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Mdulo: 1 Unidad: I - II Semana: 1

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Docente:
Dr. Luis Yucra Rodriguez

ORIENTACIONES
Se recomienda al alumno revisar el
campus virtual y reforzar sus estudios
con el material enviado en Word, enlaces
bibliogrficos e interesantes, ingresar al
Foro y realizar las autoevaluaciones.
Enrique Benjamn Franklin:

El gran reto acerca de crear el futuro no es predecirlo.
La meta es tratar de imaginar un futuro que sea
verosmil: el futuro que podemos crear. Para ese
efecto, las nuevas herramientas de estrategia tienen
que echar races porque no se puede crear el futuro
utilizando las viejas herramientas de estrategia.

El esfuerzo que realiza para crear un punto de vista
sobre el futuro y una estrategia para manejar el cambio,
representa la capacidad de desarrollar un sentido
profundo de discontinuidades para crear una jerarqua
de imaginacin.

Gary Hamel
CONTENIDOS TEMTICO
I. FUNDAMENTOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

1.1 Funciones administrativas
1.2 Evolucin de la auditoria.
1.3 Definicin de auditoria.
1.4 Definicin de auditoria administrativa.
1.5 Naturaleza e importancia.
1.6 Campo de aplicacin.
1.7 Finalidad.
1.8 Objetivos.
1.9 Alcances.
1.10 Principios bsicos de auditoria administrativa.
1.10 Necesidad de la auditoria administrativa.


CONTENIDOS TEMTICO.
II. REAS DE REVISIN Y EVALUACIN PRIORITARIA
EN UNA EMPRESA.

2.1 Planes y objetivos.
2.2 Estructura orgnica.
2.3 Polticas.
2.4 Sistemas y procedimientos
2.5 Mtodos de control.
2.6 Formas de operacin.
2.7 Potencial humano y elementos fsicos empleados.

III. RELACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CON OTRAS MATERIAS.
FUNDAMENTOS DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA.
1.1 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Direccin
Designar personas,
dirigir sus
actividades, motivarlas,
liderarlas y comunicarles
Control
Monitorear las
actividades y
corregir
los desvos
Planeacin
Formular objetivos y determinar
medios para alcanzarlos
Organizacin
Disear el trabajo,
asignar los
recursos y
coordinar las
actividades
Personas

Recursos

Financieros
Materiales
Tecnolgicos
Informacin
Desempeo

Objetivos
Productivos
Servicios
Eficiencia
Eficacia
RELACIN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORA

El control es uno de los cinco principios administrativos
(planeacin, organizacin, integracin e personal, direccin y
control). Este consiste en la medicin y la correccin del
desempeo .

El proceso bsico de control comprende tres pasos:

1) Establecer estndares.
2) Medir comparar el desempeo con stos estndares.
3) Corregir las desviaciones.
La aplicacin del principio de control preventivo
ha provocado el desarrollo del inters en las
Auditorias administrativas, que son formas de
evaluacin de la administracin, contemplando
todo el sistema administrativo de una empresa.
1.2 Evolucin
Auditoria
3era. Etapa:

Nuevas tecnologas, gran
numero de operaciones al
ao, empresas complejas, el
CP revisa la contabilidad
con la ayuda del muestreo
estadstico.
1era. Etapa:

No existen grandes
transacciones, el C.P. se
dedicaba a buscar
indicios de fraude.

2da. Etapa:

Empresas mas Grandes; El CP
realizaba la misma actividad de la
1era. Etapa mas verificar y certificar
la informacin suministrada por los
administradores como resultados
del periodo.
4ta. Etapa:

Igual que la etapa
anterior, ahora el CP
elabora un informe que
discute con la gerencia
de la empresa.
Auditoria
Involucra una investigacin,
consulta, revisin, verificacin,
comprobacin y obtencin de
evidencia para emitir una
opinin.

Requisito fundamental es la
Independencia.
La responsabilidad sobre
los Estados financieros
recae en la Gerencia de la
Ca..

