacin al personal operativo y de apoyo en sesiones de capacitacin por procesos.
Mdulo 6. Procesos flexibles Objetivo: Adquirir los conocimientos sobre la metodologa de Cuadro de Mando Integral basada en las teoras de Edward Norton y Robert Kaplan para la alineacin del trabajo y los procesos hacia los objetivos estratgicos, desarrollando tambin las habilidades para la administracin de la herramienta desarrollada a medida para Top Flight Andina SA. Este mdulo est dirigido al nivel Directivo y los Mandos Medios, quienes sern los responsables de bajar la informacin al personal operativo y de apoyo en sesiones de capacitacin por procesos. Programa de Participacin y Revisin bimensual (Pendiente con fotos) Dentro de la metodologa propuesta y siguiendo con los lineamientos propuestos por Kaplan y Norton, uno de los objetivos principales es garantizar la permanencia de la herramienta, para lo cual se propuso la presentacin de los indicadores mensualmente a toda la empresa utilizando cuatro etapas:
Primera: presentacin de los resultados de los indicadores a todo el personal (de acuerdo al proceso al cual pertenezcan, dividindose en grupos de inters grupos,
es decir; los de Direccin, Realizacin, Apoyo y Medicin), frente a las metas de cada proceso y seguimiento a los planes de accin. Envo de los mismos a Estadstica.
Segunda: proposicin de planes de accin concretos, con el objetivo de mejorar el indicador y alcanzar el resultado esperado orientado al cumplimiento de las metas del proceso, bajo el aporte y construccin de todos.
Tercera: presentacin a la Alta Direccin de los indicadores, consecucin de metas de procesos y propuestas de mejoramiento por parte de los mandos medios y el personal operativo y de apoyo, por medio de delegados.
Cuarta: presentacin de las decisiones adoptadas por la alta gerencia a los mandos medios y al personal operativo y de apoyo.
De cada reunin se construir un acta que soporte los planes propuestos, que deber ser publicada y presentada a travs de los medios internos de comunicacin para su seguimiento.
Con esta informacin en reunin de Gerencia (Revisin por la Direccin), el Gerente General y el Representante de la Alta Direccin tomarn las respectivas decisiones en torno a la mejora continua y la administracin de la compaa.
Reunin mensual con la Gerencia y la Alta Direccin en planta (programa de dudas y sugerencias) (Pendiente con fotos) Este espacio est orientado generar un ambiente de cercana y confianza entre los directivos, los mandos medios y el personal operativo y de apoyo, para tratar y analizar todo tipo de sugerencias, inconformidades y eventos en cualquier temtica de la empresa, el personal, etc., con el fin de garantizar el buen clima laboral y buscar opciones de mejora continua en todos los aspectos. De igual forma se cerrar un acta con los acuerdos alcanzados y las propuestas a estudiar, que derivar en toma de decisiones para ser presentadas a travs de los medios de comunicacin internos. Desarrollo y optimizacin de medios de comunicacin internos Carteleras (Pendiente con fotos) Se optimizar la utilizacin de las carteleras para publicar informacin relevante sobre las diversas temticas que competen a la empresa y sus trabajadores. La periodicidad de actualizacin sers semanal o segn el tema y la prontitud de la informacin lo requieran. Estos espacios estarn divididos en 3 secciones:
De su inters: contar con informacin de inters general en todos los aspectos que competen al los trabajadores.
Topasa al Da: ser alimentada con la informacin de la empresa que competa a todo el personal, incluyendo resultados, comunicados, actas, decisiones, etc. Por su salud, seguridad y bienestar: Boletn interno.
DEFINICIN DE ESTRATEGIA PARA DISMINUIR LA CAPACIDAD OCIOSA DE LA EMPRESA.
Con el fin de ocupar la capacidad ociosa de Top Flight Andina SA, generar el crecimiento de la empresa gracias a las ventas y al ingreso e incremento en el mercado, se ha planteado la ruta a seguir:
1. Revisin de capacidad instalada y factibilidad de desarrollar nuevos procesos. Verificacin tcnica de la capacidad de produccin con la tecnologa existente. Desarrollo de estudios de factibilidad para la creacin e implementacin de procesos que permitan nuevos productos, de acuerdo a las necesidades del mercado y al pblico objetivo de la empresa, generando mayor oferta de servicios. 2. Contratacin de estudio de mercadeo y logstica a nivel nacional para identificar o definir: Nuevos mercados a desarrollar y penetracin de los existentes a nivel nacional e internacional. Identificacin de perfil de nuestros clientes de acuerdo a los servicios ofrecidos. Propuesta de valor diferenciadora de acuerdo a nuestras capacidades y necesidades del cliente. Asociaciones estratgicas con clientes, proveedores y canales de distribucin. Estrategia de canales de distribucin y logstica de procesos. Canales de comunicacin, integracin y atencin con el cliente y los proveedores. Precio y presentacin de portafolio.
3. Desarrollo de alianzas estratgicas como tercerizacin de procesos o produccin a clientes nacionales que exporten. 4. Revisin, definicin y reestructuracin de rea comercial de Top Flight Andina SA. 5. Diversificacin interna de clientes y asignacin de recursos para cada uno.
3.2 ENUNCIADOS ESTRATEGICOS
Estos enunciados fueron creados siguiendo la metodologa de Robert Kaplan / David Norton.
3.2.1 Misin.
Poner a disposicin de nuestros clientes lo ltimo en tecnologa de impresin a travs de procesos certificados, para proyectar su imagen ante los ms exigentes mercados nacionales e internacionales, promoviendo el desarrollo sostenible de las competencias profesionales de nuestro recurso humano y la generacin de valor por parte de la organizacin para sus accionistas.
3.2.2 Visin.
Proveer soluciones de empaque que generen un alto valor agregado al producto final de nuestros clientes, siendo capaces de evolucionar constantemente como empresa, manteniendo un alto valor para permanecer y crecer en el mercado y ser identificados como smbolo de excelencia.
3.2.3 Valores.
Respeto: Aceptar y valorar las cualidades, defectos y opiniones del otro. Tener un profundo respeto por nosotros mismos, por nuestro Pas, su gente y sus instituciones, nuestra empresa, compaeros, directivos y colaboradores, entregando a nuestros proveedores y clientes, productos en excelentes condiciones, como smbolo de respeto hacia el mercado que atendemos.
Diligencia: Es la oportunidad y excelencia con que se realiza la labor asignada, partiendo ms all del deber y trabajando con entusiasmo, pasin y alegra para hacer las cosas bien
Compromiso: Responsabilidad con nosotros mismos, con la familia, la empresa y el pas, para proyectar excelencia entre el grupo al que pertenecemos.
Lealtad: Accin de permanencia con el compromiso adquirido, ante circunstancias cambiantes. Ser ticos y honestos con nuestra compaa, pas y sociedad, guardar los secretos profesionales y realizar con excelencia nuestro trabajo.
Poltica de Calidad: Es nuestra permanente bsqueda, orientar los esfuerzos de nuestros colaboradores y la filosofa de nuestra organizacin, hacia el mejoramiento continuo de nuestros procesos, regidos y fundamentados dentro de un sistema de gestin de la calidad. Investigamos, desarrollamos y retroalimentamos, actividades en funcin del cumplimiento de la satisfaccin y las expectativas de nuestros clientes, en trminos de entregas perfectas. Del mismo modo desarrollamos nuestras actividades con personal competente y motivado, soportndonos en sus principios, valores y actitudes, para mantenerla eficacia de S.G.C. y lograr el cumplimiento de los Objetivos.
3.2.4 Objetivos Estratgicos Topflight Andina.
Lograr un margen Ebitda mayor a 12%.
Lograr un nivel de satisfaccin mayor al 95% en nuestros clientes.
Realizar entregas perfectas de nuestros pedidos con un nivel superior al 95%.
Lograr niveles de eficiencia de produccin superiores al 90%.
Lograr niveles de costo de no calidad inferior al 1.8% con respecto a las ventas.
Alcanzar un desarrollo del 95% en las competencias necesarias por parte de nuestro recurso humano para desarrollar las operaciones internas del negocio.
Desarrollar nuevos mercados y penetrar los existentes para incrementar la participacin en un 10%.
3.3 DEFINICIN DEL CLIENTE
Nuestros clientes son los diferentes procesos de la empresa y su recurso humano, conformados por 82 empleados a la fecha, distribuidos as:
D Procesos de Direccin
D1 Administrativo D2 Financiero D2-01 Contabilidad D2-02 Cartera D2-03 Tesorera D3 Revisin por la Direccin
R Procesos de Realizacin del Producto
R1 Comercial R2 Planeacin y programacin R3 Pre-prensa R4 Compras R5 Tintas R6 Montajes R7 Impresin R7-01 Impresin Flexo R7-02 Impresin Digital R8 Embobinado R9 Calidad R9-01 Inspeccin de Materias primas R9-02 Inspeccin Producto en proceso R9-03 Inspeccin Producto terminado R9-04 Control Producto no conforme R10 Despachos
A Procesos de Apoyo
A1 Gestin Humana A2 Documentacin A2-01 Control de Documentos A2-02 Control de Registros A3 Sistemas A4 Mantenimiento A5 Metrologa A6 Servicios Generales
M Procesos de Medicin, Anlisis y Mejora
M1 Auditoras internas M2 Acciones Correctivas y Preventivas M3 Estadstica
Se realiza la clasificacin por reas y personas porque permitir definir el papel a desempear e impacto en la consecucin y aporte a la alimentacin del modelo.
De acuerdo a la clasificacin obtenida, se definieron los diferentes tipos de clientes internos, de acuerdo a los perfiles de cargo y niveles al interior de la organizacin:
Directivos: Tienen a su cargo los puestos directivos y son quienes toman las decisiones estratgicas en la Empresa, desde las perspectivas Financiera, Humana, de Procesos y Comercial. Interactan con toda la organizacin.
Su nivel de formacin debe ser profesional bilinge con especializacin en temticas acordes con su rea de desempeo.
Jefes de Proceso: Coordinar la ejecucin efectiva y desarrollo del proceso que est bajo su cargo, garantizando la calidad y entrega perfecta del producto obtenido como materia prima de los otros procesos y entregar resultados de acuerdo a la planeacin acordada con los jefes de proceso. Interactan con el nivel de Jefes de rea y el proceso.
Su nivel de formacin est entre tcnico, tecnlogo y profesional.
Operarios: Desarrollan la ejecucin operativa y la elaboracin del producto, teniendo a su cargo pequeas secciones o labores definidas que aportan valor, como insumo de otros procesos en la cadena productiva.
Su nivel de formacin est entre bachiller, tcnico y personal certificado.
Personal de Apoyo:
Encargados de llevar a cabo todos los procesos indirectos al producto, como vigilancia, servicios generales, recepcin, transporte, entre otros.
Su nivel de formacin debe ser bachiller.
3.4 VALOR PARA LA EMPRESA
Mejorar la competitividad de la empresa, sus procesos y el estado financiero actual, a travs de una herramienta a medida que permita orientar el trabajo de sus reas hacia el cumplimiento de metas comunes corporativas, que garanticen la viabilidad en el ao en curso y la toma de decisiones.
3.5 RETRIBUCIN PARA EL NEGOCIO
Confiabilidad en la toma decisiones con base en la informacin obtenida a partir de los indicadores; cultura de trabajo orientado a la consecucin de los objetivos tcticos y estratgicos; mejoramiento del rendimiento financiero de la empresa; integracin de procesos de forma ms clara y efectiva incrementando los niveles de calidad y disminuyendo los reprocesos; disponibilidad de informacin en tiempo real del producto y los procesos; incremento en la eficiencia, la eficacia y la productividad; desarrollo y penetracin de nuevos mercados; crecimiento en ventas en el corto plazo y mejoramiento de las condiciones laborales a travs del desarrollo de actividades sociales y humanas para los trabajadores; disminucin del impacto ambiental e incremento en el aprovechamiento de desechos; incremento de la mano de obra y aumento en la generacin de empleo, es la retribucin que obtendr la empresa con la aplicacin de la herramienta, que obtendr los recursos del capital propio desembolsado por Topflight Andina SA.
3.6 LGICA ECONMICA
Topflight Andina SA. en el mediano plazo estar integrada y orientada al cumplimiento de estrategias macro, donde cada proceso tendr personal interno capaz de orientar sus resultados hacia el beneficio general y al producto final, transfiriendo su conocimiento tcnico, manteniendo el know how de la compaa y elevando el nivel de la productividad y la competitividad.
As mismo, la Empresa tendr la posibilidad de maximizar la capacidad de atender las variaciones de la demanda con tecnologa de punta y personal competente en cada cargo.
3.7 MATRIZ DOFA
Anlisis DOFA Objetivos Estratgicos
Lograr un margen Ebitda mayor a 12%.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Alta capacidad instalada de produccin. - Tecnologia de punta. - Empresa reconocida en el mercado. - Sana cartera. - Alta financiacin con proveedores. - Las ventas mensuales no alcanzan a representar el 50% de la capacidad instalada - Alto costo financiero de los activos fijos - Mnimo retorno de la inversin - Ausencia de una segmentacin efectiva de clientes OPORTUNIDADES AMENAZAS - Aprobacin TLC y tratados con otros pases. - Mayor existencia de proveedores de materias primas crticas. - Mayor existencia de proveedores de medios de transporte. - Nueva infraestructura vial y medios de comunicacin. - Nuevos competidores. - Alza en el petrleo. - Crecimiento y desarrollo de la competencia. - Precio de la competencia basado en utilidad marginal.
Lograr un nivel de satisfaccin mayor al 95% en nuestros clientes.
FORTALEZAS DEBILIDADES -Cumplimiento y satisfaccin de necesidades y requerimientos del cliente. - Alto conocimiento tcnico de los procesos por parte del recurso humano. - Procesos certificados ISO 9001:2008. - Integracin horizontal hacia delante con los clientes. - Incumplimiento en entrega de pedidos - Alto lead time en elaboracin de pedidos OPORTUNIDADES AMENAZAS - Mayor flexibilidad en la exigencia de cumplimiento de estndares en la industria flexogrfica por parte de las empresas cliente. - Lead time de entrega mas bajo por parte de la competencia. - Proceso de pre- prensa integrado a la estructura interna de los procesos de la competencia. - Capacidad de inventarios de la competencia mas alto - Precios ms bajos en el mercado.
Realizar entregas perfectas de nuestros pedidos con un nivel superior al 95%.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Integracin horizontal y desarrollo de proveedores. - Integracin horizontal hacia delante con lo clientes. - Bajos niveles de inventario de materias primas. - Faltan procesos de control en los procesos de produccin, generando faltantes e inconformidad de entregas. - No existe el proceso de pre- prensa integrada a los procesos internos OPORTUNIDADES AMENAZAS - Mayor existencia de proveedores de materias primas crticas. - Mayor existencia de proveedores de medios de transporte. - Nueva infraestructura vial y medios de comunicacin. - En Colombia no hay formacin y generacin de conocimiento acadmico de flexografa, pre- prensa y diseo especializado en flexografa. - Los proveedores de pre- prensa no cuentan con tecnologa para atender las necesidades de la ltima tecnologa de impresin. - Infraestructura vial del pas en malas condiciones.
Lograr niveles de eficiencia de produccin superiores al 90%.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Implementacin de la metodologa ASMED para la reduccin de tiempos muertos e incremento de eficiencia. - Actitud de apertura al cambio y mejora. - Formacin constante y sensibilizacin orientada al recurso humano. - Metodologa de investigacin de causas. - Bajo nivel de rotacin de personal. - Alto porcentaje de trabajos nuevos bajados de mquina. - Las mquinas de impresin no son operadas a la velocidad estndar. - Solicitud frecuente de adiciones de sustratos de impresin OPORTUNIDADES AMENAZAS - Oferta y acceso a centros de formacin, capacitacin y certificacin en pre prensa, prensa y post prensa en el sector flexogrfico. - Acceso a conocimiento en pases desarrollados en la industria flexogrfica. - Desarrollo de tecnologa en la industria flexogrfica. - Variacin de indicadores econmicos (Dlar - Euro) para adquisicin de tecnologa en el mundo. - Aprobacin TLC y tratados con otros pases. - Niveles elevados de eficiencia por parte de la competencia, lo que puede repercutir en las ventas
Lograr niveles de costo de no calidad inferior al 1.8% con respecto a las ventas.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Procesos certificados en ISO 9001:2008. - Inspeccin de materia prima, de producto en proceso, producto final y producto no conforme en bsqueda de mejorar la calidad. - Recurso humano con las competencias requeridas, calificado y con experiencia. - Aplicacin de normas militar estndar. - Materias primas y tecnologa - Incremento de adiciones de sustratos de impresin - Incremento de sobrantes y faltantes. - Devolucin de pedidos por parte de los clientes. - Devoluciones internas de un proceso a otro. - Mnimo control sobre el proceso de pre- prensa por ser externo.
certificadas y control de proveedores. OPORTUNIDADES AMENAZAS - Acceso a la oferta de productos sustitutos o insumos para el proceso (sustrato, tecnologa, conocimiento) de mejor calidad. - Acceso a conocimiento en pases desarrollados en la industria flexogrfica. - Perdida de confianza por parte de los clientes y poca credibilidad en el mercado, lo que repercute en las ventas. - Des certificacin de la norma ISO
Alcanzar un desarrollo del 95% en las competencias necesarias por parte de nuestro recurso humano para desarrollar las operaciones internas del negocio.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Disponibilidad de tiempo y espacio para capacitacin y formacin. - Baja rotacin de personal, permitiendo que la formacin perdure - Poco presupuesto destinado a formacin. - Poco personal interno capacitado para realizar formacin. - Poca participacin del personal de la alta direccin en los procesos de formacin OPORTUNIDADES AMENAZAS - Formacin tcnica con el apoyo de proveedores. - Acceso a informacin especializada a travs de medios - Migracin de capital humano formado. - Evolucin de tecnologa y procesos que ocasionan escasez en el capital humano para capacitacin
Desarrollar nuevos mercados y penetrar los existentes para incrementar la participacin en un 10%.
FORTALEZAS DEBILIDADES - Tecnologa de punta. - Personal capacitado y competente. - Reconocimiento y tradicin en el mercado nacional. - Capacidad de respuesta y cumplimiento de estndares internacionales. - Certificacin internacional ISO 9001:2008. - Falencias en la estructura interna del rea Comercial y Ventas. - Carencia de proceso y rea de Mercadeo. - Carencia de rea de investigacin y desarrollo de nuevos productos. OPORTUNIDADES AMENAZAS - Firma de TLC y tratados comerciales - Conflictos Geopolticos con pases
con otros pases. - Disminucin de aranceles para exportar e importar. - Desarrollo de nuevos productos a los cuales el nuestro sirva como insumo. limtrofes. - Competencia desleal. - Migracin e infidelidad de clientes buscando economa mxima. - Falsificacin e imitacin de la industria flexo grfica.
