Microsoft Access

Expositor : CCARI GUERRA Julio

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Tipos de datos
El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se
podrn introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:
1. La clase de datos que se podrn introducir en el campo.
2. El espacio que Access reservar para los datos que se introduzcan en el
campo.
3. Las operaciones que se podrn efectuar con los datos de ese campo.
4. Si se podr utilizar ese campo como ndice o para ordenar la tabla.
Tabla en vista
diseo
Tabla en blanco
Observacin :
El tipo Calculado solo existe en
la versin de Access 2010
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A continuacin los diferentes tipos de datos:
Tipo de datos Descripcin Tamao
Texto
(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y nmeros, as
como nmeros que no requieran clculos, como los nmeros de
telfono.
Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad
Tamao del campo (el menor de los dos valores). Microsoft
Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de
un campo de texto.
Memo Texto extenso, o combinacin extensa de texto y nmeros.
Hasta 63.999 caracteres. Si el campo se manipula a travs de
DAO y slo se va a almacenar en l texto y nmeros [no
datos binarios], el tamao est limitado por el de la base de
datos.
Nmero
Datos numricos utilizados en clculos matemticos. Para obtener
ms informacin sobre la forma de establecer un tipo numrico
especfico, vea el tema de la propiedad Tamao del campo.
1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao
del campo es Id. de rplica).
Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los aos del 100 al 9999. 8 bytes.
Moneda
Valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan
entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a
la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha
del mismo.
8 bytes.
Autonumrico
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se
pueden actualizar. Si desea ms informacin, vea el tema de la
propiedad Nuevos valores.
4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamao del
campo es Id. la rplica).
S/No
Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
1 bit.
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Tipo de datos Descripcin Tamao
Objeto OLE
Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de
Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
grficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o
incrustado en una tabla de Microsoft Access.
Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco)
Hipervnculo
Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada
como texto y utilizada como direccin de hipervnculo.
Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres
partes:
texto: el texto que aparece en un campo o control.
direccin: ruta de acceso a un archivo (ruta UNC) o pgina
(direccin URL).
subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
informacin en pantalla: el texto que aparece como
informacin sobre herramientas.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervnculo puede contener hasta 2048
caracteres.
Datos adjuntos Cualquiera de los tipos de archivos admitidos.
Puede adjuntar imgenes, archivos de hoja de clculo, documentos, grficos y otros tipos de
archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta
archivos a los mensajes de correo electrnico. Tambin puede ver y modificar los archivos
adjuntos, dependiendo de cmo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseador
de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos
de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no
crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Asistente para
bsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o
de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el
Asistente para bsquedas, que crea un campo de
bsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access
establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l.
Tamao igual al del campo clave principal utilizado para realizar la bsqueda (habitualmente
4 bytes).
Calculado
Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula
a partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el
clculo se usa el Generador de expresiones, no se pueden
usar datos de otras tablas como origen del dato calculado.
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Descripcin
En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripcin ms
amplia del contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del
nombre. Esta descripcin es til tanto para usted, que es el diseador de la tabla,
como para un tercero que la vaya a utilizar ms tarde, ya que aparece en la barra de
estado cuando se seleccione el campo en un formulario, suministrando as ms
informacin al usuario.
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Propiedad tamao del campo
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Propiedad FORMATO
Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los nmeros, las
fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos
predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los smbolos de
formato.
Formato para el tipo de datos Fecha/Hora.
Valor Descripcin
Fecha general
(Predeterminado) Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una
hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y
Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga
Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del
Panel de control de Windows.Ejemplo: Sbado, 3 de Abril de 1993.
Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93.
Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de dilogo
Hora Larga Muestra la hora as : 05:34:25 p.m.
Hora Mediana Muestra la hora as : 05:34 p.m.
Hora Corta Muestra la hora as : 17:34
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Formatos personalizados para Fecha y hora
Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes.
Smbolo Descripcin
: (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de
control de Windows.
/ Separador de fecha.
c Igual que el formato predefinido Fecha general.
d Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).
dd Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).
ddd Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)
dddd Nombre completo del da de la semana (Lunes a Dom).
ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.
dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.
s Da de la semana (1 a 7).
ss Semana del ao (1 a 53).
m Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).
mm Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).
mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
t Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4).
a Nmero de da del ao (1 a 366).
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Smbolo Descripcin
aa Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99).
aaaa Ao completo (0100 a 9999).
h Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).
hh Hora en dos dgitos (00 a 23).
n Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).
nn Minuto en dos dgitos (00 a 59).
s Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).
ss Segundo en dos dgitos (00 a 59).
ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado.
am/pm Reloj de doce horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.
A/P Reloj de doce horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado.
a/p Reloj de doce horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado.
AM PM Reloj de doce horas con el designador de maana/tarde apropiado establecido en el cuadro de dilogo Propiedades de
Configuracin regional del Panel de control de Windows.
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Formatos personalizados para nmero y moneda
Los formatos para nmeros y moneda personalizados pueden tener entre una y cuatro
secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin
contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente.
Seccin Descripcin
Primera El formato para los nmeros positivos.
Segunda El formato para los nmeros negativos.
Tercera El formato para los valores cero.
Cuarta El formato para los valores Null.
Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:
"S/ "#,##0.00[Azul];"S/- "#,##0.00[Rojo];0.00[Verde];"NULO"
Nmeros positivos en
color azul con el
smbolo S/ ,2
decimales y separador
de miles, Ejemplo :
Nmeros negativos en
color rojo con el
smbolo S/- ,2
decimales y separador
de miles , Ejemplo :
Nmeros 0
con 2
decimales
color verde
, Ejemplo :
En vez de
mostrar un
espacio en
blanco
muestra la
palabra
NULO
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Formatos personalizados para TEXTO y MEMO
Smbolo Descripcin
@ Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio).
& No se necesita un carcter de texto.
< Convertir todos los caracteres a minsculas.
> Convertir todos los caracteres a maysculas.
Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos
secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un
campo.
Seccin Descripcin
Primera Formato para los campos con texto.
Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.
Por ejemplo, si tiene un campo texto en el que desea que aparezca la palabra "Ninguno"
cuando no exista ninguna dato en el campo, puede introducir el formato personalizado
@;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato. El smbolo @ hace que se muestre
el texto del campo; la segunda seccin hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya
una cadena de longitud cero o un valor Nulo en el campo.
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Smbolo Significado
(espacio) Muestra espacios como caracteres literales.
"ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales.
! Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha.
* Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter.
\
Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales
incluyndolos entre comillas tipogrficas.
[color]
Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde,
Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
Puede utilizar los siguientes smbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de
datos.
No puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos
Numrico y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o
Texto y Memo.
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Propiedad Mscara de entrada
Puede utilizar la propiedad Mscara de Entrada para facilitar la entrada de datos y para
controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un campo texto.
La propiedad Mscara de Entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de
punto y coma (;).
Seccin Descripcin
Primera
Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista
de los caracteres que puede utilizar para definir la mscara de entrada, vea la tabla siguiente.
Segunda
Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al
introducir datos. Si utiliza 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por
ejemplo, el parntesis de una mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el
valor; si introduce 1 o deja esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el
control.
Tercera
Especifica el carcter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un
carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puede utilizar cualquier carcter; para mostrar
una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").
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Carcter Descripcin
0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [] no permitidos).
9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).
#
Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se
guardan los datos; signos ms y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dgito (entrada obligatoria).
a Letra o dgito (entrada opcional).
& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - /
Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carcter depende del valor del cuadro de dilogo
Propiedades de Configuracin regional en el Panel de control de Windows).
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.
!
Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los
caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacin en
cualquier lugar de la mscara de entrada.
\ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).
Puede definir una mscara de entrada mediante los
siguientes caracteres.
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Propiedad TTULO
Sirve como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o
consulta.
Propiedad VALOR PREDETERMINADO
Puede utilizar la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se introduce
automticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla
Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando
los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de
una ciudad diferente.