La responsabilidad del
Auditor se limita a expresar
una opinin sobre estos.
Obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones relativas a
los actos y eventos de carcter econmico con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre estas afirmaciones y los criterios establecidos, para
luego comunicar los resultados a las personas interesadas.


Clases de
Auditoria
1.3 DEFINICION DE AUDITORA

Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin,
comprobacin y evidencia. Aplicada la empresa es el
examen del estado financiero de una empresa
realizada por personal cualificado e independiente, de
acuerdo con normas de contabilidad, con el fin de
esperar una opinin con que tales estados contables
muestran lo acontecido en el negocio. Requisito
fundamental es la independencia.



Hay que tener en cuenta que ..

El auditor no le dice a la empresa como tiene que
preparar la contabilidad, sta ha de ser totalmente
independiente, la llevanza de la contabilidad es
competencia de la administracin o de los gestores.


de la auditoria
administrativa
1.4 DEFINICIN DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Una auditora administrativa es la
revisin analtica total o parcial de
una organizacin con el propsito de
conocer su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora para
innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable.
Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia
definicin de Auditoria Administrativa. Veamos algunas de stas:

Norbeck: La Auditoria administrativa es una tcnica de control
relativamente nueva que proporciona a la gerencia un mtodo para
evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles
internos.

William P. Leonard: La Auditoria administrativa puede definirse como un
examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una
empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra
entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que
d a sus recursos humanos y materiales.

Instituto Americano de la Administracin: Cualquier empresa, de
cualquier ndole, tiene reas generales sujetas a investigacin que
permiten obtener una evaluacin de la administracin.

1.5 NATURALEZA E IMPORTANCIA

La auditoria se genera por mltiples causas dentro de la
administracin de una empresa; su genero, su especie pertenece al
rea del control, que ubicado mediante evaluaciones y exmenes
que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el
orden dentro del que hacer de la administracin general.

Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos
Violacin de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada
Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad
Interferencia entre lnea y asesora, definicin de funciones
Organizacin costosa innecesaria
Difcil y costoso control
Lo anterior se evita en lo posible con exmenes peridicos que se hagan en el
informe de auditoria administrativa.

La importancia de estos exmenes que se realizan en el transcurso del tiempo,
proporcionan confianza de la buena marcha del negocio, esto no solo es evidente, en
pases desarrollados sino que tambin en los pases en vas de desarrollo, donde
cada da puede advertirse la necesidad instauracin de unidades especializadas de
este tipo en las empresas que no contaban hasta el momento con ellas.
Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo
siguiente:

1. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria,
tomando en consideracin las siguientes premisas:

Debe ser objetiva
Debe tener relacin con el presente y el futuro
El resultado de la Auditoria debe ser fcil de
entender y aplicar.

2. Se deben establecer normas de desempeo. Se
deben crear medidas de control.

3. Se deben elaborar informes de la Auditoria.

En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica,
atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de
coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia.

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial
de las empresas. Segn las siguientes caractersticas:

Tamao de la empresa (De micro empresa a gran empresa)
Sector de actividad (Energa, transportes, servicios, etc.)
Naturaleza de sus operaciones (Nacionales, internacionales o mixtas)
Tipo de modalidad (Exportacin, acuerdo de licencia, subsidiarias, etc.)
Sector social (Tipo de organizacin o naturaleza de su funcin)
1.6 CAMPO DE APLICACIN.
1.7 FINALIDAD