3.8 ESTRATEGIAS, AMENAZAS Y OPORTUNIDADES
Para garantizar la viabilidad del negocio y la orientacin de todas las reas hacia los objetivos comunes de la Compaa, se diseo una estrategia de revisin y evaluacin de los procesos, sus indicadores y relaciones entre reas, teniendo como eje principal el recurso humano.
Posterior a esta etapa de estudio, bajo el acompaamiento de los jefes de proceso, se identificaron las principales falencias encontradas en los objetivos generales y especficos, en los mtodos y procedimientos establecidos, su influencia en la cadena productiva hasta la llegada al cliente final, desarrollando nuevos indicadores, modificando y adaptando los existentes segn la necesidad.
Se definieron nuevas tareas especficas, se redefinieron los perfiles de los cargos crticos (Ver anexo A), se eliminaron reprocesos y se identificaron falencias de conocimiento, para construir un modelo de capacitacin que respondiera a las necesidades (Ver anexo B), para generar compromiso y una nueva orientacin hacia la el trabajo basado en la herramienta desarrollada.
3.9 ANLISIS OPERATIVO
3.9.1 Instalaciones de la Empresa. Topflight Andina SA. est radicada en el Municipio de Sabaneta, con cobertura de prestacin de servicios a nivel nacional, en un sector industrial cerca la ciudad de Medelln, de fcil desplazamiento y acceso para la recepcin de materias primas y despacho de productos, bajo las condiciones de funcionamiento necesarias para garantizar la excelente calidad de los productos contribuyendo a maximizar las utilidades y disminuir los costos de operacin.
Esta zona de ubicacin, cuenta con todos los servicios pblicos y vas de acceso, adems de estar a pocas cuadras de los centros administrativos municipales,
universidades, institutos, supermercados, restaurantes y centros comerciales, entre otros.
3.9.2 Organigrama. Ver Figura 2
3.9.3 Responsabilidad y autoridad.
Gerencia
El Gerente de Topflight Andina SA. es el responsable de la Poltica de la Calidad, el cual posee la autoridad final en todos los aspectos relacionados con el S.G.C y la mejora continua de los procesos. Preside el Comit de Gerencia que se rena cada cuatro meses al realizar el proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Adicionalmente, junto con los integrantes de la Alta Direccin, es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante, para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua del S.G.C. la eficacia y logro de los objetivos.
Direccin Comercial
Es responsable de las reas de Ventas Nacionales e Internacionales, liderando el proceso Comercial (R1).
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua, fortaleciendo al interior de la Compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Direccin Administrativa y Financiera
A travs de los procesos Administrativo (D1) y Financiero (D2) garantiza la existencia y asignacin de recursos para el Sistema de Gestin de la Calidad y para todas las actividades de la Organizacin.
Adems, como apoyo a la gestin de los recursos y a la comunicacin lidera los procesos de Gestin Humana (A1), Sistemas (A3), comunicacin (A5) y Servicios Generales (A7).
El proceso comprende las siguientes funciones:
a) Preparacin, anlisis y flujo adecuado de la informacin contable y financiera. b) Administracin eficiente del capital de trabajo: establecer niveles deseables de efectivo, cartera e inventarios y controlar permanentemente la inversin all representada. c) Seleccin y evaluacin de inversiones a largo plazo, que se requieran para la marcha del negocio. d) Consecucin y manejo de los fondos requeridos por la Compaa. e) Responsabilidad por el manejo de las operaciones internas de la Organizacin. f) Hacer parte de la definicin de objetivos, estrategias y acciones que contribuyan a elevar el valor econmico de Topflight Andina SA.
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la Compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Direccin de compras.
A travs del proceso de Compras (R4) asegura que la materia prima comprada por Topflight Andina SA. cumpla con los requisitos especificados.
Disea y evala permanentemente las estrategias de informacin y operacin logstica, con el objetivo de realizar una excelente programacin de compras y garantizar as el cumplimiento de requisitos.
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la Compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Gerencia de Planta
Establece y ejecuta planes de productividad que afecten positivamente los resultados operacionales de la compaa en concordancia con sus objetivos estratgicos, basados en evidencias cuantitativas y cualitativas que permitan implementar y evaluar el mejoramiento en cada uno de los procesos de la organizacin que la lleven a ocupar niveles de privilegio por su competitividad.
Es responsable en el S.G.C de los procesos Planeacin y Programacin (R2) Pre- Prensa (R3), Compras (R4), Tintas (R5), Montajes (R6), Impresin (R7), Embobinado (R8), Calidad (R9), Despachos (R10). Documentacin (A2). Mantenimiento (A4), Metrologa (A6), Auditoras Internas (M1), Acciones Correctivas y Preventivas (M2) y Estadstica (M3).
Adicionalmente, junto con los integrantes de los procesos arriba mencionados es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Direccin de Calidad
Establece y ejecuta las inspecciones tanto de materia prima, inspeccin en proceso, inspeccin final como control de producto no conforme (R9-01). (R9-02). (R9-03). (R9-04).
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Representante de la Direccin
Sus responsabilidades coinciden con las descritas en el numeral 5.5.2 de la norma ISO 9001:2008:
Representante de la direccin
La alta direccin debe designar un miembro de la direccin quien, con independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya:
a) Asegurarse de que se establecen implantan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad,
b) Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin de la calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin. Nota. La responsabilidad del representante de la direccin puede incluir relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestin de la calidad. 1
Hacer parte del Comit de Gerencia de Topflight Andina SA.
Adicionalmente, junto con los integrantes de todos los procesos del S.G.C es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Principio 7 del Sistema de Gestin de la Calidad: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Responsables de los Procesos del S.G.C
Son responsables de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). Ver Anexo C.
1 NTC ISO 9001:2008
La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
3.10 MAPA DE PROCESOS DE LA COMPAA
En el mapa de procesos que se presenta en la Figura 3, se muestra de modo grfico los diferentes macro procesos que la Compaa desarrolla para la produccin y el control administrativo y financiero.
El detalle de los procesos de cada macro proceso se puede observar en la hoja de caracterizacin de cada proceso. Ver Anexo D.
3.11 CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C
En Topflight Andina SA se ha definido la NORMA CERO A2-PR-00 cuyo propsito es estructurar y definir una documentacin unificada y estandarizada para todos los documentos de origen interno, involucrados dentro del Sistema de Gestin de la Calidad.
AC ACUERDO DE CALIDAD
CT CATLOGO
EC ESTNDAR DE CALIDAD
FT FICHA TCNICA
HL HISTORIA LABORAL
HV HOJA DE VIDA
IN INSTRUCTIVO
LE LISTADO EQUIPOS
LM LISTADO MAESTRO
MC MANUAL DE LA CALIDAD
MP MAPA DE PROCESOS
PR PROCEDIMIENTO
RG REGISTRO
TM TABLA DE MUESTRA
3.12 HIPTESIS
Ante la ausencia de la herramienta que permita la integracin de las reas y procesos, bajo un anlisis compartido y con un objetivo unificado de los indicadores, la empresa no podr generar las condiciones que le permitan mantenerse y expandirse en el mercado, quedando relegada y en inferiores condiciones que sus competidores, lo que a largo plazo la puede llevar a la quiebra, venta o liquidacin.
Bajo el desarrollo e implementacin de la herramienta de mando integral, bajo el modelo de Balance Score Card, garantizaremos la integracin de la informacin hacia el mejoramiento continuo de los procesos y las reas, conformes a la visin y la misin de la Empresa, incrementando el nivel de viabilidad, que nos garantizar la generacin de nuevos compradores, la optimizacin de recursos y tiempo, posicionndonos hacia el cumplimiento de las necesidades del cliente y el medio cada vez ms competitivo y exigente.
3.13 VARIABLES.
3.13.1 Indicadores. La siguiente es la definicin de los indicadores que apuntan a optimizar el margen EBITDA como objetivo estratgico primordial y que estn incluidos en el anlisis del Balance Score Card dentro del cuadro de mando integral.
Incrementar la eficiencia de los recursos financieros de la empresa, logrando que el costo financiero no supere el 3%.
# Das que tarda en recuperar la cartera = CxC Promedio*365 Ventas
# Das que tarda en pagar a proveedores = CxP Promedio *365 Compras
% Cumplimiento de ventas = ventas reales *100 Presupuestadas
3.13.2 Anlisis de Mercadeo y Anlisis Financiero. Por la naturaleza del proyecto desarrollado, bajo la modalidad de mejoramiento de empresa desde la produccin y los procesos, no aplica la realizacin del estudio financiero y del estudio de mercadeo.
Esta consideracin se tom bajo el aval del asesor del trabajo de grado y del Centro de Emprendimiento del Ceipa.
4. ASPECTO METODOLGICO
A continuacin se describirn las herramientas, autores y conceptos en los cuales se bas el modelo de investigacin para desarrollar la propuesta de mejoramiento para la Empresa Topflight Andina SA.
4.1 MATRIZ DOFA
A travs de esta metodologa se realiz el anlisis de la empresa y los procesos orientados al cumplimiento de los objetivos estratgicos, identificando las condiciones y factores que garanticen o imposibiliten la viabilidad en el mediano y largo plazo, definiendo las estrategias a implementar.
4.1.1 Definicin. La matriz DOFA (conocido por algunos como FODA, y SWOT en ingls) es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y empresas. DOFA es el acrnimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Los encabezados de la matriz proveen un buen marco de referencia para revisar la estrategia, posicin y direccin de una empresa, propuesta de negocios, o idea. 2
El anlisis DOFA es una evaluacin subjetiva de datos organizados en el formato DOFA, que los coloca en un orden lgico que ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar decisiones. Puede ser utilizado en cualquier tipo de toma de decisiones, ya que la plantilla estimula a pensar pro-activamente, en lugar de las comunes reacciones instintivas. 3
4.2 MICROSOFT EXCEL
Para el montaje y la administracin de la informacin obtenida a travs de los indicadores productivos, se opt por la utilizacin de hojas de clculo, por su sencillez y las facilidades que otorgan para el manejo y relacionamiento de datos, permitiendo visualizar de forma ms clara las tendencias de los procesos, sus relaciones y efectos directos en los cuatro niveles de la metodologa del Balance
2 Tomado de: http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=544; Agosto 22 de 2004. 3 Ibid.
Score Card y la proyeccin hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos de Top Flight Andina SA.
Para esto, se cont Microsoft Excel 2007, como herramienta ms adecuada y de bajo costo que permitiera la simulacin y reemplazara el desarrollo de un software especializado a la medida de la empresa.
4.2.1 Definicin. Microsoft Excel permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. 4
La caracterstica de segmentacin de datos proporciona una visualizacin mejorada de las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico para poder segmentar y filtrar datos de forma dinmica y mostrar exactamente lo que necesite. 5
4.3 NORMA ISO 9001:2008
La certificacin ISO 9001 versin 2008 propin la base fundamental para el anlisis de los procesos de la empresa y su lineamiento hacia los objetivos estratgicos, tomando como modelo las pautas establecidas al momento en el cual Top Flight Andina SA recibi la aprobacin y certificacin, para los cambios, redefiniciones y reestructuracin efectuada a travs del plan de mejoramiento construido para la empresa.
4.3.1 Definicin. Toda organizacin puede mejorar su manera de trabajar, lo cual significa un incremento de sus clientes y gestionar el riesgo de la mejor manera posible, reduciendo costes y mejorando la calidad del servicio ofrecido. La gestin de un sistema de calidad aporta el marco que se necesita para supervisar y mejorar la produccin en el trabajo. Con mucha diferencia, en cuanto a calidad se refiere, la normativa ms establecida y conocida es la ISO 9001, la cual establece una norma no slo para la Gestin de Sistemas de Calidad sino para cualquier sistema en general. La ISO 9001 est ayudando a todo tipo de organizaciones a tener xito, a travs de un incremento de la satisfaccin del cliente y de la motivacin del departamento. 6
4 Tomado de http://office.microsoft.com 5 Ibid. 6 Tomado y traducido de: http://www.iso.org/iso/home.html (Organizacin Mundial para la Estandarizacin ISO).
La ISO 9001:2008 es vlida para cualquier organizacin, independientemente de su tamao o sector, que busque mejorar la manera en que se trabaja y funciona. Adems, los mejores retornos en la inversin, vienen de compaas preparadas para implantar la citada normativa en cualquier parte de su organizacin. 7
4.4 BALANCE SCORE CARD
4.4.1 Definicin. La metodologa de Balance Score Card permite integrar estratgicamente el progreso actual de la empresa y la visin futura de funcionamiento del negocio, a travs de un conjunto de indicadores establecidos, agrupados en 4 perspectivas que fundamentan la totalidad de la Empresa, permitiendo encausar los procesos hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos.
En 1992, Kaplan y Norton de Harvard University revolucionaron la administracin de empresas al introducir un concepto bastante efectivo para alinear la empresa hacia la consecucin de las estrategias del negocio, a travs de objetivos e indicadores tangibles. La principal innovacin fue la introduccin de mediciones sobre los intangibles como requisitos indispensables para alcanzar los objetivos financieros.
Puede entenderse al BSC como una herramienta o metodologa, lo importante es que convierte la visin en accin mediante un conjunto coherente de indicadores agrupados en 4 categoras de negocio.
Las 4 categoras de negocio son: Financieras, Clientes, Procesos Internos y Formacin y Crecimiento. BSC sugiere que estas perspectivas abarcan todos los procesos necesarios para el correcto funcionamiento de una empresa y deben ser considerados en la definicin de los indicadores. De acuerdo a las caractersticas propias de cada negocio pueden existir incluso ms, pero difcilmente habr menos de las mencionadas.
El equilibrio entre los indicadores es lo que da nombre a la metodologa, pues se presenta un balance entre los externos relacionados con accionistas y clientes, y los internos de los procesos, capacitacin, innovacin y crecimiento; tambin existe un equilibrio entre indicadores de resultados, los cuales ven los esfuerzos (principalmente econmicos) pasados e indicadores que impulsan la accin futura (capacitacin, innovacin, aprendizaje, etc.).
7 Tomado y traducido de: http://www.iso.org/iso/home.html (Organizacin Mundial para la Estandarizacin ISO)..
El BSC permite tener el control del estado de salud corporativa y la forma como se estn encaminando las acciones para alcanzar la visin. A partir de la visualizacin y el anlisis de los indicadores balanceados, pueden tomarse acciones preventivas o correctivas que afecten el desempeo global de la empresa.
Por sus caractersticas, le BSC puede implementarse a nivel corporativo o en unidades de negocio con visin y estrategias de negocios definidas y que mantengan cierta autonoma funcional.
Perspectivas del Balance Score Card
A pesar de que son 4 las perspectivas que tradicionalmente identifican un BSC, no es indispensable que estn todas ellas; estas perspectivas son las ms comunes y pueden adaptarse a la gran mayora de las empresas que no constituyen una condicin indispensable para construir un modelo de negocios.
Perspectiva financiera.
Histricamente los indicadores financieros han sido los ms utilizados, pues son el reflejo de lo que est ocurriendo con las inversiones y el valor aadido econmico, de hecho, todas las medidas que forman parte de la relacin causa-efecto, culminan en la mejor actuacin financiera.
Perspectiva del cliente.
Como parte de un modelo de negocios, se identifica el mercado y el cliente hacia el cual se dirige el servicio o producto. La perspectiva del cliente es un reflejo del mercado en el cual se est compitiendo. Brinda informacin importante para generar, adquirir, retener y satisfacer a los clientes, obtener cuota de mercado, rentabilidad, etc. "La perspectiva del cliente permite a los directivos de unidades de negocio articular la estrategia de cliente basada en el mercado, que proporcionar unos rendimientos financieros futuros de categora superior." (Kaplan & Norton).
Perspectiva procesos internos.
Para alcanzar los objetivos de clientes y financieros es necesario realizar con excelencia ciertos procesos que dan vida a la empresa. Esos procesos en los que se debe ser excelente son los que identifican los directivos y ponen especial atencin para que se lleven a cabo de una forma perfecta, y as influyan a conseguir los objetivos de accionistas y clientes.
Perspectiva de formacin y crecimiento.
Es la perspectiva donde ms tiene que ponerse atencin, sobre todo si piensan obtenerse resultados constantes a largo plazo. Aqu se identifican la infraestructura necesaria para crear valor a largo plazo. Hay que lograr formacin y crecimiento en 3 reas: personas, sistemas y clima organizacional. Normalmente son intangibles, pues son identificadores relacionados con capacitacin a personas, software o desarrollos, mquinas e instalaciones, tecnologa y todo lo que hay que potenciar para alcanzar los objetivos de las perspectivas anteriores. 8
Ver figura 4.
8 Tomado de: http://www.infoviews.com.mx/Bitam/ScoreCard.
5. ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA BASADA EN EL BALANCE SCORE CARD
El resultado del anlisis y redefinicin realizado como Plan de Mejoramiento se evidencia en la herramienta montada a partir de hojas de clculo en Excel, que permite evaluar los nuevos indicadores hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos, como se muestra a continuacin:
5.1. Cuadro de Mando Integral
5.2. Valores Condicionales
5.3. Perspectivas vs Indicadores
5.4. Anlisis de Relaciones: Desarrollo y aprendizaje - procesos
5.5. Anlisis de Relaciones: Procesos - cliente
5.6. Anlisis de Relaciones: Cliente - financiera
BIBLIOGRAFA
HARVATH AND PARTNERS (Empresa Comercial). Dominar el cuadro de mando integral: manual basado en ms de 100 experiencias. Barcelona. Ediciones Gestin 2000, 2003. 507 p.
ECHAVARRA ESCOBAR, Santiago; HINESTROZA MALDONADO, Alejandro. 5S Plus: de lo visible a lo invisible a travs de la gestin de resultados. Medelln. Centro de ciencia y tecnologa de Antioquia CTA, 2008. 55 p.
KAPLAN, Robert.; Norton, David P. Cmo utilizar el cuadro de mando integral para implantar y gestionar su estrategia. Barcelona. Ediciones Gestin 2000, 2001. 503 p.
KAPLAN, Robert.; Norton, David P. Cuadro de mando integral = Balanced Scorecard. Barcelona. Ediciones Gestin 2000, 1996. 321 p.
KOTTER, Jhon P. Gestin del cambio. Ediciones Deusto 2000. Buenos Aires. 277 p.