Propiedad REGLA DE VALIDACIN Y TEXTO DE
VALIDACIN
Puede utilizar la propiedad Regla de validacin con el fin de especificar requisitos para los datos
introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el
valor de la propiedad Regla de validacin, puede utilizar la propiedad Texto de validacin para
especificar el mensaje que se mostrar al usuario.
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Valor de Regla de validacin Valor de Texto de validacin
<>0 Introduzca un valor distinto de cero.
0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100.
Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K.
<#1/1/96# La fecha debe ser anterior a 1996.
>=#1/1/97# Y <#1/1/98# La fecha debe pertenecer al ao 1997.
Ejemplos de reglas de validacin para campos:
Propiedad REQUERIDO
Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista un valor en un
campo. Si el valor de esta propiedad es S, al introducir datos en un registro deber especificar
un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo, y adems el valor no podr
ser Nulo.
Propiedad PERMITIR LONGITUD CERO
Puede usar la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de longitud cero
(" ") es una entrada vlida para un campo de una tabla.
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Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que proporciona un
identificador nico para cada registro. En una base de datos, la informacin se divide en tablas
distintas en funcin del tema. A continuacin, se usan relaciones de tablas y claves principales
para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access usa campos de clave
principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma
significativa.
Clave principal
Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes
tambin podra aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla
Clientes, sta es la clave principal. En la tabla Pedidos se
denomina clave externa. Una clave externa es la clave
principal de otra tabla
Si va a mover los datos existentes a una base de datos,
debe tener un campo que pueda usar como clave
principal. A menudo, se suele usar un nmero de
identificacin nico, como un nmero de identificador,
un nmero de serie o un cdigo, como clave principal
para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una
tabla Clientes en la que cada cliente tenga un nmero
de identificador nico de cliente. El campo de
identificador de cliente es la clave principal.
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En qu consiste una clave principal correcta?
Una clave principal correcta debe tener varias caractersticas:
Identifica inequvocamente cada fila.
Nunca debe estar vaca ni ser nula (siempre debe contener un valor).
Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).
Ejemplos de claves incorrectas
Cualquier campo al que le falten una o ms de caractersticas para ser considerado una clave clave
correcta es una eleccin poco adecuada para la clave principal. A continuacin se incluyen ejemplos
junto con los motivos por los que las claves son incorrectas.
Nombre no es una opcin adecuada, ya que no suele ser nico y puede cambiar.
Nmero de telfono no es una opcin adecuada porque es probable que cambie.
Direccin de correo electrnico no es una opcin adecuada porque es probable que cambie.
Combinaciones de palabras y nmeros no es una opcin adecuada si la parte de palabras est
sujeta a cambios. Adems, puede ser difcil de mantener y podra causar confusin si se repite
la parte de las palabras como un campo independiente. Por ejemplo, un identificador de
cuenta que incluye la ciudad y un nmero incrementado (por ejemplo, NEWYORK0579) sera
una opcin incorrecta si la ciudad tambin se almacena como un campo.
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Qu tablas necesitan una clave principal?
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice
para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba
tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre
distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave
principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Autonumeracin. El campo est
oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.
Sugerencia Si una tabla no tiene una clave correcta, contemple la posibilidad de agregar un campo que contenga el tipo de datos
Autonumeracin y usar ese campo como clave principal.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos
como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos
que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su clave
principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est
formada por ms de una columna se denomina clave compuesta.
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Agregar una clave principal autonumrica
Nota Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una
clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeracin.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la
clave principal y, a continuacin, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. Sugerencia Si
no ve el panel de navegacin, presione F11.
3. Busque la primera fila vaca disponible en la cuadrcula de diseo de la tabla.
4. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
5. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeracin.
6. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores
numricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros
aleatorios.
Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un
nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave
principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar
inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente,
nunca) debe cambiar.
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1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer
la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. Sugerencia Si no ve el panel
de navegacin, presione F11.
3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un
campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
4. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada
campo.
5. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del
campo o campos que ha especificado como clave
principal.