La auditoria administrativa tiene como finalidad
trascendente sacar a la luz irregularidades o deficiencias
en cualesquiera de los elementos examinados, e indicar a
la vez posibles soluciones para mejorar sus operaciones.
Por consiguiente, su misin es ayudar a
la direccin a lograr una administracin
eficaz. Su intencin es examinar y
valorar los mtodos, as como el
desempeo en todas las reas. Los
factores de evaluacin abarcan desde el
panorama econmico en que acta la
empresa, lo apropiado de la estructura
organizativa, la observancia de las
polticas y procedimientos, la exactitud y
confiabilidad de los controles, los
mtodos protectores adecuados, las
causas de las variaciones, la adecuada
utilizacin de personal, equipo y
materiales y los sistemas de
funcionamientos satisfactorios.
Recursos para
conocer
Tcnicas de auditoria
a. Comprobacin
visual
Obtencin de informacin
y su verificacin
b. Informacin de
terceros
Anlisis y confirmacin de
datos
c. Deduccin lgica Evaluacin e informacin
f. Conclusiones Conclusiones
La AA se auxilia de la investigacin
cientfica, por lo cual el auditor se apoya
en la lgica siguiendo los pasos del
razonamiento "inductivo y deductivo" que
aconseja la decisin a tomar. Los
elementos del proceso son:
1.8 OBJETIVOS

1. De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su
aplicacin y poder evaluar el comportamiento
organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

2. De productividad: Encauzan las acciones para optimizar
el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la
dinmica administrativa instituida por la organizacin.

3. De organizacin: Determinan que su curso apoye la
definicin de la estructura, competencia, funciones y
procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de
autoridad y el trabajo en equipo.

4. De servicio: Representan la manera en que se puede
constatar que la organizacin est inmersa en un proceso
que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfaccin de sus clientes.
5. De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de
actuacin de la organizacin en todos sus Contenidos y
mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.

6. De cambio: La transforman en un instrumento que hace
ms permeable y receptiva a la organizacin.

7. De aprendizaje: Permiten que se transforme en un
mecanismo de aprendizaje institucional para que la
organizacin pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

8. De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y
resultados en un slido instrumento de soporte al proceso
de gestin de la organizacin.
1.9 ALCANCES.

Para realizar una AA en cualquier clase de empresa debe de
comenzar por realizar un examen y una evaluacin integral de
los problemas, sus causas y la posible solucin de los
mismos.
La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una
funcin especfica, un departamento o un grupo de
departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de una
empresa en su totalidad.
Algunas auditorias abarcan una combinacin de dos o ms de dichas reas, adems de
comprender entre otros aspectos: Objetivos, Polticas, Procedimientos, Programas,
Presupuestos, Estrategias, Estructuras de mando y jerarqua, Estructura Financiera,
Ejecucin, Comunicaciones, Mtodos de Control, Resultados, Relaciones fiscales,
Vnculos comerciales, Recursos materiales, Recursos Humanos, Organizacin, Puestos
de Trabajo, Mercadotecnia, Produccin, Finanzas etc.

El examen y valuacin que se realiza en el organismo social abarca dos
factores bsicos como son los factores internos y los factores externos.
FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS.

En los factores Internos podemos comprender las funciones
de capitales - costos, normas etc.

Los factores externos, o sea, el entorno de la unidad
empresarial tiene una atencin especial pues su influencia
es determinante para la operacin de la empresa por lo
tanto su examen debe comprender desde el Medio
Ambiente que debe de cubrir Localizacin - fuerza de
trabajo - aspectos legales - cargas fiscales - servicios -
mercados - materia prima comunicaciones. etc.

En base de lo anterior se debe de preparar el informe de la auditoria
administrativa para ubicar en un plano de la situacin al que deber
de tomar las decisiones sobre la situacin que se plantea.
10. PRINCIPIOS BSICOS DE AUDITORA
ADMINISTRATIVA.

Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben
conocer sus principios bsicos, los cuales son:

1. Sentido de la evaluacin.
Se evala que el trabajo cumpla con requisitos
preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se
sigan los planes y que la aplicacin de recursos se
haga de manera eficiente.

PRINCIPIOS BSICOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA..

2. Proceso de Verificacin.
Descubrir lo que realmente se est llevando a cabo a
nivel directivo, administrativo y operativo.