KOURDY, Jeremy. Estrategia: claves para tomar decisiones en los negocios. Ediciones Cuatro Media. Buenos Aires, 2008. 220p.MEJA GMEZ, Rodrigo. Balanced Scorecard. Editorial Universidad Eafit. Medelln, 1999. 16 p.
MARN M, Henry. Transformacin Cultural, diseo organizacional y gestin del talento humano. Medelln. Editorial Servicios Profesionales, 2005. 218 p.
PICAZO MANRIQUEZ, Luis Rubn; MARTNEZ VILLEGAS, Fabin. Ingeniera de servicios: para crear clientes satisfechos y lograr ventajas competitivas sostenibles. Mxico, Bogot. Editorial MacGraw Hill, 1991. 254 p.
SERNA GMEZ, Humberto. Gerencia Estratgica: teora, metodologa, alineamiento, implementacin y mapas estratgicos, 9 ed. Bogot. 3R Editores, 2007. 145 p.
SERNA GMEZ, Humberto. ndices de gestin: cmo disear un sistema integral de medicin de gestin. 3 R Editores. Bogot, 2001. 233 p.
ANEXO A. Perfiles de cargos crticos CARGO Embobinador (a) OBJETIVO DEL CARGO Embobinar todos los trabajos impresos, troquelados y estampados entregando a calidad dos das despus de haber recibido el trabajo as como tambin no superar el 1% de devoluciones internas. PERFIL IDEAL DEL CARGO EDUCACION Bachiller FORMACION ADQUIRIDA POR LA EMPRESA Diplomado de SGC ISO 9001:2000 HABILIDADES ESPECIFICAS Tolerancia a la presin Responsabilidad Productividad Iniciativa Autonoma Dinamismo Energa HABILIDADES CORPORATIVAS
Autocontrol Desarrollo de relaciones Orientacin al logro Orientacin a los procesos Adaptacin al cambio EXPERIENCIA Experiencia mnimo de 2 meses RESPONSABILIDADES Verificacin de programa segn maquina embobinadora Recepcin de orden de produccin Puesta a punto de maquina Hacer conteo manual de rollo Confrontar con estndar Cortar cores Hacer control en proceso Diligenciar registros Retroalimentar de fallas a los dems procesos Realizar indicadores Entrega informes de indicadores COD: A1-IN-04 PERFILES FECHA: A2010 M 07 D 14 VERSIN: 1
GESTIN HUMANA A1 PGINA: 2 de 158
CARGO Impresor OBJETIVO DEL CARGO Producir etiquetas de alto valor agregado, logrando mantener las variables de impresin dentro de los estndares definidos; faltantes y sobrantes +/- 10% trabajos basados de maquinas de 3%, tiempos de alistamiento 15%, tiempo despeje de lnea 5%, tiempos muertos por causa 15%, tiempos de impresin 65%, y generando acciones para minimizar las adiciones de material a un 3% del total facturado, logrando una entrega perfecta mayor al 95% del total de pedidos impresos. PERFIL IDEAL DEL CARGO EDUCACION Bachiller, tcnico o tecnlogo FORMACION ADQUIRIDA POR LA EMPRESA Diplomado sistema de gestin de calidad ISO 9001:2000 HABILIDADES ESPECIFICAS Tolerancia a la presin Responsabilidad Productividad Iniciativa Autonoma Dinamismo Energa HABILIDADES CORPORATIVAS
Autocontrol Desarrollo de relaciones Orientacin al logro Orientacin a los procesos Adaptacin al cambio EXPERIENCIA Experiencia mnimo 3 aos RESPONSABILIDADES Impresin Flexo R7-01 Impresin Digital R7-02 Impresin Hot-Stamping R7-03 Lnea Multiuso R7-04 COD: A1-IN-04 PERFILES FECHA: A2010 M 07 D 14 VERSIN: 1
GESTIN HUMANA A1 PGINA: 3 de 158
ANEXO B.
Modelo de capacitacin.
Des arrollo de habilidades de trabajo hacia la integrac in es tratgic a Objetivo g eneral del programa Desarrollar las competencias y las herramientas necesarias para lograr un excelente desempeo laboral bajo la metodologa de trabajo de Cuadro de Mando I ntegral, que permita la int egracin eficaz de las diferentes reas de la compaa, para as lograr result ados posit ivos y compet itivos, or ientados al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Topflight Andina SA..
Mod. 1. Sensibilizacin al Cambio Objetivo: Propiciar un espacio de reflexin, reconocimiento de la necesidad de cambio y motivacin intrnseca del ser hacia nuevas ideas y tendencias, donde se reconozca el proceso evolutivo de la empresa y se autogestione la motivacin para ser un elemento participativo y artfice de una nueva cultura. Mod. 2. Trabajo en equipo Objetivo: Coordinar los esfuerzos de formaci n y capacitacin haci a la integracin y el desarrollo de habilidades para el trabajo en equipo, generando en el ser un reconocimiento de s mismo como parte colaborativa, participativa y creadora de un insumo necesario para otro proceso, al interior de la empresa.
Mod. 3. Servicio y Cliente Interno Objetivo: Crear un ambiente y clima laboral que permita el relacionamiento de las personas como integrantes de equi pos de trabajo que interactan entre s, para garantizar la eficienci a. Mod. 4. Encaminando esfuerzos hacia el futuro: una mirada a la planeacin estratgica. Objet ivo: Desarrollar un lenguaje comn y entendimiento del negocio orientado hacia los objetivos estratgicos, donde la participacin de todos es fundament al para la consecucin de la metas empresariales y el beneficio comn. Ob. Estratgicos?
Mod. 5. Innovacin para la Productividad y el Desarrollo Objetivo: Brindar conceptos, metodologas y herramientas di ferenciadoras que permitan hacer las cosas mejor y de forma ms efi ciente. Mod. 6. Procesos Flexibles Objetivo: Adquirir los conocimientos sobre la metodologa de Cuadro de Mando Integral basada en las teoras de Edward Norton y Robert Kaplan para la alineacin del trabajo y los procesos hacia los objetivos estratgicos, desarrollando tambin las habilidades para la administracin de la herramienta desarrollada a medida para Top Flight Andina SA.
ANEXO C.
Principios de la Calidad.
Los principios de la calidad son el pilar de un S.G.C cualquiera que sea su clase, una empresa que implemente estos principios est cumpliendo con cualquier norma certificable.
v
1 ENFOQUE AL CLIENTE Puede vivir una organizacin sin clientes? 2 LIDERAZGO Decisin estratgica de la organizacin 3 PARTICIPACIN DEL PERSONAL Sin el la organizacin no existe 4 ENFOQUE AL CLIENTE Puede vivir una organizacin sin clientes? 5 ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN Es necesario gestionar los procesos 6 MEJORA CONTINUA Siempre existen reas de la empresa que mejorar 7 ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIN Asumir los riesgos de la decisin, con conocimiento de causa 8 RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR Qu pasara si no hubiera proveedores?
ANEXO D
MANUAL DE LA CALIDAD SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO 9001:2008
ELABORACIN
PAOLA LARRARTE FRANCO DOCUMENTACIN
REVISIN
WILLIAM TORO CAON REP/TANTE DE LA DIRECCIN
APROBACIN
LUIS CARLOS LPEZ TOBON GERENTE GENERAL
OBJETIVO Y ALCANCE Objetivo Alcance
PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN Definicin estratgica Sector y Capacidad Ubicacin Resea histrica
ENUNCIADOS ESTRATGICOS Misin Visin Principios Poltica de la Calidad Objetivos de la Calidad
TRMINOS Y DEFINICIONES
JUSTIFICACIN DE EXCLUSIONES
CONTROL DEL MANUAL
NUESTROS CLIENTES
DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS CON RESPECTO AL PRODUCTO Requisitos del Cliente Requisitos Legales Requisitos Reglamentarios
COMUNICACIN Medios Masivos Medios especficos
REVISIN POR LA DIRECCIN
MODELO DE PROCESOS
D Procesos de Direccin
D1 Administrativo D2 Financiero D2-01 Contabilidad D2-02 Cartera D2-03 Tesorera D3 Revisin por la Direccin
R Procesos de Realizacin del Producto
R1 Comercial R2 Planeacin y programacin R3 Pre-prensa R4 Compras R5 Tintas R6 Montajes R7 Impresin R7-01 Impresin Flexo R7-02 Impresin Digital R8 Embobinado R9 Calidad R9-01 Inspeccin de Materias primas R9-02 Inspeccin Producto en proceso R9-03 Inspeccin Producto terminado R9-04 Control Producto no conforme R10 Despachos
A Procesos de Apoyo
A1 Gestin Humana A2 Documentacin A2-01 Control de Documentos A2-02 Control de Registros A3 Sistemas A4 Mantenimiento A5 Metrologa A6 Servicios Generales
M Procesos de Medicin. Anlisis y Mejora
M1 Auditorias internas
M2 Acciones Correctivas y Preventivas M3 Estadstica
MATRIZ DE CORRELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE TOPASA Y LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C
AC ACUERDO DE CALIDAD
CT CATALOGO
EC ESTNDAR DE CALIDAD
FT FICHA TCNICA
HL HISTORIA LABORAL
HV HOJA DE VIDA
IN INSTRUCTIVO
LE LISTADO EQUIPOS
LM LISTADO MAESTRO
MC MANUAL DE LA CALIDAD
MP MAPA DE PROCESOS
PR PROCEDIMIENTO
RG REGISTRO
TM TABLA DE MUESTRA
OBJETIVO Y ALCANCE
Objetivo
Establecer la Poltica de la Calidad, los Objetivos de la Calidad y describir el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de TOPASA que busca la Satisfaccin del Cliente y el Mejoramiento Continuo.
Alcance
El Sistema de Gestin de la Calidad de TOPASA basado en la norma ISO 9001:2008. incluye: Fabricacin y comercializacin de etiquetas y envolturas en rollo o en hoja.
Se excluyen del alcance del Sistema los requisitos 7.3 Diseo y Desarrollo y los requisitos 7.5.2 validacin de los procesos de Realizacin del Producto de la Norma ISO 9001:2008
PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN
Definicin Estratgica
TOPASA es una empresa cuya actividad principal es la impresin, conversin y acabado de etiquetas adhesivas en prensas de impresin banda angosta y banda media.
A partir del 2006 TOPASA incursiona en el campo de la impresin digital con tecnologa Hewlett Packard INDIGO ( Off Set Digital), alimentada por bobinas, para la impresin de la ms alta calidad de etiquetas en tirajes cortos, las cuales permiten personalizar cada una de las etiquetas y reducir considerablemente el desperdicio en los tirajes cortos.
Sector y Capacidad
TOPASA es una empresa del Sector Grfico con capacidad de convertir ms de 400. 000 metros cuadrados de material al mes y cuenta con 82 empleados; 60 operativos y 22 administrativos.
Ubicacin
TOPASA tiene su planta y oficinas ubicadas en la Calle 62 sur No. 44-43 en Sabaneta Antioqua. Colombia. Sur Amrica.
Resea histrica
Todo comienza cuando la empresa RELIEVES MIL, fundada en 1964, la cual operaba en un garaje con tres mquinas troqueladoras rollo a rollo Kiess & Gerlack y unos cuatro o cinco trabajadores, cuyos socios eran Jaime Jaramillo Londoo, Armando Calle y Vicente Ferrer Martnez, ven la necesidad de ubicarse mejor frente a la competencia, razn por la cual toman la iniciativa de buscar socios en el Exterior para fortalecerse frente a la competencia.
Despus de establecer muchos contactos, recibieron respuesta de la empresa TOPFLIGHT CORPORATION de Pensilvania, USA, generando dos acontecimientos:
1. La visita a York, Pensilvania, por parte del socio Vicente Ferrer. 2. La visita a Medelln de Hartmut Schmied Vicepresidente Internacional de la empresa TOPFLIGHT CORPORATION.
Despus de estas visitas y de estudios de pre factibilidad por parte de TOPFLIGHT CORPORATION, se recibe la grata noticia, en la cual notifican que se ha llegado a un acuerdo de aporte de capital, tecnologa y equipo de los socios extranjeros, adems de la transformacin de la empresa RELIEVES MIL, en la muy larga y elaborada razn social de ETIQUETAS, CINTAS Y CALCOMANAS TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA.
TOPFLIGHT ANDINA S.A TOPASA fue fundada en 1974 en la ciudad de Medelln, como subsidiaria de la TOPFLIGHT CORPORATION de York, Pensilvania, de quienes proviene todo el conocimiento tcnico y desarrollo de nuestros productos.
El equipo suministrado por la Topflight consisti en dos mquinas Flexo Grficas, una rebobinadora, una prensa para cliss y un tambor para rectificarlos.
ADMINISTRACIONES
Hugo Espinosa Rojas: quin dur algo ms de un ao.
Jorge Saldarriaga: cuya gestin no alcanz a permanecer el ao completo
Juan Vlez Uribe (1976 -Mayo 1994): quin estuvo al frente de TOPASA por espacio de 18 aos. En su direccin se lograron grandes avances, pues se realiz la construccin del edificio en que opera la compaa, se aument el nmero de flexo grficas y rebobinadoras, se entr en el mercado de la litografa, tipografa, serigrafa, formas continuas, entre otras.
Tambin se incursion en el ofrecimiento de diversos tipos de productos del sector grfico entre ellos impresin en flexo grafa, Off Set (Litografa), Screen (Estampado) y estampado al calor.
Bajo esta administracin la compaa adquiri un estatus importante en el campo de las artes grficas.
Vicente Ferrer: Quin estuvo al frente de la empresa por espacio de 15 meses. El tiempo de sus gestin se consider que fue una etapa muy importante, ya que el mundo de las artes grficas haba cambiado considerablemente en cuanto a tintas, maquinarias y procedimientos, hecho que llev a la empresa a ponerse a la vanguardia en equipos y adquisicin de la primera Flexo grfica de torre o estaca en lnea marca PROPHETEER de 6 colores UV. Se adquirieron Handy Scanner para las dos flexo grficas Topflight grandes, un montador de foto polmeros, se dot el laboratorio de pre-prensa y se adquirieron equipos de cmputo de nueva generacin (procesadores 486 y Pentium).
Adems se logr hacer un trabajo en el recurso humano muy importante, pues se crearon nuevos cargos, se capacit al personal en diferentes reas, se logr la reasignacin salarial para algunos cargos y se trat de mejorar las condiciones de trabajo de todos los empleados de la compaa.
John Jairo Urrea Surez (Agosto 1995- 2001): Durante esta administracin continu el proceso de mejoramiento de la capacidad instalada, se realizaron compras y mejoras para el rea de Tintas, se instalaron implementos para el control de personal, se realiz una inversin importante en comunicaciones internas, se adquiri la mquina flexo grfica PROPHETEER de 8 estaciones de color, se realiz una reforma a la planta y a las oficinas dando un mejor aspecto fsico a la organizacin; se realizaron ajustes en el sistema de informtica, implantando el sistema de OFIMATICA para control de Inventarios, Cartera, Contabilidad y nmina.
Ral Chavarriaga Gonzlez (2001-2002): Se vio afectada por una continua expansin en la industria flexo grfica, puesto que la competencia adquiri maquinaria ms eficiente y las condiciones de precio se vieron determinadas no por los vendedores si no por los compradores.
An as se continu adecuando la planta con mejor tecnologa, se re- potenciaron mquinas como la T-500 y T-600 para prestar un mejor servicio, tener una mayor agilidad de produccin y mejorar la calidad de impresin.
Para esa poca se piensa por primera vez en comenzar un proceso de certificacin ISO, se comienzan a adelantar procesos internos de documentacin y recoleccin de datos a travs de los registros.
Juan Carlos Posada Tobn (2003-2004): En este periodo la compaa atraviesa un periodo de crisis, las ventas disminuyeron notoriamente, el personal comienza a demostrar falta de pertenencia hacia la empresa, y el rea de ventas no aporta lo necesario para poder salir adelante, razn por la cual el proceso de certificacin ISO se ve afectado y se detuvo.
Lus Carlos Lpez Tobn (Julio 2004 Actual): La empresa es adquirida por la Familia Lpez Restrepo en un 93% en cabeza del Doctor Lus Carlos Lpez, quin viene a incorporar ideas nuevas que logran re-posicionar la empresa en el mercado. Con esta nueva administracin llega una re- estructuracin en los diferentes procesos.
Actualmente la empresa vuelve a tener una posicin importante en el mercado, debido a un incremento significativo de sus ventas y a un plan de mejoramiento continuo de su Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001:2008 para mantener la certificacin de sus procesos.
ENUNCIADOS ESTRATGICOS
Misin
Poner a disposicin de nuestros clientes lo ltimo en tecnologa de impresin a travs de procesos certificados, para proyectar su imagen ante los ms exigentes mercados nacionales e internacionales, promoviendo el desarrollo sostenible de las competencias profesionales de nuestro recurso humano y la generacin de valor por parte de la organizacin para sus accionistas.
Visin
Proveer soluciones de empaque que generen un alto valor agregado al producto final de nuestros clientes, siendo capaces de evolucionar constantemente como empresa, manteniendo un alto valor de permaneca en el mercado y ser identificados como smbolo de excelencia.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS
Respeto: Aceptar y valorar las cualidades, defectos y opiniones del otro. Tener un profundo respeto por nosotros mismos, por nuestro Pas, su gente y sus
instituciones, nuestra empresa, compaeros, directivos y colaboradores, entregando a nuestros proveedores y clientes, productos en excelentes condiciones, como smbolo de respeto hacia el mercado que atendemos.
Compromiso: Responsabilidad con nosotros mismos, con la familia, la empresa, nuestros clientes, nuestros proveedores, el medio ambiente y el pas, para proyectar excelencia entre el grupo al que pertenecemos.
Lealtad: Accin de permanencia con el compromiso adquirido, ante circunstancias cambiantes. Ser ticos y honestos con nuestra compaa, pas y sociedad, guardar los secretos profesionales y realizar con excelencia nuestro trabajo.
Diligencia: Es la oportunidad y excelencia con que se realiza la labor asignada, partiendo ms all del deber y trabajando con entusiasmo, pasin y alegra para hacer las cosas bien
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
1. Enfoque al cliente.
2. Liderazgo.
3. Participacin del personal.
4. Enfoque basado en procesos.
5. Enfoque del sistema para la gestin.
6. Mejora Continua.
7. Enfoque Basado en hechos para la toma de decisiones.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
Poltica de la Calidad
Es nuestra permanente bsqueda, orientar los esfuerzos de nuestros colaboradores y la filosofa de nuestra organizacin, hacia el mejoramiento continuo de nuestros procesos, regidos y fundamentados dentro de un sistema de gestin de la calidad. Investigamos, desarrollamos y retroalimentamos, actividades en funcin del cumplimiento de la satisfaccin y las expectativas de nuestros clientes, en trminos de entregas perfectas. Del mismo modo desarrollamos nuestras actividades con personal competente y motivado, soportndonos en sus
principios, valores y actitudes, para mantener la eficacia del S.G.C. y lograr el cumplimiento de los Objetivos.
Objetivos de la Calidad
Lograr un margen Ebitda mayor a 12%. Lograr un nivel de satisfaccin mayor al 95% en nuestros clientes. Realizar entregas perfectas de nuestros pedidos con un nivel superior al 95%. Lograr niveles de eficiencia de produccin superiores al 90%. Lograr niveles de costo de no calidad inferior al 1.8% con respecto a las ventas. Alcanzar un desarrollo del 95% en las competencias necesarias por parte de nuestro recurso humano para desarrollar las operaciones internas del negocio.
TRMINOS Y DEFINICIONES
Para efectos de ste Manual de la Calidad, TOPASA se acoge a las definiciones establecidas en la norma NTC-ISO 9000:2005
JUSTIFICACIN DE EXCLUSIONES
Se excluye el numeral 7.3 Diseo y Desarrollo de la Norma ISO 9001:2008. Este punto se excluye ya que no es un requisito expresado por el cliente y no se realiza en ningn momento en TOPASA. No hay planificacin, control ni diseo del producto. Se excluye el numeral 7.5.2 validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio de la Norma ISO 9001:2008 debido a que en TOPASA, todos los procesos de produccin, se pueden verificar mediante actividades de seguimiento medicin posteriores.
CONTROL DEL MANUAL
El representante de la Direccin es responsable de la elaboracin, desarrollo, modificacin. implementacin y actualizacin del Manual de la Calidad en TOPASA. Al terminar los ciclos de auditoras internas y las acciones correctivas y preventivas. cuando sea necesario. se actualiza el Manual de la Calidad. registrando su edicin. Se hace revisin general del Manual de la Calidad. en la ltima revisin por la direccin del ao. para actualizarlo. cuando sea necesario.
La Gerencia de TOPASA. es responsable de aprobar los cambios propuestos al Manual de la Calidad. El proceso de Documentacin (A2), se encarga de distribuir las copias controladas del Manual de la Calidad, cumpliendo los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008 para control de documentos.
NUESTROS CLIENTES.
Los Clientes de Topflight Andina S.A. TOPASA, son organizaciones que dentro de su proceso productivo tienen la necesidad de etiquetar sus productos. Entre los ms representativos tenemos: ORGANIZACIN TERPEL, INDUSTRIA ZENU, ALIMENTOS CARNICOS, COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES, PRODUCTOS FAMILIA, COLOMBINA, COLOMBIANA KIMBERLY, BATERIAS WILLARD, FEDERACIN DE CAFETEROS, RAYO VAC VARTA, ALMACENES XITO, SIMONIZ, BAVARIA, entre otros.
DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS CON RESPECTO AL PRODUCTO
REQUISITOS DEL CLIENTE
En cuanto a los requisitos relacionados con el producto, Topflight Andina S.A. TOPASA, a travs de su proceso de realizacin R1 COMERCIAL en el documento ORDEN DE PEDIDO R1-RG-05 soportado en una orden de compra, determina y revisa: Ancho, avance, tipo de mquina, tipo de material, tipo de adhesivo, aplicacin, tipo de acabado, presentacin, fecha de entrega, cantidad de etiquetas, cantidad de colores, valor.
REQUISITOS LEGALES
Dentro de la ley de garanta al consumidor en lo concerniente a reclamaciones, Topflight Andina S.A. TOPASA, a travs de la expedicin del certificado de calidad documento R9-03-RG-01 manifiesta: Slo se aceptan devoluciones despus de entregado el producto, por calidad de impresin hasta 60 das, por materia prima hasta 180 das. De igual manera Topflight Andina S.A. TOPASA. aplica y cumple todos aquellos requisitos legales dados por la legislacin Colombiana.
REQUISITOS REGLAMENTARIOS
Dentro de estos requisitos Topflight Andina S.A. TOPASA aplica en cuanto a condiciones fsicos ambientales todos aquellos requisitos monitoreados por nuestra ARP SURATEP como son: Panorama de factores de riesgo, anlisis de riesgo por oficio, inspeccin de puestos de trabajo, temperatura ambiente, manipulacin de productos qumicos, inspeccin de sealizacin, riesgo mecnico, niveles de presin sonora, todos estos liderados por el proceso de GESTIN HUMANA A1, en apoyo al requisito 6.4 de la NTC ISO 9001:2008. Dentro de la reglamentacin se tiene el monitoreo permanente de incidentes y accidentes dentro de las instalaciones de TOPASA, a travs del comit paritario de salud ocupacional COPASO
COMUNICACIN
En TOPASA la comunicacin est orientada de acuerdo a:
Medios Masivos de comunicacin
Ofimtica: Software por mdulos, implementado para el manejo de la informacin relativa a contabilidad, cartera, inventarios, cuentas por pagar, facturacin, bancos, nmina, control de piso, activos fijos, compras y analtico.
Correo electrnico corporativo: Con cerca de 32 terminales en toda la organizacin, ste es uno de los medios ms dinmicos de comunicacin interna y externa ya que es una de las herramientas ms avanzadas en el mundo actual para distribuir y compartir informacin.
Intranet: Con cerca de 32 usuarios en toda la organizacin, es uno de los medios ms complejos en cuanto al manejo de correo, calendario, programacin de reuniones, equipos de trabajo.
Carteleras: Se encuentran ubicadas en todas las plantas y se actualizan peridicamente con informacin estratgica y del sistema Gestin de la calidad entre otras.
Medios especficos
1. P.S.I: Con cerca de 32 terminales, es el mensajero interno de la organizacin. 2. V.P.N: Comunicacin remota con el servidor interno de la organizacin.
3. Buzn de Sugerencias: Mecanismo de comunicacin general orientado al principio establecido por el Sistema de Gestin de la Calidad PARTICIPACIN DEL PERSONAL Virtual Private Network (VPN). Es una tecnologa de red que permite una extensin de la red local sobre una red pblica o no controlada, como por ejemplo Internet.
Requerimientos bsicos Identificacin de usuario: Las VPN deben verificar la identidad de los usuarios y restringir su acceso a aquellos que no se encuentren autorizados. Administracin de claves: Las VPN deben actualizar las claves de cifrado para los usuarios VPN de acceso remoto Es quizs el modelo ms usado actualmente y consiste en usuarios o proveedores que se conectan con la empresa desde sitios remotos (oficinas comerciales. domicilios. hotel. aviones etctera), utilizando Internet como vnculo de acceso. Una vez autenticados tienen un nivel de acceso muy similar al que tienen en la red local de la empresa. PSI
Es un cliente para la red de mensajera instantnea Java. Es software libre y de cdigo abierto. Soporta Salas de Conferencia.
REVISIN POR LA DIRECCIN
Es el marco de referencia de la alta Direccin para determinar, evaluar o modificar los lineamentos estratgicos de la compaa
En TOPASA las revisiones por la direccin se realizan cada cuatro (6) meses, ( un mes despus del cierre de cada Auditora Interna). sta revisin la realiza la alta Direccin. En ella la base fundamental en criterios de mejora continua es la revisin, seguimiento y anlisis de los indicadores como parmetros de control para determinar y evaluar, frente a los objetivos de calidad, cada proceso evidenciando de esta manera la mejora contina. Adicionalmente en el capitulo 11 de este manual responsabilidad y autoridad , cada director junto con el Gerente y representante de la direccin, han establecido los criterios utilizados para la evaluacin, anlisis de datos y mejora continua de cada uno de sus procesos.
Los criterios para la revisin por la direccin de la mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad son:
1. Anlisis de las tendencias de los parmetros de control. Teniendo en cuenta las acciones tomadas.
2. Evaluacin costo beneficio de los recursos necesitados. 3. Impacto econmico en tiempo de implementacin. 4. Una vez alcanzado el logro del objetivo al 100%. en el proceso de revisin por la direccin, se debe cambiar el objetivo, su meta y su parmetro de medicin. Estos criterios se determinan, desarrollan y evalan teniendo como referencia los documentos D3-PR-01, D3-RG-01.
En TOPASA los integrantes de la alta direccin son:
Gerente General
Gerente de Planta (Representante de la Direccin)
Director(a) Administrativa y Financiera
Director(a) Comercial.
Director(a) de Gestin Humana
El representante de la alta direccin es el Gerente de Planta, Ingeniero William Toro C.
MODELO DE PROCESOS
En el modelo de procesos de TOPASA se muestran los procesos macro de la organizacin que componen el S.G.C. Varios de ellos tienen subprocesos, los cules se especifican en las caracterizaciones de los procesos.
COD: A2-MC-01 MANUAL DE LA CALIDAD FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
MAPA DE PROCESOS PAGINA: 23 de 62
COD: D1-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
ADMINISTRATIVO D1 PAGINA: 24 de 62
OBJETIVO: Incrementar la eficiencia de los recursos financieros de la empresa, logrando que el costo financiero no supere el 3%. Hacer revisin y control al cumplimiento del 100% de los presupuestos de: Gestin Humana, Comercial, Administracin, Produccin
- Personal Competente - Equipos y Elementos de Oficina - Papelera y Documentos - Informes de contabilidad. cartera y tesorera. - Oficinas acorde a la necesidad - Seguridad
- Recepcin de Informes de Contabilidad. cartera. tesorera y Nmina. - Anlisis de la informacin recibida. - Verificacin de la informacin recibida. - Autorizacin pago de proveedores a tesorera - Intermediacin bancaria - Generar depreciaciones - Generar informes tributarios - Generar el costo - Generar el Flujo de caja - Entrega de informes - Realizar Indicadores - Entrega de indicadores
- Revisor Fiscal - Direccin Administrativa D1 - Revisin a la Direccin D3
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC DIRECCIN INTERRELACIN PROC. REALIZACIN INTERRELACIN PROCESOS DE APOYO INTERRELACIN PROCESOS DE MEDICIN
- Informacin dentro de los 6 primeros das hbiles de cada mes. - Costo financiero no mayor al 3%.
NTC ISO 9001: 2008 4.1 d.e.f, 5.1 e, 6.1, 8.5.2, 8.5.3.g COD: D2-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
CONTABILIDAD D2 -01 PAGINA: 25 de 62
OBJETIVOS: Cumplir al 100% con las normas contables y tributarias, tener la informacin contable al da para poder presentar balance general los primeros seis das hbiles del mes.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Balances - Estado de P y G -Auxiliares -Informes tributarios. -Informe de flujos de fondos. -Libros registrados. -Cierre contable. -Indicadores.
RESPONSABLES - Despachos - Cartera Tesorera - Comunicacin - Comercial - Compras - Gestin de la Calidad - Modulo de nomina - Administrativo - Bancos - DIAN.
- Personal Competente - papelera y documentos - Equipos y elementos de oficina - Procedimientos de contabilidad. -Oficina acorde a la necesidad. - Seguridad
- BANCOS: - Recepcin de Informes Bancarios. - Verificar la informacin. - Entrega de recibos a tesorera. - Recepcin de recibos verificados por tesorera. - Control y distribucin de recibos. - Archivar. - Informe de integracin. - PROVEEDORES: - Recepcin de facturas. - Verificar datos. - Asientos contables. - Verificar los asientos tributarios. - Las facturas de contados despus de asentarlas se devuelven a tesorera. - Se archiva facturas originales. - Informe de integracin. - FACTURACIN: - Recepcin de facturas. - Verificar datos. - Asientos contables. - Verificar asientos tributarios. - Informe de integracin. - Archivo. - Informes. - Verificar todos los mdulos de cartera. cuentas por pagar. bancos. nomina y facturacin. - Integraciones. - Depreciaciones. - Amortizaciones. - Cuadre de proveedores con tesorera. - Conciliaciones bancarias con tesorera. - Informes tributarios. - Balances. - Auxiliares. - Libros registrados. - Cierres contables. - Se genera informes en Excel de cuentas por cobrar. cuentas por pagar y flujo real.
-Coordinador de cartera y - Contabilidad -Coordinador de Despachos -Coordinador de Tesorera -Coordinador de Compras
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN CON PROCESOS DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
Balance general y estado de perdidas y ganancias.
-Administrativo D1 -Revisin por la Direccin D3
-Compras R4 -Calidad R9 -Despachos R10
-Gestin Humana A1. -Documentacin A2 -Sistemas A3 -Servicios Generales A6 -Auditoras Internas M1 -Acciones Correctivas M2-01 -Acciones Preventivas M2-02 -Estadstica M3 COD: D2-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
CONTABILIDAD D2 -01 PAGINA: 26 de 62
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR D2-01-RG-01 Proveedores D2-01-RG -02 Comprobantes D2-01-RG-03 Balances y auxiliares. D2-01-RG-04 Libros registrados. D2-01-RG-05 Certificados tributarios. D2-01-RG-06. Parmetros de medicin. D2-03-RG-05 Transferencias y ordenes de pago.
D2-01-PR-01 Procedimiento general de contabilidad D2-01-IN-01 Integracin Bancos D2-01-IN 02 Contables. Tributarios Proveedores D2-01-IN-03 Compras por Servicios generales D2-01-IN-04 Ingreso de Proveedores Nuevos D2-01-IN-05 Integracin de Compras D2-01-IN-06 Integracin de Provisiones D2-01-IN-07 extractos de proveedores D2-01-IN-08. Auxiliares y Balances. D2-01-IN-09 Certificado Tributarios. D2-01-IN-10 Libros Registrados D2-01 IN-11 Cierre Mensual D2-01-IN-12 Certificado Tributario D2-01-IN 13 Cierre anual
NTC ISO 9001: 2008
4.1 d.e.f, 5.1 e, 6.1, 8.5.2 , 8.5.3
COD: D2-02-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
CARTERA D2-02 PAGINA: 27 de 62
OBJETIVO: Recuperar la cartera al 100% en los plazos estipulados. logrando que la rotacin no sea mayor a 70 das
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Extracto de cartera. -Informe mensual de cartera. -Informe de comisiones Indicadores.
-Personal Competente -Papelera y documentos. -Equipos y elementos de oficina. -Procedimientos de Cartera. -Oficinas acorde a la necesidad. -Seguridad.
- Imprimir listado de cartera. - Planear los cobros al vencimiento de las facturas. - Hacer las llamadas y enviar por cheques. - Verificar consignaciones del informe de recibido de tesorera. - Codificar y asentar los recibos de caja para cancelar las facturas. - Verificar y asentar otras consignaciones de terceros. - Se generan informes de integracin. - Se generan informes resumidos de facturacin. - Verificar los asientos tributarios. - Autorizacin de elaboran facturas de terceros - Crucen de notas crditos con facturas. - Cuadre de cartera. - Informes de cartera para los asesores comerciales. - Informe de data crdito. - Informe de comisiones para su respectivo pago. - Informe de Cartera para realizar los cobros.
-Coordinadora de cartera. -Coordinadora de Comunicacin. -Tesorera. -Direccin Administrativa. -Gerencia.
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN
INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN Rotacin de cuentas por cobrar -Administrativo D1 -Revisin por la direccin D3
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR - Informe General de Cartera D2-02-RG-01 - Facturacin ND y NC D2-02-RG-02 - procedimiento General de Cartera D2-02-PR-02 - Informe de Cartera D2-02-IN-01
NTC ISO 9001: 2008 4.1 e. f, 5.1.e, 6.1, 8.5.2, 8.5.3 COD: D2-02-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
CARTERA D2-02 PAGINA: 28 de 62
- Comprobante de ventas D2-02-RG-03 - Comprobante de ingresos D2-02-RG-04 - Comisiones D2-02-RG-05
- Recibos de Caja D2-02-IN-02 - Integracin. facturacin ND-NC D2-02-IN-03 - Cruce de NC y Facturacin D2-02-IN-04 - Comisiones D2-02-IN-05
COD: D2-03-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
TESORERA D2-03 PAGINA: 29 de 62
OBJETIVO: pagar al 100 % las obligaciones financieras y de los proveedores en los plazos estipulados, logrando que la rotacin no sea mayor a 90 das.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Consignaciones Bancarias. -Entrega de cheques a proveedores. -Comprobantes de pago de nmina. -Empresa dotada de papelera. -Informes de Bancos. -Compras. -Indicadores.
-Comunicacin -Cartera -Gerencia -Direccin Administrativa -Revisora Fiscal -Proveedores
-Personal competente. -Papelera y Documentos. -Equipos y Elementos de Oficina -Procedimientos de Tesorera -Procedimientos de Cartera - Oficina acorde con la necesidad. -Seguridad.
-Programar y alistar consignaciones y diligencias. -Elaboracin Consignaciones Entrega documentos y despacho del mensajero. -Generar informes por Internet de los diferentes bancos. -Verificar consignaciones elaboradas por clientes. -Generar informes de bancos para cartera. -Elaboracin Flujo de Caja. -Envo Flujo de Caja. -Generar informes para programacin y pago a proveedores y Nmina. -Envo informes a Direccin Administrativa para autorizacin de pagos. -Programacin de Pagos. -Revisin programacin pagos autorizados. -Ejecutar Pagos. -Envo soportes de pago -Integrar a Bancos todos los movimientos diarios -Conciliaciones Bancarias -Generar y enviar indicadores
- Coordinadora de Tesorera. - Direccin Administrativa. - Gerencia.
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
- Informe ND y NC de Bancos D2-03-RG-01 - Flujo de caja D2-03-RG-02 - Informe C X P D2-03-RG-03 - Procedimiento general de tesorera D2-03- PR-01 - Informe de N d y NC Bancos D2-03-IN-01
NTC ISO 9001: 2008
4.1. e. f, 5.1. e, 6.1, 8.5.2, 8.5.3 COD: D2-03-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
TESORERA D2-03 PAGINA: 30 de 62
- Informe Nomina D2-03-RG-04 - Transferencias y ordenes de pago D2-03-RG-05
- Pagos a proveedores Elaboracin cheques y transferencias D2-03-IN-02 - Integracin Bancos. D2-03-IN-03 - Conciliacin Bancaria D2-03-IN-04
COD: D3-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
REVISIN POR LA DIRECCIN D3 PAGINA: 31 de 62
OBJETIVO: asegurarse de la conveniencia, adecuacin y eficacia continua del sistema de gestin de la calidad para evaluar las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar los cambios necesarios en el S.G.C, en funcin de la mejora continua, partiendo de los objetivos estratgicos de la compaa. .
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
- Toma de decisiones y acciones relacionadas con respecto a la mejora de la eficacia del sistema. - Necesidad de recursos. - Acciones de mejora relacionadas con el producto. - Acciones correctivas y Preventivas.