3. Pensar como el Administrador.
El auditor debe ponerse en el lugar del administrador
a quin se est auditando.
1.11 NECESIDAD DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos
en la tecnologa de la informacin, en la presente
dcada parece ser muy probable que habr una gran
demanda de informacin respecto al desempeos de
los organismos sociales.



Necesidad de la auditoria administrativa

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de
informacin ha crecido la necesidad de examinar y
evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as
como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor
la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con
alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y
evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los
gerentes (auditoria administrativa funcional).

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un
organismo (auditoria administrativa analtica).
REAS DE REVISIN Y EVALUACIN
PRIORITARIA EN UNA EMPRESA.
Los elementos o factores en los mtodos de
administracin que exigen una constante vigilancia,
anlisis y evaluacin son los siguientes:

Planes y objetivos.
Estructura orgnica.
Polticas.
Sistemas y procedimiento.
Mtodos de control.
Formas de operacin.
Potencial humano y elementos fsicos empleados.

AREAS DE REVISIN Y EVALUACION
PRIORITARIA EN UNA EMPRESA
2.1 PLANES Y OBJETIVOS: Una de las mayores deficiencias
en numerosas empresa es la que la administracin no da
pleno cumplimiento a los principios de planificacin. En
muchas empresas, las deficiencias se descubrirn por la
falta de una completa y clara estipulacin de objetivos y
carencia de los detalles necesarios para el
desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al
logro de las metas fijas.

Al evaluar los objetivos y los planes generales,
puede parecer, en algunos casos, que la alta
direccin de una empresa no se ha percatado bien
si los planes estn mal trazados y estos estn
impidiendo que se alcancen dichos objetivos.
2.2 ESTRUCTURA ORGNICA: Las deficiencias en la estructura
orgnica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:

Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades
especficas de la empresa.
Funciones no coordinadas y controladas
Falta de delegacin y autoridad y responsabilidad en forma
apropiada
Personal no calificado en puestos claves
Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes.
Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe
empezar por cerciorarse si refleja o no la situacin verdadera,
actual, de las funciones orgnicas. Debe analizar cada uno de
los elementos para determinar si el organigrama precisa los
niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente, las
de comunicacin. unidades descentralizadas, presentacin,
dependencia, cargos comit, etc.
2.3 POLTICAS: Determinar las intenciones de la direccin y
constituir principios orientados que contribuyan a que la
empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar
sus objetivos.

La deficiencia en la formulacin y aplicacin de
polticas apropiadas puede atribuirse a la falta de
atencin y direccin de la gerencia lo que trae por
consecuencia distorsiones en el manejo de la
administracin de una empresa por lo que deben
de escribirse en forma clara y sencillas para que
sean observadas fielmente y pueda
compatibilizarse con los objetivos de la empresa y
sirva de orientadores para la mejor conduccin de
la administracin.
2.4 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS: El auditor debe tener en
cuenta el propsito y su forma de decidir sobre los
mritos respecto a la forma en que sirven a la empresa.
Un sistema o procedimiento deficiente puede resultar
costoso y entorpecer las operaciones de la organizacin,
ya que obstaculiza la fluidez de las polticas que la
generaron.

El sistema o procedimiento debe responder a los resultados
deseados, debe determinarse lo que est haciendo, dnde?,
Cmo?, y por quin?; cada paso individual en el proceso debe
ser estudiado y evaluado. Luego hacer los ajustes a las
desviaciones

La necesidad de la gerencia de examinar constantemente
todos los sistemas, procedimientos y procesos es una
prioridad de la gerencia delegada en el auditor administrativo.
2.5 MTODOS DE CONTROL: Todo mtodo deficiente
puede ser resultado de errores en los registros y
procedimientos, de una falta de observancia de los
sistemas de supervisin, o de normas de administracin
insuficientes.

Para que exista un control eficaz en cualquier
actividad, tiene que haber una medicin continua y
detallada de la realizacin de la misma. Esto es
cierto sobre todo tratndose de operaciones,
costos, mtodos, productos, sueldos y salarios.