- Sistema de Gestin de la Calidad
RESPONSABLES
- Mapa de procesos Proveedores - Clientes
- Resultados de - Auditorias. - Retroalimentacin del cliente. - Desempeo de los procesos y conformidad del producto. - Estado de las Acciones correctivas y preventivas. - Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previa. - Cambios que podran afectar al sistema de Gestin de la Calidad y Recomendaciones para la mejora. - Poltica de la calidad. - Objetivos de la calidad.
- Definir la periodicidad de la revisin por la Direccin. - Revisar las acciones derivadas de las auditorias Internas. evaluar los resultados de la satisfaccin del cliente incluyendo las quejas. revisar los indicadores de gestin por procesos incluyendo control del producto no conforme. resultado de las acciones correctivas y preventivas por fuente. por proceso y estado. informe de los resultados de la revisin anterior. recomendaciones para la mejora por proceso. revisin de la poltica de la calidad y sus objetivos. - Informe de los resultados (acciones de mejora del producto. la eficacia del sistema y los recursos para realizar las mejoras).
- Gerencia General - Gerencia de Planta - Direccin Administrativa - Direccin Comercial
PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
- Indicadores de los objetivos de la poltica de la calidad de la organizacin
COD: R1-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
COMERCIAL R1 PAGINA: 32 de 62
OBJETIVO: Lograr la satisfaccin de nuestros clientes superior al 95%, alcanzando un cumplimiento del 90% del presupuesto anual de ventas de la compaa, con un crecimiento en ventas del 15%.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Arte aprobado pedido. -Medicin de la Satisfaccin del cliente. -Cumplimiento del presupuesto. -Crecimiento. -Indicadores.
-Mercado. -Clientes. -Proveedores externos. -Programacin. - Pre-prensa. - Sistemas. - Contabilidad. - Cartera. - Despachos. -Control producto no conforme.
Personal competente. -Requerimientos del cliente. Catalogo de productos. -Base de datos de clientes. -Carga planta -Estndar de color Respuestas no conformidades. -Equipos de oficina. -Implementos de oficina. -Cotizacin. -Informacin Tcnica. -Orden de compra. -Orden de arte. -Listado de cartera. -Solicitud de crdito. -Notas de Contabilidad. -Encuesta Satisfaccin del Cliente. -Informacin de exportacin. -Procedimiento general. -Oficina acorde a la necesidad.
-Anlisis del Mercado. -Ubicacin del cliente. -Contacto con el cliente. -Cotizar y Seguimiento -Solicitud de crdito. -Orden de compra. -Orden de arte. -Revisin de los requisitos. relacionados con el producto -Aceptacin de los requisitos relacionados con el producto. -Elaborar pedido. -Entrega pedido a Planeacin. -Seguimiento Interno. -Modificacin del pedido - Seguimiento de no conformidades. -Seguimiento de acciones correctivas y preventivas. -Cobro de cartera. -Seguimiento Post-venta. -Medicin de la satisfaccin del Cliente. -Realizar indicadores. -Entregar informe de indicadores.
-Cotizacin R1-RG-01 -Solicitud de Crdito R1-RG-02 -Confirmacin Orden de Compra R1-RG-03 -Orden de Arte R1-RG-04 -Orden de Pedido R1-RG-05 -Modificacin de Pedido R1-RG-06 -Encuesta Clientes TOPASA R1-RG-07 -Procedimiento General. -Instructivo de Cotizacin R1-IN-01 -Instructivo de Elaboracin de Pedidos R1-IN-02
COD: R2-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
PLANEACIN Y PROGRAMACIN R2 PAGINA: 33 de 62
OBJETIVO: Planear y programar la planta de produccin, garantizando el cumplimiento de la programacin en un 95%. Manteniendo hasta un 2% de trabajos con sobrantes o faltantes. Que el desperdicio generado no supere el 5%.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Orden de produccin R2-RG-01. Entrega de materiales a produccin R2-RG-02 Informacin de estado de mquinas. Programacin de mquinas impresoras flexo, digital y hot estamping R2-RG-03 Programacin de embobinadoras R2-RG- 04 Informacin sobre fecha de entrega a clientes. Ficha tcnica para cada referencia programada. R2-FT-01 Ordenes de produccin aprobadas Programacin de mantenimientos preventivos Informacin para medicin anlisis y mejora
Pedidos. Informacin de cancelacin y/o modificacin en los pedidos Informacin sobre urgencias Artes aprovados Informacin sobre Preprensa. Informacin de materias primas Informacin sobre montajes Soporte tcnico Informacin de tintas bsicas y preparadas Etiquetas impresas Etiquetas estampadas Informacin de etiquetas embobinadas Personal competente Informacin se sobrantes y faltantes Informacin sobre despachos
Recepcin y verificacin de los pedidos. Realizar orden de produccin para cada referencia. Verificar fechas de entrega. Segn parmetros y polticas de planeacin y programacin. Realizar reunin, para revisar c/u de los pedidos y verificar la informacin del mismo. Realizar ficha tcnica para cada referencia Planear, requerir y aprobar cada orden de produccin. Hacer programacin de maquinas impresoras y embobinadoras. Programar mantenimiento para las mquinas. Realizar indicadores. Entrega de indicadores.
Coordinador de planeacin y programacin
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN CON PROCESOS DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN Cumplimiento de la programacin (%) Disminucin de material de desperdicio. Control de faltantes Control de sobrantes.
Administrativo D1 Financiero D2 Revisin por la direccinD3
Todos los procesos que hacen Parte del sistema de gestin de la calidad desde R1 hasta R10
-Gestin humana A1 -Documentacin A2 -Sistemas A3 -Mantenimiento A4
- Orden de produccin R2-RG-01 - Entrega de materiales a produccin R2-RG-02 - Programacin impresin R2-RG-03 - Procedimiento General R2-PR-01 - Instructivo para realizar orden de produccin.R2-IN-01 - Instrutivo Para realizar fichas tcnicas. R2-IN-02
NTC ISO 9001: 2008
4.1.a.b.c.d.f ,4.2.4, 6.2.1, 7.1.a.b, 7.5.1.a.b.c., 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.1, 8.2, 8.2.2, 8.4, 8.5 8.5.2, 8.5.3 COD: R2-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
PLANEACIN Y PROGRAMACIN R2 PAGINA: 34 de 62
- - - Programacin embobinado R2-RG-04 - Control de entrega de sobres R2-RG-05
- Instructivo Para planear. requerir y aprobar orden de produccin .R2-IN-03 - Polticas de planeacin y programacin R2-IN-04
COD: R3-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
PREPRENSA R3 PAGINA: 35 de 62
OBJETIVO: Entregar a comercial en 24 horas todos los artes. Proveer la planta de produccin de toda la Preprensa necesaria 2 das despus de ser entregada la orden de produccin por planeacin y programacin, Garantizar que el costo real de la elaboracin de la preprensa no exceda a 100% del costo de lo presupuestado. Que el porcentaje de trabajos bajados de mquina por concepto de Preprensa no supere el 2% del total de los pedidos impresos por mes. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Prueba impresa R3-RG-01 Preprensa Informe indicadores de Gestin
Planeacin y programacin Comercial Montajes Tintas Estadstica
Personal competente. Planos de troquel, pelculas para clises, estado de los fotopolmeros y artes electrnicos. Equipos de oficina y mesa de inspeccin de pelculas. Procedimiento general pre prensa. rea para almacenamiento de pelculas y fotopolmeros. Recepcin y verificacin de informacin de orden de arte. Ingreso al sistema. Proteccin Propiedad del cliente. Acomodar arte al sistema de impresin flexo y/o digital. Envo de artes para aprobacin. Recepcin de arte aprobado. Prueba impresa. Recepcin orden de pedido nuevo y prueba impresa. Elaboracin a mano alzada de plano para troquel magntico y/o fleca. Elaboracin de plano para troquel. Seleccin a proveedores Proveedor nuevo. Diligenciamiento orden de produccin al proveedor. Ingreso al sistema Entrega de orden de produccin al proveedor. Seguimiento a proveedores. Recepcin y verificacin de la Preprensa. Ingreso al sistema. Orden de produccin de repeticin. Ubicacin en su respectivo archivo fsico. Verificacin de la Preprensa. Entrega de Preprensa a montajes. Acompaamiento en mquina. Trabajos bajados de mquina. Recepcin de fotopolmeros. Ingreso al archivo de fotopolmeros. Verificacin facturacin. Seguimiento a proveedores. Evaluacin a Proveedor. Reevaluacin a Proveedores. Realizar y entregar informe de indicadores de gestin. Coordinador de Preprensa Auxiliares de Preprensa
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN COD: R3-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
PREPRENSA R3 PAGINA: 36 de 62
Lead time informe artes flexo a comercial Lead time informe artes digital a comercial Lead time seguimiento a proveedores Lead time entregas a montajes Porcentaje de trabajos bajados de mquina y sus causas. Facturacin vs pre prensa. Administrativo D1 Financiero D2 Revisin por la direccin D3 Comercial R1 Planeacin y programacin R2 Compras R4 Tintas R5 Montajes R6 Impresin R 7 Calidad R9 -Gestin humana A1 -Documentacin A2 -Sistemas A3 -Servicios generales A6 Auditoras internas S.G.C M1 Acciones correctivas M2-01 Acciones preventivas M2-02 Estadstica M3
DOCUMENTOS
REQUISITOS A CUMPLIR
- Registro informe artes flexo a comercial R3-RG-01 - Registro informe artes digital a Comercial R3-RG-02 - Registro prueba impresa R3-RG-03 - Registro seguimiento a proveedores R3-RG-04 - Registro elaboracin de plano para troquel magntico y/o fleca R3-RG-05 - Registro entrega de Preprensa a montajes R3-RG-06 - Registro facturacin vs Preprensa R3-RG-07 - Registro listado maestro de proveedores R3-RG-08 - Registro Propiedad del cliente. R3-RG-09 - Registro solicitud de servicio R3-RG-10 - Instructivo de elaboracin de arte R3-IN-01 - Instructivo de archivo de Preprensa R3-IN-02 - Instructivo trabajos bajados de mquina R3-IN-03 - Instructivo elaboracin de plano para troquel magntico R3-IN-04 - Procedimiento General R3-PR-01
NTC ISO 9001: 2008
4.1: a.b.c.d.e.f, 4.2, 4.2.1. a.b.c.d.e.f, 4.2.3, 4.2.4, 7.1. a.b.c.d, 7.2, 7.2.1.a. b. c. d, 7.2.2, 7.5.4, 7.5.5, 8.1. a. b. c, 8.2.3, 8.2.4, 8.4: b. c. d, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. a. b. c. d. e.
COD: R4-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
COMPRAS R4 PAGINA: 37 de 62
OBJETIVO: Abastecer la planta de la toda la materia prima necesaria dentro de los primeros 8 das de hecha la solicitud, siempre y cuando esta sea de lnea, evaluando los proveedores en trminos de tiempo de entrega. Calidad. Cantidad y Servicio, logrando calificaciones mayores al 98 %, Lograr que el costo real de la compra de las materias primas no exceda el 100% del costo presupuestado. y el costo de las adiciones no supere el 1% del consumo del mes. Rotar los inventarios de materias primas a 45 das. Desarrollar nuevos proveedores, (1) al ao para materias primas criticas.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Materia prima para impresin Flexo. Digital -Materia prima para empaque de producto terminado -Cores -Tintas B.A. U.V. -rdenes de compra -Calificacin de proveedores -Indicadores de gestin
RESPONSABLES -Sustratos de impresin -Laminacin -Tintas -Cores -Preprensa -Metrologa -Transporte -Planeacin Y Programacin -Pre-prensa -Produccin -Tintas -Contabilidad - Recurso Humano - Sistemas -Proveedor de Softwere-Harware
-Coordinador de compras. -2 auxiliares competentes -Sustratos de impresin, tintas, Cores, laminacin. -Material de empaque -Maquinas cortadoras sliter. -Rebobinadora. -Equipo de Cmputo -Facturas. -Formatos de salida de Inventario -Orden de compra -Programacin de produccin (carga planta) -rea cubierta y seca
-Requerimiento de Materia Prima -Seleccin de Proveedor -Proveedor nuevo -cumple con especificaciones -Elaboracin de Orden de Compra. -Envo de la Orden de Compra. -Seguimiento de la Orden de Compra -Recepcin de materias primas y/o servicios -Ingreso al inventario -Cumple con los requisitos -Rechazo del material. -Ubicacin del material en el rea de producto no conforme. -Informe al proveedor. -Devolucin al proveedor -Entrega del material al proceso requerido -salida del inventario del software ofimtica -Evaluacin al Proveedor -Seguimiento al Proveedor. -Reevaluacin al Proveedor -Realizar indicadores de gestin
-Coordinador de de Compras -Auxiliares de almacn de materias primas
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN
INTERRELACIN PROC. DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN -Costo de la materia prima -Costo de las adiciones -Lime time con proveedores -Calidad (cumplimiento de requisitos) de los proveedores -Cantidad suministrada por los proveedores -Nivel de Servicio de proveedores -Lead time interno
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la Direccin D3
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR -Seleccin de proveedores R4-RG-01 -Seguimiento de proveedores R4-RG-02 - evaluacin y reevaluacin proveedores R4-RG-03 -Listado maestro de proveedores R4-RG-04 - Inventario en piso R4-RG-05 -Consumo Material de empaque R4-RG-06 - Traslado de tintas bsicas a preparadas R4-RG-07 -Consumo bodega ndigo R4-RG-08 -Orden de compra Sustratos de Impresin R4-01-RG-09 -Orden de compra Tintas R4-02-RG-09 -Evaluacin y reevaluacin de proveedores R4-IN-01 -Ingreso al inventario facturas R4-IN -02 -Salida del inventario R4-IN -03 -Recepcin y Traslado de materias primas al proceso productivo R4-IN -04 -Procedimiento General R4-PR-01
NTC ISO 9001: 2008 4.1 a.b.c.d.e.f, 4.2, 4.2.1 a.b.c.d.e.f, 4.2.3 a.b.c.d.e.f.g, 4.2.4, 4. 5.2, 5.3 a.b.c.d.e, 6.3 a.b.c, 6.4, 7, 7.1. a. b.c.d, 7.2.1.a.b.c.d, 7.2.2.a.b.c, 7.2.3 a.b.c, 7.4.1 a.b.c, 7.4.2 a.b.c, 7.4.3, 7.5, 7.5.1 a.b.c.d.e.f, 7.5.3, 7.5.5 , 7.6 a.b.c.d.e, 8..a.b.c., 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 COD: R4-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
COMPRAS R4 PAGINA: 38 de 62
-Orden de compra cores R4-03-RG-09
- Orden de servicio R4-04-RG-09 -Presentacin indicadores de gestin R4-RG-10 -Trabajos entregados a produccin R4-RG 11 COD: R5-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
TINTAS R5 PAGINA: 39 de 62
OBJETIVO: Preparar y alistar las tintas necesarias para el proceso de impresin, con un lead time de entrega de 1 da, y logrando un valor en tiempos improductivos menor o igual al 0.5% de tiempo total programado. Lograr que el costo real de las tintas utilizadas no exceda el 100% del costo presupuestado.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Orden de produccin diligenciado -Tintas bsicas y preparadas -Ficha tcnica. -Requerimiento de materia prima. -Indicadores.
- Revisin por la Direccin -Impresin flexo RESPONSABLES - Preprensa -Comercial - Planeacin y Programacin - Compras - Calidad
-Personal competente -Tintas. -Aditivos. -Papel -Sustrato de impresin -Acabados de impresin -Handproofer, -Balanzas. -Spectrodensitometro. Gretag-Macbeth Spectroye. -Equipo de Cmputo. -Software Think 2000. -Impresora -Procedimiento general del proceso de tintas. R5-PR-01 -Instructivo verificacin tintas vs. Estndar R5-IN-04 -Instructivo de recepcin y reintegro de tintas a bodega. R5-IN-02 -Instructivo del manejo del handproof R5-IN-03 -Instructivo de formulacin y preparacin de Tinta R5- IN-01 -Ficha tcnica R5-FT-01 -Registro de chequeo de tintas. R5-RG-02 -Registro de entrega de sobres R5-RG-03 -Ficha tcnica indicadores.M3-FT-01 -Orden de produccin. R2-RG-01 -Registro de requerimiento de tintas R5-RG-01 -Registro control de tintas bsicas U.V R5-RG-04 -Lugar cerrado con ventilacin -Luz adecuada
-Verificacin de inventarios. -Requerimiento de tintas. -Seleccin, evaluacin, seguimiento y reevaluacin de proveedores. -Recepcin orden de produccin. -Anlisis de informacin -Verificacin del color con respecto al estndar -Formular y preparar tinta -Diligenciar ficha tcnica -Entregar la orden de produccin. -Liberar la tinta -Acompaamiento del montaje de tintas a maquina -Verificacin final de color -Recepcin y reintegro de tintas. -Retroalimentacin de fallas. -Generar indicadores -Entrega de indicadores.
-Coordinador proceso de tintas -Auxiliares del proceso de tintas
PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN CON PROCESOS DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. REALIZACIN INTERRELACIN PROCESOS DE APOYO INTERRELACIN PROCESOS DE MEDICIN -Lead time proceso de tintas -Tiempos improductivos -Consumo de tintas vs Facturacin
COD: R5-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
TINTAS R5 PAGINA: 40 de 62
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR -Registro requerimiento de tintas R5-RG-01 -Registro de chequeo de tintas R5-RG-02 - Registro de entrega de ordenes de produccin R5-RG-03 -Registro control de tintas R5-RG-04 -Registro Control de pH en planta R5-RG-05 -Ficha Tcnica R5-FT-01 -Instructivo de formulacin y preparacin de Tinta R5-IN-01 -Instructivo de recepcin y reintegro de tintas a bodega. R5-IN-02 -Instructivo del manejo del handproof R5-IN-03 -Instructivo verificacin tintas vs. Estndar R5-IN-04 -Instructivo de verificacin de inventario R5-IN-05 -Procedimiento general del proceso de tintas. R5-PR-01
NTC ISO 9001:2008
4.1 a. b. c. d. e. f, 4.2.1.d.e, 4.2.4, 7.5.3, 8.1 a.b.c, 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 COD: R7-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
IMPRESIN DIGITAL R7-02 PAGINA: 41 de 62
OBJETIVO: Realizar los montajes de foto polmeros que la planta requiera logrando tiempos muertos por el concepto de montajes inferiores al 0.5% del tiempo programado de impresin, garantizar que los desperdicios de cinta de montajes no superen el 3%, garantizar el 100% de la vida til de troqueles y fotopolmeros como mnimo. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Montaje correctamente hecho Informacin de reposicin y estado de los troqueles. -Informacin de reposicin y estado de los fotopolmeros Archivo de troqueles. -Carpeta con fotopolmeros limpios y entalcados para archivo. -Informacin para compra de cinta para montajes y trapos. -Troqueles y sobres para cada trabajo. -Indicadores.
-Impresin flexo -Planeacin y Programacin -Pre-prensa -Compras
-Coordinador de montajes. -Cinta de montajes. -Polmeros. -Rodillo. -Escuadra. -Esptula. -Solvente. -Base para unidades. -Video Mount. -Registro de fotopolmeros. -Sobre de produccin. -Carga planta impresin. -Listado de troqueles. -Registro de retroalimentacin de polmeros y troqueles. -Procedimiento general. -rea iluminada y limpia.
-Recepcin del sobre de produccin -Recepcin de fotopolmeros revisados. -Recepcin de programacin para maquinas flexo. -Verificacin de informacin para determinar unidad, posicin y mquina. -Realizar el montaje de fotopolmeros. -Entregar el troquel y sobre correspondiente para cada trabajo. -Diligenciamiento de registros -Recepcin de polmeros y troquel despus de la impresin. -Retroalimentacin del estado de troqueles y fotopolmeros. -Realizar indicadores. -Entrega de informe de indicadores.
-Coordinador de montajes.
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-Durabilidad de troqueles -Durabilidad de fotopolmeros. -Consumo de cinta doble faz. -Tiempos muertos por montajes.
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la direccin D3
-Solicitud de reposicin o reparacin de troqueles. R6-RG-01 -Seguimiento del estado de polmeros y troqueles. R6-RG-02 -Minuta de produccin. R6-RG-03 -Control entrega de sobres R6-RG-04 -Reporte de polmeros y troqueles. R6-RG-05 -Control de devolucin de polmeros a Preprensa R6-RG-06 -Instructivo montaje manual de fotopolmeros. R6-IN-01 -Procedimiento general de montajes R6-PR-01.
NTC ISO 9001: 2008
4.1.a.b.c.d.e.f, 4.2.1.d.e, 4.2.3.d.e.g, 4.2.4, 6.1.a.b, 6.2.1, 7.1. d, 7.2.1.a. b. c. d, 7.5.4, 7.5.5, 8.1 a. c, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f, 8.5.3 a.b.c.d.e
COD: R7-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
IMPRESIN DIGITAL R7-02 PAGINA: 42 de 62
OBJETIVO: Producir etiquetas de alto valor agregado entregando al proceso de embobinado con un lead time de 2 das. logrando mantener las variables de impresin dentro de los estndares definidos, trabajos bajados de maquina no superen el 0.33%, tiempos de alistamiento por orden de 40 minutos promedio, tiempo despeje de lnea por orden de 10 minutos promedio, tiempos muertos por orden de paro de maquina durante la impresin de 20 minutos promedio y velocidad de maquina promedio de 80 metros por minuto. Lograr una eficiencia mayor al 90%
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Etiquetas impresas. -Informacin para la medicin. -Retroalimentacin de fallas a todo el sistema. -Indicadores.
-Embobinado. -Planeacin y Programacin. -Gestin de la Calidad. -Mantenimiento. -Estadstica. -Impresin Hot-stamping. -Maquina finalizadora
RESPONSABLES
- Comercial. - compras. - Gestin de Calidad. - planeacin y programacin. - Montajes. - Tintas. - Pre-prensa. - Sistemas.
Prensista y auxiliar. Sustrato de impresin. -Laminacin. -Tinta. -Troquel. -Polmeros. Maquina de impresin FLEXO. -Unidades de impresin y troquelado. Minuta de impresin Flexo. -Reporte de trabajos bajados de maquina. -Carta de control proceso. -Reporte de estado de polmeros y troqueles. -Reporte de matria prima no conforme. -Reporte de entrega de materiales en los cambios de turno. -Procedimiento general Impresin Flexo. rea iluminada y limpia.
-Verificacin de programa segn mquina impresora. -Recepcin de Orden de produccin. -Verificacin de insumos. -Traslado de Insumos a mquina. -Realizar alistamiento. -Sacar prueba para calidad. -Confrontar con estndar. -Realizar tiraje. -Hacer control en proceso. -Hacer despeje de lnea. -Diligenciar registros. -Informacin de fallas AL S.G.C. -Realizar indicadores. -Entregar informes de indicadores.
-Coordinadores de produccin. -Operarios de impresin. -Auxiliares de impresin.
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN -Trabajos bajados de mquina. -Tiempos de alistamiento de mquina. -Tiempos de mquina parada y causas. -Tiempos de despeje de lnea. -Metros cuadrados por mquina. -Velocidades de impresin. -Lead time -Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la direccin D3 -Planeacin y Programacin R2 -Preprensa R3 -Compras R4 -Tintas R5 -Montajes R6 -Impresin R7-02-03-04 -Embobinado R8 -Calidad R9
-Minuta de produccin impresin flexo. R7-01-RG-01 -Entrega de sustratos en cambios de turno R7-01-RG-02 -Procedimiento general de impresin flexo. R7-01-PR-01 -Instructivo alistamiento R7-01-IN-01 - Instructivo funciones para los prensistas y auxiliares de maquina R7-01-IN-02
NTC ISO 9001: 2008 4.1.b, 4.1.c .4, 1.d, 4.1.e, 4.1.f, 7.1.a, 7.1.b, 7.1.d, 7.1.c, 7.5.1.a, 7.5.1.c , 7.5.1.d, 7.5.1.e, 7.5.3, 7.5.5, 8.1 a. c, 8.2.3, 8.2.4, 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f, 8.5.3 COD: R7-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
IMPRESIN DIGITAL R7-02 PAGINA: 43 de 62
OBJETIVO a menos del 30% del valor facturado y un nivel de servicio mayor al 95% con relacin a la entrega perfecta. Producir etiquetas de alto valor agregado entregando al proceso de embobinado con un lead time de 1 das. logrando mantener las variables de impresin dentro de los estndares definidos, trabajos bajados de maquina no superen el 0.33%, tiempos de alistamiento por orden de 10 minutos promedio, tiempo despeje de lnea por orden de 5 minutos promedio, tiempos muertos por orden de paro de maquina durante la impresin de 10 minutos promedio y velocidad de maquina promedio de 16 metros por minuto. Lograr minimizar los sobrecostos de consumibles incrementando su vida til en un 30%. Lograr una eficiencia mayor al 90%.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Etiquetas impresas. -Informacin para la medicin. -Retroalimentacin de fallas a todo el sistema. -Indicadores.
-Embobinado -Planeacin y programacin -Gestin de la calidad -Mantenimiento -Estadstica -Maquina finalizadora -Impresin Hot-stamping.
RESPONSABLES
- Comercial. - Compras. - Gestin de Calidad. - Planeacin y Programacin. - Preprensa. - Sistemas.
Personal competente y calificado. -Tintas bsicas. -Sustratos de impresin. -Material de laminacin. -Mantilla. -Plancha digital. -Hilo de oro. -Imagine-oil. Maquina INDIGO HP DIGITAL.. Programa de impresin digital. -estndar de calidad. -Orden o sobre de produccin. -Mantenimientos eficaces. -cronograma de mantenimientos. -Procedimiento Impresin Digital. Ambiente controlado 19C.
- Verificacin de programacin - Recepcin de Orden de produccin. - Realizar inicio del da - Puesta a punto de la maquina (alistamiento) - Sacar muestra de pre-impresin para aprobacin de calidad - Verificacin del impreso vs estndar o aprobacin de calidad. - Hacer control en proceso. - Entregar a la maquina finalizadora. - Diligenciar registros. - Realizar fin del da - Retroalimentar de fallas a los dems procesos. - Realizar indicadores. - Entregar informes de indicadores.
-Coordinadores de produccin. -Operarios de impresin digital. -Auxiliares de preprensa
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-Trabajos bajados de mquina. -Metros cuadrados por mquina. -Tiempos de mquina parada y sus causas. -Lead time
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la direccin D3
8.2.3, 8.2.4, 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f, 8.5.3 a.b.c.d.e COD: R7-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
IMPRESIN DIGITAL R7-02 PAGINA: 44 de 62
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR
-Minuta de Produccin Impresin Digital R7-02-RG-01 - Costos de insumos Digital R7-02-RG-02 -Costos de impresin Digital R7-02-RG-03
-Procedimiento general de impresin digital R7-02-PR-01 -Instructivo alistamiento maquina digital R7-02-IN-01 -instructivo inicio del da maquina digital R7-02-IN-02 -Instructivo fin del da maquina digital R7-02-IN-03
NTC ISO 9001: 2008 4.1.b, 4.1.c, 4.1.d, 4.1.e, 4.1.f , 7.1.a, 7.1.b, 7.1.d, 7.1.c, 7.5.1.a, 7.5.1.c, 7.5.1.d, 7.5.1.e, 7.5.3, 7.5.5, 8.1 a. c, 8.2.3, 8.2.4. 8.3 a. c, 8.5.1, 8.5.2 a. b. c. d. e. f , 8.5.3 a.b.c.d.e
COD: R8-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
EMBOBINADO R8 PAGINA: 45 de 62
OBJETIVO: Embobinar todos los trabajos impresos. troquelados y estampados entregando a calidad dos das despus de haber recibido el trabajo as como tambin lograr el 0% de devoluciones internas. Alcanzar una eficiencia mayor al 90%.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Etiquetas embobinadas segn requisitos. -Informacin para la medicin. -Retroalimentacin de fallas a los dems procesos. -Indicadores.
-Planeacin y programacin -Mantenimiento -Estadstica -Gestin de la Calidad.
RESPONSABLES
- Mantenimiento - Gestin de Calidad - Planeacin y programacin - Compras - Impresin flexo -Impresin digital -Impresin hot-stampin.
Personal competente. -Etiquetas impresas. -Cintas. -Tijeras. -Maquinaria embobinadora. -Programa de embobinadoras. -Estndar de calidad. -Orden o sobre de produccin. -Cronograma de mantenimientos. -Registros para ser diligenciados. -Marcaciones para rollos. -Procedimiento general. -rea seca y libre de humedad.
- Verificacin de programacin - Recepcin de orden de produccin - Puesta a punto de mquina (alistamiento) - Hacer conteo manual del primer rollo embobinado - Verificacin del impreso contra estndar de produccin. - reponer etiquetas - realizar el control en procesos para inspeccin al 100% del producto - Diligenciamiento de registros estabelecido - Retroalimentacin a calidad. impresin y planeacin - Realizar indicadores. - Entregar informe de indicadores.
-Operarios (as) de embobinado. -Coordinador de planta
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-Velocidades de mquina embobinadora -Cumplimiento de entregas a calidad -Devoluciones internas
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la direccin D3
-Minuta de produccin embobinado R8-RG-01 -Control de sobrantes y faltantes de produccin R8-RG-02
-Procedimiento general de embobinado R8-PR-01 -Instructivo alistamiento R8-IN-01
NTC ISO 9001: 2008
4.1. a. b. c. e. f, 4.2.1 c. d. e, 7.2.1 a, 7.2.2 a, 7.5.1 a. b. c, 7.5.5, 8.1 a, 8.2.1, 8.2.4, 8.3 a
COD: R9-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
INSPECCIN DE MATERIAS PRIMAS R9-01 PAGINA: 46 de 62
OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los requisitos (legales, reglamentarios y de cliente), optimizando y asegurando los recursos de la inspeccin materias primas criticas (preprensa, sustratos de impresin y laminacin. Tintas, cores ), para obtener menos del 2 % de lotes de materias primas no conformes y menos del 1% de lotes no conformes de materias primas rechazados por el cliente.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Materias primas conformes con los requisitos. -Registro de Inspeccin Materias Primas. -Registro Homologacin materias primas nuevas. -Registro devolucin al proveedor. -Indicadores.
-Compras. -Tintas. -Prepensa. -Impresin
RESPONSABLES
-Tintas y Barnices -Sustratos de Impresin y Laminacin -Cores -Prepensa. -Compras -Tintas
- Inspector de Calidad Competente. -Sustratos de impresin, laminacin, cores, tintas y prepensa (pelculas). -Espectrodensitmetro, Mesa Luz Da, Balanza analtica, Computador, mesa inspeccin pelculas, ph metro, viscosmetro, hand proff, pie de Rey. Regla. -Orden de produccin, procedimiento inspeccin materias primas, registro homologacin materias primas nuevas, tabla militar estndar. -Laboratorio de Calidad y planta de produccin, prepensa, laboratorio de tintas y almacn..
-Recibo Muestras de materias primas nuevas. -Homologacin Materias Primas Nuevas (sustratos y laminacin). -Se acepta la nueva materia prima? -Generar reporte de aceptacin a compras. -Muestreo por lotes del proveedor de acuerdo a tabla militar estndar (Sustratos, tintas y acabados). -Verificacin o Inspeccin de la calidad de acuerdo a cada materia prima. -Se acepta el lote? -Identificacin producto. -Generar reporte de aprobacin o rechazo y entrega del material a Compras, tintas o prepensa. -Registro de devolucin al proveedor. -Verificacin Entregas de material a Produccin. -Realizar indicadores.
Inspector de Calidad: Materia Primas Director de Calidad
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN -% de lotes de sustratos de impresin y laminacin no conformes/mes. - % de lotes Tintas no conformes/mes. -% de trabajos con prepensa no conforme/mes. -% de lotes cores no conformes/mes - % de lotes materia prima rechazada por produccin/ mes - % lotes rechazados por materias primas por cliente/ mes
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la Direccin D3
COD: R9-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
INSPECCIN DE MATERIAS PRIMAS R9-01 PAGINA: 47 de 62
-Registro control materias primas no conformes.R9-01-RG-08 -Registro control inspeccin Materias Primas. R9-01-RG-09 -Certificado de anlisis de Proveedores. R9-01-RG-10 -Tabla Comparativa sustratos de impresin. R9-01-TM-01 -Tabla parmetros de aceptacin Sustratos de impresin y Laminacin. R9-01-TM-02 -Tabla muestreo Materias primas. R9-01-TM-03 COD: R9-02-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
INSPECCIN DE PRODUCTO EN PROCESO R9-02 PAGINA: 48 de 62
OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los requisitos (legales, reglamentarios y de cliente), optimizando los recursos y mejorando las tcnicas y procedimientos utilizados en el proceso de inspeccin producto en proceso para obtener menos del 0.5% de devoluciones internas y costos de no calidad inferiores al 1.8 % con respecto a la facturacin.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Producto en proceso segn especificaciones. -Registro de Inspeccin -Estndar de impresin.. -Indicadores.
-Todos los clientes externos. -Embobinado -Inspeccin de calidad producto terminado.
RESPONSABLES
- Planeacin y programacin. - Impresin. -Estampacin. -Inspeccin de Calidad Materia prima.
- Inspectores de Calidad Competentes. -Estndar de impresin y/o sherpa y orden de produccin. -Espectrodensitmetro, Mesa Luz Da, , Computador, lector de cdigo de barras. -Procedimiento inspeccin producto en proceso. -Laboratorio de Calidad y planta de produccin.
-Recepcin orden de produccin y muestra de la primera impresin del total montaje al avance. -La muestra esta conforme a los requisitos (legales, reglamentarios y de cliente)? -Aprobacin proceso de impresin y elaboracin de estndar si el trabajo es nuevo. -Toma de muestra cada 30 min, durante el rodaje y clasificacin de defectos encontrados en menores, mayores y crticos. -Retroalimentacin a los operarios y auxiliares de impresin. -Rechazar trabajo por defectos crticos y/o mayores no corregidos. -Realizar indicadores. -Entregar informe de indicadores
-Auxiliares de Calidad: -Producto en proceso -Director de Calidad
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-Costos devoluciones internas/ total facturacin. - Costos de no calidad.
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la Direccin D3
-Registro inspeccin de producto en proceso R9-02-RG-01 -Registro control inspeccin de producto en proceso.R9-02-RG-02 -Registro trazabilidad de sustratos de impresin R9-02-RG-03 - Registro aprobaciones de defectos por concesin proceso R9-02-RG-04 -Registro de etiquetas no conformes detectadas en proceso R9-02-RG-05 -Tabla de clasificacin de defectos R9-02-TM-01 -Procedimiento Inspeccin de Calidad producto en proceso.R9-02-PR- 01 -Instructivo inspeccin producto en proceso.R9-02-IN-01
COD: R9-02-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
INSPECCIN DE PRODUCTO EN PROCESO R9-02 PAGINA: 49 de 62
-Tabla control estndares de impresin R9-02-TM-02 -Estndar de impresin R9-EC-01
COD: R3-03-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
INSPECCIN PRODUCTO TERMINADO R9-03 PAGINA: 50 de 62
OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de los requisitos (legales. reglamentarios y de cliente), optimizando los recursos de la inspeccin producto terminado, para disminuir las quejas al 2%, disminuir los reclamos al 1%, y lograr costos por devoluciones externas inferiores al 0.5% con respecto a la facturacin mensual.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Producto terminado, segn especificaciones y con certificado de calidad. -Indicadores.
-Todos los clientes externos. -Comercial: Muestras -Despachos.
RESPONSABLES
-Recepcin del producto terminado a produccin/Devolucin producto terminado rechazado a produccin. -Alistamiento de producto terminado y pesaje de rollos. -Muestreo por tabla militar estndar. -Verificacin de la calidad de impresin y cantidad de etiquetas por rollo. -Se acepta el lote? -Elaboracin Certificado de Calidad -Entrega de producto terminado a Despachos. -Realizar indicadores. -Entrega informe de indicadores.
- Planeacin y Programacin. - Embobinado. - Inspeccin de Calidad producto en Proceso.
-Dos Inspectores de Calidad Competentes. -Rollos de etiquetas, orden de produccin -Mesa de inspeccin producto terminado, balanza de precisin, balanza 30 Kg, pie de rey y regla mtrica. -Procedimiento Inspeccin producto terminado, Tabla de muestreo militar estndar, -Laboratorio de Calidad, rea mesas de inspeccin y rea almacenamiento producto. .
-Inspectoras de Calidad: Producto Terminado -Director de Calidad
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-% Quejas. -% Reclamos. -Costos devoluciones externas/ total facturacin. -% de Reprocesos Internos.