El auditor est obligado a efectuar un estudio, tanto
de los registros como del procedimiento y siempre
que sea necesario, hacer las recomendaciones
oportunas para que se efecten revisiones.
2.6 FORMAS DE OPERACIN: Es importante un peridico
examen, anlisis y evaluacin de los medios de
operacin, ya que estos involucran esfuerzos que se
realizan muchas veces sin sentido. Por lo que
respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza
del trabajo bsico necesario, los desperdicios que
esto ocasiona, los altos costos en que se incurren, los
desajustes productivos y comerciales que se
presentan.

Con el objeto de satisfacer las necesidades de sus
clientes, la empresa comercial debe planear y determinar
su lnea de mercancas y existencias, mantener normas de
calidad, planear las promociones de ventas, publicidad,
venta directa, supervisin de venta, distribucin de
productos, armona laboral, etc.

2.7 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES: Est evaluacin
comprende una revisin para determinar la capacidad y los puntos
dbiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevar un examen
de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento,
evaluacin del trabajo, calificacin de mritos, desarrollo de
actividades, motivacin, facilidades y coordinacin en el desarrollo
de labores diarias. Se debe considerar:

Personal: Conocer las necesidades de personal y como
afecta al trabajo en el rea evaluada
Materiales: Que se utilizan como herramientas y tcnicas
demuestran a la auditoria administrativa como un servicio
de asesoramiento integral de la direccin de la empresa.
Equipo fsico y su disposicin: Precisar si se pueden llevar a
cabo mejoras en la disposicin del equipo para su mayor
aprovechamiento.
Informe: Preparar un informe con las deficiencias que se
encontraron y describir las soluciones mas convenientes.
RELACIN DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA CON OTRAS MATERIAS.
RELACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
CON OTRAS MATERIAS

1. ADMINISTRACIN ESTRATGICA.

Cada vez ms, las organizaciones toman en
consideracin el futuro y formulan, implementan y
evalan estrategias con el objeto de adaptarse
eficazmente al cambio a largo plazo. La
administracin estratgica es el arte y la ciencia de
formular, implementar y evaluar decisiones
interfuncionales que permiten a la organizacin
alcanzar sus objetivos.
El proceso de administracin estratgica consta de
tres etapas:

1) La formulacin de la estrategia.
2) La implantacin de la estrategia.
3) La evaluacin.
Las tres actividades fundamentales para evaluar
estrategias son:

A. Revisin de los factores internos y externos que
son la base de las estrategias presentes.
B. Medicin del desempeo.
C. Aplicacin de acciones correctivas.
2. DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO)

El desarrollo organizacional es un proceso de cambio
planificado a largo plazo, guiado y apoyado por la alta
direccin para el mejoramiento de las estrategias,
estructuras, procesos, las personas y la cultura de la
organizacin con el objeto de mejorar el desempeo
de una organizacin.

Hay tres componentes bsicos en todos los
programas de DO: diagnstico, accin y
administracin del programa.
3. SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL

Al igual que en la Administracin Estratgica y el
Desarrollo Organizacional, el emprender acciones
de Mejoramiento mediante un Sistema de
Administracin de Calidad requiere un diagnstico
previo para conocer el estado actual de la
organizacin donde se pretenda implantar. Esta
revisin o Auditoria se lleva a cabo por alguien que
no participa en el sistema que se est revisando
para poder conocer las reas fuertes y dbiles y que
se puedan tomar acciones y decisiones de manera
acertada.
HAY QUE TENER EN CUENTA QUE .

La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja
a la misma tarea que tiene un doctor al examinar
al paciente; si el doctor no investiga sobre el
mal que padece el paciente, difcilmente podr
recetar la solucin ideal para el problema.

Sucede exactamente igual con las
organizaciones. Necesitamos saber cules son
sus reas dbiles y fuertes para definir que
acciones correctivas hay que tomar.
GRACIAS