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la Direccin D3
COD: R3-03-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
INSPECCIN PRODUCTO TERMINADO R9-03 PAGINA: 51 de 62
-Registro quejas y reclamos producto terminado.R9-03-RG-08 -Registro salidas ordenes de produccin. R9-03-RG-09 -Tabla muestreo producto terminado. R9-03-TM-01
COD: R10-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
DESPACHOS R10 PAGINA: 52 de 62
OBJETIVO: Garantizar la identificacin y control del producto no conforme con los requisitos en cada etapa del proceso productivo, para prevenir su uso o entrega no intencional.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Identificacin producto no conforme. -Destruccin producto no conforme. -Liberacin o aceptacin bajo concesin por Direccin de Calidad y/o cliente. -Producto terminado, segn especificaciones y con certificado de calidad.
-Todos los clientes externos. -Planeacin y Programacin. -Embobinado -Despachos.
RESPONSABLES
- Impresin. - Embobinado. - Estampacin - Inspeccin de calidad materias primas. - Inspeccin de Calidad producto en Proceso. - Inspeccin de calidad Producto terminado.
-Inspectores de Calidad Competentes. -Rollos de etiquetas, orden de produccin. -Procedimiento Identificacin y control producto no conforme. -Mesa de inspeccin producto terminado, balanza de precisin, balanza 30 Kg., pie de rey y regla mtrica. Espectrodensitmetro, Mesa Luz Da, Balanza, Computador, lector de cdigo de barras. -Laboratorio de Calidad y planta de produccin..
-Identificacin producto no conforme (PNC). (Materia Primas, producto en proceso y producto terminado). -Ubicacin en reas definidas. -ACCIONES SOBRE EL PNC: Devolucin a proveedores: Materias Primas No conformes. Eliminacin directa producto no conforme en el proceso de Embobinado. Reproceso: Seleccin del producto terminado. Destruccin del producto no conforme por defectos crticos. Liberacin o aceptacin bajo concesin por Direccin de Calidad y/o cliente. -Inspeccionar de Nuevo al 100% el producto reprocesado. -Se acepta el lote? -Entregar a Despachos. -Realizar indicadores.
-Auxiliares de Calidad: Materias Primas. Producto en proceso Producto Terminado -Director de Calidad -Coordinador de produccin. -Embobinadores
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-% de lotes destruidos /mes. -% de lotes enviados con aprobacin por concesin/mes.
- Administrativo D1 - Financiero D2 - Revisin por la Direccin D3
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR -Registro Acta de destruccin producto no conforme. R9-04-RG-01 -Registro aprobacin por concesin. R9-04-RG-02 - Registro control de de faltantes y sobrantes R9-04-RG-03
-Procedimiento Identificacin y control producto no conforme R9- 04-PR-01
NTC ISO 9001: 2008
4.1.c, 7.4.2.b, 7.4.3, 7.5.3, 8.1.a, 8.2.4, 8.3.a.b.c, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 COD: R10-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
DESPACHOS R10 PAGINA: 53 de 62
OBJETIVO: Despachar toda la mercanca solicitada por los clientes. Logrando que la misma se enve con documentacin completa, a tiempo y en la cantidad solicitada. En un tiempo menor a ocho horas para entregas locales. Para entregas a otras ciudades ajustarse estrictamente a los tiempos estipulados por las transportadoras. Mantener inventario fsico igual al inventario sistematizado. Lograr una rotacin del inventario de producto terminado menor a 90 das. Lograr que el costo real del empaque no exceda el 100% del costo presupuestado.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Mercanca empacada y rotulada -Documentos Legales -Guas Diligenciadas - Control de Inventario de Producto terminado
Personal competente -Rollos de Etiqueta Autoadhesiva -Cinta resina -Cajas de cartn -Bolsas de Polietileno -Grapas de Zunchar -Dispensador de Zuncho -Cintero -Equipos de oficina -Pedido -Instructivo de Empaque -Instructivo ingreso de mercanca al Sistema -Instructivo de Remisin -Instructivo de facturacin -Instructivo elaboracin Notas Crdito y Dbito -Procedimiento general de despachos -rea Cubierta y seca
-Recepcin de Pedidos -Consultar inventarios -Recibo de Mercanca -Verificacin del pedido vs. certificado de calidad -Empacar - Rotular la caja -Almacenar la mercanca -Ingresar la mercara al sistema -Realizar Documento -Verificacin de cantidades vs. documento -Realizar Guas de Transportadora -Realizar envi -Entrega de mercanca. -Entrega de copias de facturas -Seleccin. de proveedores -Evaluacin de proveedores -Reevaluacin de proveedores -Actualizacin de indicadores
-Auxiliar de despachos -Conductor -Coordinador de despachos
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC DIRECCIN INTERRELACIN PROC. REALIZACIN INTERRELACIN PROCESOS DE APOYO INTERRELACIN PROCESOS DE MEDICIN
-Entrega Perfecta -Gastos de Camioneta -Gastos de Transportadora -Costos Logsticos
- Administrativo D1 - Financiero D2 - Revisin por la Direccin D3
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR -Formato de Remisin R10-RG-01 -Guias de Transportadora R10-RG-02 -Procedimiento general R10-PR-01 -Instructivo de Empaque R10-IN-01
NTC ISO 9001: 2008
COD: R10-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
-Ingreso de Mercanca al Sistema R10-IN-02 -Instructivo de Facturacin R10-IN-03 -Instructivo de Elaboracin de Notas Crdito y Dbito R10-IN-04 -Instructivo de Remisiones R10-IN-05
COD: A1-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
GESTIN HUMANA A1 PAGINA: 55 de 62
OBJETIVO: Proveer a la compaa del personal competente teniendo como gua el perfil ideal que contribuya al logro del desarrollo de competencias, basado en la formacin.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Personas con las competencias necesarias. -Programa de formacin. -Contrato de trabajo y afiliaciones a la seguridad social. -indicadores
-Todos los Procesos del sistema de Gestin de Calidad.
RESPONSABLES
-Universidades. -Referencias Externas. -Empresas Temporales. -El colombiano.
-Coordinadora de Gestin Humana y auxiliar. -Elementos de Papelera -El peridico. -Computador. -Impresora. -Fotocopiadora. -Telfono. -Planes de trabajo. -Entrevista. -Referencias laborales. -Instructivos.
-Solicitud hojas de vida. -Seleccin del Personal. -Induccin del Personal. -Entrenamiento del Personal. -Evaluacin de desempeo. -Desarrollo de competencias, formacin. -Realizar indicadores. -Entregar informe de indicadores.
-Coordinadora de gestin Humana. -Auxiliar de Gestin Humana.
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
Eficacia de la Formacin Cubrimiento de la Formacin Evaluacin de desempeo Ausentismo
- Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la direccin D3
-Todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad
COD: A2-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS A2-01 PAGINA: 56 de 62
OBJETIVO: Lograr una documentacin adecuada, suficiente, eficaz y coherente con el desarrollo de los procesos, (logrando cero no conformidades por control de documentos en auditorias y desempeo de procesos).
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Documentos controlados. Indicadores
-Todos los procesos del S.G.C que requieran documentos controlados.
RESPONSABLES
-Todos los procesos del S.G.C. que requieran de documentacin controlada. de origen interno y externo
- Personal competente - documentacin suministrada por los Proceso del S.G.C - Equipos de computo - Solicitud de creacin. modificacin o anulacin de documentos. - Listado maestro de documentos. - Procedimiento general. - Oficina de Trabajo
- Elaboracin o modificacin de documentos. - Diligenciar solicitud de creacin modificacin o anulacin de documento. - Aprobacin y realizacin del documento. - se requiere cambios en cuanto a la realizacin. - Transcribir el documento. - Revisin del documento - Aprobacin del documento. - Distribucin de los documentos. - Control de los documentos. - Realizar Indicadores de Gestin.
-Representante de la Direccin -Responsables de Proceso -Coordinador de Documentacin
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
Cero no conformidades de documentos en auditorias y desempeo de los procesos
-Todos los procesos del S.G.C que requieran documentos controlados
-Todos los procesos que hacen parte del S.G.C. que tengan documentos controlados.
-Gestin Humana A1 -Sistemas A3 -Servicios Generales A6
- Formato de creacin modificacin anulacin de documentos A2-01-RG-01 - Registro distribucin de copias A2-01-RG-02 - Listado maestro de documentos internos y externos A2-01-LM-01 - Procedimiento general A2-01-PR-01
COD: A2-02-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
CONTROL DE REGISTROS A2-02 PAGINA: 57 de 62
OBJETIVOS Lograr un control de registros adecuada suficiente. eficaz y coherente con el desarrollo de los procesos ( logrando cero no conformidades por control de registros en auditorias y desempeo de los procesos)
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Registros legibles. Fcilmente, identificables y recuperables.
Todos los procesos de sistemas de Gestin de calidad
RESPONSABLES
- Todos los procesos de sistemas de Gestin de calidad
- Personal competente - documentacin suministrada por los Proceso del S.G.C - Equipos de computo - Solicitud de creacin. modificacin o anulacin de documentos. - Listado maestro de documentos. - Procedimiento general. - Oficina de Trabajo
- Elaboracin o modificacin de documentos. - Diligenciar solicitud de creacin modificacin o anulacin de documento. - Aprobacin y realizacin del documento. - se requiere cambios en cuanto a la realizacin. - Transcribir el documento. - Revisin del documento - Aprobacin del documento. - Distribucin de los documentos. - Control de los documentos. - Realizar Indicadores de Gestin.
Coordinador de Documentacin Responsables de los procesos. Representante de la Direccin.
PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN
INTERRELACIN PROC. DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
- Cero no conformidades de documentos en control de registros en auditorias y desempeo de los procesos
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la Direccin D3
COD: A3-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE SISTEMAS FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
SISTEMAS A3 PGINA: 58 de 62
OBJETIVO: Implementar y dar soporte a los usuarios en mantenimiento de equipos y software, manteniendo actualizado los dems aplicativos que conlleven al buen funcionamiento de su trabajo, con una eficiencia del 90% en los tiempos de entregas mensuales.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
- Seguridad y respaldo en la informacin. - Comunicacin eficiente entre los procesos. - Mantener en buen estado los equipos de cmputo y telecomunicaciones. - Soluciones informticas a los inconvenientes presentados. - Entrega eficiente de la solicitud del usuario. - Entrega y uso de insumos. - Actualizaciones al software. - Indicadores.
- Todos los procesos que hacen parte del S.G.C.
RESPONSABLES
- Todos los procesos que hacen parte del S.G.C - Software Ofimtica. - Dell , HP (Equipos) - Rapitintas. Ecoprinter (suministros.) - UNE telecomunicaciones. - Empresas de consultora. (JConsultores). - Outsourcing Informtico.
- Coordinador de Sistemas. - Auxiliar de Sistemas - Datos a procesar. - Software. - Medios de almacenamiento. - Equipos de cmputo y comunicaciones. - Herramientas y equipos de limpieza. - Tintas. y partes de equipos de cmputo. - Planilla copia de Seguridad A3-RG- 01 - Cronograma de Mtto A3-RG-02 - Hoja de Vida Equipo A3-RG-03 - Solicitud de Servicio A3-RG-04 - Indicadores Sistemas A3-RG-05 - Oficina y sala de servidores.
- Realizar Copia de Seguridad. - Administrar medios de comunicacin Interna. - Programar Mantenimiento Preventivo. - Realizar Mantenimiento Preventivo. - Revisar Solicitudes de Usuarios. - Realizar Mantenimiento Correctivo. - Compras y devolucin de insumos - Entrega del usuario. - Realizar indicadores. - Entrega de indicadores.
- Coordinador Sistemas - Auxiliar Sistemas
PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN PROCESOS DE DIRECCIN
INTERRELACIN PROCESOS DE REALIZACIN
INTERRELACIN PROCESOS DE APOYO
INTERRELACIN PROCESOS DE MEDICIN
- Cumplimiento Mtto. preventivo - Cumplimiento de Solicitudes - Cumplimiento de Insumos - Ficha Tcnica
- Administrativo.D1 - Financiero.D2 - Revisin por la direccin.D3
- Realizacin R
- Gestin Humana. A1 - Control de documentos.A2-01 - Control de Registros. A2-02 - Mantenimiento.A4 - Metrologa A5 - Servicios Generales A6
- Planilla copia de Seguridad A3-RG-01 - Cronograma de Mtto A3-RG-02 - Hoja de Vida Equipo A3-RG-03 - Solicitud de Servicio A3-RG-04 - Indicadores Sistemas A3-RG-05 - Procedimiento de Sistemas A3-PR-01 - Copia de Seguridad A3-IN-01 - Instructivo Manejo Correos A3-IN-02 - Mantenimientos preventivos A3-IN-03
NTC ISO 9001: 2008 4.1.b c,e f; 4.2.1.d; 7.1.a,b,c,d; 7,4; 7.5.1.a,c,d,e,f; 7.5.3; 8.2, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5, 8.5.2 8.5.3 COD: A4-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
MANTENIMIENTO A4 PAGINA: 59 de 62
OBJETIVO: Reducir los tiempos muertos por daos mecnicos al 0,5% y daos elctricos al 0.5% del total de tiempo trabajado. Y ejecutar al 100% el programa de mantenimiento preventivo.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Cumplimiento programas de Mantenimiento Preventivo. -Informes de mantenimiento preventivo programado. -Informes de la intervencin -Actualizacin Hoja de Vida. -Indicadores.
- Impresin R7 - Embobinado R8 - Compras R4
RESPONSABLES
-Recepcin Orden de la intervencin. -Consultar Programacin de mantenimiento preventivo. -Consultar o revisar Plan de mantenimiento del equipo. -Asignar recursos. -Consultar Hoja de vida del equipo. -Ejecutar el trabajo segn plan. -Puesta a punto del equipo. -Entrega de equipo. -Realizar informe. -Actualizar Hoja de vida. -Diligenciar Minuta. - Actualizar indicadores. -Entregar informe de indicadores.
-Almacenes de Rodamientos -Almacenes de sistemas de transmisin. -Proveedores elctricos. Electrnicos y mecnicos. -Impresin -Embobinado
-Maquinas de produccin. -Tcnico electromecnico -Auxiliar -Repuestos -Lubricantes -Herramientas -Mantenimiento preventivo programado (carga planta) -Formato de Informe -Procedimentos -Catlogo -Proyectos de mejoras -Procedimiento general. -Taller de mantenimiento -Planta de produccin -Aviso Identificacin del estado del equipo.
-Coordinador de mantenimiento -Auxiliares Electromecnicos -Tcnicos
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
-Tiempo de mquina parada por dao mecnico. - Tiempo de mquina parada por dao elctrico. -Cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo programado.
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la Direccin D3
COD: A4-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
MANTENIMIENTO A4 PAGINA: 60 de 62
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR
-Orden de la intervencin A4-RG-01 -Plan de mantenimiento preventivo programado A4-RG-02 -Listado de Repuestos A4-RG-03 -Informe de la intervencin A4-RG-04 -Informe de mantenimiento preventivo programado A4-RG-05 -Procedimiento general A4-PR-01. -Hoja de vida del equipo A4-HV-01 -Listado de equipos A4-LE-01
NTC ISO 9001: 2008 4.1.a.b.c.e.f. 4.2.1. c.d.e. 4.2.4. 6.3.a.b. 7.4.1. 7.4.3. 8.1.b.c. 8.2.3. 8.4.c. 8.5.1. 8.5.2.a.b.c.d.e.f. 8.5.3. a.b.c.d.e.f COD: A6-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
METROLOGA A5 PAGINA: 61 de 62
OBJETIVO: Cumplir al 100% con el plan de calibracin y verificacin de los equipos de medicin dentro del programa para la gestin metrolgica para proporcionar la conformidad del producto.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Dispositivos calibrados y/o verificados -Estado de los dispositivos. -Indicadores.
- Compras - Calidad - Revisin por la direccin. - Impresin. - Embobinado. - Tintas. - Acciones correctivas - Acciones preventivas. RESPONSABLES - Laboratorios acreditados de metrologa - Compras. - Financiero. - Revisin por la direccin. - sistemas. - Gestin humana. - acciones correctivas - acciones preventivas
-Personal competente. -Equipos de medicin -Lista de equipos del sistema de metrologa de Topasa S.A A6-LE-01 -Registro plan de calibracin de equipos. A6-RG-01 -Registro plan de verificacin. A6-RG-02 -Procedimiento de adquisicin de equipos y servicios. A6-PR-02 -Hojas de vidas de los equipos. A6-HV-01 -Ficha tcnica de los indicadores.M3-FT-01 -Instructivos de operacin de los equipos. A6-IN-01 -Procedimiento general sistema de metrologa Topasa S.A A6-PR-01 -Superficies limpias y libres de polvo u otras sustancias. - Instructivo de reaccin a resultados no conformes A6-IN-02 -Registro calibracin y verificacin de los equipos de medicin A6-RG-03 -Registro de cronograma de atividades A6-RG-04 -Registro plan de capacitaciones A6-RG-05 - Catlogos de los equipos A6-CT-01
-Planeacin de calibracin. -Planeacin de verificacin. -Ejecutar plan de calibracin y verificacin -Identificacin del estado de los equipos. -Registrar calibracin -Registrar verificacin. -Actualizar hoja de vida de lo dispositivos. -Actualizar indicadores
Coordinador del proceso de metrologa
PARMETROS DE MEDICIN INTERRELACIN CON PROCESOS DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. REALIZACIN INTERRELACIN PROCESOS DE APOYO INTERRELACIN PROCESOS DE MEDICIN -Cumplimiento del plan de verificacin. -Cumplimiento del plan de calibracin. -% de verificaciones no conformes
COD: A6-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
METROLOGA A5 PAGINA: 62 de 62
DOCUMENTOS REQUISITOS A CUMPLIR
-Registro plan de calibracin. A6-RG-01 -Registro plan de verificacin A6-RG-02 -Registro calibracin y verificacin de los equipos de medicin A6-RG-03 -Registro de cronograma de atividades A6-RG-04 -Registro plan de capacitaciones A6-RG-05 -Listado de equipos del sistema de Metrologa de Topasa S.A A6-LE-01 -Hojas de vida de los equipos de medicin. A6-HV-01 -Instructivo de operacin de los equipos de medicin.A6-IN-01 -Procedimiento general del proceso de metrologa. A6-PR-01 -Procedimiento de adquisicin de equipos y servicios A6-PR-02 -Instructivo de reaccin a resultados no conformes A6-IN-02 - Catlogos de los equipos A6-CT-01
NTC ISO 9001: 2008
4.1 a. b. c. d. e. f. 4.2.1..d.e. 4.2.3.f. 4.2.4. 7.5.3, 7.6 a. b. c. d. e 8.1 a.b.c. 8.2.3. 8.4. 8.5.1. 8.5.2. 8.5.3
COD: A7-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
SERVICIOS GENERALES A6 PAGINA: 63 de 62
OBJETIVO: Garantizar al 100% que toda la infraestructura y el ambiente de trabajo de la Compaa se mantenga en ptimas condiciones.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
-Zonas en ptimas condiciones. -Indicadores.
-Toda La infraestructura de la compaa.
RESPONSABLES
-Identificar zonas de mantenimiento. -Consultar cronograma de mantenimiento. -Ejecutar cronograma. -Verificar actividades realizadas. -Calificar zonas. -Realizar indicadores. -Entregar informe de indicadores.
-Proceso Activo. -Compras -Mantenimiento
- Personal competente. Insumos. - Herramientas. - Procedimiento de Servicios Generales. Infraestructura. - Seguridad.
-Coordinador Gestin Ambiental. -Auxiliares de servicios generales.
PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN
INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN
INTERRELACIN PROC. DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN
Calificacin de 1 a 5 por zona.
-Administrativo D1 -Financiero D2 -Revisin por la direccin D3
- Con todos los procesos de realizacin R1 a R10
-Gestin Humana A1 -Documentacin A2 -Mantenimiento A4
- Solicitud de servicios. A7-RG-01 - Calificacin de zona. A7-RG-02
- Procedimiento General A7-PR-01 - Instructivo zona de mantenimiento. A7-IN-01
NTC ISO 9001: 2008 4.1.b.c. 4.2.4. 6.3.a 8.4. 8.5.2. 8.5.3
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OBJETIVO: Garantizar la conformidad de la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
- Evaluacin de la conformidad del SGC. - Informe de No conformidades de Auditorias Internas. - Realizar indicadores. - Entregar informe de indicadores.
- Todos los procesos de Direccin. - Todos los procesos de Realizacin. - Todos los procesos de Apoyo. - Todos los procesos de Medicin.
RESPONSABLES
- Todos los procesos de Direccin. - Todos los procesos de Realizacin. - Todos los procesos de Apoyo. - Todos los procesos de Medicin.
- Auditores internos Competentes y un auditor Lder. - Caracterizaciones. procedimientos. instructivos y registros de todos los procesos de la compaa. Norma ISO: 9001:2008 e ISO 19011. - Procedimiento de seleccin y seguimiento de auditores. Procedimiento de auditorias Internas. - Equipos de oficina. - Planta de produccin y oficinas.
- Determinar Frecuencias - Plantear Alcance. - Asignacin de los Auditores. - Elaborar y Socializar Programa - Elaboracin n de Lista de Chequeo - Realizar reunin de apertura - Realizar examen del proceso - Diligenciar Registro de ACCCP - Preparar y entregar el informe - Realizar la reunin de Cierre - Realizar y entregar el informe General - Accin Correctiva - Cierre de la No Conformidad - Realizar la evaluacin de desempeo del grupo auditor
- Auditor Lder. - Auditores Internos. - Directores y coordinadores de todos los procesos del SGC.
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DOCUMENTOS
REQUISITOS A CUMPLIR
- Plan de auditorias Internas M1-RG-01 - Informe de la Auditoria Interna M1-RG-02 - Evaluacin de desempeo del Auditor Interno M1-RG-03 - Lista de Chequeo de la Auditoria Interna M1-RG-04 - Plan Anual de Auditorias Internas M1-RG-05 - Listado de Auditores Internos M1-RG-06 - Informe General de la Auditoria Interna M1-RG-07 - Evaluacin del Grupo Auditor M1-RG-08 - Procedimiento General Auditorias Internas M1-PR-01 - Instructivo Seleccin Auditores Internos M1-IN-01
NTC ISO 9001: 2008 4.1 a. b. c. e. f. 4.2.1 c. d. e. 4.2.4.8.1 b. c. 8.2.3. 8.4. 8.5 .8.5.2. 8.5.3 COD: M2-01-MC-01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
ACCIONES CORRECTIVAS M2-01 PAGINA: 66 de 62
OBJETIVOS: Eliminar permanentemente las causas de las no conformidades de acuerdo a la informacin suministrada por las fuentes y garantizar la no ocurrencia de estas.
-Identificar la No conformidad -Clasificar la No Conformidad -Registrar la No Conformidad -Realizar seguimiento -Verificar la eficacia -Cerrar la No Conformidad
Auditorias Internas de Calidad. Procesos del S.G.C. Clientes Externos. Fuentes: -Auditoria Interna -Seguimiento a proveedores -Anlisis de proceso -Producto no Conforme -Anlisis de Indicadores -Revisin por la Direccin -Auditoria de Certificacin.
-Coordinador Acciones Correctivas y Preventivas -Informes -Equipo de Computo e impresora -Indicadores procesos del S.G.C. -Hallazgos de Auditoria Internas. -(Reporte de no conformidades). -Auditorias Externas. -Reclamaciones de los Clientes. -Evaluacin Satisfaccin del cliente. -Producto no conforme. -Problemas con proveedores. -Cumplimiento de los objetivos de Calidad. -Reevaluacin de los proveedores. -Informes -Oficina acorde con la necesidad
- Identificacin de fuentes para toma de acciones. Diligenciar Registro - Anlisis de causas. - Planeacin de soluciones. - Seguimiento a la accin. - Verificacin de la eficacia. - Cierre de la Accin
- Revisin por la Direccin. - Servicio al Cliente. - Auditorias Internas. Fuentes: -Auditoria Interna -Seguimiento a proveedores -Anlisis de proceso -Producto no Conforme -Anlisis de Indicadores -Revisin por la Direccin -Auditoria de Certificacin.
- Coordinador de Acciones Correctivas y Preventivas - Informes - Equipos de cmputo e impresora - Registro Revisin por la Direccin. - Registro Reporte No conformidades. - Auditorias Externas. - Informe Costos de No Calidad. - Reclamaciones de los Clientes. - Medicin Satisfaccin del cliente - Producto no conforme. - Resultado del seguimiento y medicin d e las caractersticas del producto en proceso. - Evaluacin a Proveedores - Quejas y Reclamos - Informes del Proceso de Estadstica. - Oficina y equipos.
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OBJETIVOS: Mediante los indicadores de Gestin, Brindar al S.G.C. in formacin confiable, significativa, real y precisa, que permita conocer el estado del S.G.C. en cuanto al cumplimiento de los objetivos, que ayude a la toma de decisiones, garantizando la eficacia y la mejora continua del S.G.C , cumpliendo con el principio nmero 7 del Sistema de Gestin de la Calidad (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones).
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
- Informe de los indicadores de gestin del S.G.C. - Informe gerencial de los indicadores de gestin del S.G.C. - Acta resultado indicadores de gestin del S.G.C. - Informe cumplimiento meta de indicadores de gestin del S.G.C
- Gerencia de planta - Gerencia administrativa y financiera - Gerencia comercial - Gerencia general - Proceso del S.G.C. - La alta direccin
RESPONSABLES
- Procesos del S.G.C Gerencia de planta Gerencia administrativa y financiera Gerencia comercial Gerencia general La alta direccin
- Personal competente - Datos arrojados por los Registro de los procesos del S.G.C - Informes de indicadores de gestin de los procesos del S.G.C. - Equipo de oficina - Implementos de oficina - Procedimiento general de estadstica - Oficina adecuada
- -- - Realizar indicadores - -- - Entregar indicadores - -- - Recoleccin de la informacin - -- - Clasificacin de la informacin - -- - Verificacin que la informacin este completa - -- - Anlisis de la informacin - -- - Realizar informe de los indicadores de gestin del S.G.C. - -- - Informar al proceso de acciones correctivas y preventivas el cumplimiento de metas de los indicadores del S.G.C. - -- - Publicar informacin del estado de los indicadores de gestin del S.G.C. - -- - Registrar en actas las evidencias de los indicadores de gestin del S.G.C. y tareas asignadas al coordinador de cada proceso. - -- - Entregar actas a los procesos del S.G.C. - -- - Realizar informe gerencial de los indicadores de gestin del S.G.C. - -- - Entregar informe de los indicadores de gestin del S.G.C. a la gerencia general
- Coordinadora de estadstica
PARMETROS DE MEDICIN
INTERRELACIN PROC. DE DIRECCIN INTERRELACIN PROC. DE REALIZACIN INTERRELACIN PROC. DE APOYO
INTERRELACIN PROC. DE MEDICIN Cumplimiento de entrega del informe de los indicadores de gestin del S.G.C. al proceso de estadstica. Cumplimiento de entrega del informe de los indicadores de gestin del S.G.C. a las gerencias.
- Administrativo D1 - Financiero D2 - Revisin por la Direccin D3
REQUISITOS A CUMPLIR - -- - Informe de los indicadores de gestin del S.G.C. M3-RG-01 - -- - Acta Resultados de Indicadores de gestin del S.G.C M3-RG-02 - -- - Informe gerencial de los indicadores de gestin del S.G.C. M3-RG-03 - -- - Informe cumplimiento meta de indicadores de gestin del S.G.C. M3-RG-04 - -- - Parmetros de medicin procesos S.G.C. M3-FT-01 - Procedimiento general M3-PR-01 - Instructivo. Realizacin informe de los indicadores de gestin del S.G.C. M3-IN-01
NTC ISO 9001: 2008 4.1. a. b. c. e. f. 4.2.1.c.d.e . 4.2.4. 8.1.b.c. . 8.2.3. 8.4.a,b,c,d. 8.5.1 8.5.2.a.b.c.d.e.f. 8.5.3.a.b.c.d.e.f
COD: M3-MC-01 MANUAL DE LA CALIDAD FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
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MATRIZ DE CORRELACIN ENTRE LOS PROCESOS Y LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008
Nivel 1 Nivel 2 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 D1 X d-f X e D2 D2-01 X d-f X e D2-02 X e.f X e D2-03 X e.f D3 X X X X X X X X X X X X X X X X R1 X b.c X R2 X a-f x R3 X a-f X X a-f X X R4 X a-f X X a-f X a-g X X X a- e
R5 X a-f X d-e X X X a-e X R6 X a-f X d.e X d.e.g X R7 X b-f R7-01 X b-f R7-02 X b-f R7-03 X b-f R8 X a-f X c- e
R9
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA: 70 de 62 R9-01 X b-f X d
Nivel 1 Nivel 2 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 R9-02 X e-f R9-03 X e-f R9-04 X c R-10 X X a- e X a- g X a-g A-1 A2 A2-01 X a-f X a-e X a-c X A2-02 X a-f X a-e X a-c X A3 X b.c.e.f X d
A4 X a.b.c.e.f X c-e X
A5 X a-f X d- e X f X X X a- e X X a.b A6 X b.c X M1 X a-f X c- e X M2 M2-01 M2-01 X M3 X a.b.c.e.f X c- e X
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA: 71 de 62
NIVEL 1 NIVEL 2 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 D1 X D2 D2-01 X D2-02 X D2-03 X D3 X R1 X a.b R2 X X a..d R3 X a-d X X a- d X R4 X a-c X X a-d X a- d X a- c X a- c X a-c R5 R6 X a.b X X d X a- d
R7 X a-c R7-01 X a.b.d.c
R7-02 X a-d R7-03 X a-d R8 X a X a R9 R9-01 X R9-02 X
COD: M3-MC-01 MANUAL DE LA CALIDAD FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA: 72 de 62 R9-03 X R9-04
NIVEL 1 NIVEL 2 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 R-10 X a.b X a- e X a-e X a-c X X a- d X X c X A1 X X X A2 A2-01 A2-02 A3 X a-d X A4 X a.b X A5 A6 X a M1 M2 M2-01 M2-02 M3
COD: M3-MC-01 MANUAL DE LA CALIDAD FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA: 73 de 62
NIVEL 1 NIVEL 2 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5. 2 7.5. 3 7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 D1 X X D2 X X D2-01 X X D2-02 X X D2-03 X X D3 X X X X X X X R1 X a X x X x X c X X X R2 X a-c X x X X X X X X X R3 X X X a-c X X X b-d X X X a-e R4 X a- c X X X a- f X X X a-e X a- c X X X X X X X X R5 X X a-c X X X X X X R6 X X X a.c X X X a.c X X a- f X a- e R7 X a.c.d. e X X X a.c X X X a.c X X a-f X a- e R7-01 X a.c.d. e X X X a.c X X X a.c X X a-f X a-e R7-02 X a.c.d. e X X X a.c X X X a.c X X a-f X a-e
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA: 74 de 62 R7-03 X a.c.d. e
X X X a.c X X X a.c X X a-f X a-e NIVEL 1 NIVEL 2 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5. 2 7.5. 3 7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 R8 X a-c X X a X X X a R9 R9-01 X X X X X X X X X X R9-02 X X X X X X X X X X R9-03 X X X X X X X X X X R9-04 X b X X Xa X X a-c X X X X R-10 X X a-f X d X X X X X X a.b X X X a-d X X a-f X a- e A1 X X X X X X A2 A2-01 X X X A2-02 X X X A3 X a-f X X X X X X X X X X A4 X X b.c X X c X X a-f X a-f A5 X X a-e X a-c X X X X X A6 X X X M1 X X X X X X M2 M2-01 X X
COD: M3-MC-01 MANUAL DE LA CALIDAD FECHA: A 2010 M 12 D 18 VERSIN: 2
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PAGINA: 75 de 62 M2-02 X M3 X b.c X Xa- d X X a-f X a-f
El Gerente de TOPASA es el responsable de la Poltica de la Calidad, el cual posee la autoridad final en todos los aspectos relacionados con el S.G.C y la mejora continua de los procesos. Preside el Comit de Gerencia el cual ejecuta cada cuatro meses en el proceso de Revisin por la Direccin (D3).
Adicionalmente, junto con los integrantes de la Alta Direccin, es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante, para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua del S.G.C. la eficacia y logro de los objetivos.
DIRECCIN COMERCIAL
Es responsable de las reas de Ventas Nacionales e Internacionales. Para lograr el anterior objetivo, lidera el proceso Comercial (R1).
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
A travs de los procesos Administrativo (D1) y Financiero (D2) garantiza la existencia y asignacin de recursos para el Sistema de Gestin de la Calidad y para todas las actividades de la Organizacin.
Adems, como apoyo a la gestin de los recursos y a la comunicacin lidera los procesos de Gestin Humana (A1), Sistemas (A3) y Servicios Generales (A6).
Es el proceso responsable por las siguientes funciones bsicas: g) Preparacin, anlisis y flujo adecuado de la informacin contable y financiera. h) Administracin eficiente del capital de trabajo, esto es, establecer niveles deseables de efectivo, cartera e inventarios y controlar permanentemente la inversin all representada. i) Seleccin y evaluacin de inversiones a largo plazo, que se requieran para la marcha del negocio. j) Consecucin y manejo de los fondos requeridos por la compaa. k) Responsabilidad por el manejo de las operaciones internas de la Organizacin. l) Hacer parte de la definicin de objetivos, estrategias y acciones que contribuyan a elevar el valor econmico de TOPASA.
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
DIRECCIN DE GESTIN HUMANA
Es responsable de las reas de Recursos Humanos Para lograr el anterior objetivo, lidera el proceso de Gestin Humana (A1).
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
DIRECCIN DE COMPRAS.
A travs del proceso de Compras (R4) asegura que la materia prima comprada por TOPASA cumpla con los requisitos especificados.
Disea y evala permanente las estrategias de informacin y operacin logstica, con el objetivo de realizar una excelente programacin de compras y garantizar as el cumplimiento de requisitos.
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
GERENCIA DE PLANTA
Establece y ejecuta planes de productividad que afecten positivamente los resultados operacionales de la compaa en concordancia con sus objetivos estratgicos, basados en evidencias cuantitativas y cualitativas que permitan implementar y evaluar el mejoramiento en cada uno de los procesos de la Organizacin que la lleven a ocupar niveles de privilegio por su Competitividad.
Es responsable en el S.G.C de los procesos Planeacin y Programacin (R2) Pre- Prensa (R3), Compras (R4), Tintas (R5), Montajes (R6), Impresin (R7), Embobinado (R8), Calidad (R9), Despachos (R10). Documentacin (A2). Mantenimiento (A4), Metrologa (A6), Auditoras Internas (M1), Acciones Correctivas y Preventivas (M2) y Estadstica (M3).
Adicionalmente, junto con los integrantes de los procesos arriba mencionados es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
DIRECCIN DE CALIDAD
Establece y ejecuta las inspecciones tanto de materia prima, inspeccin en proceso, inspeccin final como Control de Producto no Conforme (R9-01). (R9-02). (R9-03). (R9-04).
Adicionalmente es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN
Sus responsabilidades coinciden con las descritas en el numeral 5.5.2 de la norma ISO 9001:2008. Hace parte del Comit de Gerencia de TOPASA.
Adicionalmente, junto con los integrantes de todos los procesos del S.G.C es responsable de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
RESPONSABLES DE LOS PROCESOS DEL S.G.C
Complementan la asignacin de responsabilidades. Todos los procesos relacionados en este Manual en cuyas caracterizaciones estn definidos los responsables.
Adems, en cada uno de los procedimientos (descripciones de los procesos) estn definidos tambin los encargados de adelantar cada una de las actividades que afectan la calidad de nuestros productos, a travs del (QUIEN?) en el cuerpo del procedimiento.
Adicionalmente, son responsables de la recoleccin de datos, procesamiento, evaluacin y anlisis de la informacin resultante para facilitar la toma de acciones encaminadas a la mejora continua de los procesos que lidera, fortaleciendo al interior de la compaa el principio nmero 7 del S.G.C. (Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones). La eficacia de dichas acciones forma parte de las entradas al Proceso de Revisin por la Direccin (D3).
CONVENCIONES Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS DEL S.G.C
En TOPASA se ha definido la NORMA CERO A2-PR-00 cuyo propsito es estructurar y definir una documentacin unificada y estandarizada para todos los documentos de origen interno, involucrados dentro del Sistema de Gestin de la Calidad.
AC ACUERDO DE CALIDAD
CT CATLOGO
EC ESTNDAR DE CALIDAD
FT FICHA TCNICA
HL HISTORIA LABORAL
HV HOJA DE VIDA
IN INSTRUCTIVO
LE LISTADO EQUIPOS
LM LISTADO MAESTRO
MC MANUAL DE LA CALIDAD
MP MAPA DE PROCESOS
PR PROCEDIMIENTO
RG REGISTRO
TM TABLA DE MUESTRA
Figura 1 Etapas duracin del Proyecto
Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Noviembre Diciembre Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Actividades Identificacin de objetivos estratgicos gerenciales y de proceso Investigacin y anlisis de procesos Investigacin y anlisis de procedimientos Investigacin y anlisis de indicadores Identificacin de puntos crticos Construccin de propuesta de cambio y mejoramiento Presentacin de la iniciativa de mejora a la direccin Presentacin de la iniciativa de mejora a los jefes de procesos y mandos medios Pruebas Implementacin Ajustes y Seguimiento